12/12/2008
LIBRO UNICO DEL LAVORO
NOVITA‟ 2009
Ivrea, 10 Dicembre 2008
L‟art. 39 del Decreto-Legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito con modificazioni dalla Legge 6
agosto 2008, n. 133, pubblicato sulla G.U. del 21 agosto 2008, ha previsto l‟obbligo in capo ai
datori di lavoro privati, con la sola eccezione dei datori di lavoro domestico, di istituire il “libro
unico del lavoro”, in sostituzione dei libri matricola e paga ed altri libri obbligatori.
Sulla base di quanto stabilito dalla norma ora citata, il Ministero del Lavoro ha emanato il
Decreto 9 luglio 2008, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 192 del 18 agosto 2008, recante le
modalità di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro e la disciplina del relativo regime
transitorio.
Sono seguite le circolari del Ministero del Lavoro n. 20 del 21 agosto 2008, il Vademecum del 9
Dicembre 2008 e le note dell‟I.N.A.I.L. del 2, del 10 e del 19 settembre 2008.
1
12/12/2008
DISPOSIZIONI ABROGATE O MODIFICATE:
a) l'articolo 134 del regolamento di cui al regio decreto 28 agosto 1924, n. 1422 (norme relative a
libro matricola e paga per aziende soggette all‟I.N.P.S.);
b) gli articoli 39 e 41 del testo unico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio
1955, n. 797(registrazioni sui libri paga e matricola degli ANF);
c) il decreto del Presidente della Repubblica 24 settembre 1963, n. 2053;
d) gli articoli 20, 21, 25 e 26 del testo unico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 30
giugno 1965, n. 1124 (norme relative a libro matricola e paga per aziende soggette all‟I.N.A.I.L.);
e) l'articolo 42 della legge 30 aprile 1969, n. 153 (obblighi di conservazione dei libri paga e
matricola);
f) la legge 8 gennaio 1979, n. 8 (prevedeva la presenza delle copie dei libri tenuti dal consulente);
h) il regolamento di cui al decreto del Presidente della Repubblica 21 gennaio 1981, n. 179;
g) l'articolo 9-quater del decreto-legge 1° ottobre 1996, n. 510, convertito, con modificazioni, dalla
legge 28 novembre 1996, n. 608;
h) il comma 1178 dell'articolo 1 della legge 27 dicembre 2006, n. 296 (maxi-sanzione per la
omessa istituzione dei libri paga e matricola);
i) il decreto ministeriale 30 ottobre 2002, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 282 del 2
dicembre 2002;
l) la legge 17 ottobre 2007, n. 188;
m) i commi 32, lettera d) , 38, 45, 47, 48, 49, 50, dell'articolo 1 della legge 24 dicembre 2007, n.
247;
n) i commi 1173 e 1174 dell'articolo 1 della legge 27 dicembre 2006, n. 296.
2
12/12/2008
Art. 39 D.L. 112/2008
Adempimenti di natura formale nella gestione dei rapporti di lavoro
1. Il datore di lavoro privato, con la sola esclusione del datore di lavoro domestico, deve istituire e
tenere il libro unico del lavoro nel quale sono iscritti tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori
coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo.
Per ciascun lavoratore devono essere indicati il nome e cognome, il codice fiscale e, ove ricorrano,
la qualifica e il livello, la retribuzione base, l'anzianità di servizio, nonché le relative posizioni
assicurative.
2. Nel libro unico del lavoro deve essere effettuata ogni annotazione relativa a dazioni in danaro
o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro, compresi le somme a titolo di rimborso
spese, le trattenute a qualsiasi titolo effettuate, le detrazioni fiscali, i dati relativi agli assegni
per il nucleo familiare, le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali.
Le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere
indicate specificatamente.
Il libro unico del lavoro deve altresì contenere un calendario delle presenze, da cui risulti, per
ogni giorno, il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato, nonché
l'indicazione delle ore di straordinario, delle eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite,
delle ferie e dei riposi. Nella ipotesi in cui al lavoratore venga corrisposta una retribuzione fissa
o a giornata intera o a periodi superiori è annotata solo la giornata di presenza al lavoro.
3
12/12/2008
3. Il libro unico del lavoro deve essere compilato coi dati di cui ai commi 1 e 2, per ciascun
mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo.
4. Il Ministro del lavoro, della salute e delle politiche sociali stabilisce, con decreto da emanarsi
entro trenta giorni dalla data di entrata in vigore del presente decreto, le modalità e tempi di
tenuta e conservazione del libro unico del lavoro e disciplina il relativo regime transitorio.
DECRETO 9 luglio 2008
Art. 1.
Modalità di tenuta
1. Fermo restando l'obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio una numerazione
sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati, la tenuta e la conservazione del
libro unico del lavoro può essere effettuata mediante la utilizzazione di uno dei seguenti sistemi:
a)a elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di
ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l'Inail o, in alternativa, con numerazione
e vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall'Inail, in sede di stampa del
modulo continuo;
b)a stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell„I.N.A.I.L., alla stampa e generazione
della numerazione automatica;
4
12/12/2008
c)
su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e
sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati,
garantendo oltre la consultabilità, in ogni momento, anche la inalterabilità e la integrità dei dati,
nonchè la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche
di cui all'art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; tali sistemi sono sottratti ad obblighi
di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o email, alla direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso,
con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.
2. Ciascuna annotazione relativa allo stato di presenza o di assenza dei lavoratori deve essere
effettuata utilizzando una causale precisamente identificata e inequivoca. In caso di
annotazione tramite codici o sigle, il soggetto che cura la tenuta del libro unico del lavoro rende
immediatamente disponibile, al momento della esibizione dello stesso, anche la decodificazione
utile alla piena comprensione delle annotazioni e delle scritturazioni effettuate.
3. Fermi restando gli altri obblighi di cui ai commi 1 e 2 dell'art. 39 del decreto-legge 25 giugno
2008, n. 112, la registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può avvenire con un
differimento non superiore ad un mese a condizione che di ciò sia data precisa annotazione sul
libro unico del lavoro.
5
12/12/2008
Art. 2.
Gestione della numerazione unitaria per consulenti del lavoro e soggetti autorizzati
1.I consulenti del lavoro, i professionisti e gli altri soggetti di cui all'art. 1, commi 1 e 4, della
legge 11 gennaio 1979, n. 12, che siano autorizzati ad adottare un sistema di numerazione
unitaria del libro unico del lavoro per i datori di lavoro assistiti devono:
a) ottenere delega scritta da ogni datore di lavoro, anche inserita nella lettera di incarico o
documento equipollente;
b) inviare, in via telematica, all„I.N.A.I.L. con la prima richiesta di autorizzazione, un elenco dei
suddetti datori di lavoro e del codice fiscale dei medesimi;
c) dare comunicazione, in via telematica, all'I.N.A.I.L., entro 30 giorni dall'evento, della avvenuta
acquisizione di un nuovo datore di lavoro e della interruzione di assistenza nei confronti di uno
dei datori di lavoro già comunicati ai sensi della precedente lettera b).
Art. 3.
Luogo di tenuta e modalità di esibizione
1. Il libro unico del lavoro è conservato presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa,
presso lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati o presso la sede dei
servizi e dei centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre
piccole imprese, anche in forma cooperativa, ai sensi e per gli effetti dell'art. 5, comma 1, della legge
11 gennaio 1979, n. 12.
2. Il libro unico del lavoro deve essere tempestivamente esibito agli organi di vigilanza nel luogo in cui
si esegue il lavoro, quando trattasi di sede stabile di lavoro, anche a mezzo fax o posta elettronica,
dal datore di lavoro che lo detenga nella sede legale.
In caso di attività mobili o itineranti, le cui procedure operative comportano lo svolgimento delle
prestazioni lavorative presso più luoghi di lavoro nell'ambito della stessa giornata o sono
caratterizzate dalla mobilità dei lavoratori sul territorio, il libro unico del lavoro deve essere esibito,
dal datore di lavoro che lo detenga nella sede legale, entro il termine assegnato nella richiesta
espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza.
6
12/12/2008
Art. 3 (continua).
Luogo di tenuta e modalità di esibizione
3. I consulenti del lavoro e gli altri professionisti abilitati, nonchè i servizi e i centri di assistenza
delle associazioni di categoria di cui all'art. 1, comma 4, della legge 11 gennaio 1979, n. 12,
devono esibire il libro unico del lavoro dagli stessi detenuto non oltre quindici giorni dalla
richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza.
Art. 4.
Elenchi riepilogativi mensili
1. A richiesta degli organi di vigilanza, in occasione di un accesso ispettivo, i datori di lavoro che
impiegano oltre dieci lavoratori od operano con più sedi stabili di lavoro ed elaborano il libro unico
del lavoro con uno dei sistemi di cui all'art. 1, comma 1, del presente decreto, devono esibire
elenchi riepilogativi mensili del personale occupato e dei dati individuali relativi alle presenze, alle
ferie e ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati all'ultimo periodo di registrazione sul libro unico
del lavoro, anche suddivisi per ciascuna sede.
2. Il personale ispettivo ha facoltà di richiedere gli elenchi riepilogativi mensili relativi ai cinque
anni che precedono l'inizio dell'accertamento, avendo cura di verificare, nel caso concreto, la
materiale possibilità di realizzazione e di esibizione degli stessi da parte del datore di lavoro, del
consulente del lavoro o della associazione di categoria di cui all'art. 1, comma 4, della legge 11
gennaio 1979, n. 12.
7
12/12/2008
Art. 5.
Sede stabile di lavoro e computo dei lavoratori
1. Ai fini della corretta applicazione delle disposizioni di cui agli articoli 3 e 4 del presente
decreto si considera «sede stabile di lavoro» qualsiasi articolazione autonoma della impresa,
stabilmente organizzata, che sia idonea ad espletare, in tutto o in parte, l'attività aziendale e
risulti dotata degli strumenti necessari, anche con riguardo alla presenza di uffici amministrativi.
2. Ai fini del calcolo dei lavoratori di cui all'art. 39, comma 7, del decreto-legge 25 giugno 2008,
n. 112 e all'art. 4 del presente decreto, si computano i lavoratori subordinati, a prescindere
dall'effettivo orario di lavoro svolto, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in
partecipazione con apporto lavorativo, che siano iscritti sul libro unico del lavoro e ancora in
forza.
Art. 6.
Obbligo di conservazione
1. Il datore di lavoro ha l'obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque anni
dalla data dell'ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto del decreto legislativo 30 Giugno
2003, n. 196, in materia di protezione dei dati personali.
2. L'obbligo di cui al comma 1 è esteso ai libri obbligatori in materia di lavoro dismessi in seguito
all'entrata in vigore della semplificazione di cui all'art. 39 del decreto-legge 25 giugno 2008, n.
112 e alle disposizioni del presente decreto.
8
12/12/2008
Art. 7.
Regime transitorio e disposizioni finali
1. Fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 i datori di lavoro, in via
transitoria, possono adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro,
secondo le disposizioni dettate dall'art. 39 del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 e dal
presente decreto, mediante la corretta e regolare tenuta del libro paga, nelle sue sezioni
paga e presenze o del registro dei lavoranti e del libretto personale di controllo per i lavoranti
a domicilio, debitamente compilati e aggiornati.
2. Dalla data di entrata in vigore del presente decreto le disposizioni normative ancora
vigenti che fanno richiamo ai libri obbligatori di lavoro o ai libri di matricola e di paga,
devono essere riferite al libro unico del lavoro, per quanto compatibile.
3. Il libro matricola e il registro d'impresa s'intendono immediatamente abrogati.
SOGGETTI OBBLIGATI
I soggetti obbligati alla istituzione e tenuta del libro unico del lavoro, entro il 16 febbraio 2009,
sono tutti i datori di lavoro privati, compresi i datori di lavoro agricoli, dello spettacolo,
dell‟autotrasporto e quelli marittimi, con la sola eccezione dei datori di lavoro domestico.
 Datori di lavoro italiani
 Datore di lavoro italiano operante all‟estero con dipendenti italiani o in distacco
 Datore di lavoro estero con dipendenti in Italia
 Datore di lavoro estero con dipendenti esteri in Italia soggetti ad obbligo contributivo
9
12/12/2008
NON RIENTRANO tra i soggetti obbligati alla tenuta del libro unico:
1) le società cooperative ed ogni altro tipo di società, anche di fatto, per il lavoro, manuale e non
manuale (quando sovraintendano al lavoro altrui) dei rispettivi soci.
Esse devono peraltro istituire il libro unico per i soci solo nel momento in cui gli stessi
instaurino uno specifico rapporto di lavoro subordinato o di collaborazione coordinata e
continuativa, nonché per i propri dipendenti, collaboratori e associati in partecipazione con
apporto di lavoro, allamedesima stregua della generalità dei datori di lavoro;
2) l‟impresa familiare per il lavoro, con o senza retribuzione, del coniuge, dei figli e degli altri
parenti e affini, che nell‟impresa prestino attività manuale o non manuale (salvo che non
siano dipendenti, collaboratori coordinati o associati in partecipazione con apporto lavorativo);
3) i titolari di aziende individuali artigiane che non occupano lavoratori dipendenti, collaboratori
coordinati o associati in partecipazione, ma operino con il solo lavoro del titolare o
avvalendosi esclusivamente di familiari coadiuvanti;
4) le società (di persone e di capitali) e le ditte individuali del terziario che non occupino
dipendenti, collaboratori coordinati e continuativi, associati in partecipazione o simili, ma
operino solo con il lavoro del titolare o dei soci lavoratori.
10
12/12/2008
Nel libro unico devono essere registrati i dati relativi:
1) ai lavoratori subordinati, anche se occupati presso sedi operative all‟estero, compresi i
lavoratori somministrati e quelli distaccati;
2) ai collaboratori coordinati e continuativi, indipendentemente dalla modalità organizzativa,
cioè con o senza progetto (mini co.co.co.);
3) agli associati in partecipazione con apporto lavorativo, anche se misto, di capitale e
lavoro.
Possono non essere riportati gli stagisti, e titolari di borse di studio anche quando venga
corrisposto un compenso.
Non risultano, invece, oggetto di registrazione i dati riguardanti:
1) i collaboratori e i coadiuvanti delle imprese familiari;
2) i coadiuvanti delle imprese commerciali;
3) i soci lavoratori di attività commerciale e di imprese in forma societaria.
4) I prestatori di lavoro autonomo occasionale
5) I lavoratori domestici
6) Gli agenti e rappresentanti di commercio
7) I sindaci e amministratori di società quando svolgono prestazioni ricadenti nell‟ambito
professionale
Per i collaboratori e i coadiuvanti delle imprese familiari, coadiuvanti delle imprese commerciali
e i soci lavoratori di attività commerciale e di imprese in forma societaria è stata nuovamente
istituita la D.N.A. da trasmettere all‟I.N.A.I.L. entro il giorno precedente l‟inizio dell‟attività.
11
12/12/2008
MODALITA‟ DI TENUTA E CONSERVAZIONE
Il libro in oggetto è uno solo, anche in presenza di più posizioni assicurative e previdenziali in ambito
aziendale; non sarà più riportata la PAT ma esclusivamente il codice cliente I.N.A.I.L..
La tenuta e la conservazione sono momenti distinti sul piano giuridico e operativo dall‟elaborazione.
Il datore di lavoro tenutario del libro può affidare l‟elaborazione ad un consulente.
La tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro può avvenire esclusivamente mediante
l‟utilizzazione di uno dei seguenti sistemi:
 Elaborazione meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e
vidimazione prima della messa in uso presso l‟I.N.A.I.L., ovvero, in alternativa, con numerazione e
vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall‟Istituto, in sede di stampa del
modulo continuo.
La nota dell‟I.N.A.I.L. del 10 settembre 2008 precisa che:
•nel primo caso, il libro unico del lavoro, prima di essere messo in uso, deve essere numerato in
ogni pagina e vidimato presso una qualsiasi Sede dell‟Istituto dai funzionari a ciò incaricati;
•nel secondo caso, i datori di lavoro e gli altri soggetti abilitati devono presentare all‟I.N.A.I.L. una
richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa tipografica del tracciato dei moduli
da utilizzare.
Tale richiesta può essere presentata presso una qualsiasi Sede I.N.A.I.L., anche se, per motivi
pratici, è preferibile interessare la Sede dell‟Istituto più vicina alla tipografia cui viene conferito
l‟incarico di effettuare le previste operazioni (vale a dire, l‟apposizione del numero d‟ordine e del
logo dell‟I.N.A.I.L. in fase di stampa tipografica del tracciato dei moduli da utilizzare).
La Sede interessata dovrà prendere contatti con la tipografia designata dall‟utente, presenziare
alla stampa dei moduli ed eseguire la vidimazione sull‟ultimo foglio del blocco.
12
12/12/2008
 A stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell‟I.N.A.I.L., alla stampa e generazione
della numerazione automatica.
La richiesta di autorizzazione può essere presentata ad una qualsiasi Sede dell‟Istituto.
L‟autorizzazione riguarda il libro unico nel suo complesso, anche in caso di eventuale elaborazione
separata del calendario delle presenze.
Tutti i soggetti autorizzati alla vidimazione in fase di stampa laser devono rispettare le seguenti
condizioni:
-
la stampa del tracciato deve essere conforme al fac-simile autorizzato; nel caso di adozione di un
tracciato standard (per il quale la società di software abbia già presentato specifica autorizzazione
all‟uso alla Direzione Generale I.N.A.I.L. ) non è necessario allegarlo alla domanda; naturalmente nella
domanda il tenutario del libro dovrà indicare il nome, il codice di riconoscimento e gli estremi
dell‟autorizzazione.
-
il programma di elaborazione deve prevedere la data e l‟ora di stampa di ogni foglio;
-
su ogni foglio devono, inoltre, essere riportati il numero progressivo della pagina, il numero di
autorizzazione attribuito, la data di autorizzazione ed il codice della Sede I.N.A.I.L. che ha rilasciato
l‟autorizzazione.
In attesa di un chiarimento dell‟I.N.A.I.L., il Ministero del Lavoro sostiene che il tenutario del
libro che abbia già l‟autorizzazione alla stampa laser non debba presentare un ulteriore
richiesta di autorizzazione.
Viene meno l‟obbligo di produrre il prospetto riepilogativo mensile delle retribuzioni, nonché
l‟obbligo di inoltrarlo alla Sede I.N.A.I.L., entro il 31 marzo dell‟anno successivo a quello di
riferimento.
13
12/12/2008
 Su supporti magnetici o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo, oltre la consultabilità
in ogni momento, anche la inalterabilità e l‟integrità dei dati, nonché la consequenzialità
cronologica delle operazioni eseguite.
Tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione.
Dovrà essere riportata la firma digitale del tenutario (datore o consulente) del libro.
L‟unico adempimento è costituito dall‟inoltro di una apposita comunicazione scritta (anche a
mezzo fax o e-mail) alla competente Direzione provinciale del lavoro, prima della messa in uso,
con l‟indicazione delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.
Il Ministero del Lavoro, infatti, si limita a precisare che i documenti informatici di cui si compone
il libro unico debbano avere la forma di “documenti statici non modificabili” ed essere emessi
“con l‟apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica”.
Essi possono inoltre essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel
tempo, purché ne rimanga sempre assicurato l‟ordine cronologico e non vi sia soluzione di
continuità per ciascun periodo di paga.
Devono altresì essere consentite funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi
informatici in relazione al cognome e nome, al codice fiscale del lavoratore, alla data, nonché alle
“associazioni logiche” di questi dati.
Deve infine esserne disponibile, a richiesta, la stampa su supporto cartaceo o informatico (in
formato “pdf”), in caso di verifiche, controlli o ispezioni.
14
12/12/2008
Per tutti i sistemi di tenuta resta fermo l‟obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio del
libro unico una numerazione sequenziale e di conservare eventuali fogli deteriorati o annullati.
Sarà peraltro corretto elaborare separatamente (cioè su fogli diversi dello stesso libro) il calendario
delle presenze rispetto agli altri dati, anche secondo modalità analoghe a quelle già utilizzate per
la compilazione della sezione presenze del libro paga, purché sia mantenuta una numerazione
sequenziale.
LUOGO DI TENUTA
Il luogo di tenuta del libro unico non è più “il luogo in cui si esegue il lavoro”, come era previsto in
passato per i libri paga e matricola, bensì alternativamente:
a)
la sede legale dell‟impresa;
b)
lo studio di uno dei professionisti abilitati ai sensi dell‟art. 5 della Legge 11 gennaio 1979,
n. 12 (cioè coloro che siano iscritti negli albi dei consulenti del lavoro, degli avvocati, dei dottori
commercialisti, dei ragionieri e periti commerciali);
c)
i servizi e centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle
altre piccole imprese, anche in forma cooperativa.
15
12/12/2008
Relativamente ai gruppi di impresa, la società capogruppo, (non un‟altra qualsiasi appartenente al
gruppo) può essere affidataria, per le società controllate e collegate del gruppo, anche della
tenuta del libro unico.
 Viene meno la necessità di istituire e tenere copie “conformi” del libro obbligatorio,
 L‟azienda che elabora e detiene il libro unico deve naturalmente renderlo disponibile presso la
propria sede.
 Resta l‟obbligo di preventiva comunicazione alla competente Direzione provinciale del lavoro
circa l‟affidamento della tenuta del libro ai professionisti autorizzati o ai servizi o centri di
assistenza; può essere delegata anche al consulente stesso.
 Le aziende con più sedi che si affidano a più consulenti operanti sulle varie sedi potranno
continuare a farlo a condizione che:
•La mancata unicità del libro abbia una motivazione oggettiva (sedi diverse o categorie)
•Ciascun consulente sia autorizzato alla tenuta
•Il supporto su cui viene gestito il libro unico sia uno solo (o magnetico o a moduli continui)
indipendentemente dal software
• Il datore di lavoro comunichi a tutte le DPL interessate la tenuta separata del Libro con
indicazione dei vari soggetti che lo detengono.
16
12/12/2008
 Il Vademecum precisa che è anche possibile la tenuta di sezioni paga e presenze da parte di
soggetti diversi a condizione che:
•Ciascun soggetto sia autorizzato alla tenuta
•Il supporto su cui viene gestito il libro unico sia uno solo (o magnetico o a moduli continui)
indipendentemente dal software
• Il datore di lavoro comunichi a tutte le DPL interessate la tenuta separata delle sezioni del
Libro con indicazione dei vari soggetti che lo detengono.
 Il Vademecum precisa che, di regola, non è possibile la tenuta di sezioni paga e presenze da
parte dello stesso soggetto salvo specifici casi tipizzati caratterizzati da pluralità di sedi e
categorie di lavoratori.
NUMERAZIONE UNITARIA
A norma dell‟art. 2, comma 1, del Decreto 9 luglio 2008, i soggetti (professionisti e servizi o centri
di assistenza) che siano autorizzati ad adottare un sistema di numerazione unitaria del libro unico
per i datori di lavoro assistiti devono:
•ottenere preventiva delega scritta da ciascun datore di lavoro assistito (essa può anche essere
inserita nella lettera di incarico);
•inviare, in via telematica, all‟I.N.A.I.L., con la prima richiesta di autorizzazione, un elenco dei
datori di lavoro assistiti con l‟indicazione del relativo codice fiscale;
•informare, sempre in via telematica, l‟I.N.A.I.L., entro trenta giorni dall‟evento, dell‟acquisizione
di un nuovo mandato o della cessazione di un incarico già oggetto di precedente comunicazione.
17
12/12/2008
Sono aboliti gli obblighi relativi alla comunicazione mensile al cliente ed annuale all‟Istituto dei
numeri utilizzati, di cui non dovrà essere tenuta alcuna registrazione interna.
I soggetti già abilitati alla tenuta della numerazione unitaria che siano già autorizzati, ferma
restando tale abilitazione, devono comunicare entro il 16 gennaio 2009 un elenco dei datori di
lavoro assistiti all‟I.N.A.I.L..
Il Ministero ritiene che per particolari situazioni (datori con più sedi) il consulente possa gestire
anche due o più numerazioni unitarie (naturalmente con distinte numerazioni).
CONTENUTI DEGLI OBBLIGHI DI REGISTRAZIONE
Per ciascun lavoratore devono essere indicati, ai sensi dell‟art. 39, comma 1, del Decreto-Legge n.
112/2008:
1) il nome e cognome;
2) il codice fiscale;
3) la qualifica e il livello di inquadramento contrattuale (ove ricorrano);
4) la retribuzione base lorda complessiva (suddivisa nei vari elementi che la compongono);
5) l‟anzianità di servizio (data di assunzione, data di cessazione e numero di scatti);
6) le relative posizioni assicurative e previdenziali
18
12/12/2008
L‟art. 39 dispone che debbano essere annotate nel libro unico anche
 le dazioni in danaro, anche tickets restaurant
 le dazioni in natura
 le somme a titolo di rimborso spese
•Non rientra il pagamento con carta di credito aziendale
•Non rientrano le anticipazioni erogate dal dipendente per spese intestate all‟azienda
 le trattenute a qualsiasi titolo effettuate
 le detrazioni fiscali (suddivise nelle varie tipologie)
 i dati concernenti gli assegni per il nucleo familiare
•Fascia di reddito
•Numero tabella
•Numero componenti
 le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali quando il datore funge da sostituto
Le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere
indicate specificatamente.
Il libro unico contiene anche il calendario delle presenze.
Per i lavoratori dipendenti, infatti, dovranno risultare registrate, per ogni giorno:
 il numero delle ore di lavoro effettuate
 l‟indicazione delle ore di straordinario
 le eventuali assenze dal lavoro, anche se non retribuite
 le ferie
 i riposi
Non viene più richiamata la necessità di indicare i dati di residenza del lavoratore diversamente
dai vecchi libri matricola e paga.
19
12/12/2008
Le annotazioni delle presenze ed assenze dei lavoratori devono essere effettuate utilizzando
causali inequivoche, risultanti da apposita legenda che può essere tenuta anche separatamente
dal libro unico.
L‟azienda deve predisporre e mettere a disposizione degli Ispettori l‟elenco dei codici.
Per i lavoratori che sono retribuiti in misura fissa o a giornata intera o con riguardo a periodi
superiori deve essere annotata soltanto la giornata di presenza, fermo restando che anche in tale
ipotesi permane l‟obbligo di indicare la causale relativa alle assenze.
Ad avviso del Ministero del Lavoro, tale obbligo (annotazione della presenza) deve intendersi
esteso ai collaboratori autonomi iscritti nel libro unico, con riferimento alle assenze che abbiano
riflesso su istituti legali o prestazioni previdenziali (ad. esempio la maternità dei co.co.co.)
Nel caso in cui non sia percepita alcuna retribuzione o compenso (come, ad esempio, per alcuni
amministratori di società) oppure non sia svolta la prestazione lavorativa (ad esempio, per il
lavoratore intermittente nei periodi di non lavoro, senza pagamento dell‟indennità di
disponibilità), la registrazione sul libro unico deve avvenire:
 solo in occasione della prima immissione al lavoro
 per ogni mese in cui il lavoratore si trovi a svolgere l‟attività lavorativa
 quando vengono erogati compensi
 in sede di conguaglio annuale
 nonché al termine del rapporto
Secondo il Vademecum del Ministero non andrebbe comunicato in occasione della prima
immissione e alla cessazione del rapporto.
20
12/12/2008
L‟art. 39, comma 5, del Decreto-Legge n. 112/2008, stabilisce che il datore di lavoro può, nei
confronti dei lavoratori subordinati, assolvere all‟obbligo di consegna del prospetto di paga di cui
alla Legge 5 gennaio 1953, n. 4, attraverso la consegna delle scritturazioni effettuate nel libro
unico del lavoro.
In questo caso – precisa il Ministero del Lavoro – è comunque valida la consegna di una copia
delle registrazioni che non comprenda i dati relativi al calendario delle presenze anche se viene
richesto dal lavoratore.
LAVORATORI IN SOMMINISTRAZIONE/DISTACCO
L‟utilizzatore deve limitarsi ad annotare nel suo libro unico i dati identificativi del lavoratore
somministrato nome, cognome, codice fiscale, qualifica e livello di inquadramento contrattuale,
Agenzia di somministrazione.
L‟iscrizione dei lavoratori somministrati sarà effettuata per tutti i mesi di presenza al lavoro
oppure nel mese di ingresso e in quello di cessazione.
Secondo il Ministero del Lavoro i lavoratori potrebbero non essere inseriti nel libro unico
dell‟utilizzatore in quanto il precetto non è contenuto nella legge.
Le registrazioni per questi lavoratori possono non aver il format del cedolino, ma consistere in un
semplice elenco, con i dati richiesti, stampati su uno o più fogli, di seguito ai cedolini paga, ma
comunque con un numero sequenziale.
L‟Agenzia del lavoro somministratrice procede, a sua volta, ad effettuare le registrazioni integrali,
comprensive del calendario presenze e dei dati retributivi, nel libro unico dalla stessa istituito.
21
12/12/2008
LIMITI TEMPORALI DEGLI OBBLIGHI DI REGISTRAZIONE
L‟art. 39, comma 3, del Decreto-Legge n. 112/2008, dispone che le scritturazioni obbligatorie nel
libro unico devono avvenire, per ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese
successivo.
Poiché tale norma ha lo scopo di uniformare il termine ultimo delle scritturazioni a quello relativo ai
versamenti contributivi, il Ministero del Lavoro ha chiarito che sono da ritenersi in ogni caso non
tardive, e quindi non sanzionabili, le registrazioni effettuate con riferimento al termine di
versamento mensile dei contributi, in tutti i casi in cui lo stesso sia posticipato per la particolare
ricorrenza del giorno di scadenza.
Ai sensi dell‟art. 1, comma 3, del Decreto 9 luglio 2008, la registrazione dei dati variabili delle
retribuzioni può avvenire con un differimento non superiore ad un mese, a condizione che di ciò sia
data precisa annotazione nel libro unico;
In linea generale possono essere oggetto di registrazione differita i soli dati variabili retributivi,
permanendo invece l‟obbligo di annotazione delle presenze entro il giorno 16 del mese successivo a
quello cui esse si riferiscono.
Sono considerati elementi variabili della retribuzione:
Compensi per lavoro straordinario
Indennità di trasferta o missione, rimborsi spese
Indennità di malattia o maternità che venga anticipata dal datore di lavoro
Indennità per riposi per allattamento
Giornate retribuite per donazione sangue
Permessi non retribuiti
Astensioni dal lavoro
Indennità per ferie non godute
Congedi matrimoniali
Integrazioni salariali non a zero ore
Riduzioni delle retribuzioni per infortuni indennizzati dall‟I.N.A.I.L..
Rateo di retribuzione del mese precedente nel caso di assunzione successiva all‟elaborazione
del cedolino (circ. I.N.P.S. n.117/2005)
22
12/12/2008
Casistica relativa all‟elaborazione dei cedolini e delle presenze:
 L‟azienda paga le retribuzioni entro i primi giorni del mese successivo a quello di competenza;
in questo caso nel libro unico relativo al mese di gestione vanno indicate le presenze e i
rispettivi dati retributivi.
 L‟azienda paga le retribuzioni nel mese di riferimento; nel libro unico devono essere annotate
le presenze del mese di riferimento mentre lo sviluppo della retribuzione avviene con le
variabili del mese precedente.
Secondo il Ministero del lavoro in questo caso potrei anche riportare le presenze del mese
precedente.
Il differimento dei dati variabili della retribuzione è possibile adottarlo solo per alcuni
lavoratori.
I dati (paghe e presenze) sul libro unico possono essere riportati in tempistiche diverse ma
comunque entro il giorno 16 del mese successivo a quello di competenza.
Quindi potrei trascrivere le retribuzioni il 27 del mese facendo I calcoli con le variabili del mese
precedente e poi successivamente, ma comunque entro il giorno 16 del mese successivo, potrei
poi riportare le presenze del mese di competenza.
Esempio: il 27 del mese di gennaio elaboro e trascrivo sul libro unico le retribuzioni conteggiando
le presenze del mese di dicembre e poi entro il 16 febbraio inserisco sul libro le presenze effettive
del mese di gennaio.
Di conseguenza non è necessario trascrivere cedolino e presenze, dello stesso lavoratore, con
numerazione consecutiva; l‟importante è che nel suo complesso il libro mantenga una
numerazione progressiva.
In questo caso se il format è unitario, (presenza del cedolino e delle presenze su un unico
documento), lo utilizzerò due volte ossia prima inserirò solo il cedolino e successivamente solo i
dati delle presenze.
23
12/12/2008
COMPOSIZIONE DEL LIBRO
Essendo il libro unico il risultato dell‟unione tra il libro presenza e cedolino paga possiamo aver
diverse soluzioni di tenuta
I dati retributivi e della presenza possono essere sullo stesso foglio
I dati retributivi e della presenza possono essere su fogli separati (cedolino e foglio presenze); in
questo caso possono essere stampati tutti i fogli paga e a seguire quelli presenza e la sezione
presenza può riguardare più lavoratori.
Nel caso di format distinto tra cedolino e presenze il consulente autorizzato ala tenuta unitaria del
cedolino non necessariamente deve gestire con la propria numerazione prima le retribuzioni e le
presenze di un cliente e poi le retribuzioni e le presenze di un secondo cliente.
Quindi prima potrebbe inserire le retribuzioni del cliente A e a seguire le presenze del cliente B.
L‟importante è che non ci sia discontinuità nella numerazione.
OBBLIGO DI ESIBIZIONE
La tempistica per la compilazione del libro unico comporta che gli ispettori, all‟atto dell‟accesso in
azienda, o in una delle sedi della stessa, possano richiedere l‟esibizione del libro aggiornato fino al
mese precedente (se la richiesta avviene dopo il 16 del mese) o a due mesi precedenti (se avviene
prima del giorno 16).
I funzionari accertatori potranno comunque ordinare la presentazione del libro unico aggiornato al
mese in corso al momento dell‟accesso, dopo il 16 del mese successivo.
La verifica della corretta instaurazione dei rapporti di lavoro dei soggetti trovati sul luogo all‟atto
dell‟accesso ispettivo, peraltro, può avvenire attraverso l‟esame delle comunicazioni obbligatorie
preventive di assunzione al Centro per l‟impiego.
L‟obbligo di esibizione del libro unico grava, secondo i casi, sul datore di lavoro, ovvero sul
professionista autorizzato, o sul servizio o centro di assistenza dell‟associazione di categoria.
24
12/12/2008
Datore di lavoro.
Il datore di lavoro soggetto all‟obbligo di istituzione del libro unico e che lo detenga nella sede
legale deve esibirlo agli organi di vigilanza tempestivamente (cioè prima che l‟ispettore proceda
alla redazione del verbale di primo accesso ispettivo) nel luogo in cui si esegue il lavoro, quando si
tratta di sede stabile di lavoro, anche a mezzo fax o posta elettronica, come previsto dall‟art. 3,
comma 2, del Decreto 9 luglio 2008.
Secondo quanto disposto dal successivo art. 5 dello stesso decreto, per “sede stabile di lavoro” si
intende “qualsiasi articolazione autonoma dell’impresa, stabilmente organizzata, che sia idonea
ad espletare in tutto o in parte, l’attività aziendale e risulti dotata degli strumenti necessari, anche
con riguardo alla presenza di uffici amministrativi”.
Qualora l‟ispezione riguardi attività mobili o itineranti, il personale ispettivo procederà a formulare
espressamente la richiesta di esibizione del libro unico nel verbale di primo accesso ispettivo (che
diventa dunque prassi necessaria e indispensabile a garanzia del corretto andamento del
procedimento ispettivo).
Professionisti autorizzati.
Il datore di lavoro che affidi la tenuta del libro unico del lavoro ad uno dei professionisti autorizzati
sopra elencati deve comunicare preventivamente alla competente Direzione provinciale del lavoro
le generalità e l‟indirizzo del professionista cui ha conferito l‟incarico della tenuta e cura della
documentazione di lavoro.
I professionisti in parola dovranno esibire il libro unico del lavoro, conservato e tenuto presso il
proprio studio, entro quindici giorni dalla richiesta espressamente formulata nel verbale di primo
accesso ispettivo, salvo giustificato motivo ostativo o impeditivo.
25
12/12/2008
ELENCHI RIEPILOGATIVI MENSILI
L‟art. 4, comma 1, del Decreto 9 luglio 2008 prevede che a richiesta degli organi di vigilanza, in
occasione di un accesso ispettivo, i datori di lavoro che occupano più di dieci dipendenti oppure
operano con più sedi stabili di lavoro, debbano esibire elenchi riepilogativi mensili del personale
occupato e dei dati individuali relativi alle presenze, alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo,
aggiornati all‟ultimo periodo di registrazione nel libro unico, anche suddivisi per ciascuna sede.
Ai fini del relativo calcolo, a norma dell‟art. 5, comma 2, del Decreto 9 luglio 2008, si computano i
lavoratori subordinati, a prescindere dall‟effettivo orario svolto, i collaboratori coordinati e
continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo, che siano iscritti nel libro
unico e ancora in forza.
Il personale ispettivo ha facoltà di richiedere i suddetti elenchi con riferimento ai cinque anni che
precedono l‟inizio dell‟accertamento, avendo cura di verificarne concretamente la materiale
possibilità di realizzazione e di esibizione.
In proposito, il Ministero del Lavoro aggiunge che gli elenchi riepilogativi devono comprendere anche
i soggetti che risultano iscritti nel libro unico del lavoro senza percepire alcuna retribuzione o
compenso o senza svolgere alcuna prestazione lavorativa.
L‟omessa esibizione degli elenchi riepilogativi non è soggetta a sanzione pecuniaria amministrativa.
26
12/12/2008
OBBLIGO DI CONSERVAZIONE
Il libro unico del lavoro deve essere conservato, ai sensi dell‟art. 6, comma 1, del Decreto 9
luglio 2008, per cinque anni dalla data dell‟ultima registrazione e deve essere custodito nel
rispetto delle disposizioni del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (cosiddetto “Codice
della privacy”).
Lo stesso termine, di cinque anni dalla data dell‟ultima registrazione, vale per la conservazione
dei libri obbligatori in materia di lavoro dismessi in seguito alla riforma attuata dal DecretoLegge n. 112/2008.
Come rilevato dal Ministero, il dimezzamento dei termini di conservazione impone agli organi di
vigilanza, nelle ipotesi di verifiche che attengono alla ricostruzione dei crediti contributivi nel
termine decennale, di acquisire la documentazione d‟ufficio o da parte del lavoratore
denunciante senza gravare il soggetto ispezionato.
REGIME SANZIONATORIO
Viene eliminata la maxi-sanzione per lavoro “nero” in materia di libri obbligatori.
Mancata istituzione e tenuta del libro unico del lavoro (art. 39, comma 6, del Decreto-Legge n.
112/2008, e art. 1 del Decreto Ministeriale 9 luglio 2008) sanzione pecuniaria amministrativa da
€ 500 a € 2.500. (pagamento misura ridotta € 833,33)
La condotta illecita riguarda le ipotesi in cui il datore di lavoro risulti del tutto sprovvisto del libro
unico o abbia messo in uso il libro senza rispettare uno dei sistemi di tenuta previsti dall‟art. 1 del
Decreto 9 luglio 2008.
E‟ applicabile l‟istituto della diffida obbligatoria di cui all‟art. 13 del Decreto Legislativo 23 aprile
2004, n. 124, in base al quale, in caso di ottemperanza, il responsabile sarà ammesso a pagare la
sanzione nella misura minima (€ 500).
27
12/12/2008
Omessa esibizione del libro unico (art. 39, comma 6, del Decreto-Legge n. 112/2008, e art. 3, commi
2-3, del Decreto Ministeriale 9 luglio 2008) sanzione pecuniaria amministrativa da € 200 a € 2.000.
(pagamento misura ridotta € 400)
Per tale inosservanza non è ritenuta ammissibile la procedura di diffida obbligatoria, in quanto si
tratterebbe di condotta commissiva, materialmente insanabile.
Se il libro unico è stato affidato ad uno dei professionisti abilitati e questi non lo ha esibito e portato
in visione entro quindici giorni dalla richiesta espressamente formulata nel verbale di primo accesso
ispettivo, senza opporre un giustificato motivo ostativo o impeditivo, lo stesso è soggetto ad una
sanzione pecuniaria amministrativa da € 100 a € 1.000 (€ 200) per la prima violazione.
In caso di recidiva, ferma restando l‟irrogazione della sanzione pecuniaria amministrativa, che varia,
in tale ipotesi, da € 300 a € 3.000 (€ 600), ne è data tempestiva comunicazione al Consiglio
dell‟Ordine professionale di appartenenza, a cura del funzionario accertatore, per l‟adozione di
eventuali provvedimenti disciplinari.
Anche per questa sanzione non è ritenuto ammissibile l‟istituto della diffida.
Omessa o infedele registrazione dei dati (art. 39, comma 7, del Decreto-Legge n. 112/2008)
sanzione pecuniaria amministrativa da € 150 a € 1.500 (€ 300), se la condotta interessa i dati
inerenti fino a dieci lavoratori (non sono computati somministrati e distaccati); da € 500 a € 3.000
(€ 1000) se la condotta riguarda più di dieci lavoratori.
Non comportano l‟irrogazione della sanzione:
• gli errori di carattere meramente materiale o formale;
• le omesse registrazioni che non incidono sui trattamenti retributivi, previdenziali (sia sotto il profilo
contributivo, sia sotto quello assicurativo) o fiscali;
• i casi in cui, per incertezze interpretative su modifiche legislative, amministrative o contrattuali, per
ritardi nella diffusione del testo di un rinnovo contrattuale o per la difficoltà di individuare
correttamente la natura delle prestazioni di lavoro rese (ad esempio, con riguardo agli straordinari
giornalieri e settimanali), il datore di lavoro non abbia provveduto ad aggiornare i dati retributivi nel
mese di decorrenza o di riferimento.
La diffida obbligatoria è applicabile nei casi di omissione, mentre non lo è nel caso di infedele
registrazione, in quanto si tratta di condotta di tipo commissivo.
28
12/12/2008
Non essendo sanzionabili come abbiamo visto gli errori di carattere meramente materiale o
formale e le omesse registrazioni che non incidono sui trattamenti retributivi, previdenziali (sia
sotto il profilo contributivo, sia sotto quello assicurativo) o fiscali se ad esempio inserisco 2 ore di
straordinario quando il lavoratore ne ha fatte 3, ma l‟elaborazione del cedolino è comunque
esatta (calcolata sulle 3 ore) l‟errore non è punibile.
Il principio ispiratore della riforma è quello di colpire gli illeciti sostanziali e non quelli meramente
formali.
Le sanzioni possono essere irrogate per tutti i mesi in cui si è verificata l‟omessa o infedele
registrazione; risulta comunque applicabile l‟art. 8 della legge 689/81 che in questi casi prevede
la possibilità di richiedere una sanzione ridotta al triplo della singola violazione.
Mancato rispetto del termine di registrazione (art. 39, del comma 7, del Decreto-Legge n.
112/2008, e art. 5, comma 2, del Decreto Ministeriale 9 luglio 2008) sanzione pecuniaria
amministrativa da € 100 a € 600 (€ 200), se l‟illecito interessa i dati relativi a non più di dieci
lavoratori (non sono computati somministrati e distaccati); da € 150 a € 1.500 (€ 300), se
riguarda più di dieci lavoratori.
La diffida obbligatoria è applicabile in tutti i casi di tardiva registrazione, nella forma della c.d.
“diffida ora per allora”, trattandosi di inosservanza sanabile (€ 100) .
Mancata conservazione per la durata di cinque anni dalla data dell‟ultima registrazione (art. 39,
comma 7, del Decreto-Legge n. 112/2008, e art. 6, comma 1, del Decreto Ministeriale 9 luglio
2008) sanzione pecuniaria amministrativa da € 100 a € 600 (€ 200).
La diffida obbligatoria non è inapplicabile a causa dell‟insanabilità dell‟inosservanza. Il Ministero
del Lavoro, inoltre, sottolinea che tale sanzione si applica anche con riguardo alla mancata
conservazione dei libri obbligatori preesistenti e dismessi.
29
12/12/2008
In riferimento alle violazioni precedentemente indicate è comunque applicabile l‟art. 16 della
Legge 24 novembre 1981, n. 689, che ammette il pagamento di una somma in misura ridotta
pari alla terza parte del massimo della sanzione prevista per la violazione commessa o, se più
favorevole, al doppio del minimo della sanzione edittale, oltre alle spese del procedimento,
entro il termine di sessanta giorni dalla contestazione immediata, ovvero, se questa non vi è
stata, dalla notificazione degli estremi della violazione.
ACCERTAMENTI ISPETTIVI E PROCEDURA SANZIONATORIA
La circolare n. 20/2008 pone in rilievo che tutti gli organi di vigilanza che effettuano
accertamenti in materia di lavoro e previdenza (ispettori delle Direzioni provinciali e regionali del
lavoro e funzionari ispettivi degli Istituti ed Enti previdenziali e assicurativi) sono competenti a
constatare e contestare gli illeciti amministrativi relativi agli obblighi di istituzione, tenuta,
registrazione, esibizione e conservazione del libro unico del lavoro, nonché alla conseguente
irrogazione delle sanzioni pecuniarie amministrative (cfr. l‟art. 39, comma 7, del Decreto-Legge n.
112/2008).
Tuttavia, l‟Autorità competente a ricevere il rapporto, ai sensi dell‟art. 17 della Legge n.
689/1981, in caso di mancata estinzione delle violazioni mediante pagamento delle sanzioni in
misura ridotta secondo quanto previsto dall‟art. 16 della stessa legge, viene individuata nella
Direzione provinciale del lavoro territorialmente competente.
30
12/12/2008
REGIME TRANSITORIO E COORDINAMENTO NORMATIVO
Come già accennato, l‟art. 7, comma 1, del Decreto 9 luglio 2008, stabilisce, in via transitoria, che
fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 (quindi fino al 16 gennaio 2009) i datori
di lavoro possono adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro, secondo
le disposizioni dettate dall‟art. 39 del Decreto-Legge n. 112/2008 e dallo stesso decreto
ministeriale in commento, attraverso la corretta e regolare tenuta del libro paga, nelle sue sezioni
paga e presenze, o del registro dei lavoranti e del libretto personale di controllo per i lavoranti a
domicilio, preventivamente vidimati e debitamente compilati e aggiornati.
In proposito, il Ministero del Lavoro rimarca che alle violazioni commesse nel periodo transitorio
sarà applicato il regime sanzionatorio delineato dall‟art. 39 del Decreto-Legge n. 112/2008.
Il libro matricola e il registro d‟impresa si intendono, invece, immediatamente abrogati a far data
dal 18 agosto 2008 (cfr. l‟art. 7, comma 3, del Decreto 9 luglio 2008).
Per effetto dell‟introduzione del libro unico, ai sensi dell‟art. 7, comma 2, del Decreto 9 luglio
2008, ogni disposizione ancora vigente che faccia ancora riferimento agli aboliti libri matricola
e paga o agli altri libri obbligatori sostituiti deve essere riferita, per quanto compatibile, al libro
unico del lavoro.
Con nota del 19 settembre 2008, la Direzione Generale dell‟I.N.A.I.L. ha precisato che, durante
il periodo transitorio, i datori di lavoro che adempiono agli obblighi di istituzione e tenuta del
libro unico del lavoro attraverso la tenuta del libro paga, nelle due sezioni paga e presenze,
possono continuare a tenere detto libro anche in forma manuale, nel rispetto delle nuove
disposizioni intervenute in tema di tenuta, conservazione ed esibizione.
Pertanto, le Strutture territoriali dell‟I.N.A.I.L. continuano a vidimare, per tutto il periodo
transitorio, alle aziende che ne facciano richiesta (comprese quelle di nuova istituzione), il libro
paga tenuto anche in forma manuale, nelle due sezioni paga e presenze.
31
12/12/2008
DICHIARAZIONE DI ASSUNZIONE
Con la soppressione del libro matricola, si è reso necessario modificare la disposizione che
imponeva al datore di lavoro di comunicare al lavoratore i dati di iscrizione a detto libro.
L‟art. 4-bis, comma 2, del Decreto Legislativo 21 aprile 2000, n.181, infatti, a seguito della sua
sostituzione da parte dell‟art. 40, comma 2, del Decreto-Legge n. 112/2008, dispone ora che il
datore di lavoro debba consegnare al lavoratore, all‟atto dell‟assunzione, prima dell‟inizio
dell‟attività di lavoro, una copia della comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto
effettuata al Centro per l‟impiego.
L‟adempimento si intende assolto anche con la consegna, prima dell‟inizio dell‟attività lavorativa,
della lettera di assunzione (contratto di lavoro) completa di tutte le informazioni previste dal Decreto
Legislativo 26 maggio 1997, n. 152:
a) l'identità delle parti;
b) il luogo di lavoro;
c) la data di inizio del rapporto di lavoro;
d) la durata del rapporto di lavoro, precisando se si tratta di rapporto di lavoro a tempo determinato o
indeterminato;
e) la durata del periodo di prova se previsto;
f) l'inquadramento, il livello e la qualifica attribuiti al lavoratore,
g) l'importo iniziale della retribuzione e i relativi elementi costitutivi, con l'indicazione del periodo di
pagamento;
h) la durata delle ferie retribuite cui ha diritto il lavoratore o le modalità di determinazione e di
fruizione delle ferie;
i) l'orario di lavoro;
l) i termini del preavviso in caso di recesso.
32
12/12/2008
Per il mancato rispetto dell‟obbligo sopra descritto è prevista una sanzione pecuniaria
amministrativa da € 250 a € 1.500 (€ 500) per ogni lavoratore interessato, come stabilito
dall‟art. 19, comma 2, del Decreto Legislativo n. 276/2003.
In questa ipotesi trova applicazione la diffida obbligatoria di cui all‟art. 13 del Decreto Legislativo
n. 124/2004.
Pertanto, il datore di lavoro che abbia omesso di consegnare la dichiarazione tempestivamente o
non l‟abbia consegnata affatto, qualora vi provveda a seguito della diffida del personale ispettivo,
viene ammesso al pagamento della sanzione pari al minimo edittale.
33