Progetto ESSE3-VOL
Guida Docenti alla gestione degli Appelli e alla
Verbalizzazione degli esami online
Redatto da: Diego Nobile (ASI)
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INDICE
NOTA INTRODUTTIVA......................................................................................................................................3
2. VISUALIZZAZIONE APPELLI ........................................................................................................................5
3. GESTIONE DELL’APPELLO .........................................................................................................................6
3.1 INSERIMENTO DELLA COMMISSIONE ..................................................................................................6
3.4 STAMPA/RECUPERO DELLA LISTA ISCRITTI ALL’APPELLO ............................................................11
4. VERBALIZZAZIONE ONLINE - INSERIMENTO ESITI ...............................................................................12
4.1 FUNZIONE INSERIMENTO ESITI..........................................................................................................13
4.2 IMPORTAZIONE/ESPORTAZIONE FOGLIO EXCEL ............................................................................16
5. VERBALIZZAZIONE ONLINE - PUBBLICAZIONE ESITI (PREVISTA PER APPELLI CON SOLO LA
PROVA SCRITTA) ..........................................................................................................................................18
6. VERBALIZZAZIONE ONLINE – GENERAZIONE VERBALE .....................................................................21
6.1 TEST FIRMA DIGITALE .........................................................................................................................21
6.2 MODALITA’ GESTIONE VERBALI CON FIRMA DIGITALE ..................................................................21
6.3 MODALITA’ GESTIONE VERBALI SENZA FIRMA: STAMPA E RISTAMPA VERBALE.......................27
6.4 ANNULLAMENTO / MODIFICA ESTIO FIRMATO DIGITALMENTE……………………........................30
NOTA INTRODUTTIVA
Il seguente manuale illustra i passi necessari per svolgere il processo di verbalizzazione
online.
Questo tipo di verbalizzazione non prevede la firma dello studente sul verbale. Gli studenti
avranno comunque a disposizione lo statino firmato dal docente come testimonianza del
superamento dell’attività didattica.
Inoltre gli studenti potranno controllare in tempo quasi reale il corretto caricamento
dell’attività didattica all’interno del proprio libretto, in modo da contattare il docente in caso
di errori durante il processo di verbalizzazione.
Per informazioni relative alle piattaforme (sistemi operativi e browser) supportati dal
processo di verbalizzazione on-line, consultare il seguente documento:
http://portalestudente.uniroma3.it/download/MatriceCompatibilitaCONFIRMA.pdf
(Consigliato per coloro che utilizzano Linux, Windows 7 64 bit e MacOSX)
1. Login
Per accedere all’area web riservata è necessario aprire il seguente link:
https://uniroma3.esse3.cineca.it/Home.do
e cliccare su “Login” nel menù a sinistra e inserire le proprie credenziali dell’account
Microsoft (username e la password).
Dopo l’inserimento delle credenziali, si entra nell’area riservata:
2. VISUALIZZAZIONE APPELLI
Cliccando su Calendario Esami dal menù “Didattica” si accede all’elenco degli
si apre la pagina
insegnamenti per cui è possibile gestire appelli. Cliccando sull’icona
con tutti gli appelli definiti per l’attività didattica (AD) selezionata.
Lista degli appelli d’esame per l’attività didattica selezionata:
Nota: in caso non siano presenti tutte le attività didattiche, segnalare i dati mancanti alla
segreteria didattica.
3. GESTIONE DELL’APPELLO
Percorso da menù: Didattica – Calendario esami – Lista appelli d’esame
Una volta entrati nella lista degli appelli per attività didattica per corso di studi (AD/CDS),
nella colonna Azioni, sono graficamente rappresentate alcune informazioni inerenti
all’appello:
Indica che non ci sono studenti iscritti all’appello;
Indica che ci sono studenti iscritti all’appello;
3.1 INSERIMENTO DELLA COMMISSIONE
La commissione dell’esame, che comprende il docente titolare dell’attività didattica e i
membri, può essere inserita al momento della creazione dell’appello da parte della
Segreteria Didattica o direttamente dal docente utilizzando la funzione presente all’interno
della sua area personale.
Per accedere al dettaglio della commissione, cliccare sul link indicato di
seguito:
All’interno della pagina di dettaglio dell’appello, è possibile cliccare sul link Docenti per
visualizzare la lista dei docenti associati alla commissione dell’appello:
Una volta entrati nella pagina di visualizzazione della commissione è possibile stampare la
lista dei docenti o inserire nuovi nominativi tramite la funzione indicata in
figura:
Per inserire un docente utilizzare il motore di ricerca presente nella pagina e, una volta
recuperato il nominativo, inserire il flag sulla casella di selezione e cliccare sul pulsante
“Associa”:
Per eliminare un nominativo inserito è sufficiente cliccare sulla X presente sull’ultima
colonna (vedi figura):
Attenzione! La commissione può essere modificata solamente prima dell’avvio del
processo di verbalizzazione.
3.2 VISUALIZZAZIONE LISTA PRENOTATI
Di seguito sono riportate le funzioni del menu di gestione appello, disponibili solamente se
ci sono studenti prenotati.
Non appena uno studente si iscrive all’appello in questione, nell’Elenco Appelli d’esame
l’icona
verrà sostituita dall’icona
Cliccandoci si accederà alla seguente finestra di gestione:
3.3 INSERIMENTO STUDENTI
Attraverso questa funzione, disponibile nel menu di gestione appello, è possibile iscrivere
studenti all’appello.
Il docente può iscrivere gli studenti anche il giorno stesso dell’appello.
I parametri di ricerca che possono essere utilizzati sono:
-
Cognome: è sufficiente inserire le prime tre lettere o utilizzare il carattere % per
ampliare i risultati della ricerca
Nome
Matricola
E’ possibile procedere con la ricerca inserendo anche solo la matricola o il cognome.
Verranno così mostrati tutti i nominativi degli studenti corrispondenti ai dati immessi, iscritti
al/ai corso/i di laurea a cui si riferisce l’attività didattica e che abbiano l’attività didattica
1
già presente nel proprio libretto.
Dopo aver identificato lo studente da aggiungere, cliccare sull’icona
corrispondente.
Una volta iscritto, lo studente non sarà più presente nel risultato della ricerca per eventuali
inserimenti successivi.
Attenzione! Lo Studente può cancellare la propria prenotazione, indipendentemente
da chi l’abbia effettuata (studente/docente/segreteria), solo nei termini di apertura della
lista iscritti.
Il docente non può eliminare la prenotazione ad un appello effettuata dallo studente.
Il docente può iscrivere e cancellare studenti anche oltre i termini di apertura della lista
iscritti.
1
Se l’attività didattica è già presente nel libretto dello studente, significa che lo studente ha presentato il piano degli
studi online o si è già prenotato ad un precedente appello.
3.4 STAMPA/RECUPERO DELLA LISTA ISCRITTI ALL’APPELLO
Per stampare la lista degli studenti iscritti, cliccare sul pulsante o sul link caratterizzato
dall’icona
E’ possibile ordinare la lista iscritti all’appello in base ai criteri di Data Iscr., Matricola,
Cognome e Nome, utilizzando le frecce evidenziate:
Il cambio di ordinamento nella pagina web sarà identicamente replicato sulla stampa della
lista iscritti e nel foglio Excel esportato.
Esportazione Lista Iscritti
E’ possibile esportare in formato Excel (.xls) la lista iscritti cliccando su:
.
Viene data la possibilità di scegliere la modalità di giudizio.
Dopo aver salvato il file sul proprio computer, sarà possibile inserire gli esiti e le domande
d’esame, tenendo presente la legenda del Tipo Esito: Voto in trentesimi (31=30L, ASS=
assente, 0= insufficiente, RIT= ritirato). Questo file è parzialmente protetto: gli unici campi
modificabili sono Esito, Domande d’esame, Data superamento.
Una volta salvate le modifiche è possibile importare attraverso
il file.
Attenzione! Non è possibile usare il foglio excel per aggiungere studenti alla lista iscritti.
4. VERBALIZZAZIONE ONLINE - INSERIMENTO ESITI
Percorso da menù: Didattica – Calendario esami – Lista appelli –> Lista Iscritti
Sono disponibili due modalità differenti per l’inserimento degli esiti:
Funzione Inserimento Esiti (vedi paragrafo 4.1)
Importazione degli Esiti mediante foglio Excel (vedi paragrafo 4.2)
4.1 FUNZIONE INSERIMENTO ESITI
Per inserire gli esiti si può procedere tramite l’apposita funzione:
Cliccando sul link si apre la pagina di scelta del metodo di valutazione:
Dopo aver selezionato il metodo di valutazione da applicare, cliccare su
Si accede così alla pagina di inserimento degli esiti. Da qui è possibile inserire gli esiti
selezionandoli dal menù a tendina:
Se si desidera invece inserire delle domande di esame, una data di sostenimento esame
diversa da quella dell’appello o delle note (visibili solo allo studente al cui esito sono
associate), bisogna procedere cliccando sull’icona Domande d’esame
menù a tendina:
di fianco al
e compilare i campi di interesse nella sezione Dati studente:
Dopo aver riempito i campi desiderati, si può procedere cliccando su
alla pagina precedente, oppure cliccando sul pulsante
studente del successivo iscritto all’appello.
Una volta inseriti e salvati gli esiti, cliccare su
inseriti nell’elenco studenti:
che riporta
accedendo così ai Dati
. Si torna alla lista iscritti con gli esiti
4.2 IMPORTAZIONE/ESPORTAZIONE FOGLIO EXCEL
Un’ulteriore possibilità di inserimento esiti, è data dalle funzionalità di esportazione e
importazione dei dati della lista iscritti:
Esporta dati lista iscritti:
Tramite questa funzione, viene esportato un file .xls con gli studenti iscritti e tutti i
campi precompilati ad eccezione di Esito, Domande d’esame, Data superamento:
Compilazione del foglio excel: salvato il file sul proprio computer, procedere
inserendo gli esiti ed eventualmente le Domande d’esame e la Data superamento.
Importazione Esiti:
Cliccando su
, selezionare il file precedentemente salvato, quindi cliccare sul link
.
Attenzione!
E’ importante procedere col caricamento dello stesso file esportato e compilato.
A conferma della corretta importazione apparirà il seguente messaggio:
A questo punto cliccando su
ora gli esiti inseriti:
si torna alla lista iscritti che nell’elenco studenti contiene
Attenzione! Il file Excel che si deve importare nel sistema deve avere necessariamente
estensione .XLS
5. VERBALIZZAZIONE ONLINE - PUBBLICAZIONE ESITI (PREVISTO PER APPELLI
CON SOLO LA PROVA SCRITTA)
Percorso da menù: Didattica – Calendario esami – Lista appelli –> Lista Iscritti
Attenzione: per utilizzare questa tipologia di appello, è necessario che gli studenti abbiano
attivato la casella di posta elettronica istituzionale. Vedere le informazioni pubblicate al
seguente link:
http://portalestudente.uniroma3.it/index.php?p=posta_studenti
Per questo tipo di appello, una volta inseriti gli esiti, si deve procedere con la
pubblicazione affinché gli studenti possano visionare i propri voti nella loro area web ed
eventualmente rifiutare il voto.
Per procedere si deve cliccare sul link
In questa schermata viene proposto un riepilogo dei dati dell’appello e l’elenco degli studenti
iscritti.
Il sistema seleziona di default tutti gli iscritti. Se non si vuole procedere con la pubblicazione
di tutti gli esiti è necessario deselezionare gli studenti per cui non si intende procedere.
Questo è possibile togliendo il flag alla voce Sel. corrispondente.
Il sistema inoltre associa il valore ‘assente’ a tutti gli studenti per cui non sono stati
2
precedentemente inseriti gli esiti.
Per inibire questa funzione deselezionare il flag:
Una volta selezionati gli studenti per cui si intende procedere con la pubblicazione degli
esiti, cliccare sul tasto
:
Prima di procedere alla pubblicazione, il sistema richiede l’inserimento del Termine ultimo
per il rifiuto del voto. Questo termine indica fino a quando lo studente potrà accedere alla
visualizzazione del suo esito ed eventualmente effettuare una scelta.
Il ministero indica in 7 giorni il tempo utile allo studente per accettare il voto. Qualora lo
studente non prenda alcuna scelta, l’esame sarà verbalizzato in carriera.
Attenzione! Non sarà possibile procedere con la stampa dei verbali sino al giorno
seguente a quello indicato come termine ultimo per il rifiuto del voto.
In questa schermata è anche riportato il testo della mail che verrà inviata agli studenti per
avvisarli dell’avvenuta pubblicazione. Questo testo è standard e non modificabile, è però
2
Tutti gli studenti ‘assenti’ o senza esito non saranno in alcun modo riportati nel verbale finale.
possibile compilare il campo Note Aggiuntive per aggiungere un testo libero alla mail di
notifica.
Per procedere cliccare su
Si apre la pagina di conferma pubblicazione:
Fino a questo momento il processo è reversibile. Cliccando su
interrompe il processo di pubblicazione.
si
Se si procede, l’operazione non potrà più essere annullata pertanto è necessario dare
conferma cliccando sull’apposito tasto
.
Se il processo è andato a buon fine apparirà il messaggio di notifica Invio E-mail
A questo punto gli esiti sono pubblicati e visibili dagli studenti.
6. VERBALIZZAZIONE ONLINE – GENERAZIONE VERBALE
6.1 TEST FIRMA DIGITALE
Prima di effettuare la procedura di firma digitale del verbale, è consigliato effettuare il test
di firma per verificare se tutti i requisiti richiesti sono soddisfatti.
Per effettuare il test di firma è necessario cliccare sul link “Test Firma Digitale”, nel menù
Didattica presente nella propria area riservata:
Durante il test di firma digitale saranno effettuati i seguenti controlli:
- Test Compatibilità Browser
- Test Compatibilità Java
- Test Smart Card
Se uno dei controlli elencati non va a buon fine, è necessario contattare l’Area Sistemi
Informativi per individuare una soluzione.
6.2 MODALITA’ GESTIONE VERBALI CON FIRMA DIGITALE
Percorso da menu: Didattica – Calendario esami – Lista appelli –> Lista Iscritti
Per poter procedere alla generazione del verbale d’esame e alla sua firma è necessario
che la gestione degli esiti sia stata completata e che sia apparsa la funzione di Stampa
caratterizzata dal simbolo
In questa schermata sono graficamente rappresentate anche delle informazioni sulle
scelte operate dagli studenti. Accanto agli esiti - nell’omonima sezione della tabella - viene
indicato con opportuna colorazione delle icone, lo stato dell’esito in base alle azioni dello
studente (queste informazioni saranno disponibili solo in caso di appello con pubblicazione
degli esiti).
Il colore grigio indica che lo studente non ha compiuto alcuna azione (esito non
visualizzato).
Per generare i verbali si procede cliccando su
Si apre la pagina con l’elenco di tutti gli esiti da verbalizzare.
E’ possibile procedere generando solo alcuni verbali per volta tramite il f lag in
corrispondenza del campo Sel.
Il sistema di default seleziona tutti gli studenti.
Non tutti i verbali verranno generati. Ci sono alcuni casi che vengono gestiti dal sistema
diversamente:
-
Verbali annullati: ci possono essere studenti con precedenti verbalizzazioni di esiti
positivi in corso. Il sistema segnala opportunamente questa situazione tramite il
messaggio di Attenzione e riporta l’elenco degli studenti per cui si è verificata
questa situazione nell’ Elenco verbali annullati:
-
Esiti senza verbale: gli studenti con esito Ritirato o insufficiente non vengono
verbalizzati.
In questo caso vengono segnalati dal sistema con l’indicazione Elenco esiti senza
verbale:
Se questa finestra non è visualizzata insieme agli esiti da verbalizzare, apparirà il
messaggio:
Cliccando sul link
verranno visualizzati.
Per proseguire con la generazione e la firma dei verbali, procedere dall’Elenco esiti da
verbalizzare.
Prima di procedere con la firma è opportuno assicurarsi che i dispositivi necessari (ad es.
lettore di Smart Card) siano correttamente impostati.
Cliccare su
Cliccando sull’icona
è possibile accedere ad una Preview dei verbali.
Per procedere con la firma cliccare su
Verrà richiesto l’inserimento del proprio codice pin:
Inserire il pin e cliccare su
.
Si apre un pop-up di Preview dove si può concludere il processo di firma dei verbali
cliccando sul pulsante
A conclusione del processo apparirà il messaggio:
Cliccando su
si torna alla pagina Lista iscritti dell’appello dove sarà comparso il
link alla funzione di Ristampa:
Se tutte le verbalizzazioni sono state concluse, il link di Stampa caratterizzata dal simbolo
non sarà più presente.
Alcune note sul processo di firma digitale del verbale.
1) la firma dello studente non è necessaria: difatti il verbale d'esame è un atto
amministrativo e come tale è "unilaterale": l'atto amministrativo ha effetto
indipendentemente dalla volontà del cittadino (ad esempio nei concorsi pubblici per
l'assunzione, i candidati non firmano la presa visione del voto).
2) Il procedimento amministrativo (ovvero tutto il processo che porta ad esaminare il
candidato e che si conclude con il provvedimento ovvero il verbale d'esame) ha un
"responsabile del procedimento" che è il Presidente della Commissione. Tale figura è
garante della correttezza delle procedure messe in atto e dell'atto amministrativo scaturito
dal procedimento stesso, anche se il procedimento ha coinvolto uffici/persone differenti in
momenti differenti (es. le Determinazioni Dirigenziali sulle licenze Edilizie: vengono vagliate
da più uffici, a seguito di sopralluoghi effettuati in tempi diversi che alla fine generano un
unico atto su cui c'è la firma di un solo Dirigente).
Analogamente è sufficiente la firma di un solo docente, o meglio del solo Presidente della
Commissione, per rendere il verbale un atto valido a tutti gli effetti.
A conferma di quanto detto, si ricorda che il Regolamento Didattico di Ateneo (art. 14)
prevede la firma del solo Presidente e non dello studente o di altri membri della
commissione.
Inoltre la recente nota (26/SEGR/DGUS/2011) congiunta MIUR e Ministero per la Pubblica
Amministrazione e l'Innovazione conferma quanto detto.
6.3 MODALITA’ GESTIONE VERBALI SENZA FIRMA: STAMPA E RISTAMPA VERBALE
Percorso da menu: Didattica – Calendario esami – Lista appelli –> Lista Iscritti
Una volta che viene visualizzata la funzione di Stampa, caratterizzata dal simbolo
, è
possibile procedere con la generazione dei verbali d’esame riepilogativi da stampare e
consegnare (firmati) in Segreteria Studenti.
Cliccando su
si apre la pagina di Preview contenente l’elenco degli studenti
e dei relativi esiti dell’esame (come mostrato in figura)
In base alle disposizioni di Ateneo, gli studenti con esito Ritirato o Insufficiente possono non
dover essere verbalizzati. In questo caso vengono segnalati dal sistema con l’indicazione
Elenco esiti senza verbale:
Se questa finestra non è visualizzata insieme agli esiti da verbalizzare, apparirà il
messaggio:
Cliccando sul link
verranno visualizzati.
Attenzione! Il pulsante
provoca l’immediata chiusura dell’appello.
È molto importante procedere alla stampa del verbale soltanto dopo avere controllato le
votazioni inserite.
Nel caso in cui si rilevi la mancanza, nell’anteprima del verbale, di uno o più esiti non compresi
fra i casi precedentemente citati, è necessario cliccare sul pulsante
e procedere ad aggiungere gli esiti o gli studenti mancanti dalla pagina elenco degli iscritti
all’appello.
Attenzione! Non usare i pulsanti del browser per tornare alla pagina precedente.
Alzando il flag su
verbale.
è possibile selezionare gli studenti per cui s’intende generare il
Una volta generati dei verbali appare la funzione di ristampa
.
La segreteria studenti, dopo aver ricevuto il verbale, attiverà le procedure per il caricamento
delle prove nelle carriere degli studenti.
Esempio di Verbale generato:
6.4 MODIFICA / ANNULLAMENTO ESITO FIRMATO DIGITALMENTE
Percorso da menu: Didattica – Calendario esami – Lista appelli –> Lista Iscritti
In caso di esito firmato digitalmente è possibile seguire la seguente procedura per la
effettuare la correzione.
Dalla pagina web in cui sono visualizzati tutti gli studenti prenotati, cliccare in
fondo sulla funzione “Ristampa e Correggi Verbale”:
Cliccare sul numero di verbale:
Tramite il pulsante Modifica accanto al nominativo in questione è possibile
correggere il voto.
In caso di esito da modificare, sarà necessario inserire il nuovo esito e
procedere con la firma digitale del singolo esito.
In caso di esito da annullare, sarà necessario inserire il valore Assente e
procedere con la firma digitale del singolo esito.
Modificato l’esito, cliccare sul pulsante “Rigenera Verbale” per firmare la
modifica.