Un innovativo modello di
Governance dell'ICT
in ambito pubblico
Conoscere per governare, misurare per gestire
Marco Gentili
Area Governo e Monitoraggio delle Forniture ICT
Marco Gentili CNIPA - novembre 2006
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Politica per la governance dell’ICT
Il Ministro per le Riforme e l’innovazione nella PA, nel presentare le
Linee strategiche della nuova legislatura in tema ICT (audizione
alla commissione Senato del 4/7/2006) ha ribadito la necessità di
Puntare per l’indispensabile tutela degli interessi pubblici
su una inversione di tendenza che privilegi la verifica expost rispetto alle valutazioni ex-ante
Questa priorità evidenziata dal Ministro trova piena corrispondenza
nell’azione dell’ Area Governo e Monitoraggio delle Forniture
ICT del CNIPA
La strategia per la governance dell’ICT adottata dall’Area discende
direttamente da questa politica articolandosi in diverse linee
d’azione che si sviluppano sul fil rouge della Qualità
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Strategia per la governance dell’ICT
Tutela degli interessi pubblici
---->
Governo
 Ottenere Qualità dai fornitori di servizi ICT
 Richiedere la qualità nell’appalto dei servizi ICT
 Formalizzare la qualità nella definizione del contratto
 Valutare la qualità per aggiudicare le gare
 per fornire Qualità a cittadini ed imprese
 Pretendere la qualità governando il contratto
 Erogare servizi efficaci ed efficienti offrendo sicurezza e affidabilità
Valutazione ex-ante
---->
Parere o Selezione
Verifica ex-post
---->
Monitoraggio
 Identificare best practices che garantiscano la Qualità
 Codificarle nelle Linee guida sulla qualità delle forniture ICT
 Evolvere le modalità di appalto ed i contratti
 Verificare l’effettiva Qualità raggiunta
 Verificare SAL, Rischi, Risultati e Ricadute (Project Management)
 Valutare il governo del contratto ed il conseguimento degli obiettivi
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Area Governo e Monitoraggio delle Forniture ICT
Elabora, aggiorna e diffonde norme e linee guida sulla
qualità dei beni e servizi ICT per la definizione ed il governo
dei contratti della PA
 ne garantisce validità e attualità
 ne incentiva e massimizza l'utilizzo
Assicura il supporto tecnico
 in materia di governo e monitoraggio delle forniture ICT agli
operatori istituzionali
Aree di intervento






strategie di acquisizione e appalto pubblico
studi di fattibilità e analisi costi/benefici
contratti e capitolati tecnici
project management, assessment e benchmarking
quality management, customer satisfaction e CRM
analisi dei risultati e ricadute degli investimenti
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Area Governo e Monitoraggio delle Forniture ICT
Definisce, promuove e controlla i servizi di monitoraggio
 identifica le metodiche di monitoraggio
 verifica l’operato delle società di monitoraggio qualificate
 verifica risultati conseguiti, costi sostenuti, benefici raggiunti, di
contratti o progetti ICT strategici
Garantisce la raccolta e l'accesso alle informazioni messe a
disposizione dalle amministrazioni coinvolte nel monitoraggio
 fornisce consulenza e attività di formazione
 effettua azioni di comunicazione e diffusione delle conoscenze
Aree di intervento
 contratti ICT di grande rilievo delle PAC (art. 13 D. Lgs 39/93)
 contratti e progetti di grande rilievo del CNIPA
 progetti delle PAL cofinanziati dal CNIPA per lo sviluppo
dell’e-Government e della Società dell’Informazione
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Governance dell’e-Government
Verifica ex-post ---> Monitoraggio
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Innovativo Governo dell’Innovazione ICT
e-Government non solo innovazione tecnologica

L’esperienza della prima fase di attuazione (2003-06)
Un innovativo modello di governance dell’ICT pubblica
1. Visione condivisa e Piano di e-Government
2. Cooperazione tra Amministrazioni, Riuso delle soluzioni e
Selezione dei progetti migliori
3. Supporto alle Amministrazioni e Stipula di convenzioni
4. Cofinanziamenti erogati in funzione dei risultati raggiunti e
Pianificazione esecutiva dei progetti
5. Monitoraggio dei progetti cofinanziati
6. Strumenti ICT a supporto della governance
7. Risoluzione delle convenzioni con i progetti critici
8. Valutazione del ritorno degli investimenti
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1 Visione condivisa e Piano di e-Government
Obiettivi della visione condivisa
 erogare servizi on-line a gran parte dei cittadini e delle imprese
 semplificare, rendere efficienti e competitive le PA
 integrare PAC e PAL
Piano di e-Government come linee di azione fra loro correlate
 Visione condivisa “e-Government per un federalismo efficiente”,
quadro tecnico e organizzativo di riferimento comune
 Realizzazione cooperativa, attuazione coerente e coordinata dei
processi di e-Government in tutto il territorio nazionale
 Organismo tecnico di condivisione, emanazione della
conferenza unificata Stato - Regioni, Città e Autonomie Locali,
Tavolo Congiunto Permanente (TCP)
 Rete dei Centri Regionali di Competenza (CRC)
 Progetti di e-government, volti allo sviluppo di servizi
infrastrutturali e servizi on-line a cittadini ed imprese
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2 Cooperazione, Riuso e Selezione dei progetti
Cooperazione tra Amministrazioni
 Incentivata la partecipazione di aggregazioni di PA di
diversi livelli amministrativi
 Possibili ruoli Ente Coordinatore o Ente Aggregato
Riuso delle soluzioni
 Incentivata una logica di riuso interno ai progetti
 Possibili ruoli Enti Sviluppatore o Ente Riutilizzatore
Selezione dei progetti
 134 progetti, il 35% dei 377 presentati
Coerenza con obiettivi del piano nazionale di e-Government
Qualità soggetto proponente
Qualità del progetto
Qualità soluzione proposta
Modalità di riuso
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10
35
10
35
10
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3 Supporto alle PAC e Convenzioni
Attività di assistenza ai progetti selezionati






Presentazione dei progetti in risposta all’Avviso di selezione
Pianificazione esecutiva dei progetti
Monitoraggio dei progetti in fase di attuazione
Gestione delle varianti in corso d’opera in fase di attuazione
Promozione e comunicazione dei servizi realizzati
Valutazione ex-post del ritorno degli investimenti
Convenzioni per definire i rapporti economici e giuridici
tra CNIPA e Ente coordinatore del progetto
 Oggetto, Obblighi, Durata, Referenti tecnici
l’Ente coordinatore finanzia la quota non coperta dal cofinanziamento e
aderisce al sistema di monitoraggio concordato con il TCP
 Modalità e tempi di erogazione del corrispettivo
 Riduzione del finanziamento e variazioni del Progetto
 Diritto di riuso
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4 Cofinanziamento e Pianificazione esecutiva
Modalità e tempi di erogazione del Cofinanziamento
 Anticipo
I
rata
30% entro 30 giorni dalla firma della Convenzione
 Tranche erogate in corso d’opera
II
III
rata
rata
25% previa approvazione SAL monitorato
25% previa approvazione SAL monitorato
 Saldo a conclusione del progetto
IV
rata
20% previa verifica del raggiungimento dei risultati attesi
Pianificazione esecutiva per identificare le principali attività in
cui il progetto si scompone identificando per ciascuna di esse
 criteri di completamento espressi in termini di prodotti realizzati
 evidenze oggettive utili per la gestione del progetto per
testimoniare realizzazione dei prodotti e completamento di attività
 servizi infrastrutturali ed on-line rilasciati all’utente, loro
livello di interattività e i canali di erogazione
 milestones in cui su richiesta del coordinatore fare gli assessment
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5 Monitoraggio dei progetti
Obiettivi
 Garantire l’erogazione dei cofinanziamenti DIT
 coerentemente ai risultati raggiunti
 Concentrarsi sul raggiungimento dei risultati
 verificare il completamento delle attività
 piuttosto che la rendicontazione delle spese sostenute
 Adottare un approccio il meno invasivo possibile
 documentare quanto dichiarato con evidenze oggettive già in possesso
del progetto
 Produrre indicatori di benchmark
 confronto, autodiagnosi, stimolo del raggiungimento degli obiettivi
 Supportare la comunicazione dei risultati raggiunti
 cruscotto del monitoraggio e rapporti di sintesi periodici
 Evidenziare le best practices
 offrire cassa di risonanza al progetto agevolandone la comunicazione
Risorse stanziate
 4 Mln €, pari allo 0.8% della spesa monitorata
 20-30 persone dedicate
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5 Monitoraggio dei progetti (segue)
Risultati
430 assessment effettuati, l’ 81% dei 530 previsti
90 Mln € di cofinanziamenti erogati, il 75% dei 120 previsti
Ricadute
 Sviluppo di un orientamento al project management
 Fare la pianificazione esecutiva e gestire correttamente i documenti
 Indurre una alta tensione sull’avanzamento lavori
 Competere, in senso positivo, con altri progetti
 Aiuto per la Governance dei progetti
 Tenere sotto pressione i Fornitori ICT e gli Enti aggregati
 Identificare l’esigenza di varianti
 Garantire la visibilità del progetto
 Training sull’ ICT management
 Aiutare Comuni medio-piccoli e Comunità montane che sperimentano
per la prima volta dimensioni progettuali così complesse
 Assicurare continuità ai progetti che in corso d’opera cambiano
responsabile o livelli tecnici direzionali
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6 Strumenti ICT a supporto della Governance
Cruscotto del monitoraggio www.cnipa.gov.it/cruscotto/
Trasparenza
comunicare i risultati raggiunti
PAL e PAC
Dipendenti pubblici
Cittadini interessati
Imprese interessate
Fornitori ICT
Media interessati
Conoscenza
analizzare i dati
interpretare fenomeni
Governo
supportare le decisioni
definire politiche
governare progetti
erogare finanziamenti
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7 Risoluzione convenzioni con progetti critici
Applicazione del procedimento (ottobre - novembre 2005)
41 progetti, 31% del totale, impattati SAL < 35%
129 Mln € valore economico, 30% del totale
34 Mln € valore economico cofinaziamento
Esiti delle azioni intraprese
38 progetti su 41, il 93%, hanno superato il vincolo imposto
2 progetti non hanno richiesto un assessment poiché non partiti
1 progetto non ha superato la soglia del 35% di avanzamento
Impatti sul piano di e-government
39 progetti passati in 60 giorni dal 25% al 62% di SAL
Incremento del 37%, 4 volte maggiore di quello usuale
Piano di e-government passato dal 70% all’ 83% di SAL
Incremento del 13%, circa 2 volte maggiore di quello usuale
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8 Ritorno degli investimenti
Costi di 118 progetti che hanno rilasciato servizi
365 Mln €
sviluppo in 3 anni
misura
110 Mln €
avviamento esercizio in 1 anno
stima
73 Mln €/anno gestione ogni anno
stima
Risparmi (benefici)
32% tempo di cittadini ed imprese utenti finali
222 Mln €/anno - sovrastima 20%
6000
56% tempo dei dipendenti PA
5000
389 Mln €/anno - sovrastima 30%
4000
12% costo infrastrutture ICT
3000
82 Mln €/anno - sovrastima 0%
2000
1000
Punto di pareggio
4-5 anni dalla fine dei progetti
0
-1000
-2000
2003-05
2006
2007
Benefici
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2008
Costi
2009
2010
2011
2012
Benefici - Costi
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Criticità
Mancanza di una cultura organizzativa orientata ai processi
Generalizzata assenza di misura delle prestazioni
Netta separazione tra sviluppo e gestione dei sistemi ICT
Mancanza di una visione complessiva dell’amministrazione
Mancanza di una contabilità analitico-industriale
Difficile ribaltamento dei costi ICT sui procedimenti amministrativi
Collocazione dei benefici derivanti dall’ICT sotto responsabilità
diverse da quelle di chi gestisce l’ICT e i suoi costi
Carenza nella definizione dei progetti ICT
Analisi costi/benefici nella definizione progetto e verifica risultati
Sostenibilità finanziaria del progetto su tutto il ciclo di vita del
sistema ICT (sviluppo, gestione e manutenzione, dismissione)
Impatto organizzativo del sistema ICT sui dipendenti pubblici (piani
di conversione, formazione, dismissione, del personale)
Comunicazione dei risultati raggiunti agli utenti del sistema ICT
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Linee guida per la qualità
delle forniture ICT
Tutela degli interessi pubblici ---> Governo
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Obiettivi
Ridurre le ambiguità inerenti le forniture ICT per rendere la
qualità un concetto realmente utilizzabile
 approccio pragmatico, indicazioni concrete e facilmente attuabili
Suggerire approcci alla gestione operativa della relazione
cliente-fornitore sull’intero CdV dell’acquisizione di forniture ICT
 Politiche e Strategie di acquisizione
 Appalto pubblico e Definizione del contratto
 Gestione operativa delle attività
Qualità percepita delle Linee guida
61%
63%
67%
72%
77%
80%
88%
90%
valorizzano la qualità e contrastano il ribasso di costo
accelerano la definizione di contratti ICT
integrano le culture per la acquisizione dell’ICT
migliorano la descrizione dei servizi ICT
sono un utile strumento formativo
sono interessanti
sono utili
di chi usa le Linee guida è molto o abbastanza soddisfatto
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Condivisione dei contenuti
Partecipazione ai lavori coordinati dal CNIPA
 PAC, PAL e Società ICT pubbliche
 Associazioni di categoria (Federcomin, AITech, Assoconsult)
 Fornitori ICT
Approccio inedito per la condivisione dei contenuti
 integra i diversi punti di vista della PA appaltante e del fornitore
 permette alle parti di conoscere le proprie ragioni e motivazioni
 consente di imparare insieme per migliorare l’appalto e l’offerta
Comunità sociali interessate
 Associazione Italiana Cultura Qualità (AICQ)
 Associazione Italiana Information Systems Auditor (AIEA)
 Associazione Professionale Consulenti di Direzione e Organizzazione (APCO)
 Gruppo Utenti Function Point Italia (GUFPI)
 Istituto Italiano di Project Management (ISIPM)
 IT Service Management Forum Italia (itSMF)
 Project Management Institute (PMI)
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Struttura Logica
Strategia
Appalto
Contratto
Governo
Manuale d’uso
Presentazione e utilizzo delle Linee Guida
Manuale applicativo
Appalto pubblico di forniture ICT
Manuale operativo
Dizionario delle forniture ICT
Manuale applicativo
Esempi di applicazione
Manuale applicativo
Governo dei contratti ICT
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Manuale di riferimento
Modelli per la qualità forniture ICT
Manuale applicativo
Strategie di acquisizione forniture ICT
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Opera enciclopedica di vasta diffusione
Prodotti realizzati
1.700 pagine, 7 manuali, 37 tipi di forniture ICT trattate
450 attività (task) descrittive delle forniture ICT
305 prodotti (deliverables) generati dalle attività
409 indicatori di qualità applicati a attività o prodotti
Impegno
1.600 giorni persona di oltre 120 persone
50% CNIPA + 20% PA + 30% Fornitori ICT
Diffusione delle Linee guida
8.000 copie distribuite dei primi 6 Manuali (ultimi 18 mesi)
4.000 copie distribuite del VII Manuale
(ultimi
6 mesi)
6 interventi formativi per più di 600 GP (ultimi
6 mesi)
13 convegni per più di 2.400 persone
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(ultimi 18 mesi)
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