Società della Salute – Kit degli strumenti informativi e procedurali
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PROGETTO “FACILITATORE - SOCIETÀ DELLA SALUTE”
ALLEGATO 8
L’albero delle criticità e delle possibili soluzioni
21 Ottobre 2005
Comune di
Firenze
Azienda
Sanitaria 10
Provincia di
Firenze
Regione
Toscana
Ministero del Lavoro e
delle Politiche Sociali
L’ALBERO DELLE CRITICITÀ
”L’Albero delle criticità” detto anche “Spina di Ishikawa” rappresenta uno strumento di semplice utilizzo, che
supporta nella definizione dei processi di attività, attraverso una loro scomposizione in fasi e l’individuazione
delle relative criticità e possibili soluzioni.
Un processo, ad esempio un servizio, verrà quindi suddiviso nelle fasi che lo compongono.
Per ogni fase verranno indicati: i soggetti che svolgono l’attività prevista dalla fase in oggetto; le modalità di
partecipazione e/o realizzazione della singola attività; i destinatari dell’attività prevista dalla fase; le criticità
che possono emergere (cfr. SCHEMA PAG. 2).
Le criticità relative ad ogni singola fase verranno poi rappresentate graficamente per una visualizzazione più
immediata dell’intero processo (cfr. SCHEMA PAG. 3).
Infine, verranno rappresentate graficamente anche le soluzioni relative ad ogni criticità (cfr. SCHEMA PAG. 4).
Questo strumento consente di riflettere in maniera sistematica su processi di attività anche complessi e
costituisce comunque un valido supporto per la pianificazione ed il monitoraggio degli stessi.
Di seguito viene riportato un esempio di utilizzo dello strumento (cfr. ESEMPIO PAG. 5, 6 e 7).
Questo strumento è stato utilizzato in aula come esercitazione per i gruppi del corso “Facilitatore SdS”.
2
SdS:
Servizio/Processo:
FASI DEL
PROCESSO
SOGGETTI
MODALITÀ
DESTINATARI
CRITICITÀ
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
3
SdS:
Servizio/Processo:
CRITICITÀ
Fase 1:
Fase 3:
Risultato:
PROCESSO
Fase 2:
Fase 4:
4
SdS:
Servizio/Processo:
SOLUZIONI ALLE CRITICITÀ
Fase 1:
Fase 3:
Risultato:
PROCESSO
Fase 2:
Fase 4:
5
ESEMPIO
FASI DEL
PROCESSO
Fase 1
INIZIATIVA
Fase 2
CONVOCAZIONE
Fase 3
RIUNIONE
Fase 4
DECISIONE
Fase 5
ATTUAZIONE
Modello per la definizione di un Processo di programmazione orientato al P.I.S.:
Criticità e Soluzioni
SOGGETTI
MODALITÀ
DESTINATARI
CRITICITÀ
- Sindaci
- Segreteria Tecnica
- Provincia
- Comunità Montana
- Azienda USL
- Dirigenti e Funzionari
- Telefonata
- Incontro breve
- Comunicazione
scritta
- Segreteria
Amministrativa
- Presidente
La presenza di troppi soggetti
determina:
-Indeterminazione
-Confusione
- Presidente
- Segreteria
Amministrativa
Fax con ordine
del giorno
- Sindaci
- Ordine del giorno criptico
- Mancanza di documenti
illustrativi
- Sindaci
- Azienda USL
- Provincia
- Segreteria Tecnica
Discussione
coordinata dal
Presidente
Maggioranza della
Conferenza
Verbalizzazione
cronogrammata
della discussione
- Sindaci
- Provincia
- Azienda USL
- Carente puntualizzazione
delle decisioni prese
- Contenuto evanescente
della decisione
- Insufficiente identificazione
dei destinatari operativi
- Sindaci
- Provincia
- Azienda USL (loro
referenti individuati ad
hoc)
- Atti
- Azioni
- Strutture
gestionali
- Strutture
amministrative
- Insufficiente predefinizione
dei soggetti
- Carenza di una retroazione
valutativa dell’azione
IDEM
Discussione scarsamente
partecipata per carenza di:
- Informazioni
- Conoscenza
6
ESEMPIO
CRITICITÀ
Fase 1:
Fase 3:
INIZIATIVA
RIUNIONE
Carenza di
retroazione
valutativa
(modalità)
Risultato:
Insufficiente
capacità di
approfondimento
dei temi trattati e
genericità della
decisione
ATTUAZIONE
Insufficiente
predefinizione dei
partecipanti
(soggetti)
Discussione poco
partecipata per
carenza
informativa e di
conoscenza
(modalità)
Eccessivo numero di
soggetti proponenti
(modalità)
Fase 5:
PROCESSO
Insufficiente
puntualizzazione
delle decisioni nel
verbale (modalità)
Carenza
documentazione
e cripticità
(modalità)
Insufficiente
individuazione degli
operativi (destinatari)
Fase 2:
CONVOCAZIONE
Fase 4:
DECISIONE
7
ESEMPIO
SOLUZIONI ALLE CRITICITÀ
Fase 1:
Fase 3:
INIZIATIVA
La CdS propone una nuova
regolamentazione. Ipotesi proposta: le
richieste devono pervenire alla Segreteria
Tecnica: si aggrega al supporto tecnico
della CdS una corposa funzione
amministrativa (modalità)
Fase 5:
RIUNIONE
Calendarizzazione delle
verifiche con sistema
informatico funzionale e
relativa istruttoria
(soggetti)
Utile formulazione
delle iniziative di
formazione sui temi
di maggiore rilevanza
ai componenti della
CdS (modalità)
Risolta in fase
precedente
Risultato:
Capacità di
approfondimen
to dei temi
trattati e
efficacia della
decisione
ATTUAZIONE
PROCESSO
Verbale compilato per punti di
decisione assunti come premessa
per eventuali determinazioni
formali (modalità)
La Segreteria Tecnica formula
OdG comprensibile:
- calendarizzazione dei lavori
- istruttoria con recepimento
della documentazione o
produzione di documentazione
(modalità)
La Segreteria Tecnica in
fase istruttoria identifica
i destinatari della fase 4
(destinatari)
Fase 2:
CONVOCAZIONE
Fase 4:
DECISIONE
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