PROGETTO AURORA
Le raccomandazioni
per l’oggetto e per il software
Paolo Franzese
Ministero per i beni e le attività culturali
Direzione generale per gli archivi
Napoli, 2 aprile 2009
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
La redazione
dell’oggetto del
documento
Aspetti generali
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Funzioni dell’oggetto del
documento
1) Collegare il documento al fascicolo;
2) Collegare il documento con il mittente o
con il destinatario;
3) Fornire elementi per la ricerca;
4) Contribuire a identificare il documento.
2
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Inconvenienti di una redazione
scorretta o inefficace dell’oggetto
• Non si capisce di cosa tratta il documento.
• Non si capisce perché il documento sta in
un determinato fascicolo o che relazione
ha con gli altri documenti del fascicolo.
• Non è chiara la relazione del documento
con il suo autore.
• Il documento non si trova.
3
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
L’oggetto e la descrizione del
contenuto
• Poiché l’oggetto rappresenta il contenuto di un
documento, esso è regolato dalle norme
generali della descrizione archivistica.
• Poiché si riferisce a un singolo documento,
l’oggetto svolge la funzione di rappresentare
l’individualità del documento e quindi ciò che lo
differenzia rispetto agli altri documenti compresi
nel medesimo fascicolo.
4
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
L’oggetto del documento è una sorta
di titolo e quindi un testo
Fra i principi costitutivi di un testo, hanno un
particolare rilievo:
1) La coesione (rapporti grammaticali e
collegamenti fra i componenti del testo);
2) La coerenza (connessione fra i contenuti e
continuità semantica o di senso);
3) L’accettabilità (il ricevente si aspetta che il
testo sia coeso e coerente);
4) L’informatività (grado d’informazione
contenuta nel testo);
5) L’intertestualità (rapporto con altri testi).
5
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Analisi e interpretazione del
contenuto (1)
Poiché un documento in arrivo entra a far
parte dell’archivio dell’ente ricevente,
occorre che, nel registrarlo, questo
renda:
1) comprensibile e autoesplicativo il suo
contenuto;
2) ricercabile il documento.
6
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Analisi e interpretazione del
contenuto (2)
Per queste ragioni, se l’oggetto del
documento in entrata non ha idonei
requisiti di chiarezza, l’addetto al protocollo
non deve accettarlo così com’è e deve
redigere invece un nuovo oggetto:
1) Analizzando il contenuto del documento;
2) Interpretando il contenuto, cioè costruire un
modello per comprenderlo e spiegarlo. 7
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
L’oggetto e le funzioni del
documento (1)
Affinché possa fare da supporto ai processi decisionali
dell’amministrazione, il documento svolge due tipi di
funzioni:
• Funzione giuridico – amministrativa
Il documento registrato deve offrire gli elementi necessari
per accertare la volontà del mittente e l’attività
amministrativa che ne ha determinato l’esistenza.
• Funzione comunicativa
Perché risulti utile e efficace, il documento deve essere in
grado di comunicare informazioni su situazioni e
determinazioni.
8
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
L’oggetto e le funzioni del
documento (2)
Per svolgere queste funzioni, l’oggetto deve:
1) riflettere l’espressione della volontà
dell’autore e il procedimento di cui fa
parte.
2) essere coerente, chiaro, autoesplicativo,
pertinente, misurato, efficace.
9
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
La redazione
dell’oggetto del
documento
Regole particolari
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
In quale forma esprimere il contenuto del
documento?
In quale ordine disporre le informazioni?
• Frase o periodo con verbi in forma esplicita.
Esempio: L’Archivio di Stato di … chiede un finanziamento
per realizzare un progetto di valorizzazione.
• Stile nominale, con elementi informativi disposti
secondo un ordine logico e senza nessi sintattici
espliciti.
Esempio: Valorizzazione. Archivio di Stato di … Richiesta di
finanziamento.
11
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Come si fa a rendere reperibile il
documento attraverso l’oggetto?
1) Collocando nell’oggetto termini che, secondo il
parere dell’addetto al protocollo, richiamino
concetti significativi e condivisi;
2) Collocando nell’oggetto parole chiave
selezionate da una lista (vocabolario
controllato);
3) Collocando in uno specifico campo parole
chiave selezionate da una lista (vocabolario
controllato).
12
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
L’oggetto è il risultato dell’analisi e
dell’interpretazione del documento
• Prima di accettare e di riportare l’oggetto
del documento da protocollare, occorre
analizzarne il contenuto e verificarne i
requisiti di pertinenza e di esaustività.
• L’oggetto deve essere concepito in modo
da riflettere il legame logico fra il
documento e il fascicolo.
13
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Documento e fascicolo
• Riflettere il nesso logico con il fascicolo di
appartenenza non significa attribuire al
documento lo stesso nome del fascicolo.
• In ogni caso oggetto del documento e
denominazione del fascicolo non
possono coincidere, perché si riferiscono
rispettivamente a un singolo documento e
ai nessi esistenti in una molteplicità di
documenti.
14
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Tutela della privacy
Nell’elaborare l’oggetto, bisogna
inserire dati personali identificativi
proporzionali alle finalità della
registrazione.
 Chiede l’aspettativa volontaria dal servizio a
decorrere dal 1° febbraio 2008.
 non Richiesta di concessione aspettativa
volontaria dal servizio per gravi motivi di salute a
seguito dell’incidente automobilistico del 24
gennaio 2008 a decorrere dal 1° febbraio 2008.
15
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Evitare riferimenti normativi muti
L’oggetto è un testo informativo e
autoesplicativo.
I riferimenti normativi, quindi, devono essere
indicati in forma estesa e chiara.
 Comunica il mancato accertamento medico
legale nei confronti del dipendente Bianchi
Giovanni.
 non Legge 6 agosto 2008, n. 133.
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
16
Descrizione degli allegati
In considerazione dell’importanza
amministrativa e giuridico-probatoria degli
allegati, la descrizione di questi non deve
essere compresa in quella del documento,
ma deve essere effettuata in campi
appositamente predisposti.
17
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
La scelta del software
Criteri
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Requisiti per la compatibilità con una
corretta impostazione archivistica (1)
RS1 Conservare memoria degli elementi
identificativi di un corrispondente, variati nel
corso del tempo.
RS3 Visualizzare tutti i documenti collegati alla
denominazione di un corrispondente.
RS7 Obbligo di inserire almeno 30 caratteri nel
campo riguardante l’oggetto e disponibilità di un
numero non limitato di caratteri per l’indicazione
del corrispondente e dell’oggetto.
19
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Requisiti per la compatibilità con una
corretta impostazione archivistica (2)
RS9 Disponibilità di un campo in cui inserire
parole chiave, selezionandole da un
thesaurus.
RS11 Possibilità di indicare il numero degli
allegati del documento e di descriverli
separatamente.
20
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico