Cos’é il Modello di
Organizzazione e Gestione
o Modello 231?
STUDIO QUAGLIA & ASSOCIATI
RELATORE: Dott. Keti carraro
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Esonero da responsabilità
L’art. 6 D. Lgs. 231/2001 prevede una forma di esonero da
responsabilità della società se si dimostra:
• Di aver adottato ed efficacemente attuato, prima della
commissione dell’illecito, un Modello di organizzazione e gestione
idoneo a prevenire la realizzazione dei reati previsti dal D. Lgs. 231;
• Che il compito di vigilare sull’osservanza e funzionamento del
Modello nonché il suo aggiornamento è stato affidato ad un
Organismo di Vigilanza, dotato di poteri autonomi di iniziativa, di
controllo e di spesa;
• Che le persone che hanno commesso il reato lo hanno fatto
eludendo fraudolentemente il Modello;
• Che non vi sia stata omessa od insufficiente vigilanza da parte
dell’Organismo di Vigilanza.
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Articolazione del Modello
Il comma 2 dell’art. 6 del D. Lgs. 231 individua il percorso da
intraprendere per la costruzione di un Modello.
La norma prevede che il Modello deve articolarsi nelle seguenti attività:
• Individuazione delle attività e delle aree a rischio: consiste
nell’analisi dell’azienda per verificare le aree, le attività e modalità di
realizzazione del reato;
• Previsione di un insieme di protocolli per la formazione ed
attuazione delle decisioni aziendali;
• Individuazione delle modalità di gestione delle risorse
finanziarie che sono le più idonee per realizzare certe tipologie di
reato;
• Prevedere l’obbligo di informare l’Organismo di Vigilanza;
• Introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato
rispetto del Modello e/o delle procedure.
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Cos’è il Modello 231?
E’ un sistema di controllo interno dell’azienda che ha il fine di
impedire o quanto meno di contrastare la commissione dei reati
previsti dal D. Lgs. 231 da parte di amministratori, apicali e dipendenti.
Si articola in diverse componenti quali ad es.:
• Sistema di deleghe e procure;
• Procedure aziendali;
• Procedure qualità;
• Principi di comportamento;
• Clausole contrattuali;
• Controlli da parte dell’organo preposto;
• Sanzioni disciplinari.
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Alcuni di tali componenti sono già esistenti in azienda anche prima
dell’implementazione del Modello e trovano fondamento in documenti
ad efficacia anche esterna (vedi deleghe e procure); altri invece sono
presenti in azienda sotto forma di prassi aziendale (prassi interne per
la gestione degli acquisti, delle vendite, delle risorse finanziarie) e non
hanno rilevanza esterna.
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Fasi di costruzione del Modello
FASE I – Inventariazione degli ambiti aziendali di attività e delle aree
aziendali a rischio
FASE II – Analisi dei rischi potenziali e mappa delle potenziali modalità
attuative degli illeciti nelle aree a rischio
FASE III – Valutazione del sistema dei controlli preventivi già esistente
in azienda; eventuale loro adeguamento o costruzione
FASE IV – Redazione del Modello di Organizzazione e Gestione (Mod.
231)
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Articolazione del Modello
E’ costituito da una parte generale e da una parte speciale.
La parte generale prevede:
• una parte che ha lo scopo di individuare quali sono state le modalità
di costruzione del Modello e la funzione dello stesso;
• l’individuazione dei destinatari del Modello;
• la determinazione delle modalità di aggiornamento dello stesso;
• la disciplina dell’Organismo di vigilanza con descrizione di compiti,
poteri, composizione, criteri di nomina ecc.. Oltre a ciò si delineeranno
i flussi informativi da e verso l’Organismo di Vigilanza;
• il sistema sanzionatorio contenente la descrizione delle sanzioni per
le diverse tipologie di violazione del Modello e per i diversi destinatari
dello stesso (amministratori, dipendenti ecc.). E’ un sistema
disciplinare che prescinde dalla rilevanza penale o meno della
condotta ed ha una finalità preventiva piuttosto che punitiva.
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La parte speciale contiene:
•
la descrizione delle condotte incriminate e dei comportamenti che
possono integrare il reato o agevolarne la commissione al fine di rendere i
destinatari del Modello consapevoli di quali sono in concreto le condotte che
possono integrare gli illeciti sanzionati dal D. Lgs. 231;
• i protocolli e le procedure relativi alle aree a rischio.
Il protocollo e la procedura deve rispondere alle seguenti caratteristiche:
• adeguata definizione dei compiti, dell’autonomia decisionale e delle
responsabilità nelle diverse fasi del processo;
• qualificazione delle modalità d’esercizio dei poteri assegnati a ciascun
soggetto;
• segregazione dei compiti tra coloro che sono coinvolti nelle fasi rilevanti di
un processo potenzialmente a rischio;
• individuazione di una sequenza di azioni anche sotto forma di check list
sia per chi esegue che per coloro che vigilano;
• codificazione delle modalità di applicazione ma anche di aggiornamento
e revisione.
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I protocolli e le procedure
I protocolli e le procedure, qualora non esistenti, nascono e si sviluppano in
funzione dell’organizzazione aziendale e tendenzialmente regolano delle
prassi già presenti in azienda. Pertanto nello sviluppo o adeguamento degli
stessi si dovrà sempre far partecipare il personale operativo e con l’ausilio di
questo arrivare alla predisposizione definitiva del protocollo o della procedura.
La predisposizione di una procedura richiede l’interazione di più
professionalità e competenze poiché l’architettura deve esser necessariamente
giuridica per l’influenza delle leggi che disciplinano la materia, mentre la
struttura tecnica è patrimonio esclusivo dell’esperienza tecnico imprenditoriale
e le due professionalità devono tra loro interagire.
La procedura pertanto non può essere imposta dall’alto da parte di coloro che
si occupano di predisporre il Modello ma deve essere necessariamente
costruita sulla base della realtà aziendale tenendo conto delle prassi aziendali
già osservate all’interno dell’azienda.
Questo al fine di sviluppare delle procedure che siano effettivamente osservate
dall’azienda e non
delle sterili disposizioni che non trovano pratica
applicazione nella realtà in cui vengono calate.
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La caratteristica fondamentale
del Modello
La società, al fine di andare esente dalla responsabilità prevista dal D. Lgs. 231,
deve porre in essere un MODELLO EFFICACE e per arrivare a tale risultato il
Modello di cui si dota la società deve essere costruito come un vestito su
misura, sia nella fase di analisi dei rischio, sia nella costruzione dei protocolli e
delle procedure.
In altri termini chi ha la taglia 38 non può indossare una taglia 54 e viceversa.
Pertanto i modelli costruiti a tavolino o «copia incolla» sono dei modelli
assolutamente inefficaci ai fini dell’esimente nell’eventuale procedimento in cui
potrebbe essere coinvolta la società, e in tali circostanze la magistratura,
constatato che si tratta di un Modello «fotocopia», potrebbe decidere di
irrogare la più pesante delle sanzioni previste per quella tipologia di reato.
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