Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali
Processo vendite e incassi
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Definizione
Il ciclo vendite comprende tutte le operazioni di cessione
di beni e servizi prodotti dall’impresa nonché i relativi
regolamenti monetari ad esse riconducibili. I principali
sotto-processi di base in cui esso si compone sono il
ricevimento dell’ordine, spedizione dei beni o erogazione
delle prestazioni, la contabilizzazione della fattura e la
gestione incassi.
Slide 3
Definizioni
Ricavo: contropartita dei beni e servizi venduti
nell’esercizio dell’attività principale e delle attività
accessorie.
Crediti: diritto di esigere da clienti ed altri terzi
determinati ammontari a determinate scadenze. In
funzione della destinazione strategica e funzionale, i
crediti
possono
essere
classificati
nell’attivo
immobilizzato oppure nell’attivo circolante
CNDCeR - P.C. n.15
Slide 4
Ricavi delle vendite e delle prestazioni
• corrispettivi cessione dei beni
• corrispettivi prestazione di servizi
che costituiscono attività caratteristica azienda
In tale voce devono essere contabilizzate:
1. le cessioni e le prestazioni principali
2. le cessioni e le prestazioni accessorie
ART. 2425-BIS C.C.: i ricavi devono essere indicati al netto di:
• resi
• sconti
• abbuoni e premi
• imposte direttamente connesse alla vendita dei prodotti e alla
prestazione dei servizi
Slide 5
Principi contabili di riferimento
• principio contabile n. 11 – Finalità e postulati del bilancio
d’esercizio
• principio contabile n. 15 – I Crediti
• principio contabile n. 26 – Operazioni e partite in moneta
estera
• PwC Audit Guide (4232, 4233, 4310, 4311, 4274…)
Slide 6
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Conti di Bilancio
C) ATTIVO CIRCOLANTE
S. P.
C.E.
II. Crediti
1) verso clienti
2) verso imprese controllate
3) verso imprese collegate
4) verso controllanti
5) verso altri
A) VALORE DELLE PRODUZIONE
Ricavi delle vendite e delle prestazioni
Slide 8
Criteri di iscrizione
Art. 2426 C.C.
I crediti devono essere iscritti secondo il valore
presumibile di realizzazione.
Il primo punto di riferimento e' il “valore nominale dei crediti”, che
deve essere rettificato in presenza di:
1. eventi che generano dubbi nell’esigibilità;
2. resi e rettifiche di fatturazione;
3. sconti ed abbuoni;
4. interessi non maturati.
Slide 9
Svalutazione
Un credito è di dubbia riscossione quando:
 i clienti contestano la fornitura dalla quale è sorto il credito;
 le condizioni economiche dei clienti risultano essere precarie.
Non appena una perdita su crediti diventa probabile deve essere
accantonato un FONDO SVALUTAZIONE.
Il Fondo svalutazione crediti mira quindi a coprire:
 perdite già manifestatesi;
 perdite non ancora manifestatesi ma temute o latenti;
 perdite che si potranno subire sui crediti ceduti a terzi per i quali
sussista ancora un’obbligazione di regresso.
Slide 10
Svalutazione (segue)
Il processo di definizione delle svalutazioni comporta:
 un’analisi dei singoli crediti;
 la stima, in base all'esperienza e ad ogni altro elemento utile, delle
perdite (manifeste e presunte) in essere alla data di bilancio;
 la valutazione dell'andamento degli indici di anzianità dei crediti
scaduti rispetto a quelli degli esercizi precedenti;
 la valutazione delle condizioni economiche generali, di settore e di
rischio paese.
Quando un credito è considerato “perso”, deve essere eliminato dalle
attività. Se il fondo accantonato in precedenza è inferiore al totale dei
crediti da stornare, l’ammontare mancante costituisce un costo
dell’esercizio.
Slide 11
Competenza
I crediti derivanti dalle vendite sorgono quando rischi, oneri e
benefici connessi alla proprietà vengono trasferiti.
I ricavi per la vendita di beni mobili normalmente si conseguono alla
data di consegna o spedizione.
 I ricavi per la vendita di beni immmobili ed aziende normalmente si
conseguono al momento della sottoscrizione del contratto.
I ricavi per prestazioni di servizi si conseguono al momento
dell’ultimazione dei servizi o in modo continuativo nel tempo (se vi
sono i presupposti).
Slide 12
Classificazione
Slide 13
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Principali rischi di revisione
 Inesistenza / inaccuratezza del saldo in bilancio
 Mancata registrazione delle fatture da emettere
 Non ragionevole stima del Fondo Svalutazione Crediti
 Errato Cut-off delle vendite (Prefatturato / Postfatturato)
NB - Ci può essere un errore di cut-off dei ricavi senza che ci
sia un errore di cut-off delle rimanenze!
Slide 15
I rischi del ciclo attivo: Mind Map
EXISTENCE / OCCURRENCE (E/O)
RIGHTS AND OBLIGATIONS (RO)
ACCURACY (A)
Le vendite sono
effettivamente avvenute?
I clienti/debitori
esistono?(E/O
Le perdite su
crediti sono
valide?
(E/O)
Sono state incluse le
transazioni precedenti
la chiusura del
bilancio?(CO)
CUT OFF
(CO)
Le transazioni
effettuate dopo la
chiusura del
bilancio sono state
escluse?(CO)
Il cliente
effettivamente ha
diritto ai crediti?
(RO)
I crediti
sono
solvibili?
(V)
$$$
COMPLETENESS (C)
VALUATION (V)
Sono state registrate
tutte le transazioni di
vendita?
(C,A,E/O)
Le totalizzazione di
crediti e debiti sono
state correttamente
effettuate?
(V)
Le poste in
valuta sono
corrette?
(A)
La registrazione dei
singoli crediti è
accurata?
(A)
I crediti sono stati propriamente
inclusi e classificati nel bilancio?
(P&D)
PRESENTATION & DISCLOSURE (P&D)
Gli sconti sono stati
registrati accuratamente
e correttamente?
(C,A,E/O)
Slide 16
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Il processo vendite (ricavi)
Ricavi (R&R)
Immobilizzazioni
materiali
Acquisti (P&P)
Contabilità generale
(GL)
Personale e paghe
Magazzino
Preparazione bilancio
di fine anno
Transazioni finanziarie
significative
Bilancio
Processi di business
Slide 18
Processo vendite e incassi - Ciclo attivo
Obiettivi della sessione
Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti:
•sottoprocessi chiave all’interno del ciclo
•ruoli chiave e responsabilità
•esempi di flowchart del processo
•rischi chiave e controlli
•impatto del ciclo a livello di bilancio
Slide 19
Processo vendite e incassi
Gestione dell’ordine
Distribuzione & Consegna
Fatturazione
Incasso
Rettifiche & Manutenzione piano dei conti
Manutenzione Dati Fissi
Slide 20
Processo vendite e incassi
Ruoli e responsabilità
Servizio clienti
Vendite
Gestione dell’ordine
Distribuzione & Consegna
Fatturazione
Incasso
Rettifiche & Manutenzione
piano dei conti
Manutenzione Dati Fissi
Magazzino
Fornitore di servizi
Crediti
Crediti
Senior Finance Staff
Crediti
Servizio clienti
Credit Control
Product Maintenance
Slide 21
Processo vendite e incassi
Gestione dell’ordine
Distribuzione & Consegna
Fatturazione
Incasso
Rettifiche & Manutenzione piano dei conti
Manutenzione Dati Fissi
Slide 22
Processo vendite e incassi
Gestione dell’ordine
Esigenze del
cliente
Creazione
dell’ordine
Monitoraggio
Slide 23
Processo vendite e incassi
Gestione dell’ordine
Esigenze del cliente
•Iniziative di marketing
•CRM (Customer relationship management)
•Contatto con il cliente
•Analisi dei bisogni
•Analisi di credito
•Proposta / offerta
Slide 24
Processo vendite e incassi
Gestione dell’ordine
Creazione dell’ordine
•Raccolta dei dettagli sul cliente
•Conferma dell’ordine
•Aspettative di consegna
•Cancellazione dell’ordine
Slide 25
Processo vendite e incassi
Gestione dell’ordine
Monitoraggio
•Ordini in sospeso
•Consegne da effettuare
•Ordini trattenuti – (automatizzato o manuale)
Slide 26
Processo vendite e incassi
Rischi tipici
Rischi finanziari e rischi operativi
• Ordini non accuratamente registrati possono condurre a
un’errata revenue recognition.
•Gli ordini dei clienti sono persi a causa di uno scarso servizio
clienti e inefficaci sistemi di vendita online.
•Scarso servizio di assistenza telefonica da parte degli
operatori del call centre.
•Incapacità di soddisfare tutti gli ordini a causa di carenze di
magazzino.
Slide 27
Processo vendite e incassi
Esempi di Controlli
•Riconciliazione manuale tra la fonte documentale degli ordini di
vendita e l’ordine di vendita effettivo.
•Gli ordini di vendita sono sequenzialmente numerati e
contabilizzati.
•Gli ordini di vendita richiedono determinati campi obbligatori
come cliente, descrizione dell’item, prezzo, quantità, tasse,
modalità di consegna e termini di pagamento.
Slide 28
Processo vendite e incassi
Gestione dell’ordine
Distribuzione & Consegna
Fatturazione
Incasso
Rettifiche & Manutenzione piano dei conti
Manutenzione Dati Fissi
Slide 29
Processo vendite e incassi
Distribuzione & Consegna
Esecuzione
ordine
Slide 30
Processo vendite e incassi
Distribuzione & Consegna
Esecuzione ordine
•Picking
•Packing
•Invio
Slide 31
Processo vendite e incassi
Rischi tipici
Rischi finanziari
• L’inaccurata registrazione della quantità e/o del tipo di beni
inviati può condurre ad una errata registrazione dei ricavi e
costi delle vendite.
• Spedizioni non fatturate possono non essere identificate.
• I ricavi e i relativi costi delle vendite possono essere
contabilizzati in periodi contabili errati.
Slide 32
Processo vendite e incassi
Rischi tipici
Rischi operativi
•Incapacità di soddisfare tutti gli ordini a causa di mancanza di
quantità a magazzino.
•L’outsourcing del processo di consegna ad un service provider
non è efficace dal punto di vista economico.
•Sovradimensionamento dello staff del magazzino per il
picking, il packing e l’invio dei prodotti.
Slide 33
Processi vendite e incassi
Esempi di controlli
•Il sistema sulla base degli ordini precedentemente inseriti
genera automaticamente le picking list. Ogni picking list è
confrontata con l’invio fisico da parte dello staff del magazzino
per confermare l’accuratezza e la validità della spedizione.
•Su base giornaliera il manager del magazzino rivede il report
di tutte le consegne programmate per il giorno precedente e
conferma che tutte le spedizioni siano state effettuate. I
sospesi sono analizzati e risolti.
•Il sistema permette solamente l’invio dei prodotti abbinabili ad
ogni ordine, come selezionato nell’inserimento dell’ordine. Il
sistema non permette la selezione di prodotti alternativi.
Slide 34
Processo vendite e incassi
Gestione dell’ordine
Distribuzione & Consegna
Fatturazione
Incasso
Rettifiche & Manutenzione piano dei conti
Manutenzione Dati Fissi
Slide 35
Processo vendite e incassi
Fatturazione
Conferma
della fattura
Generazione
della fattura
Monitoraggio
Slide 36
Processo vendite e incassi
Fatturazione
Conferma della fattura
•Politiche contabili locali per il riconoscimento dei
ricavi
•Fatturazione
Alla creazione dell’ordine
Alla consegna (esecuzione dell’ordine)
Slide 37
Processo vendite e incassi
Fatturazione
Generazione della fattura
•Processi automatici
•Fatturazione manuale
•Fattura inviata al cliente
Slide 38
Processo vendite e incassi
Fatturazione
Monitoraggio
•Ordini sospesi
•Ordini evasi ma non fatturati
•Fatture manuali
•Variazioni dei prezzi
Slide 39
Processo vendite e incassi
Rischi tipici
Rischi finanziari
• Le fatture non sono emesse per tutti i clienti tempestivamente
portando alla sottostima di ricavi e crediti in periodi specifici
(cut-off).
• Gli accantonamenti e gli aggiustamenti possono essere
inappropriati, e quindi le registrazioni contabili errate.
Conseguentemente i ricavi possono essere sovra o
sottostimati.
•Le fatture sono registrate in periodi contabili errati.
Slide 40
Processo vendite e incassi
Rischi tipici
Rischi operativi
•Il cash flow non è massimizzato se i pagamenti dai clienti non
sono ricevuti tempestivamente.
•I ritardi di fatturazione portano a ritardi nei pagamenti.
•Ritardi nell’invio delle fatture soprattutto verso clienti esteri.
Slide 41
Processo vendite e incassi
Esempi di controlli
•Dopo la spedizione dal magazzino il sistema produce
automaticamente le fatture che vengono inviate con la stessa
data. Le date di spedizione non possono essere modificate.
•I crediti sono in quadratura con i totali delle fatture generate
dal sistema per le spedizioni della giornata. Il manager
responsabile dei crediti firma il report di controllo a evidenza
della verifica effettuata.
•Le fatture manuali create dal sistema richiedono
l’approvazione attraverso uno step specifico nel sistema con
l’approvazione del Finance Manager e l’inclusione dei dettagli
della fattura.
Slide 42
Processo vendite e incassi
Gestione dell’ordine
Distribuzione & Consegna
Fatturazione
Incasso
Rettifiche & Manutenzione piano dei conti
Manutenzione Dati Fissi
Slide 43
Processo vendite e incassi
Fatturazione
Ricezione
pagamento
Allocazione
dei pagamenti
Crediti
scaduti
Slide 44
Processo vendite e incassi
Incasso
Ricezione pagamento
•Metodo di pagamento
•Procedure bancarie
•Incasso
Slide 45
Processo vendite e incassi
Incasso
Allocazione dei pagamenti
•Automatizzata
•Manuale
•Incassi non allocati ai relativi crediti
Slide 46
Processo vendite e incassi
Incasso
Crediti Scaduti
•Categorie o insiemi
•Monitoraggio
•Procedure di recupero crediti – incluse azioni legali
•Accantonamento a Fondo Svalutazione Crediti
Slide 47
Processo vendite e incassi
Rischi tipici
Rischi finanziari
• Gli incassi possono subire:
Smarrimento
Appropriazione indebita
Allocazione errata: ha come conseguenza importi di bilancio
errati per crediti pendenti.
• Crediti scaduti possono non essere regolarmente rivisti,
conducendo quindi ad un’errata esposizione dei crediti e del
bilancio.
• L’accantonamento per crediti dubbi è inadeguato.
Slide 48
Processo vendite e incassi
Rischi tipici
Rischi operativi
•I processi di recupero crediti non sono formalizzati, quindi i
crediti scaduti non sono recuperati in maniera puntuale.
•I processi di allocazione manuale dei pagamenti sono
dispendiosi e portano a errori.
Slide 49
Processo vendite e incassi
Esempi di controlli
•La banca invia giornalmente alla società report riassuntivi e file
elettronici degli incassi. L’ammontare totale degli incassi ricavati
dal report riassuntivo sono registrati come “disponibilità liquide” e
come “crediti non abbinabili nel sistema di fatturazione”. Il report
è firmato dall’area Finance dopo l’allocazione dei pagamenti.
•Un ageing dettagliato dei crediti per cliente è revisionato
mensilmente ed ogni saldo in sospeso o altri saldi inusuali (es.
Saldi a debito) sono indagati e risolti.
•Pagamenti non allocati sono rivisti mensilmente dal Finance
Manager. Saldi sospesi da tempo o altri saldi inusuali sono
indagati e risolti.
Slide 50
Processo vendite e incassi
Gestione dell’ordine
Distribuzione & Consegna
Fatturazione
Incasso
Rettifiche & Manutenzione piano dei conti
Standing Data Maintenance
Slide 51
Processo vendite e incassi
Adjustments & Ledger Maintenance
Note di
debito
Perdite su
crediti
Aggiornamento
dei registri
contabili
Slide 52
Processo vendite e incassi
Gestione dell’ordine
Note di rettifica
•Rimborso ai clienti o errori di fatturazione
•Esame e approvazione del processo
•Creazione di note di rettifica e imputazione ai
clienti
•Spedizione delle note di rettifica al cliente
•Revisione delle note di rettifica
Slide 53
Processo vendite e incassi
Gestione dell’ordine
Perdite su crediti
•Procedure di recupero crediti – incluse azioni legali
•Debiti irrecuperabili
•Approvazione per la scrittura di stralcio (write off)
•Processo di write off nel sistema
•Eventuale disattivazione del cliente
Slide 54
Processo vendite e incassi
Gestione dell’ordine
Aggiornamento dei registri contabili
•Aggiornamento manuale o automatico dei conti di bilancio
del ciclo attivo
•Riconciliazione dei sotto conti
•Eliminazione delle vendite intra company
Slide 55
Processo vendite e incassi
Esempi di controlli
•Le poste del bilancio di verifica legate al ciclo attivo sono
riconciliate mensilmente con il sistema di sub ledger e
revisionate dal Finance Manager.
•Il management di livello adeguato deve approvare tutte le
rettifiche. La revisione da parte del management include
l’esame delle fonti documentali. Le discrepanze sono risolte.
• Le note di credito e le rettifiche ai crediti sono approvate
coerentemente con le procedure organizzative relative alle
note di credito.
Slide 56
Processo vendite e incassi
Gestione dell’ordine
Distribuzione & consegna
Fatturazione
Incasso
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
Slide 57
Processo vendite e incassi
Standing Data Maintenance
Controllo dei
crediti
Customer
setup
Prodotti e
Prezzi
Slide 58
Processo vendite e incassi
Manutenzione dei dati fissi (“Standing Data
Maintenance”)
Controllo dei crediti
•Valutazione dei clienti – Vogliamo servire questo
cliente?
•Agenzie di controllo del credito
•Limiti di credito per cliente o gruppi di clienti
•Clienti o ordini sospesi
Slide 59
Processo vendite e incassi
Manutenzione dei dati fissi (“Standing Data
Maintenance”)
Creazione del cliente a sistema
•Valutazione del cliente
•System setup
•Caratteristiche del cliente
•Clienti sospesi
•Disattivazione del cliente
Slide 60
Processo vendite e incassi
Manutenzione dei dati fissi (“Standing Data
Maintenance”)
Prodotti e prezzi
•Manutenzione dei prodotti
•Prezzi associati
•Schemi di sconto
Slide 61
Processo vendite e incassi
Rischi tipici
Rischi finanziari
•Le vendite sono registrate utilizzando prezzi inappropriati.
•Variazioni non valide ai master file dei clienti sono imputate e
processate, portando alla gestione di ordini errati verso clienti.
Slide 62
Processo vendite e incassi
Rischi tipici
Rischi operativi
•Troppi clienti portano ad una inefficace gestione degli ordini e
alla gestione di informazioni con un valore aggiunto limitato per
l’organizzazione.
•Potenziali clienti non sono contattati regolarmente per
assicurare la realizzazione di vendite potenziali.
•I termini di pagamento con i clienti non massimizzano il cash
flow del business. Termini di pagamento standard sono in
eccesso rispetto agli standard del settore.
Slide 63
Processo vendite e incassi
Esempi di controlli
•Un dipendente di livello adeguato approva i cambiamenti ai
dati fissi, prima dell’imputazione. Ogni variazione deve essere
supportata da sufficiente documentazione.
•Viene effettuato un controllo individuale delle variazioni
imputate nel sistema attraverso il confronto tra i report
aggiornati e le fonti documentali degli aggiornamenti per
verificare la completezza e l’accuratezza. Le discrepanze sono
risolte e i dati reimmessi sono soggetti allo stesso controllo.
•I prezzi sono stabiliti su base annuale per ogni cliente ed
approvati da appropriati livelli all’interno dell’organizzazione
aziendale. Le deviazioni dallo schema dei prezzi devono
essere autorizzate.
Slide 64
Ciclo attivo –
Diagramma di flusso: collegamento ai conti
Financial
Statements
ERP system
Cost of
Inventory
Sales
Accounts
Cash
sales
BS
(P&L)
Receivables
(BS)
(BS)
(P&L)
CR
CR
DR
Distribution &
Order Processing
Invoicing
Delivery
ERP system
DR
ERP system
ERP system
CR
DR
Cash
Receipting
ERP system
Master data
Treasury
Inventory
ERP system
Slide 65
AZIENDA S. p. A.
Ciclo Attivo
Diagramma di flusso
Financial Statements
Sw / SO / Piattaforma
Crediti per fatture da
emettere
(SP)
Ricavi vendite
(CE)
Crediti verso clienti
(SP)
Fondo
svalutazione
crediti
(SP)
Svalutazione
crediti
(CE)
Banca
(SP)
D
D
A
D
A
D
D
A
Ricevimento e
processamento
ordini
Sw / SO / Piattaforma
Anagrafica
clienti
Sw / SO /
Piattaforma
Approvazione
crediti
Gestione listini
Sw / SO /
Piattaforma
A
Spedizione e
consegna
Sw / SO /
Piattaforma
Sw / SO / Piattaforma
Contratti di vendita
N/A
A
Fatturazione
Registrazione
vendite
Sw / SO /
Piattaforma
Sw / SO /
Piattaforma
A
D
A
Gestione incassi
Gestione insolvenze
e fondo
svalutazione
Sw / SO /
Piattaforma
Sw / SO /
Piattaforma
Ciclo
Magazzino
Slide 66
Flowchart Processo
Ufficio commerciale
Ricevimento e
processamento ordini
2.4
Ufficio comm. /Amm.
Approvazione crediti
2.5
Magazzino
Spedizione e consegna
2.6
Ufficio Contabilità
Fatturazione
Descrizione
2.4 Ricevimento e processamento ordini
Gli ordini giungono in società attraverso diversi mezzi: e-mail, fax o EDI, mezzo posta o
telefono, o attraverso rete commerciale/agenti. Il mezzo di trasmissione può dipendere dal
tipo di prodotto ordinato e dallo stabilimento a cui l’ordine è destinato.
La Logistica prende in carico gli ordini inseriti e processati nel sistema informativo
aziendale - mediante apposito sw di gestione - dall’ufficio commerciale, allo scopo di
pianificare la spedizione della merce e organizzare la produzione.
2.5 Approvazione del credito
Nel caso di ordini con regolamento differito, l’Ufficio Commerciale (o la Contabilità Clienti)
esegue un controllo di solvibilità del cliente, A tale scopo la società effettua delle analisi di
solvibilità (ricorrendo in taluni casi alla consulenza di agenzie specializzate esterne)
oppure, nel caso di soggetti economici già noti alla società, si limita a considerare la
situazione finanziaria del cliente e ad eseguire un’analisi sulla performance storica di
regolarità dei pagamenti. In caso di esito positivo di tale controllo, viene approvato il credito
da parte del credit manager (nel caso in cui l’organigramma della società non contempli
tale figura, l’approvazione spetterà congiuntamente alla direzione commerciale e
amministrativa).
Successivamente l’Ufficio Commerciale provvede alla stampa dell’ordine di vendita
autorizzato e all’inserimento nel sistema gestionale, che rende i dati visibili a tutti gli uffici
competenti.
2.6 Spedizione e consegna
Gli addetti del Magazzino stampano con frequenza predeterminata la lista degli ordini da
evadere (picking list). Dopodichè preparano il materiale per la spedizione e lo scarico
contabile (etichetta, imballo) che dovrebbe essere contestuale alla stampa della bolla di
accompagnamento: infine la merce viene prelevata dal magazzino e trasferita nell’area
dedicata al carico/scarico, in attesa della spedizione al cliente. Il personale addetto alle
operazioni di imballo e spedizione opera sulla base delle informazioni contenute in picking
list.
2.7
Ufficio Contabilità
Registrazione vendite
2.8
Ufficio Contabilità
Gestione incassi
2.9
Ufficio contabilità
Gestione insolvenze e
fondo svalutazione
2.10
2.7 Fatturazione
La fattura, contenente tutte le condizioni relative alla vendita (prezzo, quantità, clausole di
consegna e pagamento, generalità del compratore e del venditore, ecc.), viene emessa
almeno in duplice copia e inviata al cliente per informarlo dell’avvenuta esecuzione del
contratto. La fattura può essere immediata (se contestuale alla consegna o spedizione dei
beni) o differita (se emessa in un momento successsivo). La Contabilità Clienti provvede
all’archiviazione delle fatture secondo un’ordine numerico progressivo.
2.8 Registrazione vendite
Una volta emessa la fattura, la Contabilità Clienti provvede alla registrazione della fattura
nel libro giornale (in alcuni sistemi emissione e contabilizzazione della fattura sono
inscindibili). In questa fase di solito viene rilevato il ricavo della vendita.
2.9 Gestione incassi.
La gestione degli incassi prevede 3 momenti: 1. ricevimento dei documenti comprovanti il
pagamento; 2. spedizione dei documenti alla banca per l’incasso; 3. registrazione
dell’incasso in contabilità. A seconda dello strumento di pagamento adottato dal cliente, è
diverso il documento ricevuto in Contabilità (Ri.Ba., assegni, MAV, ecc.) che viene
registrato in un apposito modulo chiamato riversale di incasso o cash prelist,
successivamente inviato in copia originale all’ufficio Tesoreria, che gestisce i contatti con la
banca per l’incasso. Ottenuta la conferma sulla validità del pagamento (e.g. l’assegno non
è scoperto) si provvede alla sua contabilizzazione nei conti di mastro e all’addebito nei
partitari clienti. Qualora la Società ceda i propri crediti, verrà ricevuto in Contabilità un
report periodico da parte del factor, contenente la lista dei pagamenti effettuati.
2.10 Gestione insolvenze e fondo svalutazione
Periodicamente la Contabilità esegue l’analisi dello scadenziario clienti allo scopo di
individuare crediti eventualmente scaduti. In tale caso, provvede all’attivazione di sistemi di
sollecito e, dopo opportune valutazioni, all’aggiornamento del fondo di svalutazione crediti.
Nelle valutazioni sull’esigibilità del credito può essere coinvolto anche l’Ufficio Legale.
Slide 67
Collegamento alle asserzioni di bilancio
Asserzioni
di bilancio
Vendite
Existence Le vendite di
(E)
periodo
contabilizzate sono
a fronte di merce
effettivamente
spedita o
prestazioni
effettuate a clienti
non fittizi
Cut off
Le vendite sono
(CO)
contabilizzate nel
periodo di
competenza
Tutte le merci
spedite o le
prestazioni
effettuate sono
fatturate e
contabilizzate nel
periodo di
competenza
Transazioni
Saldi Finali
Incassi
Gli incassi di periodo
contabilizzati sono a
fronte di risorse
monetarie
effettivamente
ricevute
Rettifiche
Le rettifiche di periodo
contabilizzate sono a
fronte di sconti, resi,
premi, abbuoni,
perdite su crediti,…,
debitamente
autorizzati ed effettuati
Crediti
I crediti esposti in bilancio
derivano da spedizioni o
prestazioni realmente effettuate.
Tutti gli incassi e rettifiche
effettivamente avvenute sono
rilevate in diminuzione dei crediti
esposti in bilancio
Gli incassi sono
contabilizzati nel
periodo di
competenza
Tutte le risorse
monetarie
effettivamente
ricevute sono
contabilizzate nel
periodo di
competenza
Le rettifiche sono
contabilizzate nel
periodo di
competenza
Tutte le rettifiche
autorizzate ed
effettuate sono
contabilizzate nel
periodo di
competenza
I crediti esposti in bilancio
derivano da operazioni rilevate,
per competenza, entro la data di
riferimento del bilancio
Tutte le operazioni avvenute, per
competenza, entro la data di
riferimento di bilancio, da cui
derivano variazioni dei crediti
verso clienti, sono correttamente
rilevate
Slide 68
Collegamento alle asserzioni di bilancio
Asserzioni di
bilancio
Transazioni
Vendite
Incassi
Saldi Finali
Rettifiche
Crediti
Completness (C)
Tutte le merci
spedite o le
prestazioni
effettuate sono
fatturate e
contabilizzate
Tutte le risorse
monetarie
effettivamente
ricevute sono
contabilizzate
Tutte le rettifiche
autorizzate ed
effettuate sono
contabilizzate
Tutte le spedizioni o le
prestazioni che originano crediti
verso clienti sono esposte in
bilancio. I crediti esposti in
bilancio sono diminuiti per
effetto di incassi e rettifiche
effettivamente avvenute
Right and
Obligations (RO)
L'azienda
possiede diritti
giuridicamente
validi
sull'ammontare dei
crediti derivanti
dalle transazioni di
vendita
L'azienda
possiede diritti
giuridicamente
validi
sull'ammontare
degli incassi
derivanti dalle
transazioni di
vendita
L'azienda
possiede obblighi
giuridicamente
vincolanti
sull'ammontare
delle rettifiche
correlate alle
transazioni di
vendita
I crediti esposti in bilancio
rappresentano diritti di incasso
giuridicamente validi nei
confronti dei clienti. I crediti sui
quali gravano eventuali vincoli a
favore di terzi sono
correttamente rappresentati
Slide 69
Collegamento alle asserzioni di bilancio
Asserzioni di
bilancio
Accuracy (A)
Presentation and
Disclosures (PD)
Transazioni
Vendite
Incassi
Gli ammontari
delle vendite o
delle prestazioni
effettuate sono
quantificati,
valorizzati e
contabilizzati,
secondo processi
di calcolo
aritmetico corretti
I ricavi esposti in
bilancio derivano
da corretti processi
di accumulazione
e riepilogo dei dati
relativi alle singole
transazioni
registrate
Gli ammontari
delle risorse
monetarie ricevute
sono quantificati,
valorizzati e
contabilizzati,
secondo processi
di calcolo
aritmetico corretti
Saldi Finali
Rettifiche
Gli ammontari
delle rettifiche
autorizzate ed
effettuate sono
quantificati,
valorizzati e
contabilizzati,
secondo processi
di calcolo
aritmetico corretti
Gli incassi esposti Le rettifiche
in bilancio
esposte in bilancio
derivano da
derivano da
corretti processi di corretti processi di
accumulazione e accumulazione e
riepilogo dei dati
riepilogo dei dati
relativi alle singole relativi alle singole
transazioni
transazioni
registrate
registrate
Crediti
Gli ammontari delle operazioni
da cui derivano i crediti esposti
in bilancio sono valorizzati e
contabilizzati, secondo processi
di calcolo aritmetico corretti
I crediti esposti in bilancio
derivano da corretti processi di
accumulazione e riepilogo dei
dati relativi alle singole
transazioni registrate
Slide 70
Collegamento alle asserzioni di bilancio
Asserzioni
di bilancio
Presentation
and
Disclosures
(PD)
Valuation
and
Allocation (V)
Transazioni
Saldi Finali
Vendite
Incassi
Rettifiche
Crediti
La rappresentazione
in bilancio è
adeguatamente
supportata da
informazioni di
dettaglio sulle
operazioni di vendita
I ricavi sono
correttamente
classificati secondo
il piano dei conti
aziendale e le
esigenze della
rappresentazione in
bilancio
La rappresentazione in
bilancio è
adeguatamente
supportata da
informazioni di
dettaglio sulle
operazioni di incasso
Gli incassi sono
correttamente
classificati secondo il
piano dei conti
aziendale e le
esigenze della
rappresentazione in
bilancio
La rappresentazione
in bilancio è
adeguatamente
supportata da
informazioni di
dettaglio sulle
rettifiche alle vendite
Le rettifiche sono
correttamente
classificate secondo
il piano dei conti
aziendale e le
esigenze della
rappresentazione in
bilancio
La rappresentazione in
bilancio è adeguatamente
supportata da informazioni di
dettaglio sui crediti verso
clienti
I crediti sono correttamente
classificati secondo il piano
dei conti aziendale e le
esigenze della
rappresentazione in bilancio
I crediti sono stati valutati in
conformità ai principi contabili
statuiti, tenendo conto dei
fattori che possono influire
sul loro valore. E' rispettato il
criterio di uniformità dei
principi contabili, salvo
deroghe amissibili e
giustificate
Slide 71
Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli
Accettazione degli ordini dei clienti
-
Le vendite potrebbero essere effettuate a clienti fittizi o non autorizzati
Punti di controllo necessari
Test dei Controlli
Gli ordini sono numerati
progressivamente all'atto del
ricevimento
Revisione e verifica delle procedure
per l'adozione della sequenza
numerica degli ordini
Il nominativo del cliente viene
confrontato con l'anagrafica dei clienti
autorizzati. Possono essere
movimentati solo i codici clienti validi
Esame della documentazione ad
evidenza del match automatico e/o
mauale effettuato tra un nuovo
codice cliente inserito a sistema e e
la lista dei codici clienti autorizzati.
Verifica delle'esistenza e effettiva
applicazione di policy di
aggiornamento manuale o
automatico dei listini prezzi
Verifica dell'esistenza di condizioni
generali di fornitura formalizzate
Sono definiti listini prezzi aggiornati e
autorizzati
Sono definite condizioni generali di
fornitura con riferimento ai termini di
consegna, resi ed eventuali altre
pattuizioni
L'ordine del cliente viene approvato con
riferimento alla tipologia di beni,
quantità, prezzi, termini di consegna e
resi preventivamente autorizzati
Gli ordini approvati inseriti a sistema
sono numerati progressivamente
Financial Statement Assertion
E/O C
A CO PD RO V
a
a
a
a
a
a a
a
a
Verifica dell'esistenza di un'iter
approvativo degli ordini formale ed
operativo.
Revisione e verifica dele procedure
per l'adozione dela sequenza
numerica degli ordini a sistema
C
IPO
A V R
a
a
a a
a
Slide 72
Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli
Approvazione del creditoLe vendite potrebbero essere effettuate a clienti fittizi o non autorizzati
Financial Statement Assertion
Punti di controllo necessari
IPO
Test dei Controlli
E/O
Esame della procedura in cui è
formalizzato l'iter approvativo da
seguire nell'inserimento di un
nuovo cliente in anagrafica e
verifica, per un campione di
clienti già presenti in anagrafica,
della documentazione di
autorizzazione da parte del
responsabile crediti sulla base
di quanto definito dalla
procedura interna
Sono definiti limiti di fido
Esame dei limiti di fido per un
aggiornati e autorizzati per tutti i campione di clienti
clienti
C
A
CO
PD
RO
V
C
A
V
R
Il responsabile crediti approva
ogni nuovo cliente, ne definisce
il fido e ne autorizza
l'inserimento in anagrafica sulla
base di apposita procedura
a
a
a
a
a a
a
L'ordine del cliente viene
Esame della documentazione
controllato con il fido disponibile che attesa il match automatico
e/o manuale
a
a
a a
Le vendite che eccedono il fido
sono preventivamente
autorizzate
a
a
a a
Esame, per un campione di
vendite eccedenti i limti di fido,
della relativa autorizzazione
Slide 73
Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli
Evasione degli ordini
Rischio
Punti di controllo
necessari
Financial Statement Assertion
Test dei Controlli
E/O
I beni posso essere La lista di prelievo dei beni
fatti uscire dal
per la spedizione concorda
magazzino in
con l'ordine autorizzato
assenza di ordini
autorizzati
La definizione di liste di
prelievo discordanti
dall'ordine autorizzato deve
essere preventivamente
approvata
IPO
Esame della evidenze a
supporto del controllo che
veine fatto tra i beni
prelevati dal magazzino e i
relativi ordini approvati
Verifica che sia
formalizzato un iter
approvativo nel caso di
discordanze tra le liste di
prelievo e gli ordini
autorizzati
I beni sono prelevati per la Esame della
spedizioni solo a fronte di
documentazione che
ordini autorizzati e relative attesta il confronto
liste di prelievo
eseguito dallo
spedizioniere tra i beni
spediti e le liste di prelievo
e di ordini autorizzati
I beni spediti non
Preparazione di un
Revisione e verifica delle
concordano con
documento di trasporto per procedure per l'adozione
quanto ordinato dal ogni spedizione, numerato della sequenza numerica
cliente
progressivamente
dei documenti di trasporto
C
A
CO PD RO
V
C
A
V
a
a
aa
a
a
aa
a
a
a
aa
R
Slide 74
Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli
Fatturazione
Rischio
Punti di controllo
necessari
Test dei Controlli
Financial Statement Assertion
E/O
Le fatture sono
emesse per
transazioni fittizie.
La fatturazione
viene duplicata per
una medesima
transazione
Separazione dei compiti
tra fatturazione e
spedizioni
Verifica dei blocchi
autorizzativi
Le fatture emesse sono
numerate
progressivamente
Revisione e verifica delle
procedure per l'adozione
della sequenza numerica
delle fatture
A
CO PD RO
a a a a
Ad ogni fattura emessa
sono abbinati l'ordine di
vendita e i documenti di
prelievo e spedizione
Revisione e verifica del
match tra le fatture
emesse, gli ordini di
vendita e i documenti di
prelievo e spedizione
Le fatture di vendita Ad ogni documento di
Revisione e verifica del
contengono prezzi
spedizione viene abbinata match tra i documenti di
ed altre condizioni
una fattura di vendita
spedizione e le fatture di
errate
vendita
I prezzi applicati in sede di
fatturazione sono
controllati in modo
indipendente per
verificare l'accuratezza di
listini e delle scontistiche
C
Esanme della
documentazione che
attesta la verifica
indipendente effettuata
dalla Società
a
V
IPO
C
A
a
V
R
a
a
a
a
a
a
a
aa
a
a
Slide 75
Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli Registrazione delle vendite
Rischio
Punti di controllo necessari
Vengono
Le registrazioni possono essere
registrate
effettuate solo a fronte di
vendite fittizie fatture, documenti di spedizione
e ordini concordanti
Le vendite
fatturate non
vengono
registrate
nella
contabilità
generale
Separazione dei compiti tra
fatturazione e contabilità
generale
Periodicamente avviene un
controllo indipendente di
riconciliazione tra i totali delle
registrazioni sul giornale delle
vendite, sul partitario clienti ed i
totali di controllo della
fatturazione
Periodicamente viene
controllata la numerazione
sequenziale di tutte le fatture di
vendita emesse e se ne accerta
l'avvenuta registrazione
contabile
Le fatture
Invio mensile di estratti conto ai
sono
clienti con un follow up
contabilizzate indipendente sulle risposte
nei confronti pervenute
di un codice
cliente errato
FSA
Test dei Controlli
Esame della documentazione
attestante il confronto tra le
registrazioni effetuate e i
seguenti documenti: fatture,
documenti di spedizione e
ordini
Verifica dei blocchi autorizzativi
E/
O
C
a
IPO
A CO PD RO V
a
a a a a
C
A
V
R
a a
a
a
Verifica e revisione delle
riconciliazioni indipendenti
a a a a
Esame della documentazione
che attesta il confronto tra le
numerazioni sequenziali delle
fatture di vendita e le relative
registrazioni
Esame della documentazione
che attesta il follow up
indipendente degli estratti
conto clienti
a
a
a a a a
a
a
a a a a
Slide 76
Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli
Ricevimento degli incassi
Rischio
Incassi avvenuti
potrebbero non
essere registrati
Punti di controllo
necessari
Sono utilizzati registri di
cassa (e dispositivi di
registrazione automatica
presso i punti vendita)
Financial Statement Assertion
E/O
Verifica dell'effettivo
utilizzo dei regsitri di
cassa e dei dispositivi di
vendita nei punti vendita
Sorveglianza periodica
delle procedure di vendita
con incasso per contanti
Incassi pervenuti via Restrizione immediata
posta potrebbero
degli assegni rivcevuti (es.
essere perduti o
timbro non trasferibile)
sottatti dopo il
ricevimento
Esame della revisione
periodica delle procedure
di incasso per contanti
Verifica della procedura di
restrizione degli assegni
ricevuti
Aggiornamento immediato
sul registro di cassa (o
compilazione di una lista
degli incassi pervenuti via
posta)
Controllo indipendente di
concordanza tra i
documenti di deposito dei
contanti e assegni con i
riepiloghi giornalieri delle
registrazioni di cassa
Verifca delle procedure di
aggiornamento
Gli incassi
potrebbero non
essere depositati
integralmente su
base giornaliera
IPO
Test dei Controlli
C
A
V
C
A
a a
a aa
a a
aa
a
a
Esame della
documentazione che
attesta il controllo
indipendente effettuato
CO PD RO
a a
a
V
R
a
a
aa
Slide 77
Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli
Registrazione degli incassi
Rischio
Punti di controllo
necessari
Financial Statement Assertion
IPO
Test dei Controlli
E/O
Gli incassi non sono Controlli indipendente di
registrati
concordanza tra gli incassi
registrati in contabilità con
i riepiloghi giornalieri delle
registrazioni di cassa
Esame della
documentazione che
attesta il controllo
indipendente effettuato
Sono compiuti errori Preparazione periodica di
nella registrazione
riconciliazioni bancarie
contabile degli
indipendenti
incassi
Esame della
documentazione che
attesta le riconciliazini
bancarie effettuate
periodicamente
Gli incassi sono
Invio mensile di estratti
contabilizzati su un conto ai clienti con un
codice cliente errato follow up indipendente
sulle risposte pervenute
Esame della
documentazione che
attesta il follow up
indipendente degli estratti
conto clienti
C
A
CO PD RO
a a
a a a a
a
V
C
A
V
R
aa
a a aa
a aaa
Slide 78
Esempi di Flow Chart: Ciclo Attivo
Flow chart livello 1:
Flow chart livello 2:
Flow chart livello 3:
Slide 79
Business Performance Reviews
Indicatori chiave di performance per il monitoraggio dei ricavi:
• profitti lordi; trend sui ricavi
• volume di vendita per prodotto, location, staff
• contatti sul sito internet e tassi di conversione
Il management confronta le vendite con informazioni
indipendenti:
• budget; previsioni
• indicatori di performance passata
Slide 80
Business Performance Reviews
Rischio di credito:
• numero e valore dei saldi oltre il limite di credito
• numero e valore degli ordini rifiutati
Il management revisiona anche altre informazioni, come:
• clienti nuovi/persi
• volume della clientela
• domande a supporto della clientela
• fatturazioni o altri reclami
• resi
Slide 81
Separazione dei compiti (“Segregation of Duties”)
High level conflicts
Slide 82
Domande?
Slide 83