REGOLAMENTO
ANTIRICICLAGGIO
Soggetto
Races Finanziaria SpA
Versione
2
Data aggiornamento
23/01/2013
Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
Indice
SCOPO E GESTIONE DEL DOCUMENTO
1
PRINCIPI GENERALI .......................................................................................................................... 4
1.1 CONTESTO NORMATIVO DI RIFERIMENTO................................................................................... 4
1.1
1.1.1
Definizione di riciclaggio......................................................................................................... 5
1.1.2
Definizione di finanziamento al terrorismo .............................................................................. 5
1.2
2
IL DETTATO NORMATIVO............................................................................................................ 5
IL PRESIDIO DEL RISCHIO RICICLAGGIO........................................................................................ 7
2.1
3
ASPETTI DEFINITORI ................................................................................................................... 5
FUNZIONI COINVOLTE................................................................................................................. 7
2.1.1
Gli Organi di Vertice............................................................................................................... 7
2.1.2
Organismo di Vigilanza ai sensi del D.lgs 231/2001................................................................ 8
2.1.3
La Funzione di Antiriciclaggio................................................................................................. 8
2.1.4
Il responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette ........................................................ 9
2.1.5
La Funzione di Internal Audit.................................................................................................. 9
2.1.6
La Rete Distributiva...............................................................................................................10
GESTIONE DEGLI ADEMPIMENTI PRESCRITTI DALLA NORMATIVA............................................11
3.1
OBBLIGHI DI ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA .........................................................11
3.1.1
Adempimenti operativi...........................................................................................................11
3.1.2
Controllo costante .................................................................................................................15
3.2
OBBLIGHI DI SEGNALAZIONE DI OPERAZIONI SOSPETTE.....................................................15
3.2.1
3.3
OBBLIGHI DI REGISTRAZIONE NELL’AUI DEI DATI E DELLE INFORMAZIONI ACQUISITI .....16
3.3.1
3.4
Adempimenti operativi...........................................................................................................17
OBBLIGHI DI REGISTRAZIONE: CONSERVAZIONE ..................................................................17
3.4.1
3.5
Adempimenti operativi...........................................................................................................16
Adempimenti operativi...........................................................................................................18
OBBLIGHI DI FORMAZIONE DEL PERSONALE .........................................................................18
3.5.1
Adempimenti operativi...........................................................................................................18
ALLEGATO A – QUESTIONARIO KYC ....................................................................................................19
ALLEGATO B – INDICATORI DI ANOMALIA ...........................................................................................23
ALLEGATO C – MODULO SEGNALAZIONE OPERAZIONE SOSPETTA................................................25
ALLEGATO D – MODULO AUTORIZZAZIONE OPERAZIONI CON PERSONE POLITICAMENTE
ESPOSTE .................................................................................................................................................27
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
SCOPO E GESTIONE DEL DOCUMENTO
Il presente Regolamento contenente le norme generali in materia di Antiriciclaggio rappresenta lo strumento
attraverso il quale Races Finanziaria SpA nel rispetto delle disposizioni normative:
· svolge le verifiche preliminari su clienti/potenziali clienti prima di avviare un rapporto continuativo con
gli stessi ovvero prima di processare un’operazione superiore a 15.000 euro;
· esprime una valutazione del cliente/potenziale cliente/operazione diretta ad accertare l’esposizione
dello stesso/a al rischio riciclaggio o finanziamento del terrorismo;
· adempie, sulla base dell’esito dei controlli effettuati, agli obblighi di verifica distinguibili in tre tipologie:
ordinari, rafforzati, semplificati;
· cura la conservazione dei documenti e la registrazione delle informazioni acquisite nell’Archivio Unico
Informatico (AUI) in fase di esecuzione delle verifiche della clientela al fine di adempiere alle
disposizioni normative concernenti la tracciabilità delle suddette operazioni di verifica;
· esegue le segnalazioni periodiche all’Unità di Informazione Finanziaria dei dati aggregati delle
operazioni sospette.
Al fine di rispondere agli obiettivi sopra elencati, il Regolamento è composto dalle seguenti Sezioni:
·
Principi generali, in cui si illustrano gli elementi di base con riferimento alle disposizioni normative e alle
modalità di gestione operativa di adeguamento. In particolare, nella parte dedicata alle funzioni, si
fornisce indicazione delle strutture aziendali coinvolte nelle attività in materia di antiriciclaggio con
indicazione, per ciascuna, dei rispettivi ruoli e responsabilità nonché dei flussi informativi tra le stesse.
·
Il presidio del rischio di riciclaggio;
·
Gestione degli adempimenti prescritti dalla normativa;
·
Ulteriori punti di controllo rilevanti anche ai fini del D. Lgs 231/01.
L’approvazione del presente Regolamento e delle eventuali successive modifiche è rimessa al Consiglio di
Amministrazione della Società (di seguito anche CdA), previa approvazione dell’Amministratore Delegato.
L’adozione diviene effettiva a seguito di approvazione del documento da parte del CdA.
Il presidio sul costante aggiornamento del presente documento è attribuito alla funzione Organizzazione,
che provvede ad apportare le necessarie integrazioni/modifiche sulla scorta sia degli aggiornamenti
normativi, sia delle esigenze segnalate dalla Società o eventuali modifiche all’operatività aziendale, previa
verifica della compatibilità con l’intero processo aziendale.
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
1
PRINCIPI GENERALI
1.1 CONTESTO NORMATIVO DI RIFERIMENTO
Il contesto normativo di riferimento in tema di Anti Money Laundering è identificato dai disposti sotto
elencati:
·
Legge 197/91 “Conversione in legge, con modificazioni, del D.L. 3 maggio 1991 n. 143, recante
provvedimenti urgenti per limitare l’uso del contante e dei titoli al portatore nelle transazioni e
prevenire l’utilizzazione del sistema finanziario a scopo di riciclaggio” (c.d “Legge Antiriciclaggio”) con
relative modifiche e integrazioni;
·
D.Lgs 20 febbraio 2004 n. 56 “Attuazione della direttiva 2001/97/CE in materia di prevenzione
dell’uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi da attività illecite”;
·
D.M. 3 febbraio 2006 n. 141-142-143;
·
Provvedimento UIC 24 febbraio 2006 – Chiarimenti UIC;
·
Emanazione della c.d. Terza Direttiva Antiriciclaggio;
·
Decreto Legislativo 231/2007 pubblicato in Gazzetta Ufficiale (n. 290 del 14/12/2007)1 e successive
modifiche;
·
Nota Ministero Economia e Finanze (MEF) del 19 dicembre 2007 recante indicazioni sulle norme
applicabili dal 29 dicembre 2007 sino all’emanazione dei provvedimenti attuativi del decreto
231/2007;
·
Emanazione del Decreto Legislativo 151/2009 “Disposizioni integrative e correttive del decreto
legislativo 21 novembre 2007, n. 231, recante attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la
prevenzione dell'utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose
e di finanziamento del terrorismo, nonché della direttiva 2006/70/CE che reca misure di esecuzione”;
·
Decreto legge n. 78 del 31 maggio 2010, convertito con modificazioni dalla legge 30 luglio 2010, n.
122;
·
Circolare MEF del 05 agosto 2010 interpretativa delle modifiche introdotte dall’art. 20 del decreto
legge n. 78 del 31 maggio 2010 alle disposizioni sulle limitazioni all’uso del contante e dei titoli al
portatore contenute nell’art. 49 e nell’art. 58 del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231 e
successive modificazioni.
·
Provvedimento recante disposizioni attuative in materia di organizzazione, procedure e controlli
interni volti a prevenire l’utilizzo degli intermediari e degli altri soggetti che svolgono attività finanziaria
a fini di riciclaggio e finanziamento del terrorismo ai sensi dell’art. 7 comma 2 del Decreto Legislativo
21 novembre 2007, n. 231, emanato dalla Banca d’Italia in data 10 marzo 2011
1
Il Decreto è entrato in vigore dal 29 dicembre 2007.
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1.1 ASPETTI DEFINITORI
1.1.1 Definizione di riciclaggio
Definizione di riciclaggio ai sensi del Decreto Legislativo 231/2007 art. 2:
·
La conversione o il trasferimento di beni, effettuati essendo a conoscenza che essi provengono da
una attività criminosa o da una partecipazione a tale attività, allo scopo di occultare o dissimulare
l’origine illecita dei beni medesimi o di aiutare chiunque sia coinvolto in tale attività a sottrarsi alle
conseguenze giuridiche delle proprie azioni;
·
L’occultamento o la dissimulazione della reale natura, provenienza, ubicazione, disposizione,
movimento, proprietà dei beni o dei diritti sugli stessi, effettuati essendo a conoscenza che tali beni
provengono da una attività criminosa o da una partecipazione a tale attività;
·
L’acquisto, la detenzione o l’utilizzazione di beni essendo a conoscenza, al momento della loro
ricezione, che tali beni provengono da una attività criminosa o da una partecipazione a tale attività;
·
La partecipazione ad uno degli atti di cui alle lettere precedenti, l’associazione per commettere tale
atto, il tentativo di perpetrarlo, il fatto di aiutare, istigare o consigliare qualcuno a commetterlo o il fatto
di agevolarne l’esecuzione.
1.1.2 Definizione di finanziamento al terrorismo
Per finanziamento del terrorismo vale la definizione di cui all’art. 1, comma 1, lett. A) del D. Lgs 109/2007:
“Qualsiasi attività diretta, con qualsiasi mezzo, alla raccolta, alla provvista, all’intermediazione, al deposito,
alla custodia o all’erogazione di fondi o di risorse economiche, in qualunque modo realizzati, destinati ad
essere, in tutto o in parte, utilizzati al fine di compiere uno o più delitti con finalità di terrorismo o in ogni caso
diretti a favorire il compimento di uno o più delitti con finalità di terrorismo previsti dal codice penale, e ciò
indipendentemente dall’effettivo utilizzo dei fondi e delle risorse economiche per i delitti anzidetti”.
1.2 IL DETTATO NORMATIVO
I cardini del Decreto Legislativo 231/2007 sono:
·
l’allargamento della normativa originariamente posta per la lotta al riciclaggio del denaro di
provenienza illecita alla diversa ipotesi della lotta al finanziamento delle attività terroristiche, effettuato
anche con denaro di provenienza lecita;
·
l’allargamento del “focus” della norma dalla (singola) operazione sospetta al “profilo” dimostrato dal
cliente ed all’andamento del relativo rapporto, che deve dimostrarsi “coerente” con le caratteristiche
proprie di quel determinato tipo di cliente (settore economico / classe dimensionale / ambito
commerciale di riferimento ecc.).
Principali novità introdotte dal decreto:
·
·
obblighi di adeguata verifica della clientela – approccio basato sul rischio:
-
titolare effettivo;
-
natura e scopo del rapporto;
-
riclassificazione degli intermediari finanziari;
-
estensione degli obblighi di adeguata verifica agli intermediari bancari e finanziari extra comunitari;
-
individuazione delle Persone Politicamente Esposte (P.E.P.);
-
individuazione dei soggetti collegabili al terrorismo internazionale;
obblighi di registrazione – nuova soglia antiriciclaggio di 15.000 euro (ex 12.500) per le registrazioni
nell’archivio unico informatico (fatto salvo l’attuale limite delle frazionate: 5.000);
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
·
limitazioni all’uso del contante;
·
nuovi obblighi di astensione;
·
segnalazione di operazioni sospette - incorporazione dell’UIC (Ufficio Italiano Cambi) in Banca D’Italia
con l’assunzione di nuova denominazione: UIF (Unità di Informazione Finanziaria).
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
2 IL PRESIDIO DEL RISCHIO RICICLAGGIO
2.1 FUNZIONI COINVOLTE
La Società ha costituito un presidio costante che mantiene elevata l’attenzione sulla problematica
dell’antiriciclaggio al fine di ridurre il rischio di incorrere in comportamenti non conformi.
Il CdA della Società, al fine di rafforzare e ricondurre ad unitarietà i presidi aziendali in materia di
antiriciclaggio, ha istituito la funzione di Antiriciclaggio e nominato il responsabile, in possesso di adeguati
requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità, al quale è stato conferito la delega per gli
adempimenti connessi alla valutazione e trasmissione alla UIF delle segnalazioni di operazioni sospette. Il
Responsabile Antiriciclaggio ricopre anche la carica di Responsabile della Funzione Compliance.
2.1.1 Gli Organi di Vertice
La responsabilità della supervisione complessiva sul sistema di gestione del rischio di riciclaggio spetta e
ricade in capo al Consiglio Amministrazione ed al Collegio Sindacale della Società.
In particolare, il ruolo degli organi di vertice della Società può essere riassunto nei punti seguenti:
·
·
Il CdA
-
individua e riesamina periodicamente gli orientamenti strategici e le politiche di governo dei
rischi connessi con il riciclaggio e il finanziamento del terrorismo; in aderenza all’approccio
basato sul rischio, tali politiche devono risultare adeguate all’entità e alla tipologia dei rischi cui
è concretamente esposta l’attività dell’impresa
-
delinea un sistema di controlli interni organico e coordinato, funzionale alla pronta rilevazione e
alla gestione del rischio di riciclaggio e ne assicura l’efficacia nel tempo;
-
valuta e approva con apposita delibera il Regolamento di Antiriciclaggio
-
assicura l’adeguatezza quali- e quantitativa della Funzione di Antiriciclaggio e delle funzioni di
controllo in generale, nonché la chiara attribuzione dei compiti e delle responsabilità in materia
di antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo;
-
nomina e revoca il Responsabile della Funzione di Antiriciclaggio;
-
nomina e revoca il Responsabile per la segnalazione delle operazioni sospette;
-
con cadenza almeno annuale, esamina le relazioni relative all’attività svolta dal responsabile
antiriciclaggio e ai controlli eseguiti dalle funzioni competenti;
-
assicura che le carenze e anomalie riscontrate in esito ai controlli di vario livello siano portate
tempestivamente a sua conoscenza
-
assicura che il sistema di flussi informativi verso gli organi sociali e al loro interno sia adeguato,
completo e tempestivo; tutelando comunque la riservatezza dei soggetti che hanno partecipato
alla procedura di segnalazione di operazione sospetta;.
il CdA e l’Amministratore Delegato della Società devono assicurare adeguata gestione del rischio di
riciclaggio. A tal fine:
-
curano la realizzazione e aggiornano le procedure interne e le responsabilità delle strutture e
delle funzioni aziendali al fine di evitare il coinvolgimento inconsapevole in fatti di riciclaggio e
di finanziamento del terrorismo, tenendo conto delle prescrizioni normative in materia di
identificazione e adeguata verifica, registrazione nell’AUI, conservazione dei documenti,
obblighi di comunicazione alle Autorità competenti e segnalazioni di operazioni sospette;
-
assicurano la massima riservatezza sull’identità delle persone che hanno partecipato alla
procedura di segnalazione di operazione sospetta
-
stabiliscono flussi informativi efficaci per assicurare che il personale a tutti i livelli
dell’organizzazione sia a conoscenza dei fattori di rischio relativi ai propri compiti e
responsabilità e delle modalità di gestione del rischio;
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
·
-
assicurano l’osservanza delle politiche e delle procedure, adottando strumenti idonei a
consentire la costante verifica dell’attività svolta dai dipendenti e dai collaboratori al fine di
rilevare eventuali anomalie che emergano, segnatamente, nei comportamenti, nella qualità
delle comunicazioni indirizzate ai referenti e alle strutture aziendali nonché nei rapporti che gli
stessi dipendenti o collaboratori intrattengono con la clientela;
-
accertano, nel caso emergano violazioni, che siano apportati tempestivamente idonei rimedi;
-
implementano programmi continui e sistematici di addestramento, formazione e aggiornamento
del personale dipendente e dei collaboratori sugli obblighi derivanti dalla disciplina in materia di
antiriciclaggio e di finanziamento al terrorismo internazionale;
-
assicurano il libero accesso della funzione di antiriciclaggio e del responsabile delle
segnalazioni di operazioni sospette ai flussi informativi diretti agli organi aziendali e alle
strutture, a vario titolo, coinvolte nella gestione e contrasto del riciclaggio e del finanziamento al
terrorismo
il Collegio Sindacale
-
valuta l’idoneità delle procedure in essere per l’adeguata verifica della clientela, la registrazione
e la conservazione delle informazioni e per la segnalazione delle operazioni sospette;
-
promuove l’analisi e rimozione di carenze, anomalie e irregolarità rilevate
-
viene sentito in merito alle decisioni concernenti la nomina del responsabile della funzione
antiriciclaggio e alla definizione degli elementi dell’architettura complessiva del sistema di
gestione e controllo del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, nonché la
nomina del delegato
-
informa tempestivamente le Autorità di vigilanza di tutti i fatti o gli atti di cui venga a
conoscenza che possano costituire una violazione delle disposizioni attuative del decreto
medesimo e comunica, entro trenta giorni, alle Autorità di Vigilanza le infrazioni ai obblighi di
registrazione ai sensi dell’art. 36 del d.lgs 231/2007 di cui ha notizia; l’informativa può essere
effettuata congiuntamente con altri organi o funzioni aziendali.
2.1.2 Organismo di Vigilanza ai sensi del D.lgs 231/2001
In base all’articolo 52 del d. lgs. n. 231/2007 l’organismo in parola, al pari dell’organo di controllo, è tenuto a
vigilare sull'osservanza delle norme contenute nello stesso decreto e ad effettuare le prescritte segnalazioni,
nell’ambito delle proprie attribuzioni e competenze. Le segnalazioni possono essere effettuate
congiuntamente con altri organi o funzioni aziendali.
2.1.3 La Funzione di Antiriciclaggio
La Funzione di Antiriciclaggio:
-
identifica le norme applicabili e valuta il loro impatto sui processi e le procedure interne;
-
collabora all’individuazione del sistema dei controlli interni e delle procedure finalizzato alla
prevenzione e al contrasto dei rischi di riciclaggio e finanziamento al terrorismo;
-
verifica l’idoneità del sistema dei controlli interni e delle procedure adottato e propone le
modifiche organizzative e procedurali necessarie o opportune al fine di assicurare un adeguato
presidio dei rischi, anche attraverso controlli in loco;
-
svolge funzioni di consulenza e assistenza agli organi aziendali e all’Amministratore Delegato;
-
in caso di offerta di prodotti e servizi nuovi, effettua in via preventiva le valutazioni di
competenza;
-
verifica l’affidabilità del sistema informativo di alimentazione dell’archivio unico informatico
aziendale;
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-
svolge controlli di correttezza e completezza sui dati gestionali trasferiti nell’AUI
-
trasmettere mensilmente alla UIF i dati aggregati concernenti le registrazioni nell'Archivio Unico
Informatico;
-
cura, in raccordo con le altre funzioni aziendali competenti in materia di formazione, la
predisposizione di un adeguato piano di formazione, finalizzato a conseguire un aggiornamento
su base continuativa del personale dipendente e dei collaboratori;
-
predispone flussi informativi diretti agli organi aziendali e all’Amministratore Delegato, in
particolare almeno una volta l’anno, la funzione presenta al CdA una relazione sulle iniziative
intraprese, sulle disfunzioni accertate e sulle relative azioni correttive da intraprendere nonché
sull’attività formativa del personale.
-
provvede al costante aggiornamento del presente regolamento con particolare attenzione
all’adeguata definizione delle responsabilità, compiti e modalità operative nella gestione del
rischio di riciclaggio e di finanziamento al terrorismo
2.1.4 Il responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette
Il responsabile della funzione Antiriciclaggio, nominato delegato per le segnalazioni di operazioni sospette:
-
valuta le segnalazioni di operazioni sospette pervenute
-
comunica l’esito della propria valutazione al responsabile della dipendenza che ha dato origine alla
segnalazione
-
trasmette alla UIF le segnalazioni ritenute fondate
-
svolge un ruolo di interlocuzione con la UIF e risponde tempestivamente alle eventuali richieste di
approfondimento provenienti dalla stessa Unità.
Ferma la tutela della riservatezza dell’identità del soggetto di primo livello che ha effettuato la segnalazione,
il responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette può consentire che i nominativi dei clienti oggetto di
segnalazione di operazione sospetta siano consultabili - anche attraverso l’utilizzo di idonee basi informative
– dai responsabili delle diverse strutture operative aziendali, stante la particolare pregnanza che tale
informazione può rivestire in sede di apertura di nuovi rapporti contrattuali ovvero di valutazione
dell’operatività della clientela già in essere.
Il responsabile delle segnalazioni deve avere libero accesso ai flussi informativi diretti agli organi aziendali e
alle strutture, a vario titolo, coinvolte nella gestione e contrasto del riciclaggio e del finanziamento al
terrorismo.
2.1.5 La Funzione di Internal Audit
La funzione, attraverso controlli sistematici, anche di tipo ispettivo, verifica:
-
valuta l’adeguatezza dei presidi organizzativi, delle procedure e dei controlli interni
-
il costante rispetto dell’obbligo di adeguata verifica, sia nella fase di instaurazione del rapporto che
nello svilupparsi nel tempo della relazione;
-
l’effettiva acquisizione e l’ordinata conservazione dei dati e documenti prescritti dalla normativa;
-
il corretto funzionamento dell’archivio unico informatico;
-
l’effettivo grado di coinvolgimento del personale dipendente e dei collaboratori nonché dei
responsabili delle strutture centrali e periferiche, nell’attuazione dell’obbligo della “collaborazione
attiva”
-
svolge interventi di follow-up al fine di assicurarsi dell’avvenuta adozione degli interventi correttivi
delle carenze e irregolarità riscontrate e della loro idoneità a evitare analoghe situazioni nel futuro.
-
verifica periodicamente l’allineamento tra le varie procedure contabili settoriali di gestione e quella di
alimentazione e gestione dell’Archivio unico informatico aziendale.
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-
relaziona agli organi aziendali circa attività svolta e i relativi esiti, fermo restando il rispetto del
principio di riservatezza in materia di segnalazioni di operazioni sospette.
2.1.6 La Rete Distributiva
La società a presidio del rischio di inadempimenti o violazioni della normativa antiriciclaggio da parte della
rete distributiva ha posto in essere le seguenti misure:
-
diffusione del presente regolamento anche tra gli agenti e mediatori
-
nei contratti di collaborazione stipulati di agenzia sono richiamate le regole di condotta a fini
antiriciclaggio vincolanti per gli agenti nell’esercizio dell’attività su mandato della società;
-
l’individuazione di soggetti coinvolti in attività di terrorismo e persone politicamente esposte avviene
in automatico attraverso confronto dei dati anagrafici inseriti a sistema con le liste anti-terrorismo e
PEP;
-
al fine di guidare e oggettivare la valutazione del rischio di riciclaggio associato al cliente, la società
ha messo a disposizione della propria rete di vendita un questionario KYC, la cui compilazione
conduce in automatico all’attribuzione di uno scoring della rischiosità (v. anche successivo punto
3.1.1.2);
-
la società pone in essere specifici e periodici programmi di formazione a favore degli addetti alla
rete di vendita, affinché abbiano adeguata conoscenza della normativa di riferimento e delle
connesse responsabilità e siano in grado di utilizzare consapevolmente strumenti e procedure di
ausilio nell’esecuzione degli adempimenti;
-
a presidio del rischio di una tradiva trasmissione da parte della rete distributiva dei dati relativi ai
rapporti e operazioni, la società acquisisce i dati in tempo reale mediante la procedura “Ragent”,
messa a disposizione della rete, la quale è connessa al sistema gestionale aziendale, nel quale,
previo verifica in base al supporto documentale, trasmesso preliminarmente in formato elettronico,
avviene la convalida (in caso di accettazione della proposta di finanziamento); la mancata o
incompleta trasmissione del supporto documentale, nonché la rilevazione di incongruenze con i dati
a sistema comporta il blocco della richiesta di finanziamento
-
i dipendenti della società preposti alla gestione della rete distributiva (district manager) svolgono
verifiche periodiche presso i punti operativi degli addetti alla rete di vendita, compilando una scheda
valutativa; la funzione di compliance effettua controlli in loco a campione
Nell’ambito dei rapporti intrattenuti con mediatori creditizi, la società richiama - pur nel rispetto dei reciproci
ambiti di autonomia e indipendenza professionale – le regole di condotta antiriciclaggio cui gli stessi devono
attenersi nell’esercizio della propria attività, pretendendo – anche a pena della risoluzione del rapporto - che
il soggetto partecipi periodicamente ad adeguate iniziative di formazione ed aggiornamento.
L’accertamento di gravi inadempimenti o infedeltà da parte del mediatore nell’esecuzione degli obblighi
antiriciclaggio comporta l’interruzione del rapporto con il medesimo.
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
3 GESTIONE DEGLI ADEMPIMENTI PRESCRITTI DALLA NORMATIVA
3.1 OBBLIGHI DI ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA
Per quanto concerne la verifica da effettuare sul cliente/potenziale cliente prima di avviare un rapporto
continuativo o di processare un’operazione pari o superiore a 15.000 euro, il testo normativo impone agli
intermediari “adeguati controlli” e lega tale adeguatezza ad una valutazione dell’intermediario diretta ad
accertare l’esposizione del cliente al rischio riciclaggio o finanziamento del terrorismo.
Il cliente è tenuto a fornire una serie di informazioni aggiornate, atte a garantire un’adeguata conoscenza
del cliente e dell’eventuale titolare effettivo.
In base all’esito di questi controlli, da attuarsi tanto sul cliente quanto sull’operazione, gli intermediari
dovranno applicare i previsti:
-
obblighi (ordinari) di adeguata verifica della clientela;
-
obblighi rafforzati;
-
obblighi semplificati.
L’obbligo di adeguata verifica della clientela si realizza, oltre che con l’identificazione della clientela, con
l’acquisizione d’informazioni utili alla valutazione del rischio (approccio basato sul rischio - art. 20 D. Lgs
231).
3.1.1 Adempimenti operativi
La Società espleta gli obblighi di adeguata verifica della clientela attraverso lo svolgimento dell’attività di
identificazione della clientela e attraverso l’acquisizione di informazioni utili alla valutazione del rischio.
La procedura anti-riciclaggio in uso da parte della Società (“SICRAT” del fornitore Metoda ed il collegato
questionario KYC) prevede, a livello informatico, l'attribuzione di indici di rischiosità sia per il cliente, che per
il rapporto continuativo e l'operazione connessa.
3.1.1.1 Identificazione della clientela
La Società esegue l’identificazione della clientela attraverso l’assunzione dei seguenti elementi:
1.
le complete generalità (nome, cognome, luogo e data di nascita, indirizzo); per le persone non fisiche
si indica la denominazione o ragione sociale, la sede e l’indirizzo.
2.
gli estremi del documento di identificazione (tipo, numero, luogo, data e Autorità di rilascio); al
riguardo si precisa che devono essere considerati validi i documenti rilasciati dalla Pubblica
Amministrazione, muniti di fotografia e sottoscrizione dell’interessato (es. carta di identità, patente,
passaporto, porto d’armi, tessera postale, libretto ferroviario personale) in corso di validità (es. carta
di identità 5 anni)2.
2
Per i soggetti non comunitari, l’identificazione è effettuata attraverso il passaporto o il permesso di
soggiorno.
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
3.
codice fiscale/partita iva; Settore e Ramo Attività Economica (SAE/RAE). Al riguardo si precisa che il
codice fiscale deve essere rilevato dall’apposito tesserino rilasciato dal Ministero dell’Economia e
delle Finanze, e che non valgono eventuali auto-dichiarazioni.
Nel caso di cliente già censito, in occasione di successive accensioni di rapporti o censimenti antiriciclaggio,
l’addetto, dopo aver verificato la completezza dei dati acquisiti, può utilizzare forme di identificazione
abbreviate, indicando nome e cognome di chi effettua l’operazione e gli estremi del rapporto. In ogni caso,
occorre sempre verificare la validità del documento di riconoscimento e, nel caso in cui questo risulti
scaduto, occorre provvedere obbligatoriamente alla sostituzione con altro documento.
L’attività identificativa è svolta dal personale incaricato dalla Società (addetti degli uffici centrali, addetti
commerciali periferici, mediatori ed altri intermediari legati alla Società sulla base di specifiche convenzioni)
che entra in contatto con il cliente.
In particolare, il personale incaricato, nelle ipotesi in cui è fatto obbligo di identificare il cliente, richiede tutti i
dati di cui ai punti 1, 2 e 3, fotocopia il documento di identificazione ed il codice fiscale ed allega le fotocopie
tra i documenti posti a corredo della richiesta di finanziamento.
Inoltre, al fine di ottemperare agli obblighi (ordinari) di adeguata verifica della clientela, il personale
incaricato della Società procede alla compilazione del questionario KYC (si veda l’Allegato A al presente
regolamento), nella quale si certifica, tra altro, la titolarità effettiva del rapporto, acquisendo nel caso anche i
dati e documenti identificativi del titolare effettivo, nonché la finalità dell’operazione richiesta dal cliente.
Con riferimento agli obblighi di adeguata verifica semplificati, la Società adotta le medesime prassi operative
previste nel caso degli obblighi ordinari.
Infine, per gli obblighi rafforzati, la Società adotta un modulo apposito contenente informazioni ulteriori,
relative alla situazione creditizia del soggetto (“scheda autorizzazione e verifica operazioni/apertura rapporti
con persone politicamente esposte”, si veda allegato D).
Si precisa che la politica adottata dalla società non prevede ed esclude esplicitamente nei contratti di
agenzia la possibilità di identificazione a distanza. L’identificazione pertanto deve essere svolta in presenza
del cliente.
3.1.1.2 Acquisizione di informazioni utili alla valutazione del rischio
L’obbligo di adeguata verifica della clientela si realizza, oltre che attraverso l’identificazione della clientela,
anche attraverso l’acquisizione di informazioni utili alla valutazione del rischio associato alla tipologia della
clientela. Tali informazioni riguardano sia il cliente (natura giuridica, attività, giudizio sul cliente formulato dal
personale della Società che ha il contatto diretto con il cliente, area geografica di residenza del cliente) sia
l’operazione o rapporto (tipologia, modalità di svolgimento, entità degli importi, frequenza delle operazioni e
loro congruità rispetto all’attività, area geografica di destinazione dell’importo o del prodotto).
Per quanto attiene alla valutazione del rischio, si osserva, in premessa, che data la peculiarità operativa
della Società, riferita in particolare alla cessione del quinto dello stipendio ovvero alle delegazioni di
pagamento, è da considerarsi bassa la probabilità che nell’ambito della valutazione del “rischio riciclaggio”
possono essere attribuiti indici di rischiosità elevata, attesa la tipicità delle operazioni (singolo prestito cui
talvolta si aggiunge la delegazione di pagamento), l’ammontare dei prestiti (mediamente di importo
contenuto) e, non ultimo, la tipologia della clientela (di norma dipendenti pubblici).
Ciò premesso, la Società richiede al proprio personale incaricato, all’atto della richiesta di apertura di un
rapporto, di provvedere a raccogliere le informazioni richieste per la valutazione del rischio associato alla
tipologia di clientela.
A tal fine, la società ha introdotto una questionario per la valutazione dei rischi associati al cliente attraverso
il quale, in base alle risposte compilate, viene attribuito in automatico un scoring di rischiosità (allegato A). Il
supermento di una soglia definita critica comporta il blocco della richiesta di finanziamento. Il questionario
prevede l’acquisizione di informazioni utili ai fini di valutazione del rischio:
- in base alle informazioni strumentali all’istruttoria del finanziamento
- dal cliente
- dall’operatore della struttura commerciale
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
- da operatori delle strutture centrali, in particolare per la fase post-contrattuale
3.1.1.3 Individuazione di eventuali Persone Politicamente Esposte
Sono "persone politicamente esposte": le persone fisiche residenti in altri Stati comunitari o in Stati
extracomunitari che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche nonchè i loro familiari diretti o
3
coloro con i quali tali persone intrattengono notoriamente stretti legami .
Più in particolare:
1.
Per “persone fisiche che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche” s'intendono:
a) i capi di Stato, i capi di Governo, i Ministri e i Vice Ministri o Sottosegretari;
b) i parlamentari;
c) i membri delle corti supreme, delle corti costituzionali e di altri organi giudiziari di alto livello le cui
decisioni non sono generalmente soggette a ulteriore appello, salvo in circostanze eccezionali;
d) i membri delle Corti dei conti e dei consigli di amministrazione delle banche centrali;
e) gli ambasciatori, gli incaricati d'affari e gli ufficiali di alto livello delle forze armate;
f)
i membri degli organi di amministrazione, direzione o vigilanza delle imprese possedute dallo Stato.
In nessuna delle categorie sopra specificate rientrano i funzionari di livello medio o inferiore. Le categorie di
cui alle lettere da a) a e) comprendono, laddove applicabili, le posizioni a livello europeo e internazionale.
2.
Per “familiari diretti” s'intendono:
a) il coniuge;
b) i figli e i loro coniugi;
c) coloro che nell'ultimo quinquennio hanno convissuto con i soggetti di cui alle precedenti lettere;
d) i genitori.
3.
Ai fini dell'individuazione dei “soggetti con i quali le persone di cui al numero 1 intrattengono
notoriamente stretti legami” si fa riferimento a:
a) qualsiasi persona fisica che ha notoriamente la titolarità effettiva congiunta di entità giuridiche o
qualsiasi altra stretta relazione d'affari con una persona di cui al comma 1;
b) qualsiasi persona fisica che sia unica titolare effettiva di entità giuridiche o soggetti giuridici
notoriamente creati di fatto a beneficio della persona di cui al comma 1.
3
Si veda in proposito Art. 1, lett. c) del Decreto Legislativo 25 settembre 2009, n. 151 “Disposizioni
integrative e correttive del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, recante attuazione della direttiva
2005/60/CE concernente la prevenzione dell'utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei
proventi di attivita' criminose e di finanziamento del terrorismo, nonche' della direttiva 2006/70/CE che reca
misure di esecuzione.”
13 di 29
Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
3.1.1.3.1
Adempimenti operativi
Al fine di verificare l’identità delle persone politicamente esposte, così come definite dalla normativa, la
Società si avvale di un apposito software del fornitore Metoda.
L’identificazione di persone politicamente esposte viene svolta dalla procedura informatica mediante
confronto dei dati anagrafici inseriti con database, periodicamente aggiornati, di soggetti qualificati come
politicamente esposti. L’esito positivo del controllo ha effetto bloccante, superabile dall’utente con profilo
“super-user”, e l’addetto è tenuto ad acquisire la preventiva autorizzazione dell’Amministratore Delegato.
L’autorizzazione viene richiesta all’Amministratore Delegato a mezzo posta elettronica (si veda allegato D
“Modulo autorizzazione operazioni con persone politicamente esposte”). Ottenuta l’autorizzazione, l’addetto
è tenuto a notificare a mezzo e-mail l’avvenuta apertura del rapporto alla Struttura Centrale di riferimento
(Funzione Compliance).
In presenza di Persone Politicamente Esposte sussiste un obbligo rafforzato di adeguata verifica della
clientela. In tal caso, quindi, l’addetto è tenuto ad espletare gli adempimenti previsti.
3.1.1.4 Identificazione del titolare effettivo
Per "titolare effettivo", si intende: la persona o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o
controllano il cliente nonché la persona fisica per conto della quale è realizzata un'operazione.
In particolare:
a)
in caso di società, il titolare effettivo è:
-
la persona fisica o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedano o controllino un'entità'
giuridica, attraverso il possesso o il controllo diretto o indiretto di una percentuale sufficiente delle
partecipazioni al capitale sociale o dei diritti di voto in seno a tale entità giuridica, anche tramite azioni
al portatore, purché non si tratti di una società ammessa alla quotazione su un mercato
regolamentato e sottoposta a obblighi di comunicazione conformi alla normativa comunitaria o a
standard internazionali equivalenti; tale criterio si ritiene soddisfatto ove la percentuale corrisponda al
25% più uno di partecipazione al capitale sociale;
-
la persona fisica o le persone fisiche che esercitano in altro modo il controllo sulla direzione di
un'entità giuridica;
b)
in caso di entità giuridiche quali le fondazioni e di istituti giuridici quali i trust, che amministrano e
distribuiscono fondi, il titolare effettivo è:
-
se i futuri beneficiari sono già stati determinati, la persona fisica o le persone fisiche beneficiarie del
25% o più del patrimonio di un'entità giuridica;
-
se le persone che beneficiano dell'entità giuridica non sono ancora state determinate, la categoria di
persone nel cui interesse principale è istituita o agisce l'entità giuridica;
-
la persona fisica o le persone fisiche che esercitano un controllo sul 25% o più del patrimonio di
un'entità giuridica.
3.1.1.4.1
Adempimenti operativi
A supporto dell’esecuzione degli adempimenti connessi all’identificazione del titolare effettivo del rapporto,
la Società si avvale del questionario KYC, riprodotto a scopo illustrativo nell’Allegato A del presente
regolamento.
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3.1.2 Controllo costante
La scadenza del documento utilizzato in sede di identificazione del cliente viene adeguatamente monitorata
In caso di apertura di nuovi rapporti continuativi (ove del caso, con l’ausilio di un apposito applicativo
informatico).
Il cliente assume l’obbligo contrattuale di comunicare eventuali variazioni dei dati forniti in sede di
identificazione.
Eventi tali da modificare la valutazione del rischio di riciclaggio, quali p.e incasso delle rate direttamente dal
cliente e non attraverso il datore di lavoro o un’anomalia ricompresa negli indicatori di cui alla successiva
sezione 3.2, devono essere rilevati nella procedura KYC.
3.2 OBBLIGHI DI SEGNALAZIONE DI OPERAZIONI SOSPETTE
La segnalazione di operazioni sospette rappresenta un ulteriore ed eventuale obbligo posto a carico degli
intermediari, che va dunque ad aggiungersi agli altri obblighi previsti dalla normativa nell’ambito della
gestione del rischio di riciclaggio.
Per operazione sospetta si intende l’operazione che, per caratteristiche, entità, natura, o per qualsivoglia
altra circostanza conosciuta a ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacità
economica e dell’attività svolta dal soggetto cui è riferita, induca a ritenere che il denaro, i beni o le utilità
oggetto delle operazioni medesime possano provenire da qualsiasi delitto non colposo secondo quanto
disposto dall’art. 648-bis del Codice Penale o di finanziamento al terrorismo4 di cui agli articoli da 270 bis a
270 quinquies del codice penale.
Tale adempimento non può che basarsi su una approfondita conoscenza della clientela che consenta una
completa analisi e valutazione della movimentazione disposta dalla stessa.
Si evidenzia che, per procedere alla segnalazione, non è necessario avere la certezza che si tratti di
un’operazione di riciclaggio di proventi di provenienza illecita, ma è sufficiente che essa sollevi motivi di
sospetto. E’ considerata “operazione sospetta” sia una singola transazione sia un insieme di transazioni che
appaiono tra loro funzionalmente ed economicamente collegate5.
4
La Società ha implementato una procedura informatica di controllo (Antiterrorismo del fornitore Metoda) la
quale confronta i dati inseriti nel sistema informativo aziendale con un database contenente i dati delle
persone o enti associati ad attività di finanziamento al terrorismo con effetto bloccante in caso di riscontro
positivo.
5
Al fine di agevolare la valutazione da parte degli intermediari sugli eventuali profili di sospetto o di
finanziamento del terrorismo e di ridurre i margini di incertezza impliciti a valutazioni soggettive, Banca
d’Italia, nel provvedimento del 24 agosto 2010 “Provvedimento recante gli indicatori di anomalia per gli
intermediari” ha recentemente aggiornato l’elenco dei indicatori di anomalia (si veda anche provvedimento
“Istruzioni operative per l’individuazione di operazioni sospette” del 12 gennaio 2001).
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
3.2.1 Adempimenti operativi
La Società ha definito un set di indicatori di anomalia, riportati in allegato al presente documento (si veda
Allegato B). Gli indicatori sopra citati sono richiamati da indici di rischiosità (o, “scoring”, si veda il paragrafo
3.1.1.2 “Acquisizione di informazioni utili alla valutazione del rischio”) integrati nelle procedure informatiche
utilizzate dalla Società. In caso di rilevazione di una operazione sospetta, il personale della Società che
gestisce il contatto diretto con la clientela, procede alla la compilazione del modulo “Segnalazione di
operazioni sospette”, messo a disposizione del personale incaricato, il quale deve essere inviato in busta
chiusa al Responsabile per le segnalazioni sospette, nominato delegato per la valutazione e trasmissione
alla UIF delle operazioni sospette.
Il Responsabile per le segnalazioni di operazioni sospette, in base ai dati riportati nel modulo, e acquisendo
eventualmente ulteriori informazioni dal segnalante, valuta l’effettiva sussistenza di elementi di sospetto di
un reato di riciclaggio. L’esito di tale valutazione viene comunicato al segnalante e documentato in forma
scritta, da archiviarsi unitamente al modulo compilato dal segnalante. L’archiviazione è eseguita dal
Responsabile Antiriciclaggio, in maniera elettronica in una cartella protetta sul server e in maniera cartacea
in un faldone tenuto in un armadio chiuso a chiave. Il Responsabile per la segnalazione di operazioni
sospette informa inoltre l’Amministratore Delegato. In caso di conferma del giudizio espresso dal segnalante
si procede alla trasmissione alla UIF.
La segnalazione deve contenere le seguenti informazioni:
·
dati e codici anagrafici del cliente e del rapporto e dell’eventuale titolare effettivo;
·
la descrizione delle motivazioni che inducono l’operatore a ritenere sospetta l’operazione;
·
l’indicazione dettagliata di luoghi, date e di ogni elemento utile a circoscrivere le ragioni del sospetto,
ivi incluso l’indicazione dei nominativi di persone appartenenti allo stesso nucleo familiare, dipendenti
o collaboratori o dell’interposta persona;
·
una sintetica descrizione delle valutazioni che hanno indotto ad effettuare la segnalazione.
La segnalazione deve essere disposta senza ritardo ed eventualmente prima dell’esecuzione
dell’operazione, tranne che il ritardo dell’esecuzione non sia possibile o possa creare ostacoli alle indagini.
3.3 OBBLIGHI DI REGISTRAZIONE NELL’AUI DEI DATI E DELLE INFORMAZIONI
ACQUISITI
Nell’Archivio Unico Informatico vanno registrate e conservate per 10 anni le informazioni riferite a:
·
Apertura dei rapporti continuativi, relative a: data di instaurazione, dati identificativi del cliente e
6
delegati ad operare per conto del titolare del rapporto e relativo codice ;
6
La registrazione del rapporto va effettuata a prescindere dall’importo movimentato, all’atto dell’apertura nei
confronti dei soggetti che procedono all’accensione. Si precisa che nel caso di accensione di rapporti
cointestati l’attività di identificazione deve riguardare tutti i cointestatari. Nel caso di rapporti intestati a
soggetti diversi dalle persone fisiche, oltre alla denominazione, partita iva e sede sociale è obbligatorio
indicare i dati identificativi del legale rappresentante che accende il rapporto o di altra persona che
materialmente ne richiede l’accensione. Si rammenta, altresì, che deve sempre e comunque essere
effettuato il collegamento del soggetto abilitato alla firma.
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
·
Operazioni di importo pari o superiore a 15.000 euro (indipendentemente che si tratti di un’operazione
unica o più operazioni che appaiono collegate o frazionate), relative a: data, causale, importo,
tipologia dell’operazione, mezzi di pagamento, dati identificativi del soggetto per conto del quale viene
fatta l’operazione.
Tali informazioni devono essere registrate non oltre il 30° giorno dalla loro esecuzione.
3.3.1 Adempimenti operativi
La Società adempie l'obbligo di registrazione mediante l'acquisizione dei dati in un Archivio Unico
Informatico conforme con i requisiti e gli standard tecnici previsti nel Documento emanato dalla Banca
d'Italia nel dicembre 2009 relativo alla tenuta ed alimentazione dell'Archivio Unico Informatico.
Per la gestione dell'AUI la Società si avvale di un’apposita procedura informatica, denominata “SICRAT”
fornita dalla società Metoda. La procedura gestisce altresì la generazione del file dei rapporti aperti e chiusi
e delle operazioni extra-conto per l'invio all'Agenzia delle Entrate, nonché per le indagini della Guardia di
Finanza, ecc. ed è predisposta per la generazione del file della segnalazione dei dati aggregati da
trasmettere alla UIF.
L'alimentazione della procedura avviene, per ciò che riguarda i rapporti continuativi e le operazioni
connesse, mediante importazione di un tracciato che a sua volta è generato da un applicativo informatico
appositamente sviluppato in-house dalla Società, il quale estrae i dati rilevanti dal database gestionale,
mentre l'inserimento delle operazioni extra-conto viene effettuata manualmente. Tali adempimenti sono
svolti dalla risorsa assegnata in staff al Responsabile Antiriciclaggio. La tempistica dell'importazione è
gestita dall'operatore. La frequenza massima, nel rispetto delle disposizioni normative, è mensile.
Con periodicità mensile sono eseguite verifiche finalizzate ad intercettare dati mancanti, operazioni omesse
e/o ritardate mediante confronto dei dati estratti dal database gestionale in data successiva a quella
dell’importazione dei dati nel AUI con i dati dell’AUI esportati su file.
La Funzione di Internal Audit della Società effettua delle periodiche verifiche di allineamento tra le
procedure gestionali contabili e i dati registrati in Archivio Unico Informatico per evitare il rischio di
omesse/tardive registrazioni.
3.4 OBBLIGHI DI REGISTRAZIONE: CONSERVAZIONE
Il D. Lgs 231, all’Art. 36, prevede l’obbligo per l’intermediario di conservare i documenti e registrare le
informazioni acquisite per assolvere all’adempimento dell’obbligo della adeguata verifica della clientela, così
che possano essere utilizzati per qualsiasi indagine su operazioni di riciclaggio o finanziamento del
terrorismo o per corrispondenti analisi effettuate dalle Autorità competenti.
In particolare:
·
vanno conservate, per un periodo di dieci anni dalla fine del rapporto, le copie o i riferimenti dei
documenti richiesti;
·
vanno conservate, per un periodo di dieci anni dall’esecuzione dell’operazione o cessazione del
rapporto (nell’ambito delle operazioni e rapporti continuativi) le scritture e le registrazioni, consistenti
nei documenti originali o nelle copie aventi analoga efficacia probatoria nei procedimenti giudiziari;
·
vanno conservate, per un periodo di dieci anni, le seguenti informazioni:
-
con riferimento ai rapporti continuativi; la data di instaurazione, i dati identificativi del cliente,
unitamente alle generalità dei delegati ad operare per conto del titolare del rapporto e il codice del
rapporto ove previsto;
-
con riferimento a tutte le operazioni di importo pari o superiore a 15.000 euro, indipendentemente dal
fatto che si tratti di un’operazione unica o di più operazioni che appaiano collegate o frazionate: la
data, la causale, l’importo, la tipologia dell’operazione, i mezzi di pagamento e i dati informativi del
soggetto che effettua l’operazione del soggetto per conto del quale eventualmente opera.
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
3.4.1 Adempimenti operativi
Con riferimento alla conservazione della documentazione (art. 36, D. Lgs 231) ed al controllo documentale,
l’Ufficio Coordinamento Crediti, competente a sovraintendere l’istruttoria della pratica di concessione del
prestito, è responsabile della verifica della completezza e coerenza dei dati identificativi e delle altre
informazioni assunte.
Lo stesso Ufficio è responsabile della raccolta e conservazione della documentazione e delle informazioni
acquisite all’atto dell’identificazione della clientela e della valutazione del rischio. Le copie dei documenti
identificativi vengono archiviate insieme alla pratica di finanziamento, sia in maniera cartacea che in
maniera elettronica attraverso un provider esterno (Memar SpA) che gestisce l’archiviazione elettronica e
cartacea della documentazione per conto della Società.
3.5 OBBLIGHI DI FORMAZIONE DEL PERSONALE
Il D. Lgs 231, all’Art. 54, prevede l’obbligo per l’intermediario di adempiere a specifici obblighi di formazione
del personale.
3.5.1 Adempimenti operativi
A tale riguardo, la Società, conformemente alle disposizioni normative, organizza programmi interni di
formazione del personale in materia di prevenzione del riciclaggio rivolti a tutto il personale al fine di
diffondere all’interno dell’azienda la cultura della conformità al rispetto della normativa sull’antiriciclaggio e di
sensibilizzare il personale sulle problematiche connesse.
La Società ha posto in essere programmi organici di addestramento e di formazione del personale che
tenessero conto dell’evoluzione normativa, delle procedure predisposte dalla Società per adempiere agli
obblighi di raccolta delle informazioni funzionali alla identificazione e verifica della clientela, alla
registrazione e conservazione, nonché alla rilevazione delle anomalie per la valutazione delle operazioni
sospette finalizzate alla eventuale segnalazione.
Il programma formativo è finalizzato a far comprendere ai dipendenti gli obblighi e le responsabilità
aziendali, la logica complessiva dell’impianto normativo, a riconoscere le attività che potrebbero essere
connesse al riciclaggio o al finanziamento al terrorismo nonché i conseguenti comportamenti da adottare.
Particolare attenzione formativa, inoltre, è rivolta al personale che ha un contatto diretto con la clientela ed
al personale di nuova assunzione.
L’attività di qualificazione del personale riveste carattere di continuità e di sistematicità nell’ambito di
programmi organici che tengono conto dell’evoluzione della normativa e delle procedure.
La Società ha facoltà di organizzare corsi online per il personale, con relativo questionario di verifica e, ove
del caso, avvalersi di consulenti esterni per l’erogazione dei corsi di formazione.
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
ALLEGATO A – QUESTIONARIO KYC
DATI ANAGRAFICI
CONGNOME
NOME
CODICE FISCALE
DATA DI NASCITA
LUOGO DI RESIDENZA
INDIRIZZO DI RESIDENZA
TIPO E n° DOCUMENTO
Data rilascio documento
Data scadenza documento
RECAPITO TELEFONICO
ALTRE RECAPITO
MAIL
INDIRIZZO POSTA CERTIFICATA
DOMANDA
RISPOSTE
OCCUPAZIONE
Amministrazione datrice di lavoro
Statali
Private
Pubbliche
Parapubbliche
Pensionati
Qualifica
Dipendente a tempo indeterminato
Dipendente a tempo determinato
Libero/a professionista
Pensionato
Disoccupato
Specie Giuridica
Società Semplice
Società in nome colletivo
Società accomandita semplice
Società per azioni
Società a responsabilità limitata
Società accomandita per azioni
Società coop. Responsabilità Limitata
Societ coop. Resp. Illimitata
Ente/Associazione
Consorzio
Agricoltura, silvicoltura e pesca
Settore attività economica
Estrazione di minerali da cave e miniere
Attività manifatturiere
Fornitura di energia elettrica, gas, vapore e aria condizionata
Fornitura di acqua; reti fognarie, attività di gestione dei rifiuti e
risanamento
Costruzioni
Commercio all'ingrosso e al dettaglio; riparazione di autoveicoli e
motocicli
Trasporto e magazzinaggio
Attività dei servizi di alloggio e di ristorazione
Servizi di informazione e comunicazione
Attività dfinanziarie e assicurative
Attività Immobiliari
Attività Professionali, Scientifiche e Tecniche
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
Noleggio, Agenzie di viaggio, Servizi di supporto alle imprese
Amministrazione pubblica e difesa; assicurazione sociale
obbligatoria
Istruzione
Sanità e assistenza sociale
Attività artistiche, sportive, di intrattenimento e divertimento
Altre attività di servizi
Attività di famiglie e convivenze come datori di lavoro per
personale domestico; produzione di beni e servizi indifferenziati
per uso proprio da parte di famiglie e convivenze
Organizzazioni ed organismi extraterritoriali
Esiste un provvedimento disciplinare in ambito lavorativo a carico del cliente?
SI
NO
Reticente
Anzianità di servizio
Meno di 6 mesi
Maggiore di 6 mesi
COMPOSIZIONE NUCLEO FAMILIARE
1
N° familiari a carico
2
3
4
5 in poi
SITUAZIONE PATRIMONIALE
0
Reddito familiari netto annuo (escluso Richiedente)
1 - 20000
20001 - 50000
50001 in su
Altre fonti di reddito del richiedente
nessuna
fitti immobiliari
titoli
IMPEGNI FINANZIARIE ED ESPOSIZIONE DEBITORIA
si (inserire importo rata)
Mutui immobiliari
no
reticente
si (inserire importo rata)
Ha già altri finanziamenti in corso
no
reticente
0
Rata totale impegni in corso
1 - 250
250 - 500
500 - 1000
oltre i 1000
CONOSCENZA DELLE CARATTERISTICHE ESSENZIALI DEL PRODOTTO FINANZIARIO PROPOSTO
Quale è la sua conoscenza in materia di Credito al Consumo?
Limitata
Media
Buona
Elevata
Nessuna
ESIGENZE DI CREDITO
Scopo del finanziamento
Campo libero
Reticente
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
Sezione operatore:
DOMANDA
Valutazione dell'idoneità del finanziamento richiesto rispetto
all'esigenza dichiarata
RISPOSTE
non idoeno/le informazioni fornite dal cliente sono insufficienti ai fini di
valutazione dell'idoneità
livello di idoneità medio/basso/ le informazioni fornite dal cliente
consentono valutazione parziale dell'idoneità
discreto livello di idoneità
livello di idoneità medio/alto
elevato livello di idoneità
Valutazione dell'idoneità delle conoscenze del cliente in relazione
alle caratteristiche del prodotto finanziario proposto
non idoeno/le informazioni fornite dal cliente sono insufficienti ai fini di
valutazione dell'idoneità
livello di idoneità medio/basso/ le informazioni fornite dal cliente
consentono valutazione parziale dell'idoneità
discreto livello di idoneità
livello di idoneità medio/alto
elevato livello di idoneità
Valutazione dell'idoneità del finanziamento richiesto rispetto alla
situazione economico-patrimoniale del cliente
non idoeno/le informazioni fornite dal cliente sono insufficienti ai fini di
valutazione dell'idoneità
livello di idoneità medio/basso/ le informazioni fornite dal cliente
consentono valutazione parziale dell'idoneità
discreto livello di idoneità
livello di idoneità medio/alto
elevato livello di idoneità
Valutazione complessiva dell'idoneità in base al rischio di insolvenza
non idoeno/le informazioni fornite dal cliente sono insufficienti ai fini di
valutazione dell'idoneità
livello di idoneità medio/basso/ le informazioni fornite dal cliente
consentono valutazione parziale dell'idoneità
discreto livello di idoneità
livello di idoneità medio/alto
elevato livello di idoneità
DATI ANAGRAFICI TITOLARE EFFETTIVO DEL RAPPORTO (se diverso dal richiedente)
CONGNOME
NOME
CODICE FISCALE
DATA DI NASCITA
LUOGO DI RESIDENZA
INDIRIZZO DI RESIDENZA
TIPO E n° DOCUMENTO
Data rilascio documento
Data scadenza documento
RECAPITO TELEFONICO
ALTRE RECAPITO
MAIL
INDIRIZZO POSTA CERTIFICATA
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
Dati dell’operazione
GIORNO OPERAZIONE
IMPORTO LORDO FINANZIATO
DURATA MESI
TITOLARE EFFETTIVO DEL RAPPORTO
DATI ANAGRAFICI DEL SOGGETTO CHE ESEGUE MATERIALMENTE L'IDENTIFICAZION DEL TITOLARE DEL RAPPORTO
CONGNOME
NOME
CODICE FISCALE
DATA DI NASCITA
LUOGO DI RESIDENZA
INDIRIZZO DI RESIDENZA
TIPO E n° DOCUMENTO
Data rilascio documento
Data scadenza documento
TIPO OPERAZIONE
SCOPO OPERAZIONE
Titolare presente nelle liste TER
SI
NO
Titolare presente nelle liste PEP
SI
NO
SI
Soggetto che opera per conto del titolare effettivo presente nelle liste TER
NO
SI
Soggetto che opera per conto del titolare effettivo presente nelle liste PEP
NO
Posizione contrattuale
Non Cliente
Cliente
Titolare di Conto Corrente
Si
No
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
ALLEGATO B – INDICATORI DI ANOMALIA
In relazione all’attività svolta dalla Società, gli indicatori di anomalia definiti sono i seguenti:
- per ciò che riguarda il comportamento del cliente
a)
Il cliente si rifiuta o si mostra riluttante a fornire le informazioni richieste, ovvero fornisce informazioni
false o contraffatte ovvero varia ripetutamente e senza apparente giustificazione le informazioni fornite.
·
Il cliente fornisce informazioni false o contraffatte riguardo: la propria identità o quella del titolare
effettivo; lo scopo e la natura del rapporto; l’attività esercitata; la situazione economica, finanziaria e
patrimoniale propria o, in caso di persona giuridica, dell’eventuale gruppo di appartenenza; il potere
di rappresentanza; l’identità dei delegati alla firma; la struttura di proprietà o di controllo.
·
Il cliente fornisce informazioni che risultano significativamente difformi da quelle tratte da fonti
affidabili e indipendenti, desumibili a titolo esemplificativo da: archivi camerali; albi ed elenchi di
soggetti autorizzati; comunicazioni rese al pubblico ai sensi della normativa di settore, quali
prospetti, comunicazioni di partecipazioni rilevanti o informazioni privilegiate; dati pubblicati in siti
internet di organi o autorità pubbliche nazionali o estere.
·
Il cliente, a seguito della richiesta di informazioni, rinuncia a eseguire l’operazione o ne chiede la
ristrutturazione ovvero rinuncia a instaurare il rapporto o chiede di interrompere quello in essere.
b) Il cliente, senza fornire alcuna plausibile giustificazione, adotta un comportamento del tutto inusuale
rispetto a quello comunemente tenuto dalla clientela.
·
Il cliente evita contatti diretti con l’intermediario rilasciando deleghe o procure in modo frequente e
del tutto incoerente con l’attività svolta.
·
Il cliente si rivolge a un intermediario o a una sua dipendenza ovvero ad altro soggetto esercente
attività finanziaria distanti dalla zona di residenza o di attività ovvero varia frequentemente la
dipendenza utilizzata.
·
Il cliente pone ripetuti quesiti in ordine alle modalità di applicazione della normativa antiriciclaggio e
antiterrorismo e cerca di indurre il personale a eludere tali presidi, anche tentando di stabilire
relazioni eccessivamente confidenziali.
·
Il cliente dimostra di non avere adeguata conoscenza della natura, dell’oggetto, dell’ammontare o
dello scopo dell’operazione o del rapporto ovvero fornisce spiegazioni non realistiche, confuse o
incoerenti, facendo sorgere il sospetto che possa agire per conto di un terzo.
·
Il cliente - in occasione di contatti diretti con l’intermediario - è costantemente accompagnato da
altre persone che appaiono estremamente interessate all’operatività.
·
Il cliente straniero, specie se persona politicamente esposta, utilizza rapporti accesi in Italia
esclusivamente per effettuare operazioni di trasferimento da e verso l’estero ovvero effettua
operazioni in Italia senza alcuna motivazione economica nonostante risulti più conveniente e più
rapido effettuarle nel Paese di provenienza.
·
Il cliente dispone che la corrispondenza non sia spedita alla residenza o al domicilio dichiarati
ovvero ne chiede la domiciliazione presso la dipendenza ove è incardinato il rapporto, senza
procedere personalmente e periodicamente al ritiro, ovvero non risulta rintracciabile ai recapiti
indicati o utilizza indirizzi di comodo.
c) Il cliente effettua operazioni in contanti di significativo ammontare ovvero con modalità inusuali quando
è noto per essere stato sottoposto a procedimento penale, a misure di prevenzione o a provvedimenti di
sequestro, ovvero quando è notoriamente contiguo (ad esempio familiare) a soggetti sottoposti a misure
della specie ovvero effettua tali operazioni con controparti note per le medesime circostanze.
d) Il cliente risiede ovvero opera con controparti situate in Paesi o territori a rischio ed effettua operazioni
di significativo ammontare con modalità inusuali, in assenza di plausibili ragioni.
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
- per ciò che riguarda le operazioni o i rapporti:
e)
f)
Operazioni con configurazione illogica, soprattutto se economicamente o finanziariamente
svantaggiose per il cliente, che non risultano in alcun modo giustificate.
·
Richiesta di effettuare operazioni prive di convenienza finanziaria a prescindere da qualsiasi
valutazione connessa ai rischi dell’investimento, alle commissioni applicate ovvero ad altri costi
delle transazioni.
·
Operazioni di acquisto o di vendita d’importo significativo effettuate a prezzi palesemente
sproporzionati rispetto ai correnti valori di mercato o al loro prevedibile valore di stima (ad es. beni
immobili e mobili registrati; opere d’arte, gioielli, oro e altri beni di lusso; società; contratti; brevetti;
partecipazioni; licenze o autorizzazioni all’esercizio di attività).
·
Improvvisa estinzione anticipata di un rapporto contrattuale, specie se effettuata dopo poco tempo
dalla stipula, accompagnata dalla richiesta di liquidazione di significativo ammontare in contanti o a
favore di un terzo o all’estero.
·
Presenza di numerosi rapporti presso il medesimo intermediario, specie se presso più dipendenze
insediate in zone limitrofe, ovvero di una pluralità di mandati fiduciari presso il medesimo
intermediario da parte di uno stesso cliente.
·
Apertura di rapporti utilizzati unicamente per porre in essere operazioni in un breve lasso temporale
e successiva chiusura dei rapporti stessi.
Operazioni che risultano inusuali rispetto alla prassi corrente di mercato ovvero sono effettuate con
modalità e strumenti significativamente diversi da quelli utilizzati dagli altri operatori attivi nello stesso
comparto, soprattutto se caratterizzate da elevata complessità ovvero dal trasferimento di somme di
importo significativo, qualora non siano giustificate da specifiche esigenze.
g) Operazioni che risultano non coerenti - anche per gli strumenti utilizzati - con l’attività svolta ovvero con
il profilo economico, patrimoniale o finanziario del cliente ovvero, in caso di persona giuridica, del
relativo gruppo di appartenenza, ove non siano adeguatamente giustificate dal cliente.
h) Operazioni effettuate frequentemente o per importi significativi da un cliente in nome o a favore di terzi
ovvero da terzi in nome o a favore di un cliente qualora i rapporti personali, commerciali o finanziari tra
le parti non risultino giustificati, soprattutto se volte a dissimulare il collegamento con altre operazioni.
·
Intervento inaspettato da parte di un terzo estraneo al rapporto al fine di estinguere anticipatamente
le obbligazioni o comunque di coprire l’esposizione del cliente ovvero di rilasciare garanzie per la
concessione di affidamenti.
- per ciò che riguarda le modalità di pagamento:
i)
Utilizzo ripetuto e ingiustificato di denaro contante, specie se per importi rilevanti o qualora implichi il
ricorso a banconote di elevato taglio.
j)
Ricorso a tecniche di frazionamento dell’operazione con presumibili finalità elusive degli obblighi di
adeguata verifica o di registrazione, in assenza di giustificate esigenze rappresentate dal cliente,
soprattutto se volte a dissimulare il collegamento con altre operazioni.
- indicatori di anomalia relativi al finanziamento del terrorismo:
k)
Operazioni che, per il profilo soggettivo di chi le richiede ovvero per le modalità inusuali della
movimentazione, appaiono riconducibili a fenomeni di finanziamento del terrorismo.
·
Operazioni richieste da soggetto censito o notoriamente contiguo (ad esempio familiare o
convivente) a soggetti censiti ovvero con controparti censite nelle liste delle persone o degli enti
associati ad attività di finanziamento del terrorismo .
·
Operazioni richieste da cliente notoriamente sottoposto a indagini inerenti fatti di terrorismo, ovvero
notoriamente contiguo (ad esempio familiare o convivente) a soggetti sottoposti a tali indagini
ovvero con controparti note per le medesime circostanze.
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ALLEGATO C – MODULO SEGNALAZIONE OPERAZIONE SOSPETTA
Segnalazione di operazione sospetta
destinatario:
Funzione Risk Management/Compliance
Races Finanziaria SpA
Via Ferrante Imparato 190
80146 Napoli
rif. Rapporto1):
soggetto2):
CF soggetto3):
importo operazione (€):
eseguita:
si
motivo4):
no
Evento:
data5):
luogo6):
descrizione7):
valutazione8):
rif. Segnalante9):
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luogo,
data
segnalante:
e
firma
1)
=
inserire n. di proposta
2)
=
inserire codice anagrafico, nome/denominazione e residenza /sede del soggetto segnalato (cliente, per ATC anche del legale rappresentante) – anche evtl
titolare effettivo
3)
=
inserire il codice fiscale del soggetto segnalato
4)
=
specificare il motivo per il quale l'operazione è stata eseguita nonostante la presenza di elementi di sospetto
5)
=
inserire data in cui si è verificato l'evento che ha dato luogo alla segnalazione
6)
=
inserire il luogo in cui si è verificato l'evento per il quale sono stati rilevati elementi di sospetto
7)
=
specificare l'evento che ha dato luogo alla segnalazione e elementi di sospetto rilevati
8)
=
descrizione sintetica delle valutazioni che hanno indotto ad effettuare la segnalazione
9)
=
nome e funzione svolta della persona che effettua la segnalazione
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ALLEGATO D – MODULO AUTORIZZAZIONE OPERAZIONI CON
PERSONE POLITICAMENTE ESPOSTE
Scheda autorizzazione e verifica operazioni/apertura rapporti con
persone politicamente esposte (politically exposed persons – PEP)
A. Nota operativa
La scheda deve essere inviata preventivamente all’apertura del rapporto o esecuzione dell’operazione all’Amministratore Delegato
della Races Finanziaria SpA ed in copia conoscenza alla funzione di Antiriciclaggio. Rapporti o operazioni con persone
politicamente esposte possono essere attuati solo previo esplicita autorizzazione da parte dell’Amministratore Delegato
documentata mediante la presente scheda.
B. Definizioni
La direttiva europea 2005/60/CE, recepita dal d.lgs 231/2007, qualifica come persone politicamente esposte “le persone fisiche che
occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche come pure i loro familiari stretti o coloro con i quali tali persone
intrattengono notoriamente stretti legami”.
Il D.lgs 231/2007 specifica nell’allegato tecnico art.1 che
“1. Per persone fisiche che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche si intendono:
a)
b)
c)
capi di Stato, capi di Governo, i Ministri e i Vice Ministri o Sottosegretari
i parlamentari
i membri delle corti supreme, delle corti costituzionali e di altri organi giudiziari di alto livello le cui decisioni non sono
generalmente soggette a ulteriore appello, salvo in circostanze eccezionali
d) i membri delle Corti dei conti e dei consigli di amministrazione delle banche centrali
e) gli ambasciatori, gli incaricati d’affari e gli ufficiali di alto livello delle forze armate
f) i membri degli organi amministrativi, direzione o vigilanza delle imprese possedute dallo Stato
In nessuna delle categorie sopra specificate rientrano i funzionari di livello medio o inferiore. Le categorie di cui alle lettere da
a) a e) comprendono, laddove applicabile, le posizioni a livello europeo e internazionale.
2. Per familiari diretti s’intendono:
a) il coniuge
b) i figli e i loro coniugi
c) coloro che nell’ultimo quinquennio hanno convissuto con soggetti di cui alle precedenti lettere
d) i genitori
3. Ai fini dell’individuazione dei soggetti con i quali le persone di cui al numero 1 intrattengono notoriamente stretti legami si fa
riferimento a:
a) qualsiasi persona fisica che ha notoriamente titolarità effettiva congiunta di entità giuridiche o qualsiasi altra stretta
relazione d’affari con una persona di cui al comma 1
b) qualsiasi persona fisica che sia unica titolare effettiva di entità giuridiche o soggetti giuridici notoriamente creati di fatto a
beneficio della persona di cui al comma 1
4. Senza pregiudizio dell’applicazione, in funzione del rischio, di obblighi rafforzati di adeguata verifica della clientela, quando
una persona ha cessato di occupare importanti cariche pubbliche da un periodo di almeno un anno i soggetti destinatari del
presente decreto non sono tenuti a considerare tale persona come politicamente esposta.”
Il gruppo “Wolfsberg”, formato da 11 banche internazionali allo scopo di definire un’auto-regolamentazione circa la prevenzione del
riciclaggio di denaro di provenienza illecita, include nella definizione di “politically exposed person” (PEP) anche gli esponenti dei
maggiori partiti politici e gli esponenti di organismi internazionali, quali a titolo di esempio Nazioni Unite, Fondo Monetario
Internazionale, Banca Mondiale, nella definizione di familiari stretti include i fratelli della PEP ed in quella dei soggetti con i quali le
PEP intrattengono stretti legami (“close associates”) consulenti finanziari/personali della PEP.
L’art. 28 comma 5 del D.lgs 231/2007 disciplina gli obblighi rafforzati di adeguata verifica per persone politicamente esposte, i quali
implicano in particolare, oltre a procedure volte ad assicurare una corretta individuazione delle persone politicamente esposte, le
seguenti misure:
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
·
·
·
autorizzazione da parte dell’Amministratore Delegato della Races Finanziaria SpA
individuazione dell’origine del patrimonio e dei fondi impiegati nel rapporto continuativo o nell’operazione, requisito che, con
riferimento all’attività svolta da Races, potrebbe rivestire rilevanza in particolare nell’ambito delle verifiche da effettuarsi nel
corso della durata del rapporto con riferimento a eventuali anomalie nelle modalità di rimborso o in caso di estinzione
anticipata
controllo continuo e rafforzato del rapporto continuativo e pertanto un monitoraggio costante andamentale del rapporto e delle
informazioni sul suo titolare
C. Richiesta di autorizzazione
Dati relativi alla persona politicamente esposta e al tipo di operazione/rapporto oggetto di richiesta di autorizzazione
1.
Dati del potenziale cliente (richiedente del finanziamento)
Nome:
Cognome:
Codice Fiscale:
Luogo e data di nascita:
Residenza - CAP/Comune/Provincia/Stato/Indirizzo:
Carica ricoperta7
Tipo di rapporto con il soggetto che ricopre rilevanti
cariche pubbliche8
2.
Dati della persona che ricopre/ha ricoperto rilevanti cariche pubbliche9
Nome:
Cognome:
Codice Fiscale:
Luogo e data di nascita:
Residenza - CAP/Comune/Provincia/Stato/Indirizzo:
Carica ricoperta:
3.
Dati relativi all’operazione richiesta
Tipo di operazione:
Ammontare:
Durata:
7
da compilare nel caso in cui è il potenziale cliente stesso a ricoprire una rilevante carica pubblica, qualora invece dovesse trattarsi di
un familiare stretto o di un “close associate” (si veda voce B. Definizioni) occorre procedere con la compilazione del successivo campo
e della voce 2.
8
9
da inserire indicazione del rapporto di parentela o dettagliata descrizione dell’eventuale rapporto di altra natura (“close associate”)
Da compilare qualora diversa dalla persona indicata sotto 1.
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Regolamento Antiriciclaggio - Versione 2
Dati relativi alla persona politicamente esposta e al tipo di operazione/rapporto oggetto di richiesta di autorizzazione
Decorrenza:
Modalità di erogazione richieste:
Informazioni sull’origine dei fondi (se applicabile)
Motivo della richiesta/scopo dell’operazione:
4.
Dati sul soggetto che richiede l’autorizzazione:
Nome:
Cognome:
Codice Fiscale:
Luogo e data di nascita:
Residenza - CAP/Comune/Provincia/Stato/Indirizzo:
Funzione svolta:
5.
Valutazione10
6.
Autorizzazione:
Si
No
Data e luogo
Firma Amministratore Delegato
10
Occorre motivare la richiesta di autorizzazione in base a considerazioni valutative sul rischio di riciclaggio
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