Università degli Studi di Trieste
Servizio Bibliotecario d’Ateneo
RILEVAZIONE DATI 2004
Michele Codaglio – maggio 2005
1
Introduzione


All’inizio del 2005 è stata effettuata una rilevazione dati
sui servizi, il lavoro e il personale delle biblioteche SBA
e di alcune biblioteche di dipartimento
La rilevazione è avvenuta in parte mediante le
procedure automatizzate e in parte grazie alla
collaborazione dei direttori e dei responsabili delle
biblioteche
2
Obbiettivi e finalità
della Rilevazione Dati

Mantenere e migliorare il modello per misurare i carichi
di lavoro, in uso dal 1999 per le biblioteche SBA

Impostare un sistema informativo per monitorare
l’attività di SBA

Confrontarsi con le esperienze degli altri Atenei italiani

Fornire strumenti di valutazione con il fine ultimo di
migliorare i servizi offerti da SBA
3
600
500
400
300
10
8
200
6
100
4
2
0
0
-2
-100
Nelle prossime slide verranno presentati alcuni risultati della
rilevazione dati 2004 (senza nessuna pretesa di completezza)
4
Le biblioteche oggetto di indagine
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Biblioteca Centrale di Medicina
Biblioteca di Architettura
Biblioteca di Economia
Biblioteca di Filosofia e Lingue
Biblioteca di Gorizia
Biblioteca di Psicologia
Biblioteca di Scienze della Formazione
Biblioteca di Scienze dell'Antichita'
Biblioteca di Scienze Matematiche
Biblioteca Generale
Biblioteca Scuola di Lingue
Biblioteca Socio-Politica
Biblioteca Tecnico Scientifica
Biblioteca del Dip. di Scienze Economiche e Statistiche
Biblioteca del Dip. di Storia e Storia dell'Arte
5
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Bacino di utenza di UniTS
e delle altre università italiane
140.000
120.000
100.000
80.000
Studenti
60.000
UniTS
40.000
20.000
0
6
Utenza istituzionale delle
biblioteche UniTS
Studenti
27.422
Docenti
2.000
Personale
T.A. 800
Personale
ASS e AOU
4.164
ASS = Azienda per i Servizi Sanitari
AOU = Azienda Ospedaliera Universitaria
7
Utenza reale delle
biblioteche SBA*
Utenti esterni
7,1%
Studenti
universitari
85,8%
Dipendenti UTS
(docenti e non)
5,0%
Altre categorie
2,1%
* Punti di servizio SBA che gestiscono il prestito automatizzato
Per dettagli sulla tipologia dei lettori delle biblioteche SBA cfr.
http://www.biblio.units.it/DOC/Misurazione%20e%20valutazione/Rilevazione%20dati%202004/Tipologia%20utenti%20SBA%202004.
xls
8
Apertura
44
ORE
media delle ore di apertura settimanale dei punti di servizio SBA
(l’obbiettivo è un’apertura di almeno 50 ore settimanali)
9
Accessibilità
9.744 mq
4.580 mq
Superficie totale
38.934 ml
11.349 ml
Scaffalatura totale
1.119
88
Superficie accessibile al pubblico
Scaffalatura aperta al pubblico
Posti di lettura
Pc e terminali destinati al pubblico
Nota: i dati si riferiscono alle 15 biblioteche oggetto di rilevazione dati
10
Accessibilità
metri accessibili
4.580
superficie
scaffalatura
0%
metri non
accessibili 5.164
metri accessibili
11.349
10%
20%
metri non
accessibili 27.585
30%
40%
50%
60%
70%
80%
Nota: i dati si riferiscono alle 15 biblioteche oggetto di rilevazione dati
90%
100%
11
Prestiti
137.223
101.283
prestiti totali
prestiti automatizzati
Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste
12
Prestiti interbibliotecari
Document Delivery
3.000
2.516
2.500
1.867
2.000
1.460
1.500
1.000
914
500
PIB attivi PIB passivi DD attivi DD passivi
Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste
Attivi = prestiti in entrata; Passivi = prestiti in uscita
Per maggiori dettagli cfr.
http://www.biblio.units.it/DOC/Misurazione%20e%20valutazione/Rilevazione%20dati%202004/PIB%20DD%202004.xls
13
Ricerche bibliografiche
Corsi di orientamento
per l’utenza
1.061
30
Ricerche bibliografiche
100
429
Ore di corsi per l’utenza
Corsi di orientamento per l’utenza
Partecipanti a corsi di orientamento
Nota: i dati si riferiscono alle 15 biblioteche oggetto di rilevazione dati
14
Risorse bibliografiche
1.684.689
4.426
8.000
85
Volumi
Periodici cartacei
Periodici elettronici
Banche dati
Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste
15
Periodici elettronici
8.000
100.000
É il numero dei periodici elettronici
accessibili dalla rete universitaria
È circa il numero dei full-text scaricati
nel 2004
Per vedere le statistiche degli accessi ai periodici elettronici cfr. http://www.biblio.units.it/Statistiche/
La pagina contiene anche un’analisi degli accessi per aree tematiche
16
Banche dati
85
É il numero delle banche dati
accessibili dalla rete universitaria
40 su CD-Rom
45 in rete
Per vedere le statistiche degli accessi (sessioni e ricerche) alle banche dati cfr.
http://www.biblio.units.it/Statistiche/BD.asp
17
Chi lavora in biblioteca?
18
In quanti siamo?
144
111,41
É il numero di persone che a vario
titolo hanno lavorato nelle biblioteche
universitarie nel 2004 (escluso il
personale della cooperativa)
É il numero di persone FTE* che a
vario titolo hanno lavorato nelle
biblioteche universitarie nel 2004
Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste
* FTE= Full Time Equivalent, ovvero 1.500 ore lavorative annue
19
Chi lavora in biblioteca?
80
73
70
60
50
40
37
30
20
12
14
7
10
1
0
DIPARTIMENTI
FACOLTA
SBA
STUDENTI "150
ORE"
VOLONTARI
SERVIZIO
CIVILE
ASS
Persone per Stato giuridico (esclusa cooperativa)
Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste
20
Chi lavora in biblioteca?
80,00
68,04
70,00
60,00
50,00
40,00
30,00
20,00
13,26
15,36
10,00
5,00
1,00
8,05
0,70
0,00
COOPERATIVA
DIPARTIMENTI
FACOLTA
SBA
STUDENTI "150
ORE"
VOLONTARI
SERVIZIO
CIVILE
ASS
FTE per Stato giuridico
Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste
21
Di che area siamo?
AREA FUNZIONALE
Area
Amministrativa
DIPARTIMENTI
22
Area
Biblioteche
7
FACOLTA’
Servizi
Generali
1
Area
Tecnica
Altro
7
37
1
SBA
14
ASS
6
50
5
1
4
STUDENTI "150 ORE"
VOLONTARI SERVIZIO CIVILE
Totale
Totale
42
57
7
11
73
8
14
7
7
12
12
27
144
N. persone per Stato giuridico e area funzionale
Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste
22
Di che categoria siamo?
CATEGORIA
B
C
DIPARTIMENTI
1
FACOLTA’
1
SBA
6
D
20
EP
15
Altro
1
53
13
1
6
STUDENTI “150 ORE”
VOLONTARI SERVIZIO
CIVILE
8
37
1
ASS
TOTALI
Totale
73
34
2
73
8
14
7
7
12
12
27
144
N. persone per Stato giuridico e categoria
Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste
23
Quanto pesiamo?
Personale
Biblioteche
14%
Altro
personale
UniTS
86%
Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste
24
Quanto si lavora?
Alcuni numeri sulla gestione biblioteconomica nel 2004...
11.912
23.299
32.763
4.426
137.223
ordini gestiti
inventariazioni
catalogazioni
periodici gestiti
prestiti
Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste
25
Il modello dei
carichi di lavoro
Cos’è?


Il modello dei carichi di lavoro è uno strumento che
misura e quantifica in termini di tempo le attività
lavorative svolte nelle biblioteche
È in uso nelle biblioteche SBA dal 1999
26
Il modello dei
carichi di lavoro
Come funziona?



Ogni attività misurabile viene quantificata (ad es. 400
ordini gestiti nel 2004) e poi divisa per un’unità di misura
prestabilita (ad es 3.600 ordini annui, cioè il numero di
ordini che un’unità di personale FTE lavora in un anno)
Il risultato è la quantità di FTE necessaria per quella
determinata attività
Ad es. 400/3600= 0,11 FTE
27
Il modello dei
carichi di lavoro
Come funziona?


La somma dei singoli carichi concorre a formare il
carico di lavoro totale della biblioteca
Il carico di lavoro totale viene poi confrontato con il
numero di personale FTE che ha effettivamente
lavorato nella biblioteca al fine di evidenziare
inefficienze o “sofferenze” nella gestione delle risorse
umane
28
Il modello dei
carichi di lavoro
Novità

Da quest’anno sono stati inseriti ulteriori parametri per
misurare altre attività e la “complessità” del lavoro in
biblioteca, ad es.:




i corsi di formazione seguiti dal personale
in corsi di orientamento all’utenza organizzati dalle
biblioteche
la partecipazione a gruppi di lavoro
il numero di altre strutture “servite” dalla biblioteca
29
Il modello dei
carichi di lavoro
Limiti



Non tutte le attività lavorative della biblioteca sono
misurabili, alcune sono complesse e solo stimabili
Non tutte le biblioteche sono uguali...
Non tutte le persone che lavorano nelle biblioteche
sono uguali...
ma...
30
Il modello dei
carichi di lavoro
Vantaggi
Pur con i suoi limiti il modello dei carichi di lavoro ha il
pregio di applicare criteri comuni alle biblioteche SBA
e può essere il punto di partenza per
1.
2.
3.
4.
5.
creare maggiore responsabilità e consapevolezza del proprio
lavoro tra il personale
valutare la gestione delle risorse umane
focalizzare l’attenzione su aree critiche
valutare la redistribuzione delle risorse umane
tra biblioteche e all’interno delle biblioteche
elaborare analisi e proiezioni
Per approfondire il modello dei carichi di lavoro cfr.
31
http://www.biblio.units.it/DOC/Misurazione%20e%20valutazione/Rilevazione%20dati%202004/Carichi%20di%20lavoro%202004.xls
Quanto costano
le biblioteche?
2.791.217 €
2.478.244 €
Spesa per personale
Spesa per acquisizioni bibliografiche
425.137
spesa per Monografie
2.053.107 spesa per Periodici
Per vedere i dati dell’inventariazione del materiale bibliografico nel 2004 cfr.
http://www.biblio.units.it/DOC/Inventario%202004/Inventario%20beni%20bibliografici%202004.xls
Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste
32
Quanto costano
le biblioteche?
3.000
Spesa in migliaia di euro
2.900
2.800
2.700
2.600
2.500
2.400
2.300
2.200
2.100
2.000
Materiale bibliografico
Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste
Personale
33
Conclusioni
L’elaborazione di indicatori sintetici* con cui
confrontare le biblioteche tra loro o con altri sistemi
bibliotecari è problematica e in alcuni casi potrebbe
risultare fuorviante per vari motivi:
1.
2.
3.
le biblioteche sono molto disomogenee tra loro
le biblioteche SBA forniscono servizi anche per altre biblioteche
di Ateneo (vengono così distorti gli indici di produttività)
la rilevazione dati 2004 non è stata effettuata su tutte le
biblioteche di Ateneo (e certi indicatori hanno senso solo a
livello di Ateneo)
ma...
*Ad es. il tasso di penetrazione, o gli indicatori di performance, produttività, efficienza
34
Conclusioni



Dal prossimo anno (2007 con dati 2006) la
rilevazione dati verrà effettuata su tutte le
biblioteche dell’Ateneo
Sarà così possibile migliorare e implementare il
“sistema di monitoraggio” di SBA
Entro la fine del 2005 verrà effettuata la prima
Indagine sulla soddisfazione dell’utenza SBA
Per vedere il prospetto completo della rilevazione dati 2004 cfr.
http://www.biblio.units.it/DOC/Misurazione%20e%20valutazione/Rilevazione%20dati%202004/rilevazione%20dati%202004.xls
Tutti i documenti linkati in questa presentazione sono disponibili a partire da
http://www.biblio.units.it/DOC
35
per commenti, critiche e suggerimenti:
[email protected]
36