A.N.A.I. - Regione Veneto
Il Servizio archivistico
dott. V. Pavone
Belluno, 17 maggio 2010
L’archivio
NON E’
un magazzino
è
un SERVIZIO
Il servizio archivistico
PREVISTO DALL’ART.
61 DEL D.P.R.
445/00 come il
fulcro delle attività
connesse alla
gestione dei
documenti, dei
flussi documentali e
degli archivi
Dal DPR 445/2000
 Le
p.a. sono obbligate a:
Realizzare sistemi
di protocollo informatico
Individuare le Aree
Organizzative Omogenee
Assicurare criteri uniformi
di classificazione
e archiviazione
Per realizzare questi
obiettivi è necessaria
la creazione di una
struttura competente
altamente qualificata
Gli attuali presupposti
normativi

D.P.R. 445/00, art. 61 Servizio per la
gestione informatica dei documenti dei
flussi documentali e degli archivi
1. Ciascuna amministrazione istituisce un
servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi in ciascuna delle
grandi aree organizzative omogenee individuate
ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle
dirette dipendenze della stessa area
organizzativa omogenea.
Gli attuali presupposti
normativi

D.P.R. 445/00, art. 61 Servizio per la
gestione informatica dei documenti dei
flussi documentali e degli archivi
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero
un funzionario, comunque in possesso di
idonei requisiti professionali o di
professionalità tecnico archivistica acquisita
a seguito di processi di formazione definiti
secondo le procedure prescritte dalla disciplina
vigente.
dunque:
L’istituzione del servizio
archivistico è il
presupposto per la
razionalizzazione delle
attività relative alla
gestione dei
documenti
Il
SERVIZIO
dal
protocollo
ARCHIVISTICO
dovrebbe
avere
una visione
della gestione
documentale
a 360°
all’archivio
storico
Che cosa si intende per servizio?
Il concetto di servizio ha una
duplice connotazione:
 inteso nel linguaggio
organizzativo-gestionale
 inteso
nel linguaggio
burocratico-amministrativo
Il servizio archivistico
A livello organizzativogestionale
 il
servizio è un’entità
che mette a
disposizione knowhow e soluzioni
Il servizio archivistico
A livello burocraticoamministrativo
 il
servizio è un
organismo gerarchicamente posizionato tra
il livello della direzione
e il nucleo più ristretto
dell’ufficio
Altre caratteristiche del servizio
archivistico:
1 è servizio trasversale con funzioni
gestionali di supporto all’attività
amministrativa
2 è servizio altamente automatizzato nel
quale i documenti, i dati e le informazioni
“servono” all’Ente per migliorare l’efficienza
e l’efficacia della sua azione
3 gestisce e coordina tutte le attività legate
alle diverse fasi della vita del documento,
dal protocollo all’archivio storico
Compiti del Responsabile del Servizio
previsti dal DPR 445/00, art. 61
Il servizio...
a) attribuisce il livello di autorizzazione per
l’accesso alle funzioni della procedura,
distinguendo tra abilitazioni alla consultazione
e abilitazioni all'inserimento e alla modifica
delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e
di segnatura di protocollo si svolgano nel
rispetto delle disposizioni del presente testo
unico;
...
c) garantisce la corretta produzione e la
conservazione del registro giornaliero di
protocollo di cui all'articolo 53;
d) cura che le funzionalità del sistema in caso di
guasti o anomalie siano ripristinate entro
ventiquattro ore dal blocco delle attività e,
comunque, nel più breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in
luoghi sicuri differenti;
...
...
f) garantisce il buon funzionamento degli
strumenti e dell'organizzazione delle attività
di registrazione di protocollo, di gestione dei
documenti e dei flussi documentali, incluse
le funzionalità di accesso di cui agli articoli
59 e 60 e le attività di gestione degli archivi
di cui agli articoli 67, 68 e 69;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui
all’articolo 54;
h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del
presente testo unico da parte del personale
autorizzato e degli incaricati.
Compiti del Responsabile del Servizio
previsti dal DPCM 31 ottobre 2000
Art. 4. …le p.a. provvedono a definire le
attribuzioni del responsabile del servizio in
modo da assicurargli, in particolare, il
compito di:
predisporre
gestione …
proporre
lo schema del manuale di
i tempi, le modalità e le misure
organizzative e tecniche di cui all’art. 3,
comma 1, lettera d), (= eliminazione dei
protocolli diversi da quello informatico);
Compiti del Responsabile del Servizio
previsti dal DPCM 31 ottobre 2000
predisporre
il piano per la sicurezza
informatica relativo alla formazione,
gestione, trasmissione, interscambio,
accesso, conservazione dei documenti
informatici d’intesa con il responsabile dei
sistemi informativi automatizzati e con il
responsabile della sicurezza dei dati
personali
Dunque, che cosa deve fare il
Responsabile del Servizio?
 coordinare
e gestire la
produzione dei documenti,
organizzandone la
sedimentazione ordinata (utilizzo
degli strumenti archivistici)
 coordinare tutti gli attori
coinvolti nel processo
Inoltre...
 produzione
e conservazione del
registro di protocollo
 controllo sul corretto utilizzo
degli strumenti archivistici
 elaborazione ed aggiornamento
degli strumenti
Il servizio archivistico
Si inserisce in una serie di attività
previste dal D.P.R. 445/00
 individuazione
 introduzione
informatico
del protocollo
 approvazione
gestione
dell’A.O.O.
del manuale di
Che cos’è una A.O.O.
A.O.O. = insieme di U.O. dell’am-
ministrazione che usufruiscono, in
modo omogeneo e coordinato, degli
stessi servizi per la gestione dei
flussi documentali.
Una U.O. associata ad una A.O.O. è
un utente dei servizi messi a
disposizione dalla A.O.O. stessa
I presupposti organizzativi:
la definizione dell’A.O.O.
 Un
solo protocollo
 una sola struttura di riferimento
 eliminazione della frammentazione
 miglioramento dell’efficienza e
della speditezza nella gestione e
trasmissione dei documenti
I presupposti organizzativi: l’adozione di
misure per eliminare la frammentazione
 Verifica
delle esigenze di
certificazione dei documenti interni
 necessità di sostituire il tracciamento
costituito dalla sequenza di
successive protocollazioni tra aree
interne con un sistema di workflow
più evoluto
 valutazione dei volumi trattabili
efficientemente
La frammentazione dei
registri di protocollo
 sviluppo
di sistemi “federati”,
maggiormente settorializzati
all’interno di una organizzazione
 ridondanza della registrazione
dovuta alla mancanza di coesione
interna
 necessità di far interagire le
diverse postazioni di protocollo
I presupposti per l’applicazione del p.i.
Valutazione del contesto ambientale:
 livello di informatizzazione
 grado di cultura informatica
 clima interno
 resistenza al cambiamento
I presupposti per l’applicazione del p.i.
 clima
interno
 resistenza al cambiamento
sono fattori meno definibili, anche in
termini di costi, e difficilmente
quantificabili, ma incidono
fortemente sul “come viene
affrontato” il cambiamento
Centralizzare il servizio archivistico
 Farne
struttura trasversale
 punto di riferimento dell’attività di
tutti gli uffici
…di fatto tale riferimento è già in atto per le
attività che riguardano l’archivio già
formato, e dovrebbe essere estesa alle
attività legate all’archivio in formazione,
dalla registrazione a protocollo, vissuta
come parte dell’attività amministrativa
Strumenti: il protocollo informatico
 Sistema
di registrazione di tutti i
documenti in entrata e in uscita
 registro pubblico
 funzione giuridico-probatoria e
funzione gestionale
 funzionalità di accesso e controllo
di gestione
Strumenti archivistici
 Titolario
di classificazione
 prontuario di classificazione e
smistamento
 repertorio dei fascicoli
 piano di conservazione
 mezzi di corredo (censimenti,
guide, inventari, elenchi…)
Strumenti gestionali:


Regolamento del
Servizio archivistico:
strumento che
definisce principi e
regole generali e
fondamentali
Manuale di gestione:
insieme delle regole e
delle procedure
operative che l’Ente
stabilisce
Manuale di Gestione



è obbligatorio (art. 5
D.P.C.M. 31 ottobre 2000)
è atto di organizzazione
(deve essere formalmente
istituito con Deliberazione
di Giunta)
è lo strumento nel quale
trovare le risposte a tutti i
problemi legati alla
formazione, gestione e
conservazione dei
documenti
I contenuti del Manuale di gestione
Ambito di applicazione e definizioni





Premessa: che cos’è il manuale di gestione (=
insieme di regole e procedure stabilite dal
produttore)
Individuazione dell’Area Organizzativa
Omogenea (AOO)
obiettivo del manuale (= risolvere
problematiche e casistiche relative alla
gestione dei documenti)
descrizione delle fasi operative, individuazione
dei responsabili e indicazione degli strumenti
definizioni
I contenuti del Manuale di gestione
Ambito di applicazione e definizioni





Individuazione delle Unità Organizzative
Responsabili (UOR)
Istituzione del Servizio archivistico comunale:
compiti e strutture ad esso funzionali
Individuazione del responsabile
Introduzione del protocollo informatico unico
Individuazione degli strumenti: titolario, indici,
repertorio dei fascicoli, prontuario di
smistamento, piano di selezione
I contenuti del Manuale di gestione
I documenti





Contenuto dei documenti
Tipologia dei documenti (in arrivo, in
partenza, interni)
Trattamento delle differenti tipologie di
documenti
Forme dei documenti (analogica, digitale)
Modalità di trasmissione dei documenti
I contenuti del Manuale di gestione
Descrizione dei flussi documentali
nell’archivio corrente
Documenti in entrata: come e dove
avviene la ricezione dei documenti, loro
trattamento
 Elementi informativi essenziali dei
documenti in uscita, redazione, gestione
e trasmissione
 Documenti interni di preminente
carattere informativo e di preminente
carattere giuridico-probatorio

I contenuti del Manuale di gestione
Registrazione e segnatura dei
documenti
Elementi obbligatori della registrazione
 documenti sottoposti a registrazione
particolare (repertori)
 documenti che non vanno protocollati
 segnatura dei documenti, modalità di
effettuazione delle operazioni ed elementi
della segnatura

I contenuti del Manuale di gestione
Registrazione e segnatura dei
documenti
 casi
particolari: protocollo
differito, protocollo
particolare o riservato,
annullamenti, telefax, posta
elettronica, offerte per gare
o domande di concorso che
pervengono in busta chiusa e
sigillata, documenti
pervenuti per errore...
I contenuti del Manuale di gestione
Gestione dei documenti e dei flussi
 Organizzazione,
gestione e strumenti
dell’archivio corrente (titolario,
fascicoli, serie e repertori, repertorio
dei fascicoli)
 Organizzazione, gestione e strumenti
dell’archivio di deposito
 Organizzazione, gestione e strumenti
dell’archivio
I contenuti del Manuale di gestione
Documenti informatici e
interoperabilità
 Modalità
di ricezione dei documenti
informatici
 accertamento dell’autenticità ed
integrità del documento
 archiviazione del documento
informatico, allegato in chiaro alla
registrazione di protocollo e
contemporanea produzione di una
copia cartacea
I contenuti del Manuale di gestione
Accesso e privacy
Riferimento alla normativa vigente in
materia di accesso e di tutela del dati
personali e sensibili
 modalità di esercizio dei diritti e casi di
consultazione (interna all’ente, di terzi
per fini amministrativi, di terzi per fini di
ricerca storico-scientifica)
 eccezioni alla libera consultabilità
 riferimento al codice deontologico degli
archivisti

I contenuti del Manuale di gestione
Sicurezza e sistema informatico
Piano di sicurezza e obiettivi
 controllo del rischio: misure di sicurezza
organizzative, logiche e fisiche
 codici identificativi personali e
protezione degli elaboratori
 misure di sicurezza legate all’attività di
protocollazione

I contenuti del Manuale di gestione
Sicurezza e sistema informatico
altre misure di protezione nella
procedura di registrazione
(annullamento, protocolli riservati)
 ruolo del responsabile
 abilitazioni all’accesso
 controllo della sessione di lavoro
 tracciatura delle operazioni
 regole per la tenuta del protocollo di
emergenza

Gli allegati al Manuale di Gestione
Gli Allegati contengono le specificazioni
di ciascuna attività descritta nel
manuale o strumenti operativi
 soggetti ad aggiornamento e revisione
più frequente e meno formalizzata (può
farlo il responsabile del Servizio)

Il ruolo del Manuale di gestione
nell’ambito dell’attività del servizio
archivistico
 Spinta
alla sua condivisione
 soluzione omogenea dei “casi” da
parte dell’amministrazione
 riferimento immediato nei casi
dubbi
Il ruolo del Servizio e il coinvolgimento
nell’adozione del protocollo informatico
 Rispetto
all’amministrazione
(leadership, coordinamento e
sponsorizzazione da parte dei vertici)
 Rispetto alla struttura organizzativa
le modalità di gestione adottate
devono essere coerenti con la
struttura dell’ente e integrate con i
processi e le procedure di lavoro
Il coinvolgimento dell’amministrazione
Nel predisporre i progetti e le attività
legate all’adozione di nuovi sistemi, occorre
uno sforzo organizzativo, professionale e
culturale nel passare dalla concezione
tradizionale di sistema informatico a quella
di sistema informativo
 la piena responsabilità e sensibilità da parte
degli organi di vertice per attuare soluzioni
che incidono sul tessuto organizzativo
 interventi di riqualificazione e formazione
professionale

Definizione del livello realizzativo
Domanda: quali funzionalità si
vogliono realizzare?
 Nucleo minimo protocollo
 Gestione documentale
 Workflow documentale
 BPR (business process
reengeneering)
Protocollo Informatico secondo le
linee guida di GE.DOC del CNIPA
Nucleo minimo protocollo
Gestione documentale
Gestione dei procedimenti
Riorganizzazione dei processi
Nucleo minimo protocollo
 Registrazione
informatica del
documento
 segnatura del documento
 classificazione d’archivio ed
eventuale smistamento
Nucleo minimo protocollo
A questo livello si realizza:
 intervento
solo nella fase di registrazione
dei documenti e della loro organizzazione
nel sistema documentario
 intervento solo sui documenti protocollati
 coinvolgimento solo dell’ufficio protocollo
 accesso telematico alle informazioni ma
non ai documenti stessi
Gestione documentale





Registrazione con trattamento delle immagini
assegnazione per via telematica al
destinatario
gestione avanzata della classificazione del
documento
collegamento dei documenti alla gestione dei
procedimenti
realizzazione di un repository documentale
per i documenti ad alto contenuto
informativo
Gestione documentale
A questo livello si realizza:
 creazione di un patrimonio informativo
 ampliamento dell’ambito di intervento non
solo ai documenti protocollati
 coinvolgimento di tutti gli uffici nel processo
 possibilità di accesso in via informatica
direttamente ai documenti
Workflow documentale
 Informatizzazione
dei processi
relativi ai flussi documentali in
entrata/uscita/interni
 integrazione con gli altri workflow
relativi ai processi primari
Workflow documentale
A questo livello si realizza:
 l’obiettivo della razionalizzazione
ed informatizzazione dei flussi
documentali
 coinvolgimento di tutti gli uffici
 possibilità di accesso informatico
alle fasi del processo
BPR (Business Process
Reenginering)
Prevede la reingegnerizzazione
di tutti i processi dell’ente al
fine di una loro successiva
informatizzazione, realizzata
mediante sistemi integrati di
workflow
Definizione degli obiettivi a
corto, medio e lungo raggio
Adempimenti per i quali era
prevista la scadenza del 1°
gennaio 2004
 Nucleo minimo del protocollo
 Istituzione del Servizio e nomina
del responsabile
 Inserimento del sistema
nell’organizzazione dell’ente
Definizione degli obiettivi a corto,
medio e lungo raggio
Verifica degli obiettivi raggiunti e
attività ancora da realizzare per il
loro pieno raggiungimento
 Definizione delle linee di sviluppo
del progetto
 Implementazioni necessarie nei
sistemi
 ….
Definizione degli obiettivi a corto,
medio e lungo raggio
 Definizione
dei procedimenti
amministrativi ai fini della loro
automazione
 sviluppo di una nuova cultura
relativa alla gestione dei documenti
 passaggio a scenari
tecnologicamente avanzati
Quali problemi emergono?
 Definizione
dei costi, in riferimento
anche alle risorse disponibili
 necessità di un contenimento delle
spese
 livello di condivisione degli obiettivi
obiettivi
 Costruzione
di un sistema
informativo
 miglioramento e controllo dei
processi interni
 automatizzazione dei procedimenti
 maggiore efficienza verso l’esterno
 accessibilità degli archivi
Costruzione di di un sistema
informativo
Il protocollo informatico deve costituire
l’ossatura di un sistema informativo,
strumento condiviso e utilizzato
dall’intera struttura a scopo
organizzativo e giuridico-probatorio
Controllo di gestione
possibilità di monitoraggio e controllo
costante sulla attività amministrativa
attraverso il controllo della produzione
documentaria
Automatizzare i procedimenti
Automatizzare il flusso dei documenti e
razionalizzare la loro gestione per
arrivare alla gestione automatizzata dei
procedimenti amministrativi
Operazione complessa che estende il
livello realizzativo raggiunto e che va
attentamente valutata
Quando, dove e perché è opportuno
automatizzare i processi?
Tale operazione va valutata in
termini di rapporto costi/benefici in
considerazione:
 della
riduzione dei costi
 del miglioramento della qualità del
processo
Vantaggi per il cittadino
Essere in grado di fornire informazioni
sui documenti e procedimenti che li
riguardano significa porsi sulla strada di
un diverso rapporto con i cittadini, e
significa garantire efficacia, efficienza e
trasparenza
Recupero di una corretta cultura
archivistica
Avviare la prassi per una corretta
gestione dei fascicoli e per la
costruzione di archivi logicamente
accessibili, sin dalla loro nascita e non
demandandola a posteriori
Recenti evoluzioni: i servizi per il
cittadino
Nuovi scenari, nuove opportunità e
nuovi problemi derivano:
 dalle previsioni del codice
dell’Amministrazione digitale
 dall’introduzione
della posta
elettronica certificata