LAVORO
Approfondimenti
La smaterializzazione dei documenti
Proponiamo l’analisi degli scenari che potrebbero profilarsi se
l’attuale sviluppo dell’informatizzazione si orientasse a 360° nella
direzione della centralizzazione delle informazioni e dello
scambio di dati tra enti e aziende. Uno sguardo rivolto,
in prospettiva, all’intero rapporto di lavoro e alla semplificazione
dei relativi adempimenti
di Gianfranco Cassano
I provvedimenti di semplificazione degli
adempimenti amministrativi previsti dall’art. 39 del D.L. 112/2008, poi convertito
nella legge 133/2008, e dal decreto ministeriale 9 luglio 2008 hanno portato all’istituzione, alla modalità di tenuta e alla
conservazione del libro unico del lavoro e
alla logica scomparsa dei libri matricola e
paga.
Attraverso questo complesso intervento
sono stati eliminati molti obblighi documentali, con la conseguente soppressione o rimodulazione delle relative sanzioni.
La semplificazione, in quest’ottica, non
consiste nella mera eliminazione di adempimenti, ma è diretta a privilegiare la sostanza rispetto alla forma e la sua espressione documentale.
In tale visione, mediante gli strumenti informatici, si privilegia l’attività d’ispezione pura, diretta a creare coscienza (prevenzione) rispetto all’attività d’analisi documentale, che certamente porta all’emersione di situazioni irregolari ma che
impegna tempo e risorse a discapito di
controlli mirati.
GLI ELEMENTI DI PARTENZA
DEL PROGETTO
Al momento dell’introduzione della co-
L’informatore Inaz – n. 20/2008
municazione obbligatoria telematica ci si
è domandato se fosse ancora utile redigere e conservare il libro matricola, considerato in un certo qual modo non più
utile.
Partendo dalla novità della comunicazione per via telematica si è seguito un percorso logico che ha portato a formulare
un giudizio di inutilità della sopravvivenza del libro matricola, passando dalla necessità di razionalizzare gli adempimenti
ai fini di un miglioramento delle potenzialità, diversamente disperse, degli ispettori degli enti.
Analizzando l’attuale stato degli obblighi
documentali e dei tempi d’analisi di tale
documentazione da parte degli organi
ispettivi sia presso le sedi delle aziende sia
presso i propri uffici, con aggravio di costi e di tempi, si è arrivati ad esporre una
possibile modalità di rilevazione dei dati
dei lavoratori, attraverso il rilascio di un
barcode da parte del Sistema informatico
da applicare sul cartellino di riconoscimento; tale gestione avrebbe permesso
agli organi di vigilanza o agli enti di attingere direttamente alle informazioni già
in possesso per valutare le situazioni oggettive e classificarle, liberando così risorse ed energie per attività di prevenzione
sul territorio.
RIFERIMENTI
NORMATIVI
D.L. 112/2008,
convertito nella Legge
133/2008
D.M. 9/07/2008
PER APPROFONDIRE
“Le novità in materia
di lavoro introdotte
dal D.L. 112/2008”,
su L’informatore INAZ
n. 16/2008, p. 7
P. 7
LAVORO
Approfondimenti
Il contenuto della
comunicazione
obbligatoria permette
di comprendere come
tutte le informazioni
ivi contenute rendano
perfettamente la
fotografia, in ogni
istante, della
situazione dei rapporti
di lavoro in essere
all’interno dell’azienda
Partendo dalla
comunicazione
obbligatoria e
utilizzando i cartellini
identificativi dei
lavoratori associati al
numero seriale
rilasciato dal sistema,
si possono gestire
congiuntamente le
informazioni
dell’azienda e del
lavoratore
P. 8
Tutto questo portava, alla fine del ragionamento, all’eliminazione del libro matricola cartaceo.
Questo filo logico, già sufficientemente
sviluppato, ha però prodotto in me un
processo d’analisi della situazione con la
conseguente valutazione circa l’opportunità di sopravvivenza di altri adempimenti sempre nel campo del lavoro, facendomi giungere alle seguenti riflessioni. La
centralizzazione delle informazioni (su
un’unica risorsa/banca dati) può avere
degli impatti sull’organizzazione del lavoro delle aziende e degli enti? Può portare
a significative riduzioni di costi e tempi?
Si possono generare delle sinergie tra esigenze di enti diversi? Può diventare una
risorsa come attività di affiancamento delle aziende e dei lavoratori? Può diventare
uno stimolo per la riduzione delle carenze aziendali in materia di adempimenti
normativi (ad esempio, norme per la sicurezza)?
LO SVILUPPO DEL PROGETTO
COMPLESSIVO
Le motivazioni del progetto
Alle domande formulate in precedenza, le
risposte sono ovviamente affermative,
considerato che già oggi molti adempimenti sono totalmente informatizzati e
trasmessi telematicamente agli enti. Partendo dal presupposto che le nuove tecnologie permettono una raccolta di informazioni e una capacità di elaborazione
senza precedenti, accompagnata dalla possibilità di sfruttare la trasmissione delle
stesse a distanza tramite Internet, con
l’aggiornamento istantaneo delle banche
dati si può agevolmente comprendere come l’archiviazione in azienda, sul luogo di
lavoro o presso i consulenti abilitati al
trattamento di questi dati sia totalmente
superata.
Il contenuto della comunicazione obbligatoria, in ogni suo modulo, permette di
comprendere come tutte le informazioni
ivi contenute rendano perfettamente la
fotografia, in ogni istante, della situazione
dei rapporti di lavoro in essere all’interno
dell’azienda.
In quest’ottica si possono fare delle valutazioni in prospettiva futura, al fine di
incrementare le potenzialità che le attuali applicazioni informatiche ci mettono a disposizione per rendere sempre
più certi, trasparenti e identificabili tutti
i rapporti di lavoro e per ridurre le sacche di:
– sfruttamento, da parte di certi datori di
lavoro;
– evasione, da parte di alcuni lavoratori.
Le aree di intervento
Le ipotesi che si possono fare sono la
creazione del fascicolo aziendale, sulla
falsa riga del cassetto fiscale e di quello
previdenziale, e la creazione della cartellina matricolare del lavoratore, correlato al fascicolo aziendale ma consultabile
separatamente.
La creazione di questi due fascicoli virtuali (banche dati) residenti sul server del
Ministero è tutt’altro che disgiunta dalle
riflessioni fatte precedentemente. Le due
banche dati hanno come indirizzari i codici fiscali del datore di lavoro e del lavoratore, associati nel fascicolo aziendale, ma
disgiunti nella cartellina matricolare del
lavoratore in modo da registrare, in quest’ultima, i dati progressivi della storia
professionale, anche in presenza di cambi
di datore di lavoro.
Infatti, partendo dalla comunicazione
obbligatoria e utilizzando i cartellini
identificativi dei lavoratori associati al
numero seriale rilasciato dal sistema, si
possono gestire congiuntamente le informazioni dell’azienda e del lavoratore,
raggiungendo la completa tracciabilità
dei rapporti dei lavoratori in ogni ambiente di lavoro durante il periodo di vita dell’azienda e, ovviamente, per la durata dell’attività di ogni singolo lavoratore. È altresì possibile tracciare le modalità di gestione delle risorse da parte delle
aziende, in altre parole come le aziende
di alcuni settori utilizzano le risorse
L’informatore Inaz – n. 20/2008
Approfondimenti
umane dal punto di vista dell’inquadramento contrattuale, in funzione dell’attività aziendale.
L’utilità del fascicolo aziendale
Il fascicolo aziendale consente di:
– conoscere in ogni momento la composizione
della forza lavoro, scomposta per qualifica,
mansione, livello, sesso, tipo rapporto, durata e
passaggi di qualifiche. Un database dinamico e non statico, insomma. Quest’informazione deve essere valutata ai fini delle
verifiche ispettive nell’esercizio dell’attività di contrasto al lavoro nero; nell’azienda oggetto di verifica, infatti, all’atto
dell’accesso l’ispettore, previa analisi dalla banca dati, conosce già la forza lavoro
denunciata e può concentrasi sulle persone o i dati che, ovviamente, non conosce e che possono formare oggetto di
illecito. Ecco perché tale attività deve essere accompagnata dall’obbligo di esibire il cartellino identificativo in ogni luogo di lavoro, obbligo esteso ai lavoratori
parasubordinati, associati in partecipazione e familiari coadiuvanti;
– valutare le modalità di gestione delle risorse
in funzione della corretta applicazione delle
normative in materia di lavoro (ad esempio
il numero dei contratti a tempo determinato
rispetto alla forza lavoro) o dei dettati dei
contratti collettivi, in relazione all’oggetto
sociale dell’attività aziendale. È il caso, ad
esempio, di un’azienda industriale metalmeccanica che utilizza un numero di
rapporti di lavoro non stabili, tale da far
supporre che l’organizzazione del lavoro non sia né valida né efficiente. Risulta evidente che tale rilevazione, prima di ricoprire il ruolo repressivo, deve
lasciare lo spazio all’attività diretta alla
richiesta di spiegazioni allo scopo di indurre ad un comportamento maggiormente consapevole. Solo in un secondo
momento, dopo un termine per adempiere, diventerà possibile utilizzare tali
informazioni al fine di sanzionare eventuali comportamenti, non modificati,
contrari alle norme;
L’informatore Inaz – n. 20/2008
– avere in tempo reale le informazioni statistiche sulla quantità e composizione della popolazione lavorativa, permettendo ai competenti organi di prendere decisioni circa interventi normativi, sulla base di informazioni
dinamiche e non storiche;
– avere in tempo reale le informazioni sulla
dimensione aziendale ai fini degli adempimenti di obblighi legali. In tal senso, l’ente diventerebbe il motore dell’attività di
monitoraggio dei limiti dimensionali,
di stimolo all’adempimento mediante
comunicazione sia dell’esistenza dell’obbligo sia della scadenza dei termini
(ad esempio il collocamento obbligatorio, la formazione per l’apprendistato, il
numero massimo di apprendisti e dipendenti per la qualifica di azienda artigiana);
– avere in tempo reale le informazioni circa
l’assolvimento degli obblighi documentali riferiti alla normativa sulla sicurezza del lavoro. Ne sono esempi la nomina del responsabile del servizio di protezione e
sicurezza (diversificato tra interno ed
esterno in funzione dell’assolvimento
degli obblighi di formazione), l’elezione del rappresentante dei lavoratori oppure l’inoltro di una scansione del piano di valutazione accessibile in visione
dall’ente preposto alle verifiche (Asl).
L’ente diventerebbe il
motore dell’attività di
monitoraggio dei
limiti dimensionali, di
stimolo
all’adempimento
L’utilità della cartellina matricolare
del lavoratore
La cartellina matricolare del lavoratore
consente di:
– avere a disposizione la storia del lavoratore.
In tal senso le utilità possono essere la
tracciabilità attraverso il percorso lavorativo del soggetto, la ricostruzione storica ai fini della pensione, anche in presenza di comunicazione EMens, e l’identificazione delle attitudini lavorative
e delle esperienze maturate ai fini di un
supporto mirato in fase di non occupazione (ad esempio, avviamento a corsi
di formazione o riqualificazione per un
successivo ricollocamento). Questa attività presuppone importanti interventi
P. 9
LAVORO
Approfondimenti
La cartellina
matricolare del
lavoratore consente
di avere una sorta
di curriculum vitae
dello stesso,
consultabile dai terzi
normativi in materia di sostegno al lavoro, riqualificazione e formazione dei
lavoratori; in altre parole, una gestione
“attiva” dello stato di disoccupazione,
che dia piena applicazione all’art. 5 del
D.P.R. 442/2000 (scheda professionale,
nata per sostituire il libretto di lavoro),
all’art. 2, comma 1, lett. i) del D.Lgs.
276/2003 e al D.M. 10 ottobre 2005
istitutivi del libretto formativo, rilasciato dalle regioni e dalle province in funzione della formazione acquisita. Il tutto in attesa di interventi normativi in
materia di sostegno all’occupazione e
riorganizzazione degli ammortizzatori
sociali, con maggiore coinvolgimento
di tutti i protagonisti al fine di aumentarne la responsabilizzazione e ridurre
l’impatto negativo della perdita del posto di lavoro e dei tempi di disoccupazione;
– avere una sorta di curriculum vitae del lavoratore, consultabile dai terzi, in un’area riservata e tracciabile, ai fini delle ricerche da
parte delle aziende su una piattaforma comune, non parcellizzata e frammentata;
– avere in tempo reale i dati dei singoli lavoratori ai fini delle elaborazioni statistiche da
parte degli enti e della definizione di interventi normativi mirati.
GLI SCENARI COMPLESSIVI
Alle due ipotesi formulate in precedenza,
fascicolo aziendale e cartellina matricolare del dipendente, è possibile aggiungere,
quale ulteriore tessera del mosaico, la gestione centralizzata e totalmente informatizzata della rilevazione delle presenze dei
lavoratori.
La motivazione
Se la certificazione dell’esistenza del rap-
Tabella – Schema di flusso
P. 10
L’informatore Inaz – n. 20/2008
Approfondimenti
porto di lavoro e del suo inquadramento
ha un’importanza fondamentale, non meno importante è la corretta rilevazione di
come questo rapporto si sviluppi nel tempo ai fini della verifica della corretta applicazione delle normative e dei contratti
collettivi.
Alcuni esempi possono essere:
– il rispetto della durata giornaliera massima;
– il rispetto del riposo settimanale;
– la verifica del rispetto del massimale di
ore annuali per straordinari.
Risulta evidente a tutti che, ad oggi, tutte
queste informazioni non sono in possesso
degli enti, ma sono verificate, ai fini del
rispetto delle specifiche normative, direttamente in azienda durante le visite ispettive.
Anche in questo caso si tratta di una “caccia al tesoro”, nel senso che solo nell’ipotesi di una visita ispettiva, generica o su
denuncia, si possono ricavare queste informazioni e verificarle alla luce delle
normative.
Se invece fosse il “sistema” a comunicare
le anomalie, riducendo gli accessi a quelli
mirati e lasciando liberi gli ispettori di
agire sul fronte della lotta al lavoro irregolare o alla lotta allo sfruttamento gestito da determinati enti travestiti da cooperative? Si pensi all’inquadramento a tempo parziale dei lavoratori edili o delle pulizie, a fronte di fatturati non correlati al
costo della manodopera, oppure alle prestazioni coordinate e continuative a progetto nel settore dell’edilizia.
Ovviamente, oltre alla funzione di archiviazione dati, dovrebbero essere associati
una serie di indicatori di anomalie, creati
ad hoc per rilevare eventi anomali, incrociandoli con altri dati riferiti alla manodopera oppure correlandoli con dati economici della struttura aziendale (ad esempio correlando i dati della struttura aziendale con quelli retributivi trasmessi tramite EMens).Tali informazioni, correlate ulteriormente con i dati del fatturato annuale che sono ricavabili mediante tra-
L’informatore Inaz – n. 20/2008
smissione diretta da parte delle aziende o
tramite gli intermediari, consentono di
definire la foto complessiva e dinamica
della struttura aziendale.
Questo significa che molte risorse si renderebbero disponibili per un’attività non
più diretta alla verifica documentale casuale, ma diventerebbero attive sul territorio per un’attività di verifica su tutte le
situazioni definite anomale dal sistema e
per le verifiche mirate su tipologie definite di aziende, con risultati sicuramente
più apprezzabili.
Tale trasferimento di informazioni al Ministero può essere delegato ai professionisti, alle associazioni o ad altri soggetti che
già oggi, quali intermediari abilitati per
altre tipologie di invii, hanno questi dati
residenti nei propri gestionali senza grandi sforzi di ulteriori implementazioni.
Ad oggi la gestione della rilevazione delle presenze dei lavoratori avviene in modi diversi:
– cartaceo presso i cantieri;
– cartaceo presso la sede centrale;
– con rilevazione elettronica presso i cantieri e trasferimento dati su supporto fisico o tramite trasmissione telematica;
– con rilevazione elettronica presso la sede centrale;
– con rilevazione tramite Internet.
Tutti questi modi diversi di rilevazione
hanno in comune un elemento che rende
le informazioni utilizzabili per gli scopi
indicati sopra, ossia la fase di elaborazione
pura con trasformazione del dato orario/giornaliero in eventi retributivi.
Questa fase viene di solito amministrata
tramite un gestionale che valorizza le voci orarie/giornaliere degli eventi e producendo così l’elaborato finale: il cedolino.
In questa fase tutti i dati della “rilevazione giornaliera”, depurati da imperfezioni
dovute ai rilevatori elettronici, possono
essere trasmesse al Ministero per la gestione in funzione degli scopi sopra indicati.
In realtà, come si evince, oltre al costo per
il Ministero di creare le banche dati e le
modalità di trasmissione, non esistono
Se la certificazione
dell’esistenza del
rapporto di lavoro e
del suo
inquadramento ha
un’importanza
fondamentale, non
meno importante è la
corretta rilevazione di
come questo rapporto
si sviluppi nel tempo
Oltre al costo per il
Ministero di creare le
banche dati e le
modalità di
trasmissione, non
esistono particolari
costi aggiuntivi per le
aziende
P. 11
LAVORO
Approfondimenti
Una volta definito che
la gestione delle
informazioni in forma
centralizzata genera
una serie di benefici a
cascata, non resta che
valutare se gli
strumenti informatici
attualmente a
disposizione sono atti
a questo scopo
particolari costi aggiuntivi per le aziende
o per gli intermediari, con l’evidente risultato di aver praticamente chiuso il cerchio intorno al mondo del lavoro, mediante una moderna ed efficiente gestione delle informazioni, tali da rendere
sempre più difficile il compito di chi intenda contraffare i dati del bilancio.
A tale sistema di trasmissione delle informazioni può essere mossa l’obiezione che
la rilevazione delle presenze può essere
“manipolata” ai fini di una trasmissione al
Ministero mirata alla totale regolarità, per
ingannare gli indicatori di anomalia. La
risposta più semplice che si può dare è
che per quanto i soggetti possano manipolare i dati prima della trasmissione degli stessi, prima o poi qualche errore con
conseguente incongruenza verrà sempre
commessa.
Risulta evidente che la creazione di indicatori di coerenza o di anomalia, atti a rilevare le situazioni più significative in ambiti lavorativi maggiormente a rischio, diventa un ulteriore tassello del progetto
complessivo. Tale impostazione logica
non è modificata dall’attuale introduzione
del libro unico, perché la rilevazione delle presenze è stata spostata come termine
(entro il giorno 16 del mese successivo),
ma non è stata eliminata quale evento da
rilevare.
LE CONCLUSIONI
La continua rincorsa da parte del Ministero diretta a punire i comportamenti
scorretti da parte dei protagonisti del rapporto di lavoro risulta essere, ad oggi, una
guerra lunga, costosa e logorante, perché
punire senza creare coscienza non genera
un circuito virtuoso. Altra sorte aspetta
chi, nell’ottica della semplificazione e accentramento delle informazioni, perviene
ad un controllo del territorio a distanza,
concentrando gli sforzi sulle situazioni o
categorie maggiormente a rischio.
Una volta definito che la gestione delle
informazioni in forma centralizzata genera una serie di benefici a cascata apprez-
P. 12
zabili in diversi ambiti, dall’attività ispettiva, con i conseguenti risultati, quali l’affiancamento sia del lavoratore durante la
vita lavorativa sia dell’azienda ai fini del
miglioramento dell’efficienza del sistema
risorse umane, non resta che valutare se
gli strumenti informatici attualmente a
disposizione sono atti a questo scopo.
Risulta evidente che con le nuove tecnologie e le attuali capacità di memoria delle apparecchiature informatiche le applicazioni possono generare una serie infinita di economie a tutti i livelli, con ricadute importanti su tutti i settori coinvolti:
Ministero, ispettorato del lavoro, aziende,
lavoratori ed enti. In tale ottica si può ulteriormente pensare ad altre “eliminazioni eccellenti”, come ad esempio:
– il libro degli infortuni, totalmente superato dalle denunce online, le quali
generano uno storico gestito direttamente dall’istituto;
– il libretto personale ex art. 11 del
D.Lgs. 708/1947 per i lavoratori dello
spettacolo;
– il libro matricola dei lavoratori marittimi.
Basti pensare alla riduzione degli adempimenti amministrativi (burocrazia) a carico
delle aziende, alla gestione più flessibile e
mirata delle informazioni con risultati
misurabili oggettivamente e alla possibilità di intervenire direttamente su settori o
categorie particolari di lavoratori.
Se valutate con attenzione, le mie riflessioni investono l’intero rapporto di lavoro: partendo dall’instaurazione, sotto
qualsiasi forma, proseguono con le rilevazioni storico-dinamiche delle eventuali
modifiche, sino a terminare con la rilevazione della cessazione e il successivo ed
eventuale sostegno nel periodo di disoccupazione.
Questo permette di creare una fotografia
dinamica, sempre leggibile, del rapporto
di lavoro e dei suoi protagonisti. La consolidata prassi di considerare la ricerca dei
comportamenti scorretti sul territorio
potrebbe, nel tempo, lasciare il passo ad
L’informatore Inaz – n. 20/2008
Approfondimenti
un’attività più raffinata ed efficace d’intelligence a distanza, di tipo preventivo, residuando all’opera di repressione interventi
mirati.
Da questo punto di vista, l’accentramento delle informazioni in un’unica banca
dati, come analizzato, potrebbe essere il
primo passo di un cammino di rinnovamento nella gestione amministrativa del
personale e nell’attività del Ministero
nei confronti delle aziende e dei lavoratori.
L’era dell’archiviazione documentale deve
lasciare oramai il passo ad una nuova modalità di confronto tra enti e soggetti obbligati. Una modalità che permetta uno
scambio di informazioni fluido, rapido e
facilmente rilevabile, senza costi aggiuntivi e con una riduzione dei tempi della
burocrazia.
Il ricalcolo delle prestazioni economiche per i lavoratori dell’industria tessile abbigliamento
L’Inps ha chiarito la natura dell’importo una tantum riconosciuto a titolo di arretrati retributivi ai lavoratori dell’industria tessile abbigliamento nell’accordo di rinnovo del Ccnl dell’11 giugno scorso.
L’erogazione non compete per i periodi nei quali si è verificata una sospensione della prestazione senza diritto alla
retribuzione, mentre spetta per le giornate di assenza dal lavoro per malattia, infortunio, gravidanza e puerperio,
congedo matrimoniale e donazioni Avis intervenute nel periodo 1° aprile-30 giugno 2008.
(Circolare Inps n. 84 dell’8 agosto 2008)
L’informatore Inaz – n. 20/2008
P. 13