Biblioteca Facoltà di Agraria
Agg.: 11/01/16
Genesi
PROGETTO PER LA NUOVA
BIBLIOTECA CENTRALE DELLA
FACOLTÀ DI AGRARIA
ANALISI
STRUTTURALE E LOGISTICA
ANALISI DEI SERVIZI EROGATI
Biblioteca della Facoltà di Agraria
1
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
Genesi
1
INDICE
IL PROGETTO DELLA NUOVA BIBLIOTECA
1.1
1.2
1.3
1.4
1.4.1
1.4.2
1.4.3
1.4.4
LE SPECIFICHE PROGETTUALI
METRATURE E NUMERO DI VOLUMI COINVOLTI
UTENTI COINVOLTI
SERVIZI
Orario di apertura: situazione attuale e proiezioni future
Consultazioni, fotocopie e altre attività di base
Prestiti : situazione attuale e proiezioni future
DD e ILL : situazione attuale e proiezioni future
2
ANALISI STRATEGICA E FUNZIONALE
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.5.1
2.5.2
3
3.1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.2
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.2.4
3.3
3.4
3.4.1
3.4.2
3.4.3
LE TENDENZE STRATEGICHE DI FONDO
PROBLEMI LOGISTICI E STRUTTURALI
LIMITI STRUTTURALI DELL’EDIFICIO E LORO UTILIZZO
RAPPORTO TRA BANCONE E REFERENCE
DEFINIZIONE DEI LAYOUT (PLANIMETRIE )
Le ipotesi iniziali
Il layout finale
4
GESTIONE DEL MATERIALE BIBLIOGRAFICO
4.1
4.1.1
4.1.2
4.2
4.3
4.3.1
4.3.2
GESTIONE A SCAFFALE DELLE MONOGRAFIE
Gestione biblioteconomica del materiale
Spazi di accrescimento e gestione fisica
GESTIONE A SCAFFALE DELLE RIVISTE
GESTIONE MATERIALI A MAGAZZINO
Gestione monografie
Gestione riviste
5
SERVIZI AL PUBBLICO
5.1
APERTURA, GESTIONE SALE E BANCONE
Agg.: 11/01/16
3
4
5
6
6
7
7
8
9
11
12
13
14
14
15
ORGANIZZAZIONE MATERIALE BIBLIOGRAFICO
QUESTIONI GENERALI
Suddivisione in collezioni del materiale
Situazione degli spazi disponibili a scaffale
Situazione degli spazi disponibili a magazzino
Situazione del materiale
MONOGRAFIE A SCAFFALE APERTO
Dati strutturali e numerici di base
Dinamiche e selezione materiale
Suddivisione per sale
Ricollocazione volumi e ridefinizione della distribuzione a scaffale
COLLEZIONI SPECIALI E RIVISTE IN CORRIDOIO
MATERIALE A MAGAZZINO
Dati strutturali e numerici di base
Distribuzione delle monografie a compactus
Distribuzione delle riviste a compactus
16
16
18
19
20
21
21
22
25
26
29
30
30
31
32
33
33
34
35
36
36
37
38
5.1.1 Gestione bancone e apertura serale
38
5.1.2 Presenze in sala e loro gestione
39
5.2
40
CONSULTAZIONI
Biblioteca della Facoltà di Agraria
1
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Biblioteca Facoltà di Agraria
5.3
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Genesi
PRESTITO
41
5.3.1 I dati di partenza della vecchia biblioteca centrale e le proiezioni future
42
5.3.2 Dinamiche dei prestiti dopo l'apertura della nuova biblioteca e indici
43
5.4
5.5
DOCUMENT DELIVERY, ILL E REFERENCE
CORSI, RAPPORTI ISTITUZIONALI E NUOVI SERVIZI
45
46
6
PROCEDURE DI CAMBIO DELLE COLLOCAZIONI
6.1
6.2
6.3
6.4
LE IPOTESI PROGETTUALI
L'IMPOSTAZIONE FINALE DEL PROGETTO
LO SVILUPPO DELLE PROCEDURE GESTIONALI
TRATTAMENTO VOLUMI E RICOLLOCAZIONE
47
48
49
51
ALLEGATO: A (Analisi preliminare fattibilità 2004)
ALLEGATO B (Layout, planimetrie)
Ver. 1.0
Ver. 1.2
Vers. 2.2
Vers. 2.4
Vers. 2.6
Vers. 2.8
2011
Maggio 2012
Marzo 2013
Giugno 2014
Giugno 2015
Dic. 2015
Biblioteca della Facoltà di Agraria
Ver. 1.1
Ver. 2.1
Vers. 2.3
Vers. 2.5
Vers. 2.7
2
Marzo 2012
15/10/2012
Marzo 2014
Agosto 2014
Sett. 2015
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Biblioteca Facoltà di Agraria
1
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Genesi
IL PROGETTO DELLA NUOVA BIBLIOTECA
1.1
LE
SPECIFICHE
PROGETTUALI
La Facoltà di Agraria fino al 2011 possedeva 11 biblioteche: quella centrale e 10 fondi librari (le
biblioteche dipartimentali e di Istituto). Gli accorpamenti degli Istituti nei nuovi Dipartimenti non
avevano intaccato questa frammentazione del sistema bibliotecario di Facoltà, in quanto i singoli
fondi erano rimasti fisicamente separati. Per ovviare a questo problema e per razionalizzare le
risorse, nel 2004 è stato approvato il progetto per creare una biblioteca centralizzata di Facoltà. Il
progetto prevede la confluenza di tutti i fondi librari di Facoltà all'interno della palazzina A9,
precedentemente occupata dalla sezione Tecnologie alimentari del DISTAM. La nuova biblioteca
occuperà 1000 mq. di spazio, distribuiti su due piani: il seminterrato, riservato al magazzino a
compactus, dispone di 400 metri di scaffalature (2800 metri lineari) per ospitare circa 80.000
volumi; il piano superiore, organizzato a scaffale aperto, potrà ospitare circa 20.000 volumi su 120
metri di scaffalature, 124 posti lettura con prese elettriche e connessione wifi e 12 postazioni PC.
Sfruttando la struttura architettonica preesistente, il piano superiore è diviso fra 6 sale con posti
lettura e scaffalature alle pareti, una sala computer, uffici per i bibliotecari, un bancone e un atrio
con postazioni di ricerca ad accesso libero. L'ingresso porta ad un ampio corridoio centrale che
costituisce un punto di snodo, collegando tra loro i locali, e nello stesso tempo serve da estensione
delle sale a scaffale aperto (per esporre riviste, testi e opere di consultazione).
Il progetto ha avuto una storia lunga e travagliata. L'idea è nata nel 2003 e la prima analisi di
fattibilità del 2004, ipotizzava che i locali destinati ad ospitare la nuova biblioteca si sarebbero
liberati entro il 2006 e i lavori di ristrutturazione sarebbero iniziati nel 2007. In realtà i locali si sono
liberati solo nel 2008, ed è da allora che si è iniziato a definire concretamente il progetto della
nuova biblioteca, predisponendo un primo layout della struttura (all. B, fig.4). I lavori sono iniziati
nel 2009, con la ristrutturazione del magazzino seminterrato. L'anno seguente si è passati a
ristrutturare una parte del piano superiore (3 sale lettura e un ufficio, già liberi da interferenze),
aperta al pubblico nel marzo 2012, con varie limitazioni dovute a problemi strutturali creati
dall'incompletezza degli interventi e al fatto di non poterla presidiare adeguatamente. Per un lungo
periodo è stato quindi necessario tenere in piedi contemporaneamente due strutture separate, con
tutte le complessità del caso. Una simile situazione ha permesso però di testare in spazi ridotti le
soluzioni logistiche ipotizzate per la biblioteca nel suo insieme, di cui il presente progetto si
occupa. Sempre all'inizio del 2012 è stato definito un primo crono-programma per gli accorpamenti
funzionali e la redislocazione dei volumi, partendo dall'ipotesi che la ristrutturazione dei locali si
sarebbe completata nel 2013. [2012]
Ritardi nella realizzazione di opere preliminari all'intervento vero e proprio hanno più volte
allungato i tempi per il completamento della biblioteca. Nel 2013 sono stati spostati nella nuova
biblioteca i volumi di 3 dipartimenti (DISTAM, DIPSA, DISMA); DEPAA e Patologia sono stati
traslocati all'inizio del 2014. Il protrarsi oltre i termini stabiliti dei lavori di ristrutturazione e
ulteriori ritardi nella fornitura delle attrezzature hanno allungato i tempi di altri 3 o 4 mesi. Per
compensare i ritardi e mantenere gli equilibri progettuali inizialmente definiti è stato quindi
anticipato a luglio 2014 lo spostamento nella nuova biblioteca di parte dei materiali bibliografici
della vecchia. La nuova biblioteca nella sua struttura definitiva ha aperto il 15 gennaio 2015 ; tra la
primavera e l’estate 2015 sono stati traslocati gli ultimi fondi librari (DIPROVE, Zootecnica,
Ingegneria e Idraulica). Alcuni lavori di ristrutturazione continuano tutt'ora. [nov. 2015]
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3
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Biblioteca Facoltà di Agraria
1.2
Genesi
Agg.: 11/01/16
METRATURE E NUMERO DI VOLUMI COINVOLTI
L'analisi di fattibilità del 2004 aveva rivelato che le statistiche relative ai fondi librari della Facoltà
erano inaffidabili a causa di errori statistici accumulati nel tempo, per i volumi ormai irreperibili e
per la mancata registrazione di prese in carico o di scarichi inventariali. Nel caso delle monografie,
precedenti operazioni di riordino del patrimonio hanno dimostrato che questi fattori dovrebbero
diminuire il numero reale di volumi. Per queste opere il dato più attendibile è rappresentato quindi
dai volumi catalogati, aumentati del 5% circa (in quanto alcune opere non sono catalogate). Molto
più complessa la valutazione sul numero di annate di periodici: in effetti la prima attività
nell’ambito del riordino del materiale bibliografico è consistita nella ricognizione del posseduto, per
definire con precisione volumi e metrature. In ogni caso, una valutazione realistica porta a ritenere
che le monografie presenti in Facoltà siano 64.000, le annate (=volumi) di riviste circa 44.000, per
un totale di ca. 108.000. Le nuove acquisizioni oscillano attorno ai 600 volumi l'anno, mentre sono
150 le riviste attive (in entrambi i casi con un trend in costante diminuzione, a causa delle difficoltà
finanziarie e del passaggio di molte riviste all'e-only), il che porta a stimare l’aumento medio a
meno di 700 volumi l’anno, che proiettati sull’arco di dieci anni danno circa 7.000 volumi. Totale
dei volumi coinvolti nel progetto (nell'arco di 10 anni) : circa 115.000 volumi.
E’ evidente che il modo più rapido ed efficiente di soddisfare le richieste dell’utenza è lo scaffale
aperto: quanti più volumi verranno messi a magazzino, quanto più si alzerà la percentuale di
richieste gestite dai bibliotecari, con spreco di risorse e aumento dei tempi di attesa per gli utenti. È
ipotizzabile che una percentuale del 5% di richieste da evadere accedendo al magazzino sia
accettabile. Tra il 5 e il 10% entriamo in un’area grigia. Oltre il 10% il progetto diventerebbe
critico. Ma è altrettanto evidente che, se per soddisfare il 90% delle richieste occorresse mettere
10.000 volumi a scaffale aperto, per passare dal 90 al 95% ne servirebbero altrettanti (legge di
Bourne). Il tentativo di ridurre il livello di accesso al magazzino chiuso al di sotto di una certa
percentuale produrrebbe un'espansione esponenziale degli spazi occupati da scaffali aperti: è quindi
importante trovare un equilibrio basato sul tipo di utilizzo che si prevede/desidera per la biblioteca.
La dimensione dei locali pone in ogni caso precisi limiti strutturali: a scaffale aperto si possono
sistemare non più di 22/23.000 volumi. Per questo sarà indispensabile individuare i volumi più
utilizzati, che dovrebbero coincidere con i più recenti. Ovviamente la situazione potrà essere diversa
da area disciplinare ad area disciplinare e richiederà una accurata analisi e una continua opera di
affinamento ed aggiornamento anche dopo le scelte preliminari.
Tenendo conto che le riviste attive – come detto sopra - sono 150 (in costante diminuzione)1 e che
sono per lo più disponibili in formato elettronico, si può ritenere accettabile mettere a scaffale non
più gli ultimi 10/15 anni di tutte le riviste attive, ma solo le poche riviste cartacee di una certa
importanza, per circa 1.000 volumi. Per le monografie, mettendo a scaffale aperto quelle posteriori
al 1990 e tenendo conto del fatto che un numero considerevole di volumi (almeno 3000) vengono
dislocati per lunghi periodi di tempo negli studi dei docenti con una prestito vincolato, si arriva a
circa 16.000 monografie, il 25% del totale. Dato che le scaffalature aperte possono contenerne
22.000/23.000, restano margini per l'accrescimento delle collezioni per i prossimi 10 anni senza
dover spostare volumi a magazzino.
Più problematica è invece la situazione del magazzino: confrontando i metri di scaffalature
disponibili con quelli necessari per ospitare tutti i volumi della facoltà manca spazio per circa
10/15.000 volumi. Questa valutazione andrà però rivista dopo che saranno definiti gli esemplari di
rivista multipli e i materiali obsoleti da scartare. [2011 – rivisto a marzo 2013]
1
rispetto alle 800 del 2005 e alle 400 ancora attive nel 2010
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Biblioteca Facoltà di Agraria
1.3
Genesi
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UTENTI COINVOLTI
Nel definire il bacino di utenti va fatta una distinzione tra utenti reali e potenziali: quelli reali sono
gli utenti che interagiscono con la biblioteca usufruendo almeno di uno dei servizi offerti 2; quelli
potenziali sono tutte le persone che potrebbero prima o poi usufruirne, anche se a volte non sono
neppure consapevoli del fatto che la biblioteca può offrire loro dei servizi. Alcuni di queste persone
probabilmente non sono neppure interessate ad utilizzare una biblioteca e in molti casi più che di
utenti potenziali potremmo parlare di utenti ipotetici. La possibilità che utenti potenziali decidano
realmente di accedere ai servizi della biblioteca è influenzata da fattori complessi. In prima battuta
dovrebbe dipendere – quasi in modo lineare - dalla probabilità di trovare in biblioteca ciò che serve:
quindi dall’”adeguatezza” del materiale bibliografico posseduto rispetto alle esigenze di studio e di
ricerca degli utenti stessi. In seconda battuta la probabilità che un utente potenziale diventi reale può
essere aumentata da quel che potremmo definire "attrattività" della biblioteca, vale a dire dalla
qualità dei servizi offerti: facilità delle procedure, mancanza di code, ambienti accoglienti, durata
dei prestiti, disponibilità dei bibliotecari etc. Come si può intuire sono fattori in cui i dati oggettivi
si mischiano con aspetti psicologici e percettivi, per loro natura elusivi e sfuggenti.
La biblioteca di Agraria si inserisce all'interno di un tipico contesto universitario, che può essere
visto come un insieme di cerchi concentrici, formati da bacini di utenti (sia reali che potenziali)
progressivamente più ampi, con un coinvolgimento nell'erogazione dei servizi progressivamente
minore3.
Il primo bacino comprende gli utenti che vedono nella biblioteca il proprio riferimento diretto, vale
a dire gli studenti e i docenti della Facoltà. Per gli studenti, il bacino potenziale coincide con gli
iscritti alla Facoltà (4000); il numero degli utenti reali è presumibilmente di 1000/1500. I docenti
sono 160, anche se pochi di loro utilizzano la biblioteca fisicamente. Il secondo, più ampio, è
formato da studenti e docenti di tutto l'Ateneo, a cui è consentito l’accesso ai servizi della biblioteca
alle stesse condizioni degli studenti e docenti della Facoltà. Gli utenti potenziali sono tutti gli
studenti e i docenti dell'Ateneo (80.000 e 3500 rispettivamente); quelli reali erano stimabili qualche
anno fa nel 5/6 % degli utenti primari, quindi all’incirca 200 utenti ogni anno. Per questi utenti il
reale utilizzo dei servizi della biblioteca di Agraria dipende da quanto i materiali bibliografici da noi
posseduti siano utili per le loro esigenze di studio e di ricerca: al momento la maggiore
sovrapposizione c’è con le discipline biologiche e biomediche, oltre che con chimica ed economia
per quanto attiene l’economia agraria.
Il terzo bacino è formato da studenti e docenti di Bicocca/Insubria, parificati ai nostri utenti in base
a convenzioni di reciprocità (stimabili in 100 utenti l’anno). Il quarto è formato dagli esterni
(studenti e docenti di Università non convenzionate, utenti non universitari, in tutto poche diecine
l'anno), utenti marginali in quanto ricorrono solo a servizi “superficiali” (consultazione e fotocopie)
e non al prestito. Il terzo e il quarto bacino non sono quindi strategici rispetto alle nostre scelte.
[2011]
2
si potrebbe modificare la definizione in “utenti che interagiscono in maniera significativa con la biblioteca”, nel senso che ricorrono
almeno al prestito, perché altre interazioni (l’uso della sala di lettura e delle fotocopie) sono poco significative e difficili da registrare.
3
in cui quindi diminuisce progressivamente la probabilità di essere realmente coinvolti nell'erogazione dei servizi abbassando la
percentuale di utenti reali sul totale degli utenti potenziali
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Biblioteca Facoltà di Agraria
1.4
Agg.: 11/01/16
Genesi
SERVIZI
1.4.1 Orario di apertura: situazione attuale e proiezioni future
Nella vecchia biblioteca al bancone dovevano essere presenti quasi sempre due bibliotecari: una
sola persona poteva sostenere l'apertura esclusivamente nei periodi di bassa affluenza. L'apertura al
pubblico richiedeva quindi 1,5 FTE (2 / 2,5 FTE ma nei momenti di punta).
Nella nuova biblioteca i carichi di lavoro per l'apertura sono aumenteranno sensibilmente a causa
dei seguenti fattori:
 gli spazi da controllare aumenteranno e le sale lettura faranno parte integrante della
biblioteca (quindi dovranno essere controllate con maggiore intensità)
 per prelevare i volumi a magazzino i bibliotecari dovranno abbandonare i locali della
biblioteca, mentre oggi il magazzino è parte integrante della biblioteca e il prelievo più
semplice
 la nuova biblioteca avrà 120.000 volumi al posto di 40.000, moltiplicando i servizi erogati
Per contro esistono dei fattori in grado di limitare l'aumento dei carichi di lavoro:
 il numero di utenti che graveranno sul bancone sarà simile a quelli attuali: la biblioteca
esistente serve già il 90% degli studenti
 lo stesso vale per il numero di prestiti gestiti dal bancone
Altri fattori, come il fatto che i bibliotecari dovranno ricollocare i volumi consultati dagli utenti,
avranno effetti difficili da valutare. I maggiori carichi di lavoro deriveranno quindi per lo più dalla
maggiore complessità strutturale della biblioteca e dall’aumento dei servizi a causa delle maggiori
risorse disponibili. L'apertura al pubblico della nuova biblioteca dovrebbe richiedere come minimo
2 FTE, ma nei momenti di punta ne richiederà 3 (in base al livello dell'accoglienza garantita).
A cambiare le carte in tavola sarà l'aumento dell'apertura a 50 ore (8,00-18,00 o 8,30-18,30), se non
addirittura oltre. Si può ipotizzare che dalle 8 alle 9 e dalle 17 alle 18 l'afflusso di utenti sarà ridotto,
quindi il bancone potrebbe essere gestito da una sola persona; ma proprio nelle ore iniziali e finali si
concentrano le operazioni di apertura e chiusura, necessariamente complesse in una biblioteca a
scaffale aperto. Inoltre la nuova biblioteca aumenterà le aspettative degli utenti: se i servizi fossero
garantiti fino alle 18, l'offerta ampliata probabilmente creerebbe una richiesta oggi inesistente.
Sulla base degli attuali orari contrattuali, che vanno dalle 8 alle 16 con un'ora di elasticità in
entrata/uscita, la chiusura alle 18,00 può essere garantita da personale a tempo pieno che accetti di
vincolarsi ad entrare alle 9,00 e fare un'ora supplementare (come straordinario o con recupero),
oppure da personale a tempo pieno che accetti di modificare il proprio orario in modo da entrare
alle 10,00/11,00 per uscire alle 18,00 senza straordinari o ore supplementari, o da bibliotecari parttime che scelgano un orario al pomeriggio. La chiusura alle 18,30 o alle 19,00 necessariamente può
essere garantita solo da personale a tempo pieno che accetti di modificare il proprio orario o da
bibliotecari part-time con orario al pomeriggio. Non è invece possibile ipotizzare incentivazioni per
orario disagiato, dato che per definizione esso parte dalle 19,00.
Se al bancone di norma devono essere presenti due bibliotecari, per mantenere il presidio servono
ogni giorno 4 persone, più i turni di mezzogiorno.
L'allargamento degli orari di apertura è attualmente oggetto di valutazioni a livello centrale. [2011 –
riv. marzo 2014]
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1.4.2
Genesi
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Consultazioni, fotocopie e altre attività di base
Al momento le consultazioni registrate sono poche centinaia l'anno. Coprono essenzialmente tre
tipologie di materiale:
a) opere di consultazione (dizionari, enciclopedie, atlanti, manuali)
b) fascicoli o annate di riviste
c) le prime copie dei libri di testo (non prestabili per un mese ma solo per il fine settimana)
Nel corso degli anni le consultazioni hanno subito una fortissima diminuzione: da 10.000 nel 1998 a
5000 nel 2005, a 900 nel 2010. Negli ultimi anni la diminuzione si è ridotta, sintomo che si sta
arrivando a uno "zoccolo duro" al di sotto del quale sarà difficile scendere. Questa diminuzione
nasce dal forte incremento del prestito mensile di libri di testo. La maggior parte delle richieste
riguardano infatti i libri testo, che, se non prestabili, saranno presi in consultazione e fotocopiati. Le
consultazioni nascono quindi dalla necessità di fotocopiare libri di testo e viceversa: aumentando i
volumi prestabili si riduce la necessità di fotocopiarli e prenderli in consultazione. Il confronto delle
curve relative ai prestiti e alle consultazioni (vedi allegato C) rende evidente questo principio,
confermato dal crollo delle fotocopie, passate da 100.000 l’anno a meno di 5.000. D'altra parte, non
a caso, le biblioteche in cui l'incidenza delle fotocopie è elevata sono le stesse in cui è minore
l'incidenza dei prestiti, in particolare dei volumi di testo: l'esempio tipico è quello della biblioteca di
Lettere, che - pur avendo un numero di utenti 6 o 7 volte superiore alla nostra - eroga un milione di
fotocopie l'anno (rispetto alle nostre 5000) contro 4000 prestiti (rispetto ai nostri 8000 ! ).
In una biblioteca a scaffale aperto, per definizione, le consultazioni sono gestite direttamente dagli
utenti prelevando i volumi dagli scaffali. Nella futura biblioteca quindi l'utilizzo delle consultazioni
registrate avrà senso solo per gestire l'uscita dalla biblioteca di un volume non prestabile (copie non
prestabili dei libri di testo, riviste e opere di consultazione). Va tenuto presente che la consultazione,
durando un solo giorno, esige controlli più stringenti di quelli riservati a un prestito, in cui esistono
dei giorni di "elasticità" che danno un certo margine al bibliotecario per organizzare i controlli: il
rapporto costo/ricavi è quindi molto meno positivo di un normale prestito. Le consultazioni “con
uscita” (prestiti giornalieri) andrebbero quindi ridotte al minimo. [2011 – rivisto a marzo 2013]
1.4.3 Prestiti : situazione attuale e proiezioni future
Al momento è difficile prevedere l'evoluzione che potranno avere i prestiti della futura biblioteca.
Da un punto di vista quantitativo è evidente che saranno ben maggiori della somma dei prestiti delle
biblioteche accorpate, se non altro perché molte non prestano (o lo fanno senza registrare i prestiti).
Per quanto riguarda l'equilibrio produttivo, l'attuale biblioteca centrale è sbilanciata a favore della
didattica (con prevalenza dei prestiti dei volumi di testo), mentre nei fondi librari il 90% dei prestiti
riguardano volumi per la ricerca. Dopo l’accorpamento il profilo produttivo della nuova biblioteca
dovrebbe essere più equilibrato.
I prestiti della biblioteca centrale nel 2011 sono stati 4900, di cui 3500 mensili, 700 a docenti e 700
giornalieri; nel 2012 5660, di cui 4000 mensili, 380 proroghe, 460 a docenti e 830 giornalieri; nel
2013 6300, di cui 4600 mensili, 670 proroghe, 380 ai docenti e 650 giornalieri. Nel 2014 le
statistiche incorporano i fondi librari assorbiti, arrivando a 8506 prestiti, di cui 5107 mensili, 1023
proroghe, 1647 ai docenti e 549 giornalieri; è tuttavia ancora possibile – pur con qualche
approssimazione - individuare l'“apporto” dei volumi della vecchia biblioteca sui movimenti: 6812
prestiti, di cui 4992 mensili, 900 proroghe, 400 ai docenti e 520 giornalieri.
Biblioteca della Facoltà di Agraria
7
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
Genesi
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È presumibile che i prestiti di volumi di testo dell'attuale biblioteca centrale saranno il 90%
dell'intera movimentazione potenziale relativa ai libri testo (i fondi librari ne possiedono poche
copie): con le attuali strategie per massimizzarne l'uso i prestiti di volumi di testi arriveranno al
massimo a 6000/7000 l'anno. I prestiti legati ai normali volumi al momento generano 5/600
movimenti su 18.000 monografie; si può ipotizzare che un patrimonio librario di 60.000 volumi
potrebbe generare più di 1000 prestiti (1500 ipotizzando un aumento più che lineare, dovuto
anch'esso a strategie di massimizzazione del loro uso).
Gli unici dubbi riguardano i prestiti relativi ai volumi per la ricerca: quelli registrati dalla biblioteca
centrale sono infatti una parte trascurabile dei movimenti potenziali di facoltà. Si deve quindi
partire da un'analisi basata sulle movimentazioni a livello dipartimentale. Quelle del DISTAM sono
ca. 900 su 8500 volumi posseduti, al DIPSA 250 su 2600 volumi: si deve presumere quindi che in
una biblioteca dipartimentale il 10% dei volumi siano in prestito presso i docenti. Se il dato fosse
proiettato sui volumi provenienti dai dipartimenti (35.000), si otterrebbero circa 3500 prestiti annui
ai docenti4. L’esatta quantità dipenderà comunque dal tipo di accordi presi con i docenti coinvolti.
In totale potremmo quindi avere più di 11.000 prestiti annui (3500 dalla ricerca, 7000 per i testi, e
1000 altri prestiti): comunque un ottimo risultato, paragonabile alle biblioteche umanistiche
(ognuna con 10.000/12.000 prestiti) o ai prestiti previsti dalla futura biblioteca unificata di scienze
(8500). L’unica biblioteca ad avere flussi nettamente maggiori sarebbe Scienze politiche con 25.000
prestiti annui (ma con 100.000 monografie 5 contro le nostre 65.000 e 8000 utenti contro i nostri
3500). [2011 – marzo 2013]
1.4.4
Servizi di 2. livello : DD/ILL e reference
La biblioteca centrale erogava ca. 400 DD/ILL, il Distam ca. 700 DD. Le due biblioteche
coprivano metà del bacino utenti e delle risorse totali, quindi la loro somma dovrebbe coincidere
sostanzialmente con il profilo produttivo finale della nuova biblioteca unificata e questo potrebbe
far ipotizzare che la nuova biblioteca centralizzata dovrebbe erogare circa 1500/2000 DD/ILL.
Va detto che al momento molti DD vengono fatti direttamente dai docenti usando i loro contatti
personali, e quindi restano sommersi. Non è semplice capire quanto di questo sommerso potrà
essere recuperato se le biblioteche esterne all'Ateneo non accettassero più contatti diretti con il
singolo utente. Un altro punto cruciale è rappresentato dalla completezza con cui il nostro
patrimonio di periodici viene segnalato all'esterno: più i nostri dati sono aggiornati e più DD
generano. Al momento in ACNP è visibile solo una minima parte del patrimonio della facoltà: sarà
quindi fondamentale riuscire ad aggiornare il più velocemente possibile il database. Anche qui, non
è facile capire se e quanto in futuro il migliore aggiornamento di ACNP potrebbe aumentare il
numero di DD erogati. Infine occorre considerare che i DD erogati dalla biblioteca centrale sono
spesso resi inefficaci dalla dispersione dei materiali bibliografici in Facoltà: spesso si rinuncia ad un
DD attivo perché il fascicolo è irrecuperabile (o meglio, lo è con un tale spreco di tempo da non
rendere accettabile il rapporto costo/ricavi). L'accorpamento dei fondi librari, oltre a mettere a
disposizione un enorme bacino di risorse supplementari, le renderà facilmente accessibili,
migliorando notevolmente l'efficacia e l'efficienza del servizio. Per il reference, la futura evoluzione
dei servizi verrà affronta a parte (vedi par. 5.6) [2011 – marzo 2013]
4
5
calcolando un prestito l'anno; se i prestiti ai docenti durassero 2 mesi, rinnovati sei volte, le cifre si gonfierebbero in modo anomalo
oltretutto meno obsoleti e usati pervasivamente da utenti che in biblioteca fanno ricerca (come in tutte le umanistiche)
Biblioteca della Facoltà di Agraria
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Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
2
ANALISI
2.1
Agg.: 11/01/16
Genesi
STRATEGICA E
FUNZIONALE
LE TENDENZE STRATEGICHE DI FONDO
Per quanto riguarda la posizione delle biblioteche all’interno del sistema bibliotecario d’Ateneo,
esiste di fatto un irrisolto contrasto fra le linee-guida perseguite da anni da parte della Divisione
Biblioteche, volte a creare un sistema bibliografico integrato di cui le biblioteche sono semplici
articolazioni territoriali, e la situazione reale delle singole biblioteche: di fatto c'è un sotterraneo ma evidente - contrasto fra gli interessi della Divisione stessa e quelli delle singole biblioteche).
Il portale, ad esempio, parte dall'idea implicita che le biblioteche - dal punto di vista degli utenti –
siano sezioni di un'unica entità. Nella stessa direzione opera il progressivo aumento delle risorse online "indifferenziate". Anche molti strumenti di ricerca sembrano dare agli utenti l'impressione
ingannevole di poter prescindere dalle particolarità e dai limiti strutturali delle singole biblioteche.
Nonostante tutto, però, nel bene e nel male le biblioteche mantengono differenze strutturali per
quanto riguarda gli spazi, le attrezzature e il patrimonio posseduto; senza parlare delle differenze
"culturali" e gestionali, dovute a prassi consolidate, alle diverse esigenze degli utenti o alla diversa
organizzazione interna. Queste differenze portano a erogare servizi in maniera assai differenziata,
sia da un punto di vista quantitativo che per quanto riguarda la qualità e il tipo di approccio, creando
precisi limiti intrinseci alla completa integrazione in un sistema “virtuale”6.
Il secondo punto critico è che fingere che le biblioteche siano solo sezioni di un sistema virtuale fa
trascurare gli aspetti pratici, “fisici” dell'erogazione dei servizi: nonostante tutto le biblioteche sono
– e resteranno a lungo - posti in cui studiare potendo disporre di risorse bibliografiche, ambienti
accoglienti, bibliotecari professionali e amichevoli. Focalizzare oltre misura l'attenzione sulla
"biblioteca digitale" rischia di distogliere l'attenzione da questi aspetti sociali e “fisici” che non
possono essere facilmente trascurati, e che rimarranno cruciali ancora per molto tempo.
Certo la situazione sta cambiando e occorre tenerne conto: per le biblioteche le prospettive sono
infatti segnate da tendenze di fondo difficilmente eludibili:
- crescente disintermediazione, con utenti sempre più autonomi (o che si credono tali)
- diminuzione dei fondi, e quindi degli abbonamenti e delle monografie acquisite
- centralizzazione delle politiche bibliotecarie e dell’offerta servizi (portale, Metalib, SFX etc.)
Gli effetti di queste tendenze sono già evidenti: ormai l'80% delle riviste è in formato digitale, e il
numero delle riviste cartacee è in continua diminuzione; non dissimile è la situazione per le nuove
acquisizioni di monografie, destinate a ridursi sempre più. Nell’insieme questi trend sono destinati a
produrre un costante, lento “svuotamento” delle biblioteche, modificando profondamente il profilo
dell’offerta al pubblico: con meno volumi a disposizione e utenti che possono sempre più accedere
direttamente, senza intermediazioni, alle risorse dal proprio PC, la biblioteca finirà per trovarsi al
bivio tra un progressivo rattrappimento o il passaggio ad un approccio più complesso nei confronti
degli utenti, trasformandosi in un centro servizi per "facilitare" l'accesso alle risorse non ottenibili
direttamente dall'utente (con DD/ILL) o a servizi sofisticati e personalizzati (come il reference).
È probabile quindi che in futuro le biblioteche dovranno cercare un difficile equilibrio tra riduzione
delle risorse e necessità di mantenere un’offerta adeguata, tra convivenza con la crescente
virtualizzazione e necessità di mantenere un approccio “fisico” con gli utenti, tra centralizzazione e
mantenimento di un’identità legata al proprio “territorio” [universitario].
6
rendendo oltretutto complessa l'analisi dei dati, visto che le statistiche confrontano attività fra loro oggettivamente diverse.
Biblioteca della Facoltà di Agraria
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Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
Genesi
Agg.: 11/01/16
Il cambiamento in atto è evidente anche ad Agraria, e ha già inciso profondamente sui parametri di
questo progetto: anche da noi l'80% delle riviste è ormai in formato digitale, e quelle cartacee sono
in continua diminuzione; non dissimile è la situazione per le monografie, il cui numero e la cui
importanza - specie per quanto riguarda la ricerca – sono destinate a ridursi sempre più. L'analisi di
fattibilità del 2004 calcolava di dover ospitare a scaffale aperto gli ultimi anni di 1000 riviste (quelle
attive all'epoca in Facoltà), per una occupazione di circa 400 metri lineari di scaffali; oggi le riviste
attive sono 150 e per contenerne gli ultimi anni basterebbero 60 metri (al punto che si è deciso di
esporne ben poche a scaffale aperto - per le valutazioni in merito vedi il par. 3.1.1). Anche le nuove
accessioni di monografie sono passate da 1000 l'anno a 600.
La minore necessità di spazi di accrescimento ha quindi permesso di diminuire il numero
complessivo degli scaffali, senza incidere più di tanto sugli equilibri strutturali del progetto, e
contemporaneamente aumentare i posti lettura e migliorare la vivibilità degli ambienti. Nello stesso
tempo è stato possibile aumentare le monografie esposte, passate da 12.000 a 15.000,
incrementando così la loro scansione temporale (dal 1995 al 1990).
Gli stessi trend hanno inciso anche sulle infrastrutture. Ad esempio, come detto prima, le fotocopie
sono ormai diventate marginali e di ciò va tenuto conto per strutturare il servizio fotocopie. Quanto
ai computer al pubblico, l’ipotesi di avere molti posti lettura tradizionali e una sala PC separata è
stata scartata a favore di postazioni "ibride", con prese elettriche e connessioni Wi-fi. Oggi come
oggi potrebbe perfino essere rimessa in discussione l'idea di avere una sala PC "tradizionale" inhouse (ad esempio sostituendola con una sala di accoglienza o comunque con uno spazio ibrido).
Esistono comunque una serie di problemi a cui dovrà essere trovata una soluzione per assicurare un
equilibrio tra esigenze contrastanti, in particolare tra un approccio più tradizionale e “fisico” (legato
all'uso degli spazi di lettura e dei volumi e al contatto diretto tra utente e bibliotecario), e un
approccio più "virtuale", volto a garantire l’accesso alle risorse digitali.
[marzo 2012]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
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Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
2.2
Agg.: 11/01/16
Genesi
PROBLEMI LOGISTICI
E
STRUTTURALI
È evidente che, dal punto di vista dell'utente, l'organizzazione logistica migliore è quella che
minimizza gli spostamenti (e quindi le perdite di tempo) per poter usufruire delle varie risorse e dei
servizi. Ad esempio, se i volumi attinenti alle singole discipline fossero posizionati in salette
dedicate, è più probabile che gli utenti in cerca di materiali bibliografici possano espletare la loro
ricerca senza doversi spostare in altre sale. Allo stesso modo, sarebbe auspicabile che postazioni di
accesso al catalogo e fotocopiatrici fossero vicini ai volumi, o - in alternativa - presenti ovunque (se
fossero lontani, per cercare un volume e fotocopiarlo l'utente sarebbe costretto a percorrere
inutilmente diecine di metri). Spesso però i limiti creati dalle strutture architettoniche e dalle rigidità
organizzative rendono inapplicabili simili soluzioni. Inoltre queste soluzioni potrebbe entrare in
conflitto con la necessità di evitare sovrapposizioni tra i diversi flussi di utenti, creati da differenti
esigenze: se volumi molto richiesti e fotocopiatrici fossero vicini, la coda che si potrebbe creare per
le fotocopie finirebbe per interferire con gli utenti che consultano gli scaffali.
Tenendo conto della necessità di trovare un equilibrio fra opposte esigenze, la biblioteca ideale
probabilmente dovrebbe essere strutturata in modo che, partendo da un accesso centrale, gli utenti
possano arrivare con il minimo percorso a uno qualunque dei servizi o delle risorse di cui abbiano
bisogno; oppure avere sale e postazioni di accesso ai servizi che si affaccino su una zona centrale
"neutra", che operi come spazio di transito e interscambio.
In secondo luogo, la struttura della biblioteca e l'organizzazione dei servizi dovrebbero minimizzare
la possibilità che si creino code o anomali addensamenti di utenti: le postazioni per l'erogazione dei
servizi devono essere in grado di assorbire flussi di utenti in maniera flessibile. Non ci dovrebbero
essere "colli di bottiglia", né a livello fisico (ad esempio spazi limitati davanti a postazioni
potenzialmente molto utilizzate) né a livello organizzativo (ad esempio un solo terminale per il
prestito che, una volta saturato da accessi anormalmente elevati, non potrà che produrre code).
Un ragionamento simile vale dal punto di vista del bibliotecario. Anch'egli - per vari motivi - può
doversi spostare da un punto di erogazione servizi all'altro: se questi fossero mal strutturati o
distribuiti, la sua attività si complicherebbe. I bibliotecari devono poi "controllare il territorio": il
che da una parte implica che siano il più possibile presenti in ogni punto dalla biblioteca per offrire
assistenza agli utenti, dall'altra che siano in grado di controllare il comportamento degli utenti.
Anche da questo punto di vista è quindi essenziale che la biblioteca sia strutturata per ottimizzare le
distanze, trovando un equilibrio tra diverse esigenze: i punti di erogazione dei servizi vanno
concentrati, ma non al punto da creare code; dividere l'accesso ai servizi in più punti è utile per
controllare meglio il territorio, ma rischierebbe di complicare la vita a utenti e bibliotecari se la
disseminazione fosse eccessiva. Punti di erogazione multipli sarebbero sostenibili solo se i servizi
offerti fossero ben differenziati per tipologia, per impedire che gli utenti siano confusi da un'offerta
troppo frammentata e che i flussi di accesso si sovrappongano in maniera caotica.
Anche dal punto di vista dei bibliotecari, quindi, la biblioteca ideale dovrebbe avere un punto di
accesso centrale, in modo da controllare gli spostamenti degli utenti tra una sala e l'altra, mentre i
servizi di massa (più semplici e ad alto afflusso, come prestito e fotocopie) dovrebbero essere
separati da quelli più specializzati, ma con ridotti flussi di utenti (tipo DD e ILL). [marzo 2011]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
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Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
2.3
Genesi
Agg.: 11/01/16
I LIMITI STRUTTURALI DELL'EDIFICIO E IL LORO
UTILIZZO
I locali destinati alla futura biblioteca sono delimitati da murature portanti che non possono essere
eliminate. L’idea di fondo è quindi stata di trasformare questi limiti in opportunità, usando le stanze
per creare ambienti relativamente piccoli ma più vivibili dei soliti enormi saloni open space.
Questa ipotesi presentava però alcune incognite, che è stato necessario sciogliere preventivamente:
 la prima era se creare ambienti “ibridi” (che comprendessero sia tavoli di lettura che
scaffali), o se dividere posti lettura e scaffalature usando sale diverse. La seconda soluzione
non era priva di vantaggi: il traffico di chi cerca dei volumi sarebbe stato segregato dallo
spazio occupato da chi ha bisogno di tranquillità per studiare; in teoria, inoltre, avrebbe
potuto ottimizzare l’utilizzo degli spazi creando economie di scala. Ma le dimensioni delle
sale, indipendentemente dalla presenza o meno di scaffalature, non consentivano più di un
certo numero di scaffalature o di tavoli (pena l’invivibilità); al contrario, l’uso “ibrido” calcolando bene il numero di scaffalature - avrebbe consentito un migliore uso degli spazi,
consentendo di creare inoltre (suddividendo i volumi per materia ) sale “tematiche”, in cui
gli studenti avrebbero potuto trovare i volumi di loro interesse e i tavoli a cui leggerli senza
muoversi, annullando gli svantaggi legati alla compresenza negli stessi spazi di persone in
cerca di volumi e altre intente a leggere. La prima soluzione ha quindi prevalso naturaliter
 la seconda era se mantenere l’ingresso posizionato nella parte laterale dell’edificio o se
crearne uno ad hoc in posizione centrale. Anche qui la scelta è stata ovvia, in quanto
l’ingresso laterale era troppo sacrificato e con notevoli problemi di sicurezza. L’ingresso
centrale, con un ampio atrio affiancato dal bancone per accogliere gli utenti, superva tali
limiti, creando nel contempo una situazione ben più attraente e gradevole per il primo
approccio di un utente alla biblioteca.
 la terza riguardava il corridoio centrale, largo più di 3 metri: se usato solo come passaggio si
sarebbe sprecato uno spazio notevole. Si è quindi pensato di trasformarlo in una ulteriore
sala per esporvi i volumi più utilizzati (riviste, volumi di testo etc.), in modo da assorbire la
maggior parte del traffico degli utenti, togliendo pressione alle sale. [marzo 2011]
Restano da definire comunque altre questioni, in particolare occorrerà:
d) trovare il giusto equilibrio tra numero di volumi ed utenti (cioè tra lo spazio dedicato alla
lettura, che dovrebbe assicurare un certo comfort e quello occupato dagli scaffali)
e) assicurare flessibilità strutturale e organizzativa per poter per affrontare nuove esigenze che
sorgessero in seguito al cambiamento nei bisogni degli utenti o all’evoluzione a lungo
termine delle biblioteche
Biblioteca della Facoltà di Agraria
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Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
2.4
Genesi
RAPPORTO TRA BANCONE
Agg.: 11/01/16
E REFERENCE
Diventa quindi cruciale l'organizzazione logistica e la strutturazione fisica dei locali di accoglienza
per il pubblico, tra cui il bancone e i locali adibiti al reference (ricerche assistite) .
Il bancone è dedicato ai servizi di base (prestiti, consultazioni, informazione bibliografica) e alle
altre attività di supporto per l’utenza (assistenza nelle ricerche internet, fotocopie etc.); i suoi addetti
dovrebbero interagire sia con gli utenti appena entrati in biblioteca (non ancora passati attraverso
l'antitaccheggio), sia con gli utenti all'interno. Perciò il bancone deve essere rivolto sia verso l'atrio
che verso l'interno della biblioteca, come un recettore cellulare in grado di comunicare sia con
l'ambiente extracellulare che con il citoplasma. Una simile struttura consente a pochi bibliotecari di
controllare a vista l'entrata e l'uscita degli utenti e di occuparsi - da postazioni diverse - di diverse
tipologie di richieste, ottimizzando l'utilizzo del personale. Va tuttavia tenuto presente che rendere
troppo "centrale" il bancone potrebbe far gravitare eccessivamente gli utenti su quest'area,
rischiando di creare code: le postazioni devono quindi essere in numero sufficiente e posizionate in
modo da poter assorbire in maniera equilibrata flussi assai variabili di utenti sia esterni che interni.
Un bancone rivolto sia all'interno che all'esterno sarà sottoposto a richieste diversificate, che
richiederanno competenze professionali estese: l'esperienza dimostra infatti che quando l'utente
chiede un'informazione non è facilmente prevedibile se sia banale o se invece si riveli complessa al
punto da richiedere una sessione di reference. In alcuni casi, quando il personale al bancone non
possiede le competenze necessarie, o se richieste troppo complesse rischiano di creare code, occorre
re-indirizzare gli utenti verso altre postazioni. La migliore soluzione consiste nel posizionare il
locale per il reference vicino al bancone, in modo che possano comunicare tra di loro. Questa scelta
permetterebbe di passare facilmente l'utente da un servizio all'altro; in alternativa, di richiamare
temporaneamente un bibliotecario esperto al bancone, per risolvere un problema troppo complesso
per il personale di prima accoglienza. L'area dedicata al reference garantirebbe inoltre personale
supplementare per sostenere eventuali afflussi anomali di utenti (o momentanee carenze di
personale al bancone).
Un'altra soluzione logistica è di concentrare in un punto relativamente vicino al bancone l'accesso ai
volumi di testo per ottimizzare il processo di erogazione dei prestiti: infatti il punto di prestito
potrebbe semplicemente essere un'area del bancone, segregata ma comunque facente parte dei locali
di accoglienza, in modo da consentire ai bibliotecari di sovrapporsi sui turni e darsi supporto
reciproco. L'ideale sarebbe di esporli in corridoio, attorno al punto di servizio interno del bancone.
In tal modo, il corridoio finirebbe per diventare un’estensione delle sale a scaffale aperto, ma
adibito ad esporre materiale differente, trasformandosi in sorta di ulteriore sala tematica.
Nei locali reference potrebbero poi essere sistemati alcuni metri di scaffalatura adibiti a materiale
di consultazione o fondi speciali (biblioteconomia, informatica) [marzo 2011]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
13
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
2.5
DEFINIZIONE
2.5.1
Genesi
Agg.: 11/01/16
DEI LAYOUT (PLANIMETRIE )
Le ipotesi iniziali
Come detto nel primo capitolo, la storia del progetto è stata lunga e complessa; lo stesso si può dire
per quanto riguarda la definizione del layout (la planimetria) dell'edificio da ristrutturare.
Le prime versioni risalgono addirittura al 2003 (cfr. allegato B, immagine numero 1 e 2) ed erano
state realizzate dalla biblioteca con una elaborazione in-house, utilizzando per la realizzazione delle
planimetrie in AutoCAD uno studente di architettura allora in servizio come obiettore di coscienza.
Sulla base di questi primi layout stata quindi elaborata l'analisi preliminare di fattibilità (cfr.
allegato A), successivamente allegata alla proposta di creazione della nuova biblioteca centralizzata
di Agraria, inviata agli organi centrali di Ateneo a firma dell'allora preside della Facoltà, prof.
Cocucci, dell'allora responsabile scientifico della Biblioteca di Agraria, prof. Schiraldi, e del
direttore della Biblioteca (ed estensore di questo progetto). L'analisi di fattibilità conteneva infatti
delle rudimentali planimetrie in Word, che ricalcavano - sia pure in versione "degradata" – quelle
realizzate in AutoCAD.
Le ipotesi progettuali iniziali contenute nell'analisi di fattibilità (cfr allegato A – varie immagini),
erano molto simili alla prima ipotesi in AutoCad e si basavano su queste premesse:
- ingresso posizionato al centro della palazzina
- bancone "a recettore", rivolto cioè sia verso l'atrio che verso l'interno della biblioteca
- sale contenenti sia tavoli lettura che scaffalature
Il primo layout fornito dalla Divisione edilizia (cfr. allegato B, immagine n. 5) le seguiva con una
certa fedeltà. In ognuna delle 5 sale più grandi erano previsti 16 posti lettura tradizionali, con tavoli
non cablati a 4 posti, e nelle due piccole 8 posti, per un totale di 96 posti lettura. L'entrata, protetta
con tornelli, era distinta dall'uscita, protetta con antitaccheggi e il bancone a L era di dimensioni
relativamente ridotte. Non era prevista una sala per PC e gli uffici erano tre, tutti relativamente
piccoli e situati in tre punti diversi dell'edificio, in grado di ospitare non più di 7 persone (2 nel
locale reference dietro il bancone, 5 nei due uffici a destra, separati dal corridoio).
Le richieste di avere posti lettura cablati elettricamente per garantire l'accesso alla rete tramite wi-fi,
di mettere a disposizione degli utenti un locale PC hard-wired, di eliminare i tornelli per creare
un'unica entrata/uscita e di aumentare lo spazio per uffici hanno poi portato, attraverso ipotesi
intermedie, a una seconda versione (cfr. all. B, imm. n. 6).
I posti lettura, non più organizzati ad “isole” a 4 posti ma in file contrapposte da 5+5, salivano a 20
per sala. Per far spazio alla sala PC le sale scendevano a 5, ma, nonostante ciò, grazie
all'ottimizzazione degli spazi, i posti lettura salivano a 110 (20 nelle 5 sale grandi e 10 nell'unica
piccola rimasta), più 12 posti PC. Due degli uffici venivano affiancati, mantenendo una capienza
totale negli uffici di 7 postazioni. L'entrata con tornelli spariva 7, permettendo di allungare il
bancone per tutta la larghezza dell'atrio, creando un secondo bancone "interno", rivolto verso il
corridoio, per gli utenti ammessi in biblioteca (tornando con ciò quasi totalmente all'idea originaria
del 2004).
7
in base a una analisi logistica e funzionale: i tornelli sono infatti utili solo se servono effettivamente a filtrare gli accessi, ad esempio
escludendo gli utenti esterni (ipotesi esclusa a priori da questo progetto) ; peraltro, l'effettività del filtro dipende dall'utilizzo integrato
di badge e apparati di identificazione in rete, il che implica un notevole sforzo, con costi di implementazione e gestionali non
indifferenti. I rapporti costi-ricavi non sostenevano quindi in nessun caso l'ipotesi dei tornelli.
Biblioteca della Facoltà di Agraria
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Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
2.5.2
Genesi
Agg.: 11/01/16
Il layout finale
Tra il 2010 e il 2011, la necessità di prevedere postazioni lavoro fisse per almeno 10 persone, e
un'analisi più puntuale della necessità di spazi per il back-office, ha suggerito di ampliare
ulteriormente gli uffici. Per contro, l'aggiornamento dell'analisi sul numero di volumi coinvolti nel
progetto e sui trend ipotizzabili, ha evidenziato una sensibile diminuzione nel numero di scaffali
necessari. Infine sono state ridefinite le dimensioni dei tavoli lettura e ottimizzato il bancone,
creando uno spazio interno, separato dall'atrio con una parete, adibito a postazioni di lavoro fisse.
Questo ha portato alla versione definitivo (cfr. allegato B, immagine numero 7). I posti lettura in
alcune sale sono saliti a 24, e quindi i posti lettura totali sono ulteriormente saliti a 124 (20 in due
sale, 24 in tre e 12 nell'unica sala piccola rimasta), più i 12 posti PC. Veniva eliminata una saletta
interna adibita inizialmente ad esposizione volumi, per farla diventare un terzo ufficio per 2 posti,
mentre i due uffici affiancati (formalmente adibiti ad ospitare 4 postazioni, ma con spazi
insufficienti per uffici back-office) sono stati unificati, creando un ampio spazio back-office con 3
postazioni; infine, lo spazio interno creato al bancone è stato organizzato per ospitare altre 2
postazioni fisse. In tal modo la capienza totale negli uffici è salita a 10 postazioni fisse (3 per il
back-office, 3 al reference, 2 nel nuovo ufficio e 2 nel retro-bancone), mantenendo 4 postazioni al
pubblico.
Va notato, per quanto riguarda i dati macro-analitici, che i posti lettura, a causa dell'ottimizzazione
degli spazi e della ridefinizione nella dimensione dei tavoli, salgono da 96 a 124, con in più i 12
posti PC; le scaffalature scendono da 120 a 90 metri (da 600 a 450 metri lineari di ripiani), ma
contestualmente al netto ridimensionamento nella quantità di volumi da esporre a scaffale aperto:
infatti, mentre nel 2004 si prevedevano tra le 1000 e le 1200 nuove acquisizioni l'anno, più 800
riviste attive, per un aumento medio di 2000 volumi l’anno, oggi realisticamente le nuove
acquisizioni si fermano a 500 volumi l'anno e le riviste a 250, per un totale di 750 volumi l’anno.
Il bancone definito nell'ultima versione del progetto dovrebbe inoltre superare molte delle criticità
emerse nelle precedenti versioni. In particolare si sottolineano i seguenti punti:
 il passaggio previsto tra l'interno del bancone e l'atrio, per consentire gli interventi del
personale verso gli utenti è stato eliminato per assicurare maggior spazio alle postazioni ed
assicurare una maggiore sicurezza per gli operatori
 il passaggio con il retrostante ufficio reference non è più posizionato in basso (nel layout
vicino alla parete esterna) e quindi lontano dalle postazioni al pubblico, ma in alto, accanto ad
esse, consentendo una comunicazione più semplice e rapida tra i due locali
 il nuovo bancone "esterno" è semicircolare, ad angolo, e più spostato verso il centro della
sala rispetto alle precedenti versioni8; garantisce i necessari spazi di movimento per le due
persone che vi lavoreranno, e contemporaneamente le allontana dalla postazione di lavoro al
bancone bancone "interno" (rivolto verso il corridoio), evitando possibili interferenze
 è stata creata una paretina che separa l'atrio dalla parte a sud del bancone, consentendo di
ricavarvi uno spazio più chiuso, in cui possono essere ospitate due postazioni fisse per i
bibliotecari che lavoreranno al bancone: su questi PC gli addetti potranno fare ricerche ed
operazioni gestionali senza essere disturbati dal flusso degli utenti, ma restando a disposizione
per offrire supporto a chiu si sta occupando delle vere e proprie postazioni al pubblico.
 le postazioni per ricerche ad accesso libero sono state spostate dalla parete dell'atrio a destra
dell'ingresso alla parte in basso del layout, più vicine alle postazioni al pubblico, facilitando
l'assistenza degli utenti da parte dei bibliotecari
8
nella precedente versione il bancone (cfr. app. B fig. 3) era diritto ed allineato con l'intervallo tra le finestre, ad angolo con il banco
"interno": le postazioni verso l'atrio confliggevano con quella verso il corridoio, con operatori costretti ad operare in spazi ristretti
Biblioteca della Facoltà di Agraria
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Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
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Agg.: 11/01/16
Genesi
ORGANIZZAZIONE DEL MATERIALE
BIBLIOGRAFICO
3.1
3.1.1
QUESTIONI GENERALI
Suddivisione in collezioni del materiale bibliografico
Il progetto della nuova biblioteca prevede la confluenza di fondi librari assai diversi tra di loro per
tipologia e organizzazione del materiale posseduto (per lo più collocato a magazzino, mentre la
nuova biblioteca è a scaffale aperto): limitarsi ad assemblare i fondi stessi senza riorganizzarli
creerebbe quindi una situazione ingovernabile.
Di conseguenza si è stabilito che alle monografie posteriori al 1990, destinate a scaffale aperto,
saranno attribuite nuove collocazioni basate sulla CDD; i volumi saranno distribuiti tra le sale, in
modo da ottenere una distribuzione disciplinare il più possibile omogenea. I volumi anteriori al
1990 manterranno invece le vecchie collocazioni e saranno depositati a magazzino. Dato che le
monografie destinate a magazzino non cambieranno collocazione, sarà proprio questo elemento
invariante a poterle identificare rapidamente come tali sia dai bibliotecari che dagli utenti9.
Alcuni tipi di volumi, il cui utilizzo e le condizioni di prestabilità sono diverse rispetto alle altre,
come volumi di testo e opere di consultazione, saranno esposte in corridoio come collezioni,
identificate da sigle nella sezione di collocazione, precedute sempre dal prefisso "AGR." (pur
usando la stessa struttura di collocazione). Per le collane occorrerà individuare le poche che
finiranno a scaffale aperto e che, a volte, dovranno essere riorganizzate, dato che i volumi che le
compongono possono essere dispersi in mezzo alle altre monografie. L'ideale è che assumano una
numerazione progressiva all'interno di un nuovo settore. Le collane che restano a magazzino
manterranno le vecchie collocazioni, per ottenere la stessa, evidente, differenziazione fra materiale
a scaffale aperto e a magazzino delle monografie. [marzo 2011]
Per quanto riguarda le riviste, vanno fatte delle considerazioni molto più complesse. Come detto
nel par. 2.1, quando questo progetto è stato inizialmente definito, si prevedeva di mettere a scaffale
aperto le ultime 10 annate delle riviste attive (all'epoca ca. 1000, per un'occupazione di 400 metri
lineari di scaffali), ordinate alfabeticamente; le annate precedenti sarebbero andate a magazzino,
assieme alle riviste chiuse. Già allora però era evidente che il magazzino non sarebbe stato
sufficiente per ospitare tutto il materiale storico: le riviste marginali od obsolete (con basso livello
di consultazione) sarebbero quindi state posizionate in spazi diversi, se non dislocate in un
magazzino separato, o sarebbero rimaste nei Dipartimenti di afferenza. Sarebbe stato quindi
fondamentale differenziare in maniera evidente attraverso la collocazione quelle marginali
localizzate altrove da quelle posizionate nella nuova biblioteca, come in effetti è stato fatto 10 per i
primi due fondi bibliografici traslocati (Entomologia e DISMA): per le loro riviste sistemate nella
nuova biblioteca sono state create nuove collocazioni, mentre quelle dislocate altrove mantengono
le vecchie collocazioni.
Su tutto aleggiava poi la questione – assai intricata - di come gestire la protezione con tag RFID .
9
i volumi a scaffale aperto vengono prelevati dall'utente senza intermediazione, quelli a magazzino vanno chiesti al bancone (e non è
detto che vengono forniti immediatamente)
10
attività complessa, dato che per ricollocare gli esemplari occorre prima controllare e correggere le notizie bibliografiche
Biblioteca della Facoltà di Agraria
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Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
Genesi
Agg.: 11/01/16
Nel frattempo la situazione è talmente cambiata da obbligare a rivedere interamente l'analisi:
 il numero di riviste attive si è ridotto enormemente: se nel 2011 erano 250 (= 100 metri di
ripiani), oggi sono 150 (=60 metri), e continuano a diminuire di 10/15 l'anno, non solo a
causa delle chiusure per ragioni contabili, ma anche a causa dei passaggi all'e-only e delle
continue cessazioni di pubblicazioni. Non è quindi facile valutare quanto convenga esporre
a scaffale riviste destinate in breve a interrompersi, per una ragione o per l'altra
 il trasferimento delle riviste dei primi 3 Dipartimenti, in parte a scaffale aperto, in parte nel
nuovo magazzino centralizzato e in parte depositate nel vecchio compactus (senza
dimenticare che alcune sono rimaste in Dipartimento o continuano ad esservi inviate) ha
reso evidente l'estrema difficoltà nell'individuare a colpo d'occhio dove recuperare un certo
fascicolo: se la rivista non è ben conosciuta dal bibliotecario e non ci sono precise
indicazioni su dove sono gli ultimi fascicoli (e quali siano questi ultimi) come si può capire
se sono in Dipartimento, a scaffale, a magazzino nella nuova biblioteca o a magazzino nella
vecchia ? Senza contare poi il caso – ulteriormente deviante rispetto alla norma - dei
fascicoli mancanti e di quelli a rilegare …
 il fatto che la stragrande maggioranza delle riviste cartacee abbia la versione on-line rende
assai dubbi i vantaggi di esporle al pubblico: se è la versione elettronica ad assicurare
consultazione e DD, perché mettere a scaffale la versione cartacea, con tutte le complessità
del caso ? Il fatto poi che si sia scelto di attivare per quanto possibile l'accesso elettronico
per tutti gli abbonamenti ha ulteriormente ridotto l'entità del problema
 negli ultimi anni anche la necessità di dislocare in Dipartimento alcune riviste o le ultime
annate di alcune riviste per le esigenze della ricerca si è considerevolmente ridotta: di
nuovo, se è la versione elettronica ad assicurare la consultabilità, perché inviarle in
Dipartimento ?
 infine, last but not least, sarà difficile trovare localizzazioni alternative per le riviste
marginali, che andranno comunque sistemate nella nuova biblioteca o scartate, obbligando a
rivedere tutta la logica del vecchio progetto
Tenendo conto delle complicazioni relative alla gestione dei fascicoli (vedi par. 4.1.2), si potrebbe
pensare che la soluzione migliore sia di mettere tutte le riviste a magazzino fino all'ultimo fascicolo.
Ma una scelta simile appare troppo radicale: una biblioteca senza riviste esposte sembrerebbe
incompleta e anomala; non sarebbe poi semplice trovare altro materiale da mettere in corridoio al
loro posto, mentre – al contrario – la scelta aumenterebbe l'occupazione a magazzino (la più critica
per la scarsità di spazi). Inoltre, mettere a magazzino le riviste cartacee sarebbe controproducente,
dato che costringerebbe a scendere in magazzino ad ogni richiesta di consultazione o DD.
La soluzione migliore è quindi quella di ridurre al minimo le riviste a scaffale aperto, limitandole a
quelle cartacee. Tra tutte gli standing-order sono i migliori candidati per evidenti ragioni:
 sono solo cartacee e destinate a restare tali per molto, quindi tipico materiale da scaffale
aperto
 sono già rilegati e hanno un inventario per volume
 si può mettere senza problemi a scaffale aperto l'intera consistenza
A questi vanno aggiunti gli ultimi anni delle riviste di consultazione pura (National geography,
Informatore agrario) e delle riviste di pregio (Nature, Science etc.), gestendo al meglio i fascicoli
con tag multipli. Si possono ipotizzare 10 o 11 standing-order, una diecina di riviste di
consultazione generale e 5 o 6 riviste come Nature: totale ca. 20 riviste per altrettanti metri
(compresa l'esposizione dei fascicoli). Tutto il resto andrà a magazzino.
Quanto alle riviste marginali già dislocate nel compactus della vecchia biblioteca o inizialmente ivi
destinate, occorrerà necessariamente eliminarle, redislocarle o aggiungerle alle altre destinate al
magazzino della nuova biblioteca. [marzo 2014]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
17
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
3.1.2
Genesi
Agg.: 11/01/16
La situazione degli spazi disponibili a scaffale aperto
La sistemazione definitiva del materiale bibliografico, ovviamente, non potrà che avvenire alla fine
dei lavori di risistemazione dei locali adibiti all’esposizione dei volumi a scaffale aperto. Nel
frattempo vari fattori potranno modificare - a volte in maniera rilevante – i parametri su cui sui
basa l’organizzazione del materiale a scaffale e la sua distribuzione tra le varie sale. In particolare :
-
numero scaffali: nei layouts le scaffalature esistenti e quelle da acquisire/traslocare sono
indicate con precisione, sia nel numero che nelle dimensioni 11. Di conseguenza, si dovrebbero
poter derivare con esattezza i metri totali disponibili. Quando le scaffalature verranno
posizionate, potrebbero però rivelarsi impedimenti non evidenti nelle planimetrie (prese
sporgenti dalle pareti, punti critici vicino ai passaggi e all'antitaccheggio etc.) che potrebbero
ridurne il numero. Allo stesso risultato potranno condurre piccoli errori di calcolo sul
dimensionamento delle pareti (le planimetrie non incorporano gli effetti degli interventi edili,
come l'allargamento o il restringimento dei passaggi, il riposizionamento delle porte etc.). Il
dato potrà quindi variare in meno. Fatto ben più rilevante, esistono dubbi sulla distribuzione
delle scaffalature tra le varie collezioni. In particolare, sarà complesso suddividere esattamente
il numero di scaffalature posizionate in corridoio tra le riviste, i testi e le opere di consultazione,
dato che non sappiamo con precisione quante riviste attive resteranno, quanti metri occuperanno
e quante opere di consultazione saranno recuperate da altri fondi librari o destinate all'ufficio
reference. Le incertezze sull'esatto numero di scaffali dedicati alle singole collezioni sugli
scaffali posizionati in corridoio sono quindi notevoli.
-
n.. ripiani a scaffale: è stato valutato in media a 5 ma è probabile che nella realtà possa variare
del 5 % in più a seconda del tipo di collezione presa in esame. Ad esempio, è probabile che per
monografie in cui prevalgano paperbacks si potrebbe avere una media del 5,5 o più. Il dato
potrà quindi variare leggermente in più, sovrapponendosi al punto precedente.
-
n. volumi per metro: è stato valutato a 35 per le monografie e 25 per le riviste, ma è probabile
che possano esserci variazioni a seconda del tipo di collezione. Ad esempio, per le riviste si
potrebbe scendere a 20, ma dipende da quali riviste sopravvivranno 12; lo stesso vale per le
consultazioni (quelle che occupano più spazio sono le tradizionali enciclopedie, in via di
sparizione). Il dato potrà quindi variare sensibilmente, sovrapponendosi alle incertezze
statistiche e rendere difficile definire con esattezza per ogni collezione (testi, consultazioni etc.)
il numero di volumi ospitati dalle scaffalature assegnate.
-
n. volumi coinvolti: qui l’incertezza dipende sia dalle statistiche (poco attendibili e che
dovranno essere ricontrollate), sia dalla quantità di volumi in “prestito” presso i docenti che
potrà diminuire o aumentare notevolmente la quantità di volumi realmente collocati a scaffale
-
trend di acquisti: generalmente in calo ma è difficile valutare di quanto, perché dipende dalle
disponibilità residue che resteranno alla biblioteca per comperare monografie. Inoltre la
complessa struttura della CDD rende impossibile predire eventuali concentrazioni degli acquisti
in una particolare sotto-classe
[marzo 2011]
11
quelle metalliche (usate nelle sale e nella parte destra del corridoio dedicato a volumi di testo e opere di consultazione) sono da 100
o da 80 cm. Quelle in legno, usate nella parte sinistra del corridoio (dedicato all'esposizione riviste) sono da 92 o da 72 cm.
12
la variabilità nelle riviste è alta: ci sono riviste in cui un anno occupa 1 metro, altre in cui occupa 10 cm. Su piccoli numeri (100 o
200 riviste), basta che poche riviste molto "estese" in termini di centimetri occupati cessino, per abbassare enormemente la media
Biblioteca della Facoltà di Agraria
18
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
3.1.3
Genesi
Agg.: 11/01/16
La situazione degli spazi disponibili a magazzino
I compactus della nuova biblioteca sono due, più o meno con la stessa capienza (1100 metri lineari
di scaffali), mentre i metri occupati dalle riviste (nonostante le riviste immagazzinate nel compactus
della vecchia biblioteca), sono di gran lunga superiori ai metri lineari occupati dalle monografie
destinate a magazzino: per le monografie si arriva a 900/1000 metri, per le riviste a oltre 1300
metri. Si è scelto di dedicare il vecchio compactus alle monografie e il nuovo alle riviste, in parte
perché il nuovo compactus è più largo e permette facili spostamenti delle riviste (il vecchio più
stretto va bene per le monografie che non richiedono grosse operazioni di ricollocazione), in parte
perché nel vicino corridoio sarà possibile collocare altri 3/400 metri lineari di riviste.
Gli spazi a compactus sono i più critici anche per ragioni storiche: rispetto ai metri lineari
inizialmente definiti dal progetto del 2008, la capienza del nuovo compactus è stata sensibilmente
ridotta dai limiti strutturali imposti dal seminterrato (le volte bombate, la necessità di lasciar libere
zone del seminterrato dedicate a passaggi tecnici etc.) e dal dimensionamento del meccanismo di
movimento dei carrelli. Inoltre, una parte dei locali del seminterrato inizialmente attribuiti alla
biblioteca sono stati assegnati all'Analisi sensoriale, riducendo di qualche centinaia di metri lineari
la capienza totale.
Per contro, è stato possibile attrezzare il corridoio e le pareti accanto al nuovo compactus con
scaffali ed armadi, aumentando di alcune centinaia di metri la capienza totale del magazzino; e lo
stesso potrà essere fatto con due altri locali, di cui uno inizialmente destinato ad ospitare un ufficio,
aumentando la metratura totale di altre svariate centinaia di metri.
Infine, le possibilità che uno di tali locali dovesse ospitare l'impianto antincendio (diminuendo la
metratura di alcune centinaia di metri) è stata recentemente esclusa.
Nel seminterrato attualmente sono posizionati:
- 13 armadi da 1,80 metri: 4 nella saletta A, 5 nel corridoio e altri 4 accanto al compactus.
- 10 scaffalature alte da 7/8 ripiani
- sarà inoltre possibile posizionare qua e là almeno altri 10/12 metri di scaffali normali a 5/6
ripiani : ma si potrebbe, usando la saletta B e ottimizzando gli spazi, arrivare a 25
Se ognuno degli armadi fosse attrezzato con 5 ripiani e la maggior parte potesse essere occupata in
doppia fila, ogni armadio potrebbe ospitare fino a 18 metri di riviste; se attrezzata con 4 ripiani
singoli arriverebbe al massimo a 7 metri: la variabilità è dunque altissima, in quanto nella ipotesi
massima si arriverebbe a 250 metri lineari, in quella minima 100.
Gli scaffali alti ottimizzati potrebbero contenere 75 metri lineari e se ne fossero piazzati altri 25
normali ottimizzati se ne aggiungerebbero altri 130 (60 per 12 scaffali non ottimizzati).
Nell'insieme, la variabilità fra l'ipotesi massima (250 metri lineari + 75 + 130 = 455) e la minima
(100 + 75 + 60 = 235) resta elevatissima, portando al raddoppio – o al dimezzamento, se si guarda
all'inverso - dei metri lineari ottenibili. Tutto dipende dal livello di ottimizzazione degli spazi, che
dipende strettamente dalla scelta dei volumi da posizionare, dall'uso definito e da piccole microdecisioni strutturali, in grado di sommare i loro effetti.
Infine, nella saletta antichi al momento sono presenti 10 scaffali normali, per un totale di ca. 55
metri lineari (gli spazi a scaffale sono ottimizzati perché gli antichi sono sistemati a formato) che
garantiscono spazio per ca. 2800 volumi. Ma potrebbero essere sistemate almeno altre 4 scaffalature
in mezzo (al limite anche 6), creando spazi per almeno altri 1500 volumi, quindi anche per alcune
riviste antiche.
[apr. 2014 ]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
19
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
3.1.4
Genesi
Agg.: 11/01/16
La situazione del materiale bibliografico
Anche la quantità di materiale da traslocare e da sistemare a scaffale nella nuova biblioteca,
nonostante sia stata stimata al meglio, potrà subire delle variazioni, a volte anche sensibili.
Per quanto riguarda le monografie, il numero dei volumi coinvolti nell'accorpamento (dato che le
statistiche e le registrazioni inventariali sono estremamente imprecise) deriva essenzialmente dal
numero di inventari utilizzati per le catalogazioni. Occorre però ricordare che la maggior parte delle
catalogazioni sono state fatte senza avere in mano i volumi, assegnando quindi in SOL inventari
fittizi. Una certa quantità di errori è quindi inevitabile.
Esistono alcuni fattori in grado di sottostimare il reale numero di volumi coinvolti :
1) il fatto che alcuni volumi possono non essere stati catalogati
2) il fatto che alcune opere in più volumi siano state catalogate in maniera semplificata,
attribuendo all'opera un solo inventario, quando i volumi sono magari 8 o 9 (va tuttavia
tenuto conto che ad Agraria le opere in più volumi sono relativamente scarse.)
Altri fattori possono invece sovrastimare il numero di volumi. Alcune opere, infatti, sembrano
apparentemente possedute in più copie, con diversi inventari, ma uguale collocazione: l'anomalia
potrebbe essere dovuta a errori di collocazione – e in alcuni casi sicuramente è così - ma se i volumi
sono diecine e si concentrano in alcuni settori, gli inventari sono fittizi e si concentrano attorno a
una sequenza, si può ragionevolmente concludere che siano stati erroneamente catalogati due volte
da diversi operatori. Naturalmente, finché non sarà stato completato il controllo negli studi dei
docenti, la possibilità che le altre copie esistano, per quanto scarsa, non può essere del tutto esclusa.
Esistono infine dei fattori attivi in grado di diminuire sensibilmente il numero di volumi coinvolti:
3) molti volumi sono doppi o tripli e potrebbero quindi essere disinventariati. Naturalmente
disinventariarli ha un costo, quindi l'eliminazione delle copie multiple va valutata in
termini di costi/ricavi: può avere senso per opere in più volumi perché consente di
risparmiare molti centimetri; appare controproducente se riguarda fascicoli od opuscoli.
4) anche molte opere obsolete possono essere disinventariate, sempre valutando il rapporto
costi/ricavi. Va notato che opere di inizio secolo potrebbero essere considerate storiche e
quindi da salvaguardare, mentre appaiono più sacrificabili opere degli anni 60 e 70/80.
5) per le vecchie edizioni dei volumi di testo (cioè un'edizione indietro di 3 o 4 rispetto a quella
corrente) il vantaggio nel disinventariarle non dipende solo dal risparmio di spazio, ma
anche dall'eliminare opere che potrebbero confondere l'utente che ricorre a vecchie edizioni
solo perché disponibili (senza considerare la loro obsolescenza)
Tra tutte le opere su cui si può fare lo scarto le migliori sono le vecchie enciclopedie doppie o
obsolete, i dizionari, i vecchi volumi di testo e in generale le opere di consultazione.
Per quanto riguarda le riviste, non è stata fatta una valutazione del numero dei volumi coinvolti (in
mancanza di registrazioni corrette i parametri da prendere in considerazione presentano troppo
variabili), ma registrati i centimetri occupati da ogni rivista. Anche qui, benchè il lavoro sia stato
accurato, esistono vari fattori in grado di modificare i dati di partenza. Qui però il problema
maggiore nasce dal fatto che – a prescindere da qualunque errore sistematico – le metrature di
riviste da collocare a magazzini eccedono di parecchie centinaia di metri gli spazi disponibili:
quindi quelle in eccesso (tendenzialmente le più obsolete e marginali) o le si tengono nel vecchio
compactus (se resterà disponibile) o si trovano altri spazi in Facoltà o si disinventariano. Per
prudenza occorre anticipare la disinventariazione, privilegiando sempre un'analisi costi/ricavi:
meglio eliminare poche grandi riviste e alcune recenti e marginali. [sett. 2013]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
20
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
3.2
3.2.1
Agg.: 11/01/16
Genesi
MONOGRAFIE A SCAFFALE APERTO
Dati strutturali e numerici di base
La struttura delle collocazioni generiche a scaffale aperto è basata su:
 sezione (10 cars.) : dato che lo scaffale generico sarà la collezione "di base" [nel senso che
sono le altre collezioni ad essere definite per differenza] la sezione sarà solo "AGR.
" e
basta
 collocazione (20 cars.) : conterrà le materie disciplinari definite in base alla CDD
 specificazione (12 cars.) : conterrà il codice identificativo dell'opera composto dal codice
autori-titoli [i primi 3 car. del cognome + il primo del nome o i primi 3 car. della prima
parola significativa del titolo + il primo della seconda], anno preceduto da parentesi tonda
[per gestire edizioni e diverse opere stesso autore all’interno dello stesso settore Dewey] ed
eventualmente BS,TR etc. per indicare copie multiple ;
 sequenza (20) : conterrà il numero dei volumi di un’opera, preceduto da slash per separare i
caratteri in orizzontale
Qui sotto le statistiche sulla quantità di metri lineari disponibili sala per sala e la distribuzione
tendenziale dei volumi in base alla CDD (a sinistra scaffali e metrature, a destra i volumi a scaffale
divisi per CDD – sia quelli finora classificati che le proiezioni – e le altre collezioni. Le celle con
sfondo giallo rappresentano le ipotesi più realistiche)
Biblioteca della Facoltà di Agraria
21
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
3.2.2
Agg.: 11/01/16
Genesi
Dinamiche di espansione delle collezioni e selezione del materiale
Come si può vedere dalla tabella precedente, si ipotizzava che sulle scaffalature posizionate nelle
sale ci fosse posto per 16.400 volumi a 35 vol. al metro o 17.400 per 37 vol. al metro 13: quindi
12.000/13.000 vol. con spazi di accrescimento per 8/10 anni. Va detto che il maggiore
accrescimento sarebbe avvenuto tra i volumi di testo, posizionati in corridoio, dove gli spazi di
accrescimento sono maggiori (per i testi 14 metri di scaffalature contro le attuali 9)14.
Inizialmente i volumi destinati a scaffale aperto partivano dal 1991 e venivano stimati in 13.200 (di
cui 4.200 BC, 2.000 Distam e 400 Entomologia); considerando che i volumi in prestito vincolato ai
docenti dovrebbero essere tra il 10% e il 15%, i volumi realmente destinati a scaffale scendono a
11.000. Si è quindi deciso di aggiungervi i volumi del 199015 (circa 1000), arrivando a 14.200
volumi teorici e 12.000 reali. Dato che 200 dei volumi del 1990 non erano classificati, recuperarli
ha creato un sensibile aggravio di lavoro per la loro riclassificazione. Naturalmente, più si va
indietro con gli anni, più aumentano i volumi da classificare, minore è l'utilità dei volumi e quindi il
rapporto costi-ricavi degrada rapidamente. Perciò – e per garantire che gli anni a scaffale siano
definiti da un decennio – ci si è fermati al 1990. Nulla toglie che in seguito si possano spostare a
scaffale anche volumi degli anni 80' per materie in cui l'obsolescenza è più lenta [marzo 2014]
A luglio 2014 i volumi teoricamente assegnati a scaffale aperto erano nominalmente 9500 (4600
per B1, 2100 per B5 , 420 per B8, 415 per C1 e 1950 per B0); i volumi effettivamente ricollocati
erano 7500 (3990 per B1, 1180 per B5, 220 per B8, 260 per C1 e 1850 per B2) a causa dei volumi
prestati ai docenti (280 volumi di B1, 530 di B5, 120 di B8, 30 di C1 e 10 di B2) e di quelli
“dispersi” (20 volumi B1, 330 B5, 50 B8, 50 C1 e 330 B2), per 1900/2000 volumi fuori posto (il
20% dei “nominali”). Restavano da recuperare 2300 volumi per B0, 2100 per Q1 e 300 per C2, per
4.700 volumi teorici (su cui bisognava supporre la stessa percentuale di volumi assenti), il 35%
circa dei 14.200 volumi teorici complessivi e degli 11.200 volumi reali, contro una capienza degli
scaffali aperti stimata in 17.000 volumi (94 m. di scaffali per 5 ripiani, per 36 vol. al metro). Il
rapporto tra capienza e volumi teorici da assegnare a scaffale era quindi di circa l'80%, di
conseguenza per ogni metro si sarebbero dovuti lasciare 20 cm. liberi come spazio di fuga; degli 80
cm. teoricamente occupati se fossero stati recuperati tutti i volumi, quelli effettivamente occupati
sarebbero stati 45 cm., mentre 20 dovevano restare a disposizione per gli ultimi fondi da recuperare
e circa 15 cm. (il 20%) restare liberi per i volumi “dispersi”, .
Si è poi ipotizzato che nelle sale A e B andassero le classi CDD 1 e 3, nella sala C la 5 e la 610,
nella D le classi da 620 a 635, nella E le classi 636-7 e nella F le seguenti: i metri lineari nelle sale
A e B erano appena sufficienti per la classe 3, leggermente sovradimensionati per la classe 5 / sala
C (ca. 2 scaffali in eccesso) e leggermente maggiori per la 6 / sala D (uno scaffale in più).
La percentuale di volumi classificati rispetto al totale contiene però una dissimmetria di fondo: il
90% è la media fra il 96% di B1/B5/B8 etc., il 90% del Diprove e il 70% di Ingegneria: dato che
questi ultimi fondi contengono soprattutto opere di biologia vegetale, scienze agrarie e ingegneria, il
fatto che la loro classificazione sia scarsa implica una sistematica sottovalutazione statistica delle
classi 5 e 6 (in cui però esistono maggiori margini di espansione a scaffale).
[sett. 2014]
13
dato che non sono compresi i volumi più spessi, come enciclopedie, annate di riviste e manuali, collocati in corridoio
Le nuove accessioni sono ca. 6/700 l'anno, ma se si escludono i volumi di testo, a scaffale saranno al più 200/300 vol.
15
ottenendo anche di togliere pressione al magazzino, in cui gli spazi erano più estremamente limitati (par. 3.4.3)
14
Biblioteca della Facoltà di Agraria
22
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
PIANO RIALZATO
UFFICI
SALA B
(7)
1500 vols
SALA C (6)
3200 vols
(20 posti)
(20 posti)
SCALE
E
BAGNI
(24 posti)
Verde = uffici biblioteca
(scaffale aperto/sale lettura + uffici )
UFF.
SALA D (5)
RIV.
3600 vols
FR
ON
T
OF
FIC
Azzurro = corridoio
UFFICI
USCI
TA
SICU
REZ
ZA
(24 posti)
.
( <testi + cons. + coll.)
SALA A
(1)
2000 vols
Agg.: 11/01/16
Progetto per la nuova biblioteca centralizzata di Agraria
CORRIDOIO PIANO RIALZATO
( riviste)
BAGNI
ATRIO ED
SALA F (2)
SALA E (3)
INGRESSO
3000 vols
600 vols
(12 posti)
(24 posti)
Giallo = locali per il pubblico
Pagina 24 di 52
Grigio = atrio
SALA
PC
Rosa = sala PC
Biblioteca Facoltà di Agraria
Agg.: 11/01/16
Progetto per la nuova biblioteca centralizzata di Agraria
PIANO SEMINTERRATO (compactus + locali vari )
UFFICI
ANALISI SENSORIALE
COMPACTUS (esistente)
SCALE
E
BAGNI
CORRIDOIO PIANO SEMINTERRATO
SCALE
E
COMPACTUS (nuovo)
BAGNI
SCAF
FALI
ANALISI
SENSORI
ALE
CAVEDI
Verde = uffici della biblioteca
Grigio = compactus
Azzurro = corridoio
Giallo = sale a scaffali
Rosa = locali dell’attuale Analisi sensoriale (non utilizzate dalla biblioteca)
Pagina 25 di 52
Biblioteca Facoltà di Agraria
3.2.3
Agg.: 11/01/16
genesi.doc
Suddivisione per sale
N.B.: sulla planimetria le sale sono individuate da numeri, in ordine antiorario da sinistra sull'asse
orizzontale (vale a dire dall'ingresso laterale) e la n. 4 non esiste, in quanto successivamente dedicata ad
uffici. Qui le sale sono distinte da lettere, in ordine orario, sempre partendo da sinistra sull'asse orizzontale.
Per ogni scaffale si calcolano 5 ripiani da un metro, e per ogni metro mediamente 35 volumi.
SALA
A (1)
La sala avrà da 15 a 16 metri di scaffalature, per 75/80 metri di ripiani e un numero di volumi tra i
2650 e i 2800. I posti lettura saranno 24. Nella sala vanno le prime 2 classi CDD (300 volumi) e
parte dei volumi della classe 3 (economia e diritto - in totale 3400 volumi) per circa 2100 volumi
SALA B (7)
La sala avrà 10/12 metri di scaffalature, per 50/60 metri lineari, per ospitare tra i 1500 e i 1800
volumi. I posti lettura sono 20. Nella sala andrà il resto della classe 3, circa 1300 volumi
SALA
C (6)
Nella sala saranno sistemati 22 metri di scaffalature, per 110 metri lineari di ripiani e un numero di
volumi che arriverebbe a circa 3900. I posti lettura saranno 20. Nella sala vanno la classe 5
(scienze, circa 2600) e le classi 600-610 (ca. 800 volumi), per un totale di ca. 3400
SALA
D (5)
La sala avrà circa 22 metri di scaffalature per 110 metri di ripiani e circa 3900 volumi. I posti
lettura sono 24. Nella sala andrebbero le classi 620-635 (ca. 3600 volumi in totale).
SALA E (3)
La sala avrà 4 metri di scaffalature per 20 metri di ripiani e 650 volumi. I posti lettura sono 24.
Nella sala andrebbero le classi 636-637 (ca. 550 volumi in totale).
SALA
F (2)
La sala avrà circa 18 metri di scaffalature, per 90 metri di ripiani e un numero di volumi attorno ai
3100. I posti lettura saranno 12. Nella sala vanno le classi 640-690 (alimentazione e tecnologia
alimentare), circa 2200 volumi, più i volumi delle classi 7-9 (circa 500), per un totale di ca. 2700.
Dato che i volumi saranno ricollocati in vari passaggi, le porzioni di volumi man mano riclassificati
– per evitare di spostarli e ri-spostarli in continuazione - vanno posizionati nella posizione a scaffale
più vicina a quella definitiva: per questo si è partiti dalla distribuzione statistica per classi dei
volumi attualmente classificati, la si è moltiplicata per 1.1 (visto che i volumi classificati erano al
momento il 90% del totale) per simularne la distribuzione finale; poi è stato applicato un fattore
moltiplicativo (1.2) per farla corrispondere con il numero reale di metri lineari disponibili: così si
visualizza approssimativamente scaffale per scaffale quali classi li occuperanno, incorporando in
ogni classe il 20% di spazi di fuga.
Questa strategia permetterà di definire la posizione delle classi più simile a quella definitiva, salvo
la necessità di piccoli aggiustamenti on the fly. [gen. 2014]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
25
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
3.2.4
Agg.: 11/01/16
genesi.doc
Ricollocazione volumi e ridefinizione della distribuzione a scaffale
Una prima simulazione sulla distribuzione delle classi a scaffale fatta a gennaio 2014 si basava sulle
stime allora disponibili per i volumi classificati e gli scaffali disponibili (che in base alle planimetrie
avrebbe dovuto sfiorare i 100 metri).
A giugno, dopo l'arrivo degli scaffali (e la scelta di eliminarne alcuni per assicurare una migliore
vivibilità agli ambienti), la quantità di metri è stata rivista al ribasso; per contro si è deciso di
mantenere 6 metri di scaffalature nella sala A, aumentando sensibilmente lo spazio per le prime
classi. Alla fine i metri di scaffali nelle sale tematiche si è stabilizzato a 94. Viste le altezze medie
dei volumi si è poi confermata l'ipotesi di scaffali a 5 ripiani. Si è così arrivati alla prima
simulazione realistica sulla distribuzione dei volumi a scaffale, usata come griglia di collimazione
per posizionare i volumi di B5, B8, C1 e quelli del Depaa (recuperati a giugno). Si è capito inoltre
di poter ottenere una forte coincidenza tra sale e classi: le sale A e B avrebbe infatti potuto ospitare
le classi 1-3, la C la classe 5 e la 610 (medicina), la D le classi 620-635 (ingegneria e scienze
agrarie), la E le 636-7 (zootecnia) e la F le altre (nutrizione e tecnologie alimentari).
A luglio, durante il posizionamento dei volumi recuperati dalla Biblioteca centrale, la distribuzione
delle classi è stata confermata, salvo minime modifiche alle sotto-classi (ad es. riducendo
leggermente la 333 e aumentando la 338). Nel frattempo la percentuale di volumi classificati ha
raggiunto il 95%, permettendo di confermare le precedenti proiezioni sui volumi assegnati alle varie
classi e sotto-classi, persino nel leggero drive supplementare a suo tempo ipotizzato per le classi più
presenti nei fondi librari non ancora trasferiti (333, 620, 631 e 700). Inoltre, le classi che in ipotesi
apparivano più “sacrificate” (333 e 338), hanno rivelato un'occupazione di spazi inferiore al
previsto, probabilmente a causa del numero medio di volumi per metro per quelle classi (ben
maggiore dei 35 vol. a metro preso come standard).
Si può quindi ritenere che la distribuzione delle classi a scaffale sia ormai molto vicina all'optimum,
e con un tasso di errore massimo di meno dell'1%, del tutto accettabile.
[agosto 2014]
Durante successivi recuperi di materiali dai fondi da accorpare (a giugno 2015 i volumi di
Ingegneria, Difca e Zootecnia) in teoria si sarebbero dovuti recuperare a scaffale 2300 volumi per
B0, 200 per Q3 e 300 per C2, per un totale di 2.800 volumi nominali. In realtà, tra scarti, volumi
marginali o non classificati, per B0 sono stati messi a scaffale 1400 volumi e per Q3/C2 300, per
1.700 volumi effettivi (a cui bisogna aggiungerne altri 200 non catalogati). Quindi i volumi
realmente presenti a scaffale erano a quel punto saliti a ca. 9.230, a fronte di 10.250 volumi
nominalmente ricollocati a scaffale aperto (i mancanti erano 237 in prestito vincolato ai docenti e
783 fuori posto o smarriti). Ci sono poi i volumi ancora da ricollocare a scaffale aperto, perchè in
prestito vincolato o smarriti prima di essere ricollocati per un totale di 2115 vol. da recuperare a
scaffale aperto (414 per B1, 814 per B5, 131 per B8, 112 per C1, 37 per B2, 349 per B0, 199 per Q1
e 35 per C2).
Restavano da recuperare nominalmente 900 volumi per Agronom., 900 per Colt. e 460 per Idr.Agr.,
per altri 2260 volumi teorici, il cui trattamento è in corso, e su cui si deve ipotizzare la stessa
percentuale di volumi smarriti o – più presumibilmente – dispersi senza registrazione negli studi dei
docenti, facendo presumere che i volumi effettivamente recuperati a scaffale siano circa 1.300) ; in
più abbiamo ancora 200/300 volumi da catalogare ex-novo. Si può quindi ipotizzare che alla fine i
volumi realmente recuperati a scaffale saranno circa 10.800, mentre i volumi teorici da assegnare a
scaffale (compresi volumi regolarmente registrati in prestito ai docenti, volumi smarriti e quelli
dispersi negli studi dei docenti senza registrazione) complessivamente dovrebbero poter essere
stimati a 14.800, confermando sostanzialmente le precedenti proiezioni. [nov. 2015]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
26
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
Agg.: 11/01/16
genesi.doc
DISTRIBUZIONE PROBABILISTICA CLASSI A SCAFFALE SU PROIEZIONI STATISTICHE (agg. 15 agosto 2014)
Biblioteca della Facoltà di Agraria
27
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
Biblioteca della Facoltà di Agraria
Agg.: 11/01/16
genesi.doc
28
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
3.3
Agg.: 11/01/16
genesi.doc
COLLEZIONI SPECIALI E RIVISTE IN CORRIDOIO
Il corridoio diverrà l’estensione delle sale a scaffali aperti, e vi saranno sistemati i volumi di testo,
gli ultimi 10 anni delle riviste cartacee attive, le collane e gli standing order e una parte dei volumi
di consultazione. In base al progetto iniziale doveva ospitare 32 metri di scaffali, una dozzina di
metallo da 1 m. e 25 misti da 0.90. In realtà gli spazi rimasti liberi dopo la ristrutturazione, tenendo
conto dei margini di rispetto per l'antitaccheggio, ne potranno ospitare 25 misti da 0,90, due misti da
0,70 per un totale di ca. 24 metri lineari, più 5 metri al massimo di scaffalature metalliche, per un
totale complessivo di ca. 29 metri lineari.
I volumi di testo occupano al momento 9 metri di scaffalature per 1500 volumi, ma dato che sono i
materiali a maggiore incremento occorre riservare loro almeno 13 metri. I volumi di consultazione
occupano 7 metri per 1000 volumi, più un metro per quelli provenienti da altri fondi librari ; ma
almeno 3/4 metri, quelli relativi ad opere di biblioteconomia e reference potrebbero andare
nell'ufficio reference o in Direzione, quindi in corridoio ne andranno non più di 5 metri. Le collane
occuperanno 3 metri e gli standing order 6. Totale 26/7 metri. Le riviste cartacee (non standing
order) potranno occupare i restanti 2/3 metri: in pratica potremmo tenere a scaffale gli ultimi 10
anni di 12/15 riviste. Dato che per riempire ognuno dei lati servono 13/14 metri di scaffali, quelli
metallici non possono occupare da soli un lato: quindi vanno sistemati ad un'estremità del corridoio,
riservandoli per particolari tipologie di materiali. I volumi di testo andrebbero esposti al meglio,
quindi davanti all'ingresso, e accanto alla postazione prestito, non ad una estremità poco visibile;
inoltre, visto il numero ridotto, non possono essere ospitati dalle poche scaffalature metalliche. I
volumi di consultazione invece dovrebbero trovarsi accanto all'ufficio reference. Quindi i 5 o 6
scaffali metallici vanno all'estremità di sinistra del corridoio, accanto al reference, per ospitare le
opere di consultazione e le collane. Gli scaffali di legno di fronte all'ingresso e attorno al banco
prestito potrebbero contenere i testi, e quelle in fondo a destra riviste e standing order.
La struttura delle collocazioni per opere di consultazione a scaffale aperto è basata su:
 sezione (10 cars.) : la sezione sarà "AGR.CONS. "
 collocazione (20 cars.) : conterrà le materie disciplinari definite in base alla CDD
 specificazione (12 cars.) : codice autori-titoli, anno preceduto da tonda + BS,TR etc. ;
 sequenza (20) : numero dei volumi all’interno di un’opera, preceduto da slash
La struttura delle collocazioni per i volumi di testo è basata su:
 sezione (10 cars.) : la sezione sarà "AGR.TES. "
 collocazione (20 cars.) : conterrà le materie disciplinari definite in base alla CDD
 specificazione (12 cars.) : codice autori-titoli, anno preceduto da tonda + BS,TR etc. ;
 sequenza (20) : numero dei volumi all’interno di un’opera, preceduto da slash
La struttura delle collane e degli standing order a scaffale aperto è basata su:
 sezione (10 cars.) : la sezione sarà "AGR.COLL. "
 collocazione (20 cars.) : conterrà il numero progressivo della collana
 specificazione (12 cars.) : numero di sequenza dell'opera all'interno della collana
 sequenza (20) : numero dei volumi all’interno di un’opera, preceduto da slash
La struttura delle collocazioni di pregio è basata su:
 sezione (10 cars.) : la sezione sarà "AGR.ANT. "
 collocazione (20 cars.) : settore [1 per libri pre-800, 2 per l’Ottocento, 3 varie] e formato
 specificazione (12 cars.) : numero di sequenza dell'opera all'interno del settore
 sequenza (20) : conterrà il numero dei volumi dell’opera, preceduto da slash
[maggio 2014]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
29
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
3.4
3.4.1
Agg.: 11/01/16
genesi.doc
MATERIALE A MAGAZZINO
Dati strutturali e numerici di base
Qui sotto le statistiche sui metri lineari disponibili a magazzino e i volumi per tipologia e
collezioni. Le celle con sfondo giallo rappresentano le ipotesi più realistiche)
Ogni filotto da 3,60 metri del nuovo compactus può ospitare ca. 24 metri lineari (25 con 7 ripiani,
22 con 6 ripiani), nel vecchio compactus da 4 metri ca. 25/26 metri lineari (28 con 7 ripiani, 24 con
6 ripiani). Nel vecchio compactus (riservato alle monografie), possono essere ospitati tra i 52.000 e
i 47.000 volumi (a 40/45 vol. a metro, dato che nel magazzino monografie mancano le opere di
consultazione e i manuali, vale a dire i volumi più ingombranti, mentre sono frequenti fascicoli e
miscellanee). In ogni caso, ipotizzando che il compactus possa contenere ca. 50.000 volumi, si può
vedere (nella parte destra) che la migliore ipotesi sui volumi coinvolti, una volta detratti i volumi
antichi (“a” - ca. 3000) e quelli a scaffale post-1989, è di ca. 50.000 volumi [la somma di “collane a
magazzino” e della riga “Mon -s/a” alla colonna con sfondo giallo].
Questo significa che dovrebbe poter ospitare tutte le monografie, compattate senza spazi di fuga
(ma per l'analisi vedi il paragrafo seguente). In realtà le incertezze statistiche portano a ritenere che
lo spazio necessario possa variare sensibilmente. D'altra parte le disinventariazioni stanno
recuperando sempre più spazio e ancor più ne potranno recuperare in seguito; inoltre l'analisi su
alcuni fondi librari porta a ritenere che per tali materiali la “densità” per metro lineare possa arrivare
fino a 50/55 volumi, elevando notevolmente la capienza del compactus.
Quindi le monografie potranno essere interamente contenute nel vecchio compactus, anzi lasciando
margini.Più problematico lo spazio per le riviste: di fronte a 1500 metri lineari disponibili, tra
compactus e scaffali sparsi, i metri di riviste – tra principali e marginali sono almeno 1800. Ma
sono in corso operazioni di scarto, che potrebbero recuperare centinaia di metri.
[maggio 2014]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
30
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
3.4.2
Agg.: 11/01/16
genesi.doc
Distribuzione delle monografie a compactus
Le monografie a magazzino mantengono le vecchie collocazioni (che si considerano chiuse, tranne
che per disiventariazioni e rientri di volumi in prestito o declassificati da scaffale aperto) e vanno in
un compactus a 2 blocchi, il primo con 17 e il secondo con 25 elementi monofilari (“filotti”). Le
monografie B8, B4 e C1 hanno occupato 6 filotti nel primo blocco, per 170 metri lineari. Il resto del
primo blocco ospitava le monografie ex-DISTAM, che sono state compattate, disinventariando
materiali doppi od obsoleti, in modo da lasciare liberi circa 5 filotti nel primo blocco.
A giugno 2014 sono stati trasferiti i volumi a magazzino del DEPAA (circa 7300). L'ipotesi iniziale
era che dovessero occupare circa 200 metri lineari, pari a 7 filotti (a 35 vol. al metro); dopo il
trasloco sono risultati occupati i 5 filotti residuali del primo blocco e tre quarti del secondo per 155
metri lineari. È presumibile che la minore occupazione sia dipesa dal numero medio di volumi al
metro, presumibilmente vicino ai 45, di gran lunga superiore all'ipotesi iniziale di 35 vol. al metro).
B1, con 13.000 monografie da magazzino, avrebbe dovuto occupare tra i 15 filotti (370 metri
lineari) e i 12 filotti (280 metri) a seconda del numero dei ripiani e dei volumi al metro; in realtà
hanno finito per occupare solo 240 metri (130 di volumi tematici, 45 di CONS, 40 di COLL e 25
varie), per circa 9,5 filotti nel secondo settore. Per Ingegneria (6000 volumi da magazzino) si
ipotizzavano da un massimo di 4 filotti/130 metri lineari ad un minimo di 3 filotti/150 metri; per
Zootecnia da 1,5 a 1. In realtà Ingegneria ha occupato 4 filotti (a causa dell'altezza media dei
volumi i ripiani sono stati mediamente 6) e Zootecnia uno, lasciando liberi 9 filotti. Restavano a
quel punto da sistemare solo le monografie di Coltivazione, Agronomia e Idraulica (ca. 9000
volumi da magazzino), per cui sarebbero serviti circa 7 filotti, quindi lo spazio c'era, anzi restavano
liberi 2 filotti per le riviste degli stessi fondi librari.
A marzo 2015 altri compattamenti tra le monografie del DEPAA e di B1 (ottimizzando gli spazi,
scartando vecchie consultazioni e spostando opere marginali negli armadi posizionati nelle salette)
hanno portato a liberare due filotti supplementari, in grado di ospitare le monografie di Colt. (55
metri, da 2,2 a 2,4 filotti). Sistemando meglio Zootecnia e Ingegneria si sono recuperati altri 10/15
metri lineari, quindi alla fine i filotti liberi sono saliti a 9,4, che avrebbero dovuto ormai ospitare
solo le monografie di AGRON e IDR (per un'occupazione da 3,5 a 4 filotti). Per le riviste degli
ultimi fondi librari sarebbero quindi restati liberi da 6 a 5,5 filotti (mentre ne sarebbero serviti da 6
a 6,5), quindi sarebbero mancate poche diecine di metri al massimo per tutti i volumi da trasferire.
Alla fine le monografie di COLT (trovate estremamente disordinate) sono state tutte inserite nei
due filotti liberati dopo B1, e quelle AGRON + IDR, hanno occupato solo 3,8 filotti. [ott. 2015]
3.4.3
Distribuzione delle riviste a compactus
A magazzino le riviste attive non sono distinte da quelle chiuse, quindi occorre definire gli spazi di
fuga. Molte riviste non sono collocate in base alle collocazioni SOL, quindi occorre riorganizzarle
al momento del trasloco. Come detto, la situazione delle riviste a magazzino fin dall'inizio è apparsa
problematica: per ospitare tutte le riviste inizialmente selezionate mancavano 300/400 metri lineari.
Per diminuire i metri di riviste da magazzino ed aumentare le scaffalature le ipotesi possibili erano:
 aumentare gli scarti, riducendo le marginali al minimo, e disinventariare gli abstracts.
 spostare le riviste più antiche nella saletta antichi e gli standing orders a scaffale aperto
 aggiungere quante più scaffalature è possibile (ad es. una o due nella saletta A e B, negli
interstizi del nuovo compactus, altre in corridoio)
 razionalizzare l'uso degli armadi, posizionandovi riviste marginali od obsolete in doppia fila
Biblioteca della Facoltà di Agraria
31
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
Agg.: 11/01/16
genesi.doc
Nessuna soluzione da sola è risolutiva, ma tutte insieme possono ridurre il problema a livelli
trattabili. Il maggiore guadagno – ovviamente - resta possibile solo negli scarti. L'esperienza di
Patologia (C1) ha dimostrato che una più rigorosa definizione delle riviste ha permesso di
guadagnare il 20%: si è passati da 105 metri lineari di riviste principali (97 + 8 di accrescimento) e
34 di marginali a 82 metri di principali (77 + 8 di accrescimento) e 15 di marginali. Si ipotizza che
scarti anche maggiori possano essere fatti per Entomologia (B8). Se la stessa logica fosse
esportabile su tutti i restanti fondi librari si potrebbe arrivare a recuperare 150/200 metri lineari.
Con alcuni accorgimenti e una accurata pianificazione lo scarto può essere esteso retroattivamente
anche ai fondi già trasferiti a compactus. Naturalmente non essendo pensabile far slittare centinaia
di metri lineari di riviste, i buchi creati dagli scarti mirati andrebbero riempiti ad hoc con riviste che
abbiano le stesse metrature complessive delle riviste eliminate.
[maggio 2014]
Le riviste di B8, B4 e C1, trasferite nel 2013, hanno finito per occupare 17 su 19 filotti del primo
blocco di compactus per 440 metri lineari, contro previsioni per 430 metri totali (400 metri + 30 di
accrescimento). La minima difformità è spiegabile con il trasferimento di riviste non censite o
recuperati tra quelle inizialmente classificate come marginali o da scartare. Le riviste di B5
(Distam), redislocate nel 2014, hanno occupato due filotti nel primo blocco e 13 nel secondo, per
380 metri lineari, contro previsioni di circa 330 metri, quindi ben minori, perché molte riviste
marginali sono state alla fine inserite tra le principali per mantenere una migliore coerenza interna
(evitando di ricollocare i titoli): in ogni caso togliere le marginali non avrebbe fatto recuperare molti
metri. A giugno 2014, per le riviste di B1 (inizialmente stimate a 240 metri di principali e 270 di
marginali, per un totale di 510) si è arrivati alla stessa soluzione, con una scelta netta tra riviste da
scartare e da salvare, riducendo il più possibile il totale: si è così scesi a 340 metri lineari circa,
occupando tutti i filotti restanti, e lasciando ben poche riviste “marginali” da piazzare (50 metri)].
A inizio 2015 accanto al compactus sono stati piazzati 16 metri di scaffali per 95 metri lineari, che
unite alle 14 già presenti in corridoio (per 105 metri lineari), hanno permesso a giugno di ospitare le
riviste recuperate da DIPROVE (Q3), Ingegneria (B0) e da Zootecnia (C2). Inoltre, posizionando
nelle salette alcuni armadioni, è stato fatto spazio per ospitare altre scaffalature in corridoio.
Restavano ormai solo le riviste di Coltivazione (Q2, 85 metri), quelle di Agronomia (Q1, 40 metri)
e quelle di Idraulica (B9, 35 metri), per cui sarebbero serviti 160 metri lineari, equivalenti a 5,7 /
6,6 filotti, a seconda del numero di ripiani posizionabili, mentre all'epoca erano disponibili [par.
3.4.2] da un minimo di 5,5 filotti (a 6 scaffali) ad un massimo di 6 filotti (a 7 scaffali). La
situazione era quindi in bilico: lo spazio c'era o mancavano meno di 20 metri.
Per questo è stato anticipato il posizionamento in corridoio di altri scaffali per ca. 50 metri lineari, e
sono state effettuate ulteriori risistemazioni delle monografie già trasferite, rendendo disponibili alla
fine del compactus da 6 a 5,5 filotti (mentre le ultime proiezioni davano le riviste COLT a 80 metri
(2,8/3,2 filotti), quelle IDR a 35 metri (1,2/1,4 filotti) e quelle AGRON a 40 metri (1,4/1,6 filotti):
in totale da 5,4 a 6,2 filotti, in media 6. Alla fine le monografie AGRON/IDR hanno occupato 3,8
filotti, le riviste di COLT, IDR e AGRON 9,5 filotti. Quindi a compactus c'è stato tutto.
Anche la situazione delle riviste marginali è stata infatti ottimizzata. Quelle di Q3 sono nella saletta
A, in armadi da 5 ripiani e volumi in doppia file. Gli stessi armadi ospitano le marginali di B5, e
sopra quelle di C1 e le non catalogate di B4. Nella saletta server i 4 armadi da 1,80 in doppia fila
ospitano le marginali di B8 e di B4. Due armadi sono stati spostati nell'ante-corridoio e un terzo tra
i compactus. Nell'ante-corridoio sono collocati gli abstracts B8 e C1 ; in quello tra i compactus le
marginali B5 (liberando uno dei 4 armadi in sala A, in cui potrebbe andare la restante marginale di
B4 dal vecchio compactus). In uno dei due nell'ante-corridoio sono collocate le consultazioni
marginali, razionalizzando gli spazi. Qua e là nel compactus nuovo esistono poi spazi di pochi
metri, per aggiungervi riviste marginali di B1 e B8]. Ad ottobre sono state quindi trasferite nei
nuovi scaffali anche le marginali B8 e (dalla vecchia biblioteca) quelle B4 e B1. [ott. 2015]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
32
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
4
Agg.: 11/01/16
genesi.doc
GESTIONE MATERIALE BIBLIOGRAFICO
4.1
4.1.1
GESTIONE A SCAFFALE
DELLE MONOGRAFIE
Gestione monografie a scaffale aperto
Il progetto, come detto in precedenza, prevede che le monografie posteriori al 1990 vadano a
scaffale aperto: saranno suddivise in collezioni (scaffale generico, volumi di testo, opere di
consultazione), con collocazione basata sulla CDD e protette da tag RFID; quelle anteriori al 1990
manterranno le vecchie collocazioni e saranno depositate nel compactus senza tag (in quanto il
magazzino non sarà accessibile agli utenti e quindi i volumi saranno di per sé protetti).
Con questa impostazione strutturale il passaggio di un volume da una sezione all’altra implica la
sua ricollocazione e - se servisse - il passaggio a un diverso tipo di circolazione. Ad esempio un
volume di testo sostituito da edizioni più recenti potrà passare prima dal settore "TESTI" allo
scaffale generico, e poi - una volta diventato obsoleto - a magazzino: la prestabilità non cambierà
nel passaggio da un settore all'altro 16. Al contrario, un volume di consultazione sostituito da edizioni
più recenti, "declassificato" a scaffale generico, da non prestabile diverrà prestabile.
Il fatto che i volumi saranno organizzati in base alla CDD da una parte faciliterà lo "scorrimento"
delle scaffalature da parte degli utenti, in quanto saranno distribuiti in base a logiche disciplinari
scientifiche, dalla materia più generica alle più specifiche; dall'altra, il fatto che le collocazioni
basate sulla CDD possono essere molto lunghe e complesse (basate su numeri privi di un'immediata
evidenza semantica) aumenterà significativamente la complessità nella ricollocazione dei volumi e
la possibilità di errori. Sarà quindi inevitabile impedire agli utenti di ricollocare a scaffale i volumi
presi in consultazione, riservando il compito ai bibliotecari.
Nella gestione del materiale bibliografico della futura biblioteca sarà cruciale l'incidenza del
prelievo di volumi dal magazzino sul totale delle transazioni: più si dovrà abbandonare il bancone
per effettuarlo, più aumenteranno i carichi di lavoro. Sarà quindi necessario prevedere ogni tanto
un’analisi delle richieste, per individuare volumi a magazzino particolarmente consultati, da
riposizionare a scaffale aperto. Non ha invece senso l'apposizione di "fantasmi" al posto dei volumi
prestati, in quanto aumenta i carichi di lavoro senza vantaggi: se l'utente non trova un volume a
scaffale non se ne accorge neppure, se lo cerca in Opac, vedrà subito se è prestato o è disponibile.
Si ipotizza che il 15% dei volumi (circa 2000) saranno costantemente in prestito presso i docenti,
come prestiti "notturni" (per differenziarne il trattamento e - soprattutto - permettere di
distinguerli dai normali prestiti) e saranno segnalati in "precisazione di inventario" come
"DISLOCATI PRESSO DIPARTIMENTO xxxx": un messaggio in grado di dare all'utente e al
bibliotecario l'immediata consapevolezza che il volume non si trova fisicamente in biblioteca e che
quindi la sua disponibilità va gestita in maniera particolare.
Neanche per i volumi prestati ai docenti ha senso l'apposizione di "fantasmi", dato che questi
prestiti non hanno scadenze: i volumi sono esclusi dalla normale disponibilità mentre mettere
"fantasmi" fa presupporre invece che vi rientrino.
16
tranne che per le prime copie dei volumi di testo (di solito non prestabili se fanno parte integrante della sezione "TESTI", ma che
diverrebbero prestabili passando agli scaffali generici)
Biblioteca della Facoltà di Agraria
33
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
Agg.: 11/01/16
genesi.doc
Al momento è prematuro affrontare la questione dei controlli a scaffale basati sui tag RFID e
pistole. Già adesso possiamo però evidenziare alcune questioni:
- l'elevata percentuale di volumi in prestito e presso i docenti fa sì che controlli a scaffale basati
su pistole e RFID abbiano senso solo se il software è in grado di individuare i volumi prestati,
differenziandoli da quelli mancanti o fuori posto. In altre parole, il software deve poter
integrare il dato dei prestiti nel database bibliografico: il che è tutto da verificare.
- il controllo basato su pistole e RFID non funziona in assenza di tag RFID, il che – dato che
questo progetto prevede la non apposizione di tag per i volumi a magazzino - taglia fuori tutto
il magazzino (con un numero di volumi che arriva a ben l'80% del totale)
- il controllo a scaffale basato su pistole e RFID si limita a segnalare acusticamente il fatto che
un volume sia fuori sequenza (si trova dove non dovrebbe o non si trova dove deve essere).
L'analisi del perché e la risoluzione del problema spetta comunque all'intervento manuale
dell'operatore (con tutte le complessità del caso). Quindi il controllo basato su pistole e RFID
riduce, non annulla i carichi di lavoro degli operatori
- i costi dell'apparato non sono trascurabili (7/8.000 euro) e quindi vanno accuratamente valutati
in base ai vantaggi che potrebbe realisticamente garantire, con tutta evidenza alquanto limitati
dalle questioni poste dai punti precedenti
[marzo 2011]
4.1.2
Spazi di accrescimento e gestione fisica
La dinamica di accrescimento dei vari settori e di gestione degli spazi di accrescimento non è
facilmente prevedibile, in quanto dipende da fattori casuali (il ritmo con cui escono le nuove
edizioni, l'interesse per una certa materia etc.). Altri fattori sono meno casuali, in quanto la
biblioteca può intervenire sulle politiche di acquisto e indirizzare l'accrescimento/aggiornamento
delle collezioni per migliorare la qualità dei servizi o per massimizzare la quantità dei servizi
erogati. A causa della limitatezza delle risorse, queste esigenze sono spesso in contrapposizione: i
libri di alto profilo scientifico sono costosi e non sempre "generano" molti prestiti, finendo per
avere un basso indice di efficacia della spesa; d'altra parte, volumi di interesse generico (come
manuali od opere di divulgazione), ben più economici, possono sì produrre più prestiti, ma centrare
gli acquisti su opere simili finirebbe per ridurre il profilo qualitativo dell'offerta. Va quindi trovato
un equilibrio complessivo tra queste esigenze contrastanti.
Occorre poi considerare che la CDD non coincide esattamente con le suddivisioni disciplinari della
Facoltà, su cui si basano le politiche di acquisto: opere di "zootecnia" potrebbero andare nella classe
3 (economia e diritto [applicato all'allevamento]), nella 636 (zootecnia vera e propria) o nella 660
(tecnologie alimentari). Quindi l’accrescimento dei singoli settori di collocazione avverrà in modo
intrinsecamente casuale: l’unico vantaggio è che – essendo la CDD molto analitica – le suddivisioni
a scaffale saranno molte e quindi la distribuzione dell’accrescimento finemente ridistribuito.
Inoltre, gli scaffali sono settati sul totale delle monografie post-1990, ma il 10/15% dei volumi
saranno costantemente in prestito ai docenti, il che aumenta del 10% gli spazi di accrescimento.
Questi andranno comunque distribuiti in maniera diffusa tra gli scaffali, in modo da poter aggiustare
la distribuzione dei volumi e rendere stabile la situazione a medio-lungo termine.
[marzo 2012]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
34
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
4.2
Agg.: 11/01/16
genesi.doc
GESTIONE A SCAFFALE
DELLE RIVISTE
Le ultime annate delle riviste aperte destinate a scaffale aperto saranno esposte protette da tag. Il
fatto che siano (in parte) a scaffale aperto potrebbe essere segnalato in OPAC (“A scaffale dal … ”).
I volumi delle collane a scaffale aperto e degli standing order saranno anch'esse taggate,
eventualmente riorganizzate con una numerazione progressiva all'interno di un nuovo settore.
Una questione critica per le riviste a scaffale aperto sarà la gestione delle rilegature. Ovviamente
tutti i materiali esposti al pubblico (siano essi riviste rilegate o fascicoli sciolti) vanno protetti da
tag RFID. Rilegare un'annata costa ca. 13 euro, mentre un tag costa ca. 0,30 euro; per contro, la
gestione di un'annata rilegata è di gran lunga più semplice rispetto ai fascicoli sciolti: occupa meno
spazio ed è univocamente individuata da un inventario (mentre 12 fascicoli sciolti andrebbero
sistemati in appositi espositori e dovrebbero avere 12 tag con lo stesso inventario).
Nel valutare il rapporto costi/benefici tra rilegatura e tag, occorre considerare la grandezza dei
fascicoli: più sono spessi, più riescono a reggersi da soli senza danneggiarsi, ed è probabile che
l'annata richieda una rilegatura a volumi multipli (rendendo necessario apporre più tag RFID con lo
stesso inventario); inoltre, più sono spessi - e quindi con più articoli - più è probabile che all'utente
serva un solo fascicolo per volta, quindi tenerli sciolti può dare un vantaggio in fase di gestione.
Se una rivista fosse composta da 12 grossi fascicoli, il costo per rilegarli (30/40 euro) non sarebbe
giustificabile di fronte agli scarsi vantaggi, mentre il costo per gestirli “sciolti" con tag sarebbe
minimo (3/4 euro). In una rivista con 52 fascicoli, in cui due o tre annate potrebbero essere rilegate
in un solo volume, il rapporto costi/ricavi è invertito: a fronte di un costo per rilegare l'annata di 4/5
euro (con grandi vantaggi per la salvaguardia dei fascicoli), c'è un costo di 15 euro per taggare i
fascicoli (col rischio di danneggiarli e non gestirne correttamente la movimentazione 17). Certo, i 52
fascicoli vanno gestiti in un modo o nell'altro fino alla rilegatura, che può tardare due o tre anni.
Vanno poi considerate le lacune, che rendono complessa la gestione delle rilegature.
Per le riviste, nella futura biblioteca la registrazione delle transazioni in SOL - siano consultazioni o
prestiti giornalieri - avrà senso solo per gestire l'uscita dalla biblioteca dell'annata, anche se il
problema è reso marginale dall'aumento delle riviste elettroniche. Parlare astrattamente di riviste è
infatti fuorviante, perché sotto tale definizione si accorpano tre categorie di oggetti:
- la gestione delle riviste con equivalente elettronico non è problematica: la biblioteca diventerà il
deposito storico della copia cartacea e una vetrina in cui gli utenti potranno ancora sfogliare
fisicamente i fascicoli. Queste riviste potranno essere posizionate in magazzino senza creare
problemi agli utenti e – ovviamente – non sarà necessario dislocarle presso un Dipartimento
- le riviste prive di equivalente elettronico ma di prestigio dovrebbero andare a scaffale aperto. Si
tratta per lo più di standing orders. Se i docenti fossero disincentivati alla loro consultazione in
biblioteca, senza arrivare all'ipotesi di lasciare le riviste presso i dipartimenti (soluzione limite),
si potrebbero trovare soluzioni non penalizzanti per la biblioteca:
 consentire la prestabilità delle singole annate, specie per gli standing order
 per gli ultimi fascicoli: creare un periodo di "interregno" tra il ricevimento/registrazione e la
rilegatura, in cui il fascicolo venga messo a disposizione del docenti (ipotesi pericolosa
perché i fascicoli potrebbero perdersi e rendedere difficoltosa la rilegatura)
 per tutti i fascicoli: effettuare un DD interno, sotto forma di fotocopia tramite posta interna
- per le riviste di pura consultazione a scaffale aperto, non esistono problemi con i docenti e
l'unico problema gestionale riguarda l'apposizione dei tag RFID
[marzo 2012]
17
la consultazione di 2 fascicoli della stessa rivista (su 52 non è da escludere) non è gestibile in SOL. Dato che l'inventario è legato
all'anno, se si presta un solo fascicolo, in SOL appare prestata l'intera annata (il fatto che riguardi un solo "pezzo" va messo in nota).
Biblioteca della Facoltà di Agraria
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Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
4.3
Agg.: 11/01/16
genesi.doc
GESTIONE MATERIALI A MAGAZZINO
Le monografie a magazzino verranno invece sistemate nel vecchio ordine topografico, senza spazi
di fuga, dato che le collezioni sono chiuse. Per le riviste, a magazzino, andranno sia quelle chiuse,
che non richiedono spazi di accrescimento, che quelle aperte, che invece li richiedono; e di questo
occorrerà tenere conto.
4.3.1
Gestione riviste a magazzino
Per le riviste a magazzino la riorganizzazione strutturale verrà fatta in fase di trasloco.
Un primo problema è quale collocazione attribuire alle riviste marginali e dove sistemarle: l'ipotesi
iniziale è di lasciare le vecchie collocazioni e sistemarle nelle scaffalature in corridoio e nelle salette
interne. Il secondo problema è se cambiare le collocazioni alle riviste non marginali: se alcuni fondi
librari fossero organizzati a caso, le riviste saranno posizionate a magazzino in base alla sequenza
creatasi casualmente durante il trasloco (e non in base alla collocazione presente in SOL!). Se anche
si potesse mantenere l'originale sequenza topografica, a causa delle riviste eliminate o scartate come
marginali mancheranno molti numeri di catena: dato che prevalgono le riviste scartate, i buchi
finirebbero per essere eccessivi, e l'idea di ricollocarle non sarebbe peregrina, anche perché si
distinguerebbero immediatamente da quelle marginali (ovunque fossero posizionate).
In ogni caso l'ipotesi di cambiare le collocazioni delle riviste (in “AGR.”+settore+”PER.” + numero
di catena) va valutato – come qualsiasi altra scelta strutturale od organizzativa – in base al rapporto
costi/benefici. In se e per sé cambiare la collocazione in SOL è il minore dei problemi, dato che in
ogni caso si dovrà intervenire sui record per aggiornare consistenze e descrizioni catalografiche. Un
elemento da valutare è se le riviste hanno fascette e se la vecchia collocazione è segnalata dentro i
fascicoli: cambiando le collocazioni occorrerebbe cambiare anche le fascette e – forse – le
collocazioni scritte sui fascicoli. In casi estremi, come il DISTAM, in cui al contrario le riviste da
scartare sono poche, si può mantenere la struttura topografica compreso il numero di catena in SOL.
Nel caso si vogliano inserire delle riviste inizialmente considerate marginali a compactus si
potrebbero individuare gli spazi disponibili a compactus e selezionare le poche riviste da inserire in
mezzo a quelle già piazzate a compactus in base alla compatibilità tra metri liberi e metri occupati
dalle singole riviste da aggiungere. Alcune annotazioni :
1) se si cambiano le collocazioni di tutte le riviste a compactus, le riviste marginali messe negli
armadi in corridoio sarebbero facilmente distinguibili perché manterrebbero la vecchia
collocazione. Se si tenessero le vecchie collocazioni a tutte va trovata un'altra soluzione.
2) nel caso di Entomologia e del DISMA, le riviste messe nel compactus nuovo hanno già
cambiato la collocazione prendendo una numerazione continua: per inserirvi all'interno
delle riviste ex-”marginali” occorre non solo eliminare delle riviste ma riutilizzare i loro
numeri di catena sostituendovi riviste che abbiano pari capienza; in alternativa si possono
inserire riviste in fondo, aggiungendo numeri di catena. Le possibili riviste da eliminare
sono gli standing orders (da spostare al piano terra) e gli abstracts (da disinventariare).
3) Per Patologia la scelta / risistemazione va fatta adesso, eventualmente eliminando standing
orders e abstracts: le marginali o si re-inseriscono tra le riviste principali a compactus o si
eliminano o si lasciano negli armadi.
4) Per il DISTAM, oltre ad eliminare standing orders e abstracts, si possono selezionare alcune
riviste marginali da mettere negli armadi. Idem per gli altri fondi
[marzo 2014]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
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Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
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Agg.: 11/01/16
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Parlare astrattamente di riviste è fuorviante, perché sotto tale definizione si accorpano tre categorie
di oggetti: riviste con versione elettronica, riviste di prestigio senza equivalente elettronico
(categoria ormai ridottissima), e riviste solo cartacee di minore interesse (tipo National geography).

la gestione delle riviste con accesso elettronico non costituisce un problema: la biblioteca
diventerà il deposito della copia cartacea su cui si basa l'abbonamento elettronico e una vetrina in
cui gli utenti potranno sfogliare fisicamente i fascicoli. Queste riviste potranno essere spostate in
biblioteca centrale (e finire in magazzino) senza creare problemi.

spostare in biblioteca centrale riviste prive di equivalente elettronico, specie se di interesse
per la ricerca, creerà qualche problema, in quanto i docenti potrebbero essere disincentivati alla loro
consultazione se per farlo dovessero raggiungere la biblioteca. È evidente che, senza arrivare a
lasciare queste riviste presso i dipartimenti (soluzione limite), si debbano trovare soluzioni non
penalizzanti per la biblioteca, ma che consenta ai docenti di avere i fascicoli a disposizione :
 consentire la prestabilità - per periodi limitati, specie con prestito giornaliero – degli ultimi
fascicoli o annate
 creare un periodo di "interregno" tra il ricevimento e l'inventariazione, in cui il fascicolo
venga messo a disposizione del docente (ipotesi possibile solo per rivista specialistiche)
 effettuare una sorta di DD interno, trasmettendo copia dell'articolo desiderato in fotocopia
tramite posta interna o effettuando una sorta di DD “interno”

per le riviste meno significative non esistono - ovviamente - problemi [marzo 2012]
4.3.2
Gestione monografie e altri materiali a magazzino
Come detto sopra, le monografie destinate a magazzino non saranno ricollocate, in modo da poterle
identificarle rapidamente come tali dalla collocazione sia dai bibliotecari che dagli utenti. Questo
consentirà di definire un diverso trattamento delle richieste (ad esempio poterne differire l'evasione
al momento in cui sarà disponibile un bibliotecario).
Per facilitare la gestione delle richieste da parte dei bibliotecari, dato che spesso i volumi
provenienti dai vecchi fondi librari non hanno l'inventario registrato sul volume (o se c'è non è
distinto dalla serie giusta, o non corrisponde con quello inserito in SOL, che ovviamente detta legge
in fase di prestito), tenteremo di apporre all'interno una fascetta con serie e inventario dentro il
volume. Questo consentirà di identificare subito e in maniera univoca il numero di inventario nel
caso il volume debba essere prestato.
Se questo non fosse possibile, a causa della onerosità del processo, o per altre ragioni, l'unica
soluzione - una volta che si rendesse necessario prestare un volume a magazzino - sarebbe di
cercare in Opac il volume per titolo/autore, identificare in maniera univoca la copia che sia ha in
mano tramite la collocazione18 e infine inserire a mano la serie e l'inventario corrispondente nel
modulo gestione prestiti di SOL. È evidente la complessità e la lentezza di una simile procedura,
che oltretutto finirebbe nella maggior parte dei casi per svolgersi davanti all'utente.
Le monografie destinate a magazzino manterranno le vecchie collocazioni, al limite apponendo una
fascetta con serie e inventario dentro il volume, dato che raramente è rintracciabile nel volume
stesso l'inventario presente in SOL. Le collane troppo vecchie o inadatte per essere esposte al
pubblico manterranno le vecchie collocazioni, per differenziarle da quelle a scaffale aperto.
Per i volumi a magazzino non sono possibili controlli a scaffale automatizzati, non avendo tag
[marzo 2012]
18
sperando naturalmente che non vi siano ambiguità o errori di scrittura riguardanti la collocazione
Biblioteca della Facoltà di Agraria
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Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
Agg.: 11/01/16
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5
SERVIZI AL PUBBLICO
5.1
5.1.1
APERTURA, GESTIONE SALE E BANCONE
Gestione bancone e apertura
Da febbraio 2014 a ottobre 2014 due biblioteche UNIMI, BGLF e Veterinaria, sono state scelte per
sperimentare l'apertura serale fino alle 23,30 (alle 18,00 sabato e domenica). L'apertura è stata
garantita da studenti 150 ore, personale di una cooperativa e vigilantes. È stata evidenziata una certa
frequentazione delle due biblioteche il sabato e la domenica (fino al 30/40% dei posti), specie nelle
prime settimane, con un successivo calo. La sera la frequentazione è stata minore, specie dopo le
19,00 e particolarmente a Veterinaria; anche in questo caso la frequenza si è ridotta dopo le prime
settimane, arrivando a percentuali marginali (30 utenti a Città studi su 140 posti, il 15%).
In sé e per sé il progetto non è stato un fallimento, ma neanche un successo. Entrambe le strutture
hanno poi evidenziato un bassissimo livello di accesso ai servizi (prestito e altro) e di utilizzo dei
volumi presenti: le biblioteche sono state usate di fatto solo come sale studio. Il declino dei numeri
dopo il primo momento di curiosità indica poi che le reali esigenze di apertura serale sono state
sopravvalutate: d'altra parte, dopo le 17,00 la fine delle lezioni e il progressivo svuotamento delle
strutture didattiche fa sì che le biblioteche aperte finiscono per essere cattedrali nel deserto. È
interessante notare che precedenti esperienze relative alla nostra sala lettura quando chiudeva alle
19,00 avevano dimostrato che dopo le 18,00 gli utenti si contavano sulle dita di una mano.
Che effetto possa avere tale sperimentazione su come verrà posto il problema del prolungamento
dell'orario di apertura per tutte le biblioteche non è chiaro; ma la richiesta per un'apertura oltre le
18,00 rende molto più complesse – se non impossibili - turnazioni e cambiamenti volontari di orario
incentivati, e rende quasi indispensabile assumere turnisti o ricorrere a cooperative.
Nella nuova biblioteca il bancone (essendo rivolto sia verso l'atrio che verso l'interno della
biblioteca) finisce per far convergere su di sé tutte le richieste degli utenti, generiche o specializzate
che siano. Per questo diventa cruciale l'organizzazione dei turni di servizio.
È ormai chiaro che al bancone bastano due persone (dato che nel 95% dei casi il volume viene
recuperato direttamente dagli utenti e il ricorso al magazzino è minimo), e una terza crea solo
confusione: a causa della complessità delle operazioni da fare (controllo ritardi, prenotazioni,
gestione dei tag e dei pad), risulta infatti difficile trovare attività da svolgere al bancone per coprire
i tempi morti senza creare problemi. Quindi chi resta a disposizione per sanare momentanee carenze
di personale al bancone, o per scendere a magazzino, deve restare nell'ufficio reference. È invece
più critico – come prevedibile – il “controllo” del territorio: oltre ai casi di volumi presi e rimessi
fuori posto dagli utenti, l'uso delle sale inizia a mostrare una eccessiva “confidenza” (uso di
cellulari, oggetti abbandonati etc.) che va controllata. Quindi, per mantenere il presidio al bancone
servono 2 bibliotecari sia la mattina che il pomeriggio, più i turni di mezzogiorno, il che significa
che ogni giorno vengono coinvolte 6/7 persone; tenendo conto delle sostituzioni in caso di assenza,
significa che per coprire i normali turni in pratica sono coinvolti tutti. Nella definizione dei turni
occorre poi tener conto della necessità di distribuire in maniera equilibrata i prestiti, che sono la
principale attività legata al bancone, tenendo conto che alcune persone sono già “coperte” - in
percentuali diverse - dallo svolgimento di attività di back-office. [marzo 2015]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
38
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
5.1.2
Agg.: 11/01/16
genesi.doc
Presenze in sala
La nuova biblioteca è talmente diversa dalla vecchia che la dinamiche di utilizzo vanno rianalizzate
da zero: ciò che cambia non è solo come sono utilizzati i materiali bibliografici, ma anche il modo
con cui gli utenti interagiscono con gli spazi fisici ed – entro certi limiti – il modo stesso in cui la
biblioteca viene vissuta a livello sociale. Probabilmente è cambiato lo stesso rapporto degli utenti
con i bibliotecari. Va aggiunto che la segnaletica è ancora in via di definizione: dato che non è stata
completata la ricollocazione dei volumi, la segnaletica a scaffale è inevitabilmente provvisoria e
anche l'iconografia dei cartelloni andrebbe rivista per migliorarne l'impatto visivo. Il fatto poi che le
collocazioni si basino sulla CDD rende indispensabile riflettere su quali informazioni vadano
comunicate agli utenti. Fatta salva la necessità di abituarli a scorrere gli scaffali usando un codice
numerico particolare come la CDD, la precisione biblioteconomica nelle definizioni potrebbe essere
sacrificata a favore di un'informazione più vicina all'esperienza empirica.
Come prima passo per analizzare le dinamiche di uso della nuova biblioteca, da marzo abbiamo
iniziato a registrare le presenze nelle sale 4 volte al giorno (alle 9,30; alle 11,30 ; alle 13,30 ; e alle
16,30.) I dati hanno mostrato un elevato livello di utilizzo della biblioteca:
- a marzo, ad esempio, le presenze medie alle 9,30 erano il 36% (circa 45 presenti su 124 posti), alle
11,30 il 69% (85 presenti), alle 13,30 il 44% (55 presenti), e alle 16,30 il 36% (45 presenti) ;
- a maggio, alle 9,30 erano al 40%, alle 11,30 al 69%, alle 13,30 al 39% e alle 16,30 al 30% ;
- a ottobre le presenze alle 9,30 erano il 36%, alle 11,30 il 68%, alle 13,30 il 38%, alle 16,30 il 37%.
Simili dati possono portare ad alcune conclusioni (sia pur preliminari) :
1) la percentuale di occupazione massima – prevedibilmente in corrispondenza delle 11,30 - non
supera il 70%, indicando una frequentazione elevata ma lontana dalla saturazione, indizio che la
biblioteca sembra ben dimensionata. Va notato che nel 2014/15 gli iscritti alla Facoltà erano
4227; quest'anno, con l'accesso programmato sono scesi a 3800. È probabile che, raggiunto il
picco massimo di iscritti, gli iscritti scenderanno progressivamente a poco più di 3000. Quindi la
biblioteca sperimenta adesso il massimo livello ipotizzabile di affollamento
2) occorre notare che alle 11,30 in alcuni giorni l'occupazione ha superato l'80% (cioè tra 100 e
110 posti occupati su 124), arrivando in 2 giorni a 121 e 123 posti occupati, equivalenti alla
saturazione. Questi picchi non sembrano avere ragioni particolari, dato che sono distribuiti
stocasticamente. Si nota invece che – prevedibilmente - il venerdì l'afflusso è minore.
3) i livelli minimi di occupazione (alle 9,30 e alle 16,30) superano comunque il 35%, con una
escursione tutto sommato limitata tra massimo e minimo, indizio di una certa stabilità
nell'utilizzo della biblioteca nel corso della giornata. Constatazione prevedibile, in base a
precedenti osservazioni nella vecchia biblioteca, ma comunque significativa.
4) non appaiono difformità nell'uso delle sale, indipendentemente dai materiali bibliografici
esposti, indizio che sono usate soprattutto per lo studio (di materiali propri o della biblioteca) più
che per ricerche tematiche. La sala A, senza prese elettriche ai tavoli è meno usata,
presumibilmente perché evitata da chi usa i PC, altro indizio significativo.
Una recente analisi comparativa sul livello di occupazione dei posti lettura nelle biblioteche di
Ateneo, registrato però 2 volte al giorno, mostra che il nostro livello di occupazione (44%) è vicino
alla media (40%): il livello più alto - come prevedibile - è nelle umanistiche, più frequentate in
quanto usate dagli utenti come laboratori didattici e di ricerca (tra il 69% [BGLF] e il 40%
[Filosofia]); poco inferiore per le scientifiche (dal 59% [Biologica] al 36% [Chimica]); inferiore
per le biomediche (tra il 20% e il 34% ). Il nostro livello si pone al secondo posto tra le scientifiche.
[nov. 2015]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
39
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
5.2
Agg.: 11/01/16
genesi.doc
CONSULTAZIONI
Da maggio 2015 la Div. biblioteche fa registrare le consultazioni in loco (una settimana al mese), in
modo da poterne valutare il numero annuo. La difficoltà di intercettare simili movimenti in una
biblioteca a scaffale aperto sono evidenti: fin dall'inizio è stato chiaro che lo sforzo di registrarli ha
senso solo se è un'occasione per instaurare prassi di consultazione corrette da parte degli utenti.
Quindi si è deciso di registrare le consultazioni in loco tutti i giorni, non solo durante le settimane
canoniche, e in SOL. Inoltre abbiamo considerato come consultazioni il 5% dei volumi trovati fuori
posto (valutando che pochi dei volumi fuori posto siano prodotti da prelevamenti di volumi da
scaffale non conclusi correttamente, in quanto prevalgono nettamente gli errori endogeni di
ricollocazione post-trasloco), inserendole in SOL al pari dei volumi correttamente riportati al
bancone dagli utenti: pur con tutti i limiti metodologici, questo mix rappresentava nella maniera più
realistica la dinamica delle consultazioni in base dei dati allora disponibili. Va ricordato che noi
usiamo le consultazioni SOL per registrare i prestiti giornalieri (con uscita dalla biblioteca) di opere
non prestabili: per gestire le consultazioni in loco usiamo un utente fittizio ("CONSULTAZIONE
AGRARIA"). I volumi prelevati a magazzino – non essendo protetti dai tag antitaccheggio continueranno ad essere registrati come prestito giornaliero attribuito ad uno specifico utente o su
moduli cartacei (trattenendo la carta di identità) per gli esterni.
Le consultazioni passate alla Divisione nelle 4 settimane monitorate sono 217; se le settimane
fossero un campione statisticamente significativo (2 a traffico pieno e 2 ridotto), proiettate su 40
settimane - esclusi agosto e le festività - portano a una stima di 2200 consultazioni annue SOL, a cui
aggiungere quelle manuali (circa 400), arrivando a 2600 consultazioni in loco l'anno. Resta il fatto
che, inserire in SOL i volumi trovati fuori posto solo durante le settimane di test ha parzialmente
falsato i dati, creando una ulteriore dissimmetria tra quelli forniti alla Divisione e quelli registrati in
SOL: i 2 canali informativi sono infatti basati su diverse metodologie (uno registra anche i
movimenti manuali, l'altro no), con scansione temporale diversa (uno registra i dati una settimana al
mese, l'altro in continuo), con modalità e dinamiche diverse (il primo, subito a regime e monitorato,
l'altro poco usato all'inizio, anche se è andato via via crescendo). Inoltre le consultazioni in loco
sono registrate solo da maggio, quindi per ottenere il dato annuo servono complesse interpolazioni
statistiche. La complessità dei controlli a scaffale pervasivi rende poi difficile ipotizzare di poterli
fare con continuità: nella migliore delle ipotesi potranno essere fatti una o due volte l'anno, il che,
però, rende irrimediabilmente incoerenti tutte le statistiche basate su di esse. [agosto 2015]
Perciò a partire da settembre si è standardizzata al massimo la gestione delle consultazioni in loco:
tutte, anche quelle ad esterni, sono registrate in SOL e la registrazione dei volumi non correttamente
restituiti dagli utenti avviene solo per quelli trovati palesemente fuori posto in giornata. Con questa
nuova gestione le consultazioni registrate in SOL arrivano a 1511, di cui 1337 consultazioni in loco
(registrate all'utente “CONSULTAZIONE AGRARIA”) e 174 prestiti giornalieri (registrati al
singolo utente e con uscita dei volumi dalla biblioteca). Per questi ultimi i risultati sono alquanto
inferiori rispetto alle previsioni (erano stimati a 300), mentre le consultazioni in loco, essendo
registrate per la prima volta, non erano state oggetto di previsioni. Le consultazioni in loco l'anno
prossimo – completo e con dati relativi a tutti i giorni - potrebbero arrivare a 3000: non poche, ma
pur sempre marginali rispetto ai prestiti mensili, in ascesa verso quota 10.000.
Il calo anomalo dei prestiti giornalieri può tuttavia far presumere che le consultazioni in loco stiano
assorbendone un 40/50% (pur tenendo conto che operano su materiali diversi: le consultazioni in
loco riguardano anche volumi prestabili, i prestiti giornalieri solo i non prestabili). In ogni caso,
dato che stiamo ancora ricollocando i fondi librari recuperati, le dinamiche di consultazione di tali
materiali sono poco prevedibili. [nov. 2015]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
40
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
5.3
Agg.: 11/01/16
genesi.doc
PRESTITO VOLUMI
Per i prestiti, la quantità delle transazioni dipende essenzialmente da due parametri: numero utenti e
quantità dei volumi a disposizione. In passato è infatti risultato chiaro che la curva dei prestiti era
sovrapponibile a quella degli iscritti alla Facoltà, segnalando una correlazione lineare tra i due
fattori; quanto al patrimonio, c’è ovviamente una correlazione tra numero dei volumi e prestiti.
Una biblioteca non può che intervenire in misura molto limitata sulla dimensione del proprio bacino
di utenti, dato che questo dipende da fattori fuori dal suo controllo: dinamiche demografiche,
politiche in materia di istruzione, la specificità della Facoltà di cui si fa parte, l'influsso del numero
chiuso etc. ). In definitiva, gli utenti sono quelli che sono e vanno considerati come una variabile
indipendente, che non può essere manipolata. Quanto al numero totale dei volumi, dipende per lo
più da fattori storici pregressi, ed è quindi anch'esso una variabile indipendente, in lento aumento
(se non sostanzialmente stabile) a causa della ridotta dinamica delle nuove acquisizioni.
La dinamica dei prestiti può poi essere influenzata - aumentando o diminuendo questa probabilità
media - da come gli utenti usano i servizi della biblioteca: l'assiduità con cui la frequentano, il
livello di informazione sulle risorse e sui servizi, i diversi approcci didattici, sono tutti fattori che
possono incrementare il tasso di utilizzo della biblioteca, e quindi avere un effetto moltiplicatore
sulle transazioni erogate. Si tratta però di fattori difficili da valutare, in cui dati oggettivi si
mischiano ad aspetti psicologici e percettivi. Ben più importante è il diverso modo in cui le
biblioteche delle varie aree disciplinari sono utilizzate dagli utenti: è probabile che gli studenti delle
umanistiche usino maggiormente la biblioteca come laboratorio didattico e di ricerca, quindi
utilizzando in maniera maggiore i volumi rispetto alle biblioteche scientifiche o biomediche (in cui
buona parte dell'attività didattica viene svolta nei laboratori o negli stage). [marzo 2015]
A parte ciò, quel che può far aumentare sensibilmente la probabilità media che un volume venga
chiesto in prestito, è l'utilità intrinseca dei materiali posseduti in rapporto alle esigenze degli utenti.
Di nuovo, non è semplice valutare l'utilità o l' "attrattività" dei volumi posseduti.
Da quando sono stati collocati in un fondo a parte, sappiamo che i volumi di testo contribuiscono al
65% circa dei prestiti mensili: ad esempio nel 2014 su 5100 prestiti mensili 3530 sono riferibili ai
soli volumi di testo (69%), nel 2015 su 8160 prestiti mensili 5285 sono riferibili ai testi (64%). Si
tratta di una percentuale elevata, ma minore di quella attesa (in assenza di precise statistiche si
ipotizzava che fosse del 75%/80%, se non superiore). Va anche detto che noi, senza averli definiti
formalmente “di testo” perché non adottati come tali nei nostri corsi, possediamo volumi che sono
tali in altre Facoltà: quindi anche se le movimentazioni relative a tali volumi non appaiono
statisticamente riferibili al nostro fondo di volumi di testo, in un modo o nell'altro sono prestiti
relativi alla didattica, che quindi andrebbero aggiunti ai prestiti ufficialmente attribuibili ai volumi
di testo. Il problema è che non possiamo quantificarli. È probabile quindi che in una biblioteca
universitaria il grosso delle richieste si concentri sui volumi di testo, ma abbiano un ruolo notevole
anche le monografie tematiche: quindi l'adeguatezza del patrimonio alle esigenze dei propri utenti
coincide in buona parte con la quantità dei volumi di testo acquisiti, ma in parte consistente con il
costante aggiornamento.
Completamente diversa è l’analisi sui prestiti per la ricerca: qui la dinamica dipende soprattutto da
come è impostata la policy nei confronti della docenza, visto che tali prestiti vengono contati
statisticamente uno per anno (assicurando una sorta di massa inerziale sul totale dei prestiti). Va
tenuto conto che negli ultimi anni stiamo progressivamente ricontrollando i volumi prestati ai
docenti, per far rientrare quelli per cui non serve più un prestito vincolato; per contro, ogni anno ai
prestiti vincolati si aggiungono i nuovi acquisti e una frazione dei fondi librari accorpati. Quindi il
risultato finale nasce dall'equilibrio fra queste due dinamiche contrastanti.
[dic. 2015]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
41
Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
5.3.1
Agg.: 11/01/16
genesi.doc
I dati di partenza della vecchia biblioteca centrale e le proiezioni
Come detto i prestiti della sola biblioteca centrale nel 2010 sono stati 3474, di cui 3075 mensili e
399 di volumi prestati in modo vincolato ai docenti; nel 2011 4919, di cui 3435 mensili + 198
proroghe, 688 ai docenti, più 598 prestiti giornalieri (registrati come consultazioni per differenziarli
dagli altri prestiti, ma comunque con uscita del libro dalla biblioteca); nel 2012 5666, di cui 3990
prestiti mensili + 386 proroghe, 461 a docenti e 829 giornalieri; nel 2013 6297 prestiti, di cui 4604
mensili + 666 proroghe, 380 ai docenti e 684 giornalieri.
I prestiti dell'intera Facoltà nel 2010 sono stati 4692, di cui 3257 mensili e circa 1400 prestiti ai
docenti; nel 2011 6095, di cui 4625 mensili + 198 proroghe, 688 vincolati per docenti, più 598
prestiti giornalieri (con uscita del libro dalla biblioteca); nel 2012 7092, di cui 4229 prestiti
mensili + 415 proroghe, 1577 prestiti vincolati a docenti e 871 giornalieri; nel 2013 7678 prestiti,
di cui 4754 mensili + 684 proroghe, 1543 ai docenti e 684 giornalieri. Va notato che nel 2012 le
statistiche delle ex-biblioteche decentrate apparivano incoerenti. Quindi i prestiti ai docenti sono
stati ripuliti e ridefiniti ex-post: i prestiti del Distam sono stati stimati a 1096 (858 a docenti –
depurati dai “falsi positivi” – 200 attribuiti a studenti, 12 proroghe e 26 giornalieri), quelli di
Entomologia a 330 (258 a docenti, 39 a studenti, 17 proroghe e 16 giornalieri).
Nel 2014 le statistiche incorporano tutti i fondi librari assorbiti, arrivando a 8506 prestiti, di cui
5107 mensili + 1023 proroghe, 1647 ai docenti e 549 giornalieri; è tuttavia possibile – sia pur con
qualche approssimazione - individuare l' “apporto” dei volumi provenienti dalla vecchia biblioteca
centrale: 6812 prestiti, di cui 4992 mensili + 900 proroghe, 400 ai docenti e 520 giornalieri.
L’analisi sulle dinamiche interne è complessa, tuttavia alcuni elementi possono essere rimarcati:
1) i prestiti giornalieri (relativi alla sola biblioteca centrale) sono in lenta diminuzione; le
proroghe hanno avuto invece un notevole aumento, anche rispetto agli altri movimenti
2) i prestiti normali (cioè i mensili per studenti o da 60 giorni – non vincolati - per docenti)
della sola biblioteca centrale fino al 2014 sono aumentati tra il 15% e il 10% l'anno, con una
certa stabilità nel trend, sintomo di una dinamica assestata. Gli incrementi dei prestiti
relativi all'intera Facoltà formano una curva di incremento quasi perfettamente
sovrapponibile a quella della biblioteca centrale: fatto non certo sorprendente, visto che il
95% di tali prestiti deriva dalle vecchie collezioni della ex-biblioteca centrale.
3) la curva dei prestiti ai docenti è in leggera flessione, ma i dati contengono un certo grado di
incoerenza, dato che questo tipo di prestito fino al 2011 è stato gestito dalle biblioteche di
Dipartimento con modalità alquanto discutibili (al punto è stato necessario normalizzare i
dati ex-post, il che, però, ha prodotto un certo grado di approssimazione nei dati).
4) i prestiti totali (mensili + vincolati per ricerca + proroghe + giornalieri) hanno una dinamica
in parte simile a quella dei soli prestiti mensili. Ma a questo livello di aggregazione dei dati
si nota fino al 2014 una diminuzione del trend di crescita, presumibilmente a causa
dell'effetto anticiclico della diminuzione dei prestiti giornalieri e della staticità dei prestiti
per la ricerca, che iper-compensano l'overdrive delle proroghe
Se correliamo i prestiti con gli iscritti alla Facoltà, vediamo che fino al 2006 le due curve
sostanzialmente si sovrappongono, indicando che il numero di prestiti dipendeva linearmente dagli
iscritti. Tra il 2007 e il 2010 le due curve divaricano, e quella dei prestiti mostra una inclinazione
sensibilmente maggiore, indicando una dinamica accelerata rispetto a quella degli iscritti. Dal 2011
la curva dei prestiti si impenna, e aumenta enormemente il differenziale con la curva degli iscritti,
indizio che la dinamica dei prestiti non è più correlata linearmente a quella degli iscritti, ma
vi aggiunge un overdrive positivo, dovuto presumibilmente alla maggiore “attrattività” raggiunta
dal nostro patrimonio librario. Aggiungere all'analisi i fondi librari in via di accorpamento non
dovrebbe cambiare sostanzialmente queste conclusioni. [nov. 2014]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
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Vers. 2.8 - agg. 23/12/2015
Biblioteca Facoltà di Agraria
5.3.2
Agg.: 11/01/16
genesi.doc
Dinamiche dei prestiti dopo l'apertura della nuova biblioteca e indici
A gennaio 2015, dopo aver elaborato le statistiche 2014, erano state definite anche le previsioni
tendenziali 2015 (anno in cui si ipotizzava che sarebbe stato completato l'accorpamento strutturale e
funzionale dei fondi librari di Facoltà), sulla base di una ipotesi di aumento del 10% circa.
La nuova biblioteca è stata aperta a metà gennaio, e già a marzo i dati relativi ai primi tre mesi si
rivelavano migliori del previsto, con aumenti rispetto ai corrispondenti mesi del 2014 superiori al
50%. Tali dati sono stati via via confermati, rendendo evidente che l'aumento dei prestiti rispetto al
2014 a fine 2015 si sarebbe assestato attorno al 60%, al punto da costringere ad elaborare un
secondo grafico con i tendenziali corretti. Un tale exploit assume un valore ancora maggiore se lo si
correla con la curva degli iscritti alla Facoltà (quasi piatta rispetto al 2013-4) e con il fatto che i
volumi recuperati durante l'accorpamento sono stati messi a disposizione degli utenti con molta
lentezza a causa delle complesse operazioni di riordino. L'evidente impennata della curva dei
prestiti rispetto al normale trend degli anni precedenti, non può quindi che essere stata determinata
dall'apertura della nuova struttura in sé e per sé, grazie alla maggiore accessibilità acquisita dal
materiale esposto a scaffale aperto. Anche da questo punto di vista quindi, il progetto della nuova
biblioteca sembra essersi dimostrato azzeccato e sta dando i frutti sperati. [sett. 2015]
Le statistiche 2015 consolidate sono di 11.526 prestiti, di cui 8157 mensili + 1591 proroghe, 1604
prestiti ai docenti e 174 giornalieri (più 1337 consultazioni in loco). Non è più possibile individuare
in maniera affidabile l' “apporto” dei volumi provenienti dalla vecchia biblioteca, ma possiamo
valutare i prestiti generati dai volumi di testo (5280, il 64% del totale dei prestiti)
La valutazione di quanto i prestiti 2015 siano aumentati rispetto al 2014 è resa complessa dal fatto
che a dicembre 2014 e gennaio 2015 la biblioteca è stata aperta due settimane in meno (per i lavori
in vista dell'apertura). Inoltre, visto che la dinamica di funzionamento della nuova biblioteca è
sconosciuta, a noi serve un'analisi sul trend dei prestiti durante il 2015. Per questo sono stati
monitorati anche gli aumenti dei prestiti mensili (quelli ai docenti – come si è detto – hanno una
dinamica a parte) mese per mese: tra febbraio 2014 e 2015 c'è stato un incremento del 62% (da 394
a 640), a marzo del 72% (da 488 a 839), ad aprile dell'80% (da 383 a 690), a maggio del 38% (da
556 a 768), a giugno del 53% (da 463 a 710), a luglio del 55% (da 350 a 543), ad agosto del 300%
(da 27 a 82), a settembre del 78% (da 402 a 714), ad ottobre del 38% (da 791 a 1095), a novembre
del 60% (da 510 a 814). Aumento annuo (supponendo che le anomalie 2014/15 si compensino):
59% (da 5107 a 8157). Dopo una piccola “esplosione” post apertura tra febbraio e aprile (dovuta
probabilmente all'effetto trascinamento creato dalla novità della biblioteca) l'aumento oscilla tra il
38 e il 78% (in media il 60%), sintomo di un assestamento delle dinamiche dei prestiti. Difficile
capire se possano aumentare: molti margini di miglioramento sono legati a come verranno impostati
i servizi a livello d'Ateneo.
Una recente indagine effettuata dalla Divisione biblioteche sulla percentuale di volumi prestabili e
sull'indice di circolazione nelle biblioteche di Ateneo ha fornito interessanti elementi di valutazione.
Va detto però che i dati risalgono al 2013, quindi per quanto riguarda la biblioteca di Agraria
l'analisi è talmente datata da essere fuorviante: nel 2013 le biblioteche esistenti erano due, i fondi
recuperati due o tre su 11, mentre adesso la biblioteca è una, i fondi sono tutti recuperati e la
percentuale dei volumi prestabili sta rapidamente salendo. Va poi detto che come indice di
circolazione è stato usato il rapporto prestiti/volumi prestabili, a differenza di altri indici basati sul
rapporto tra prestiti e volumi totali o prestiti/volumi dopo una certa data: di fatto introduce una
variabile in più, dato che l'indice non varia solo per l'aumento o la diminuzione dei prestiti (al
numeratore), ma anche se cambia - per scelte politiche o ragioni biblioteconomiche - la percentuale
di volumi prestabili (al denominatore); mentre se il denominatore fosse il numero totale dei volumi
posseduti, sarebbe in lento aumento (a causa del numero esiguo di nuove accessioni, contrastate
peraltro dalle disinventariazioni), se non quasi invariante.
Biblioteca della Facoltà di Agraria
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Biblioteca Facoltà di Agraria
Agg.: 11/01/16
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L'indagine ha anche mostrato le solite differenze tra biblioteche, indizio evidente che all'interno del
nostro sistema bibliotecario convivono diverse tipologie di biblioteche (in prima approssimazione
coincidenti con le aree disciplinari), tra di loro strutturalmente e funzionalmente divaricanti.
L'analisi mostra che non c'è un rapporto diretto tra elevato tasso di prestabilità e indice di
circolazione: è basso sia quando la percentuale di volumi non prestabili è alta, ma anche quando è
basso (e viceversa). Se c'è una logica, va individuata biblioteca per biblioteca, nella diversità delle
collezioni e del rapporto con gli utenti, nel modo con cui sono erogati i servizi, probabilmente anche
nella storia di ogni biblioteca. Il fatto che il livello medio dell'indice di circolazione sia basso anche
se è alta la percentuale di volumi prestabili ha una banale spiegazione matematica: se l'indice è il
rapporto tra volumi prestabili e prestiti, e se il denominatore aumenta perché aumenta la percentuale
di volumi prestabili, l'indice non può che diminuire a meno che il denominatore non venga
aumentato proporzionalmente, il che non può che avvenire operando su fattori non presenti
nell'equazione (l'utilità dei volumi in base alle esigenze degli utenti, il loro aggiornamento, etc.)
Tutti questi fattori sono all'opera nel caso di Agraria: l'indice di circolazione del 20% (nel 2013,
prima dell'unificazione) nasce dal rapporto tra 6.000 prestiti e 30.000 volumi prestabili esistenti
allora nell'insieme della Facoltà; dopo l'unificazione i volumi prestabili saliranno a 50.000, e per
mantenere lo stesso indice serviranno più di 10.000 prestiti. Vero è che i prestiti si stanno in effetti
avvicinando a quel limite, grazie soprattutto ai prestiti dei volumi di testo, dato che il nostro
patrimonio di volumi di testo negli ultimi anni ha avuto un fortissimo incremento. L'analisi sul
rapporto tra dinamica dei prestiti ad Agraria e livello di aggiornamento è più complessa. Più i
volumi sono obsoleti, meno probabile è che vengano chiesti in prestito; oltre gli anni 80/90
l'interesse degli utenti dovrebbe degradare rapidamente (salvo che per poche discipline a minor
tasso di obsolescenza come entomologia, patologia vegetale etc.) arrivando in breve ad un interesse
marginale, per poi a ridursi ulteriormente - con una curva asintotica – fino ad azzerarsi.
La struttura patrimoniale della nostra biblioteca in base alla vetustà dei volumi ha una forma a
clessidra: per anni è stata sostanzialmente una biblioteca di conservazione, quindi con molti volumi
storici, se non obsoleti (che producono ben pochi prestiti); c’è però stato un notevole incremento di
acquisti dal 2000 in poi, garantendo parecchi volumi recenti (in grado di produrre un numero
significativo di prestiti). Al momento non è facile valutare quanto possa incidere sull'attrattività
media del materiale posseduto da noi l'aggiunta al patrimonio dei volumi recuperati dai fondi librari
accorpati: molti sono obsoleti, ma altri possono senza dubbio rivelarsi interessanti. Tuttavia
l'equilibrio finale non è facilmente prevedibile, se non si dispongono di serie storiche
sufficientemente estese nel passato, in grado di correlare i prestiti con la distribuzione per disciplina
e per anno di pubblicazione dei volumi. E le nostre statistiche di circolazione, che comunque
risalgono a pochi anni fa, sono inesorabilmente limitate e poco significative, perché quello dei fondi
accorpati è materiale per lo più mai prima messo a disposizione degli utenti e di cui quindi non
possiamo conoscere le dinamiche di uso. Di nuovo, una simile analisi non è semplice da fare
Inoltre, noi stiamo agendo attivamente su entrambe le grandezze su cui si basa l'indice di
circolazione: da una parte stiamo disinventariando una tale quantità di volumi doppi od obsoleti da
ridurre sensibilmente il denominatore; dall'altra, stiamo anche catalogando centinaia di volumi
recenti mai trattati prima, producendo sì un lieve aumento del denominatore, ma anche creando le
condizioni per un aumento dei prestiti, e quindi contribuendo ad incrementare ulteriormente il
numeratore. Ma il fattore più importante che sta agendo con forza sul numeratore, ovviamente, è
l'aumento più che lineare dei prestiti generato dall'apertura della nuova struttura.
Ad Agraria, quindi, non solo i parametri in gioco stanno continuamente e profondamente
cambiando (senza che sia facile capirne l'effetto cumulato), ma stiamo anche intervenendo
attivamente per modificarli, introducendo effetti di retroazione nel sistema, quindi aumentandone il
livello di non-linearità e rendendolo sempre meno predicibile (anche se - occorre ricordarlo - i
sistemi non-lineari sono pur sempre deterministici). [dic. 2015]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
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Biblioteca Facoltà di Agraria
5.4
Agg.: 11/01/16
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DD/ILL, REFERENCE E RICERCHE IN RETE
Come detto nella seconda parte di questo progetto, le prospettive sono segnate da tendenze di fondo
difficilmente eludibili: disintermediazione, diminuzione degli acquisti, crescente centralizzazione
delle politiche bibliotecarie e dell’offerta dei servizi. Sono tutti fattori destinati ad avere effetti
profondi, anche se di complessa analisi, sui DD/ILL. Ad esempio, il prevalere dell’e-only gestito a
livello nazionale e la contestuale diminuzione dei cartacei dovrebbe tendenzialmente far diminuire i
DD: le strutture di ricerca italiane finiranno per avere tutte a disposizione più o meno le stesse
risorse big deal, mentre quelle di proprietà “riservata” delle biblioteche (cartacei e on-line)
diventeranno sempre più marginali. Gli effetti sono comunque complessi da analizzare perché
contraddittori: dato che il DD è sia attivo che passivo, eliminare riviste cartacee diminuisce le
richieste dall'esterno ma fa aumentare quelle verso l'esterno (per sostituire gli articoli non più
disponibili). Se le riviste da chiudere fossero fra quelle meno soggette a richieste dall'esterno ma più
dall'interno, tali chiusure selettive potrebbero perfino far aumentare il numero di DD.
Ancora più complesso da valutare è l'impatto su DD/ILL della disintermediazione e dei nuovi
strumenti di ricerca (ad esempio SFX): da una parte questa semplicità d'uso potrebbe incrementare i
DD per il fatto di poter seguire l'impulso del momento e di non dover venire fisicamente in
biblioteca per effettuare la richiesta; dall'altra, una volta che l'utente scoprisse di non poter scaricare
l’articolo e basta, che ci vorranno giorni per ottenerlo e dovrà comunque recarsi in biblioteca,
potrebbe essere spinto a desistere dall'attivare un DD e ripiegare su risorse più facili da ottenere con
un click (anche a costo di rinunciare a risorse qualitativamente più adeguate alle sue necessità).
Di fronte a queste tendenze contrastanti appare difficile prevedere su quale livello si stabilizzeranno
i DD ad Agraria: probabilmente potranno aumentare solo se si riuscirà ad “esporre” maggiormente
all'esterno le nostre risorse catalogandole in ACNP, e ad avere un rapporto più "integrato" con i
nostri utenti, il che dipenderà molto dall'evoluzione del reference. [mag 2012]
Gli effetti sul reference delle tendenze di fondo di cui si è più volte parlato sono ancora più
impredicibili e sottili. In generale, strumenti complessi o di non immediata comprensione, vista la
scarsa preparazione dell'utente medio, rischiano di generare una sorta di iper-disintermediazione:
l'utente frustrato non solo non verrà più in biblioteca, ma potrebbe perfino evitare di utilizzare gli
strumenti bibliografici “professionali” per il più semplice Google (con tutti i pro e contro che ciò
comporta). D'altra parte, il fatto che per l'utente diventi sempre più complicato capire perché il
recupero diretto (=con un solo click) di una fonte non sia riuscito, potrebbe riaprire uno spazio per
la tipica funzione di supporto del bibliotecario: se i problemi sono legati a errate impostazioni nelle
strategie di ricerca o a problemi contrattuali, quel che serve è una conoscenza complessiva dei
problemi di ricerca/recupero di fonti, che è appunto la specializzazione di un bibliotecario.
Nonostante questo, resta il dubbio che il mancato ricorso al reference da parte dei nostri utenti –
correlato alla scarsa richiesta di corsi sulle risorse bibliografiche - dipenda da fattori strutturali, più
profondi. Il primo può essere dovuto al fatto che i reference dovrebbero nascere in fase di stesura
della tesi. In facoltà come la nostra, tuttavia, spesso le tesi sono impostate dal docente per inserirle
all’interno di un proprio percorso di ricerca; il che potrebbe implicare che le bibliografie sono già in
parte impostate dall’inizio. È anche possibile che l’introduzione della nuova didattica abbia
semplicemente abbassato il livello di complessità delle tesi, rendendo meno importante una accurata
ricognizione e segnalazione dei riferimenti bibliografici. Se questo fosse vero non sarebbe semplice
contrastare queste tendenze di fondo. Un ultimo aspetto, più banale, potrebbe essere la scarsa
consapevolezza da parte dei nostri utenti dell'esistenza di servizi come il reference o il DD. [2013 –
marzo 2014]
Un’analisi a parte richiederebbero i discovery tool tipo SUMMON, ma appare inutile farla qui.
Biblioteca della Facoltà di Agraria
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Biblioteca Facoltà di Agraria
5.5
Agg.: 11/01/16
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CORSI E RAPPORTI
ISTITUZIONALI
L'attivazione di una serie di corsi rivolti a gli studenti della facoltà dovrebbe essere una priorità
della biblioteca. L'esperienza del passato tuttavia dimostrato che non è così semplice farlo, in
particolar modo ritagliando un ruolo autonomo per la biblioteca. Il problema principale,
ovviamente, nasce dal fatto che per uno studente la partecipazione ad un corso ha senso solo se
distribuisce crediti e, dato che il personale non docente non è abilitato a svolgere attività che
producano crediti, i corsi devono di fatto essere svolti dal bibliotecario all'interno del curriculum
didattico. A questo punto le soluzioni possibili sono poche: innanzitutto, per sviluppare una politica
di offerta dei corsi, occorre cercare un rapporto più stretto con la docenza; in secondo luogo la
biblioteca dovrebbe essere in grado di differenziare la propria offerta di corsi, in modo da potere
attivare volta per volta quello richiesto per le varie tipologie di utenti; in terzo luogo, se non è
possibile attivare dei veri e propri corsi, provare a fornire assistenza agli utenti in altro modo
(creando opuscoli, offrendo assistenza personalizzata, utilizzando servizi interattivi).
Uno dei punti su cui la nuova biblioteca dovrebbe maggiormente investire per avere un ruolo
all'interno della facoltà è la creazione di un canale di contatto diretto con il singolo docente.
La ristrutturazione dell'università e la creazione di mega-dipartimenti ha parzialmente destrutturato i
rapporti istituzionali all'interno dell'ateneo e rese più complesse le comunicazioni tra la biblioteca e
le proprie strutture di riferimento: in passato, quando doveva "comunicare" un'informazione o una
novità a un Istituto, la biblioteca doveva in pratica mettersi in contatto con una ventina di docenti
(40 al massimo), afferenti alle stesse aree disciplinari di ricerca; adesso effettuare la stessa
operazione su un Dipartimento significa contattare 60 o 70 docenti, legati a varie aree disciplinari e
di ricerca, quindi assai meno omogenei di prima. È evidente che nella nuova situazione i normali
canali istituzionali (inviare una e-mail o una circolare al direttore dell'istituto, in modo che questi la
possa girare a tutti i docenti) sono difficilmente proponibili. C’è poi da tener conto che con ogni
probabilità – sia causa della ri-dipartimentalizzazione, sia per la naturale evoluzione della ricerca
scientifica – sta aumentando la sovrapposizione disciplinare e l’interdisciplinarietà: individuare
precisi filoni di ricerca ed assegnarli univocamente a un gruppo di ricerca ben individuato potrebbe
quindi risultare difficile. Di questo va tenuto conto qualora si volesse tentare di attuare una
profilatura dell’utenza, per segmentare e specializzare i canali informativi per ambiti disciplinari (ad
esempio, per elenchi di nuove acquisizioni, proposte di acquisto o altri servizi mirati).
Contemporaneamente, l’accorpamento delle ex-biblioteche di Dipartimento sta cambiando
sensibilmente l’approccio psicologico e relazionale del corpo docente con la biblioteca. Se prima
chi aveva bisogno di “servizi bibliotecari” (in senso lato, da un DD all’acquisto di volumi) si
limitava a fare pochi passi in Dipartimento, entrare nella stanza dedicata alla biblioteca e rivolgersi
a del personale che faceva parte della stessa struttura, adesso deve rivolgersi a una struttura
fisicamente lontana, esterna al Dipartimento, e per certi versi psicologicamente vista come estranea.
Anche se non emerge esplicitamente, i docenti che in passato non hanno mai avuto contatti regolari
con la biblioteca centrale (la maggioranza) potrebbero avere un certo impaccio nel rivolgersi a
quella che vedono come una struttura di cui non fanno parte e con cui non hanno rapporti personali
consolidati. Va però detto che molti ricercatori e dottorandi, quando le biblioteche erano
dipartimentali, potevano accedere alle risorse (in particolare l'acquisto di volumi) solo in maniera
subordinata, dopo aver ricevuto l'assenso del responsabile del proprio gruppo di ricerca. Adesso, la
possibilità di rivolgersi direttamente, senza “intermediari”, ad una struttura “neutra” come la
biblioteca (che non decide seguendo logiche politiche o gerarchiche), potrebbe rendere loro più
facile rapportarsi alla biblioteca come struttura di servizio. [set. 2012 – marzo 2013]
Biblioteca della Facoltà di Agraria
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Biblioteca Facoltà di Agraria
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6.1
Agg.: 11/01/16
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PROCEDURE DI CAMBIO DELLE COLLOCAZIONI
LE
IPOTESI PROGETTUALI
La scelta di attribuire collocazioni basate sulla CDD alle monografie a scaffale aperto e il numero
elevato dei volumi coinvolti ha obbligato fin dall’inizio a cercare soluzioni innovative. Il problema
cruciale consisteva nel decidere se separare l'attribuzione di una classe dalla ricollocazione del
volume o mantenerle unificate. C’è infatti una notevole differenza qualitativa e temporale tra le due
operazioni. La classificazione è un’operazione - entro certi limiti – virtuale: non muta la realtà fisica
dei volumi e può essere quindi reversibile; inoltre è un'operazione complessa, e l'ideale è che inizi
prima possibile, in modo da distribuire nel tempo gli sforzi richiesti. Al contrario, dato che la
collocazione on-line deve coincidere con quella fisica, la modificazione delle collocazioni sul
gestionale deve essere contestuale alla ricollocazione (e viceversa): è il sigillo finale del processo e
quindi va eseguita nel più breve tempo possibile, appena prima dell'apertura della nuova biblioteca,
per evitare di creare una situazione disturbante mentre vecchie e nuove collocazioni coesistono.
Integrare in maniera vincolante le due operazioni, come prevede l'approccio tradizionale (in cui
volumi sono prelevati e classificati, la nuova collocazione registrata nel record bibliografico e
apposta sul volume che viene ricollocato a scaffale), avrebbe reso molto lento il processo, perché
avrebbero fatto prevalere i tempi lunghi richiesti dalla classificazione; quindi avrebbe allungato a
dismisura il periodo durante i quali il sistema bibliotecario di Facoltà sarebbe stato sconvolto dalle
operazioni di riorganizzazione. Inoltre, avrebbe obbligato ad adattare l’intero processo alle esigenze
professionali più elevate: se la classificazione è parte integrante del trattamento, gli operatori che se
ne occupano devono necessariamente essere catalogatori esperti; in alternativa, il trattamento può
essere svolto da due persone, una più professionalizzata per la classificazione e una meno esperta
per il trattamento fisico dei volumi: ma allora va creato uno stretto collegamento funzionale tra di
loro, con tutti i problemi organizzativi e logistici che ne derivano.
Ci si è quindi orientati verso l'ipotesi alternativa: separare funzionalmente le due operazioni. Le
classi sarebbero state attribuite ben prima che la nuova biblioteca fosse pronta, distribuendo nel
tempo l’attività e rendendola più sostenibile con le sole forze interne (senza dover ricorrere
all'outsourcing, come sarebbe stato necessario se il processo fosse stato concentrato nel tempo); in
seguito sarebbero state usate per derivare le nuove collocazioni, in modo da velocizzare il più
possibile il trattamento fisico dei volumi e minimizzare i tempi dell’operazione più perturbante.
Il passo successivo era capire quale fosse il metodo migliore. L'ipotesi di registrare le classi su
fogli Excel o tabulati è apparsa subito ingestibile in un progetto così complesso e che riguardava
migliaia di volumi. Inoltre non avrebbe permesso di velocizzare più di tanto la ricollocazione.
Anche l’ipotesi di registrare le classi in SBN aveva gravi controindicazioni: dato che SOL non
permette di attribuire automaticamente 19 la collocazione partendo dalla classe, si sarebbe dovuto
modificare un record per volta, mentre contestualmente il volume andava ricollocato. Modificare
le collocazioni una per una è un'operazione che sconvolge l'organizzazione della biblioteca, creando
un'onda di perturbazione che si propaga lungo le collezioni, con volumi che cambiano collocazione
uno dopo l'altro in maniera caotica. Non erano poi da trascurare gli aspetti pratici: l’operatore
avrebbe dovuto, in sequenza, lavorare su un terminale per cambiare le collocazione, usare una
stampante per le fascette e un pad per programmare il tag antitaccheggio. Se più operatori avessero
dovuto lavorare in contemporanea, ognuno di essi avrebbe dovuto avere a disposizione questi
apparati, con costi elevati e notevoli complicazioni logistiche.
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col termine "automatico" si intende qui una procedura in grado di agire su molti record contemporaneamente
Biblioteca della Facoltà di Agraria
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Biblioteca Facoltà di Agraria
6.2
L’IMPOSTAZIONE
Agg.: 11/01/16
genesi.doc
FINALE
DEL PROGETTO
Ci si è quindi concentrati su una terza ipotesi: usare un database ad hoc e modificare
automaticamente le collocazioni, usando procedure batch: le classi sarebbero state inserite nel
database, degli algoritmi avrebbero poi generato le nuove collocazioni, che sarebbero state
esportate in un file per essere importate automaticamente in SOL. Infine è stata valutata la
possibilità, usando lo stesso file, di stampare cumulativamente fascette e di pre-programmare i tag
RFID20 dell'antitaccheggio. Alla fine del processo, contestualmente alla modifica automatica delle
loro collocazioni in SOL, i volumi sarebbero stati prelevati sequenzialmente dagli scaffali, gli
sarebbero state applicate le fascette già pronte (invece di stamparle una per una) e i tag già
inizializzati. Rese semplici e standardizzate, queste attività finali avrebbero potuto essere eseguite
velocemente da personale avventizio, riducendo al minimo i costi. Inoltre, invece di passare
settimane, se non mesi, a modificare le collocazioni un record per volta, prolungando nel tempo la
situazione disturbante per i bibliotecari e per gli utenti, le modifiche on-line sarebbero avvenute da
una notte all’altra; anche la rifascettatura sarebbe stata velocizzata, e avrebbe potuto essere eseguita
nel giro di pochi giorni – o poche settimane al massimo - per migliaia di volumi.
Durante l'analisi sono stati evidenziati una serie di vincoli tecnico-strutturali di fondo:
 perché la scelta fosse efficiente i volumi non andavano "catalogati" due volte: quindi i dati
andavano estratti dal software usato per catalogarli (Sebina) e importati nel database. E l'unica
ipotesi stabile e professionale era di usare gli scaricamenti in formato unimarc
 il database doveva essere aggiornato; quindi occorreva sviluppare procedure ed applicativi
di uploading, utilizzando i record Sebina scaricati in formato unimarc.
 le procedure dovevano consentire a molte persone di lavorare contemporaneamente
sull’archivio; inoltre dovevano essere sufficientemente flessibili e modulari per potersi
adattare alle varie esigenze che il progetto avrebbe prevedibilmente generato
Di fatto questo significava creare un database in cui dovevano essere presenti sia i dati bibliografici
che quelli inventariali e sviluppare un vero e proprio motore di ricerca definendo l'intera "filiera"
produttiva (dal sistema operativo agli applicativi gestionali e all'interfaccia utente).
Gli elevati investimenti iniziali richiesti da un sistema IT così complesso sarebbero stati
giustificabili solo se avessero portato ad aumentare notevolmente l'efficacia e l'efficienza di tutte le
attività da svolgere. I vari processi produttivi sono stati quindi re-ingegnerizzati per sviluppare
delle economie di scala.
Dato che le classi sarebbero state recuperate separatamente, è diventato essenziale definire il
metodo più efficiente per attribuire la CDD tramite ricerche bibliografiche in rete, senza dover
recuperare fisicamente i volumi. Sono quindi stati effettuati una serie di test e di analisi preliminari
per individuare i database bibliografici in grado di garantire la maggior probabilità di poter
recuperare classificazioni di buona qualità, escludendo i database meno "produttivi". Non senza
problemi, perché è stato subito evidente che gli Opac che garantivano i migliori risultati (la LoC, la
BL e OCLC) coprivano quasi solo le opere in inglese, mentre per i volumi italiani avremmo dovuto
ricorrere a una serie di cataloghi molto più frammentati, con una bassa percentuale di opere
classificate con la CDD, e di qualità non sempre adeguata.
Ad ogni modo l'analisi ha dimostrato che comunque la quantità di opere che si sarebbero potute
classificare derivando le classi dai cataloghi non era trascurabile, garantendo anche per questa
attività una certa efficienza di base. La speranza, ovviamente, era che nei tempi medio-lunghi del
progetto la situazione potesse poi migliorare.
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le etichette magnetiche con chip programmabile usate per gestire il prestito automatizzato e l'antitaccheggio
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LO SVILUPPO DELLE PROCEDURE GESTIONALI
Innanzitutto, per valutare la fattibilità del gestionale interno, sono stati testati alcuni moduli base
per il caricamento dati e il trattamento dei record. Lo sviluppo non è stato comunque semplice,
perché ha richiesto una complessa valutazione in termini di costi/ricavi strettamente legata
all'analisi delle procedure di up- e down-loading: da una parte infatti non era semplice capire quale
livello di complessità sarebbe servito per ottenere dei buoni risultati finali e far fronte ad eventuali
ulteriori esigenze che si fossero presentate in futuro; dall'altra, ogni aumento di complessità – visto
che si trattava di implementare un'intera filiera produttiva – avrebbe comportato un aumento più che
proporzionale dei costi di sviluppo.
Ad esempio, avendo scelto di recuperare i dati da Sebina, e dovendo assicurare un costante
aggiornamento, l'unico metodo sufficientemente preciso e sicuro era usare il formato MARC; per
caricare i dati in MATRIX avremmo però dovuto sviluppare un convertitore in-house, con tutti i
problemi del caso. Una ulteriore complicazione nasceva dal fatto che gli aggiornamenti non
dovevano essere solo additivi (cioè aggiungere nuovi record al dbase) ma sostitutivi, sia pur con
precisi vincoli per mantenere l'integrità referenziale del dbase e garantire l'invarianza dei dati
gestionali interni: occorreva quindi individuare con assoluta precisione quali dati aggiornare ogni
volta che cambiano in Sebina, e quali tutelare (come le classi aggiunte solo in MATRIX o i campi
per la gestione dei controlli a livello di inventario e la generazione delle nuove collocazioni).
Inoltre MARC mette a disposizione una notevole quantità di dati di elevata qualità e con una
“grana” molto fine; il che ha imposto da subito la necessità da scegliere se recuperare solo i pochi
dati bibliografici e gestionali che ci servivano, creando una struttura relazionale minimale, o se
recuperare tutti i dati in un ben più complesso formato MARC-like e con una struttura relazionale
completa. La seconda ipotesi era estremamente complessa da implementare, ma il rischio della
seconda era di rendersi conto solo in corso d'opera di aver bisogno di dati non recuperati, o non
recuperati con la finezza di definizione necessaria. Cosa che è puntualmente avvenuta pochi mesi
dopo l'inizio della sperimentazione, quando ci si è resi conto che per valutare il tipo di trattamento a
cui sottoporre i volumi ed evitare di dover tornare in continuazione a Sebina per effettuare una
analisi bibliografica record per record, servivano tutti i dati descrittivi e di legame; così l'intero
archivio è stato completamente ricaricato, usando quasi tutte le potenzialità offerte dal formato
MARC (peraltro di fatto molto sottoutilizzato per le normali catalogazione).
Questioni molto simili si sono poste per lo sviluppo delle procedure gestionali: dopo i primi mesi in
cui erano stati messi a punto solo delle limitate procedure di browsing, ci si è resi conto che
servivano programmi di interrogazione del database più elaborati. È stato quindi sviluppato un vero
e proprio OPAC, con possibilità di ricerche per parole chiave o attraverso canali di ricerca più
specializzati, e varie possibilità di filtro. Naturalmente, un simile sviluppo non sarebbe stato
possibile se non avessimo inizialmente scelto di mettere a punto un database sofisticato e con una
struttura relazionale completa. Quanto poi alle procedure di controllo dei record e di creazione, una
volta sviluppato un OPAC sufficientemente flessibile in grado di garantire un costante controllo dei
dati, è stato possibile semplificarle creando tanti piccoli programmi di parsing e algoritmi per la
generazione di codici, in grado di produrre risultati complessi mediante passaggi successivi
relativamente semplici.
Dopo un iniziale ripensamento per renderlo più consistente e "scalabile" (vale a dire adattabile ad
eventuali nuove esigenze che si fossero create in seguito), alla fine del 2005 il sistema ha dimostrato
di poter funzionare in maniera affidabile. Dal 2006 lo si è quindi usato per classificare i primi
volumi [poco dopo, visto il buon esito di questo primo progetto, è stato sviluppato un database
simile per gestire il riordino delle riviste].
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In secondo luogo è stata fatta una analisi di fattibilità dell'ipotesi di modificare automaticamente le
collocazioni in SOL con apposite procedure batch, tramite l’up-loading di un file appositamente
creato.L'analisi ha dato rapidamente risultati positivi, in quanto la software-house che ha prodotto
SOL ha quasi subito confermato che le procedure di importazione erano fattibili. I vantaggi,
rispetto alla necessità di dover programmare i tag a mano, uno per uno sono evidenti: un notevole
risparmio di tempo e la notevole semplificazione delle procedure.
Si è poi passati ad effettuare dei test per valutare la fattibilità dell’ipotesi di comperare tag RFID
pre-programmati usando lo stesso file generato per l'importazione automatica delle collocazioni.
Anche in questo caso l'analisi di fattibilità è stata positiva, in quanto una delle ditte contattate ha
quasi subito confermato che poteva fornire i tag in base alle specifiche proposte. Infine, i test da noi
effettuati per le stampe cumulative di fascette su strisce a modulo continuo hanno dimostrato quanto
questo metodo fosse ben più efficiente rispetto alla stampa delle fascette una per una.
L’interfaccia di ricerca :
L’interfaccia di scorrimento (browsing) dei record in base alla classe attribuita (virtualmente) :
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TRATTAMENTO VOLUMI E RICOLLOCAZIONE
Utilizzando il database (“MATRIX”) e i programmi interni (“Whirlwind”) sono state attribuite ed
inserite le classificazioni a quasi 14.000 monografie.
La ricollocazione dei volumi ha reso però evidenti una serie di problemi. La procedura di
ricollocazione automatica è infatti particolarmente complessa, perché richiede il mantenimento
dell'allineamento tra SOL e MATRIX tramite ripetuti passaggi di dati in formato MARC, nonché
una serie di elaborazioni algoritmiche assai complesse (parsing, creazioni di indici multipli,
estrazioni di codici multi-parametrici etc.). Ognuno di queste elaborazioni ha un ineliminabile grado
di criticità; il fatto poi che le transazioni debbano essere rigorosamente sequenziali, in un ambiente
in continua modificazione, con la possibilità che uno qualunque dei parametri di elaborazione cambi
tra un passaggio e l'altro, non può che aumentare la complessità del processo nel suo insieme.
Il trattamento dei volumi destinati a scaffale aperto richiede il controllo dei volumi mancanti,
l'apposizione di RFID, la generazione automatica delle nuove collocazioni a partire dai dati
bibliografici e il cambiamento delle collocazioni in SOL, la rifascettatura con stampe cumulative
delle etichette. Le prime due operazioni possono precedere le altre, sia pure di poco, e l'ideale è che
siano contestuali: una volta trovato e marcato come tale nel dbase, il volume è RFIDato. Viene
comunque segnalato se il volume è presso un docente (o si presume che lo sia) o se sono presenti
altre anomalie. La logica è ovviamente che solo volumi trovati possono essere RFIDati e trattati in
SOL cambiandogli le collocazioni, dato che sarebbe assurdo cambiargliele se poi volumi restassero
per mesi dispersi con le vecchie collocazioni sulle fascette, in attesa di essere recuperati dai docenti.
La generazione algoritmica delle collocazioni è effettuata solo per i volumi che possiedono tutti i
dati bibliografici per la creazione delle nuove collocazioni (in particolare la classe). Le procedure
sono additive, non sostitutive, quindi non rigenerano codici su record già trattati, per evitare di
cancellare le correzioni manuali. Questo implica che se cambiano radicalmente i dati bibliografici o
le classi o i dati di copia i record vanno corretti a mano. Quindi per evitare disallineamenti le
collocazioni vanno rigenerate appena prima del passaggio dei dati in SOL, e preventivamente
controllate in ogni loro elemento (sezione, collocazione, specificazione, sequenza), ordinandoli se è
il caso con l'indice più adeguato, ed individuando i problemi creati nei codici autore/titolo dalle
opere in più volumi e dai caratteri non plain vanilla ASCII. I dati controllati vengono esportati in un
file che viene poi passato a SOL per il cambiamento batch delle collocazioni e viene poi usato
anche per la stampa cumulativa delle fascette. [maggio 2014]
A complicare ulteriormente le cose c'è stato, nel 2012, il passaggio alla nuova versione di Sebina
On Line, in cui i dati bibliografici erano codificati in Unicode e non più in ISO8051, il che ha reso
necessario ricaricare ex-novo il nostro archivio. A partire da luglio 2014 i volumi trattati hanno poi
raggiunto una percentuale talmente elevata (il 65%) da rendere marginale – e quindi estremamente
critico - il trattamento algoritmico delle nuove accessioni: ogni mese, al momento
dell'aggiornamento di MATRIX, per caricarvi le nuove collocazioni occorrerebbe trattare poche
decine di nuovi acquisti o di volumi da ricollocare ad hoc (recuperati o classificati dopo il
ricollocamento “principale” del fondo di appartenenza): i rischi insiti in tale procedure, giustificabili
per migliaia di volumi, sono eccessivi per pochi record. Quindi si è deciso che i nuovi volumi
catalogati dopo giugno 2014 sarebbero stati ricollocati manualmente contestualmente con
l'attribuzione della CDD. Quanto ai volumi da ricollocare ad hoc perché “rimasti indietro” rispetto
al resto del loro fondo di appartenenza, quelli classificati dopo potranno essere aggiunti alle
successive ricollocazioni degli ultimi fondi librari (tenendoli da parte) oppure trattati manualmente;
quelli recuperati dai docenti possono essere fascettati, rfidati e trattandoli a mano uno per uno.
[agosto 2014]
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