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Ciclo della performance e valutazione
Il Sistema integrato dei controlli
finalizzato alla misurazione ed alla
valutazione organizzativa e individuale
Ing. Ciro Esposito
Presidente dell’Organismo indipendente di valutazione
Roma, 18, 19 aprile 2011
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Divisioni – Costo dei prodotti
Divisione X - Impiego del personale
Personale
Posizione
Economica
Tot Ore
lavorate
Prodotto 1
C1
C1
B2
B2
B1
40
50
70
60
40
260
10
20
20
20
70
Pippo
Pluto
Paperino
Topolino
Minnie
Totale
2
Pag 2
Prodotto 2 Prodotto 3 Altro
10
5
20
20
55
10
15
30
30
20
105
10
10
10
30
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Divisioni – Costo dei prodotti
Divisione X - Impiego del personale per posizione economica
Posizione Unità di
Economica Personale
C1
B2
B1
Totale
3
Pag 3
2
2
1
5
Tot Ore
lavorate
Prodotto 1
90
130
40
260
30
20
20
70
Prodotto 2 Prodotto 3 Altro
15
40
55
25
60
20
105
20
10
30
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Divisioni - Costo dei prodotti
Divisione X - Costo orario per posizione economica
Somma costo
Totale ore
Posizione
del personale
lavorate
Economica
(numeratore) (denominatore)
C1
B2
B1
Totale
4
Pag 4
€
€
€
€
4.000,00
3.600,00
1.700,00
9.300,00
90
130
40
260
Costo
orario
€
€
€
44,44
27,69
42,50
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Divisioni - Costo dei prodotti
Divisione X - Costo prodotti
Posizione Costo
Economica orario
C1
€ 44,44
B2
€ 27,69
B1
€ 42,50
Totale
5
Pag 5
Prodotto 1
Ore Costo
30 € 1.333,33
20 € 553,85
20 € 850,00
70 € 2.737,18
Prodotto 2
Ore Costo
15 € 666,67
40 € 1.107,69
55 € 1.774,36
Prodotto 3
Ore Costo
25 € 1.111,11
60 € 1.661,54
20 € 850,00
105 € 3.622,65
Ore
20
10
30
Altro
Costo
€ 888,89
€ 276,92
€ 1.165,81
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Direzione Generale - Costo
Direzione Generale
Posizione
Economica
DI
C3
C1
Totale
Somma costo
del personale
€
6.000,00
€
2.200,00
€
2.000,00
€
10.200,00
Ribaltamento costi segreteria
Divisione X
= 5/13 * 10.200 € 3.923,08
Divisione Y
= 8/13 * 10.200 € 6.276,92
Totale
€ 10.200,00
6
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Divisioni - Costo diretto/indiretto dei prodotti
Divisione X - Costo diretto prodotti
Posizione Costo
Economica orario
C1
€ 44,44
B2
€ 27,69
B1
€ 42,50
Totale
Prodotto 1
Ore
Costo
30
€ 1.333,33
20
€ 553,85
20
€ 850,00
70
€ 2.737,18
Prodotto 2
Ore
Costo
15
€ 666,67
40
€ 1.107,69
55
€ 1.774,36
Prodotto 3
Ore
Costo
25
€ 1.111,11
60
€ 1.661,54
20
€ 850,00
105
€ 3.622,65
Ore
20
10
30
Altro
Costo
€ 888,89
€ 276,92
€ 1.165,81
Divisione X - Costo indiretto prodotti
Posizione
Unità
% Costo
Prodotto 1 Prodotto 2
Economica personale segreteria
C1
2
€ 1.569,23 € 523,08 € 261,54
B2
2
€ 1.569,23 € 241,42 € 482,84
B1
1
€ 784,62 € 392,31
Totale
5
€ 3.923,08 € 1.156,80 € 744,38
7
Pag 7
Prodotto 3
Altro
€ 435,90
€ 724,26
€ 392,31
€ 1.552,47
€ 348,72
€ 120,71
€ 469,43
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Sigest: il Modello di Riferimento
Modello dei Costi
Personale
-Posizione economica
- Voce di salario
…………………….
Beni Consumo
Servizi
Ammortamenti
……
Struttura dei Centri di Costo
Ministro
Allocazione diretta
Dipartimento
Dipartimento
Allocazione
indiretta tramite
driver
Direzione Generale
Direzione Generale
–Divisione
–Divisione
–…..
Modello delle Attività e dei
Progetti
8
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Sigest: il Modello di Riferimento
Modello degli Indicatori
Modello delle Attività e dei
Progetti
Processo
Prodotto
Processo
Prodotto
Processo
Prodotto
Indicatori
di
Struttura
Macro
Processi
Macro
Processi
Efficienza
4
Missioni
Indicatori
di
Processo
Area Ottimale
Area di 3
Monitoraggio
1
Programmi
Area Critica
Area soddisfacente
8
6
Progetti
5
Costi medi
Unitari
Efficacia
Mapping tramite full
cost
Il modello di controllo di gestione definito è basato sulla metodologia di activity based
costing ed è pervasivo su tutta la struttura del Ministero al massimo livello di dettaglio.
9
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CICLO DI GESTIONE DELLA PERFORMANCE
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SISTEMA DI MISURAZIONE E VALUTAZIONE DELLA
PERFORMANCE
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PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO STRATEGICO
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PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE
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PIANO DELLA PERFORMANCE
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RELAZIONE SULLA PERFORMANCE
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MERITO E PREMI
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PIATTAFORMA TECNOLOGICA A SOSTEGNO
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Il ciclo di gestione della performance (art. 4) – le fasi
1. Definizione e assegnazione degli obiettivi che si intendono raggiungere, dei
valori attesi di risultato e dei rispettivi indicatori (art. 4, comma 2, lettera a)
2. Collegamento tra gli obiettivi e l’allocazione delle risorse (art. 4, comma 2, lettera b)
3. Monitoraggio in corso di esercizio e attivazione di eventuali interventi correttivi
(art.4, comma 2, lettera c)
4. Misurazione e valutazione della performance organizzativa e individuale (art.4,
comma 2, lettera d)
5. Rendicontazione dei risultati
•
agli organi di indirizzo politico – amministrativo
•
ai vertici delle Amministrazioni
•
ai competenti organi esterni
•
ai cittadini, agli utenti ed ai destinatari dei servizi
(art.4, comma 2, lettera f)
6. Utilizzo dei sistemi premianti secondo criteri di valorizzazione del merito (art.4,
comma 2, lettera e)
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Il ciclo di gestione della performance (art. 4) – le fasi, gli strumenti e i tempi
Le fasi
Gli strumenti
I tempi
Nell’anno precedente a
quello di assegnazione
degli obiettivi.
Inizia con
Attodi
di indirizzo
Atto
indirizzo
(28 febbraio)
Termina con
Piano della performance
(31 gennaio)
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Il ciclo di gestione della performance (art. 4) – le fasi, gli strumenti e i tempi
Le fasi
Gli strumenti
I tempi
Nell’anno
precedente a quello
di assegnazione
degli obiettivi.
Verifica continua
della coerenza tra la
programmazione
degli obiettivi e la
programmazione
finanziaria.
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Il ciclo di gestione della performance (art. 4) – le fasi, gli strumenti e i tempi
Le fasi
Gli strumenti
I tempi
Nell’anno di
assegnazione degli
obiettivi, a valle del
Piano della
performance.
Termina con il
monitoraggio del 3°
trimestre.
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Il ciclo di gestione della performance (art. 4) – le fasi, gli strumenti e i tempi
Le fasi
Gli strumenti
I tempi
Nell’anno
successivo a quello
di assegnazione
degli obiettivi.
Si attiva a valle del
monitoraggio del 4°
trimestre.
Dura 4 mesi.
Termina ad aprile
secondo le
indicazioni del
sistema di
misurazione e
valutazione delle
performance.
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Il ciclo di gestione della performance (art. 4) – le fasi, gli strumenti e i tempi
Le fasi
Gli strumenti
I tempi
Nell’anno
successivo a quello
di assegnazione
degli obiettivi.
Si attiva a maggio,
a valle della fase di
misurazione e
valutazione della
performance.
Termina entro il 30
giugno con
l’emissione della
Relazione sulla
performance.
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Il ciclo di gestione della performance (art. 4) – le fasi, gli strumenti e i tempi
Le fasi
Gli strumenti
I tempi
Nell’anno
successivo a quello
di assegnazione
degli obiettivi.
Si attiva a maggio,
a valle della
compilazione della
Graduatoria delle
valutazioni
individuali.
Termina
auspicabilmente
entro giugno,
inderogabilmente
entro dicembre.
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Piano della performance
(art. 10, comma 1, lettera a)
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Cos’è
• È un documento programmatico, con orizzonte temporale
triennale, da emanarsi entro il 31 gennaio di ogni anno
• È adottato in stretta coerenza con i contenuti e il ciclo della
programmazione finanziaria e di bilancio
• Dà compimento alla fase programmatoria del Ciclo di gestione
della performance di cui all’articolo 4 del decreto
• È permeato dai principi e tiene conto delle iniziative del
Programma triennale per la trasparenza e l’integrità, di cui
all’articolo 11 del decreto
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I contenuti
Individua:
• gli indirizzi e gli obiettivi strategici ed operativi, compresi quelli
di ricaduta sociale, contenuti, ai sensi dell’articolo 10, comma 4,
del decreto, nella Direttiva generale per l’attività
amministrativa e la gestione, emanata dal Ministro, ai sensi
dell’articolo 14 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165,
entro dieci giorni dalla pubblicazione della legge di bilancio
• gli obiettivi e gli indicatori per la misurazione e la valutazione
della performance dell’Amministrazione e della performance
individuale, contenuti nelle Direttive dei Capi dipartimento e
Direttori generali, emanate, rispettivamente, entro dieci giorni
dall’emanazione della Direttiva ministeriale ed entro dieci giorni
dall’emanazione della Direttiva dipartimentale
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Il ciclo di programmazione
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Il ciclo di programmazione
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Sistema di misurazione e
valutazione della performance
(art. 7)
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La performance organizzativa (art.8)
E’ misurata:
• per le strutture rette da dirigenti di 1ª e 2ª fascia con
gli strumenti del controllo di gestione
• per le strutture apicali centri di responsabilità
amministrativa con gli strumenti del controllo
strategico
• per il Ministero con gli strumenti della rendicontazione
sociale
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Principi generali
Il sistema si basa sulla valutazione di due componenti:
COMPORTAMENTI
75%
OBIETTIVI
ORGANIZZATIVI
25%
DI RISULTATO
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Articolazione del modello di valutazione del Ministero
Obiettivi di risultato
Comportamenti
organizzativi
Dirigenti titolari
di CRA
75%
25%
Dirigenti
75%
25%
Personale
75%
25%
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Flusso degli Obiettivi di Risultato
Ministro
Controllo strategico:
- obiettivi della Direttiva
Obiettivi della
Direttiva
Titolare
CRA
Obiettivi del
Titolare CRA
Direttore
Generale
Obiettivi del
Direttore Generale
Titolare
Ufficio
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Controllo di gestione I livello:
- obiettivi della Direttiva
- obiettivi del Titolare del CRA
Controllo di gestione II livello:
- obiettivi della Direttiva
- obiettivi del Titolare del CRA
- obiettivi del Direttore Generale
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Modello degli Obiettivi di Risultato
Titolari di CRA
Controllo
strategico
Valutazione dei dirigenti
DIPARTIMENTO 1
Contrattazione DIP-DG
DG 11
di Obiettivi e Indicatori
DG 12
DIV 111
DIV 112
DIV 113
DIV 121
DIV 122
DIV 123
di Obiettivi e Indicatori
Controllo di gestione
Contrattazione DG-DIV
Obiettivi
Costo della struttura
Efficienza su alcune attività distintive (pesi)
Efficacia su alcune attività distintive (pesi)
LIVELLO % DI RAGGIUNGIMENTO DELL’OBIETTIVO DELLA STRUTTURA
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Scheda Sigest - esempio
MINISTERO DELLE INFRASTRUTTURE E DEI TRASPORTI
DIREZIONE GENERALE PER LA REGOLAZIONE E I CONTRATTI PUBBLICI
DIVISIONE QUARTA - REGOLAZIONE E MONITORAGGIO DEI LAVORI PUBBLICI
Cod.
Missione
14
PROGRAMMA
14.9-Sicurezza
vigilanza e
regolamentazione
delle infrastrutture
Compiti ex D.M…..
ATTIVITA'
PRODOTTI
INTERMEDI
INDICATORI
DI PRODOTTO
INDICATORI QUANTITATIVI E DI
EFFICACIA
Indirizzo e regolazione degli appalti di
lavori pubblici nei settori ordinari e
speciali - Attività di supporto e
consulenza in materia ad
amministrazioni aggiudicatrici, enti e
soggetti aggiudicatori - Pareri sulle
leggi regionali
Espressione di pareri in materia di
Pareri e circolari sull'applicazione ed
contratti pubblici, sulla legittimità di interpretazione della normativa di
leggi regionali e schemi di disegni di settore e su leggi regionali
legge
N. pareri espressi
Gestione del sito informatico
www.serviziocontrattipubblici.it di
pubblicazione on line dei bandi, avvisi ed
esiti di contratti pubblici e dei programmi
triennali e degli elenchi annuali dei lavori
pubblici e relativi aggiornamenti
Servizio contratti pubblici con
Richieste di abilitazione e variazione
l'associazione di Regioni "ITACA"
www.serviziocontrattipubblici.it
Sezione bandi e avvisi relativi a contratti
pubblici; programmazione triennale ed
elenco annuale lavori pubblici
- Sezione supporto giuridico
N. Abilitazioni, riattivazioni N. richieste abilitazioni,
e variazioni
riattivazioni e variazioni
Gestione della "Unità operativa di
Coordinamento" ( UOC) con il compito di
asseverare gli schemi di pareri in materia di
contratti pubblici. Definizione di un
Riunioni su regolamenti attuativi in
sistema informatico coordinato ed integrato materia di contratti pubblici, UOC
con le Regioni e con le Province autonome
Pareri asseverati dall'Unità Operativa di
Coordinamento (UOC)
N. pareri asseverati e
pubblicazione su internet
Partecipazione a riunioni
N. riunioni
Attività istruttoria dei ricorsi straordinari al Ricorsi straordinari al Capo dello Stato
Capo dello Stato inerenti la materia dei
contratti pubblici di lavori
Relazioni per il Consiglio di Stato
N. relazioni trasmesse
Protocollo, smistamento corrispondenza e
conservazione atti
N. atti protocollati
Gestione della corrispondenza
ALTRO
PRODOTTI
N. richieste pervenute
N. pareri pervenuti da asseverare
N. ricorsi pervenuti
Monitoraggio dell'efficacia della normativa
, individuazione dei punti critici e
conseguente promozione di decreti ,
modifiche legislative e regolamentari
Predisposizione degli schemi contrattuali e
dei capitolati
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Valorizzazione degli Obiettivi di Risultato
% DI RAGGIUNGIMENTO
OBIETTIVO DI RISULTATO
DELLA DIVISIONE
IL RISULTATO DEL
DIPARTIMENTO E’ LA
MEDIA DEI RISULTATI
DELLE DG
IL RISULTATO DELLA DG
E’ LA MEDIA DEI
RISULTATI DELLE
DIVISIONI
VALUTAZIONE DEL
DIRETTORE
GENERALE
VALUTAZIONE DEL
PERSONALE DI
SUPPORTO AL CAPO
DIPARTIMENTO
VALUTAZIONE DEL
PERSONALE DI
SUPPORTO AL
DIRETTORE GENERALE
(IN BASE ALLA % DI
PRESENZE)
(IN BASE ALLA % DI
PRESENZE)
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E’ IL RISULTATO DELLA
DIVISIONE
VALUTAZIONE
DEL DIRIGENTE
DELLA DIVISIONE
VALUTAZIONE DEL
PERSONALE DELLA
DIVISIONE
(IN BASE ALLA % DI
PRESENZE)
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Modello dei comportamenti organizzativi per i dirigenti
Comportamenti
organizzativi
Legati
all’organizzazione
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Contributo
organizzativo e di
gestione delle
risorse
Trasversali
Integrazione
personale
nell’organizzazione
Professionali
Problem solving
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Il risultato complessivo per i dirigenti
Ptot  Pr  Pc
Ptot = punteggio complessivamente ottenuto dal valutato
Pr = punteggio relativo ai risultati conseguiti
Pc = punteggio relativo ai comportamenti organizzativi
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Il punteggio di risultato per il personale della divisione
Pri  α p Pr
Pri = punteggio di risultato dell’unità di personale i
αp = coefficiente di presenza di ciascuna unità di personale
Pr = punteggio di risultato conseguito dalla divisione
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Il punteggio di risultato per il personale di supporto al direttore generale
Pri  α p PDG
Pri = punteggio di risultato dell’unità di personale i
αp = coefficiente di presenza di ciascuna unità di personale
PDG = punteggio di risultato conseguito dalla direzione generale
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Il punteggio di risultato per il personale di supporto al capo dipartimento
Pri  α p  PDip
Pri = punteggio di risultato dell’unità di personale i
αp = coefficiente di presenza di ciascuna unità di personale
PDip = punteggio di risultato conseguito dal dipartimento
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Modello dei comportamenti organizzativi per il personale
Legati
all’organizzazione
Trasversali
Professionali
Comportamenti
organizzativi
di relazione
Collaborazione
interfunzionale
Flessibilità
Gestione della
comunicazione
Gestione della
relazione
Sviluppo e
condivisione della
conoscenza
Analisi e soluzione
dei problemi
di realizzazione
Tempestività
Accuratezza
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Scheda di Valutazione: 1/3
Comportamenti organizzativi
Descrittore
Offre spontaneamente supporto ed aiuto a colleghi
sia della propria che di altre funzioni.
Collaborazione
interfunzionale
Valuta costantemente le inetrrelazioni esistenti tra la
propria attività e quella degli altri colleghi, agendo di
conseguenza.
LEGATI
ALL'ORGANIZZAZIONE
Flessibilità
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Criterio di valutazione
Il comportamento descritto è stato espresso dal
valutato
Valutaz
ione
1. Quasi mai o raramente
1.
2. A volte, soprattutto in situazioni non complesse
2.
3. Spesso, ma non in tutte le situazioni in cui era necessario
3.
4. Sempre, in tutte le situazioni in cui era necessario
4.
5. Sempre ad un livello superiore e con risultati decisamente
superiori alle attesa e rispetto agli altri colleghi
5.
1. Quasi mai o raramente
1.
2. A volte, soprattutto in situazioni non complesse
2.
3. Spesso, ma non in tutte le situazioni in cui era necessario
3.
4. Sempre, in tutte le situazioni in cui era necessario
4.
5. Sempre ad un livello superiore e con risultati decisamente
superiori alle attesa e rispetto agli altri colleghi
5.
1. Quasi mai o raramente
1.
2. A volte, soprattutto in situazioni non complesse
E' disponibile ad adeguarsi alle esigenze dell'incarico
ricoperto e a garantire il proprio contributo anche in 3. Spesso, ma non in tutte le situazioni in cui era necessario
materie che non sono di specifica competenza,
4. Sempre, in tutte le situazioni in cui era necessario
nell'interesse dell'Organizzazione.
5. Sempre ad un livello superiore e con risultati decisamente
superiori alle attesa e rispetto agli altri colleghi
2.
3.
4.
5.
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Scheda di Valutazione: 2/3
1. Quasi mai o raramente
Gestione della
comunicazione
TRASVERSALI
DI
RELAZIONE
Utilizza parole ed azioni tali da suscitare nell'utenza 2. A volte, soprattutto in situazioni non complesse
(interna e/o esterna) l’immagine di persona affidabile 3. Spesso, ma non in tutte le situazioni in cui era necessario
e professionale, anche attraverso un aspetto curato e
4. Sempre, in tutte le situazioni in cui era necessario
gradevole.
5. Sempre ad un livello superiore e con risultati decisamente
superiori alle attesa e rispetto agli altri colleghi
1. Quasi mai o raramente
2. A volte, soprattutto in situazioni non complesse
Gestione della
relazione
Tempestività
Individua ed utilizza modalità di rapportarsi agli altri e 3. Spesso, ma non in tutte le situazioni in cui era necessario
le adatta rispetto ai diversi interlocutori.
4. Sempre, in tutte le situazioni in cui era necessario
Accuratezza
Opera con l'attenzione, la precisione e l'esattezza
richieste dalle circostanze specifiche e dalla natura
del compito assegnato.
2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.
4.
5. Sempre ad un livello superiore e con risultati decisamente
superiori alle attesa e rispetto agli altri colleghi
5.
1. Quasi mai o raramente
1.
2. A volte, soprattutto in situazioni non complesse
2.
Rispetta i tempi assegnati per l'esecuzione della
3. Spesso, ma non in tutte le situazioni in cui era necessario
prestazione ed interviene nei tempi opportuni anche in
4. Sempre, in tutte le situazioni in cui era necessario
assenza di istruzioni specifiche.
TRASVERSALI
DI
REALIZZAZIONE
Page 45
Pag 45
1.
3.
4.
5. Sempre ad un livello superiore e con risultati decisamente
superiori alle attesa e rispetto agli altri colleghi
5.
1. Quasi mai o raramente
1.
2. A volte, soprattutto in situazioni non complesse
2.
3. Spesso, ma non in tutte le situazioni in cui era necessario
3.
4. Sempre, in tutte le situazioni in cui era necessario
4.
5. Sempre ad un livello superiore e con risultati decisamente
superiori alle attesa e rispetto agli altri colleghi
5.
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Scheda di Valutazione: 3/3
1. Quasi mai o raramente
1.
2. A volte, soprattutto in situazioni non complesse
2.
Cura costantemente la propria competenza tecnica 3. Spesso, ma non in tutte le situazioni in cui era necessario
attraverso la ricerca di opportunità di apprendimento,
4. Sempre, in tutte le situazioni in cui era necessario
l'autoformazione e lo scambio professionale.
Sviluppo e
condivisione
della
conoscenza
Trasmette le competenze possedute ai colleghi,
anche di altre funzioni.
PROFESSIONALI
Analisi e
soluzione dei
problemi
Page 46
Pag 46
E' in grado di affrontare situazioni critiche e di
risolvere problemi imprevisti, proponendo possibili
alternative ed utilizzando le proprie conoscenze,
anche derivanti dall'esperienza sul campo.
3.
4.
5. Sempre ad un livello superiore e con risultati decisamente
superiori alle attesa e rispetto agli altri colleghi
5.
1. Quasi mai o raramente
1.
2. A volte, soprattutto in situazioni non complesse
2.
3. Spesso, ma non in tutte le situazioni in cui era necessario
3.
4. Sempre, in tutte le situazioni in cui era necessario
4.
5. Sempre ad un livello superiore e con risultati decisamente
superiori alle attesa e rispetto agli altri colleghi
5.
1. Quasi mai o raramente
1.
2. A volte, soprattutto in situazioni non complesse
2.
3. Spesso, ma non in tutte le situazioni in cui era necessario
3.
4. Sempre, in tutte le situazioni in cui era necessario
4.
5. Sempre ad un livello superiore e con risultati decisamente
superiori alle attesa e rispetto agli altri colleghi
5.
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Il punteggio relativo ai comportamenti organizzativi per il personale
Pci   p jPj
Pci = punteggio relativo ai comportamenti organizzativi dell’unità di personale i
pj = peso del descrittore j
Pj = punteggio ottenuto per il descrittore j
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Punteggio complessivo per il personale
Ptoti  Pri  Pci
Ptoti = punteggio complessivo dell’unità di personale i
Pri = punteggio di risultato dell’unità di personale i
Pci = punteggio relativo ai comportamenti organizzativi dell’unità di personale i
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Le fasi del processo di valutazione dopo il monitoraggio finale
Notifica
provvedimento
finale
Notifica schema
provvedimento
Presentazione
valutazione finale
Richiesta
seconda istanza
Notifica
provvedimento
definitivo
Colloqui
valutato valutatore
Eventuale
contraddittorio
Valutazione
richiesta seconda
istanza
Elaborazione
provvedimento
definitivo
10 giorni lavorativi
28/1
10/2
30 giorni naturali e consecutivi
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Pag 49
28/2
10/3
10 giorni naturali e consecutivi
31/3
20 giorni naturali e consecutivi
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