La gestione dei progetti secondo il PMI
Ing, Antonio Mancini PMP®, CBAP™
Roma, 17/04/15
Cos’è un Progetto
 Definizione PMBOK®:
 Un Progetto è un’iniziativa temporanea intrapresa per
creare un prodotto, un servizio o un risultato unico.
 Iniziativa temporanea: Il Progetto ha una data di inizio e una data di fine definite
 La fine di un progetto si raggiunge:
 Quando sono stati ottenuti gli obiettivi di progetto
 Quando i progetto termina per l’impossibilità di raggiungere gli obiettivi
 Quando decade l’esigenza per cui il progetto era stato avviato
 Prodotto/servizio: un progetto genera un Prodotto o un Servizio o un Risultato
Unico
 Se il progetto è temporaneo il prodotto o il servizio generati possono non
essere temporanei
 La maggior parte dei progetti sono intrapresi per creare un risultato che duri
nel tempo
2
Che cos’è il Project Management
 Definizione PMBOK®:
 Il Project Management è l’applicazione di conoscenze, capacità,
strumenti e tecniche alle attività del progetto per soddisfare i
requisiti
 La gestione di un progetto include:
 Identificazione dei requisiti
 Considerare le esigenze e le aspettative di tutti gli Stakeholder
 Bilanciare i vincoli di progetto in conflitto, tra cui:
 Ambito
 Qualità
 Schedulazione
 Budget
 Risorse
 Rischio
 La relazione tra tali fattori è tale che al modificare di uno qualunque di tali fattori
necessariamente almeno un altro subirà una modifica
3
Project Management Office PMO
 PMO: definizione PMBOK
 Entità o funzione organizzativa a cui sono assegnate varie
responsabilità correlate alla gestione centralizzata e
coordinata di quei progetti che ricadono sotto la sua area di
responsabilità
 Funzioni primarie del PMO:
 Responsabile diretto di alcuni progetti con PM specifici
 Decisore chiave durante l’inizio di un progetto o per far terminare un





progetto
Supporto ai PM per identificare e sviluppare metodologie di Project
Management, buone prassi
Addestramento, mentoring, formazione
Coordinare la comunicazione tra progetti
Monitorare la conformità agli standard in relazione alle direttive, alla
documentazione e agli standard di Project Management
Gestire le risorse condivise su tutti i progetti coordinati dal PMO
4
Chi è il Project Manager
 Il Project Manager: definizione PMBOK
 E’ la persona incaricata dalla Performing Organization del
raggiungimento degli obiettivi del progetto, con un Ruolo
definito e univocamente riconosciuto in Azienda
 Competenze:
 Conoscenza: conoscenze specifiche sul Project Management
 Prestazioni: ciò che il PM è in grado di raggiungere
+
nell’applicazione delle proprie
competenze di Project
Management
 Personale: l’efficacia personale del PM, la personalità, la
leadership, l’abilità di guidare il gruppo di progetto al
raggiungimento degli obiettivi del progetto
……….Il PM è colui/colei che ha l’abilità di ottenere che le cose
vengano fatte nel modo in cui devono essere fatte!!!
5
Aree di esperienza del PM
6
Caratteristiche del ciclo di vita (1/3)
Tutti i progetti possono essere mappati sulla seguente struttura del ciclo di
vita:
 Spesso si usa questa struttura
generica di rappresentazione
 Avviare il progetto
dei progetti per:
 Organizzare e preparare il progetto
 poter confrontare fra loro
progetti dissimili
 Svolgere il lavoro del progetto
 Per relazionare con il
 Chiudere il progetto
management
7
Caratteristiche del ciclo di vita (2/3)
 Caratteristiche generali deducibili dal ciclo di vita di un
progetto
8
Caratteristiche del ciclo di vita (3/3)
Input/output di Project Management
9
Lo Sponsor
 Lo Sponsor : definizione PMBOK
 E’ una persona o un gruppo che fornisce le risorse finanziarie per il
progetto
 E’ la persona che assume l’impegno globale di portare a
compimento il progetto
 Il ruolo di sponsor dovrebbe essere mantenuto da chi ha un’influenza
adeguata sulle decisioni manageriali che riguardano l’organizzazione
 Lo Sponsor deve impegnarsi ad intervenire a sostegno del progetto in
ogni problema o decisione che sia al di fuori del potere di controllo
del Project Manager (processo di escalation)
 Lo Sponsor guida il progetto durante il processo di ingaggio o
selezione fino all’autorizzazione formale, e svolge un ruolo
importante nello sviluppo iniziale dell’ambito del progetto e del
Project Charter
 Lo Sponsor è coinvolto nell’autorizzazione delle modifiche
dell’ambito, nelle revisioni di fine fase, nelle decisioni go/no go
quando i rischi sono troppo elevati
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Il Gruppo di Progetto
 Gruppo di Project Management
 Gruppo di persone che affiancano il Project Manager nella
gestione del progetto nei progetti particolarmente complessi
 Possono farne parte specialisti di aree di conoscenza:
 Risk Manager
 Quality Manager
 ……..
 Team di progetto (altri membri del Gruppo di Progetto)
 Gruppo di specialisti che svolgono il lavoro del progetto
 Provengono da settori diversi
 Hanno conoscenze e capacità specifiche
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Area di conoscenza Gestione dell’Integrazione di progetto
Il principale ruolo del PM….
...è la gestione dell’integrazione



mettere tutte le parti del progetto insieme in un insieme coesivo e
unico
la gestione dell’integrazione è una parte talmente importante del
lavoro del Project Manager che può essere considerata la vera
ragione della presenza di un Project Manager in una organizzazione
ed in un progetto
l’integrazione non va demandata
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Area di conoscenza Gestione dell’Ambito

Include i processi necessari per garantire che il progetto comprenda tutto il lavoro
necessario, ed esclusivamente il lavoro necessario, per completare con successo il
progetto

Riguarda l’identificazione, definizione, controllo e gestione di ciò che “deve essere
fatto” (N.B. NON di ciò che è richiesto) nel progetto

La descrizione dell’ambito descrive COSA l’Azienda del PM si è impegnata a
realizzare e COSA il Cliente si è impegnato a pagare

+
Ogni modifica all’ambito deve essere sottoposta
a verifica di compatibilità con il
Project Charter e, se incompatibile, rifiutata/realizzata in altro progetto

Una gestione rigorosa dell’ambito è sempre di importanza rilevante (la mancanza
di rigore nella gestione dell’ambito è causa frequente di insuccesso dei progetti).
La “distorsione/deviazione dell’ambito” (Scope Creep) è molto pericolosa per il
successo del progetto (Oltre il 60% delle cause di fallimento dei progetti di ICT è
imputabile al mancato coinvolgimento di tutti gli stakeholders)
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Area di conoscenza Gestione dei Tempi
Quest’area di conoscenza focalizza i processi necessari al raggiungimento
degli obiettivi temporali del progetto.
I processi sono:
1.
Definire le Attività
2.
Sequenzializzazione delle Attività
3.
Stimare le Risorse per le Attività
4.
Stimare la Durata delle Attività
5.
Sviluppare la Schedulazione
6.
Controllare la schedulazione
L’obiettivo fondamentale è di fornire al Project Manager una conoscenza
delle metodologie e degli strumenti per la predisposizione di una
schedulazione realistica in fase di pianificazione e per il rispetto della
pianificazione stessa durante la fase di esecuzione.
15
Esempio di Definizione Attività - input
16
Area di conoscenza Gestione dei Costi
Quest’area di conoscenza focalizza i processi necessari affinché il progetto
possa essere completato nel rispetto del budget approvato.
I processi sono:
1.
Stimare i costi
2.
Determinare il budget
3.
Controllare i costi
L’obiettivo fondamentale è di fornire al Project Manager una conoscenza
delle metodologie e degli strumenti per la predisposizione di una analisi dei
costi realistica in fase di pianificazione e per il rispetto della pianificazione
stessa durante la fase di esecuzione.
Piano di Gestione dei costi: Come il PM pianifica i costi del progetto? come
gestisce i costi rispetto alla baseline dei costi? Come il PM controlla i costi e
come gestisce gli scostamenti dei costi ?
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I Processi e gli Output della Gestione dei Costi
Controllare i costi
È il processo di monitoraggio dello stato del progetto per
aggiornarne il budget e gestire le modifiche alla baseline
dei costi
Controllare i costi di progetto include:
• Influenzare i fattori che creano modifiche alla baseline autorizzata dei costi;
•
•
•
•
•
•
•
•
• Misurazione dello stato di
avanzamento lavoro
• Previsioni del budget
• Aggiornamenti degli Asset dei
processi organizzativi
• Richieste di modifica
• Aggiornamento del Piano di
Project Management
• Aggiornamenti dei documenti
di progetto
Assicurare che tutte le richieste di modifica siano effettuate in modo tempestivo;
Gestire le modifiche effettive quando si verificano;
Assicurare che le spese non superino il finanziamento autorizzato, per periodo e totale, per il progetto;
Monitorare l’efficienza dei costi per isolare e comprendere gli scostamenti dalla baseline autorizzata dei
costi;
Monitorare le prestazioni del lavoro in base ai fondi spesi;
Evitare l’inclusione di modifiche non approvate nei costi riportati o nell’utilizzo delle risorse;
Informare gli opportuni stakeholder di tutte le modifiche approvate e dei costi a esse associati;
Intraprendere misure per riportare gli sforamenti dei costi attesi entro limiti accettabili
Il metodo dell’Earned Value è uno strumento molto efficace per misurare oggettivamente le
prestazioni del progetto e verificare se sono necessarie delle modifiche
La tecnica EVM implica il calcolo di tre valori



Valore Pianificato (PV) – costo preventivato ed
autorizzato del lavoro schedulato per una attività o
WP ad una determinata data
Earned Value (EV) – valore del lavoro eseguito ad una
determinata data espresso in termini di budget.
Costo Effettivo (AC) – costo totale effettivamente
sostenuto
20
Diagramma di Pareto : Principio o legge 80/20



Secondo la “Legge 80/20“: in genere l'80% dei risultati dipende dal 20%
delle cause.
Questo principio può avere diverse applicazioni pratiche in diversi settori,
ad esempio:
 Economia: l'80% delle ricchezze è in mano al 20% della popolazione.
Oppure: il 20% dei venditori realizza l'80% delle vendite e viceversa.
 Qualità: il 20% dei possibili tipi di fallimento in un processo
produttivo, genera l’80% delle non conformità totali;
Il diagramma di Pareto
 focalizza l’attenzione sul problema più critico
 Definisce la priorità delle potenziali cause di un problema
 Separa le poche cause critiche dalle molte non critiche
L’interpretazione che si può dare a tutto ciò è
che eliminando il 20% dei difetti si elimina l’80% della difettosità.
23
Area di conoscenza Gestione della Risorse Umane
E’ l’area che raggruppa tutti i processi e le conoscenze necessarie ad
assicurare l’impiego più efficace delle persone interessate al progetto.
Tali processi sono specificatamente:

Sviluppare il piano delle risorse umane

Costituire il gruppo di progetto

Sviluppare il gruppo di progetto

Gestire il gruppo di progetto
Nell’ambito delle conoscenze di particolare rilievo in quest’area sono le
teorie organizzative e motivazionali
24
Area di conoscenza Gestione della Comunicazioni
E’ l’area che raggruppa tutti i processi necessari ad assicurare che le
informazioni di progetto siano tempestivamente ed adeguatamente
generate, raccolte, distribuite , conservate, recuperate ed archiviate.
Tali processi sono specificatamente:

Pianificare la gestione delle comunicazioni di progetto

Gestire le comunicazioni di progetto

Controllare le comunicazioni di progetto
I Project Manager impiegano la maggior parte del proprio tempo a
comunicare con i membri del gruppo e con gli altri stakeholder di progetto.
Una comunicazione efficace consente di creare un “ponte” tra gli
stakeholder, collegare le diverse culture presenti nel progetto, collegare tra
di loro, ai fini del risultato di progetto, i diversi:

Background

Livelli di esperienza

Punti di vista ed interesse
27
I Processi e gli Output della Gestione delle Comunicazioni
Pianificare la
gestione delle
Comunicazioni
di progetto
E’ il processo di sviluppo di un approccio e di
un piano appropriati per le comunicazioni di
progetto sulla base delle esigenze e dei
requisiti di informazione degli stakeholder e
degli asset organizzativi disponibili.
Il beneficio chiave di questo processo è
rappresentato
dall’identificazione
e
documentazione dell’approccio individuato per
comunicare
più
efficacemente
ed
efficientemente con gli stakeholder
• Piano di Gestione delle
Comunicazioni
• Aggiornamenti dei
documenti di progetto
Le Comunicazione di progetto può essere

Interna (nell’ambito del progetto) ed Esterna (con altri progetti, con il (i) Cliente (i) con i
“media”…)

Verticale (organigramma aziendale) o Orizzontale (P2P)

Formale (memo, report di progetto, lettere) e Informale (e-mail, discussioni)

Ufficiale (verbali) e Ufficiosa (comunicazioni non registrate)

Scritta e Orale

Verbale (utilizzo della voce) e Non verbale (linguaggio del corpo, inflessioni della voce e
prossemica)
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I Processi e gli Output della Gestione delle Comunicazioni
Gestire le
Comunicazioni
E’ il processo di creazione, raccolta, distribuzione,
conservazione,
recupero
e
archiviazione
di
informazioni di progetto secondo il piano di gestione
delle comunicazioni. Beneficio chiave di tale processo
è che esso abilita un efficace ed efficiente flusso di
comunicazioni tra gli stakeholder di progetto
Controllare le
Comunicazioni
E’ il processo di monitoraggio e controllo delle
comunicazioni durante l’intero ciclo di vita del
progetto per assicurare che le esigenze informative
degli stakeholder di progetto siano soddisfatte.
Beneficio chiave del processo è che esso garantisce
un flusso ottimale di informazioni tra tutti I
partecipanti alle comunicazioni in qualsiasi
momento.
• Comunicazioni di Progetto
• Aggiornamento del Piano di
Project Management
• Aggiornamento dei
documenti di progetto
• Aggiornamento degli Asset
dei processi organizzativi
• Informazione sulle
prestazioni di lavoro
• Change requests
• Aggiornamento del Piano di
Project Management
• Aggiornamento dei
documenti di progetto
• Aggiornamento degli Asset
dei processi organizzativi
La produzione di report sulle prestazioni comporta
un’attività “redazionale” e “aggregativa” per
“misurare” le attività di progetto. Ovvero confrontare
almeno due aspetti del progetto

Schedulazione e costi (SPI e CPI)

Schedulazione e deliverable

Costi e ricavi (Cash flow)
29
I Processi della Gestione degli Stakeholder
è il processo che identifica le persone, I gruppi e le
organizzazioni che potrebbero impattare o essere
impattate da una decisione, attività o risultato del
progetto
Identificare gli
Stakeholder
• Registro degli
stakeholder
Identificare tutte le persone che possiedono un interesse nel
progetto. Documentare il loro posizionamento nei confronti
del progetto

Interesse

Coinvolgimento

Impatto
Registro degli stakeholder
Ambito
Qualità
Rischi
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I Processi della Gestione degli Stakeholder
Pianificare la
Gestione degli
Stakeholder
Gestire il
coinvolgimento degli
Stakeholder
Controllare il
coinvolgimento degli
Stakeholder
è il processo che sviluppa le appropriate strategie di
gestione per coinvolgere gli stakeholder efficacemente
durante il ciclo di vita del progetto sulla base
dell’analisi dei loro interessi e del loro impatto
potenziale sul successo del progetto
è il processo di comunicazione e di collaborazione con
gli stakeholder per soddisfare i loro bisogni/
aspettative, indirizzare criticità quando insorgono, ed
incoraggiare un adeguato coinvolgimento dello
stakeholder nelle attività di progetto durante il ciclo di
vita dello stesso
è il processo di monitoraggio delle relazioni
complessive tra gli stakeholder di progetto e di
adeguamento delle strategie e dei piani per coinvolgere
gli stakeholder
• Piano di Gestione
degli Stakeholder
• Aggiornamento
Documenti di Progetto
• Log degli issue
• Change requests
• Aggiornamento del
Piano di Project
Management
• Aggiornamento dei
documenti di progetto
• Aggiornamento degli
Asset dei processi
organizzativi
• Informazione sulle
prestazioni di lavoro
• Change requests
• Aggiornamento del
Piano di Project
Management
• Aggiornamento dei
documenti di progetto
• Aggiornamento degli
Asset dei processi
organizzativi
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