L’introduzione della
videocomunicazione su IP
nelle Organizzazioni:
UNA ANALISI COSTI-BENEFICI
Università degli Studi La Sapienza
Dipartimento di Scienze della Gestione d’Impresa
Prof. Alberto Pastore, Dott.ssa Nicoletta De Vincenzi
AGENDA

Introduzione



La comunicazione nel governo delle imprese
Impatto delle nuove tecnologie
ANALISI DEI COSTI E DEI BENEFICI

I costi



I benefici




Di investimento
Di gestione
Misurabili
Non Misurabili

la gestione del cambiamento

IL MODELLO DI VALUTAZIONE POINTERCOM
CASE HISTORY: SIRTI SISTEMI
Conclusioni
2
LA COMUNICAZIONE NEL GOVERNO
DELLE IMPRESE
La comunicazione ha un ruolo strategico, linfa vitale
dei nessi relazionali tra l’impresa e l’ambiente,
influenza la dimensione economica e socio-politica
dell’azione imprenditoriale nei confronti dei suoi
molteplici pubblici di riferimento.
Partner di filiera
Fornitori
AZIENDA
Clienti
Dipendenti
Stakeholders secondari (Istituzioni, ecc.)
3
L’IMPATTO DELLE NUOVE TECNOLOGIE
CONVERGENZA
BANDA LARGA
IP COMMUNICATION & COLLABORATION
Le imprese potenziano la loro capacità di apertura e di
comunicazione, perseguono l’ottimizzazione dei processi gestionali
e l’accelerazione dei processi decisionali, mirano al miglioramento
dell’immagine, dell’efficienza e del clima organizzativo, sia
all’interno dell’organizzazione che nelle relazioni con i partner di
filiera.
4
ANALISI COSTI E BENEFICI
5
ANALISI COSTI E BENEFICI
DI INVESTIMENTO
COSTI
DI GESTIONE
HARD
BENEFICI
SOFT
6
ANALISI COSTI E BENEFICI
DI INVESTIMENTO
COSTI
DI GESTIONE
HARD
BENEFICI
SOFT

Costo di consulenza:

Eventuale costo di aggiornamento infrastruttura di
rete esistente: la rete aziendale può necessitare di incrementi
costi iniziali di analisi dei bisogni, di
perizia dei tecnici del fornitore e analisi della rete esistente, di
valutazione dei benefici ricercati ed ottenibili, al fine di individuare la
soluzione per la videocomunicazione su IP più adatta all’infrastruttura
e al business in oggetto.
prestazionali, poiché è chiamata a supportare un maggiore traffico.
Tale adeguamento può essere necessario per ottenere una qualità
video professionale.

Costo apparati centrali:

Costo terminali: sistemi desktop e da sala.
quali MCU, gateways e sistemi di
management (sistemi di configurazione e gestione, portali di servizio).
7
ANALISI COSTI E BENEFICI
DI INVESTIMENTO
COSTI
DI GESTIONE
HARD
BENEFICI
SOFT
è necessario l’acquisto di un sistema
management per la videocomunicazione che includa anche un portale
web per gli utenti (es. VCM di PointerCom).

Costo software:

Costo di formazione degli utenti:

Costo di formazione dei tecnici: costi legati al trasferimento
è necessario che
l’azienda pianifichi dei corsi di formazione per far conoscere ai futuri
utenti le modalità di utilizzo del sistema, dalle funzioni ordinarie a
quelle più complesse ed avanzate.
delle competenze che consentono la corretta e tempestiva gestione e
manutenzione del sistema da parte dei tecnici dell’azienda. Grazie al
sistema di management questa voce risulta essere piuttosto ridotta.
Tale costo è di natura variabile ed eventuale, pari a zero qualora
l’assistenza sia interamente erogata dal fornitore.
8
ANALISI COSTI E BENEFICI
DI INVESTIMENTO
COSTI
DI GESTIONE
HARD
Manutenzione
BENEFICI
SOFT

Costi di assistenza:

Costo di utilizzo della connettività
da prevedere almeno per il primo anno, al
fine di tutelare il cliente da qualsiasi necessità di intervento; per gli anni
successivi è comunque consigliabile sottoscrivere un servizio di
manutenzione che prevede costi piuttosto contenuti.
che l’azienda paga al
proprio service provider. Tale costo, poiché è condiviso con altre
applicazioni che viaggiano sulla rete, dovrà essere considerato per la
quota di attribuzione, ad esempio in misura proporzionale al tempo per
il quale la linea è stata dedicata alla Videoconferenza su IP.
9
ANALISI COSTI E BENEFICI
DI INVESTIMENTO
COSTI
DI GESTIONE
HARD
Upgrading
BENEFICI
SOFT

Costi di upgrading della capacità di rete:
banda e qualità
del servizio.

Costi di upgrading HW e SW:
aggiornamento apparati di
videoconferenza o installazione di nuovi apparati e software.
VCM
10
ANALISI COSTI E BENEFICI
DI INVESTIMENTO
COSTI
DI GESTIONE
HARD
Risparmi di costo
BENEFICI
SOFT

Costi di trasferta:
hotel, spese di trasporto, altre spese di
viaggio (taxi, pasti ecc.).

Costi amministrativi:

Costi del personale: indennità di trasferta.
Costi di connessione: drastica riduzione

costo dipendenti per lo svolgimento delle
attività di amministrazione, fee agenzia di viaggi.
rispetto a quelli
relativi all’ISDN.
11
ANALISI COSTI E BENEFICI
DI INVESTIMENTO
COSTI
DI GESTIONE
HARD
Risparmi di tempo
BENEFICI
SOFT

Incremento di produttività

Riduzione dei tempi dedicati
amministrativa trasferte (riduzione
e migliore utilizzo della capacità
produttiva e del capitale intellettuale delle risorse umane.
alla
gestione
costi da personale
amministrativo).

Diminuzione dei tempi dedicati al trasferimento
(riduzione costi del personale in relazione alle ore improduttive
dedicate alla trasferta).
12
ANALISI COSTI E BENEFICI
DI INVESTIMENTO
COSTI
DI GESTIONE
HARD
BENEFICI
SOFT



Incremento della capacità di apertura e di
comunicazione dell’organizzazione e nell’organizzazione.
Ottimizzazione dei processi gestionali.
Accelerazione
dei
processi
decisionali.
Miglioramento time to market in senso ampio sia verso
clienti esterni sia verso “clienti interni” a valle di un processo.



Miglioramento dei meccanismi di controllo e di
coordinamento.
Miglioramento dell’immagine.
Miglioramento del clima organizzativo, sia all’interno
dell’organizzazione che nelle relazioni con i partner di filiera.
13
DI INVESTIMENTO
ANALISI COSTI E BENEFICI
COSTI
DI GESTIONE
HARD
BENEFICI
SOFT


Possibilità di svolgere riunioni multipoint virtuali “ad
hoc” non pianificate, in caso di urgenza sopraggiunta.
Possibilità di svolgere riunioni di breve durata o
entità, che altrimenti non sarebbe stato possibile realizzare,
migliorando la capacità di coordinamento.

Maggiore
efficacia
comunicazionale

Maggiore focalizzazione
attraverso
interazione realtime e utilizzo di forme di comunicazione verbale e
non verbale.
sull’oggetto dell’incontro rispetto ai
meeting tradizionali.

Riduzione dei tempi improduttivi dei meeting tradizionali.
14
ANALISI COSTI E BENEFICI
DI INVESTIMENTO
COSTI
DI GESTIONE
HARD
BENEFICI
SOFT

Possibilità di visual collaboration,
di condivisione dei
documenti e di strumenti informatici/applicazioni.


Possibilità di registrazione ed archiviazione dei
meeting e successiva diffusione e fruizione in streaming.
Migliore impatto/immediatezza e maggiore efficacia
relazionale rispetto ai meeting telefonici.

Maggiore qualità audio-video e di connessione
rispetto ISDN.
Fra gli ulteriori benefici si evidenzia l’effetto che la riduzione
degli spostamenti può generare sul traffico e sul livello di
inquinamento. Tale fattore può essere utilizzato dall’azienda
anche per esplicitare il proprio impegno sul fronte della
RESPONSABILITÀ SOCIALE.
15
IL CLIMA IN AZIENDA
Il fattore umano costituisce uno degli aspetti
fondamentali per il buon funzionamento di un
sistema organizzativo.
Gli effetti di UN CLIMA DI LAVORO POSITIVO
di fiducia e di collaborazione, di relazioni
ottimali, di un contesto lavorativo altamente
motivante,
si
riflettono
direttamente
sull’immagine, sulla qualità delle relazioni con
la clientela, sulle performance aziendali
16
LA GESTIONE DEL CAMBIAMENTO
Before Videoconference
PERFORMANCE Individui
Over IP adoption
After Videoconference
Transizione
Over IP adoption
Gestione del
Cambiamento
Miglioramento
Continuo
Implementazione
del Cambiamento
Fase della
resistenza al
cambiamento
TEMPO
17
Monitoraggio e
consolidamento
Fattori di successo
per l’implementazione
Individui
Processi
Tecnologie
Leve organizzative
di performance
Disegno soluzione
IP CONFERENCING
IL PROCESSO DI ADOZIONE
Rich Media Conferencing
Pianificazione
Implementazione
18
IL MODELLO POINTERCOM
19
IL MODELLO DI ANALISI
IP Conferencing
Risp. COSTI TRASFERTE
Risp. ALTRI COSTI
<
RISPARMI DI
COSTO
Pointercom
Evaluation
Model
PAY BACK
PERIOD
INVESTIMENTI
COSTI DI GESTIONE
20
IL MODELLO DI ANALISI
IP Conferencing
COSTI TRASFERTE
RISPARMI
DI COSTO
ALTRI COSTI
Pointercom
Evaluation
Model
PAY BACK
PERIOD
INVESTIMENTI
COSTI DI GESTIONE
- Costo di Trasferta: costo complessivo del viaggio:

costi di trasferimento relativi ai mezzi di trasporto (aereo
aereo, treno, auto, taxi)

costi del soggiorno (hotel, residence)

altre spese accessorie di viaggio (pasti, eventuale
indennità di trasferta, altre voci)
- Costo del personale amministrativo:

costo amministrativo dedicato alla gestione delle trasferte.
- Costo del Dipendente in trasferta per l’azienda:

costo complessivo del dipendente “trasfertista” in termini di
ore non dedicate allo svolgimento delle proprie mansioni e
viceversa impiegate per il trasferimento nel luogo di
destinazione.
21
IL MODELLO DI ANALISI
IP Conferencing
COSTI TRASFERTE
RISPARMI
DI COSTO
ALTRI COSTI
Pointercom
Evaluation
Model
PAY BACK
PERIOD
INVESTIMENTI
COSTI DI GESTIONE
- Costo dei Servizi:

costo per consulenza (analitica e tecnica) su fattibilità e
funzionalità,

costo per attività varie di pre-acquisto,

costo di installazione e avviamento,

costo per formazione del personale.
- Costo dei componenti Hardware e Software:

acquisto componenti hardware quali sistemi centrali, CPE,

costo per adeguamento infrastruttura di rete,

costi annui eventuali di manutenzione e assistenza,

costo di acquisto software di management (es. VCM)
- Costo dei Dipendenti per Formazione:

costi della formazione in termini di ore non lavorate/ore di
formazione riferite ai profili utente e tecnico da formare.
22
IL MODELLO DI ANALISI
IP Conferencing
I benefici economici
COSTI TRASFERTE
RISPARMI
DI COSTO
ALTRI COSTI
Pointercom
Evaluation
Model
PAY BACK
PERIOD
INVESTIMENTI
COSTI DI GESTIONE



Per valutare il risparmio dei costi di trasferta ottenibile grazie
alla nuova tecnologia occorre stimare quale sarà la
PERCENTUALE DI SOSTITUZIONE DELLE TRASFERTE
realizzabile attraverso i meeting in videoconferenza over IP.
L’analisi può essere svolta separatamente per i diversi
PROFILI PROFESSIONALI, che possono avvantaggiarsi
secondo diversi gradienti di intensità della disponibilità della
nuova tecnologia.
Per configurare una soluzione e un dimensionamento
ottimali occorre fare delle valutazioni sull’organizzazione
dell’azienda, sul numero di users e tecnici previsti e numero
di sedi aziendali o di partner che vengono ad essere
collegati fra loro.
23
COSTI TRASFERTE
IL MODELLO DI ANALISI
IP Conferencing
RISPARMI
DI COSTO
ALTRI COSTI
Pointercom
Evaluation
Model
PAY BACK
PERIOD
INVESTIMENTI
COSTI DI GESTIONE
INVESTIMENTI VS RISPARMI ANNUALI - euro 1.400.000 €
1.200.000 €
1.000.000 €
800.000 €
600.000 €
SAVINGS
1.080.288 €
400.000 €
Investimento
200.000 €
MAX
MIN
0€
MIN
MEDIUM
MAX
SAVINGS
906.048 €
1.080.288 €
1.254.528 €
% Trasferte
52%
62%
72%
Investimento
740.900 €
24
IL MODELLO DI ANALISI
IP Conferencing
Analisi del recupero
dell’investimento

COSTI TRASFERTE
RISPARMI
DI COSTO
ALTRI COSTI
Pointercom
Evaluation
Model
PAY BACK
PERIOD
INVESTIMENTI
COSTI DI GESTIONE
Confrontando i risparmi effettivi derivanti dall’adozione della
nuova tecnologia con gli investimenti necessari per la sua
acquisizione si può calcolare IL TEMPO NECESSARIO AD
AMMORTIZZARE L’INVESTIMENTO.
Accanto ad una valutazione di tipo economico è necessario
considerare anche gli ulteriori benefici di carattere
soft dei quali può giovarsi un’organizzazione in seguito
all’implementazione della Rich Media Conferencing .
25
IL MODELLO DI ANALISI
IP Conferencing
COSTI TRASFERTE
RISPARMI
DI COSTO
ALTRI COSTI
Pointercom
Evaluation
Model
PAY BACK
PERIOD
INVESTIMENTI
COSTI DI GESTIONE
ANALISI PAY-BACK PERIOD - mesi 12,0
10,0
Pay-Back Period
8,0
6,0
4,0
2,0
0,0
Pay Back Period
MIN
MEDIUM
MAX
9,8
8,2
7,1
26
UN VANTAGGIO PIÙ AMPIO
IP Conferencing
COSTI TRASFERTE
RISPARMI
DI COSTO
ALTRI COSTI
Pointercom
Evaluation
Model
PAY BACK
PERIOD
INVESTIMENTI
COSTI DI GESTIONE
27
CASE HISTORY SIRTI
28
SIRTI SISTEMI
Sirti Sistemi è un’azienda del gruppo Sirti, che opera nel
settore delle telecomunicazioni.
LA MISSION DELL’AZIENDA:
fornire ai propri clienti soluzioni ai problemi di business
attraverso sistemi informatici personalizzati, realizzati utilizzando
le più recenti tecnologie, accompagnati da servizi specializzati di
controllo e assistenza.

Nei primi mesi del 2005 il management di Sirti Sistemi S.p.A
ha ritenuto opportuno dotarsi di un sistema di
Videoconferenza over IP, affiancandolo alla telefonia over IP
per collegare in una PRIMA FASE le due sedi presenti sul
territorio italiano: Roma e Milano.
29
LA SOLUZIONE ADOTTATA IN FASE 1



La soluzione scelta da Sirti Sistemi ha previsto la
predisposizione di due grandi sale attrezzate con
terminali roll-about gestiti attraverso il
PointerCom VCM.
La soluzione realizzata permette ora di collegare in
tempo reale le sedi di Milano e Roma tramite la
VPN aziendale.
L’uso della nuova tecnologia è risultato molto utile per gestire le
riunioni periodiche del top management, di carattere strategico,
e per le riunioni tecniche che interessano figure operative.
30
GLI INVESTIMENTI
E I COSTI DI GESTIONE
COSTI TRASFERTE
RISPARMI
DI COSTO
ALTRI COSTI
Pointercom
Evaluation
Model
PAY BACK
PERIOD
INVESTIMENTI
COSTI DI GESTIONE

L’ammontare complessivo dell’investimento
all’adozione del sistema, è stato di circa
relativo
40.000€,
comprensivo dei costi per consulenza, acquisto
componenti Hardware e Software e formazione.
Sirti Sistemi ha stimato una sostituzione dei meetings
pari a:
70% per le riunioni strategiche
30% per le riunioni operative.
31
I COSTI DI TRASFERTA
E LE ALTRE VOCI
COSTI TRASFERTE
RISPARMI
DI COSTO
ALTRI COSTI
Pointercom
Evaluation
Model
PAY BACK
PERIOD
INVESTIMENTI
COSTI DI GESTIONE
- COSTO TOTALE UNITARIO = 1.090€.

Costi diretti di trasferta = 660 €

Costi dei dipendenti in termini di ore non produttive,
impiegate nei viaggi = 400 €

Costi amministrativi = 30 €
- NUMERO MEDIO DI TRASFERTE MENSILI

30 per 11 mensilità = numero annuo di 330 trasferte

Costo complessivo:
1.090 * 330 = 359.700€.
32
COSTI TRASFERTE
I RISULTATI IN FASE 1
RISPARMI
DI COSTO
ALTRI COSTI
Pointercom
Evaluation
Model
PAY BACK
PERIOD
INVESTIMENTI
COSTI DI GESTIONE



% media di sostituzione trasferte = 35%
Risparmio PRIMO ANNO
359.700€ * 35%
= 125.895 €
Il
Pay-back
period
dell’investimento
è
addirittura
inferiore ai 6 mesi.
33
CONCLUSIONI



IL TREND È INEQUIVOCABILE
Cogliere questa opportunità nei tempi e nei modi corretti
significa migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi
aziendali e contribuire alla costruzione del vantaggio
competitivo.
Il problema è capire quando realizzare gli investimenti e
secondo quale progressione integrare la nuova
tecnologia nel modo di lavorare dell’ORGANIZZAZIONE.
La decisione deve essere presa sulla base di una
valutazione dell’investimento in termini di analisi
costi-benefici
(compendiata da valutazioni di costi-opportunità e opzioni reali).
34
Grazie per l’attenzione
35