Presentazione del Piano Strategico 2007-2012 della Sapienza Università di Roma (versione 2.0) a cura di Giuseppe Foti Incontro con il Collegio dei Direttori di dipartimento Roma, 16 ottobre 2007 Perchè un piano strategico • Per i numerosi cambiamenti occorsi nel sistema universitario che attribuiscono al management universitario nuovi compiti • Per la necessità di impostare processi decisionali e sistemi informativi in grado di guidare le scelte degli amministratori, in un contesto competitivo e sottoposto a continui cambiamenti e in cui diventa “rilevante” la capacità di soddisfare la domanda degli utenti e dei portatori d’interessi • Per avviare una riflessione sul medio-lungo termine (come vogliamo essere tra 5/10 anni) ed evitare che l’organizzazione sia assorbita solo dai risultati a breve termine Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 2 Perchè un piano strategico • Per dare una risposta di largo respiro alla legge sulla programmazione triennale delle università • Per gestire nel modo migliore l’articolazione in atenei federati • La Sapienza ha quindi intrapreso la strada della pianificazione strategica dotandosi di un Nucleo di valutazione ad hoc per individuare con chiarezza criticità da affrontare e linee di sviluppo nel medio periodo Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 3 L’avvio dei lavori • Il Nucleo ha operato con il continuo supporto della direzione amministrativa e dei responsabili di governo dell’Università, coinvolti in tutte le fasi di elaborazione e revisione dei risultati che man mano si venivano delineando • La scelta delle modalità di attuazione del piano è stata motivata da un’approfondita analisi delle pratiche in uso presso le maggiori università straniere e del contesto italiano • Per la complessità del sistema Sapienza e per la novità dell’impresa è stato scelto un approccio tradizionale dall’alto verso il basso (top-down) tipico di una strategia deliberata Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 4 Articolazione del piano strategico Le macrofasi della pianificazione strategica CICLO DELLA PIANIFICAZIONE STRATEGICA Avvio s perim entale Prim a stes ura del piano s trategico Monitoraggio, revis ione e m es s a a punto del ciclo di pianificazione Revis ione e stes ura del piano s trategico (ogni anno s ucces s ivo) Le ultime due macrofasi rappresentano il ciclo di pianificazione a regime Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 5 L’attuazione del piano: due macrofasi Il processo di redazione della prima versione del piano strategico dell’università è stato suddiviso, a sua volta, in due fasi principali: • Innesco del ciclo di elaborazione • Elaborazione della strategia Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 6 Innesco del ciclo di elaborazione L’innesco del ciclo di elaborazione ha previsto le seguenti fasi: • definizione della Missione, cioè del senso generale dell’attività istituzionale • definizione della Visione, cioè di come dovrà essere la Sapienza a conclusione dell’arco di tempo considerato dal piano • dichiarazione dei Valori guida • individuazione dei Portatori di interessi • definizione e attuazione della struttura organizzativa responsabile della stesura del piano e di tutti i soggetti che dovranno essere coinvolti • indicazione delle principali scadenze temporali del processo • elaborazione dei criteri per la stesura del piano Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 7 Elaborazione della strategia L’elaborazione della strategia ha previsto le seguenti fasi: • analisi dell’ambiente esterno e del quasi-mercato dell’istruzione e della ricerca universitaria (esame degli aspetti demografici, dello sviluppo economico, dei vincoli esterni quali il quadro legislativo, le politiche di sostegno, la riduzione tendenziale del finanziamento pubblico ecc.) • analisi dell’ambiente interno con individuazione dei punti di forza, dei punti critici, nonché delle opportunità che si presentano e delle minacce che possono venire dall’esterno • selezione del tipo di strategia, cioè degli obiettivi strategici e delle azioni necessarie per perseguirli • individuazione degli obiettivi quantitativi e degli indicatori per le attività di monitoraggio Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 8 Il ciclo completo Processo di sviluppo del piano st rategico Quali sono le quali te i problemi interni? Quali sono le condizioni per avere successo? Quali sono i rischi e le opportunitesterne? Punti di forza e criticit dell Õistituzione I fattori critici di successo nel sistema universit Le opportunite le mi nacce esterne Defi nizione obiettivi e azioni per raggiungerli Anali si e confronto con Enti analoghi (Benchmarking) Scelta degli indicatori di valutazione Accorpamento dell e azioni e anali si dettagli ata Individuazione, anali si e all ocazione dell e risorse Sintesi del piano strategico Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 9 Gli strumenti utilizzati: 1) l’analisi SWOT Fattori interni Forze (S) Debolezze (W) Strategie (SO): Strategie che usano i punti di forza per trarre vantaggio dalle opportunità Strategie (WO): Strategie che traggono vantaggio dalle opportunità superando le debolezze Fattori esterni Opportunità (O) Minacce (T) Strategie (WT): Strategie che Strategie (ST): Strategie rendono minime le che usano i punti di forza debolezze ed evitano le per evitare le minacce minacce Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 10 Lo svolgimento dell’analisi SWOT • Lo schema mette in relazione tra loro le caratteristiche interne (forze o debolezze) con le opportunità e le minacce che si generano all’esterno nell’ambiente-mercato di riferimento • Da ogni schema SWOT, generato per le diverse aree di analisi (Ricerca, Didattica, Servizi e Governance) sono stati estratti quattro diversi gruppi di azioni strategiche • Si è così ottenuta una lista degli obiettivi e la sequenza delle azioni strategiche associate a ciascun obiettivo • Ad obiettivi e azioni è stato associato un indicatore di priorità per orientare il processo di allocazione di risorse • La produzione della tabella ordinata “obiettivi-azioni-priorità” è stata la chiave di volta della stesura del piano Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 11 Gli strumenti utilizzati: 2) i fattori critici di successo • Per ottenerli occorre rispondere a due domande: – Chi sono e cosa vogliono i nostri interlocutori (portatori di interessi)? – Come possiamo soddisfare le richieste meglio degli altri? Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 12 Stakeholder e shareholder (portatori di interessi) Nel caso delle università essi sono: • • • • • • • • Ricercatori e docenti Personale tecnico ed amministrativo Studenti e famiglie Istituzioni nazionali e locali Mondo produttivo Fornitori Forze sociali Forze politiche Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 13 Gli obiettivi e le azioni strategiche Quindi, in sintesi: • gli obiettivi del piano e le azioni strategiche per raggiungerli sono stati costruiti a partire dalla matrice SWOT, tenendo conto della frontiera limite dei fattori critici e del posizionamento degli altri atenei che presentano dimensioni e caratteristiche comparabili con la Sapienza • il risultato ottenuto è costituito da una lista “grezza” degli obiettivi e delle azioni strategiche, che ha richiesto un ulteriore lavoro di sintesi Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 14 Le macroazioni strategiche A partire dalla lista degli obiettivi e delle azioni strategiche aventi maggiore priorità, attraverso un ulteriore procedimento di sintesi che accorpa le azioni affini, eliminando ridondanze e sovrapposizioni, sono state selezionate le macroazioni strategiche ossia azioni più complesse che raggruppano microazioni affini o logicamente integrate tra loro. Esse sono in realtà programmi di intervento di ampio respiro Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 15 Le tipologie di macroazioni strategiche • Alcune macroazioni sono processi continui (ad esempio, la macroazione che prevede la gestione di una funzione di comunicazione e di marketing strategico) • Altre macroazioni sono processi a impulso che hanno, quindi, il profilo di progetti strategici a termine, assegnati a operatori anche esterni al quadro dirigente dell’Amministrazione (ad esempio la reingegnerizzazione dei procedimenti amministrativi) Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 16 Le aree di intervento delle macroazioni Le macroazioni sono state classificate in due aree di intervento: • Macroazioni di strategia interna focalizzate su interventi di riorganizzazione, di ottimizzazione e recupero di risorse finanziarie e fisiche e di politiche del personale • Macroazioni di strategia competitiva a forte proiezione esterna e di collaborazione con altri soggetti, focalizzate al raggiungimento di una condizione di vantaggio competitivo sui quasi-mercati dell’istruzione e della ricerca universitaria Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 17 Le macroazioni di strategia interna • Governance • Gestione manageriale • Gestione imprenditoriale e manageriale del funzionamento • Ottimizzazione spazi • Strutture di accoglienza • Innovazione tecnologica • Riequilibrio nella distribuzione delle risorse Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 18 Le macroazioni di strategia competitiva • Offerta didattica • Ricerca • Proprietà intellettuale • Relazioni internazionali • Attrarre i migliori • Comunicazione e marketing • Rapporti con le imprese Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 19 La condivisione con gli organi di governo • Una prima versione del piano strategico per il periodo 2007-2012 è stato presentato agli organi di governo (Senato Accademico e Consiglio di Amministrazione) già nei mesi di marzo ed aprile • Da questa prima presentazione è scaturita l’esigenza di ampliare la discussione e di approfondire alcune questioni critiche • Ciò è stato fatto attraverso alcuni incontri di approfondimento che hanno permesso di integrare e di modificare la prima proposta di piano strategico nella direzione indicata dagli organi di governo Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 20 Lo stato attuale • Dalle riflessioni emerse a valle degli incontri di approfondimento è scaturita l’attuale versione (versione 2.0) del documento di piano strategico, presentato e approvato sia dal Senato Accademico, sia dal Consiglio di Amministrazione, rispettivamente nelle sedute del 24 luglio 2007 e del 18 settembre 2007 • L’approvazione del piano strategico segna l’inizio della fase operativa • La traduzione in termini operativi di quanto definito all’interno del piano strategico richiede una revisione della tradizionale impostazione del bilancio della Sapienza Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 21 Lo stato attuale • Il NVS ha avviato, insieme al Direttore Amministrativo e al dirigente della Ragioneria, una prima riflessione sul passaggio dalla elaborazione strategica alla fase di programmazione operativa, anche al fine di garantire la necessaria coerenza tra bilancio previsionale e pianificazione strategica, anche in vista della necessità di approntare il Programma triennale previsto dalle recenti disposizioni del MIUR • La definizione delle Missioni e dei relativi programmi di attuazione dovrà essere guidata dalle macroazioni definite dal piano strategico, sia dalla disponibilità di risorse aggiuntive da dedicare all’implementazione dei piani operativi Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 22 Il prosieguo delle attività • Successivamente a questa fase di individuazione dei programmi da attuare e delle risorse da dedicare ad essi, il Nucleo di valutazione strategica avvierà il processo critico di monitoraggio dell’attuazione del piano strategico, con l’obiettivo di verificare la coerenza tra quanto programmato e realizzato e, nel caso si rilevino scostamenti, di proporre adeguate misure correttive Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012 Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica 23
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