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20.04.2012
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Indice
INDICE DELLE FIGURE ..............................................................................................3
1.
Introduzione e attivazione del servizio ..............................................................5
2.
Accesso al servizio WebEDI ...............................................................................6
3.
Menu principale ...................................................................................................8
3.1.
3.1.1.
3.1.1.1.
3.1.1.2.
3.2.
3.2.1.
3.2.2.
3.2.3.
3.2.4.
3.3.
3.3.1.
3.4.
3.5.
3.5.1.
3.5.2.
3.5.2.1.
3.5.2.2.
3.5.2.3.
3.5.3.
3.5.4.
3.6.
3.7.
3.8.
4.
4.1.
4.1.1.
4.2.
4.3.
4.3.1.
4.3.2.
5.
5.1.
5.2.
Inbox – documenti ricevuti da parte di Enel ................................................................... 9
Fattura Elettronica inviata da ENEL .......................................................................... 15
Il file p7m ................................................................................................................ 16
Il file XML UBL 2.0 .................................................................................................. 17
Outbox – predisposizione invio documenti .................................................................. 18
Upload documento fattura XML ................................................................................. 20
Upload documento fattura PDF/Tiff ........................................................................... 22
Compilazione on-line fattura...................................................................................... 24
Compilazione on-line Nota Di Credito o Nota di Debito ............................................. 36
Sent ............................................................................................................................ 37
Gestione dei documenti ............................................................................................ 40
Bozze – documenti in stato bozza ............................................................................... 41
Admin – funzioni di amministratore.............................................................................. 43
Tabella Anagrafica .................................................................................................... 44
Tabella Articoli .......................................................................................................... 46
Inserimento nuovo articolo/prestazione ................................................................... 47
Modifica articolo/prestazione................................................................................... 48
Cancellazione articolo/prestazione.......................................................................... 48
Comunicazioni .......................................................................................................... 49
Banche di appoggio .................................................................................................. 50
Logoff .......................................................................................................................... 52
Help ............................................................................................................................ 52
Report ......................................................................................................................... 52
Appendice A – Gestione Professionisti .......................................................... 54
Accettazione Lettera di incarico ................................................................................... 54
Stati previsti dalla lettera di incarico .......................................................................... 55
Chiusura delle lettera di incarico.................................................................................. 56
Compilazione del proforma.......................................................................................... 57
Stati previsti per il proforma....................................................................................... 59
Vista aggregata sul proforma .................................................................................... 60
Appendice B – Fatture con ritenute d’acconto ............................................... 61
Dove indicare le ritenute d’acconto.............................................................................. 61
Tipologia di ritenute previste........................................................................................ 63
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INDICE DELLE FIGURE
Fig. 1A - Accesso al portale Acquisti ........................................................................................... 6
Fig. 1B – Accesso a WEG........................................................................................................... 6
Fig. 1C – Accesso a WEG .......................................................................................................... 7
Fig. 1D – Accesso a WEG .......................................................................................................... 7
Fig. 2 – Menu principale .............................................................................................................. 8
Fig. 3 – Finestra Menu principale ................................................................................................ 9
Fig. 4 – Esempio di Benestare alla fatturazione ........................................................................ 11
Fig. 5 – Esempio di Ricevuta di ritorno corretta ......................................................................... 11
Fig. 6 – Esempio di Ricevuta di ritorno errata............................................................................ 11
Fig. 7 – Esempio di Avviso di pagamento ................................................................................. 12
Fig. 8 – Selezione fatture risultate errate (per correzione) ......................................................... 12
Fig. 9 – Correzione fatture risultate errate ................................................................................. 13
Fig. 10 – Invio fattura dopo correzione ...................................................................................... 14
Fig. 11 – email di notifica .......................................................................................................... 16
Fig. 12 – Inbox del Fornitore ..................................................................................................... 16
Fig. 13 – Apertura di una fattura elettronica .............................................................................. 16
Fig. 14 – UBL. Riferimento al PDF ............................................................................................ 17
Fig. 15 – Invio documenti - Outbox ........................................................................................... 18
Fig. 16 – Upload documenti ...................................................................................................... 20
Fig. 17 – Conferma invio fattura (Upload documenti) ................................................................ 21
Fig. 18 – Selezione modalità Fattura Tiff/PDF ........................................................................... 22
Fig. 19 – Maschera compilazione Fattura Tiff/PDF.................................................................... 22
Fig. 20 – Maschera compilazione Fattura Tiff/PDF.................................................................... 23
Fig. 21 – Maschera di anteprima Fattura................................................................................... 23
Fig. 22 – Testata fattura (Outbox) ............................................................................................. 24
Fig. 23 – Scelta del Benestare da fatturare (Auto-compilazione fattura) .................................... 27
Fig. 24 – Inserimento righe di dettaglio in fattura ....................................................................... 28
Fig. 25 – Riga di dettaglio della fattura ...................................................................................... 29
Fig. 26 – Sommario................................................................................................................... 32
Fig. 27 – Allegati ....................................................................................................................... 33
Fig. 28 – Maschera di riepilogo ................................................................................................. 34
Fig. 29 – Maschera di conferma ................................................................................................ 35
Fig. 29.1 – Tipo Documento ...................................................................................................... 36
Fig. 30 – Selezione partner per consultazione documenti ......................................................... 37
Fig. 31 – Impostazione criteri di ricerca ..................................................................................... 38
Fig. 32 – Elenco documenti ricercati ......................................................................................... 39
Fig. 33 – Albero dei documenti.................................................................................................. 39
Fig. 34 – Elenco documenti trovati nel database ....................................................................... 40
Fig. 35 – elenco fatture salvate in stato bozza .......................................................................... 41
Fig. 36 – Funzione Admin ......................................................................................................... 43
Fig. 37 – Modifica anagrafica .................................................................................................... 44
Fig. 38 – Elenco degli articoli .................................................................................................... 46
Fig. 39 – Inserimento nuovo articolo (Tabella Articoli) ............................................................... 47
Fig. 40 – Modifica Articolo (Tabella Articoli) .............................................................................. 48
Fig. 41 – Tabella Comunicazioni ............................................................................................... 49
Fig. 42.1 – Codici riferimenti bancari ......................................................................................... 51
Fig. 42.2 – Codici riferimenti bancari ......................................................................................... 51
Fig. 43 – Maschera report ......................................................................................................... 52
Fig. 44 – Filtri selezione ............................................................................................................ 52
Fig. 45 – Report stato fattura .................................................................................................... 53
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Fig. 46 – Ricezione Lettera di Incarico ...................................................................................... 54
Fig. 47 – Visualizzazione Lettera di Incarico ............................................................................. 54
Fig. 48– Accettazione Lettera di Incarico .................................................................................. 55
Fig. 49– Elenco Lettere di Incarico ............................................................................................ 56
Fig. 50– Vista estesa della lettera di incarico ............................................................................ 56
Fig. 51– Visualizzazione della lettera di incarico ....................................................................... 56
Fig. 52– Maschera di ricerca per compilazione PROFORMA .................................................... 57
Fig. 53– Maschera di selezione compilazione PROFORMA nuovo o già presente .................... 57
Fig. 54– Maschera di compilazione PROFORMA...................................................................... 58
Fig. 55– Maschera di INVIO PROFORMA con allegato............................................................. 58
Fig. 56– Maschera di conferma INVIO PROFORMA ................................................................. 59
Fig. 57– Maschera Elenco PROFORMA ................................................................................... 60
Fig. 58– Indicazione ritenute di acconto in fattura ..................................................................... 61
Fig. 59– Calcolo automatico delle ritenute di acconto ............................................................... 62
Fig. 60– Visualizzazione della fattura con ritenute d’acconto .................................................... 63
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1.
Introduzione e attivazione del servizio
Il presente documento descrive le funzionalità dell’applicazione WebEDI utilizzata per la
trasmissione, la ricezione, la visualizzazione e la compilazione dei documenti, oggetto di
scambio fra Enel ed i propri Fornitori/Imprese.
Per accedere al servizio è necessario essere registrati al portale Enel Acquisti e disporre di
una UserID abilitata al servizio WebEDI.
L’abilitazione delle UserID deve essere richiesta dall’utente master che, attraverso
l’apposita funzionalità del portale (“Funzioni Master”), deve indicare per ogni UserID il profilo
di accesso richiesto e la/le società del gruppo Enel per le quali intende attivare il servizio.
I profili disponibili sono i seguenti:
1. Amministrativo
Una User ID associata a questo profilo potrà visualizzare e gestire esclusivamente:
Benestare
Avviso di pagamento
Ricevuta di ritorno
Fattura
2. Tecnico (attualmente utilizzato solo per Enel Distribuzione)
Una User ID associata a questo profilo potrà visualizzare e gestire esclusivamente:
Lettere consegna lavori e relativi allegati
Libretto di misura
Movimenti Impresa
3. Professionista (attualmente utilizzato solo per Enel Distribuzione)
Una User ID associata a questo profilo potrà visualizzare e gestire esclusivamente:
Lettera di incarico
Proforma fattura
Benestare
Avviso di pagamento
Ricevuta di ritorno
Fattura
4. Completo (Amministrativo, Tecnico, Professionista)
Una User ID associata a questo profilo potrà visualizzare e gestire tutti i tipi di
documenti
L’abilitazione del servizio consentirà di attivare lo scambio dei documenti per tutte le società
Enel che hanno adottato il servizio “WebEDI”.
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2.
Accesso al servizio WebEDI
Per l'accesso al servizio WebEDI occorre rispettare i seguenti requisiti minimi:
Browser Microsoft Internet Explorer 5.5 o versioni superiori
Processore Pentium 200Mhz;
Ram 128Mbyte.
Una volta avviato il browser occorre collegarsi all'indirizzo http://www.acquisti.enel.it
ed effettuare il login inserendo la propria UserID e Password (Fig.1A):
Fig. 1A - Accesso al portale Acquisti
Successivamente sarà sufficiente cliccare sul pulsante “entra” nell’area “WebEdi”:
Fig. 1B – Accesso a WEG
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Successivamente occorre cliccare sul link “accesso al servizio”, sulla sinistra, nell’area
“Servizio WebEdi”:
Fig. 1C – Accesso a WEG
E infine sul link “accesso al servizio” al centro della pagina:
Fig. 1D – Accesso a WEG
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3.
Menu principale
Una volta selezionata la funzione di “Accesso al servizio” (Fig. 1), viene visualizzata la
maschera di introduzione (Fig. 2) che presenta, sul lato sinistro dello schermo, le
funzionalità previste per l’applicazione.
Fig. 2 – Menu principale
Tali funzionalità sono:
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Inbox (documenti ricevuti)
Outbox (documenti trasmessi)
Sent (archivio documenti trasmessi/ricevuti)
Bozze (documenti temporanei)
Report (interrogazione stato fattura)
Admin (tabelle di anagrafica e funzionalità invio email)
Help (visualizzazione manuale utente)
Logoff (uscita dal sistema)
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3.1.
Inbox – documenti ricevuti da parte di Enel
La casella Inbox contiene i documenti inviati da Enel, quali Lettera incarico, Benestare,
Ricevuta di ritorno, Avviso di pagamento e Fattura Elettronica. Tali documenti
rimarranno nella Inbox fino a che non provvediate alla loro cancellazione, che vi
invitiamo a fare periodicamente in modo da eliminare ciò che è obsoleto.
Gli stessi documenti saranno archiviati on-line, per un massimo di sei mesi, nella
casella “Sent”.
Cliccando sull’icona corrispondente (Fig. 3) vengono elencati i documenti come
nell’esempio sotto riportato:
Fig. 3 – Finestra Menu principale
Per ogni documento viene riportato il mittente (società del Gruppo Enel), l’identificativo
(ID o numero progressivo di sistema), la tipologia (Benestare, Ricevuta di ritorno,
Avviso di pagamento), il numero identificativo (numero Fattura, numero Avviso di
pagamento, ecc.), la data di ricezione.
L'identificativo è un codice che ha valenza informatica e non fiscale.
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Da tale maschera è possibile:
•
Selezionare il documento (attraverso la spunta del quadratino sulla sinistra) per la
successiva cancellazione premendo il tasto [CANCELLA];
•
Visualizzare il documento cliccando sull’icona
•
Correggere eventuali fatture le cui ricevute di ritorno sono errate, ciccando
sull’icona del numero della fattura stessa.
•
Effettuare l’ordinamento della lista per i campi ID/Documento/Mumero/Data
cliccando sulle rispettive frecce
;
In fondo all’elenco sono disponibili sia per la funzione Inbox che per altre funzioni che
producono liste le seguenti funzioni:
•
•
Pagina lista: si può scorrere l’elenco in avanti/indietro
Export della lista completa in fomato PDF/CSV/XML/Excel
Nel caso di visualizzazione, viene presentata una maschera con il documento
selezionato; si ha la possibilità di:
•
•
•
Stampare il documento nella forma mostrata a video o sotto forma di file “.pdf”
(solo se disponete della componente Writer di Adobe Acrobat)
Scaricare (eseguire il download) il file in formato compresso (.zip) sul proprio
hard-disk per poi visionare lo stesso in formato .xml
Annullare l’operazione per ritornare alla maschera di selezione dei documenti
I documenti connessi all'invio delle fatture, che si possono ricevere da Enel sono
essenzialmente quattro:
a) Lettera incarico (per i professionisti)
b) Benestare alla fatturazione;
c) Ricevute di ritorno relative alle fatture inviate (per fatture correttamente ricevute o
errate e non ricevute da Enel);
d) Avvisi di pagamento delle fatture.
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Fig. 4 – Esempio di Benestare alla fatturazione
Fig. 5 – Esempio di Ricevuta di ritorno corretta
Fig. 6 – Esempio di Ricevuta di ritorno errata
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Se il codice di errore, presente nella ricevuta di ritorno, è del tipo 0XX si tratta di un
errore nella compilazione della fattura imputabile all'emittente.
Se, invece, l'errore è del tipo 3XX la fattura, anche se formalmente corretta ai fini EDI,
risulta non acquisita per effetto, generalmente, di una mancata o scorretta codifica dei
documenti contrattuali (codice ordine, codice benestare ecc.)
Fig. 7 – Esempio di Avviso di pagamento
Nel caso di Ricevuta di ritorno errata non è necessario compilare nuovamente la fattura
errata, ma è possibile riprendere il documento a suo tempo inviato, apportando le relative
correzioni, e rinviarlo direttamente dalla funzionalità Inbox.
La ricevuta di ritorno errata è contraddistinta dal colore rosso.
Per richiamare la fattura non acquisita da Enel è sufficiente cliccare in corrispondenza del
numero documento (numero Fattura) sulla stessa riga della ricevuta di ritorno errata (Fig.
8).
Fig. 8 – Selezione fatture risultate errate (per correzione)
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Una volta richiamata la fattura errata, con la modalità sopra descritta, la stessa verrà
aperta in modifica (tutti i campi dell’interfaccia verranno precaricati dai dati XML della
fattura inseriti al momento del 1^ invio). Sulla base delle segnalazioni di errore
evidenziate nella ricevuta di ritorno si potranno modificare i dati che hanno provocato
lo scarto ed inviare nuovamente il documento (Fig. 9).
Fig. 9 – Correzione fatture risultate errate
In questa fase è possibile (Fig. 10):
♦
♦
♦
♦
♦
confermare l'invio della fattura (tasto [CONFERMA])
annullare l'invio (tasto [ANNULLA])
stampare la fattura (tasto [STAMPA])
scaricare il file in formato XML compresso - estensione .zip (tasto [SCARICA]). Il
file deve essere successivamente decompresso con il software freeware Winzip.
salvare in stato bozza la fattura (tasto [BOZZA])
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Fig. 10 – Invio fattura dopo correzione
Le stampe prodotte delle fatture hanno validità fiscale ed è possibile personalizzare
l’intestazione ed i piè di pagina delle pagine dal menu “File/Imposta pagina…” del
browser Internet Explorer.
Per tutti i particolari relativi alla compilazione della fattura e alla sua trasmissione si
rimanda al paragrafo 2.2.
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3.1.1.
Fattura Elettronica inviata da ENEL
A partire da Gennaio 2010 le società “Enel Servizi srl” ed “Enel Spa” emetteranno le fatture
verso i clienti in formato “elettronico”. Per fattura “elettronica” si intende un “documento
informatico” su cui è garantita:
•
•
•
attestazione della data di emissione (riferimento temporale)
autenticità dell’origine
integrità del documento
Il “documento informatico” prodotto da ENEL è un file XML codificato secondo lo standard
internazione UBL 2.0 (Universal Business Language) messaggio INVOICE.
E’ possibile accedere allo schema XML previsto dallo standard UBL 2.0 dal seguente sito:
http://schemas.liquid-technologies.com/OASIS/UBL/2.0/default.html?url=http://schemas.liquidtechnologies.com/OASIS/UBL/2.0/UBL-Invoice-2_0_xsd.html
Il file XML viene firmato da ENEL con il certificato digitale assegnato ad procuratore di “Enel
Servizi” e depositato sul sito WebEDI in formato p7m per i fornitori che a loro volta sono anche
clienti delle società “Enel Servizi srl” ed “Enel Spa”. La pubblicazione della fattura sul sito
WebEDI verrà notificata da una email inviata alla casella di posta dichiarata dal fornitore in
anagrafica WebEDI.
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Fig. 11 – email di notifica
La fattura elettronica come avviene per gli altri documenti inviati da ENEL verrà inserita sulla
Inbox del fornitore come da esempio:
Fig. 12 – Inbox del Fornitore
Il fornitore può aprire la fattura cliccando sul simbolo “chiave” che sta ad indicare che trattasi di
un documento firmato da ENEL.
Fig. 13 – Apertura di una fattura elettronica
Viene aperto un form con la visualizzazione pdf della fattura. Dal form è possibile scaricare
l’XML, la busta firmata p7m o il PDF.
Lo stesso documento, scaricato dalla Inbox, continuerà ad essere disponibile sul sito WebEDI e
consultabile dalla funzione “SENT”.
3.1.1.1.
Il file p7m
Un documento firmato viene incapsulato in un file con estensione .p7m. Il file contiene il
documento originale, l’impronta firmata e il certificato con la chiave pubblica di chi ha apposto la
firma. Scaricando dal sito WebEDI il p7m è possibile applicare con strumenti standard il processo
inverso alla firma al fine di verificarne l’autenticità.
In alternativa è possibile utilizzare in modo gratuito il servizio “InfoCert” per la verifica della
firma accedendo al seguente sito:
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https://www.firma.infocert.it/utenti/verifica.php
3.1.1.2.
Il file XML UBL 2.0
La fattura inviata da ENEL è codificata secondo lo standard Internazione UBL 2.0 messaggio
Invoice. All’interno dell’XML, oltre a rappresentare nei nodi previsti dallo standard tutte le
informazioni riportate in fattura, nel nodo cbc:EmbeddedDocumentBinaryObject è riportato
in base64 il PDF della fattura. Pertanto con strumenti propri, come avviene dal sito WebEDI, è
possibile estraporale dalla fattura il file PDF che rappresenta l’immagine della fattura stessa.
Fig. 14 – UBL. Riferimento al PDF
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3.2.
Outbox – predisposizione invio documenti
La funzione Outbox consente di inviare i documenti verso Enel. Sono previste le
seguenti modalità:
-
upLoad della fattura nel formato XML richiesto da Enel
upLoad della fattura in formato PDF/Tiff per le società ENEL abilitate a questo
servizio
compilazione on-line della fattura, della nota di credito o debito, o del proforma
attraverso forms.
Le funzione di upLoad è prevista solo per il documento “fattura”.
Cliccando sull’icona corrispondente (Fig. 15) viene presentata una maschera nella
quale occorre selezionare il destinatario (Partner), la tipologia di documento da
trasmettere e la modalità di trasmissione (upload o compilazione on-line).
Fig. 15 – Invio documenti - Outbox
Prima della compilazione della fattura, l’utente può scegliere se avvalersi per la fattura
che sta inviando, dell’esigibilità differita dell’iva (IVA per CASSA). Lo può fare
cliccando su “Iva per cassa”.
Si ricorda che possono accedere al regime dell’esigibilità differita solamente i
soggetti passivi:
● che nell’anno solare precedente non abbiano realizzato un volume d’affari
superiore ad € 200.000;
● ovvero, in caso di inizio attività, se si prevede di non superare il predetto
limite di € 200.000.
L’applicazione del meccanismo dell’Iva per cassa costituisce un’opzione,
esercitabile fattura per fattura, che deve essere esplicitamente indicata nel
documento. In assenza di ogni indicazione in merito l’operazione s’intende
effettuata con Iva ad esigibilità immediata. A tale scopo il Gruppo Enel ha
predisposto la creazione di un apposito codice IVA (20% Iva ad esigibilità
differita, ai sensi dell’art. 7, D.L. 185/2008, conv. in L. 2/2009 )
per il
corretto trattamento tributario delle fatture ricevute tramite EDI in ottemperanza
del nuovo regime.
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Si precisa che le fatture inviate senza l'utilizzo del codice Iva sopra menzionato ma
recante nei campi testi l'indicazione di avvalersi del nuovo regime Iva come ad
esempio annotando : Iva ad esigibilità differita, ai sensi dell’art. 7, D.L.
185/2008, conv. in L. 2/2009 , saranno respinte e non processate dai
Nostri Servizi Amministrativi per impossibilità tecnica legate ai Nostri
sistemi.
Il meccanismo per L’esigibilità differita dell’iva è attivo solo per l’invio delle fatture
mediante upLoad XML e per la compilazione on-line della fattura.
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3.2.1.
Upload documento fattura XML
L’upload consente di trasferire la fattura in formato XML ad Enel senza digitarlo,
avendolo precedentemente estratto dal proprio sistema informativo.
Per effettuare l’upload del documento è necessario premere il tasto [SFOGLIA] e
selezionare, sulla propria stazione di lavoro, il file in formato XML relativo al documento
da inviare.
Si precisa che l’XML deve riferirsi ad un solo documento “Fattura” e deve essere
strutturato secondo lo schema previsto da Enel.
Link del documento che descrive l’XML della fattura.
http://www.acquisti.enel.it/acquisti/doc/doc_allegati/652884-2_ALLEGATO-1.doc
Fig. 16 – Upload documenti
Una volta selezionato il documento, è sufficiente premere il tasto [INVIA] (Fig.16) e se
l’invio si risolve positivamente compare la seguente maschera di conferma (Fig. 17).
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Fig. 17 – Conferma invio fattura (Upload documenti)
In tal caso è sufficiente premere [OK] per tornare alla maschera precedente.
In caso di errore compare una maschera dove viene evidenziato il motivo dello scarto
e, per inviare il documento, è necessario rimuovere sul file XML la causa dell’errore.
Attualmente sono gestite le seguenti tipologie di errore:
-
-
Partita IVA mittente non coincide con la partita iva di chi sta inviando la fattura
Struttura del documento XML non conforme allo standard Enel
Data documento non valida
Codice Iva non corretto (nel caso di Iva per cassa si controlla che la tipologia iva
indicata in fattura sia conforme)
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3.2.2.
Upload documento fattura PDF/Tiff
L’upload consente di trasferire la fattura in formato PDF o tiff ad Enel senza digitarlo.
La funzione è attiva solo per alcune società del gruppo ENEL pertanto in base alla
scelta della società Enel destinataria della fattura l’opzione “Fattura Tiff/PDF” sarà
attiva o meno.
Il file da inviare deve avere le seguenti caratteristiche grafiche:
-
Risoluzione >= 300 dpi
Bianco/Nero 1 bit
Formato A4 e A3
Fattore di compressione G4
Si ricorda che l’invio della fattura come PDF/Tiff è equiparato al canale
cartaceo.
Per effettuare l’upload del documento occorre selezionare l’opzione “Fattura Tiff/PDF” e
cliccare sul bottone “Invia”
Fig. 18 – Selezione modalità Fattura Tiff/PDF
Nella maschera successiva proposta dal sistema occorre:
-
selezionare la tipologia della fattura
mediante il tasto sfoglia scegliere il file da inviare (tiff o pdf)
indicare il numero della fattura
scegliere la direzione a cui inviare la fattura
Fig. 19 – Maschera compilazione Fattura Tiff/PDF
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Indicati tutti i dati, cliccando su “Invia” il sistema propone l’anteprima della fattura.
Fig. 20 – Maschera compilazione Fattura Tiff/PDF
Dalla maschera di anteprima cliccando su “Conferma” viene inviata la fattura. “Annulla”
ritorna alla maschera iniziale annullando l’operazione.
Fig. 21 – Maschera di anteprima Fattura
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3.2.3.
Compilazione on-line fattura
Prima di procedere all'invio della fattura è indispensabile personalizzare il proprio
profilo, compilando tabelle di anagrafica, attraverso la funzione Admin (vedi paragrafo
2.4.).
Senza questa attività propedeutica non è possibile compilare correttamente una
fattura.
La compilazione on-line di una fattura prevede la compilazione delle sezioni
appositamente predisposte che guidano l’operatore nell’immissione dei campi
necessari. Una volta selezionato il Partner e la tipologia di documento ‘Fattura’ occorre
premere il tasto [COMPILA] (Fig. 15). Compare la seguente maschera:
Fig. 22 – Testata fattura (Outbox)
Per le Imprese appaltatrici è possibile pre-compilare la fattura attraverso l’apposita
funzione, che si attiva cliccando sulla voce “Benestare” (Fig. 23), nella testata del
documento stesso. Attraverso tale funzionalità tutte le informazioni presenti nel
Benestare elettronico vengono riportate automaticamente in fattura: l’unico dato
mancante è il numero del documento, che deve essere digitato a cura dell’operatore.
Cliccando sulle etichette “Coordinate bancarie”, “Destinatario Fattura”, “Note” si apre il
relativo layer su cui impostare i rispettivi dati. Si ricorda che una fattura se non
precompilata dal benestare deve avere sempre un “destinatario fattura” (DTZZ).
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Di seguito vengono descritti i campi da valorizzare in Testata:
Nome campo
Formato (*)
Descrizione
Tipo
documento
Preimpostato
Numero
OA11
Data emissione
OD8
Può trattarsi di una nuova Fattura, di una Nota di
credito o di una Nota di debito a decremento o ad
incremento di una precedente fattura già emessa.
Numero identificativo del documento (protocollo
Fornitore). Si precisa che l'art.21 del D.P.R. 633/72
sancisce la numerazione progressiva e cronologica dei
documenti fiscali. Per le Note credito e le Note debito
è consentita una numerazione separata.
Data di emissione del documento. Viene impostata
per default la data di sistema (data corrente).
Fattura
associata
OA11
Del
OD8
Ordine e data
OA11
OD8
Specifica
data
e
FA11
FD8
Eventuale identificativo di una Fattura associata nel
caso di emissione di Nota credito o Nota debito. Nel
caso di emissione di una fattura detto campo non va
riempito.
Data emissione della fattura associata. Nel caso di
emissione di una fattura detto campo non va
riempito.
Codice Ordine e data di emissione. Per gli appaltatori
inserire il codice dell'Appalto. Sia per gli ordini che
per appalti bisogna inserire i primi 9 caratteri del
codice ordine senza alcun segno di separazione come
punti, barre, ecc.
Codice della specifica di destinazione e data di
emissione. Per gli appaltatori inserire il codice del
verbale di consegna. In particolare, sia per gli ordini
di acquisto che per gli appalti, bisogna inserire gli
ultimi due caratteri (che contraddistinguono la
specifica/verbale
di
consegna)
del
Codice
Ordine/Appalto. Anche se si tratta di un campo
facoltativo, la sua mancata digitazione, di solito,
comporta che la fattura non venga ricevuta
correttamente e quindi scartata (con codici errori del
tipo XX).
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Nome campo
Formato (*)
Descrizione
Rif.
data
FA15 e FD8
Numero del documento di trasporto e data di
emissione (è possibile inserire sino a 5 bolle cliccando
sul tasto (+). Tale campo non deve essere indicato
dagli appaltatori e dai prestatori di servizi. Al
contrario i fornitori devono sempre indicare i
documenti di trasporto che hanno emesso per
l'espletamento della fornitura fatturata.
Modalità di pagamento (30, 60, 90 giorni dalla data
fattura per gli Acquisti e 90 giorni data
autocertificazione per gli Appalti). Il campo viene
valorizzato selezionando i valori presenti nel menù a
tendina.
Euro
Dati relativi alle coordinate bancarie. I campi
vengono valorizzati in base ai valori caricati dal
fornitore nella tabella Banche di appoggio (vedi
paragrafo 2.4.4). Per far ciò è necessario cliccare sul
campo ‘Banca’ e selezionare dalla tabella uno dei
codici precedentemente inseriti.
Dati relativi all’unità Enel destinataria della fattura,
per il pagamento. Questi campi vengono valorizzati
dai dati caricati in una tabella di sistema. Per far ciò è
necessario cliccare sul campo DTZZ e selezionare il
codice corrispondente all’Unità Enel amministrativa
cui la fattura deve essere spedita.
Bolla
e
Modalità
pagamento
di
Preimpostato
Divisa
Banca
Sportello
ABI / CAB/ C/C
Preimpostato
Preimpostato
Preimpostato
Preimpostato
DTZZ
Partita IVA
Ragione
Sociale
Indirizzo
Comune
CAP
Provincia
Note
Preimpostato
Preimpostato
Preimpostato
Preimpostato
FA350
Campo Note. Questo campo può essere utilizzato dal
fornitore per tutte le informazioni che usualmente
venivano inserite nelle fatture cartacee e che non
trovano collocazione nei campi sopra descritti. E’
possibile inserire sino a 5 campi note cliccando sul
tasto (+).
(*) Legenda "Formato" :
1° carattere O= obbligatorio F= facoltativo
2° carattere A=alfanumerico N=numerico D=formato data
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Esempio di finestra di dialogo per la selezione del benestare (dopo aver cliccato sulla
voce "Benestare" nella sezione Testata della fattura):
Fig. 23 – Scelta del Benestare da fatturare (Auto-compilazione fattura)
Una volta selezionato il codice del Benestare da fatturare, ciccando sul codice
corrispondente nell’elenco sulla destra, questo viene visualizzato sulla form di sinistra e
per importare le informazioni in fattura basta cliccare sul tasto [Conferma]. Il
Benestare, se la fattura viene spedita e ricevuta correttamente, viene eliminato
automaticamente dall’elenco di quelli ancora da fatturare; si evita, così, di inviare
fatture a fronte di uno stesso Benestare già fatturato e vedersi tornare indietro la
ricevuta di ritorno errata.
N.B. E’ possibile cancellare manualmente uno o più Benestare già fatturati, ma non
eliminati, spuntando il quadratino bianco sulla destra di ciascun Benestare (nell’elenco
sulla destra) e premendo poi il tasto [Cancella].
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La seconda sezione da compilare della fattura è quella relativa al Dettaglio degli
articoli (materiali e/o prestazioni) oggetto della fattura stessa. In caso di selezione
Benestare da elenco (auto-compilazione) questa sezione viene compilata
automaticamente. Cliccando sul pulsante “Dettaglio” viene presentata la maschera
seguente:
Fig. 24 – Inserimento righe di dettaglio in fattura
Per inserire una nuova riga di dettaglio, occorre premere il tasto [INSERISCI]; viene
presentata la maschera (Fig. 25) che consente l'inserimento dei dati di dettaglio
dell'articolo da inserire nella fattura. Prima di poter inserire le informazioni degli articoli
da fatturare è necessario avere inserito gli stessi nella tabella Articoli, presente nella
sezione Admin. L’inserimento degli articoli nella suddetta tabella è utile per le fatture
emesse dai fornitori, lo è meno per le fatture emesse dalle imprese appaltatrici. E'
possibile inserire sino a 100 righe di dettaglio.
Qualora non fossero stati inseriti articoli nella relativa tabella si può ugualmente
compilare la sezione di dettaglio utilizzando l’articolo fittizio codificato con un trattino
(-).
N.B. Una volta inserite tutte le righe di dettaglio che concorrono a formare il totale fattura,
è possibile selezionare, da un menù a tendina, un codice IVA ed effettuare il ricalcolo
dell’imposta su tutte le posizioni del documento, senza dover entrare su ogni singola riga per
effettuare la variazione ( vedi campo “Iva”).
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Fig. 25 – Riga di dettaglio della fattura
Nelle Società del Gruppo Enel è stato introdotto un nuovo sistema di gestione della
contabilità, basato sull’utilizzo di SAP. La Società che deve ancora partire con tale
progetto è Enel Distribuzione, partenza prevista per il mese di Aprile 2003.
L’introduzione di SAP ha portato inevitabilmente a delle variazioni, una delle quali
riguarda la modalità di compilazione delle fatture verso Enel. Inserendo una riga di
dettaglio è consentito indicare, a livello di posizione, il numero dell’ordine di acquisto,
la posizione dello stesso e l’identificativo della bolla di accompagnamento o
dell’acquisizione (comunicata da Enel) a seconda che si debba fatturare una fornitura o
una prestazione.
E’ possibile emettere fatture relative a più ordini di acquisto.
Il campo “Numero” dell’ordine di acquisto a livello di posizione (dettaglio fattura) è
facoltativo.
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Nome campo
Magazzino
Formato (*)
FA16
Descrizione/
Indirizzo
FA35 e FA70
Comune/Provi
ncia/CAP
Nome campo
Numero Bolla
FA25 e FA2 e
FA5
Formato (*)
FA16
Data
Numero
ordine
Posizione
ordine
Acquisizione
FD8
FA6
Descrizione
Numero della bolla (DDT) di riferimento. Solo per i
fornitori. Detto campo non deve essere compilato
dagli appaltatori.
Data emissione della Bolla
Numero dell'Ordine
FA6
Posizione dell’articolo nell’Ordine
FA16
Numero dell’acquisizione (per le prestazioni).
Preimpostato
Codice dell'articolo. Il campo viene valorizzato
selezionando i valori fra quelli inseriti dal fornitore
nell'anagrafica Articoli (vedi paragrafo 2.4.2). Se
non è stato inserito nessun codice articolo nella
relativa tabella si può indicare un trattino “-“.
Codice Cliente dell'articolo (campo valorizzato
automaticamente a valle della selezione del codice
articolo). Se non viene specificato alcun codice
articolo si può indicare un trattino “-“.
Descrizione
dell'articolo
(campo
valorizzato
automaticamente a valle della selezione del codice
articolo ma modificabile dall'operatore)
Unità di misura dell'articolo (campo valorizzato
automaticamente).
Come già evidenziato nella sezione “Testata“ nel
caso di selezione del Benestare verrà impostata
una riga di dettaglio che riporterà UM = NR,
quantità = 1, prezzo unitario = importo
complessivo del SAL/DCL, imponibile = importo
complessivo dei SAL, IVA = IVA al 20%.
Quantità da inserire in fattura.
Prezzo
unitario
(campo
valorizzato
automaticamente a valle della selezione del codice
articolo)
Imponibile (prezzo * quantità)
Codice dello sconto o della maggiorazione
applicata dal Fornitore per l'articolo. Il campo
viene valorizzato selezionando i valori caricati dal
fornitore
fra
quelli
inseriti
nella
Tabella
Sconti/Maggiorazioni
Articolo
Codice
-
Art. Cliente
Preimpostato
Articolo
Descrizione
-
Preimpostato
UM
Preimpostato
Quantità
Prezzo
Unitario
ON15
Preimpostato
Imponibile
Calcolato
Sconto/maggiorazio Preimpostato
ne - codice
ma facoltativo
Nome campo
Formato (*)
Descrizione
Codice del Magazzino Enel di destinazione (solo nel
caso di materiali)
Descrizione ed indirizzo del Magazzino (solo nel
caso di materiali).
E’ possibile inserire sino a 5 campi Descrizione
cliccando sul tasto (+).
Comune, Provincia e CAP del Magazzino
Descrizione
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Sconto/maggiorazio Preimpostato
ne - valore %
ma facoltativo
Sconto/maggiorazio Calcolato
ne – importo
IVA - codice
Preimpostato
IVA
%
Preimpostato
-
valore
IVA- importo
Calcolato
Importo
Note
Calcolato
FA350
Valore % dello sconto o della maggiorazione
applicata dal Fornitore per l'articolo (campo
valorizzato
automaticamente
a
valle
della
selezione del codice sconto/maggiorazione).
Importo dello sconto o della maggiorazione
applicata dal Fornitore per l'articolo (campo
calcolato automaticamente)
Dati relativi al codice IVA da applicare all'articolo
fatturato.
Questo
campo
viene
valorizzato
selezionando i valori tra quelli inseriti in una
tabella già preimpostata.
Aliquota IVA da applicare per l'articolo (campo
valorizzato
automaticamente
a
valle
della
selezione del codice articolo)
Importo dell'IVA da applicare per l'articolo (campo
calcolato automaticamente)
Importo dell'articolo (campo calcolato)
Campo note. E’ possibile inserire sino a 5 campi
note cliccando sul tasto (+).
(*) Legenda "Tipo campo" : 1° carattere O= obbligatorio F= facoltativo
2° carattere A=alfanumerico N=numerico D=formato data
caratteri successivi=lunghezza campo
È possibile:
♦ Confermare l'inserimento dell'articolo nella fattura (tasto [CONFERMA])
♦ Annullare l'operazione senza salvataggio (tasto [ANNULLA])
♦ Cancellare l'articolo dalla fattura (tasto [CANCELLA])
Successivamente si può procedere all'inserimento degli altri articoli.
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La terza sezione della fattura è il 'Sommario' nella quale vengono visualizzati i dati di
riepilogo della fattura secondo quanto inserito nelle schede precedenti.
Viene presentata la seguente videata:
Fig. 26 – Sommario
L'unico campo che può essere digitato è quello relativo all'eventuale
'Sconto/Maggiorazione' che viene calcolato sull'importo totale della fattura e non sul
singolo articolo. Gli altri campi sono tutti calcolati.
Il bollo viene automaticamente calcolato in presenza di importi non soggetti ad IVA
superiori a Euro 77,47.
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La successiva ed ultima sezione della fattura è quella degli 'Allegati'. In questa sezione
vengono sostanzialmente inserite delle note alla fattura in formato libero. La maschera
di inserimento è la seguente :
Fig. 27 – Allegati
Premendo il tasto [+] è possibile inserire successive righe di nota.
Una volta effettuata la compilazione dei dati relativi alla fattura, per procedere all'invio,
è necessario premere il tasto [INVIA]. In primo luogo vengono effettuati i controlli
formali relativi alla presenza o meno dei campi obbligatori (vengono segnalate
eventuali assenze di dati in tale tipologia di campi).
Dopo aver superato tali controlli, il sistema procede al caricamento della fattura nel
sistema WEG per la successiva trasmissione ai sistemi di Enel.
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Viene presentata una maschera di riepilogo che mostra il contenuto della fattura, come
nell'esempio sotto riportato:
Fig. 28 – Maschera di riepilogo
In questa fase è possibile:
♦
♦
♦
♦
♦
confermare l'invio della fattura (tasto [CONFERMA])
annullare l'invio (tasto [ANNULLA])
stampare la fattura (tasto [STAMPA])
scaricare il file in formato XML compresso (estensione ZIP) (tasto [SCARICA]). Il
file deve essere successivamente decompresso con il software freeware Winzip.
salvare in stato bozza la fattura (tasto [BOZZA])
Le stampe prodotte delle fatture hanno validità fiscale.
Nel caso in cui si è scelto il regime “Iva per cassa” sulla stampa della fattura viene riportata
l’indicazione:
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Se si procede all'invio della fattura, viene richiesta un'ulteriore conferma
successivamente, compare la seguente maschera :
e,
Fig. 29 – Maschera di conferma
Premere il tasto [OK] per tornare alla maschera iniziale di WEG.
Nel caso in cui si clicca sul tasto [BOZZA] la fattura viene salvata e resa disponibile per
le modifiche e per l’eventuale invio, nell’ambito della funzionalità “Bozze“. Ovviamente
le fatture che si trovano in stato di Bozza non verranno estratte per essere inviate ad
Enel.
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3.2.4.
Compilazione on-line Nota Di Credito o Nota di Debito
Invece del tipo documento “Fattura” (Fig. 22), è possibile scegliere di compilare una Nota di
Credito o di Debito:
Fig. 29.1 – Tipo Documento
Successivamente occorre cliccare direttamente sulla sezione “Dettaglio” e ancora sul tasto
Inserisci (Fig. 24), seguendo poi gli stessi passaggi descritti per la compilazione della fattura
al paragrafo precedente.
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3.3.
Sent
La funzione Sent consente di visualizzare i documenti inviati dal Fornitore raggruppati
per tipologia. I documenti sono disponibili su WEG per 6 mesi dalla data di emissione.
Cliccando sull’icona
viene presentata una maschera (Fig. 30) nella quale occorre
selezionare il destinatario (Partner), la tipologia di documento da trasmettere e la
modalità di trasmissione (upload o compilazione).
La prima operazione da effettuare è quella di selezionare il Partner (Società del Gruppo
ENEL) verso il quale sono stati trasmessi i documenti.
Fig. 30 – Selezione partner per consultazione documenti
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E’ possibile selezionare la tipologia di documento ed eventualmente impostare i criteri
per la ricerca. Per questi ultimi è possibile impostare i criteri per :
Fig. 31 – Impostazione criteri di ricerca
Numero
giorni
Indicando un numero di giorni vengono ricercati i
documenti trasmessi dalla data odierna per il numero
di giorni a ritroso indicati
Vengono ricercati i documenti trasmessi dalla data
indicata
Viene
ricercato
il
documento
avente
come
identificativo il numero/codice indicato
Data
Numero
documento
Ovviamente, nel caso in cui i criteri di ricerca non vengano attivati, l'applicazione
ricerca tutti i documenti della tipologia selezionata.
Per avviare la ricerca occorre premere il tasto [CONFERMA]
E’ stata implementata una nuova funzionalità che consente di navigare all’interno dei
documenti partendo dal figlio (fattura) fino ad arrivare fino al padre (benestare),
verificando anche gli altri documenti ad essi relazionati (Fig. 33 – Albero dei
documenti).
Una volta impostati i filtri di ricerca delle fatture da visualizzare è possibile vedere i
documenti
correlati
cliccando
sul
numero
di
fattura
(Numero).
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Fig. 32 – Elenco documenti ricercati
Una volta selezionato il documento (es. fattura) da visualizzare viene mostrata la
seguente videata:
Fig. 33 – Albero dei documenti
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3.3.1.
Gestione dei documenti
Una volta avviata la ricerca, il sistema presenta l'elenco dei documenti trovati nel
database. Viene mostrata la seguente maschera:
Fig. 34 – Elenco documenti trovati nel database
Per ogni documento vengono visualizzate le seguenti informazioni:
♦ destinatario
♦ numero (ID) identificativo in WEG
♦ tipologia documento
♦ numero del documento
♦ data di trasmissione del documento
Per ogni riga è possibile procedere alle seguenti operazioni:
♦
♦
♦
Visualizzare il documento cliccando sull'icona
; viene presentato il
documento a video ed è possibile procedere alla Stampa, al Download (scarico)
del file XML compresso sulla propria stazione di lavoro, ad Annullare la
visualizzazione;
Visualizzare eventuali documenti associati a quello evidenziato (per esempio
Ricevute di ritorno legate alla fattura). Cliccando sul campo 'Numero' viene
presentato l'elenco dei documenti associati per i quali è possibile procedere alle
stesse funzioni descritte al punto precedente.
Stampare contemporaneamente più fatture, selezionando i documenti, e cliccando
il tasto [Stampa].
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3.4.
Bozze – documenti in stato bozza
La funzione “Bozze“ consente di richiamare, modificare ed eventualmente inviare ad
Enel le fatture salvate precedentemente in stato bozza. Tali fatture non verranno
acquisite, sino all’effettivo invio. Questa funzione consente anche di differire la fase di
compilazione del documento dalla fase di spedizione dello stesso.
Cliccando sull’icona
vengono elencate le fatture salvate nello stato bozza, come
nell’esempio sotto riportato:
Fig. 35 – elenco fatture salvate in stato bozza
Da tale maschera è possibile:
•
•
selezionare il documento per la successiva cancellazione premendo il tasto
[CANCELLA] dopo aver effettuato la selezione dei documenti da cancellare;
uscire dalla maschera di selezione dei documenti premendo il tasto [ ANNULLA ];
•
visualizzare il documento cliccando sull’icona
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Nel caso di visualizzazione, viene presentata una maschera con la fattura selezionata e
la possibilità di :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Modificare e/o Completare la fattura
Confermare l'invio della fattura (tasto [CONFERMA])
Annullare l'invio (tasto [ANNULLA])
Stampare la fattura (tasto [STAMPA])
Scaricare il file in formato XML compresso (estensione ZIP) (tasto [SCARICA]). Il
file deve essere successivamente decompresso con il software freeware Winzip.
Salvare nuovamente in stato bozza la fattura (tasto [BOZZA])
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3.5.
Admin – funzioni di amministratore
La funzione Admin consente di gestire le tabelle dei dati di stato necessarie al
funzionamento ed alla personalizzazione del profilo del Fornitore.
Cliccando sull’icona
viene presentata la seguente maschera nella quale sono
indicate le funzioni a disposizione del Fornitore per la configurazione del proprio profilo.
Fig. 36 – Funzione Admin
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3.5.1.
Tabella Anagrafica
Questa funzione consente al Fornitore di definire e di modificare alcune informazioni
relative ai propri dati anagrafici.
Dato che la fattura in via elettronica sostituisce il documento cartaceo a tutti gli effetti
di legge, per rispetto della normativa fiscale è necessario inserire i dati relativi alla
Partita IVA, Numero iscrizione al Tribunale, Numero iscrizione C.C.I.I.A., Capitale
sociale.
L’amministratore del sistema inserisce la partita IVA e la ragione sociale del Fornitore in
WEBEDI; il campo chiave è la partita IVA e non è modificabile.
Viene presentata la seguente maschera:
Fig. 37 – Modifica anagrafica
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È possibile modificare i seguenti campi:
Nome campo
Indirizzo/Comune/Provinci
a/CAP
Iscrizione Tribunale
Iscrizione CCIIA
Capitale sociale
Telefono/Fax/Telex/e-mail
Sede
amministrativa
Indirizzo/Comune/provinci
a/CAP
Sede
Amministrativa
Telefono/Fax/Telex/e-mail
Formato
FA35
FA35
FA35
FA35
FA15
Descrizione
Dati
relativi
Fornitore
all'indirizzo
del
Riferimenti
Riferimenti
amministrativa
della
sede
Per confermare le modifiche premere [MODIFICA], per annullare premere [ANNULLA].
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3.5.2.
Tabella Articoli
Questa funzione consente al Fornitore di definire e di gestire l'elenco degli
articoli/prestazioni che potranno essere inseriti in fattura. Viene presentata la seguente
maschera:
Fig. 38 – Elenco degli articoli
Nella maschera è possibile:
♦
♦
♦
♦
Inserire un nuovo articolo/prestazione
Modificare i dati di un articolo/prestazione esistente
Cancellare un articolo/prestazione
Annullare l'operazione
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3.5.2.1.
Inserimento nuovo articolo/prestazione
Per inserire un nuovo articolo occorre compilare la maschera di Fig. 34 come
nell'esempio seguente
Fig. 39 – Inserimento nuovo articolo (Tabella Articoli)
In particolare devono essere valorizzati i seguenti campi:
Nome
campo
Codice
Descrizion
e
Articolo
cliente
Prezzo
Formato
Descrizione
OA35
FA140
Codice dell'articolo prestazione.
Descrizione dell'articolo
FA6
Eventuale codice Cliente dell'articolo
ON16
Prezzo unitario
(*) Legenda "Tipo campo" : 1° carattere O= obbligatorio F= facoltativo
2° carattere A=alfanumerico N=numerico D=formato data
caratteri successivi=lunghezza campo
Per confermare l'inserimento occorre premere il tasto [INSERISCI]. Una volta inserito,
l'articolo/prestazione potrà essere selezionato per l'inserimento nella fattura o, dalla
lista della Tabella Articoli, per eventuali modifiche.
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3.5.2.2.
Modifica articolo/prestazione
Per modificare un articolo precedentemente inserito occorre, dalla maschera iniziale
della Tabella Articoli, selezionare il codice dell'elemento da modificare (dall’apposita
tendina) come nell'esempio seguente:
Fig. 40 – Modifica Articolo (Tabella Articoli)
Per modificare i dati è sufficiente inserire i nuovi valori nei campi della maschera (è
esclusa la modifica del campo codice) e premere il tasto [MODIFICA].
3.5.2.3.
Cancellazione articolo/prestazione
Per cancellare un articolo/prestazione inserito occorre, dalla maschera iniziale della
Tabella Articolo, selezionare il codice dell'elemento e premere il tasto [CANCELLA].
L'articolo/prestazione viene cancellato anche se, ovviamente, resta inserito nelle
fatture scritte a monte dell'eliminazione.
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3.5.3.
Comunicazioni
Ad ogni accesso all’applicazione, per ogni società ENEL, sono disponibili in WebEDI i
riferimenti da contattare via email/telefono nei casi di richieste di informazioni a
carattere amministrativo. Per problemi tecnici occorre contattare il call center.
Fig. 41 – Tabella Comunicazioni
Per ogni società ENEL è previsto l’elenco dei referenti sul singolo SAT. Nel caso in cui il
fornitore è gestito da più SAT ci saranno più destinatari. Il fornitore, in caso di invio di
una comunicazione, deve selezionare il SAT, digitare il testo dell’email e cliccare su
“Conferma”.
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3.5.4.
Banche di appoggio
Questa funzione consente di gestire i codici dei riferimenti bancari presso i quali
verranno gestite le transazioni effettuate dall'Enel. Per il momento, purtroppo, non c’è
integrazione tra quanto scritto nella tabella Banche di appoggio e quanto comunicato
alle funzioni amministrazione delle singole Società Enel; viene effettuato il pagamento
alla banca comunicata a queste ultime.
La funzione è stata modificata prevedendo la possibilità di inserire il codice IBAN per i
paesi dell’area SEPA (Single Euro Payments Area) ed il numero del conto corrente
bancarie in tutti gli altri casi.
Nel caso dell’IBAN viene controllata la lunghezza prevista per il singolo paese secondo
la seguente tabella:
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Pertanto se il codice paese con cui si presenta il fornitore è all’interno della tabella
Viene presentato il seguente form:
Fig. 42.1 – Codici riferimenti bancari
Anche per la tabella Banche di appoggio valgono le stesse funzioni descritte per la tabella
Articoli.
In particolare per l'inserimento occorre digitare i seguenti dati:
Nome
campo
Banca
Switf/Bic
IBAN
Formato
Descrizione
OA70
FA11
OAxx
Denominazione dell'istituto
Per confermare l'inserimento premere il tasto [INSERISCI].
Per le altre funzionalità (Modifica, Cancella) si procede con le stesse modalità descritte
per la tabella Articoli.
Se il codice paese non è tra quelli indicati viene presentato il seguente form:
Fig. 42.2 – Codici riferimenti bancari
In particolare per l'inserimento occorre digitare i seguenti dati:
Nome
Formato
Descrizione
campo
Banca
OA70
Denominazione dell'istituto
Switf/Bic
OA11
Codice Swift/Bic
Conto
OA20
Numero conto corrente
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3.6.
Logoff
Questa funzione permette di uscire dall’applicazione, evitando brusche chiusure, e di
tornare alla pagina principale (HOME).
3.7.
Help
Questa funzione permette di consultare il presente manulae utente dell'applicazione
WebEDI.
3.8.
Report
Questa funzione permette di verificare per alcune società dell’ENEL (quelle presentate
dalla combo di selezione) lo stato di lavorazione di una fattura.
Fig. 43 – Maschera report
Applicando i filtri di ricerca previsti dal report è possibile avere lo stato della fattura.
Fig. 44 – Filtri selezione
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Fig. 45 – Report stato fattura
I dati riportati dal report prevedono:
-
Numero fattura
Codice barcode applicato da ENEL come progressivo di ingresso fattura
Numero dell’OdA a cui fa riferimento la fattura
Società ENEL destinataria
Codice di registrazione fattura Enel
Data di invio da parte del fornitore
Data ricezione Enel
Data inizio lavorazione fattura
Data di registrazione Enel (data acquisizione)
Data del pagamento
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4.
Appendice A – Gestione Professionisti
Per i professionisti abilitati all’applicazione WebEDI sono previste ulteriori funzioni
descritte in questo capitolo. Queste funzioni riguardano la gestione delle tipologie di
documento:
•
•
Lettera di incarico: è il documento con cui ENEL assegna un incarico al
professionista
Proforma: è il documento con cui il professionista invia ad ENEL la proposta di
fattura
4.1.
Accettazione Lettera di incarico
Il professionista prima fatturare le proprie prestazioni riceve da Enel il documento “LETTERA
DI INCARICO” che è un ordine di prestazioni.
Il documento come per tutti quelli inviati da Enel viene presentato sulla Inbox del
professionista.
Fig. 46 – Ricezione Lettera di Incarico
Aprendo il documento viene presentata la seguente schermata
Fig. 47 – Visualizzazione Lettera di Incarico
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per le quali è stato ricevuto. E’ vietata qualsiasi forma di riproduzione o di divulgazione senza l’esplicito consenso di ENEL SERVIZI
Il documento riporta in testata le seguenti informazioni:
• società emittente
• numero dell’ordine e data di emissione
• incaricato Enel della pratica
• periodo di validità
• stato (lo stato è PERVENUTO)
• importo proforma emessi
• importo fatture emesse
Poi per ogni attività è presente una posizione che si può esplodere per vedere le prestazioni
richieste. La lista delle attività può essere esportata nei formati CSV, Excel, XML, PDF.
Il professionista, prima di poter emettere un proforma, deve accettare completamente o
parzialmente le attività assegnate da Enel con la lettera di incarico.
L’accettazione viene data cliccando sul bottone “Accetta” dopo aver selezionato con la
spunta le attività da accettare. E’ sottointeso che le attività non selezionate nel momento in
cui si “Accetta” vengono marcate dal sistema come “Rifiutate”.
Data l’accettazione la maschera della lettera di incarico viene aggiornata ed il documento
passa in stato “In Corso”. Da questo momento è possibile emettere proforma su questa
lettera di incarico.
Fig. 48– Accettazione Lettera di Incarico
Nel caso in cui la lettera di incarico venga modificata da Enel, verrà proposta sulla Inbox
come al primo invio. A differenza del primo invio il documento apparirà una volta aperto in
stato “MODIFICATO” è sarà possibile accettare/rifiutare solo le differenze rispetto alla
versione precedente del documento. Effettuata l’accettazione il documento passerà di nuovo
in stato “IN CORSO”.
4.1.1.
Stati previsti dalla lettera di incarico
Una lettera di incarico assume i seguenti stati:
• PERVENUTO: quando inviato da ENEL ed in attesa di accettazione da parte del
professionista
• RIFIUTATO: quando viene rifiutato completamente dal professionista
• MODIFICATO: quando viene aggiornato e inviato di nuovo da ENEL
• IN CORSO: è stato accettato dal professionista
• CONCLUSO: quando è stato completamente fatturato
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4.2.
Chiusura delle lettera di incarico
La chiusura della lettera di incarico viene effettuata dal Professionista su WebEDI. E’
possibile chiudere LI che sono in stato “IN CORSO” e che non ci siano documenti PROFORMA
in stato “BOZZA” e “INVIATI”.
Fig. 49– Elenco Lettere di Incarico
L’utente accede dalla funzione “SENT” all’elenco delle lettere di incarico.
Fig. 50– Vista estesa della lettera di incarico
Dall’elenco è possibile vedere lo stato del documento e quanti e quali proforma sono
associati al documento.
Fig. 51– Visualizzazione della lettera di incarico
Cliccando sul bottone “Chiudi” e possibile chiudere la lettera di incarico. Il documento passa
in stato “CONCLUSO”
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4.3.
Compilazione del proforma
Il proforma è un documento in cui il professionista invia una proposta di fattura ad Enel.
All’accettazione da parte Enel seguirà il benestare alla fatturazione.
Per compilare un proforma si accede dalla funzione “Outbox”, si sceglie la società Enel
Destinataria e si seleziona il tipo documento “PROFORMA”.
Fig. 52– Maschera di ricerca per compilazione PROFORMA
Cliccando sul bottone ricerca viene presentata una maschera con i proforma in stato
BOZZA/RIFIUTATO ed una combo con l’elenco delle lettere di incarico.
Fig. 53– Maschera di selezione compilazione PROFORMA nuovo o già presente
A questo l’utente può aprire un proforma già presente a sistema o creare un nuovo proforma
selezionando la posizione della lettera di contratto su cui generare un nuovo documento. In
caso di nuovo documento cliccare sul pulsante “COMPILA”.
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Di seguito la maschera di compilazione PROFORMA.
Fig. 54– Maschera di compilazione PROFORMA
Il documento viene preimpostato con i dati estratti dalla lettere di incarico. L’utente può
rimuovere le prestazioni presentate di default ed aggiungerne altre compatibili con la lettera
di incarico.
Il campo note di testata consente di digitare al massimo 100 caratteri.
Il campo note su ogni prestazione consente di digitare al massimo 324 caratteri.
Per scrivere sui campi note cliccare prima sulla casella di testo.
Per rimuovere una prestazione cliccare sul bottone “Rimuovi” in corrispondenza della
prestazione da eleiminare.
Per aggiungere una prestazione selzionare dalla combo prima la prestazione e poi cliccare
sul bottone “Aggiungi”.
Terminata la compilazione del proforma si può procedere al salvataggio del documento
cliccando sul bottone “Salva”. Il salvataggio pone il documento in stato “BOZZA” per cui il
documento è visibile sia dalla funzione “BOZZE” del menù, sia nell’elenco dei proforma
quando dalla funzione “OUTBOX” si chiede di compilare un nuovo proforma.
Cliccando sul bottone “Invia” viene presentata la seguente maschera
Fig. 55– Maschera di INVIO PROFORMA con allegato
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Con questa maschera l’utente conferma l’invio del proforma. In questa fase l’utente può
inviare in formato “.zip” un allegato che può contenere per esempio il dettaglio delle pratiche
riferite al proforma che si sta inviando.
Confermato l’nvio del proforma ne viene data una visualizzazione di riepilogo da cui si può
procedere come per tutti gli altri documenti gestiti dal sistema alla Stampa, al download in
formato XML. La funzione ANNULLA posiziona sulla voce di menù “OUTBOX”.
Fig. 56– Maschera di conferma INVIO PROFORMA
4.3.1.
Stati previsti per il proforma
Il proforma assume i seguenti stati
•
•
•
•
•
•
•
Bozza: quando il documento viene compilato e salvato. Il documento è visibile dalla
funzione “BOZZE” o dalla funzione “SENTBOX”
Inviato: quando il documento è stato inviato ad ENEL. Il documento è visibile dalla
funzione “SENTBOX”
Annullato: quando il professionista ANNULLA il documento. Il documento è visibile dalla
funzione “SENTBOX”
Rifiutato: quando il documento viene rifiutato da ENEL. Il documento può essere aperto
dalla ricevuta di ritorno inviata da ENEL e presente sulla INBOX o dalla funzione
“OUTBOX”
Benestare: quando il proforma viene accettato da ENEL che emette il benestare alla
fatturazione. All’interno del benestare verrà riportato il numero del proforma. Il
documento è visibile dalla funzione “SENTBOX”
Fatturato: quando il proforma, a fronte della ricezione del benestare alla fatturazione,
viene fatturato dal professionista. Il documento è visibile dalla funzione “SENTBOX”
Pagato: quando la fattura a cui fa riferimento il proforma viene pagata da ENEL e quindi
quando il professionista riceve sulla propria INBOX l’avviso di pagamento. Il documento è
visibile dalla funzione “SENTBOX”
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4.3.2.
Vista aggregata sul proforma
Già dall’elenco dei proforma prodotti dalla funzione “SENTBOX” è possibile avere alcune
informazioni di sintesi legate allo stato del proforma stesso. La lista propone su ogni
proforma le seguenti informazioni:
• Data Benestare: è la data in cui viene inviato da ENEL il benestare alla fatturazione.
Cliccando su questa colonna si passa direttamente alla visualizzazione del benestare
• Fattura: è il numero delle fattura con cui il professionista ha fatturato il proforma.
Cliccando sul numero si passa direttamente alla visualizzazione del benestare
• Avviso di pagamento: è la data in cui viene inviato da ENEL l’avviso di pagamento con
cui è stata pagata la fattura riferita al proforma. Cliccando su questa colonna si passa
direttamente alla visualizzazione dell’avviso di pagamento.
Fig. 57– Maschera Elenco PROFORMA
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5.
Appendice B – Fatture con ritenute d’acconto
La compilazione della fattura prevede per i fornitori soggetti a ritenuta la possibilità di
indicare la ritenuta Irpef e la ritenuta Enasarco. Questi campi vengono automaticamente
abilitati dal sistema se il fornitore è anagrafato sul portale Enel Acquisti come
“Professionista” o in alternativa se il fornitore indica sulla scheda di anagrafica “Soggetto a
ritenute” (vedi paragrafo 3.5.2).
5.1.
Dove indicare le ritenute d’acconto
Nella sezione “Sommario” dell’interfaccia di compilazione fattura il sistema automaticamente
imposta :
•
•
•
imponibile Irpef: di default corrisponde al totale imponibile della fattura
imponibile Enasarco: di default corrisponde al 50% del totale imponibile della fattura
anticipo: può essere indicato un importo già fatturato come anticipo
Fig. 58– Indicazione ritenute di acconto in fattura
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L’utente chiaramente può variare questi importi ed è tenuto ad indicare la tipologia di
ritenuta. Qualora la fattura da inviare non è soggetta a ritenute occorre annullare i due
importi. Il sistema all’invio della fattura emetterà un warnig non bloccante che segnala l’invio
di una fattura senza ritenuta Irpef valorizzata.
Fig. 59– Calcolo automatico delle ritenute di acconto
Il sistema automaticamente calcola gli importi delle ritenute.
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L’anteprima della fattura generata all’invio riporterà in questo caso la tipologia di ritenuta
applicata ed il relativo imponibile ed importo.
Fig. 60– Visualizzazione della fattura con ritenute d’acconto
5.2.
Tipologia di ritenute previste
Ritenute Irpef:
• Prestazioni di lavoro autonomo abituale (residenti) – 20%
• Provvigioni inerenti rapporti di agenzia/rappresentanza monomandatari – 23%
• Provvigioni inerenti rapporti di agenzia/rappresentanza plurimandatari – 23%
• Provvigioni inerenti rapporti di mediazione – 23%
Ritenute Enasarco:
• Contributo Enasarco a carico dell'agente – 6,75%
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