Il non plus ultra della semplicità di
digitalizzazione
DIGITALIZZARE CON
SEMPLICITA
- Facilità d’installazione e uso
- Ottimizzazione della condivisione e
della sicurezza
- Facilità d’uso dei pulsanti ad accesso
rapido
- Creazione di file ricercabili di testo
- Più formati di output
- Digitalizzazione nelle applicazioni
aziendali
PROVATE LA DIGITALIZZAZIONE SEMPLIFICATA
DigiDocFlow rende disponibile a tutti gli utenti la potenza della digitalizzazione semplificata. DigiDocFlow consente di creare un archivio digitale
scansionando direttamente dal dispositivo multifunzione della famiglia Ricoh. In tre semplici passaggi, il documento viene digitalizzato e archiviato
nella vostra rete in modo intelligente. Le operazioni che in precedenza dovevano essere eseguite manualmente e il cui completamento richiedeva molto
tempo possono ora essere terminate automaticamente in pochi secondi. DigiDocFlow integra l'ingegnosità con la facilità d'uso per creare una soluzione di
digitalizzazione semplice e intuitiva che può essere integrata in qualsiasi flusso di lavoro.
È sufficiente collocare il documento sul dispositivo multifunzione, quindi selezionare un flusso di lavoro predefinito, premendo il pulsante ad accesso rapido
prescelto. Lo schermo del dispositivo multifunzione consente di selezionare facilmente l'archivio corretto. Il documento verrà digitalizzato e archiviato nel
percorso corretto sotto forma di file PDF di testo ricercabile. Recuperate il documento digitalizzato in pochi secondi, semplicemente cercando frasi o parole
chiave.
Esigenze dell'ufficio
Funzionalità offerte da DigiDocFlow
Digitalizzazione di documenti cartacei e
loro conversione in file elettronici
Digitalizzazione e archiviazione dirette nella struttura di file di Windows o nell'applicazione aziendale.
DigiDocFlow si integra in tempo reale con le applicazioni aziendali utilizzate.
Recupero, modifica e distribuzione dei
documenti acquisiti
- Digitalizzazione in qualsiasi destinazione: struttura di file di Windows, desktop, directory principale,
programma di posta elettronica o applicazione aziendale.
- Digitalizzazione contemporanea in più destinazioni.
- Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per creare file PDF, Word, Excel o OpenOffice con testo
ricercabile.
- Integrazione di documenti digitalizzati con altri documenti elettronici in un singolo file PDF.
Possibilità per dipendenti di condividere
tutti i documenti
- Digitalizzazione diretta nei messaggi e-mail dall'MFP
- Digitalizzazione diretta in fax, cartelle di rete o database
Protezione dei documenti digitalizzati
-
-
-
-
-
Soluzione di facile uso
DigiDocFlow è installato in un server centrale non dedicato, pertanto non richiede l'installazione di
software nelle workstation locali. Gli utenti non vedono il software mentre lo adoperano, ma lavorano
direttamente dall'MFP con cui hanno già dimestichezza. Il prodotto non richiede alcun addestramento.
Documenti sicuri mediante la protezione PDF
Digitalizzazione protetta mediante l'autenticazione dell'utente
Itinerari di controllo
Applicazione dei timbri Bates
Creazione di PDF/A
Integra di una soluzione di digitalizzazione - Capacità di DigiDocFlow d'integrarsi con numerose applicazioni aziendali
/ archiviazione nell'attuale flusso di lavoro - Possibilità di creare facilmente nuovi connettori con un minimo di personalizzazione.
Grazie a DigiDocFlow l'archiviazione digitale non è mai stata così semplice!
Digitalizzazione in qualsiasi destinazione
DigiDocFlow è in grado di digitalizzare e archiviare documenti nel corretto percorso della struttura di file di Windows, nelle applicazioni CRM, ERP,
legali, di gestione dei documenti e della contabilità. Integrandosi direttamente con questi database di applicazioni, DigiDocFlow è in grado di
archiviare il documento direttamente nel corretto percorso dell'applicazione usata, sulla base di una o due indicazione fornite dall'MFP. Ulteriori
informazioni sui connettori vengono fornite negli appositi opuscoli e nel nostro sito web: www.digidocflow.com.
OCR di aree
La funzione OCR di aree di DigiDocFlow consente di organizzare la procedura di digitalizzazione dei documenti che contengono dati strutturati.
Grazie ad un modello di documento, potete semplicemente creare un'opzione di ricerca dei valori o preselezionare aree che possono contenere i
metadati. I valori recuperati verranno usati per compilare le proprietà PDF, assegnare nomi ai documenti, creare cartelle e inoltrare documenti a una
destinazione, come una struttura di file di Windows, Microsoft SharePoint, Xerox DocuShare o in qualsiasi altro percorso. Ulteriori informazioni sono
disponibili nel nostro sito web www.digidocflow.com.
FUNZIONI SPECIALI
OCR di aree
Usate l’OCR di aree per estrarre automaticamente
i metadati dai documenti, preselezionando le aree
che contengono i metadati o creando un’opzione di
ricerca degli stessi. I valori estratti verranno usati per
assegnare nomi ai documenti, creare cartelle o inoltrare
documenti ad una destinazione
Digitalizzazione in qualsiasi destinazione
Digitalizzate e archiviate documenti ovunque: in una
struttura di file di Windows, in Microsoft SharePoint,
in un indirizzo e-mail o in un’applicazione aziendale.
Selezionate facilmente la destinazione del documento
digitalizzato sullo schermo dell’MFP.
Nessuna applicazione client
DigiDocFlow è un middleware e viene eseguito in
un server non dedicato, pertanto l’addestramento
necessario è limitato, poiché gli utenti lavorano
direttamente con il dispositivo multifunzione con cui
hanno già dimestichezza.
Digitalizzazione nella stampa
Consultate direttamente dall’MFP i file pronti
per la stampa, ad es. nei formati PDF/A, Tiff o
JPEG. Selezionate il file necessario e stampatelo
immediatamente, riducendo i tempi operativi e
aumentando l’efficienza.
Vantaggi principali
-Ottimale integrazione con i flussi di lavoro esistenti
-Riduzione di tempi e costi
-Facilità d'uso
-Ottimizzazione della produttività e dell'efficienza
-Creazione di file ricercabili di testo
-Digitalizzazione in qualsiasi destinazione
-Economicità
-Digitalizzazione diretta nelle applicazioni aziendali
Modelli personalizzati e autenticazione
Quando un utente accede al dispositivo tramite il
modulo di autenticazione, verranno convalidate le
credenziali e popolate tutte le informazioni necessarie.
Sullo schermo dell’MFP verranno visualizzati il nome
utente e un menu di digitalizzazione personalizzato.
Più formati di output
DigiDocFlow è in grado di convertire i documenti
digitalizzati in diversi formati, quali PDF/A, JPEG, TIFF,
Word, Excel o OpenOffice. Ad esempio l’output in Word
può essere usato per modificare il testo di documenti e
PDF/A ai fini dell’archiviazione elettronica.
Codici a barre
Leggete i caratteri di codici a barre presenti sui
documenti. DigiDocFlow leggerà il valore ed estrarrà i
dati da usare come metadati. I codici a barre possono
essere usati per la digitalizzazione in batch e per evitare
l’immissione di metadati nel dispositivo.
Timbri Bates
I timbri Bates consentono di numerare in modo sequenziale
le immagini o i documenti, o di apporvi l’indicazione oraria,
durante la digitalizzazione per garantirne l’autenticità. Gli
utenti possono personalizzare il testo e/o il numero timbrato
sul documento, nonché la posizione e l’orientamento del
timbro.
COME INIZIARE A RIDURRE TEMPI E COSTI
Usando l’interfaccia DigiDocFlow, fate clic su uno dei pulsanti ad accesso rapido
per selezionare un flusso di lavoro predefinito. Selezionate la destinazione del
documento nell’elenco visualizzato o scegliete l’archivio adeguato nella struttura di
file di Windows o in Microsoft SharePoint.
Collocate sul vostro dispositivo multifunzione il documento
che desiderate archiviare.
DigiDocFlow semplifica il recupero di tutti i documenti
Il documento viene memorizzato nel
corretto percorso di rete nel formato
di output desiderato.
Non solo è possibile archiviare i
documenti nella struttura di file di
Windows e in Microsoft SharePoint,
ma anche in molte altre applicazioni
CRM, ERP, legali, finanziarie e di
gestione dei documenti.
Contatto
Nuance Communications, Inc.
Worldwide Headquarters
1 Wayside Road
Burlington, MA 01803
United States
E [email protected]
Premete il pulsante verde per digitalizzare il documento: DigiDocFlow archivierà il documento
in formato PDF/A, JPEG, Excel, Word, TIFF o OpenOffice.
Nuance Communications
International
Guldensporenpark 32
9820 Merelbeke
Belgium
E [email protected]
Per ulteriori informazioni, contattate il vostro rappresentante locale di
Nuance Communications o consultate il sito web www.digidocflow.com.
DigiDocFlow-it-basic-3.0