Il progetto AURORA
Piccoli campi, grandi problemi
Gianni Penzo Doria
Università degli Studi di Padova
Archivio Generale di Ateneo
Mantova, 10 marzo 2009
L’acronimo di Aurora
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle
registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
I promotori
Direzione Generale per gli archivi - Servizio III, poi II
Associazione nazionale archivistica italiana - ANAI
Università degli Studi di Padova
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
L’obiettivo principale
Ridurre gli effetti negativi della mancanza di standard per la
descrizione del corrispondente e la redazione dell’oggetto nel
protocollo informatico
La registrazione di protocollo è un atto pubblico (di fp) e il
suo documento, il registro di protocollo, deve essere redatto
con la solennità che merita, evitando pressapochismi e
sciatterie.
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Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Le date di avvio
11 dicembre 2007
Archivi 23, lancio dell’iniziativa
31 dicembre 2007
oltre 70 adesioni, ridotte a 40
11 gennaio 2008
DDA costitutivo
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Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Le riunioni nazionali
12
16
24
16
26
22
16
febbraio 2008: Bologna, 1ª riunione plenaria
aprile 2008: Milano, Sottogruppo corrispondente
aprile 2008: Roma, Sottogruppo oggetto
giugno 2008: Roma, Coordinatori
giugno 2008: Roma, 2ª riunione plenaria
settembre 2008: Ragusa, 3ª riunione plenaria
dicembre 2008: Roma, 4ª riunione plenaria
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Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
L’apertura alla comunità scientifica
Dal 15 ottobre al 15 novembre 2008 è stata messa a
disposizione di tutti la bozza n. 6 di Aurora.
 176 richieste
 45 Aurora tester
 ICA e Archivalia
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
La foto di Aurora
Foto di Giuseppe Menardi
(Associazione Astronomica Cortina)
scattata il 20 novembre 2003
e ceduta gratuitamente per Aurora
www.cortinastelle.it
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Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Il lessico
Non più “mittente” o “destinatario”, ma corrispondente.
 Mittente si usa solo per l’arrivo e destinatario solo per
la partenza.
 Il corrispondente si descrive (date determinate regole,
l’operazione è procedurale)
 L’oggetto si redige (l’operazione è intellettuale)
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Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
La struttura
Si tratta di raccomandazioni, non di regole prescrittive.
 7 Raccomandazioni di carattere generale
 24 Raccomandazioni per il corrispondente
 13 Raccomandazioni per l’oggetto
 14 Raccomandazioni per il software
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Le statistiche di Aurora
Alcuni dati statistici:
 1 anno di progetto
 8 riunioni, tra gruppo e sottogruppi
 40 amministrazioni pubbliche + ANAI
 44 Aurora tester
 69 Raccomandazioni
 2.700 e-mail scambiate (*)
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Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni
nel protocollo
informatico
(*) anagrafiche
Nota interna:
oltre 120.
1/2
Le statistiche di Aurora
2/2
 Ogni raccomandazione è stata rivista, corretta,
modificata e integrata tra Gruppo e Aurora Tester una
media di oltre 85 volte
 Stimando una media (sottodimensionata) di 5 ore a testa
per ogni versione, il tempo trascorso nei lavori delle
riunioni plenarie e dei sottogruppi, Aurora è costata
complessivamente oltre 180 giorni di “lavoro uomo”
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Cosa resta da fare?
La revisione linguistica
Il prof. Cortelazzo farà la revisione linguistica:
 Semplificazione del testo
 Indice di leggibilità
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
La revisione editoriale
 5 marzo 2009
Rilascio della versione beta di Aurora (fino a “I regali”)
 31 marzo 2009
Rilascio de “Il tramonto prima di Aurora (Protochorror)”
 30 aprile 2009
Rilascio dell'Atlante diplomatico
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
La disseminazione 2009
Mantova - Archivio di Stato, Scuola di APD
10 marzo 2009
Lecce - Università del Salento
27 marzo 2009
Napoli - Archivio di Stato
2 aprile 2009
Torino - Regione Piemonte
22 aprile 2009
Trieste - Archivio di Stato, Scuola di APD
27 aprile 2009
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Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Sito web - Area dei materiali didattici
Un’area dedicata agli operatori, dalla quale poter
scaricare i materiali o i rispettivi link per la
formazione interna e per la moltiplicazione culturale:
 Allegato per il Manuale di gestione
 Aurora in pillole
 Slides e materiali per esercitazioni
www.unipd.it/archivio/progetti/aurora
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Le traduzioni di Aurora (da confermare, 2010)
ICA - Traduzione in inglese (Martignon)
Archivalia - Traduzione in spagnolo (Pilar Garcìa)
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Piccoli campi, grandi problemi
Io stimo più il trovar un vero, benché di cosa
leggiera, che ’l disputar lungamente delle
massime questioni senza conseguir verità nissuna
Galileo Galilei, 1609
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Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
La definizione del problema: il corrispondente
Con l’introduzione dell’informatica, l’assenza di raccomandazioni,
policy, procedure o standard nella descrizione del corrispondente
(mittente/destinatario) ha provocato:
a) proliferazione di record contradditori o incompleti
b) inefficienza nella ricerca
c) perdita di dati storici relativi alla persona (fisica o giuridica)
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Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
La definizione del problema: l’oggetto
L’assenza di raccomandazioni, policy, procedure o standard
nella descrizione dell’oggetto provoca:
a) iper-sintesi o iper-analisi
b) inefficienza nella ricerca
c) mediocrità nelle descrizioni
d) 70 persone redigono 70 oggetti diversi
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Gli effetti
incertezza
tempo
ridondanze
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Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
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Il perimetro di un piccolo problema
Nell’ambito del protocollo informatico (rectius, sistema di
gestione informatica dei documenti), la redazione
dell’anagrafica e la redazione dell’oggetto rappresentano un
piccolo problema, ma non un problema piccolo.
Un piccolo problema, però, che genera enormi effetti
negativi sulla organizzazione e la ricerca documentale.
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Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Il corrispondente
Il corrispondente (mittente nel caso di un documento in
arrivo e il destinatario o i destinatari, nel caso di un
documento in partenza o trasmesso agli uffici che afferiscono al
medesimo protocollo), deve essere memorizzato in una apposita
banca dati.
La banca dati deve essere implementata in modo da
consentire l’efficiente individuazione del soggetto, garantendo la
normalizzazione dei dati inseriti.
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Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
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Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Tiscali, in Località Sailletta
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Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
L’oggetto
L’oggetto è il principale campo di ricerca strutturata (information
retrieval) e quindi deve essere registrato con coerenza e
attenzione.
Bisogna trovare un equilibrio tra analisi e sintesi, tenendo
presente la correttezza della lingua, come in un algoritmo.
È un’operazione intellettuale, che non prevede la pedestre
trascrizione dell’oggetto eventualmente presente.
Serve agli organi di governo e di gestione per ragioni di
conoscenza e di efficienza della macchina amministrativa.
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
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Grazie per l’attenzione!
Gianni Penzo Doria
Università degli Studi di Padova - Archivio Generale di Ateneo
[email protected]
www.unipd.it/archivio/progetti/aurora
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