Manuale
dell’operatività
di sportello.
I rischi e la loro gestione.
Manuale dell’operatività allo sportello a cura della FISAC/CGIL Intesa SanPaolo
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INDICE
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Introduzione
Massimali di cassa
Banconote
Distinte
Prelievi
Cambio assegni
Cambio assegni circolari
Bonifici per cassa
Identificazione del cliente
Segnalazioni sospette/Antiriciclaggio
Differenze di cassa
Contestazioni
pag. 3
pag. 4
pag. 4
pag. 5
pag. 6
pag. 6
pag. 8
pag. 9
pag. 10
pag. 10
pag. 11
pag. 12
Riferimenti normativi
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Banconote
Prelievi
Assegni
Bonifici per cassa
Identificazione del cliente
Antiriclaggio
Differenze di cassa
circolare n° 577/2008
circolare n° 695/2008
circolare n° 695/2008
circolare n° 695/2008
circolare n° 695/2008
circolari n° 45/2008 e 419/2008
circolare n° 459/2008 e 502/2008
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Introduzione
La breve guida che hai tra le mani nasce con l’intento di fornire
indicazioni di carattere generale in merito ai possibili rischi nei quali puoi
incorrere agendo in qualità di operatore di sportello. Tale attività
implica delle responsabilità determinate da leggi, dal contratto e da
disposizioni della banca, la cui conoscenza è indispensabile per svolgere
serenamente il tuo lavoro.
Talvolta, a causa della pressione dovuta ai carichi di lavoro, si
tende a prestare minore attenzione alla normativa durante l’esecuzione
delle operazioni disposte dalla clientela. Ti ricordiamo invece che è un
diritto di ogni lavoratore avere la tranquillità e il tempo necessari per
svolgere le proprie mansioni, di qualunque natura siano, perchè la
mancata osservanza delle norme fa ricadere sul lavoratore la
responsabilità penale, civile e disciplinare del suo operato.
Purtroppo spesso assistiamo a casi di provvedimenti disciplinari
dovuti al mancato rispetto delle norme per leggerezza o per abitudini e
consuetudini di ufficio.
Questo breve manuale si propone di illustrare in modo snello e
veloce le principali normative utili per lo svolgimento del tuo lavoro.
Buona lettura.
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Massimali di cassa
Di fondamentale importanza è il rispetto dei massimali di cassa.
Per ogni filiale sono previsti determinati e precisi limiti relativi alla cassa
di ogni singolo operatore, all’importo complessivo di tutte le casse di
filiale, allo sportello bancomat e alla cassa valuta.
Ti consigliamo quindi di prendere debita visione dell’inerente
documentazione relativa allo sportello presso cui operi.
Per quanto riguarda i massimali di filiale e bancomat la procedura
per l’inerente verifica è l’N603. Per quanto riguarda invece il massimale
del “cassetto” l’importo limite è di € 5.000,00.
È bene sottolineare che il lavoratore, in caso di eventi criminosi, può
essere chiamato a rispondere del denaro presente in cassa eccedente i
massimali.
Banconote
Il controllo del contante riveste particolare importanza. Nel caso in
cui si riscontrassero banconote sospette di falsità sono assolutamente da
evitare la riconsegna della banconota al cliente, il taglio alla stessa ed
eventuali cancellature o invalidazioni. Lo stesso comportamento va
tenuto anche in caso di ritiro di altri titoli di credito falsificati. Il cassiere
che restituisce una banconota sospetta di falsità potrebbe rendersi
responsabile di concorso nel reato di spaccio di banconote false ed essere
perseguito penalmente.
Si raccomanda pertanto di attenersi scrupolosamente a quanto
contemplato dalla normativa (circolare n° 577/2008) in merito alla
compilazione dei verbali, alla raccolta della documentazione e al loro
invio agli organi competenti. Segnaliamo che, nel caso in cui il recapito
fax dell’Ufficio Centrale Antifrode dei Mezzi di Pagamento (UCAMP)
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non fosse raggiungibile, è bene conservare i fax-report con esito negativo
(ricevuta di mancata consegna) da allegare agli inerenti verbali.
Ti ricordiamo infine quanto previsto dall’articolo 35 comma 5 del
Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro (da ora in poi denominato
CCNL): “il personale di cassa, ferma restando la propra responsabilità
individuale derivante dalle mansioni svolte, non risponde di banconote
false la cui contraffazione risulti tale da potersi accertare solo
attaraverso particolari apparecchiature o mezzi di riconoscimento che
l’impresa non abbia messo a disposizione dell’interessato; in mancanza di
tali strumenti l’interessato non risponde se la contraffazione risulti tale da
poter essere tecnicamente accertata soltanto in sede di controllo da
parte della Banca d’Italia o della Banca Centrale Europea”.
Per quanto ovvio, sottolineiamo l’importanza di verificare con la
massima attenzione la quantità e la qualità del contante introitato sia
dalla clientela che dai colleghi. È buona abitudine tra colleghi, all’atto di
un passaggio di contanti, procedere all’immediato conteggio e verifica
delle banconote al fine di evitare l’insorgere di spiacevoli dubbi.
Ti ricordiamo infine che è buona norma non delegare alle sole
apparecchiature di conteggio del denaro la verifica dello stesso in
quanto tali macchinari non sono sempre in grado di rilevare eventuali
falsi.
Distinte
La distinta di versamento è il documento descrittivo dei valori
consegnati alla banca; deve essere compilata sempre ed unicamente dal
cliente. Il controllo da parte del cassiere non deve limitarsi ai soli importi
ma anche a tutti gli altri dati, a cominciare dalla firma del cliente. La
mancata specifica dei valori potrebbe impedire la verifica, in caso di
differenze di cassa, dell’effettiva corrispondenza tra l’importo versato e
quanto dichiarato all’atto del versamento.
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Nel caso in cui la distinta di versamento non sia esatta, ogni
eventuale successiva correzione deve essere fatta dal cliente che la deve
controfirmare. È di massima importanza che nessun collega apporti
correzioni alle distinte.
Prelievi
Il prelievo allo sportello può essere effettuato tramite modulo
interno o tramite assegno.
In entrambi i casi ti raccomandiamo la massima attenzione per
quanto riguarda i massimali relativi all’operazione di seguito indicati e
l’identificazione del cliente, così come è necessario contare il contante in
presenza del cliente in modo da evitare eventuali contestazioni
successive.
tipo operazione
cliente filiale
operante
cliente di altra filiale
o banche rete
prelevamento con assegno e/o modulo
€ 10.000,00
€ 3.000,00
È di estrema importanza tenere presente che le procedure non
richiedono alcuna autorizzazione in caso di superamento dei
massimali. Eventuali superamenti di detti limiti devono quindi essere
autorizzati dal proprio responsabile a mezzo sigla sull’assegno o sul
modulo contabile.
Ricordiamo infine che, qualora il cliente sia correntista presso un
punto operativo differente da quello presso il quale esegue l’operazione
è obbligatorio acquisire il documento d’identità dello stesso da
archiviare nella busta di cassa.
Cambio assegni
L’operazione di cambio a vista di assegni riveste, per quanto
concerne IntesaSanpaolo, carattere di eccezionalità.
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Ciò premesso il personale di sportello può effettuare tale
operazione entro i massimali di seguito riportati:
tipo operazione
presentatore
cliente filiale
operante
presentatore
cliente altra
filiale o
banca rete
presentatore
non cliente
cambio a vista di assegni bancari
tratti su filiale operante
€ 10.000,00
€ 3.000,00
€ 2.000,00
Cambio a vista di assegni bancari
tratti su filiali della stessa banca
€ 2.000,00
€ 2.000,00
€ 0,00
cambio a vista di assegni bancari
tratti su banche rete
€ 2.000,00
€ 2.000,00
€ 0,00
Nel caso in cui l’importo del titolo ecceda detti limiti, il sistema
genera in automatico una richiesta di autorizzazione che deve essere
sottoposta al proprio responsabile.
Oltre alla verifica dei massimali è necessario un attento esame dei
requisiti di merito dell’assegno:
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


integrità fisica del titolo;
regolarità formale;
verifica delle firme di girata e di traenza;
controllo disponibilità fondi e presenza di eventuali blocchi (la
procedura genera in questo caso una segnalazione automatica).
È infine fondamentale prestare la massima attenzione in
fase di identificazione del cliente.
Nel caso in cui il beneficiario del titolo non sia titolare di rapporti di
conto corrente presso la nostra banca, in presenza di assegni non
trasferibili o che superino l’importo di € 750,00 è necessario richiedere
due documenti di identificazione più il codice fiscale acquisendo
le relative fotocopie. In caso di assegno libero e inferiore ad € 750,00 è
sufficiente acquisire la copia di un documento di identificazione e del
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codice fiscale. In mancanza dei documenti previsti dalla normativa, è
necessario chiedere debita autorizzazione al proprio responsabile da
apporre sulla contabile di cambio.
Nel caso invece in cui il beneficiario sia correntista della filiale
operante o di altro sportello della banca, è sufficiente attestare la
conoscenza personale del presentatore con apposita annotazione sul
modulo, indicando il numero di rapporto di conto corrente nella
transazione CAMVA. Nei casi dubbi è necessario richiedere un
documento di identificazione acquisendo la relativa fotocopia e
informare la struttura responsabile della relazione.
In ultimo, se il beneficiario è correntista presso sportello di banche
rete, è necessario acquisire fotocopia di un documento di identificazione
da archiviare nella busta di cassa.
Un discorso a parte concerne le richieste di cambio di assegni tratti
su altre banche. Tale operazione può essere eseguita previa
autorizzazione del responsabile solo nel caso in cui il presentatore sia
cliente del nostro istituto. La procedura prevede comunque in
automatico la relativa segnalazione.
Non è invece prevista alcuna possibilità di cambio di
assegni non trasferibili a persona diversa dal beneficiario del
titolo; l’inerente normativa di legge stabilisce che “...colui che paga un
assegno non trasferibile a persona diversa dal prenditore o dal banchiere
giratario per l’incasso risponde del pagamento”. A tal proposito ti
ricordiamo che l’eventuale autorizzazione da parte di un responsabile
non solleva l’operatore dalla violazione della norma di legge.
Cambio assegni circolari
Il cambio dell’assegno circolare tratto sul nostro istituto può essere
effettuato a favore di un correntista o di un cliente occasionale. Una
volta identificato correttamente il presentatore, in assenza di ulteriori
impedimenti (irregolarità formale del titolo, sequestri, etc...) il
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pagamento non può essere rifiutato. Come per gli assegni bancari il
pagamento con clausola di non trasferibilità a persona diversa dal
presentatore è espressamente vietato dalla legge.
Per quanto riguarda l’operatività nulla cambia rispetto agli assegni
bancari se non i massimali previsti e di seguito riportati:
tipo operazione
cambio a vista di assegni
circolari di altre banche
cambio a vista di assegni circolari
emessi da filiali della stessa banca
cambio a vista di assegni circolari
emessi da banche rete
presentatore
cliente filiale
operante
presentatore
cliente altra
filiale o
banca rete
presentatore
non cliente
€ 1.500,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 2.000,00
€ 2.000,00
€ 2.000,00
€ 2.000,00
€ 2.000,00
€ 2.000,00
Nel caso di superamento dei massimali il sistema produce in
automatico una segnalazione.
Bonifici per cassa
Il pagamento in contanti dei bonifici riveste carattere di
eccezionalità e deve essere utilizzato solo a condizione che esista una
“convenzione protocollo” tra IntesaSanpaolo/Banche Rete e l’ordinante
del bonifico che preveda questo tipo di pagamento. Per l’identificazione
del beneficiario si rimanda a quanto previsto per il cambio assegni
tenendo presenti i massimali di seguito indicati:
tipo operazione
bonifici in arrivo
pagato per contanti
bonifici in circolarità
pagati per contanti
beneficiario cliente beneficiario cliente altra beneficiario
filiale operante
filiale o banca rete
non cliente
€ 1.500,00
€ 1.500,00
€ 1.500,00
€ 2.500,00
€ 2.500,00
€ 2.500,00
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Identificazione del cliente
Ti ricordiamo che i documenti validi al fine dell’identificazione del
cliente sono i seguenti:
documento d'identità
Passaporto
Carta d'identità
Licenza porto d'armi
Patente di guida
Libretto della pensione
validità
10 anni
10 anni
massimo 10 anni
massimo 10 anni
rilasciato da una Pubblica Amministrazione e valido
solo se con foto
Segnalazione operazioni sospette/Antiriciclaggio
Ti ricordiamo che la violazione delle norme relative alla legge
sull’antiriciclaggio implica delle responsabilità di carattere personale.
Ti raccomandiamo quindi di prestare la massima attenzione
all’identificazione dei presentatori delle operazioni.
In presenza di operazioni sospette è obbligatoria la segnalazione
delle stesse al proprio responsabile che deciderà se inoltrare o meno la
segnalazione dell’operazione sospetta. A questo punto, l’operatore è
sgravato da ogni sua responsabilità, purché sia in grado di
dimostrare di avere provveduto alla segnalazione.
Anche in questo caso sottolineiamo come l’elasticità talvolta
richiesta dall’azienda non debba in alcun modo compromettere
l’attenzione che determinate operazioni richiedono.
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Differenze di cassa
Nei casi di differenze di cassa è assolutamente necessario attenersi
alla relativa normativa, evitando di procedere a sistemazioni “in
proprio”.
Le differenze di cassa inferiori ad € 5,00 vengono considerate
arrotondamenti e pertanto non è necessario accantonarle, al momento
della chiusura della cassa, nelle specifiche voci contabili. Non sono
richiesti ulteriori approfondimenti salve diverse indicazioni da parte del
responsabile. L’arrotondamento in dare o in avere viene evidenziato
automaticamente sul verbale di chiusura del posto di lavoro e il giorno
successivo l’operatività avrà inizio con la rimanenza della cassa contabile
indipendentemente dalla reale giacenza materiale. Il responsabile deve
convalidare il verbale di chiusura apponendo la propria firma.
Nel caso di differenze superiori ad € 5,00 l’operatore deve, una
volta effettuate le verifiche necessarie, darne immediato avviso al
responsabile il quale può disporre ulteriori verifiche. L’operatore deve
quindi contabilizzare l’importo utilizzando la transazione di sportello
“CHIUS”.
In caso di ammanco, l’operatore è tenuto alla rifusione entro 30
giorni dalla data di contabilizzazione. La mancata rifusione dell’importo
entro detti termini inibisce la chiusura del posto di lavoro dell’operatore
(circolare n° 459/2008).
Nel caso di ammanchi di cassa di importo compreso tra € 5,00 ed €
340,00 l’operatore è tenuto alla rifusione in un’unica soluzione. Per
importi tra € 340,00 ed € 10.000,00 è possibile ottenere un prestito
infruttifero pari all’ammontare dell’ammanco, rimborsabile a rate
mensili non inferiori ad € 170,00 ciascuna con scadenza il giorno 27 di
ogni mese. La competenza per la concessione del prestito è del
responsabile di filiale. Il prestito, a causa della sua natura infruttifra,
concorre a formare reddito imponibile ai fini fiscali e previdenziali del
lavoratore (circolare n° 502/2008).
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Qualora si verificassero ammanchi in fase di trasferimento di valori
tramite società di sicurezza (rimesse/richieste contanti), è possibile
chiedere la visione del filmato registrato durante l’apertura o la chiusura
del plico da parte del personale addetto.
Ti invitiamo comunque, in casi di questo tipo, a rivolgerti al tuo
sindacalista di riferimento per ogni eventuale chiarimento.
Contestazioni
In caso di richieste di chiarimenti o informazioni da parte
dell’azienda per operazioni contestate, è bene, in linea di massima
astenersi da dichiarazioni verbali o scritte nel caso in cui non si abbiano
idee chiare su quanto avvenuto.
All’apertura di eventuali provvedimenti di carattere disciplinare,
che avviene con la consegna della lettera di contestazione dell’azienda, il
lavoratore ha tempo 5 giorni di calendario per fornire la sua risposta
scritta o per richiedere un colloquio alla presenza del proprio
rappresentante sindacale, scelta quest’ultima che consigliamo in ogni
caso.
Sottolineiamo come la tempistica in questi casi sia di
estrema importanza. Ti invitiamo pertanto a prendere
contatto con la tua organizzazione sindacale nel più breve
tempo possibile.
Facciamo presente che le regole stabilite dall’azienda devono
necessariamente essere rispettate in quanto le eventuali violazioni sono
purtroppo oggetto, in modo sempre più frequente, di procedimenti e
provvedimenti disciplinari, che possono comportare la perdita del
sistema incentivante e, nei casi previsti, anche del VAP.
In ogni caso, non possiamo che ribadire che, prima di intraprendere
qualsiasi iniziativa di carattere personale, è buona norma rivolgersi al
proprio sindacalista di fiducia.
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