L’ordine fa risparmiare tempo, nervi e denaro
Quante scartoffie! Contratto di lavoro, polizze assicurative, documenti fiscali, garanzie, ricevute e
fatture! Che cosa fare di tutte queste carte? E per quanto tempo si devono conservare? Spesso si
riempiono cassetti o scatoloni e la ricerca di un particolare documento diventa davvero complicata.
Si perde molto tempo e i nervi a volte sono messi a dura prova.
Come evitare tutto ciò? Quando si vuole fare ordine, si devono dapprima dividere e classificare i
propri documenti. E il metodo migliore consiste nell’utilizzare classificatori con rubriche di
separazione.
Il momento giusto per iniziare un sistema di classificazione è l’inizio della formazione
professionale. Prima di cominciare l’apprendistato ci si procura un classificatore con
rubriche di
separazione.
Ecco un esempio di classificazione:
 conteggio mensile del salario / contratto d’apprendista / certificati
 Giustificativi bancari: conto salario
 Giustificativi bancari: conto risparmio
 Cassa malati: premi mensili / riduzioni di premio / fatture mediche
 Dentista / ottico
 Telefonia mobile
 Costi di trasporto: abbonamenti / bici / scooter
 Sport / quote associative / giornali /diversi
 Imposte
 Certificato AVS / certificato di domicilio
 Certificati di garanzia / ricevute
Consigli:
 Le fatture non pagate devono essere raggruppate e messe in evidenza all’inizio del
classificatore, oppure sulla scrivania in un contenitore separato
 Pagare le fatture 1 volta al mese, in assenza di ordine di pagamento permanente
 Classificarle subito dopo aver pagato!
A dipendenza della situazione, saranno necessari altri classificatori. Quando si va a vivere
nel proprio appartamento ci saranno altri documenti da conservare e ordinare: contratto di
locazione (e documenti di cauzione), costi accessori, energia, Internet/TV/Billag, ecc.
Il sistema di classificazione perfetta non esiste. Importante è trovare il proprio sistema ottimale,
che permetta di ritrovare rapidamente il giustificativo cercato (documento, fattura, polizza
assicurativa, garanzia).
Tuttavia, esiste un sistema di classificazione collaudato:
 Professione / Formazione di base e continua (dossier di candidatura / certificati
intermedi / conteggio mensile del salario)
 Finanze (conto privato / conto risparmio, ecc.)
 Assicurazioni / Previdenza (cassa malati / assicurazione economia domestica e responsabilità
civile
privata / 3° pilastro, ecc.)
 Abitazione (pagamento affitto / contratto di locazione / riscaldamento / acqua / elettricità
/ spese domestiche, ecc.)
 Mobilità (abbonamenti ai trasporti pubblici / bici / scooter / moto / auto)
 Comunicazione (TV / Billag / telefonia fissa + mobile / Internet / computer)
 Diversi (sport / associazioni / tempo libero / giornali / riviste / vacanze)
 Imposte (comunali, cantonali, federali dirette / di culto / militari)
Gennaio 2012
www.budgetberatung.ch
I certificati di garanzia degli acquisti (elettrodomestici, computer, ecc.) saranno preferibilmente
conservati insieme ai relativi giustificativi d’acquisto e ricevute nel classificatore e nella rubrica
corrispondente.
Nel caso di giustificativi che possono essere archiviati in diversi classificatori, come ad es.
l’assicurazione auto, ci si deve chiedere in quale classificatore (assicurazione o mobilità?) andrò
poi a cercare questi documenti.
Consiglio:
 Un indice ben strutturato per ogni classificatore facilita la ricerca dei documenti.
Per i documenti amministrativi, si utilizzerà un classificatore munito di mappette trasparenti.
Esempi di documenti amministrativi:
- Atto di nascita / certificato di domicilio
- Diplomi (scuole / formazione)
- Certificato AVS / libretto di servizio
- Atto di matrimonio / libretto di famiglia
- Testamento / disposizioni del paziente
Una domanda ricorrente è per quanto tempo si devono tenere i diversi documenti. L’esperta
Doris Slongo ha risposto a questa domanda nel dicembre 2010 durante la trasmissione radiofonica
Espresso su DRS 1:
“L’importante è chiedersi se un certo documento potrà ancora servire per dimostrare qualche cosa
più in là nel tempo. I documenti fiscali devono essere conservati fino a quando l’imponibile fiscale
è stato stabilito e la decisione di tassazione emanata. Questo può richiedere fino a 15 anni. I
giustificativi del pagamento delle imposte possono essere distrutti cinque anni dopo l’esigibilità
giuridica delle imposte.”
I termini di prescrizione non sono regolamentati in modo omogeneo. La maggior parte dei
giustificativi (conteggio mensile del salario, affitto, premi assicurativi) deve essere conservata per
cinque anni.
I buoni-regalo a durata indeterminata scadono dopo dieci anni e gli attestati di carenza beni dopo
venti.
Alcuni documenti speciali, importanti sul lungo termine, devono essere conservati per sempre: atti
notarili, estratti bancari al momento del matrimonio, documenti riguardanti la proprietà immobiliare,
certificati di cassa pensione, documenti relativi alle eredità, ecc.
La mancanza di tempo è sovente la principale causa del disordine. È vero che fare ordine prende
tempo, ma anche cercare! Un buon sistema di archiviazione permette di avere una visione
d’insieme, perché
l’ordine è sapere subito dove non si deve cercare!
Autrice: Monika Göldi-Wehrli, consulente in budget presso Nutzwerk Sciaffusa(traduzione e adattamento: Andrea
Rezzonico e Laura Regazzoni Meli ACSI)
Gennaio 2012
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