Corso di formazione
Nuova Procedura di Ricognizione Patrimoniale
9-10-11 OTTOBRE 2006
Guida pratica
per la ricognizione patrimoniale
informatica
dei beni mobili presenti
nelle strutture universitarie
In collaborazione con la Divisione Sistemi Informativi dell’ UNIMI
Relatori: Nadotti Stefano
Zampaglione Bruno
IL PERCHE’ DI QUESTO CORSO
• AUSILIO AI SEGRETARI AMMINISTRATIVI DI
DIPARTIMENTO NELL’ADEMPIMENTO DELL’OBBLIGO
FISSATO NELLA CIRCOLARE DEL DIRETTORE
AMMINISTRATIVO DI INFORMATIZZARE L’ARCHIVIO
DEI BENI PATRIMONIALI MOBILIARI ENTRO IL
31.12.2006
STORIA
• Attualmente i Dipartimenti utilizzando la procedura
UNIPAT hanno informatizzato i beni dal 2003;
pertanto i dati relativi a tali beni sono recuperati
mentre il resto è su cartaceo (tranne per ex istituti
confluiti in Dipartimenti nel periodo 1998-2006).
• Vista la ristretta disponibilità di tempo si fornisce a
richiesta un file zippato installabile su ogni pc
(portatile e non) contenente:
• Un applicativo ed un archivio con tutti i beni
effettivamente in carico, tenendo conto di carichi e
scarichi (quindi solo per categorie inventariali a
matricola) con eventuale aggiunta di beni relativi ad
istituti successivamente confluiti in dipartimenti
• Attraverso tale applicativo l’utente può effettuare in
modo indipendente la ricognizione
STRUMENTO DELLA NUOVA PROCEDURA DI RICOGNIZIONE PATRIMONIALE
Applicativo UNIPAT implementato che consente di realizzare:
una movimentazione inventariale completa ed idonea a definire una
precisa collocazione del bene mobile secondo la sequenza:
centro di costo della struttura
eventuale centro di provenienza
del bene
edificio
piano
stanza
OBIETTIVI DELLA NUOVA PROCEDURA DI RICOGNIZIONE PATRIMONIALE:




Creazione di una banca dati informatizzata costituita dai beni
effettivamente esistenti e funzionali con esatta individuazione
dell’ubicazione dei diversi beni all’interno dei locali della struttura;
dismissione dei beni ritenuti oggetto di scarico inventariale
Avere una reale consistenza del patrimonio mobiliare
dipartimentale con dati attendibili in previsione della contabilità
economico-patrimoniale
Avere uno strumento di organizzazione gestionale che permetta
l’ottimizzazione della movimentazione patrimoniale dei beni in
carico
NUOVA
La



PROCEDURA DI GESTIONE DELLA RICOGNIZIONE PATRIMONIALE
PER LE STRUTTURE UNIVERSITARIE
tabella “Menù” della procedura evidenzia tre particolari fasi di gestione:
gestione della ricognizione;
parametrizzazione delle tabelle relative ai locali della struttura;
stampe di riscontro
PARAMETRIZZAZIONE DELLE TABELLE RELATIVE AI LOCALI DELLA STRUTTURA
TABELLA EDIFICI
Premendo il bottone “Tabelle edifici”, si aprirà la seguente videata.
Questa tabella permette di gestire l’identificazione degli edifici della propria struttura oggetto
della ricognizione inventariale.
Esempio:
Descrizione dei campi:
Unità amm: viene mostrata di default l’unità amministrativa del dipartimento;
Centro di costo: centro di costo del dipartimento o di una sezione di esso;
Cod. Edificio: codice dell’edificio;
Descrizione: descrizione dell’edificio;
Indirizzo: via o piazza dell’edificio;
Num. civico: numero civico dell’indirizzo;
Note: note associate all’edificio.
PARAMETRIZZAZIONE DELLE TABELLE RELATIVE AI LOCALI DELLA STRUTTURA
TABELLA PIANI
Premendo il bottone “Tabelle piani”, si aprirà la seguente videata.
Questa tabella permette di gestire l’identificazione dei piani degli edifici del proprio dipartimento
oggetto della la ricognizione inventariale.
Esempio
Descrizione dei campi:
- Scelta Edificio: scegliere l’edificio (caricato precedentemente) su cui si vuole aggiungere o modificare i piani;
- Unità amm: viene mostrata di default l’unità amministrativa del dipartimento;
- Centro di costo: centro di costo del dipartimento o di una sezione di esso;
- Cod. Edificio: codice dell’edificio selezionato;
- Num. piano: codice del piano dell’edificio;
- Descrizione: descrizione del piano dell’edificio;
- Note: note associate al piano.
PARAMETRIZZAZIONE DELLE TABELLE RELATIVE AI LOCALI DELLA STRUTTURA
TABELLA STANZE
Premendo il bottone “Tabelle stanze”, si aprirà la seguente videata.
Questa tabella permette di gestire l’identificazione delle stanze (collegate al piano) degli edifici
del proprio dipartimento oggetto della ricognizione inventariale.
Esempio:
Descrizione dei campi:
- Scelta Edificio: scegliere l’edificio (caricato precedentemente) su cui si vuole aggiungere o modificare le
stanze;
- Scelta Piano: scegliere il piano collegato all’edificio su cui si vuole aggiungere o modificare le stanze;
- Unità amm: viene mostrata di default l’unità amministrativa del dipartimento;
- Centro di costo: centro di costo del dipartimento o di una sezione di esso;
- Cod. Edificio: codice dell’edificio selezionato;
- Num. piano: codice del piano selezionato;
- Cod. stanza: codice della stanza;
- Descrizione: descrizione della stanza;
- Note: note associate alla stanza.
GESTIONE DELLA RICOGNIZIONE
Premere il bottone “Gestione Ricognizione” si aprirà la seguente videata che permette
di scegliere la categoria inventariale su cui lavorare:
Esempio:
Scelta Cat. Inv. 3 “Strumenti Tecnici ed Attrezzature ”
Premendo sul tasto “OK” si aprirà la videata successiva relativa alla fase della
movimentazione inventariale.
Descrizione dei campi:
Unità amm: viene mostrata di default l’unità amministrativa del dipartimento;
Centro di costo: centro di costo del dipartimento o di una sezione di esso;
Anno: anno del bene;
Cat. Inv.: categoria inventariale del bene;
Tipo Gest.: M=matricola; Q=quantità;
Num. Inv.: numero d’inventario del bene;
Quantità: quantità del bene;
Classe inv.: codice della classe inventariale del bene collegata alla Categoria inventariale;
Descrizione: descrizione della classe inventariale;
Valore Euro: valore in euro del bene;
Valore Lire: valore in lire del bene;
Fornitore: fornitore del bene;
Centro di costo di prov.: centro di costo di provenienza del bene – può essere un centro di costo del dipartimento o di una sezione
di esso oppure un centro di costo di una struttura dalla quale è nato il dipartimento;
Note: note di ricognizione del bene;
Edificio: edificio in cui si trova il bene;
Piano: piano in cui si trova il bene;
Stanza: stanza in cui si trova il bene;
Nuovo caricamento: se segnato indica che il bene è stato caricato tramite la ricognizione, altrimenti è stato scaricato da UniPat;
Bene rinvenuto: indicare se il bene è stato rinvenuto;
Bene non esistente: indicare se il bene non esiste più;
Bene oggetto di scarico: indicare se il bene è oggetto di scarico.
Descrizione dei tasti- funzione posizionati nella parte inferiore della videata
Numero di record
indica il record (bene) su cui si è posizionati all’interno della categoria inventariale
selezionata; in questo esempio si è collocati sul record 804 su un totale di 1451 record.
: permette di posizionarsi sul primo record;
: permette di posizionarsi sul record precedente;
: permette di posizionarsi sul record successivo;
: permette di posizionarsi sull’ultimo record;
Descrizione dei tasti- funzione posizionati nella parte inferiore della videata
- Cerca
:
permette di ricercare un bene all’interno dell’archivio della ricognizione; per
effettuare la ricerca posizionarsi sul campo sul quale si vuole effettuare la
ricerca, quindi premere sul bottone cerca;
Un tipico esempio è la ricerca di un numero di inventario: posizionarsi sul
campo Num. Inv. e premere quindi sul bottone Cerca.
Si aprirà una successiva videata
Descrizione dei tasti- funzione posizionati nella parte inferiore della videata
nel campo “Trova” inserire il numero di inventario da ricercare e premere quindi il bottone
“Trova successivo”.
Se la ricerca avrà esito positivo, verrà evidenziato nella maschera di Gestione ricognizione il
bene trovato. E’ possibile premere più volte il bottone “Trova successivo” per ricercare
all’interno dell’archivio lo stesso numero di inventario.
Questo tipo di ricerca è valida per qualsiasi campo all’interno della maschera di Gestione
ricognizione.
Inoltre è possibile scegliere alla voce Confronta, il tipo di ricerca da effettuare:
o Parte del campo: ricerca il testo immesso alla voce Trova all’interno di una parte del
campo indicato alla voce Cerca in (utile nella ricerca di campi descrittivi);
o Campo intero: ricerca il testo immesso alla voce Trova esattamente uguale al campo
indicato alla voce Cerca in;
o Inizio campo: ricerca il testo immesso alla voce Trova uguale alla parte iniziale del
campo indicato alla voce Cerca in.
Descrizione dei tasti- funzione posizionati nella parte inferiore della videata
Aggiungi
permette di inserire un bene all’interno dell’archivio della ricognizione; i dati che vengono
presentati di default sono l’unità amministrativa, il centro di costo, la categoria inventariale,
il tipo gestione, la quantità, il flag di Nuovo caricamento e di Bene rivenuto. Inoltre se in
tale sessione di lavoro erano stati imputati Edificio, Piano e stanza, verranno presentati
anche questi dati. Per confermare l’aggiunta (o la modifica) di un bene, occorre premere uno
dei bottoni di spostamento su record
. La conferma
di qualsiasi modifica viene mostrata dal messaggio “Dati confermati”.
Descrizione dei tasti- funzione posizionati nella parte inferiore della videata
Annulla
permette di annullare l’inserimento o le modifiche fatte ad un bene.
Descrizione dei tasti- funzione posizionati nella parte inferiore della videata
Elimina
permette di cancellare un record (bene) dall’archivio della ricognizione. Non è possibile
eliminare un bene scaricato da UniPat.
STAMPE DI RISCONTRO
STAMPA ELENCO RICOGNIZIONE
Esempio n. 1: stampa tutti i beni
Effettua la stampa della banca dati della Ricognizione, ordinata per Categoria inventariale, Centro
di costo di provenienza, Numero d’inventario, evidenziando se si tratta di un Nuovo caricamento, se
un Bene è stato rinvenuto o non esiste più, se oggetto di scarico.
E’ possibile scegliere fra le seguenti opzioni di stampa:
- Categoria inventariale: è possibile stampare tutte le categorie inventariali lasciando il campo
vuoto o scegliere la categoria inventariale da stampare;
- Centro di costo di prov.: è possibile stampare tutti i centri di costo di provenienza lasciando
il campo vuoto o scegliere il centro di costo da stampare;
- Tutti/Nuovi caricamenti/Beni rinvenuti/Beni non esistenti/Beni oggetto di scarico: è
possibile stampare tutti i beni oggetto della ricognizione selezionando la voce Tutti, oppure
scegliere di stampare solo i beni identificati come Nuovi caricamenti o Beni rinvenuti o Beni
non esistenti o Beni oggetto di scarico.
STAMPE DI RISCONTRO
STAMPA ELENCO RICOGNIZIONE
Esempio n. 2: stampa beni rinvenuti
Effettua la stampa della banca dati della Ricognizione, ordinata per Categoria inventariale, Centro
di costo di provenienza, Numero d’inventario, evidenziando se si tratta di un Nuovo caricamento, se
un Bene è stato rinvenuto o non esiste più, se oggetto di scarico.
E’ possibile scegliere fra le seguenti opzioni di stampa:
- Categoria inventariale: è possibile stampare tutte le categorie inventariali lasciando il campo
vuoto o scegliere la categoria inventariale da stampare;
- Centro di costo di prov.: è possibile stampare tutti i centri di costo di provenienza lasciando
il campo vuoto o scegliere il centro di costo da stampare;
- Tutti/Nuovi caricamenti/Beni rinvenuti/Beni non esistenti/Beni oggetto di scarico: è
possibile stampare tutti i beni oggetto della ricognizione selezionando la voce Tutti, oppure
scegliere di stampare solo i beni identificati come Nuovi caricamenti o Beni rinvenuti o Beni
non esistenti o Beni oggetto di scarico.
STAMPA TOTALI
Effettua la stampa dei totali della banca dati della Ricognizione, raggruppati per Categoria
inventariale, Centro di costo di provenienza, Nuovo caricamento, Bene rinvenuto, Bene non
rinvenuto, Bene oggetto di scarico.
Esempio n. 1: Bene rinvenuto
Nell’esempio viene indicata un’ipotesi di completa individuazione di un bene mobile
oggetto di inventariazione rinvenuto (presente e funzionale) con esatta individuazione
della collocazione dello stesso bene all’interno della Struttura
Esempio n. 2: Bene non esistente
Nell’esempio viene indicata un’ipotesi di un bene mobile presente nei registri
dell’inventario della struttura ma non individuato in fase di ricognizione.
Pertanto, oggetto di verbalizzazione separata con specifica motivazione della mancata
rilevazione inventariale.
Esempio n. 3: Bene oggetto di scarico
Nell’esempio viene indicata un’ipotesi di completa individuazione di un bene mobile
oggetto di inventariazione con esatta individuazione della collocazione dello stesso bene
all’interno della Struttura ed oggetto di scarico in quanto ritenuto obsoleto o non più
funzionale all’uso.
Conclusioni:
Nel periodo immediato:
• Alla fine quindi si otterrà un elenco dei beni
ancora in carico e di quelli da scaricare, dopo
apposita delibera del Consiglio di
Dipartimento, da UNIPAT con codice
movimento n. 83, correggendo così la
consistenza patrimoniale.
• I nuovi beni rinvenuti rimarranno in ogni caso
su tabelle UNIPAT legate alla ricognizione e
completeranno il quadro dei beni della
struttura
NEL BREVE - MEDIO PERIODO:
PREVISIONE DI INSERIRIMENTO DELLA CONFIGURAZIONE
RELATIVA AGLI EDIFICI , PIANI E STANZE NEL BUONO DI
CARICO DELLA PROCEDURA UNIPAT
PREVISIONE DI INSERIMENTO IN PROCEDURA UNIPAT DI UN
SISTEMA DI CALCOLO DELLE QUOTE DI AMMORTAMENTO DI
UN BENE MOBILE
• I Dipartimenti, oltre al risultato già
evidenziato, con l’utilizzo di tale
software evitano oneri propri per
l’elaborazione di un software apposito o
per l’affidamento a terzi dell’incarico di
ricognizione e usano uno strumento
informatico semplice affidabile
compatibile ed integrato ad UNIPAT, di
proprietà UNIMI.