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(versione bozza del 22 maggio 2006)
“ ANTIRICICLAGGIO ”
Punti Fondamentali
Riferimenti Normativi
-
-
Direttiva del Consiglio delle comunità europee n. 91/308/CEE del 10 giugno 1991, modificata dalla direttiva del
Parlamento Europeo e del Consiglio dell’Unione europea n. 2001/97/CE del 4 dicembre 2001;
Decreto Legge 3 maggio 1991, n. 143, convertito, con modificazioni in legge 5 luglio 1991 n. 197 e succ.;
Decreto Legislativo 20 febbraio 2004 n. 56
Decreto Legislativo 3 febbraio 2006 n. 141
Provvedimento dell’Ufficio Italiano Cambi del 24 febbraio 2006 (pubblicato nel supplemento ordinario n. 87
alla Gazzetta Ufficiale del 7/4/2006 n. 82
Comunicazione del Consiglio Nazionale del Notariato “Dossier Antiriciclaggio” 10 aprile 2006
Comunicazione del Consiglio Nazionale del Notariato “Dossier Antiriciclaggio/2” 21 aprile 2006
Obblighi derivanti dal D. Lgs 20 febbraio 2004 n. 56
-
obbligo di identificazione del cliente
obbligo della segnalazione del sospetto di riciclaggio
obbligo di segnalazione dell’infrazione alle limitazioni all’uso del contante
Info generali
In base alla normativa, il Notaio deve tenere un archivio unico informatico con delle caratteristiche ben
precise dettate dal provvedimento dell’UIC, nel quale deve registrare:
- entro 30 giorni dalla loro identificazione i dati di ogni cliente qualora la prestazione professionale
fornita abbia ad oggetto mezzi di pagamento, beni o utilità di valore superiore a € 12.500,00 e in tutti
gli altri casi previsti dalla normativa
- entro 30 giorni dalla loro data, le prestazioni nei casi previsti dalla normativa
Tali dati devono essere conservati almeno 10 anni.
(si rimanda alla normativa o ad apposito incontro per tutti i dettagli in merito)
Digital Office N Srl – Via F. Paulucci Dè Calboli, 54 – 00195 ROMA - Tel. 06 37511759
Codice fiscale e P.Iva 07937121007 - Capitale Sociale €. 40.000,00 i.v.
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(versione bozza del 22 maggio 2006)
Date, scadenze e numeri da ricordare
22 Aprile 2006:
entrata in vigore della legge
22 Maggio 2006:
PRIMA SCADENZA DELL’ANTIRICICLAGGIO: data entro cui vanno
effettuate le prime registrazioni
12.500,00 €:
vanno registrate nell’archivio unico tutte le operazioni che comportano la
trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento, beni o utilità di
importo, anche frazionato, superiore a € 12.500,00.
30 giorni:
i clienti vanno registrati nell’archivio unico antiriciclaggio entro 30 giorni
dalla data della loro identificazione
le prestazioni vanno registrate nell’archivio unico antiriciclaggio entro
30 giorni dal momento in cui si ha conoscenza di tipologia e valore della
prestazione
10 anni:
i dati e le informazioni devono essere conservati nell’archivio per 10 anni
dalla conclusione della prestazione professionale
12 mesi:
il disposto dell’art. 13 comma 3 del regolamento, impone al professionista
di applicare gli obblighi di identificazione e di conservazione ad ogni
incarico conferito prima dell’entrata in vigore del regolamento
(22/04/2006) e ancora in essere dopo 12 mesi da tale data. Questo
disposto, anche considerati i tempi della prestazione notarile,
difficilmente troverà applicazione.
48 ore:
l’UIC (Ufficio Italiano Cambi) può sospendere le operazioni segnalate
come sospette per un massimo di 48 ore. Il provvedimento viene
immediatamente comunicato al segnalante (il notaio). Il termine della
sospensione decorre dalla ricezione del provvedimento dell’UIC.
Data di identificazione:
data di accettazione dell’incarico
Data della prestazione:
momento in cui si ha conoscenza della tipologia e del valore della
prestazione
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Dati dei clienti da raccogliere
I dati identificativi normalmente raccolti non sono sufficienti in quanto l’antiriciclaggio richiede dei
dati aggiuntivi rispetto le altre formalità e gli altri registri, quindi Vi ricordiamo, qualora già non lo
facciate, dal 22 aprile di raccogliere oltre ai dati identificativi, per tutti i soggetti compresi i
rappresentanti delle società, i seguenti dati:
data di identificazione Æ la data di identificazione corrisponde al momento dell’accettazione
dell’incarico dal parte del professionista e non può essere posteriore alla data di stipula
attività lavorativa svolta (per le persone giuridiche si intende attività)
estremi del documento di identificazione per tutte le persone fisiche compresi i rappresentanti ossia:
Tipo documento tra i seguenti:
Carta d’identità
Patente di guida
Passaporto
Porto d’armi
Tessera postale
Altro
Numero documento
Data di rilascio
Luogo di rilascio
Autorità che ha rilasciato il documento
Tipo di identificazione tra i seguenti:
0
identificazione non effettuata
A
eseguita direttamente dal libero professionista o da un suo collaboratore
B
eseguita tramite atti pubblici, scritture private autenticate, documenti recanti la firma digitale
C
eseguita tramite dichiarazione dell’autorità consolare italiana
D
eseguita tramite attestazione di altro professionista
E
eseguita tramite idonea attestazione di intermediari abilitati, enti creditizi o finanziari CEE,
banche di paesi “GAFI”
F
eseguita tramite le ulteriori modalità indicate dall’UIC
DATI DEI RAPPRESENTANTI:
Per l’Archivio Unico Antiriciclaggio è fondamentale il rappresentante o colui che agisce in nome e per
conto di altri quindi, oltre a verificare l’esistenza del potere rappresentativo, è necessario raccogliere
tutti i dati identificativi e quelli sopra citati anche per i rappresentanti.
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Documentazione da produrre / Archivi da alimentare e manutenere
1) Archivio Unico: Tutte le informazioni raccolte devono essere conservate in un archivio unico per
ogni professionista. L’obbligo di istituire l’archivio sussiste solo nel caso in cui ci siano informazioni da
registrare o conservare.
L’archivio unico può essere tenuto a mezzo di strumenti informatici o in forma cartacea
- Archivio Unico Informatico: deve rispettare gli standard tecnici previsti dall’allegato b del
provvedimento dell’UIC. I professionisti possono affidare a terzi la tenuta e la gestione
dell’archivio unico informatico, purchè sia loro assicurato l’accesso diretto e immediato all’archivio
stesso. (resta ferma la responsabilità dei professionisti per il rispetto degli obblighi di
conservazione e registrazione).
- Archivio Unico Cartaceo: consiste in un registro numerato progressivamente e siglato in ogni
pagina a cura del professionista o di un suo collaboratore autorizzato per iscritto, con l’indicazione
alla fine dell’ultimo foglio del numero di pagine di cui è composto il registro e l’apposizione della
firma delle suddette persone.
2) Modulo di segnalazione di operazioni sospette: il notaio, nello svolgimento della sua attività, valuta
le operazioni compiute o richieste dai clienti al fine di rilevare e segnalare all’UIC le operazioni
sospette di riciclaggio. La segnalazione deve essere fatta seguendo un modulo descritto nell’allegato D
del provvedimento dell’UIC e deve essere trasmessa a: Ufficio Italiano dei Cambi, Servizio Risorse
Informatiche Approvigionamenti e Servizi, Via delle Quattro Fontane n. 123, 00184 – Roma con
l’indicazione, accanto all’indirizzo del codice PR AR94. Il notaio può preavvisare telefonicamente o via
fax l’UIC, anche per ricevere istruzioni sul comportamento da tenere. Ad oggi tale modulo viene
trasmesso in forma cartacea ma l’UIC si riserva di predisporre gli strumenti necessari per la
trasmissione in via informatica.
3) Lettera di accompagnamento del modulo di segnalazione:
4) Informativa (art. 13 Decreto legislativo 196/2003): documento sottoscritto dal notaio e
rilasciato dalla stesso al cliente dove lo informa sul trattamento dei suoi dati ai fini della privacy e
dell’antiriciclaggio.
5) Conferimento dell’incarico: autorizzazione sottoscritta dal cliente e rilasciata dallo stesso al notaio,
dove il cliente conferisce l’incarico al notaio, prende atto delle conseguenze a proprio carico della
normativa antiriciclaggio e le accetta. La data di questo documento funge da data di identificazione.
Questo documento non è obbligatorio.
6) Documentazione sintetica sistema informatico: ogni professionista deve detenere una sintetica
documentazione delle procedure informatiche utilizzate.
7) Documentazione analitica sistema informatico: qualora il professionista faccia uso di un pacchetto
applicativo prodotto da altri, siano essi altri professionisti o società di revisione o case di software,
l’obbligo di conservare la parte pià analitica della suddetta documentazione ricade su questi ultimi.
8) Registro di scarico dati su supporto ottico: è consentito lo scarico su supporto magnetico o ottico
diverso, delle registrazioni meno recenti. Lo scarico deve avvenire per data di registrazione e per ogni
scarico eseguito il professionista deve compilare un apposito registro cartaceo indicante il contenuto di
ogni singolo supporto.
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Tipologia delle violazioni e relative sanzioni
(dal Il Sole 24 ore di Lunedì 8 maggio 2006)
Violazione
Sanzione
Mancata comunicazione da parte degli
Dal 3 al 30% dell’importo non
intermediari di infrazioni di cui abbiamo notizia comunicato
Omessa segnalazione di operazioni sospette,
quando il fatto non costituisce reato
Dal 5 al 50% del valore
dell’operazione
Violazione degli obblighi informativi a carico
dei soggetti a ciò tenuti verso l’Uic
Da 500,00 a 25.000,00 euro
Mancato rispetto del provvedimento di
sospensione dell’operazione
Da 5.000,00 a 200.000,00
euro
Libretti al deposito al portatore che superino i
12.500,00 euro
Fino al 20% del saldo
Libretti di deposito al portatore che superino i
250.000,00 euro
Dal 20% al 40% del saldo
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ARCHIVIO UNICO ANTIRICICLAGGIO (A.U.A.)
Manuale d’uso
Flusso di dati
REPERTORIO
Contiene prestazioni e soggetti
PRATICHE NON STIPULATE
Contengono i soggetti già identificati
che non sono ancora stati inseriti in
nessuna prestazione.
IMPORT in
Archivio Unico Antiriciclaggio
Temporaneo
(qui si possono fare tutte le modifiche e
le integrazioni necessarie)
TRASFERIMENTO in
Archivio Unico Antiriciclaggio
Definitivo
(qui si possono fare SOLO le ricerche)
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Iter Operativo Suggerito
L’iter si può riassumere in tre fasi:
1. INSERIMENTO DEI DATI NEL PROGRAMMA DIGITAL OFFICE
2. TRASFERIMENTO DEI DATI QUOTIDIANO (o quasi) NEL PROGRAMMA ANTIRICICLAGGIO
TEMPORANEO
3. TRASFERIMENTO PERIODICO (al massimo ogni 30 giorni) NELL’ARCHIVIO ANTIRICLAGGIO
DEFINITIVO.
PRIMA FASE: INSERIMENTO DEI DATI NEL PROGRAMMA DIGITAL OFFICE
Dal Programma Digital Office si inseriscono, a seconda della tipologia dell’atto o della prestazione,
soggetti e prestazioni da tre fonti:
1. Dalle pratiche (es. compravendita immobiliare)
2. Direttamente a repertorio (es. vendite auto)
3. Dal programma prestazioni non a repertorio (per prestazioni senza numero di repertorio ad esempio
consulenze)
Esaminiamo nei tre casi come inserire correttamente i dati con il programma:
1.
Nel momento in cui si accetta l’incarico, aprire la pratica e nella sezione comparenti inserire i dati
del cliente (e/o del cliente per conto del quale) ha conferito l’incarico.
Uno ad uno in questa sezione, inserire tutti i soggetti mano a mano che vengono identificati.
Redigere l’atto come di consueto.
(Se i soggetti vengono identificati al momento della stesura dell’atto, è sufficiente inserirli
nell’atto).
Repertoriare l’atto dalla pratica.
(E’ importante, per gli atti scritti dalla gestione pratiche, effettuare la loro repertoriazione da
gestione pratiche.)
2. Repertoriare come di consueto
3. Inserire in questa sezione tutte le prestazioni che pur non essendo a repertorio si vuol comunque
registrare in A.U.A..
SECONDA FASE: TRASFERIMENTO DEI DATI NELL’ARCHIVIO ANTIRICICLAGGIO
TEMPORANEO
Questa operazione da farsi quotidianamente permette di importare i dati dal programma Digital Office
nell’A.U.A. temporaneo.
Qui i dati vanno verificati corretti e integrati.
TERZA FASE: TRASFERIMENTO PERIODICO NELL’ARCHIVIO ANTIRICLAGGIO DEFINITIVO
Periodicamente, al massimo ogni 30 giorni, è necessario trasferire i dati dall’archivio temporaneo
all’archivio definitivo. I dati una volta in questo archivio potranno essere SOLO RICERCATI e NON
MODIFICATI.
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Configurazione codici convenzione
Modifiche introdotte al programma Configurazione codici convenzione
1.
Le prestazioni vanno registrate in A.U.A. con un tipo prestazione particolare, scelto da una tabella
pubblicata dall’Ufficio Italiano Cambi.
Nella tabella dei codici convenzione è stato inserito un campo che permette di associare il tipo
prestazione di A.U.A al codice convenzione.
In questo modo, a repertorio, scegliendo un codice convenzione, verrà proposto il tipo di
prestazione A.U.A. che potrà comunque essere modificato.
Suggerimenti
Stampare la lista dei codici natura atto (Menu principale Æ Repertorio Æ Stampa Natura Atto) e
chiedere al Notaio di decidere atto per atto quali prestazioni vanno registrate in antiriciclaggio. Poi per
le suddette prestazioni procedere alla configurazione del tipo prestazione nella tabella dei codici
convenzione.
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Repertorio
Modifiche introdotte al programma Repertorio
1.
Nella maschera di selezione dei codici convenzione sono stati aggiunti due campi:
Prestazione Antiriciclaggio Æ
La prestazione va in Antiric.Æ
indicare il tipo di prestazione con la quale questa operazione deve
essere registrata in A.U.A.. In questo campo viene proposto il
tipo prestazione associato al tipo convenzione nella tabella tipi
convenzione. Anche se si mette il tipo prestazione, la prestazione
viene registrata in A.U.A. solo se è abilitato il check “La
prestazione va in Antiric.”
Check con il quale indicare se questa prestazione deve essere
registrata o meno in A.U.A..
Nella mascherina successiva, a fianco di ogni natura atto scelta viene indicato se quella prestazione
deve essere registrata o meno in A.U.A..
2. Per inserire i soggetti nella casella di repertorio sono abilitati due bottoni:
Æ
si utilizzerà questo bottone se il soggetto che si sta inserendo dovrà essere registrato
in A.U.A..
NB: anche se i soggetti sono stati inseriti con questo bottone e quindi risultano
trasferibili in A.U.A., se la natura atto del repertorio non ha abilitato il check “La
prestazione va in antiricic.”, i soggetti non verranno comunque trasferiti.
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Æ
si utilizzerà questo bottone se il soggetto che si sta inserendo NON dovrà essere
registrato in A.U.A.. Il caso potrebbe essere quello dell’agenzia pratiche auto che viene
messa a repertorio solo ai fini della fatturazione ma che, non essendo parte della
vendita auto, non va caricata in A.U.A..
3. A repertorio non è più possibile inserire soggetti NON collegati all’anagrafica. Quindi:
a) repertoriando un atto dalle pratiche, l’atto viene reso definitivo e viene eseguito l’agg.to
anagrafico
b) a repertorio è stata tolta la mascherina che permette la digitazione diretta del
soggetto che può essere inserito e modificato solo tramite l’anagrafica.
4. Inserendo il rappresentante a repertorio, questo verrà correttamente importato in A.U.A..
La modalità è la seguente:
- inserire prima il rappresentante
- togliere i check che indicano se il soggetto deve essere stampato o meno in repertorio e in rubrica
- attivare sul rappresentante il bottone R
- inserire il rappresentato
Check che indica
se il
rappresentante
deve essere
stampato o meno a
repertorio /
rubrica
Bottone da
attivare sul
rappresentante
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(versione bozza del 22 maggio 2006)
5. Sono state implementate le prestazioni non a repertorio per l’inserimento delle prestazioni non a
repertorio che devono essere trasferite in A.U.A.
Da Repertorio entrare in Prestazioni non a Repertorio
Viene visualizzata una maschera dove è possibile inserire tramite il bottone inserisci (o Modifica
Inserisci) le prestazioni.
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NB: nel campo Natura atto vengono proposti solo i codici convenzione che, in configurazione codici
convenzione, hanno la categoria Vere di firma.
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Gestione Pratiche
Modifiche introdotte al programma Gestione Pratiche
1.
Per poter identificare i soggetti prima di iniziare a scrivere l’atto, dalla sezione comparenti,
tramite il tasto destro del mouse utilizzare i bottoni:
Nuovo soggetto
Æ se il soggetto non andrà registrato in A.U.A. ma lo si vuole comunque in
gestione pratiche per effettuare delle ricerche (es. commercialista che
procura gli estremi delle pratiche)
Nuovo sogg. identificato Æ il soggetto andrà registrato in A.U.A.
Se si inserisce un soggetto nella modalità sbagliata, è necessario cancellarlo e reinserirlo
NB: Inserendo un soggetto con la funzione Nuovo Soggetto e quindi non A.U.A., se quel soggetto in un
atto precedente era già stato identificato e quindi registrato A.U.A., comunque a fianco del soggetto
compare identificato Si:
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Dialogo anagrafico
Modifiche introdotte al programma Anagrafica
1.
E’ cambiata la maschera della ricerca anagrafica. Sono stati aggiunti tutti i campi che servono per
l’identificazione dei soggetti:
Dati con i quali il soggetto è già stato
inserito in A.U.A..
Se sono presenti significa che il soggetto è
già stato trasferito in A.U.A. in quanto
referenziato
in
una
precedente
prestazione o pratica.
Dati di identificazione:
Data in cui si identifica il
soggetto (da qui partono i 30
giorni di tempo per la sua
registrazione in A.U.A.)
Dati
relativi
al
titolare
dell’impresa: se il soggetto è
un’impresa, in A.U.A. deve
essere registrato come persona
fisica, quindi vanno compilati i
dati relativi al titolare.
2. Nell’occasione è stato aggiunto il campo contenente il codice intestatario per gli studi di settore
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Programma Antiriciclaggio
Dal menù principale nel bottone Anagrafica sono state aggiunte due voci:
Antiriciclaggio temporaneo:
Antiriciclaggio definitivo:
Æ permette di inserire e modificare i dati nell’archivio antiriciclaggio
temporaneo
Æ permette di ricercare i dati nell’archivio antiriciclaggio definitivo
Antiriciclaggio temporaneo
Descrizione sommaria della maschera iniziale
In alto ci sono i comandi che vengono abilitati / disabilitati a seconda di dove si è posizionati
A sinistra ci sono le viste (elenchi)
Comandi:
Importazione:
permette di importare nell’A.U.A. temporaneo i dati
Prestazioni:
importa tutte le prestazioni con i relativi soggetti dal repertorio
e dalle prestazioni non a repertorio
Da pratiche non stipulate:
importa tutti i soggetti dalle pratiche non stipulate
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Gestione Archivio Temporaneo:
permette di editare i dati presenti in A.U.A.
Stampa
permette di stampare ogni elenco e ogni report che c’è a video
Aggiungi
permette di aggiungere un elemento all’elenco in cui ci si trova
Correggi
permette di apportare delle correzioni in caso di errore
Elimina
permette di cancellare, dove possibile, delle registrazioni
(soggetti o prestazioni)
Frazionate
solo nella sezione delle prestazioni permette di attivare la
gestione delle prestazioni frazionate
Creazione rettifiche
Permette di aggiungere rettifiche sia di variazione sia di annullamento
Su temporaneo
aggiunge una rettifica di variazione nelle registrazioni presenti in
A.U.A. temporaneo e non ancora trasferite in A.U.A. definitivo
Da definitivo
aggiunge una rettifica di variazione e / o di annullamento a una
registrazione già trasferita in A.U.A. definitivo
A.U.A. definitivo
Permette di trasferire, previa verifica, le registrazioni in A.U.A. definitivo
Prova trasferimento
simula il trasferimento in A.U.A. definitivo visualizzando a video
il risultato compresi tutti gli eventuali errori. La prova può
essere fatta più volte.
Trasferimento
trasferisce in A.U.A. definitivo le registrazioni presenti nel
temporaneo. La data di partenza, non modificabile, viene proposta
in automatico e propone la prima data in cui esiste in A.U.A.
temporaneo, una registrazione da trasferire in definitivo.
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Import Prestazioni
Da questa funzione si importano in A.U.A. temporaneo tutte le prestazioni e i relativi soggetti.
Viene proposta la prima data in cui a repertorio esiste una prestazione segnata come Antiriciclaggio e
che non è stata trasferita in A.U.A..
Le prestazioni vengono prelevate dal “repertorio” e dal programma “prestazioni non a repertorio”.
Vengono considerate prestazioni A.U.A. solo le nature atto che a repertorio hanno abilitato il check
“la prestazione va in Antiriciclaggio”.
Vengono importati solo i soggetti che a repertorio sono stati inseriti con l’apposito bottone e che hanno
il valore S sotto la colonna In Antiric.
Antiriciclaggio Manuale d’uso - Pag. 18 di 36
(versione bozza del 22 maggio 2006)
Appena si clicca il bottone Prestazioni viene visualizzata la seguente videata:
Qui sono presentate tutte le prestazioni organizzate per n.ro di repertorio o per un numero
progressivo interno se sono prestazioni non a repertorio.
Ogni prestazione è preceduta da:
1.
se la prestazione è completa con tutti i soggetti completi
2.
se la prestazione è incompleta e/o con almeno un soggetto incompleto.
I soggetti sono affiancati da un simbolo:
1.
(verde)
2.
(rosso)
3.
(rosso con
bollino blu)
il soggetto è completo
il soggetto verrà correttamente importato in A.U.A. temporaneo
il soggetto non è completo di tutti i dati richiesti in A.U.A.
il soggetto non verrà importato in A.U.A. temporaneo: è necessario quindi
tramite la funzione completa soggetto, completarne i dati mancanti
il soggetto nella pratica non è collegato all’anagrafica.
il soggetto non verrà importato in A.U.A. temporaneo: è necessario entrare in
modifica della pratica, aprire l’atto, renderlo definitivo, e poi rifare l’import.
Ogni prestazione avrà il segno:
R
prestazione a repertorio
NR
prestazione non a repertorio
Nella sezione “rappresentato” viene scaricato il rappresentato solo nei casi in cui a repertorio è stato
correttamente gestito (è stato messo il rappresentante con il bottone R, seguito dal rappresentato)
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(versione bozza del 22 maggio 2006)
I soggetti incompleti (segnati dall’omino rosso) devono essere completati tramite i bottoni Completa
Cliente o Completa Rappresentato
Una volta completati i soggetti, cliccare su Import.
Se ci sono delle prestazioni e/o dei soggetti incompleti viene visualizzato un errore:
Rispondendo “no” si interrompe l’operazione.
Rispondendo “si”, vengono importate solo le prestazioni complete.
Viene visualizzato un file di log in cui è elencato l’esito dell’import. Se alcuni dati sono incompleti,
andare a repertorio a correggerli e reimportare lo stesso periodo.
Con la funzione “Filtra errori” è possibile visualizzare solo gli errori.
Con la funzione “Stampa” è possibile stampare il log visualizzato.
Per uscire dal file di log cliccare su Esci.
Cliccare ancora su Esci per uscire dalla maschera di importazione prestazioni.
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Import Da Pratiche non stipulate
Questa funzione permette di trasferire in A.U.A. tutti i soggetti delle pratiche non stipulate.
Il trasferimento si fa da data a data.
La prima data proposta è la prima data, dal 22/04/2006 in cui esiste una pratica non stipulata che
abbia un soggetto A.U.A. non ancora traferito in A.U.A..
Viene proposta una lista di soggetti suddivisi per pratica di appartenenza.
I soggetti sono affiancati da un simbolo:
4.
(verde)
5.
(rosso)
6.
(rosso con
Bollino blu)
il soggetto è completo
il soggetto verrà correttamente importato in A.U.A. temporaneo
il soggetto non è completo di tutti i dati richiesti in A.U.A.
il soggetto non verrà importato in A.U.A. temporaneo: è necessario quindi
tramite la funzione completa soggetto, completarne i dati mancanti
il soggetto nella pratica non è collegato all’anagrafica.
il soggetto non verrà importato in A.U.A. temporaneo: è necessario entrare in
modifica della pratica, aprire l’atto, renderlo definitivo, e poi rifare l’import.
Ogni pratica e ogni soggetto sono preceduti da un simbolo di spunta: se presente questo simbolo
significa che la pratica e il soggetto verranno importati in A.U.A. temporaneo. Tramite le funzioni
“Seleziona Pratica” e “Seleziona Cliente” è possibile decidere quali pratiche e quali soggetti importare.
Una volta determinati gli elementi da importare cliccare su Import.
Viene visualizzato un file di log dove è elencato il risultato dell’import.
Con la funzione “Filtra errori” è possibile visualizzare solo gli errori.
Con la funzione “Stampa” è possibile stampare il log visualizzato.
Per uscire dal file di log cliccare su Esci.
Nb: Per lo stesso periodo l ‘import può essere ripetuto più volte. Quindi si attiva l’import, si stampano
gli errori, si correggono e si rifà l’import fino ad esaurimento dei soggetti da importare.
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Dopo aver effettuato i due import tramite le viste soggetti e prestazioni è possibile visualizzare ed
editare i dati contenuti nell’A.U.A. temporaneo
Viste Soggetti
Da Soggetti si visualizzano tutti i soggetti contenuti in A.U.A. temporaneo.
Cliccando su:
Soggetti
si visualizzano tutti i soggetti
Con Prestazioni
si visualizzano solo i soggetti collegati a prestazioni
Senza Prestazioni
si visualizzano solo i soggetti non collegati a nessuna prestazione (ad
esempio quelli inseriti dall’import delle pratiche non stipulate oppure
inseriti manualmente dalla sezione soggetti)
Prossimi alla scadenza
si visualizzano solo i soggetti che scadranno nei prossimi 10 giorni (ossia
che nei prossimi 10 giorni dovranno essere trasferiti in A.U.A. definitivo)
Scaduti
si visualizzano solo i soggetti già scaduti ossia i soggetti per i quali sono
già trascorsi 30 giorni dalla data dell’identificazione ma che non sono
ancora stati trasferiti in A.U.A. definitivo.
Antiriciclaggio Manuale d’uso - Pag. 22 di 36
(versione bozza del 22 maggio 2006)
I campi visualizzati in elenco sono i seguenti:
Cod.Sogg:
Data Identif.
Denominazione
Cod.Fiscale
Tipo Identif.
Cod. Prestazione
Data Reg.
Tipo Prestazione
Æ codice soggetto A.U.A. che viene attribuito univocamente a tutti i soggetti
dal programma A.U.A. temporaneo nel momento in cui vengono importati.
Æ data di identificazione del soggetto. Se questa data appare rossa significa
che sono già trascorsi 30 giorni e quindi il soggetto è scaduto
Æ denominazione del soggetto
Æ codice fiscale del soggetto
Æ tipo di identificazione attribuito al soggetto
Æ codice della prestazione in cui il soggetto è referenziato in A.U.A.
temporaneo. Se il soggetto è referenziato in più prestazioni (presente in più
numeri di repertorio) in questo punto vengono elencate tutte le prestazioni in cui
è coinvolto.
Æ data della prestazione in cui il soggetto è referenziato (data di stipula). Se
questa data compare rossa significa che la data di registrazione è anteriore alla
data di identificazione. E’ necessario a questo punto correggere (sempre
direttamente in A.U.A.) o la data di identificazione del soggetto oppure la data
di registrazione.
Æ tipo della prestazione in cui il soggetto è referenziato
Dalle viste Soggetti, tramite gli appositi bottoni è possibile:
-
Stampare l’elenco che si trova a video
-
Aggiungere un soggetto NON COLLEGATO a prestazioni (per aggiungere un soggetto collegato ad
una prestazione è necessario andare nella vista prestazioni).
Cliccando su Aggiungi appare la consueta maschera di ricerca anagrafica.
NB: se il soggetto non è completo di tutti i dati obbligatori ai fini A.U.A., non verrà importato
-
Correggere dei dati inseriti erroneamente
Facendo doppio click sul soggetto oppure cliccando sul bottone Correggi, verrà aperta la seguente
maschera:
Antiriciclaggio Manuale d’uso - Pag. 23 di 36
(versione bozza del 22 maggio 2006)
Qualunque dato proposto può essere corretto.
NB: Le correzioni apportate tramite la funzione Correggi NON generano rettifiche visibili al
controllore ma solo sostituzioni di dati inseriti errati. Questa funzione, per sua natura, non è
supportata dall’archivio antiriciclaggio definitivo da dove ricordiamo è possibile solo ricercare i
dati.
-
Cancellare un soggetto NON COLLEGATO a prestazioni (per cancellare un soggetto collegato ad
una prestazione è necessario andare nella vista prestazioni).
Viste Prestazioni
Da Prestazioni si visualizzano tutte le prestazioni contenute in A.U.A. temporaneo.
Cliccando su:
Prestazioni
si visualizzano tutte le prestazioni
A Repetorio
si visualizzano solo le prestazioni che sono state importate dal
repertorio (e da prestazioni non a repertorio)
Non a Repertorio
si visualizzano solo le prestazioni che sono state inserite direttamente in
A.U.A.
Frazionate
si visualizzano solo le prestazioni frazionate
Prossime alla scadenza
si visualizzano solo le prestazioni che scadranno nei prossimi 10 giorni
(ossia che nei prossimi 10 giorni dovranno essere trasferite in A.U.A.
definitivo)
Antiriciclaggio Manuale d’uso - Pag. 24 di 36
(versione bozza del 22 maggio 2006)
Scadute
si visualizzano solo le prestazioni già scadute ossia le prestazioni per le
quali sono già trascorsi 30 giorni dalla data di registrazione ma che non
sono ancora state trasferite in A.U.A. definitivo.
I campi visualizzati in elenco sono i seguenti:
Tipo
Numero
Cod. Prest.
Data Reg.
Tipo Prestazione
Importo
Cliente/Rappresent.
Rappresentato
Æ il tipo di prestazione può essere:
**
prestazione inserita manualmente
NR
prestazione non a repertorio importata dal programma di
repertorio
R
prestazione a repertorio importata dal programma di repertorio
Æindica il numero di repertorio che contiene la prestazione (per le prestazioni
inserite manualmente viene messa una stringa di **; per le prestazioni non a
repertorio viene inserito il numero attribuito dal programma alle prestazioni non
a repertorio)
Æ indica il codice univoco che la prestazione avrà in A.U.A.
Æ indica la data di registrazione della prestazione (data di stipula)
Æ indica il tipo di prestazione inserito a repertorio
Æ indica il valore della prestazione se presente
Æ indica la denominazione del cliente o rappresentante
Æ indica la denominazione del rappresentato
Per ogni prestazione vengono visualizzati tutti i soggetti referenziati in quella prestazione.
Antiriciclaggio Manuale d’uso - Pag. 25 di 36
(versione bozza del 22 maggio 2006)
Se in un numero di repertorio ci sono più prestazioni (più nature atto) il programma di import collega
tutti i soggetti ad ogni prestazione. Quindi se si vogliono escludere dei soggetti da una prestazione è
necessario intervenire nella prestazione interessata con il bottone correggi.
Se compare una data di registrazione rossa, significa che la prestazione è scaduta e che quindi è
necessario trasferirla in A.U.A. definitivo.
Dalle viste Prestazioni, tramite gli appositi bottoni è possibile:
-
Stampare l’elenco che si trova a video
-
Aggiungere una prestazione
Cliccando su Aggiungi appare la seguente maschera:
1) Inserire:
Data registrazione (obbligatorio)
Tipo Prestazione (obbligatorio)
Antiriciclaggio Manuale d’uso - Pag. 26 di 36
(versione bozza del 22 maggio 2006)
Importo della prestazione (facoltativo in quanto una prestazione potrebbe non avere importo)
Valuta dell’importo (obbligatorio se si mette l’importo)
Codice Prestazione (obbligatorio, è comunque un campo non editabile che viene attribuito in
automatico dal programma al momento del salvataggio della prestazione)
Descrizione prestazione (facoltativo)
Indicazione sommaria (non è un campo editabile: se la prestazione deriva da un numero di
repertorio, in questo campo viene visualizzata l’indicazione sommaria; se la prestazione viene
inserita manualmente questo campo è vuoto).
2) Salvare la prestazione con il bottone salva
3) Inserire tutti i soggetti collegati alla prestazione cliccando sul bottone Gestione Clienti /
Rappresentanti
Compare la seguente maschera:
Con il bottone aggiungi aggiungere alla prestazione tutti i soggetti interessati: clienti,
rappresentanti e rappresentati.
Con il bottone modifica è possibile correggere i dati del soggetto appena inserito nel caso siano
errati.
Con il bottone Rimuovi è possibile scollegare un soggetto dalla prestazione:
NB: se si rimuove un soggetto, questo è ancora presente in A.U.A., ma come soggetto senza
prestazioni: se si vuole proprio cancellarlo da A.U.A., dopo averlo rimosso dalla prestazione è
necessario andarlo a cancellare dalla vista soggetti tramite il bottone Elimina.
Se si vogliono collegare i rappresentati ai rappresentanti procedere come segue:
inserire rappresentanti e rappresentati (ns. esempio il rappresentante è Rossi Emma e il
rappresentato è la società Freddo Srl)
Antiriciclaggio Manuale d’uso - Pag. 27 di 36
(versione bozza del 22 maggio 2006)
Selezionare con un click il rappresentato (Freddo Srl) e cliccando sul bottone Cambia Ruolo,
spostarlo nella sezione dei rappresentati:
Fare un click sul rappresentante (Rossi Emma) un click sul rappresentato (Freddo Srl) e cliccare su
Collega.
L’importante è che il rappresentato sia sempre in linea con il rappresentante.
Con il bottone Scollega è possibile scollegare il rappresentato dal rappresentante.
Con il bottone Inverti Ruoli è possibile invertire i ruoli dei soggetti rappresentanti e rappresentati.
Con il bottone salva e poi con il bottone esci, si ritorna nella maschera della prestazione che
presenta a questo punto anche i soggetti collegati.
Antiriciclaggio Manuale d’uso - Pag. 28 di 36
(versione bozza del 22 maggio 2006)
Cliccando su esci si ritorna nell’elenco delle prestazioni.
-
Correggere dei dati inseriti erroneamente
Facendo doppio click sulla prestazione oppure cliccando sul bottone Correggi, viene aperta la stessa
maschera proposta dalla funzione aggiungi appena spiegata dove sono disponibili le stesse funzioni.
Qualunque dato proposto può essere corretto.
NB: Le correzioni apportate tramite la funzione Correggi NON generano rettifiche visibili al
controllore ma solo sostituzioni di dati inseriti errati. Questa funzione, per sua natura, non è
supportata dall’archivio antiriciclaggio definitivo da dove ricordiamo è possibile solo ricercare i
dati.
-
Cancellare una prestazione.
NB: se si rimuove una prestazione i soggetti ad essa collegati sono ancora presenti in A.U.A., ma
come soggetti senza prestazioni: se si vogliono cancellare, è possibile farlo dalla vista soggetti
tramite il bottone Elimina.
-
Gestire le prestazioni frazionate
Tramite il bottone frazionate è possibile impostare come frazionate una o più prestazioni.
Procedere nel seguente modo:
Dalla vista prestazioni cliccare sul bottone Frazionate. Appare una maschera che ripropone tutte le
prestazioni presenti in A.U.A. temporaneo.
Antiriciclaggio Manuale d’uso - Pag. 29 di 36
(versione bozza del 22 maggio 2006)
Selezionare con il mouse o con il control mouse (selezione multipla) tutte le prestazioni che si
vogliono collegare come frazionate ad un’unica operazione, e cliccare su Seleziona Frazionata
Nell’esempio illustrato nell’immagine seguente sono state selezionate le prestazioni n.ro 14 e n.ro 15
del repertorio n.ro 83 e poi è stato cliccato il bottone Seleziona Frazionata.
Le prestazioni selezionate come frazionate vengono “segnate” con io simbolo
Cliccando su Salva appare la seguente richiesta:
1° caso: le prestazioni frazionate sono collegate solo tra loro e non è necessario collegarle ad una
prestazione già trasferita in A.U.A. definitivo Æ lasciare lo 0 e cliccare su ok.
2° caso: le prestazioni frazionate devono essere collegate ad una prestazione già presente in A.U.A.
definitivo Æ scrivere al posto dello 0 il codice della prestazione in A.U.A. definitivo e poi cliccare
su ok. (ovviamente in questo caso, per sapere il codice della prestazione in A.U.A. definitivo è
necessario andarlo a verificare tramite il programma di ricerca Antiriciclaggio Definitivo attivabile
dal menù principale).
Antiriciclaggio Manuale d’uso - Pag. 30 di 36
(versione bozza del 22 maggio 2006)
Appena si clicca su ok le prestazioni frazionate assumono un nuovo codice seguito dalla lettera (F).
Con il bottone Togli Frazionata è possibile scollegare da Frazionate delle operazioni segnate come
frazionate.
Con il bottone Visualizza Prestazione è possibile visualizzare il dettaglio della prestazione.
Con il bottone Esci si ritorna nell’elenco delle prestazioni.
Gestione Rettifiche
La normativa sull’antiriciclaggio impone che i dati una volta registrati nell’A.U.A. definitivo non
possano più essere modificati ma solo rettificati.
Per tutti i dati che si trovano ancora in A.U.A. temporaneo il programma permette sia di apporre
correzioni (con il bottone correggi), sia di creare rettifiche.
Per i dati che si trovano in A.U.A. definitivo, il programma permette solo di creare rettifiche.
Le rettifiche possono essere generate in automatico dal programma di import oppure create
manualmente con gli appositi bottoni disponibili a menù. Analizziamo di seguito entrambi i casi.
RETTIFICHE PROVENIENTI DA IMPORT
1° caso:
si sta importando un soggetto già presente in A.U.A. definitivo con dati diversi.
Ad esempio: Frare Attilio, già presente in A.U.A. definitivo con residenza a Padova in Via roma,
viene reimportato in A.U.A. temporaneo con la residenza modificata: Verona Via Verdi.
Il programma non visualizza nessun messaggio. Quando si trasferirà in A.U.A. definitivo verrà in
automatico creata la rettifica.
Entrando però nei dai del soggetto ci si accorge che questa è una rettifica in quanto nello stato
della Registrazione è impostata la stringa “Registrazione in essere sostitutiva di precedente
registrazione” invece che “registrazione in essere mai modificata” che è lo stato che assume una
registrazione la prima volta che viene creata.
Antiriciclaggio Manuale d’uso - Pag. 31 di 36
(versione bozza del 22 maggio 2006)
Quando si trasferirà in A.U.A. definitivo la registrazione precedente (quella rettificata) assumerà
come stato “registrazione annullata per variazione”
2° caso:
si sta importando un soggetto presente in A.U.A. temporaneo con dati diversi.
Ad esempio: Posillipo Giovanni, già presente in A.U.A. temporaneo con residenza a Roma in Viale
Mazzini, viene reimportato in A.U.A. temporaneo con la residenza modificata: Napoli Via Maggiore.
Durante l’import delle prestazioni il programma si ferma e propone la seguente richiesta:
Nella maschera vengono visualizzati sia i dati che si stanno importando (Valore Anagrafico) sia i
dati già presenti in A.U.A. temporaneo (Valore A.U.A.). Leggendoli si può decidere se:
a. far creare una rettifica in quanto il soggetto aveva veramente cambiato l’indirizzo
Cliccare su Rettifica Soggetto e poi su ok.
Nell’elenco dei soggetti il soggetto Posillipo Giovanni sarà presentato nel seguente modo:
b. correggere i dati del soggetto in quanto i dati inseriti erano un errore facendo in modo
che Posillipo assuma come residenza quella che si sta inserendo (Napoli Via Maggiore)
Cliccare su Correggi Soggetto e poi su Ok
c.
mantenere i dati del primo inserimento (Roma Viale Mazzini)
Cliccare su Annulla.
Antiriciclaggio Manuale d’uso - Pag. 32 di 36
(versione bozza del 22 maggio 2006)
Non vengono importati né il soggetto né la prestazione. Se si è scelta questa ipotesi
significa che a monte a repertorio si sono inseriti i dati sbagliati, quindi si suggerisce di
andarli a correggere a repertorio e poi rifare l’import.
3°caso:
si sta importando un soggetto non presente in A.U.A., ma in A.U.A. ce n’è uno molto simile (ad
esempio sono entrambi senza codice fiscale e hanno la stessa denominazione ma dati anagrafici
diversi).
Ad esempio in A.U.A. temporaneo è già presente PIMPINATO ARTURO e si sta tentando di
importare un altro PIMPINATO ARTURO che, a parte la denominazione che è uguale e il codice
fiscale che manca, ha tutti gli altri dati diversi.
Il programma si accorge che il soggetto non è lo stesso già presente in A.U.A., ma essendo molto
simile si ferma e propone la seguente maschera:
Sono possibili tre operazioni:
Crea Omonimo:
in A.U.A. viene creato un nuovo soggetto con un
nuovo codice
Utilizza Soggetto già presente in A.U.A.:
viene utilizzato il soggetto già presente in A.U.A.
e questo viene collegato alla prestazione che si
sta importando
Annulla Operazione:
nè il soggetto né la prestazione a cui è collegato
vengono importati.
Antiriciclaggio Manuale d’uso - Pag. 33 di 36
(versione bozza del 22 maggio 2006)
NB: se PIMPINATO ARTURO fosse stato presente in A.U.A. più volte (più omonimi) la maschera lo
avrebbe proposto più volte e la scelta si sarebbe dovuta fare selezionandone uno.
RETTIFICHE MANUALI
Le rettifiche fatte manualmente possono essere:
rettifiche di variazione fatte ad un soggetto presente in A.U.A. temporaneo
rettifiche di variazione fatte ad un soggetto o prestazione presenti in A.U.A. definitivo
rettifiche di annullamento fatte ad un soggetto o prestazione presenti in A.U.A. definitivo
Trasferimento in A.U.A. definitivo
I dati una volta trasferiti in A.U.A. definitivo non possono più essere modificati, quindi è stata
predisposta una simulazione di trasferimento in definitivo che mostra tutti gli errori che verrebbero
segnalati durante il trasferimento.
Cliccando sul bottone Prova Trasferimento viene proposto un intervallo di date.
La prima data non è modificabile ed è la prima data in cui esiste una registrazione presente in A.U.A.
temporaneo e non ancora trasferita in A.U.A. definitivo.
Dando ok alle date viene visualizzato l’esito del trasferimento dove, registrazione per registrazione
viene scritto se il trasferimento va a buon fine oppure no.
A fianco di ogni registrazione ci potrebbero essere i seguenti simboli:
la registrazione viene correttamente trasferita
la registrazione viene trasferita ma con un’incongruenza (ad esempio la data della registrazione
anteriore alla data di identificazione di uno dei suoi soggetti)
la registrazione non viene trasferita : leggere la motivazione
Tramite il bottone filtra errori è possibile visualizzare per poi eventualmente stampare solo gli errori.
Correggerli e solo quando saranno tutti verdi, procedere al Trasferimento definitivo cliccando sul
bottone Trasferimento
Antiriciclaggio Manuale d’uso - Pag. 34 di 36
(versione bozza del 22 maggio 2006)
Cose da fare dopo l’aggiornamento per recuperare il pregresso dal 22 aprile.
NB: In tutte le caselle di repertorio con data a partire dal 22/04/2006 il programma di aggiornamento
imposta tutte le nature atto e tutti i soggetti come A.U.A..
In gestione pratiche il programma di aggiornamento imposta tutti i soggetti delle pratiche non stipulate
e con data di apertura dal 22/04/2006 come soggetti A.U.A..
1) Stampare la tabella dei codici natura atto, farla visionare al notaio il quale deve scegliere quali
prestazioni devono essere registrate in A.U.A. e quali no.
2) Nel programma configura codici convenzione, associare ad ogni natura atto da considerare in
A.U.A., il relativo tipo prestazione A.U.A.
3) Da Repertorio, dal 22 aprile, escludere tutte le nature atto e tutti i soggetti che non si vogliono
registrare in A.U.A., e nei soggetti aggiungere tutti i rappresentanti (escludendoli dalla stampa
a repertorio e a rubrica con l’apposito check)
4) Da Archivio Antiriciclaggio Temporaneo, attivare l’import delle prestazioni:
a. Con il bottone completa cliente completare tutti i soggetti con il simbolo rosso
b. Effettuare l’import.
c. Rimangono solo i soggetti con il bollino blu. Per questi è necessario entrare in repertorio
e collegare quei soggetti all’anagrafica.
d. Dopo aver fatto questa operazione rifare l’import
5) Da Archivio Antiriciclaggio Temporaneo, attivare l’import delle pratiche non stipulate:
a. Con il bottone completa cliente completare tutti i soggetti con il simbolo rosso
b. Effettuare l’import.
c. Rimangono solo i soggetti con il bollino blu. Per questi è necessario entrare nelle
pratiche e collegare quei soggetti all’anagrafica.
d. Dopo aver fatto questa operazione rifare l’import
Antiriciclaggio Manuale d’uso - Pag. 35 di 36
(versione bozza del 22 maggio 2006)
Tabella Tipi Prestazione
(da Allegato B del provvedimento dell’UIC)
PRESTAZIONI OGGETTO DI REGISTRAZIONE PER I PROFESSIONISTI
E LE SOCIETÀ DI REVISIONE
A.1 Prestazioni oggetto di registrazione per gli avvocati ed i notai
Trasferimento a qualsiasi titolo di beni immobili
Trasferimento a qualsiasi titolo di attività economiche
Qualsiasi altra operazione immobiliare
Gestione di denaro
Gestione di strumenti finanziari
Gestione di altri beni
Apertura/chiusura di conti bancari
Apertura/chiusura di libretti di deposito
Apertura/chiusura di conti di titoli
Gestione di conti bancari
Gestione di libretti di deposito
Gestione di conti di titoli
Apertura/chiusura e gestione di cassette di sicurezza
Qualsiasi altra operazione di natura finanziaria
Organizzazione degli apporti necessari alla costituzione di società
Organizzazione degli apporti necessari alla gestione o all'amministrazione di società
Costituzione/liquidazione di società, enti, trust o strutture analoghe
Gestione o amministrazione di società, enti, trust o strutture analoghe
Tabella Tipi di identificazione dei soggetti
(da Allegato B del provvedimento dell’UIC)
È un attributo utilizzato per descrivere le modalità di identificazione dei soggetti presenti nell'archivio
anagrafico. I valori previsti sono i seguenti:
0=
identificazione non effettuata;
A=
eseguita direttamente dal libero professionista o da un suo collaboratore;
B=
eseguita tramite atti pubblici, scritture private autenticate, documenti recanti la
firma digitale;
C=
eseguita tramite dichiarazione dell'autorità consolare italiana;
D=
eseguita tramite attestazione di altro professionista;
E=
eseguita tramite idonea attestazione di intermediari abilitati, enti creditizi o
finanziari CEE, banche di paesi "GAFI";
F=
eseguita tramite le ulteriori modalità indicate dall'UIC.
Antiriciclaggio Manuale d’uso - Pag. 36 di 36
(versione bozza del 22 maggio 2006)