Comunicazione interna nell’organizzazione aziendale
1. Definizione
2. Diverse tipologie di comunicazione interna
3. Obiettivi della comunicazione interna
4. Collocazione organizzativa nella struttura
5. Interazione con altre Funzioni
6. Ruolo strategico delle comunicazione interna
7. Persone e budget
8. Motivazioni per la diffusione o ripensamento della
comunicazione interna
9. Strumenti ed azioni della comunicazione interna
10. Nuove tecnologie e comunicazione interna
11. Profilo professionale del comunicatore
12. Nuove prospettive della comunicazione interna
1. Definizione
In generale possiamo far riferimento alla gestione di dati, informazioni e conoscenze
utili a mettere in grado chi lavora in un’organizzazione di svolgere il proprio ruolo,
valorizzando al massimo il contributo offerto dentro le strutture organizzative
aziendali.
Dati: intendiamo un insieme di fatti distinti, oggettivi riferiti ad un evento;
Informazioni: intendiamo tutto ciò che conferisce un significato ai dati, ne indicano la
rilevanza, lo scopo e forniscono una base per intraprendere delle azioni;
Conoscenze: intendiamo un insieme di informazioni di valore contenute nella testa
delle persone, e che vengono applicate per interpretare le informazioni.
In tutte le aziende il ruolo delle conoscenze sta rivelandosi come risorsa alla base
dell’innovazione, della qualità e della competitività. Per l’organizzazione nel suo
complesso possedere la conoscenza significa gestirla, ovvero, veicolare correttamente
le informazioni e renderle accessibili alle persone. A differenza degli asset tangibili, il
cui valore decresce con l’uso, la conoscenza più viene condivisa e utilizzata e più
aumenta di valore.
La Comunicazione Interna permette di comunicare a tutti e con la
massima tempestività una Notizia come l’avvio di un progetto, un nuovo
prodotto, una manifestazione, una campagna commerciale, un risultato
importante ed altro ancora.
L’importante è che si tratti di un’informazione che produca un valore ed
un arricchimento per le persone e per le funzioni aziendali coinvolte.
Parliamo di valore perché l’informazione accresce professionalità e
conoscenze, è fonte di contatti e sinergie e favorisce l’integrazione e il
senso di appartenenza.
La notizia nasce in qualsiasi parte dell’Azienda e passando attraverso
l’Unità Organizzativa (Direzione, Servizi, Uffici, area, filiale ecc.) arriva
alla funzione Comunicazione Interna che la diffonde e la pubblica
scegliendo lo strumento più idoneo.
notizia
notizia
notizia
Unità Organizzativa
Funzione Comunicazione Interna
Strumenti/Canali
Personale
Personale
Personale
La Comunicazione Interna come fattore distintivo di successo.
Ma è sufficiente un house organ ?, un intranet aziendale ?, una convention ?
Comunicazione Interna deve soddisfare le aspettative di comunicazione:
occorre un piano organico per
Valorizzare la comunicazione come fattore di business;
Riflettere sul potenziale che la C.I. può sviluppare all’interno dell’Azienda.
Vantaggio competitivo
“è impossibile non comunicare “, anche il silenzio comunica qualcosa e quando la
comunicazione aziendale è latitante quella “di corridoio” prende il sopravvento.
Occorre una strategia sulla C.I.
Un sistema integrato di comunicazione che si in grado di garantire:
condivisione di mission, valori, obiettivi e comportamenti aziendali;
circolarità della comunicazione, differenziata e indifferenziata;
soddisfazione e motivazione al lavoro;
senso di appartenenza e di identificazione;
produttività e qualità del servizio;
cambiamento organizzativo e sviluppo della cultura aziendale;
conoscenza di prodotti, processi, procedure di lavoro ecc.
4 Fasi
Analisi necessità di comunicazione. Il vertice e le funzioni
aziendali definiscono, coerentemente con la missione, al piano
industriale, ai piani commerciali e di funzione e quindi agli
obiettivi, quali sono le attività ed i progetti più significativi da
comunicare;
Progettazione utilizzo degli strumenti di C.I. e canali
(informatico, cartaceo, relazionale e di feed – back) per
raggiungere i destinatari;
Attivazione è la realizzazione, si producono fatti concreti;
Verifica bilancio di ciò che ha avuto esito positivo e di ciò che
deve essere rivisto.
I Canali
Sono le “vie di comunicazione” che permettono il collegamento tra persone
e funzioni:
CANALE INFORMATICO – asse portante per tempestività e capillarità;
CANALE CARTACEO – meno tempestivo, più approfondito;
Canale relazionale – comunicazione diretta e personale;
CANALE DI FEED – BACK -comunicazione da parte delle persone verso
l’azienda.
Schema di Comunicazione Interna
DIREZIONE GENERALE
Middle Mngt
Com. Interna
Canali: Relazionale Informatico Cartaceo
Strumenti:
Riunioni
Intranet
Colloqui
Convention
Workshop
Flash News
Fogli di comunicaz.
Rilevaz. clima
Sondaggi
PERSONALE E FUNZIONI
2. Diverse tipologie di Comunicazione interna
Comunicazione strategica
Riguarda la comunicazione e le modalità di condivisione della strategia, della
missione, dei valori e della cultura dell’azienda, le iniziative necessarie per
motivare e coinvolgere le persone e favorire di conseguenza il rapporto
dell’azienda con il suo mercato.
Il passaggio da strategia ad azione è possibile solo quando la prima viene
comunicata e trasferita.
Comunicare non vuol dire solo trasmettere informazioni e conoscenze ma anche
creare e alimentare una relazione, un rapporto di scambio, una interazione
ispirata a valori di reciprocità e fiducia.
Conoscere il clima aziendale, le aspettative e la percezione che le persone hanno
della strategia dell’impresa, del suo mercato, dei suoi concorrenti, della sua
politica economica e finanziaria, delle sue criticità è essenziale per definire in
modo corretto una politica di comunicazione.
Comunicazione operativa
Questo tipo di comunicazione supporta i processi produttivi e gestionali di base,
trasmettendo a tale scopo tutte le informazioni necessarie al loro
svolgimento.
Ottimizza i flussi di comunicazione legati ai processi di lavoro, favorendo la
produzione e diffusione del Know how aziendale e promovendo
l’addestramento e l’aggiornamento professionale.
Contribuisce ad alimentare la learning organization e quindi a generare
apprendimento e conoscenza.
Comunicazione informativa
Finalizzata a migliorare la conoscenza dell’azienda, dei suoi prodotti e dei suoi
mercati nei confronti delle diverse categorie di personale e,
conseguentemente, di migliorarne anche l’immagine. E’ una comunicazione di
tipo motivazionale nel senso che fornisce alle persone le informazioni
necessarie a collocare il proprio lavoro in un contesto più ampio di significati.
Contribuisce a dare più senso all’attività degli individui.
3. Obiettivi della Comunicazione Interna
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Fornire informazioni sui meccanismi operativi
Supportare le innovazioni organizzative e gestionali
Sviluppare il consenso e il coinvolgimento delle persone
Diffondere i valori aziendali
Comunicare le strategie aziendali
Diffondere informazioni per far conoscere l’azienda, i suoi prodotti, i suoi mercati
Favorire la partecipazione e la collaborazione delle persone
Contribuire al miglioramento della qualità dei prodotti/servizi offerti alla clientela
Favorire il rafforzamento dell’identità aziendale
Promuovere lo sviluppo, la formazione e l’aggiornamento professionale
Sviluppare il senso di appartenenza
Ottimizzare i flussi di comunicazione legati ai processi di lavoro
Migliorare il clima organizzativo
Contribuire al miglioramento dell’immagine aziendale
Favorire la creazione e diffusione del know how aziendale
Favorire la condivisione delle scelte strategiche
Supportare i processi aziendali strategici (fusioni, acquisizioni, riorganizzazioni ecc.)
Fornire supporto alle altre unità organizzative sui temi della comunicazione
4. Collocazione organizzativa nella struttura
· In staff all’Alta Direzione
· Presso l’Organizzazione
· Presso il Personale
· Presso le Relazioni Esterne
· Presso il Marketing
In staff all’Alta Direzione
In occasione di grandi cambiamenti che modificano profondamente gli assetti
organizzativi (es. fusioni, acquisizioni, ristrutturazioni ecc.), integrazioni fra
culture, nome e procedure diverse.
Presso l’Organizzazione
Quando l’azienda è principalmente orientata al raggiungimento di obiettivi
efficienza operativa, coordinamento di processi, in un contesto di crescente
complessità interna ed esterna.
Presso il Personale
Quando si vuole porre in luce la sua funzione di supporto alle politiche di
sviluppo delle risorse umane, oppure per sostenere e supportare
operativamente una particolare fase aziendale, un profondo cambiamento
culturale.
Presso le Relazioni Esterne
Quando vi sia la necessità di concentrare professionalità di comunicazione
(valorizzare le skill e il know how dei comunicatori esterni anche per la
comunicazione interna), le risorse economiche e professionali nonché i centri
di decisione.
Presso il Marketing
In caso di aziende fortemente proiettate verso il mercato (es. dove vi sia una
forte predominanza di momenti di comunicazione come grandi convention), ed
anche qui quando vi sono motivi di concentrazione sia delle risorse
economiche e professionali, sia dei centri di decisione.
5. Interazione con altre Funzioni
Gli obiettivi ed i compiti della Comunicazione Interna impongono una costante
attività di collaborazione e cooperazione con altre unità organizzative e ciò per
poter operare in una logica sistemica e secondo criteri e obiettivi di efficacia ed
efficienza.
In genere la frequenza con la quale la funzione di Comunicazione Interna
collabora o interagisce con altre funzioni, in ordine di maggior contatto, è la
seguente:
· Alta Direzione
· Sviluppo e gestione risorse umane
· Relazioni Esterne
· Marketing
· Sistemi Informativi
· Rete commerciale (dove esiste)
· Formazione
· Organizzazione
· Segreteria Generale
Commento
L’elevata frequenza di interazione con la funzione Relazioni Esterne,
ed il Marketing, oltre che con lo sviluppo e gestione risorse umane,
deriva dalla necessità di perseguire una perfetta coerenza con la
comunicazione rivolta all’esterno, ma anche con l’esigenza di
sostenere, per esempio, una nuova politica commerciale mediante
una serie di iniziative rivolte al personale (es. comunicazione di nuovi
prodotti, progetti e prodotti, formazione specifica, realizzazione di
un sistema incentivante ecc.).
La coerenza tra Comunicazione Interna, Relazione Esterne e
Marketing, deve essere sostanziale, in quanto le attività devono far
riferimento agli stessi valori aziendali.
Una concezione dinamica integrata di tali funzioni favorisce la
creazione di un ambiente di lavoro e di un clima positivo e vitale, nel
quale ciascuna persona ha la possibilità di contestualizzare e di
attribuire maggior senso e significato al proprio lavoro e all’attività
della propria azienda.
6. Ruolo strategico della Comunicazione Interna
Negli ultimi anni si sono verificati mutamenti così significativi da costituire,
secondo alcuni, l’inizio di una diversa epoca nell’evoluzione dell’impresa.
Siamo passati da un sistema di mercato industriale
economie e mercati. In questo sistema le crisi sono
tempo fondamentali di gerarchia, standardizzazione,
vengono progressivamente affiancati e sostituiti da
attenzione verso:
•Innovazione continua
•Comunicazione permanente
•Capitalizzazione e sviluppo delle competenze
•Guerra di talenti (turn over)
•Rapidità decisionale e di azione.
Da epoca industriale ad epoca della complessità
a un sistema multiplo di
ricorrenti e i concetti un
posizione e responsabilità
una sempre più marcata
Modello organizzativo
--------------------------Lavoro
collaboratori con potere deci
sionale.
---------------------------Relazioni commerciali
--------------------------Comunicazione
Epoca industriale
Epoca della complessità
gerarchia: comando e
Controllo
------------------------------si opera dalle ore 8 alle 17;
i teams hanno poco rilievo;
conoscenze circoscritte;
controllo centralizzato.
organiz.ne a rete e flessibile
------------------------------le alleanze parte del business.
------------------------------si comunica quando è necessario.
---------------------------------le alleanze sono il business.
---------------------------------si comunica sempre.
--------------------------------si opera 24 ore su 24;
importanza dei teams e dei
progetti;
conoscenze condivise;
In questo scenario le imprese diventano meno burocratiche e l’integrazione interna, cioè la connessione di
posizioni funzionalmente diverse ed il coordinamento tra unità operative decentrate, diventa una
improrogabile necessità.
La Comunicazione Interna diviene gradualmente uno strumento globale di governance delle varie attività
organizzative e si configura come ruolo strategico per attuare nuovi modelli di sviluppo nelle
organizzazioni.
L’affermarsi di nuovi modelli organizzativi ha richiesto forme diverse e più
complesse di comunicazione.
La Comunicazione Interna è volta prevalentemente a fornire informazioni sui
meccanismi operativi, supportare le innovazioni gestionali e organizzative,
sviluppare il consenso e il coinvolgimento delle persone, diffondere i valori
aziendali e comunicare le strategie aziendali.
La Comunicazione Interna diviene quindi:
Ø Supporto alle variabili hard dell’organizzazione (norme, procedure, struttura
organizzativa);
Ø Supporto ai cambiamenti dei modelli e dei meccanismi di funzionamento
organizzativo;
Ø Strumento di gestione delle persone;
Ø Componente fondamentale della cultura e del clima aziendale.
7. Persone e budget
Nelle imprese in genere il numero delle persone che operano nella Comunicazione
Interna non è elevato; mediamente, nella funzione vi operano da due a quattro
persone.
Ciò sta a significare come in realtà il riconoscimento strategico della funzione
Comunicazione Interna ai fini della gestione della complessità organizzativa che
caratterizza oggi le imprese sia abbastanza recente.
La direzione comunque nella quale le aziende si stanno movendo, anche sotto la
spinta di contesti sempre più competitivi, è quella di assumere tra le proprie
competenze organizzative la capacità di sapere utilizzare la comunicazione,
interna ed esterna, come una risorsa organizzativa e un potente strumento di
gestione.
Per ottenere risultati:
1. l’Alta Direzione deve essere convinta di voler realizzare una politica di
comunicazione interna a sostegno delle proprie strategie aziendali;
2. deve esserci chiarezza sulle aspettative dei destinatari;
3. deve esserci chiarezza sugli obiettivi da perseguire;
4. deve esistere adeguata professionalità, in termini di competenze e
conoscenze, delle persone che all’interno dell’azienda seguono l’attività di
comunicazione.
In sintesi, quando gli obiettivi sono chiari e condivisi, il ruolo della
Comunicazione Interna istituzionale e definito, le esigenze della domanda
conosciute, e le competenze del team di Comunicazione adeguate, le
possibilità di generare processi di comunicazione efficaci ed efficienti sono
molto elevate.
Un altro importante indicatore dell’importanza attribuita alla
Comunicazione Interna e del suo utilizzo a supporto della strategia
d’impresa è rappresentato dal budget.
L’esistenza di un vero e proprio budget e la variazione della sua entità
nel corso degli anni consentono di evidenziare il livello di continuità
delle spese e degli investimenti e la direzione nella quale si muove
l’organizzazione in termini di definizione e attuazione di una politica
organica di Comunicazione Interna.
8. Motivazioni per la diffusione o ripensamento della Comunicazione Interna
Molteplici fattori di scenario, interni ed esterni all’azienda, hanno esercitato un
notevole impatto sull’organizzazione aziendale, assegnando alla comunicazione un
ruolo non meno importante di quello posseduto da altre e più consolidate leve
gestionali.
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Mutamenti dello scenario economico-finanziario
Operazioni
straordinarie
d’Impresa
(fusioni,
ristrutturazioni ecc.)
Globalizzazione e competitività dei mercati
Nuove politiche commerciali
Innovazione tecnologica
Modelli organizzativi più articolati e complessi
Cambiamenti nelle procedure operative
…….
acquisizioni,
Sono tutti fattori che hanno contribuito, chi più chi meno, alla ridefinizione ed
alla diffusione di un sistema di Comunicazione Interna.
Da una recente indagine svolta nel mondo delle aziende bancarie emergono
alcune differenze nell’indicazione dei fattori che hanno contribuito maggiormente
alla diffusione del sistema di Comunicazione Interna.
Nelle aziende nelle quali non esiste questa funzione, sembra essere prevalente
una motivazione di tipo endogeno, rispetto ad una di tipo esogeno (competitività
dei mercati, mutamento dello scenario economico-finanziario, ecc.), ponendo in
primo piano processi di riorganizzazione interna e l’avvio di nuove procedure
operative.
Al contrario, dove esiste, il sistema di Comunicazione Interna è stato influenzato
in misura minore dai cambiamenti nelle procedure operative e nei processi di
lavoro, e in percentuale maggiore da fusioni, acquisizioni, cambiamenti di
politiche commerciali, nuovi assetti societari, diverso posizionamento sul
mercato.
Inoltre, dalla ricerca emerge una forte integrazione tra comunicazione interna ed
esterna.
9. Strumenti ed azioni di Comunicazione Interna
Strumenti- ogni mezzo, materiale o virtuale, di informazione/comunicazione,
indiretta o mediata:
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▫
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▫
▫
▫
▫
▫
▫
▫
▫
ordini di servizio/circolari interne
lettere dedicate e “personalizzate”
bacheche e info-point
newsletter
house organ
report su ricerche e sondaggi
video istituzionali
telegiornale aziendale
cassetta delle idee
media interattivi
posta elettronica
intranet
internet
Azione - ogni attività, cui partecipino due o più soggetti dell’azienda, in cui è
imprescindibile l’elemento dello scambio interpersonale e della partecipazione
diretta all’evento:
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▫
▫
▫
▫
▫
▫
▫
▫
riunioni capo-collaboratore
riunioni di unità organizzativa
gruppi di lavoro interfunzionali su progetti
focus group
videoconferenze
conferenze e meeting
corsi di formazione
colloqui stagionali
convention
family day
Nel significato di “Azione” si intendono tutte le attività aziendali qualificate come
eventi.
Bacheca e info point: sono strumenti cartacei in genere con un design attrattivo che riportano notizie
aziendali, a volte raggruppate per tematiche.
Newsletter: strumento cartaceo semplice, veloce e poco costoso. Il numero di pagine è limitato, gli articoli
brevi e le illustrazioni modeste.
House-Organ: strumento cartaceo, pubblicazione periodica, identificata da un titolo stabile e pubblicato
dall’azienda ad intervalli regolari. È uno strumento di comunicazione interna che di norma viene distribuito a
tutti i dipendenti. Lo scopo è di attivare un canale di comunicazione stabile tra l’azienda e il suo pubblico,
capace di durare nel tempo, ed attraverso il quale “fare cultura di impresa” e stimolare il senso di
appartenenza e di identità.
Video (istituzionale): strumento elettronico. È un filmato che presenta l’azienda, i suoi prodotti, i mercati
in cui opera, le tecnologie, le strategie, gli obiettivi, i valori. È una “brochure video” dove l’immagine è
protagonista ed il testo spesso diviene una componente di secondo piano.
Telegiornale aziendale: strumento elettronico. È un notiziario televisivo periodico che ha tutte le
caratteristiche tipiche di un telegiornale delle grandi reti televisive. Di durata variabile (5-15 minuti) può
essere su cassetta e inviato a casa, trasmesso in azienda durante gli intervalli o addirittura è possibile
trasmetterlo direttamente a casa dei destinatari utilizzando programmi a pagamento con codificatori
speciali. Necessita di speaker professionisti.
Cassetta delle idee: strumento cartaceo. Le persone possono esplicitare suggerimenti di carattere
organizzativo o di altra natura, in forma personale o anonima. Se i suggerimenti sono forniti in forma
personale (con indicazione del nome) i contributi positivi devono trovare un riconoscimento nel sistema
premiante dell’azienda, stando attenti però a non scoraggiare comunque la partecipazione di tutti.
Posta elettronica: strumento che consente di ridurre l’impiego della carta, di archiviare informazioni, di
sostituire in alcuni casi la bacheca, la circolare, la newsletter. È una comunicazione a due vie in tempo reale
sia verticale che orizzontale.
Intranet : strumento che si può definire come un network di computer “privati” tra loro collegati i quali
impiegano gli standard e i protocolli di internet al fine di consentire agli stessi la possibilità di comunicare
e cooperare fra loro in maniera più efficiente ed efficace. Le informazioni che si veicolano sono facilmente
aggiornabili anche in tempo reale, consentono all’azienda trasparenza e tempestività nell’aggiornamento
dei collaboratori.
Teleconferenze: processo che combina la televisione con le tecnologie della telecomunicazione per
permettere a due o più gruppi di lavoro che si trovano in luoghi diversi di “incontrarsi”. Organizzare una
teleconferenza richiede una specifica competenza tecnica in particolare per il collegamento via satellitare
tra diverse sedi.
Family day: è un evento che prevede l’apertura degli uffici ai famigliari dei dipendenti per far conoscere
l’ambiente dove lavorano i congiunti, illustrare le lavorazioni e gli scopi che l’organizzazione si prefigge. Si
concludono generalmente con una colazione offerta dall’azienda.
Convention: è un incontro che riunisce gruppi omogenei e numerosi di pubblici interni. Sono incontri
realizzati fuori sede, in luoghi che bene si prestano ad enfatizzare l’aspetto di relazione, che è uno degli
elementi fondamentali per il successo. Suscita grande impatto emotivo, alta visibilità per relatori interni.
Riunioni: è uno strumento relazionale molto usato per comunicare nelle organizzazioni. Se ben
programmato riduce lo stress legato ai processi decisionali, perché si condividono gli obiettivi, e si
guadagna tempo perché se ne razionalizza l’uso.
Caratteristiche positive:
▫
informazione
▫
sensibilizzazione/coinvolgimento
▫
analisi/consultazione
▫
co-decisione
▫
creatività
Le riunioni possono essere rivolte ad un pubblico del medesimo livello e della stessa funzione o pubblici di
livelli e di funzioni diverse (riunioni interfunzionali).
Allo stato attuale gli strumenti/azioni realmente impiegati per raggiungere gli
obiettivi di Comunicazione Interna risultano:
Più efficaci (in ordine decrescente) – le riunioni di unità organizzative, la rete
intranet, le riunioni capo-collaboratore, i corsi di formazione, la posta
elettronica, i gruppi di lavoro interfunzionali su progetti, gli ordini di
servizio/circolari/istruzioni interne, i colloqui gestionali, le convention, il sito
internet aziendale, i focus group, le lettere dedicate e personalizzate e gli house
organ.
Meno efficaci – le newsletter, le conferenze, i media interattivi, i video
istituzionali, le bacheche/info point, le video conferenze, la cassetta delle idee, il
telegiornale aziendale e i family day.
Le aziende in generale utilizzano maggiormente gli strumenti/azioni più efficaci.
Le confenze-meeting, le video conferenze pur presentando un elevato impiego
hanno nella realtà un’efficacia percepita inferiore.
10. Nuove tecnologie e comunicazione interna
Una recente ricerca della Boston Consultino Group ha posto particolare enfasi sul
fatto che la maturazione di ambienti Hi- tech si sta rivelando un forte stimolo alla
veicolazione di flussi di informazione interna, specie attraverso canali come la
fibra ottica o le connessioni via satellite.
L’investimento nelle nuove tecnologie di comunicazione è visto in funzione di un
abbattimento dei costi operativi e di un incremento della produttività.
In Italia il fenomeno dell’ ICT (Information & Communication Technology) e la
decisa crescita della forza lavoro che usa il computer (oltre il 60% degli occupati)
ha fatto registrare senza dubbio un andamento positivo nel 2001 e nel 2002 sia in
termini quantitativi che di alfabetizzatone e professionalità.
Intranet è stato giudicato come strumento di comunicazione interna più gradito
ed utilizzato.
Nonostante la larga diffusione di intranet si tratta di uno strumento ancora agli
albori di una sicura evoluzione. Attualmente infatti è per lo più usato per la
diffusione di informazioni riguardanti l’operatività aziendale: norme e procedure;
prodotti e servizi dell’azienda; struttura organizzativa.
Un utilizzo più evoluto e che già alcune aziende perseguono è l’utilizzo della rete
intranet anche per veicolare formazione on line ai propri dipendenti, o per
condividere documenti.
Siamo ancora lontani da un utilizzo della rete intranet in modo segmentato per
popolazione aziendale (dirigenti, manager, responsabili di una funzione ecc.),
come invece peraltro già avviene in alcune multinazionali americane.
Attenzione: sembra non essere vero che l’utilizzo di internet riduca l’ammontare
delle tonnellate di carta che ogni anno l’azienda consuma (una ricerca USA in tal
senso lo ha già dimostrato). L’utilità della rete intranet risiede semmai nella sua
capacità di contribuire a ridurre la circolazione di documentazione cartacea oltre
che a sostenere vantaggiosamente la Comunicazione Interna.
Le nuove tecnologie nella Comunicazione Interna favoriscono il perseguimento dei
seguenti obiettivi:
coinvolgimento delle persone
diffusione dei valori aziendali
supporto alle innovazioni organizzative/gestionali
ottimizzare i flussi di comunicazione per i processi
promuovere lo sviluppo, la formazione e l’aggiornamento
professionale
▫
favorire il rafforzamento dell’identità aziendale
▫
sviluppare il senso dell’appartenenza
▫
migliorare il clima organizzativo
▫
favorire la condivisione delle scelte strategiche
▫
favorire la creazione e la diffusione del know how aziendale
La Comunicazione Interna diviene o, meglio, è una leva strategica con la quale è
possibile trasmettere missioni, valori, strategie e obiettivi, coinvolgere, motivare
e sviluppare le competenze delle persone.
▫
▫
▫
▫
▫
Oggi più che in passato le persone con la loro professionalità e con il valore
aggiunto che riescono a fornire nel lavoro, rappresentano un forte vantaggio
competitivo capace di rendere un’azienda vincente in mercati altamente
concorrenziali come quelli attuali.
11. Profilo professionale del comunicatore
Responsabile della Comunicazione Interna
Caratteristiche più attese sul piano delle conoscenze e delle competenze:
•
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Obiettivi e strategie aziendali
Bisogni di comunicazione del personale
Nuove tecnologie di comunicazione
Metodologie di pianificazione e gestione progetti
Strumenti a supporto del knowledge management
Tecniche di monitoraggio dei risultati
Inoltre:
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•
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•
•
Capacità relazionali
Visione sistematica
Flessibilità
Innovazione
Programmazione e organizzazione
Negoziazione
Operatore della Comunicazione Interna
Sul piano della conoscenza ci si aspetta che l’operatore sia prima di tutto un esperto di
tecnologia della comunicazione, specie con riferimento all’ICT applicata alla comunicazione
d’Impresa.
Inoltre deve orientare adeguatamente la propria attività verso gli obiettivi e le strategie
aziendali e avere una visione chiara dei bisogni di comunicazione dei propri colleghi.
Un’importante caratteristica richiesta a un operatore della Comunicazione Interna risulta
essere la capacità di gestire relazione interpersonali, seguita da un’altra competenza
richiesta come la flessibilità.
Rilevanti infine sono:
•
•
•
•
Capacità di analisi e sintesi
Programmazione e organizzazione del lavoro in misura minore:
Capacità di negoziazione
Visione sistemica
12. Nuove prospettive della Comunicazione Interna
Nella nuova era competitiva, caratterizzata da grande incertezza, vi è la necessità di:
•Far conoscere alle persone la propria azienda
•Mettere le persone in condizione di conoscere obiettivi e strategie aziendali
•Orientare le azioni ed i componenti dei singoli verso obiettivi comuni e condivisi
•Evidenziare la connessione fra ciò che le persone fanno (il proprio lavoro) e i risultati
complessivi.
Le uniche risorse che possono garantire il successo sono proprio le uniche che non si possono
comprare:
•
•
l’impegno
la motivazione
delle persone. Inoltre, per costituire organizzazioni che raggiungano l’obiettivo occorre
sostituire il potere formale con la responsabilità.
I nuovi obiettivi della Comunicazione Interna:
▫
▫
▫
▫
▫
▫
▫
favorire il cambiamento
sviluppare coerenza e cultura strategica
ottimizzare i flussi di informazione operativa(sia gerarchica che interfunzionale)
motivare e coinvolgere le risorse professionali
diffondere il senso di responsabilità
accelerare i processi decisionali
migliorare la gestione del tempo
Comunicazione “fredda” e comunicazione “calda”
La comunicazione fredda è analitico-descrittiva, asettica e oggettiva, a una via, ciò che conta
è farsi capire e ricordare (es. regolamenti interni, mansionari, ordini di servizio ecc.).
La comunicazione calda ha finalità valoriali, è emotiva ed empatica, cioè tocca direttamente
lo stato d’animo dell’interlocutore. Il suo obiettivo è quello di creare risonanza e intimità.
Necessità di ben modulare la temperatura della Comunicazione Interna.
•
Il peso delle variabili organizzative soft, rispetto a quelle hard, nel rapporto
con il mercato e nella produzione di valore sarà sempre maggiore fino a
diventare la vera forza dell’impresa.
•
Le variabili psicologiche, comportamentali e le attitudini assumeranno sempre
più il ruolo di leve strategiche irrinunciabili per il successo dell’azienda.
•
Le più innovative teorie organizzative hanno dapprima sottolineato
l’importanza delle risorse invisibili ( sviluppo tecnologico, immagine, cultura
organizzativa, ecc.) e successivamente la centralità delle risorse immateriali.
•
Il Capitale intellettuale come variabile strategica per la produzione di valore e
i fattori immateriali (la conoscenza, il know how posseduto ed utilizzato) sono
ora considerati le vere risorse prospettiche delle imprese.
•
Il modello di riferimento: porre in primo piano la centralità dell’individuo, del
suo apprendimento, della sua conoscenza, della sua creatività, del suo
empowerement.
Bibliografia essenziale
•ABI, “La Comunicazione Interna in Banca”, Rapporto 2003 a cura di Maurizio
Incletolli e Maria Antonietta Bosca, Bancaria Editrice.
•Chiara Cifoni, “Come gestire un patrimonio secolare di conoscenze”, rivista
trimestrale Banca in Formazione, marzo 2002.
•Simone Dell’Orto e Mario Spatafora, “Trend evolutivi della comunicazione
interna”, rivista trimestrale Banca in Formazione, marzo 2002.
•Filippo Muzi Falconi e Simone Dell’Orto, “Il Ruolo strategico e gli strumenti della
comunicazione interna”, rivista trimestrale Banca in Formazione, marzo 2002.