FONDAMENTI DI INFORMATICA III
CARATTERISTICHE
E MODELLIZZAZIONE
DEL LAVORO D’UFFICIO
Argomento 2
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
Modellizzazione delle attività d’ufficio
Tassonomia di Panko
L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale
Modellizzazione di Mintzberg
Fattori che condizionano la progettazione
A2-1
Caratteristiche e modellizzazione ...
Argomento 2
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Analisi delle caratteristiche del lavoro d'ufficio
Identificazione degli aspetti peculiari delle attività da
automatizzare
Classificazione delle attività d'ufficio
Modellizzazione
Automazione d'ufficio come supporto al lavoro manageriale
Fattori che condizionano la progettazione del sistema
informativo automatizzato d'ufficio
A2-2
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
CARATTERISTICHE
E MODELLIZZAZIONE
DEL LAVORO D’UFFICIO
Argomento 2.1
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
Modellizzazione delle attività d’ufficio
Tassonomia di Panko
L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale
Modellizzazione di Mintzberg
Fattori che condizionano la progettazione
A2-3
Caratteristiche e modellizzazione ...
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Caratteristiche delle attività e processi propri dell'ufficio che influenzano
in modo decisivo il sistema informativo automatizzato d'ufficio,
determinando vincoli di tipo tecnologico e di utilizzo








Varietà dei processi
Bassa strutturazione del sistema
Alta interconnessione
Diversi livelli di interfaccia
Organizzazione ed evoluzione dell'ufficio
Fattore tempo
Filtraggio delle informazioni
Priorità, scadenze
A2-4
Caratteristiche e modellizzazione ...
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Varietà dei processi
 messaggi non strutturati





report standardizzate


A2-5
Caratteristiche e modellizzazione ...
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Varietà dei processi
 messaggi non strutturati
 annotazioni
 lettere
 comunicazioni orali
 ...
 report standardizzate
 stampe periodiche
 modulistica
A2-6
Caratteristiche e modellizzazione ...
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Bassa strutturazione del sistema
 Il sistema ufficio risente di un minor grado di
strutturazione rispetto altri sistemi






A2-7
Caratteristiche e modellizzazione ...
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Bassa strutturazione del sistema
 Il sistema ufficio risente di un minor grado di
strutturazione rispetto altri sistemi
 istruzioni per il lavoro incomplete
 istruzioni irregolari
 necessità di dialogo
 necessità di comunicazione costante
 messaggi non strutturati
…
A2-8
Caratteristiche e modellizzazione ...
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Alta interconnessione
 l'ufficio consiste in un gruppo complesso di elementi
ognuno caratterizzato da una varietà di funzioni
e interconnesso in molte direzioni
con altri elementi di diverse tipologie

A2-9
Caratteristiche e modellizzazione ...
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Alta interconnessione
 l'ufficio consiste in un gruppo complesso di elementi
ognuno caratterizzato da una varietà di funzioni
e interconnesso in molte direzioni
con altri elementi di diverse tipologie
 risulta quindi difficoltoso
modellizzare
i flussi di lavoro (work-flow) dell'ufficio,
e di conseguenza
l'automazione integrata
e l'aumento di produttività
A2-10
Caratteristiche e modellizzazione ...
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Diversi livelli di interfaccia
 per la varietà di utenti coinvolti




per l’alta interattività richiesta


A2-11
Caratteristiche e modellizzazione ...
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Diversi livelli di interfaccia
 per la varietà di utenti coinvolti
 nativo
 sofisticato
 necessità di essere accessibile
ad operatori di basso livello
 per l’alta interattività richiesta
 transazioni operative
 controllo situazioni
A2-12
Caratteristiche e modellizzazione ...
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Organizzazione ed evoluzione dell'ufficio
 l'ufficio è anche un gruppo di persone







impossibilità di una modellizzazione definitiva
A2-13
Caratteristiche e modellizzazione ...
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Organizzazione ed evoluzione dell'ufficio
 l'ufficio è anche un gruppo di persone
 soggetto a continue interazioni
 tra gruppi
 e persone
 in costante evoluzione
 per responsabilità
 ed autorità
 impossibilità di una modellizzazione definitiva
A2-14
Caratteristiche e modellizzazione ...
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Fattore tempo
 deve essere modellato per cogliere vari tipi di
informazioni






A2-15
Caratteristiche e modellizzazione ...
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Fattore tempo
 deve essere modellato per cogliere vari tipi di
informazioni
 tempo totale di permanenza del documento in un
posto lavoro
 durata delle attività
 calendari e schedulazioni
 tempo possibile per la risposta ad un messaggio
 generazione automatica di risposte, promemoria
 ...
A2-16
Caratteristiche e modellizzazione ...
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Filtraggio delle informazioni
 sono necessarie operazioni di filtraggio
ed aggregazione delle informazioni
in corrispondenza dei livelli gerarchici dell'ufficio




A2-17
Caratteristiche e modellizzazione ...
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Filtraggio delle informazioni
 sono necessarie operazioni di filtraggio
ed aggregazione delle informazioni
in corrispondenza dei livelli gerarchici dell'ufficio
 sommarizzazione delle transazioni di basso livello
per la fornitura di informazioni al management
 aggregazione automatica a diversi intervalli di
tempo specificati e controllati dall'utente
 omogeneizzazione dei dati aggregati per categorie
 produzione di statistiche per il monitoraggio
A2-18
Caratteristiche e modellizzazione ...
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Priorità, scadenze
 richiedono un trattamento particolare poiché
influenzano costantemente, indirizzano le attività




A2-19
Caratteristiche e modellizzazione ...
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Priorità, scadenze
 richiedono un trattamento particolare poiché
influenzano costantemente, indirizzano le attività
 gestione delle priorità delle attività
 trattamento dei documenti entro scadenze
determinate
 momenti di verifica per la ripianificazione delle
attività
 gestione delle risorse
A2-20
Caratteristiche e modellizzazione ...
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Evidente complessità dell’automazione d’ufficio
 devono essere soddisfatti
tutti i requisiti esaminati
A causa di questi fattori
normalmente si trovano
isole di automazione
piuttosto di automazioni integrate
che coinvolgano l’intero contesto
A2-21
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
CARATTERISTICHE
E MODELLIZZAZIONE
DEL LAVORO D’UFFICIO
Argomento 2.2
Caratteristiche del lavoro d’ufficio
Modellizzazione delle attività d’ufficio
Tassonomia di Panko
L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale
Modellizzazione di Mintzberg
Fattori che condizionano la progettazione
A2-22
Caratteristiche e modellizzazione ...
Modellizzazione delle attività d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Il sistema d'ufficio compenetra trasversalmente
il modello di sistema informativo presentato
Possiamo quindi riferirci alla suddivisione delle attività in
operative, tattiche, strategiche (Anthony),
corrispondenti rispettivamente a:
 personale esecutivo
 direzioni funzionali o di divisione
 alta direzione e staff
A2-23
Caratteristiche e modellizzazione ...
Modellizzazione delle attività d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Anthony mette in luce
soprattutto le diversità delle attività aziendali
in termini di oggetto e contenuto
Simon evidenzia
le diversità dal punto di vista
delle modalità di svolgimento delle attività stesse:
 programmate e di routine,
 verso non programmate ed occasionali
A2-24
Caratteristiche e modellizzazione ...
Modellizzazione delle attività d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Il Modello dell'impresa di Simon
A2-25
Caratteristiche e modellizzazione ...
Modellizzazione delle attività d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Nel modello sintetico dell’impresa di Simon
il termine processo
è da intendersi come
aggregato di attività elementari
sequenziali
e complementari rispetto ad un obiettivo
Può essere così introdotta
una definizione in merito alla
programmabilità o meno di una decisione
A2-26
Caratteristiche e modellizzazione ...
Modellizzazione delle attività d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Le decisioni sono programmate nelle misura in cui
sono ripetitive
e vengono quindi prese secondo una procedura
consolidata
per cui non debbono essere affrontate ogni volta ex novo
Il motivo ovvio per cui le decisioni programmate
sono tendenzialmente ripetitive, e viceversa,
va ricercato nel fatto che
se un certo problema si pone abbastanza di frequente,
di solito si elabora una procedura fissa per risolverlo
A2-27
Caratteristiche e modellizzazione ...
Modellizzazione delle attività d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Parliamo invece di decisioni non programmate
quando si tratta di decisioni nuove,
non strutturate,
con conseguenze insolite
In questo caso
non esiste un metodo preciso di affrontare il problema
perché esso non si è mai posto in precedenza,
oppure presenta una natura e una struttura
complesse o elusive (sfuggente, ambiguo),
oppure è così importante
da richiedere un trattamento su misura
A2-28
Caratteristiche e modellizzazione ...
Modellizzazione delle attività d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Al livello operativo
il sistema deve svolgere le attività di routine,
deve essere assolutamente stabile
Al livello direzionale
il sistema segnala le anomalie e gli scostamenti
rispetto i programmi previsti,
si ammettono approssimazioni
Al livello decisionale è difficile porre limiti alle informazioni
che l'alta direzione desidera conoscere
per prendere una decisione importante:
il sistema deve essere molto flessibile
A2-29
Caratteristiche e modellizzazione ...
Modellizzazione delle attività d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
L'informazione è destinata agli utenti,
devono essere precisate le modalità di presentazione
dell'informazione:
 I modi
descrivono le modalità di presentazione
dell'informazione
 il supporto su cui essa viene fornita,
 l'evento attivatore della sua diffusione
(sistematico o per eccezioni),
 il formato
(tabella, relazione, grafico)
A2-30
Caratteristiche e modellizzazione ...
Modellizzazione delle attività d’ufficio


FONDAMENTI DI INFORMATICA III
I luoghi
dove l'informazione deve essere fornita rappresentano,
assieme alle sorgenti dei dati,
l'elemento determinante
per la definizione del processo di produzione
dell'informazione
 sui luoghi si riflette l'influenza dell'assetto
organizzativo e geografico dell'impresa
I tempi
di fornitura dell'informazione stabiliscono
la tempificazione della produzione dell'informazione
A2-31
Caratteristiche e modellizzazione ...
Modellizzazione delle attività d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Aspetti che caratterizzano l'informazione
A2-32
Caratteristiche e modellizzazione ...
Modellizzazione delle attività d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Gli aspetti che caratterizzano l'informazione
variano poi in funzione
del livello dell'attività alla quale sono finalizzate
Le caratteristiche in corrispondenza
delle attività tattiche assumono valori intermedi
in un "continuum"
che va dalle attività operative
a quelle strategiche
A2-33
Caratteristiche e modellizzazione ...
Modellizzazione delle attività d’ufficio
FONDAMENTI DI INFORMATICA III
Aspetti che caratterizzano l'informazione in funzione del livello dell'attività
(nel caso delle attività tattiche vengono assunti valori intermedi)
Caratteristiche
Attività operative
Attività tattiche
Attività strategiche
Fonti dei dati
Grado di dettaglio
Grado di esattezza
Realtà rappresentata
Tipo di informazione
più interne
più analitico
precisione
ristretta
prevalentemente
quantitativa
breve
presente
bassa
supporti standard
--------------------------------------------------------------------------------------
più esterne
più sintetico
approssimazione
ampia
anche qualitativa
---------------------------------------------------------------------
media
futuro (passato)
alta
elevata
Tempestività
Orizzonte temporale
Frequenza d'uso
Flessibilità
A2-34