Lezione N° 8
I Sistemi Operativi e di
Comunicazione
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I Sistemi Operativi
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I Sistemi Operativi
L’impresa per poter svolgere in modo
organizzato la sua attività deve definire i
processi che permettono alla struttura di
funzionare, inducendo adeguati stimoli di
comportamento negli individui.
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I Sistemi Operativi
I fondamentali sistemi operativi sono:
 sistemi informativi
 sistemi di comunicazioni
 sistemi decisionali
 sistemi di controllo
 sistemi di pianificazione e programmazione
 sistemi di gestione del personale
 sistemi di coordinamento
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I Sistemi di Comunicazione
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I Sistemi di Comunicazione
I flussi di lavoro che si svolgono nell’impresa
presuppongono che essi entrino in contatto fra
loro scambiandosi informazioni, strumenti e
risorse produttive.
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I meccanismi di Comunicazione
Attengono ai canali, ai mezzi e alle direzioni
attraverso i quali i vari organi vengono in
contatto fra loro.
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La Comunicazione Interna
La comunicazione interna può svilupparsi:
 in senso verticale (gerarchico)
 in senso orizzontale.
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La Comunicazione Esterna
Riguarda i processi ed i canali attraverso i quali
l’impresa manda “segnali” ai vari soggetti con cui
intrattiene relazioni di scambio.
In particolare, la comunicazione esterna è rivolta
ai “clienti”.
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I sistemi di Informazione
Sono rappresentati dagli strumenti e dalle
procedure attraverso i quali si raccolgono,
elaborano, archiviano e distribuiscono
informazioni nell’azienda.
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I sistemi di Informazione
Nella implementazione di un sistema
informativo è essenziale individuare i
fabbisogni informativi, ossia le
esigenze di informazione di coloro che,
variamente collocati nella struttura
organizzativa, si trovano a dover
prendere le decisioni.
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Articolazione del sistema
informativo
L’articolazione del sistema informativo deve
riflettere:
 i diversi livelli organizzativi;
 le aree funzionali dell’impresa;
 il grado di accentramento/decentramento
della struttura.
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I sistemi di decisione
L’attività decisionale consiste nel processo di
conversione delle informazioni in azioni.
Informazione
Decisione
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Azione
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I sistemi di decisione
Le fasi principali:
 Riconoscimento di un problema
 Diagnosi del problema
 Sviluppo di diverse possibili alternative di
soluzione
 Valutazione delle alternative;
 Selezione dell’alternativa migliore;
 Azione, ossia attuazione della decisione
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Principali tipologie di decisione
 Decisioni Strategiche
 Decisioni Tattiche
 Decisioni Operative
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Tipologie delle decisioni
I tre ordini di decisioni differiscono in termini di:
 Contenuto
 Orizzonte temporale di riferimento
 Grado di strutturazione
 Frequenza con la quale vengono prese
 Livello gerarchico degli organi chiamati a
formularle
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Contenuto…
Le decisioni Strategiche: riguardano gli aspetti di
fondo dell’attività produttiva dell’impresa
Le
decisioni
Tattiche:
tese
a
precostituire
risorse e capacità necessarie per realizzare le
scelte strategiche
Le decisioni Operative: rappresentano il momento
terminale del processo decisionale, realizzano in
concreto le decisioni tattiche.
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Orizzonte temporale…
Le decisioni Strategiche: sono decisioni di
lungo periodo
Le decisioni Tattiche: di medio periodo
Le decisioni Operative: di breve periodo.
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Frequenza di formulazione…
Le
decisioni
Strategiche:
assunte
con
frequenza occasionale
Le decisioni Tattiche:
assunte con frequenza
ritmica
Le decisioni Operative: assunte con frequenza
quotidiana.
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Livelli gerarchici coinvolti…
Le
decisioni
Strategiche:
sono
appannaggio
dell’alta direzione
Le decisioni Tattiche: dell’alta direzione e dei
manager di line
Le
decisioni
Operative:
riguardano
i
livelli
gerarchici più bassi, quelli operativi.
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I sistemi di pianificazione e
programmazione
I sistemi di pianificazione sono meccanismi
organizzativi attraverso i quali si perviene ad
una
razionale
formulazione
delle
decisioni
strategiche dell’impresa
I sistemi di programmazione
riguardano gli
schemi organizzativi attraverso i quali si
elaborano le decisioni tattiche ed operative.
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Le fasi del processo di
pianificazione
 analisi della situazione dell’ambiente esterno
 individuazione
dei
punti
di
forza
e
di
debolezza dell’impresa
 definizione degli obiettivi
 formulazione delle strategie
 redazione di un piano strategico
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Il processo di programmazione
La programmazione è quell’attività con cui le
aziende riprendono e attuano, nel breve
periodo, le indicazioni proprie della
pianificazione.
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Le fasi del processo di
programmazione
 riconoscimento del problema
 diagnosi del problema
 sviluppo di alternative di soluzione
 selezione delle alternative
 formalizzazione delle decisioni
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Differenze tra i processi di
pianificazione e programmazione
La pianificazione mira a determinare cambiamenti,
anche profondi, nel sistema di impresa e riguarda il
lungo periodo
La programmazione si muove nel breve periodo
limitandosi a consentire una realizzazione
efficiente ed efficace dei cambiamenti pianificati
che vengono considerati come dati
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Il sistema di controllo di gestione
Il sistema di controllo di gestione è il completamento
dell’attività di pianificazione e programmazione.
Una volta definiti gli obiettivi da raggiungere e individuati
gli strumenti, occorre verificare che quanto deciso e
programmato sia stato effettivamente realizzato e, in
caso negativo, intervenire con opportuni correttivi.
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Il controllo di gestione: definizione
E’ un sistema operativo con cui i dirigenti si
accertano che la gestione si stia svolgendo
secondo condizioni di efficienza e di efficacia
coerenti con gli obiettivi di fondo definiti in
sede di pianificazione strategica e dettagliati
in sede di programmazione.
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Le fasi del sistemi di controllo
di gestione
 Individuazione dell’attività oggetto di controllo
 Misurazione e traduzione in termini di obiettivi
da raggiungere
 Individuazione dei centri di responsabilità ed
assegnazione degli obiettivi stabiliti.
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Le fasi del sistemi di controllo
di gestione
 Misurazione dei risultati
 Confronto fra risultati ed obiettivi prefissati
 Ricerca delle cause di scostamento e
individuazioni di provvedimenti correttivi.
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Controllo di gestione
 controllo antecedente o preventivo l’attività è
controllata prima ancora che si svolga
 controllo concomitante è effettuato durante
lo svolgimento dell’attività prima di essersi
definitivamente conclusa;
 controllo susseguente, o consuntivo quando
l’attività oggetto di controllo è ormai conclusa.
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I sistemi di coordinamento
Sono rivolti a creare, all’interno dell’impresa,
condizioni di armonia e sincronismo fra le varie
operazioni attraverso le quali l’impresa esprime
la propria funzione produttiva
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I sistemi di coordinamento
I fattori che influiscono sulla scelta del sistema
di coordinamento:
 Carattere di prevedibilità
 Carattere di standardizzazione
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I sistemi di coordinamento
In base a tali caratteri, il lavoro si classifica
in:
 lavoro strutturato (es. attività di
montaggio);
 lavoro non strutturato (es. attività di
consulenza).
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Coordinamento e lavoro
strutturato
In caso di lavoro strutturato, il coordinamento
può essere ottenuto mediante:
una chiara definizione degli obiettivi di fondo
da raggiungere;
 una precisa definizione delle mansioni da
svolgere;
 una precisa definizione delle regole e delle
procedure da seguire;
 il ricorso alla gerarchia.
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Coordinamento e lavoro non
strutturato
In caso di lavoro non strutturato il coordinamento
può essere ottenuto:
 accrescendo il grado di autonomia delle unità
operative
 creando risorse tampone
 superando le barriere gerarchiche, costruendo
gruppi organizzativi
 potenziando i meccanismi di comunicazione
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I sistemi di gestione del personale
I sistemi di gestione del personale sono
costituiti dal complesso dei criteri e dei
processi volti a:
procurare all’impresa il fattore umano
gestire la presenza di tale fattore
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Il sistema di gestione del personale
Si articola in una serie di sotto-sistemi:
Sistema di acquisizione delle risorse umane
Sistema di formazione e addestramento
Sistema di valutazione del personale
Sistema di ricompense e incentivi
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Il sistema di selezione
Hanno come obiettivo quello di individuare le
persone più adatte a svolgere le attività
lavorative.
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Il sistema di formazione ed
addestramento
Hanno lo scopo di fornire al personale selezionato
le conoscenze generali e specifiche richieste
dallo svolgimento dei compiti.
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Il sistema di valutazione
E’ rivolto ad apprezzare il profilo professionale e
comportamentale di ogni soggetto costruendo un
idoneo percorso di carriera.
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I sistemi premi e punizioni
Rappresentano un meccanismo di ricompense e
sanzioni attraverso le quali si vuole influire sui
comportamenti individuali conformandoli alle
esigenze aziendali.
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Lo Stile di Comando
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Lo stile di comando
Esprime il modo in cui deve essere inteso il
potere entro l’organizzazione
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Lo stile di comando
Si possono individuare tre tipologie di stili
di comando:
 Stile autoritario
 Stile democratico
 Stile permissivo
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Lo stile autoritario
Si caratterizza per un elevato grado di
formalizzazione dei rapporti fra superiore e
subordinato.
Il superiore decide e trasmette la decisione al
subordinato che deve eseguirla.
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Lo stile democratico
Le decisioni sono negoziate attraverso il
confronto dialettico fra superiore e
subordinato
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Lo stile permissivo
Le decisioni sono prese direttamente dai
subordinati.
Questi però si muovono entro spazi di autonomia
fissati dal superiore.
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