Uso:
WAS – Rimborsi spese per servizio
non collegate a trasferte
Hr Administration - Operation Dipendenti
Maggio 2014
Riservato Aziendale
Uso:
riservato aziendale
WAS – Rimborsi spese per servizio non collegate a trasferte
●●● Premessa ●●●
L’applicativo WAS è stato implementato per la gestione delle richieste di rimborso delle spese sostenute per
servizio non collegate a trasferte; l’elenco delle voci è riportato nella pagina successiva.
Le richieste di rimborso devono essere sottoposte all’autorizzazione del proprio responsabile o delegato con le
modalità dettagliate in seguito. Al termine del processo autorizzativo la documentazione giustificativa sarà
disponibile in CarPe.
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WAS – Rimborsi spese per servizio non collegate a trasferte
●●● Tipologie di spesa ●●●
Le tipologie di spesa che potranno essere chieste a rimborso con la nuova procedura
sono esclusivamente le seguenti:
Elenco rimborsi
Descrizione in WAS
 Carburante per auto a noleggio(*), uso promiscuo o aziendale (**). Carburante auto nolegg/aziend.
 Spese di rappresentanza – vitto e alloggio
Spese rappresent. vitto/allog.
 Spese di rappresentanza – viaggio
Spese rappresentanza viaggio
 Iscrizione all’albo (ingegneri, avvocati, commercialisti)
Iscrizione albo professionisti
 Acquisto libri tecnici strumentali all’attività
Acquisto libri tecnici
 Rinnovo patenti C – D – Generatori Vapore – Nautica
Rinn.pat. C, D, nautica, gen.vap.
 Bollette di utenze per alloggio pagato da Enel
Utenze alloggio ENEL distacc.
al personale distaccato
 Vaccinazioni richieste dall’Azienda
Vaccinazioni
 Canoni telefonici o ADSL (reperibilità, telelavoro)
Canone telef.reper./telelavoro
 Ricariche telefoniche e collegamenti internet
Ricarica telef. per trasferte
in occasione di trasferte Italia o estero
 Extra bagaglio per viaggio aereo (compresi DPI)
Extra bagaglio aereo compr.DPI
 Iscrizione a corsi di formazione o convegni richiesti dall’azienda
Iscriz.corsi formaz/convegni
 Rimborso bolli per rinnovo di passaporto e visto
Rimborso bolli passap./visto
(*)nei casi in cui il noleggio non sia stato richiesto tramite UVET ma accedendo al box “richiesta autonoleggio senza ulteriori servizi “ .
(**) per rifornimenti effettuati senza tessera multicard.
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●●● WAS dipendente ●●●
Nella prima schermata di “gestione presenze/trasferte” occorre selezionare l’icona “Gestione spese non
collegate a trasferta”.
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WAS – Rimborsi spese per servizio non collegate a trasferte
●●● WAS dipendente ●●●
E’ necessario successivamente:
- inserire la “Data spesa” indicando il giorno in cui la spesa è stata sostenuta (che può anche essere riferita
fino a tre mesi antecedenti quello in corso);
- selezionare il “Giustificativo spesa” dal menù a tendina;
- inserire l’importo;
-cliccare su “Aggiungi” affinché la richiesta venga acquisita dal sistema; in ogni richiesta è possibile inserire
più giustificativi di spesa.
- cliccare su “Rilascia” per attivare il processo di autorizzazione del proprio responsabile/delegato; la
richiesta, una volta inviata, non potrà più essere modificata o cancellata dal richiedente.
All’ atto del rilascio, una e-mail automatica avvertirà il responsabile/delegato e per conoscenza il gestore del
personale della richiesta inserita in WAS.
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●●● WAS Responsabile/Delegato ●●●
Le richieste rilasciate sono evidenziate al responsabile/delegato, all’interno del box di autorizzazione “dati
tempo/trasferte” , dalla presenza dell’icona “Status rimborsi”.
Cliccando su questa icona il responsabile/delegato visualizza le richieste presentate e può procedere con
l’autorizzazione o il rifiuto. L’autorizzazione o il rifiuto avviene cumulativamente per “data richiesta”.
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●●● WAS Responsabile/Delegato ●●●
Una e-mail avvertirà il dipendente :
•
dell’avvenuta autorizzazione;
•
del rifiuto.
Il responsabile/delegato avrà sempre la possibilità di visualizzare le richieste già autorizzate/rifiutate in
precedenza evidenziate dall’icona a sfondo blu.
Le richieste sono collegate al WAS del mese e, in mancanza dell’autorizzazione (ovviamente non nel
caso di “rifiuto”) entro la data di chiusura di WAS, dovranno essere riproposte dal dipendente il mese
successivo.
Una e-mail automatica avviserà il dipendente della mancata autorizzazione.
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WAS – Rimborsi spese per servizio non collegate a trasferte
●●● Archiviazione in CarPe ●●●
Solo dopo l’autorizzazione, i documenti delle spese devono essere tempestivamente “dematerializzati” a cura del
richiedente con le stesse modalità previste per le trasferte (stampa della copertina e invio in busta all’outsourcer,
unitamente alle ricevute originali).
I giustificativi di spesa saranno archiviati in CarPe (nella cartella documentale delle trasferte) solo per le richieste
autorizzate, e non quelle rifiutate.
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