SEGRETERIA VIRTUALE
DESCRIZIONE
 gestisce nella maniera ottimale tutte le telefonate che non
sono prese in carico dagli operatori della Segreteria;
 è in grado di chiedere al chiamante se desidera o meno
essere ricontatto da un Operatore;
 modella il processo di gestione delle chiamate in base
all'organizzazione interna della struttura presso cui opera;
 segnala automaticamente alle figure prestabilite tutte le
chiamate che prende in carico attraverso un sistema di
notifica via e-mail.
CONSULTARE LISTA CHIAMATE
interfaccia web - descrizione
 E’ possibile avere una panoramica chiara e dettagliata dell'intero
processo di gestione delle chiamate in ingresso visionando l'elenco
delle telefonate. Si può conoscere il numero totale di chiamate che
sono state prese in gestione dall'Operatore Virtuale, la data e l'ora
in cui è arrivata ogni singola chiamata e lo stato di ciascuna di esse,
ovvero l'azione che si è deciso di effettuare o che è già stata
effettuata: “da richiamare”, “chiamato” o “non lavorabile”.
 Per ciascuna telefonata, attraverso il riquadro di dettaglio è
possibile vedere il numero di telefono del chiamante recuperato
dall'Operatore Virtuale, inserire note di commento e aggiornare lo
stato di ogni chiamata. Oltre a ciò, per permettere una gestione
ottimale della telefonata, è possibile ascoltare un messaggio
registrato in cui il chiamante indica il motivo per cui aveva
telefonato.
CONSULTARE LISTA CHIAMATE
interfaccia web - lista
CONSULTARE LISTA CHIAMATE
interfaccia web - dettaglio
APPLICAZIONE VOCALE
esempio
 OV: Buongiorno! Sono l'Operatore Virtuale dell'Università degli Studi. In questo
momento tutti i nostri operatori sono impegnati in altre conversazioni.
 Possiamo ricontattarla noi più tardi?
 I: S., grazie.
 OV: Bene, la possiamo ricontattare allo stesso numero da cui ci sta chiamando?
 I: No, preferisco lasciarle il cellulare: 349 0675 xxx.
 OV: Ok. Dopo il bip, lasci un messaggio con il suo nome, cognome e motivo della
chiamata, grazie.
 I: [dopo il bip]: stavo chiamando per avere maggiori informazioni sull'immatricolazione
al corso di laurea in Scienza della Comunicazione.
 OV: Il suo messaggio è stato correttamente registrato: verrà ricontattato il prima
possibile da un nostro incaricato che le darà tutte le informazioni di cui ha bisogno. La
ringraziamo per averci chiamato e le auguriamo una buona giornata.
OV = operatore virtuale; I = interlocutore