CONSIGLIO REGIONALE DELLA PUGLIA
SETTORE BIBLIOTECA E DOCUMENTAZIONE, COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE DEL CONSIGLIO
S. p&a
Sistema di prospettazioni e autoanalisi
TECA DEL MEDITERRANEO
Biblioteca Multimediale & Centro di Documentazione
Piazza Europa&Mediterraneo
Laboratorio della comunicazione istituzionale
FLASH REPORT
TRIMESTRALE
2008
Aggiornato alla data del:
30 settembre 2008
PREMESSA
Il presente Flash Report a cadenza trimestrale contiene il monitoraggio dello stato di esecuzione delle “operazioni elementari” di cui al “Documento 1 Direttore” 2008 di “Teca del Mediterraneo” , approvato con determinazione dirigenziale n° 10 del 20/5/2008; le operazioni sono riferite agli “obiettivi” e alle correlate “attività” di cui al Bilancio di Direzione del C.R. e riguardano le partizioni funzionali in cui “Teca del Mediterraneo” si articola: Biblioteca Multimediale & Centro di documentazione, Piazza Europa & Mediterraneo, Laboratorio della comunicazione istituzionale del Consiglio. Il Flash Report contiene altresì ulteriori dati sintetici su “Teca del Mediterraneo”: visite in loco e remote; visite alle tre sezioni del sito web; 2 indicizzazioni digitali inserite nell’OPAC; costi di utilizzo effettuati . Il Flash Report costituisce il documento di monitoraggio a cadenza breve più completo per conoscere lo stato di esecuzione delle attività di “Teca del Mediterraneo”. Si noti che nell’ambito del sistema di prospettazioni e autoanalisi (S.p&a) di “Teca del Mediterraneo” lo stato di esecuzione delle “operazioni elementari” viene esposto in modo compiuto, a fine di ogni anno, nel “Rendiconto sulla Gestione”, attraverso apposite schede descrittive.
VISITE
Le visite a “Teca del Mediterraneo” risultano essere state le seguenti: MESE Gennaio Febbraio Marzo Aprile Maggio Giugno Luglio Agosto Settembre Ottobre Novembre Dicembre TOTALE VISITE VISITE VISITE VISITE VISITE VISITE VISITE IN LOCO REMOTE REMOTE SEZIONE SEZIONE SEZIONE WEB IN TdM BIBLIOTECA INFOPOINT WEB WEB COMUNICAZIONE TOTALE E PIAZZA DEL C.R. BIBLIOTECA PIAZZA (N°) E&M P.E&M 1.552 1.575 1.242 1.377 1.166 1.002 1.143 == 1.243 69 76 71 65 83 78 63 == 56 727 531 526 678 700 583 686 89 627 1.273 1.216 1.434 1.362 1.323 1.286 1.448 258 1.368 170 142 143 134 110 105 156 87 107 10.300 561 5.147 10.968 1.154 195 182 152 194 188 151 161 85 216 3.986 3.722 3.568 3.810 3.570 3.205 3.657 519 3.617 1.524 29.654
Nota. Nel mese di agosto TdM è chiusa al pubblico. Per visite “remote” si intendono quelle effettuate via servizio postale, email, telefono, fax o interposta persona. Le visite in loco specifiche all’Infopoint del C.R. sono incluse nelle visite in loco a TdM di cui alla tabella e comunque sono ammontate a n° 1.172. La Biblioteca è rimasta chiusa nei giorni 29 e 30 maggio per lavori di adeguamento elettrico e nei giorni 23 e 24 giugno per la concomitanza dell’11° workshop di Teca. Le visite in loco di cui alla tabella corrispondono alle schede restituite dai visitatori al momento di lasciare TdM; un riscontro da noi effettuato su 2 mesi, ci porta a concludere che le 1 Il Documento Direttore è un budget prospettivo particolareggiato elaborato annualmente dal Settore Biblioteca e documentazione, Comunicazione istituzionale del Consiglio sulla base del Bilancio di Direzione del Consiglio Regionale, nonché ­ eventualmente ­ di altri documenti. Si noti che nel presente FR le operazioni di cui al DD possono risultare integrate o modificate, se ritenuto necessario (se ne dà conto indicandole in carattere corsivo). 2 I “costi di utilizzo effettuati” corrispondono ai “nulla osta a pagare” emessi sulla dotazione finanziaria disponibile; le risorse finanziarie liquidate con i detti NOP sono successivamente pagate dalla Ragioneria del Consiglio Regionale. visite in loco effettive (comprensive di quelle dei visitatori che per varie ragioni non restituiscono la scheda) sono all’incirca il 60% in più ogni mese rispetto a quelle indicate nella tabella. Le pagine viste nella sezione web della Biblioteca Multimediale sono ammontate a n° 15.977; quelle viste nella sezione web di Piazza E&M sono ammontate a n° 1.390; quelle viste nella sezione web della comunicazione istituzionale a n° 1.965; in totale le pagine viste nel sito web di TdM sono ammontate a n° 19.332.
INDICIZZAZIONI DIGITALI INSERITE NELL’OPAC
Le indicizzazioni digitali inserite nell’OPAC (Online Public Access Catalogue) risultano essere state le seguenti: DESCRIZIONE 1. Collane 2. Monografie 3. Periodici 4. Spogli di riviste 5. Altri titoli TOTALE DAL 01/01/2008 AL 30/09/2008 117 827 23 639 DAL 01/01/1994 AL 31/12/2007 3.985 28.024 1.297 7.487 DAL 01/01/1994 AL 30/09/2008 4.102 28.851 1.320 8.126 9 1.615 35 40.828 44 42.443 Nota. Il 1994 è l’anno di riapertura della Biblioteca Multimediale e di avvio della indicizzazione digitale dei fondi biblio­documentali. Le indicizzazioni si riferiscono a fondi biblio­documentali su supporto sia cartaceo che elettronico (CD/DVD/FD/HD/VHS).
COSTI DI UTILIZZO EFFETTUATI
Gli “obiettivi” prospettati nel Documento Direttore risultano così implementati in termini di “costi di utilizzo effettuati”, con un tasso di utilizzazione della dotazione finanziaria assestata disponibile (“massa spendibile” in termini di c/competenza+c/residui) pari al 71,38%: CODICE OBIETTIVO 1 Mantenimento e sviluppo della biblio­ documentazione 2 Mantenimento e sviluppo della comunicazione istituzionale Mantenimento e sviluppo delle funzionalità comuni di facilitazione 3 4 TOTALE PARZIALE Mantenimento e sviluppo cooperazione internazionale TOTALE GENERALE COSTI DI DOTAZIONE UTILIZZO FINANZIARIA (€) (€) 501.716,20 764.289,18 355.877,47 986.299,48 % 65,64 36,08 360.252,02 1.217.845,69 1.750.588,66 della 189.337,28 220.876,10 1.407.182,97 1.971.464,76 == 69,57 85,72 71,38 Nota. I costi di utilizzo dell’obiettivo 3 sono effettuati attingendo alla dotazione finanziaria degli obiettivi 1 e 2, a seconda della tipologia del costo. Nell’obiettivo 1 sono comprese le risorse residue di parte C.R. del progetto “APULIA”, pari ad euro 32.970,00=, la cui utilizzazione al 30/09/2008 è stata di euro 24.375,88. L’obiettivo 4 concerne all’attualità la gestione dei due progetti U.E. di cui Teca del Mediterraneo è Partner Project Leader (PPL): il progetto “BIBLIODOCINN” di cooperazione transfrontaliera Italia­Albania con una dotazione disponibile 2008 per il PPL di euro 68.559,49 e il progetto “ARCHTRAVSPETT” di cooperazione transfrontaliera Grecia­Italia con una dotazione disponibile 2008 per il PPL di euro 152.316,61.
STATO DI ESECUZIONE DELLE PRINCIPALI “OPERAZIONI ELEMENTARI”
Si elencano di seguito le principali “operazioni elementari” di cui al Documento 3
Direttore di riferimento, con annotato lo stato di esecuzione: OBIETTIVO 1 ­ MANTENIMENTO E SVILUPPO DELLA BIBLIO­DOCUMENTAZIONE
L’obiettivo 1 è definibile quale complesso di attività, articolate in operazioni elementari, preordinate a mantenere e sviluppare il soddisfacimento dei bisogni di informazione, espressi o meno, di una utenza reale o potenziale, attraverso l’offerta di risorse costituite da ‘documenti’di qualsiasi tipologia (testi, immagini statiche o in movimento, suoni, etc.) e in qualsiasi formato (cartaceo, ottico, elettronico), spesso manipolati in modo da creare valore aggiunto. La struttura funzionale di supporto è la “Biblioteca Multimediale & Centro di Documentazione”, articolazione di “Teca del Mediterraneo”. 4 CODICE 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.1.9 1.1.10 1.1.11 1.1.12 1.1.13 1.1.14 1.1.15 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 1.2.8 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 DESCRIZIONE OPERAZIONE ELEMENTARE STATO DI ESECUZIONE Monografie e grandi opere (ricerche di mercato) OC Novità (servizio periodico di visione e ricerche di mercato) OC Quotidiani (Edicola) OC “Letteratura grigia” (ricerche di mercato) OE Riviste d’attualità (Edicola) OC Riviste scientifiche e d’attualità e banche­dati (service OC esternalizzato e ricerche di mercato) Annata 2008 GURI in formato cartaceo OE Annata 2007 GURI in supporto CDROM OE Banca­dati GURITEL OE Banca­dati BANCHE DATI ON LINE OE “Desiderata” utenti di cui a schede approvate OC DVD con registrazioni a/v sedute consiliari OE Banca­dati DE JURE con licenze contemporanee OE Banca­dati ANSA­MED OE Banca­dati ANSA­DEA OE Prestazione di servizio Ninive e Iride: “Reference” generale OC e virtuale Prestazione di servizio Ninive: Segreteria di Direzione OC Prestazione di servizio Ninive: Segreteria “Sezione OC Multiculturale di Teca” (SMT) Prestazione di servizio Ninive: Workshop annuale OE Prestazione di servizio Ninive e Iride: Webzine OE Prestazione di servizio Ninive e Iride: varie attività OE biblioteconomiche Prestazione di servizio Iride: rilevazione della “Customer OE Satisfaction” Prestazione di servizio Iride: rassegna annuale “Percorsi OE identitari” 11° workshop: varie azioni, come da programma OE 10° workshop: elaborazione atti in formato cartaceo OE 11° workshop: elaborazione atti nel sito web di TdM OE 11° workshop: elaborazione atti in formato cartaceo ONE Documentario a/v in DVD sulla presenza dei cinesi in Puglia OE (Leonardo) Webzine: elaborazione nel sito web di TdM OE Volume “Ombre sonore” – ricerca sulla musica di autori OE pugliesi per il cinema OE=operazione eseguita o in svolgimento; OC=operazione continuativa (trattasi di operazioni che si svolgono senza soluzione di continuità); OPE=operazione prossima all’esecuzione (trattasi di 3 operazioni non ancora svolte, ma per le quali si sono effettuate azioni propedeutiche allo svolgimento); ONE=operazione non eseguita. Le operazioni riportate in carattere corsivo non sono rubricate nel DD. 4 La prima cifra indica l’obiettivo, la seconda l’attività, la terza l’operazione elementare.
1.4.4 Ulteriori pubblicazioni, secondo necessità 1.5.1 Progetto “Apulia”: top management – prestazione di servizio esternalizzata, convenzioni e altre azioni 1.5.2 Progetto “Apulia”: condivisione archivio nel WWW – varie azioni 1.5.3 Progetto “Apulia”: selezione documenti sullo spettacolo – varie azioni 1.5.4 Progetto “Apulia”: selezione documenti storico­memorialistici ed economico­sociali – varie azioni 1.5.5 Progetto “Apulia”: indicizzazione digitale documenti selezionati – varie azioni 1.6.1 Progetto “Vento Biofilo”: sostegno varie azioni svolte dal CEMCB (Centro Euro Mediterraneo di Cultura Biofila) 1.6.2 Progetto “Vento Biofilo”: prestazione di servizio esternalizzata 1.7.1 Seminario sulle tesi di laurea con argomento TdM 1.7.2 5^ rassegna “Percorsi identitari” (n° 12 eventi dal 14 marzo al 18 dicembre con service per riprese a/v e acquisto spaz
ONE ONE ONE OPE OPE ONE OE ONE ONE 2.2.2 2.2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.3.7 2.4.1 2.4.2 2.4.3 intranet (Cadan) Portale ufficiale del CR: prestazione di servizio esternalizzata per webmastering sito web TdM (Perugino) Portale ufficiale del CR: service esternalizzato per collegamento 8 Mb/s a internet rete TdM (Telecom) Ispezioni periodiche stand del CR in Fiera del Levante Lavori infrastrutturali stand del CR in Fiera del Levante Allestimenti interni stand del CR in Fiera del Levante Partecipazione a FORUM P.A. in Roma (12­15 maggio) Partecipazione a COM. P.A. in Milano (21­23 ottobre) Partecipazione a Fiera del Levante­“Fiera campionaria internazionale” (13­21 settembre) Partecipazione a Fiera del Levante­“Salone dello studente” (12­14 novembre) DVD seminario su letteratura albanese dopo il disgelo (13 dicembre 2007) DVD concerto musicale in Tirana (15 novembre 2007) DVD tavola rotonda “Building Apulia” (15 febbraio 2008) 2.4.4 CD mostra “La rinascita del Parlamento” (14 settembre­10 novembre 2007) 2.4.5 Inserzionistica varia sulla carta stampata, secondo necessità 2.4.6 Inserzionistica sugli elenchi telefonici SEAT Pagine Gialle di FG­BA­BR­TA­LE 2.4.7 CD/DVD/VHS, pannelli, opuscoli, dépliants, brochures, inviti, programmi, etc., secondo necessità 2.4.8 Gadgets, giochi didattici, performances 2.5.1 Progetto “Il Consiglio Regionale della Puglia si fa conoscere” 2.5.2 Progetto “I quotidiani della tua Puglia in classe” 2.5.3 Progetto “Parlamento regionale dei giovani” 2.6.1 Sponsorizzazione triennale con Università studi Bari per bollettino “Sud In Europa” 2.6.2 Sponsorizzazione con Università studi Bari per rivista “Studi sull’integrazione europea” 2.6.3 Sponsorizzazione con Università studi Bari per volume in onore V.Starace 2.6.4 Sponsorizzazione con RAI per volume su sede RAI regionale 2.6.5 Sponsorizzazione con Università studi Bari per volume su nuovo Trattato dell’U.E. con introduzione e testo consolidato 2.6.6 Ulteriori sponsorizzazioni, secondo necessità 2.6.7 Sponsorizzazione con SICES per corso educazione stradale alunni Scuole elementari e medie 2.6.8 Sponsorizzazioni con AICCRE per borse di studio sull’U.E. a studenti 2.7.1 Cerimonia di premiazione migliore tesi di laurea su statuti regionali 2.7.2 Ulteriori eventi, secondo necessità 2.7.3 Celebrazione del 60° della Costituzione della Repubblica Italiana: seminario e seduta solenne (29 e 30 maggio) 2.8.1 Programma comunicazionale di internazionalizzazione: progetto “Memorie di una vita: Thomas Sgovio” – varie azioni 2.8.2 Programma consiliare di internazionalizzazione: “Laboratorio PU­MA­AL­MO” – varie azioni 2.8.3 Programma comunicazionale di internazionalizzazione: collaborazione con istituzioni argentine – varie azioni 2.8.4 Programma comunicazionale di internazionalizzazione: collaborazione con istituzioni polacche – varie azioni OE OE OE OE OE OE ONE OE ONE OE OE OE OE OE OE OE OE OE OE OE OE OE OE OE ONE OE OE OE ONE OE OE OE ONE ONE OE
OBIETTIVO 3 – MANTENIMENTO E SVILUPPO DELLE FUNZIONALITA’ COMUNI DI FACILITAZIONE
L’obiettivo 3 è definibile quale complesso di attività, articolate in operazioni elementari, preordinate a mantenere e sviluppare le funzionalità comuni di facilitazione dei decorsi di efficienza, efficacia e qualità in relazione alle attività di biblioteca, documentazione, comunicazione istituzionale, al fine di migliorare le condizioni generali delle “performances” operative agendo su fattori importanti di contesto. CODICE 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 DESCRIZIONE OPERAZIONE ELEMENTALE STATO DI ESECUZIONE Convenzione con Università studi Bari per antenna “Europe OE Direct Puglia” Convenzione con “ARPA­Agenzia Regionale per la Prevenzione e OE la Protezione Ambientale della Puglia” Convenzione con FONDAZIONE CASSA DI RISPARMIO DI PUGLIA per OE mostra “La rinascita del Parlamento” Ulteriori partnership o convenzioni, secondo necessità: OE partnership con Movimento Federalista Europeo­Sezione L.Bolis e con Associazione SOS Razzismo 3.1.5 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7 3.2.8 3.2.9 3.2.10 3.3.1 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.5.1 3.6.1 3.6.2 Partnership per progetto “Migrazioni” Sw “Aquabrowser Library” Sistema “Contact Center” Strumentazioni, sw/hw, periferiche e apparecchiature varie, secondo necessità Sw “TATOO” Sistema “Wall Display” Traffico SMS tramite “Short Message Service”: rinnovo Connect cards UMTS: rinnovo Sezione web “bibliomeeting” Service esternalizzato manutenzione sistemistica rete client/server TdM (Tecnopolis Csata) Service esternalizzato manutenzione sw SOL (DataManagement) Volontariato culturale: costi vivi Sistemazione logistica fondo biblio­documentale “Teatro Piccinni” Mobilia, scaffalature, arredi, insegnistica, minuteria e cancelleria varia, secondo necessità Depositi di TdM Risistemazione logistica fondi biblio­documentali poco consultati Sistema antincendio sede TdM – varie azioni Sistema p&a ­ “Documento Direttore” anno 2008 Sistema qualità ­ report di “Customer Satisfaction” anno 2007 OE OE OE OE OE OE ONE OE OE OE OE OE OE OE OE OE OE OE OE 3.6.3 Sistema qualità – Editing “Carta dei servizi”­22^ edizione (in formato cartaceo) 3.6.4 Sistema qualità – Editing “Carta dei servizi”­22^ edizione (nel sito web di TdM) OE 3.6.5 3.6.6 3.6.7 3.6.8 OE OE OE OE Sistema p&a ­ “Bilancio di Direzione CR” (parte TdM) Sistema p&a ­ “Flash Report” trimestrali Sistema p&a ­ “Rendiconto sulla gestione” anno 2007 Sistema qualità ­ “Conferenze di Controllo Gestionale” trimestrali 3.6.9 Sistema qualità ­ “Carte di Workflow” 3.6.10 Nuova versione sw “Tableau de Bord” 3.6.11 Sistema qualità – Editing “Carta dei servizi” – 22^ edizione in lingue straniere 3.7.1 Formazione/aggiornamento secondo necessità professionale degli operatori, OE ONE OE OPE OE
3.7.2 Coordinamento operativo assistenza a tirocinanti e volontari accreditati, secondo necessità 3.8.1 Trascrizione “Carta dei beni” in linguaggio “Braille” 3.8.2 Utilizzo programmato n° 2 WS dedicate a disabili visivi (non vedenti e ipovedenti) 3.9.1 Mediazione linguistica: varie azioni OE ONE ONE OE
OBIETTIVO 4 ­ MANTENIMENTO E SVILUPPO DELLA COOPERAZIONE INTERNAZIONALE
L’obiettivo 4 è definibile quale complesso di attività, articolate in operazioni elementari, preordinate a mantenere e sviluppare la cooperazione biblio­documentale con i Paesi dell’U.E. e di Vicinato in generale, in modo da accrescere il tasso di multiculturalità/interculturalità della società regionale. La struttura funzionale di supporto è la “Piazza Europa & Mediterraneo”, articolazione di “Teca del Mediterraneo”. CODICE 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9 4.1.10 4.1.11 DESCRIZIONE OPERAZIONE ELEMENTARE STATO DI ESECUZIONE Progetto “Bibliodocinn”: report finale in formato cartaceo OE con DVD a corredo Progetto “Bibliodocinn”: evento sulla linea d’azione OE “valorizzazione carte d’archivio di comune interesse” – mostra, catalogo a stampa sulla mostra, volume “Puglia e Albania nel Novecento” Progetto “Bibliodocinn”: azioni varie residuali OE Progetto “Archtravspett­1”: top management – varie azioni OE Progetto “Archtravspett­1”: rete appulo­greca di biblioteche OE – varie azioni Progetto “Archtravspett­1”: archivio in configurazione on OE line – varie azioni Progetto “Archtravspett­1”: archivio in configurazione off OE line – varie azioni Progetto “Archtravspett­1”: eventi – varie azioni OE Progetto IPA­Balcani (p.m.) OPE Progetto “Archtravspett­2” (p.m.) ONE Altri progetti nuova programmazione U.E. (p.m.) ONE
QUADRO DEGLI OBIETTIVI E ATTIVITA’
Per comodità si riporta il quadro degli “obiettivi” e delle “attività” di cui al Documento Direttore di riferimento: CODICE OBIETTIVO 1: “MANTENIMENTO E SVILUPPO DELLA BIBLIO­DOCUMENTAZIONE” 1.1 Acquisizione fondi biblio­documentali 1.2 Assistenza biblioteconomica esternalizzata 1.3 Workshop annuale 1.4 Pubblicistica culturale 1.5 Progetto “Apulia” 1.6 Progetto “Vento Biofilo” 1.7 Eventistica culturale 1.8 Programma “Sezione Multiculturale” CODICE OBIETTIVO 2: “MANTENIMENTO E SVILUPPO DELLA COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE” 2.1 Infopoint del CR 2.2 Portale ufficiale del CR 2.3 Fiere e rassegne 2.4 Marketing istituzionale 2.5 Programma etico­civile per le Scuole 2.6 Sponsorizzazioni 2.7 Eventistica comunicazionale 2.8 Programma comunicazionale di internazionalizzazione CODICE OBIETTIVO 3: “MANTENIMENTO E SVILUPPO DELLE FUNZIONALITA’ COMUNI DI FACILITAZIONE” 3.1 Partnership di varia tipologia 3.2 Piazza digitale, info­telematica e meccanica 3.3 Volontariato 3.4 Logistica e minuteria 3.5 Security 3.6 Direzionalità e Accounting 3.7 Training 3.8 Contrasto alle disabilità 3.9 Mediazione linguistica CODICE OBIETTIVO 4: “MANTENIMENTO E SVILUPPO DELLA COOPERAZIONE INTERNAZIONALE” 4.1 Operazioni con Paesi UE e di nuovo Vicinato