DALL’ARCHIVIAZIONE CARTACEA A
QUELLA DIGITALE
GMG SPA
Benedetta Antonini – Ufficio Marketing
[email protected]
LE DIFFICOLTÀ PRIMA DELL’ARCHIVIAZIONE
Perdita di tempo per la ricerca dei documenti
 Le schede di lavoro occupano una intera stanza
 Decine di migliaia di documenti
 La ricerca dei documenti poteva durare ore
 Difficoltà di passaggio di documenti fra sedi

OBIETTIVI DEL PROGETTO
Velocizzazione
delle ricerche
Diminuzione
dello spazio di
archiviazione
Semplificazione
della Gestione
Miglioramento
dei tempi di
risposta
LA SOLUZIONE
Creazione di una Virtual Machine sulla
infrastruttura informatica esistente
 Integrazione del Software AdJuto di J.M.
Consulting
 Collegamento del DB di archiviazione al
Software ADP per l’indicizzazione dei
documenti

COME FUNZIONA
Applicazione
• Viene lanciata una App sul display della
multifunzione
COME FUNZIONA
Scelta
• Viene scelto il tipo di documento che deve essere
archiviato
COME FUNZIONA
Inserimento
• Viene inserito il numero univoco e il tipo di
documento
COME FUNZIONA
Scansione
• Con la pressione del pulsante di scansione e
archiviazione automatica
COME FUNZIONA
Ricerca
• Sistema di ricerca semplice e intuitivo con
visualizzazione dei documenti correlati
IL RISULTATO
Velocizzazione
Procedure
Numerazione
Automatica
documenti
Miglior tempi
di risposta
Risultato
Interscambio
documenti fra
filiali
Ricerca rapida
ed efficace
LE IMPRESSIONI DEGLI UTENTI

I benefici in termini di velocità ed efficienza del sistema sono stati
visibili sin da subito e sempre più apprezzati con il trascorrere dei
giorni.

Ho trovato molto utile la possibilità di scansire in tempi davvero
irrisori molti documenti senza dovermi preoccupare, grazie al sistema
di attribuzione numerica automatica, di seguire l’ordine crescente di
archiviazione, e soprattutto si è rivelata fondamentale la modalità di
ricerca rapida che consente di trovare, attraverso semplici criteri,
tutti i documenti riferiti ad un intervento, compresi i prospetti di
garanzia Mercedes che sono per noi particolarmente importanti.

Inoltre il nuovo sistema ci permette di ridurre notevolmente l’archivio
cartaceo, specialmente in un’ottica di medio-lungo periodo, con i
conseguenti vantaggi di spazio recuperato.
DOMANDE?
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Benedetta Antonini – Ufficio Marketing
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