Amministrazione dei beni archivistici
Ai vertici è la Direzione generale per gli archivi
articolata in 10 uffici dirigenziali non generali, è coordinata da
un Direttore generale a cui spetta:
-esprimere il parere sui programmi di intervento annuali e
pluriennali;
- autorizzare gli interventi da eseguire sui beni archivistici
sottoposti a tutela statale;
- autorizzare il prestito di beni archivistici in Italia e all’Estero;
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- elaborare programmi di studi e di ricerche
scientifiche;
•- esercitare funzioni in materia di riproduzione e
restauro dei beni archivistici, conservazione
della memoria digitale, rapporti con gli
organismi internazionali di settore;
•- approvare i piani di conservazione e scarto
degli archivi degli uffici delle amministrazioni
statali;
•- concedere contributi per interventi su archivi
vigilati;
•
- curare intese con il Ministero dell’interno per
la consultazione di documenti di carattere
riservato presso gli uffici pubblici e privati;
•- coordinare l’attività delle scuole di archivistica
istituite presso gli archivi di Stato;
•- irrogare sanzioni in merito alla violazione delle
disposizioni in materia di beni archivistici;
•
- adottare provvedimenti in tema di acquisizioni
coattive di beni archivistici mediante l’esercizio
della prelazione, di acquisto all’esportazione e
all’esproprio, nonché dei provvedimenti di
competenza dell’amministrazione centrale e
quanto riguarda la circolazione dei beni
archivistici;
•- decide per i ricorsi amministrativi ai sensi
dell’art. 16 del D.Lgs. N. 42/2004;
•
Svolge poi le seguenti mansioni:
•- elabora e coordina le metodologie
archivistiche concernenti le attività di
ordinamento e di inventariazione;
•- esercita il coordinamento dei sistemi
informativi archivistici sul territorio nazionale
•- studia sistemi di conservazione di archivi
digitali;
•- organizza iniziative di formazione e di
aggiornamento
•
Comitato tecnico-scientifico per gli archivi
•Tra i comitati tecnico-scientifici che operano nel
Mibac come organi consultivi c’è anche quello
per i beni archivistici, che svolge compiti su
richiesta del segretario generale o del direttore
generale:
•- avanza proposte in merito ai programmi
nazionali e ai relativi piani di spesa;
•- esprime pareri su metodologie e criteri di
intervento;
•
- esprime pareri in merito all’adozione di
provvedimenti di tutela particolarmente
rilevanti;
•- esprime pareri in merito ai ricorsi
amministrativi.
•Fanno parte del Comitato:
•1 rappresentante eletto dal personale tecnicoscientifico dell’amministrazione;
•2 esperti di chiara fama in materie concernenti
la sfera di competenza designati dal Ministero;
•1 professore universitario designato dal
consiglio universitario nazionale.
•
Il Comitato resta in carica 3 anni e prima della
scadenza del mandato deve presentare una
relazione sulle attività svolte dal Comitato al
ministro, il quale la trasmette alla Presidenza del
Consiglio dei ministri affinché compia una
valutazione congiunta per un’eventuale proroga
della sua durata (per altri 3 anni).
•I componenti del Comitato non possono:
•- esercitare attività imprenditoriali attinenti le
materie di competenza del ministero;
•
- essere titolari di rapporti di collaborazione con
il ministero;
•- essere presidenti o membri di istituzioni che
ricevono contributi dal ministero;
•- assumere incarichi professionali il cui
finanziamento è soggetto al parere del
Comitato.
•
Archivio centrale dello Stato
•Con R.D. n. 2552 del 27 maggio 1875 venne
istituito l’archivio del regno, che doveva
raccogliere gli atti dei ministeri centrali non più
rispondenti ai bisogni dell’attività istituzionale.
•Inizialmente la sezione fu creata nell’Archivio di
Stato di Roma (quest’ultimo istituito nel 1871
per conservare i documenti dell’ex archivio
pontificio).
•
Venne riorganizzato nel 1953 assumendo la
denominazione di Archivio centrale dello Stato,
nel 1960 fu trasferito in sede autonoma all’EUR.
•E’ un istituto dotato di autonomia speciale
(scientifica, finanziaria, organizzativa e
contabile) la cui direzione è affidata a un
dirigente archivista di stato che assume il titolo
di soprintendente.
•
E’ dotato di:
•- un consiglio di amministrazione che delibera programmi
di attività annuale e pluriennale, verificando anche la
compatibilità finanziaria, approva il bilancio di previsione e
il conto consuntivo;
•- un collegio di revisori dei conti che controlla la regolarità
amministrativo-contabile;
•- un consiglio scientifico che svolge una funzione consultiva
nelle questioni di carattere tecnico-scientifico, formula
proposte per la predisposizione del programma di attività
dell’istituto.
•
I compiti dell’Archivio centrale dello Stato sono i
seguenti:
•- conservare archivi e documenti, su qualunque
supporto, degli organi centrali dello Stato
(ministeri con o senza portafoglio, organi
giudiziari e consultivi);
•- conservare archivi su qualunque supporto di
enti pubblici di rilievo nazionale e di privati che
lo Stato abbia in proprietà o deposito;
•
- garantire la consultabilità della
documentazione conservata;
•- esercitare la sorveglianza sugli archivi in
formazione negli organi centrali, definendo gli
schemi di titolari di classificazione, piani di
conservazione e manuali di gestione;
•- formula le proposte di scarto;
•Ha poi compiti di:
•- formazione e aggiornamento di operatori in
archivistica applicata agli archivi contemporanei,
d’intesa con le università e le scuole superiori
della pubblica amministrazione;
•
- promuove convegni e dibattiti scientifici a
carattere nazionale e internazionale, organizza
mostre per la promozione della documentazione
contemporanea;
•- effettua attività editoriale con pubblicazioni
scientifiche.
•I documenti più antichi risalgono al 1861 e i più
recenti agli anni ‘70 – ’80 del Novecento. Gli
originali di leggi e decreti vengono versati
annualmente.
•
L’Archivio centrale dello Stato conserva un
discreto patrimonio fotografico e
cinematografico: esempio quello ereditato dal
Ministero per le armi e le munizioni risalente
alla prima guerra mondiale; quello ereditato
dall’EUR, dalla Direzione generale per le
antichità e belle arti, filmati relativi al piano
Marshall, microfilms riguardanti le trasmissioni
di Radio Londra durante la seconda guerra
mondiale.
•
Istituto centrale per gli archivi
•E’ stato istituito dal D.Lgs. N. 368/1998 l’ICAR
(Istituto centrale per gli archivi) ha sede a Roma
e dipende dalla Direzione generale. E’ diretto da
un dirigente archivista di Stato e svolge attività
di studio e di ricerca in materia di ordinamento e
inventariazione degli archivi storici, gestione e
conservazione degli archivi in formazione,
applicazione di nuove tecnologie.
•
Può svolgere attività di aggiornamento
professionale dei dipendenti pubblici che
operano presso gli archivi.
•E’ strutturato nei seguenti servizi:
•- Laboratorio per le metodologie della
descrizione archivistica e per i criteri di gestione
documentale;
•- Laboratorio per lo sviluppo e il coordinamento
dei sistemi informativi archivistici;
•
- Servizio amministrativo;
•- Servizio per il coordinamento, la comunicazione e la
didattica che promuove eventi e cura l’organizzazione
dell’attività didattica.
•L’ICAR ha i seguenti organi:
•- consiglio scientifico con funzioni consultive,
•- comitato di gestione che collabora nella programmazione
e verifica l’attuazione dei programmi, gestisce i
finanziamenti, propone il piano di spesa annuale e
pluriennale, si esprime su tutte le questioni che gli vengono
sottoposte dal direttore dell’istituto.
•
Gli Archivi di Stato
•Essi conservano:
•- gli archivi degli stati italiani preunitari (spesso
risalenti al medioevo);
•- i documenti degli organi giudiziari e
amministrativi dello Stato non più occorrenti alle
necessità ordinarie del servizio;
•- tutti gli archivi e i singoli documenti che lo
Stato ha in proprietà o deposito.
•
Esercitano la vigilanza:
•- sugli archivi degli enti pubblici,
•- sugli archivi di notevole interesse storico di
proprietà dei privati.
•Oltre agli Archivi di Stato ci sono le sezioni degli
Archivi di Stato che esistono in quaranta comuni
che abbiano archivi statali rilevanti per qualità e
quantità. Gli archivi di Stato conservano pure gli
archivi notarili anteriori agli ultimi 100 anni e
quelli ecclesiastici e delle corporazioni soppresse
incamerati dallo Stato.
•
Possono avere anche archivi degli enti pubblici o
di privati a seguito di donazioni, acquisti e
espropriazioni. Sono in ogni capoluogo di
provincia e svolgono le seguenti mansioni:
•- ordinano gli archivi e curano la compilazione di
indici, inventari, elenchi di consistenza e
strumenti di ricerca necessari alla consultazione
delle carte;
•- acquisiscono la documentazione storica degli
uffici statali;
•
- Svolgono attività promozionali e didattiche;
•- assistono i ricercatori direttamente in sala
studio e attraverso ricerche per corrispondenza;
•- promuovono iniziative di ricerca scientifica e di
valorizzazione dei documenti anche in
collaborazione con altri istituti.
•
Il patrimonio documentario degli Archivi di Stato ha oltre
•
un milione di pergamene sciolte, 8 milioni di unità
archivistiche tra buste, volumi, registri, filze ecc.
•1.200.000 metri di scaffalature. La pergamena più antica è
conservata nell’Archivio di Stato di Milano e risale al 721
d.C., il documento cartaceo più antico risale al XII secolo.
Negli archivi di stato ci sono anche le biblioteche che sono a
servizio degli utenti delle sale studio e del personale
scientifico.
I documenti conservati negli Archivi di Stato
sono consultabili nelle sale di studio, il cui
funzionamento è soggetto al relativo
regolamento, vi si accede gratuitamente previa
presentazione di un’apposita domanda di
ammissione al direttore. L’autorizzazione è
valida per un anno solare. E’ possibile anche
ottenere la fotoriproduzione dei documenti
mediante fotocopie o microfilm, compilando lo
specifico modulo di richiesta; il servizio è a
pagamento con un tariffario stabilito in termini
di legge.
•
Al fine di ottenere il rilascio di copie per ragioni
non di studio, occorre presentare un’apposita
domanda in bollo. L’informatizzazione ha
prodotto la creazione del SIAS (sistema
informativo degli archivi di stato), un database
che permette sia con collegamento remoto, che
direttamente nelle sale studio, le ricerche sui
complessi documentari conservati e sui relativi
inventari. Il coordinamento organizzativo è
affidato all’Istituto centrale per gli archivi.
•
Soprintendenze archivistiche
•Compiono vigilanza e tutela sugli archivi degli
enti pubblici e sugli archivi di notevole interesse
storico di proprietà dei privati, sugli archivi
ecclesiastici. Sono in totale 20 in ogni sede di
consiglio regionale.
•I soprintendenti svolgono anche le seguenti
funzioni:
•- dichiarano l’interesse culturale degli archivi di
proprietà privata;
•
- autorizzano interventi sui beni archivistic
•- autorizzano il prestito di beni archivistici per
mostre e esposizioni.
•Nell’ambito dell’informatizzazione è stato creato
il SIUSA (Sistema informativo unificato per le
soprintendenze archivistiche), che è aggiornato
continuamente con i dati acquisiti dalle
soprintendenze nell’esercizio della loro attività
ed identifica il patrimonio archivistico non
statale (pubblico e privato) conservato fuori
degli Archivi di Stato
•
I soprintendenti nell’attività di vigilanza possono
giovarsi della collaborazione di ispettori
archivistici onorari, che sono nominati dal
ministro dell’interno, che sono scelti fra gli
impiegati in pensione già archivisti di Stato, tra
studiosi di discipline storiche, tra membri di
associazioni culturali e di società e deputazioni
di storia patria.
•
Restano in carica per tre anni e possono essere
riconfermati. Essi hanno il compito di segnalare:
•- agli archivi di proprietà privata che hanno un
notevole interesse storico;
•- i documenti dello Stato e degli enti pubblici
avulsi dagli archivi di appartenenza;
•- il commercio abusivo di archivi e di documenti;
•- gli scarti effettuati senza osservare le norme.
•
Commissioni di sorveglianza
•Le Commissioni secondo il Regolamento n. 37
del 8 gennaio 2001 istituite presso gli uffici
centrali delle amministrazioni sono nominate dai
direttori generali e devono essere composte:
- da 2 rappresentanti dell’ente a cui
appartengono gli atti;
- da 1 rappresentante designato dal
soprintendente dell’Archivio centrale dello Stato;
- da un rappresentante dell’interno.
•
Quelle istituite presso gli uffici periferici sono
composte da:
•- 2 rappresentanti dell’ufficio a cui
appartengono gli atti;
•- 1 rappresentante del Mibac designato dal
direttore del competente Archivio di Stato
•- 1 rappresentante del Ministero dell’interno
scelto presso la competente prefettura.
•
Il presidente della Commissione deve riunirla
ogni 120 giorni e ogni volta ch’egli lo ritenga
opportuno, oppure sia richiesto
dall’amministrazione degli archivi di Stato, o dal
Ministero dell’interno. Annualmente il
presidente – tramite il segretario – deve
stendere una relazione annuale sull’attività della
Commissione. La Commissione resta in carica tre
anni, trascorsi i quali può essere prorogata per
più di 45 giorni, poi deve essere nominata di
nuovo.
•