COMUNE DI PISA
Manuale di gestione dei documenti del Comune di Pisa conforme al DPCM 31 ottobre 2000 n. 445
Redazione Direzione Sistema Informativo e Sportello al cittadino
UO Automazione flusso documentale
Versione 1.1 Dicembre 2004
INDICE
Premessa
CAPO I - DEFINIZIONI E AMBITO DI APPLICAZIONE
Articolo 1 - Definizioni
Articolo 2 - Ambito di applicazione e finalità
Articolo 3 - Protocolli speciali e separati
CAPO II - IL DOCUMENTO
Articolo 4 - Tipologia dei documenti
Articolo 5 - Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo
Articolo 6 - Uso del telefax e della posta elettronica
Articolo 7 - Elementi di garanzia e di informazione dei documenti prodotti
Articolo 8 - Documento cartaceo e documento informatico
CAPO III - IL PROTOCOLLO
Articolo 9 – Responsabile della tenuta del Protocollo Generale
Articolo 10 – Controllo accessi degli operatorio di protocollo
Articolo 11 – Supervisore del protocollo
Articolo 12 – Operatori Protocollo Generale
Articolo 13 – Operatori uffici decentrati
Articolo 14 – Il registro di protocollo
Articolo 15 - Requisiti del sistema di protocollo informatico
Articolo 16 - Elementi obbligatori ed elementi accessori della registrazione di protocollo
Articolo 17 - Individuazione degli elementi obbligatori della registrazione di protocollo
Articolo 18 - Inalterabilità, immodificabilità, annullamento degli elementi obbligatori del protocollo
Articolo 19 - Individuazione degli elementi accessori della registrazione di protocollo
Articolo 20 - Unicità del numero di protocollo
Articolo 21 - Riservatezza delle informazioni
Articolo 22 - Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema
Articolo 23 - Registro di emergenza
CAPO IV - SISTEMA INFORMATIVO DOCUMENTALE
SEZIONE 1 -DOCUMENTI IN ARRIVOArticolo 24 - Disposizioni sull'apertura della corrispondenza in arrivo
Articolo 25 - Gestione delle offerte per una gara
Articolo 26 - Protocollazione del documento in arrivo
Articolo 27 - Rilascio di ricevuta del documento in arrivo
Articolo 28 - Trasmissione dei documenti e determinazione dell'unità organizzativa responsabile del
documento in arrivo
Articolo 29 - Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul documento in arrivo
SEZIONE 2 -DOCUMENTI INTERNIArticolo 30 - Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul documento interno
Articolo 31 - Trasmissione del documento interno
SEZIONE 3 -DOCUMENTI IN PARTENZAArticolo 32 - Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul documento in partenza
Articolo 33 - Protocollazione della posta in partenza
Articolo 34 - Affrancatura corrispondenza in partenza
Articolo 35 - Conteggi spedizione corrispondenza
Articolo 36 – Spedizione corrispondenza non appartenente al Comune di Pisa
CAPO V - GESTIONE ARCHIVISTICA DEI DOCUMENTI
Articolo 37 – Archivio del Comune di Pisa
Articolo 38 - Diritti di accesso e tutela della riservatezza
Articolo 39 - Classificazione dei documenti
Articolo 40 - Titolario di classificazione
Articolo 41 - Fascicolo
Articolo 42 - Conservazione e custodia dei documenti
Articolo 43 - Conservazione del documento informatico
Articolo 44 - Versamento dei fascicoli nell'archivio di deposito
Articolo 45 - Scarto d'archivio
Articolo 46 - Consultazione dei documenti nell'archivio di deposito
Articolo 47 - Archivio storico
Capo VII - Architettura del sistema informatico documentale e sicurezza informatica
Articolo 48 – Architettura del sistema informatico documentale
Articolo 49 - Sicurezza informatica delle informazioni
Articolo 50 - Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all’area organizzativa omogenea
Articolo 51 - Accesso esterno
CAPO VII - NORME FINALI
2
Pag.4
Pag.6
Pag.7
Pag.7
Pag.8
Pag.8
Pag.9
Pag.9
Pag.9
Pag.10
Pag.10
Pag.11
Pag.11
Pag.11
Pag.11
Pag.11
Pag.12
Pag.12
Pag.12
Pag.13
Pag.13
Pag.13
Pag.14
Pag.14
Pag.14
Pag.15
Pag.15
Pag.16
Pag.16
Pag.17
Pag.17
Pag.17
Pag.17
Pag.17
Pag.18
Pag.18
Pag.18
Pag.18
Pag.19
Pag.19
Pag.19
Pag.19
Pag.20
Pag.20
Pag.20
Pag.20
Pag.20
Pag.20
Pag.21
Pag.21
Pag.22
Pag.22
Articolo 52 - Norma transitoria
Articolo 53 – Adempimenti successivi all’adozione del regolamento
***
Pag.23
Pag.23
Allegato 1 - Organizzazione della struttura, scrivanie virtuali di accesso ed e-mail ufficiali
Allegato 2 – Manuale di installazione del programma applicativo “Iride Web” per la gestione del
protocollo informatico
Allegato 3 - Manuale d’uso del protocollo informatico
Allegato 4 - Titolario di classificazione
Pag.24
Pag.27
***
3
Pag.30
Pag.51
Premessa
L’Amministrazione Comunale di Pisa ha approvato il “Disciplinare per la gestione, tenuta e
tutela dei documenti amministrativi ” con provvedimento della Direttrice Generale n. 1483 del
05/12/2003 ed ha introdotto la Gestione del protocollo informatico dal 12 dicembre 2003.
Questo in ottemperanza alla normativa di legge in particolare al DPR 28 dicembre 2000, n. 445
ed all’art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000, contenente le “Regole tecniche sul protocollo
informatico”. Al disciplinare è stato integrato un “Manuale operativo di gestione” relativamente
alla gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi. Si è trattato di uno
strumento operativo che, per il grado di analisi che ogni amministrazione è chiamata ad
effettuare, ha rappresentato un primo e significativo passo verso la certificazione di qualità del
servizio.
Il protocollo in sé, infatti, non può essere concepito solo come un dispensatore asettico di
numeri sequenziali, né il protocollo informatico può essere progettato come semplice
trasposizione su un supporto elettronico del registro di protocollo cartaceo. In un sistema
informativo documentale moderno il protocollo deve diventare uno snodo irrinunciabile e una
risorsa strategica per il buon andamento degli affari e dei procedimenti amministrativi. Per
raggiungere questi obiettivi, devono essere garantiti l’interoperabilità, la trasparenza e il
controllo dell’azione amministrativa attraverso i documenti che ogni Amministrazione produce
durante la propria attività pratica o l’esercizio delle proprie funzioni.
Proprio a questo fine è orientato il complesso di norme recentemente approvate in materia di
gestione documentale e riunificate nel Testo Unico sulla documentazione amministrativa (DPR
28 dicembre 2000, n. 445), la cui parte relativa al protocollo informatico ha come strategia di
base la trasformazione del sistema documentario in un sistema informativo specializzato e
altamente qualificato.
La presente redazione del Manuale di Gestione ha integrato aspetti normativi e gestionali con
gli elementi informatici fondamentali. Anche questa versione potrà essere comunque soggetta
ad aggiornamento in relazione alle implementazioni che saranno introdotte per consentire il
completo adeguamento alle normative già vigenti nel settore, quali l’introduzione della firma
digitale, l’interoperabilità di protocollo e l’archiviazione sostitutiva.
Questo Manuale è pertanto rivolto ai dirigenti, ai quadri e agli operatori di protocollo
dell’Amministrazione, come strumento di lavoro per la gestione dei documenti, degli affari e
dei procedimenti amministrativi che sono chiamati a trattare e dei quali sono individuati come
responsabili. Il Manuale, infatti, descrive le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, individuando per ogni azione o
processo i rispettivi livelli di responsabilità.
Premesso che l’articolo 5 del DPCM 31.10.2000 è strutturato come una sorta di “indice” del
manuale e che la redazione di questo Manuale di Gestione ha seguito l’impostazione del
Disciplinare per la gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi ” citato in
precedenza, qui di seguito si riporta uno schema sintetico delle corrispondenze :
DPCM 31.10.2000 - articolo 5
Manuale di gestione
a. Pianificazione e modalità
Artt. 1,2,4,9
b. Piano di sicurezza dei documenti informatici Artt. 11,12,13,48,49,50,51
c. Modalità di utilizzo di strumenti informatici Artt. 6,28,33 – Allegato “1” – Allegato “3”
per lo scambio dei documenti all’interno ed
all’esterno dell’AOO
d. Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, Artt. 24,25,26,27,34,35,36
spediti o interni
e. Regole di smistamento o assegnazione dei Art. 28
documenti ricevuti
f. Indicazione delle UOR delle attività di Artt. 29,30,31,32,33
registrazione di protocollo, di organizzazione e
tenuta dei documenti
g. Documenti esclusi dalla registrazione di Art. 5
protocollo
4
h. Documenti soggetti a registrazione separata Art. 3
i. Sistema di classificazione
Artt.
37,38,39,40,41,42,43,44,45,46,47
–
Allegato “4”
l. Modalità di produzione e di conservazione Artt. 16,17,18,19,20,21,22
delle registrazioni di protocollo
m. Descrizione funzionale ed operativa del Artt. 9,15 – Allegato “1” – Allegato “2” –
sistema di protocollo informatico e modalità di Allegato “3”
utilizzo
n. Criteri e modalità per il rilascio delle Artt. 9,10
abilitazioni di accesso interno ed esterno alle
informazioni documentali
o. Modalità di utilizzo del registro di Art. 23
emergenza
5
CAPO I - DEFINIZIONI E AMBITO DI APPLICAZIONE
Articolo 1 - Definizioni
1. Ai fini del presente regolamento si intende
a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di
atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività
amministrativa.
b) DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti.
c) per PROTOCOLLO si intende l’insieme delle procedure e degli elementi attraverso i quali i
documenti vengono trattati sotto il profilo giuridico-gestionale.
d) SEGNATURA DI PROTOCOLLO l’apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in
forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso.
e) GESTIONE DEI DOCUMENTI l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo
e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti
amministrativi formati o acquisiti dall’amministrazione comunale, nell'ambito del sistema di
classificazione d'archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi
automatizzati.
f) SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l'insieme delle risorse di calcolo,
degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati
dall’amministrazione comunale per la gestione dei documenti.
g) AMMINISTRATORE DI SISTEMA il soggetto cui è conferito il compito di sovrintendere alle
risorse del sistema operativo dell’elaboratore e del sistema di base dati relativi al sistema di
gestione informatica dei documenti e di consentirne l’utilizzazione.
h) SCRIVANIA VIRTUALE è associata ogni unità organizzativa dell’ente ed è un luogo
“informatico” dove i documenti stazionano. Nell’ambito del sistema di gestione informatica dei
documenti scrivania è, quindi, un "punto" della struttura avente la capacità di manipolare o
visionare dei documenti.
La scrivania virtuale è stata suddivisa in quattro settori, ogni settore della scrivania
corrisponde nella realtà ad una pila di documenti o ad un cassetto:
• ARRIVORappresenta la pila dei documenti inviati da un’altra unità organizzativa (scrivania)
ma non ancora presi in visione. Nella realtà corrisponde ad una sorta di buca della posta in
arrivo.
• CARICORappresenta la pila dei documenti già arrivati e di cui è stata fatta un’azione di presa
in carico. Normalmente questa pila rappresenta il lavoro corrente dell'ufficio o persona/e, a
cui la scrivania è associata.
• SOSTA Rappresenta la pila dei documenti già in carico e successivamente posti nello stato di
sosta. Nella realtà corrisponde ad un cassetto in cui si ripongono dei documenti che per
qualche motivo non hanno un utilizzo immediato.
•
MAIL Rappresenta la pila dei documenti arrivati via e-mail e che sono candidati ad essere
acquisiti come documenti della procedura informatica.
i) FASCICOLO è l’unità archivistica che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento
amministrativo o ad un affare;
l) CLASSIFICAZIONE è l’operazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle
funzioni e alle modalità operative dell’Amministrazione;
m) FASCICOLAZIONE è l’operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti
fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi;
n) ARCHIVIAZIONE DIGITALE è il processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo
supporto, di documenti digitali, anche informatici, univocamente identificati mediante un
codice di riferimento, antecedente all'eventuale processo di conservazione;
o) SUPPORTO OTTICO DI MEMORIZZAZIONE è il mezzo fisico che consente la memorizzazione
di documenti digitali mediante l'impiego della tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici,
magneto-ottici, DVD);
6
p) per ARCHIVIO si intende il complesso dei documenti prodotti e acquisiti nello svolgimento
della propria attività e l’esercizio delle proprie funzioni dall’amministrazione comunale. Fanno
parte dell’archivio del Comune di Pisa anche gli archivi e i documenti acquisiti per dono,
deposito, acquisto o qualsiasi altro titolo.
L’archivio è suddiviso funzionalmente in:
• ARCHIVIO CORRENTE: il complesso dei documenti relativi a procedimenti amministrativi
in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse
corrente;
• ARCHIVIO DI DEPOSITO: il complesso dei documenti relativi a procedimenti amministrativi
conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o comunque verso i quali
sussista un interesse sporadico;
• ARCHIVIO STORICO: il complesso dei documenti relativi a procedimenti conclusi da oltre
40 anni e destinati, previa operazione di scarto, alla conservazione perenne nella sezione
separata d’archivio.
Articolo 2 - Ambito di applicazione e finalità
1. Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5, del
DPCM 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico.
2. Il presente regolamento disciplina la gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi
del Comune di Pisa dal protocollo all’archivio storico.
3. Il protocollo informatico è strumento del sistema di gestione dei documenti. Attraverso
l’integrazione con le procedure di gestione dei provvedimenti amministrativi, di accesso agli
atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, realizza condizioni operative per il
miglioramento del flusso informativo e documentale all’interno dell’Ente, anche ai fini di
snellimento e trasparenza dell’azione amministrativa.
4. Il Comune di Pisa si avvale di un protocollo informatico unico integrato con un sistema di
archiviazione ottica dei documenti. Tale sistema informatico, che utilizza l’infrastruttura di rete
interna dell’Amministrazione, è utilizzato per tutti i documenti in entrata, in uscita e per la
posta interna dell’Ente e su di esso intervengono, secondo le abilitazioni riconosciute, tutti gli
uffici dell’Ente. Nella prosecuzione del regolamento questo protocollo informatico unico è anche
individuato quale Protocollo Generale.
5. Pertanto, ai sensi degli articoli 50 e 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000 n.445 “Testo unico in
materia di documentazione amministrativa” si stabilisce che:
a. il Comune di Pisa costituisce un’unica Area Organizzativa Omogenea ai fini della gestione
unica o coordinata dei documenti,
b. il “Servizio per la della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi” per l’Area Organizzativa Omogenea “Comune di Pisa”
corrisponde al Servizio Servizi Informativi,
c.
Il dirigente dei Servizi Informativi è il responsabile del “Servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi” e il funzionario
responsabile dell’Ufficio Integrato del Cittadino è il suo vicario per casi di vacanza, assenza
o impedimento del responsabile.
Articolo 3 – Protocolli speciali e separati
1. In deroga a quanto previsto dall’articolo precedente al comma 4, ed in ragione della
specificità dell’attività relativa, sono autorizzati alla tenuta di protocolli speciali i seguenti uffici:
a. Vigilanza Urbana per i documenti attinenti le pratiche di polizia giudiziaria;
2. I protocolli speciali e separati devono coordinarsi al Protocollo Generale, rispettando la normativa
vigente ed il presente regolamento. Il Responsabile del protocollo speciale e separato, che è
individuato nel responsabile delle relative strutture, sovrintende alla relativa attività di
protocollazione con gli stessi compiti e doveri del Responsabile della tenuta del Protocollo Generale.
Alla fine dell’anno il responsabile del protocollo speciale e separato avrà cura di stampare il registro
di protocollo e depositarlo presso l’U.O. Protocollo Generale– Ufficio Integrato del Cittadino – Servizi
Informativi (d’ora in poi indicato U.O. Protocollo Generale).
7
3. I numeri dei protocolli speciali e separati sono preceduti da apposito codice identificativo
assegnato dal Responsabile della tenuta del Protocollo Generale.
CAPO II - IL DOCUMENTO
Articolo 4 - Tipologia dei documenti
1. I documenti, secondo quanto disposto dall’art.55 del D.Lgs. 29.10.1999, n.490, sono beni
inalienabili.
2. I documenti si distinguono in documenti in arrivo, documenti in partenza, documenti interni.
3. I documenti vanno di norma protocollati e gestiti secondo le disposizioni e le eccezioni
previste nel presente regolamento.
4. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti dall’Amministrazione
(documenti in arrivo) ed i documenti spediti dall’Amministrazione (documenti in partenza).
5. I documenti interni sono quelli scambiati tra gli uffici dell’Ente. Essi si distinguono in:
a) documenti di preminente carattere informativo
b) documenti aventi rilevanza giuridica.
6. I documenti interni di preminente carattere informativo sono di norma memorie informali,
appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici.
7. I documenti interni aventi rilevanza giuridica sono quelli redatti dal personale nell'esercizio
delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all'attività svolta e alla regolarità
delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti,
doveri o legittime aspettative di terzi.
Articolo 5 - Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo
1. Sono escluse dalla registrazione di Protocollo Generale le seguenti tipologie di documenti:
a) documenti che, per loro stessa natura, non rivestono alcuna rilevanza giuridico –
amministrativa presente o futura, vale a dire inviti, materiale pubblicitario, informative e
similari, note di ricezioni di circolari e disposizioni;
b) Gazzette ufficiali, bollettini ufficiali della Regione, libri, giornali, riviste e ogni sorta di
pubblicazione;
c) gli allegati, se accompagnati da lettera di trasmissione e, in genere, tutti i lavori (elaborati tecnici,
studi, statistiche, ecc.) che, essendo accompagnati da lettera di trasmissione, non necessitano di
ulteriore protocollazione;
d) tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare su registri cartacei o informatici
autorizzati quali annotazioni, trascrizioni, registrazioni sugli atti dello stato civile, dell’anagrafe della
popolazione e delle liste elettorali; registrazioni sui ruoli matricolari; registrazioni degli atti da
notificare e da affiggere all’albo pretorio da parte del messo comunale; fatture, mastri, mod.730;
deliberazioni, liquidazioni, ordinanze, decreti, autorizzazioni, verbali, attestati, contratti, certificati;
eccetera
e) i documenti interni di carattere informativo di cui al comma 6 dell’art.4;
f) i documenti riservati personali;
g) i documenti relativi alle operazioni attinenti al censimento della popolazione o di altri
censimenti particolari;
h) documenti di altri Enti relativi ad avvisi pubblici e bandi di concorso;
i) corrispondenza restituita da soggetti esterni a vario titolo (indirizzo inesatto, rifiuto del
mittente, ecc.)
j) documenti non classificabili come corrispondenza; se accompagnati da lettera di
trasmissione viene protocollata quest’ultima.
2. Per i documenti interni aventi rilevanza giuridica di cui al comma 7 dell’art.4, è il
sottoscrittore che decide l’opportunità o meno della loro protocollazione.
8
Articolo 6 - Uso del telefax e della posta elettronica
1. Al fine di velocizzare lo scambio di informazioni tra uffici, con enti pubblici e privati e
cittadini, nonché per la funzionale gestione dei procedimenti amministrativi, dell’accesso e
della partecipazione agli stessi, gli uffici fanno uso del fax e della posta elettronica.
2. Il documento pervenuto o trasmesso mediante fax e/o posta elettronica viene trattato in
modo conforme alle tecniche ed alla normativa vigente.
3. Sono istituiti gli “indirizzi ufficiali di posta elettronica” per i Servizi e per gli Uffici comunali. Il
Responsabile della tenuta del Protocollo Generale cura la tenuta dell’elenco degli “indirizzi
ufficiali di posta elettronica” degli uffici. Ciascun servizio/ufficio avrà cura di segnalare
tempestivamente al Responsabile della tenuta del Protocollo Generale l’eventuale necessità di
variazione. L’elenco è reso pubblico sulla Rete Civica Comunale.
4. L’invio della corrispondenza alla casella di posta elettronica ufficiale di una struttura vale a
tutti gli effetti come trasmissione del documento informatico.
5.
L’indirizzo
di
posta
elettronica
certificata
del
Comune
di
Pisa
è
[email protected] e deve essere rilasciata dalla Regione Toscana coordinatrice
del progetto di eGovernment B2 “Interoperabilità di protocollo.
L’indirizzo [email protected] verrà gestito dall’U.O. Protocollo Generale.
6. Ogni struttura dell’Ente (allegato 1) dotata di “indirizzo ufficiale di posta elettronica”
garantisce almeno una volta al giorno, tramite l’utilizzo dell’apposita procedura associata al
programma di gestione informatica dei documenti:
a. la verifica della posta in arrivo a detto indirizzo
b. l’eventuale protocollazione e distribuzione della stessa sulle scrivanie virtuali delle unità
organizzative interessate.
Articolo 7 - Elementi di garanzia e di informazione dei documenti prodotti
1. I documenti prodotti dagli uffici comunali, indipendentemente dal supporto sul quale sono
scritti, devono riportare, opportunamente evidenziate e se disponibili, le seguenti informazioni:
a) stemma del Comune di Pisa e la dicitura "Comune di Pisa";
b) struttura di riferimento con l'eventuale articolazione nella unità organizzativa responsabile
(servizio, ufficio, etc.);
c) indirizzo completo (via, numero, c.a.p., città, provincia, stato);
d) numero di telefono;
e) numero di telefax;
f) indirizzo di posta elettronica;
g) data completa (luogo, giorno, mese, anno) scritta per esteso;
h) numero di protocollo o numero di repertorio generale;
i) indice di classificazione composto da categoria, classe, fascicolo;
j) numero degli allegati;
k) descrizione degli allegati;
l) oggetto del documento;
m) qualifica e nome per esteso del sottoscrittore del documento;
n) eventuale nome informatico assegnato d'ufficio al documento stesso (nome del file).
2. Il modello di carta intestata adottato dall’Amministrazione Comunale di Pisa.
3. I documenti e il relativo protocollo/repertorio devono essere prodotti, in armonia con la
normativa vigente, in modo tale da tutelare la riservatezza dei dati personali ai sensi del D.Lgs.
196/2003.
Articolo 8 - Documento cartaceo e documento informatico
1. I documenti del Comune di Pisa sono di norma predisposti tramite i sistemi informativi
automatizzati.
2. Il documento informatico, la sua registrazione su supporto informatico e la sua trasmissione
con strumenti telematici sono validi e rilevante a tutti gli effetti di legge se conformi alle
9
disposizioni del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 (Testo unico delle in materia di
documentazione amministrativa) e relativi regolamenti attuativi.
3. Fino a che la gestione archivistica dei documenti di cui al capo IV del presente regolamento
risulti ottemperata tramite documenti cartacei, ovvero non si sia proceduto alla sostituzione
dell’archiviazione cartacea con quella su supporto ottico secondo le regole tecniche emanate
dall’autorità competente, l’unità organizzativa che ha prodotto un documento informatico deve
provvedere alla stampa della copia cartacea dello stesso per la gestione archivistica dei
documenti.
4. Ogni documento cartaceo in partenza o interno va di norma redatto in originale e in minuta.
5. Per originale si intende la redazione definitiva del documento, perfetta e autentica negli
elementi sostanziali e formali di cui al precedente art. 7.
6. Per minuta si intende l'originale del documento conservato "agli atti", cioè nel fascicolo
relativo al procedimento amministrativo trattato.
7. Sia l'originale che la minuta vanno corredati di firma autografa.
CAPO III - IL PROTOCOLLO
Articolo 9 – Responsabile della tenuta del Protocollo Generale
1. Il responsabile dell’U.O. Protocollo Generale è responsabile delle attività connesse alla tenuta del
protocollo informatico unico (Protocollo Generale). E’ chiamato tra l’altro a svolgere un ruolo di
coordinamento e d’indirizzo nei confronti delle strutture dell’Ente, al fine di garantire l’uniformità
dell’attività di protocollazione
2. Il programma applicativo per la gestione del Protocollo informatico e dei flussi documentali è
il software denominato “Iride Web” fornito dalla ditta Cedaf S.r.l. di Forlì . Il manuale di
installazione del software applicativo è presente in Allegato 2 ed il manuale di uso del software
è presente in Allegato 3.
3. Il Responsabile della tenuta del Protocollo Generale, di concerto con l’Amministratore di
sistema, provvede a:
a) individuare gli utenti ed attribuire loro un livello di autorizzazione all’uso di funzioni della
procedura, distinguendo quelli abilitati alla mera consultazione dell’archivio, o di parti di esso,
da quelli abilitati anche all’inserimento, modifica e aggiunta di informazioni;
b) individuare gli utenti esterni che hanno accesso alle varie funzionalità;
c) verificare che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro
24 ore dal fermo delle attività di protocollazione informatica;
d) controllare il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di
protocollazione e le funzionalità di accesso sia interno che esterno;
e) autorizzare le operazioni di annullamento del protocollo;
f) controllare l’osservanza delle presenti norme da parte del personale addetto;
g) promuovere la formazione e l’aggiornamento degli operatori;
h) promuovere, periodicamente, opportune verifiche sulle tipologie di documenti protocollati.
Articolo 10 – Controllo accessi degli operatorio di protocollo
1. Gli operatori del protocollo, secondo l’ufficio di appartenenza, hanno abilitazioni di accesso
differenziate, secondo le tipologie di operazioni autorizzate.
2. Ad ogni operatore è assegnata una “login” ed una “password” d’accesso al sistema
informatico di gestione del protocollo. Ogni operatore, identificato dalla propria login, dal
sistema informatico di gestione del protocollo, è responsabile della corrispondenza dei dati
desunti dal documento protocollato con quelli immessi nel programma di protocollo, e della
corrispondenza del numero di protocollo di un documento all’immagine o file del documento
stesso archiviato nel sistema informatico.
3. I livelli di autorizzazione sono assegnati dal Responsabile del Protocollo Generale di cui
all’art. 9, di concerto all’amministratore di sistema e secondo i principi contenuti nel presente
provvedimento.
4. Gli operatori di protocollo, in base al loro livello di abilitazione, sono:
10
a) supervisore del protocollo
b) operatori protocollo generale
c) operatori uffici decentrati.
Articolo 11 – Supervisore del protocollo
1. Il responsabile dell’U.O. Protocollo Generale, in quanto supervisore del protocollo, ha tutte le
abilitazioni consentite dal programma di gestione del protocollo:
a. Immissione protocollo in entrata, in uscita e posta interna;
b. Annullamento di protocolli già inseriti;
c. Ricerca dati;
d. Visione di tutti i documenti archiviati;
e. Gestione delle tabelle degli operatori e della relativa definizione delle abilitazioni;
f. Creazione e tenuta delle login e password di tutti gli operatori.
g. Gestione e tenuta della tabella degli indirizzi e-mail per l’inoltro della corrispondenza.
Articolo 12 – Operatori Protocollo Generale
1. Sono tutti gli addetti al protocollo dell’Ufficio Integrato del Cittadino. Le abilitazioni concesse
sono:
a. Immissione protocollo in entrata, uscita e posta interna;
b. Modifica dei protocolli già inseriti su autorizzazione del supervisore;
c. Ricerca dati;
d. Visione dei documenti archiviati.
Articolo 13 – Operatori uffici decentrati
1. Sono i dipendenti appartenenti agli uffici che effettuano la protocollazione in sede
decentrata rispetto all’U.O. Protocollo Generale. Le abilitazioni concesse sono:
a. Immissione protocollo in entrata per tipologia di oggetti solo su preventiva autorizzazione;
b. Immissione protocollo in uscita e per posta interna;
c. Ricerca dati;
d. Visione dei documenti di competenza dell’ufficio.
e. Eventuale smistamento successivo ad altre strutture per competenza
Articolo 14 – Il registro di protocollo
1. Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e
dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del
documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici.
2. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni
giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente.
3. Il registro di protocollo, unico per tutto l’ente, si apre il 1° gennaio e si chiude il 31 dicembre
di ogni anno.
4. Si provvede quotidianamente alla stampa del registro giornaliero di protocollo.
5. Dal 15° al 20° giorno di ogni mese, si provvede alla stampa del registro di protocollo del
mese precedente.
Articolo 15 - Requisiti del sistema di protocollo informatico
1. La registrazione di protocollo dei documenti formati dal Comune di Pisa o dallo stesso
utilizzati è effettuata, di norma, mediante sistemi informativi automatizzati.
2. Il sistema di protocollo informatico deve:
a) garantire la sicurezza e l’integrità dei dati;
b) garantire la puntuale e corretta registrazione dei documenti in entrata ed in uscita;
c) consentire l’identificazione ed il rapido reperimento delle informazioni riguardanti il
procedimento ed il relativo responsabile;
d) consentire, in condizioni di sicurezza, e nel rispetto della normativa, in particolare della
Legge 241/90 e del D.Lgs. 196/2003, l’accesso esterno da parte di soggetti autorizzati;
11
e) consentire un sistema di gestione documentale integrato con quello di classificazione dei
documenti e di archiviazione ottica degli stessi;
f) fornire informazioni statistiche sul flusso documentale dell’Ente anche in rapporto all’attività
degli uffici.
Articolo 16 - Elementi obbligatori ed elementi accessori della registrazione di
protocollo
1. La registrazione di protocollo contiene elementi obbligatori e elementi accessori.
2. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo è rilevante sul piano giuridico in
quanto contiene le indicazioni necessarie e fondamentali per l’univoca, certa, efficace ed
immediata identificazione dei documenti.
3. La registrazione di protocollo, in armonia con la normativa vigente, può contenere elementi
accessori, rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale, sempre che le
rispettive informazioni siano disponibili
Articolo 17 - Individuazione degli elementi obbligatori della registrazione di
protocollo
1. Gli elementi obbligatori del protocollo, cioè rilevanti sul piano giuridico-probatorio, sono i
seguenti:
a) numero progressivo di protocollo del documento, generato automaticamente dal sistema e
registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in
forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti, destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non
modificabile, con indicazione del cognome e nome oppure della ragione sociale, seguiti dal
luogo di residenza o della sede;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) ufficio assegnatario per i documenti in arrivo, ufficio che ha prodotto il documento per quelli
in partenza;
f) immagine informatica del documento, registrata in forma non modificabile.
2. Il numero progressivo di protocollo è un numero ordinale costituito da almeno sette cifre
numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare.
3. L’oggetto deve essere indicato in modo tale da rendere il documento distinguibile da altri e
che permetta l’individuazione della specifica pratica cui si riferisce o di cui ne costituisce il
presupposto per la creazione.
4. Il progressivo e la data di protocollo sono apposti o associati al documento mediante
l’operazione di segnatura di protocollo. Fanno parte della segnatura di protocollo anche
l’indicazione dell’ufficio/servizio che effettua la registrazione di protocollo. La segnatura di
protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.
Articolo 18 - Inalterabilità, immodificabilità, annullamento degli elementi obbligatori
del protocollo
1. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo, ad eccezione di quelli di cui alla
lettera e) ed f) del comma 1 dell’articolo precedente, non può essere modificata né integrata,
né cancellata, ma soltanto annullata mediante un'apposita procedura.
2. In caso di errore materiale nella registrazione tale da rendere impossibile l'individuazione di un
collegamento tra i dati registrati e i dati desumibili dal documento protocollato, la procedura deve
consentire l’annullamento delle informazioni relative al protocollo. Le informazioni relative devono
comunque rimanere memorizzate nella banca dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste
dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe, nonché gli estremi dell’autorizzazione
all’annullamento del protocollo. In tale ipotesi la procedura riporta la dicitura “annullato” in
posizione visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie.
3. Nel caso fossero riscontrate inesattezze nella registrazione, tali comunque da non impedire
l'identificazione fra documento e dati registrati sul protocollo, è consentita la modifica dei dati
12
inseriti da parte degli uffici entro 30 giorni dalla data di protocollazione. Trascorso tale termini
l'operazione di modifica potrà essere effettuata solo su autorizzazione del Responsabile del
protocollo generale. Il sistema registra l’avvenuta rettifica, la data ed il soggetto che è intervenuto.
Articolo 19 - Individuazione degli elementi accessori della registrazione di protocollo
1. Gli elementi accessori del protocollo, gestiti e integrati in forma modulare con gli elementi
obbligatori, sono legati alle seguenti funzioni:
a) gestione dei procedimenti amministrativi;
b) gestione dell'archivio;
c) gestione delle banche dati.
2. Gli elementi accessori del protocollo legati alla gestione dei procedimenti amministrativi
sono i seguenti:
a) data del documento;
b) numero di protocollo del mittente del documento in arrivo;
c) data di ricevimento effettivo del documento in arrivo;
d) tipologia del documento amministrativo, con indicazione esplicita di quello sottratto
all'accesso o con accesso differito;
e) estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione;
f) tipo di spedizione (ordinaria, espressa, corriere, raccomandata, fax, ecc.);
g) nominativo del destinatario di copia per conoscenza.
3. Gli elementi accessori del protocollo legati alla gestione dell'archivio sono i seguenti:
a) classificazione del documento attraverso il titolario (categoria e classe);
b) numero del fascicolo;
c) oggetto del fascicolo;
d) nominativo del responsabile del procedimento amministrativo.
4. Gli elementi accessori del protocollo legati alla gestione delle banche dati sono i seguenti:
a) ulteriori informazioni sul mittente;
b) indirizzo completo del mittente;
c) ulteriori informazioni sul destinatario;
d) indirizzo completo del destinatario;
e) codice fiscale/partita IVA.
Articolo 20 - Unicità del numero di protocollo
1. Ogni numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento
reca un solo numero di protocollo.
2. Non è consentita la protocollazione né la trasmissione di un documento recante un numero
di protocollo già utilizzato, neppure se il procedimento amministrativo si esaurisce con un
documento ricevuto e la risposta al medesimo nello stesso giorno di registrazione di protocollo.
Articolo 21 - Riservatezza delle informazioni
1. Per i procedimenti amministrativi per i quali si renda necessaria la riservatezza temporanea
delle informazioni, cioè il differimento dei termini di accesso, è prevista una forma di accesso
riservato al protocollo unico.
2. Il responsabile dell'immissione dei dati deve indicare contestualmente alla registrazione a
protocollo anche l'anno, il mese e il giorno, nel quale le informazioni temporaneamente
riservate divengono soggette alle forme di pubblicità previste dalla normativa vigente.
3. La riservatezza dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l’uso di profili
utente e password od altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura. Il livello di
riservatezza applicato ad un fascicolo è ereditato automaticamente da tutti i documenti che vi
confluiscono.
3. Per i documenti riguardanti i dati sensibili e giudiziari, così come definiti dal D.Lgs.
196/2003, la registrazione del protocollo deve prevedere un oggetto che garantisca la
riservatezza di cui alla legge citata e l’evidenza informatica del documento dovrà essere
crittografata così che sia visibile solo all’unità organizzativa di competenza. Il relativo
13
documento cartaceo, dopo le operazioni di protocollazione, viene reinserito nella busta
opportunamente chiusa ed inviato agli uffici di destinazione.
Articolo 22 - Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema
1. Il Responsabile della tenuta del protocollo dispone per la corretta esecuzione delle
operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.
2. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il Responsabile della tenuta
del protocollo dispone, in relazione all’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche,
la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.
Articolo 23 - Registro di emergenza
1. Il Responsabile della tenuta del protocollo o, in caso di sua assenza, altro incaricato,
autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo sul
registro di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la
procedura informatica.
2. Ogni ufficio che effettua la protocollazione in sede decentrata è dotato di un proprio registro
di emergenza. Il registro di emergenza inizia il 1° gennaio e si chiude il 31 dicembre di ogni
anno. I numeri dei protocolli del registro di emergenza sono preceduti da apposito codice
identificativo assegnato dal Responsabile della tenuta del Protocollo Generale.
3. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione
nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema.
4. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro
ore, il Responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare l’uso del registro di emergenza
per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli
estremi del provvedimento di autorizzazione. Per ogni giornata di registrazione manuale è
riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente.
5. Nel registro di emergenza sono protocollati in via prioritaria i documenti per i quali riveste
rilevanza l’effettiva data di ricevimento o di partenza. Per gli altri documenti si può procedere
al differimento delle operazioni di registrazione fino al momento del ripristino della funzionalità
del sistema.
6. Entro dieci giorni dal ripristino della funzionalità del sistema, le informazioni relative ai
documenti protocollati manualmente sono inserite nel sistema informatico associando loro il
numero di Protocollo Generale. In questo caso il documento sarà registrato con due numeri
diversi:
- l’efficacia giuridico-probatoria sarà garantita dal numero del registro di emergenza
- il numero di Protocollo Generale garantirà l’unicità del flusso documentale e la gestione
archivistica del documento tramite la classificazione e fascicolazione di cui al successivo capo
V.
CAPO IV - SISTEMA INFORMATIVO DOCUMENTALE
SEZIONE 1 -DOCUMENTI IN ARRIVOArticolo 24 - Disposizioni sull'apertura della corrispondenza in arrivo
1. La corrispondenza che, con qualsiasi mezzo e su qualunque supporto (servizio postale,
telegrafo, fax, consegna diretta da parte dei soggetti interessati, ecc.), pervenga indirizzata
genericamente al Comune, al Sindaco, agli Assessorati, agli Uffici, è recepita, di norma,
dall´U.O. Protocollo Generale, qualunque sia l’indirizzo indicato (Sede centrale o sedi remote).
2. Fa eccezione al recapito centralizzato, la corrispondenza inviata tramite fax,
posta elettronica o consegnata direttamente a mano dai soggetti interessati agli Uffici
dell’Ente.
14
3. Per la documentazione che dovesse giungere direttamente ai singoli Uffici le operazioni di
acquisizione della corrispondenza saranno espletate dagli stessi uffici abilitati alla gestione
decentrata del protocollo.
4. La corrispondenza in arrivo va aperta di norma nel medesimo giorno lavorativo di ricezione
e contestualmente protocollata
5. La corrispondenza non viene aperta nei seguenti casi:
a) corrispondenza riportante l'indicazione "offerta", "gara d'appalto", "concorso" o simili che
evidenzino la partecipazione ad una gara;
b) corrispondenza indirizzata nominativamente a Amministratori o dipendenti, oppure
riportante l'indicazione "riservata", "personale", "confidenziale" o simili, o comunque dalla cui
confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata.
6. La corrispondenza privata va inoltrata direttamente al destinatario.
7. Il personale che riceve tra la propria corrispondenza privata un documento inerente a
procedimenti amministrativi di competenza dell'Amministrazione comunale deve consegnarlo
all’addetto del protocollo decentrato del proprio ufficio, per la conseguente registrazione e
segnatura.
8. La corrispondenza indirizzata al Comune di Pisa, ma nominativamente a
dipendenti/amministratori che non fanno più parte della struttura comunale, viene aperta al
fine di verificare se trattasi di procedimenti amministrativi di competenza dell'Amministrazione
comunale.
Articolo 25 - Gestione delle offerte per una gara
1. La corrispondenza riportante l'indicazione "offerta", "gara d'appalto", "concorso" o simili che
evidenzino la partecipazione ad una gara, non viene aperta ma viene apposto sulla busta (plico
o simili) il timbro di arrivo indicando, altresì, l’orario di ricevimento della stessa.
2. Il responsabile del procedimento amministrativo relativo ad una gara, ne comunica all’U.O.
Protocollo Generale la data e l’ora di scadenza della presentazione delle offerte, avendo cura di
far corrispondere quest’ultima con l’ora di chiusura dell’ufficio di front-office dell’Ufficio
Integrato del Cittadino.
3. Le buste (plichi o simili) relative alla partecipazione ad una gara vengono conservate
dall’U.O. Protocollo Generale fino alla data di scadenza della presentazione delle offerte,
dopodiché vengono inoltrate all'unità organizzativa responsabile del procedimento
amministrativo.
4. Aperta la busta (plico o simili), il responsabile del procedimento amministrativo provvede
alla registrazione di protocollo del documento, eccetto il caso in cui le offerte siano allegate a
verbali numerati nell’ambito di un apposito repertorio.
Articolo 26 - Protocollazione del documento in arrivo
1. L'addetto al protocollo provvede alla registrazione del documento in arrivo, con
l'assegnazione degli elementi obbligatori del protocollo, descritti all'art. 17, nello stesso giorno
di ricevimento, o nel giorno successivo.
2. Qualora dalla mancata registrazione a protocollo del documento nel medesimo giorno
lavorativo di ricezione possa venire meno un diritto di terzi, con motivato provvedimento del
Responsabile del protocollo generale si differiscono i termini di registrazione a protocollo.
3. Per differimento dei termini di registrazione si intende il provvedimento con il quale vengono
individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il termine entro il
quale la registrazione a protocollo deve comunque essere effettuata.
4. Qualora venga erroneamente registrato un documento di competenza di terzi (altro ente,
altra persona fisica o giuridica), la registrazione va annullata con le procedure descritte all'art.
18, utilizzando un altro numero di protocollo per la trasmissione a chi di competenza.
5. E’ fatto assoluto divieto agli addetti al protocollo l’attribuzione del numero di protocollo a
documenti che non sono presentati materialmente all’ufficio stesso e quindi la sua
comunicazione per mezzo del telefono o con altri strumenti.
15
6. Le lettere anonime vengono protocollate se intestate genericamente al Comune. Se
specificamente indirizzate, sono inviate al destinatario, il quale ne potrà disporre la
protocollazione.
7. Le lettere con mittente non definito o illeggibile vengono protocollate con la dicitura
"mittente indefinito" quale mittente.
Articolo 27 - Rilascio di ricevuta del documento in arrivo
1. Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona
incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l'avvenuta consegna, gli
addetti al protocollo provvedono alla registrazione del documento in arrivo e la stampa della
ricevuta tramite l’apposita procedura software. Il rilascio della ricevuta è obbligatorio per gli
uffici di front-office di tutti i servizi comunali.
2. Nel caso di una partecipazione a gara in cui venga rilevata la precisa indicazione dell’ora e
dei minuti della consegna dei documenti e non vi sia concordanza tra il momento di
presentazione e quello della ricevuta, il personale addetto all’ufficio è autorizzato a indicare
l’ora ed i minuti effettivi di presentazione.
3. Gli addetti al protocollo non possono rilasciare ricevute per documenti che non siano
soggetti a regolare protocollazione.
4. Sulla base di accordi preventivi tra addetti al protocollo e l’ufficio interessato, per certe
tipologie di documenti in arrivo si può prevedere la loro preventiva visione dall'unità
organizzativa responsabile del procedimento amministrativo al fine di rilevarne la completezza
e la regolarità.
Articolo 28 - Trasmissione dei documenti e determinazione dell'unità organizzativa
responsabile del documento in arrivo
1. Dopo essere stato protocollato, il documento in arrivo viene trasmesso :
-tramite il sistema informatico, per competenza alla scrivania virtuale dell’unità organizzativa
responsabile del procedimento amministrativo nonché alle scrivanie virtuali delle altre unità
organizzative interessate per conoscenza
-il documento cartaceo viene trasmesso in originale e per competenza all’unità organizzativa
responsabile del procedimento amministrativo.
2.L’U.O. Protocollo Generale trasmette il documento in arrivo di norma alle segreterie dei
servizi siano essi interessati per competenza o conoscenza. E’ il Dirigente del servizio, o chi ne
fa le veci, che determina la giusta competenza e, quindi, l'assegnazione all'unità organizzativa
responsabile del procedimento amministrativo. E’ sempre il Dirigente del servizio, o chi ne fa le
veci, che curerà di sottoporre alla cognizione dell’Assessore competente il documento che
ritenga debba dallo stesso essere conosciuto.
3. I documenti in arrivo sono trasmessi in originale, per competenza, ad una sola unità
organizzativa responsabile.
4. Qualora il procedimento amministrativo coinvolga più di un responsabile, l'unità
organizzativa responsabile provvede all'indizione di una conferenza di servizi.
5. Qualora un documento tratti due argomenti imputabili a procedimenti amministrativi diversi,
lo stesso andrà gestito come se si trattasse di due documenti:
- il documento viene protocollato una prima volta indicando nell’oggetto del protocollo il primo
procedimento amministrativo; l’invio del documento avviene per competenza all’unità
organizzativa responsabile e per copia all’unità organizzativa responsabile del secondo
procedimento amministrativo,
- il documento viene protocollato una seconda volta indicando nell’oggetto del protocollo il
secondo procedimento amministrativo; l’invio avviene per competenza all’unità organizzativa
responsabile e per copia all’unità organizzativa responsabile del primo procedimento
amministrativo.
Si procedere in modo similare se il documento tratti anche più di due argomenti imputabili a
procedimenti amministrativi diversi.
16
Articolo 29 - Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul
documento in arrivo
1. Spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla
gestione del documento e alla registrazione delle informazioni ad esso collegate, cioè degli
elementi accessori del protocollo descritti all'art. 19, e la gestione archivistica del documento
medesimo descritta al successivo Capo V.
SEZIONE 2 -DOCUMENTI INTERNIArticolo 30 - Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul
documento interno
1. Spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla
produzione e gestione del documento interno nonché, se prevista, alla registrazione degli
elementi obbligatori e degli elementi accessori del protocollo, così come descritti negli articoli
17 e 19, e la gestione archivistica del documento medesimo, descritta al successivo Capo V.
Articolo 31 - Trasmissione del documento interno
1. La confezione (busta, plico o simili) del documento interno deve riportare l’indicazione
dell'ufficio del responsabile del procedimento amministrativo.
2. Il responsabile del procedimento amministrativo provvede alla trasmissione del documento
interno, oppure alla sua spedizione se prevista, di norma entro il medesimo giorno lavorativo.
3. Le circolari, le disposizioni generali e tutte le altre comunicazioni che abbiano più destinatari
si registrano con un solo numero di Protocollo generale.
SEZIONE 3 -DOCUMENTI IN PARTENZAArticolo 32 - Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul
documento in partenza
1. Spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla
produzione e alla gestione del documento in partenza, cioè la registrazione degli elementi
obbligatori e degli elementi accessori del protocollo, così come descritti negli art. 17 e 19, e la
gestione archivistica del documento medesimo, descritta al successivo Capo V.
Articolo 33 - Protocollazione della posta in partenza
1. La protocollazione della posta in partenza viene effettuata dagli uffici che effettuano la
protocollazione in sede decentrata. E’ assolutamente vietato da parte degli operatori addetti al
protocollo attribuire telefonicamente o con qualsiasi altro mezzo numeri di protocollo, essendo
tenuti essi stessi alle operazioni di registrazione e di segnatura che abbisognano della
materiale disponibilità del documento.
2. Ogni documento in partenza deve trattare un unico argomento, indicato in modo tale che
esso risulti sempre distinguibile da altri e ne risulti certa l’individuazione della specifica pratica
cui si riferisce, e riportato, a cura dell’autore, nello spazio riservato all’oggetto.
3. Le firme necessarie alla redazione e alla perfezione giuridica del documento in partenza
vanno apposte prima della sua protocollazione.
4. La confezione (busta, plico o simili) del documento in partenza deve riportare l’indicazione
dell'ufficio del responsabile del procedimento amministrativo
5. Per gli inviti a gare pubbliche, ove sia opportuno mantenere la riservatezza sulle ditte
invitate, può utilizzarsi il destinatario fittizio "Varie ditte loro sedi". L’ufficio che ha indetto la
gara conserva, in allegato alla copia del documento spedito, l’elenco dei destinatari.
6. E´ consentito dare un unico numero di protocollo a più documenti identici in partenza, nel
caso di molteplici soggetti in indirizzo, utilizzando il destinatario fittizio "diversi" una volta
verificata l´esistenza, nel fascicolo, dell’elenco cartaceo dei destinatari.
17
Articolo 34 - Affrancatura corrispondenza in partenza
1. L’affrancatura a macchina della posta è effettuata, di norma, presso l’U.O. Protocollo
Generale. Altri uffici potranno essere autorizzati alla spedizione tramite affrancatrice propria o
tramite Agenzia autorizzata.
2. La spedizione di corrispondenza per conto di un ufficio, qualora numericamente rilevante,
deve avvenire con modalità da concordare in via preventiva con il Responsabile dell’U.O.
Protocollo Generale.
3. Al fine di consentire il regolare svolgimento delle relative operazioni di spedizione, la
corrispondenza in partenza deve essere consegnata all’U.O. Protocollo Generale entro le ore
10,30 del giorno di spedizione, opportunamente confezionata ed in busta chiusa.
Articolo 35 - Conteggi spedizione corrispondenza
1. L’U.O. Protocollo Generale provvede ad effettuare i conteggi relativi alle spese per la posta
in partenza nel modo che segue:
a) conteggio giornaliero delle spese per l’affrancatura e calcolo saldo di deposito residuo;
b) compilazione modello da inviare all’Ufficio postale con la distinzione in:
- posta ordinaria;
- posta prioritaria
- stampe;
- raccomandate;
- posta celere
- atti giudiziari;
e con indicazione del relativo numero complessivo di documenti spediti e della spesa
corrispondente;
c) conteggio mensile e compilazione modello delle spese complessive e saldo del deposito
residuo.
Articolo 36 – Spedizione corrispondenza non appartenente al Comune di Pisa
1. Di norma il Comune di Pisa, tramite l’U.O. Protocollo Generale, invia corrispondenza
prodotta dagli uffici comunali.
2. Nel caso che si debba spedire corrispondenza appartenente a soggetti terzi, l’ufficio
comunale che consegna la stessa all’U.O. Protocollo Generale, dovrà:
- se trattasi di quantità numerica rilevante, concordare in via preventiva con il Responsabile
dell’U.O. Protocollo Generale le modalità di invio
- consegnare, contestualmente alla corrispondenza, copia del provvedimento che autorizza la
spedizione con evidenziato l’identificazione del capitolo di bilancio che la finanzia.
CAPO V - GESTIONE ARCHIVISTICA DEI DOCUMENTI
Articolo 37 – Archivio del Comune di Pisa
1. L’archivio del Comune di Pisa, pur suddiviso in archivio corrente, di deposito e storico, è
unico e, quindi, indivisibile.
2. L’archivio corrente è conservato dai responsabili dei procedimenti amministrativi, ai
quali spettano le relative incombenze di gestione archivistica del documento, cioè
l'applicazione al documento, in via tradizionale e informatica, almeno dei seguenti
strumenti:
a) Titolario di classificazione, descritto all'art. 40;
b) Fascicolazione, descritto all'art. 41 e di quant'altro possa essere funzionale
all'efficacia e all'efficienza dell'azione amministrativa (schedari, rubriche, indici,
etc.).
18
3. L’U.O. Archivio - Ufficio Integrato del Cittadino – Servizi Informativi soprintende sulla
formazione dell’archivio corrente e provvede alla tenuta dell’archivio di deposito e dell’archivio
storico dell’Amministrazione Comunale, ha funzione di ricerca per gli uffici dell’Amministrazione
stessa e della cittadinanza.
4. L’archivio informatico è la banca dati sottesa al sistema di gestione informatica dei documenti,
contenente sia documenti registrati sia qualunque altra informazione utile per la gestione dei
documenti.
Articolo 38 - Diritti di accesso e tutela della riservatezza
1. Gli uffici di competenza, in armonia con la normativa vigente, assicurano il principio della
trasparenza dell’azione amministrativa, il diritto di accesso ai documenti dell’archivio corrente e
dell’archivio di deposito, nonché, il diritto alla consultazione dei documenti dell’archivio storico,
previa autorizzazione della Soprintendenza Archivistica e del regolamento vigente per il diritto di
accesso.
2. Gli archivi, sia cartacei sia informatici, sono regolamentati nel rispetto della normativa vigente in
materia di tutela dei dati personali e dal relativo regolamento comunale di attuazione.
Articolo 39 - Classificazione dei documenti
1. L'operazione di classificazione di un documento consiste nell'attribuire al documento una
categoria, una classe, un numero di fascicolo. Il documento è classificato dopo la protocollazione.
2. L’attribuzione della categoria, della classe e fascicolo al documento è demandata al responsabile
del relativo procedimento amministrativo in base al titolario adottato dall’Amministrazione
Comunale.
Articolo 40 - Titolario di classificazione
1. Il titolario di classificazione è un sistema logico che suddivide i documenti amministrativi secondo
la funzione esercitata, in categorie, classi e fascicoli permettendo di organizzare in maniera
omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi procedimenti amministrativi.
2. Con l'entrata in vigore del presente regolamento è adottato un unico titolario di classificazione
allegato al presente regolamento.(Allegato 4)
3. Le categorie e le classi sono stabiliti dal titolario e non sono modificabili, né nel numero né
nell'oggetto.
4. Il titolario è soggetto a revisione da parte dei responsabili dei Servizi in accordo con il
Responsabile dell’Ufficio Integrato del Cittadino, quando si ravvisi la necessità di introdurre altri
argomenti derivanti da nuovi procedimenti salvo approvazione nei termini di Legge.
5. La classe ha, invece, un numero variabile di fascicoli dipendente dal numero dei procedimenti
istruiti all'interno della stessa classe.
Articolo 41 - Fascicolo
1. Il fascicolo è l'insieme organico dei documenti relativi al medesimo procedimento.
2. In fase di protocollazione, il sistema informatico associa sempre il documento ad un fascicolo
fittizio.
3. Il responsabile del procedimento, dopo la classificazione in categoria/classe, procede alla corretta
fascicolazione del documento:
a. se il fascicolo al quale si riferisce il documento è già esistente, “spostando” il documento dal
fascicolo fittizio dato del sistema informatico al fascicolo di competenza ed inserendo il documento
cartaceo nel relativo fascicolo cartaceo;
b. se quel documento è il primo prodotto per quel procedimento, verrà aperto un nuovo fascicolo
sia informatico che cartaceo che sarà sempre contraddistinto con i tre elementi
anno/codice_ufficio/codice_fascicolo. In particolare, tenuto conto della differente natura dei singoli
documenti e di chi li ha prodotti, il codice_fascicolo sarà scelto in modo da garantire vari
19
metodi di ordinamento dei fascicoli anche in stretta combinazione tra loro (in ordine alfabeticoonomastico o alfabetico-geografico, con sistemi numerici, alfanumerici, eccetera).
4. La data di conclusione del procedimento, cioè la data dell'ultimo documento prodotto,
corrisponde alla data di chiusura del fascicolo.
5. I documenti sono conservati nel fascicolo cartaceo in ordine cronologico secondo il numero di
protocollo, in modo che, ad apertura della copertina, l’atto più recente compaia sempre per primo.
6. Sia nel fascicolo informatico che sul fascicolo cartaceo è obbligatorio indicare: la categoria, la
classe, il codice di identificazione del fascicolo, l'oggetto del procedimento amministrativo, il
responsabile del procedimento amministrativo.
Articolo 42 - Conservazione e custodia dei documenti
1. Il Responsabile del Procedimento è tenuto alla conservazione e alla custodia dei documenti
relativi ai procedimenti in corso di propria competenza per un periodo non inferiore ad anni uno
dalla data della sua conclusione.
Articolo 43 - Conservazione del documento informatico
1. Il documento informatico soddisfa gli obblighi della conservazione se le procedure attuate
sono quelle descritte dalla normativa vigente.
2. L’Amministrazione può decidere di sostituire i propri documenti con la riproduzione su supporto
fotografico o su supporto ottico. Si può utilizzare anche altro mezzo che sia comunque in grado di
garantire la conformità del contenuto del supporto ai documenti originali secondo la normativa
vigente.
Articolo 44 - Versamento dei fascicoli nell'archivio di deposito
1. I fascicoli cartacei relativi a procedimenti conclusi, devono essere versati, a cura del responsabile,
almeno una volta l'anno, nell'archivio di deposito.
2. Il responsabile dell’U.O. Archivio predispone un elenco dei fascicoli trasferiti.
3. L'organizzazione dei fascicoli rimane quella dell'archivio corrente.
Articolo 45 - Scarto d'archivio
1. I fascicoli, prima di essere conservati nella sezione separata di archivio, devono essere depurati
da quei documenti per i quali il tempo di conservazione previsto dal massimario di scarto è ormai
concluso.
2. L'operazione richiede il nulla osta da parte della Sovrintendenza Archivistica per i Beni Culturali
competente per territorio.
Articolo 46 - Consultazione dei documenti nell'archivio di deposito
1. I documenti giacenti nell'archivio di deposito possono essere consultati da chi ne fa richiesta nel
rispetto della normativa vigente.
2. In caso di prelevamento, il responsabile dell’archivio deve annotare la richiesta di prelevamento
del documento e del movimento effettuato.
Articolo 47 - Archivio storico
1. I documenti, la cui natura prevede la conservazione permanente, devono essere trasferiti nella
sezione separata d'archivio dopo quarant’anni.
2. La sezione separata d'archivio è situata presso la sottosezione locale dell’Archivio di Stato, che ne
cura la conservazione, la catalogazione e l’inventario.
3. Presso la Sezione regionale dell’Archivio di Stato è situato, altresì, l’archivio storico pre e
post-unitario che comprende gli atti compresi fra il 1865 e la data del primo documento
acquisito dal Comune.
20
Capo VI - Architettura del sistema informatico documentale e sicurezza informatica
Articolo 48 – Architettura del sistema informatico documentale
1. L’architettura del sistema informatico documentale del Comune di Pisa è quello
rappresentato nella figura.
SERVER
Data
repositary
Server3
Web server
INTERNET
Cittadini - Imprese
(consultazione)
Comune di Pisa – Sistemi Informativi – P.Geri
Articolo 49 - Sicurezza informatica delle informazioni
1.
La prima area di sicurezza è la “Sicurezza fisica”. Con questo si intende la sicurezza
delle apparecchiature hardware. Tutti i dispositivi classificati “di sistema” (server, apparati
attivi di rete, firewall.) sono coperti da un servizio di manutenzione triennale che garantisce
tempi di intervento adeguati per il ripristino degli apparati.
2.
La seconda area di sicurezza è la “Sicurezza Logica”. Per sistema di sicurezza Logica si
intende il sottosistema di sicurezza finalizzato alla implementazione dei requisiti di sicurezza
all’interno dell’architettura informatica. Per quanto riguarda il nostro sistema informatico,
questo fine è perseguito mediante l’attivazione di:
a) Meccanismi per l’autenticazione. Il sistema informatico comunale è basato su un
meccanismo per cui ogni utente deve autenticarsi per accedere al sistema di dominio
Primary Domain Server.
b) Meccanismi per il controllo degli accessi. Il controllo degli accessi consiste nel garantire
che tutti gli accessi agli oggetti del sistema informatico documentale avvengano secondo le
modalità prestabilite (login, password). Il sistema di database traccia un file di
registrazione degli accessi (file di log).
c) Funzioni per la realizzazione dell’integrità logica. Ogni utente, superata la fase di
autenticazione, ha accesso solo ai dati residenti nella propria area di lavoro e non può
accedere ad altre aree di lavoro. Inoltre, il sistema antivirus, che risiede sia sul server
centrale che sulle stazioni di lavoro utente, controlla tutti i files in entrata ed in uscita da
21
ciascuna macchina. Il sistema antivirus viene aggiornato tramite collegamenti automatici al
server dedicato in modo trasparente all’utente.
d) Funzioni per la realizzazione dell’integrità fisica. L’integrità fisica dei dati viene garantita
sia da un’adeguata configurazione hardware sia dal sistema di backup. Tutti i dati del
sistema documentale sono memorizzati su un server centralizzato i cui dischi sono in
configurazione RAID 5. Per quanto riguarda la gestione dei backup, vengono effettuati
salvataggi completi dei dati del sistema documentale, con cadenza giornaliera, effettuati
nelle ore notturne, tramite un sistema automatizzato NET Veritas Backup. Quotidianamente
il personale preposto allo scopo controlla l’avvenuto salvataggio. La lettura dei supporti di
backup avviene in occasione delle richieste di ripristino dati.
Articolo 50 - Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all’area organizzativa
omogenea
1. La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal
sistema attraverso l’uso di profili utente e password e ruolo di abilitazione.
2. Il livello di riservatezza applicato ad un fascicolo è ereditato automaticamente da tutti i
documenti che vi confluiscono.
Articolo 51 - Accesso esterno
1. Tutte le informazioni necessarie e sufficienti a garantire l’esercizio del diritto di accesso ai
documenti amministrativi sono rese disponibili all’utenza esterna.
2. L’Amministrazione si adopera tramite il portale CiTel per consentire l’accesso al sistema di
gestione informatizzata dei documenti da parte di utenti esterni, mediante l’impiego di sistemi
di riconoscimento ed autenticazione sicura.
22
CAPO VII - NORME FINALI
Articolo 52 - Norma transitoria
Le norme del presente regolamento, relative all’adozione di strumenti informatici di lettura
ottica e di posta elettronica per le finalità di gestione dei procedimenti amministrativi,
dell’accesso e della partecipazione agli stessi, si intendono vincolanti se ed in quanto tale
strumentazione risulta acquisita ed operante all’interno dell’ente. La vincolatività di tali
disposizioni è fatta constare e quindi resa operante con provvedimento del Direttore Generale.
Articolo 53 – Adempimenti successivi all’adozione del regolamento
Il dirigente responsabile del “Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione
dei flussi documentali e degli archivi”, con ulteriori provvedimenti successivi all’approvazione
del presente manuale di gestione, procederà ad ottemperare agli adeguamenti previsti dal
D.P.C.M. 31.10.2000 “Regole tecniche per il protocollo informatico”, in particolare riguardo a:
a. iscrizione all’indice delle Aree Organizzative Omogenee delle amministrazioni pubbliche
b. istituzione della casella di posta certificata e l’interscambio di documenti informatici con
altre Pubbliche Amministrazioni nell’ambito dell’interoperabilità di protocollo.
23
Allegato 1 - Organizzazione della struttura, scrivanie virtuali di accesso
ed e-mail ufficiali
Identificazione ufficio
Scrivania virtuali
IRIDE per
l’assegnazione da
parte del protocollo
generale
Segreteria Sindaco
Sindaco
SEGRES
Vice sindaco e Assessorato Affari Generali e
Servizi Demografici
Assessorato Attività Produttive e Turismo
Assessorato Bilancio e Tributi
Assessorato Qualità Urbana, Ambiente,
Protezione Civile
Assessorato Beni Patrimoniali, Casa
Assessorato Pubblica Istruzione, Servizi
Informativi
Assessorato Cultura, Beni culturali, Sistema
Museale, Politiche Giovanili, Pari Opportunità
Assessorato Mobilità, Polizia Municipale, Sport
Assessorato Personale, Esternalizzazioni
Assessorato Politiche Sociali, Sanità
Assessorato Urbanistica, Edilizia Privata
Assessorato Lavori Pubblici, Decentramento
Direzione Generale
CAVALLARO
segreteria.vicesindaco
BERNARDINI
CORTOPASSI
GHEZZI
assessorato.sviluppoeconomico
assessorato.finanze
assessorato.ambiente
MONTANO
STORCHI
assessorato.casa
assessorato.istruzione
ANGIOLINI
assessorato.cultura
CERRI
ELIGI
MACALUSO
SARDU
VIALE
assessorato.mobilità
assessorato.personale
assessorato.politichesociali
assessorato.urbanistica
assessorato.lavori pubblici
Gabinetto del Sindaco
Ufficio Direzione Generale
SEG-GEN
SEG-GEN
EXT-01
EXT-02
direttoregenerale
segretariogenerale
portavocesindaco
direzione.generale
Ufficio Aziende
Direzione Servizi Istituzionali
>Relazioni internazionali e cerimoniale
>Gemellaggio con Angers
>Stampa e comunicazione
>Tipografia comunale
Direzione Personale e Segreteria generale
>Trattamento economico e pensioni
>Attivazione/cessazione rapporto di lavoro
>Gestione rapporto di lavoro
>Segreteria Generale
EXT-03
DIREZ-01
PO-EGS2 (Inguscio)
PO-EGS2 (Inguscio)
PO-EGS1 (Bigongiali)
PO-EGS1 (Bigongiali)
DIREZ-02
DIREZ-02
DIREZ-02
DIREZ-02
D02-SEGRE
>Segreteria Giunta
>Segreteria Consiglio
>Segreteria Presidente del Consiglio
>Gruppi consiliari
SEGREG
SEGREC
PRES_CC
GRUPPICC
>Sviluppo Organizzativo
Direzione Finanze e Tributi
PO-ARO1
DIREZ-03
>Fornitori
>Riscossione sanzioni amministrative
>Organo di revisione dei conti
>Tributi - Ufficio supporto
DIREZ-03
D03-SANZ
REVCON
ATR_SEGRE
>Tributi – Tarsu e tributi vari
>Tributi - I.C.I.
Direzione Inventario e Magazzini
Direzione Provveditorato e contratti
>Contratti
ATR_TRIB
ATR_ICI
DIREZ-04
DIREZ-05
PO-ESD1
Altre scrivanie
IRIDE per la
gestione
E-mail ufficiale
[email protected]
segreteria.sindaco
SINDACO
FONTANELLI
PO-EDG1
(Bacciardi)
PO-ARO2 (Mori)
BURCHIELLI
aziende
cerimoniale
angers
stampa
tipografia
PESCATO
PO-EDG1
(Bacciardi)
segreteria.giunta
segreteria.consiglio
presidenza.consiglio
scrivanie per ogni
gruppo
GROSSI
PO-ARF1(Sassetti)
RA
RCAPO
formazione
finanze
fornitori
vvuu.violazioni
GROSSI
PO-ATR1 (Dolinich)
tributi.segreteria
tributi
ici
RENZONI
CANTISANI
PO-ESD1 (Tanini)
24
contratti
Direzione Patrimonio
DIREZ-06
BALLAM
PO-APA1 (Ferri)
BERNABO
CAPONI
PO-EAV1
BERTID
PO-BCU1 (Riacci)
BERTID
PO-BSP1 (Bertini)
Direzione Gestione EX IIRR
Direzione Avvocatura civica
DIREZ-07
DIREZ-08
Direzione Manifestazioni e sport
>Biblioteca comunale
>Sport
DIREZ-09
>Manifestazioni storiche
>Biblioteca dei ragazzi
Direzione Servizi educativi e cultura
>Interventi culturali
>Giovani Artisti
>Pari Opportunità
>Studi Statistici per la progr. Comunale
>Invalidi Civili
>Informagiovani
>Politiche Sociali
DIREZ-09
DIREZ-09
DIREZ-10
DIREZ-10
DIREZ-10
DIREZ-10
DIREZ-10
Protocollo speciale
DIREZ-10
DIREZ-10
>Istruzione
DIREZ-10
>Segreteria
>Servizi Educativi
>Diritto allo studio
DIREZ-10
DIREZ-10
DIREZ-10
>Planetario
>Centro educazione Ambientale
>Scuola infanzia “M.Calandrini”
>Scuola infanzia “M.Montessori”
>Scuola infanzia “Agazzi”
>Refezione scolastica
Direzione Sociale e Farmacie
Direzione Politiche abitative
>Bandi per assegnazione alloggi
>Assegnazione e mobilità
>Contributo integrazione affitto
>Agenzia casa e contratto concertati
>Autogestione alloggi e regolamento utenza
>Sportello al pubblico
Direzione Tutela ambientale
DIREZ-10
DIREZ-10
DIREZ-10
DIREZ-10
DIREZ-10
DIREZ-10
DIREZ-11
DIREZ-12
DIREZ-12
DIREZ-12
DIREZ-12
DIREZ-12
DIREZ-12
DIREZ-12
DIREZ-13
>Espropri e Demanio marittomo
CUR_ESPR
>Protezione civile
>Ambiente
Direzione Sviluppo economico e turistico
CUR_PROT
CUR_AMB
DIREZ-14
>Gestione attività economiche
>Sviluppo economico
>Turismo
>Sportello Unico Attività Produttive
Direzione Urbanistica
>Segreteria
>Urbanistica
Direzione Edilizia privata
DIREZ-14
DIREZ-14
DIREZ-14
D14-SUAP
BSP
biblioteca
sport
manifestazioni.storiche
biblioteca.ragazzi
NASSI
NASSI
NASSI
PO-DS1 (Mattioli)
PO-DS2 (Biondi)
NASSI
PO-BSO1 (Bozzi)
NASSI
PO-BIS1 (Paperini)
cultura.interventi
giovaniartisti
pariopportunità
invalidicivili
informagiovani
istruzione
servizi.educativi
scuola.obbligo
dirittoallostudio
interventi.socioeducativi
sportello.scuola
planetario
c.e.a.
scuola.calandrini
scuola.montessori
scuola.agazzi
refezione
RIZZO
CAMPUS
alloggi.bandi
alloggi.assegnazione
contribuito.affitti
agenzia.casa
alloggi.autogestione
GIANNOTTI
PO-CSU1
(Ridondelli)
GIANNOTTI
PO-CDM1 (Ricoveri)
demaniomarittimo
protezionecivile
ambiente
BALLAL
PO-CSV1
(DeLaFuente)
BALLAL
DIREZ-15
DIREZ-15
DIREZ-16
DIREZ-16
DIREZ-16
attività.economiche
sviluppo.economico
turismo
suap
BERTIG
PASQUAL
Po-CED3 (Tognetti)
PO-CED2
(Serrentino)
PO-CED4 (Biondi)
DIREZ-16
DIREZ-16
DIREZ-16
Direzione Mobilità
Direzione Sistema Informativo e Sport.
cittadino
>Rete Civica e Infrastruttura telematica
>Progettazione e sicurezza sistema informatico
>Gestione sistemi informatici
>Carta d’Identità Elettronica
avvocatura.civica
urbanistica
gestione.territorio
gestione.territorio.centrostorico
gestione.territorio.zonasud
DIREZ-17
DIREZ-18
CIUTI
PAOLI
gestione.territorio.litorale
edilizia.sportellounico
edilizia.supportotecnicoamministrativo
mobilità
si
DIREZ-18
DIREZ-18
DIREZ-18
DIREZ-18
PO-ASI1
ASI-PROG
ASI-GEST
ASI-CIE
si.retecivica
si.progettazione
si.gestione
si.cie
25
>Sistema Informativo territoriale
>Automazione flusso documentale
>Ufficio Integrato del Cittadino
>Protocollo
>Archivio
>Messi notificari
>Anagrafe e Toponomastica
>Elettorale e Leva
DIREZ-18
DIREZ-18
PO-ASI2
PROTO
PO-ASI2
MESSI
BSC-ANAG
BSC-ELETT
ASI-SIT
ASI-FLUSS
>Stato Civile
>Statistica
>Sede distaccata Anagrafe Marina di Pisa
>Sede distaccata Anagrafe Riglione
>Circoscrizione n.1
>Circoscrizione n.2
>Circoscrizione n.3
>Circoscrizione n.4
>Circoscrizione n.5
>Circoscrizione n.6
Direzione Grandi Opere e territorio
BSC-SCIV
BSC-STAT
BSC_MAR
BSC_RIGL
CIRCO1
CIRCO2
CIRCO3
CIRCO4
CIRCO5
CIRCO6
DIREZ-19
>Supporto
>Gare
>Progetti
>Nuove Opere
DIREZ-19
DIREZ-19
DIREZ-19
DIREZ-19
>Strade
>Rete Fognaria
>Illuminazione Pubblica
>Verde e Arredo Urbano
>Urbanizzazione Primaria
DIREZ-19
DIREZ-19
DIREZ-19
DIREZ-19
DIREZ-19
>Tecnici decentramento
Direzione Edilizia Pubblica
PO-ADE1
(Lambruschi)
DIREZ-20
>Manutenzioni
>Edilizia Scolastica
>Impianti elettrici
>Impianti termici
Direzione Impianti sportivi e cimiteri
>Impianti speciali
>Cimiteri
Direzione Prevenzione e Protezione
Direzione Polizia Municipale
>Segreteria
>Occupazioni suolo pubblico e pubblicità
DIREZ-20
DIREZ-20
DIREZ-20
DIREZ-20
DIREZ-21
DIREZ-21
PO-BSC2 (Calamini)
DIREZ-22
DIREZ-23
DIREZ-23
DIREZ-23
>Rimozioni
>Coordinamento e controllo vigili di quartiere
>Squadra investigativa
>Ambiente e territorio attività edilizia
>Attività economiche, polizia annonaria e commerciale
>Autorizzazioni caccia e pesca
>Traffico e viabilità
>Incidenti stradali
>Contenzioso
>Permessi transito e sosta nel centro storico
>Servizi
>Informazioni
>Distaccamento litorale
DIREZ-23
DIREZ-23
DIREZ-23
DIREZ-23
DIREZ-23
DIREZ-23
DIREZ-23
DIREZ-23
DIREZ-23
DIREZ-23
DIREZ-23
DIREZ-23
DIREZ-23
sit
si.docum
urp
protocollo
archivio
messi
anagrafe
elettorale
levamilitare
statocivile
statistica
anagrafe.marina
anagrafe.riglione
circoscrizione1
circoscrizione2
circoscrizione3
circoscrizione4
circoscrizione5
circoscrizione6
GRASSO
PO-DOP1 (Bretti)
PO-DOP2 (Brugioni)
oopp.supporto
gare
oopp.progetti
GRASSO
PO-DNO1 (Massai)
GRASSO
PO-DUP1 (Greco)
PO_DUP2 (Pardini)
strade
rete.fognaria
illuminazione.pubblica
arredo.urbano
urbanizzazione.primaria
tecnici.decentramento
GUERRAZZI
PO-DEP1 (Andolfi)
PO-DEP2 (Ciampa)
26
MARTINI
MARTINI
AIELLO
BORTOLUZZI
BORTOLUZZI
PO-EPM2
(Salvadori)
PO-EPM2
PO-EPM2
BORTOLUZZI
PO-EPM2
PO-EPM2
BORTOLUZZI
BORTOLUZZI
BORTOLUZZI
PO-EPM1 (Lensi)
PO-EPM2
BORTOLUZZI
PO-EPM2
PO-EPM2
edilizia.pubblica
manutenzione.immobili
edilizia.scolastica
impianti.elettrici
impianti.termici
impianti.tecnologici
antincendio.telefonia
cimiteri
prevenzione.protezione
vvuu.comando
occupazioni.suolopubblico
rimozioni
vigili.quartiere
squadra.investigativa
vvuu.edilizia
vvuu.annona
cacciaepesca
vvuu.trafficoviabilità
vvuu.incidentistradali
vvuu.contenzioso
ztl
vvuu.servizi
vvuu.informazioni
vvuu.litorale
Allegato 2 – Manuale di installazione del programma “IRIDE WEB”
Il sistema operativo Windows XP professionale deve essere aggiornato alle Service Pack 2.
Il programma di installazione è disponibile su :
Risorse di rete – Tutta la rete – Wrkiride – Server-3 – Home – Iride – Iride web – Installazione
Il file da lanciare si chiama “registrazioneXP”.
Il programma attiverà tutti i setup, in sequenza. Basta confermare le scelte proposte di default
e riavviare il computer alla fine dell’installazione completa.
IMPOSTAZIONI DEL BROWSER
E' richiesto l'utilizzo di Internet Explorer 5.5 (o versioni successive).
Affinchè il server web (SERVER-3) risulti configurato adeguatamente occorre modificare le
impostazioni del browser accedendo alla voce di menu: "Strumenti" - "Opzioni internet …" - "Siti
attendibili” - "Siti…" e 1)aggiungere il sito indicato nell’immagine sottostante 2)deselezionare la
casella ‘Richiedi verifica server (https)’
Quindi proseguire in “Siti…” – “Avanzate”
Nel campo “Aggiungi il sito Web all’area” (vedi immagine sottostante) inserire server-3
Quindi cliccare su “Aggiungi” e confermare con OK tutte le scelte.
27
Per il corretto funzionamento di IrideWeb è inoltre necessario abilitare una serie di opzioni
riguardanti il livello di protezione del browser accedendo alla voce di menu: "Strumenti" - "Opzioni
internet …" - "Siti attendibili" - “Livello Personalizzato” come di seguito riportate.
Nella figura a lato sono state sottolineate in rosso le opzioni di
protezione che è importante controllare che siano abilitate.
28
TEST DI FUNZIONAMENTO DEL BROWSER
Aprire Internet explorer all’indirizzo di Iride web e scrivere nell’indirizzo :
http://server-3/ulisse/iride/utility e dare invio anche a quando viene richiesto di
eseguire il test lato client.
Appare questo menu:
Selezionare Test Iride
Se l’installazione è stata eseguita correttamente il test dovrà dare segnalazioni di errore
(scritte in rosso) solo relativamente alla firma digitale e alla timbratrice. Se esistono altri tipi di
errore eseguire di nuovo l’installazione.
29
Allegato 3 - Manuale d’uso del protocollo
LOGIN E INGRESSO A IRIDE WEB
Per accedere al programma è necessario lanciare l’icona seguente
che troverete sul vostro desktop.
Prima di iniziare qualsiasi tipo di operazione in Iride, è necessario che l'Utente si identifichi all'interno del pagina
principale.
Per l'ingresso in Iride è necessario indicare:
•
Utente: Prime tre lettere del cognome e prime tre lettere del nome (es. Mario Rossi ha come utente
rosmar).
•
Password: password di Iride, che non ha nulla a che vedere con la password di rete, ed è necessario
inserirla tenendo presente le lettere maiuscole e minuscole.
Per cambiarla, una volta entrati nel sistema, aprire il menu in alto allo schermo e selezionare Cambio
Password.
•
Ruolo: il rulo indica la “funzione” con la quale si lavora in iride.
Nel caso in cui ad un utente sia associato più di un ruolo, questo deve essere selezionato tra quelli
disponibili digitando nuovamente la password. In base al ruolo l'Utente svolge funzioni diverse e
automaticamente vengono impostate le funzionalità del sistema.
Poi fare click sul bottone
per effettuare l’ingresso. A questo punto viene visualizzata la finestra
seguente e sono abilitate le funzioni utilizzabili all’interno del programma.
30
Fare click sul bottone
utilizzabili all’interno del programma.
per effettuare l’ingresso. A questo punto sono abilitate le funzioni
Per accedere al protocollo bisogna cliccare:
.
La gestione del Protocollo Generale avviene in IRIDE tramite la Scheda di Lavoro riportata qui sotto. Infatti tramite
questa Scheda di Lavoro è possibile:
•
protocollare nuovi documenti;
•
gestire il contenuto delle pratiche;
•
compiere ricerche sui documenti protocollati e trarre le informazioni relative;
•
allegare testi e note ai documenti protocollati.
31
INSERIMENTO NUOVO PROTOCOLLO
Una volta entrati nella sezione ricerca protocollo selezionando il bottone Protocollo in alto a sinistra,
sarà possibile protocollare un nuovo documento.
La procedura assegna automaticamente l’anno e la data di protocollazione, mentre il numero e l’identificativo
vengono anch’essi attribuiti automaticamente ma vengono visualizzati solo a conferma effettuata. Una volta
registrato il protocollo, i dati relativi all'identificativo e all'anno, al numero e alla data di protocollazione sono
immodificabili.
32
DATI OBBLIGATORI
LEGENDA CAMPI OBBLIGATORI
(*3 Tipo)
(*1 Origine)
(*2 Classifica)
(*5 Pratica)
(*4 Oggetto)
(*7 Mittente/Destinatario)
(*6 Carico)
33
L’ORIGINE DOCUMENTO
I possibili tipi di protocollo sono tre (*1 :Vedere pag. 6):
•
protocollo in arrivo: sono tali i documenti che provengono dall'esterno e vengono indirizzati ad una
specifica unità operativa. Essi ammettono quindi uno o più mittenti esterni e un destinatario interno;
•
protocollo in partenza: sono tali i documenti che nascono all'interno dell'Ente, tipicamente da un ufficio e
sono diretti a soggetti esterni all'Ente. Essi ammettono quindi un mittente interno e uno o più destinatari
esterni. Normalmente di un documento in partenza rimane anche un originale (o a volte la cosiddetta
"minuta") all'interno dell'Ente: è così necessario specificare anche un anche un destinatario interno,
normalmente lo stesso mittente;
•
protocollo interno: sono tali i documenti che nascono all'interno dell'Ente e viaggiano sempre all'interno
dell'Ente da una unità operativa ad un'altra. Essi ammettono quindi un mittente interno e un destinatario
interno
LA CLASSIFICA DOCUMENTO
Ad ogni documento protocollato deve essere assegnata obbligatoriamente una classifica che qualifichi il
documento protocollato in base all'argomento in esso trattato. Tale classificazione permette una fascicolazione
(utile soprattutto in fase di archiviazione) che rende più agevole un'eventuale necessità di reperimento del
documento una volta che questo sia stato archiviato.
Non solo, la classificazione permette di suddividere i documenti per aree di appartenenza e quindi consente di
individuare l'unità operativa che tratta tale materia.
La classifica è obbligatoria per qualsiasi tipo di protocollo, in fase di inserimento iniziale del protocollo può essere
associata la classifica provvisoria fornita automaticamente dal sistema : 0000 da classificare.
La classifica è modificabile anche successivamente all'attribuzione del numero di protocollo
(di norma l’addetto al protocollo assegnerà la classifica 0000, mentre il responsabile del procedimento
assegnerà la corretta classificazione).
IL TIPO DOCUMENTO
Ad ogni documento protocollato deve essere associato un tipo che ne specifica le caratteristiche (DOC documento
generico,) in base alla tipologia, è associato un procedimento amministrativo (iter)
Il tipo del documento è quindi una caratteristica obbligatoria dei dati associati alla protocollazione.
PROTOCOLLAZIONE DOCUMENTO IN PARTENZA.
ATTENZIONE: una volta assegnato un iter al documento (tramite il campo TIPO) questo non può essere
modificato. In caso di errore la variazione può essere effettuata solo dall’amministratore di sistema.
Se si indica come “tipo” documento DOC,
il documento che viene protocollato rimane in carico alla scrivania indicata
E’ utile quando chi protocolla non sa “fascicolare” il documento.
Sarà poi chi sa “dove fascicolare” il documento che, in un secondo momento:
- richiamerà il documento
- lo assocerà al fascicolo opportuno
- terminerà l’iter (è una delle scelte del tasto AVVIO) del documento.
Questo codice (DOC) dovrà essere utilizzato per tutti i documenti interni
Se, invece, si indica come “tipo” documento DOCP,
la “fascicolazione” va effettuata durante la procedura della protocollazione
in quanto il documento (alla fine della fase di protocollazione)
termina automaticamente il suo iter non rimanendo in carico ad alcuna scrivania.
Il tipo del documento è un dato obbligatorio ai fini della protocollazione. Anche in questo caso è possibile
richiamare un help contente tutti i tipi di documento attraverso il tasto Aiuto Valori .
34
L’OGGETTO
L'oggetto di un documento serve ad individuare a prima vista il contenuto di un documento. Può essere
utile utilizzare l’oggettario (codificato) tramite l’aiuto valori
.
L’ufficio/servizio che ritenesse opportuno integrare questi codici per un maggior dettaglio delle “cose”
rappresentate (che implica anche una migliore ricerca in fase di gestione dei documenti) può richiedere
all’Ufficio Protocollo di inserire ulteriori codificazioni.
L’uso del codice è solo consigliato per una standardizzazione degli oggetti.
LA PRATICA
Indica il fascicolo o pratica dove il documento dovrà essere inserito.
Se l’operatore conosce la pratica alla quale va associato il documento, dovrà solamente inserire negli appositi
campi i dati relativi a quella pratica (Anno e numero).
Di norma, essendo il compito della Classificazione/Fascicolazione a carico del Responsabile del procedimento,
l’operatore non inserisce i dati della pratica e il software assegna in modo fittizio il documento con protocollo, per
es., 2003/12300 alla pratica anno 2003 numero 12300.
Il responsabile del procedimento preso in carico ed eseguito il documento, potrà fascicolarlo tramite il pulsante
e quindi “sposterà” il documento dal fascicolo fittizio al fascicolo/pratica opportuno se detto fascicolo è
già esistente (tramite il pulsante SPOSTA).
Se il documento è il primo prodotto per quel procedimento, verrà aperto un nuovo fascicolo che sarà
contraddistinto da anno/codice_fascicolo tramite il pulsante
inserisci.
IL CARICO
Il carico di un documento ad una unità operativa sta ad indicare quale unità operativa ha fisicamente in possesso il
documento.
Più in dettaglio:
•
nel caso di un protocollo in arrivo o interno il carico individua l'ufficio, il servizio o la persona alla quale un
determinato documento è stato consegnato;
•
nel caso di un protocollo in partenza si individua chi è depositario del documento che ha generato tale
protocollo (minuta).
Attraverso il tasto Aiuto Valori
è possibile attingere alla tabella contenente tutte le possibili scrivanie destinatarie.
Testi, Note, Immagini
A ciascun documento possono essere associati un testo, una immagine e una o più note o qualsiasi tipo di
documento in formato elettronico attraverso l'uso di applicativi di utilizzo comune (Word, Excel, Notepad,...).
La presenza di uno o più allegati è segnalata dalle immagini "colorate", mentre le immagini "in bianco e nero"
indicano l'assenza di allegati di quel tipo.
Allegati assenti
Allegati presenti
I pulsanti che si trovano sulla cornice della Scrivania indicano la presenza di allegati (testi, note, immagini, ecc.) al
documento attivo (identificato dallo sfondo verde).
L'immagine abilitata a colori indica che al documento è associato almeno un allegato del tipo indicato; l'immagine
disabilitata in bianco/nero indica che al documento non sono associati allegati del tipo indicato.
35
Facendo click su una delle immagini abilitati, verrà aperto l'ultima versione degli allegati del tipo selezionato; se il
browser non è in grado di riconoscere il programma corrispondente al tipo di allegato (es.: WinWord per i .doc,
Excel per i .xls, ecc.), verrà presentata una maschera generica che offrirà la scelta di aprire l'allegato con un
programma scelto dall'utente oppure di salvarne una copia su disco per poi aprirlo in un secondo momento.
Cliccando su una immagine attiva, viene visualizzata l'ultima versione di quel tipo di allegato.
Solo dopo la conferma dell’inserimento di un nuovo protocollo è possibile associare allo stesso un allegato.
Cliccando sul bottone
si apre la pagina di gestione degli allegati.
In dettaglio, le tipologie di allegati gestite sono:
documento con estensione .DOC;
Word
documento con estensione .TXT;
Note
documento con estensione .DOC generato da uno schema;
Merge
documento con estensione .TIF;
Immagine
documento con estensione .WAV;
Suono
documento con estensione .XLS;
Foglio E.
documento generico;
File
documento con estensione .PDF;
Acrobat
•
Nel caso di documento in arrivo sarà opportuno associare l’immagine del documento scannerizzato
tramite il pulsante.
•
Nel caso del documento in partenza solitamente sarà allegato il documento word tramite il pulsante
.
può essere utilizzato per associare al
In particolare, l’allegato documento con estensione .txt
documento protocollato una “nota” di pro-memoria per il destinatario.
36
I MITTENTI E I DESTINATARI
Ad ogni documento protocollato deve sempre essere associato almeno un mittente o un destinatario.
In particolare per ogni documento protocollato in arrivo sarà necessario specificare uno o più mittenti.
In caso di un protocollo in partenza è necessario specificare l'Ufficio mittente e uno o più destinatari del
documento. Nel caso di un protocollo interno è necessario specificare sia l'unità operativa mittente, sia l'unità
operativa destinataria del documento.
Mittenti e destinatari vengono quindi divisi in due categorie:
•
mittenti e destinatari esterni: rappresentano persone fisiche o giuridiche esterne che scrivono o a cui
viene scritto dal Comune di Pisa.
•
mittenti e destinatari interni: rappresentano le gli uffici codificati all'interno della struttura dell'Ente che
per competenza specifica risultano essere depositari in un qualsiasi momento di un documento
protocollato. Essi saranno depositari e responsabili del documento fintanto che un movimento interno non
provochi lo spostamento ad un destinatario interno diverso.
Griglia dei mittenti/destinatari in arrivo
Data Prot. e N. Prot.: va indicata la data del protocollo attribuita dal mittente e il relativo numero
Mezzo: va indicato il mezzo di ricevimento (CEL posta celere, EXP espresso, COR corriere, MANU consegna a
mano, etc..)
Data di ricevimento: va indicata la data in cui il documento è stato ricevuto che può anche essere antecedente
alla data di protocollazione.
Tipo S: non viene utilizzato.
Griglia dei mittenti/destinatari in partenza
Data invio: va indicata la data in cui il documento esce materialmente dall'ente.
Spese: vanno indicate le spese di spedizione.
Mezzo: va indicato il mezzo di invio.
Data ricevimento: non viene utilizzata.
Tipo S.: : non viene utilizzato
N.B.: Nei documenti interni non si avrà alcuna griglia (vedi maschera precedente sull'origine dei
documenti).
INSERIMENTO DEL MITTENTE/DESTINARIO
ATTENZIONE:
Prima di inserire un nuovo SOGGETTO
è opportuno verificare se questo sia già presente in banca dati
(altrimenti inseriremo dei doppioni, teniamo ben presente che può essere stato
anche un altro ufficio ad inserire il soggetto che mi interessa)
Quindi, procederemo come segue:
a.inserire parte del nominativo seguito da * nel campo COGNOME
b.avviare la ricerca digitando il tasto a fianco con il disegno della “lente”
c1. se esistono uno o più soggetti il cui nominativo inizia con la stringa di caratteri specificata
37
mi verrà proposto l’elenco di questi soggetti
e potrò selezionare (con doppio clic) quello che mi interessa
c2. se non esiste alcun soggetto il cui nominato inizia con la stringa di caratteri specificata
la lista dei soggetti compare vuota
e quindi posso tornare alla maschera del protocollo
e inserire il nuovo soggetto digitando il tasto SOGGETTI
La finestra permette di inserire i dati anagrafici del nuovo soggetto. I dati obbligatori sono Il
nominativo e il comune di residenza. Tutti gli altri dati sono opzionali.
Inseriti tutti i dati necessari, confermare la maschera cliccando su
SALVATAGGIO DOCUMENTO
38
e successivamente su
Dopo aver compilato la maschera con tutti i dati, per far sì che al documento inserito venga assegnato il numero di
protocollo, bisogna effettuare l’aggiornamento maschera cliccando sul bottone
A questo punto la protocollazione sarà effettiva.
a destra della finestra.
Invio di una “copia di documento” per conoscenza ad un unità organizzativa
Dopo la protocollazione e l’assegnazione del “Carico” del documento protocollato, con il pulsante
possibile la generazione di 'Copie' del documento originale (attenzione: le copie hanno un nuovo codice
identificativo -il codice interno-, ma si tratta dello stesso protocollo)
è
La generazione delle copie può avvenire in due modi:
•
•
Per inviare delle copie a Unità Operative diverse da quella attuale:
o
Selezionare le Unità Operative alle quali inviare delle copie facendo click sulla casella a destra di
ciascuna di esse : la selezione di una Unità Operativa viene inoltre indicata con l’impostazione
automatica della data di invio impostata a quella odierna. Per deselezionare alcune Unità
Operative fare di nuovo click sulla casella a destra di ciascuna di esse .
o
Fare click sul bottone AGGIORNA
per confermare la generazione delle copie.
Per generare più copie indirizzate all'Unità Operativa attuale:
o
Indicare il numero di copie desiderate nel campo corrispondente;
o
fare click sul bottone AGGIORNA
per confermare la generazione delle copie.
Aver generato le copie significa che le scrivanie virtuali delle unità organizzative indicate si troveranno un
documento COP nella sezione “ARRIVO” che potranno gestire in modo opportuno (anche la copia va classificata,
fascicolata, terminato l’iter).
“Partecipazione” di un documento ad unità organizzative
(tramite invio di e-mail)
Gli Uffici interessati devono essere indicati selezionando il campo di scelta
impostata alla data corrente, ma può essere modificata.
; la data verrà automaticamente
Una volta completato la marcatura degli Uffici interessati, fare click sul bottone AGGIORNA
effettivo l’aggiornamento.
per rendere
Fino a questo punto, in effetti, non si è partecipato alcunché ai vari uffici: l’indicazione degli uffici ha solo funzione di
pro-memoria.
Premere il tasto
cper l’automatico invio di una mail a tutti gli Uffici partecipati con i relativi allegati. Gli
indirizzi dei destinatari a cui è associata l’indirizzo di e-mail ufficiale dell’Unità organizzativa troveranno sulla propria
scrivania nella sezione MAIL il documento partecipato.
Gli Uffici a cui è stato inviato il mail sono identificati dall'icona .
39
FASCICOLAZIONE
Una pratica è la raccolta di uno o più documenti che hanno attinenza con uno stesso procedimento
amministrativo. Quindi la pratica è un "raccoglitore" che mette in evidenza più documenti fra loro
collegati.
Le pratiche o fascicoli vengono creati dall’utente associato ad un “Ruolo” specifico e quindi l’utente
potrà vedere solo le proprie pratiche (es: l’utente GERPA con il ruolo ASI_FLUSS (flusso
documentale) e non quelle dell’utente BIAAN con il ruolo ASI (Direzione Sistema insformativo).
Tramite la Gestione Pratiche IRIDE permette di effettuare una serie di operazioni:
•
Ricerca di pratiche;
•
Visualizzazione del contenuto di una pratica;
•
Spostamenti di documenti da una pratica all'altra;
•
Creazione ex-novo di pratiche.
E' possibile accedere alle Finestre di Fascicolazione di pratiche anche nella Scheda del protocollo
generale selezionando il bottone
•
.
Caso in cui la pratica deve essere creata ex-nova
40
Dalla linguetta
cliccare sul pulsante
compare la seguente videata:
Inserire le specifiche della pratica
Esempio:
Anno : 2004
Numero : DIREZ-18 PERSONALE (descrizione sintetica max 30 char con l’identificativo del ruolo)
Oggetto : DIREZ-18 PERSONALE ADDETTO AGLI SPORTELLI (descrizione completa)
Classifica : In base al titolario di classificazione
A.D. : Responsabile del procedimento
Cliccare poi su
per salvare i dati della pratica e poi sul pulsante
documento di protocollo dentro la pratica.
41
per inserire il
•
Caso in cui la pratica è già esistente
si può, indicando i criteri di ricerca (esempio : anno:
Da questa maschera con la linguetta
2004 e numero: DIREZ-18 *), ricercare la pratica che ci interessa, selezionare la pratica e poi spostarci sulla
, viene visualizzata la seguente videata composta di due sezioni : la parte in alto
linguetta
relativa al documento, e la parte in basso relativa alla pratica
Cliccando sul pulsante
il documento viene inserito nella pratica.
42
RICERCA DI UN PROTOCOLLO
Questa Scheda di Lavoro permette eseguire la ricerca dei documenti protocollati
È possibile aprire tale scheda o facendo click sulla Sezione Ricerca della Scheda di Lavoro del Protocollo oppure
.
facendo click sul tasto
E’ possibile ricercare dei documenti secondo diversi criteri: per anno e numero,per numero id., per tipo, per pratica
o per mittenti/destinatari.
Se la ricerca ha individuato un solo documento, verrà attivata automaticamente la sezione Protocollo, altrimenti la
sezione Lista contenente tutti i documenti con le caratteristiche richieste in fase di ricerca.
Per utilizzare al meglio le Schede di Ricerca:
•
la ricerca deve essere fatta quanto più possibile per identificativi o codici: l'uso di ricerche sui campi
descrittivi (come l'oggetto del documento) può comportare tempi di risposta più lunghi rispetto a ricerche
fatte su identificativi o codici.
•
effettuare ricerche per tentativi successivi: meglio effettuare più ricerche mirate successive che una unica
ricerca.
•
utilizzare più condizioni di ricerca: l'impostazione di più parametri in diversi campi di ricerca fa sì che
vengano ritrovati da IRIDE solo quei documenti che soddisfano contemporaneamente tutte le condizioni
impostate;
•
fare click sul tasto
prima iniziare l'impostazione di una nuova ricerca per assicurarsi di non
avere caratteri non visti o nascosti che potrebbero pregiudicare l'esattezza dei risultati;
43
Viene pertanto visualizzata la Sezione Lista della Scheda Protocollo che permette di visualizzare l'insieme dei
protocolli ricercati. Permette di ottenere informazioni sul Numero e Data di protocollo, sul Tipo, Origine, Oggetto,
Classifica e Identificativo del documento protocollato.
A tale sezione si accede automaticamente se la ricerca ha individuato più di un documento.
Selezionando uno dei documenti della lista e facendo click sulla Sezione Protocollo è possibile vedere in dettaglio
le informazioni riguardanti i dati di protocollo di tale documento.
La Sezione Lista è dotata di Barre di Scorrimento necessarie per visualizzare tutti i documenti ritrovati da IRIDE e
per ciascun documento visualizzare tutte le informazioni.
I documenti vengono visualizzati in ordine decrescente di inserimento (il primo è più recente).
ATTENZIONE:
Poiché il Comune di Pisa ha introdotto la riservatezza/visibilità dei documenti associati al ruolo di appartenenza con
questa funzione molti protocolli possono apparire con la descrizione DOCUMENTO RISERVATO.
44
MENU DI RICERCA
Dalla maschera iniziale del programma IRIDE può risultare utile utilizzare la scelta
Questa funzionalità permette la ricerca di tutte le tipologie di documenti / atti gestite in modo informatico dal
Comune di Pisa.
In particolare nel caso di documenti di protocollo consente di visualizzare chi ha in carico ciascun documento (nella
figura seguente, ad esempio, è prodotta la lista dei documenti di protocollo registrati in data 10/11/2004)
45
Sulla sinistra di ciascun documento di protocollo viene visualizzato un simbolo:
evidenzia che il documento è visibile
evidenzia che trattasi di documenti a cui l’utente in consultazione non può accedere in quanto non di sua
competenza.
RICERCA DI TUTTE LE PROPRIE PRATICHE E DEI DOCUMENTI IN ESSE
CONTENUTI
Sempre dalla Scheda Ricerche, si spunta
Nella sezione pratica, in fondo alla pagina, indichiamo poi i criteri di ricerca appropriati
Esempio :
Anno : 2004
Numero ASI_FLUSS*
Cliccando poi su
viene prodotto il seguente risultato
46
Ogni pratica, indicata dalla cartellina gialla, può essere aperta con un click del mouse e vengono
quindi visualizzati i documenti in essa inseriti.
47
Chiavi di Ricerca
Regole per la costruzione di una "ricerca":
=
uguale ad un valore
>
maggiore di un valore
>=
maggiore uguale ad un valore
<
minore di un valore
<=
minore uguale di un valore
*
tutti i valori (solo per campi carattere)
|
un valore oppure un altro (OR logico)
&
un valore e un altro (AND logico)
Ad esempio:
Tutti i protocolli del 01-02-1998:
Data protocollo : 01-02-1998
Tutti i protocolli del mese di febbraio 1998:
Data protocollo : >=01/02/98 & <=28/02/98
Tutti i protocolli del 1997 con numero che va da 1569 al 1598
Anno protocollo : 1997
Numero protocollo : >= 1569 & <= 1598
FUNZIONALITA’ DEI TASTI NEL PROTOCOLLO GENERALE
I Testi, le Note e le Immagini
A ciascun documento possono essere associati un testo, una immagine e una o più note o qualsiasi tipo di
documento in formato elettronico attraverso l'uso di applicativi di utilizzo comune (Word, Excel, Notepad,...). Per
ogni testo/nota/immagine associati al documento vengono registrati l'autore, la data e l'ora di creazione: questo per
tenere traccia di tutti gli inserimenti, tutte le modifiche e tutte le cancellazione fatte sugli allegati di un documento.
Tasti Fascicola / Pratica
Permette di creare nuove pratiche e ricercare pratiche già esistenti (Fascicolazione) ed effettuare spostamenti di
documenti da una pratica all'altra (Pratiche).
Tasto Timbro
Questo Tasto permette di timbrare automaticamente i documenti in fase di stampa. Per fare ciò IRIDE dovrà
essere preimpostato alla timbratura automatica sulla base delle richieste dell'ENTE.
Uffici Partecipati
Permette di indicare a titolo di semplice annotazione gli Uffici che sono in qualche modo coinvolti nelle attività
relative al documento attivo.
Diversamente dalla generazione della 'Copia' questa annotazione non ha nessuna implicazione a livello di
programma, ossia non viene generato nessun tipo di documento, se non l'indicazione visualizzabile anche tramite
la pagina Informazioni.
Tasto Registro
Permette di gestire l'attribuzione del documento ad un registro dell'Ente.
Tasto Soggetti
Permette di gestire le anagrafiche dei soggetti, ovvero effettuare inserimenti di nuovi soggetti, ricercare ed elencare
tutti i nominativi già inseriti.
Alla chiusura della pagina Soggetti, verrà chiesta conferma dell'inserimento nella griglia mittenti/destinatari del
soggetto selezionato.
48
Dati Utente
Permette di inserire altre informazioni sul documento non presenti nelle altre Sezioni. Questi dati sono visualizzabili
dalla pagina Informazioni.
Duplica
Permette di eseguire la protocollazione di una serie di documenti che abbiano in comune fra loro la maggior parte
dei dati.
Tasto copie
Permette di generare le copie dei documenti e inviarle alle Unità Operative.
BARRA DEGLI STRUMENTI PRINCIPALI
Nell'ambito della gestione di una Finestra di Lavoro, si possono utilizzare gli strumenti di lavoro (Toolbar) di
seguito descritti e che appaiono, normalmente, sul lato destro della finestra attiva. I bottoni appaiono abilitati
(a colori) o invisibili (con la scritta grigia) in base al contesto della maschera.
Uscita dalla pagina corrente ed eventualmente tornare alla pagina precedente.
Altri Comandi: Doppio 'click' sul logo a fianco del titolo della barra oppure Click
su pulsante di chiusura .
Pulisce la Scheda di Lavoro da qualsiasi dato impostato nelle varie fasi di
inserimento, modifica e ricerca.
Apre la Scheda di Ricerca della Finestra di Lavoro e attiva la ricerca successiva
all'impostazione dei dati .
Aggiorna i record modificati rendendo permanenti le modifiche fatte. Da utilizzare
sempre dopo un inserimento o dopo aver modificato i dati contenuti nei campi o
dopo aver cancellato le righe di una griglia.
Richiede l'inserimento di un nuovo record. L'inserimento definitivo in Banca Dati
avviene con la funzione Aggiorna.
Richiama la pagina Informazioni per il documento attivo.
Richiama l'help on line della pagina attiva.
Richiama la pagina di gestione dei report della funzione.
Richiama la pagina Invio Mail per la spedizione di un messaggio di posta
elettronica per il documento attivo.
SELETTORI DI RECORD
49
Nel caso in cui una pagina gestisca la lista di più record, è possibile "navigare" attraverso la lista.
Si sposta sul primo record della lista.
Si sposta sul record precedente della lista; nel caso in cui il record attivo sia il
primo, si sposta sull'ultimo.
Si sposta sul record successivo della lista; nel caso in cui il record attivo sia l'ultimo,
si sposta sul primo.
Si sposta sull'ultimo record della lista.
50
Allegato 4 - Titolario di classificazione
Categoria I - Amministrazione
1-1
1-2
1–3
1–4
1-5
1-6
1-7
1-8
1-9
1 - 10
1 - 11
1 - 12
1 - 13
Comune ed ufficio comunale
Archivio
Economato
Elettorale
Consiglio e Giunta
Sindaco
Deliberazioni e Repertori
Impiegati e salariati
Cause, liti, conflitti
Istituti o servizi amministrativi o tutelati
Locali per gli Uffici e Servizi comunali
Manifestazioni di indole amministrativa
Circolari e disposizioni
Categoria II - Opere pie e beneficenza
2-1
2-2
2-3
2-4
2-5
2-6
Ex E.C.A. ed altre Opere Pie, Assistenza e beneficenza generica ai poveri
Ricoveri, ospizi, assistenza e beneficenza ai poveri, inabili, ecc...
Brefotrofi. Orfanotrofi, Esposti, Baliatico, Assistenza Maternità e Infanzia
Società di mutuo soccorso, Istituti di indole sociale e protettivi del lavoro, filantropici
Lotterie, tombole, fiere di beneficenza
Circolari e disposizioni
Categoria III - Polizia urbana e rurale
3-1
3-2
3-3
3-4
Personale, guardie municipali, boschive, campestri, vigili, facchini
Servizi e regolamenti
Circolazione urbana,segnalazioni ed indicazioni
Circolari e disposizioni
Categoria IV - Sanità ed Igiene
4-1
4-2
4-3
4-4
4-5
4-6
4-7
4-8
Autorità sanitarie e personale
Edifici e locali sanitari
Servizi sanitari
Epidemie, malattie contagiose, epizoozie
Sanità marittima, locali d'isolamento
Igiene pubblica Regolamenti Macelli
Polizia mortuaria
Circolari e disposizioni
Categoria V - Finanze
5-1
5-2
5-3
5-4
5-5
5-6
5-7
5-8
5-9
5 - 10
Proprietà comunali. Inventari beni mobili ed immobili. Debiti e crediti.
Bilanci, conti, contabilità. Verifiche di cassa.
Imposte e tasse erariali
Imposte e tasse comunali e provinciali. Imposta locale sui redditi.
Diritti e proventi vari di macellazione propria
Catasto
Privative,uffici finanziari e monete
Mutui e prestiti
Servizio di Tesoreria. Concessionario delle riscossioni delle imposte
Circolari e disposizioni
51
Categoria VI - Governo
6-1
6-2
6-3
6-4
6-5
6-6
6-7
6-8
Leggi e Decreti, Fogli periodici, governativi. Governo.
Feste nazionali,commemorazioni,cerimonie.Ricevimenti.
Elezioni politiche e liste
Azioni di valor civile
Concessioni governative
Partiti e loro organizzazioni
Regione
Circolari e disposizioni
Categoria VII - Grazia, Giustizia, Culto
7 -1
7-2
7-3
7-4
7-5
7-6
7-7
Circoscrizione giudiziaria, Pretura, Tribunale,Corte d'Assise e d'Appello
Assessori. Giurati alle Corti d' Assise
Casa Circondariale. Carceri giudiziarie. Penitenziari.
Ufficio e Giudice Conciliatore
Archivio notarile.Notai e altre professioni legali
Culto
Circolari e disposizioni
Categoria VIII - Leva, Truppa
8-1
8-2
8-3
8-4
8-5
8-6
Leve di terra, di mare e d'aria
Servizi militari
Tiro a segno
Combattenti e loro famiglie. Pensioni di guerra e assimilate.
Caserme ed alloggi militari
Circolari e disposizioni
Categoria IX - Istruzione pubblica
9-1
9-2
9-3
9-4
9-5
9-6
9-7
Autorità scolastiche. Insegnanti. Istituzioni.
Asili d'infanzia e Scuole elementari
Educatori comunali. Istituzioni governative e locali. Campi sportivi.
Scuole medie
Università
Istituti scientifici, biblioteche, gallerie, musei, manifestazioni
Circolari e disposizioni
Categoria X - Lavori pubblici, Poste, Telegrafo, Telefono, Radio, Televisione
10 - 1 Strade, piazze, giardini pubblici, costruzione, manutenzione
10 - 2 Ponti, gallerie, fognature, frane e lavori straordinari
10 - 3 Illuminazione pubblica
10 - 4 Acque e fontane pubbliche
10 - 5 Consorzi stradali e idraulici di bonifica
10 - 6 Espropriazioni per cause di pubblica utilità
10 - 7 Poste, telegrafi, telefoni, radio, televisione
10 - 8 Ferrovie, tranvie, autovie, funivie, navigazione, aerovie, orologi
10 - 9 Ufficio tecnico
10 - 10 Costruzione, restauro edifici comunali e privati
10 - 11 Porti, spiagge, fari, moli ecc..
10 – 12 Mercati
10 – 13 Prevenzione e protezione
10 - 14 Circolari e disposizioni
52
Categoria XI - Agricoltura, Industria, Commercio
11 - 1
11 - 2
11 - 3
11 - 4
11 - 5
11 - 6
11 - 7
Agricoltura, caccia, pesca, pastorizia, piante e foreste
Aziende per le attività produttive
Commercio
Artigianato, lavoro e previdenza
Fiere e mercati
Pesi e misure
Circolari e disposizioni
Categoria XII - Stato Civile, Censimento, Statistiche, Demografia
12 - 1
12 - 2
12 - 3
12 - 4
Stato Civile
Anagrafe e toponomastica
Censimento e statistica
Circolari e disposizioni
Categoria XIII - Esteri
13 - 1 Comunicazioni con l'estero. Stranieri in Italia
13 - 2 Emigrazione estera
13 - 3 Circolari e disposizioni
Categoria XIV - Oggetti diversi
14 - 1 Oggetti diversi
14 - 2 Circolari e disposizioni
Categoria XV - Pubblica Sicurezza
15 - 1
15 - 2
15 - 3
15 - 4
15 - 5
15 - 6
15 - 7
15 - 8
15 - 9
Pubblica incolumità, calamità, protezione civile, manifestazioni
Polveri, materie esplodenti, armi
Teatri e trattenimenti pubblici
Esercizi pubblici. Attività controllate
Mendicità, pregiudicati, ammoniti, sorvegliati, confinati, espulsi dall'estero, scarcerati,
oziosi, vagabondi, prostitute
Avvenimenti straordinari di P.S.
Servizio antincendio
Carabinieri. Agenti di P.S.
Circolari e disposizioni
53
Categoria I - Amministrazione
1 - 1 Comune ed ufficio comunale
Segreteria generale:
Atti di origine - Statuto - Denominazione Comune - Stemma e Gonfalone - Timbri e bolli - Franchigia - Notifiche Consegne - Referti - Comunicazioni - Albo Pretorio - Azioni popolari - Organismi di partecipazione - Iniziativa
propositiva - Consultazioni di cittadini - Libere forme associative Decentramento:
Circoscrizioni comunali - Frazioni - Capoluogo - Confini
Sindaco:
Municipi - Fusioni di Comuni - Unione di Comuni - Aree metropolitane - Comunità montane
Istituzioni - Forme associative - Convenzioni - Atti vari - Associazione dei Comuni -ANCI - Autonomie locali ANCITEL – U.N.C.E.M.- Unione Province d'Italia - Carta Europea delle Autonomie Locali
Risorse organizzative:
Ripartizione servizi ed uffici - Convenzioni Anagrafe e Stato civile:
Certificati e atti notori generici - Dichiarazioni sostitutive - Pubblicazioni –
Messi :
Deposito atti - Notifiche – Consegne – Referti - Comunicazioni
Relazioni esterne:
Convegni e Rappresentanze - Cerimonie - Udienze
Difensore civico:
Difensore civico
URP:
Diritto di accesso dei cittadini - Diritto all'informazione - Diritto di accesso alla struttura ed ai servizi - Orari
Sport:
Convocazioni Comitato comunale sport e Giunta esecutiva sport – Verbali Comitato – Compilazione albo
comunale sport.
==================================================================
1 - 2 - Archivio
Prontuario d'archivio - Norme sugli archivi - Scarto atti - Rilascio copie - Consultabilità degli atti
Archivio storico antico - Archivio storico moderno
Protocollo - Indice e rubrica delle pratiche - Riordinamento e sistemazione archivi e locali
Deposito atti – consegne
==================================================================
1 – 3 - Economato
Provveditorato
Regolamento di servizio - Economo - Cauzione - Contabilità - Atti vari
Forniture varie - Acquisti
Riviste,giornali e pubblicazioni amministrative -Abbonamenti
Spese postali - Recapiti di corriere
Mense aziendali
Acquisto e manutenzione mobili
Tecnologico
Combustibile per riscaldamento-Acquisto
54
Sistema Informativo
Forniture hardware e software – Servizi connessi - Manutenzione hardware e software
Sistemi Informativi – Reti Civiche : Progettazione – Sviluppo - SicurezzaRapporti con enti e organismi cittadini, provinciali, regionali e nazionali
Ufficio statistica
Pubblicazioni statistiche – Comunicati stampa
Abbonamenti – Acquisti – Recapiti di corriere
Rapporti con USCI e SISTAN
==================================================================
1 – 4 - Elettorale
Elezioni amministrative - Liste dei candidati, atti e adempimenti relativi
Leggi elettorali, Presidenti, Componenti, Segretari ecc.
Norme, Circolari e corrispondenza - Esito e statistiche delle elezioni
==================================================================
1 - 5 Consiglio e Giunta
Segreteria generale:
Consiglio: convocazioni, ordini del giorno, atti e relazioni
Giunta:convocazioni. ordini del giorno, atti e relazioni
Assessori: nomine, dimissioni, revoche, sostituzioni, incarichi, atti vari
Deliberazioni del Consiglio e della Giunta relative a Consiglieri ed Assessori
Interpellanze - Interrogazioni - Mozioni - Anagrafe amministratori Gruppi:
Gruppi consiliari - Capigruppo consiliari
Decentramento:
Consigli circoscrizionali - Consiglieri circoscrizionali
Presidente del consiglio:
Consiglieri: nomina, dimissioni, decadenza, revoche, incarichi ed atti vari
Deliberazioni del Consiglio e della Giunta relative a Consiglieri ed Assessori
Commissioni consiliari - Nomina - Atti relativi Risorse umane:
Aspettativa amministratori locali
==================================================================
1 - 6 Sindaco
Sindaco: elezione diretta, revoche, sostituzione,consegne,affari riservati, atti vari
Commissari straordinari: ispezioni e inchieste, consegne, atti vari
Deleghe e delegati
Convocazioni
Commissioni non specifiche
Incarichi, nomine , informazioni, atti
Passaggio di amministrazione - Consegne
Deliberazioni del Consiglio e della Giunta relative al Sindaco (comunicazioni in C.C. ecc.)
Risorse umane:
Indennità di carica e rimborso spese forzose
Relazioni esterne:
Cerimonie - Udienze
Stato civile:
Matrimoni
Vice Sindaco:
55
Vice Sindaco
Ufficio statistica
Nomina commissioni statistiche comunali - Controllo prezzi al consumo
===========================================================================
1 - 7 Deliberazioni e Repertori
Segreteria generale:
Registri e indici deliberazione del Consiglio (Sindaco e Commissari)
Registri e indici deliberazione della Giunta
Deliberazioni soggette a controllo preventivo di legittimità
Deliberazioni della Giunta comunale inviate ai Capigruppo consiliari e al Prefetto
Contratti:
Repertori e contratti (se conservati in un unica raccolta)
Tutti i servizi:
Argomenti generali relativi a Ordinanze - Deliberazioni - Determinazioni – Convenzioni (repertori e contratti) –
=============================================================================
1 - 8 Impiegati e salariati
Risorse umane e altri servizi:
Regolamento e dotazione organica del personale
Segretario comunale: nomina, assegni, trasferimenti, punizioni, encomi ecc.
Orario di lavoro e di servizio
Dipendenti: concorsi, nomine, emolumenti, sospensioni, punizioni, encomi, fascicoli personali, missioni,
trasferimenti, lavoro straordinario,disposizioni generali
Personale avventizio o a tempo determinato
INPDAP (già CPDEL e INADEL) - I.N.P.S.
Assicurazione infortuni dipendenti comunali
Relazioni sindacali - Delegazione trattante di parte pubblica relativa al contratto
Indennità di trasferta impiegati - Indennità di trasferimento e rimborso spese
Corsi di formazione e aggiornamento del personale
Segnalazioni e procedimenti in materia disciplinare – Commissione di disciplina
Direttore Generale: nomina , assegni
Incarichi esterni
Lavoro Straordinario- Maneggio valori – Indennità di turno –
Permessi per studio – Congedi parentali – riposi compensativi ecc..
Disposizioni inerenti l’iter procedurale da seguire in caso di guasto o danneggiamento dei terminali orologio
Monitoraggio e predisposizione dati per la suddivisione del personale all’interno di tutti i capitoli di spesa
Accertamenti sanitari al personale – Commissioni giudicatrici di concorsi, collegio arbitrale e servizio ispettivo.
Relazioni con il medico competente per la tutela della salute dei lavoratori.
Atti di organizzazione – disposizioni al personale- ordini di servizio
============================================================================
1 - 9 Cause, liti, conflitti
Singoli servizi:
Liti - Sentenze - Transazioni - Consulti - Autorizzazioni a stare in giudizio - Azioni possessorie
Avvocatura civica:
Sentenze – Transazioni – Pareri – Autorizzazioni a stare in giudizio- Incarichi a legali - Citazioni al Comune –
Ricorsi – Liquidazione notule – Tutela giudiziaria
Supporto istituzionale:
Supporto giuridico all’attività amministrativa e normativa
============================================================================
56
1 - 10
Istituti o servizi amministrativi o tutelati
Coordinatore delle risorse:
Aziende speciali - Consorzi Azienda - SpA - Società a partecipazione del Comune
Opere o istituzioni amministrate
=============================================================================
1 - 11
Locali adibiti ad uffici comunali
Edilizia pubblica:
Costruzione, manutenzione e restauro uffici comunali - Manutenzione locali adibiti ad uffici
comunali
Beni patrimoniali:
Locazioni immobili per Servizi comunali - Concessione locali ed oggetti comunali e fornitura sedi obbligatorie
Tecnologico:
Illuminazione e riscaldamento
Ascensori e antincendio
Cultura Sport Turismo:
Regolamenti per concessione locali a privati o ad Enti vari
Sistema Informativo
Realizzazione e manutenzione cablaggio delle sedi comunali e tra le sedi comunali
Sport:
Regolamenti per concessione locali - Gare – Manutenzione palestre
===============================================================
1 - 12
Manifestazioni di indole amministrativa
Relazioni esterne:
Associazioni - Congressi - Onoranze - Rappresentanze - Ricevimenti - Relazioni esterne
Ufficio statistica
Associazioni - Congressi
Sport:
Assegnazione premi di rappresentanza
============================================================================
1 - 13
Circolari e disposizioni
Circolari - Norme - Disposizioni d'indole generale della Prima Categoria
Manifesti e avvisi al pubblico che riguardano la Prima Categoria
=============================================================================
57
Categoria II - Opere pie e beneficenza
2 - 1 Ex E.C.A. ed altre Opere Pie, Assistenza e beneficenza generica ai poveri
Servizi sociali:
Atti vari – Assistenza sociale – Elenco assistiti - Assistenza a cittadini extracomunitari ed apolidi – Funerali a carico
del Comune – Contributi nuclei familiari Amministrazione ex E.C.A.- Altre opere pie per l'assistenza generica, autorizzate con amministrazione
separata(case dell'assistenza) -Lasciti e donazioni ad Opere di assistenza e beneficenza - Schedati –
=============================================================================
2 - 2 Ricoveri, ospizi, assistenza e beneficenza ai poveri, inabili, ecc...
Servizi sociali:
Ospizi e ricoveri indigenti - Assistenza domiciliare - Assistenza sanitaria - Tickets - Refettori per i poveri –
Dormitori – Handicap –
Invalidi civili - norme, benefici,elenchi, atti e pratiche varie
Somministrazione medicinali - Ricette spedite - Atti vari
=============================================================================
2 - 3 Brefotrofi. Orfanotrofi, Esposti, Baliatico, Assistenza Maternità e Infanzia
Servizi sociali:
Affidamento familiare - Assistenza generica madri e infanzia
============================================================================
2 - 4 Società di mutuo soccorso, Istituti di indole sociale e protettivi del lavoro, filantropici
Servizi sociali:
Cooperative di assistenza (cooperative sociali) – Volontariato sociale
===========================================================================
2 - 5 Lotterie, tombole, fiere di beneficenza
Lotterie e tombole - Atti relativi
Fiere e spettacoli di beneficenza - Atti
Banchi di beneficenza - Pesche di beneficenza
==========================================================================
2 - 6 Circolari e disposizioni
Servizi sociali:
Circolari, norme e disposizioni di indole generale della Seconda Categoria
Manifesti e avvisi al pubblico, che riguardano la Seconda Categoria
=========================================================================
58
Categoria III - Polizia urbana e rurale
3 - 1 Personale, guardie municipali, boschive, campestri, vigili, facchini
Polizia Municipale:
Guardie e vigili municipali e urbani - Atti relativi
Guardie e vigili boschive e campestri - Atti relativi
Regolamenti
====================================================================
3 - 2 Servizi e regolamenti
Polizia Municipale:
Regolamento e servizio di polizia urbana e rurale - Ordinanze, contravvenzioni, ecc....
Occupazione temporanea di spazi ed aree pubbliche. Posteggi mercatali
Barche - Battelli
Verifica e punzonatura veicoli - Norme - Atti, ecc....
Beni patrimoniali:
Occupazione permanente di spazi ed aree pubbliche.
====================================================================
3 - 3 Circolazione urbana,segnalazioni ed indicazioni
Polizia Municipale:
Regolamento e servizio di circolazione urbana - Norme, disposizioni
Polizia stradale, concessioni precarie stradali, codice stradale, indicazioni e segnalazioni, contravvenzioni Ordinanze - Atti relativi
Circolazione e traffico:
Piano urbano del traffico - Parcheggi pubblici - Regolamentazione - Segnaletica stradale - Aree pedonali urbane Zone di traffico limitato
====================================================================
3 - 4 Circolari e disposizioni
Circolari, norme e disposizioni di indole generale della Terza Categoria
Manifesti e avvisi al pubblico che riguardano la Terza Categoria
59
Categoria IV - Sanità ed Igiene
4 - 1 Autorità sanitarie e personale
non ulteriormente specificato
====================================================================
4 - 2 Edifici e locali sanitari
Lavori pubblici e Territorio
Costruzione , manutenzione e affitti locali e/o edifici;
Illuminazione, riscaldamento,ascensori e antincendio
====================================================================
4 - 3 Servizi sanitari
Farmacie:
Assistenza farmaceutica e vigilanza sulle farmacie - Medicinali - Servizio farmaceutico - Somministrazione
medicinali - Ricette spedite - Atti vari
====================================================================
4 - 4 Epidemie, malattie contagiose, epizoozie
Tutela ambiente:
Epidemie, contagi, ordinanze, norme e disposizioni ===================================================================
4 - 5 Sanità marittima, locali d'isolamento
Polizia municipale:
Sanità marittima - Igiene dei porti - Ordinanze, ecc.. - Atti vari
====================================================================
4 - 6 Igiene pubblica Regolamenti Macelli
Polizia municipale:
Regolamento d'igiene - Ordinanze - Contravvenzioni comunali - Atti relativi
Beni patrimoniali
Bagni e piscine pubbliche - Norme, regolamenti, disposizioni
Tutela ambiente:
Igiene dell'ambiente - Inquinamento dell'aria e del suolo - Depurazione acque - Discariche pubbliche - Ecologia Tutela dell'ambiente - Vincolo paesaggistico
Lavori pubblici e territorio:
Pratiche riguardanti materia d’igiene
Sviluppo economico:
Regolamento per le attività di barbiere e parrucchiere per signora e affini
GEA:
Abbeveratoi - Fontane
===================================================================
4 - 7 Polizia mortuaria
Cimiteri:
Regolamento cimiteriale - Lapidi, cappelle e monumenti mortuari, ossari, sepolcri ecc... - Concessioni - Atti vari Commissione vigilanza cimitero
60
Risorse umane:
Personale dei cimiteri - Atti relativi
Edilizia pubblica:
Cimiteri e colombari, tombe - Costruzione - Ampliamenti - Manutenzione - illuminazione ecc....
Stato civile:
Permessi di seppellimento e di esumazione, autopsie, trasporto salme fuori Comune, cremazioni ecc....
==================================================================
4 - 8 Circolari e disposizioni
Circolari, norme e disposizioni di indole generale della Quarta Categoria
Manifesti e avvisi al pubblico che riguardano la Quarta Categoria
61
Categoria V - Finanze
5 - 1 Proprietà comunali. Inventari beni mobili ed immobili. Debiti e crediti.
Beni patrimoniali - Provveditorato
Atti delle proprietà mobili ed immobili - Demanio comunale - Usi civici - Censi, canoni e livelli - Divisioni Eredità - Enfiteusi - Affrancazione - Ricognizione - Inventari dei beni immobili -Acquisti ed alienazioni - Atti,
contratti, appalti, ecc...- Affittanze - Contratti, appalti, ecc... - Recupero o rivendiche
Ragioneria:
Assicurazione incendi ed altre - Titoli di rendita pubblica - Elenchi, acquisti, cauzioni, ecc...
Debiti non mutuati, non consolidati o fuori bilancio - Crediti non mutuati o fuori bilancio
Economato:
Vendita oggetti fuori uso
=================================================================
5 - 2 Bilanci, conti, contabilità. Verifiche di cassa.
Bilanci di previsione – P.E.G. – Finanza locale - Nuove e maggiori entrate e spese - Prospetti e statistiche - Storni Sistemazioni e modifiche - prelevamento dalla riserva Conti Consuntivi - Pezze giustificative attive e passive Prospetti e statistiche - Liquidazioni spese e contributi, revisori conti - Approvazioni,ordinativi, mandati, ecc.
Verifiche di cassa e di chiusura di esercizio - Elenchi residui attivi e passivi
Ragioneria:
Contabilità arretrata e speciale - Corte dei Conti - Rilievi contabili - Piani finanziari - Piani economici Programmazione investimenti - Albi beneficiari provvidenze economiche - Rendicontazioni
Sport:
Ingiunzione pagamento uso impianti – Avvisi di pagamento uso impianti – Recupero coattivo pagamenti ––
Liquidazioni corrispettivi per gestione impianti – Liquidazioni ai dirigenti scolastici
=================================================================
5 - 3 Imposte e tasse erariali
Risorse umane:
Imposta sul reddito delle persone fisiche e giuridiche, ecc.... - Norme, disposizioni ecc.... - Addizionale IRPEF Contributi sindacali, norme. ruoli, notifiche ecc....
Tributi:
Ruoli, avvisi, ricorsi, pubblicazioni - Dichiarazione dei redditi - Notifiche,denunzie, contravvenzioni,informazioni
ecc...- Commissioni Tributarie Provinciali e Regionali - Imposte Dirette -Anagrafi tributarie - Norme - Atti Codice fiscale ecc....
Imposte e tasse ed altri tributi a carico del comune e dei dipendenti per la rivalsa
Ragioneria e servizi soggetti:
Imposta sul valore aggiunto
Beni patrimoniali
Concessioni tasse governative
=================================================================
5 - 4 Imposte e tasse comunali e provinciali. Imposta locale sui redditi. Imposta comunale sull'incremento
di valore degli immobili. I.C.I. - I.C.I.A.P. - ecc....
Tributi:
Imposte e tasse comunali - Imposta locale sui redditi - Imposta comunale sull'incremento di valore degli immobili I.C.I. - I.C.I.A.P. - Imposta sulla pubblicità - T.O.S.A.P. - Tassa smaltimento rifiuti solidi urbani - Canone raccolta
e depurazione acque - Tariffe regolamenti, norme e disposizioni
Accertamenti, denunzie, esenzioni, ruoli, rimborsi e sgravi - Quote inesigibili e indebite
Consiglio tributario - Commissioni tributatrie - Nomina - Ricorsi - Verbali - Decisioni ecc....- Concessione tasse
comunali
Segreteria generale:
62
Diritti di Segreterie e di Stato Civile - Norme - Contabilità - Proventi vari - Dirittti di conciliazione
Urbanizzazione primaria:
Contributi per oneri di urbanizzazione
==================================================================
5 - 5 Diritti e proventi vari di macellazione propria
non ulteriormente specificato
==================================================================
5 - 6 Catasto
Edilizia privata e urbanistica:
Catasto e mappe, norme, revisione, volture
Commissione censuaria comunale
Classificazione terreni - Ipoteche - Estimi catastali
==================================================================
5 - 7 Privative,uffici finanziari e monete
Monopoli, privative, ecc...., norme, elenchi, turni, ecc....
Ufficio del Registro, delle ipoteche e delle imposte, norme e atti generali
Dogana e tasse doganali - Contrabbando - Norme
Zecca governativa - Monete - Denaro
Banchi del lotto - Lotterie e tombole governative, norme, atti
=================================================================
5 - 8 Mutui e prestiti
Ragioneria:
Mutui passivi, norme, atti, domande non riuscite - Mutui con la Cassa Depositi e Prestiti
Mutui con le Casse di Risparmio, Banche ed Enti - Mutui attivi - Mutui diversi - Variazioni tassi di sconto
Vari servizi:
Contributi ad Enti vari
==================================================================
5 - 9 Servizio di Tesoreria. Concessionario delle riscossioni delle imposte
Ragioneria:
Servizio di Tesoreria, appalto, nomina, contratto, cauzione e servizio - Tesoreria unica
Interessi per anticipazioni di cassa - Provvedimenti, inchieste sorveglianze ecc...
Gare e uffici vari:
Depositi cauzionali di terzi in consegna al Tesoriere - Registro ricevute ecc....
Tributi:
Concessionario della riscossione delle imposte - Agenti della riscossione
===================================================================
5 - 10
Circolari e disposizioni
Circolari, norme e disposizioni di indole generale della Quinta Categoria
Manifesti e avvisi al pubblico che riguardano la Quinta Categoria
63
Categoria VI - Governo
6 - 1 Leggi e Decreti, Fogli periodici, governativi. Governo.
Segreteria generale:
Leggi e Decreti - Gazzetta Ufficiale - Foglio Annunzi Legali - Bollettino ufficiale - Bollettino ufficiale della
Prefettura - Capo dello Stato - Ministri e Funzionari - Governo - Commissario di Governo - Circolari , messaggi,
manifesti, proclami del Governo - Affari civili e di Governo - Prefetto - Rapporti tra Stato e Regione
===================================================================
6 - 2 Feste nazionali,commemorazioni,cerimonie.Ricevimenti.
Segreteria generale:
Feste nazionali,solennità civili, bandiera e inni nazionali - Norme, atti
Commemorazioni, cerimonie, onomastici, visite di personalità, manifestazioni del Governo
===================================================================
6 - 3 Elezioni politiche e liste
Elettorale:
Elenchi preparatoti e liste permanenti e di sezione, atti relativi
Iscrizioni e cancellazioni, atti relativi -Sezioni elettorali, locali, cabine, urne e arredi
Seggi elettorali, componenti, nomine, atti relativi - Albo scrutatori - Commissione elettorale comunale e
circondariale, atti relativi, nomine, ecc...- Esiti e statistiche elezioni
Referendum - Camera dei Deputati - Deputati - Senato delle Repubblica - Senatori - Parlamento
Polizia municipale:
Norme e disposizioni, spazi propaganda elettorale
===================================================================
6 - 4 Azioni di valor civile
Sindaco:
Azioni di valor civile, ricompense, medaglie,benemerenze - Elenchi segnalazioni
===================================================================
6 - 5 Concessioni governative
non ulteriormente specificato
===================================================================
6 - 6 Partiti e loro organizzazioni
Segreteria generale:
Partiti e loro organizzazioni - Norme e atti generali - Associazioni diverse
===================================================================
6 - 7 Regione
Segreteria generale:
Leggi e Decreti regionali - Organi della regione - Rapporto tra Regione e Comune - Controllo sui Comuni e
Consorzi - Uffici regionali - Riviste e pubblicazioni regionali
===================================================================
6 - 8 Circolari e disposizioni
Circolari, norme e disposizioni di indole generale della Sesta Categoria
Manifesti e avvisi al pubblico che riguardano la Sesta Categoria
64
Categoria VII - Grazia, Giustizia, Culto
7 - 1 Circoscrizione giudiziaria, Pretura, Tribunale,Corte d'Assise e d'Appello
Segreteria generale:
Giudice di Pace - Pretura, Tribunale, Corte d'Appello e d'Assise - Tribunali speciali - Atti relativi - Casellario
giudiziale
Spese per detti uffici - Riparto, varie
Bandi e notifiche giudiziarie - Certificati di rito - Certificati penali - Legalizzazioni
Protesti cambiari eseguiti dal Segretario Comunale - Norme, atti, statistiche ecc...Amnistie, grazie, indulti, perdoni
Servizio Sociale:
Tribunale dei minori
Avvocatura:
Gratuito patrocinio - Norme, certificati, interdizioni, fallimenti - Atti vari - Liquidazioni e aste giudiziarie
Lavori Pubblici e Territorio:
Costruzione, manutenzione e affitti locali e/o edifici di competenza comunale;
Illuminazione, riscaldamento, ascensori, antincendio.
===================================================================
7 - 2 Assessori. Giurati alle Corti d' Assise
Segreteria generale:
Norme, disposizioni, elenchi, nomine, revisioni, Giudici popolari ecc...
===================================================================
7 - 3 Casa Circondariale. Carceri giudiziarie. Penitenziari.
Economato:
Casa circondariale e spese relative - trasporti detenuti e corpi di reato - Informazioni - Norme, atti
Servizi sociali:
Contributi per iniziative a favore dei detenuti - Commissione visitatrice e di beneficenza ai carcerati
===================================================================
7 - 4 Ufficio e Giudice Conciliatore
Conciliatore e Vice Conciliatore - Norme, nomine, liste - Cancelliere e Messo di Conciliazione
Ufficio del Conciliatore, registri, atti, udienze, norme, ecc...
Consigli di famiglia e di tutela, convocazioni, norme, atti ecc...
Notifiche Messo di Conciliazione - Pignoramenti - Aste di vendita
===================================================================
7 - 5 Archivio notarile.Notai e altre professioni legali
Archivio notarile, personale relativo, spese inerenti - Atti vari, norme
Notai, albo ed elenchi dei Notai, sindacato
Avvocati, Procuratori, altre professioni legali, albi e relativi simdacati - Norme, atti
===================================================================
7 - 6 Culto
Edilizia pubblica:
Edifici addetti al culto - Legati di culto - Spese di costruzione, restauro e manutenzione - Censi relativi e loro
affranco - Fabbricerie parrocchiali - Canoniche
65
Sindaco:
Clero, Parroci, Confraternite, Seminari ed Istituti religiosi, ordini religiosi - Congrue parrocchiali - Vescovi
Opere, associazioni e corporazioni laicali d'indole religiosa
Comitato antiblasfemo, propaganda e manifestazioni religiose
Culti e religioni non cattoliche
===================================================================
7 - 7 Circolari e disposizioni
Circolari, norme e disposizioni di indole generale della Settima Categoria
Giustizia amministrativa
Manifesti e avvisi al pubblico che riguardano la Settima Categoria
66
Categoria VIII - Leva, Truppa
8 - 1 Leve di terra, di mare e d'aria
Ufficio leva:
Elenchi preparatori, liste di leva, formazione, preparazione, norme, circolari, spese per la leva, locali, atti relativi,
certificati d'esito leva
Ufficio leva, commissioni e consiglio di leva, decisioni riduzioni di ferma, riformati, rivedibili, renitenti, disertori,
norme, disposizioni. elenchi, atti relativi
Ruoli matricolari, fogli matricolari, copie, norme, richieste, atti relativi
Chiamata alle armi, per istruzione, mobilitazione generale, chiamate di controllo,concorsi d'arruolamento,viaggi dei
militari, licenze, congedi, norme, atti relativi, richiamo alle armi
Arruolamenti speciali, volontari, corsi allievi ufficiali e sottufficiali, collegi militari, arruolamento CC e GG di
Finanza, ecc..,norme, disposizioni, atti relativi
Servizi sociali:
Obiettori di coscienza
=============================================================================
8 - 2 Servizi militari
Polizia municipale:
Comandi militari, militari di truppa, disciplina di guerra e provvedimenti annonari, norme - Atti relativi
Mobilitazione civile, Comitato di resistenza civile, esoneri, norme, progetto di mobilitazione - atti relativi
Requisizioni quadrupedi, veicoli e derrate - Norme - Atti relativi - Commissioni di requisizione
Danni di guerra e per esercitazioni militari, norme, denunzie, liquidazioni - Servitù militari - Atti relativi
Sussidi militari, norme - Commissione comunale, contabilità - Atti relativi
Ufficio notizie , norme - Atti relativi
Affari militari straordinari
=============================================================================
8 - 3 Tiro a segno
Società di tiro a segno, sezioni, sedi, contributi spese,norme ecc...- Atti relativi
Poligono di tiro, gare,sussidi straordinari, norme - Atti relativi
=============================================================================
8 - 4 Combattenti e loro famiglie. Pensioni di guerra e assimilate.
Pensioni di guerra e assimilate - Polizze ex combattenti, norme beneficiari, liquidazioni, pagamento - Atti relativi
Combattenti - Reduci - Partigiani - Patrioti - Morti e dispersi, mutilati e invalidi, norme, benefici, elenchi, atti e
pratiche relativi
Orfani e vedove, madri e famiglie di Caduti, norme, benefici,elenchi, atti e pratiche varie
Relazioni esterne:
Decorati, onorificenze, commemorazioni, norme, elenchi - Atti relativi
=============================================================================
8 - 5 Caserme ed alloggi militari
Caserme. fortezze, ospedali, infermerie - Norme - Atti relativi
Alloggi militari - Norme - Ruoli obbligati, spese e contabilità - Atti vari
Campi di istruzione militare, piazze d'armi, norme - Atti relativi
=============================================================================
8 - 6 Circolari e disposizioni
Circolari, norme e disposizioni di indole generale della Ottava Categoria
Giustizia amministrativa - Manifesti e avvisi al pubblico che riguardano l' Ottava Categoria
67
Categoria IX - Istruzione pubblica
9 - 1 Autorità scolastiche. Insegnanti. Istituzioni.
Istruzione:
Centro consortile scolastico - Commissione vigilanza scuole - Autorità scolastiche - Provveditore - Ispettore Direttore - Consiglio Regionale e Provinciale Scolastico - Circoscrizioni scolastiche - Uffici - Mostre - Atti relativi
Personale subalterno e provvisorio
Consiglio di Distretto scolastico - Associazioni genitori nelle scuole - Giochi della gioventù
Borse di studio - Servizio medico, psico-pedagogico
===================================================================
9 - 2 Asili d'infanzia e Scuole elementari
Istruzione:
Asili nido - Scuole materne - Personale insegnante, inservienti, custodi, esami - Riscaldamento - Atti vari
Scuole dell'obbligo: esami, apertura e chiusura, elenchi obbligati ed assenti, stradario, statistiche scolastiche Conferenze
Contributi scolastici allo Stato e dallo Stato (REGIONE)
Materiale scolastico, stampati - Radio - T.V. nelle scuole
Assistenza scolastica
Organi collegiali
Edilizia pubblica - Tecnologico :
Riscaldamento, edifici, costruzione, manutenzione
Illuminazione, ascensori, antincendio
Beni patrimoniali: Affitto locali,
Economato:
Servizio trasporto alunni - arredamento
==================================================================
9 - 3 Educatori comunali. Istituzioni governative e locali. Campi sportivi.
Beni patrimoniali:
Circoli ed Associazioni di cultura e ritrovo - Tempo libero
Sport:
Società sportive, palestre ginniche, campi sportivi - Giochi delle Gioventù - Federazioni Sportive - C.O.N.I.
Edilizia pubblica - Tecnologico :
Illuminazione, riscaldamento, ascensori, antincendio
====================================================================
9 - 4 Scuole medie
Edilizia pubblica - Tecnologico :
Illuminazione, riscaldamento, ascensori, antincendio
====================================================================
9 - 5 Università
Non ulteriormente specificato
=================================================================
9 - 6 Istituti scientifici, biblioteche, gallerie, musei, manifestazioni
Cultura:
Istituti scientifici in genere - Norme, atti
Biblioteche, costituzione, regolamenti - Centri di lettura - Atti relativi
68
Gallerie - Pinacoteche - Musei - Sovrintendenza Belle Arti, antica, medievale e moderna, norme, regolamenti - Atti
relativi
Società Dante Alighieri - Istituti di cultura ed analoghe - Ricerca scientifica
Esposizioni, manifestazioni, congressi, attività culturali, ecc...
Antichità e belle arti, beni culturali, oggetti d'arte e di antichità - Scavi archeologici
Forme associative culturali – Convenzioni con Associazioni Culturali – Convegni e rappresentanze culturali –
Contributi e patrocini ad associazioni - Contributi e patrocini a manifestazioni storiche e culturali – Mostre presso
sedi comunali – Commemorazioni storiche e culturali – Cerimonie storiche e culturali – Premi letterari – Leggi
Regionali: 15/95 – 88/94
Istruzione:
Diritto allo Studio
9 - 7 Iniziative socio-culturali
Servizi sociali
Iniziative a favore dei minori e giovani - Iniziative a favore degli anziani – Contributi statali, regionali e provinciali
– Progetti comunitari
==================================================================
9 - 8 Circolari e disposizioni
Circolari, norme e disposizioni di indole generale della Nona Categoria
Manifesti e avvisi al pubblico che riguardano la Nona Categoria
69
Categoria X - Lavori pubblici, Poste, Telegrafo, Telefono, Radio, Televisione
10 - 1
Strade, piazze, giardini pubblici, costruzione, manutenzione
Urbanistica:
Strade, costruzioni, varianti, riparazioni straordinarie, sussidi - Strade, manutenzione, ghiaia e selciati, alberatura Sgombero neve
Strade nazionali, attraversanti l'abitato, strade consorziali e vicinali, d'uso privato e con servitù pubblica - Giardini,
parchi pubblici, passeggi, viali e aiuole - Eliminazione barriere architettoniche
Parchi della rimembranza, monumenti ai caduti
==================================================================
10 - 2
Ponti, gallerie, fognature, frane e lavori straordinari
Edilizia pubblica:
Ponti, atti relativi, costruzioni e manutenzioni, sussidi
Gallerie varie, costruzioni, manutenzione, sussidi Illuminazione – riscaldamento – ascensori - antincendio
Urbanizzazione:
Fognature, latrine pubbliche e altre opere stradali, costruzione, manutenzione, sussidi
Protezione civile:
Frane, rimozioni, sussidi
=================================================================
10 - 3
Illuminazione pubblica
Urbanizzazione primaria.
Illuminazione pubblica elettrica, impianti, manutenzione
Tecnologico:
Contratti d'appalto fornitura energia, lampade, materiale
Altri sistemi di illuminazione
=================================================================
10 - 4 Acque e fontane pubbliche
Edilizia pubblica:
Acque, concessioni, derivazioni, impianti ecc...
Fontane, pozzi, lavatoi, bagni pubblici, costruzione e manutenzione - Personale
Acquedotti comunali, impianti, manutenzione, personale
Fiumi e fossi:
Acque per uso privato, concessioni, convenzioni, precari, contabilità, gestione acquedotto - Atti relativi
Fiumi, torrenti, canoni e lavori arginativi, bonifiche, irrigazioni - Atti relativi
Laghi naturali e artificiali, dighe, origini - Atti relativi
Impianti sollevamento acqua
Irrigazione campi per l'agricoltura
Pulizia canali irrigui e rogge comunali
==================================================================
10 - 5
Consorzi stradali e idraulici di bonifica
Tutela ambiente
Consorzi stradali, costituzione, funzionamento ecc...
Consorzi idraulici e di bonifica, costituzione, funzionamento ecc...
==================================================================
10 - 6
Espropriazioni per cause di pubblica utilità
Espropriazioni ed occupazioni suolo per cause di pubblica utilità, atti generali (se pratiche particolari
vanno nei fascicoli opere a cui si riferiscono), norme, disposizioni ecc...
70
==================================================================
10 - 7
Poste, telegrafi, telefoni, radio, televisione
Edilizia pubblica:
Poste e telegrafi - Uffici locali - Impianti - Spese ecc...
Tecnologico:
Telefoni - Uffici - Spese ecc..
Radioaudizioni - Televisione - Radiotelegrafo - Radiotelefono - Apparecchi, impianti, spese ==================================================================
10 - 8
Ferrovie, tranvie, autovie, funivie, navigazione, aerovie, orologi
Edilizia privata:
Ferrovie - Costruzioni - Contributi - Stazioni - Orologi pubblici
Circolazione e traffico:
Tranvie a vapore o elettriche - Autostrade - Servizi di linea - Autovie
Polizia municipale:
Navigazione - Laghi - Fiumi - Mare - Sindacati trasporti terrestri e navigazione interna
Coordinatore delle risorse:
Aeroporti, servizi aerei
==================================================================
10 - 9
Ufficio tecnico
Edilizia privata:
Ufficio tecnico - Regolamento lavori in economia, norme - Atti
Edilizia pubblica:
Capitolato generale dello Stato e capitolato speciale per opere pubbliche - Albo nazionale Costruttori
Albo periti agricoli – Albo periti industriali
Ufficio statistica
Statistiche: edilizia privata – opere pubbliche e di pubblica utilità
Sport:
Redazione di perizie – Relazioni tecniche – Capitolati di appalto – Consegna dei lavori – Contabilizzazione dei
lavori – Progettazione di impianti sportivi – Montaggio delle tribunette e attestati di corretto montaggio –
Valutazione tecnica di fattibilità delle proposte di enti, cittadini, società sportive – Controllo dello stato di
manutenzione degli impianti sportivi in gestione e non
==================================================================
10 - 10 Costruzione, restauro edifici comunali e privati
Servizi sociali:
Problemi della casa – Abitazioni da destinare a sfrattati e senza tetto.
Edilizia pubblica:
Edifici e stabili urbani e comunali - Costruzione e manutenzione - Concessioni, autorizzazioni edilizie
- - Piani attuativi – Pareri – Depositi – Certificazioni urbanistiche –
- - Abusi edilizi – Sanzioni – sanatorie – Demolizioni - Pubblicazioni
Urbanistica:
Regolamenti edilizi: atti, ordinanze, contravvenzioni - Piano regolatore o programma di fabbricazione, norme Piani di recupero - Piani di lottizzazione - Atti relativi
71
Edilizia privata:
Commissione edilizia, nomine, deliberazioni, permessi di costruzione e riparazioni - Edilizia, decreti di abitabilità Cooperative edilizie - Associazioni proprietari edili - Sindacato
Politiche abitative:
Case popolari e rurali, costruzione - Gestione - Statistiche ecc.. - Problemi della casa
Abitazioni reperite da destinare a sfrattati e senza tetto
Protezione civile:
Edifici sinistrati
Polizia municipale – Sviluppo economico
Ascensori
==================================================================
10 - 11
Porti, spiagge, fari, moli ecc..
Beni patrimoniali:
Porti, spiagge, fari, moli ecc.. - Costruzione, manutenzione - Atti relativi
Demanio marittimo
Edilizia pubblica
Golene
==================================================================
10 – 12 Mercati
Edilizia pubblica
Costruzione e manutenzione
==================================================================
10 – 13 Prevenzione e protezione
non ulteriormente specificato
==================================================================
10 - 14
Circolari e disposizioni
Circolari, norme e disposizioni di indole generale della Decima Categoria
Manifesti e avvisi al pubblico che riguardano la Decima Categoria
72
Categoria XI - Agricoltura, Industria, Commercio
11 - 1
Agricoltura, caccia, pesca, pastorizia, piante e foreste
Polizia Municipale
Caccia, pesca, ittiologia, piscicoltura, uccellagione, bandite, riserve, allevamenti ecc...- Licenze relative
Edilizia Pubblica, Tutela ambiente e protezione civile:
Boschi e foreste, Corpo Vigilanza Forestale, malattie piante, norme, disposizioni, atti ecc...
Associazioni degli agricoltori e dell'agricoltura
Norme rispetto piante
Ufficio statistica
Censimento delle aziende agricole, forestali e zootecniche – Manifesti e avvisi al pubblico.
==================================================================
11 - 2
Aziende per le attività produttive
Turismo:
Industria Turistica ed alberghiera – Agriturismo - T.C.I. - A.P.T. Sviluppo economico
Sportello unico per le imprese - Cooperative e consorzi di produzione e lavoro, disciplina, atti relativi
Ufficio statistica
Censimento generale dell’industria e delle attività commerciali – Manifesti e avvisi al pubblico.
=================================================================
11 - 3
Commercio
Sviluppo economico
Elenchi dei commercianti e negozianti - Commissione, autorizzazione, revoche, fallimenti - Centri commerciali
Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura - Atti generali, denunzie di esercizio e cessazione
Commercio ambulante, norme, Commissione, elenco commercianti, concessioni, licenze stagionali - Piano
commerciale per l'ambulantato
Mediatori e sensali,ruoli, licenze, atti, tariffe
Mercuriali, listini dei prezzi, disciplina, vigilanza, adeguamenti orario commercio
Piano di sviluppo e adeguamento rete di vendita
Censimenti e statistiche del commercio, mostre, vetrine, concorsi, consumo frutta e verdura,
norme e disposizioni
Provvedimenti per il commercio, mostre, vetrine, concorsi, consumo frutta e verdura, norme e
disposizioni
Graduatorie
Artigianato, norme e disposizioni, elenchi artigiani,permessi e licenze
Mostre - Concorsi - Esposizioni
Associazioni sindacali delle imprese
Polizia municipale:
Anagrafe annonaria, norme, atti ecc...
Ufficio statistica
Elenchi dei commercianti e negozianti – Censimenti e statistiche del commercio.
=================================================================
11 - 4
Artigianato, lavoro e previdenza
Sviluppo economico
Istituto Nazionale Infortuni
Sindacati e confederazioni dei lavoratori - Uffici del lavoro e di collocamento - C.I.S.L. - C.G.I.L. - U.I.L. Contratti di lavoro - Statuto dei lavoratori
=================================================================
73
11 - 5
Fiere e mercati
Sviluppo economico
Fiere ed esposizioni - Costituzione, disciplina, atti relativi, norme
Mercato - norme, disposizioni, regolamenti, costituzione, contabilità, atti vari
Commissione mercati –
===============================================================
11 - 6
Pesi e misure
Polizia municipale
Ufficio metrico - Pese pubbliche e private, regolamento, tariffe
Stato utenti pesi e misure, compilazione, variazione, corrispondenza, riparazione e dacquisto strumenti, norme, atti
relativi
Verifiche periodiche, spese, ordinanze, contravvenzioni, atti vari
===============================================================
11 - 7
Circolari e disposizioni
Circolari, norme e disposizioni di indole generale della Undicesima Categoria
Manifesti e avvisi al pubblico che riguardano la Undicesima Categoria
==================================================================
74
Categoria XII - Stato Civile, Censimento, Statistiche, Demografia
12 - 1
Stato Civile
Stato civile:
Ufficio di Stato Civile ed Uffici staccati, norme ed atti - Ufficiali di Stato Civile e delegazioni, visite quadrimestrali,
verbali ecc..- ANUSCA.
Richieste atti e certificati vari, situazioni di famiglia, certificati di vita ecc...informazioni e legalizzazioni
Nascite, denunzie, trascrizioni, legittimazioni, riconoscimenti, annotazioni marginali, rettifiche, atti relativi
Morti,denunzie, trascrizioni,rettifiche, atti relativi
Matrimoni, pubblicazioni, richieste, trascrizioni, atti relativi, scioglimento matrimoni e separazione dei beni,
divorzio
Cittadinanza italiana e straniera, cognomi, cambiamenti, rettifiche, norme e disposizioni - Naturalizzazioni
Tutela dei minorenni
==================================================================
12 - 2
Anagrafe e toponomastica
Anagrafe:
Registro di popolazione, norme e regolamenti - Toponomastica, denominazione vie e piazze, numerazione case,
norme e disposizioni, revisioni ordinarie e straordinarie al Registro di popolazione, sua costituzione, rifacimenti e
completamenti
Cambi di residenza, iscrizioni e cancellazioni, atti relativi, registri - Accertamenti anagrafici d'ufficio ecc...
Migrazioni interne, urbanesimo, norme, atti
Famigli numerose, norme, atti provvedimenti demografici
Anagrafe speciale italiani residenti all'estero
Anagrafe dei pensionati
Autocertificazioni
==================================================================
12 - 3
Censimento e statistica
Ufficio statistica
Censimenti generali della popolazione, atti relativi
Statistiche demografiche, atti, norme ecc...
Rilevazioni statistiche per conto ISTAT
Altre rilevazioni statistiche
Commissioni statistiche comunali (inviti, presenze, verbali, indennità di presenza)
Richieste dati statistici – Trasmissione dati
==================================================================
12 - 4
Circolari e disposizioni
Circolari, norme e disposizioni di indole generale della Dodicesima Categoria
Manifesti e avvisi al pubblico che riguardano la Dodicesima Categoria
75
Categoria XIII - Esteri
13 - 1
Comunicazioni con l'estero. Stranieri in Italia
Stato civile
Consolati, rappresentanze, ambasciate, atti e corrispondenza, norme e disposizioni relative, corrispondenza di
ordine generale
Relazioni esterne
Stati esteri, comunicazioni, norme, atti richiesti, Gemellaggi
Anagrafe
Stranieri in italia, soggiorno, norme, schedario denunzie, informazioni, atti vari
Sviluppo economico
Commercio estero - C.E.E.
================================================================
13 - 2
Emigrazione estera
Anagrafe
Emigrati, rimpatriati, norme, provvedimenti in favore degli emigrati, corrispondenza, atti vari
Passaporti e lasciapassare, norme, atti vari, registro passaporti, nulla osta, richieste
Espatrio
Commissione per l'emigrazione
================================================================
13 - 3
Circolari e disposizioni
Circolari, norme e disposizioni di indole generale della Tredicesima Categoria
Manifesti e avvisi al pubblico che riguardano la Tredicesima Categoria
===================================================================
76
Categoria XIV - Oggetti diversi
14 - 1
Oggetti diversi
Oggetti diversi
14 - 2
Circolari e disposizioni
Circolari, norme e disposizioni di indole generale della Quattordicesima Categoria
Manifesti e avvisi al pubblico che riguardano la Quattordicesima Categoria
==================================================================
77
Categoria XV - Pubblica Sicurezza
15 - 1
Pubblica incolumità, calamità, protezione civile, manifestazioni
Protezione civile
Pubbliche calamità, incolumità pubblica, norme, disposizioni, ordinanze, prevenzioni, provvedimenti Servizi di pronto soccorso e di pubblica necessità, elenchi, revisioni, protezione civile, norme atti vari Associazioni di volontariato di protezione civile
Polizia municipale
Gare sportive, manifestazioni e processioni religiose, pellegrinaggi, riunioni, conferenze, comizi, trattenimenti
pubblici, maschere, corse ecc...
Norme, disposizioni, divieti, permessi ecc...
Servizi sociali
individui pericolosi, norme,disposizioni, sorveglianza, atti vari, dimissioni
=================================================================
15 - 2
Polveri, materie esplodenti, armi
Sviluppo economico
Vendita, fabbricazione, trasporto, detenzione, munizioni, polveri, materie esplodenti, permessi, licenze, elenchi,
norme, anche per sparo di mine, mortaretti e fuochi d'artificio
Distributori di benzina, oli minerali e materiali infiammabili, norme e disposizioni, permessi, licenze, elenchi, atti
Armi, fabbricazione, detenzione, trasporto, vendita, denunzie, porto d'armi, licenze, norme, atti ecc...
Tutela ambiente
Gas tossici e gas compressi - Licenze, norme ecc...
Acque gassate - Caldaie a vapore, norme, denunzie, licenze ecc... atti relativi
Fabbriche pericolose
==================================================================
15 - 3
Teatri e trattenimenti pubblici
Sviluppo economico
Regolamento sui teatri, cinematografi, sale da ballo ecc... - Commissione e sorveglianza sui locali di pubblico
spettacolo e di trattenimento pubblico, norme, atti, disposizioni, decisioni ecc...
Cinematografi e cinematografia, programmi, norme,disposizioni, permessi, licenze,atti vari
Sale da ballo, circhi equestri, veglioni, saltimbanchi, spettacoli ambulanti, norme, disposizioni, permessi
Cultura
Teatri, compagnie teatrali, programmi, norme,disposizioni, permessi, atti vari
Turismo e sport
Sport - Turismo - Spettacolo - Corse di cavalli
==================================================================
15 - 4
Esercizi pubblici. Attività controllate
Agenti di P.S., guardie particolari giurate, portieri, custodi, guardie notturne e diurne, registro, norme, atti, ecc...
Movimento forestieri, denunzie, statistiche viaggiatori, norme, disposizioni ecc...
Licenza frigoriferi
Denuncia affitto o vendita fabbricati (legge antiterrorismo)
78
Sviluppo economico
Esercizi pubblici, norme, disposizioni, orari, apertura e chiusura, disciplina, locali - Elenchi turni settimanali di
riposo
Esercizi pubblici, licenze, elenchi, giochi leciti e proibiti, sorveglianza, contravvenzioni, rinnovazioni, concessioni e
revoca licenze
Permessi temporanei di vendita per feste e fiere, licenze di vendita di vini delle proprie terre, norme, atti,
disposizioni, licenze ecc...
Registro mestieri ambulanti, denunzie, norme, atti vari relativi
Affittacamere, stalli, rimesse, norme, disposizioni, licenze, permessi, registro, atti vari
Tipografie e fotografie, stampati e manifesti, denunzie esercizio, depositi esemplari, permessi, nulla osta, norme,
atti vari, pornografia - Rivendite giornali e riviste
Commissione per gli esercizi pubblici
Turismo
Agenzie pubbliche - Corrieri - Interpreti - Guide pubbliche
15 - 5
Mendicità, pregiudicati, ammoniti, sorvegliati, confinati, espulsi dall'estero, scarcerati,
oziosi, vagabondi, prostitute
Servizi sociali
Provvedimenti contro l'accattonaggio, norme, e disposizioni, elenco mendicanti, denunzie, rimpatri – Nomadi
Scarcerati,reduci istituti di pena – Rimpatri con foglio di via – Minorenni (extracomunitari) – Prostitute –
Tossicodipendenze
Pregiudicati, ammoniti, confinati, sorvegliati, persone pericolose e sospette, norme, atti, elenchi informazioni,
permessi speciali, controlli ecc... Provvedimenti antimafia, certificazioni
Espulsi dall'estero, norme, atti, elenchi, informazioni, atti vari
Fermi ed arresti, mandati di cattura, detenuti evasi, ricercati ecc...
norme, informazioni, elenchi ecc...
Scarcerati,reduci istituti di pena, norme, elenchi, atti, informazioni - Patronato per i liberati dal carcere
Rimpatri con foglio di via obbligatorio, spese, rivalsa, norme, atti relativi
Minorenni, discoli, corrigendi, ricoverati, atti ,elenchi, norme,informazioni
Prostitute, meretricio, case, fermo delle vagabonde, norme, atti relativi ecc.. - Buon costume
Drogati e intossicati da stupefacenti - Lotta antidroga
Segreteria generale
Malati psichici - Ordinanze di ricovero
==================================================================
15 - 6
Avvenimenti straordinari di P.S.
Protezione civile
Terremoti, inondazioni, frane
Polizia municipale
Segnalazioni e provvedimenti di P.S., norme
Scioperi, tumulti, disordini, segnalazioni e provvedimenti, norme e disposizioni - Terrorismo
Disgrazie, omicidi, suicidi, investimenti, scomparsa di persone, norme, atti, segnalazioni e provvedimenti - Furti e
rapine - Carovane zingari - Oggetti smarriti e rinvenuti, norme, atti
================================================================
15 - 7
Servizio antincendio
Protezione civile e beni patrimoniali
Incendi, norme, prevenzione, denunzie , atti ecc...
VV FF, spese, caserme, materiale, regolamenti, norme, atti relativi
Servizio antincendio, norme, contributi, atti vari
===================================================================
15 - 8
Carabinieri. Agenti di P.S.
Beni patrimoniali
Carabinieri - Stazione dei Carabinieri
79
Agenti di P.S. - Casermaggio
Edilizia Pubblica:
Costruzione, manutenzione, restauro
Illuminazione,riscaldamento,ascensori,antincendio
===============================================================
15 - 9
Circolari e disposizioni
Circolari, norme e disposizioni di indole generale della Quindicesima Categoria
Manifesti e avvisi al pubblico che riguardano la Quindicesima Categoria
80