Allegato 3 BOZZA DI PROTOCOLLO D’INTESA CONVEZIONALE TRA IL COMUNE DI BOMPORTO E............................... PER L’AFFIDAMENTO IN GESTIONE DEL SERVIZIO DI ALLESTIMENTO, ED ORGANIZZAZIONE DEL “PALAFIERA”, ALL’INTERNO DELLA “FIERA DI SAN MARTINO” (7‐15 NOVEMBRE 2015) L’anno 2015 il giorno ___ (_____) del mese di _____ nella sede provvisoria del Comune di Bomporto, Piazza Matteotti, 35, tra i Signori: 1. Carlo Bellini, nato a _____________ il ___________________, il quale agisce e stipula il presente protocollo d’intesa in qualità di Responsabile dell’Area Finanziaria Contabilità e Tributi, con sede a Bomporto (MO), in Piazza Matteotti, 35, codice fiscale e partita IVA 00662760362, di seguito per brevità denominato Comune; 2. ____________________________, nato a ____________(__) il _______________, il quale agisce e stipula il presente protocollo d’intesa in qualità di Legale Rappresentante dell’Associazione _____________________________________________________________. con sede in _______________________________________ C.F. _______________________; PREMESSO CHE •
con Delibera di Giunta Comunale n. 129 del 04/08/2015, ad oggetto “Allestimento e gestione di servizi del “PalaFiera” durante la Fiera di San Martino 2015. Obiettivi generali e di indirizzo”, è stato espresso indirizzo in merito all’espletamento di una manifestazione di interesse propedeutica all’individuazione di un soggetto gestore terzo della tensostruttura denominata “PalaFiera” e di altre attività ad esso connesse, durante la “Fiera di San Martino”, prevista a Bomporto dal 7 al 15 novembre 2015; sono stati determinati i criteri generali per la manifestazione di interesse nonché l’importo del contributo; •
Che con determinazione n.____ del ____________ 2015, a firma del Responsabile dell’Area Finanziaria Contabilità e Tributi, dal titolo “Manifestazione di interesse per l’affidamento del servizio di allestimento, organizzazione e gestione delle attività del “PalaFiera”, nell’ambito della “Fiera di San Martino” (7‐15 novembre 2015). Approvazione avviso esplorativo e relativi allegati”, si è provveduto a dare avvio al procedimento per l’individuazione di un Soggetto gestore; •
Che con determinazione n.____ del ____________ 2015, il Responsabile Responsabile dell’Area Finanziaria Contabilità e Tributi ha provveduto all’aggiudicazione del servizio di allestimento, organizzazione e gestione del cosiddetto “PalaFiera”; 1. Oggetto della concessione L’attività consiste nell’organizzazione e gestione dell’area verde presente in Piazzale Donatori di sangue, nella quale allestire una tensostruttura denominata “PalaFiera” e gestire un calendario di eventi da coordinare all’interno della “Fiera di San Martino”, nel periodo 7‐15 novembre. La gestione prevede anche la possibilità di dedicare uno spazio interno o esterno alla tensostruttura a – 1 – Allegato 3 zona espositori e la creazione e distribuzione della brochure informativa della “Fiera di San Martino”, con annessa raccolta pubblicitaria. Il Soggetto gestore organizzerà e gestirà in proprio il “PalaFiera”, sostenendo per intero tutte le spese necessarie, nessuna esclusa, quali le spese di affitto ed allestimento della tensostruttura, la vigilanza, le diverse impiantistiche, realizzazione grafica, stampa del libretto della fiera,costo energia elettrica ecc. Più nello specifico, si richiede A) Allestimento di una tensostruttura. La tensostruttura dovrà possedere dimensioni di almeno 800 metri quadri (20 x 40 metri) e di massimo 1200 metri quadri (20 x 60 metri), da collocare all’interno dell’area verde di Piazzale Donatori di Sangue a Bomporto, nel contesto della “Fiera di San Martino”, che si realizzerà dal 7 al 15 novembre 2015. Il Soggetto gestore si farà carico di tutte le spese connesse a tale costruzione (affitto, spese di installazione, allestimento degli impianti, riscaldamento, fornitura straordinaria di energia elettrica, sorveglianza, spese per permessi e vari collaudi, polizza assicurativa per la copertura del rischio per i danni verso i terzi, altre spese), nonché alla predisposizione di quanto necessario in termini di sicurezza pubblica (predisposizione di uscite di emergenza, piano di evacuazione, ausili di primo soccorso e antincendio, e così via); B) Organizzazione e cura di attività gastronomiche, ricreative e culturali all’interno della suddetta tensostruttura (“PalaFiera”), con redazione di uno specifico calendario di appuntamenti da inserire in quello generale della “Fiera di San Martino” (7‐15 novembre 2015). Il Soggetto gestore si preoccuperà di stabilire un programma degli eventi, ad arricchimento dell’offerta di attrazioni previste per la “Fiera di San Martino”, facendosi carico di ogni spesa prevista per spettacoli, attività culturali e somministrazioni gastronomiche (cachet, SIAE, attrezzature specifiche, service audio‐luci, palco, permessi per pubblico spettacolo, permessi AUSL e così via). C) Eventuale gestione di alcuni spazi interni ed esterni (adiacenti alla tensostruttura) come spazi per espositori. Nell’area interna della tensostruttura e nella parte esterna adiacente alla medesima, previa presentazione di opportuna documentazione e planimetria ed in accordo con l’Amministrazione comunale, è nelle possibilità del Soggetto gestore gestire uno spazio per espositori commerciali. I prezzi di affitto di tali spazi sono stabiliti dal Soggetto gestore, che trattiene per sé il ricavato del suddetto servizio. La gestione dei suddetti spazi espositivi è opzionale e non vincolante ai fini della presentazione della domanda qui in oggetto. D) Redazione, impaginazione grafica e stampa della brochure della “Fiera di San Martino”, con autonoma raccolta di inserti pubblicitari. Il Soggetto gestore provvederà alla raccolta pubblicitaria presso aziende, commercianti, professionisti e quanti siano interessati ad inserire la propria pubblicità all’interno del depliant, mantenendo per sé il ricavato economico di tale servizio. L’Amministrazione comunale, cui spetta il controllo e la validazione di quanto pubblicato, si riserva di occupare un numero di pagine sufficienti per l’inserimento del programma complessivo della “Fiera di San Martino 2015”, nonché per ospitare gli inserti pubblicitari dei cosiddetti “sponsor istituzionali”. – 2 – Allegato 3 La brochure dovrà avere le seguenti caratteristiche: formato A5 (chiuso) / A4 (aperto), con graffettatura centrale, in quadricromia, di almeno 48 facciate, con carta di almeno 120 grammi, con tiratura pari ad almeno 7.500 depliant, da distribuire all’interno e all’esterno del territorio comunale entro il 26 ottobre 2015. La copertina della brochure dovrà infine riportare il logo del Comune di Bomporto, nonché il logo della Fiera di San Martino, secondo le indicazioni che saranno meglio precisate al Soggetto gestore dal Servizio Staff del Sindaco. Art. 2 ‐ Contributo economico riconosciuto dall’Amministrazione comunale ed altre forme di finanziamento Il presente affidamento di servizio non garantisce per sé stesso adeguati e sufficienti ricavi, tali da sostenere le numerose spese previste e più sopra elencate. Si riconosce pertanto un contributo onnicomprensivo pari a 23.000,00 euro, oltre all’azzeramento della tassa di concessione di suolo pubblico, relativo all’area di interesse del “PalaFiera”, per il periodo della Fiera di San Martino, nonché per i giorni occorrenti all’allestimento e disallestimento delle strutture. Il Soggetto gestore è inoltre incaricato della gestione degli introiti derivanti dalla possibile vendita di spazi interni ed esterni ad espositori, nonché l’introito derivante dalla pubblicità inserita nel depliant, in modo da garantirsi il rientro delle spese sostenute. Resta a carico del Soggetto gestore il rischio dʹimpresa derivante dalla mancata vendita degli spazi, con espressa esclusione di qualsiasi forma di contributo rinveniente dal Comune di Bomporto. Art. 3 ‐ Condizioni di pagamento Il pagamento del contributo da parte dell’Amministrazione è così stabilito: a) 50% dell’intero importo all’atto di sottoscrizione del presente protocollo d’intesa; b) restante 50% al termine della manifestazione, dietro presentazione di un report conclusivo, nel quale si evincano chiaramente le attività organizzate, il bilancio economico complessivo, una stima del numero di visitatori/utenti ed ogni altro elemento utile per la rendicontazione. Il Soggetto gestore, contestualmente alla sottoscrizione del presente protocollo d’intesa, produce una polizza assicurativa per la copertura del rischio per danni verso terzi ( persone e cose afferenti la manifestazione fieristica) eventualmente provocati da mezzi ed apparecchiature in esposizione e/o servizio, per un massimale di almeno 1.000.000,00 (un milione/00) di euro, a sinistro. Art.4 ‐ Modalità di esecuzione del servizio Il Soggetto gestore è obbligato: A. Relativamente all’allestimento di una tensostruttura nella zona verde di Piazzale Donatori di Sangue a Bomporto: ‐ La tensostruttura dovrà possedere dimensioni di almeno 800 metri quadri (20 x 40 metri) e di massimo 1200 metri quadri (20 x 60 metri), da collocare all’interno dell’area verde di Piazzale Donatori di Sangue a Bomporto, nel contesto della “Fiera di San Martino”, che si realizzerà dal 7 al 15 novembre 2015. ‐ Il Soggetto gestore si farà carico di tutte le spese connesse a tale costruzione (affitto, spese di installazione, allestimento degli impianti, riscaldamento, fornitura straordinaria di energia elettrica, sorveglianza, spese per permessi e vari collaudi, polizza assicurativa per – 3 – Allegato 3 la copertura del rischio per i danni verso i terzi, altre spese), nonché alla predisposizione di quanto necessario in termini di sicurezza pubblica (predisposizione di uscite di emergenza, piano di evacuazione, ausili di primo soccorso e antincendio, e così via); B.
Relativamente all’organizzazione e cura di attività gastronomiche, ricreative e culturali all’interno della suddetta tensostruttura (“PalaFiera”) ‐ Il Soggetto gestore dovrà provvedere alla redazione di uno specifico calendario di appuntamenti da inserire in quello generale della “Fiera di San Martino” (7‐15 novembre 2015). ‐ Il Soggetto gestore si preoccuperà di stabilire un programma degli eventi, ad arricchimento dell’offerta di attrazioni previste per la “Fiera di San Martino”, facendosi carico di ogni spesa prevista per spettacoli, attività culturali e somministrazioni gastronomiche (cachet, SIAE, attrezzature specifiche, service audio‐luci, palco, permessi per pubblico spettacolo, permessi AUSL e così via). C. Relativamente all’eventuale gestione di alcuni spazi interni ed esterni (adiacenti alla tensostruttura) come spazi per espositori. ‐ Nell’area interna della tensostruttura e nella parte esterna adiacente alla medesima, previa presentazione di opportuna documentazione e planimetria ed in accordo con l’Amministrazione comunale, il Soggetto gestore potrà organizzare uno spazio per espositori commerciali. ‐ I prezzi di affitto di tali spazi sono stabiliti dal Soggetto gestore, che trattiene per sé il ricavato del suddetto servizio. ‐ La gestione dei suddetti spazi espositivi è opzionale e non vincolante ai fini della presentazione della domanda qui in oggetto. D. Relativamente alla realizzazione grafica e distribuzione del depliant della “Fiera di San Martino”: - Progettazione grafica del libretto, concordando con il Comune di Bomporto i contenuti delle manifestazioni culturali e delle attività che saranno svolte nel corso delle giornate sopra indicate, entro e non oltre il 10/10/2015; - Realizzazione del libretto con un numero di facciate non inferiore a n. 48 (quarantotto); - Oltre al programma dettagliato degli eventi in programma nel periodo fieristico, nel depliant sono destinate al Comune di Bomporto le pagine dedicate ai cosiddetti “sponsor istituzionali”; - Stampa del pieghevole in numero minimo di n. 7.500 (settemilacinquecento) copie; - Al pieghevole dovrà essere data la massima diffusione con distribuzione a cura del Soggetto gestore che assicuri una copertura capillare del territorio comunale e limitrofi; - La copertina dovrà riportare il logo del Comune di Bomporto ed il simbolo della “Fiera di San Martino”. LʹAmministrazione si riserva la facoltà, nel caso di eventuali evidenti manchevolezze e trascuratezze da parte del Soggetto gestore nellʹesecuzione degli adempimenti assunti, in corso di svolgimento dellʹattività fieristica, comportanti anche problemi di ordine pubblico, di revocare l’affidamento. – 4 – Allegato 3 Il Soggetto gestore si assume ogni e qualsiasi responsabilità per casi d’infortuni e di danni arrecati, eventualmente dallʹente a terzi, in dipendenza di manchevolezze o di trascuratezze nellʹesecuzione degli adempimenti assunti. Le aree oggetto della manifestazione non dovranno essere riconsegnate al termine della stessa nelle stesse condizioni in cui sono state concesse. Art.5 ‐ Obblighi a carico del Comune di Bomporto Il Comune di Bomporto si impegna a concedere gratuitamente al Soggetto gestore il suolo pubblico relativo all’area individuata per il “PalaFiera” (area verde di Piazzale Donatori di Sangue) e a farsi carico della segnaletica stradale riguardante i divieti e gli obblighi da far rispettare al fine di consentire l’esecuzione delle attività previste in quella struttura. A tal proposito il Soggetto gestore è tenuto a trasmettere elenco dei fabbisogni relativi alla segnaletica stradale, alle aperture e chiusure delle strade entro e non oltre il 20/10/2015. Come più sopra specificato, a carico dell’Amministrazione comunale è anche il controllo e la supervisione alla brochure della “Fiera di San Martino”. Art.6 ‐ Penali In caso di violazione degli obblighi e delle prescrizioni previste nel presente avviso, il Comune di Bomporto procederà all’applicazione delle penali, come di seguito indicato: a) inosservanza degli obblighi e delle prescrizioni relativi all’allestimento del sistema nel suo complesso con particolare riferimento alle tempistiche, caratteristiche tecniche di qualità e di sicurezza: da € 200,00 al giorno, per ogni irregolarità; b) nel momento in cui venisse riscontrata lʹinosservanza degli obblighi e delle prescrizioni contenute nel presente avviso, il Comune procederà allʹimmediata contestazione formale dei fatti rilevati, anche a mezzo e‐mail, invitando il Soggetto gestore a fare pervenire le proprie contro deduzioni entro 10 giorni dal ricevimento della comunicazione; c) nel caso in cui entro suddetto termine non pervengano elementi sufficienti a giustificare le inadempienze contestate o nel caso in cui pervengano e siano ritenuti inidonei, si procederà a titolo di penale all’applicazione delle sanzioni previste; d) l’applicazione delle penali non preclude, in ogni caso, eventuali azioni giudiziarie da parte del Comune di Bomporto, nonché richieste di risarcimento per danni materiali e morali; e) le interruzioni del servizio per causa di forza maggiore non danno luogo a responsabilità alcuna per entrambe le parti, né ad indennizzi di sorta, purché tempestivamente notificate. In caso d’interruzione del servizio per cause imputabili al Soggetto gestore, il Comune di Bomporto si riserva la facoltà di addebitare allo stesso i danni conseguenti. Art. 7 ‐ Spese di stipula della convenzione e trattamento fiscale Tutte le spese conseguenti ed inerenti al presente protocollo d’intesa, se dovute e nessuna esclusa, sono a carico del Soggetto gestore, senza diritto di rivalsa. Art.8 ‐ Controversie Tutte le controversie derivanti dallʹesecuzione del protocollo d’intesa, comprese quelle conseguenti al mancato raggiungimento dellʹaccordo bonario di cui al comma 1, saranno deferite al Foro di Modena. – 5 – Allegato 3 Art.9 ‐ Domicilio fiscale A tutti gli effetti di legge per il presente protocollo d’intesa il Soggetto gestore elegge il proprio domicilio in Bomporto, Piazza Matteotti, 35, nella sede provvisoria del Comune di Bomporto. Art.10 ‐ Informativa si sensi dell’art. 13 del D. Lgs. n. 196/2003 I dati di cui al presente procedimento amministrativo sono trattati nel rispetto delle norme sulla tutela della privacy (Codice in materia di protezione dei dati personali). I dati vengono archiviati e trattati sia in formato cartaceo sia su supporto informatico. L’interessato può esercitare i diritti di cui al citato Codice presentando richiesta direttamente al Servizio Staff de Sindaco del Comune di Bomporto. Art. 12 ‐ Obblighi ai sensi dell’art.3 della Legge 13.08.2010, n.136 Il Soggetto gestore assume tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all’art. 3 delle legge 13.8.2010 n. 136 e s.m. Letto, confermato, sottoscritto Per il Comune di Bomporto Per la ditta dott. Carlo Bellini _____________________________ – 6 –