La sperimentazione del Nuovo Stato
Civile:
linee operative
Convegno ANUSCA- settembre 2002
Elettra Cappadozzi –Autorità per l’informatica nella P.A.
Maurizio Talamo - Università Tor Vergata di Roma
Automazione degli archivi di civile:
requisiti fondamentali
 Valenza giuridica del contenuto degli archivi,
 Conservazione nel tempo degli archivi e
accessibilità al contenuto degli atti
 Inalterabilità dei dati, riservatezza e sicurezza
nelle trasmissioni
 Disponibilità verso i cittadini delle informazioni di
stato civile nel luogo di residenza
 Operatività degli uffici di stato civile e dei
consolati italiani all’estero
Automazione degli archivi di stato civile:
L’automazione degli archivi e lo scambio
di informazioni di stato civile
prevista dal DPR 396/2000
è particolarmente complessa, per ragioni
tecniche, organizzative ed economiche
Automazione degli archivi di stato civile:
Criticità tecnico-organizzative:
 l’arco temporale durante il quale gli atti devono
essere conservati ed accessibili
 il complesso intreccio di comunicazioni/annotazioni,
che legano eventi differenti, avvenuti anche in
differenti comuni
 la firma dei dichiaranti
 la documentazione nei fascicoli allegati agli atti
 gli atti formati presso i consolati esteri
 Il lungo periodo transitorio in cui solo parte dei
comuni si troveranno con un sistema automatizzato
per la gestione degli archivi di stato civile e con solo
una parte dei dati.
Automazione degli archivi di stato civile:
Particolari criticità a livello tecnico:
 basso grado di automazione delle funzioni di stato
civile presso i comuni,
 problematiche legate alla diffusione della firma
digitale,
 evoluzione delle tecnologie e delle regole per
l’archiviazione e la conservazione dei dati in formato
elettronico,
 archiviazione storica di lungo periodo.
Automazione degli archivi di stato civile:
Indispensabile una fase di sperimentazione per:
 definire le regole tecniche a regime in
attuazione dell’art.10 del DPR 396/2000
 stabilire le linee guida per i comuni per
l’automazione dello stato civile, anche in forma
associata
 definire i costi e predisporre un piano di
automazione praticabile per l’intero Paese
 valutare l’opportunità di eventuali modifiche
normative
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
il punto di partenza
A distanza di un anno cosa si è consolidato?
Aspetti normativo–procedurali legati alle
innovazioni introdotte dal nuovo regolamento
esame dei quesiti derivanti dall’attuazione delle nuove
disposizioni; circolari ministeriali; nuovo formulario;
approfondimenti degli esperti e degli “addetti ai lavori”
È definito ora il contesto in cui calare
l’automazione
rete di collegamenti funzionali, responsabilità, contenuti
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
il punto di partenza
A distanza di un anno cosa si è consolidato?
Aspetti infrastrutturali
istituzione del Centro Nazionale per i Servizi
Demografici (DM del 23-4-2002) presso il Ministero
dell’Interno
Il CNSD costituisce un modello di
interazione, non solo tecnologico,
tra Ministero, Comuni ed altre PA
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
L’evoluzione di servizi demografici ed il CNSD
Il Cittadino è l’elemento unificante rispetto al quale le
informazioni sono correlate e gestite
Dalla centralità del procedimento
archivi ed atti separati e fragmentati
Alla centralità del cittadino
informazioni che nascono e sono aggiornate
sulla base di eventi della vita civile del
cittadino, assicurandone la coerenza e la
corretta attribuzione tra comuni ed altre
amministrazioni pubbliche
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
L’evoluzione di servizi demografici ed il CNSD
Due linee di sviluppo in atto:
Integrazione, a livello comunale, tra i diversi settori
dell’area demografica (residenza, stato civile, aire,
etc.)
Integrazione, a livello paese, per assicurare la
circolarità anagrafica tra comuni e verso altre
amministrazioni che gestiscono aspetti rilevanti
per la vita dei cittadini
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
L’evoluzione di servizi demografici ed il CNSD
Il Ministero dell’Interno con il CNSD:
attua il proprio ruolo istituzione di sorveglianza
ed indirizzo nella tenuta dei servizi demografici
dei comuni con strumenti diversi e innovativi.
assume un nuovo ruolo strategico come garante
della circolarità anagrafica, con caratteristiche di
trasparenza, affidabilità e sicurezza.
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
il Centro Nazionale Servizi Demografici
Costituito (DM del 23-4-2002) presso la Direzione
Centrale Servizi Demografici ha l’obiettivo di garantire
la trasparenza e la sicurezza dei processi di
autenticazione
e di convalida dei dati anagrafici,
gestendo in modo unitario le attività e le infrastrutture
informatiche di interesse.
Sono ricondotte al CNSD attività e infrastrutture relative
alla Carta d'identità elettronica, all'INA, al SAIA, ed
all’AIRE. Anche il Centro nazionale di raccolta dei dati
registrati negli archivi informatici comunali dello stato
civile (art.10, comma 2, lett.d del D.P.R. n. 396/2000) è
allocato presso il CNSD.
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
il Centro nazionale servizi demografici
Il CNSD è anche incaricato (art.3):
- di tutte le funzioni connesse alla gestione dei processi di
autenticazione e convalida dei dati anagrafici;
- di tutte le funzioni connesse alla gestione, all'aggiornamento e
alla consultazione dell'Indice nazionale delle anagrafi;
- di tutte le funzioni connesse alla gestione del Centro servizi
anagrafi del Sistema di accesso e interscambio anagrafico;
- di tutte le funzioni di natura logistica connesse alla
conservazione delle risorse informative derivanti dall'attuazione
delle funzioni sopraesposte;
- di tutte le funzioni di natura organizzativa connesse ad attività di
assistenza ai comuni, ai cittadini, alle amministrazioni durante
l'espletamento delle funzioni sopradefinite.
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Architettura del CNSD
Comuni
PA centrale
PA locale
SSCE
Enti
M.I.
INTERNET – INTRANETRUPA - RUPAR
C.N.S.D.
Network Centre
Control Centre
Data Centre
Il Network Centre:
E’ il punto di riferimento per le reti
IldiControl
Centre:da e verso tutti i
comunicazione
E’sistemi
il centro
controllo
e di Agenzia
di di
servizio
(comuni,
supervisione
dell'intero
sistema
di
delle Entrate,
INPS, enti
centrali,
servizi
del CNSD.
Abilita i punti
di
enti periferici,
consolati,
...) origine
accesso
ai servizi CNSD
sul
e/o destinazione
di variazioni
territorio.
anagrafiche.
Architettura
del CNSD
Controlla la qualità dei servizi
Pressoeilla
Network
Centre
sono
erogati
sicurezza
a livello
Data&Application
Centre:
presenti
inoltre i sistemi
per la
applicativo.
E’ il repository
dipassiva
tutti i dati
sicurezza
attiva e
del e le
applicazioni gestiti dal CNSD. I
CNSD.
servizi ed i dati INA, AIRE, Stato
Civile e SAIA sono gestiti ed
erogati direttamente presso il
Data Centre.
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Architettura del CNSD- I flussi di servizio
Tutti i flussi di servizio passano inizialmente attraverso il
network centre.
Successivamente
attraversano
control verso
centre,
Le richieste
di servizio sono
recepite eilinoltrate
il che le
inCentre
carico per
quanto
attiene
a: servizio
server prende
del Data
dedicato
allo
specifico
richiesto.
-privilegi di accesso al sistema CNSD,
Il Network
Centre
a livello
di indirizzi di rete (livelli 2 e
-politiche
di opera
sicurezza
del CNSD,
la richiesta
di servizio è presa
in carico
dal
3 dello stratoInfine,
OSI) gestendo
l’indirizzamento
dei flussi
di
-misure
di qualità e monitoraggio
dei
servizi
erogati.
Data&Application
Centre
dove
risiedono
le
servizio e la sicurezza
attiva e passiva
della
rete.
il Control
Centre abilita
il transito
delle anagrafici
richieste didel
servizio
applicazioni
ed i dati
dei sistemi
CNSD.
verso ilIlData
Datacentre.
Centre opera ai livelli “application” e
“presentation” della pila OSI mettendo a disposizione
l'insieme di applicazioni per l'interrogazione,
l'aggiornamento, la gestione dei dati demografici INAAIRE-STATO CIVILE.
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
CNSD- Il modello di accesso ai servizi
Il Sistema dei Servizi Demografici del CNSD
prevede un modello tecnico finalizzato a gestire
gli accessi in rete ai propri servizi,
da parte dei comuni e degli altri enti,
in modo coerente, sicuro ed
uniforme a livello nazionale.
Stato Civile
INA
CIE/CNS
SAIA
AIRE
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
CNSD- Il modello di accesso ai servizi
CNSD
INTERNET - INTRANET
RUPA - RUPAR
Backbone
INA-SAIA
Rete LAN Comunale
Porta Comunale
CNSD
AIRE
Anagrafe
Emissione
CIE/CNS
Stato
civile
USO
CIE/CNS
Comune
Presso i comuni è presente una
“Porta Comunale per i servizi
demografici” del M.I. che
costituisce il punto di riferimento
per tutti i servizi di interscambio
e cooperazione che il comune
attiva nei confronti del CNSD.
La sicurezza dell'intero
sistema è rafforzata dal
fatto che esiste, per ogni
comune, un unico punto
abilitato per l'accesso in
rete ai servizi del CNSD.
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
CNSD- Il modello di accesso ai servizi
Il modello assicura:
l'autonomia organizzativa di ogni comune,
che ha sotto la propria responsabilità:
• la gestione della sicurezza dei propri sistemi e della rete
interna;
• la gestione degli utenti abilitati a scambiare informazioni
anagrafiche con il CNSD;
L'autonomia progettuale del comune,
che può scegliere come interfacciarsi con la “Porta
comunale per i servizi demografici”, con:
•modalità WEB e/o di “File Transfer”,
•proprie interfacce applicative, tra i sistemi interni e la
“Porta comunale” stessa.
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
CNSD- Il modello di accesso ai servizi
Il progetto di integrazione ed evoluzione del SAIA ha
sperimentato un'applicazione del backbone
applicativo dell'INA per il trasporto dei servizi di
variazione anagrafica.
Il progetto, promosso dall’AIPA, è stato realizzato con
la collaborazione dell’Università Tor Vergata di Roma,
che ne ha curato la progettazione, e con Ancitel, che
ha sviluppato i servizi applicativi del SAIA.
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
CNSD- Il modello di accesso ai servizi
Il backbone INA-SAIA consente l'invio al CNSD,
in modo certificato e generalizzato su rete Internet,
dei flussi di informazioni anagrafiche da parte dei
comuni italiani, relativi a:
• Variazioni, interrogazioni e convalide anagrafiche
•Variazioni, interrogazioni e convalide AIRE
• Variazioni ed interrogazioni di Stato Civile
• Interrogazioni e convalide INA.
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Principali linee di intervento
 Stabilire le regole generali, tecniche e procedurali,
per l’automazione dello stato civile presso i comuni
(tenuta informatizzata degli archivi di stato civile) e
degli scambi verso gli altri settori(Residenti, AIRE..);
Esempio: il cambio di cognome implica notizia
all’anagrafe di residenza  modifica nell’anagrafe
di residenza segnalazione all’agenzia delle
entrate per nuovo CF comunicazione e
registrazione nell’INA, notizia alle altre
amministrazioni (es. INPS, Motorizzazione, ASL).
 Definire modalità organizzative e tecniche per la
gestione associata di archivi informatizzati di stato
civile relativi a più comuni.
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Principali linee di intervento
 Stabilire formati e procedure applicative per lo
scambio delle informazioni di stato civile tra comuni
verso il Centro Nazionale di Raccolta, verso gli altri
comuni e con i consolati, utilizzando il backbone InaSaia;
 Costituire il primo nucleo dell’archivio nazionale di
raccolta (art.10, comma 2, lett.d del D.P.R. n.
396/2000) presso il CNSD;
 Definire formati e modalità per lo scambio telematico
di certificati di stato civile a livello nazionale.
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Modalità della sperimentazione
Costituzione di un gruppo di lavoro tecnico per la
definizione delle linee guida della sperimentazione,
da tradurre in direttiva del Ministro dell’Interno.
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Modalità della sperimentazione
Coinvolgimento diretto di:
un numero ristretto di comuni, tali da costituire un
campione significativo per la sperimentazione.
3 o 4 comuni di dimensioni medio-grandi che già
sperimentano la CIE
un gruppo di comuni medio-piccoli per la sperimentazione di
una gestione associata
-
le prefetture competenti per i comuni coinvolti
-
e successivamente anche un numero ristretto di
consolati, con attività rilevanti per quantità e
tipologia
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Particolari criticità- I COSTI
Il Ministero dell’Interno ha stimato nel piano di
e_government con il DIT, per l’automazione dello
stato civile:
8 milioni di € per la sperimentazione, da avviare
nel 2003
200 milioni di €, per l’automazione dello stato
civile e l’avvio dell’acquisizione del pregresso, a
copertura del 30% della popolazione
Dimensioni rilevanti, da analizzare con molta
attenzione nella definizione della soluzione a
regime
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Particolari criticità – I COSTI
Elementi di costo per la sperimentazione considerati nella stima:
 acquisizione componenti hardware e software per il Ministero
e per i comuni della sperimentazione;
 prototipazione del sistema per la formazione e la gestione dei
fascicoli presso i comuni (meccanismi firma digitale, gestione
documenti multimediali, standard gestione fascicoli);
 meccanismi di trasmissione: utilizzazione del CNSD e del
backbone INA-SAIA;
 costituzione del nucleo del sistema centrale per gestione e
aggiornamento fascicoli: ambiente consultazione, ambiente
mantenimento dati storici, ambiente disaster recovery;
 progettazione e realizzazione del sistema a supporto dei
comuni per lo scambio di certificati di S.C. nel transitorio.
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Particolari criticità – I COSTI
Ulteriori possibilità per reperire fondi:
Forme di parteniariato con imprese del settore
interessate allo sviluppo delle tecnologie per
l’automazione dei servizi demografici.
Finanziamenti e collaborazioni a livello di Comunità
Europea: condividere l’esperienza con altri paesi
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Particolari criticità – L’IMPATTO ORGANIZZATIVO
il fattore umano e l’impatto organizzativo nei
comuni e un fattore critico di successo
 radicale cambiamento della operatività degli uffici di stato
civile
 introduzione di tecnologie d’avanguardia
(strumenti di firma digitale, sistemi collegati in rete, livelli di
servizio da garantire, tecnologie di acquisizione e gestione di
flussi documentali….)
Esperienza maturata con
il progetto CIE
Necessità di acquisire nuove professionalità per i
servizi demografici
Opportunità di supporto da centri di servizio comunali
e associati
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Particolari criticità - L’IMPATTO ORGANIZZATIVO
Chiara suddivisione di competenze:
• Responsabilità delle informazioni (ARCHIVI) e di
procedimenti di stato civile mantenuta nel singolo
comune
 fondamentale la formazione degli operatori del settore per
utilizzare pienamente e consapevolmente i nuovi strumenti,
• Gestione informatica degli archivi, dei sistemi di
stato civile e dei collegamenti, possibile in centri di
servizio, dove sono riunite le professionalità tecniche
specialistiche
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Alcuni aspetti tecnici - Codifica delle informazioni
– Necessità di introdurre il CF nello stato civile per
correlare gli eventi sul cittadino e facilitare l’usabilità
dell’informazione di stato civile, nel contesto dei servizi
demografici
Problematiche esaminate
anche nel progetto CIE ed di
Integrazione
Anagrafi dello
– delle
Gestione
(SAIA)
storico dei comuni e degli stati esteri
–concordare codifiche comuni (es.
a partire dalla–codifica
ISTAT per
lo nominativi- (set di caratteri e lunghezza)
Scrittura
dei
storico dei comuni italiani e quella
necessità
di mediare tra diverse esigenze:
del MAE per gli stati
esteri)
–inserire il CF almeno
nell’indice
• convenzione
di Berna del 13 settembre 1973
associato alle registrazioni di stato
• convenzione ICAO adottata sui passaporti
civile (con gli estremi dell’atto) e
• codifiche compatibili con i sistemi informatici
prevedere, ove possibile,
l’inserimento del CF
il
• per
uniformità
di comportamento tra diverse amministrazioni
dichiarante e per i soggetti a cui si
(consolati, autorità giudiziaria, uffici fiscali, pensionistici,
riferisce l’atto.
sanità...)
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Alcuni aspetti tecnici- Struttura dei dati
necessità di concordare tracciati
• “formule” per la formazione, l’archiviazione e la
comunicazione di atti ed annotazioni, con validità
giuridica, a partire dal Formulario (DM 5 aprile 2002)
• certificati, estratti etc.
possibile soluzione basata su l’utilizzo di XML
• definizione di XML schema corrispondenti al formulario
• atti, annotazioni, trascrizioni riportate in documenti XML,
validati sul corrispondente schema
• funzioni di estrazione e presentazione standardizzate
con strumenti tipici della tecnologia XML: fogli di stile,
parser, etc.
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Alcuni aspetti tecnici – Operatività iniziale
Fornire servizi ai cittadini anche in fase transitoria
• Il comune può fornire certificazioni di stato civile a partire
da archivi tradizionali o informatizzati
• In ogni caso, il certificato può essere acquisito in formato
elettronico e trasmesso tramite il sistema di comunicazione
del Ministero dell’Interno (Backbone INA-SAIA) ad un altro
comune dove lo ha richiesto
• la firma elettronica del certificato da parte dell’Ufficiale di
stato civile assicura la correttezza del dato fornito
• la certificazione resa per via informatica, analogamente
alla formazione degli atti, utilizza tracciati approvati e
diramati dal MI con apposita circolare.
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Alcuni aspetti tecnici - Il sistema di comunicazione
Per garantire gli scambi tra comune con il Ministero,
gli altri Uffici di Stato Civile, le altre amministrazioni e
i cittadini, il CNSD deve assicurare:
 l’effettiva consegna dei dati (comma 2, lettera c,
art.10) tra i diversi uffici di stato civile, il centro di
raccolta nazionale ed i consolati esteri;
 Il mantenimento della coerenza delle informazioni
di stato civile, gestite in modo altamente
ridondante presso enti diversi e in registrazioni
diverse nello stesso ente
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Alcuni aspetti tecnici - Il sistema di comunicazione
Registro
cartaceo
USC
originante
Registro SC
informatico
Centro Nazionale
Servizi demografici
Il CNSD propaga gli
eventi di stato civile che
si verificano presso un
comune agli altri comuni
interessati;
Utilizza come sistema di
supporto:
Back-bone
INA
• il backbone-INA,
realizzato per la CIE,
Registro SC
informatico
Registro
cartaceo
I.NDICE
NAZIONALE
STATO CIVILE
USC
ricevente
Registro SC
informatico
• una BD di
interscambio, che
integra l’INA con le
informazioni chiave di
stato civile.
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Alcuni aspetti tecnici - Il sistema di comunicazione
L’Indice Nazionale dello Stato civile è alimentato su
comunicazione degli eventi di stato civile dei comuni;
In essa possono essere contenute le informazioni
identificative necessarie a risalire, per ciascun
cittadino, al comune dove è stato formato l’atto
originario (fondamentale la presenza del CF);
Consente, in caso di richiesta di certificati, di risalire
al comune dove è stato formato l’atto, che rimane
il solo titolare dell’informazione ufficialmente
valida dello stato civile.
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Alcune scelte di base per la sperimentazione
 Mirare ad eliminare totalmente il cartaceo o
verificare soluzioni intermedie ?
Es. La validità giuridica degli atti e l’eliminazione del
cartaceo pone due problemi:
•La firma dei cittadini negli atti
•La sicurezza dell’inalterabilità e del mantenimento
per tempi molto lunghi degli atti
 Costi, tempi, replicabilità sull’intero territorio
nazionale, competenze specialistiche
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Alcune scelte di base per la sperimentazione
 Automatizzare le attuali procedure o, salvi i principi
fondamentali, procedere ad una ulteriore
semplificazione, resa possibile dall’automazione ?
Es. 1: sistema delle trascrizioni e annotazioni
Un aspetto rilevante è alta ridondanza
nell’impianto dello stato civile,
gestire la coerenza in un sistema ridondante è
altamente complesso
 Consenso su cosa è fondamentale e cosa
accessorio
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Alcune scelte di base per la sperimentazione
Una riflessione
 La doppia tenuta degli archivi è un sistema di garanzia
e di affidabilità (presso i comuni, presso le prefetture, e
informatica nel CNSD)  va gestito al meglio
 Le trascrizioni per cambi di residenza (comma 8 art.
12) servono a facilitare il cittadino nel reperire
l’informazione; non aggiungono certezza
all’informazione, aggravano l’operatività degli uffici,
sono fonte di errori l’automazione potrebbe far
superare questa prescrizione
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Alcune scelte di base per la sperimentazione
 Automatizzare le attuali procedure o, salvi i principi
fondamentali, procedere ad una ulteriore
semplificazione, resa possibile dall’automazione ?
Es. 2: la certificazione di stato civile
ridurre la necessità della certificazione o superarla
con la consultazione on line degli atti di stato civile ?
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Alcune scelte di base per la sperimentazione
Una riflessione:
Ridurre e trasformare la certificazione da cartacea ad
informatica è possibile,
Superare la necessità della certificazione è molto difficile
da attuare:
 quanto tempo e con quali costi si riuscirà ad avere la
completa trasposizione in archivi informatici da
rendere consultabili on-line?
 come gestire le abilitazioni necessarie a garantire la
dovuta riservatezza delle informazioni ?
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Alcune scelte di base per la sperimentazione
Per trasformare la certificazione da cartacea ad
informatica è centrale il ruolo degli operatori di stato civile,
che sono garanti:
a) dell’informazione certificata resa ai cittadini ed a chi ne
ha diritto, per in forma cartacea o digitale (es. richiesta,
scambiata per e_mail verso soggetti in possesso di
CIE/CNS)
b) della gestione, durante il periodo di transitorio, della
mediazione verso i cittadini e del reperimento dei dati
in un sistema misto (cartaceo-informatico)
c) della abilitazione all’acceso delle informazioni
La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:
Alcune scelte di base per la sperimentazione
 Mantenere il più possibile la forma attuale degli
atti e partire dal Formulario (DM 5 aprile 2002) o
ripensare la struttura dei dati in funzione
dell’automazione ?
Riutilizzare, per quanto possibile, infrastrutture,
dati e applicazioni già esistenti presso i comuni o
impostare ex-novo l’automazione dello stato
civile, come nodo centrale di tutti i servizi
demografici ?