time management
RCS Pubblicità
Milano 1 dicembre 2011
Amate la vita ?
Allora non sprecate il tempo,
perché è la stoffa di cui è fatta la vita
Benjamin Franklin
2
Cos’è il tempo?
•
•
•
•
•
•
E’ una risorsa limitata
Non può essere sostituita da nessun’altra risorsa
Non è accumulabile
E’ deperibile: non è possibile immagazzinarlo
E’ misurabile in modo oggettivo
Ma ciascuno ne ha una percezione soggettiva
• Ogni giorno ne abbiamo tutti a disposizione la
medesima quantità.
3
Dimmi:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Quando ho un po’ di tempo …
Mi piace andare a tempo di … (musicale)
Non ho mai tempo di …
Il tempo che verrà è tempo di …
Un’ora sola ti vorrei … (dedicato a …)
Se fossi una stagione, sarei …
Se potessi rinascere, vorrei vivere nel …
Mi chiamo …
Vengo da …
4
Gestione del tempo
Il tempo è una risorsa, dobbiamo imparare a gestirlo.
Per gestire il tempo occorrono:
 obiettivi chiari
 motivazione a raggiungerli
 strumenti di programmazione
5
Un obiettivo è …
uno stato desiderato raggiunto
Immaginiamolo come fosse il fotogramma di una
scena di un film in cui si riconosce che il risultato
della nostra attività è stato pienamente raggiunto.
6
Un obiettivo ci serve per
• sapere dove andare;
• definire in che direzione indirizzare i nostri sforzi.
“Nessun vento è favorevole al marinaio
che non sa dove andare”
Seneca
7
Un obiettivo, quindi …
deve essere:
•
•
•
•
•
immaginato come stato raggiunto;
ben formulato;
possibilmente per iscritto;
dettagliato in sotto-obiettivi;
definito come risultato di un piano di azione.
8
Un obiettivo ben formulato
Ha queste caratteristiche:
S specifico. Che cosa esattamente voglio fare?
M misurabile. Come valuterò il suo raggiungimento?
A attraente. Perché sto facendo questo sforzo?
R raggiungibile. Posso credere di raggiungerlo?
T tempificato. Entro quando lo raggiungerò? Con
quali tappe?
9
L’Obiettivo ed il Tempo
Ogni obiettivo ha:
• una scadenza;
• una durata dell’azione che porta al suo raggiungimento.
Ogni azione:
• ha delle priorità;
• prevede attività che vengono prima delle altre.
Il
•
•
•
piano di azione per raggiungere un obiettivo definisce:
le priorità
la sequenza delle attività
le tappe intermedie di verifica.
10
La matrice di Eisenhower
+
I
M
P
O
R
T
A
N
Z
A
Importanti
Importanti ed
ma non Urgenti
Urgenti
Poco Importanti
e poco Urgenti
Urgenti ma
poco Importanti
URGENZA
+
11
-
La matrice di Eisenhower
+
-
Programmo
tutto il tempo
necessario
Programmo
spazi marginali e
scadenze
elastiche
-
I
M
P
O
R
T
A
N
Z
A
Uso tutto il tempo
necessario da
subito
Uso il tempo
che serve
appena possibile
URGENZA
+
12
Programmare
Significa:
•
•
•
•
•
•
distribuire le attività da svolgere
con un ordine di priorità
in un arco di tempo definito
in base alle durate previste o necessarie
per il conseguimento di un risultato atteso
alla scadenza prefissata.
13
Il tempo per il successo
Quale che sia il nostro obiettivo (preparare un
piatto di spaghetti o costruire una diga) il primo
passo è:
•
•
•
•
identificare le attività ed i compiti
stimare questi ultimi in termini di durata
esaminare le relazioni tra i compiti
creare una programmazione con la sequenza delle
attività/compiti
14
Un esempio di
programmazione
Il mio obiettivo:
mangerò un piatto
di spaghetti al pomodoro
davanti alla televisione
guardando la partita .
15
Il mio obiettivo è ben
formulato?
S specifico: mangio gli spaghetti guardando la
partita
M misurabile: a tavola in tempo per l’inizio della
partita a mangiare un buon piatto di spaghetti
A attraente: non me la voglio perdere ma ho fame
R raggiungibile: inizia tra una mezzoretta e ce la
posso fare
T tempificato: alle 21 devo essere a tavola a
mangiare.
16
Scomposizione delle attività
Attività principali
a
b
c
d
17
Organizzare
Preparare la
pasta
Preparare il
condimento
Andare a
tavola
Compiti
Durata
1
Prendere gli ingredienti
1 min
2
Preparare l’attrezzatura per cucinare
2 min
3
Apparecchiare
2 min
4
Far bollire l’acqua
8 min
5
Versare la pasta nella pentola
1 min
6
Salare, assaggiare e girare la pasta durante la cottura
10 min
7
Scolare la pasta
1 min
8
Sminuzzare la cipolla
2 min
9
Mettere l’olio nella padella e soffriggere la cipolla
5 min
10
Aggiungere i pelati al soffritto di cipolle
1 min
11
Salare, assaggiare e girare il sugo
10 min
12
Grattare il parmigiano
2 min
13
Impiattare
1 min
14
Condire
30 sec
15
Sistemarmi a tavola
30 sec
Il diagramma del Tempo (Gantt)
ATTIVITA’
a Organizzare
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
b Preparare la pasta
c Preparare il condimento
a. Organizzare
d Andare a tavola
1
COMPITI
2
3
1 Prendere gli ingredienti
b. Preparare la pasta
2
4
Preparare l’attrezzatura
per cucinare
3 Apparecchiare
5
4 Far bollire l’acqua
6
5
7
Versare la pasta nella
pentola
Salare, assaggiare e
6 girare la pasta durante la
cottura
c. Preparare il condimento
8
7 Scolare la pasta
9
8 Sminuzzare la cipolla
10
9
Mettere l’olio nella padella
e soffriggere la cipolla
10
Aggiungere i pelati al
soffritto di cipolle
11
Salare, assaggiare e
girare il sugo
11
12
d. Andare a tavola
12 Grattare il parmigiano
13
13 Impiattare
14
15
14 Condire
15 Sistemarmi a tavola
18
Il diagramma di Gantt
Porta il nome dell'ingegnere che introdusse questo metodo agli
inizi del ‘900.
Il diagramma si realizza facilmente:
• una linea orizzontale in alto è suddivisa nell’unità di misura
del tempo
• sotto, partendo dall’alto a sinistra, si riportano le attività o i
compiti
• come segmenti della lunghezza equivalente alla loro durata.
In questo modo si può avere una visione immediata
• dell’intero piano di azione distribuito nel tempo;
• della fine di ogni attività o compito
• di quali attività o compiti possono essere svolti in
contemporanea.
19
Pertt del progetto
1
1
2
8
2
4
1
5
10
6
1
7
13
2
1
2
8
5
9
1
10
10
11
3
0,5
15
14
2
12
2
COMPITI
1
Prendere gli ingredienti
9
Mettere l’olio nella padella e soffriggere
la cipolla
2
Preparare l’attrezzatura per
cucinare
10
Aggiungere i pelati al soffritto di cipolle
3
Apparecchiare
11
Salare, assaggiare e girare il sugo
4
Far bollire l’acqua
12
Grattare il parmigiano
5
Versare la pasta nella pentola
13
Impiattare
6
Salare, assaggiare e girare la
pasta durante la cottura
14
Condire
7
Scolare la pasta
15
Sistemarmi a tavola
8
Sminuzzare la cipolla
…
=
compito/evento
n.
=
durata
=
compiti collegati
=
compiti non collegati
20
Il PERT
Sta per Program Evaluation and Review Tecnique ed è
un diagramma:
• in cui le attività sono rappresentate con cerchi
• collegati tra loro attraverso frecce,
• in modo da visualizzare l'interdipendenza delle
attività;
• sulle singole frecce è scritto il tempo di rilascio
dell’attività;
• quando un'attività non è interdipendente con altre,
• il cerchio si collega con l'evento finale con una linea
tratteggiata.
21