E’ una scuola che cambia… che diventa digitale!
Quante evoluzioni in poco tempo … Protocollo Informatico … Mandato elettronico
… OIL .. Istanze On-line… Fatture elettroniche…
Obblighi per la amministrazione
pubblica
Le amministrazioni pubbliche hanno ora l’obbligo di:
 registrare i documenti
(protocollazione o repertoriazione)
 gestire i flussi documentali integrati con il protocollo
informatico
 fascicolare dei documenti
 elaborare dei piani di conservazione
Esempio pratico
Gestione di un intero iter documentale riferito ad una gara d’appalto
La scuola protocolla il bando di gara per invitare le ditte alla presentazioni dei
preventivi
Se il documento è protocollato , è possibile inviarlo direttamente al sistema di
gestione documentale tramite la procedura presente
Altro -> invia al sistema di gestione documentale
Chiaramente potrebbe essere un
bando destinato alla
pubblicazione sull’albo on line e
non all’invito di aziende specifiche
Confermato l’ingresso del documento in Gecodoc, l'utente, avrà facoltà di associare il
documento al fascicolo di competenza
Abbiamo in precedenza
creato un fascicolo
“Piano Nazionale
Scuola Digitale”
in cui confluiranno tutti
i documenti relativi:
bando, offerte,
aggiudicazione,
fattura,
mandato ecc.ecc.
Inviato il bando, la scuola riceve i preventivi dalle varie aziende e dopo averli protocollati
(e scansionati) potrebbe archiviarli su Gecodoc allo stesso modo in cui ha fatto la
registrazione del bando di gara.
Di seguito: l’archiviazione nel sistema documentale del preventivo di una delle aziende
Seguiremo lo stesso iter per
tutti i documenti che formano
il fascicolo:
•
•
•
•
•
•
CONVOCAZIONE DELLA
COMMISSIONE;
VERBALE DI ANALISI
COMPARATIVA DELLE
OFFERTE
DELIBERA DI ACQUISTO
ORDINE
FATTURA
ECC.ECC
Ecco come si compone adesso il nostro fascicolo informatico!
Il fascicolo informatico, una volta completato con i documenti di pertinenza,
può essere "chiuso". Il fascicolo chiuso non può essere liberamente
modificato o integrato con altri documenti. I documenti appartenenti ad un
fascicolo "chiuso" sono protetti da modifica.
•Una volta inviato in conservazione, non è consentito effettuare più alcuna
azione sul fascicolo (e sui documenti in esso contenuti).
Cosa vuol dire conservare in modo sostitutivo
La conservazione sostitutiva è una procedura
legale/informatica regolamentata dalla legge
italiana, in grado di garantire nel tempo la validità
legale di un documento informatico.
Conservare digitalmente significa: sostituire i
documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti
giuridici sono tenuti a conservare, con
l'equivalente documento in formato digitale che
viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo
attraverso la firma digitale e la marca temporale.
Si differenzia dall'archiviazione elettronica in
quanto quest'ultima ha come obiettivo
unicamente l'efficienza lavorativa (accesso
immediato, semplice e razionale ai documenti) ma
non l'eliminazione della carta.
16
Ma perché le scuole DEVONO dotarsi di
un sistema di gestione documentale?
Art. 43 del CAD, in base al quale “i documenti informatici, di cui è prescritta la
conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze
correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con
modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71”.
La scuola oggi produce documenti informatici che
devono essere conservati in modalità digitale!
Come attivare un vero procedimento di Digitalizzazione della
scuola conforme ai dettati normativi?
STEP 1
Documento
informatico
Firme elettroniche
Protocollo
Pec
Sito .gov
Albo pretorio
Digitalizzazione
delle procedure
STEP 2
Archiviazione digitale
Fascicolo elettronico
STEP 3
conservazione
O.I.L.
Ordinativo Informatico Locale
L’Ordinativo Informatico
nelle Istituzioni Scolastiche
Il Progetto del Servizio di cassa – Oggi
Servizio di cassa tramite documenti cartacei
Pagamenti e
riscossioni
Mandati
Reversali
Banca
Cassiera
Scuole
Esiti
Estratto conto
Riscossioni
SI
Fornitori
Pagamenti
Debitori e
creditori
Il processo del pagamento / riscossione 1
 Attualmente il processo del pagamento / riscossione prevede numerosi
adempimenti manuali a carico dei soggetti coinvolti: Istituzione scolastica e
istituto cassiere.
 Dopo la fase di predisposizione degli ordinativi, occorre stamparli poi DSGA e DS
li firmano uno ad uno.
 La Banca una volta ricevuti i documenti, deve acquisirli, verificarli (quadratura)
ed eseguirli. Poi deve timbrare e firmare tutti gli ordinativi eseguiti e restituirli
alla scuola.
 Il DSGA deve riconciliare gli ordinativi eseguiti con quelli trasmessi all’istituto
cassiere.
Stampa
Firma
Distinta
Mandati
Reversali
Acquisizione
Verifica
Esecuzione
Esiti
Banca
Cassiera
Scuola
Esiti
Servizio di cassa via Internet
Pagamenti e
riscossioni
Movimenti firmati
digitalmente.
Distinte
Banca
Cassiera
Scuole
Esiti
Esiti
Giornale di cassa
SIDI
Fornitori
Riscossioni
Pagamenti
Debitori e
creditori
Il processo del pagamento / riscossione 2
Il nuovo processo del pagamento / riscossione prevede l’eliminazione degli
adempimenti manuali a carico degli attori scuole e banca.
 Dopo la fase di predisposizione dell’ordinativo DSGA e DS firmano digitalmente
l’intero elenco degli ordinativi.
 l’istituto cassiere riceve, controlla, esegue e restituisce l’esito automaticamente.
 Il sistema contabile della scuola viene aggiornato automaticamente con gli esiti
delle operazioni fatte.
 La scuola riceve telematicamente anche il giornale di cassa.
Pagamenti e
riscossioni
Acquisizione
Verifica
Esecuzione
Esiti
Firma
Mandati
Reversali
Scuola
Esiti
Giorn. cassa
Firma
Banca
Cassiera
Gli stati del titolo
Transazione OIL
Crea Distinta
Descrizione
Il Sistema genera la distinta contenente gli ordinativi nello stato di EMESSO selezionando dal N. al
N.
Gli ordinativi assumono lo Stato di SELEZIONATO.
Cancella Distinta (non
Trasmessa)
La distinta non trasmessa può cancellarsi .Gli ordinativi possono essere nuovamente selezionati
per una nuova distinta.
Download Distinta Firmata
I titoli presenti nella distinta firmata da entrambi gli utenti con potere di firma (DGSA e DS), al
primo Download assumeranno lo stato di TRASMESSO.
Esito Positivo
L’elaborazione da parte della banca del singolo Titolo presente in una distinta, può avere esito
positivo: il Titolo assume lo Stato di PAGATO/RISCOSSO.
Esito Negativo
L’elaborazione da parte della banca del singolo Titolo presente in una distinta, può avere esito
negativo: il Titolo assume lo Stato di ANNULLATO.
Richiesta Annullamento
La scuola effettua una richiesta di annullamento titolo tramite apposita distinta. Il Titolo non deve
essere nello stato Pagato/Riscosso e non già Annullato: il Titolo mantiene lo Stato in essere ed
assume l’ulteriore flag di RICHIESTA ANNULLAMENTO. Se l’esito è positivo il titolo assume lo stato
di ANNULLATO.
Gli stati della distinta
Stato Distinta
Descrizione
Creata
E’ stata creata la Distinta. Assume lo stato di CREATA e i Titoli contenuti lo stato di SELEZIONATO. E’ stato creato
il file in formato XML.
Firmata DSGA
La distinta è stata firmata digitalmente dal solo DSGA. E’ stato creato il file in formato CAdES – BES con firma
Firmata DS
La distinta è stata firmata digitalmente anche dal DS. E’ stato creato il file in formato CAdES – BES con firma
seriale.
Trasmessa
L’utente ha scaricato il file in formato CAdES – BES.
Ricevuta
La distinta è stata inviata alla Banca e la Banca ha emesso la ricevuta di presa in carico. Qualora non si riceva
alcuna ricevuta di presa in carico o di rifiuto del flusso, la trasmissione potrebbe implicitamente non essere
riuscita o semplicemente il flusso ricevuta non è previsto dalla Banca
Rifiutata
La distinta è stata ricevuta dalla Banca, ma non riconosce valido il file inviato.
Elaborata
La distinta è stata ricevuta dalla Banca e almeno uno dei titoli contenuti nella distinta è stato elaborato dalla
banca e ne è stato acquisito l’esito (positivo o negativo).
Cancellata
La distinta è stata cancellata logicamente e i titoli contenuti sono stati regrediti a EMESSO
La firma digitale sui documenti e la dematerializzazione introduce un nuovo obbligo
a carico delle istituzioni scolastiche:
la conservazione (per dieci anni) dei documenti firmati digitalmente (Mandati,
reversali, Esiti, Giornale di cassa) secondo le modalità previste dal CAD (Codice
dell’Amministrazione Digitale) e da DigitPA.
E’ importante avere un servizio per la ricerca e la visualizzazione dei dati
firmati.
Non viene meno la necessità di archiviare in modo ordinato i mandati e le reversali
che prevedono documenti giustificativi cartacei. In questo caso si può pensare di
utilizzare la stampa del mandato e della reversale come copertina della
documentazione da archiviare.
Fattura elettronica a scuola:
Con lo scorso venerdì 6 Giugno è scattato
l'obbligo per alcune pubbliche amministrazioni,
fra cui le scuole,
di ricevere fatture esclusivamente in formato
elettronico, avvalendosi dei sistemi messi a
disposizione dal ministero.
Notifica di presa visione della fattura elettronica da
parte della scuola.
La scuola può inviare una Notifica di esito committente
per informare il fornitore che la fattura è stata accettata
oppure rifiutata. In caso contrario, trascorsi 15 giorni la
fattura si considera presa in esame comunque e viene
inviata una Notifica di decorrenza termini sia alla scuola
che al fornitore: a questo punto non sarà più possibile
rifutare la fattura tramite il sistema, ma si dovrà farlo in
maniera tradizionale tramite PEC.
La scuola ha comunque 30 giorni di tempo dalla
ricezione della fattura per procedere al pagamento.
Comunicazione Pagamento mediante l’utilizzo del modello 003
Salvare ed aprire il file excel
I campi delle sezioni dati amministrazione – fornitore
E dati identificativi fattura risultano già valorizzati
È possibile effettuare l’operazione di pagamento, sia
per le fatture precedentemente contabilizzate che per
quelle ricevute non ancora contabilizzate cosi detta
Procedura semplificata
Per effettuare la procedura di pagamento, è
necessario inserire nella sezione tipo operazione
l’acronimo CP
Nella sezione comunicazione pagamento è necessario
valorizzare i campi obbligatori contrassegnati con *
Valorizzare con NA i campi codice CIG e CUP se non
stati assegnati
Andare su file, salva con nome e procedere al
salvataggio del file in formato CSV (delimitato dal
separatore elenco) sul proprio PC.
Tornare al portale e dal menu’ fatture selezionare
Gestione Elaborazioni Massive
Cliccare sul pulsante sfoglia e selezionare il file
lavorato da caricare, infine cliccare sul pulsante carica
il modello selezionato
Il file così caricato inizia ad essere elaborato dal
sistema. Cliccando sul pulsante aggiorna stato
elaborazioni si può monitorare lo stato di
elaborazione del file caricato
Il tempo massimo di attesa di elaborazione di un file
attualmente di circa 2h
…Per la cortese attenzione…
…domande??