Corso A.N.A.I. - Regione Veneto
Venezia, 25 marzo 2014
Strumenti e percorsi
per la realizzazione del
Servizio archivistico
dott. V. Pavone
1
Il nostro obiettivo

Definire un
percorso per
• introdurre, o
• modificare, o
• perfezionare
i nostri SISTEMI DI
GESTIONE
DOCUMENTALE
2
A questo scopo serve un
servizio archivistico
PREVISTO DALL’ART.
61 DEL D.P.R.
445/00 come il
fulcro delle attività
connesse alla
gestione dei
documenti, dei
flussi documentali e
degli archivi
3
Presupposto importante!
L’istituzione del servizio
archivistico è fondamentale
per creare un centro
propulsore, un motore e una
guida nella razionalizzazione
delle attività relative
alla gestione dei documenti
4
Che strumenti abbiamo a
disposizione?
1
Strumenti normativi,
che ci
prescrivono
2
interventi organizzativi;
3
strumenti tecnologici
4
strumenti archivistici
5
strumenti gestionali
5
1.Strumenti normativi:DPR 445/2000
che obbliga le P.A. a:
Realizzare sistemi
di protocollo informatico
Individuare le Aree
Organizzative Omogenee
Assicurare criteri
uniformi di classificazione
e archiviazione
Per realizzare questi
obiettivi è necessaria
la creazione di una
struttura permanente
competente e
altamente qualificata
6
1.Strumenti normativi: DPCM 3 dic 13
una ulteriore occasione di rilancio
Il 3 dic. 2013: la Presidenza del
Consiglio dei Ministri emana le
Regole tecniche per il
protocollo informatico
7
Dai presupposti normativi agli
interventi organizzativi

D.P.R. 445/00, art. 61 Servizio per la
gestione informatica dei documenti dei
flussi documentali e degli archivi
1. Ciascuna amministrazione istituisce un
servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi in ciascuna delle
grandi aree organizzative omogenee individuate
ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle
dirette dipendenze della stessa area
organizzativa omogenea.
8
Dai presupposti normativi agli
interventi organizzativi

D.P.R. 445/00, art. 61 Servizio per la
gestione informatica dei documenti dei
flussi documentali e degli archivi
1 ribadisce UNITARIETA’ ED OMOGENEITA’
nella gestione dei flussi documentali e degli
archivi all’interno di una AOO
9
Dai presupposti normativi agli
interventi organizzativi

D.P.R. 445/00, art. 61 Servizio per la
gestione informatica dei documenti dei
flussi documentali e degli archivi
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero
un funzionario, comunque in possesso di
idonei requisiti professionali o di
professionalità tecnico archivistica acquisita
a seguito di processi di formazione definiti
secondo le procedure prescritte dalla disciplina
vigente.
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Dai presupposti normativi agli
interventi organizzativi

D.P.R. 445/00, art. 61 Servizio per la
gestione informatica dei documenti dei
flussi documentali e degli archivi
2. Ribadisce la necessità di FIGURE
PROFESSIONALMENTE SPECIALIZZATE
a garanzia di funzionamento del servizio e nel
perseguimento degli obiettivi che restano in
capo al responsabile (vedi DPCM citato)
11
Dai presupposti normativi agli
interventi organizzativi

D.P.R. 445/00, art. 67 e 68
Trasferimento dei documenti all’archivio di
deposito e disposizioni per la conservazione
degli archivi
Almeno una volta ogni anno il responsabile del
servizio ... provvede a trasferire fascicoli e serie
documentarie … in un apposito archivio di
deposito
Il servizio ... elabora ed aggiorna il piano di
conservazione, integrato con il sistema di
classificazione
12
Dai presupposti normativi agli
interventi organizzativi

D.P.R. 445/00, art. 67 e 68
2. ribadisce l’unitarietà dell’ARCHIVIO e il
fatto che SERVIZIO ARCHIVISTICO deve
avere una visione della gestione
documentale a 360°
ponendo a carico del servizio archivistico tutte
le attività legate alla gestione delle fasi di
passaggio
13
2. Interventi organizzativi: chiarire che
cosa si intende per servizio archivistico
La parola “servizio”
può avere una duplice
connotazione:
 nel
linguaggio
organizzativogestionale
 nel
linguaggio
burocraticoamministrativo
il servizio è un’entità
che mette a disposizione
know-how e soluzioni
il servizio è un organismo
gerarchicamente posizionato tra il livello della
direzione e il nucleo
più ristretto dell’ufficio
14
2. Interventi organizzativi: ribadire le
caratteristiche del servizio archivistico:
1 è servizio trasversale con funzioni
gestionali di supporto all’attività
amministrativa
2 è servizio altamente automatizzato nel
quale i documenti, i dati e le informazioni
“servono” all’Ente per migliorare l’efficienza
e l’efficacia della sua azione
3 gestisce e coordina tutte le attività legate
alle diverse fasi della vita del documento,
dal protocollo all’archivio storico
15
2. Interventi organizzativi: individuare
l’Area organizzativa Omogenea
A.O.O. = insieme di U.O. dell’am-
ministrazione che usufruiscono, in
modo omogeneo e coordinato, degli
stessi servizi per la gestione dei
flussi documentali.
Una U.O. associata ad una A.O.O. è
un utente dei servizi messi a
disposizione dalla A.O.O. stessa
16
2. Interventi organizzativi: fissare i
compiti del responsabile del Servizio
Dal DPR 445/00: Il Servizio ...
a) attribuisce il livello di autorizzazione per
l’accesso alle funzioni della procedura,
distinguendo tra abilitazioni alla consultazione
e abilitazioni all'inserimento e alla modifica
delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di
registrazione e di segnatura di protocollo si
svolgano nel rispetto delle disposizioni del
presente testo unico;
17
...
c) garantisce la corretta produzione e la
conservazione del registro giornaliero di
protocollo di cui all'articolo 53;
d) cura che le funzionalità del sistema in caso di
guasti o anomalie siano ripristinate entro
ventiquattro ore dal blocco delle attività e,
comunque, nel più breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63,
in luoghi sicuri differenti;
...
18
...
f) garantisce il buon funzionamento degli
strumenti e dell'organizzazione delle attività
di registrazione di protocollo, di gestione dei
documenti e dei flussi documentali, incluse
le funzionalità di accesso di cui agli articoli
59 e 60 e le attività di gestione degli archivi
di cui agli articoli 67, 68 e 69;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui
all’articolo 54;
h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del
presente testo unico da parte del personale
autorizzato e degli incaricati.
19
2. Interventi organizzativi: ribadire i
compiti del responsabile del Servizio
Art. 4. le p.a, in attuazione all’art. 61 del DPR
445/00, definiscono le attribuzioni del
responsabile della gestione documentale. In
particolare, al responsabile della gestione e'
assegnato il compito di:
predisporre
lo schema del manuale di gestione
proporre i tempi, le modalità e le misure
organizzative e tecniche per l’eliminazione dei
protocolli diversi da quello informatico;
predisporre
il piano per la sicurezza informatica;
20
Dunque, al Responsabile del
Servizio spettano compiti
 di
gestione e conservazione
del registro di protocollo
degli archivi
 di
coordinamento
della produzione documentaria
degli attori coinvolti nel processo
21
Dunque, al Responsabile del
Servizio spettano compiti
 di
controllo
sul corretto utilizzo degli strumenti
sul trattamento documentale
effettuato dagli utenti
sull’uniformità dei criteri di
classificazione e archiviazione
sui meccanismi di comunicazione
interna
22
Dunque, al Responsabile del
Servizio spettano compiti
 di
elaborazione
delle misure per l’eliminazione dei
protocolli diversi dal protocollo
informatico
del manuale di gestione
del piano di sicurezza informatica,
d’intesa con il responsabile della
conservazione
23
2. Interventi organizzativi:
AOO come presupposto per il corretto
funzionamento del sistema
Che cosa significa unica AOO?
 Un solo protocollo
 una sola struttura di riferimento
 eliminazione della frammentazione
 miglioramento dell’efficienza e
della speditezza nella gestione e
trasmissione dei documenti
24
2. Interventi organizzativi: adozione di
misure per eliminare la frammentazione
 Verifica
delle esigenze di
certificazione dei documenti interni
 necessità di sostituire il tracciamento
costituito dalla sequenza di
successive protocollazioni tra aree
interne con un sistema di workflow
più evoluto
 valutazione dei volumi trattabili
efficientemente
25
La frammentazione dei
registri di protocollo
 sviluppo
di sistemi “federati”,
maggiormente settorializzati
all’interno di una organizzazione
 ridondanza della registrazione
dovuta alla mancanza di coesione
interna
 necessità di far interagire le
diverse postazioni di protocollo
26
2. Interventi organizzativi: creare i
presupposti per l’applicazione del p.i.
Valutazione del contesto ambientale:
 livello di informatizzazione
 grado di cultura informatica
 clima interno
 resistenza al cambiamento
27
2. Interventi organizzativi: creare i
presupposti per l’applicazione del p.i.
 clima
interno
 resistenza al cambiamento
sono fattori meno definibili, anche in
termini di costi, e difficilmente
quantificabili, ma incidono
fortemente sul “come viene
affrontato” il cambiamento
28
3. Strumenti tecnologici/archivistici:
il protocollo informatico
 Sistema
di registrazione di tutti i
documenti in entrata e in uscita
 registro pubblico con duplice
funzione (giuridica e gestionale)
 aggrega tutti i flussi digitali
 consente l’accesso ai documenti, le
statistiche e il controllo di gestione
29
3. Strumenti tecnologici/amministrativi:
il sistema di gestione documentale
 Sistema
che traccia i flussi
documentali tra diverse UOR fino a
individuare il RPA
 funzione organizzativa di controllo
dell’iter procedimentale e connesse
responsabilità
30
3. Strumenti tecnologici/archivistici:
il repertorio dei fascicoli
 consente
di costituire le
aggregazioni documentali (fascicoli)
 e parallelamente il loro
REPERTORIO
 è un sistema di organizzazione
complessiva dell’archivio corrente
31
4. Strumenti archivistici
 titolario
di classificazione
 prontuario di
classificazione e
smistamento
 piano di conservazione
 elenco dei repertori
32
5. Strumenti gestionali:
Manuale di gestione: insieme delle
regole e delle procedure operative che
ogni ente stabilisce
 è obbligatorio (art. 5 DPCM 3 dic 2013)
 è atto di organizzazione (deve essere
formalmente adottato dagli organi di
governo dell’Ente)
 è concepito come uno strumento di
lavoro nel quale trovare le risposte a
tutti i problemi legati alla formazione,
gestione e conservazione dei documenti
33
I contenuti del
Manuale di gestione
A) La pianificazione, le modalita' e le misure per
l’eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo
informatico
B) il piano di sicurezza dei documenti informatici;
C) le modalita' di utilizzo di strumenti
informatici per la formazione dei documenti
informatici, ai sensi dell'art. 40, comma 1, del
Codice, e per lo scambio degli stessi all'interno
ed all'esterno dell’AOO, ivi comprese le caselle
di posta elettronica, anche certificata, utilizzate;
34
I contenuti del
Manuale di gestione
D) La descrizione di eventuali ulteriori formati
utilizzati per la formazione del documento
informatico ...;
E) l'insieme minimo dei metadati associati ai
documenti soggetti a registrazione particolare e
gli eventuali ulteriori metadati rilevanti ai fini
amministrativi;
F) la descrizione del flusso di lavorazione dei
documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le
regole di registrazione per i documenti pervenuti
secondo particolari modalita' di trasmissione...;35
I contenuti del
Manuale di gestione
G) l'indicazione delle regole di smistamento ed
assegnazione dei documenti ricevuti con la
specifica dei criteri per l'ulteriore eventuale
inoltro dei documenti verso AOO della stessa
amministrazione o verso altre amministrazioni;
H) le modalita’ di formazione, implementazione e
gestione dei fascicoli informatici con l'insieme
minimo dei metadati ad essi associati;
I) l'indicazione delle UOR responsabili delle attivita'
di registrazione di protocollo, di organizzazione e
tenuta dei documenti all'interno dell’AOO;
36
I contenuti del
Manuale di gestione
J) l'elenco dei documenti esclusi dalla registrazione
di protocollo;
K) l'elenco dei documenti soggetti a registrazione
particolare e le relative modalita' di trattamento;
L) i registri particolari definiti per il trattamento di
registrazioni informatiche anche associati ad AOO
sull’intera struttura organizzativa e gli albi, gli
elenchi e ogni raccolta di dati concernente stati,
qualita' personali e fatti, di cui all'art. 40,
comma 4, del Codice;
37
I contenuti del
Manuale di gestione
M) il sistema di classificazione, ... integrato con le
informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle
regole di selezione e conservazione, con
riferimento alle procedure di scarto;
N) le modalita' di produzione e conservazione delle
registrazioni di protocollo informatico e
l’indicazione delle soluzioni tecnologiche ed
organizzative per garantire
• l'immodificabilita' della registrazione di protocollo
• la contemporaneita' della stessa con la segnatura
• le modalita' di registrazione delle informazioni annullate
38
o modificate
I contenuti del
Manuale di gestione
O) la descrizione funzionale e operativa del
sistema e le modalità per il suo utilizzo
P) i criteri e le modalita' per il rilascio delle
abilitazioni di accesso interno ed esterno alle
informazioni documentali;
Q) le modalita' di utilizzo del registro di
emergenza, inclusa la funzione di recupero dei
dati protocollati manualmente
39
Gli allegati al Manuale di Gestione
Gli Allegati contengono le specificazioni
di ciascuna attività descritta nel
manuale o strumenti operativi
 soggetti ad aggiornamento e revisione
più frequente e meno formalizzata (può
farlo il responsabile del Servizio)

40
Percorsi per la realizzazione
del servizio archivistico
Necessità di razionalizzazione
e di risparmi anche in termini
organizzativi
 Esigenza di crescita
complessiva e di aderenza al
mercato dei servizi
 Volontà di intervenire anche
sui processi e sulle
metodologie di lavoro

41
Percorsi per la realizzazione
del servizio archivistico
Ogni organizzazione
deve trovare la sua
strada
 Non c’è una ricetta
valida sempre e
buona per tutti
 Una volta avviato il
percorso è difficile
tornare indietro

42
Protocollo Informatico secondo le
linee guida di GE.DOC del CNIPA
Nucleo minimo protocollo
Gestione documentale
Gestione dei procedimenti
Riorganizzazione dei processi
Occorre agire a diversi livelli
 Rispetto
all’amministrazione
(leadership, coordinamento e
sponsorizzazione da parte dei vertici)
 Rispetto alla struttura organizzativa
le modalità di gestione adottate
devono essere coerenti con la
struttura dell’ente e integrate con i
processi e le procedure di lavoro
44
Il coinvolgimento dell’amministrazione
Nel predisporre i progetti e le attività
legate all’adozione di nuovi sistemi, occorre
uno sforzo organizzativo, professionale e
culturale nel passare dalla concezione
tradizionale di sistema informatico a quella
di sistema informativo
 la piena responsabilità e sensibilità da parte
degli organi di vertice per attuare soluzioni
che incidono sul tessuto organizzativo
 interventi di riqualificazione e formazione
45
professionale

Gli strumenti ci aiutano
Un solido sistema di
protocollo informatico e
gestione documentale
 Il Manuale di gestione
 Gli strumenti
archivistici descritti
 Le linee guida e le
regole tecniche
emanate

46
Il ruolo del Manuale di gestione a
supporto del servizio archivistico
 Spinta
alla sua condivisione
 soluzione omogenea dei “casi” da
parte dell’amministrazione
 riferimento immediato nei casi
dubbi
47
Definizione del livello realizzativo
Domanda: quali funzionalità si
vogliono realizzare?
 Nucleo minimo protocollo
 Gestione documentale
 Workflow documentale
 BPR (business process
reengeneering)
48
Nucleo minimo protocollo
 Registrazione
informatica del
documento
 segnatura del documento
 classificazione d’archivio ed
eventuale smistamento
49
Nucleo minimo protocollo
A questo livello si realizza:
 intervento
solo nella fase di registrazione
dei documenti e della loro organizzazione
nel sistema documentario
 intervento solo sui documenti protocollati
 coinvolgimento solo dell’ufficio protocollo
 accesso telematico alle informazioni ma
non ai documenti stessi
50
Gestione documentale





Registrazione con trattamento delle immagini
assegnazione per via telematica al
destinatario
gestione avanzata della classificazione del
documento
collegamento dei documenti alla gestione dei
procedimenti
realizzazione di un repository documentale
per i documenti ad alto contenuto
informativo
51
Gestione documentale
A questo livello si realizza:
 creazione di un patrimonio informativo
 ampliamento dell’ambito di intervento non
solo ai documenti protocollati
 coinvolgimento di tutti gli uffici nel processo
 possibilità di accesso in via informatica
direttamente ai documenti
52
Workflow documentale
 Informatizzazione
dei processi
relativi ai flussi documentali in
entrata/uscita/interni
 integrazione con gli altri workflow
relativi ai processi primari
53
Workflow documentale
A questo livello si realizza:
 l’obiettivo della razionalizzazione
ed informatizzazione dei flussi
documentali
 coinvolgimento di tutti gli uffici
 possibilità di accesso informatico
alle fasi del processo
54
BPR (Business Process
Reenginering)
Prevede la reingegnerizzazione
di tutti i processi dell’ente al
fine di una loro successiva
informatizzazione, realizzata
mediante sistemi integrati di
workflow
55
Risultati attesi:
 Costruzione
di un sistema
informativo
 miglioramento e controllo dei
processi interni
 automatizzazione dei procedimenti
 maggiore efficienza verso l’esterno
 accessibilità degli archivi
56
Costruzione di di un sistema
informativo
Il protocollo informatico deve
costituire l’ossatura di un sistema
informativo, strumento condiviso e
utilizzato dall’intera struttura a
scopo organizzativo e giuridicoprobatorio
57
Controllo di gestione
possibilità di monitoraggio e controllo
costante sulla attività amministrativa
attraverso il controllo della produzione
documentaria
58
Automatizzare i procedimenti
Automatizzare il flusso dei documenti e
razionalizzare la loro gestione per
arrivare alla gestione automatizzata dei
procedimenti amministrativi
Operazione complessa che estende il
livello realizzativo raggiunto e che va
attentamente valutata
59
Quando, dove e perché è opportuno
automatizzare i processi?
Tale operazione va valutata in
termini di rapporto costi/benefici in
considerazione:
 della
riduzione dei costi
 del miglioramento della qualità del
processo
60
Vantaggi per il cittadino
Essere in grado di fornire
informazioni sui documenti e
procedimenti che li riguardano
significa porsi sulla strada di un
diverso rapporto con i cittadini, e
significa garantire efficacia,
efficienza e trasparenza
61
Recenti evoluzioni: i servizi per il
cittadino
Nuovi scenari, nuove opportunità e
nuovi problemi derivano:
 dalle previsioni del codice
dell’Amministrazione digitale
 dall’introduzione
della posta
elettronica certificata in diversi
ambiti della p.a.
62
Recupero di una corretta cultura
archivistica
Avviare la prassi per una corretta
gestione dei fascicoli e per la
costruzione di archivi logicamente
accessibili, sin dalla loro nascita e non
demandandola a posteriori
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Definizione degli obiettivi a
corto, medio e lungo raggio
Primi e necessari adempimenti
 Nucleo minimo del protocollo
 Istituzione del Servizio e nomina
del responsabile
 Inserimento del sistema
nell’organizzazione dell’ente
64
Definizione degli obiettivi a corto,
medio e lungo raggio
Passaggi più complessi
 Censimento dei procedimenti
amministrativi
 definizione del fascicolo informatico
e delle modalità di accesso
 Implementazioni necessarie nei
sistemi anche al fine di adempiere
alle norme recenti
65
Quali problemi emergono?
Necessità di:
un continuo presidio dei sistemi;
 definire i costi, in riferimento anche alle
risorse disponibili e ai benefici attesi;
 un coordinamento più ampio all’interno
di una organizzazione;
 maggiore livello di condivisione degli
obiettivi;

66
I problemi più frequenti
 Istituzione
più formale che
sostanziale
 limiti all’azione dell’ufficio (solo
protocollo)
 persistenza di sacche di autonomia
 nessuno mi ascolta...
67
Ipotesi di soluzioni
Obiettivi meno
ambiziosi ma più
concreti, “negoziati”
con i diversi uffici
 diffusione delle
attività legate alla
gestione
documentale

68
Ipotesi di soluzioni
eliminazione dei
protocolli “diversi dal
protocollo informatico”
(lo ribadisce il nuovo
DPCM)
 diffondere i contenuti
del Manuale in tutti i
modi possibili, formare
e informare

69