Esternalizzazione dell’ICT nella PA
Marco Gentili
Responsabile Ufficio
Monitoraggio e gestione progetti
delle Regioni e degli Enti Locali
Quinta Giornata degli Innovatori
11 maggio 2005
Forum P.A. Fiera di Roma
Marco Gentili CNIPA
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Forme di esternalizzazione
Un contratto di esternalizzazione
non è
un contratto di fornitura di servizi (consolidato nella PA)
attiva una partnership PA – Fornitore
prevede
verifica della qualità delle prestazioni
controllo strategico e valutazione delle performance del Fornitore
riconoscimento dell’autonomia imprenditoriale del Fornitore cui compete
individuare le modalità più opportune di realizzazione e innovazione
Classificazione delle forme di esternalizzazione in relazione a
missione affidata al Fornitore
Information Technology Outsourcing (ITO)
Business Process Outsourcing (BPO)
ampiezza del mandato conferito al Fornitore
Strategie di acquisizione (sourcing strategies)
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Forme di esternalizzazione
Strategie di acquisizione
Marco Gentili CNIPA
elaborazione da Fonte Gartner Group
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Forme di esternalizzazione
Comparazione Strategie di acquisizione
Criteri di
Comparazione
Selective
Outsourcing
Consorzi
Full Outsourcing
ottimizzazione
scelta fornitore
costo acquisizione
servizi
gestione contratto
da parte del cliente
competitività tra i
fornitori
costo dei servizi
alta
alta
bassa
alto
alto
basso
molto complessa
complessa, rischio
creazione di cartelli
media
semplice
migliorato dalla
competizione
di un unico fornitore
poco competitivo
responsabilità nei
confronti del cliente
conoscenza delle
esigenze del cliente
rilassamento dei
fornitori
assicurazione
della qualità
Marco Gentili CNIPA
elevata
migliorato dalla
competizione
di tutti i fornitori,
con rischio conflitti
lenta, meno
approfondita
prevenuto dalla
competizione
complessa
lenta, meno
approfondita
prevenuto dalla
competizione
molto complessa,
rischio incoerenza
bassa
di un unico fornitore
veloce, facilitata,
approfondita
elevato rischio
semplice
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Evoluzione Esternalizzazione
Infrastrutture IT
1990 - 1995
Evoluzione

2000 - 2005
Risoluzione
malfunzionamenti
Servizi a valore
aggiunto
Gestione e
ottimizzazione
Assistenza e
manutenzione
Ambienti desktop e
distribuiti
Getione relazioni
con il cliente
Offerta orientata al
prodotto
Complessità dei
collegamenti
Offerta globale
multivendor
Continuità
operativa
Networking
Sicurezza ed
Integrità
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Evoluzione Esternalizzazione
Sviluppo Sw
1990 - 1995
Evoluzione

2000 - 2005
Frammentazione
attività sviluppo
Contrasti
Interni
Coordinamento
Attività Sviluppo
Sviluppo ad hoc e
manutenzione
Application
Management
Riutilizzo
componenti Sw
Architetture
technology driven
Business Process
Reengineering
Architetture
business driven
Soluzioni a
macrogranularità
System Integration
Soluzioni a
microgranularità
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Evoluzione Esternalizzazione
Benefici e Rischi
Minimizzare i rischi per ottenere i benefici
Costo elevato
del personale
Esperienze
Preoccupazioni negative
Cattiva circa la perdita di
controllo
pubblicità
per contratti
fallimentari
L’outsourcing non
riduce i costi
Focus su
core-business
Rapidi
cambiamenti
Globalizzazione tecnologici
e decentramento
E-business
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Mancanza di
risorse
specializzate
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ICT Governance & Management
Criticità dell’esternalizzazione in Italia
Criticità
Difficoltà a confrontare i costi dell’esternalizzazione con quelli delle
strutture interne del Cliente
Scarsa flessibilità dei contratti che spesso porta a rinegoziarli entro
12-18 mesi
Limitato uso di meccanismi di misurazione delle prestazioni del
Fornitore
Mancanza di professionalità adeguate a governare il contratto
ICT Governance
Strutture, meccanismi organizzativi, decisioni e quadri di controllo
preposti a garantire che l’IT sia coerente e funzionale al
perseguimento degli obiettivi della PA
ICT Management
Decisioni, quadri di controllo, strumenti (di misura)
per gestire i progetti (contratti di esternalizzazione)
al fine di raggiungere gli obiettivi preposti minimizzando i rischi
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ICT Governance
5 domini decisionali
Principi
Affermazioni di alto livello su come l’ICT deve essere usata nei
procedimenti amministrativi
Allineamento delle strategie ICT alle strategie della PA
Infrastruttura
Strategie per definire servizi ICT trasversali ai procedimenti
amministrativi
Valorizzare l’ICT come fattore abilitante massimizzandone i benefici
Architettura
Scelte tecniche integrate (inerenti dati, tecnologie, applicazioni) per
soddisfare le necessità della PA inerenti i procedimenti amministrativi
Applicazioni
Individuazione delle applicazioni di supporto ai procedimenti
amministrativi da acquisire o realizzare
Investimenti
Decisioni su quanto investire in ICT e su come selezionare i progetti
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ICT Management
5 domini decisionali
Missione da affidare al fornitore
Scelta tra IT Outsourcing e Business Process Outsourcing
Strategie di acquisizione
Scelta tra make or buy
funzione ICT interna, insourcer, società partecipata, consorzio, selective
outsourcing, full outsourcing
Analisi dei pro e dei contro, punti di vista alternativi Cliente/Fornitore
Strategica e Organizzativa, Economica e Finanziaria, Operativa
Scelta del fornitore (Modalità di appalto)
Stabilità finanziaria, Affidabilità (capacità di rispettare gli impegni)
Attitudine al servizio (soddisfazione cliente, assicurazione qualità)
Capacità tecnica IT (competenze, conoscenze, metodologie,
infrastrutture) e di innovazione
Definizione del contratto (Cosa succede se … ?)
Attività, Prodotti, Indicatori di qualità, Livelli di servizio
Responsabilità, Pagamento corrispettivi, Applicazione penali, Flessibilità
Governo del contratto (Direzione dei lavori)
gestione delle attività, varianti in corso d'opera, monitoraggio livelli di
qualità, gestione non conformità
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ICT Governance & Management
Best Practices
Più strategie focalizzate, grande differenziazione tra
soddisfazione degli utenti
innovazione tecnologica
eccellenza operazionale
Chiari obiettivi per gli investimenti in ICT, differenziazione tra
supporto di nuovi modi di effettuare i procedimenti amministrativi
incremento della flessibilità
facilitazione delle comunicazioni con gli utenti
Partecipazione del top management, grande coinvolgimento di
Seg. Generali, Capi Gabinetto, Direttori Generali, Capi Dipartimento
Stabilità, pochi cambiamenti anno per anno
Processi per gestire le eccezioni, formalizzati e ben funzionanti
per garantire la flessibilità necessaria ed evolvere gli standard ICT
Metodi formali di comunicazione, per assicurare la trasparenza
pianificazione strategica ed esecutiva
controllo di gestione e misura dei livelli di servizio
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Impatto organizzativo esternalizzazione
Servizi ICT
sempre più combinazione di attività interne ed esterne
Interazioni PA - Fornitore
molto più complesse di quanto descritto in un contratto ben fatto
Servizi ICT
come una torta
Contratto di
Outsourcing selettivo
Strategia di
Outsourcing selettivo
Contratto
interno/informale
Contratto
esterno/formale
Insieme di Contratti
esterni/formali e interni/informali
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Impatto organizzativo esternalizzazione
Funzione ICT interna
La funzione ICT interna non va soppressa, è però necessario
modificarla profondamente perchè non è più una unità di servizio
Struttura organizzativa, compiti e responsabilità
Conversione e riallocazione delle risorse
Direzione
Sistemi Informativi
Direzione
Sistemi Informativi
Studi di Fattibilitˆ
Pianificazione e Controllo
Relazioni con Utenti
Osservatorio Mercato IT
EDP Manager
Asset Manager
Studi di Fattibilitˆ
e Analisi C/B
Progettazione e
Sviluppo
Infrastruttura IT
Contratti
e Atti di Gara
Conduzione
Sistemi
Applicazioni Sw
Apparati TLC
Progettazione
Pianificazione e Controllo
Relazioni con Utenti
Project Manager
Stato Avanzamento
Lavori
Osservatorio Mercato IT
Data Administrator
Security Manager
Gestione
Banche Dati
Gestione
Sicurezza
Deliverables
Livelli di Servizio
Penali
Escalation
Oggi
Domani
fare
operativi e tecnici poco specializzati
far fare
manager e tecnici molto specializzati
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Impatto organizzativo esternalizzazione
Competenze
Le competenze vanno evolute (outplacement)
Oggi
Domani
Gestione delle Risorse
Gestione del Servizio
Gestione del
personale
Integrazione di
fornitori e servizi
Obiettivi interni
Gestione di contratti
complessi
Comunicazioni
informali
Relazioni formali
ed escalation
Marco Gentili CNIPA
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Impatto organizzativo esternalizzazione
Sistema dei valori dei dipendenti
Regole non scritte che determinano la cultura della PA e
influenzano i comportamenti individuali che la esprimono
modalità di gestione dei conflitti e stile di direzione delle risorse
Oggi
Domani
La nostra PA è diversa
da ogni altra perciò
richiede soluzioni ICT
fatte su misura
Processi produttivi
industriali si traducono
in qualità costante,
preferibile alla
variabilità della
produzione artigianale
interna
E’ meglio produrre
internamente i prodotti
e servizi ICT perché si
raggiunge il livello di
qualità più elevato
Marco Gentili CNIPA
E’ più importante
progettare soluzioni,
scegliere fornitori,
governare contratti che
realizzare prodotti e
servizi ICT
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Linee guida CNIPA
esternalizzazione e qualità dei beni e servizi ICT
Per erogare servizi efficaci, rapidi e di qualità, le PA hanno bisogno
di tecnologie in grado di offrire sicurezza, affidabilità e prestazioni
ad altissimo livello
Come acquistare servizi ICT di qualità?
Come misurare la qualità dei servizi offerti dai fornitori?
Linee guida sulla qualità dei beni e dei servizi ICT per la
definizione e il governo dei contratti della PA predisposte dal
CNIPA per dare una risposta a queste due domande, forniscono
indicazioni utili alle PA
nella acquisizione di forniture ICT
nell’efficace governo dei contratti stipulati con i fornitori
Convegno Forum PA Roma – 13 maggio 2005 ore 9.30
D10 - La qualità negli acquisti di beni e servizi ICT
Marco Gentili CNIPA
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Linee guida CNIPA
esternalizzazione e qualità dei beni e servizi ICT
Le Linee Guida sono articolate in una collana di 6 Manuali
Titolo
Utilizzo
Presentazione e utilizzo delle Linee
Guida
Introduzione ai contenuti e all’uso delle Linee guida
Manuale d'uso
Strategie di acquisizione delle
forniture ICT
Identificazione della strategia
Manuale applicativo
Appalto pubblico di forniture ICT
Definizione delle modalità di selezione del fornitore
Manuale applicativo
Dizionario delle forniture ICT
36 lemmi (classi di fornitura elementari)
Esempi di applicazione
Definizione degli atti di gara
Manuale operativo
Esempi di costruzione di capitolati
Manuale applicativo
Modelli per la qualità delle forniture Approfondimenti teorici
ICT
Manuale di riferimento
Marco Gentili CNIPA
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