Il Sistema di Gestione e Controllo del PO Puglia
FSE 2007-2013
Bari, 22 luglio 2010
Stefania Pace
Il processo per la validazione della conformità del Sistema
di Gestione e Controllo del PO Puglia FSE 2007-2013, ai
sensi degli articoli 58-62 del Reg. (CE) n. 1083/2006 e alla
sezione 3 del Reg. (CE) n. 1828/2006, ha visto
l’Amministrazione Regionale impegnata nell’adozione di tutti i
necessari provvedimenti per dare piena attuazione alle
disposizioni normative comunitarie e nazionali in materia

13/06/2008 invio all’IGRUE di una prima descrizione del Sigeco
ai fini della relazione di conformità di cui all’art. 71, par. 2 del
Regolamento (CE) n. 1083/2006

24-25/10/2008 visita in loco dell’IGRUE presso le strutture di
gestione e controllo del Programma

03/11/2008 trasmissione all’IGRUE della versione definitiva del
Sigeco

24/11/2008 invio della Relazione da parte dell’IGRUE con la
rilevazione di alcune criticità:
•
•
•
•
check-list controlli di I° livello
carenza processo di delega OI
mancata individuazione e nomina formale del responsabile
dell’AdC
alcune carenze relative all’AdA
 23/07/2009 invio all’IGRUE di una nuova versione con il
superamento delle criticità rilevate precedentemente
 23/02/2010 invio della versione definitiva a seguito della
formalizzazione di tutta la manualistica di riferimento nonché della
struttura organizzativa dell’ AdG, AdA e AdC
 04/03/2010 esame Sigeco da parte dell’IGRUE ed invio della
Relazione sulla conformità del Sistema ed inserimento sul sistema SFC
 05/05/2010 i Servizi della Commissione Europea hanno ritenuto il
Sigeco accettato ai sensi dell’art. 71 del Reg. (CE) n. 1083/2006
Con la Programmazione FSE 2007-2013, la Regione
Puglia ha avviato un processo di rafforzamento del
modello e delle procedure di gestione e di
controllo degli interventi cofinanziati, al fine di
assicurare efficacia e trasparenza alle modalità di
utilizzo delle risorse finanziarie nazionali e
comunitarie.
Assetto organizzativo dell'Autorità di Gestione
 D.P.G.R. n. 161 del 22/03/08, “Alta Organizzazione della
Presidenza e della Giunta della Regione Puglia” con il quale si è
provveduto a ridefinire le strutture amministrative susseguenti al
processo riorganizzativo “Gaia”, - Aree di Coordinamento –
Servizi - Uffici
 D.G.R. n. 1282 del 21/07/09 e successivo D.P.G.R. n. 106 del
04/02/10, “Organizzazione per l’attuazione del P.O. PUGLIA per il
FSE 2007/2013 – Ob.1 Convergenza”, ha introdotto e disciplinato
il sistema gestionale per l’attuazione del P.O. FSE 2007/2013 ad
integrazione di quanto stabilito dal D.P.G.R. n. 161/2008
sull’assetto generale di organizzazione regionale
 D.G.R. n. 1351 del 28/07/09 individuazione Servizi relativi alle
Aree di Coordinamento, Servizio Formazione Professionale per
l’Area Sviluppo economico, lavoro, innovazione
 D.G.R. n. 1451 del 04/08/09, conferimento degli incarichi di
Dirigente dei Servizi
 D.D. n. 11 dell’8/09/09 e successiva n. 12 del 09/09/09 di
errata corrige, sono stati istituiti i relativi Uffici per i rispettivi
Servizi
 D.D. n. 84 del 04/02/2010 nomina dei Responsabili di Asse
 D.D. n. 778 del 28/05/10 nomina dei Responsabili di
Gestione
 D.G.R. n. 845 del 23/03/10 è stato approvato il
provvedimento “P.O. Puglia FSE 2007/2013 – Asse II
Occupabilità - Gestione congiunta delle attività tra il Servizio
Formazione Professionale e il Servizio Politiche per il
Lavoro”
Presso il Servizio Formazione Professionale sono stati
istituiti:
 l’Ufficio “Programmazione e attuazione delle attività
finanziate”, cui fanno capo le attività dei Responsabili di
Asse - RdA e dei Responsabili di Gestione – RdG
 l’Ufficio “Monitoraggio, vigilanza e controllo delle attività
finanziate”
 l’Ufficio “Contabilità ed Affari Generali”
 l’Ufficio “Osservatorio del mercato del lavoro, Qualità ed
orientamento del sistema formativo”
Attuazione del processo di conferimento di funzioni alle
Province (Organismi Intermedi)
 art. 22 L.R. n. 15 del 07/08/02 “Riforma della formazione
professionale”, individuazione delle Amministrazioni Provinciali
quali soggetti delegati alla realizzazione delle attività di
formazione professionale
 D.G.R. n. 1994 del 28/10/08, "POR Puglia FSE 2007/2013:
Individuazione Organismi Intermedi e approvazione dello
Schema di Accordo tra Regione Puglia (AdG) e
Province/Organismi Intermedi (O.I.). Inserimento O.I. tra i
membri del Comitato di Sorveglianza”, e sottoscrizione dei
relativi Accordi
 Regolamento Regionale n. 5 del 06/04/09, “Modello del
Sistema di Gestione e Controllo che devono adottare, ai sensi
del comma 2 dell’art. 2 della L.R. n. 32/2006, gli Organismi
Intermedi/Province nell’ambito del POR PUGLIA per il Fondo
Sociale Europeo 2007/2013”
Il Manuale delle procedure dell’Autorità di
Gestione
Lo scopo del manuale è quello di descrivere:
 i processi più significativi individuati nell’ambito
del Sistema di Gestione e Controllo
 la sequenza logica delle
realizzazione delle operazioni
diverse
fasi
di
 i soggetti coinvolti, le responsabilità,
metodologie e gli strumenti utilizzati
le
Con la finalità di:
 fornire alle unità organizzative dell’AdG e a quelle degli
OI strumenti operativi per un corretto e puntuale
svolgimento delle attività di competenza
 costituire una guida per gli operatori regionali e per tutti i
soggetti esterni (OI, Beneficiari, soggetti terzi) coinvolti
nell’attuazione del Programma
 permettere a tutti gli stakeholders di conoscere le
procedure e la modulistica utilizzate dagli organi
dell’AdG nell’espletamento delle proprie funzioni.
Il Manuale delle procedure individua gli adempimenti in capo
all’AdG attraverso le seguenti sezioni:
I Organizzazione dell’Autorità di Gestione
II Selezione ed approvazione delle operazioni
III Attuazione delle operazioni, rendicontazione e liquidazione
dei finanziamenti
IV Sistema delle verifiche delle operazioni
V Monitoraggio e circuito finanziario
VI Gestione delle irregolarità e dei recuperi
VII Piste di controllo
VIII Archiviazione della Documentazione
IX Sistema di comunicazione tra AdG e AdC
X Informazione e pubblicità
Il Manuale delle procedure dell’AdG è:
•
corredato da una serie di allegati (inseriti in appendice) che
rappresentano strumenti di supporto atti a facilitare la gestione
delle operazioni
•
adottato attraverso specifico atto formale dirigenziale
•
aggiornato, modificato o integrato durante tutto il periodo di
Programmazione, allo scopo di garantire un’armonizzazione delle
procedure in relazione ai diversi attori coinvolti nell’espletamento
delle operazioni, in funzione di specifiche e motivate esigenze di
carattere operativo e/o, ancora, nell’ipotesi di variazioni nei
contesti normativi di riferimento, potranno rendersi necessarie
ulteriori eventuali modifiche
•
gli OI procedono all’adozione del manuale con proprio atto,
potendo apportare eventuali modifiche o integrazioni che non
alterino l’impostazione generale
L’AdG provvede all’individuazione e all’adozione delle procedure di
evidenza pubblica in funzione della specifica tipologia d’intervento da
attivare, nel rispetto delle disposizioni contenute nel cap. 5 “Modalità di
attuazione” del PO, dei Criteri di selezione approvati dal CdS e, più in
generale, della normativa comunitaria, nazionale e regionale che
regola la materia dell'affidamento di risorse pubbliche
Le attività previste nei diversi Assi del PO possono essere:
 attuate direttamente dalla Regione
Beneficiario, ne conserva la titolarità,
che,
in
qualità
di
 attuate tramite Beneficiari diversi esterni all’Amministrazione,
sotto la regia regionale.
Le tipologie di affidamento si distinguono in:
– Avvisi di diritto pubblico per la selezione dei progetti
– Appalti pubblici di servizi
 tramite avviso pubblico sono selezionate operazioni “in
regime di concessione” attraverso le quali vengono
finanziati interventi di pubblico sostegno, ivi compresi
incentivi alle persone e alle imprese erogate sotto forma di
sovvenzioni.
 le sovvenzioni sono contributi diretti a finanziare
un’operazione destinata a promuovere la realizzazione di
un obiettivo che si iscrive nel quadro di una politica
comunitaria,
nazionale
e
regionale
(sovvenzioni
individuali) oppure il funzionamento di un organismo che
persegue uno scopo di interesse generale o un obiettivo
che si iscrive nel quadro di una politica comunitaria,
nazionale e regionale (sovvenzioni globali)
 per operazione si intende un progetto o gruppo di progetti
selezionato dall’AdG del PO o sotto la sua responsabilità,
secondo criteri stabiliti dal CdS, ed attuato da uno o più
beneficiari, che consente il conseguimento degli obiettivi
dell’Asse prioritario a cui si riferisce
 le OPERAZIONI sono distinguibili prevalentemente in:
– finanziamenti per la realizzazione di attività formative dirette a
destinatari/utenti disoccupati e/o inoccupati
– erogazione di voucher
– attività di accompagnamento
– erogazione alle imprese di aiuti all’occupazione
– percorsi formativi per occupati
Nella misura in cui le azioni finanziate danno luogo
all’affidamento di appalti pubblici di servizi, si applicano le
normative vigenti in materia, comunque nel rispetto delle
direttive e dei principi generali comunitari e nazionali in
materia di appalti, ivi compresa la giurisprudenza europea
consolidata
Il sistema dei controlli adottato dall’AdG
Controlli amministrativi di gestione
 controllo di conformità amministrativa
 controllo
di
dell’esecuzione
conformità
e
regolarità
Controllo di conformità amministrativa
 verifiche circa la conformità e regolarità delle
operazioni
 eseguiti in ufficio sul 100% degli interventi
approvati
 lungo tutto l’arco di realizzazione degli interventi
 riscontri e valutazioni di merito sugli adempimenti
amministrativi cui è tenuto il Beneficiario
Controllo di conformità e regolarità dell’esecuzione
 sul 100% delle operazioni o sul 15% nel caso
di erogazione di voucher a singoli destinatari
 accertamento in loco che l’attività venga svolta
correttamente
 verifica
della
piena
corrispondenza
fra
l’operazione approvata e quella effettivamente
realizzata
 verifica sia dei parametri fisico-tecnici descrittivi
del progetto sia dei requisiti di ammissibilità
Controlli amministrativo contabili
 controllo amministrativo (in ufficio) sul
100% delle dichiarazioni di spesa
 controllo campionario in loco sulle
dichiarazioni di spesa
Controllo amministrativo (in ufficio) sul 100%
delle dichiarazioni di spesa
 controllo sul 100% delle dichiarazioni di spesa
presentate dai Beneficiari
 verifiche di
legittimità
natura
tecnico-amministrativa
di
 verifica del rispetto delle previsioni progettuali
 verifica degli indicatori/elementi economico
finanziari di realizzazione delle singole operazioni
finanziate
Controllo campionario in loco sulle dichiarazioni di
spesa
 controllo sul 15% della spesa evincibile dalla
certificazione
complessiva
prodotta
nel
periodo di riferimento
 verifica documentale e contabile effettuata sui
giustificativi probanti le spese elencate nelle
dichiarazioni di spesa presentate dai Beneficiari
in corso d’opera
 controllo di un campione di operazioni estratto
sulla base di una metodologia che tiene conto di
un’analisi del rischio
Controllo sul 100% dei rendiconti finali
 controllo sul 100% dei rendiconti finali presentati
dai Beneficiari, preliminare all’autorizzazione
dell’erogazione del saldo
Verifica di sistema sugli Organismi Intermedi
La verifica dei sistemi di gestione e controllo sugli OI è
finalizzata a stabilire se i sistemi posti in atto siano in grado di
garantire un’adeguata organizzazione delle funzioni e degli
uffici in modo da assicurare:
 una chiara definizione e assegnazione delle funzioni
 sistemi efficaci per garantire che le funzioni vengano
espletate in maniera soddisfacente
 l’informazione dell’AdG in merito
all’esecuzione
compiti e ai mezzi impiegati dagli OI
dei
Formalizzazione dei controlli
 le verifiche effettuate vengono formalizzate in
verbali e check list
appositi
 i format sono allegati al Manuale delle procedure
e
modulati in relazione alle tipologie di controllo e alle
tipologie di operazioni oggetto
del controllo stesso
 i verbali riportano gli esiti del controllo, se il controllo ha
subito o meno di alcun tipo di limitazione, se sono state
riscontrate non ammissibilità e se sono state riscontrate
irregolarità legate all’operazione, che potrebbero anche
rimandare ad irregolarità di sistema
 le verifiche vengono registrate sul sistema informativo
MIR
Tipologia di operazione
“Formazione”
“Acquisizione di beni e servizi a titolarità”
“Incentivi all’assunzione”
“Voucher diretti”
Tipologia di controllo
 controllo di conformità amministrativa
 controllo
della
dell’esecuzione
regolarità
e
conformità
 verifica amministrativa delle dichiarazioni
spesa
 verifica in loco delle dichiarazioni di spesa
 verifica dei rendiconti finali
di
REGIONE PUGLIA
Area Politiche per lo Sviluppo, il Lavoro e l’Innovazione - Servizio Formazione Professionale Ufficio_______________
PO FSE 2007/2013
Check list verifica amministrativa delle dichiarazioni trimestrali di spesa di operazioni inerenti "Formazione"
art. 13.2 a) REG (CE) n. 1828/2006
Nr
.
1
Documenti oggetto del
controllo
(elenco indicativo)
Attività di controllo
Verifica della correttezza formale
della dichiarazione di spesa

dichiarazione di spesa
Verifica della completezza e della
correttezza formale dei documenti
trasmessi (firme, timbri, fotocopia
documento di identità)


dichiarazione sostitutiva atto
di notorietà ai sensi del DPR
445/2000
rapporto informativo estratto
dal MIR, contenente gli
elenchi dei giustificativi di
spesa per il trimestre di
riferimento
attestato di invio generato
dal MIR
estratto conto


convenzione
progetto e piano finanziario

rapporto informativo estratto
dal MIR
elenco giustificativi

2

3
Verifica dell'importo della spesa
rispetto a quanto previsto dal
piano finanziario del progetto
approvato
4
Verifica che l’elenco dettagliato dei
documenti giustificativi di spesa
sia coerente con i giustificativi di
spesa inviati
5
Verifica
che
i
documenti
giustificativi scansionati e inviati
siano contraddistinti da apposita
timbratura con l’indicazione delle
quote di pertinenza di ogni singolo
progetto (se applicabile)


fatture e
probatori
altri
documenti
SI
NO
Note
REGIONE PUGLIA
Area Politiche per lo Sviluppo, il Lavoro e l’Innovazione
Servizio Formazione Professionale - Ufficio _______________
PO FSE 2007/2013
Verbale di verifica amministrativa delle dichiarazioni trimestrali di spesa di operazioni inerenti
“Formazione”
art. 13.2 a) REG (CE) n. 1828/2006
ANAGRAFICA
Asse – Obiettivo – Azione - Categoria di spesa
CODICE UNICO DI PROGETTO
TITOLO PROGETTO
ESTREMI BENEFICIARIO
RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO
ATTO DI APPROVAZIONE AVVISO PUBBLICO
ATTO DI APPROVAZIONE PROGETTO
DATA STIPULA CONVENZIONE
IMPORTO IMPEGNATO PROGETTO
IMPORTO LIQUIDATO
IMPORTO EROGATO
SPESA CONTROLLATA (Importo
dichiarato dal Beneficiario)
Euro ____di cui:
Quota UE______
Quota Stato_____
Quota Regione_____
Quota Privato_____
SPESA AMMISSIBILE (Importo
ritenuto ammissibile)
Euro ____di cui:
Quota UE______
Quota Stato_____
Quota Regione_____
Quota Privato_____
SPESA NON AMMISSIBILE (Importo
ritenuto non ammissibile)
Euro ____di cui:
Quota UE______
Quota Stato_____
Quota Regione_____
Quota Privato_____
Di cui al dettaglio allegato
DOCUMENTAZIONE A SUPPORTO
Dichiarazione di spesa n._______ del___________
Riferita al trimestre dal __________ al _________
Elenco dei giustificativi n._______
Eventuali rimborsi già effettuati al
Beneficiario al ___ trimestre
__________euro Risultanze del Sistema informativo regionale
SOGGETTI CONTROLLORI
(Direzione/Servizio/Ufficio di appartenenza)______
(Nome/Cognome)___________________________
ESITO
ATTIVITA’ DA SVOLGERE
REGOLARE
-
inserimento importo nel riepilogo
attestazione di spesa all’AdC
IRREGOLARE
-
segnalazione
all’operazione
-
attenzione
(solo
se
applicabile)
segnalazione di eventuale irregolarità
legata
all’operazione,
ma
che
può
rimandare
a
irregolarità
di
sistema
(spiegare brevemente la ragione di tale
giudizio e suggerire possibili sviluppi di
controllo per accertare la presenza o meno
di irregolarità di sistema)
-
acquisizione
ulteriori
informazioni/integrazioni documentali;
eliminazione
alcune
voci
di
spesa;
comunicazione dell’importo da inserire
nella dichiarazione di spesa per l’Autorità di
Certificazione
ALTRO
-
Data
,
irregolarità
per
legata
Firma______________
Allegato: check list per la verifica amministrativa delle dichiarazioni trimestrali di spesa di
operazioni inerenti “Formazione”
Il sistema informativo MIR
 conterrà i format degli strumenti operativi
 sarà in grado di registrare gli esiti di tutti i
controlli svolti
 fornirà in tutte le fasi del processo, ai soggetti
abilitati ai controlli, informazioni circa le verifiche
eseguite (data luogo, nominativo del controllore,
ecc)
 nelle more di definizione della procedura di
registrazione informatica degli esiti dei controlli
si procederà alla compilazione delle check list e
dei verbali, alla loro conservazione nei fascicoli
di progetto