Efficienza, Innovazione e Cooperazione applicativa: l’ERP della PAT. Un caso di successo Dott.ssa Clara Fresca Fantoni - Direttore Generale di Informatica Trentina S.p.A. Il contesto di riferimento: le strategie dell’Ente PAT Piano di eSociety: eGovernment • • • • Efficienza e Competitività Trasparenza Amministrativa Interoperabilità tra Enti Contenimento dei costi STRATEGIE DELL’ENTE PAT PROCESSI • • • • Semplificazione Efficienza ed efficacia Standardizzazione Apertura ORGANIZZAZIONE • • • • Decentramento Comunicazione e Collaborazione Conoscenza Sviluppo Professionale Il contesto di riferimento: le strategie di Informatica Trentina S.p.A. Piano Strategico 2003- 2005: Innovare per Evolvere • Ampliare, consolidare e migliorare il rapporto con la PAT • Valorizzare il ruolo pubblico della Società • Realizzare progetti innovativi per il Sistema Pubblico Provinciale STRATEGIE DI I.T. MERCATO LOCALE • Collaborare con UNITN e centri di ricerca (IRST) • Realizzare prodotti innovativi • Condividere le soluzioni con il sistema pubblico • Coinvolgere il sistema economico locale PAT • Pianificare congiuntamente • Identificare Progetti innovativi • Migliorare i livelli si servizio MERCATO NAZIONALE • Riproporre le Best Practice per opportunità • Attuare Partnership Il contesto di riferimento: il fattore abilitante STRATEGIE DELL’ENTE STRATEGIA DI I.T. INNOVAZIONE TECNOLOGICA Innovazione tecnologica: fattore abilitante per favorire la convergenza delle strategie degli attori coinvolti. Deve essere: • innovazione “finalizzata”: innovare per evolvere e migliorare servizi e processi identificati; • innovazione “estesa”: diffondere l’innovazione in più contesti e ambiti applicativi; • innovazione come fonte alternativa di “Business”: riproporre sul mercato le soluzioni innovative realizzate. Il contesto di riferimento: il progetto STRATEGIE DELL’ENTE STRATEGIA DI I.T. L’ERP della PAT, Sistema Informativo per la gestione integrata dei processi gestionali, amministrativi e contabili dell’Ente. Principali caratteristiche: INNOVAZIONE TECNOLOGICA •Integrazione •Modularità ERP DELLA PAT •Flessibilità vs Standardizzazione •Estendibilità Il progetto ERP per la PAT rappresenta un primo esempio di attuazione congiunta delle strategie dell’Ente e di Informatica Trentina SPA in quanto ha generato: • Benefici per l’Ente PAT e, a tendere, per il Sistema Pubblico Provinciale • Opportunità per il Territorio • Opportunità di Mercato Realizzato prevalentemente con piattaforma SAP Il Progetto: l’ambito Il progetto ERP: i moduli Stipendi Personale (Human Resources) Acquisti, Cespiti e Magazzini e-Procurement Contabilità Economica Delibere e Provvedimenti Finanziaria Programmazione e Controllo di Gestione Gestione documentale Protocollo federato Firma digitale e Documento informatico Altri Sistemi Il progetto: i Processi e l’Organizzazione Di Partenza: Centralizzati Interni all’Ente Attuale: Decentralizzati Interni all’Ente Servizio PAT Servizio PATPAT Servizio • Richiede e fornisce informazioni • Gestisce le procedure • Gestisce le procedure amministrativo-contabili amministrative • Richiede servizi contabili Dipartimento PAT • Definisce il regolamento • Dipartimento Gestisce le PROPRIE PAT procedure amministrativo-contabili • Definisce il regolamento • Coordinamento e controllo • Gestisce le procedure amministrativo-contabili Obiettivi Obiettivi raggiunti: da perseguire: • Riduzione della documentazione cartacea • Riduzione dei tempi di processo • Eliminazione “rischio” di perdita di informazioni Servizio PAT Servizio PAT • Alleggerimento delle strutture organizzative centrali • Omogeneità di svolgimento delle procedure da parte delle diverse strutture organizzative • Maggiore “responsabilità” delle strutture Il progetto: i Processi e l’Organizzazione In evoluzione: Distribuiti sul territorio Istituzioni scolastiche Enti Funzionali Benefici attesi: • Cooperazione tra gli Enti Provincia Autonoma di Trento • Governo delle informazioni a livello Centrale Altri Enti • Economie di scala sugli investimenti • Disponibilità di nuovi servizi alle imprese • Diffusione della cultura digitale Agenzie Fornitori • Continuo sfruttamento dell’innovazione tecnologica, con una logica incrementale Il progetto: l’innovazione tecnologica INNOVAZIONE “FINALIZZATA”: innovare per evolvere e migliorare servizi e processi identificati L’ePROCUREMENT Analisi della Spesa Quanto acquistare Come e cosa acquistare Strategia di acquisto Make or Buy Prioritizzazioni Scelta dei modi Aggregazioni Selezione e Negoziazione Gestione degli ordini Chi invitare Dinamica di negoziazione Quanto pagare Quando e come acquistare Richieste, approvazioni Emissione ordini Monitoraggio della spesa e dei fornitori Logistica e Contabilità Ricevimento Magazzini Pagamento … Benchmark Misurazioni Interventi di miglioramento Attività prevalentemente manuali SAP SRM (Supplier Relationship Management) ERP SAP R/3 SAP BW SAP BW Sistemi di supporto FOCUS della tecnologia Il progetto: l’innovazione tecnologica I BENEFICI ATTESI • Semplificazione del processo di approvvigionamento • Monitoraggio e riduzione della spesa pubblica • Maggiore trasparenza nei processi di acquisto • Maggiore accessibilità e confrontabilità per le PMI sul mercato on-line • Alfabetizzazione digitale del territorio (enti e mercato della fornitura) I PRIMI RISULTATI nel periodo settembre 2004 - febbraio 2005 è stato sperimentato il negozio elettronico (Convenzione PC) e diversi modelli di gara telematica: • 11 gare on line, valore complessivo di spesa ~ 1.200.000 Euro • coinvolti ~ 140 fornitori (oltre il 97% locali) • risparmio ~ 180.000 Euro, pari ad oltre il 16% rispetto ai valori di riferimento relativi ad analoghe precedenti forniture. Il progetto: l’innovazione tecnologica INNOVAZIONE ESTESA: diffondere l’innovazione in più contesti e ambiti applicativi LA FIRMA DIGITALE: dal Mandato Informatico alla Liquidazione Informatica PREPARAZIO NE PROVVEDIMENTO Iter Delibere e Determinazioni CONTROL LO LIQUIDAZION E Verifica legittimità Emissione atti di e controllo liquidazione contabile MANDATO TESORERIA Emissione titolo di pagamento Comunicazioni e controlli di tesoreria per il pagamento FOCUS della tecnologia ERP SAP R/3 FIRMA DIGITALE Il progetto: l’innovazione tecnologica I BENEFICI • Accelerazione del processo di pagamento dell’Ente • Eliminazione documenti cartacei tra Ente e Tesoriere • Controllo tempestivo sui flussi di spesa • Semplificazione dei controlli sui ritorni del Tesoriere • Significativa riduzione nella difettosità delle disposizioni di pagamento (0,4%) • Automazione delle verifiche sui mandati da parte della Corte dei Conti (accesso in rete) • Organicità e semplificazione della raccolta della documentazione • Maggiore certezza e trasparenza del processo I RISULTATI • Tempi dei pagamenti: dimezzati • 900 utenti distribuiti sul territorio per la Provincia, Agenzia del Lavoro, Agenzia Provinciale per la Protezione dell’Ambiente, Cassa Antincendi • 500 Smart Card per la gestione certificata della Firma Digitale • 3.300 delibere e 22.600 determinazioni gestite all’anno • 87.000 mandati e 33.000 liquidazioni gestiti all’anno Il Mercato: le opportunità di sviluppo Le opportunità di sviluppo sul MERCATO INNOVAZIONE COME FONTE ALTERNATIVA DI “BUSINESS” riproporre sul mercato le soluzioni innovative realizzate. • UNI IT: Società del Gruppo Unicredito Italiano e di Informatica Trentina SpA. Offre al mercato la soluzione completa Mandato Informatico, in modalità Application Service Provisioning. Enti pubblici attivi circa 30 - Previsione 2005: circa 100 Mercato: PA e Istituti di Credito • DUnIT: Partnership tra Informatica Trentina Spa, Deloitte Consulting e Università di Trento. Realizza progetti di carattere innovativo e ad elevato contenuto tecnologico basati su SAP. In corso di definizione la fase evolutiva della partnership. Mercato: Università Il Mercato: le opportunità di sviluppo Le opportunità di sviluppo sul MERCATO • Partnership strategica con SAP: per riproporre la soluzione a livello nazionale sul mercato PA per effettuare attività di Ricerca e Sviluppo con UniTN e IRST per la formazione: SAP ACADEMY Mercato: PA, Università, Sanità