DECRETO DEL MINISTERO
DELL’INTERNO DEL 12
FEBBRAIO 2014
Disposizioni attuative delle nuove
modalità di comunicazione
telematica tra comuni in materia
elettorale dal 1° gennaio 2015
(Circolare 43/2014)

il Ministero dell’Interno, con decreto
12 febbraio 2014, ha disposto nuove
modalità per la comunicazione e
trasmissione tra comuni di atti e
documenti previsti dal “Testo unico delle
leggi per la disciplina dell'elettorato attivo
e per la revisione delle liste elettorali”,
introducendo un modello digitale
(modello 3d), che sostituisce il
precedente analogo modello cartaceo.
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LA CIRCOLARE N.43/2014: TANTE NOVITA!
1.
TRASMISSIONI TELEMATICHE TRA UFFICI
ELETTORALI: IL 3/D IN FORMATO XML
2.
L’ABBANDONO DEL FASCICOLO CARTACEO
3.
IL FASCICOLO DIGITALE
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3

LA CIRCOLARE 43/2014 DISPONE CHE LA
TRASMISSIONE DEL MODELLO 3D AVVENGA
TRAMITE POSTA ELETTRONICA
CERTIFICATA ISTITUZIONALE, CHE
GARANTISCE PIENA VALIDITA’ LEGALE,
CERTEZZA DELLA DESTINAZIONE E
TRACCIABILITA’ DELLA CASELLA MITTENTE.
A TAL FINE, SI DOVRANNO UTILIZZARE, LE
PEC PUBBLICATE SULL’INDICE DEGLI
INDIRIZZI DELLA PUBBLICA
AMMINISTRAZIONE.
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INDIRIZZI PEC DEI COMUNI
SI TROVANO SU
www.indicepa.gov.it
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INDIRIZZI PEC DEI COMUNI
Ciascuna amministrazione
comunale, dovrà monitorare il
proprio indirizzo di PEC
istituzionale riportato nel
suddetto indice
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
L’INVIO PER POSTA ELETTRONICA
CERTIFICATA, GARANTENDO AL MITTENTE
L’AVVENUTO RECAPITO ALLA PEC
DESTINATARIA, GENERA LA SPEDIZIONE DI
UNA RICEVUTA DI CONSEGNA CHE HA LO
STESSO VALORE LEGALE DI UNA
RACCOMANDATA CON RICEVUTA DI
RITORNO. ( SUPERATO IL MODELLO 3D/B CARTACEO )
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
Il nuovo modello 3d digitale, non solo
semplifica e velocizza in modo efficace e
determinante le comunicazioni elettorali
relative ai cittadini che hanno trasferito la
residenza, ma, poiché contiene tutte le
informazioni necessarie per l’iscrizione nel
Comune di immigrazione, può sostituire
integralmente la documentazione
contenuta nel fascicolo personale.
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DECRETO 12 FEBBRAIO 2014
IMPONE L’OBBLIGO A TUTTI I I
COMUNI DAL 1° GENNAIO 2015,
DOPO LA CANCELLAZIONE dalle
proprie liste elettorali, di
trasmettere telematicamente ai
comuni di immigrazione degli
elettori cancellati il nuovo
modello 3d in formato .xml.
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DECRETO 12 FEBBRAIO 2014
Il modello 3d in formato .xml. va
utilizzato esclusivamente per i cittadini
italiani in possesso dell’elettorato attivo
che si trasferiscono da un comune ad un
altro e per gli elettori italiani residenti
all’estero che si iscrivono nell’AIRE di
altro comune o che rientrano dall’estero
in altro comune.
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COS’E’ IL FILE XML?
Il file xml non è altro che una
sequenza di dati alfanumerici
definiti all’interno del file
stesso, che consente lo
scambio di informazioni tra
due sistemi in grado di definire
e leggere il contenuto del file.
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ELIMINAZIONE DEL FASCICOLO PERSONALE
Sin dalla prossima revisione
dinamica ordinaria di gennaio
2015 e, poi, nelle successive
revisioni dinamiche ordinarie e
straordinarie, non si dovrà più
inviare per posta il fascicolo
personale dell’elettore
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ELIMINAZIONE DEL FASCICOLO PERSONALE
BISOGNA EVITARE LA TRASMISSIONE
PER CORRISPONDENZA DI
DOCUMENTAZIONE CARTACEA AL
COMUNE DI IMMIGRAZIONE ; SI
DOVRA’ INVIARE SOLO IL MODELLO 3d
CON TRACCIATO .XML, DEBITAMENTE
COMPILATO PER OGNI SINGOLO
ELETTORE TRASFERITO.
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

MODELL 3d CON TRACCIATO .XML
CAMPI OBBLIGATORI
COGNOME
e NOME
DATI
DELL’ATTO DI
NASCITA
DATA DI
CANCELLAZIONE
DALLE LISTE
ELETTORALI
Data del
documento
CODICE
FISCALE
POSSESSO
ELETTORATO
ATTIVO
N° TESSERA
ELETTORALE
Tessera
elettorale
Consegnata/non
consegnata
DATA DI
NASCITA
SESSO
COMUNE
DI
NASCITA
STATO
CIVILE
CODICE ISTAT
DEL COMUNE
DI
EMIGRAZIONE
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Dati
Com. o
Stato di
nascita
CODICE ISTAT
DEL COMUNE
DESTINATARIO
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ATTENZIONE
 SE
I CAMPI RELATIVI ALL’ATTO DI
NASCITA NON DOVESSERO ESSERE
RIEMPITI, SI DOVRA’ PROCEDERE
ALL’ISCRIZIONE DELL’ELETTORE NELLE
LISTE ELETTORALI, NELLE MORE
DELL’ACQUISIZIONE, OVE POSSIBILE,
DELLE INFORMAZIONI RICHIESTE.
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
POSSESSO DELL’ELETTORATO ATTIVO
Il tracciato del file xml
predisposto dal Ministero
dell’Interno prevede un campo
specifico denominato
“Possesso dell’elettorato
attivo”
valore SI/NO
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
ATTENZIONE
In questa fase occorre considerare
che il file xml sostituisce il mod.3/d
cartaceo, pertanto in presenza di una
posizione anagrafica di un residente
cittadino italiano maggiorenne NON
ISCRITTO nelle liste elettorali sarà
fortemente consigliabile di NON inviare
alcun file xml per quella posizione
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
L’indicazione “VERO” SUL 3d
UNITAMENTE ALL’ISCRIZIONE
ANAGRAFICA, COSTITUISCE
QUINDI LA CONDIZIONE
NECESSARIA E SUFFICIENTE
PERCHE’ IL CITTADINO
INTERESSATO ENTRI A FAR PARTE
DEL CORPO ELETTORALE DEL
COMUNE DI NUOVA RESIDENZA.
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
Il Sindaco o il Responsabile dell’ufficio
elettorale del comune di emigrazione,
dichiara sulla base della
documentazione in suo possesso, che
l’interessato è cittadino italiano e
gode del diritto al voto .
SI ISCRIVE SULLA BASE DELLA MERA
ATTESTAZIONE DEL SINDACO DEL
COMUNE DI PRECEDENTE ISCRIZIONE
ELETTORALE (COME IN DINAMICA
STRAORDINARIA).
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
Tuttavia, poiché le informazioni a
disposizione potrebbero non essere
perfettamente aggiornate, l’Ufficiale
elettorale del comune di immigrazione
potrà anche, nei tempi consentiti,
verificarne la posizione tramite
richiesta on line del certificato del
casellario giudiziale e sua successiva
acquisizione nel suddetto fascicolo
personale elettronico dell’elettore.
Si consiglia l’acquisizione di un certificato
penale aggiornato per ciascun elettore
immigrato.
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LA FIRMA DEL FILE .XML
CIASCUN FILE .XML VA
SOTTOSCRITTO, CON FIRMA
DIGITALE O CON ALTRO TIPO
DI FIRMA ELETTRONICA
QUALIFICATA, DAL SINDACO,
O “PER IL SINDACO” DAL
RESPONSABILE DELL’UFFICIO
ELETTORALE COMUNALE.
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Prodotti tanti file xml quanti sono gli elettori
cancellati occorrerà inviare una PEC a ciascun
comune di immigrazione, allegando i vari file
contenenti i dati degli elettori cancellati verso quel
comune
EVITARE ASSOLUTAMENTE DI CONFEZIONARE
UNA SINGOLA PEC PER ELETTORE
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
OGGETTO DELLA PEC: “REVISIONE
DINAMICA ELETTORALE INVIO 3d
ELETTRONICO”
AL FINE DI AGEVOLARE IL COMPITO
DEL COMUNE DI IMMIGRAZIONE, LA
POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
DEVE RIPORTARE UN’ESPRESSIONE
CONVENZIONALE CHE NE CONSENTA LA
PRONTA RICONOSCIBILITA’ PER
ESSERE SMISTATA CON URGENZA
ALL’UFFICIO ELETTORALE
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
TESTO DEL MESSAGGIO DI PEC
Va indicato il numero complessivo di
elettori cui si riferisce l’invio telematico
ESEMPIO DI MESSAGGIO
“ Si trasmette/ono il/i modello/i in formato .xml
relativo/i a n……..elettori cancellati da questo
comune per trasferimento di residenza in codesto
comune”
SE POSSIBILE, POTREBBERO ANCHE
AGGIUNGERERSI I NOMINATIVI DEI SUDDETTI
ELETTORI.
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◦
TESTO DEL MESSAGGIO DI PEC
Ove, per ragioni tecniche, non sia possibile
inserire il messaggio all’interno della PEC
(ad es. perché quest’ultima è integrata in un
sistema di protocollo informatico che
permette di utilizzare solo allegati) il
messaggio stesso costituirà il primo allegato
alla PEC stessa , per poi, far seguire i files
xml
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

Implementare il sistema di gestione
dell’elettorale per leggere i file xml
L’applicativo dell’elettorale dovrà essere
aggiornato in modo da poter caricare i file
xml degli elettori immigrati in una
cartella definita e avviare il caricamento
nel sistema.
In questo modo tutti gli “iscrivendi”, se
correttamente associati con i rispettivi file xml
inviati dai comuni di emigrazione, diventeranno
elettori. Gli eventuali scarti andranno gestiti a
mano
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
Implementare il sistema di gestione
dell’elettorale per leggere i file xml
Fino a quando cio’ non sara’
disponibile le iscrizioni
andranno caricate
manualmente
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IL FASCICOLO DIGITALE
La CIRCOLARE 43 AVVIA LA GESTIONE
DOCUMENTALE NELL’ELETTORALE.
Il fascicolo elettorale diventa “virtuale” e
contiene:
Il file xml inviato dal comune di emigrazione;
Eventuale altra documentazione riguardante
l’elettore(sentenze, provvedimenti di P.S.,
rettifiche dati, etc.)
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
FASCICOLI PERSONALI DI COLORO
CHE COMPIONO IL 18° ANNO DI ETA’
FORMAZIONE ESCLUSIVAMENTE
ELETTRONICA DEI FASCICOLI
PERSONALI DI COLORO CHE
ACQUISISCONO PER LA PRIMA VOLTA
L’ELETTORATO ATTIVO PER IL
RAGGIUNGIMENTO DELLA MAGGIORE
ETA’ SENZA ESSERE INCORSI IN CAUSE
OSTATIVE.
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
FASCICOLI PERSONALI DI COLORO
CHE COMPIONO IL 18° ANNO DI ETA’
Tutte le informazioni per iscrivere nelle
liste elettorali coloro che compiranno il
18°anno di età sono già contenute , ad
eccezione di quelle di natura giudiziaria,
nella banca-dati del comune
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I FASCICOLI DEGLI EMIGRATI
CHE FINE FARANNO?
I FASCICOLI DEGLI ELETTORI PER CUI E’ STATO
INVIATO IL FILE XML AL COMUNE DI
IMMIGRAZIONE VENGONO SPOSTATI
DALL’ARCHIVIO CORRENTE A QUELLO DI
DEPOSITO, DOVE VERRANNO CUSTODITI PER UN
PERIODO DI CINQUE ANNI PER POI ESSERE
ASSOGGETTATI A PROCEDURA DI SCARTO .
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31

Trasmissione fascicoli Liste aggiunte per
elezioni Parlamento Europeo e Comunali
Il comune di precedente
iscrizione dovrà inviare a
quello di immigrazione per PEC
gli atti e documenti rilevanti
nel fascicolo cartaceo;
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TRASMISSIONE FASCICOLI PERSONALI DI CITTADINI
CHE HANNO PERSO IL DIRITTO ELETTORALE
Anche per cittadini trasferiti che sono
incorsi in una causa di perdita del diritto di
voto definitiva o temporanea, gli atti e
documenti rilevanti , si dovranno inviare al
comune di nuova residenza per PEC
istituzionale.
I fascicoli cartacei verranno custoditi
nell’Archivio di deposito per 5 anni, per poi
essere assoggettati a procedura di scarto.
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FASCICOLI PERSONALI DI CITTADINI CHE HANNO
PERSO IL DIRITTO ELETTORALE
LA DOCUMENTAZIONE
DIGITALE RICEVUTA DAL
COMUNE DI IMMIGRAZIONE
DOVRA’ ESSERE CONSERVATA
IN VIA SOSTITUTIVA AI SENSI
DI LEGGE
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34

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI
DOCUMENTI INFORMATICI
Le soluzioni tecnico operative per
l’archiviazione e la conservazione di
documenti relativi all’elettorato attivo
e alla tenuta e revisione delle liste
elettorali sono rimesse all’autonomia
organizzativa delle singole
amministrazioni comunali.
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CONICAZIONI TRA COMUNI IN MATERIA ELETTORALE
TUTTE LE COMUNICAZIONI CHE
RIGUARDANO LA NON ISCRIZIONE
NELLE LISTE PER BREVITA’ DI
RESIDENZA O PER IRREPERIBILITA’, O
LE COMUNICAZIONI DI NON
ISCRIZIONE E/O CANCELLAZIONE PER
ANNULLAMRNTO DI PRATICA
ANAGRAFICA, ECC..
SI DEVONO EFFETTUARE ESCLUSIVAMENTE IN
MODALITA’ TELEMATICA(art.6 del D.L. n.5/12,
convertito dalla legge n.35/12)
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TESSERE ELETTORALI
Il comune di immigrazione
procederà a sottoporre a
procedura di scarto le tessere
elettorali ritirate e, analogamente,
il comune di emigrazione
sottoporrà a scarto le tessere
elettorali eventualmente non
consegnate agli elettori non più
residenti
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Competenze delle commissioni e
sottocommissioni elettorali e circondariali
RIMANGONO INALTERATE
tenuto conto delle rilevanti novita’
procedurali potrebbero richiedere
ai comuni l’invio per posta
elettronica sia di alcuni files xml ,
sia di fascicoli elettronici , anche a
“campione” per verificare il
corretto aggiornamento delle liste
Lina Lizzio
- Esperta ANUSCA
38
Grazie per l’attenzione…………………………...
BUON LAVORO , BUONA FORTUNA
E
BUON NATALE
Lina Lizzio
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