L’archivio a scuola: a scuola d’archivio
Indicazioni normative ed operative per l’organizzazione e
la gestione degli archivi scolastici
a cura di
Livio Cristofolini
e Roberta Giovanna Arcaini
P.A.T.-Soprintendenza per i
beni librari e archivistici-2005
1
La Soprintendenza per i beni librari e archivistici
della Provincia autonoma di Trento
competente in materia di
- Archivi: tutela e valorizzazione
- Beni librari (libro antico): tutela e valorizzazione
- Toponomastica
- Gestione dell’Archivio provinciale
Fonte normativa: L.P. 17 febbraio 2003, n.1, Nuove
disposizioni in materia di beni culturali e s.m.,
Vedi portale in Internet: www.trentinocultura.net\sbla.asp
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2
Obiettivi dell’incontro odierno:



Offrire un quadro generale sia normativo che tecnico
della materia archivi
Dare conto del processo in atto nella gestione
documentale nell’ambito della Pubblica
Amministrazione
Proporre indicazioni operative a chi – nel lavoro
quotidiano – si occupa di archivi scolastici correnti e di
deposito
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3
Argomenti principali trattati:
dal documento all’archivio









prima parte:
Il documento: natura e funzione nella pubblica amministrazione
L’archivio: unità e distinzione: il ciclo vitale del documento
Documento e archivio: tra passato e futuro: dall’ambiente
cartaceo al digitale
Evoluzione normativa e tecnologica : i nuovi documenti: telefax,
posta elettronica, documento informatico
Organizzazione degli archivi: i principi guida e gli strumenti
Protocollo informatico – gestione informatica dei documenti: gli
obblighi delle pubbliche amministrazioni
Il nucleo minimo di protocollo: funzioni e organizzazione
Oltre il nucleo minimo: gestione documentale e flussi
documentali
[Trasparenza e riservatezza: la consultazione a fini giuridici e a
fini storici] vedi Appendice
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4
Argomenti principali trattati:seconda parte:
il registro di protocollo







La duplice funzione della registrazione: probatoria e gestionale
Il registro di protocollo e l’Area Organizzativa Omogenea (AOO)
La natura unitaria del registro di protocollo e il protocollo riservato
I documenti soggetti a registrazione; i casi di esclusione e i casi
particolari (telefax, posta privata, circolari.)
Elementi della registrazione : elementi probatori e gestionali,
obbligatori e accessori, modificabili e non.
L’oggetto del documento
La segnatura di protocollo
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5
Argomenti principali trattati: terza parte:
la gestione documentale








Dalla registrazione alla gestione documentale: assegnazione,
classificazione, fascicolazione;
La classificazione: il Titolario impianto e utilizzo
Dal Titolario al piano di classificazione: criteri di ordinamento
L’assegnazione per competenza e per conoscenza:
L’organigramma / funzionigramma
Il fascicolo: formazione e aggiornamento. Il repertorio
La formazione delle serie archivistiche: il carteggio e le serie
speciali
I tempi di conservazione e le procedure per lo scarto: le ”Linee
guida”
Appendici 1 e 2.
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6
prima parte
dal documento all’archivio
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7
Il documento nella cultura




a) “ogni mezzo (in particolare, e originariamente, una scrittura, )
che consente di tramandare la memoria di un fatto, provandone
l’esattezza e le modalità. Soprattutto l’atto giuridico che si concreta
in una scrittura”
b) “Testimonianza di qualunque genere ( e può essere uno scritto,
un’opera, un oggetto, un monumento, ecc.), che appartenendo a
un dato ambiente o periodo o civiltà, ne è espressione e in qualche
modo lo rappresenta e consente di conoscerlo”
c)”Qualunque oggetto materiale che può essere usato (in originale
o in riproduzione) come strumento di studio, di consultazione, di
indagine o come sussidio per determinate ricerche”
(da: S. Battaglia Grande dizionario delle lingua italiana)
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8
Il documento nella società

dare certezza al diritto

dare stabilità alla memoria

“socializzare”, condividere l’informazione
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9
Il documento nella pubblica
amministrazione
“ Gli atti devono essere redatti per iscritto, salvo che la
legge o la natura dell'atto non richiedano una forma
diversa”
(L.P. 30 novembre 1992, n. 23 “Principi per la democratizzazione, la
semplificazione e la partecipazione all’azione amministrativa provinciale e norme
in materia di procedimento amministrativo” art 2 comma 3)
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10
Il documento amministrativo

Si intende per “documento amministrativo ogni
rappresentazione [grafica, fotocinematografica,
elettromagnetica o di qualunque altra specie],
comunque formata, del contenuto di atti, anche
interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque
utilizzati ai fini dell’attività amministrativa”
art. 1, comma 1, lettera a) DP.R. 28 dicembre 2000, n. 445 “Testo
unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa” [già art. 22 comma 2 della L.
241/90]

idem in art. 3 comma 2 del DPP 25 giugno 2001 n.
22.73/Leg della PAT
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11
Funzione della documentazione
nell’amministrazione


Funzione giuridica: esigenza di certezza dei diritti
dell’amministrazione e di soggetti terzi rispetto a d essa:
autenticità, imputabilità.
Funzione informativa: esigenza di comunicazione / socializzazione
(interna ed esterna) dell’attività. Supporto alle decisioni
amministrative e politiche.

Funzione storico-istituzionale: esigenza di memoria della
istituzione.

Funzione storico - culturale: fonte primaria per la ricerca.
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12
Archivio: definizione

E’ il complesso dei documenti prodotti o comunque
utilizzati da un ente, persona o famiglia come strumento
e residuo della sua attività pratica [per l’ente: durante
l’esercizio delle proprie competenze] = insieme degli
originali ricevuti, dei documenti interni e delle minute degli originali
spediti.


Nota1: Un doppio “vincolo archivistico” dei documenti con “il
soggetto produttore” e dei documenti tra loro.
Nota 2. Gli archivi scolastici sono costituti da tutto il complesso
documentario prodotto dall’attività amministrativa e didattica
dell’istituto.
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13
L’archivio: unità e distinzione

Definizione:
ARCHIVIO CORRENTE
L’archivio corrente è costituito dalle unità archivistiche (fascicoli,
registri, singoli documenti) nella fase della loro trattazione-uso.
Nella prassi la documentazione riferita agli ultimi cinque anni.
Funzione:
Coordinare la gestione (apertura, aggiornamento, movimentazione);
conservare e ordinare i fascicoli conclusi nell’arco dei 5 anni;
provvedere una volta all’anno al versamento dei fascicoli conclusi da
più di 5 anni in archivio di deposito;
conservare i fascicoli permanenti fino al loro versamento all’archivio
storico;
controllare l’effettuazione dello scarto informale;
compilare gli elenchi di versamento dei fascicoli e delle altre unità
archivistiche
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14
L’archivio:unità e distinzione
ARCHIVIO DI DEPOSITO
Definizione
L’archivio di deposito è costituito dalla documentazione riferita ad affari
(pratiche) conclusi. Nella prassi dalla documentazione compresa fra i 5
anni del corrente e i 40 anni dello storico
Funzione
-conservare i documenti relativi ad affari esauriti, scaduti i termini di
conservazione nell'archivio corrente (5 anni) e prima del versamento
all’archivio storico (40 anni);
- consentire le operazioni di selezione e scarto allo scadere dei termini
ci conservazione;
- consentire le operazioni di eventuali riproduzioni integrative e/o
sostitutive
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15
L’archivio:unità e distinzione
ARCHIVIO STORICO
Definizione
L’archivio storico è costituito dalla documentazione prodotta
dall’ente riferita ad affari conclusi da più di 40 anni e conservata
per finalità prevalentemente storico – culturali
Funzione
- conservare i documenti relativi ad affari esauriti da più 40
anni, destinati alla conservazione illimitata;
- ordinare ed inventariare la documentazione conservata;
- assicurare un servizio di consultazione per finalità sia
amministrative che culturali e di rilascio di copie o estratti di
documenti;
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16
Documento e archivio: tra passato e
futuro: dall’ambiente cartaceo al digitale


- il PASSATO: cartacei i documenti e gli strumenti di gestione:
registro di protocollo, indici di protocollo, repertorio dei fascicoli
….TUTTO CARTA
- il PRESENTE: cartacei i documenti (in prevalenza) ed elettronici
gli strumenti di gestione (in prevalenza);
- il FUTURO (non prossimo): elettronici sia i documenti sia gli
strumenti di gestione. ZERO CARTA ?!


Nella fase transitoria (lunga): una situazione ibrida: compresenza di
documenti informatici e cartacei per esigenze probatorie.
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17
Una rivoluzione ……in atto





Cambiano i supporti: da carta a foglio elettronico
Cambiano i concetti di originale e copia
Cambiano i sistemi di scrittura e lettura: da tecnologia
semplice a complessa
Cambiano i sistemi di conservazione: da buste e scaffali
a server, dischi e nastri.
Cambiano i riferimenti spaziali e temporali:
nel cartaceo: archivio corrente/ufficio; deposito e
storico /magazzino;
nell’elettronico: archivi on-line, near-line – off-line
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18
I nuovi documenti: il telefax

I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica
amministrazione tramite fax, o con altro mezzo
telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di
provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e
la loro trasmissione non deve essere seguita da quella
del documento originale.
[Dlgs 445/00, art. 43,comma 6]
Cass 886/89 ha riconosciuto esplicitamente che
rientrano tra le riproduzioni meccaniche ex art. 2712
c.c. anche i messaggi inviati via telefax.
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19
I nuovi documenti: il telefax

Caratteri necessari per l'autenticità del fax:
data
di
trasmissione,
numero
di
identificazione dell'apparecchio trasmittente,
identità della persona che trasmette.
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20
I nuovi documenti: il documento informatico
(1) : definizione

Documento informatico = La rappresentazione
informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti
(DPR 28 dicembre 2000, n.445, art. 1 comma 1
lettera b)
idem in D.lgs 7 marzo 2005, n 82 [Codice
dell’amministrazione digitale] art. 1, comma 1 lettera
p) [in vigore dal 01.01.2006]
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21
I nuovi documenti: il documento informatico
(2) : riconoscimento legale generale
Il

documento informatico da chiunque formato, la
registrazione su supporto informatico e la trasmissione
con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli
effetti di legge, se conformi alle disposizioni del
presente testo unico (DPR 28 dicembre 2000, n.445, art. 8
comma 1) (Già in Legge 15 marzo 1997, n. 59 – Bassanini -, art.15,
comma 2)…
Idem in D.lgs 7 marzo 2005, n 82 [Codice dell’amministrazione
digitale] art. in art 1, comma 1 [in vigore dal 01.01.2006]
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22
I nuovi documenti: il documento informatico
(3): equiparazione tra firma autografa e firma
digitale.
“ Il documento informatico, quando è sottoscritto con firma digitale
o con un altro tipo di firma elettronica avanzata, e la firma è
basata su di un certificato qualificato ed è generata mediante un
dispositivo per la creazione di una firma sicura, fa inoltre piena
prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni
da chi l'ha sottoscritto” Il documento informatico, sottoscritto con
FIRMA DIGITALE ha efficacia di scrittura privata ai sensi dell’art.,
2702 del Codice civile (DPR 28 dicembre 2000, n.445, art.10
comma 3)

NOTA: Codice civile 2702. Efficacia della scrittura privata. La scrittura
privata fa piena prova, fino a querela di falso (p. c. 221 ss.), della
provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il
quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se
questa è legalmente considerata come riconosciuta (p. c. 215; nav. 178,
775; c. 2703).
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23
I nuovi documenti: messaggio di posta
elettronica:validità




Pro:
- L’e-mail equiparato a documento sottoscritto con firma elettronica
“debole” o “leggera” e soddisfa la forma scritta di cui all’art. 10 comma
2 del DPR 445/00, “liberamente valutabile dal giudice”
- l’e-.mail equiparata a telex e telefax
- l’e-mail utilizzata in Tribunale quale prova per decreto ingiuntivo
- la prassi diffusa dell’e-commerce ne chiede il riconoscimento
Contro:
- nella e-mail, l’uso di user- id e password identifica il titolare di un
servizio di Posta elettronica, non, in modo univoco, la paternità e
l’integrità del documento
Vedi : Marco Quadrelli “Le e-mail ed il loro valore probatorio” nel sito:
www.professioneacqua.it
Vedi: Andrea Lisi “Il valore del documento elettronico nell’aula di un
Tribunale” nel sito: www.altalex.com
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24
I nuovi documenti: messaggio di posta
elettronica certificata


Definizione
messaggio di posta elettronica certificata, un documento
informatico composto dal testo del messaggio, dai dati di
certificazione e dagli eventuali documenti informatici allegati;
posta elettronica certificata, ogni sistema di posta elettronica
nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica
attestante l'invio e la consegna di documenti informatici; DPR
11.02.2005 n. 68 (Regole tecniche PEC), art. 1, comma 2
Validità
“Il documento informatico trasmesso per via telematica si
intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si
intende consegnato al destinatario se reso disponibile
all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di
posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal
gestore.». Dlg 445/00 art. 14 ,comma 1
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25
Organizzazione degli archivi: principi guida





Autenticità nella produzione, trasmissione,
conservazione dei documenti ed archivi
Reperibilità della documentazione
Sicurezza degli accessi
Integrità degli archivi
La selezione pianificata e autorizzata
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26
Organizzazione degli archivi: domande cui
rispondere








- esiste un determinato documento?
- se sì in quale fascicolo è stato incluso?
- esiste un determinato fascicolo? quali documenti contiene?
- a quale funzionario è stato assegnato per la trattazione un determinato
documento e fascicolo?
- Il fascicolo è ancora aperto o è concluso? A quale punto è la pratica /
procedimento?
- quali ( quanti) fascicoli sono stati trattati in un determinato anno
nell'ambito di competenza assegnato alla struttura, come identificato dal
titolario?
- per quanto tempo occorre conservare un determinato fascicolo, o serie
omogenea di fascicoli?, ovvero quando potranno essere selezionati per lo
scarto, o invece avviati alla conservazione illimitata in archivio storico?
- un fascicolo o un registro in quale archivio si trova (corrente – deposito –
storico)
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27
Organizzazione degli archivi: gli strumenti
normativi, archivistici e tecnici (1)



Fonti normative:
1. DPR 28 dicembre 2000, n. 445 “Testo unico delle disposizioni
legislative e regolamentari in materia di documentazione
amministrativa”, in particolare il CAPO IV
NB! Il Dlgs 82/2005 NON abroga il Capo IV del DPR 445/00
2. (per analogia) DPP 17 novembre 2003, n. 41-4/Leg
“Regolamento di esecuzione della L.P.1/2003 relativo alla
formazione, alla conservazione e all’ordinamento degli archivi –
correnti e di deposito – della Provincia autonoma di Trento”
3. [specifico] Linee-guida per la conservazione e lo scarto della
documentazione conservata presso le istituzioni scolastiche della
Provincia autonoma di Trento
(approvate con delibera Giunta provinciale n.2984 dd.29 nov.2002)
a breve nel portale Trentinocultura (www.trentinocultura.net\sbla.asp)
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28
Organizzazione degli archivi: gli strumenti
normativi, archivistici e tecnici (2)
Ambiente cartaceo:
 Regolamento = regole scritte
delle procedure e responsabilità:
chi, cosa,come;
Ambiente digitale:

Manuale di gestione=regole scritte delle
procedure e responsabilità: chi,
cosa,come;[adottato e reso pubblico]






Registro di protocollo
Indici di protocollo



Area Organizzativa Omogenea (AOO)
Casella di posta istituzionale
Codice Ente/AOO in Indice CNIPA
Istituzione e del Servizio per la gestione
informatica dei documenti, dei flussi
documentari e degli archivi
Nucleo minimo di protocollo
Registro di emergenza
anagrafica mittenti e destinatari;
oggettario
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29
Organizzazione degli archivi: gli strumenti
normativi, archivistici e tecnici (3)



Titolario di classificazione
Il fascicolo
Repertorio dei fascicoli;





Organigramma /
funzionigramma = quadro
delle responsabilità (UOR –
RPA
Massimari di scarto


sistema di gestione
informatica dei documenti
Piano di classificazione
Gestione dei flussi
documentali – workflow
Organigramma /
funzionigramma = quadro
delle responsabilità (UOR –
RPA
Piano di conservazione
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30
Protocollo informatico / Gestione
informatica dei documenti: gli obblighi delle
PA (DPR 445 artt 50-51)



Entro il 01 gennaio 2004 adottano “sistemi informativi
automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e
dei procedimenti amministrativi” (= sostituzione protocolli
cartacei)(art. 50, comma 3) = NUCLEO MINIMO
Progettano sistemi informativi automatizzati finalizzati alla “totale
automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione dei propri
dati, documenti, procedimenti..” (art. 52,2) = gestione documentale
e workflow
Valutano “recupero su supporto informatico dei documenti e archivi
cartacei” (art 51,3) = riproduzione sostitutiva
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31
Nucleo minimo di protocollo : funzioni


Registrazione in protocollo dei documenti compresi quelli
informatici (impronta) = funzione probatoria e gestionale
Gestione segnatura di protocollo = n° di protocollo + data
protocollo + Codice Ente o Area Organizzativa Omogenea (AOO)
Indice AOO + [UOR + ] in linguaggio XML

Il “sistema di classificazione”: (Art.55,3 + 56,1 DPR 445/00)

Interoperabilità
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32
Nucleo minimo di protocollo: organizzazione
1.
2.
3.
4.
Individuare le Aree Organizzative Omogenee (AOO) e i relativi uffici
(UOR = Unità Operative Responsabili);
Nominare per ogni AOO il responsabile del Servizio per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli
archivi
Comunicare al CNIPA :
la casella ufficiale di posta elettronica istituzionale per l’iscrizione delle
AOO nell’Indice della Pubbliche Amministrazioni (IPA)
Il nominativo del responsabile del Servizio
Adottare il Manuale di gestione
(DPCM 30 ottobre 2000 “Regole tecniche del protocollo informatico”)
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33
Nucleo minimo di protocollo:
organizzazione: le AOO e le UOR


Area Organizzativa Omogenea è un insieme definito di unità organizzative
[strutture] di una amministrazione, che usufruiscono, in modo omogeneo e
coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali.
In particolare hanno un unico registro di protocollo (rif. Circolare
AIPA/CR/28, 7 maggio 2001)
Unità Operative Responsabili (UOR) = strutture organizzative dell’ente
competenti a trattare le pratiche.
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34
Nucleo minimo di protocollo:
organizzazione: il Servizio archivistico


Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle
grandi aree organizzative omogenee.
Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario di professionalità tecnico
archivistica
compiti:
a) autorizzare l’accesso alle funzioni del sistema (consultazione, modifica)
b) garantire il rispetto delle procedure di registrazione in protocollo
c) garantire la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di
protocollo
d) curare il ripristino delle funzionalità del sistema in caso di guasti
e) conserva le copie di sicurezza
f) garantisce il buon funzionamento della gestione dei documenti
g) autorizzare le operazioni di annullamento di protocollo;
h) vigilare sull’osservanza del presente regolamento (Articolo 61 Dpr 445/00)








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35
Nucleo minimo di protocollo
organizzazione: casella istituzionale

casella istituzionale di posta elettronica: la casella di
posta elettronica ufficiale dell'Amministrazione o
dell'Area organizzativa omogenea (AOO), accreditata
nell'Indice delle Pubbliche amministrazioni e AOO;
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36
Nucleo minimo di protocollo :manuale di
gestione (DPCM 30 ottobre 2000, art 5)



Descrive
l’intero ciclo del documento (dal protocollo all'archivio
storico)
le fasi operative del sistema per la gestione dei
documenti (siano essi cartacei o informatici) dei flussi
documentali e degli archivi, compresa la sicurezza
individua
per ogni azione o processo procedure, livelli di
esecuzione, responsabilità e controllo
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37
Nucleo minimo di protocollo : sistema di
classificazione
“ Le amministrazioni determinano autonomamente e in
modo coordinato per le aree organizzative omogenee,
le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che
li contengono e ai relativi procedimenti, definendo
adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i
documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione
di protocollo”(DPR 445/00 art 64 comma 4)
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38
Nucleo minimo di protocollo: interoperabilità


Il concetto di interoperabilità indica la possibilità per un
sistema di protocollo informatico ricevente di una certa
amministrazione di trattare automaticamente le
informazioni trasmesse dal sistema di protocollo
informatico mittente di un’altra amministrazione al fine
di automatizzare le attività e i processi sottostanti
(Circolare AIPA, 7 maggio 2001/CR/28)
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39
Oltre il nucleo minimo:

1. Gestione documentale

2. Flusso documentale /di lavoro (workflow)
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40
Oltre il nucleo minimo :
Gestione informatica documentale








classificazione dei documenti - fascicolazione - serie archivistiche;
registrazione dei documenti di carattere informativo e non probatorio
archiviazione ottica dei documenti, dei fascicoli e loro aggregazioni in
serie;
gestione informatica delle assegnazione dei documenti e dei fascicoli alle
Unità organizzative responsabili (UOR) e rispettivi Responsabili del
procedimento amministrativo (RPA)
gestione titolario di classificazione e suoi aggiornamenti
gestione dell’organigramma e suoi aggiornamenti
gestione delle correlazioni, anche storiche, fra le partizioni del titolario e
l'organigramma dell'Amministrazione o della AOO;
… segue …
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41
Oltre il nucleo minimo : Flusso documentale
/ workflow :
tracciabilità dei documenti / fascicoli


gestione informatica delle fasi di svolgimento delle attività
procedimentalizzate: gestire e informare stato e iter delle pratiche

gestione informatica dello scambio di informazioni con sistemi di gestione
documentale di altre amministrazioni

gestione informatica del piano di conservazione [tempi di conservazione
dei documenti];

gestione informatica dei passaggi della documentazione dall'archivio
corrente, all’archivio di deposito e all’archivio storico
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42
Seconda parte
registrazione in protocollo
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43
Registro di protocollo e AOO


- Ogni AOO ha un unico registro ufficiale di protocollo
(unica sequenza numerica annuale)
- Un unico registro di protocollo può coesistere con
molteplici stazioni di immissione di dati
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44
Registrazione in Protocollo: duplice
funzione

Registrazione in protocollo dei documenti
compresi quelli informatici (impronta) ha una
duplice funzione :
- funzione probatoria
- funzione gestionale
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45
Registrazione in Protocollo:
funzione probatoria
La registrazione in protocollo ha la PRIMARIA funzione di
attestare (= fare fede):
• L’avvenuto ricevimento di un documento in arrivo,
• L’avvenuta spedizione di un documento in
partenza
• la redazione di un documento interno di carattere
probatorio (es. fine lavori)
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46
Registrazione in Protocollo: funzione
probatoria : natura del registro

Il registro di protocollo è un atto pubblico di fede
privilegiata, ossia un documento redatto da un
pubblico ufficiale nell’esercizio delle proprie
funzioni, la cui efficacia probatoria può essere
contestata unicamente attraverso querela di
falso.
[del registro di protocollo]
Cfr: Sentenza CONSIGLIO DI STATO, 1993, I, 838; Foro
amm., 1993, 1494 e Gius.civ.1993, I, 3120, in: A.ROMITI, Le
principali sentenze sul protocollo delle pubbliche amministrazioni,
1995, pagg.73-74.
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47
Registrazione in Protocollo: funzione
gestionale

Il registro di protocollo è anche uno strumento di ricerca,
ossia un mezzo per individuare l’esistenza di un
determinato documento identificato attraverso uno degli
elementi registrati.
Nota 1. Nel cartaceo attraverso gli Indici, nel registro informatizzato
attraverso le funzioni di ricerca di una data-base
Nota 2: nel protocollo informatico la registrazione deve essere
integrata con la gestione documentale
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48
Registrazione in Protocollo: i casi di
esclusione.(1)

Il principio generale : tutti i documenti sono soggetti alla
registrazione di protocollo (D.P.R.445/2000 art.53),
NON sono protocollati:
• gazzette ufficiali,
• bollettini ufficiali della pubblica amministrazione,
• notiziari della pubblica amministrazione,
• note di ricezione delle circolari e altre disposizioni,
• materiali statistici,
• atti preparatori interni (… segue…)
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49
Registrazione in Protocollo: i casi di
esclusione.(2)
(… segue …)
•
•
•
•
•
•
•
riviste; giornali; libri;
materiali informativi e pubblicitari, opuscoli,
inviti a manifestazioni
certificati medici dipendenti se ….
richieste ferie se ….
richieste permessi retribuiti se …
tutti i documenti già soggetti a registrazione
particolare dell’amministrazione
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50
Registrazione in Protocollo: i casi di
esclusione.(3)





Documenti soggetti ad altra registrazione:
- delibere /determine /decreti degli organi di
Amministrazione
- contratti repertoriati
- fatture registrate in libro giornale
- certificazioni (studenti, di servizio, di situazioni
retributive e contributive
(cfr. Manuale di gestione del protocollo informatico
dell’Università degli Studi di Trieste)
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51
Registrazione in Protocollo: casi
particolari: La registrazione differita (1)


Le registrazione di protocollo dei documenti in arrivo
deve avvenire nel corso della giornata lavorativa.
Qualora un temporaneo ed eccezionale carico di lavoro o un
diverso impedimento non permettano di effettuare la registrazione,
si deve provvedere nel corso della giornata lavorativa
immediatamente seguente, prima di procedere alla registrazione di
nuovi documenti. La data di ricevimento deve essere
espressamente indicata nella registrazione.
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52
Registrazione in Protocollo: casi
particolari: La registrazione differita (2)

Nell’ambito del Protocollo informatico occorre un
motivato provvedimento del Responsabile del
Servizio che individua la tipologia dei documenti da
ammettere al differimento, le cause e il termine entro
il quale la registrazione deve avvenire
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53
Registrazione in Protocollo: casi
particolari: La registrazione riservata
- La registrazione riservata riguarda i documenti che contengano
informazioni disciplinate dalle norme sulla riservatezza.
- l’accesso ai documenti e alle relative registrazioni di protocollo
è riservato unicamente all’incaricato del protocollo e al funzionario
responsabile del procedimento, al responsabile della struttura.
- il sistema di protocollo informatico deve “consentire, in condizioni
di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei
soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di
tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati
personali” (DPR 445/00 Art. 52,1 lett.e)

NON è corretta, al fine di una buona e funzionale gestione
archivistica, la tenuta di un registro separato.
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54
Registrazione in Protocollo: casi particolari
corrispondenza privata


La corrispondenza indirizzata al personale della
struttura che riporti diciture quali “riservata” o
“personale”, non viene aperta bensì esclusivamente
impressa sull’esterno con il timbro-calendario
Il personale provvede a inoltrare al protocollo della
struttura di riferimento l’eventuale documentazione
concernente l'attività d’ufficio trasmessa loro mediante
corrispondenza personale
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55
Registrazione in Protocollo: casi particolari
circolari e telefax


Alle circolari nonché alle note inviate a più destinatari è
assegnato un unico numero di protocollo. Allegata alla
minuta elenco dettagliato dei destinatari
All’originale della comunicazione, eventualmente
acquisito successivamente, è assegnato il medesimo
numero di protocollo e viene contrassegnato con la
dicitura “documento già ricevuto via telefax con
protocollo numero ….”.
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56
Registrazione in Protocollo: GLI
ELEMENTI DELLA REGISTRAZIONE

elementi obbligatori, necessari a fini probatori, non modificabili
• numero di protocollo;
• data della registrazione di protocollo;
• Mittente / destinatario
• luogo di provenienza / destinazione
• data indicata dal mittente;
• numero di protocollo del mittente se disponibile
• oggetto;
• [numero e sintetica descrizione degli allegati];
• impronta del documento informatico.
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57
Registrazione in Protocollo: GLI ELEMENTI
DELLA REGISTRAZIONE

elementi accessori rilevanti ai fini gestionali d’archivio:
•
data di arrivo se diversa da quella di
protocollazione;
•
unità operativa responsabile (UOR) e
responsabile del procedimento o del processo
(RPA) competenti a trattare il documento;
•
codice di classificazione;
•
anno-numero del fascicolo;
•
collegamento con l’eventuale numero di
protocollo del documento immediatamente
precedente concernente il medesimo affare o
procedimento
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58
Registrazione in Protocollo:l’oggetto


riguarda e riassume il contenuto del documento
è costituito da una parte fissa relativa all’affare (indica: attività, il
processo o procedimento) : es. “Trasporto alunni”; es. “Viaggio di
istruzione Roma”
 e da una parte variabile
(indica: il contenuto specifico del
singolo documento, per es.:
Viaggio di istruzione Roma – programma
Viaggio di istruzione Roma – noleggio autobus – richiesta di preventivo
Viaggio di istruzione Roma – noleggio autobus – offerta di preventivo
Viaggio di istruzione Roma – noleggio autobus – incarico
Viaggio di istruzione Roma – prenotazione alberghiera
Viaggio di istruzione Roma – quota alunni
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59
Registrazione in Protocollo:l’oggetto
Cosa evitare:
L’uso di oggetti generici: “lettera”, “comunicazione”
“indicazioni operative” “dichiarazione”
La trascrizione acritica dell’oggetto indicato dal mittente



Cosa fare
Costruire gradualmente un vocabolario controllato degli
oggetti: “oggettario”


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60
Registrazione in Protocollo : la segnatura
(in
ambiente cartaceo)
apposizione o l'associazione in modo permanente al
documento dei seguenti elementi:
a) per i documenti a supporto cartaceo in arrivo :
- identificazione in forma sintetica dell'amministrazione
e dell'area organizzativa omogenea;
-data e numero di protocollo;
- codice di classificazione;
- anno-numero di fascicolo;
- l'indicazione della unità operativa responsabile (UOR)
e del responsabile del procedimento o del processo
(RPA) competenti a trattare il documento;


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61
Segnatura documenti in arrivo: timbro di
protocollo:
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62
Segnatura documenti in partenza


b) per i documenti a supporto cartaceo in partenza :
- codice dell'amministrazione e dell'area organizzativa
omogenea;
- data e numero di protocollo;
- codice di classificazione;
- anno-numero di fascicolo
Es.: prot. S121/20.04.05/1536/1.10.1/1-04
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63
Registrazione in Protocollo: la segnatura
(in
ambiente digitale)
Elementi minimi
- codice identificativo dell’amministrazione;
- codice identificativo dell’area organizzativa omogenea;
- data di protocollo secondo il formato
- progressivo di protocollo secondo il formato di sette
cifre
- l’oggetto;
- il mittente;
- il destinatario o i destinatari




(art. 9 e 19 del Dpcm 30 ottobre 2000)
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64
Registrazione in Protocollo: la segnatura
(in
ambiente digitale)
Elementi opzionali
-
-

indicazione della persona (RPA) o dell’ufficio all’interno della
struttura destinataria (UOR) a cui si presume verrà affidato il
trattamento del documento;
codice di classificazione;
identificazione degli allegati;
informazioni sul procedimento e sul trattamento
(art. 19 Dpcm 30 ottobre 2000)
NB! Dati in file conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML) 1.0
(raccomandazione W3C 10 febbraio 1998), compatibile con un file DTD (Document
Type Definition) reso disponibile attraverso il sito internet (art. 18 Dpcm 30 ottobre
2000 )
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65
Terza parte
la gestione documentale
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66
la gestione documentale: fasi

Classificazione

Assegnazione

Fascicolazione
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67
La classificazione: l’obbligo (già citato)
“ Le amministrazioni determinano autonomamente e in
modo coordinato per le aree organizzative omogenee,
le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che
li contengono e ai relativi procedimenti, definendo
adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i
documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione
di protocollo”(DPR 445/00 art 64 comma 4)
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68
La classificazione: lo strumento: il titolario di
classificazione


Il titolario di classificazione consiste nella
rappresentazione schematica e gerarchica delle
funzioni e materie di competenza dell’ente / istituto
comprensivo / istituto d’istruzione
Il titolario si articola su diversi livelli, dal generale al
particolare, assumendo una caratteristica struttura ad
albero
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69
il titolario di classificazione (esempio): 1°livello

2.a BOZZA TITOLARIO GENERALE PER LA PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO

1 – ORGANI DI GOVERNO, AFFARI GIURIDICO-ISTITUZIONALI E COMUNICAZIONE
2 – ORGANIZZAZIONE, PATRIMONIO E RISORSE STRUMENTALI
3 – RISORSE UMANE (PERSONALE)
4 – RISORSE FINANZIARIE, GESTIONE CONTABILE E FISCALE
5 – SERVIZI INFORMATIVI E DOCUMENTALI
6 – PROGRAMMAZIONE, COORDINAMENTO E CONTROLLO




















7 – AGRICOLTURA, ZOOTECNIA E ALIMENTAZIONE
7 bis – FORESTE E MONTAGNA
8 – ARTIGIANATO
9 – COMMERCIO10 – INDUSTRIA, MINIERE ED ENERGIA
11 – TURISMO, STRUTTURE RICETTIVE E IMPIANTI A FUNE
12 – PIANIFICAZIONE TERRITORIALE, URBANISTICA ED EDILIZIA, CATASTO E LIBRO
FONDIARIO
13 – INFRASTRUTTURE, TRASPORTI E OPERE PUBBLICHE
14 – TUTELA DELL’AMBIENTE
15 – SANITA’, IGIENE E VETERINARIA
16 – ASSISTENZA E PREVIDENZA INTEGRATIVA (SICUREZZA SOCIALE)
17 – LAVORO
17 bis – FORMAZIONE PROFESSIONALE
18 – BENI, ATTIVITA’ E ISTITUTI CULTURALI
19 – ISTRUZIONE , UNIVERSITA’ E RICERCA SCIENTIFICA
20 – ATTIVITA’ SPORTIVE E RICREATIVE, TEMPO LIBERO
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MACRO AREA ATTIVITA’ DI
FUNZIONAMENTO
DELL’ENT
MACROAREA ATTIVITA’
ECONOMICHE
MACROAREA TERRITORIO E
AMBIENTE
MACRO AREA ATTIVITA’ E
SERVIZI ALLA
PERSONA
70
il titolario di classificazione (esempio): 2°livello



















TITOLO 18 BENI, ATTIVITA E ISTITUTI CULTURALI
18.1 Attività giuridico-normativa di settore
18.2 Attività di studio, statistica e programmazione di settore
18.3 Commissioni, comitati e altri organismi
18.4 Promozione culturale.
18.5 Biblioteche e beni librari
18.6 Musei e mostre permanenti
18.7 Scuole musicali
18.8 Edilizia culturale
18.9 Archivi e beni archivistici
18.10 Beni archeologici
18.11 Beni architettonici
18.12 Beni storico artistici
18.13 Toponomastica
18.14 Archivio storico provinciale
18.15 Museo archeologico provinciale
18.16 Centro audiovisivi (mediateca)
18.17 Laboratori di restauro
18.x Documentazione eterogenea
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71
il titolario di classificazione (esempio): 3°livello






18.9. Archivi e beni archivistici
18.9.1. Indirizzo, coordinamento, assistenza tecnica,
verifica, aggiornamento degli operatori, contributi
18.9.2. Sistema archivistico provinciale
18.9.3. Vigilanza e tutela sugli archivi e beni archivistici
18.9.4. Conservazione dei beni archivistici
18.9.5. Valorizzazione
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72
Il titolario delle direzioni didattiche

Circolare del Ministero 5 dicembre 1963, n. 411,
predisposto per gli Ispettorati scolastici e le Direzioni didattiche.
(applicato dal 1° gennaio 1964)
TITOLO A: Affari generali (con 34 classi)
TITOLO B: Istruzione elementare (con 49 classi)
TITOLO C: Istruzione secondaria (con 45 classi)
Per i Provveditorati: A+B+C
Per Ispettorati scolastici e Direzioni didattiche: A+B.
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73
La classificazione degli atti



- tutti i documenti amministrativi, anche se non soggetti a
protocollazione, ma pertinenti comunque alla pratica, vanno
classificati;
- la classificazione dei documenti consiste nell’assegnare al
documento codice di classificazione che individua la
suddivisione del titolario (area di competenza) sulla base
dell’oggetto trattato;
Classificare = creare un collegamento logico tra i documenti
rispetto all’ambito di competenza;
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74
Il codice di classificazione


è costituito dall’insieme dei numeri (o lettere o
combinazione di numeri e lettere a seconda
dell’impostazione del titolario) che contrassegnano il
livello cui il documento si riferisce.
Es. A.11. [scarto atti d’archivio]
Es. A.25 [Edilizia scolastica] scuola elementare
deve essere apposto sul documento.
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75
Funzione della classificazione



a) guidare la sedimentazione dei documenti
b) organizzare TUTTI i documenti protocollati e non = formazione
dei fascicoli
c) creare i vincoli tra i documenti e con soggetto produttore
Note: in ambiente sia cartaceo, sia elettronico;
d) contestualizzare un documento (ed un’azione) nell’ambito di
competenza dell’Amministrazione
e) agevolare il riuso razionale dei documenti precedenti del
medesimo ambito di competenza ai fini valutativi e decisionali
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76
Dal Titolario al fascicolo
Il livello più basso del titolario
18.9.3. Vigilanza e tutela sugli archivi e beni archivistici
[Alienazioni
Beni archivistici di terzi
Commercio antiquario
Depositi e comodati
Dichiarazione di interesse storico
Emergenza e prevenzione
Esclusione dagli archivi
Massimari di scarto
Scarto documenti dei comuni, altri enti
pubblici,enti ecclesiastici, privati
Prestito ed esportazione
Smarrimenti e furti
Visite e controlli sugli archivi
Enti pubblici estinti]





I fasccicoli /anno
1. Autorizzazione allo scarto di atti d'archivio
dell’APSS-Distretto Alto Garda e Ledro-presidio
ospedaliero Riva d/G.-Ostetricia e ginecologia
(varie tipologie) (16.01.04-06.08.04)
2. Autorizzazione allo scarto di atti d'archivio del
Comprensorio Alta Valsugana - Servizio segreteria
generale (16.1.- 9.2.2004-)
3. Autorizzazione allo scarto di atti d'archivio del
Comprensorio Alta Valsugana - Servizio istruzione,
mense e programmazione (16.1. - 9.2.2004-)
4. Autorizzazione allo scarto di atti d'archivio
dell’APSS-Distretto Alto Garda e Ledro-presidio
ospedaliero Palme di Arco-Pneumologia (varie
tipologie) (26.01.04 – 06.08.04)
5. Autorizzazione allo scarto di atti d'archivio
dell’APSS-Distretto Alto Garda e LedroU.O.Assistenza territoriale Riva d/G. (ricette
farmaceutiche) (26.01.04-06.04.04)
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77
Funzione della classificazione anche in
ambiente digitale
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78
La classificazione degli atti : casi
particolari: classificazione multipla

Quando un documento si riferisce a due o più ambiti di attività:
Si parla di classificazione multipla: in questo caso un solo documento
determina l’apertura di fascicoli distinti poiché dà inizio ad attività distinte.
Nel caso sono prodotti più esemplari del medesimo documento,
ciascuno dei quali sarà classificato in modo diverso e sarà legato
al rispettivo fascicolo.
il documento originale viene posto nel fascicolo che corrisponde
all’attività ritenuta di maggior rilievo;
le copie vengono invece collocate nei fascicoli che corrispondono alle
attività ritenute di minor rilievo
[sulle copie deve essere annotata la collocazione dell’originale]
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79
L’assegnazione dei documenti


Assegnazione registrata del documento per la
trattazione dell’affare: chi fa che cosa.
- obbligo di legge per procedimenti = funzionario
responsabile del procedimento;
- utile per la buna gestione del lavoro e dei documenti
- indispensabile in ambiente digitale (ACL = Accession
List)
Strumento: organigramma /funzionigramma
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80
L’assegnazione dei documenti:
funzionigramma
Titolario








……
0.2. Gestione beni mobili e
immobili della struttura
0.3. Progetti e programmi di
informatizzazione della struttura
0.4. Personale della struttura
0.5. Segreteria e amministrazione
della struttura
0.6. Finanza e contabilità,
ragioneria della struttura
0.7. Programmi, Relazioni,
Statistiche della struttura …..






Responsabili /sostituti
Cognome e nome – cognome e
nome
Cognome e nome – cognome e
nome
Cognome e nome – cognome e
nome
Cognome e nome – cognome e
nome
Cognome e nome – cognome e
nome
Cognome e nome – cognome e
nome
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81
Il fascicolo (1) - definizione


Il fascicolo è costituito dal complesso dei documenti in arrivo,
in partenza e interni che si riferiscono a un medesimo affare
(processo o procedimento).
Normalmente contiene anche materiale di diversa natura utilizzato
nel corso dello svolgimento dell’attività:
Fotocopie della normativa, di articoli e saggi,
Fotocopie di documenti appartenenti ad altri fascicoli,
Appunti
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82
Il fascicolo (2) – apertura e aggiornamento



I documenti sono raccolti in un contenitore denominato camicia o
copertina.
All’interno del fascicolo i documenti sono disposti in ordine
cronologico di sedimentazione, assumendo come riferimento la
data di protocollazione /registrazione
Di regola tutti i documenti che costituiscono il fascicolo hanno lo
stesso codice di classificazione, poiché si riferiscono alla
medesima attività, salvo i fascicoli permanenti
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83
Il fascicolo (3) – identificazione

Il fascicolo è identificato attraverso i seguenti elementi
essenziali:
- la denominazione della struttura titolare del fascicolo
- l'oggetto del fascicolo
- il codice di classificazione;
- il numero del fascicolo e la data di apertura del
medesimo.
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84
Il fascicolo (4) – identificazione: esempio
Provincia autonoma di Trento
Dipartimento beni e attività culturali = D-322
Soprintendenza per i beni librari e archivistici = S-121
OGGETTO: Autorizzazione allo scarto di atti d'archivio dell’APSS Distretto Alto Garda e Ledro - presidio ospedaliero Riva d/G.Ostetricia e ginecologia (varie tipologie)
Data di apertura 16.01.
Data di chiusura 04-06.08.04
Funzionario responsabile Giovanni Rossi
Fascicolo permanente: APPS - Riva del Garda
Codice di classificazione: 18.9.3.
Numero del fascicolo Anno: 1-2004.







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85
Il fascicolo (5): casi particolari: fascicolo
personale

Fascicoli del personale di ruolo

Fascicoli del personale NON di ruolo

Fascicoli alunni/studenti
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86
Il fascicolo (6): casi particolari: fascicolo
dell’alunno
«E’ istituito un fascicolo personale dell’allievo,
che lo accompagnerà in tutto il percorso scolastico
in una logica di continuità non solo verticale,
ma anche orizzontale con l’esperienza familiare
e le opportunità extrascolastiche. (… segue)
Fonte: [art.3, Fascicule personale dell’allievo, da: D.M: 16 novembre 1992,

Applicazione dell’art.2 della Legge 5 giugno 1990, n.148 ]
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87
Il fascicolo (6bis): casi particolari: fascicolo
dell’alunno

() In tale fascicolo, verranno raccolti:
- i dati di tipo amministrativo (anagrafici, scolastici,
sanitari, il foglio notizie),
- i documenti di valutazione,
- la documentazione specifica per gli alunni portatori di
handicap (diagnosi funzionale, progetto educativo
personalizzato),
- nonché ogni altro significativo elemento di conoscenza
dell’alunno e della sua esperienza scolastica, acquisito
anche in collaborazione con la famiglia () »
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88
Il fascicolo (6 ter): casi particolari: fascicolo
dell’alunno

ù() L’istituzione scolastica che accoglie l’alunno deve
richiedere alla scuola di provenienza il fascicolo
personale, la cui trasmissione costituisce obbligo per
quest’ultima e deve avvenire in tempo utile per la
predisposizione degli adempimenti connessi con l’avvio
dell’anno scolastico. »
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89
Il fascicolo (7): chiusura e scarto informale


La chiusura del fascicolo coincide con la data di acquisizione
dell'ultimo documento relativo ad un medesimo affare.Il fascicolo
chiuso va collocato nell’annata in cui è stato aperto.
Per una buona tenuta della documentazione una selezione è
effettuata, in modo informale, dai responsabili del procedimento o
comunque dai funzionari competenti allo svolgimento dell'istruttoria
al momento della conclusione dell'affare o del procedimento e
prima della riconsegna del fascicolo all'incaricato delle attività di
archiviazione, mediante la rimozione dei documenti non pertinenti
alla natura dell'affare o procedimento cui si riferiscono.(DPP
41/2003, art. 22 comma 3)
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90
Il Repertorio dei fascicoli

- Il repertorio dei fascicoli è un elenco dei fascicoli la
cui struttura riproduce l’articolazione del titolario; i
fascicoli sono, quindi, disposti all’interno delle classi
ultime cui si riferiscono
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91
Dal Titolario al fascicolo [bis]
Il livello più basso del titolario
18.9.3. Vigilanza e tutela sugli archivi e beni archivistici
[Alienazioni
Beni archivistici di terzi
Commercio antiquario
Depositi e comodati
Dichiarazione di interesse storico
Emergenza e prevenzione
Esclusione dagli archivi
Massimari di scarto
Scarto documenti dei comuni, altri enti
pubblici,enti ecclesiastici, privati
Prestito ed esportazione
Smarrimenti e furti
Visite e controlli sugli archivi
Enti pubblici estinti]





I fasccicoli /anno
1. Autorizzazione allo scarto di atti d'archivio
dell’APSS-Distretto Alto Garda e Ledro-presidio
ospedaliero Riva d/G.-Ostetricia e ginecologia
(varie tipologie) (16.01.04-06.08.04)
2. Autorizzazione allo scarto di atti d'archivio del
Comprensorio Alta Valsugana - Servizio segreteria
generale (16.1.- 9.2.2004-)
3. Autorizzazione allo scarto di atti d'archivio del
Comprensorio Alta Valsugana - Servizio istruzione,
mense e programmazione (16.1. - 9.2.2004-)
4. Autorizzazione allo scarto di atti d'archivio
dell’APSS-Distretto Alto Garda e Ledro-presidio
ospedaliero Palme di Arco-Pneumologia (varie
tipologie) (26.01.04 – 06.08.04)
5. Autorizzazione allo scarto di atti d'archivio
dell’APSS-Distretto Alto Garda e LedroU.O.Assistenza territoriale Riva d/G. (ricette
farmaceutiche) (26.01.04-06.04.04)
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92
Dal fascicolo alla serie archivistica


Serie = il raggruppamento di più unità archivistiche
[fascicolo, registro …], omogenee per forma o materia:
es. serie delle determinazioni, serie dei registri di
classe, serie dei fascicoli del personale, serie dei verbali
degli organi collegiali …
Le serie possono essere ordinate secondo il criterio
cronologico, alfabetico o numerico;
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93
la serie archivistica del carteggio /
corrispondenza

I fascicoli formati con la corrispondenza possono, in
rapporto all’entità della documentazione, dare origine a:
- una serie generale del “Carteggio e atti” impostata per
annata e all’interno per titolario soluzione consigliata;

- più serie generali in corrispondenza dei titoli
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94
le serie speciali autonome


Sono formate da documenti particolari che esulano dal
protocollo:
- Volumi delle determinazioni del dirigente scolastico
- Registri di protocollo della Scuola
- Registri dei verbali degli organi collegiali
- Registri dei consigli di classe
- Giornali dei professori …
Oppure da fascicoli permanenti: es. personale e allievi
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95
L’archivio scolastico: ipotesi di organizzazione
delle serie: a) l’Amministrazione









Regolamenti, carte dei servizi
Verbali del Consiglio di Istituto
Originali delle Determinazioni adottate dal Dirigente dell’Istituto
Registri di protocollo dell’Istituto, Rubriche e Repertori
Fascicoli permanenti intestati al Personale dell’Istituto
Registri degli infortuni, Registri dei certificati di servizio
Bilanci e dei Libri contabili
Inventari dei beni
Serie “carteggio e atti” ordinato per annata e all’interno secondo il
titolario
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96
L’archivio scolastico: ipotesi di
organizzazione delle serie: a) la Didattica











Registri dei verbali degli organi collegiali
Registri dei consigli di classe
Registri di classe
Giornali dei professori
Registri di immatricolazione degli alunni
Fascicoli permanenti degli alunni
Registri dei profili degli alunni
Elaborati degli alunni
Elaborati degli esami
Registri dei verbali d’esame
Registri dei diplomi
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97
L’archivio: conservazione e scarto: dalle
linee guida al piano di conservazione:

Il titolario di classificazione va integrato dall'indicazione
dei tempi di conservazione, previsti dalle “linee guida
per la conservazione e lo scarto della documentazione
conservata presso le istituzioni scolastiche della
provincia autonoma di Trento” approvate dalla Giunta
provinciale con deliberaione n. 2984 dd.29 novembre
2002,
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98
L’archivio: conservazione e scarto:
l’autorizzazione allo scarto: procedura




1) contattare preventivamente la Soprintendenza per i beni librari e
archivistici P.A.T. ( 0461/494473-494455)
2) preparare un elenco della documentazione che si intende
scartare – considerate anche le indicazioni ricevute dalla
Soprintendenza P.A.T.- nel rispetto delle Linee guida, compilando il
modulo apposito, compreso anche nelle Linee-guida.
3) inviare, con una lettera d’accompagnamento, l’elenco alla
predetta Soprintendenza P.A.T. in corso Buonarroti 76 – TN.
4) avuta l’autorizzazione (determina del dirigente della
Soprintendenza) si può procedere alla distruzione, adottando le
cautele indicate nell’autorizzazione in caso di dati personali e
sensibili, e nel rispetto delle norme sullo smaltimento rifiuti
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99
L’archivio: l’autorizzazione allo scarto: casi
particolari: BUMPI. - elaborati degli alunni
- I BUMPI possono essere scartati previe intese con a
Soprintendenza, diretta alla conservazione differenziata delle
raccolte presso alcune biblioteche del territorio.
- Gli elaborati possono essere scartati, previa conservazione di un
campione significativo, come indicato nelle Linee guida. Lo scarto è
soggetto ad autorizzazione della Soprintendenza
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100
Archivi storici scolastici: conservazione
illimitata
Ruolo dell’Archivio provinciale

“Conservare gli archivi storici delle scuole provinciali di
ogni ordine e grado”
(L.P. 17 febbraio 2003, n. 1 “Nuove disposizioni in materia di beni
culturali”, art. 17 comma 1 lettera c)
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101
Problemi aperti







Aggiornamento / revisione del Titolario
Integrazione del Titolario con il Piano di conservazione
Individuazione del livello delle AOO e del Responsabile
del servizio archivistico
Elaborazione di un Manuale di gestione
Introduzione della firma digitale
Introduzione di un software rispondente i requisiti del
protocollo informatico e della gestione informatica dei
documenti
…….
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102
Per predisporre titolari aggiornati:



Modalità più idonea: il Gruppo di lavoro multidisciplinare
(cfr. per le Linee guida per la selezione e lo scarto).
Punto di partenza: le versioni “personalizzate” dei titolarii
attualmente in uso (nuove competenze)
Confronto: con Gruppi di lavoro attivi per adattare altri titolarii
alle evoluzioni istituzionali ed organizzative
(per es.: Comuni, Università…)
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103
Indicazioni bibliografiche minime e siti:









P.CARUCCI, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma 1983
L.FAORO, Guida alla formazione di un archivio ordinato, Trento 2004 [pro
manuscripto].
M. GUERCIO Archivistica e informatica: i documenti in ambiente digitale. Carrocci,
2002.
Manuale di gestione del protocollo informatico dell’Università degli Studi di Trieste,
2004 ? Vedi www.units.it
S. PIGLIAPOCO La memoria digitale delle amministrazioni pubbliche Requisiti,
metodi e sistemi per la produzione, archiviazione e conservazione dei documenti
informatici. Maggioli, 2005.
A.ROMITI, Le principali sentenze sul protocollo delle pubbliche amministrazioni.
Casistica, commento e note sentenza per sentenza, Viareggio 1995.
P.TIRADRITTI, L’archivio delle scuole e degli istituti d’istruzione media di ogni
ordine e grado, Roma [1972],
http://www.cnipa.gov.it/site/it-IT/
http://www.provincia.tn.it/pitre/
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104
APPENDICE (1)
Gli archivi: trasparenza e riservatezza

Archivi correnti e di deposito: accesso e riservatezza

Archivi storici: consultazione e riservatezza
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105
Archivi e documenti: accesso e riservatezza
(art. 31 e 32 L.P. 30 novembre 1992,n. 23 + Dpp 25 giugno 2001,n.
22-73/Leg)

Archivi correnti e di deposito
 Chi ha diritto
 -“ chiunque abbia interesse al procedimento” = chi è legittimato alla




partecipazione al procedimento o chi intende accedere “per la tutela di
situazioni giuridicamente rilevanti (art 32 LP + art. 2 Dpp 25)
Cosa può fare
- può prendere visione di documenti amministrativi, verbali di organi collegiali,
nonché di qualunque altro atto, anche interno, formato dall'amministrazione o
comunque utilizzato ai fini dell'attività amministrativa
- “chiunque ha facoltà di ottenere copia dei documenti rappresentativi degli
atti stessi, fino a quando essi sono conservati, per legge, negli archivi delle
amministrazioni
Come fare : richiesta scritta e motivata
Dove: presso la struttura “competente in via principale “ che ha formato il
documento o lo detiene stabilmente.
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106
Archivi e documenti: accesso e riservatezza
(art. 31 e 32 L.P. 30 novembre 1992,n. 23) + Dpp 25 giugno 2001,n.
22-73/Leg ESCLUSIONE E DIFFERIMENTO
Archivi correnti e di deposito
“Il diritto di accesso ai documenti è escluso
- atti coperti da segreto per legge o regolamento
- atti la cui diffusione possa comunque pregiudicare la
riservatezza e la dignità degli amministrati.
Il diritto di acceso ai documenti è differito, quando la
conoscenza dei documenti possa impedire o
gravemente ostacolare lo svolgimento dell'azione
amministrativa.
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107
Archivi e documenti: accesso e riservatezza
(art. 31 e 32 L.P. 30 novembre 1992,n. 23) + Dpp 25 giugno 2001,n.
22-73/Leg ESCLUSIONE








Archivi correnti e di deposito
tipologia documenti esclusi dall’accesso (art. 9, comma 2 Dpp 25 giugno 2001, n.
22-73/Leg)
a) documenti relativi alla salute delle persone ovvero concernenti condizioni psicofisiche delle stesse;
b) rapporti informativi sul personale dipendente;
c) documentazione relativa alla situazione finanziaria, economica e patrimoniale di
persone, imprese e gruppi;
d) altri documenti contenenti informazioni dalla cui divulgazione possa derivare
una lesione della sfera privata della persona e della sua dignità;
e) segnalazioni ed esposti di privati se le notizie risultano fondate;
f) documenti contenenti informazioni che riguardano l’attività di associazioni ed
organizzazioni, dalla cui divulgazione possa derivare una lesione immediata e
diretta degli interessi statutari;
g) documenti contenenti informazioni coperte da segreto industriale, commerciale
e finanziario nonchè informazioni dalla cui divulgazione possa derivare una lesione
immediata e diretta degli interessi dell’impresa.
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108
Archivi e documenti: accesso e riservatezza
in conflitto




Archivi correnti e di deposito
Il "Codice in materia di protezione dei dati personali“ (Dlgs 30 giugno 2003,
n. 196) all’art. 59 rinvia alle norme della legge 7 agosto 1990, n. 241 [per
la PAT = L.P. 30 novembre 1992, n,. 23] e relativi regolamenti di
attuazione
ECCEZIONE per i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita
sessuale. “ Quando il trattamento concerne dati idonei a rivelare lo stato di
salute o la vita sessuale, il trattamento è consentito se la situazione
giuridicamente rilevante che si intende tutelare con la richiesta di accesso
ai documenti amministrativi è di rango almeno pari ai diritti dell'interessato,
ovvero consiste in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà
fondamentale e inviolabile.(art. 60 Dlgs 30 giugno 2003, n. 196)
Sola visione: “ Per i documenti contenenti i dati di cui agli articoli 22 e 24
[dati sensibili] della legge 31 dicembre 1996, n. 675 [ora Dlg. 196/03]
relativi a soggetti terzi rispetto al richiedente, l’accesso è consentito nella
forma della sola visione.( art 6 comma 3 DPP 25 giugno 2001 n. 22-73/leg)
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Archivi e documenti: accesso e riservatezza
istruzione



Archivi correnti e di deposito
Rilevante interesse pubblico (non occorre il consenso): “. Si considerano di rilevante
interesse pubblico (= non occorre consenso preventivo) “le finalità di istruzione e di
formazione in ambito scolastico, professionale, superiore o universitario, con
particolare riferimento a quelle svolte anche in forma integrata.(art 95 Dlgs 30
giugno 2003, n. 196)
- Trattamento di dati relativi a studenti: comunicazione e diffusione
“ Al fine di agevolare l'orientamento, la formazione e l'inserimento professionale,
anche all'estero, le scuole e gli istituti scolastici di istruzione secondaria, su richiesta
degli interessati, possono comunicare o diffondere, anche a privati e per via
telematica, dati relativi agli esiti scolastici, intermedi e finali, degli studenti e altri dati
personali diversi da quelli sensibili o giudiziari, pertinenti in relazione alle predette
finalità e indicati nell'informativa resa agli interessati ai sensi dell'articolo 13……” (art
96 Dlgs 30 giugno 2003, n. 196)
- Resta ferma la disposizione di cui all'articolo 2, comma 2, del decreto del
Presidente della Repubblica 24 giugno 1998, n. 249, sulla tutela del diritto dello
studente alla riservatezza. Restano altresì ferme le vigenti disposizioni in materia di
pubblicazione dell'esito degli esami mediante affissione nell'albo dell'istituto e di
rilascio di diplomi e certificati.
P.A.T.-Soprintendenza per i
beni librari e archivistici-2005
110
Archivi e documenti: accesso e riservatezza
i dati sensibili


d) "dati sensibili", i dati personali idonei a rivelare l'origine razziale
ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le
opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od
organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale,
nonchè i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita
sessuale;
e) "dati giudiziari", i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di
cui all'articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del d.P.R.
14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di
anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei
relativi carichi pendenti, o la qualita' di imputato o di indagato ai
sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale;
(art. 4 lettere d) + e) Dlgs 196Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196)
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111
Archivi e documenti : conservazione e
consultazione a fini storici - legittimità
Archivi storici
- E’ attività di rilevante interesse pubblico (= non occorre
consenso preventivo) il trattamento di dati personali effettuati da
soggetti pubblici per finalità storiche negli archivi pubblici
disciplinati dal TU 490/99 ora Codice dei beni culturali (dlgs 22
gennaio 2004, n. 42)
- E’ compatibile: ”con i diversi scopi per i quali i dati sono stati in
precedenza raccolti o trattati”
- Il trattamento di dati personali per scopi storici, statistici o
scientifici può essere effettuato anche oltre il periodo di tempo
necessario per conseguire i diversi scopi per i quali i dati sono
stati in precedenza raccolti o trattati.




(vedi artt. 99 e 99 del Dlg. 30 giugno 2003, n. 196)
P.A.T.-Soprintendenza per i
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112
Archivi e documenti : conservazione e
consultazione a fini storici - limiti




Archivi storici:
“I dati personali raccolti per scopi storici non possono
essere utilizzati per adottare atti o provvedimenti
amministrativi sfavorevoli all'interessato”.
“I documenti contenenti dati personali, trattati per
scopi storici, possono essere utilizzati”, tenendo conto
della loro natura, solo se pertinenti e indispensabili
per il perseguimento di tali scopi.
“I dati personali possono essere comunque diffusi
quando sono relativi a circostanze o fatti resi noti
direttamente dall'interessato o attraverso suoi
comportamenti in pubblico”.
(vedi art. 101 del Dlgs 30 giugno 2003, n. 196)
P.A.T.-Soprintendenza per i
beni librari e archivistici-2005
113
Archivi e documenti : consultazione a fini
storici - modalità



Archivi storici:
Introduzione del Codice di deontologia professionale e
di buona condotta (Art. 102 Dlgs 30 giugno 2003, n. 196)
Rinvio (art. 103 Dlgs 30 giugno 2003, n. 196) al Codice dei beni
culturali: “ La consultazione dei documenti conservati
negli archivi di Stato, in quelli storici degli enti pubblici e
in archivi privati è disciplinata dal ….. testo unico in
materia di beni culturali e ambientali, come modificato
dal presente codice.[ora : dlgs 22 gennaio 2004 n. 42, “Codice in
materia di beni culturali e del paesaggio”]
P.A.T.-Soprintendenza per i
beni librari e archivistici-2005
114
Archivi e documenti: consultazione e
riservatezza (art. 122 Dlg : decreto legislativo 22 gennaio 2004
n. 42 “Codice beni culturali”)



Archivi storici:
- Libera consultazione: I documenti conservati negli archivi storici ….. di
ogni altro ente ed istituto pubblico sono liberamente consultabili”;
- Limiti
• dopo 40 anni se si tratta di documenti “ contenenti i dati sensibili
nonché i dati relativi a provvedimenti di natura
penale”;[orientamento politico, sindacale, religioso, filosofico: es.
“richiesta di avvalersi dell’insegnamento della religione cattolica”]
• dopo 70 anni se si tratta di “documenti contenenti dati sensibili
idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti
riservati di tipo familiare”.[es. certificato medico];
• dopo 50 anni se si tratta di documenti “dichiarati di carattere
riservato” relativi alla politica estera o interna dello Stato;
- Deroga per motivi “giuridicamente rilevanti” : rinvio alla disciplina
sull’accesso ai documenti amministrativi.
P.A.T.-Soprintendenza per i
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115
APPENDICE (2)

Firma digitale
P.A.T.-Soprintendenza per i
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116
Firma digitale: definizione


E' un particolare tipo di firma elettronica qualificata
basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia,
una pubblica e una privata, che consente al titolare
tramite la chiave privata e al destinatario tramite la
chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e
di verificare la provenienza e l'integrità di un documento
informatico o di un insieme di documenti informatici
(rif. DPR 28 dicembre 2000, n.445)
(da sito CNIPA)
P.A.T.-Soprintendenza per i
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117
Firma digitale: funzioni


Autenticità = identità del sottoscrittore;
Integrità : sicurezza che il documento informatico non è stato
modificato dopo la sua sottoscrizione;

Non ripudio : valore legale di firma autografa fino a querela di falso

Riservatezza : solo il destinatario può leggere il messaggio
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118
Firma digitale: rilascio



1. il dispositivo di firma digitale (es. smart-card) è rilasciato
all’utente richiedente, previa identificazione, da un Certificatore
abilitato
2. Il Certificatore, che abbia i requisiti, è abilitato dal CNIPA e
iscritto all’Albo curato dal CNIPA, visibile in Internet
3. Il certificato collegato al dispositivo di firma
- attesta l’identità del sottoscrittore
- garantisce la corrispondenza tra chiave pubblica e soggetto
(titolare) a cui essa appartiene
- attesta il periodo di validità della predetta chiave (scadenza
biennale)
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119