Manuale di Gestione
del protocollo informatico, dei flussi documentali
e degli archivi
***
Edizione 2011
INDICE
INTRODUZIONE .......................................................................................................................................... 6
SEZIONE I ..................................................................................................................................................... 8
DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE...................................................................................... 8
Art. 1........................................................................................................................................................... 8
Ambito di applicazione............................................................................................................................... 8
Art. 2........................................................................................................................................................... 8
Definizioni .................................................................................................................................................. 8
SEZIONE II .......................................................................................................................................... 13
DISPOSIZIONI GENERALI ............................................................................................................... 13
Art. 3........................................................................................................................................................ 13
Area organizzativa omogenea................................................................................................................... 13
Art. 4......................................................................................................................................................... 13
Protocollo generale, gestione dei flussi documentali e degli archivi ........................................................ 13
Art. 5........................................................................................................................................................ 14
Unicità del protocollo informatico............................................................................................................ 14
Art. 6......................................................................................................................................................... 14
Protocolli riservati .................................................................................................................................... 14
Art. 7........................................................................................................................................................ 14
Modello operativo adottato per la gestione dei documenti ...................................................................... 14
TIPOLOGIA E FORMAZIONE DEI DOCUMENTI .......................................................................... 15
Art. 8........................................................................................................................................................ 15
Documenti informatici originali, derivati , copie ed estratti ..................................................................... 15
I documenti informatici sottoscritti con firme elettroniche qualificate sono da considerarsi i originali e, pertanto,
assumono valore probatorio, ai sensi dell’art. 2701 del codice civile....................................................... 15
Art. 8 bis ................................................................................................................................................... 16
Copie analogiche di documenti informatici .............................................................................................. 16
Documenti amministrativi informatici...................................................................................................... 16
Le copie per immagine (documenti scansionati, digitali) di documenti amministrativi analogici hanno lo stesso valore
giuridico del documento originale, qualora siano rispettati i requisiti tecnici, di cui all’art. 71 del Codice e vengano
sottoscritti con firma digitale, o firma qualificata dal Responsabile......................................................... 16
Art. 9......................................................................................................................................................... 17
Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi ...................................................................... 17
Art. 10....................................................................................................................................................... 17
Requisiti minimi dei documenti informatici originari e derivati in ingresso ........................................... 17
Art. 10bis .................................................................................................................................................. 18
Requisiti minimi dei documenti informatici originari e derivati in uscita ............................................... 18
Art. 11....................................................................................................................................................... 18
Sottoscrizione ed elementi di validazione dei documenti informatici ..................................................... 18
Art. 13....................................................................................................................................................... 19
Flusso di lavorazione dei documenti cartacei in entrata .......................................................................... 19
Art. 13bis .................................................................................................................................................. 19
Flusso di lavorazione dei documenti informatici in entrata ...................................................................... 19
Art. 13ter................................................................................................................................................... 19
Flusso di lavorazione dei documenti cartacei in uscita ............................................................................. 19
Art. 13quater ............................................................................................................................................. 20
Flusso di lavorazione dei documenti informatici in uscita........................................................................ 20
Art. 13quinquies ....................................................................................................................................... 20
Flusso di lavorazione degli atti endo-procedimentali ............................................................................... 20
SEZIONE IV ........................................................................................................................................ 20
RICEZIONE DEI DOCUMENTI......................................................................................................... 20
2
Art. 14....................................................................................................................................................... 20
Ricezione dei documenti su supporto cartaceo ......................................................................................... 20
Art. 15....................................................................................................................................................... 21
Ricezione dei documenti informatici ........................................................................................................ 21
Art. 16....................................................................................................................................................... 21
Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti ......................................................................... 21
SEZIONE V.......................................................................................................................................... 22
ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI ............................................................................................... 22
Art. 17....................................................................................................................................................... 22
Responsabili dell’assegnazione dei documenti......................................................................................... 22
Art. 18....................................................................................................................................................... 22
Modifica ed integrazione delle assegnazioni e delle riassegnazioni ......................................................... 22
SEZIONE VI ........................................................................................................................................ 23
REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI .............................................................................................. 23
Art. 19....................................................................................................................................................... 23
Documenti soggetti a registrazione di protocollo ..................................................................................... 23
Art. 20....................................................................................................................................................... 23
Documenti non soggetti a registrazione di protocollo .............................................................................. 23
Art. 21....................................................................................................................................................... 23
Personale adibito alla registrazione di protocollo ..................................................................................... 23
Art. 22....................................................................................................................................................... 23
Elementi obbligatori della registrazione dei documenti ricevuti .............................................................. 23
Art. 23....................................................................................................................................................... 24
Elementi accessori della registrazione di protocollo dei documenti ricevuti ............................................ 24
Art. 24....................................................................................................................................................... 24
Elementi obbligatori della registrazione dei documenti spediti ................................................................ 24
Elementi accessori della registrazione dei documenti spediti................................................................... 25
Art. 26....................................................................................................................................................... 25
Segnatura di protocollo............................................................................................................................. 25
Art. 27....................................................................................................................................................... 25
Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo....................................................................... 25
Art. 28....................................................................................................................................................... 26
Registro di protocollo ............................................................................................................................... 26
Art. 29....................................................................................................................................................... 26
Registro di emergenza e continuità operativa ........................................................................................... 26
Art. 30....................................................................................................................................................... 27
Procedure di gestione documentale .......................................................................................................... 27
in situazioni di emergenza nazionale ed internazionale ............................................................................ 27
Art. 31....................................................................................................................................................... 27
Differimento dei termini di registrazione.................................................................................................. 27
Art. 32....................................................................................................................................................... 28
Documenti ricevuti su supporti e/o modalità diversi ................................................................................ 28
Art. 33....................................................................................................................................................... 28
Documenti inerenti a gare di appalto ........................................................................................................ 28
Art. 34....................................................................................................................................................... 28
Documenti indirizzati nominativamente al personale della AOO............................................................. 28
Art. 35....................................................................................................................................................... 29
Documenti anonimi e/o non sottoscritti ................................................................................................... 29
Art. 36....................................................................................................................................................... 29
Documenti di competenza di altre amministrazioni o di altri soggetti...................................................... 29
Qualora pervenga alla AOO un documento di competenza di un altro ente, altra persona fisica o giuridica, si
provvederà alla restituzione al mittente. ................................................................................................... 29
Art. 37................................................................................................................................................... 29
Istanze dei cittadini ............................................................................................................................... 29
SEZIONE VII ....................................................................................................................................... 30
CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI ........................................................................................... 30
Art. 38....................................................................................................................................................... 30
3
Piano di conservazione dell’archivio ....................................................................................................... 30
Art. 39....................................................................................................................................................... 30
Classificazione dei documenti .................................................................................................................. 30
SEZIONE VIII...................................................................................................................................... 30
FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI............................................................................................ 30
Art. 40....................................................................................................................................................... 30
Identificazione dei fascicoli ed uffici abilitati alla loro formazione ......................................................... 30
Art. 41....................................................................................................................................................... 31
Processo di formazione dei fascicoli......................................................................................................... 31
Art. 42....................................................................................................................................................... 31
Condivisione dei fascicoli......................................................................................................................... 31
Art. 43....................................................................................................................................................... 32
Tenuta dei fascicoli dell’archivio corrente................................................................................................ 32
SEZIONE IX ........................................................................................................................................ 32
SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI....................................................................................................... 32
Art. 44....................................................................................................................................................... 32
Spedizione ad altri Enti e /o soggetti di documenti cartacei ..................................................................... 32
Art. 45....................................................................................................................................................... 32
Spedizione ad altri Enti e/o soggetti di documenti informatici e/o digitali............................................... 32
SEZIONE X.......................................................................................................................................... 33
ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI .............................................................................................. 33
Art. 46....................................................................................................................................................... 33
Conservazione dei documenti amministrativi........................................................................................... 33
informatici originali e derivati .................................................................................................................. 33
Art. 47....................................................................................................................................................... 33
Versamento dei fascicoli cartacei nell’archivio generale.......................................................................... 33
Art. 48....................................................................................................................................................... 34
Versamento dei fascicoli elettronici.......................................................................................................... 34
Art. 49....................................................................................................................................................... 34
Selezione e scarto delle serie archivistiche ............................................................................................... 34
Art. 50....................................................................................................................................................... 34
SEZIONE XI ........................................................................................................................................ 34
ACCESSIBILITA’ AL SISTEMA DI GESTIONE.............................................................................. 34
INFORMATICA DEI DOCUMENTI .................................................................................................. 34
Art. 51....................................................................................................................................................... 34
Accesso alle serie archivistiche informatiche ........................................................................................... 34
Art. 52....................................................................................................................................................... 35
Accesso alle serie archivistiche cartacee .................................................................................................. 35
Art. 53....................................................................................................................................................... 35
Modalità di consultazione delle serie archivistiche cartacee .................................................................... 35
Art. 54....................................................................................................................................................... 36
Consegna e verifica del materiale consultato............................................................................................ 36
Art. 55....................................................................................................................................................... 36
Approvazione ed aggiornamento del Manuale di gestione ....................................................................... 36
ELENCO DEI DOCUMENTI NON SOGGETTI A SCANSIONE ..................................................... 37
ALLEGATO N. 2 ................................................................................................................................. 38
RESPONSABILI DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO ..................................................... 38
UNITA’ ORGANIZZATIVE RESPONSABILI .................................................................................. 38
ALLEGATO N 3 .................................................................................................................................. 39
LIVELLI DI RISERVATEZZA ........................................................................................................... 39
E CORRISPONDENTI LOGICHE DI PROTEZIONE ...................................................................... 39
ALLEGATO N. 4 ................................................................................................................................. 40
PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA RELATIVO ALLA ......................................................... 40
FORMAZIONE, GESTIONE, TRASMISSIONE, INTERSCAMBIO, ACCESSO E CONSERVAZIONE DEI
DOCUMENTI INFORMATICI ........................................................................................................... 40
Sistema di posta elettronica .......................................................................................................................... 42
4
La trasmissione dei documenti informatici avviene attraverso il servizio di posta elettronica certificata, in conformità
agli standard della rete nazionale delle pubbliche amministrazioni.............................................................. 42
ALLEGATO N. 5 ................................................................................................................................. 43
PIANO DI CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO........................................................................... 44
MASSIMARIO DI SCARTO............................................................................................................... 52
A - DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO CINQUE ANNI ......................................................... 53
ALLEGATO N. 7 ................................................................................................................................. 56
NORMALIZZAZIONE DELLE INTESTAZIONI .............................................................................. 56
5
INTRODUZIONE
L’aggiornamento del Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei
flussi documentali e degli archivi, adottato dal Dipartimento per la prima volta nel luglio
2007, è motivato dalla necessaria riconfigurazione delle procedure interne, sulla base dei
modelli di innovazione amministrativa elaborati nelle direttive strategiche e nella
produzione normativa dell’ultimo triennio.
Si fa particolare riferimento al Piano industriale della P.A., del maggio 2008, in
cui la de-materializzazione e l’interoperabilità tra le Amministrazioni costituiscono le
indispensabili declinazioni della strategia di innovazione dello Stato-apparato, nella
direzione dell’efficienza, efficacia ed economicità.
Principi parzialmente richiamati nella Legge 6 agosto 2008, n. 133,1 in cui si
prevede l’utilizzo delle tecnologie informatiche in tutti i settori della Pubblica
Amministrazione, rielaborati, sotto il profilo dell’economicità amministrativa nella Legge
18 giugno 2009, n. 69, laddove la de-materializzazione e la telecomunicazione sono
presentate come strumenti di contenimento della spesa pubblica.2
Concetti sviluppati nel Piano industriale dell’innovazione dell’ottobre 2008 e
rielaborati nel Piano di e-government 2012, in cui si profila il passaggio da un modello di
innovazione tecnologica della P.A., scarsamente coordinato al proprio interno e poco
interattivo con le forze produttive, ad un modello coordinato e federato di risorse ITC.
La sintesi di tale attività di innovazione strategica è espressa dalle integrazioni e
modifiche del Codice dell’Amministrazione digitale, finalizzate alla definizione di
modelli comunicativi e procedimentali di rapido accesso, anche da parte dei cittadini e
delle imprese.3
1
2
3
legge 6 agosto 2008, n. 133, Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 25 giugno 2008,
n. 112, recante disposizioni urgenti per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività, la
stabilizzazione della finanza pubblica e la perequazione tributaria.
artt 32-35, Legge 18 giugno 2009, n. 69, Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la
competitività nonché in materia di processo civile.
artt. 3, 4, 5 bis, 9, DLgs 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell'
amministrazione digitale.
In tale contesto il Manuale diviene essenziale per definire le migliori prassi di
workflow management (cioè il sistema di flusso di lavoro e delle procedure ad esso
collegate), e di recordkeeping system (cioè il sistema archivistico) da adottare, tenuto
conto anche dei limiti oggettivi della realtà operativa.
In altri termini, nell’attuazione dei modelli operativi del Codice, si adottano le
soluzioni più efficaci e si rispettano i limiti applicativi per la Presidenza del Consiglio dei
Ministri, introdotti dal DPCM 9 febbraio 2011.4
La risultante di tale strategia è un prontuario, con cui si disciplina l’ibridismo
procedurale e documentario di questa fase storica, articolato secondo uno schema già
collaudato, in cui si definiscono terminologia e procedure gestionali riguardanti:
− le regole e le modalità di registrazione dei documenti;
− la descrizione dei flussi documentali;
− i criteri e le regole di organizzazione e gestione dell’archivio corrente, comprensive
del piano di classificazione e delle modalità di formazione e conservazione dei
fascicoli;
− i criteri e le regole di organizzazione e gestione dell’archivio di deposito;
− le procedure per la conservazione e/o lo scarto, comprensive del piano di
conservazione e della definizione delle responsabilità;
− i sistemi di sicurezza;
− le funzioni di interoperabilità;
− le procedure per la consultazione dei documenti e per la tutela dei dati personali;
− le modalità di aggiornamento e comunicazione del Manuale.
4
artt. 15, 17, 56, 57, 58, DPCM 9 febbraio 2011, Modalità, limiti e tempi di applicazione del Codice
dell'
amministrazione digitale.
7
SEZIONE I
DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE
Art. 1
Ambito di applicazione
Il presente Manuale è adottato ai sensi del D.P.C.M. 31 ottobre 20005 e del D.M. 14
ottobre 20036, recanti le regole tecniche per il protocollo informatico. Il suo scopo è
quello di regolamentare le attività di formazione, registrazione, classificazione,
fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali
e dei procedimenti amministrativi del Dipartimento della Protezione Civile.
Art. 2
Definizioni
Ai fini del presente Manuale si intende :
a) per Amministrazione, il Dipartimento della Protezione Civile;
b) per archiviazione elettronica, il processo di memorizzazione di documenti informatici,
univocamente identificati da un codice di riferimento;
c) per area organizzativa omogenea - AOO, un insieme di funzioni e di strutture,
individuate dall’Amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta
esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato;
d) per archivio corrente, la parte di documentazione relativa ai procedimenti in corso di
trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente;
e) per archivio di deposito, il complesso delle serie archivistiche non più afferenti
all’amministrazione corrente, ma non ancora destinate alla conservazione permanente;
f) per archivio storico, il complesso delle serie archivistiche relative a procedimenti
conclusi e destinati, previe operazioni di scarto, alla conservazione permanente per la
consultazione al pubblico, in conformità alle disposizioni del DLgs 22 gennaio 2004;
n. 42;
5
6
art. 5, D.P.C.M. 31 ottobre 2000, Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del
Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428.
par. 2.2.2, D.M. 14 ottobre 2003, Approvazione delle linee-guida per l'
adozione del protocollo
informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi.
8
g) per assegnazione, l’operazione di individuazione dell’ufficio competente, per
responsabilità o per conoscenza, della trattazione del procedimento amministrativo a
cui i documenti si riferiscono;
h) per autenticazione informatica, la validazione dell’identificazione individuale
effettuata attraverso il login, al fine di garantire la sicurezza dell’accesso;
i) per autorizzazione informatica, la verifica della corrispondenza tra le abilitazioni in
capo al soggetto richiedente ed il tipo di operazione che il soggetto intende eseguire;
j) per classificazione, l’operazione che consente di organizzare i documenti in relazione
alle funzioni ed alle modalità operative dell’Amministrazione, in base al titolario di
classificazione;
k) per certificati elettronici, gli attestati elettronici che collegano all’identità del titolare i
dati utilizzati per verificare le firme elettroniche;
l) per certificati qualificati, i certificati elettronici conformi ai requisiti di cui all’allegato
1 della DIR. 1999/93/CE, rilasciati da certificatori che rispondono ai requisiti di cui
all’allegato 2 della medesima direttiva; tali attestazioni elettroniche sono emesse da
certificatori qualificati;
m) per certificatore, il soggetto che presta servizi di certificazione delle firme
elettroniche o che fornisce altri servizi connessi con queste ultime;
n) per chiave privata, l'
elemento della coppia di chiavi asimmetriche, utilizzato soltanto
dal soggetto titolare, mediante il quale si appone la firma digitale sul documento
informatico;
o) per chiave pubblica, l'
elemento della coppia di chiavi asimmetriche destinato ad
essere reso pubblico, con il quale si verifica la firma digitale apposta sul documento
informatico dal titolare delle chiavi asimmetriche;
p) per classificazione d’archivio, l’attività consistente nell’attribuzione ai documenti di
una corretta posizione logica e fisica nel sistema di conservazione, attraverso una
codifica alfa-numerica (classe);
q) per Codice si intende il Codice dell’Amministrazione digitale, DLgs 7 marzo 2005,
n. 82, che raccoglie ed integra la normativa preesistente inerente alla gestione,
l'
accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell'
informazione in
modalità digitale
9
r) per dati sensibili, in via esclusiva, i dati personali, di cui all’articolo 4, lettera d),
d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196;
s)
per dati giudiziari, i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all'
art. 3,
comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia
di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato
e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli artt.
60 e 61 del codice di procedura penale;
t) per documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, del
contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque,
utilizzati ai fini dell’attività amministrativa;
u)
per documento analogico, un documento di grandezza fisica variabile, quale il
documento cartaceo, il microfilm, il nastro magnetico;
v) per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa;
w) per documento digitale, la scansione del documento analogico;
x) per fascicolazione, l’operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in
tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi;
ya) per firma autenticata, la firma elettronica, inclusa la scansione della firma autografa,
validata da attestazione e firma digitale di un pubblico ufficiale o notaio;
yb) per firma elettronica, l’insieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi
tramite logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione
informatica (esempio login, scansione firma autografa);
yc) per firma elettronica avanzata, l’insieme di dati in forma elettronica creati con mezzi
sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, allegati oppure connessi
a un documento informatico, per consentire l’identificazione del firmatario in modo
univoco e l’integrità del documento stesso;
yd) per firma elettronica qualificata, la firma elettronica avanzata che sia basata su un
certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione
della firma;
10
ye) per firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica avanzata, basata su un
certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una
privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al
destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di
verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di
documenti informatici;
z) per gestione dei documenti, l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione di
protocollo,
classificazione,
assegnazione,
fascicolazione,
conservazione
e
consultazione dei documenti formati o acquisiti dall’Amministrazione, nell’ambito del
sistema di classificazione adottato;
aa) per identificazione informatica,: la validazione dell’insieme di dati attribuiti in modo
esclusivo ed univoco ad un soggetto, che ne consentono l’individuazione nei sistemi
informativi, effettuata attraverso opportune tecnologie anche al fine di garantire la
sicurezza dell’accesso;
ab) per funzione di hash, un algoritmo che identifica il testo di un documento con una
stringa di bit non riproducibili per garantirne l’integrità; una sorta di impronta digitale
del testo;
ac) per originali non unici, i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto
attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche
se in possesso di terzi; ad esempio dati anagrafici in possesso di altro Ente possono
essere ricavati da dichiarazioni o atti di altra natura;
ad) per
piano di conservazione degli archivi, il piano integrato con il sistema di
classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione
periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti
disposizioni in materia di tutela dei beni culturali;
ae) per posta elettronica certificata, il sistema di comunicazione in grado di attestare
l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire
ricevute opponibili ai terzi;
af) per Responsabile, quando non meglio specificato, il Responsabile della tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi;
ag) per riversamento diretto, il trasferimento di un documento da un supporto ottico ad
un altro senza modifiche;
11
ah) per riversamento sostitutivo, il trasferimento di un documento da un supporto ottico
all’altro con modifiche della loro rappresentazione informatica; ovverosia la
migrazione da un supporto ad un altro con modifica dello standard di conservazione
utilizzato (da jpg a tif per esempio);
ai) per segnatura di protocollo, l’apposizione o l’associazione all’originale del
documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il
documento stesso;
ak) per sistema di gestione informatica dei documenti, l’insieme delle risorse di calcolo,
degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati
dall’Amministrazione per la gestione dei documenti;
al) per supporto di memorizzazione, il mezzo fisico atto a registrare permanentemente
informazioni rappresentate in modo digitale, sulle quali l’operazione di scrittura
comporti una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto
stesso;
am) per titolario di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte
gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle competenze
dell’Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti
prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico, che rispecchi
storicamente lo sviluppo dell’attività svolta;
an) per ufficio utente, un ufficio dell’area organizzativa omogenea, che utilizza i servizi
messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti;
ao) per unità organizzativa responsabile, UOR, la struttura responsabile dei procedimenti
amministrativi, che corrisponde all’Ufficio;
ap) per virtual desk, il luogo virtuale che individua la dimensione spazio-temporale del
processo di gestione documentale;
aq) per validazione temporale, il risultato della procedura informatica con cui si
attribuiscono data ed orario ad uno o più documenti informatici.
12
SEZIONE II
DISPOSIZIONI GENERALI
Art. 3
Area organizzativa omogenea
Ai fini della gestione documentale, viene individuata una AOO, denominata Dipartimento
della Protezione Civile.7
Art. 4
Protocollo generale, gestione dei flussi documentali e degli archivi
Nell’ambito della AOO viene individuata una struttura operativa denominata Protocollo
generale ed archivi, in richiamo all’art. 61, comma 1, D.P. R. 28 dicembre 2000, n. 445.
Tale
struttura ha competenza sull’intera documentazione del Dipartimento, ovunque
trattata, distribuita o conservata transitoriamente, ai fini della sua corretta ricezione,
validazione, registrazione, classificazione e conservazione permanente.
A capo della struttura è preposto il Responsabile della tenuta del protocollo informatico,
della gestione dei flussi documentali e degli archivi. una professionalità tecnoarchivistica.8
Il Responsabile, di cui al comma precedente, ha i seguenti compiti:
a)
predisporre il manuale di gestione, approvato dal Capo Dipartimento;9
b) attribuire il livello di autorizzazione per l’accesso al sistema gestionale,
distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'
inserimento e alla
modifica delle informazioni, secondo le indicazioni fornite dai Direttori degli
Uffici;
c) garantire il rispetto delle disposizioni normative attinenti alla registrazione di
protocollo, alla gestione dei flussi documentali, incluse le funzionalità di
archiviazione;
d) garantire la corretta produzione e conservazione del registro di protocollo;
e) garantire la leggibilità nel tempo dei documenti trasmessi e ricevuti dalla AOO;
7
art. 50, comma 4, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.
art. 61, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa.
9
par. 2.2.2, DM 14 ottobre 2003.
8
13
f) conservare in luoghi sicuri le copie di salvataggio delle informazioni del sistema di
protocollo e del registro di emergenza;
g) autorizzare le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;
h) garantire il ripristino delle attività di gestione documentale in caso di guasto o
anomalie.
Il Responsabile assolve anche i compiti di Responsabile della conservazione sostitutiva.10
Il Responsabile nell’assolvimento dei compiti, previsti alle lettere b, d, e, f e h si avvale
del supporto di due referenti informatici.
Art. 5
Unicità del protocollo informatico
Nell’ambito della AOO Dipartimento della Protezione Civile la numerazione delle
registrazioni di protocollo è unica e rigidamente progressiva; si chiude al 31 dicembre di
ogni anno.
Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche.11
Art. 6
Protocolli riservati
In deroga a quanto previsto dall’articolo precedente, in ragione della specificità
dell’attività svolta, la Segreteria del Capo Dipartimento
si avvale di un registro di
protocollo riservato.
I numeri dei protocolli riservati sono preceduti da apposito codice identificativo.
.
Art. 7
Modello operativo adottato per la gestione dei documenti
Ogni UOR ha il proprio Responsabile del procedimento amministrativo ai sensi dell’art.
5, Legge 8 agosto 1990, n. 241.
Gli uffici utente ed i responsabili del procedimento amministrativo sono elencati
nell’allegato 2.
Il Responsabile del procedimento amministrativo designa un referente della gestione
10
11
art.44, 1bis, DLgs 7 marzo 2005, n.82; art.5, Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n 11.
art. 57, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.
14
documentale, il cui compito è quello di collaborare con il Responsabile della tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
all’ottimizzazione delle procedure adottate.
SEZIONE III
TIPOLOGIA E FORMAZIONE DEI DOCUMENTI
Art. 8
Documenti informatici originali, derivati , copie ed estratti
I documenti informatici sottoscritti con firme elettroniche qualificate
sono da
considerarsi i originali e, pertanto, assumono valore probatorio, ai sensi dell’art. 2701 del
codice civile.12
I documenti informatici sottoscritti con firma elettronica semplice sono liberamente
valutabili in giudizio, a seconda del livello di qualità, sicurezza, integrità, modificabilità,
purché non siano scritture private, di cui all’art. 1350 del Codice civile, per le quali è
obbligatoria la firma qualificata.13
Le copie per immagine (documenti scansionati, digitali) hanno la stessa efficacia
probatoria degli originali cartacei, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro
pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico
e asseverata, secondo le regole tecniche, previste dall’art. 71, del Codice.14
Le copie per immagine (documenti scansionati, digitali) hanno la stessa efficacia
probatoria degli originali cartacei, formati secondo le regole tecniche, fino a quando la
loro conformità agli originali non sia disconosciuta.15
I duplicati informatici hanno lo stesso valore giuridico dell’originale, se prodotti secondo
le regole tecniche, di cui all’art. 71 del Codice.16
12
artt. 21, 23 bis, DLgs 7 marzo 2005, n.82
art, 21, ibidem
14
art. 22, co.mma 2, ibidem
15
art. 22, comma 3, ibidem
16
art..23 bis, comma 1, ibidem
13
15
Le copie e gli estratti di documenti informatici, se prodotti secondo le regole tecniche, di
cui all’art. 71 del Codice hanno lo stesso valore dell’originale, qualora vi sia attestazione
di pubblico ufficiale o, in assenza di questa, non siano disconosciuti.17
Art. 8 bis
Copie analogiche di documenti informatici
Le copie analogiche di documenti informatici hanno lo stesso valore probatorio
dell’originale sottoscritto con firma avanzata o qualificata o digitale, se vi è attestazione
di pubblico ufficiale; in assenza di tale attestazione hanno valore fino a
disconoscimento.18
rt. 8 ter
Documenti amministrativi informatici.
I documenti amministrativi informatici sono l’informazione primaria ed originale da cui
è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi
consentiti dalla legge.19
Valgono per queste tipologie documentarie le indicazioni fornite nell’art.8.
Gli atti endo-procedimentali, sottoscritti con firma elettronica avanzata, hanno l’efficacia
probatoria prevista dall’art. 2702 del Codice civile.20
Le copie per immagine (documenti scansionati, digitali) di documenti amministrativi
analogici hanno lo stesso valore giuridico del documento originale, qualora siano
rispettati i requisiti tecnici, di cui all’art. 71 del Codice e vengano sottoscritti con firma
digitale, o firma qualificata dal Responsabile.21
Le copie analogiche di documenti amministrativi informatici debbono riportare un
contrassegno generato elettronicamente, formato nel rispetto delle regole tecniche, di cui
all’art. 71 del Codice tale da consentire la verifica automatica della conformità del
documento analogico a quello informatico.22
17
art. 23 bis, comma 2, ibidem
18
art. 23, co. 2, Dlgs 7 marzo 2005, n.82
art.23 ter, co..1, ibidem
20
art. 23 ter,co. 2, ibidem
21
art. 23 ter,co. 3, ibidem
22
art. 23 ter, co. 5, ibidem
19
16
Art. 9
Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi
I documenti ricevuti o spediti su supporto cartaceo, sono scansionati integralmente con i
loro allegati, fatta eccezione per atti di formato superiore ad A3.
Gli atti contenenti dati sensibili verranno scansionati dal Servizio organizzazione e
gestione del personale, qualora ritenuto opportuno.
Le procedure osservate saranno conformi alle disposizioni del DLgs 196/2003.
Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:
a) acquisizione del documento principale in unico file;
b) acquisizione successiva in file diversi degli allegati;
c) verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza
agli originali cartacei;
d) collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo, in modo non
modificabile;
e) memorizzazione delle immagini, in modo immodificabile.
E’ fatto divieto assoluto di apportare modifiche ai metadati e/o ai documenti principali e/o
agli allegati successivamente alla trasmissione informatica o alla spedizione.
I documenti informatici originari o derivati (i documenti scansionati, digitali) sono
conservati in formato funzionale all’inalterabilità durante le fasi di accesso,
all’immutabilità nel tempo di contenuto e struttura, nonché all’interoperabilità con il
sistema informatico e di gestione documentale della Presidenza del Consiglio dei Ministri.
Art. 10
Requisiti minimi dei documenti informatici originari e derivati in ingresso
I documenti informatici originari e derivati (i documenti scansionati, digitali) in ingresso
debbono avere i seguenti requisiti minimi di forma e contenuto per poter essere registrati
al protocollo:
a) provenienza da una fonte certa (pec, e-mail istituzionale, aziendale, associativa),
come dettagliato all’art. 15;
b) elementi di identificazione certa del mittente;
c) numero di protocollo, se si tratta di atti amministrativi;
17
d) oggetto;
e) linguaggio e contenuti idonei alla funzione amministrativa;
f) firma, come dettagliato all’art.11.
Art. 10bis
Requisiti minimi dei documenti informatici originari e derivati in uscita
I documenti informatici originari e derivati (i documenti scansionati, ovverosia digitali) in
uscita debbono avere i seguenti requisiti minimi di forma e contenuto per poter essere
registrati al protocollo:
a) logo;
b) data completa (luogo, giorno, mese, anno) scritta per esteso;
c) indicazione dell’indirizzo pec o e-mail del destinatario;
d) numero di protocollo;
e) oggetto;
f) firma elettronica o qualificata.
Art. 11
Sottoscrizione ed elementi di validazione dei documenti informatici
In caso di documenti provenienti da altre amministrazioni, ai fini della validazione in
ingresso, possono essere presi in considerazione altri elementi, in assenza della firma
qualificata, quali: la trasmissione tramite pec e la segnatura di protocollo, l’accertamento
della provenienza,
secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole
tecniche, di cui all'
articolo 71 del Codice
Fatte salve le disposizioni dell’art. 8ter, comma 2, del presente Manuale, gli atti endoprocedimentali hanno validità anche se sottoscritti con firma elettronica semplice, in virtù
dell’autonomia organizzativa riconosciuta dal Codice. 24
Art. 12
Marcatura temporale dei documenti informatici
Al fine di attribuire una datazione certa al documento informatico opponibile a terzi, si
23
24
art. 47, DLgs 7 marzo 2005, n.82
art. 34, ibidem
18
apporrà la marcatura temporale.25
Art. 13
Flusso di lavorazione dei documenti cartacei in entrata
Le fasi della gestione dei documenti sono:
1. ricezione (cfr. sezione IV);
2. assegnazione (cfr. sezione V);
3. registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione VI);
4. classificazione(cfr. sezione VII);
5. scansione (cfr. sezione III);
6. fascicolazione (cfr. sezione VIII);
7. archiviazione (cfr. sezione X).
Art. 13bis
Flusso di lavorazione dei documenti informatici in entrata
Le fasi della gestione dei documenti sono:
1. ricezione (cfr. sezione IV);
2. registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione VI);
3. assegnazione (cfr. sezione V);
4. classificazione(cfr. sezione VII)
5. fascicolazione (cfr. sezione VIII);
6. archiviazione (cfr. sezione X).
Art. 13ter
Flusso di lavorazione dei documenti cartacei in uscita
Le fasi della gestione dei documenti sono:
1. registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione VI);
2. classificazione (cfr. sezione VII)
25
art.20, comma 3, bidem
19
3. scansione (cfr. sezione III);
4. fascicolazione (cfr. sezione VIII);
5. spedizione (cfr. sezione IX);
6. archiviazione (cfr. sezione X).
Art. 13quater
Flusso di lavorazione dei documenti informatici in uscita
Le fasi della gestione dei documenti sono:
1. registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione VI);
2. classificazione (cfr. sezione VII)
3. fascicolazione (cfr. sezione VIII);
4. spedizione (cfr. sezione IX);
5. archiviazione (cfr. sezione X).
Art. 13quinquies
Flusso di lavorazione degli atti endo-procedimentali
I documenti preparatori di atti amministrativi verranno gestiti attraverso la funzione di
messaggistica interna al sistema di gestione documentale.
SEZIONE IV
RICEZIONE DEI DOCUMENTI
Art. 14
Ricezione dei documenti su supporto cartaceo
I documenti su supporto cartaceo possono pervenire alla A.O.O. tramite:
a) il servizio postale, solo dopo opportune procedure di bonifica;
b) telefax;
c) circolazione interna (atti formali interni).
I documenti pervenuti sub titulo b) sono fatti pervenire, a cura del personale che li riceve
e nell’arco della stessa giornata, al Protocollo Generale per la scansione e la relativa
registrazione di protocollo.
Al fine di assicurare procedure conformi alle vigenti disposizioni in materia di sicurezza,
20
i documenti destinati al Dipartimento debbono essere preventivamente indirizzati presso
gli uffici di via dell’Impresa n. 9, per essere sottoposti ai prescritti controlli. E’ fatta salva
la corrispondenza e/o pacchi provenienti dal circuito Poste Italiane, in quanto già
sottoposti, in origine, a controlli di sicurezza.
Art. 15
Ricezione dei documenti informatici
La ricezione dei documenti informatici avviene attraverso la casella di posta elettronica
certificata istituzionale26 [email protected], nonché attraverso ogni altra
forma di trasmissione informatica e telematica, che ne attesti con certezza la
provenienza.27
Tali modalità di trasmissione soddisfano il requisito della forma scritta.
Gli addetti della Segreteria del Capo Dipartimento verificano giornalmente la corretta
migrazione dei dati dalla casella di posta elettronica certificata al sistema di gestione
documentale.
L’indirizzo della casella di posta elettronica certificata è pubblicato sul sito istituzionale
del Dipartimento.
I documenti informatici che pervengono direttamente alle UOR, tramite la posta
istituzionale non certificata, sono da queste valutati28 e, se soggetti a registrazione di
protocollo e/o ad altra forma di registrazione, immediatamente inoltrati all’indirizzo mail
[email protected].
Qualora i documenti elettronici siano su supporto removibile, se ne accerta la
provenienza, per poi procedere alla registrazione di protocollo.
Art. 16
Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti
Su richiesta dell’utenza, si rilascia, come ricevuta di avvenuta ricezione di documenti
cartacei, la copia fotostatica del primo foglio, con indicazione di data, ora di arrivo e sigla
dell’operatore.
I documenti pervenuti all’indirizzo [email protected], esclusivamente da
26
artt. 47,48, DLgs 7 marzo 2005, n.82
art. 45, ibidem
28
art. 15, comma 7, D.P.C.M. 31 ottobre 2000.
27
21
altro indirizzo di posta elettronica certificata, sono accompagnati da notifica al mittente
dell’avvenuta consegna, che assume lo stesso valore legale della ricevuta a/r.
SEZIONE V
ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI
Art. 17
Responsabili dell’assegnazione dei documenti.
L’assegnazione alle UOR dei documenti in ingresso è effettuata da personale della
Segreteria del Capo Dipartimento.
L’assegnazione sarà riportata sul documento cartaceo ed all’interno del sistema gestionale
informatico.
L’assegnazione interna alle UOR è effettuata dal Responsabile del procedimento
amministrativo, che ne è responsabile, o da persona delegata.
Tale riassegnazione sarà riportata sul documento cartaceo ed all’interno del sistema
gestionale informatico.
L’assegnazione dei documenti, pervenuti alla casella di posta elettronica certificata, è
contestuale alla registrazione di protocollo ed è curata dal personale della Segreteria del
Capo Dipartimento.
Art. 18
Modifica ed integrazione delle assegnazioni e delle riassegnazioni
In caso di assegnazione errata, la UOR che riceve il documento (cartaceo o digitale) è
tenuta a restituirlo, nel più breve tempo possibile, al responsabile delle assegnazioni, che
provvederà alle opportune correzioni ed al rinvio del documento.
In caso di riassegnazione erronea, la UOR che riceve il documento è tenuta restituirlo, nel
più breve tempo possibile, alla UOR che ha provveduto alla prima riassegnazione.
Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di questi passaggi,
memorizzando per ciascuno di essi, la data e l’ora di esecuzione.
22
SEZIONE VI
REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI
Art. 19
Documenti soggetti a registrazione di protocollo
I documenti ricevuti e prodotti dalle UOR, indipendentemente dal supporto sul quale sono
formati, ad eccezione di quelli indicati al successivo art. 20, sono registrati nel sistema di
gestione informatica dei documenti.
Art. 20
Documenti non soggetti a registrazione di protocollo
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i
notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione di circolari, i materiali
statistici, gli atti preparatori interni a carattere non ufficiale, i giornali, le riviste, i libri, i
materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni in brochure.
Art. 21
Personale adibito alla registrazione di protocollo
La registrazione di protocollo in entrata è eseguita esclusivamente dagli operatori del
Protocollo generale e della Sala telex, fatta eccezione per i documenti riservati del Capo
Dipartimento.
Gli operatori del protocollo generale provvedono alle registrazioni durante l’orario diurno
e feriale, salvo quanto previsto dal successivo art. 30, mentre la Sala telex provvede alla
registrazione degli atti urgenti, durante l’orario notturno ed in giorni festivi e prefestivi.
In casi di comprovata necessità, potranno essere autorizzati alla registrazione di protocollo
funzionari del Servizio organizzazione e gestione del personale.
Nei casi di emergenza si adottano le procedure di cui al successivo art. 30.
Art. 22
Elementi obbligatori della registrazione dei documenti ricevuti
La registrazione avviene in un’unica operazione, senza possibilità di inserire informazioni
in più fasi successive.29
Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati opzionali.
29
art. 53, comma 3, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.
23
I dati obbligatori sono:
a) il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in
forma non modificabile;
b) la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e
registrata in forma non modificabile;
c) il mittente, ivi incluso l’indirizzo mail o di pec;
d) l’indicazione dell’ufficio e/o il servizio di assegnazione;
e) l’oggetto del documento, registrato in forma non modificabile ed estesa;
f) il numero degli allegati;
g) il numero di protocollo del mittente del documento in arrivo;
h) la classificazione del documento, attraverso il titolario;
i) la data di ricevimento effettivo del documento;
j) il numero dell’eventuale OPCM di riferimento.
Art. 23
Elementi accessori della registrazione di protocollo dei documenti ricevuti
I dati accessori di registrazione di protocollo, sono i seguenti:
a) data del documento;
b) sintetica descrizione degli allegati;
c) estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione;
d) codice fiscale/partita IVA.
Art. 24
Elementi obbligatori della registrazione dei documenti spediti
Per ogni documento prodotto all’interno delle UOR e spedito all’interno e/o all’esterno
della AOO è effettuata una corrispondente registrazione di protocollo, a carico del
personale abilitato.
I dati obbligatori da registrare sono:
a) il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in
forma non modificabile;
b) la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e
registrata in forma non modificabile;
24
c) la denominazione del Servizio che ha prodotto il documento, in qualità di
proponente;
d) l’oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) l’indicazione del destinatario, ivi incluso l’indirizzo mail o pec;
f) gli allegati;
g) la voce di classificazione;
h) il tipo di spedizione (ordinaria, espressa, corriere, raccomandata, fax, ecc.).
Art. 25
Elementi accessori della registrazione dei documenti spediti
I dati accessori di registrazione sono i seguenti:
a) sintetica descrizione degli allegati.
Art. 26
Segnatura di protocollo
L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione
di registrazione di protocollo.
Le informazioni minime apposte od associate al documento mediante l’operazione di
segnatura sono :
a) progressivo di protocollo, inserito automaticamente dal sistema;
b) data di protocollo, inserita automaticamente dal sistema;
c) codice identificativo della AOO, inserito automaticamente dal sistema;
d) codice identificativo della UOR proponente e/o assegnataria;
e) voce di classificazione.
Art. 27
Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo
Le registrazioni di protocollo possono essere annullate esclusivamente dal Protocollo
generale, su autorizzazione del Responsabile, con una specifica funzione del sistema di
gestione informatica dei documenti.
Gli annullamenti sono possibili solo all’atto di esibizione di documenti originali riportanti
motivazione scritta a cura del Responsabile del procedimento amministrativo o di suo
25
delegato..
Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base dati e sono evidenziate dal
sistema con un simbolo.
Le integrazioni o, al contrario, l’eliminazione di allegati ai documenti o qualsivoglia
operazione di modifica non sono possibili dopo la trasmissione telematica o la spedizione
degli stessi.
Art. 28
Registro di protocollo
Il Responsabile sovrintende alla registrazione del protocollo.
Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del
registro informatico di protocollo è riversato su supporti di memorizzazione, conservati a
cura del Servizio informatico sotto la supervisione del Responsabile.
Art. 29
Registro di emergenza e continuità operativa
Il Responsabile autorizza lo svolgimento, anche manuale, di registrazione di protocollo su
registri di emergenza, ogni qualvolta che, per cause tecniche, non sia possibile utilizzare il
sistema informatico.
Le modalità di registrazione dei documenti sul registro di emergenza e di recupero delle
stesse nel sistema di protocollo informatico si conformano all’art. 63, D.P.R. 28 dicembre
2000, n. 445.
Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione,
nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema.
Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre
ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile può autorizzare l’uso
del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro
di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
Per ogni giornata è riportato sul registro di emergenza il numero totale di segnature di
protocollo.
La sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive
interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati
26
nell’ambito del sistema documentario dell’AOO.
Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema
informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati
Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito
un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere
stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.
Il Dipartimento provvede alla predisposizione di un piano di emergenza, in grado di
assicurare la continuità delle operazioni indispensabili per il servizio e il ritorno alla
normale operatività, previo parere obbligatorio di DIGIT P.A.30
Art. 30
Procedure di gestione documentale
in situazioni di emergenza nazionale ed internazionale
Nelle fasi S2 ed S3, qualora il Direttore dell’Ufficio Emergenze lo ritenga opportuno,
viene attivato un coordinamento tra il protocollo e la sala telex al fine di garantire un
servizio di registrazione di protocollo h24.
Qualora il Direttore dell’Ufficio Emergenze ne ravvisi la necessità,
si procede
all’implementazione di una AOO dedicata.
Al fine di fronteggiare situazioni emergenziali che comportino una gestione documentale
de-localizzata sono predisposte, a cura del Servizio informatico, due postazioni stand
alone, implementate del sistema gestionale, da attivare a richiesta, in modo alternativo. I
dati registrati in tali postazioni vengono conservati su unità ottiche removibili, per essere
riversati, in date prestabilite, in un’area dedicata del server centrale del Dipartimento.
Il Responsabile provvede ad attivare le procedure descritte nel presente comma,
avvalendosi del supporto dei referenti informatici.
Art. 31
Differimento dei termini di registrazione
Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata e,
30
art. 50bis, DLgs 7 marzo 2005, n 82
27
comunque, non oltre le quarantotto ore dal ricevimento degli atti.
In deroga a quanto previsto dal precedente comma, il Responsabile può autorizzare, in
casi eccezionali, la registrazione in tempi successivi.
Art. 32
Documenti ricevuti su supporti e/o modalità diversi
I documenti pervenuti in esemplari diversi per qualità di supporto e/o modalità di
trasmissione sono registrati con la stessa segnatura di protocollo ed integrati nel sistema.
Analoghe procedure si adottano in caso di prolungamento di missioni.
Art. 33
Documenti inerenti a gare di appalto
La documentazione inerente a gare d’appalto è registrata all’arrivo a busta chiusa, su cui
viene apposta la relativa segnatura dal Protocollo generale.
Dopo l’espletamento delle procedure di aggiudicazione. è cura del Presidente della
Commissione o della UOR competente inoltrare gli atti al Protocollo generale per la
relativa scansione.
La procedura di scansione è tassativamente prevista per tutte le offerte pervenute, anche
quelle concernenti ditte non aggiudicatrici.
Art. 34
Documenti indirizzati nominativamente al personale della AOO.
La posta cartacea indirizzata nominalmente al personale, priva di qualsiasi riferimento al
Dipartimento e/o alla UOR di appartenenza, viene recapitata in busta chiusa al
destinatario il quale, dopo averla aperta e preso visione del contenuto, valuta l’opportunità
di riconsegnarla al Protocollo Generale per le operazioni di registrazione.
La posta indirizzata alla casella istituzionale del dipendente, qualora abbia provenienza e
carattere istituzionale, deve essere inviata al Protocollo Generale per le formalità di
registrazione.
28
Art. 35
Documenti anonimi e/o non sottoscritti
Le lettere anonime non sono registrate dal Protocollo Generale e vengono inoltrate alle
UOR di competenza, per una valutazione sull’opportunità di dare seguito alla
comunicazione.
I documenti ricevuti non firmati, per i quali è invece prescritta la sottoscrizione, non sono
registrati dal Protocollo Generale, ma vengono inoltrati alle UOR di competenza, che
individuano le procedure da adottare.
Art. 36
Documenti di competenza di altre amministrazioni o di altri soggetti
Qualora pervenga alla AOO un documento di competenza di un altro ente, altra persona
fisica o giuridica, si provvederà alla restituzione al mittente.
Nel caso in cui si registri erroneamente al protocollo un documento di altrui competenza,
si procederà ad un’annotazione di annullamento della registrazione, con relativa
motivazione.
Art. 37
Istanze dei cittadini
Le istanze dei cittadini hanno valore giuridico qualora presentino uno dei seguenti
requisiti:
a) sottoscrizione con firma digitale;
b) invio tramite pec;
c) identificazione elettronica.31
Al fine di garantire un monitoraggio adeguato di tali istanze da parte del Servizio
Comunicazione istituzionale, all’atto di registrazione di protocollo, tali documenti
vengono
assegnati
per
responsabilità
all’Ufficio
Volontariato,
Formazione
e
Comunicazione, che li riassegna alle UOR competenti ratione materiae.
31
art. 65, DLgs 7 marzo 2005, n 82
29
SEZIONE VII
CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI
Art. 38
Piano di conservazione dell’archivio
Il piano di conservazione dell’archivio della AOO Dipartimento della Protezione Civile ,
comprendente il titolario di classificazione, il massimario di scarto e il repertorio dei
fascicoli, è riportato nell’allegato 6.
L’aggiornamento compete esclusivamente al Responsabile, su indicazione delle UOR di
competenza.
Dopo ogni modifica del titolario, il Responsabile provvede ad informare tutti i
responsabili dei procedimenti amministrativi e a dare loro istruzioni per il corretto utilizzo
delle nuove classifiche.
Art. 39
Classificazione dei documenti
Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli uffici della AOO, indipendentemente dal
supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al titolario di cui al
precedente articolo.
SEZIONE VIII
FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI
Art. 40
Identificazione dei fascicoli ed uffici abilitati alla loro formazione
Tutti i documenti classificati, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati,
sono riuniti in fascicoli elettronici.32
Per ogni fascicolo debbono essere registrate obbligatoriamente le seguenti informazioni:
a) voce del titolario di classificazione nell’ambito del quale il fascicolo si colloca;
32
art. 41, DLgs 7 marzo 2005, n. 82
30
b) numero del fascicolo, generato automaticamente dal sistema informatico;
c) oggetto del fascicolo;
d) anno di apertura e chiusura;
e) servizio a cui è assegnata la relativa pratica;
f) livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato da sistema.
Nel fascicolo è possibile inserire anche materiale non protocollato e creare collegamenti
con altri fascicoli.
Tutte le UOR del Dipartimento sono abilitate alla creazione e/o implementazione di
fascicoli.
Art. 41
Processo di formazione dei fascicoli
Il funzionario delegato al procedimento amministrativo stabilisce se il documento è da
collocare nell’ambito di un procedimento in corso o se dare avvio ad una nuova pratica
Qualora il documento si riferisca ad un procedimento in corso, per il quale si è proceduto
a fascicolazione degli atti, il funzionario deve osservare le seguenti procedure:
a) seleziona il relativo fascicolo;
b) collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato.
Qualora si tratti di un nuovo procedimento amministrativo, deve osservare le seguenti
procedure:
c) esegue l’operazione di apertura del fascicolo;
d) collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo aperto.
Art. 42
Condivisione dei fascicoli
Il funzionario delegato al procedimento amministrativo stabilisce, con la supervisione del
Responsabile del procedimento amministrativo, quali fascicoli condividere o dare in
visibilità ad altre UOR.
31
Art. 43
Tenuta dei fascicoli dell’archivio corrente
I fascicoli dell’archivio corrente sono conservati a cura del Responsabile del
procedimento amministrativo che, in base al Piano di conservazione, ne pianifica il
versamento nell’Archivio di deposito, in accordo con il Responsabile della tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
In considerazione dell’attuale fase gestionale, si deve precedere la conservazione sia del
fascicolo cartaceo che di quello digitale.
Il fascicolo cartaceo contiene le minute della corrispondenza spedita, i documenti ricevuti,
ed ogni altro documento afferente al procedimento.
Il fascicolo elettronico contiene le ricevute digitali del sistema di posta certificata, i
documenti informatici protocollati e non, i documenti scansionati, protocollati e non,
afferenti al procedimento.
SEZIONE IX
SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI
Art. 44
Spedizione ad altri Enti e /o soggetti di documenti cartacei
I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi all’esterno tramite il
Protocollo generale, solo nel caso che riportino tutti gli elementi previsti dall’art. 24 del
presente Manuale.
Art. 45
Spedizione ad altri Enti e/o soggetti di documenti informatici e/o digitali
I documenti informatici e/o digitali sono trasmessi dalla UOR di competenza all’indirizzo
elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via
telematica, attraverso la funzione “spedisci” del sistema di gestione documentale.
32
SEZIONE X
ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI
Art. 46
Conservazione dei documenti amministrativi
informatici originali e derivati
I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al
termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.
La conservazione dei documenti amministrativi informatici è eseguita in conformità alle
regole tecniche da definire con DPCM. 33
Le copie informatiche e digitali dei documenti amministrativi analogici, qualora rispettino
le prescrizioni di cui all’art. 71 del Codice e siano sottoscritti con firma qualificata dal
Responsabile della conservazione, sostituiscono a tutti gli effetti i documenti cartacei.34
Il sistema di conservazione deve assicurare l’integrità e la leggibilità dei documenti,
nonché dei metadati di identificazione.35
Art. 47
Versamento dei fascicoli cartacei nell’archivio generale
All’inizio di ogni anno, il Responsabile del procedimento amministrativo individua i
fascicoli da versare nell’archivio generale, in base al Piano di conservazione.
In ogni caso è escluso il trasferimento per i fascicoli che, a far data dal 1 gennaio 2011,
non abbiano un corrispettivo informatico e che siano stati formati nel periodo successivo
al quinquennio di riferimento.
Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l’organizzazione dei fascicoli e delle
serie dell’archivio corrente, previo accurato scarto di duplicati.
Ogni Responsabile del procedimento amministrativo cura la formazione e la
conservazione di un elenco delle serie trasferite nell’archivio generale, la cui congruità è
verificata dal Responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei
33
art. 23ter, comma 4, DLgs 7 marzo 2005, n. 82
art. 23ter, comma 3, ibidem
35
art.44, comma 1, ibidem
34
33
flussi documentali e degli archivi.
In caso di mancata congruità, il Responsabile del procedimento amministrativo è tenuto a
rilasciare apposita dichiarazione di lacunosità della serie e/o del fascicolo.
Art. 48
Versamento dei fascicoli elettronici
I fascicoli elettronici chiusi vengono conservati in un’area dedicata del sistema di
gestione documentale.
Art. 49
Selezione e scarto delle serie archivistiche
Le procedure di scarto e versamento sono effettuate sulla base del piano di conservazione
riportato nell’allegato 6 e secondo le modalità indicate nel DPCM 12 febbraio 2010.
Art. 50
Strumenti di corredo
Nell’archivio generale si conservano non solo le serie archivistiche, ma anche gli
strumenti di corredo, quali il Piano di conservazione ed il Registro di inventario.
SEZIONE XI
ACCESSIBILITA’ AL SISTEMA DI GESTIONE
INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Art. 51
Accesso alle serie archivistiche informatiche
L’accesso ai documenti informatici è garantito dal sistema, attraverso dispositivi di
autenticazione sicura; tale tipo di accesso diretto è garantito all’utenza interna.
34
Gli utenti accedono all’archivio elettronico corrente ed a quello di deposito, in base alle
abilitazioni predeterminate dalla UOR di appartenenza.
In alcune fattispecie, l’accesso degli utenti ai documenti può risultare ancora più selettivo
qualora l’operatore, abilitato alla registrazione di protocollo, inserisca all’atto
dell’acquisizione un livello di riservatezza diverso da quello standard, su richiesta della
UOR.
In modo analogo, l’accesso degli utenti ai fascicoli può risultare più selettivo rispetto alle
abilitazioni, qualora chi effettua l’operazione di apertura del fascicolo ne stabilisca un
livello di riservatezza superiore allo standard.
Il livello di riservatezza applicato ad un fascicolo è ereditato automaticamente da tutti i
documenti che vi confluiscono
I livelli di riservatezza e le abilitazioni degli utenti interni, gestiti da sistema, sono
riportati nell’allegato 3.
Art. 52
Accesso alle serie archivistiche cartacee
Si applicano all’Archivio generale le disposizioni della Legge 7 agosto 1990, n. 241
e del d.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, inerenti all’accesso degli atti.
L’Ufficio del Consigliere giuridico ha il mandato istituzionale di accogliere o negare
l’accesso agli atti amministrativi, dandone preventiva comunicazione alla UOR
competente ratione materiae.
L’accesso agli atti può avvenire o mediante consultazione in loco e/o estrazione di copia.
La consultazione degli atti da parte dell’utenza interna, per motivi istituzionali, avviene
prioritariamente in remoto; qualora il documento non appartenga alle serie digitalizzate, la
UOR interessata inoltrerà la richiesta al Responsabile della tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi , che provvederà ad
evaderla, inviando copia del documento.
Qualora la richiesta sia generica o richieda l’invio di documentazione voluminosa,
sarà prevista la consultazione in loco.
Art. 53
Modalità di consultazione delle serie archivistiche cartacee
35
Il personale in servizio presso l’ Archivio generale, prima di consegnare
documentazione cartacea, deve verificarne le condizioni materiali, al fine di
consentirne la consultazione.
Qualora ricorrano le condizioni materiali per la consultazione, il personale preposto
deve inserire, al posto dell’originale, un cartoncino sul quale verranno trascritti i dati
del consultatore (ufficio, funzionario, durata prevista della consultazione).
Art. 54
Consegna e verifica del materiale consultato
I documenti consultati, all’atto della consegna, vengono prima
esaminati dal
personale preposto per verificarne gli eventuali danneggiamenti, poi scaricati dal
registro delle consultazioni e ricollocati in archivio.
Qualora, al momento della riconsegna, il personale dell’archivio rilevi anomalie o
danneggiamenti della documentazione consultata, notificherà verbalmente tali
evenienze.
Il Responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi, valutata la situazione e verificato lo stato del materiale,
procederà, di concerto con il responsabile della UOR interessata, ad avviare le
iniziative del caso.
SEZIONE XII
NORME FINALI
Art. 55
Approvazione ed aggiornamento del Manuale di gestione
Il presente Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e
degli archivi è approvato con decreto del Capo Dipartimento.
36
ALLEGATO N. 1
ELENCO DEI DOCUMENTI NON SOGGETTI A SCANSIONE
I seguenti documenti non sono scansionati da parte del protocollo generale:
a) certificati medici o documenti attestanti lo stato di salute dei dipendenti o di altri
soggetti;
b) documenti da cui evinca l’appartenenza politica di un soggetto;
c) certificazioni del casellario giudiziario attestanti
una peculiare posizione
giuridica;
d) procedimenti disciplinari.
37
ALLEGATO N. 2
RESPONSABILI DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO
UNITA’ ORGANIZZATIVE RESPONSABILI
R.P.A.
U.O.R.
Franco Gabrielli
Capo Dipartimento
Angelo Borrelli
Vice Capo Dipartimento
Elvezio Galanti
Ufficio Relazioni Istituzionali
Tiziano Vetro
Segreteria del Capo Dipartimento
Giacomo Aiello
Consigliere Giuridico
Immacolata Postiglione
Volontariato formazione e comunicazione
Nicola Dell’Acqua
Rischi idrogeologici e antropici
Mauro Dolce
Rischio sismico e vulcanico
Fabrizio Curcio
Gestione delle emergenze
Angelo Borrelli
Amministrazione e Bilancio
Flavio Siniscalchi
Risorse umane e strumentali
Xxxxxx xxxxxxxx
Attività aereonautica
38
ALLEGATO N 3
LIVELLI DI RISERVATEZZA
E CORRISPONDENTI LOGICHE DI PROTEZIONE
In questo allegato si descrivono i livelli di riservatezza e le corrispondenti abilitazioni
all’accesso al patrimonio informativo e documentale.
I livelli di accesso e di abilitazione sono quattro :
a) consultazione, ovverosia la visualizzazione dei documenti della singola U.O.R..
La consultazione è garantita a diversi livelli di accesso;
b) inserimento, ovverosia l’abilitazione ad inserire le registrazioni di protocollo e/o
di registrazione documentale, funzioni per le quali sono abilitati gli operatori di
protocollo;
c) modifica, ovverosia l’abilitazione di modificare i dati gestionali in caso di errore.
Restano escluse, comunque, operazioni di sostituzione, integrazione, modifica dei
documenti principali e degli allegati;
d) annullamento, ovverosia l’abilitazione ad annullare la registrazione di protocollo,
mantenendone la visibilità, ma non la validità ai fini giuridici; funzione riservata
ai soli operatori del Protocollo generale.
39
ALLEGATO N. 4
PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA RELATIVO ALLA
FORMAZIONE, GESTIONE, TRASMISSIONE, INTERSCAMBIO, ACCESSO E
CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Formati
Il Dipartimento adotta formati che possiedono requisiti di leggibilità, interscambiabilità,
non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione, immutabilità nel tempo del
contenuto e della struttura, come specificato anche nell’articolo 8.
Sottoscrizione
Si prevede l’utilizzo della firma digitale in sostituzione della scansione della firma
autografa. Per i documenti informatici che non necessitano di sottoscrizione,
l’identificazione dei soggetti che li producono è assicurata dall’indirizzo di posta
elettronica certificata; per la posta elettronica istituzionale è preferibile almeno la
sottoscrizione scansionata.
Datazione
Si prevede l’uso della marcatura temporale
Registrazione
Il sistema di gestione informatica del protocollo e dei documenti, è conforme alle
specifiche previste dalla normativa vigente. Esso assicura:
a) l’univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;
b) la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri
utenti;
c) la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;
d) la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun
utente, in modo tale da garantire l’identificabilità dell’utente stesso. Tali
registrazioni sono protette da modifiche non autorizzate.
Il sistema inoltre:
1) consente il controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun
utente o gruppi di utenti;
2) assicura il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate
e l’individuazione del suo autore. Tali registrazioni sono protette da modifiche
non autorizzate.
40
Per la generazione delle impronte dei documenti informatici, il sistema utilizza la
funzione di HASH.
Registro informatico di protocollo
Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto
del registro informatico di protocollo è riversato su supporti non riscrivibili e conservato
a cura del Responsabile del protocollo informatico, delle gestione dei flussi documentali
e degli archivi, con cadenza annuale.
Modifica o annullamento delle registrazioni di protocollo
Solo il Responsabile può autorizzare l’annullamento del numero di protocollo.
Registro di emergenza
In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e di recupero dei
dati, descritte all’articolo 63, DPR 445/2000:
a) sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora d’inizio
dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del
sistema;
b) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di
emergenza il numero totale di operazioni registrate;
c) la sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di
successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei
documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’ente;
d) le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel
sistema informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza
ritardo rispetto al ripristino delle funzionalità del sistema; durante la fase di
recupero, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero
di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere
stabilmente la correlazione con il numero in emergenza, pertanto i documenti
registrati in emergenza avranno due numeri: uno quello di emergenza e l’altro
quello del protocollo generale.
Sicurezza fisica dei documenti
L’accesso in lettura e scrittura alle directory di rete, utilizzate come deposito dei
documenti, è effettuato dal server dell’applicativo di protocollo informatico, mai dalle
stazioni di lavoro.
Il Servizio informatica e sistemi per le comunicazioni garantisce la puntuale esecuzione
delle operazioni di backup dei dati e dei documenti registrati. Ogni operazione di backup
effettuata sul sistema, che ospita la base documentale, e sul sistema di protocollo
informatico viene registrata su un file di log controllato giornalmente. Le politiche di
backup prevedono un backup completo della base dati ogni 8 ore, con le seguenti
schedulazioni: 04:30 – 12:30 – 20:30.
41
I dati di backup vengono conservati su Virtual Tape Library (VTL), con una durata
impostata per la conservazione (retention) del dato di 50 copie totali, equivalenti a circa
15 giorni. Le versioni inattive delle copie di backup vengono ulteriormente mantenute per
10 giorni, al termine dei quali l'
eventuale ultima copia inattiva viene mantenuta per altri
30 giorni. Una seconda copia dei database viene inoltre mantenuta su un server di replica
ospitato presso il CED di via Ulpiano.
Accessibilità ai documenti informatici
a) Il livello di autorizzazione all’utilizzo del sistema di gestione informatica dei
documenti è attribuito dal Responsabile su indicazione delle UOR;
b) il controllo degli accessi ai dati di protocollo e alla base documentale da parte del
personale dell’amministrazione è assicurato utilizzando user id e password
assegnata ad ogni utente.
Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni
L’accesso al sistema da parte di altre pubbliche amministrazioni non è previsto ai sensi
del DPCM 9 febbraio 2011.
Sistema di posta elettronica
La trasmissione dei documenti informatici avviene attraverso il servizio di posta
elettronica certificata, in conformità agli standard della rete nazionale delle pubbliche
amministrazioni.
Conservazione dei documenti informatici
Per l’archiviazione ottica dei documenti si utilizzano i supporti di memorizzazione
digitale, che consentono la registrazione mediante la tecnologia laser (WORM, CD-R,
DVD-R)2.
Tenuta dell’archivio informatico
Il Responsabile del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli
archivi:
a) adotta le misure necessarie per garantire la sicurezza fisica e logica del sistema
preposto al processo di conservazione digitale e delle copie di sicurezza;
b) definisce i contenuti dei supporti di memorizzazione e delle copie di sicurezza;
c) verifica periodicamente con cadenza non superiore ai cinque anni, l’effettiva
leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento.
42
ALLEGATO N. 5
PROCEDURE IN CASO DI MALFUNZIONAMENTI DI SISTEMA O DI
ERRONEE PROCEDURE
Nel caso di malfunzionamenti di sistema e/o di anomalie, di seguito riportati, gli utenti e
gli operatori di protocollo dovranno inoltrare una email all’indirizzo
[email protected]:
Data base non trovato
Prenotazione numero di protocollo non riuscita
Conflitto di replica
Documento aperto in modifica da altro utente
Id utente non trovato
Mancato aggiornamento della pw
Mancata trasmissione dei documenti o mancata
variazione di stato
Mancato accesso alla documentazione
Password dimenticata (creazione di nuovo ID)
Allegato erroneamente NON inserito
Allegato inserito per errore
Modifica dei permessi degli accessi per l'
utente (con
autorizzazione del Dirigente)
Qualora i malfunzionamenti riguardassero la scansione, la stampa delle etichette, la
mancata visualizzazione del documento (errore31) gli utenti e gli operatori di protocollo
si dovranno rivolgere all’help desk, raggiungibile attraverso la pagina intranet.
43
ALLEGATO N. 6
PIANO DI CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO
Per Piano di conservazione dell’archivio, si intende il complesso degli strumenti utili alla
corretta registrazione/conservazione dei documenti; ne fanno parte il titolario di
classificazione, il repertorio dei fascicoli, il massimario di scarto.36
Il titolario di classificazione è lo schema logico di organizzazione dei documenti
d’archivio disegnato sulla base delle funzioni e delle materie di competenza del
Dipartimento. Nella fattispecie si sono di aggregate, per quanto possibile, macro e micro
attività delle singole U.O.R. per facilitare il compito di classificazione della
documentazione. Laddove, però, le esigenze di una razionalizzazione della
classificazione e dell’archiviazione lo hanno richiesto, si è proceduto ad un’aggregazione
fittizia delle attività, come nel caso del Sistema informativo.
1 ORGANIZZAZIONE E FUNZIONAMENTO
1.1 Ministro s.p. / Sottosegretario di Stato
1.1.1 Decreti istitutivi, di delega e di organizzazione
1.1.2 Inviti, eventi e missioni
1.1.3 Carteggi, atti istituzionali
1.1.4 Rapporti con privati
1.1.5 Gabinetto
1.1.6 Segreterie
1.1.7 Ufficio legislativo
1.1.8 Ufficio stampa
1.2 Atti di istituzione, organizzazione e gestione
1.2.1 Decreti istitutivi e di organizzazione (DPCM e DSG)
1.2.2 Disposizioni e ordini di servizio di organizzazione
1.2.3 Disposizioni e comunicazioni a carattere transitorio
1.2.4 Commissioni, comitati e gruppi di lavoro (solo organizzazione)
1.2.5 Organismi dipendenti dal dipartimento/ufficio (solo
organizzazione)
1.2.6 Registri di protocollo
1.2.7 Circolari e direttive della PCM
1.3 Gestione spese
1.3.1 Budget dipartimento/ufficio
1.3.2 Atti e carteggi con l'ufficio del bilancio
36
art. 68, D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445
44
1.3.3 Controllo di gestione e contabilità analitica (adempimenti)
1.3.3.1 Bilancio di previsione
1.3.3.2 Conto Finanziario
1.3.3.3 Variazioni di Bilancio
1.3.3.4 Restituzione Somme Indebitamente Versate
1.3.3.5 Reiscrizione delle somme perenti
1.3.3.6 Conservazione dei residui passati
1.3.4 Decreti, impegni e mandati
1.3.5 Deleghe di firma
1.3.6 Carteggi relativi a SICO e SICOGE
1.3.7 Gare e contratti relativi a progetti finalizzati e convenzioni
1.3.8 Dotazione e reintegri cassiere
1.3.9 Spese di rappresentanza
1.3.10 Gestione dei capitoli
1.3.10.1 Contabilità speciali
1.4 Logistica e consegnatario
1.4.1 Ordini, bolle e consegne
1.4.2 Rilevazione bisogni e studi di fattibilità
1.4.3 Acquisizioni beni e servizi (SABS)
1.4.4 Bandi, capitolati, gare e verbali di aggiudicazione
1.4.5 Indagini di mercato
1.4.6 Contratti (forniture, impianti, locazione e utenze)
1.4.7 Collaudi e verbali di commissione
1.4.8 Inventario e contabilità dei beni
1.4.9 Verbali fuori uso beni e CRI
1.4.10 Manutenzione e assistenza beni acquisiti
1.4.10.1Servizi di facility management
1.4.11 Procedure di riconoscimento debito art. 2041 C.C.
1.4.12 Repertorio atti pubblici (ufficio rogante PCM)
1.4.13 Atti di contenzioso anche comunitario (contravvenzioni)
1.4.14 Sedi e locali
1.4.15 Sicurezza dei luoghi di lavoro dlgs 81/2008
1.4.16 Registri della sorveglianza fisica della protezione (dlgs 241/2000)
1.4.17 Albo fornitori
1.4.18 Certificazione ditte
1.4.19 Beni artistici (tutela e assegnazione)
1.4.20 Autovetture di servizio
1.4.21 Autoparco protezione civile
45
1.5 Comunicazione e statistiche
1.5.1 Comunicazioni sul dipartimento/ufficio, sito web, intranet,
immagine e comunicati stampa
1.5.2 Mostre e manifestazioni
1.5.3 Pubblicazioni
1.5.4 Seminari, convegni e incontri
1.5.5 Patrocini
1.5.6 Forum-PA, Com-PA, Euro-PA
1.5.7 Statistiche, rapporti con il SISTAN e rilevazioni per il conto
annuale
1.5.8 Studi, progetti e reports
1.5.9 Rappresentanza e cerimoniale (inviti)
1.5.10 Cartografia
1.6 Passi ed anticamere
1.6.1 Passi, portineria e anticamere
1.6.2 Registri passi
2 DISCIPLINA DEI PROCEDIMENTI
2.1 Direttive e regolamenti
2.2 Adempimenti ex Legge 241/1990
3 PERSONALE E NOMINE
3.1 Nomine, incarichi e valutazione
3.1.1 Ordini di servizio e disposizioni al personale
3.1.2 Circolari per il personale interno
3.1.3 Circolari personale PCM
3.1.4 Comandi: richieste, nulla osta e rinnovi
3.1.5 Personale in diretta collaborazione: atti di nomina e trattamento
giuridico ed economico
3.1.6 Fascicoli nominativi personale: nomine, incarichi e assegnazioni
3.1.7 Fabbisogni e piante organiche del personale
3.1.8 Richiesta assegnazione personale
3.1.9 Dirigenti: incarichi, contratti, rapporti sugli obiettivi e valutazione,
incarichi extraistituzionali
3.1.10 Assicurazioni e polizze
3.1.11 Consulenti ed esperti: incarichi, contratti e relazioni
3.1.12 Congedi, permessi vari e piani ferie (sindacali, di studio, ecc.)
3.1.13 Seminari e convegni: richieste e autorizzazioni
3.1.14 Seminari e convegni: attestati
3.1.15 Missioni nazionali e internazionali
3.1.16 Certificati di malattia e referti
3.1.17 Adempimenti dlgs 81/2008, infortuni e registri
3.1.18 Legge 104/1992 e legge 53/2000
46
3.1.19 Disposizioni su orario lavoro, turni e reperibilità
3.1.20 Prospetti, tabulati, straordinari e festivi
3.1.21 GERIP (stampe)
3.1.22 Attestazione di servizio
3.1.23 Comunicazione assenze
3.1.24 FUA- Fondo unico di amministrazione
3.1.25 Consiglieri comunali: leggi 865/1985 e 267/2000
3.01.26 Programma di azione
3.01.2,6.1 Linee di attività
3.2 Trattamento economico
3.2.1 Indennità
3.2.2 Straordinari
3.2.3 Trattamenti economici accessori
3.2.4 Buoni pasto: richieste, ordinativi e fatture
3.2.5 Dichiarazioni e ritenute
3.2.6 Aspettative
3.2.7 Part time
3.3 Inquadramento e riqualificazione
3.3.1 Graduatorie, inquadramenti e riqualificazioni: decreto istitutivo,
istruttorie e verbali della commissione esaminatrice
3.4 Ricorsi e contenzioso
3.4.1 Iniziative extragiudiziali, diffide e messe in mora
3.4.2 Verbali di accesso alla documentazione
3.5 Sindacati
3.5.1 Carteggi con i sindacati
3.5.2 Verbali ed accordi sindacali
3.5.3 Permessi, distacchi sindacali, partecipazione a scioperi e
precettazione
3.6 Formazione
3.6.1 Corsi di formazione: domande e partecipazione
3.6.2 Corsi di formazione: attestati e diplomi
3.6.3 Rilevazione esigenze formative e piano di formazione
3.7 Sicurezza ambiente di lavoro
3.7.1 Sorveglianza sanitaria e sicurezza ambiente di lavoro: rapporti e
verbali di sopralluogo
3.7.2 Visite mediche del personale e attestazioni di idoneità
3.8 Sicurezza dei dati personali
3.8.1 Privacy e sicurezza dei dati
4
ATTIVITA'
4.28 PROTEZIONE CIVILE
47
4.28.1 Organi di governo: capo dipartimento, vice capi dipartimento,
segreteria particolare, segreteria tecnica
4.28.1.1 Interrogazioni e interpellanze parlamentari
4.28.2 Organi consultivi: Commissione per la previsione e
prevenzione dei grandi rischi
4.28.2.1 Verbali
4.28.2.2 Pareri
4.28.2.3 Delibere
4.28.3 Organi di coordinamento: Comitato operativo di protezione
civile
4.28.3.1 Piani di emergenza
4.28.4 Affari giuridico istituzionali: attività consultiva, contenzioso,
attività tecnico giuridica
4.28.4.1 Pareri
4.28.4.2 Note difensive
4.28.4.3 Diffide
4.28.4.4 Ordinanze
4.28.4.5 Decreti di emergenza
4.28.4.6 Decreti legislativi
4.28.5 Rischi naturali: idrogeologico, sismico,vulcanico, incendi
boschivi
4.28.5.1 linee guida
4.28.5.1.1 indirizzi operativi
4.28.5.1.2 scenari di rischio
4.28.5.1.3 accordi di programma
4.28.5.1.4 sopralluoghi
4.28.5.1.5 attività istruttoria
4.28.5.1.6 attività consultiva
4.28.5.1.7 Classificazione sismica
4.28.5.1.8 Microzonazione sismica
4.28.5.1.9 Scenari di danno (pre-evento e post-evento)
4.28.5.1.10 Vulnerabilità urbana
4.28.5.1.11 Programmi di prevenzione sismica
4.28.5.1.12 Monitoraggi sismici
4.28.5.1.13 Normativa sismica
4.28.5.1.14 Piani e programmi di previsione e prevenzione
4.28.5.1.15 Piano di emergenza Vesuvio
4.28.5.1.16 Scenari di rischio
4.28.5.1.17 Valutazione vulnerbilità residua
4.28.5.18 Centro operativo avanzato (COA) - Stromboli
48
4.28.5.19 Sistemi di monitoraggio e sorveglianza sugli eventi vulcanici
4.28.6 Rischi antropici: industriale, nucleare, sanitario, trasporti,
inquinamento, difesa beni culturali
4.28.6.1 linee guida
4.28.6.1.1 indirizzi operativi
4.28.6.1.2 scenari di rischio
4.28.6.1.3 accordi di programma
4.28.6.1.4 sopralluoghi
4.28.6.1.5 segnalazioni privati e enti pubblici
4.28.6.1.6 Studi di settore
4.28.6.1.7 attività consultiva
4.28.7 Emergenze: unità di crisi, organizzazione nuclei operativi,
pianificazione emergenza, esercitazioni e emergenze in mare
4.28.7.1Modelli operativi
4.28.7.1.1Poli logistici
4.28.7.1.2 Aree di emergenza
4.28.7.1.3Materiali
4.28.7.1.4 mezzi
4.28.8 Eventi straordinari: pianificazione e gestione
4.28.8.1 Direttive operative
4.28.8.2 Piani di impiego
4.28.8.3 Modelli operativi
4.28.8.4 attività consultiva
4.28.9 Interventi strutturali ed opere di emergenza: eventi sismici,
calamità meteorologiche, dissesti idrogeologici, crisi idriche,
sicurezza, fondi regionali, attività di coordinamento e devoluzione
quote IRPEF
4.28.9.1attività istruttoria
4.28.9.1.1Monitoraggio di interventi
4.28.9.1.2 Revoca di interventi
4.28.9.1.3 Istruttorie tecnico-economiche
4.28.9.1.4 attività consultiva
4.28.10 Sistema informativo e di diffusione della cultura di
protezione civile
4.28.10.1 Hardware e software
4.28.10.1.1 Sicurezza informatica
4.28.10.1.2 Canali informativi pubblica utilità
4.28.10.1.3 Sistema informativo territoriale cartografico
49
4.28.10.1.4 telefonia
4.28.10.1.5 Reti Satellitari
4.28.10.1.6 Gestione apparati Radio
4.28.10.1.7 Gestione Telecomunicazioni in Emergenza
4.28.10.1.8 sala regia
4.28.10.1.9 diffusione della conoscenza
4.28.10.1.10 comunicazione istituzionale
4.28.10.1.11 convegni
4.28.10.1.12 banche dati
4.28.11. Relazioni istituzionali
4.28.11.1 Patrocini
4.28.11.2 Benemerenze
4.28.11.3 Relazioni Enti Locali
4.28.11.4 Relazioni Organi Collegiali
4.28.11.5 Accordi protocolli e convenzioni nazionali - Stipula,
monitoraggio, liquidazioni
4.28.11.6 Accordi protocolli e convenzioni internazionali - Stipula,
monitoraggio, liquidazioni
4.28.11.7 Relazioni internazionali
4.28.12 Formazione
4.28.12.1 Formazione interna
4.28.12.1.1Formazione internazionale
4.28.12.1.2 Formazione enti territoriali
4.28.12.1.3 Formazione volontariato
4.28.12.1.4 Formazione servizio civile
4.28.13 Volontariato
4.28.13.1 Iscrizioni
4.28.13.2 Attivazioni
4.28.13.3 Contributi
4.28.13.4 Rimborsi
4.28.13.5 Accertamenti
4.28.13.6 Attività istruttoria
4.28.13.7 Esercitazioni
4.28.13.8 Cessazioni
4.28.13.9 Richieste di materiale
4.28.14 Attività aeronautica
4.28.14.1 Pianificazione, impiego e gestione flotta aerea AIB del DPC
50
4.28.14.1.1 Pianificazione, impiego e gestione flotta aerea Utility del
DPC
4.28.14.1.2 Attività AIB
4.28.14.1.3 Impiego aeromobili altre amministrazioni dello stato
4.28.14.1.4 Potenziamento e innovazione flotta
4.28.14.1.5 Collaudi e Congruità
4.28.14.1.6 Addestramento
4.28.14.1.7 Incidenti e inconvenienti volo
4.28.14.1.8 Certificazioni
4.28.14.1.9 Vigilanza
IL REPERTORIO DEI FASCICOLI
Il repertorio dei fascicoli è un registro dove vengono riportate informazioni sui fascicoli
riepilogate nel modello qui di seguito riportato:
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Titolo
Classe
Repertorio dei fascicoli
Anno di apertura
Sottoclasse
Numero di protocollo
Descrizione
Anno di chiusura
Status
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MASSIMARIO DI SCARTO
DOCUMENTAZIONE INELIMINABILE
1.
Protocolli della corrispondenza.
2.
Inventari, schedari, rubriche e repertori d’archivio, libretti o schede di trasmissione di carte tra i vari
uffici, anche non più in uso.
3.
Inventari di beni mobili ed immobili.
4.
Regolamenti e capitolati d’oneri.
5.
Fascicoli del personale in servizio e in quiescenza, di ruolo e non di ruolo.
6.
Ruoli riassuntivi del personale e libri matricola.
7.
Libri infortuni o documentazione equivalente.
8.
Posizioni previdenziali, stipendiali, tributarie dei dipendenti quando non integralmente conservate
nei fascicoli personali.
9.
Fascicoli dei membri delle commissioni e dei comitati.
10. Ordinanze e circolari.
11. Registri dei verbali e protocolli delle commissioni e dei comitati.
12. Bilanci e consuntivi originali (o nell’unica copia esistente).
13. Libri mastri, libri giornale, verbali di chiusura dell’esercizio finanziario.
14. Libri contabili obbligatori in base alle leggi fiscali.
15. Documentazione generale per la richiesta di mutui, anche estinti.
16. Contratti.
17. Rilevazioni di carattere statistico non pubblicate.
18. Corrispondenza, salvo quanto indicato nella seconda parte.
19. Originali dei verbali delle commissioni di concorso.
20. Atti relativi ai lavori pubblici, eseguiti e non eseguiti, limitatamente a: originali dei progetti e dei
loro allegati, perizie di spesa, libri delle misure, relazioni di collaudo.
21. Atti e documenti del contenzioso.
22. Ruoli matricolari.
23. Qualunque atto o documento per il quale una legge speciale imponga la conservazione illimitata : ad
esempio fascicoli evento, bollettini ecc..
24. Atti relativi a liquidazioni di spese.
25. Visite fiscali dei dipendenti.
26. Modelli 740 (copia per il Dipartimento). I cinque anni decorrono dall’anno cui si applica la
dichiarazione.
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PARTE SECONDA
DOCUMENTAZIONE PER LA QUALE
PUO’ ESSERE PROPOSTO LO SCARTO
A - DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO CINQUE ANNI
1. Rubriche interne per il calcolo dei congedi e delle aspettative.
2. Lettere di rifiuto di partecipazione alle aste.
3. Copie di attestati di servizio.
4. Corrispondenza per commemorazioni e solennità civili (conservando carteggi
generali per l’organizzazione delle manifestazioni, una copia degli inviti, degli
stampati e dei manifesti, gli atti dei comitati, eventuali rendiconti particolari ed
eventuali fatture per dieci anni).
5. Avvisi di convocazione delle commissioni.
6. Copie e minute dei progetti, sia realizzati che non.
7. Carteggi di pulizia locale (conservando proposte di spesa, verbali d’asta e
contratti).
8. Carteggi relativi a sottoscrizione di abbonamenti a giornali e riviste e ad acquisto
di pubblicazioni amministrative.
9. Carteggi per acquisto di macchine d’ufficio e di materiale per la loro
manutenzione e per la cancelleria (conservando proposte di spesa, verbali d’asta,
contratti).
10. Carteggi per acquisto di attrezzature varie, di mobili e di materiale di cancelleria e
pulizia per uffici (conservando proposte di spesa, verbali d’asta e contratti).
11. Carteggio per l’acquisto di carburante per gli automezzi (conservando proposte di
spesa, verbali d’asta e contratti).
12. Carteggi per la fornitura di combustibile per il riscaldamento (conservando
proposte di spesa, verbali d’asta, contratti.
13. Carteggi relativi all’acquisto di materiali di consumo (conservando proposte di
spesa, verbali d’asta e contratti).
14. Copie dei preventivi e dei consuntivi (conservando il progetto del bilancio e, caso
per caso, i carteggi ad essi relativi).
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15. Corrispondenza relativa al personale del comitato e delle commissioni e alla
liquidazione dei loro compensi.
B – DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO DIECI ANNI
1. Inviti alle sedute delle Commissioni e del Comitato permanente nonché di quelli
transitori (conservando gli ordini del giorno con elenco dei destinatari, i fascicoli
delle interpellanze ed eventuali progetti e relazioni).
2. Atti dei concorsi, copie dei verbali della commissione giudicatrice, domande di
partecipazione; copie di manifesti inviati ad altri enti e restituite, elaborati scritti e
pratici, copie di avvisi diversi, copie di delibere.
3. Carteggi di liquidazione delle missioni ai dipendenti, con relative tabelle di
missione e documentazione allegata, salvo, se esistenti, prospetti generali;
4. Carteggi per acquisto di vestiario per specifiche categorie di dipendenti
(conservando proposte di spesa, verbali d’asta e contratti).
5. Domande di concessione di contributi i straordinari per calamità.
6. Richieste di informazioni da parte di ospedali.
7. Atti relativi all’alienazione dei beni mobili fuori uso .
8. Carteggio interlocutorio e copia di atti per mutui estinti.
9. Copie dei mandati di pagamento e dei loro allegati.
10. Fatture liquidate.
11. Atti relativi all’acquisto di autoveicoli, aereomobili e alla loro manutenzione
(conservando proposte di spesa, verbali d’asta, contratti).
12. Certificazioni di ditte.
13. Matrici di bollettari per acquisto materiali di consumo.
14. Fogli di lavoro straordinario (conservando eventuali prospetti riassuntivi).
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D – DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO QUARANT’ANNI
1. Diplomi originali di studio conservati nella documentazione relativa ai concorsi,
eventualmente eliminabili prima dei quarant’anni previa emanazione di una
ordinanza con intimazione al ritiro.
2. Mandati di pagamento e riscossione.
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ALLEGATO N. 7
NORMALIZZAZIONE DELLE INTESTAZIONI
Al fine di garantire la necessaria omogeneità dell’anagrafica interna al sistema di gestione
documentale, tutti coloro che sono abilitati alla protocollazione dovranno attenersi alle
seguenti regole:
a) eliminazione delle preposizioni iniziali (al, allo);
b) eliminazione di riferimenti personali a favore dell’incarico istituzionale (no
Gianni Alemanno ma Comune-Roma e p.c. al Sindaco);
c) utilizzo di trattini di spaziatura tra i diversi elementi dell’intestazione a più livelli
gerarchici (Presidenza del Consiglio dei Ministri- Dipartimento della Protezione
Civile- Ufficio Risorse umane) o in presenza di toponimi Provincia-Roma;
Regione-Lazio;
d) utilizzo degli acronimi al posto della denominazione estesa (INPS; ISPRA);
e) utilizzo della nomenclatura UTG preposta a Prefettura (UTG-Prefettura-Varese).
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ALLEGATO N. 8
DOCUMENTO INFORMATICO CON FIRMA ELETTRONICA DEBOLE
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ALLEGATO N. 9
Documento informatico con firma digitale
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