Università degli Studi di Trento - Facoltà di
Lettere e Filosofia
BIBLIOTECONOMIA 2
APPLICAZIONI INFORMATICHE ALLE BIBLIOTECHE
Dalla biblioteca-catalogo
alla
biblioteca-nodo di rete*
- LAURA ZANETTE -
(e-mail: [email protected])
Provincia autonoma di Trento
Servizio Attività Culturali
Ufficio per il Sistema Bibliotecario Trentino
4-31 Marzo 2004
* Gli standard OSI : dalla biblioteca-catalogo alla biblioteca-nodo di rete /Antonio Scolari. - Milano : Editrice
bibliografica,1995
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
Sommario
1° lezione: Automazione e biblioteca: definizione e storia
2° lezione: Standardizzazione/organizzazione
3° lezione: Automazione del catalogo
4° lezione:
Automazione Acquisti/Gest. Periodici/Inventario
5° lezione: Prestito/OPAC
6° lezione: Documenti digitali
7° lezione: Marketing e valutazione - Esercitazione
8° lezione: Esercitazione - L’automazione in Italia
9° lezione: CBT- Legge/Storia/Modello organizzativo
10° lezione: CBT- Servizi interni/servizi all’utente
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
Biblioteca ibrida: livelli di automazione/informatizzazione
•
•
•
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Riprodurre il processo manuale in automatico
Integrare informazioni/servizi della biblioteca
Integrare più biblioteche
Interazione con soggetti esterni
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
2) Organizzazione e standardizzazione
Organizzazione del processo di automazione
1) Analisi dei dati [bibliotecari e informatici]
2) Analisi dei processi di immissione, di recupero [“]
3) Verifica degli standard [bibliotecari, informatici]
4) Impostazione dei prodotti
5) Creazione modello [informatici]
6) Test [bibliotecari, informatici]
7) Correzioni (bug)
8) Rilascio in produzione
9) Manutenzione e sviluppi
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
4) Automazione dei servizi interni
Acquisizione-Gestione periodici-Inventariazione
Bibliografia:
L’automazione in biblioteca / a cura di Susanna
Peruginelli e Corrado Pettenati. – Milano : Editrice
Bibliografica, 1987. – (Atti e documenti ; 11)
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
I livello di automazione - 2) analisi della procedura
Acquisizione - La procedura
Scelta opere da acquisire
Ordinazione
Mission della biblioteca
Redazione lettera d’ordine
richieste dei lettori
Verifica disponibilità
fondi
Impegno di spesa
integrazione mancanze
Solleciti (eventuali)
Repertori
Altre comunicazioni
Ricevimento
Controlli
patrimoniale
Inventariazione
in ordinazione
Fatturazione
in vendita
Individuazione fornitore
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
I livello di automazione - 1) analisi dati
Acquisizione - I dati
Scelta opere da acquisire
Ordinazione: Ordini
Mission della biblioteca
Redazione lettera d’ordine
richieste dei lettori: informazioni bibl.
Verifica disponibilità
fondi
Impegno di spesa
integrazione mancanze
Solleciti (eventuali)
Repertori: informazioni bibl.
Altre comunicazioni
Ricevimento
Controlli
patrimoniale
Inventariazione: registraz. inventariale con info bibl
in ordinazione
Fatturazione: fattura
in vendita
Individuazione fornitore
Elenco fornitori
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
I livello di automazione - 1) analisi dati
Acquisizione - I dati “duplicati” internamente
Scelta opere da acquisire
Mission della biblioteca
richieste dei lettori: informazioni bibl.
Fondi: info economiche
integrazione mancanze: info bibl.
Repertori: info bibl.
Controlli: ricerca info bibl.
Ordinazione: Ordini
info bibl
Redazione lettera d’ordine al fornitore con
Verifica disponibilità Fondi
Impegno di spesa sul fondo
Solleciti (eventuali) al fornitore citando l’ordine e
l’info bibl
patrimoniale
Altre comunicazioni al fornitore citando l’ordine e
l’info bibl
in ordinazione
Ricevimento dell’ordine
in vendita
Inventariazione: registraz. inventariale con info bibl
Individuazione fornitore
Elenco fornitori
Fatturazione: fattura, con imputazione spesa su
fondo
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
I livello di automazione - 1) analisi dati
Acquisizione - I dati “essenziali”
Informazioni bibliografiche
Record informazioni bibliografiche
autore, titolo, edizione, editore, ISBN
Fondi: info economiche
Record fondo
disponibilità iniziale, impegno, spesa, residuo
Fornitori
Record fornitore
nome, indirizzo, telefono, e-mail, URL, modalità pagamento, modalità
pagamento, sconti, spese fisse, valuta, tempi di attesa (solleciti)
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
I livello di automazione - 3) verifica degli standard
Acquisizione - Gli standard
Edifact
EDI: Electronic Data Interchange= sostituisce lo scambio di documenti
cartacei per attività e servizi di tipo commerciale con una serie di messaggi in
formato elettronico
- richiesta offerta (biblioteca)
- presentazione offerta (fornitore)
- ordinazione (biblioteca)
- fatturazione (fornitore)
- pagamento (biblioteca)
* Gli standard OSI : dalla biblioteca-catalogo alla biblioteca-nodo di rete /Antonio Scolari. Milano : Editrice bibliografica,1995
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
I livello di automazione - 3) verifica degli standard
Acquisizione - Gli standard
Edifact
EDI: Electronic Data Interchange= impatto sull’organizzazione amministrativa
- valore legale del documento elettronico
- concetto di firma elettronica
- conservazione dei documenti
Storia dello standard: sviluppo di standard di settore “isole EDI”, che non comunicano
fra loro
ISO-TC154: 1988 pubblica EDIFACT (ISO 9735, poi ISO 7372)
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
I livello di automazione - 5) creazione del modello
Acquisizione - L’automazione
Scelta opere da acquisire
Mission della biblioteca e analisi patrimoniale: analisi statistica del database
richieste dei lettori: informazioni bibl.: interazione con gli utenti (Internet, e-mail, db per
info bibl., stato richiesta, etc.)
fondi
integrazione mancanze
Repertori: informazioni bibl.
Controlli
patrimoniale
in ordinazione
in vendita
Individuazione fornitore
Elenco fornitori
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
I livello di automazione - 5) creazione del modello
Acquisizione - L’automazione
Ordinazione: Ordini
Record dell’ordine
Tipo di acquisizione
Info bibl. (per ogni tipo di materiale)
Quantità
Prezzo + gestione tassi cambio
Fornitore
Date ordine/sollecito/ricevimento
Verifica disponibilità fondo
Impegno di spesa fondo
Stato dell’ordine
Ricevimento: è un’operazione (data)
Inventariazione: registraz. inventariale con info bibl + info dell’ordine
Fatturazione: fattura con prezzo da pagare, identificazione info bibl, n. inventario
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
I livello di automazione - 4) impostazione dei prodotti
Acquisizione - I prodotti
La reportistica
Richiesta preventivo
Lettere d’ordine
Lettere di sollecito
Mandato di pagamento
Registro d’inventario
Bollettino nuove accessioni
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
Organizzazione: economia di scala
Evitare di ri-creare informazioni già create
Evitare di effettuare operazioni già fatte
Chi fa le stesse cose?
Info bibliografiche: utenti, fornitori, bibliotecari, amministrazione
Info amministrative: fornitori, bibliotecari, amministrazione
Info anagrafiche: fornitori, bibliotecari, amministrazione
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
II livello di automazione
Acquisizione - Integrazione con altre funzioni bibliotecarie
Informazioni bibliografiche
Ricerca nel db
Catalogazione> verifica iter controllo qualità del dato (info secondo le regole, ISBD,
RICA)
Utenti
integrazione con sistema di prenotazioni prestiti
avviso utente arrivo opera desiderata al ricevimento/alla catalogazione
alerting
Dati statistici
Tempi di risposta fornitore
Tempi dell’iter (inoltro desiderata, ordine, documento pronto per l’utente)
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
IV livello di automazione
Acquisizione - Interazione con funzioni esterne
Altre banche dati bibliografiche
Ricerca fonti informative (Z39.50)
Catalogazione derivata (Z39.50, MARC, regole adeguate)
Fornitori (Erdifact; EDI= Electronic Data Interchange)
Integrazione con gestione ordine dei fornitori (es. Amazon, Internetbookshop)
Utenti extra-biblioteca
info su opere in acquisizione
db desiderata con possibilità integrata di recupero info bibliografiche da db esterni
utente riconosciuto con user account integrato nella gestione Prestiti/Consultazioni
sistema di alerting
Amministrazione
trasmissione info amministrative
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
I livello di automazione - 2) analisi della procedura
Gestione periodici
Sottoscrizione abbonamenti/rinnovo/annullo/gestione fatture/impegni
Registrazione bibliografica
Controllo dell’arrivo dei fascicoli
- registrazione posseduto
- solleciti per numeri in ritardo
Gestione rilegature
Inventariazione
Avviso interessati
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
I livello di automazione - 1) analisi dei dati
Gestione periodici
Controllo dell’arrivo dei fascicoli
- Elementi caratterizzanti
- alta imprevedibilità degli arrivi
- numerosi item non prevedibili (n. speciali, supplementi, n. doppi)
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
I livello di automazione - 1) analisi dei dati
Gestione periodici
Controllo dell’arrivo dei fascicoli
Strumento manuale=
schedone amministrativo
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
II livello di automazione - 3) verifica standard - 5) creazione del modello
Gestione periodici - L’automazione
- informazione bibliografica: integrazione con catalogazione/ricerca
> ISBD(S) per descrizione
> definizioni titoli secondo agenzia ISDS per identificazione
> necessario sistema di correlazioni
- fornitore: integrazione con Acquisizioni
> EDIFACT
- dati dei fascicoli arrivati (posseduto): integrazione con catalogo
> Holding format (MARC 21)
Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4
I livello di automazione - 5) creazione del modello
Gestione periodici - L’automazione
Controllo degli arrivi
“Modello di previsione” (prediction pattern)
basati su:
periodicità “attesa” (= frequenza)
data ultimo arrivo
articolazione dei fascicoli (annata, fascicoli)
obiettivo: rapidi strumenti di controllo per solleciti (politica solleciti)