PROCESSI PROGRAMMATORI LOCALI – MODELLI DI
GOVERNANCE – STRATEGIE DI QUALIFICAZIONE – NELLA
SECONDA ESPERIENZA DI COSTRUZIONE DEI PIANI DI ZONA
QUINTO MODULO
Gli Uffici di Piano:
Tipologie – Funzioni – Competenze
Risorse – Organizzazione
Relazione introduttiva a cura di F. Vernò e S. Buoso
Lecce 23 - 24 Aprile 2008
1
Finalità delle Giornate
•
•
•
•
Richiamare i “fondamentali”
Approfondire alcune voci
Evidenziare condizioni per il funzionamento
Sintetizzare alcune “raccomandazioni” da
inviare agli Amministratori, ai Dirigenti, ai
Responsabili degli Uffici di Piano
Materiale ad uso formativo a cura di F. Vernò e S. Buoso
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Mappa dei Fattori Costitutivi
Ufficio di Piano
• Definizione
• Tipologie
• Funzioni
• Competenze necessarie
• Organizzazione
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Definizioni di Ufficio di piano
• Regolamento Regionale 18/01/07 n°4:
“L’udp di zona è l’organo tecnico per il coordinamento funzionale
dei Servizi Sociali dell’Ambito Territoriale”
.
• Nostra definizione
E’ una struttura tecnico-professionale che SUPPORTA la
responsabilità istituzionale, nella duplice dimensione politico
amministrativa e tecnico-gestionale, nelle diverse fasi del ciclo
di vita del Piano di Zona e svolge funzioni di studio, istruttoria,
attuazione operativa e raccordo, in materia di politiche dei
servizi alla persona, nell’Ambito Territoriale
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Tipologie di Ufficio di piano
• Ufficio di Piano come articolazione organizzativa della
struttura gestionale nell’ambito mono comunale
• Ufficio di Piano come articolazione ed organizzazione
di azienda consortile (assemblea consortile
coincidente con l’assemblea di tutti i sindaci
dell’ambito)
• Ufficio di Piano come ufficio comune
• Ufficio di piano come ufficio alle dipendenze del
comune capofila
• Ufficio di piano come nucleo di operatori a supporto
del tavolo tecnico
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Funzioni dell’ Ufficio di piano
Regolamento Regionale 18/01/07 n°4:
• Elaborare la proposta di piano di zona in base alle linee
espresse ….
• Definire e perfezionare la progettazione esecutiva di ambito
• Supportare le procedure di gestione dei servizi …
• Implementare modalità e strumenti per il monitoraggio …
• Promuovere connessioni tra i comuni dell’ambito …
• Facilitare i rapporti con le altre amministrazioni pubbliche..
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LA FUNZIONE E LA MISSION DELL’ UFFICIO DI PIANO
SI SINTETIZZANO NEL SUPPORTO ALLA RESPONSABILITÀ
ISTITUZIONALE, NELLA DUPLICE DIMENSIONE POLITICOAMMINISTRATIVA E TECNICO-GESTIONALE
Di conseguenza l’Ufficio di Piano realizza
quattro funzioni:
•
•
•
•
STUDIO
ISTRUTTORIA
ATTUAZIONE OPERATIVA
RACCORDO
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Macro funzioni e ciclo di vita del piano di zona
Le macro funzioni di
STUDIO – ISTRUTTORIA –
ATTUAZIONE OPERATIVA – RACCORDO
vanno declinate nelle diverse fasi del ciclo di vita
del piano di zona:
• Programmazione
• Progettazione
• Gestione
• Valutazione
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FASE PROGRAMMATORIA
Macro Funzione
di SUPPORTO
che si esplica in
funzioni
STUDIO
ISTRUTTORIA
ATTUAZIONE
OPERATIVA
RACCORDO
AVVIO
PROCESSO
AVVIO
TAVOLI
BASE
CONOSCITIVA
DIAGNOSI
DEF. OBIETT.
SCELTA OBIET:
ALLOC.
RISORSE
APPROVAZION
E/
FORMALIZZ.
INTESE
Descrizione
azioni
Descrizione azioni
Descrizione
azioni
Descrizione azioni
Descrizione azioni
Descrizione
azioni
Raccolta e sintesi delle
diagnosi effettuate dai
tavoli tematici di area e
integrazione con gli
elementi trasversali
alle aree. (S)
Individuazione punti di
forza, punti di
debolezza, fattori di
sviluppo, ipotesi di
obiettivi e invio del
documento al tavolo
tecnico e politico. (S)
Organizzazione
incontri con i soggetti
attivi della
programmazione locale
per
condivisione/integrazio
ne priorità (AO)
Predisposizione
sintesi risorse
disponibili e/o
attivabili (fonti,
entità, vincoli,
quote disponibili).
(I)
Valutazione
compatibilità tra
priorità e risorse.
(S)
Stesura bozza finale
PdZ (I) e invio al
Tavolo Tecnico e
politico (R)
Predisposizione
report di
valutazione
relativo al
triennio
precedente. (S-I)
Raccordi con i
Tecnici degli
altri livelli
istituzionali (R)
Predisposizione
sintesi di un
documento di
procedura
desunto dalle
indicazioni
contenute nella
normativa e
negli Atti
Regionali (S-I)
Predisposizione
bozza di atto di
indirizzo (S-I)
Facilitazione
della
Comunicazione
nel sistema di
governance
locale
(R)
Aggiornamento
mappatura soggetti
attivi della
programmazione. (I)
Attuazione degli
indirizzi del Tavolo
Politico rispetto
all’informazione e al
coinvolgimento dei
soggetti. (AO)
Facilitazione fruizione
di momenti formativi
locali (R - AO)
Stesura documento
tecnico di sintesi delle
modalità operative
nell’attivazione e
organizzazione dei
Tavoli nel loro
funzionamento, nel
sistema di
comunicazione, nel
modello di governance
locale. (I)
Convocazione,
insediamento, eventuale
coordinamento e/o
supporto al coordinamento
Tavoli Tematici e
pianificazione lavori (AO)
Individuazione
dei dati, delle
informazioni e
delle fonti. (S)
Collegamento con
Osservatori. (R)
Sintesi dati
raccolti dai tavoli
tematici (S)
Raccolta e sintesi
dati trasversali
alle aree (S)
Predisposizione
documento di
sintesi base
conoscitiva (I)
Predisposizione
bozza atti (I)
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FASE PROGETTUALE
Macro Funzione di
SUPPORTO
che si esplica in
funzioni
STUDIO
ISTRUTTORIA
ATTUAZIONE
OPERATIVA
RACCORDO
COSTITUZIONE
GRUPPO DI
PROGETTAZION
E
IDEAZIONE
DEL
PROGETTO
VALUTAZIONE
FATTIBILITA’
COSTRUZIONE
BOZZA
ESECUTIVA
APPROVAZIONE
Descrizione azioni
Descrizione azioni
Descrizione
azioni
Descrizione azioni
Descrizione azioni
Descrizione azioni
Predisposizione
documento di
sintesi delle
priorità e
obiettivi del
PdZ, con
individuazione
delle azioni
progettuali
necessarie
(nell’area
dell’innovazion
e, della
qualificazione e
ampliamento
delle attività) e
dei possibili
responsabili di
procedimento.
(S-I)
Invio del documento
al Tavolo
Tecnico per le
decisioni
conseguenti.
(R)
Sulla base delle
decisioni del
Tavolo
Tecnico,
costituzione
dei gruppi di
progettazione
(solo tecnici
– partecipati
– concertati).
(AO)
Facilitazione/acco
mpagnament
o delle fasi
progettuali.
(AO-R)
Facilitazione/acco
mpagnament
o delle fasi
progettuali.
(AO-R)
Facilitazione/acco
mpagnament
o delle fasi
progettuali.
(AO-R)
Raccolta bozze
esecutive
progetti
(AO)
e trasmissione al
Tavolo
Tecnico (R)
Predisposizione
bozza atti (I)
AVVIO FASE
PROGETTUA
LE
Nota: per alcune
azioni
progettuali e
sulla base di
un mandato
del Tavolo
Tecnico, i
componenti
dell’UdP
potrebbero
coincidere con
il gruppo di
progettazione
(AO)
Facilitazione/
accompagname
nto delle
fasi
progettua
li.
(AO-R)
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FASE GESTIONALE
Macro Funzione di
SUPPORTO
che si esplica in
funzioni
STUDIO
Descrizione azioni
Nota:è auspicabile da parte del programmatore locale l’assunzione di uno specifico ob. di sistema con cui
si attribuiscono all’UdP competenze in ordine alla progettazione e alla individuazione di opportunità
legate a bandi di finanz., alla ricerca di finanziamenti di natura diversa.
Formulazione di ipotesi e proposte al Tavolo Tecnico e Politico, a partire da raccolta informazioni, studio,
analisi, sintesi, su questioni affrontate a livello di Ambito e attinenti:

Le forme di gestione associata di interventi e servizi

La messa in rete e il governo della rete

I Livelli essenziali e la spesa sociale dell’Ambito

Le attenzioni alla promozione sociale e alla valorizzazione del “capitale sociale”, l’equità
nell’accesso al sistema

Le garanzie di pari opportunità per i cittadini dell’ambito
Raccolta e sistematizzazione dati in relazione al “debito informativo” (Comuni singoli, ASL – Regione)
ISTRUTTORIA
ATTUAZIONE
OPERATIVA
Per alcune azioni progettuali e sulla base di un mandato del Tavolo Tecnico, i componenti dell’UdP
potrebbero coincidere con il gruppo di gestione del progetto (in particolare per le azioni di sistema)
Gestione delle comunicazioni tra le Istituzioni in relazione al debito informativo
“Nodo facilitatore” della comunicazione, nell’intero ciclo di vita del PdZ, tra cittadini o formazioni sociali
e dimensione istituzionale, politica e tecnica di Ambito.
RACCORDO
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FASE VALUTATIVA (monitoraggio, verifica, valutazione)
DEL PROCESSO DI
COSTRUZIONE
DEL PDZ
DEL PDZ
DEI PROGETTI
DEI RISULTATI
DEI PROCESSI
GESTIONALI
Macro Funzione di
SUPPORTO
che si esplica in
funzioni
ex
ante
STUDIO
Formulazione ipotesi piano valutativo al Tavolo Tecnico e al Tavolo Politico
ISTRUTTORIA
Costruzione del progetto di ricerca valutativa sulla base delle scelte effettuate dal Tavolo Politico
ATTUAZIONE
OPERATIVA
Partecipazione alla realizzazione del Progetto
Sintesi dei risultati prodotti nel triennio rispetto a:
1) efficacia dei progetti, interventi e servizi,
2) qualità dello strumento PDZ,
3) qualità di processo partecipativo e concertativi nella governance locale.
Nota: per alcune azioni progettuali e sulla base di un mandato del Tavolo Tecnico, i componenti dell’UdP potrebbero
coincidere con il gruppo di gestione del progetto valutativo
RACCORDO
Nota finale
in
itinere
ex
post
ex
ante
in
itinere
ex
post
ex
ante
in
itinere
ex
post
ex
ante
in
itinere
ex
post
ex
ante
in
itinere
Diffusione dei risultati (ad es. valorizzando strumenti come il Bilancio sociale ).
Predisposizione di modalità e strumenti, perché la sintesi dei risultati ottenuti diventi una “buona” base conoscitiva
condivisa di partenza per la programmazione del triennio successivo.
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e
x
p
o
s
t