Procedure verbalizzazione esami
per docenti
Facoltà di Economia
Manuale d’uso
a cura di
Dott.ssa Annalisa Golfredi
Area sistemi informativi
Dott.ssa Laura Costa
Ufficio Didattica
Facoltà di Economia
Versione 10/02/2010
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Le nuove procedure di verbalizzazione digitale degli esami hanno come obiettivo la semplificazione delle
pratiche burocratiche dei docenti e della segreteria studenti. In questa prima fase tutti gli “attori” coinvolti
(docenti, studenti, personale tecnico-amministrativo) sono chiamati a collaborare per definire modalità
operative comuni. Queste procedure verranno aggiornate con l’introduzione o l’attivazione di nuove
funzionalità tecniche per venire incontro alle esigenze dei docenti. Si invita tutto il personale interessato alle
procedure a inviare domande e suggerimenti all’indirizzo [email protected]
Accesso all'Area riservata
1. Dal sito https://studentionline.unipv.it/esse3/Home.do accedere alla propria Area riservata dal menu Login
utilizzando Codice fiscale e password di Ateneo.
2. Se il docente non ricorda o ha smarrito la password di Ateneo, la può richiedere seguendo le istruzioni alla
pagina https://mitch.unipv.it:4443/password/
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Se un docente non ha il Codice fiscale associato ad una password di Ateneo, può chiederlo alla sign.ra Lopez
della Segreteria di Presidenza della Facoltà di Economia, specificandone lo scopo (accesso all’Area riservata
per la verbalizzazione online) e indicando nella richiesta l'indirizzo mail utilizzato di solito; in caso di modifica,
infatti, la nuova password verrà inviata o all'indirizzo mail indicato dal docente o all'indirizzo mail istituzionale
dell’Università ([email protected]).
Successivamente il Preside dovrà inviare un mail al dott. Luigi Santangelo dell’Area Sistemi Informativi
([email protected]) contenente il nominativo e CF del docente da autorizzare in Esse3.
I docenti che non utilizzano la posta di Ateneo si possono rivolgere al sig. Maurizio Quoex dell’Area Sistemi
Informativi all’interno 5912 chiedendo di confermare il proprio indirizzo di Ateneo e relativo account e devono
quindi inviare al 5508 un fax indicando nominativo, indirizzo di posta (di solito [email protected]) e
una password alfanumerica di almeno 8 caratteri.
Se necessario, selezionare il profilo Docente (questa eventualità si verifica solo quando il docente è stato anche
studente presso il nostro Ateneo).
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Visualizzazione appelli
3. Per visualizzare gli appelli d’esame che il docente può gestire, selezionare Calendario Esami dal menu
Didattica.
Selezionare quindi l’insegnamento che interessa tramite l’icona della matita sulla destra.
Nella successiva schermata, il docente può visualizzare le informazioni sull’appello e, se presenti, l’elenco
degli studenti iscritti all’appello (dall’icona dello studente sotto al menu Azioni).
Se non ci fossero iscritti, passare al punto 5.
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4. Selezionando l’elenco degli studenti appare la seguente schermata, in cui è possibile visualizzare gli iscritti
all’appelli, stamparne l’elenco o salvarlo in formato pdf, esportare i dati in formato Excel (per la successiva
pubblicazione degli esiti), inviare comunicazioni agli iscritti (funzione non ancora operativa) e cancellare o
aggiungere studenti.
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ATTENZIONE: Il docente può iscrivere studenti all’appello anche dopo la data dell’appello ma prima di
effettuare la pubblicazione degli esiti; per evitare di perdere tempo nell'inserimento degli studenti non
iscritti, il giorno dell'esame i docenti possono chiedere agli studenti non ancora iscritti di farlo entro il
giorno stesso. Questa modalità sarà possibile solo per i primi mesi di sperimentazione; dall'appello
autunnale gli studenti dovranno iscriversi fino a 3 giorni prima dell'esame, mentre i docenti potranno
continuare a farlo fino alla pubblicazione degli esiti.
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Iscrizione studenti
5. In caso non ci fossero iscritti all’esame sull’Area riservata del docente (ad esempio per problemi tecnici),
selezionando l’icona della matita sulla destra, apparirà la successiva schermata e il docente potrà comunque
iscrivere gli studenti che si presentano all’appello tramite l’icona con il triangolo rosso dal menu Azioni.
6. Per iscrivere uno studente all’esame, è sufficiente inserire o il numero di matricola o il cognome e premere il
pulsante Ricerca. Il sistema recupera in automatico tutti i dati necessari.
Lo studente cercato appare sotto alla maschera di Ricerca studente ed è possibile iscriverlo selezionando l’icona
dello studente sotto al menu Iscrivi.
Il docente può cancellare solo gli studenti che lui stesso ha iscritto.
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ATTENZIONE: I nominativi e numeri di matricola degli studenti che non possono essere inseriti
nemmeno dal docente devono essere inviati ad [email protected]
Alcuni studenti infatti non hanno ancora l'attività didattica nel loro libretto per problemi di piano di
studi.
Gli studenti del V.O. invece non possono essere iscritti tramite la nuova procedura in quanto per ora
devono iscriversi sul sito di Economia ed essere registrati sui registri cartacei. Da aprile anche gli
studenti V.O. si iscriveranno tramite l’Area riservata.
Gli studenti Erasmus, infine, invieranno un mail al docente per iscriversi all'esame e verranno sempre
registrati sui registri cartacei.
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Valutazione della didattica
7. La valutazione della didattica da parte dello studente, utilizzato per la ripartizione dei finanziamenti da parte
del Ministero, viene effettuata tramite un questionario disponibile a partire dall'iscrizione all'esame. Dato che la
compilazione del questionario non è ancora obbligatoria, il docente può chiedere agli studenti di effettuarla
accedendo al suo Libretto dal menu Carriera. L’ultima colonna a destra del libretto contiene la voce Q.Val.:
selezionando l’icona del foglio rosso, è possibile compilare il questionario.
Per “motivare” lo studente a compilare il questionario, il docente può dirgli che se non lo compila il voto non
verrà inserito a carriera (… o che le tasse aumenteranno).
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Pubblicazione degli esiti
8. Per semplificare le procedure, si è deciso che la data dell'appello che verrà inserita e visualizzata nella nuova
procedura sarà quella dell'inizio dell'appello (sia questo solo scritto, solo orale, o con scritto seguito da orale).
Gli studenti si iscriveranno quindi all'appello (nelle note saranno indicate le modalità di esame).
In caso di esame scritto seguito da orale, il docente pubblicherà sul sito della Facoltà l'esito della prova scritta,
indicando data, ora e aula della prova orale. Il giorno dell'orale, terminato l'esame, il docente proporrà un voto
allo studente, chiedendogli se lo accetta o lo rifiuta; nel primo caso annoterà il voto sull'elenco cartaceo degli
studenti iscritti all'appello e informerà lo studente che egli deve accettare il voto entro 5 giorni dalla
pubblicazione degli esiti anche nella propria area riservata (5 giorni è l'intervallo di tempo minimo; il
docente può decidere di prolungare questo intervallo di tempo a sua scelta). Al termine della seduta
d'esame (solo scritto o orale), il docente deve pubblicare gli esiti dell'esame sulla propria area riservata, dopo di
che, al termine del periodo di tempo indicato per l'accettazione del voto da parte dello studente, può
verbalizzare online (con firma digitale o stampa del verbale cartaceo) e registrare i voti sui libretti.
ATTENZIONE: Il docente può anche decidere di registrare il voto sul libretto immediatamente dopo
l’esame, chiedendo allo studente se lo accetta o rifiuta; lo studente dovrà comunque accedere alla
bacheca esiti per accettare/rifiutare il voto, altrimenti quell’esame non verrà verbalizzato dalla
Segreteria studenti; in questo caso il docente dovrebbe assicurarsi che gli studenti non iscritti sull'Area
riservata non siano Erasmus, iscritti a V.O. (registri cartacei) o non abbiano piani di studio bloccati, in
quanto la segreteria non accetterà più i vecchi registri cartacei per gli studenti iscritti a CdL ex DM 270
(N.O.), quindi il voto di questi studenti non potrà essere verbalizzato fino allo sblocco della situazione.
9. Dopo avere effettuato l’esame orale o scritto non seguito da orale, sarà possibile e necessario inserire gli
esiti, selezionando la relativa voce.
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Selezionare il metodo di valutazione (voto o giudizio) e premere Avanti. Fra i voti sono presenti anche le voci
“Assente”, “Ritirato” e “Insufficiente”.
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Per accedere alla pagina di compilazione dei verbali, selezionare l’icona del blocco sotto a Valutazione.
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Qualora la data di superamento dell’esame fosse diversa da quella dell’appello, compilare anche il campo Data
esame, in quanto questa è la data che verrà indicata nella carriera studente come quella di superamento
dell’esame (se non si compila il campo, appare la data dell’appello).
Inserire nella schermata relativa allo studente selezionato l’esito dell’esame ed eventuali domande d’esame.
Passare al verbale successivo utilizzando gli appositi pulsanti evidenziati sotto oppure salvare e uscire per
tornare all’elenco degli iscritti.
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Salvare gli esiti e premere Esci per uscire dalla procedura di inserimento esiti.
10. Selezionare il comando Pubblica esiti.
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Premere Continua e, nella schermata successiva, inserire il termine ultimo per il rifiuto e premere il pulsante
Pubblica Risultati.
Anche nel caso in cui l’appello non prevede una accettazione o rifiuto da parte dello studente il sistema richiede
comunque l’inserimento della data di ultimo rifiuto.
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Confermare la pubblicazione e uscire dalla procedura.
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Al momento della pubblicazione, il sistema invia l’avviso della pubblicazione degli esiti agli studenti (sull’email dell’università).
Il docente potrà verificare l’accettazione/rifiuto da parte degli studenti nella seguente finestra.
Esito accettato
Esito rifiutato
Il docente può decidere se conservare il voto non accettato per una successiva iscrizione e verbalizzazione (non
più tardi della sessione successiva).
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Verbalizzazione
11. Alla scadenza del termine di accettazione/rifiuto degli esiti, il docente può effettuare la verbalizzazione
rientrando nel Calendario esami, scegliendo l’esame da verbalizzare e selezionando l’icona o il comando del
Preview verbale.
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Apparirà l’elenco degli esiti da verbalizzare, e sarà possibile anche visualizzare gli studenti che hanno rifiutato
e che quindi non saranno inseriti nel verbale.
Nel caso di verbalizzazione con firma digitale, selezionare il pulsante Firma verbale per avviare il processo
di firma digitale.
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La prima volta che si avvia il processo, apparirà il seguente messaggio di protezione: selezionare il segno di
spunta “Considera sempre attendibili i contenuti di questo autore” e premere Esegui.
In fondo alla pagina si apre la finestra per la firma, attendere qualche secondo che la procedura venga
inizializzata, quindi premere Firma digitale.
Inserire il PIN della smart card
Attenzione: prima di effettuare la procedura, collegare il lettore al pc e inserire la smart card.
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Apparirà la seguente schermata, in cui è sufficiente premere Firma.
In fondo alla pagina, appare quindi la seguente finestra.
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Nel caso di verbalizzazione online senza firma digitale ma con stampa del verbale cartaceo cumulativo da
firmare e inviare alla segreteria, apparirà invece la seguente schermata.
Selezionare il pulsante Stampa Verbale per avviare il processo di verbalizzazione online e stampa del verbale
cartaceo.
Sarà possibile salvare o aprire il verbale in formato pdf.
Inviare a [email protected] il numero di Lotto e Batch del verbale (queste informazioni si trovano
sulla prima pagina del verbale), firmare il verbale cartaceo e inviarlo come di consueto alla segreteria studenti.
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Se si torna sulla pagina degli iscritti, l’appello risulta chiuso e i verbali generati.
Il verbale può essere comunque ristampato dalla pagina delle azioni o dalla pagina dei dettagli dell’appello.
Dalla pagina delle azioni è anche possibile inviare comunicazioni agli studenti iscritti.
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Attenzione: i docenti membri di commissioni possono verificare la necessità di firmare dei verbali di altri esami
di cui non sono presidenti dal link Firma Documenti Elettronici (New)
Logout
12. Al termine delle operazioni, effettuare il Logout dall’Area riservata dal menu di sinistra.
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INFORMAZIONI SUPPLEMENTARI
Tempistiche nuova procedura:
appelli di febbraio-solo insegnamenti I anno I semestre triennale e magistrale DM 270
sessione di aprile-solo insegnamenti V.O.
sessione estiva-tutti gli insegnamenti
Processo iscrizione-verbalizzazione:
procedure di backoffice (inserimento sessioni, commissioni, appelli)-Annalisa Golfredi e Laura Costa
iscrizione studenti all’appello-studenti stessi o, in caso di problemi, i docenti prima di verbalizzare
l’esito
svolgimento dell’appello
pubblicazione esiti-docenti
accettazione esplicita esito-studenti
verbalizzazione con
a. firma digitale-docenti abilitati da Clara Parisi
b. stampa verbale cumulativo, firma manuale e invio a segreteria studenti-tutti gli altri docenti
registrazione dell’esito sul libretto SOLO per gli studenti che sono inseriti nell’elenco sull’Area
riservata e con data corrispondente alla data dell’esame; per gli altri studenti che non riescono a
visualizzare gli esami cui iscriversi, mandare l’elenco con nominativo e matricola ad
[email protected]
Inserimento studenti da parte dei docenti
gli studenti assenti o con esiti non sufficienti non devono essere necessariamente iscritti
Esiti
pubblicazione degli esiti con la regola del silenzio-rifiuto; gli studenti verranno avvisati sia via posta
(funzione non ancora attiva), sia sul web, sia dai docenti agli esami e comunque i docenti potranno
decidere di ripubblicare gli esiti non accettati ai successivi appelli; ricordare agli studenti il termine per
l’accettazione (5 o più giorni dalla pubblicazione), altrimenti l’esame dovrà essere ripetuto; la
pubblicazione degli esiti degli esami scritti seguiti da orale verrà effettuata sul sito della Facoltà di
Economia
Verbalizzazione
si può verbalizzare online contestualmente all’esame oppure ora per allora, ma la verbalizzazione va
effettuata entro 1/3 mesi dall’appello (anche al di fuori delle sessioni d’esame); la registrazione dei voti
avverrà comunque anche sul libretto carteceo; per l’appello di febbraio solo per studenti Erasmus e del
vecchio ordinamento verranno verbalizzati i voti sui vecchi registri cartacei: la segreteria studenti non
accetterà più verbali cartacei per gli studenti del nuovo ordinamento
nel caso di appelli relativi ad insegnamenti per cui due docenti sono titolari di due parti distinte del
corso, l'esame è comunque unico, per cui ci sarà un solo voto complessivo da verbalizzare; dal punto di
vista della procedura online, solo il presidente della commissione (o chi per esso, accedendo con le
credenziali del presidente) può pubblicare gli esiti e verbalizzare online. L'altro membro della
commissione dovrà solo firmare manualmente o con la smart card il verbale d’esame
Valutazione didattica
Il docente dovrà ricordare agli studenti di compilare il questionario di valutazione
Errori
Annullamento operazione: il docente dovrà mandare al dott. Antonio Barili una lettera firmata e sarà
inoltre necessario avvertire il dott. G. Rovati per produrre un decreto di annullamento
Rettifica voto: qualora si intendesse rettificare il voto registrato allo studente, bisogna dapprima
procedere alla chiusura della registrazione con l’apposizione della firma digitale da parte dell’altro
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Commissario d’esame, quindi si dovrà inviare alla Segreteria Studenti una lettera con cui esprime la
volontà di rettificare il voto spiegandone i motivi; la Segreteria provvede quindi all’annullamento della
registrazione, inviando una mail con la quale si invitia il presidente della commissione e l’altro
componente della Commissione a perfezionare la nuova registrazione
Richieste assistenza
per problemi di segreteria studenti o di natura tecnica, inviare ad [email protected] un
messaggio indicante nome docente, nome e matricola studente, descrizione problema e riferimenti
telefonici del docente
Sito
www.unipv.it
Ateneo>Amministrazione>Area Sistemi Informativi>Firma digitale
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