Consiglio della Magistratura militare
***
Manuale di gestione del protocollo
***
A cura del responsabile del servizio
per la tenuta del protocollo informatico
Versione # 1.0.
I
Pagina non scritta
II
Consiglio della Magistratura militare
Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico
Manuale di gestione
Premessa
Al documento predisposto ai sensi dell’art. 5 del DPCM 31 ottobre
2000, in genere è richiesta una struttura di particolare complessità, dovendo
esso rispondere ad un rilevante insieme di norme che, prendendo giovamento dal poderoso progresso civile, scientifico e tecnologico, disciplinano
nell’ambito delle attività pubbliche e private l'
intreccio sempre più stretto tra
accesso ai dati, tutela dei dati sensibili e trasparenza amministrativa.
Il presente manuale, nell'
immediato, è da intendersi riferito invece alle
sole funzionalità minime, che ogni sistema di protocollatura elettronica deve
garantire dal 1° gennaio 2004.
Di conseguenza, esso riferisce al minimo anche tutta l’organizzazione
che si pone a corollario del protocollo informatico, alle cui regole essa soggiace. Non è compito da poco, anche se è bene tenere a mente che questa
data non costituisce soltanto il termine finale di un processo, ma comporta
soprattutto l’inizio del parallelo e contemporaneo sviluppo di tutti gli elementi dell’insieme.
Tale data, infatti, sembra implicare una generalizzata transizione dal
vecchio e noto modo d’intendere l’amministrazione, sia come organizzazione-istituzione, che come fonte di servizi per la collettività, alla concezione
di un sistema affatto nuovo, per molti versi non esente da incognite: un unicum di centro e di periferia, di pubblico e di privato, di privilegi e di servitù,
i cui confini interni saranno resi trasparenti dall’interoperabilità, che tutti i
sistemi informativi a breve dovranno assicurare.
In tale consapevolezza, anche presso quest’amministrazione sarà attribuita a tale data l’inizio di un profondo rinnovamento, sollecitato dalla necessità della facilitazione dei servizi, dalla quale trarre sprone per
l’ampliamento del suo sistema di protocollo informatico, sempre più progressivo e coerente con le risorse umane, tecnologiche e finanziarie disponibili.
Roma, 15 settembre 2003
Il direttore di cancelleria
- Dott. Vito Nacci -
III
Pagina non scritta
IV
Manuale di gestione CMM
Paragrafo 1: indicazioni generali
Sommario
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo n. 1: indicazioni generali
I
1.1. Ambito d’applicazione del manuale.
1
1.2. Definizioni.
1
1.3. Descrizione dell'amministrazione. Le A.O.O.
1
1.4. Le Unità organizzative omogenee.
2
1.4.1. L'
unità istituzionale CONS.
#
1. Descrizione.
#
2. Competenza.
#
3. Composizione.
1.4.2. L'
unità istituzionale SEGR.
#
1. Descrizione.
#
2. Competenza.
#
3. Composizione.
Annesso n. 1: organigramma
2
2
3
3
3
3
3
4
5
1. Gli uffici della U.O.O. cons:
5
2. Gli uffici della U.O.O. segr:
5
Annesso n. 2: funzionigramma
6
Annesso n. 3: i componenti del CMM
8
Paragrafo n. 2: i documenti
9
2.1.
I documenti del CMM.
2.2.
La tipologia dei documenti.
2.1.1. Definizioni inerenti ai documenti usate nel manuale.
2.1.2. La produzione dei documenti.
2.2.1. Distinzione rispetto alla trasmissione.
2.2.2. Distinzione rispetto all’organizzazione.
2.2.3. Distinzione rispetto alla struttura.
2.2.4. Distinzioni rispetto alla protocollatura.
2.2.5. Documenti particolari.
2.2.6. Documenti da non protocollare.
#
1. Documenti sempre esclusi dalla protocollatura.
#
2. Documenti voluminosi.
#
3. Documenti già soggetti a registrazione particolare.
#
4. Eccezioni.
#
5. Rinvio.
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Manuale di gestione CMM
Paragrafo 1: indicazioni generali
2.3. Modi di trasmissione.
14
2.4. I supporti in uso.
19
2.3.1. Sistemi informatici, telematici e di posta elettronica.
2.3.2. Telefax (telefax-simile).
#
1. Documenti di preminente carattere informativo.
#
2. Documenti di preminente carattere giuridico-probatorio.
#
3. Documento originario e documento ricevuto tramite telefax.
#
4. Documenti ricevuti a mani.
2.3.3. Uso della posta elettronica.
#
1. Documento spedito tramite e-mail.
#
2. Documento ricevuto tramite e-mail.
#
3. Documento originario e documento acquisito tramite e-mail.
#
4. Il documento interno.
2.3.4. Posta ordinaria.
#
1. Unità CONS.
#
2. Unità SEGR.
#
3. Ufficio di Protocollo.
2.3.5. Posta prioritaria.
2.3.6. Posta consegnata con corriere (a mani).
2.3.7. Servizi postali speciali.
2.4.1. Documenti cartacei.
2.4.2. Documenti informatici.
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Paragrafo n. 3: i flussi documentali
21
3.1. La ricezione dei documenti.
21
3.2. Formazione e spedizione di documenti.
25
3.3. documenti cartacei interni.
27
3.4. Gestione archivistica del documento.
28
3.1.1. L’apertura della corrispondenza.
3.1.2. Protocollatura delle buste.
3.1.3. Determinazione della UOO competente.
3.1.4. L’assegnazione del documento in entrata.
3.1.5. Gestione dei documenti anonimi.
3.1.6. Gestione del documento assegnato all’unità C O NS .
3.1.7. Gestione del documento assegnato all’unità S EG R .
3.2.1. Originale e minuta del documento. La copia-minuta.
3.2.2. Gestione dell'
originale e della minuta.
3.2.3. Copia del documento.
3.2.4. Modi di trasmissione del documento.
3.3.1. Produzione del documento.
3.3.2. Firme e sigle.
3.3.3. Confezione.
3.3.4. Trasmissione.
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II
Manuale di gestione CMM
Paragrafo 1: indicazioni generali
Annesso n. 1: i flussi in ambiente digitale
Protocollo Informatico.
Architettura Hardware.
Architettura Software.
Sistema SGD
Sicurezza
Servizi on-line per gli enti periferici
Automazione dei processi (Workflow Management System)
Paragrafo n. 4: il protocollo
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35
4.1. Definizione di protocollo.
35
4.2. Il Protocollo unico del CMM.
35
4.3. Unicità del numero di protocollo.
35
4.4. Elementi del protocollo.
36
4.5. Annullamento della registrazione.
40
4.6. Riservatezza temporanea delle informazioni.
41
4.7. Il protocollo particolare.
41
4.8. Il registro di protocollo.
41
4.9. La segnatura del protocollo.
42
Paragrafo n. 5: la registrazione
45
4.4.1. Gli elementi obbligatori. La registratura.
4.4.2. Inalterabilità ed immodificabilità degli elementi obbligatori.
4.4.3. Gli elementi accessori.
4.4.4. Tipologia degli elementi accessori del protocollo.
4.4.5. Registrazione degli elementi accessori.
4.7.1. Procedure del protocollo particolare.
4.8.1. Stampa del registro di protocollo informatizzato.
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42
5.1. Registrazione in entrata del documento.
45
5.2. Registrazione in uscita del documento.
47
5.1.1. Registrazione in entrata del documento informatico.
5.1.2. Compiti del responsabile della procedura.
5.1.3. Oggetto del documento in entrata.
5.1.4. Rilascio di ricevuta del documento in entrata.
5.2.1. Compiti del responsabile della procedura.
5.2.2. Oggetto del documento in uscita.
5.2.3. Firme e sigle sul documento in uscita.
5.2.4. Confezione del documento in uscita.
5.2.5. Trasmissione e spedizione del documento in uscita.
III
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Manuale di gestione CMM
Paragrafo 1: indicazioni generali
5.3. Registrazione del documento interno.
50
5.4. Registrazione differita del documento.
50
5.5. Registrazione d’emergenza.
51
5.6. Riallineamento del Protocollo.
52
1. Compiti del responsabile della procedura.
2. Oggetto del documento interno.
3. Firme e sigle sul documento interno.
4. Confezione del documento interno.
5. Trasmissione del documento interno.
Paragrafo n. 6: l'archiviazione
50
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55
6.1. L’archivio.
55
6.2. L'Archivio generale.
56
6.3. La sezione separata d’archivio.
57
6.4. L’archivio particolare.
58
6.5. L'archivio speciale.
58
6.1.1. Definizione di archivio.
6.1.2. Suddivisioni dell'
archivio.
6.1.3. Unicità dell'
archivio.
55
55
56
6.2.1. Funzioni dell'
Archivio generale.
6.3.1. Funzioni e compiti.
6.3.2. Consultazione dei documenti.
6.3.3. Limiti alla consultazione dei documenti.
56
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Paragrafo n. 7: la fascicolazione
59
7.1. Tipologie di fascicolazione.
59
7.2. I fascicoli della Segreteria.
60
7.3. Fascicoli speciali
61
7.4. Repertori di fascicolazione.
62
7.1.1. Il dossier.
7.1.2. Collazione dei documenti al dossier.
7.2.1. Collazione dei documenti al fascicolo.
7.3.1. I fascicoli del personale.
7.3.2. Fascicoli disciplinari.
7.3.3. Fascicoli dei magistrati militari.
7.4.1. Repertorio dei dossier.
7.4.2. Repertorio dei fascicoli della Segreteria.
7.4.3. Repertorio dei fascicoli del personale.
7.4.4. Repertorio dei fascicoli disciplinari.
7.4.5. Repertorio dei fascicoli dei magistrati militari.
IV
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Manuale di gestione CMM
Paragrafo 1: indicazioni generali
7.5. La formazione delle serie e dei fascicoli.
64
7.6. Gestione degli altri documenti e dei fascicoli.
66
7.5.1. Documenti particolari e rispettivi repertori generali.
7.5.2. Riepilogo dei repertori istituiti.
7.5.3. Gestione dei repertori generali e delle serie documentali.
7.5.4. Gestione dei documenti particolari.
Paragrafo n. 8: la classificazione
64
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66
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8.1. La classificazione dei documenti.
67
8.2. Titolario di classificazione della segr.
67
8.3. Titolario di classificazione della cons.
68
8.4. Consegna del repertorio dei fascicoli.
68
8.5. Versamento dei fascicoli all'Archivio generale.
69
8.6. Massimario di conservazione e di scarto.
69
8.7. Scarto dell’archivio.
70
Annesso n. 1: il piano di classificazione
71
Titolario dei documenti a dossier (unità cons)
71
Titolario dei documenti dell’unità segr
77
Paragrafo n. 9: l’accesso
89
9.1. Accesso ai documenti e tutela dei dati personali.
89
9.2. Ambito dell’accesso e della consultazione.
89
9.3. Limitazioni all’accesso (esclusione permanente).
91
9.4. Il differimento dell'accesso (esclusione temporanea).
92
9.5. Ulteriori casi di differimento dell'accesso.
93
9.6. La registrazione con riserva d’accesso.
94
9.3.1. Esclusioni per motivi d’ordine e sicurezza pubblica.
9.3.2. Esclusioni per altri motivi di riservatezza.
Paragrafo 10: la sicurezza
91
92
95
A. Organizzazione della sicurezza:
95
B. Gestione della sicurezza:
96
C. Controllo degli accessi.
96
1. Controllo dal punto di vista fisico:
2. Controllo dal punto di vista logico:
V
97
97
Manuale di gestione CMM
Paragrafo 1: indicazioni generali
D. Protezione anti virus.
98
E. La gestione dei supporti.
99
G. La gestione degli incidenti.
99
Paragrafo n. 11: disposizioni finali
101
11.1. Pubblicazione ed efficacia del manuale.
101
11.2. Comunicazione del manuale.
101
11.3. Aggiornamento del manuale.
101
Allegati
103
Allegato A. Manuale amministratore protocollo
103
Allegato B.
105
A.1.
A.2.
A.3.
Accesso all’inserimento, modifica ed annullamento dei documenti.
Gestione dei progressivi dei protocolli
Modifica del progressivo ordinario.
Manuale utente protocollo
103
103
104
B. 1.
Documenti in entrata.
105
B. 2.
Documenti in uscita
109
B. 3.
Log del protocollo
113
B. 4.
Log della data
115
B. 1.1.
B. 1.2.
B. 1.3.
B. 1.4.
B. 1.5.
B. 1.6.
B. 2.1.
B. 2.2.
B. 2.3.
B. 2.4.
B. 2.5.
B. 2.6.
B. 2.7.
Inserimento
Inserimento in emergenza
Modifica
Annullamento
Classificazione
Visualizzazione
Inserimento
Inserimento in emergenza
Modifica
Annullamento
Classificazione
Visualizzazione
Registro protocollo giornaliero
VI
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109
109
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112
112
113
113
Paragrafo n. 1: indicazioni generali
1.1. Ambito d’applicazione del manuale.
1. Il presente manuale è il documento redatto ai sensi dell’art. 5 del
DPCM 31 ottobre 2000 e descrive il sistema di gestione dei documenti presso l’amministrazione denominata Consiglio della Magistratura militare, dalla loro protocollatura all’archiviazione, e la loro conseguente conservazione.
2. Il manuale riferisce altresì le istruzioni per il corretto funzionamento
del servizio per la gestione dei documenti.
1.2. Definizioni.
Nel manuale, alle espressioni che seguono è dato il significato accanto
a ciascuna indicato.
1. Per Amministrazione, s’intende il complesso degli Organismi previsti dalla legge 30 dicembre 1988 n. 561, istitutiva del Consiglio della Magistratura militare, dal decreto del Presidente della repubblica 24 marzo 1989
n. 158, recante le relative norme d’attuazione, e dal regolamento interno del
Consiglio medesimo, assunto con la deliberazione in data 13 gennaio 1990 e
successive modificazioni. In luogo di Amministrazione, può ricorrersi col
medesimo significato anche al termine Ente o all’acronimo CMM, oppure
all’abbreviata indicazione Consiglio.
2. Per plenum, s’intende il Consiglio della Magistratura militare in adunanza, nella sua composizione di legge.
3. Per Segreteria, s’intende l’Ufficio della Segreteria del Consiglio.
4. Per Magistrato Segretario o Magistrato Dirigente, s’intende il Magistrato militare d’appello che dirige l’Ufficio della Segreteria.
5. Per Magistrato addetto, s’intende il Magistrato militare di tribunale
che completa la composizione del predetto Ufficio.
6. Per Uffici interni, s’intendono le ripartizioni dell’Ufficio di Segreteria del Consiglio, stabilite dal Magistrato Dirigente della Segreteria con suo
ordine di servizio. Alla data di pubblicazione della prima versione del presente manuale, tali uffici sono individuati nell’allegato organigramma. La
modificazione della composizione di tali uffici è pubblicata nel presente
manuale.
1.3. Descrizione dell'amministrazione. Le A.O.O.
1. Il CMM ha, per i magistrati militari, le medesime attribuzioni previ-
1
Manuale di gestione CMM
Paragrafo 1: indicazioni generali
ste per il Consiglio Superiore della Magistratura, comprese quelle concernenti i procedimenti disciplinari, sostituiti al Ministro di Giustizia e al Procuratore generale presso la Corte di cassazione, rispettivamente il Ministro
della Difesa ed il Procuratore generale militare presso la Corte di cassazione.
2. Attribuzioni specifiche del CMM sono stabilite dal DPR 24 marzo
1989 n. 158, regolamento d’attuazione della legge 30 dicembre 1988 n. 561
istitutiva del Consiglio, con riguardo alle assunzioni della magistratura militare, all’assegnazione di sedi e funzioni, ai trasferimenti, alle promozioni e
ad ogni altro provvedimento di stato, al conferimento d’incarichi extragiudiziali ai magistrati militari e ad ogni altra materia attribuitagli dalla legge.
3. Il procedimento disciplinare nei confronti dei magistrati militari è
regolato dalle norme in vigore per i magistrati ordinari. L’azione disciplinare è esercitata dal Ministro della Difesa o dal Procuratore generale militare
presso la Corte di Cassazione. Il CMM delibera sulle sanzioni disciplinari a
carico dei magistrati militari, in esito ai provvedimenti promossi nei procedimenti disciplinari, ai sensi dell’art. 2, comma 1, lettera b), del citato DPR
24 marzo 1989, n. 158.
4. Per tutto ciò che non è diversamente regolato dal citato DPR, si osservano, in quanto applicabili, le norme previste per il Consiglio Superiore
della Magistratura.
5. Il CMM ha un’unica sede in Roma. La sua attuale composizione è
riportata nell’organigramma annesso al presente paragrafo.
6. Il CMM si connota quale AOO unica, poiché tutta l’attività che vi si
svolge concorre al raggiungimento dei medesimi obiettivi. La suddivisione
in Unità organizzative omogenee tiene conto delle distinte esigenze di funzionamento e d’organizzazione, nonché di gestione e tenuta dei documenti.
1.4. Le Unità organizzative omogenee.
La AOO del Consiglio (CMM) comprende due unità organizzative
omogenee, la CONS e la SEGR.
1.4.1. L'
unità istituzionale CONS .
#
1. Descrizione.
L’Unità comprende gli organismi del Consiglio, inteso come soggetto
e come attività istituzionale. Al suo interno, si distinguono tre istanze, caratterizzata ciascuna dalla particolarità degli assetti organizzativi, dalla tipicità
dei documenti e della loro gestione e dall’individualità delle Autorità che
2
Manuale di gestione CMM
Paragrafo 1: indicazioni generali
concorrono a formare le decisioni finali, tra loro autonome e definite con distinte procedure.
Dette istanze sono individuate come segue, con riferimento all’attività:
istituzionale, in senso stretto;
disciplinare, che segue vicende occasionali e che porta alla formazione
di serie di documenti prodotti in un intervallo superiore all'
anno;
elettorale, che ha luogo di norma ogni quattro anni.
#
2. Competenza.
La CONS esplica la sua attività nelle materie concernenti il funzionamento istituzionale del CMM.
#
3. Composizione.
Per la composizione, si rinvia all’organigramma annesso al paragrafo.
1.4.2. L'
unità istituzionale SEGR .
#
1. Descrizione.
L’unità è costituita dall'
Ufficio di Segreteria del Consiglio, che è deputata alle attività di diretto supporto per lo svolgimento dei compiti istituzionali del CMM, sia per quanto riguarda l’organizzazione delle riunioni, che
per il funzionamento dell'
apparato.
#
2. Competenza.
Sotto la direzione del Magistrato Segretario, le attività svolte
dall’Ufficio di Segreteria del CMM sono riassunte come appresso:
Attività connessa alla tenuta delle riunioni consiliari.
Cerimoniale e Pubbliche relazioni.
Attività connessa al trattamento economico, alle indennità e alle spese di
missione dei Consiglieri e dei Magistrati Segretari.
Attività connessa alla gestione del personale civile e militare della Segreteria.
Attività di supporto connessa al funzionamento del CMM (servizi).
Attività di supporto ai procedimenti disciplinari e attività connessa alla
tenuta delle pubblicazioni del CMM.
Archivio.
Informatica.
3
Manuale di gestione CMM
Paragrafo 1: indicazioni generali
#
3. Composizione.
Gli Uffici che compongono la Segreteria, definiti interni, sono stabiliti
con Ordine di servizio del Magistrato Segretario.
Alla data di pubblicazione della presente versione del manuale, essi
sono quelli indicati nell’organigramma, riportato nell'
annesso n. 1 al paragrafo n. 1.
Successive modificazioni dell'
indicata composizione saranno riportate
nel manuale.
4
Manuale di gestione CMM
Paragrafo 1: indicazioni generali
Annesso n. 1: organigramma
1. G LI UFFICI
DELLA
U.O.O. CONS :
Presidenza del CMM
Vicepresidenza del CMM
Comitato di Presidenza.
Presidenza della Commissione Uffici Direttivi.
Presidenza della Commissione per il regolamento e per la riforma.
Presidenza della Commissione per gli Affari generali.
Presidenza di Commissioni miste.
Presidenza di Commissioni speciali.
Ufficio elettorale.
2. G LI UFFICI
DELLA
U.O.O. SEGR :
Ufficio del Magistrato Segretario, Dirigente della Segreteria.
Ufficio del Magistrato militare addetto alla Segreteria.
Commissione Archivi.
Uffici della Segreteria amministrativa:
Ufficio Direzione del personale.
Ufficio del Cerimoniale.
Ufficio del Protocollo unico.
Ufficio del protocollo per i documenti in entrata.
Ufficio del protocollo per i documenti in uscita.
Ufficio della programmazione finanziaria e trattamento economico.
Ufficio Affari generali.
Ufficio Relazioni col pubblico.
Ufficio Logistico.
Archivio generale.
Ufficio materiali e per l’informatica.
Ufficio posta e spedizioni.
Ufficio del Responsabile per la prevenzione e protezione.
Uffici della Segreteria tecnica:
Ufficio procedimenti disciplinari, Studi e Notiziario.
Ufficio Comitato di Presidenza e Plenum.
Ufficio Commissione per gli Uffici Direttivi.
Ufficio Commissione per gli affari generali.
Ufficio Commissione per il Regolamento e la riforma, Commissioni miste o
speciali.
5
Manuale di gestione CMM
Paragrafo 1: indicazioni generali
Annesso n. 2: funzionigramma
CMM
PROVVEDIMENTI DI STATO
ISPEZIONI
CONFERIMENTO INCARICHI
NEGLI
UFFICI
GIUDIZIARI
Pareri e proposte:
- Circoscrizioni giudiziarie militari
- Organizzazione servizi Giustizia militare
- Funzionamento servizi Giustizia militare
- Disegni di legge su tali materie.
SANZIONI DISCIPLINARI
CONFERIMENTO UFFICI DIRETTIVI
Comitato di
Presidenza
PRESIDENTE CMM,
o, in caso di assenza o impedimento,
Vice Presidente
Regola, in conformità alle deliberazioni del
Comitato di Presidenza, LE FUNZIONI DELLA SEGRETERIA
Convocazione del CMM
Indizione delle elezioni CMM
Altre attribuzioni:
- Ordinaria amministrazione, in caso d'
impossibilità
di convocazione del Comitato di Presidenza.
- Autorizzazione accesso agli atti
Comunicazioni al Ministro della Difesa
Segreteria
CMM
6
Manuale di gestione CMM
Paragrafo 1: indicazioni generali
Segreteria CMM
- Assistenza al Presidente, Vicepresidente e Comitato, nella predisposizione
e nello svolgimento attinenti all'
organizzazione e al funzionamento del CMM.
- Assistenza ai Consiglieri, in ordine alla documentazione necessaria ai lavori.
- Raccolta sistematica e tenuta pubblicazioni del CMM.
Dirigente
Segreteria CMM
- Assistenza alle riunioni del Comitato di Presidenza.
- Redazione dei relativi verbali. Attività preliminare alle
riunioni. Attività sull'
esecuzione delle delibere.
- Conservazione dei relativi atti.
- Rapporti con Segreterie degli organi costituzionali, di
rilevanza costituzionale e con altri organi dello Stato.
- Coordinamento e direzione del personale della
Segreteria.
Magistrato Addetto
- Organizzazione delle riunioni consiliari
e relativa assistenza.
- Documentazione per I lavori.
- Altre funzioni stabilite dal regolamento,
o affidate dal Presidente.
Segreteria Amministrativa
Ufficiale
Addetto
Funzionario
Amministrativo
Segreteria tecnica
Direttore
Cancelleria
Notiziario
Affari generali
Protocollo
Studi
Servizi
Autovetture
Economato
Biblioteca
URP
Uffici direttivi
Servizio P e P
Informatica
Spedizioni
Personale
Bilancio
Cerimoniale
Archivio
7
Regolamento
C.P. e plenum
Manuale di gestione CMM
Paragrafo 1: indicazioni generali
Annesso n. 3: i componenti del CMM
Nicola Marvulli
Primo Presidente
Corte di Cassazione
PRESIDENTE
Giuseppe Scandurra
Proc. Gen. Mil.
presso la Cassazione
Francesco De Simone
Laico di
nomina parlamentare
VICEPRESIDENTE
Gaetano Marini
Massimo Nobili
Avv. Gen. Mil.
Sezione CMA Napoli
Laico di
nomina parlamentare
Lucio Molinari
Vincenzo Santoro
Presidente
Tribunale Mil. Napoli
Giudice
Sezione CMA Verona
Giovanni Barone
Carlo Paolella
Sostituto Proc. Mil.
Tribunale Mil. Roma
Giudice
Tribunale Mil. Roma
8
Paragrafo n. 2: i documenti
2.1.
I DOCUMENTI
DEL
CMM.
2.1.1. Definizioni inerenti ai documenti usate nel manuale.
Per documento amministrativo, s’intende ogni rappresentazione del
contenuto degli atti, anche interni, prodotti e acquisiti ai fini dell'
attività
amministrativa, comunque formata (informatica, grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie) ed usata ai fini dell'
attività amministrativa, secondo la medesima accezione portata dall’art. 1 del
DPR n. 445/2000.
Per documenti dell'Ente, s’intendono quelli prodotti e acquisiti dal
Consiglio della Magistratura militare o dalla Segreteria del Consiglio, nello
svolgimento delle proprie attività o nell'
esercizio delle rispettive funzioni.
Per documento informatico, s’intende la rappresentazione informatica
di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, secondo la medesima accezione
portata dall’art. 1 del DPR n. 445/2000. Tale definizione è altresì usata per
indicare il documento digitale sottoscritto con la firma digitale, secondo
l’accezione riportata dall’art. 1 della Deliberazione AIPA n. 42/2001 del 13
dicembre 2001.
2.1.2. La produzione dei documenti.
Secondo quanto disposto dall'
art. 3 del Decreto Legislativo 12 febbraio
1993 n. 39, recante norme in materia di sistemi informativi automatizzati
delle amministrazioni pubbliche, i documenti sono prodotti di norma tramite
sistemi informatici.
Secondo quanto disposto dall'
art. 18 del DPR 30 settembre 1963 n.
1409 e dall’art. 55, comma 4, del Decreto Legislativo n. 490 del 29 ottobre
1999 [T.U. in materia di beni culturali], i documenti sono beni inalienabili.
9
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 2: i documenti
2.2.
L A TIPOLOGIA DEI
DOCUMENTI .
2.2.1. Distinzione rispetto alla trasmissione.
Rispetto al modo di trasmissione, i documenti prodotti o acquisiti dal
Consiglio durante lo svolgimento della propria attività o l'
esercizio delle
proprie funzioni si distinguono in:
documenti in entrata. Essi comprendono i documenti prodotti da altro
Ente (altra AOO) e pervenuti al Consiglio attraverso qualunque mezzo
di trasmissione. Sono considerati tali anche quelli destinati per errore al
Consiglio medesimo.
documenti in uscita. Sono tali i documenti prodotti per la comunicazione d’informazioni o per la trasmissione di distinti documenti. Essi sono
prodotti di norma in due esemplari, uno dei quali è trasmesso, mentre
l’altro, denominato minuta, è conservato agli atti dell’Ufficio.
documenti interni. Essi comprendono, di norma, quelli formati o scambiati tra gli uffici interni del Consiglio. Questi ultimi si distinguono inoltre come documenti a preminente carattere:
a. informativo, quando contengono memorie, appunti, comunicazioni
di rilevanza meramente informativa, scambiati tra uffici;
b. giuridico-probatorio, quando sono prodotti al fine di documentare
fatti inerenti all'
attività svolta e alla regolarità dell’azione amministrativa. Essi comprendono qualsiasi documento del Consiglio dal
quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi.
documenti acquisiti. Sono i documenti in possesso del CMM per donazione, deposito o acquisto a qualsiasi altro titolo.
2.2.2. Distinzione rispetto all’organizzazione.
Rispetto all’organizzazione, i documenti si distinguono in:
correnti, con riferimento ai documenti relativi ad affari in trattazione,
vale a dire tuttora necessari allo svolgimento e al completamento
dell’attività dell’Ente.
di deposito, con riferimento ai documenti ancora utili per le finalità
amministrative e giuridiche dell’Ente, ma non più necessari allo svolgimento delle sue attività correnti.
10
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 2: i documenti
storici, con riferimento ai documenti relativi ad affari esauriti da oltre
40 anni e selezionati per la conservazione permanente da parte
dell’Ente.
2.2.3. Distinzione rispetto alla struttura.
Rispetto alla sua struttura, il documento si connota come:
documento primario. Identifica, nei documenti complessi, la parte principale del documento da tenere distinta dall’ulteriore parte, definita allegato oppure annesso, e dalle altre informazioni usate per il trattamento dei dati. Tale distinzione risulta sulla segnatura cartacea ed informatica, secondo quanto disposto dalla Circolare AIPA n. 28, del 7 maggio
2001, paragrafo n. 2.
allegato. Identifica un documento contenente semplici elementi testuali, grafici, tabelle o interi documenti strutturati che, dotato fin
dall’origine di propria individualità, è unito al documento primario al
solo scopo di snellirne il reperimento. Rispetto al documento primario,
esso conserva la propria identità ed una distinta numerazione di protocollo.
annesso. Identifica, al pari dell’allegato, un documento contenente
semplici elementi testuali, grafici, tabelle o interi documenti strutturati.
A differenza dell’allegato, l’annesso non ha individualità propria e diviene funzionalmente parte integrante del documento primario, cui è
unito. Quando sia o venga considerato un documento distinto da quello
primario, deve portare un proprio numero di protocollo. In tale ultimo
caso, il termine è usato come sinonimo di allegato.
inserto. Identifica la raccolta di semplici elementi testuali, grafici o tabelle oppure interi documenti strutturati, che è inserita nel documento
principale, di cui fanno parte integrante. Non ha individualità propria
ed è contraddistinto dai medesimi elementi della registratura del documento principale.
incarto, o incartamento. Identifica l’insieme promiscuo dei documenti
che costituiscono il contenuto unitario della ricezione o della trasmissione.
documento informatico primario. Distinzione della parte del messaggio
protocollato, rispetto ai documenti informatici allegati, inviato alle
AOO di diversa amministrazione, oppure scambiati tra AOO della stessa amministrazione. La distinzione è rilevante con riferimento alle relative regole di sottoscrizione, richieste dalle norme stabilite dal DPR n.
445/2000 e dall’articolo 5 della delibera AIPA 23 novembre 2000 n. 51.
11
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 2: i documenti
2.2.4. Distinzioni rispetto alla protocollatura.
I documenti sono protocollati e gestiti secondo le regole indicate nel
paragrafo n. 3, che descrive i flussi documentali.
Ai sensi della circolare dell'
AIPA n. 28/2001, non sono ammessi alla
protocollatura in uscita i documenti privi della sottoscrizione da parte dell'
autore.
2.2.5. Documenti particolari.
Alcuni documenti (verbali, delibere, circolari, risoluzioni, decreti, ordinanze, sentenze) sono espressione tipica della potestà di adottare atti di
normazione secondaria, che è attribuita agli organi politico-amministrativi
costituzionali e di rilievo costituzionale. Tale potestà deriva al CMM dalla
legge istitutiva, affinché possa determinare e regolare l’organizzazione ed il
funzionamento della sua struttura, possa disciplinare l’esercizio della propria discrezionalità amministrativa (autogoverno), nonché proporre ed attuare le norme che riguardino lo stato giuridico dei magistrati militari e degli
uditori giudiziari militari e l’ordinamento giudiziario militare.
Altri documenti ancora sono espressione del potere giurisdizionale attribuito al Consiglio, per la decisione sui procedimenti disciplinari promossi
nei confronti dei magistrati militari.
Essi si connotano tutti in modo particolare rispetto ai documenti di
normale produzione da parte d’ogni altra Autorità amministrativa e sono individuati come indicato appresso:
verbali, vale a dire documenti (processi verbali) che attestano gli atti
oggetto dell’esame dell’Autorità competente, le decisioni (delibere) da
essa assunte sulle questioni sottoposte (oggetto della delibera), durante
le sue riunioni (sedute) ed i nomi di coloro che vi hanno partecipato
(membri). D’ogni seduta del Consiglio e dei suoi organi collegiali, è
redatto un processo verbale, soggetto a forme particolari di protocollo.
Dal punto di vista archivistico, tali documenti costituiscono specifiche
serie documentali.
delibere, termine tecnico attribuito alle deliberazioni. Le delibere non
costituiscono, al momento, documenti a sé rispetto al verbale che le riferisce. E’ in fase di studio la ricognizione della possibilità di attribuire
loro una veste ed una dignità documentale propria, cui estendere gli
strumenti di protocollatura e d’archiviazione tipica dei documenti, quali
descritti nel paragrafo n. 3, relativo alla gestione dei flussi documentali.
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Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 2: i documenti
circolari. Dal punto di vista documentale, sono gli atti mediante i quali
il contenuto di una delibera è portato a conoscenza dei destinatari. Esse
assumono, oltre al numero e alla data del protocollo attribuito al documento di trasmissione, una numerazione progressiva che prescinde
dall’anno solare ed è determinata dal rispettivo ordine di registrazione.
Da tale punto di vista, costituiscono una serie documentale.
risoluzioni. Si caratterizzano al pari delle circolari, con la differenza
che esse non sono soggette a numerazione diversa dalla protocollatura
del documento col quale sono trasmesse.
decreti, ordinanze e sentenze. Sono i tipici documenti prodotti nei procedimenti disciplinari e di trasferimento per incompatibilità, instaurati
nei confronti dei magistrati militari. Tali documenti sono registrati secondo la numerazione specifica del procedimento cui afferiscono e ne
prendono la conseguente destinazione d’archivio. La loro trasmissione
o comunicazione avviene di norma mediante la produzione di un distinto documento (finalizzato alle comunicazioni ed alle notifiche di rito),
soggetta alle regole ordinarie della protocollatura. La notificazione in
ufficio, a mani dell’interessato presente, non è soggetta a protocollatura.
Si ha produzione di decreti anche in materia d’elezioni del Consiglio
(indizione delle votazioni). Tali decreti non prendono una numerazione
progressiva, né sono soggetti a protocollatura individuale, che è attribuita invece al documento col quale il decreto è comunicato o trasmesso.
2.2.6. Documenti da non protocollare.
#
1. Documenti sempre esclusi dalla protocollatura.
A norma dell’art. 4, comma 5, del DPR n. 428/1998, sono esclusi dalla
registrazione di protocollo:
gli atti preparatori interni;
le gazzette ufficiali;
i bollettini ufficiali ed i notiziari della pubblica amministrazione;
i giornali, le riviste, i libri, gli opuscoli, i depliant, i materiali pubblicitari;
gli inviti a cerimonie, manifestazioni e simili.
13
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 2: i documenti
#
2. Documenti voluminosi.
Il documento principale è acquisito nella sua interezza al sistema informatico, mediante scanner.
Gli allegati o gli annessi al documento principale sono esclusi dalla sola
acquisizione al sistema informatico mediante scanner, quando il numero
delle loro pagine è superiore a dieci. In tale caso, è acquisita la prima pagina
soltanto.
#
3. Documenti già soggetti a registrazione particolare.
I documenti soggetti a registrazione particolare da parte del CMM possono essere, in tutto o in parte, esclusi dalla protocollatura, poiché seguono le
regole per tali registrazioni stabilite al paragrafo n. 4.7.
#
4. Eccezioni.
Sono soggette in ogni caso alla registrazione di protocollo le fatture riguardanti acquisti del Consiglio, che, ancorché indirizzate ai competenti Uffici amministrativi del Ministero della Difesa, pervengano al CMM per le
dovute annotazioni.
Del pari, sono soggette a registrazione di protocollo le note di ricezione
delle circolari o d’altre disposizioni inviate dal CMM.
#
5. Rinvio.
Con disposizione del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, possono essere individuati altri tipi di documenti non soggetti alla registrazione del protocollo.
Con l’emanazione di tali disposizioni, si provvede all’aggiornamento del
presente paragrafo del manuale.
2.3. M ODI DI
TRASMISSIONE .
I modi di trasmissione dei documenti all'
interno e all'
esterno del CMM
mediante telefax (telefax-simile), posta elettronica, posta ordinaria, posta
prioritaria e a mani, raccomandata semplice, raccomandata con avviso di ricevimento o assicurata sono disciplinati come segue.
14
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 2: i documenti
2.3.1. Sistemi informatici, telematici e di posta elettronica.
L'
uso di sistemi informatici, telematici e di posta elettronica per la redazione dei documenti amministrativi è consentito se conforme ai criteri e alle
regole d’elaborazione, protezione, sicurezza e trasmissione, dettati dalla
normativa vigente.
Alla data di pubblicazione della prima versione del presente manuale,
l’uso di tali sistemi per la redazione e trasmissione di documenti è circoscritto a soli scopi informativi.
Le regole conseguenti all'
adeguamento del sistema alla cd. interoperabilità formeranno oggetto d’apposita variante al presente manuale.
2.3.2. Telefax (telefax-simile).
L'
uso del telefax nella trasmissione dei documenti è disciplinato come
segue.
#
1. Documenti di preminente carattere informativo.
L'
uso del telefax (o, telefax-simile) per documenti di preminente carattere informativo è consentito al solo fine di speditezza dello scambio
d’informazioni con gli amministrati, con enti pubblici, enti privati, utenti,
cittadini ed altre Amministrazioni.
#
2. Documenti di preminente carattere giuridico-probatorio.
L'
uso del telefax per documenti di preminente carattere giuridicoprobatorio, per documenti cioè dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, deve rispettare la seguente procedura:
a. il documento in uscita (tramite telefax) reca la dicitura “IL DOCUMENTO
ORIGINALE SARÀ SPEDITO PER POSTA ORDINARIA”. L’originale è poi spedito
per via ordinaria a cura del responsabile della relativa procedura;
b. il documento in entrata (tramite telefax) è corredato dalla dicitura
“DOCUMENTO RICEVUTO VIA TELEFAX”; il responsabile della relativa procedura procede ad acquisire il documento originale, provvedendo alla distruzione di quello ricevuto tramite telefax e riportando sull'
originale
tutte le informazioni relative (numero di protocollo, classificazione,
ecc.) in esso già riportate.
15
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 2: i documenti
c. Il documento interno trasmesso per telefax tra gli uffici interni può essere conservato in copia telefax, con l'
apposizione della dicitura
"DOCUMENTO RICEVUTO TRAMITE TELEFAX".
#
3. Documento originario e documento ricevuto tramite telefax.
Di norma, il documento è protocollato in entrata con riguardo al primo
modo di ricezione da parte del CMM. Il documento pervenuto per telefax, e
pertanto protocollato, non è soggetto ad ulteriore protocollatura quando sia
ricevuto poi in altri modi (servizio postale, consegna a mani).
Solo nel caso d'
eccezionale o particolare rilevanza della data di comunicazione del documento, è consentito di procedere all’acquisizione al protocollo sia del documento ricevuto per telefax, sia dell’originale, sempre che
essi siano pervenuti in giorni diversi.
In tale caso, il responsabile della procedura amministrativa, richiede
l'
autorizzazione a protocollare un medesimo documento con due numeri di
protocollo distinti, previa annotazione dei reciproci riferimenti su entrambi i
supporti del documento.
#
4. Documenti ricevuti a mani.
Il documento consegnato a mani dall’interessato, o da persona da questi incaricata, è protocollato alla stregua dei documenti ricevuti con altri
modi di trasmissione.
Il documento consegnato a mani, che risulta essere stato protocollato
perché già pervenuto per mezzo del telefax, non prende un nuovo numero di
protocollo, salvo i casi eccezionali di cui al precedente punto 2.3.2. # 3.
In tali casi, sull'
eventuale ricevuta che sia richiesta a riprova dell'
avvenuta consegna a mani, l'
Ufficio del protocollo riporta gli estremi delle distinte note già assunte al protocollo.
2.3.3. Uso della posta elettronica.
L'
uso della posta elettronica (e-mail) è consentito al solo fine di snellire lo scambio d'
informazioni con amministrati, enti pubblici, enti privati, cittadini e Amministrazioni dello Stato. In attesa dei sistemi di protocollatura
automatizzata in regime di interoperabilità, che saranno riferiti in successive versioni del presente manuale, il documento comunicato mediante posta
elettronica negli scambi ufficiali è trattato come appresso indicato.
16
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 2: i documenti
#
1. Documento spedito tramite e-mail.
Il documento spedito tramite e-mail reca la dicitura "IL DOCUMENTO
ORIGINALE VERRÀ SPEDITO PER POSTA ORDINARIA"; l’originale è successivamente
spedito per via ordinaria a cura del responsabile della relativa procedura
amministrativa, previa protocollatura ordinaria e conseguente gestione.
#
2. Documento ricevuto tramite e-mail.
Il documento ricevuto tramite e-mail è di norma riprodotto anche a
stampa, con apposizione della dicitura "DOCUMENTO RICEVUTO TRAMITE POSTA
ELETTRONICA". Tale riproduzione è presentata dal responsabile della relativa
procedura all'
Ufficio del Protocollo, per la protocollatura ordinaria e la conseguente gestione.
#
3. Documento originario e documento acquisito tramite e-mail.
Il responsabile della procedura, se il documento originale è acquisito
anche per via ordinaria, provvede alla distruzione di quello ricevuto per posta elettronica, riportando sull'
originale tutte le relative informazioni già annotate (numero e data di protocollo, determinazioni, classificazione, ecc.).
#
4. Il documento interno.
Il documento interno può essere conservato in copia informatica o cartacea, nelle forme ritenute opportune.
2.3.4. Posta ordinaria.
#
1. Unità
CONS.
I titolari degli Uffici dell’Unità organizzativa CONS sono autorizzati alla produzione di documenti da trasmettersi all’esterno.
La sottoscrizione da parte d’altri soggetti è ammessa, quando autorizzata (d’ordine) dal titolare.
#
2. Unità SEGR.
I titolari degli Uffici dell’Unità organizzativa SEGR sono autorizzati
alla produzione di documenti da trasmettersi all’esterno, secondo le disposi-
17
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 2: i documenti
zioni impartite dal Dirigente della Segreteria, con ordine di servizio. In assenza del titolare, per servizio o per malattia, la sottoscrizione da parte
d’altri soggetti è ammessa, quando autorizzata (d’ordine) dal Magistrato segretario.
#
3. Ufficio di Protocollo.
Il personale addetto all’ufficio di protocollo verifica l’osservanza delle
predette regole, ammettendo alla registrazione di protocollo i documenti in
regola con le prescrizioni riferite.
2.3.5. Posta prioritaria.
La trasmissione dei plichi, buste e simili contenenti i documenti da
trasmettere all’esterno avviene di norma mediante il servizio delle Poste Italiane.
In caso di plichi trasmessi ad Enti del Ministero della Difesa ubicati al
di fuori di Roma, la loro trasmissione può avvenire attraverso consegna dei
plichi all’Agenzia Roma 13 delle Poste Italiane, ubicata presso il Ministero
della Difesa.
Il servizio è in ogni caso annotato su appositi registri di consegna.
2.3.6. Posta consegnata con corriere (a mani).
La consegna a mani, con corriere dell’Ufficio, è riservata ai documenti di particolare rilevanza o quando siano trasmessi documenti tenuti in unico esemplare.
L'
esigenza di trasmissione per mezzo di corriere è riportata sul documento ed è comunicata all'
Ufficio Posta da parte del responsabile della procedura amministrativa.
Il servizio è annotato su appositi registri di consegna.
2.3.7. Servizi postali speciali.
Nei casi in cui non possa procedersi alla consegna a mani, o quando
sia necessario acquisire agli atti la documentazione dell’avvenuta trasmissione o ricezione del documento, l’Ufficio procede alla trasmissione tramite
le Poste italiane, ricorrendo ai servizi raccomandate, assicurate oppure raccomandate A/R, oppure ad entrambi.
Il servizio è annotato su appositi registri di consegna.
18
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 2: i documenti
2.4. I
SUPPORTI IN USO .
I supporti dei documenti cartacei ed informatici (carta, nastri, floppy,
dischi ottici) sono descritti come appresso indicato.
2.4.1. Documenti cartacei.
Tutti i documenti cartacei sono prodotti su idoneo supporto (carta non
inferiore a 80 gr. per cm2), con inchiostro indelebile e, di norma, in lingua
italiana.
Essi non richiedono particolari strumenti per la lettura.
La trasmissione è attuata tramite telefax, servizio postale o corriere.
La loro archiviazione è attuata con la collocazione nell’archivio, previa compilazione d'
indici e cataloghi.
La ricerca avviene tramite confronto d’indici, numeri di repertorio, data, estensore o parole contenute nel documento.
La consultazione è resa possibile nel luogo di conservazione o in appositi locali del CMM.
La riproduzione è soggetta a preventiva autorizzazione e comporta
l'
applicazione delle normali imposte di bollo ed il pagamento delle spese di
copia, secondo le tariffe in uso.
2.4.2. Documenti informatici.
I documenti informatici, secondo quanto disposto dall’art. 5, comma
3, lettera b), della Delibera AIPA n. 24 del 30 luglio 1998, recante regole
tecniche per l’uso di supporti ottici, sono archiviati con software
d’archiviazione e su supporti di memorizzazione espressamente forniti con
la garanzia che essi non consentano l’alterazione del contenuto.
Alla data di pubblicazione della presente versione del manuale, i documenti del CMM prodotti in modo informatizzato hanno esclusiva valenza
interna. Essi sono registrati su nastro magnetico, mediante scrittura informatica, secondo un codice standard prestabilito e sono soggetti a salvataggio
quotidiano dei dati.
La relativa lettura è resa possibile per mezzo di un computer dotato di
specifici programmi e strumenti.
La trasmissione avviene per via telematica.
19
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 2: i documenti
La loro archiviazione è attuata attraverso procedure informatiche
(programmi).
La ricerca avviene tramite indici (codici di ricerca), numeri di repertorio, data, estensore o parole contenute nel documento.
La consultazione è resa possibile da qualunque luogo dove sia presente un terminale con collegamento telematico. Particolari procedure stabiliscono il livello d'
accesso ai documenti informatici archiviati.
Le caratteristiche degli impianti, degli strumenti e del software (programmi) necessari per la produzione, la lettura, la trasmissione, l'
archiviazione ed il reperimento dei documenti elettronici riferiti al presente punto,
nonché le specifiche procedure per l'
accesso, saranno stabilite nelle successive versioni del presente manuale.
La riproduzione dei documenti elettronici su supporto cartaceo, per
uso diverso da quello d’ufficio, è soggetta ad autorizzazione preventiva e
comporta l'
applicazione delle normali imposte di bollo ed il pagamento delle
spese di copia, secondo le tariffe in uso.
20
Paragrafo n. 3: i flussi documentali
3.1. L A RICEZIONE
DEI DOCUMENTI .
L’acquisizione, lo smistamento e l’assegnazione dei documenti pervenuti al CMM sono disciplinati come segue.
3.1.1. L’apertura della corrispondenza.
# 1. Tutta la corrispondenza destinata al CMM è acquisita
dall’Ufficio protocollo, che è autorizzato a firmare l’avvenuta ricezione. Quando dalle indicazioni del plico emerga una particolare rilevanza del documento ricevuto, gli addetti dell’Ufficio consegnano la corrispondenza al responsabile dell’Ufficio o al Magistrato segretario,
che dispone di conseguenza in ordine ad eventuali atti urgenti, dopo di
che restituisce il documento per la successiva protocollatura.
# 2. La corrispondenza in entrata è aperta di norma nel medesimo
giorno lavorativo di ricezione ed è contestualmente protocollata.
# 3. La corrispondenza non è aperta nei seguenti casi:
a) corrispondenza riportante l'
indicazione concorso, o simili, o, comunque, quando dalla relativa confezione si evinca la
partecipazione ad un concorso;
b) corrispondenza indirizzata alla persona, oppure riportante l'
indicazione riservata, personale, confidenziale, sue proprie
mani o simili, o, comunque, quando dalla relativa confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata.
4. Sulla base di quanto descritto nei precedenti punti 3 a) e b) e
dopo la protocollatura della busta di cui al successivo 3.1.2., la corrispondenza è inoltrata, nel caso di un concorso, direttamente all'
unità
organizzativa responsabile della relativa procedura, oppure, nel caso
di corrispondenza privata, al diretto destinatario.
5. Chiunque si accorga di avere ricevuto tra la propria corrispondenza un documento inerente a procedure amministrative o ad affari di competenza del CMM o di altra persona, deve consegnarlo o
21
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 3: flussi documentali
farlo pervenire tempestivamente all'
ufficio protocollo, facendo rilevare detta circostanza.
3.1.2. Protocollatura delle buste.
# 1. La corrispondenza riportante l'
indicazione concorso o simili
o, comunque, quando dalla sua confezione si evinca la partecipazione
ad un concorso, non deve essere aperta, ma è protocollata in entrata,
con l'
apposizione del numero di protocollo e della data di protocollatura direttamente sulla busta, sul plico o simili.
# 2. Aperta la busta o il plico, il responsabile della relativa procedura provvede a riportare sul documento il numero di protocollo e la
data di registrazione già assegnati (cd. segnatura), conservando la busta (plico o simili) come allegato.
# 3. Espletato il concorso e trascorsi i termini di legge per eventuali ricorsi, le buste o i plichi possono essere eliminati.
# 4. L'
avvenuta ricezione di raccomandate o assicurate da parte
del CMM è annotata, dal responsabile dell’Ufficio protocollo documenti in entrata, su apposito registro, sul quale è riportato il numero
del protocollo assegnato al documento o al plico, accanto al numero
della raccomandata e alla data di ricezione. La busta è allegata al documento ed il responsabile della procedura ne stabilisce l'
eventuale
conservazione.
3.1.3. Determinazione della UOO competente.
# 1. Dopo essere stato protocollato, il documento in entrata è assegnato dal Magistrato Dirigente, o da chi lo sostituisca, all’unità organizzativa omogenea competente alla relativa trattazione.
# 2. In tale occorrenza, i documenti sono consegnati in originale e
per competenza ad una sola unità organizzativa, il cui responsabile
sottoscrive per ricevuta la relativa copia-minuta, più oltre descritta.
# 3. Dopo la decretazione del Magistrato Dirigente, o da chi lo sostituisca, gli addetti all’Ufficio del protocollo provvedono ad estrarre
copia della sola prima pagina del documento. Tale copia costituisce la
cosiddetta copia-minuta, sulla quale sono riportate, oltre alla registratura già risultante dalla fotocopiatura, le ulteriori decretazioni circa
l'
assegnazione del documento al responsabile della relativa procedura
22
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 3: flussi documentali
e la sottoscrizione di questi, che ne attesta l'
avvenuta ricezione da parte sua. Le copie-minuta sono raccolte e custodite dall'
Ufficio protocollo, in ordine di numero di protocollo, a certificazione del flusso documentale cartaceo.
3.1.4. L’assegnazione del documento in entrata.
1. L'
unità organizzativa competente provvede ad assegnare al
documento in entrata il nome del responsabile della procedura.
2. Qualora detta procedura ne coinvolga piú di uno, l'
unità organizzativa responsabile provvede all'
indizione di una conferenza di servizi.
3.1.5. Gestione dei documenti anonimi.
I documenti anonimi, vale a dire quelli che non consentono
l’identificazione dell’autore, sono protocollati e direttamente archiviati secondo l’ordine cronologico, a norma dell’art. 31, comma 2, del
regolamento interno del CMM. Decorso il termine di cinque anni, sono distrutti a cura del Responsabile dell’Archivio generale.
3.1.6. Gestione del documento assegnato all’unità CONS .
Il documento assegnato all’Unità organizzativa omogenea CONS
è gestito secondo l’iter descritto nei termini seguenti:
1. Registrazione a protocollo da parte degli addetti al relativo
Ufficio.
2. Istruttoria del Magistrato Segretario, che lo correda degli eventuali elementi informativi e ne dispone l’invio al Comitato di Presidenza, oppure l’allegazione ad un dossier già istituito.
3. Consegna del documento da parte degli addetti all’Ufficio del
protocollo al responsabile della procedura presso il Comitato di Presidenza, che firma per ricevuta la relativa copia-minuta del documento.
4. Esame da parte del Comitato di Presidenza, che decreta in alternativa: a) il rinvio dell’esame; b) l’archiviazione; c) l’unione al dossier già istituito; d) l’assegnazione alla Commissione del CMM competente per materia, per l’inizio della sua trattazione; e) l’invio diretto
al plenum.
23
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 3: flussi documentali
5. Dopo la decretazione del Comitato di Presidenza, il responsabile della procedura, provvede in ordine alla corrispondente trattazione del documento. Egli provvede anche alla sua fascicolazione, eccetto che nel caso d’unione a dossier esistente, e ne cura la consegna
al responsabile della Commissione assegnataria.
6. Il responsabile della procedura di Commissione, ricevuto il
nuovo dossier oppure il nuovo documento da associare a dossier esistente, predispone gli atti per il successivo esame da parte della Commissione. Al termine della trattazione da parte della Commissione, egli cura la consegna del dossier, integrato dagli atti della Commissione, al responsabile della procedura di plenum.
7. Il responsabile della procedura di plenum, ricevuto il dossier,
oppure il documento da associare a dossier sul quale la Commissione
ha già deliberato, predispone gli atti per l’esame da parte del plenum
del Consiglio. Al termine, dopo avere dato corso agli adempimenti
stabiliti dal plenum, cura la trasmissione del dossier all’Ufficio studi,
che ne determina la classificazione.
8. Al termine delle operazioni di classificazione del dossier, il
documento è archiviato.
9. L’archiviazione dei documenti a dossier è contestuale
all’archiviazione del dossier medesimo. I documenti da associare a
dossier già archiviati vi sono inseriti a cura del responsabile della procedura di plenum. Nel caso che riguardi il fascicolo personale dei magistrati, il documento è archiviato in quest’ultimo.
10. Tutte le decisioni che riguardano i documenti per i quali è
stato istituito un dossier, sono contenute e documentate nei verbali
delle sedute dei vari organi decisionali.
Le informazioni relative alle varie fasi, le date delle riunioni, i
soggetti interessati, le deliberazioni assunte e gli adempimenti determinati conseguentemente a quanto deliberato costituiscono l'
insieme
che caratterizza ogni documento e che costituisce la vicenda storica
della deliberazione che lo riguarda.
3.1.7. Gestione del documento assegnato all’unità SEGR .
L'
iter normale del documento dell’Unità organizzativa omogenea SEGR è descritto come segue.
# 1. Registrazione a protocollo, da parte degli addetti al relativo
24
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 3: flussi documentali
Ufficio.
# 2. Esame del Magistrato Segretario, che lo assegna ad uno degli uffici interni.
# 3. Consegna del documento da parte degli addetti dell’Ufficio
Protocollo al responsabile dell’Ufficio indicato, che sottoscrive per ricevuta la relativa copia-minuta del documento, descritta al paragrafo
n. 3.1.3. #3.
# 4. Il responsabile della procedura cura per la relativa fascicolazione e classificazione. Dopo la trattazione richiesta dal documento,
chiude il fascicolo, decretandone l’archiviazione.
3.2. F ORMAZIONE E SPEDIZIONE
DI DOCUMENTI .
3.2.1. Originale e minuta del documento. La copia-minuta.
# 1. Ogni documento cartaceo in uscita è redatto di norma in due
esemplari, uno dei quali costituisce l’originale e l’altro la sua minuta.
Con successivo provvedimento, è stabilito il modello ufficiale dei documenti del CMM, in uscita oppure interni (effigie, intestazione, dati,
dimensioni, ecc.).
# 2. Per originale, s’intende la redazione definitiva del documento, autentica e perfetta negli elementi sostanziali e formali (carta intestata, sigillo dell’ufficio, sottoscrizione, ecc.) ed efficace quanto alla
produzione dei relativi effetti giuridici.
# 3. Per minuta, s’intende l'
esemplare del documento conservato
agli atti, cioè nel dossier o nel fascicolo relativo all'
affare o al provvedimento amministrativo trattato.
# 4. Originale e minuta sono corredati da sottoscrizione autografa
dell’autore, mentre sulle copie riprodotte, quando non ne sia richiesta
l’autenticazione, può risultare l’indicazione “L’ORIGINALE È STATO
SOTTOSCRITTO DA …”, completata dal nome dell’autore del documento.
# 5. Il personale addetto all’Ufficio Protocollo estrae copia d’ogni
documento acquisito al protocollo in uscita. Su tale copia, detta copiaminuta, essi procurano di raccogliere la sottoscrizione del responsabile
dell’Ufficio Posta e spedizioni, cui hanno consegnato il documento da
spedire, e quella dell’autore del documento, attestante l'
avvenuta comunicazione della consegna del documento per la spedizione.
25
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 3: flussi documentali
# 6. Al termine della spedizione, l’addetto al relativo Ufficio consegna al suo autore la minuta del documento spedito.
3.2.2. Gestione dell'
originale e della minuta.
# 1. Il documento da spedire è redatto di norma in due esemplari,
entrambi sottoscritti dall’autore.
# 2. Qualora i destinatari siano più di due, è consentita la spedizione di copie.
# 3. Il secondo esemplare del documento, sul quale viene apposta
la dicitura “MINUTA”, va conservato nel fascicolo o nel dossier cui afferisce.
# 4. Eccetto che nei casi di cui al successivo punto 3.2.3. #5, qualora il documento da trasmettere sia stato redatto in unico esemplare,
non è consentito spedirne copia. E’ consentito viceversa conservare
agli atti dell’Ufficio la copia del documento spedito, apponendovi la
dicitura o la stampiglia MINUTA.
# 5. Quando il documento da trasmettere a più destinatari sia formato e sottoscritto in un numero di esemplari insufficienti e occorra
provvedere d’urgenza, in luogo degli esemplari mancanti è consentito
trasmettere la copia del documento, previa apposizione, accanto alla
sottoscrizione dell’autore, della dicitura “O R I G I N A L E F I R M A T O ”,
“F I R M A T O ” oppure “F . T O ”.
# 6. In caso di smarrimento dell’esemplare o della copia conservata agli atti quale minuta del documento spedito, fa fede la relativa
immagine acquisita dal sistema informatico, se disponibile. Negli altri
casi, si procede alla ricostituzione della minuta, con la preferenziale
collaborazione del destinatario del documento.
3.2.3. Copia del documento.
# 1. Il documento può essere inviato in copia semplice, vale a dire
priva della dichiarazione di conformità all’originale, a solo titolo informativo e quando esso non attivi procedure amministrative. Non essendone consentita la conservazione in archivio, la copia del documento deve essere eliminata a cura del destinatario.
26
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 3: flussi documentali
# 2. Al fine di agevolarne l’eliminazione, l'
ufficio originatore cura
che su ciascuna copia sia impressa la dicitura "COPIA DI DOCUMENTO DA
ELIMINARSI A CURA DEL DESTINATARIO".
# 3. Per la copia informatica, in analogia a quanto disposto al punto precedente, saranno attivate procedure automatizzate per conseguente eliminazione.
3.2.4. Modi di trasmissione del documento.
I modi di trasmissione del documento sono trattati nel paragrafo n.
2.3.
3.3.
DOCUMENTI CARTACEI INTERNI.
3.3.1. Produzione del documento.
Ogni documento cartaceo interno è redatto di norma in due esemplari, uno dei quali costituisce l’originale e l’altro la sua minuta, nel
senso e nei modi indicati al paragrafo n. 3.2.1.
3.3.2. Firme e sigle.
Le firme e le sigle necessarie alla redazione ed alla perfezione giuridica del documento cartaceo interno sono apposte prima della sua
protocollatura, se prevista. Se apportate dopo la protocollatura, esse
non hanno rilevanza documentale.
3.3.3. Confezione.
L’eventuale confezione del documento cartaceo interno in busta,
plico o simili deve riportare l'
Ufficio cui afferisce l’autore di tale documento.
3.3.4. Trasmissione.
La trasmissione del documento cartaceo interno, oppure la sua spedizione, se prevista, avviene di norma entro il medesimo giorno lavorativo e con le medesime procedure previste per la spedizione dei documenti in uscita.
27
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 3: flussi documentali
3.4. G ESTIONE
ARCHIVISTICA DEL DOCUMENTO .
# 1. Spettano al responsabile della procedura le incombenze concernenti la gestione archivistica del documento.
# 2. Per gestione archivistica del documento, s’intende l'
applicazione al documento, in via tradizionale e informatica, almeno dei seguenti strumenti:
a) titolario di classificazione, descritto al paragrafo n. 8.2.;
b) massimario di conservazione e di scarto, descritto al paragrafo n.
8.6.;
c) repertorio dei fascicoli, descritto al paragrafo n. 7.4.;
d) ulteriori presidi, funzionali all'
efficacia e all'
efficienza dell'
azione
amministrativa (schedari, rubriche, indici, ecc.).
# 3. I documenti, in entrata o in uscita, che siano associati ai dossier, hanno la medesima classificazione data a quest’ultimo.
28
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 3: flussi documentali
Annesso n. 1: i flussi in ambiente digitale
P ROTOCOLLO I NFORMATICO .
Architettura Hardware.
L’architettura hardware è composta come segue:
• Rete locale Fast ETHERNET, cablata in tutti i locali del CMM. La rete prevede 30 punti d'
accesso.
• Server Domino Primario, con funzione di application server, files server
e mail server.
• Server Domino Secondario, in replica con il Server Domino Primario e
con funzione di I NT R A N E T server.
• Firewall.
• 20 stazioni PC client, due delle quali dotate di scanner e dedicate al protocollo (entrata-uscita).
Architettura Software.
Il programma gestisce il protocollo della corrispondenza del Consiglio, in ingresso ed in uscita, e consente l’acquisizione ed archiviazione delle immagini dei documenti tramite scanner. La procedura utilizzata soddisfa
i requisiti minimi previsti dalla normativa vigente (DPR 428-98) riguardo
alle operazioni di:
•
Registrazione di protocollo mediante associazione, per ogni documento
ricevuto o spedito, delle seguenti informazioni:
Numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema.
Data di registrazione di protocollo generata automaticamente dal sistema.
Mittente, per i documenti ricevuti, o Destinatario/i, per i documenti spediti.
Oggetto del documento.
Data e Protocollo del documento ricevuto, se disponibili.
•
Segnatura di protocollo mediante apposizione sul documento, contestuale alla registrazione di protocollo, delle seguenti informazioni:
Progressivo di protocollo.
29
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 3: flussi documentali
Data di protocollo.
Identificazione in forma sintetica dell’amministrazione (AOO).
•
Classificazione dei documenti in base ad un piano di classificazione definito dal Consiglio.
•
La procedura di protocollo utilizzata è stata sviluppata sulla base delle
esigenze dell’Ufficio Protocollo e dei requisiti minimi previsti dalla
suddetta normativa utilizzando le potenzialità di Lotus Notes/Domino.
•
Le stazioni per la gestione del protocollo utilizzate sono due, ambedue
dotate di scanner. Pur se abilitate entrambe alle operazioni di protocollatura in entrata e in uscita, di norma lavorano in modalità solo entrata o
solo uscita.
•
L’acquisizione delle immagini, eseguita dall’operatore di protocollo
contestualmente alle altre operazioni di protocollatura, viene eseguita
per tutti i documenti in ingresso ed in uscita, salvo che per i documenti
allegati o annessi al principale, il cui numero di pagine sia superiore a
dieci, nel quale caso è acquisita la sola prima pagina.
•
Allo stato, il sistema per i documenti in entrata è limitato alla gestione
del flusso di lavoro per i soli documenti che afferiscono all’unità organizzativa CO NS , valutati in circa 3500 protocolli annuali complessivi
(ingresso + uscita).
Sistema SGD
L’applicativo di Gestione Documentale, denominato SGD, gestisce i
flussi dei documenti che sono fascicolati in Dossier attraverso un workflow
che prevede le seguenti fasi:
•
•
•
•
•
Creazione del Dossier.
Assegnazione del Relatore per l’esame preliminare del Dossier.
Esito del Dossier in Commissione.
Esito del Dossier in Plenum.
Classificazione del Dossier.
Le tipologie d’utenti previste sono:
•
Utente di Comitato di Presidenza.
30
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 3: flussi documentali
•
•
•
Utente di Commissione.
Utente di Plenum.
Utente di Ufficio Studi.
L’utente di Comitato di Presidenza ha il compito di provvedere a:
• creazione di un Dossier a seguito della deliberazione del Comitato di
procedere allo studio dell’istanza sottoposta al Consiglio per mezzo di un
documento in entrata;
• invio al seguito del Dossier del documento in entrata, che sottopone
un’istanza già oggetto di studio di quel Dossier;
• redazione assistita del verbale di Comitato contenente le deliberazioni che sono state raggiunte nel corso della riunione riguardo alle istanze sottoposte;
• redazione assistita del testo delle delibere di Comitato relative ai documenti esaminati nella riunione verbalizzata.
L’utente di Commissione ha il compito di provvedere a:
• registrazione del Relatore designato dalla Commissione per lo studio
delle problematiche relative alle istanze che compongono il singolo Dossier;
• redazione della deliberazione della Commissione, da proporre al
plenum, relativamente alle problematiche relative alle istanze che compongono il singolo Dossier;
• redazione assistita dell’ordine del giorno dei documenti a Dossier da
assegnare al Relatore e dei documenti a Dossier all’esame della Commissione;
• redazione assistita del verbale di Commissione contenente le designazioni dei Relatori e le deliberazioni raggiunte.
L’utente di Plenum ha il compito di provvedere a:
• redazione delle deliberazioni del Plenum relativamente alle problematiche relative alle istanze che compongono il singolo Dossier;
• redazione assistita dell’ordine del giorno contenente i documenti a
Dossier in esame al Plenum;
• redazione assistita del verbale di Plenum.
L’utente di Ufficio Studi ha il compito di provvedere a:
• classificare i Dossier (e quindi le delibere), secondo le competenti
Voci utili, i Magistrati interessati dalla delibera, gli Uffici Giudiziari inte-
31
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 3: flussi documentali
ressati dalla delibera;
• corredare i Dossier con le informazioni utili per la redazione e gestione del Notiziario CMM;
• redigere il Notiziario CMM, in modo assistito.
Sicurezza
La sicurezza è stata valutata nei tre aspetti dell’integrità, disponibilità e
riservatezza dei dati trattati.
E’ stato predisposto un piano di sicurezza che prevede l’adozione di:
• adeguati strumenti di protezione dai virus informatici;
• modalità d'
autenticazione degli utenti (ID Notes);
• tracciamento delle operazioni effettuate sui documenti di Protocollo
Informatico.
Servizi on-line per gli enti periferici
Con l'
adozione della tecnologia WEB, è consentito attraverso la rete
di rendere disponibili, a solo scopo informativo, servizi dedicati in
genere al pubblico o, in specie, agli operatori della Giustizia Militare.
INTERNET
La consultazione attraverso INTERNET delle delibere di Plenum, come
pure l’accesso alla INTRANET del Consiglio è consentita ad utenti accreditati
mediante un’utenza ed una password.
In tale modo si rende possibile migliorare l’efficienza e nello stesso
tempo il lavoro del personale interno del Consiglio, liberato per alcuni versi
dall’onere di rispondere di persona a richieste ripetitive d’informazione.
In un prossimo futuro, sarà fatto ricorso alla tecnologia WEB per consentire agli operatori della Giustizia Militare non solo la consultazione delle
informazioni loro destinate, ma anche la collaborazione con il personale del
Consiglio per il disbrigo delle pratiche d’interesse comune.
Automazione dei processi (Workflow Management System)
L’adozione del Workflow Management System permette:
• l’automazione di fasi dei processi, in passato svolte in modalità manuale.
• Il controllo dell'
andamento del processo deliberativo degli organi del
CMM.
32
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 3: flussi documentali
I vantaggi collegati all’introduzione di un sistema di workflow sono:
• l’aumento della certezza e della velocità di reperimento di documenti e
informazioni d’interesse.
• la riduzione dei tempi di trasferimento; l’eliminazione del trasferimento
della documentazione cartacea tra gli uffici riduce il tempo intercorrente dalla
fine di un’attività e l’inizio della successiva;
• la produttività; l’uso di un sistema di workflow consente
l’accentramento in un unico modulo informatico, diviso in schede, di tutti i passaggi già subiti dal documento, di quelli successivi e le informazioni che di volta in volta sono state inserite;
• il controllo delle fasi; il sistema workflow conserva in memoria di tutti i
movimenti che ha subito un Dossier e le relative date. Queste informazioni possono essere usate per l’individuazione di Dossier, oggetto di continui rinvii ed
approfondimenti.
I benefici dell’introduzione di un sistema di workflow sono stati evidenziati a diversi livelli:
• per i mittenti di un’istanza, l’introduzione del sistema workflow comporta maggiore trasparenza dell’iter e delle responsabilità ed una maggiore velocità d'
accesso alle informazioni relative al suo stato;
• per i dirigenti del Consiglio, aumenta la possibilità di controllo della
produttività e delle informazioni legate allo svolgimento delle attività e dei processi.
• per il personale del Consiglio, un maggiore controllo delle attività da
svolgere e l’organizzazione del lavoro in modo ottimale.
• per tutti, l'
ampliata possibilità di misurare le performance e d’avviare
azioni di miglioramento dei processi di servizio, utilizzando strumenti di controllo affidabili.
In definitiva, il sistema di workflow, gestendo gli impegni degli utenti
coinvolti nei processi, riduce il peso delle attività di coordinamento. Il sistema
fornisce in ogni momento le informazioni sullo stato del processo e consente di
monitorare e controllare tutte le attività non completate.
33
Pagina non scritta
34
Paragrafo n. 4: il protocollo
4.1. D EFINIZIONE
DI PROTOCOLLO .
1. Per protocollo, s’intende l'
insieme delle procedure e degli elementi,
attraverso i quali i documenti sono trattati sotto il profilo giuridicogestionale.
2. Gli elementi del protocollo devono essere annotati in un apposito
registro, denominato registro di protocollo, la cui descrizione è riportata al
paragrafo n. 4.8 del presente manuale.
4.2. I L P ROTOCOLLO
UNICO DEL
CMM.
1. Tutti gli uffici del Consiglio della Magistratura militare afferiscono
al medesimo sistema di protocollo, che è denominato Protocollo unico del
CMM.
2. Non è ammesso l'
uso di protocolli interni o di qualsiasi altra forma
di protocollatura o di registratura alternativi al sistema unico di protocollo.
3. L’Ufficio di protocollo è diviso in Ufficio protocollo documenti in
entrata ed Ufficio protocollo documenti in uscita. Le operazioni di registrazione della data e del numero di protocollo sono esclusive dell’Ufficio Protocollo. L’ordine di servizio stabilisce i modi ed i casi di sostituzione degli
addetti a tali Uffici.
4.3. U NICITÀ
DEL NUMERO DI PROTOCOLLO .
1. Ogni numero di protocollo individua un’unica attività di registrazione per ogni singolo documento e, di conseguenza, ogni documento reca
un solo numero di protocollo. Nel caso di documento originario ricevuto anche per tramite telefax, e di cui al paragrafo n. 2.3.2. # 3., i documenti sono
considerati distinti, per gli effetti collegati alla differente data di ricezione
dei distinti supporti del medesimo documento.
35
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 4: il protocollo
2. La numerazione delle registrazioni del protocollo è unica e riguarda
sia i documenti in entrata che quelli in uscita.
3. Nella trasmissione di un documento già protocollato da parte
dell’Ente, è vietato attribuire ad esso il medesimo numero di protocollo già
usato in sede di ricezione, anche quando l'
affare o la procedura amministrativa s’esaurisca con la trasmissione del documento ricevuto, o della relativa
risposta, nel medesimo giorno di protocollatura.
4. La trasmissione di un documento già protocollato da parte dell’Ente
deve avvenire con distinto provvedimento formale.
5. Tale provvedimento, anche quando ridotto in estrema sintesi ad espressioni del tipo “PERVENUTO ED APERTO PER ERRORE”, deve essere registrato
con numero individuale di protocollo.
4.4. E LEMENTI
DEL PROTOCOLLO .
1. Il protocollo è costituito da elementi obbligatori e da elementi accessori.
2. La registrazione degli elementi obbligatori è rilevante sul piano giuridico-probatorio.
3. La registrazione degli elementi accessori è rilevante sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale.
4.4.1. Gli elementi obbligatori. La registratura.
1. Gli elementi obbligatori del protocollo, rilevanti cioè sul piano giuridico-probatorio, sono i seguenti:
a. La data di registrazione, nel formato anno/mese/giorno, con l'
anno
composto da quattro cifre.
b. Il numero di protocollo, costituito da sette cifre destinate ad identificare il numero cardinale progressivo da attribuire al documento, con indicazione espressa anche degli zeri non significativi (iniziali).
c. Il mittente, per il documento in entrata; il destinatario, per quello in
uscita.
d. L’ oggetto, espresso con l'
uso di non oltre cinquanta caratteri non
ripetibili.
e. Il numero degli allegati, degli inserti o degli annessi.
36
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 4: il protocollo
f. La descrizione degli allegati, degli inserti o degli annessi.
2. L'
insieme degli elementi obbligatori del protocollo è denominato
registratura.
4.4.2. Inalterabilità ed immodificabilità degli elementi obbligatori.
1. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo non può
essere modificata, integrata o cancellata, ma soltanto annullata mediante
l'
apposita procedura, descritta nel paragrafo 4.5.
2. In sede di registrazione, l'
inalterabilità e l'
immodificabilità degli elementi obbligatori del protocollo è garantita:
a. in via tradizionale, su supporto cartaceo o simile, con l'
uso di inchiostro indelebile, di un registro con fogli progressivi numerati, in cui
non sono ammesse abrasioni o correzioni che rendano illeggibile il testo
originario;
b. in via informatica, su supporto magnetico, ottico o simile, con
l’uso di campi scrivibili una sola volta (scrittura irreversibile) e/o protetti
da sistemi di crittografia digitale.
4.4.3. Gli elementi accessori.
1. Il protocollo, in armonia con la normativa vigente, può annotare altri ed eventuali elementi, qui definiti accessori, quando le informazioni cui
essi sottengano sono disponibili e rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale.
2. Il Dirigente della Segreteria del Consiglio, al fine di migliorare l'
efficacia e l'
efficienza dell'
azione amministrativa, con proprio provvedimento
può modificare e integrare gli elementi accessori del protocollo, quelli riguardanti cioè la gestione dell’archivio e delle banche dati, descritti in prima
stesura ai successivi paragrafi n. 4.4.4. #3. e 4.4.4. #4.
4.4.4. Tipologia degli elementi accessori del protocollo.
# 1. Gli elementi accessori del protocollo, gestiti e integrati in forma modulare con gli elementi obbligatori, sono associati alle seguenti funzioni:
a. gestione degli affari e delle procedure amministrative;
37
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 4: il protocollo
b. gestione dell'
archivio;
c. gestione delle banche dati.
# 2. Gli elementi accessori del protocollo associati alla gestione degli affari e delle procedure amministrative sono:
a. la data di arrivo (formato anno/mese/giorno, con l'
anno composto da
4 cifre);
b. la data di partenza (formato anno/mese/giorno, con l'
anno composto
da 4 cifre);
c. la data del documento ricevuto (formato anno/mese/giorno, con l'
and.
e.
f.
g.
h.
i.
l.
m.
n.
o.
p.
q.
r.
s.
no composto da 4 cifre);
il numero di protocollo del documento ricevuto;
l’ora ed il minuto di registrazione;
gli estremi del provvedimento di differimento dei termini di registratura;
il tipo di spedizione (ordinaria, espressa, corriere, postacelere, raccomandata, raccomandata A/R, assicurata, telefax, ecc.);
il collegamento a documenti precedenti e susseguenti;
l’indicazione degli allegati pervenuti su supporto informatico;
i destinatari della copia per conoscenza;
l’unità organizzativa responsabile della procedura amministrativa;
il responsabile della procedura amministrativa per i documenti in entrata o in uscita;
l’oggetto della procedura amministrativa (documenti in entrata);
il termine di conclusione della procedura amministrativa (documenti
in entrata);
lo stato ed i tempi parziali delle procedure della procedura amministrativa (documenti in entrata);
la tipologia del documento amministrativo, con indicazione esplicita
di quello sottratto all'
accesso o con accesso differito;
l’immagine informatica del documento amministrativo.
# 3. Gli elementi accessori del protocollo associati alla gestione dell'
archivio sono:
a.
b.
c.
d.
la classificazione del documento attraverso gli specifici titolari ;
la data d’istruzione del dossier o del fascicolo;
il numero del dossier o del fascicolo;
il numero del sottofascicolo;
38
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 4: il protocollo
il numero dell'
inserto;
la fascicolazione;
la data di chiusura del dossier o del fascicolo;
la data di chiusura del sotto fascicolo;
il numero di repertorio del dossier o del fascicolo;
il codice personalizzato di riconoscimento del dossier, del fascicolo
e/o del documento;
m. il numero di repertorio della serie (decreti, verbali, circolari, ecc.);
n. la tipologia del documento, con l'
indicazione dei termini di conservazione e di scarto;
o. lo scadenzario.
e.
f.
g.
h.
i.
l.
# 4. Gli elementi accessori del protocollo associati alla gestione delle
banche dati sono:
a. ulteriori informazioni sul mittente (ragione sociale, sesso, ecc.);
b. l’indirizzo completo del mittente (via, numero, C.A.P., città, pro-
vincia, regione, stato);
c. ulteriori informazioni sul destinatario (ragione sociale, sesso, ecc.);
d. l’indirizzo completo del destinatario (via, numero civico, C.A.P.,
e.
f.
g.
h.
l.
m.
n.
città, provincia, regione, stato);
il codice fiscale;
la partita IVA;
il recapito telefonico;
il recapito telefax;
l’indirizzo di posta elettronica;
la chiave pubblica della firma digitale;
il sito ufficiale.
4.4.5. Registrazione degli elementi accessori.
Una volta registrati, gli elementi accessori del protocollo di cui ai paragrafi 4.4.4. #3. e 4.4.4. #4. possono essere modificati, integrati o cancellati, sulla base delle esigenze degli uffici e del responsabile delle singole
procedure amministrative interne, anche senza tenere traccia delle precedenti annotazioni da modificare.
39
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 4: il protocollo
4.5. A NNULLAMENTO
DELLA REGISTRAZIONE .
1. L'
annullamento di una registrazione a protocollo, indipendentemente dal supporto materiale del registro di protocollo, cartaceo o informatico,
su cui è da operarsi, è consentito solo con l'
apposizione della dicitura
“ANNULLATO”.
2. L'
apposizione di tale dicitura deve essere effettuata in maniera tale
da consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza. Sui supporti cartacei, inoltre, deve risultare la data, l’autore e chi ha autorizzato la
correzione. La correzione sui supporti cartacei è apportata a mano ed è eseguita con inchiostro indelebile di colore rosso.
3. La data ed il numero di protocollo, come pure le altre informazioni
che sono generate o assegnate in automatico dal sistema informatico, non
devono essere alterate in alcun caso. L’annullamento anche di uno solo di
tali elementi determina l’automatico e contestuale annullamento dell’intera
registrazione di protocollo. Nel sistema informatico e nel registro cartaceo
del protocollo informatico, le registrazioni annullate sono identificabili, oltre che dalla dicitura “ANNULLATO” di cui sopra, anche da altro idoneo modo
permanente di scrittura (codice specifico, corsivo, grassetto, ecc.).
4. Per la necessaria correzione delle altre informazioni che, non essendo generate o assegnate in automatico dal sistema, sono soggette ad errore
di digitazione da parte dell’operatore, quando esse sono state registrate in
modo non modificabile, si procede in maniera che la correzione avvenga
con la rinnovazione del campo da correggere con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore a tale campo in precedenza attribuito, e con indicazione della data, dell'
identificazione dell'
operatore e degli estremi del provvedimento d'
autorizzazione. Nel sistema informatico, le registrazioni corrette di campi immodificabili sono identificabili da idoneo modo permanente di scrittura (codice specifico, corsivo, grassetto, ecc.).
5. Nel caso in cui l’errore comporti l’annullamento della protocollazione e la sua rinnovazione, quando esso è stato accertato in data successiva
a quella dell’arrivo del documento, in sede di rinnovazione della registrazione annullata, il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico deve certificare ex novo la data di ricezione del documento, alla
stregua delle disposizioni in merito alle registrazioni d’emergenza oppure
differite.
40
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 4: il protocollo
4.6. R ISERVATEZZA TEMPORANEA
DELLE INFORMAZIONI .
1. Per la gestione delle informazioni che, essendo soggette a riservatezza necessaria e temporanea, comportino il conseguente differimento dei
termini d’accesso, è prevista una forma d’accesso riservato al protocollo unico.
2. In tali casi, il responsabile dell'
immissione dei dati deve indicare,
contestualmente alla registrazione a protocollo, la data in cui le informazioni
temporaneamente riservate divengono soggette alle forme di pubblicità previste dalla normativa vigente.
3. Il responsabile dell'
immissione di tali elementi coincide, in detta ipotesi, con il responsabile della relativa procedura amministrativa.
4.7. I L PROTOCOLLO
PARTICOLARE .
Per protocollo particolare, s’intendono particolari forme riservate
d’accesso alle informazioni del protocollo unico, quali previste e disciplinate nel manuale, ai paragrafi n. 9.3 [limitazioni all’accesso], 9.4 [differimento
dell’accesso] e 9.5 [ulteriori casi di differimento dell’accesso].
4.7.1. Procedure del protocollo particolare.
1. Il protocollo particolare è attivato dal Magistrato segretario con
provvedimento espresso e sottoscritto, vergato sul documento soggetto ad
accesso riservato e corredato dall’indicazione della data in cui termina
l’esigenza di riserbo.
2. Le procedure adottate per la gestione dei documenti e delle procedure amministrative ad accesso riservato, comprese la protocollatura, la
classificazione e la fascicolazione, sono conformi a quelle adottate per gli
altri documenti e procedure amministrative.
4.8. I L REGISTRO
DI PROTOCOLLO .
1. Il registro di protocollo è un atto pubblico originario, che fa fede
della tempestività e dell'
effettivo ricevimento o spedizione di un documento,
prescinde dalla sua regolarità ed è idoneo di per sé a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti.
41
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 4: il protocollo
2. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela delle situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente.
3. Il registro di protocollo ha cadenza annuale e inizia il 1° gennaio,
con termine il 31 dicembre d’ogni anno.
4.8.1. Stampa del registro di protocollo informatizzato.
1. In presenza del protocollo informatizzato, al fine di tutelare l'
integrità e la regolarità delle registrazioni, il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico provvede quotidianamente in ordine alla
stampa del registro giornaliero di protocollo.
2. Entro il mese di gennaio, il responsabile del servizio per la tenuta
del protocollo informatico provvede alla stampa del registro di protocollo
dell'
anno precedente e, dopo avere verificata la congruità delle registrazioni,
allo scarto delle stampe del registro giornaliero di protocollo dell'
anno precedente.
3. Al fine di mantenere anche su supporto cartaceo traccia della modifica degli elementi accessori del protocollo, intervenuta per effetto della gestione dei documenti e delle relative procedure, il responsabile del servizio
per la tenuta del protocollo informatico provvede entro il mese di gennaio
alla stampa e alla rilegatura del registro di protocollo relativo al quinto anno
antecedente.
4.9. L A SEGNATURA
DEL PROTOCOLLO .
1. Per segnatura del protocollo, s’intende l'
apposizione o l'
associazione all'
originale del documento, in forma permanente e non modificabile,
delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
2. L'
operazione di segnatura di protocollo è effettuata nel medesimo
contesto temporale della registrazione di protocollo.
3. Considerato che la segnatura è apposta sulla prima pagina del documento, e che pertanto risultano indicati sia il mittente o il destinatario, sia
gli eventuali allegati, e considerato che le informazioni riguardanti la procedura ed il trattamento sono apposte in originale sul documento in momento
successivo a quello della protocollatura, le indicazioni della segnatura riguardano:
42
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 4: il protocollo
a. le sette cifre del numero progressivo di protocollo, compresi gli zeri
iniziali.
b. la data di protocollo;
c. la data di ricezione del documento, quando questa non coincida con
quella di registrazione a protocollo;
d. la dicitura “CONSIGLIO DELLA MAGISTRATURA MILITARE”, quale identificazione dell'
amministrazione (AOO).
3. Al riguardo, per data di protocollo s’intende la data di registrazione del documento sul registro di protocollo e quest’ultima coincide,
di norma, con la data di ricezione del documento medesimo. Le ipotesi
in cui viceversa la data di ricezione non coincide con quella di registrazione, sono:
a) l’annullamento di una registrazione e la sua rinnovazione in data
successiva a quella di ricezione del documento, quale riferiti al paragrafo 4.5.5.;
b) la registrazione differita del documento, riferita al paragrafo 5.4.;
c) la registrazione d’emergenza, riferita al paragrafo 5.5.
4. Le informazioni che riguardano il codice identificativo dell'
ufficio
cui il documento è assegnato o il codice dell'
ufficio che ha prodotto il
documento, l'
indice di classificazione del documento ed ogni altra informazione utile o necessaria apposta in originale sul documento, sono
effettuate a completamento della segnatura del protocollo.
43
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 5: la registrazione
Pagina non scritta
44
Paragrafo n. 5: la registrazione
5.1. R EGISTRAZIONE
IN ENTRATA DEL DOCUMENTO .
1. L'
ufficio protocollo provvede in un’unica sessione alla registrazione in entrata del documento, assegnando gli elementi obbligatori del protocollo descritti al paragrafo n. 4.4.4. #1 e gli elementi accessori descritti al
paragrafo n. 4.4.2. # 2., di norma il giorno stesso di ricezione. In tale senso,
la data d’arrivo del documento, la data della sua registrazione a protocollo e
la data riportata sulla segnatura di norma coincidono.
2. La registrazione degli elementi accessori del protocollo descritti al
paragrafo n. 4.2.2. #3. e al paragrafo n. 4.2.2. #4. compete ai responsabili
delle procedure associate alla gestione del documento.
3. Ogniqualvolta dalla mancata registrazione a protocollo del documento nel medesimo giorno lavorativo di ricezione possa venire meno un
diritto di terzi, con motivato provvedimento del responsabile del servizio
per la tenuta del protocollo informatico si differiscono i termini di registrazione a protocollo, secondo le regole indicate al paragrafo n. 5.4.
4. Ogniqualvolta non sia possibile procedere alla contestuale registrazione del documento nel giorno di ricezione a causa dell’indisponibilità della procedura informatica, si procede alla sua registrazione sul Registro di
protocollo d’emergenza, con le procedure di cui al paragrafo 5.5., ed al successivo riallineamento del protocollo, descritto al paragrafo 5.6.
5. Ogniqualvolta sia erroneamente registrato un documento di competenza d’altra AOO, vale a dire diversa dal CMM (altro ente, altra persona
fisica o giuridica), la registrazione è annullata con le procedure descritte al
paragrafo n. 4.5. Se tuttavia il documento è stato trattato e se n’è stabilita la
trasmissione a chi di competenza o la sua archiviazione o qualsiasi altra
forma di gestione, la protocollatura è conservata.
6. Per la trasmissione a chi di competenza del documento ricevuto ma
non destinato al CMM è usato un distinto numero di protocollo.
45
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 5: la registrazione
5.1.1. Registrazione in entrata del documento informatico.
1. Il documento informatico è registrato in entrata mediante l'
apposizione contestuale della firma digitale del responsabile per la tenuta del servizio del protocollo informatico, con le procedure stabilite dalla normativa
vigente.
2. In attesa della dotazione delle firme digitali e della fornitura
hardware e software necessaria all’automatica registrazione in entrata del
documento informatico, il documento informatico in entrata è riprodotto su
supporto cartaceo. Su tale supporto sono operate le registrazioni ordinarie
del protocollo e le annotazioni della relativa gestione documentale.
3. Le caratteristiche tecniche e le procedure per la protocollatura automatica del documento informatico formeranno oggetto d’aggiornamento
del presente manuale.
5.1.2. Compiti del responsabile della procedura.
Spettano al responsabile designato dall’unità organizzativa competente le incombenze concernenti la gestione del documento e la registrazione
delle informazioni ad esso collegate, e cioè degli elementi accessori del protocollo descritti al paragrafo n. 4.3.3., quali la classificazione, la fascicolazione, l’indicazione dei termini di conclusione della procedura, i termini di
conservazione, ecc.
5.1.3. Oggetto del documento in entrata.
1. In sede di registrazione in entrata, per ogni documento si provvede
ad indicare l'oggetto, vale a dire la sintetica descrizione del contenuto del
documento medesimo, ricorrendo a non oltre cinquanta caratteri non ripetibili.
2. Qualora un documento tratti più argomenti, imputabili a procedure
amministrative diverse, è possibile procedere tante volte alla protocollatura
del medesimo documento, quanti sono gli argomenti da registrare a distinto
oggetto, all’uopo provvedendo ad estrarne il necessario numero di copie.
3. Nel caso descritto da ultimo, il documento originale recherà, oltre
alla propria classificazione, di cui al paragrafo n. 8, anche quella assegnata a
ciascuna di tali copie, con indicazione di ogni rispettivo ed ulteriore numero
di protocollo assegnato.
46
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 5: la registrazione
4. Viceversa, ciascuna copia recherà, oltre alla propria, la classificazione assegnata al documento originale.
5.1.4. Rilascio di ricevuta del documento in entrata.
# 1. Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mitten-
te, o da altra persona incaricata, e da questi sia richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l'
avvenuta consegna, l'
ufficio protocollo è autorizzato a fotoriprodurre gratuitamente il documento e a segnare su tale copia la data ed
il numero di protocollo attribuiti al documento consegnato.
# 2. Tale atto costituisce una ricevuta semplice, che, allegata al documento, non è tuttavia valida ai fini giuridici e probatori.
# 3. Qualora il documento sia composto da più pagine, ai fini del rilascio della ricevuta semplice, è sufficiente la fotoriproduzione della prima
pagina. La ricevuta semplice può essere attestata anche sull’intero documento presentato in copia dall’interessato. La richiesta di attestare la ricevuta
sull’intero documento consegnato, quando implica la conseguente richiesta
di riproduzione integrale del documento, comporta il pagamento dei costi di
riproduzione da parte di chi presenta il documento, secondo le procedure e
le tariffe in vigore per la copia degli atti.
# 4. Nel caso di domande per la partecipazione a particolari concorsi,
il documento in entrata può essere dato in preventiva visione alla responsabile della relativa procedura, al solo fine di rilevare o fare rilevare la completezza e la regolarità della documentazione presentata. Il documento è
quindi assunto a protocollo.
5.2. R EGISTRAZIONE
IN USCITA DEL DOCUMENTO .
1. L'
ufficio protocollo provvede in un’unica sessione alla registrazione
in uscita del documento, registrando gli elementi obbligatori del protocollo
descritti al paragrafo n. 4.4.1, quali il destinatario, l'
oggetto, il numero e la
descrizione d’eventuali allegati, risultanti dal documento.
2. La data, il minuto e l’ora della registrazione ed il numero di protocollo sono assegnati in automatico dal sistema informatico, salvo il ricorso
alla registrazione differita del documento, con le procedure descritte al paragrafo 5.4., oppure a quella d’emergenza, effettuata secondo le procedure
descritte al paragrafo 5.5.
47
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 5: la registrazione
3. Ogniqualvolta dalla mancata registrazione a protocollo del documento nel medesimo giorno lavorativo di produzione possa venire meno un
diritto di terzi, con motivato provvedimento del responsabile per la tenuta
del servizio del protocollo informatico si differiscono i termini di registrazione a protocollo, secondo le regole indicate al paragrafo n. 5.4.
4. Ogniqualvolta non sia possibile procedere alla contestuale registrazione del documento nel giorno di produzione a causa dell’indisponibilità
della procedura informatica, si procede alla sua registrazione sul Registro di
protocollo d’emergenza, con le procedure di cui al paragrafo 5.5.
5. Ogniqualvolta sia per errore registrato un documento non ancora
prodotto o che non doveva essere prodotto, la registrazione in uscita è annullata con le procedure descritte al paragrafo n. 4.5.
6. Non è consentito usare il numero attribuito a registrazioni annullate
per altre registrazioni.
5.2.1. Compiti del responsabile della procedura.
# 1. Spettano al responsabile delle singole procedure le incombenze
concernenti la produzione e la gestione del documento da registrate in uscita
e la relativa gestione archivistica, quale descritta al paragrafo n. 3.4.
# 2. In particolare, per quanto attiene agli elementi obbligatori descritti paragrafo n. 4.4.1, con eccezione per la data ed il numero di protocollo,
egli ne cura il perfezionamento in vista della loro registrazione al sistema
informatico, che avverrà a cura degli addetti all’Ufficio del protocollo.
# 3. Compete invece agli addetti all’Ufficio del protocollo la diretta
registrazione al sistema informatico degli elementi accessori del protocollo,
quali descritti nel paragrafo n. 4.4.4. #2.
5.2.2. Oggetto del documento in uscita.
Ogni documento registrato in uscita deve trattare un unico argomento,
definito oggetto del documento, da indicarsi chiaramente, a cura dell'
autore,
nell’apposito spazio ad esso riservato e con l'
uso di non oltre cinquanta caratteri non ripetibili.
48
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 5: la registrazione
5.2.3. Firme e sigle sul documento in uscita.
Le firme e le sigle necessarie alla redazione ed alla perfezione giuridica del documento da registare in uscita vanno apposte in precedenza. La
modificazione del documento avvenuta dopo la registrazione ed in contrasto
con l’immagine acquisita tramite scanner non ha effetto documentale.
5.2.4. Confezione del documento in uscita.
La confezione del documento in uscita, con busta, plico o simili, deve
riportare l’indicazione dell'
ufficio competente alla trattazione dell’affare.
5.2.5. Trasmissione e spedizione del documento in uscita.
# 1. Il responsabile della procedura provvede a consegnare all’Ufficio
del protocollo l’originale e la minuta del documento da registrare in uscita.
# 2. Dopo la registrazione del documento e l’apposizione della data e
del numero di protocollo sull’originale e sulla relativa minuta, gli addetti
all’Ufficio di protocollo consegnano gli originali da spedire al responsabile
dell’Ufficio Posta, previa contestuale apposizione da parte di questi della
data e della sigla per ricevuta sulle rispettive minute, che poi restituiscono
all’autore del documento. Tali operazioni sono effettuate di norma nel medesimo giorno in cui hanno ricevuto la documentazione da spedire.
# 3. Il responsabile dell’Ufficio Posta, di norma entro il giorno di ricezione, provvede alla trasmissione della documentazione registrata in uscita,
previa formazione della copia-minuta del documento, che conserva agli atti.
La copia-minuta è formata dalla fotocopiatura sul documento da spedire del
relativo plico di spedizione.
# 4. La registrazione a protocollo comprende tutti i destinatari del documento riportante il medesimo numero di protocollo. E’ ammessa
l’indicazione collettiva dei destinatari con espressioni del tipo “AGLI UFFICI
GIUDIZIARI MILITARI – LORO SEDI” o simili. In caso d’indicazione collettiva dei
destinatari, ogni esemplare del documento da spedire deve recare gli elementi obbligatori del protocollo e deve essere prodotto secondo le indicazioni riportate al paragrafo 3.2.2.
# 5. Nel caso di cui sopra, l’addetto all’Ufficio Posta, dopo le operazioni di spedizione, annota sulla copia-minuta l’elenco degli Uffici ai quali il
documento è stato spedito.
49
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 5: la registrazione
5.3. R EGISTRAZIONE
DEL DOCUMENTO INTERNO .
1. Compiti del responsabile della procedura.
Spettano al responsabile delle singole procedure le incombenze concernenti la produzione e la gestione del documento interno, nonché il perfezionamento degli elementi obbligatori del protocollo e la registrazione di
quelli accessori di cui ai precedenti paragrafi, se prevista, e la gestione archivistica del documento medesimo.
2. Oggetto del documento interno.
Ogni documento interno deve trattare un unico argomento, indicato
chiaramente a cura dell'
autore, nello spazio riservato all'
oggetto e con l'
uso
di non oltre cinquanta caratteri non ripetibili.
3. Firme e sigle sul documento interno.
Le firme e le sigle necessarie alla redazione e alla perfezione giuridica
del documento interno sono apposte prima della sua registrazione, se prevista. Dopo la registrazione, esse non hanno rilevanza documentale.
4. Confezione del documento interno.
L’eventuale confezione (busta, plico o simili) del documento interno
deve riportare l'
Ufficio cui afferisce l’autore di tale documento.
5. Trasmissione del documento interno.
La trasmissione del documento interno, oppure la sua spedizione, se
prevista, avviene di norma entro il medesimo giorno lavorativo di produzione e con le medesime procedure previste per la spedizione dei documenti in
uscita.
5.4. R EGISTRAZIONE
DIFFERITA DEL DOCUMENTO .
1. Qualora dalla mancata registrazione a protocollo di uno o più documenti nel medesimo giorno lavorativo di ricezione o di produzione possa
venire meno un diritto di terzi, con motivato provvedimento il responsabile
50
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 5: la registrazione
per la tenuta del servizio di protocollo differisce i termini di registrazione a
protocollo.
2. Per differimento dei termini di registrazione, s’intende il provvedimento con il quale sono individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione a protocollo deve comunque essere effettuata.
3. Tale provvedimento può risultare da nota autografa del responsabile
dell’Ufficio di protocollo apposta sul documento medesimo, oppure con distinto atto da allegarsi al documento, oppure ai documenti.
5.5. R EGISTRAZIONE D ’ EMERGENZA .
1. In caso di malfunzionamento del sistema informatico che renda
impossibile la normale procedura informatica di registrazione a protocollo,
il responsabile del servizio per la tenuta del servizio di protocollo dispone
affinché, durante il periodo necessario a riattivare il sistema, si proceda alla
registrazione manuale dei documenti ricevuti o da trasmettere su di un registro cartaceo e temporaneo, definito registro di protocollo d’emergenza.
2. Sul registro di protocollo d'
emergenza, il responsabile del servizio
per la tenuta del protocollo informatico sottoscrive:
a) la data e l’ora d’inizio e le cause conosciute del malfunzionamento;
b) la data e l’ora d’inizio della registrazione d’emergenza;
c) la data e l’ora di avvenuto ripristino del sistema e le cause accertate
del malfunzionamento;
d) la data e l’ora in cui termina la registrazione d’emergenza e riprende
la registrazione ordinaria;
e) la data e l’ora d’inizio e di termine delle operazioni per il riallineamento, riferito al paragrafo 5.6., ed il nome del relativo operatore.
3. La sequenza di numerazione per il protocollo cartaceo d’emergenza
partirà dal numero successivo all’ultimo numero assegnato dal sistema informatico, rilevato dalla registratura apposta sul documento che precede in
ingresso o in uscita gli ulteriori documenti da registrare, oppure dal registro
giornaliero cartaceo del protocollo.
4. Alla riattivazione del sistema informatico, l’addetto all’Ufficio di
Protocollo chiede al responsabile il numero di protocollo dal quale iniziare a
51
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 5: la registrazione
protocollare i documenti in modo ordinario. Il responsabile del servizio per
la tenuta del protocollo informatico fornirà il numero successivo all’ultimo
numero scritto sul registro cartaceo temporaneo.
5. Ottenuto questo dato, il sistema riprende il normale servizio di registrazione [sistema on line].
5.6. R IALLINEAMENTO
DEL
P ROTOCOLLO .
1. Per riallineamento del protocollo, s’intende il trasferimento dei dati
dal protocollo cartaceo d’emergenza al protocollo ordinario gestito dal sistema informatico.
2. In caso di contrasto tra le risultanze tra Registro di protocollo e Registro cartaceo d’emergenza, prevalgono i dati riportati su quest’ultimo, che
fa fede anche in ordine all’attribuzione della responsabilità per i dati ivi inseriti in modo manuale. In caso d'
accertato contrasto, si procede alla conseguente rettificazione delle registrazioni riportate dal sistema informatico.
3. Il riallineamento del protocollo è eseguito con procedura a parte,
che, rispetto a quella di registrazione ordinaria, presenta le seguenti particolarità:
- La funzionalità di riallineamento è attivata solo su autorizzazione espressa del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico
e dietro inserimento della sua password o altra forma di sua univoca identificazione.
- I numeri e la data di protocollo da inserire non sono generati dal sistema, ma sono digitati dall’addetto all’Ufficio abilitato al riallineamento,
che riporta i dati assegnati ai documenti, in conformità alle risultanze del registro cartaceo d'
emergenza.
- Il sistema è predisposto per non attribuire numeri e date di protocollo
fuori dell’intervallo numerico e temporale dell’interruzione del servizio, risultanti dal registro cartaceo d’emergenza.
- Il nome dell’addetto che ha provveduto alla registrazione cartacea
d’emergenza non è inserito dal sistema, ma è digitato dall’addetto che opera
il riallineamento, secondo le risultanze del registro cartaceo d’emergenza.
- Tutti i dati di protocollo inseriti in sede di riallineamento sono evidenziati in modo opportuno, secondo regole preventive assegnate al sistema,
52
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 5: la registrazione
e recano il riferimento al registro cartaceo d’emergenza dal quale sono stati
tratti.
- Oltre alla data di protocollo, il sistema registra in modo automatico
la data d’inserimento manuale del numero di protocollo, che corrisponde alla data di riallineamento del protocollo.
- Il nome dell’addetto che opera il riallineamento non è inserito dal sistema, ma è digitato dall’addetto autorizzato a tale operazione, quale indicato nel registro cartaceo d’emergenza. Tale annotazione costituisce autorizzazione preliminare ad operare il riallineamento.
53
Pagina non scritta
54
Paragrafo n. 6: l'archiviazione
6.1. L’ ARCHIVIO .
6.1.1. Definizione di archivio.
1. Per archivio, s’intende il complesso dei documenti prodotti e acquisiti dal Consiglio della Magistratura militare nello svolgimento della
propria attività e nell'
esercizio delle proprie funzioni.
2. Fanno parte dell'
archivio anche gli archivi e i documenti acquisiti dal CMM per donazione, deposito o acquisto a qualsiasi altro titolo.
6.1.2. Suddivisioni dell'
archivio.
1. L'
archivio è suddiviso funzionalmente in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico.
2. L’archivio corrente è costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a procedure amministrative in corso d’istruttoria e di
trattazione, per i quali sussista comunque un interesse attuale da parte
dell’Ente. L’archivio corrente è conservato dai responsabili dei rispettivi
settori, competenti in relazione alla natura degli affari in corso di trattazione.
3. L’archivio di deposito è costituito dal complesso dei documenti
relativi ad affari e a procedure amministrative conclusi, verso i quali è
cessato l’interesse corrente, ma una cui ulteriore e sporadica trattazione
successiva è ritenuta ancora possibile da parte dell’Ente.
4. L’archivio storico è costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a procedure amministrative conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa l'
effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione perenne nella sezione separata d'
archivio.
5. L'
archivio di deposito e l'
archivio storico sono costituiti come
sezioni dell'
Archivio generale, le cui funzioni sono descritte al paragrafo
n. 6.2., e sono conservati a cura del relativo responsabile.
55
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 6: l’archiviazione
6.1.3. Unicità dell'
archivio.
L'
archivio è unico, pur se suddiviso in archivio corrente, archivio di
deposito e archivio storico.
6.2. L'A RCHIVIO
GENERALE .
1. L'
Archivio generale è un'
infrastruttura tecnica complessa, con
funzioni di servizio per l'
Ente. Esso si suddivide in due sezioni, comprendenti l’Archivio di deposito e l’Archivio storico.
2. L'
Archivio storico è conservato in una sezione separata d'
archivio, istituita presso l'
Ente e dipendente dall'
Archivio generale.
6.2.1. Funzioni dell'
Archivio generale.
-
1. All’Archivio generale compete di:
coordinare la gestione del protocollo unico;
esercitare il controllo sulla formazione dell'
archivio corrente da parte
delle singole Unità organizzative omogenee dell’Ente;
provvedere alla tenuta dell'
archivio storico e di deposito;
curare il versamento dell'
archivio storico di ciascuna di tali strutture alla
sezione separata d'
archivio;
provvedere alla gestione della sezione separata d'
archivio.
2. La direzione dell'
Archivio generale, come previsto dalla normativa vigente, è affidata a personale in possesso del diploma di laurea, che
abbia conseguito specifica attestazione nei corsi organizzati al riguardo
dall’Amministrazione o dall’AIPA.
3. Il Responsabile dell'
Archivio generale, entro il 31 gennaio
d’ogni anno, trasmette al Dirigente della Segreteria e alla Commissione
Archivi, una relazione relativa all'
anno precedente e che riguarda:
a. gli obiettivi da raggiungere e le proposte per migliorare il funzionamento del servizio archivi;
b. l'
orario d'
apertura dei locali dell’archivio destinati al pubblico;
c. il numero di frequentatori della sala studio, in rapporto alla ricerca svolta (personale interno, magistrati militari, ricercatori, studenti, professionisti, ecc.);
d. le pubblicazioni di carattere tecnico (inventari, indici, guide, ecc.);
e. il restauro e le riproduzioni di sicurezza dei documenti;
56
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 6: l’archiviazione
f. l'
attività di ricerca d'
archivio svolta per conto terzi.
6.3. L A SEZIONE SEPARATA D ’ ARCHIVIO .
6.3.1. Funzioni e compiti.
# 1. La sezione separata d'
archivio è un’unità organizzativa dipenden-
te dall'
Archivio generale.
# 2. La sezione separata d'
archivio:
a. cura la conservazione e la tutela dei documenti;
b. mantiene i documenti secondo l'
ordine originario e il principio di pro-
venienza;
c. procede, laddove necessario, al riordino e al restauro dei documenti;
d. redige e tiene aggiornato l'
inventario scientifico e gli altri mezzi di corredo;
e. provvede alla gestione della sala di studio.
6.3.2. Consultazione dei documenti.
# 1. I documenti sono messi a disposizione di chi ne faccia richiesta,
nei termini di legge, quando egli sia stato autorizzato alla consultazione, a
norma dell’articolo 14 del Regolamento interno del CMM, riportato nel paragrafo n. 9.2.
# 2. La consultazione ed il rilascio di copie avviene nei locali del
CMM. I consultatori sono tenuti all'
osservanza delle regole stabilite per la
consultazione dei documenti.
# 3. Allo stato, è in fase di studio la definizione delle regole per la
consultazione dei documenti consiliari. Con l’approvazione delle predette
regole, si farà luogo all’aggiornamento del manuale.
6.3.3. Limiti alla consultazione dei documenti.
La consultazione dei documenti della sezione separata d'
archivio è
soggetta ai soli limiti previsti dalla normativa vigente, quali riportati nel
paragrafo n. 9 del manuale.
57
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 6: l’archiviazione
6.4. L’ ARCHIVIO
PARTICOLARE .
1. Per archivio particolare, s’intende il complesso dei documenti registrati a protocollo, per i quali è stata attivata la procedura per l’accesso riservato, descritta al paragrafo n. 4.7. del manuale.
2. I documenti e i fascicoli dell'
archivio particolare sono consultabili
alla scadenza dei termini indicati, ai sensi della normativa sul diritto
all’accesso riportata nel paragrafo n. 9.
3. Motivate richieste di consultazione possono essere accolte prima
della scadenza dei termini, con le specifiche procedure previste dalla normativa vigente.
6.5. L'ARCHIVIO
SPECIALE .
1. Per archivio speciale, s’intende il complesso dei documenti acquisiti dal CMM, quali indicati al paragrafo 2.2.1.
2. Allo stato, l’unico archivio speciale acquisito dal CMM è costituito
dall’archivio dell’Organismo denominato Comitato della Giustizia militare
(2 gennaio 1984 – 28 marzo 1988).
3. L’archivio speciale è posto sotto la diretta responsabilità del Responsabile dell’Archivio.
4. L’accesso ai dati e la consultazione dell’archivio speciale seguono
le medesime norme previste per la documentazione del CMM.
58
Paragrafo n. 7: la fascicolazione
7.1. T IPOLOGIE
DI FASCICOLAZIONE .
Nel CMM, la trattazione degli affari e le relative procedure amministrative danno luogo a fascicolazioni specifiche, vale a dire a dossier
oppure a fascicoli, a seconda che il documento attenga all’attività istituzionale (CONS) ovvero a quella gestionale (SEGR).
7.1.1. Il dossier.
# 1. Per dossier, s’intende il fascicolo comprendente il complesso dei
documenti, relativi ad un determinato affare o che afferiscono a materie
riguardanti l’attività dell’Unità organizzativa CO NS , che danno luogo ad
una deliberazione del Consiglio.
# 2. Per esigenze connesse alle distinte fasi d’una procedura, più
dossier possono essere raggruppati e dare luogo ad un dossier complesso.
# 3. L'
esaurimento della trattazione del dossier, cioè la data di cosiddetta chiusura, si riferisce alla data del verbale che riporta la delibera che
decide dell’affare.
7.1.2. Collazione dei documenti al dossier.
# 1. Ogni documento, dopo la sua destinazione al dossier, è inserito
in specifica cartella, a cura del responsabile della relativa procedura.
# 2. I documenti sono conservati all'
interno del dossier, di norma secondo collazione, cioè secondo l'
ordine progressivo di registrazione ovvero secondo il numero di protocollo ad essi attribuito oppure, se assente, secondo la propria data.
# 3. Ogni dossier consiste di una specifica cartella, nella quale deve
essere indicato il numero del dossier, l'
oggetto dell'
affare e la fase della
procedura in atto.
# 4. I dossier relativi a documenti correnti sono custoditi dal responsabile della relativa procedura, il quale, al termine della fase di propria competenza, ne cura la trasmissione di norma al responsabile del plenum del
CMM.
59
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 7: la fascicolazione
# 5. I dossier relativi a documenti di deposito sono custoditi dal responsabile del plenum del CMM, per tre anni dalla data di chiusura del dossier.
Dopo tale termine, sono assegnati all’Archivio generale.
7.2. I
FASCICOLI DELLA
S EGRETERIA .
# 1. Per fascicolo, s’intende il complesso dei documenti relativi ad
un determinato affare riguardante l’attività dell’Unità organizzativa SEGR .
# 2. Per esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti.
# 3. L'
esaurimento della procedura amministrativa, cioè la data di
chiusura del rispettivo fascicolo, sottofascicolo o inserto, si riferisce alla data dell'
ultimo documento prodotto, cioè del documento che conclude
l’affare.
# 4. Il responsabile della relativa procedura amministrativa è tenuto
alla corretta conservazione e custodia dei documenti di propria competenza,
nel rispettivo archivio corrente.
7.2.1. Collazione dei documenti al fascicolo.
# 1. Ogni documento è fascicolato a cura del responsabile della relativa procedura. La sua classificazione precede di norma la fascicolazione.
# 2. Per fascicolazione, s’intende l'
inserimento del documento in un
apposito fascicolo.
# 3. I documenti sono conservati all'
interno del fascicolo, del sottofa-
scicolo e dell'
inserto, di norma secondo l'
ordine progressivo di registrazione,
cioè di collazione, secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se
assente, secondo la propria data.
# 4. Ogni fascicolo ha una copertina, nella quale deve essere indicato
il titolo, la classe, il numero del fascicolo, l'
oggetto dell'
affare o del procedimento amministrativo e l'
eventuale presenza di sottofascicoli o inserti.
# 5. Durante la fase corrente, i documenti possono essere tenuti in raccoglitori particolari, che n’assicurino l’agevole trattazione. Nella fase successiva, sono fascicolati nelle forme ordinarie.
60
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 7: la fascicolazione
7.3. F ASCICOLI
SPECIALI
7.3.1. I fascicoli del personale.
# 1. Per ogni dipendente della Segreteria, è istruito specifico fascicolo
nominativo, che può essere distinto in sottofascicoli, riportante le variazioni
di carriera e quant'
altro ritenuto necessario.
# 2. I documenti riguardanti il dipendente, prodottisi nel corso
dell’anno solare, sono raccolti secondo il protocollo, o in assenza secondo la
loro data, in una cartella nominativa, custodita nell’archivio corrente dell'
Ufficio del personale.
# 3. Analogo fascicolo nominativo è istruito per i dipendenti cessati
dal servizio, contenente gli atti salienti fino alla data di cessazione o successivi (figurativo).
# 4. I fascicoli del personale, in servizio e no, costituiscono due distinte serie archivistiche, che sono archiviate in ordine di matricola e, se assente, in ordine alfabetico per cognome e nome.
# 5. I fascicoli dei dipendenti in servizio sono custoditi nell’archivio
di deposito, a diretta cura del Responsabile dell’Archivio generale. Al termine dell’anno solare, la cartella nominativa contenente gli atti da inserire al
fascicolo personale sono trasferiti dall’archivio corrente a quello di deposito.
7.3.2. Fascicoli disciplinari.
# 1. Per fascicolo disciplinare, s’intende l’insieme degli atti costituenti
il procedimento disciplinare di cui all’articolo 1, comma 3, della legge istitutiva del Consiglio.
# 2. Per ogni procedimento disciplinare, è istruito specifico fascicolo
nominativo, che può essere suddiviso in sottofascicoli, per una più agevole
raccolta dei documenti.
# 3. Il fascicolo disciplinare è contraddistinto da un numero progressivo annuale.
# 4. I documenti pertinenti al medesimo procedimento disciplinare,
dopo la protocollatura, sono inseriti al fascicolo di competenza, in ordine di
data a cura del responsabile dell'
Ufficio disciplinare del CMM.
# 5. I fascicoli disciplinari costituiscono una serie archivistica.
61
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 7: la fascicolazione
# 6. I fascicoli disciplinari ed i relativi repertori sono custoditi a cura
del responsabile dell'
Ufficio disciplinare del Consiglio. Essi sono esclusi
dallo scarto e costituiscono documentazione perenne dell’amministrazione.
7.3.3. Fascicoli dei magistrati militari.
# 1. Per ogni magistrato militare è istituito il fascicolo nominativo, riportante le variazioni di carriera e quanto ritenuto necessario. Il fascicolo è istituito in triplice esemplare, secondo le indicazioni qui riportate:
il primo esemplare è custodito per competenza dall’Ente ove il magistrato militare presta servizio attuale;
il secondo esemplare è custodito per competenza dall’Amministrazione della Difesa;
il terzo esemplare è custodito dal Consiglio della Magistratura militare. Esso si conforma ai predetti esemplari, su impulso degli Enti competenti o del magistrato militare diretto interessato.
# 2. I documenti relativi a magistrati militari, al termine dell’esame
del Consiglio, sono estratti a cura del responsabile della procedura dal dossier ed inseriti al relativo fascicolo custodito dal CMM, con copia della pertinente delibera, sentito il Responsabile dell’Archivio generale.
# 3. Quando il magistrato militare cessa dal servizio, il relativo fascicolo custodito dal CMM, contenente gli atti salienti fino alla data di cessazione, è trasferito alla serie archivistica dei fascicoli personali dei magistrati
militari cessati dal servizio. Gli atti successivi seguono tale destinazione.
# 4. I fascicoli personali dei magistrati militari, in servizio e no, costituiscono distinte serie che sono custodite nell’archivio di deposito, a diretta
cura del Responsabile dell’Archivio generale.
7.4. R EPERTORI
DI FASCICOLAZIONE .
7.4.1. Repertorio dei dossier.
# 1. I dossier sono annotati nel corrispondente repertorio.
# 2. Per repertorio dei dossier, s’intende l'
elenco ordinato e aggiornato dei
dossier istruiti, riportante, oltre all'
oggetto dell'
affare o della procedura amministrativa, l'
indice di classificazione ad esso attribuito
62
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 7: la fascicolazione
# 3. Nel repertorio, è annotata anche la movimentazione dei dossier, vale
a dire lo spostamento fisico del dossier da ufficio a ufficio e da questi all'
archivio.
# 4. Il repertorio dei dossier ha cadenza annuale, vale a dire inizia il 1°
gennaio e termina il 31 dicembre d’ogni anno.
7.4.2. Repertorio dei fascicoli della Segreteria.
# 1. I fascicoli prodotti nella SEGR sono annotati nel corrispondente reper-
torio.
# 2. Per repertorio dei fascicoli, s’intende l'
elenco ordinato e aggiornato
dei fascicoli, istruiti all'
interno di ciascuna classe, e riportante, oltre all'
oggetto dell'
affare o della procedura amministrativa, l'
indice di classificazione
completo (titolo, classe e numero del fascicolo).
# 3. Nell'
indice di classificazione, è indicata anche l'
eventuale presenza di
sotto fascicoli o d’inserti, a loro volta numerati progressivamente all'
interno
del fascicolo (se sottofascicolo) o del sottofascicolo (se inserto).
# 4. Nel repertorio, è annotata anche la movimentazione dei fascicoli, vale
a dire lo spostamento fisico del fascicolo da ufficio a ufficio e da questi all'
archivio.
# 5. Il repertorio dei fascicoli, ha cadenza annuale, vale a dire inizia il 1°
gennaio e termina il 31 dicembre d’ogni anno.
7.4.3. Repertorio dei fascicoli del personale.
# 1. I fascicoli del personale sono annotati nel corrispondente repertorio.
# 2. Per repertorio dei fascicoli del personale, s’intende l'
elenco ordinato
e aggiornato dei fascicoli istituiti.
# 3. Nel repertorio, è annotata anche la movimentazione dei fascicoli, vale
a dire il loro spostamento fisico da ufficio a ufficio e da quest'
ultimi all'
archivio.
# 4. Il repertorio dei fascicoli del personale non ha cadenza annuale e si
aggiorna in occasione dell’istituzione di un nuovo fascicolo o con
l’annotazione del trasferimento del fascicolo dalla sezione relativa al personale in servizio a quella del personale cessato dal servizio.
63
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 7: la fascicolazione
7.4.4. Repertorio dei fascicoli disciplinari.
# 1. I fascicoli disciplinari sono annotati in specifici repertori.
# 2. Per repertorio dei fascicoli disciplinari, s’intende il Registro generale
dei procedimenti, a numerazione progressiva annuale, in cui sono annotati
tutti gli atti tipici del procedimento.
# 3. Nel Registro generale dei procedimenti, è annotata anche la movimentazione dei fascicoli, vale a dire il loro spostamento fisico da ufficio a
ufficio (Procura generale militare presso la Corte suprema di Cassazione, la
Corte Suprema di Cassazione, la Corte costituzionale, singoli Uffici giudiziari militari).
# 4. In caso di movimentazione del fascicolo all'
esterno del CMM, è formato un fascicoletto, denominato figurativo, contente copia dell’indice degli
atti dell’istruzione compiuta dalla Procura generale militare presso la Corte
di Cassazione e copia degli atti formati dal Consiglio, compresi quelli relativi alla movimentazione.
# 5. Il repertorio dei fascicoli disciplinari, vale a dire il Registro generale
dei procedimenti, è custodito dall'
Ufficio dei procedimenti disciplinari.
# 6. Le sentenze emesse al termine dei procedimenti disciplinari costituiscono una distinta serie. Il relativo repertorio è costituito dal Registro delle
sentenze, custodito dall'
Ufficio dei procedimenti disciplinari. Copia della
sentenza è unita al fascicolo del magistrato militare da essa interessato.
7.4.5. Repertorio dei fascicoli dei magistrati militari.
# 1. I fascicoli dei magistrati militari in servizio ed in congedo sono anno-
tati nel corrispondente repertorio.
# 2. Per repertorio dei fascicoli dei magistrati militari, s’intende sia l'
elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istituiti per i magistrati in servizio,
sia, del pari, quello per i magistrati militari in congedo.
7.5. L A FORMAZIONE
DELLE SERIE E DEI FASCICOLI .
7.5.1. Documenti particolari e rispettivi repertori generali.
# 1. Ciascun complesso dei verbali, delle circolari e delle sentenze costi-
tuisce una serie.
64
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 7: la fascicolazione
# 2. Ciascuna serie è corredata da un proprio repertorio generale.
# 3. Nel repertorio generale, vanno riportati gli elementi obbligatori del
protocollo e l’ulteriore numero progressivo, denominato numero di repertorio, che identifica il documento all'
interno della serie.
# 4. Il numero di repertorio è separato dal numero di protocollo da una
barretta e dalla sigla dell’unità organizzativa competente e del relativo responsabile.
# 5. La numerazione del repertorio generale ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre d'
ogni anno.
# 6. Il repertoriamento in serie delle delibere è conseguente alla acquisizione da parte loro del carattere di documento proprio. All’occorrenza, sarà
operata una variante al presente manuale.
# 7. Il repertoriamento in serie delle circolari e delle risoluzioni tiene conto dei documenti con i quali esse sono trasmesse.
# 8. Le sentenze emesse al termine dei procedimenti disciplinari costituiscono una serie a sé. Il relativo repertorio è costituito dal Registro delle sentenze, custodito dalla Sezione dei procedimenti disciplinari.
7.5.2. Riepilogo dei repertori istituiti.
Presso il CMM sono istituiti i repertori generali per i seguenti settori o documenti:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
verbali del Consiglio della Magistratura militare.
verbali del Comitato di Presidenza.
verbali della Commissione per gli affari generali.
verbali della Commissione per gli uffici direttivi.
verbali della Commissione per il regolamento e la riforma.
verbali delle Commissioni Miste.
verbali delle Commissioni Speciali.
Circolari.
Risoluzioni.
Sentenze (Registro delle sentenze).
Procedimenti disciplinari (Registro generale dei procedimenti).
Fascicoli dei magistrati militari in servizio.
Fascicoli dei magistrati militari in congedo.
Fascicoli del personale della Segreteria del CMM in servizio.
Fascicoli del personale della Segreteria del CMM in congedo.
65
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 7: la fascicolazione
7.5.3. Gestione dei repertori generali e delle serie documentali.
# 1. I repertori generali e le serie documentali degli ultimi tre anni sono
conservati a cura della Segreteria del Consiglio, o ufficio delegato dal Magistrato dirigente della Segreteria.
# 2. I repertori generali e le serie esaurite da oltre tre anni sono conferiti
all'
archivio di deposito.
7.5.4. Gestione dei documenti particolari.
# 1. I verbali, i decreti e le sentenze sono prodotti di norma in unico esemplare, sottoscritto nelle forme dovute, ferme restando le copie dichiarate
conformi e le copie a carattere informativo, riprodotte o da riprodurre per le
esigenze d'
ufficio.
# 2. Essi sono conservati nelle rispettive serie, ordinati secondo il numero
di repertorio.
# 3. Le circolari e le risoluzioni sono conservate unitamente ai documenti
con i quali esse sono trasmesse, secondo il relativo ordine di numerazione e
data.
# 4. Le delibere concernenti il medesimo dossier sono ivi raccolte come estratto di verbale in forma libera. Quelle riferite ai magistrati militari
sono unite nella medesima forma anche nel fascicolo personale del diretto interessato.
7.6. G ESTIONE
DEGLI ALTRI DOCUMENTI E DEI FASCICOLI .
# 1. La Segreteria del Consiglio è responsabile di tutta la documentazione
dell’Ente.
# 2. I documenti sono gestiti dai responsabili delle rispettive procedure di
trattamento, modulate sulle fasi di trattazione dei documenti medesimi.
# 3. Dal momento della ricezione fino alla consegna al Responsabile della
relativa procedura, la gestione dei documenti e le conseguenti responsabilità
sono affidate all’Ufficio del Protocollo.
# 4. Dal momento della successiva assegnazione, la gestione del documento e le conseguenti responsabilità sono affidate al Responsabile della relativa procedura, fino al versamento dei documenti raccolti in fascicoli
all’Archivio generale.
# 5. Dopo il versamento all’archivio generale, la gestione dei fascicoli e le
relative responsabilità gravano sul Responsabile di tale Ufficio.
66
Paragrafo n. 8: la classificazione
8.1. L A CLASSIFICAZIONE
DEI DOCUMENTI .
Dal 1° gennaio 2004, la classificazione dei documenti è effettuata secondo i criteri stabiliti nel presente manuale. I documenti classificati prima
di tale data conservano la classificazione allora operata.
I criteri per la classificazione dei documenti del CMM sono i seguenti:
1. Ogni documento, dopo la protocollatura, è classificato a cura del responsabile della relativa procedura.
2. Per classificazione dei documenti dell’unità organizzativa SE GR ,
s’intende l'
applicazione del titolario di classificazione, cioè l'
assegnazione al
documento del titolo, della classe, del numero del fascicolo, dell’eventuale
sottofascicolo e inserto.
3. Per classificazione dei documenti dell’unità organizzativa C ONS ,
s’intende l'
applicazione del codice di classificazione del dossier, cui è associato il documento, riportante le voci, le sottovoci e le ulteriori distinzioni
del relativo titolario, stabilite per il reperimento delle informazioni relative
alla materia su cui il Consiglio della Magistratura militare delibera. Ogni
documento associato al singolo dossier ne assume la classificazione.
8.2. T ITOLARIO
DI CLASSIFICAZIONE DELLA SEGR .
1. Per titolario di classificazione della SEGR, s’intende un quadro alfanumerico di riferimento per l'
archiviazione, la conservazione e
l’individuazione dei documenti.
2. Tale titolario di classificazione si suddivide in titoli, i quali si suddividono in classi, le quali si suddividono in fascicoli.
3. I titoli e le classi sono nel numero prestabilito dal titolario di classificazione e non sono modificabili né nel numero né nell'
oggetto, se non attraverso le procedure previste dal paragrafo 8.2.5.
4. Ogni classe ha un numero variabile di fascicoli, che dipende dagli
affari e dalle procedure amministrative istruite. All'
interno della medesima
67
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
classe, i fascicoli sono numerati progressivamente e annotati nel repertorio
dei fascicoli, così come previsto dal paragrafo 7.4.2.
5. Il titolario di classificazione è periodicamente modificato, oppure riconfermato, con decreto del Responsabile dell’unità organizzativa della Segreteria (SEGR ). Tali modificazioni sono riportate nel manuale.
8.3. T ITOLARIO
DI CLASSIFICAZIONE DELLA CONS .
1. Per titolario di classificazione dei documenti della CONS associati al
dossier, s’intende il codice alfanumerico di riferimento, per il reperimento
delle informazioni relative alla materia su cui il Consiglio della Magistratura
militare delibera.
2. I dossier sono numerati progressivamente per anno e sono annotati
nel corrispondente repertorio.
3. Il codice alfanumerico comprende le voci di classificazione, contraddistinte con lettere alfabetiche e le sottovoci, contraddistinte da una coppia di cifre.
4. Le voci e le sottovoci sono nel numero prestabilito dal titolario di
classificazione dei documenti associati ai dossier, contenuto nell'
annesso n.
1 al presente paragrafo, e non sono modificabili né nel numero né nell'
oggetto, se non attraverso le procedure previste al paragrafo 8.3.5.
5. Il titolario di classificazione dei documenti associati ai dossier è periodicamente modificato, oppure riconfermato, con decreto del Responsabile
dell’unità organizzativa CO NS .
8.4. C ONSEGNA
DEL REPERTORIO DEI FASCICOLI .
Un esemplare del repertorio dei fascicoli dei vari tipi, ivi compreso
quello dei dossier, deve essere consegnato ogni anno al responsabile dell'
Archivio generale e comunque prima del versamento dei fascicoli dall'
archivio corrente all'
archivio di deposito, da parte di ciascuna unità organizzativa responsabile delle procedure di competenza.
68
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
8.5. V ERSAMENTO
DEI FASCICOLI ALL '
A RCHIVIO GENERALE .
1. Secondo uno specifico piano di periodico versamento, ogni ufficio deve di norma conferire all'
Archivio generale i dossier ed i fascicoli
relativi ad affari rispettivamente conclusi da tre e da due anni, o quando
essi non siano comunque più ritenuti necessari alla trattazione corrente.
2. Dopo la consegna dei dossier e dei fascicoli e dopo avere controllato i rispettivi repertori, il direttore dell'
Archivio generale predispone
un elenco di consistenza.
3. I fascicoli personali del personale cessato dal servizio sono trasferiti dall'
archivio corrente all'
archivio di deposito l'
anno successivo a
quello di cessazione dal servizio.
4. Le serie e i repertori delle circolari, risoluzioni, decreti e verbali,
relativi agli ultimi tre anni sono conservati nell’archivio corrente presso
gli uffici individuati come unità organizzative della CONS, responsabili
delle singole procedure amministrative o presso apposito ufficio delegato; trascorso tale termine, le serie e i repertori vengono conferiti all'
Archivio generale.
8.6. M ASSIMARIO
DI CONSERVAZIONE E DI SCARTO .
1. Per massimario di conservazione e di scarto, s’intende l'
elenco,
coordinato con i titolari di classificazione e la tabella delle procedure
amministrative, dei documenti prodotti e del rispettivo tempo di conservazione, limitato o perenne.
2. Il massimario di conservazione e di scarto è periodicamente modificato o riconfermato, con decreto del Responsabile dell’Area organizzativa omogenea, vale a dire del Magistrato dirigente della Segreteria.
3. Essendo il massimario di conservazione e di scarto strettamente
connesso con la tabella delle procedure amministrative, il Responsabile
dell’Area organizzativa omogenea approva il nuovo massimario dopo la
revisione, l'
integrazione e l'
aggiornamento della tabella delle procedure
amministrative.
4. Allo stato, la formazione della tabella delle procedure amministrative di cui sopra è in fase di studio. La sua definizione formerà oggetto di specifico aggiornamento del manuale.
69
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
8.7. S CARTO
DELL ’ ARCHIVIO .
Periodicamente e, in ogni caso, prima del passaggio dei fascicoli alla sezione separata d'
archivio, le operazioni di scarto sono effettuate a cura della Commissione Archivi, previo nulla osta della Soprintendenza archivistica, sulla base del massimario di conservazione e di scarto.
70
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
Annesso n. 1: il piano di classificazione
T ITOLARIO
DEI DOCUMENTI A DOSSIER ( UNITÀ CONS )
A. CMM: ATTRIBUZIONI
A. 01.00.
indagini conoscitive
A. 02.00.
ispezioni
A. 03.00.
nomina dei magistrati militari componenti il Consiglio di Amministrazione per il personale delle Cancellerie e segreterie giudiziarie militari
A. 04.00.
questioni sui limiti delle attribuzioni del CMM
A. 04.01.
-- in materia disciplinare d’incompatibilità ex art. 2 R.D. Lgs 511/46
A. 05.00.
rapporti con il Ministero della Difesa
A. 05.01.
-- elementi di valutazione e considerazioni a seguito di interrogazioni parlamentari
A. 05.02.
-- disciplina delle procedure amministrative attinenti il funzionamento degli uffici
giudiziari militari
A. 06.00.
rapporti con gli organismi nazionali, comunitari ed internazionali
A. 06.01.
-- progetti di formazione e studio
A. 06.01.01.
-- progetto europeo nell'
ambito del programma "GROTIUS II"
A. 06.01.02.
-- progetto europeo nell'
ambito del programma "AGIS 2003"
A. 06.02.
rapporti con il Ministero della Giustizia
A. 07.00.
sede
B.
CMM: FUNZIONAMENTO
B. 01.00.
accesso agli atti
B. 01.01.
-- disposizioni generali
B. 01.02.
-- provvedimenti specifici e prese d'
atto
B. 02.00.
archiviazione atti
B. 03.00.
attuazione e comunicazione delibere
B. 04.00.
notiziario
B. 05.00.
pubblicità delle sedute
B. 06.00.
obbligo del segreto
B. 07.00.
regolamento interno
B. 07.01.
-- interpretazione
B. 07.02.
-- modifiche
B. 08.00.
spese di funzionamento
B. 08.01.
-- aspetti generali
B. 08.02.
-- autonomia finanziaria
B. 08.03.
-- programmazione finanziaria
B. 08.04.
-- richieste straordinarie
B. 08.05.
-- spese di rappresentanza
C.
CMM: ORGANI E COMPONENTI
C. 01.00.
presidente
C. 02.00.
vicepresidente
C. 03.00.
comitato di presidenza
C. 04.00.
commissioni
71
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
C. 05.00.
C. 05.01.
C. 06.00.
C. 07.00.
C. 08.00.
C. 08.01.
C. 08.02.
C. 08.02.01.
C. 08.02.02.
C. 08.03.
C. 08.04.
C. 08.05.
C. 09.00.
C. 09.01.
C. 09.02.
C. 09.03.
C. 09.04.
C. 09.05.
commissioni miste o speciali
-- commissione d'
indagine sui procedimenti per i crimini di guerra
plenum
plenum in sede disciplinare
componenti e segretari
-- indennità di seduta
-- stato giuridico
-- incompatibilità
-- fuori ruolo
-- nomina o elezioni
-- partecipazione ad attività di organismi nazionali e sovranazionali
-- trattamento economico
segreteria
-- dotazioni organiche
-- automezzi
-- informatizzazione
-- organizzazioni
-- funzionamento
D.
CONCORSI
D. 01.00.
disposizioni generali
D. 02.00.
per esami
D. 02.01.
-- richiesta emanazione bando
D. 02.02.
-- nomina commissione
D. 02.03.
-- approvazione graduatoria
D. 02.04.
-- reclami e istanze
D. 02.05.
-- ricorsi
D. 02.06.
-- immissione in ruolo di idonei per rinuncia vincitori
D. 03.00.
per titoli
D. 03.01.
-- richiesta emanazione bando
D. 03.02.
-- nomina commissione
D. 03.03.
-- approvazione graduatoria
D. 03.04.
-- reclami
D. 03.05.
-- ricorsi
D. 03.06.
-- immissione in ruolo di idonei per rinuncia vincitori
E.
FASCICOLI PERSONALI
E. 01.00.
disposizioni generali
E. 02.00.
provvedimenti di presa d'
atto e inserimento
F.
GIUDICI MILITARI
F. 01.00.
dichiarazioni di verità
F. 02.00.
giuramento e conferimento delle riunioni
F. 03.00.
impedimento allo svolgimento delle funzioni
F. 04.00.
estrazioni a sorte e durata dell'
incarico
G.
GIUSTIZIA MILITARE IN GENERE
G. 01.00.
inaugurazione dell'
anno giudiziario
G. 02.00.
problematiche generali
G. 02.01.
-- ufficio per la G.M. presso il Ministero della Difesa
72
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
H.
INCONTRI DI STUDIO
H. 01.00.
disposizioni generali
H. 02.00.
organizzati dal CMM
H. 03.00.
organizzati dal C.S.M.
I.
MAGISTRATI MILITARI
I. 01.00.
applicabilità della normativa sul pubblico impiego
I. 02.00.
aspettative, ferie, congedi ed astensioni dal lavoro
I. 02.01.
-- disciplina generale
I. 02.02.
-- provvedimenti specifici e prese d'
atto
I. 03.00.
associazioni di magistrati
I. 03.01.
-- codice etico
I. 03.02.
-- sciopero
I. 04.00.
autonomia indipendenza
I. 05.00.
causa di servizio ed equo indennizzo
I. 05.01.
-- disciplina generale
I. 05.02.
-- provvedimenti specifici
I. 06.00.
collocamento a riposo
I. 06.01.
-- disciplina generale
I. 06.02.
-- trattamento di quiescenza
I. 07.00.
collocamento fuori ruolo
I. 08.00.
formazione professionale
I. 08.01.
-- disciplina generale
I. 08.02.
-- provvedimenti specifici e prese d'
atto
I. 09.00.
funzioni direttive e semidirettive
I. 10.00.
grado militare
I. 10.01.
-- rapporto con le qualifiche dei magistrati
I. 10.02.
-- uso
I. 11.00.
incarichi extragiudiziari
I. 11.01.
-- disciplina generale e adempimenti periodici
I. 11.02.
-- incarichi retribuiti (provvedimenti)
I. 11.03.
-- incarichi non retribuiti (provvedimenti)
I. 11.04.
-- incarichi arbitrali
I. 11.05.
-- reclami e ricorsi
I. 12.00.
onorificenze
I. 12.01.
-- disposizioni generali
I. 12.02.
-- provvedimenti specifici e prese d'
atto
I. 13.00.
opzioni per altra amministrazione
I. 14.00.
progressione in carriera
I. 14.01.
-- nomina a magistrato di appello
I. 14.02.
-- nomina a magistrato di cassazione
I. 14.03.
-- nomina a magistrato di tribunale
I. 14.04.
-- nomina a magistrato idoneo agli uffici direttivi superiori
I. 15.00.
residenza
I. 15.01.
-- disposizioni generali
I. 15.02.
-- provvedimenti specifici e prese d'
atto
I. 16.00.
responsabilità
I. 16.01.
-- civile
I. 16.02.
-- disciplinare
I. 16.02.01.
-- accertamenti pre disciplinari
I. 16.02.02.
-- irrilevanza dei comportamenti denunciati
I. 16.02.03.
-- trasmissione atti ai titolari dell'azione disciplinare
I. 16.02.04.
-- trasmissione atti ai titolari del potere di sorveglianza
73
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
I. 16.02.05.
I. 16.02.06.
I. 16.03.
I. 17.00.
I. 18.00.
I. 19.00.
I. 19.01.
I. 1902.
I. 20.00.
I. 20.01.
I. 20.02.
I. 20.02.01.
I. 20.02.02.
I. 20.02.03.
I. 20.02.04.
I. 20.03.
I. 20.03.01.
I. 20.03.02.
I. 20.03.03.
I. 20.04.
I. 20.05.
I. 21.00.
I. 22.00.
I. 23.00.
I. 24.00.
I. 24.01.
I. 24.02.
I. 25.00.
I. 25.01.
I. 25.02.
I. 26.00.
I. 26.01.
I. 26.02.
I. 27.00.
J.
-- in generale
-- nomina del difensore
crimini di guerra
riassunzione in servizio
rilascio di interviste e pubbliche dichiarazioni
ruolo di anzianità
-- disposizioni generali
-- provvedimenti specifici e prese d'
atto
tramutamenti e conferimento di funzioni
-- disposizioni generali
-- provvedimenti specifici adottati a domanda e prese d'
atto
-- posti ordinari
-- uffici direttivi
-- uffici direttivi superiori
-- reclami e ricorsi
-- provvedimenti specifici adottati d’ufficio e prese d'
atto
-- posti ordinari
-- uffici direttivi
-- uffici direttivi superiori
-- articolo 2, Legge Guarentigie
-- comunicazioni di incompatibilità
trattamento di missione e trasferimento
trattamento economico e previdenziale
trattenimento in servizio
pubblicità della situazione patrimoniale
-- disposizioni generali
-- provvedimenti specifici e prese d'
atto
partecipazione ad attività di organismi nazionali, comunitari e internazionali
-- disposizioni generali
-- provvedimenti specifici e prese d'
atto
partecipazione a commissione di concorso
-- disposizioni generali
-- provvedimenti specifici
sicurezza
PARERI SU RICORSI AVVERSO DELIBERE DEL CONSIGLIO
K.
PARERI SUI DISEGNI E PROPOSTE DI LEGGE
K. 01.00.
codici e leggi penali militari
K. 02.00.
disciplina generale
K. 03.00.
legislazione penale comune
K. 04.00.
legislazione penale processuale comune
K. 05.00.
ordinamento giudiziario comune
K. 06.00.
ordinamento giudiziario militare
L.
PROPOSTE DI RIFORMA
L. 01.00.
disciplina generale
L. 02.00.
ordinamento giudiziario militare
L. 03.00.
codici e leggi penali militari
74
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
M.
PROCEDIMENTO DISCIPLINARE
M. 01.00.
accesso agli atti
M. 02.00.
disciplina generale
M. 03.00.
rimborso spese viaggio e soggiorno
N.
SICUREZZA SUL LAVORO
N. 01.00.
datore di lavoro
O.
TRIBUNALE MILITARE DI SORVEGLIANZA
O. 01.00.
nomina degli esperti
O. 02. 00.
riforma della legislazione penitenziaria militare
P.
UDITORI GIUDIZIARI MILITARI
P. 01.00.
assegnazione di sedi e conferimento delle funzioni
P. 02.00.
graduatoria
P. 03.00.
immissione in ruolo
P. 04.00.
tirocinio
P. 04.01.
-- corsi di formazione
P. 04.02.
-- disciplina generale
P. 04.03.
-- nomina magistrati collaboratori
P. 04.04.
-- partecipazione agli incontri di studio
P. 04.05.
-- comunicazione e prese d'
atto
P. 04.06.
-- verbale di giuramento
Q.
UFFICI GIUDIZIARI MILITARI (organizzazione)
Q. 01.00.
problematiche generali
Q. 02.00.
applicazioni e supplenze
Q. 02.01.
-- disciplina generale
Q. 02.02.
-- provvedimenti specifici
Q. 02.03.
-- conferimento temporaneo di funzioni nel medesimo ufficio (supplenza interna)
Q. 02.03.01.
-- disposizioni generali
Q. 02.03.02.
-- provvedimenti specifici e di approvazione all'
unanimità
Q. 03.00.
assegnazione degli affari (criteri)
Q. 04.00.
calendari delle udienze e formazione dei collegi
Q. 04.01.
-- disposizioni generali
Q. 04.02.
-- provvedimenti specifici e prese d'
atto
Q. 05.00.
tabelle infradistrettuali
Q. 06.00.
tabelle degli uffici giudicanti
Q. 07.00.
uffici requirenti
Q. 08.00.
statistiche giudiziarie
Q. 08.01.
-- disposizioni generali
Q. 08.02.
-- provvedimenti specifici e prese d'
atto
R.
UFFICI GIUDIZIARI MILITARI (funzionamento)
R. 01.00.
cancellerie e segreterie giudiziarie
R. 01.01.
-- Consiglio di Amministrazione
R. 02.00.
dotazioni organiche
R. 03.00.
automezzi
R. 04.00.
edilizia
R. 05.00.
informatizzazione
75
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
R. 06.00.
R. 07.00.
R. 08.00.
R. 09.00.
R. 10.00.
R. 11.00.
R. 12.00.
R. 13.00.
R. 14.00.
R. 14.01.
R. 14.02.
R. 14.02.01.
R. 14.02.02.
elenchi speciali dei difensori di ufficio
rapporti con il Ministero della Difesa
sezioni di polizia giudiziaria
tessere funzionali di riconoscimento
circoscrizioni
statistiche giudiziarie
spese di rappresentanza
telefoni cellulari
posti vacanti
-- disposizioni generali
-- concorsi
-- posti ordinari
-- uffici direttivi
S.
UFFICI GIUDIZIARI MILITARI: capi degli uffici
S. 01.00.
attribuzioni
S. 01.01.
-- potere di sorveglianza
S. 01.02.
-- rapporti procuratore-sostituti
S. 02.00.
individuazione del supplente
S. 03.00.
stipula contratti
76
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
T ITOLARIO
B-01. 00.
B-01. 01.
B-01. 02.
B-01. 03.
B-01. 04.
B-01. 05.
B-01. 06.
B-01. 07.
B-01. 08.
B-01. 09.
B-01. 10.
B-01. 11.
B-01. 12.
B-02. 00
B-02. 01.
B-02. 02.
B-02. 03.
B-02. 04.
B-02. 05.
B-02. 06.
B-02. 07.
B-03. 00.
B-03. 01.
B-03. 02.
DEI DOCUMENTI DELL ’ UNITÀ SEGR .
SEGRETERIA
Tessere di riconoscimento
Tessere magnetiche per rilevazione presenze
Attività certificativa
Comunicazioni di servizio
Assistenza fiscale
Domicilio fiscale
Contributi per il Servizio Sanitario Nazionale
Restituzione quota fissa individuale per assenza
Acquisizione dati previdenziali
Elenchi telefonici
Elenco indirizzi degli Enti e Reparti del Ministero Difesa
Servizio ritiro/consegna posta
Bollette telefoniche
Utenze telefoniche commerciali in uso all’ufficio
Mensa di servizio
Servizio di manovalanza
Carteggio d’archivio da versare per conto della C.R.I.
Ricevute dell’avvenuto versamento della carta alla C.R.I.
Biblioteca del CMM (pubblicazioni)
Spese postali e telegrafiche
AFFARI GENERALI
Attività culturali e ricreative
Libri – Agende della Giustizia Militare
Attività sportive presso centri sportivi delle FF.AA.
Diffusione programmi sociali
Centro ricreativo dipendenti difesa (notiziario)
Soggiorni marini e montani
Cure balneo termali e idropiniche (circolari, direttive)
Benessere del personale
Borse di studio per i figli di Ufficiali, Sottufficiali e Personale civile
Convenzioni con l’amministrazione della difesa da parte d’attività commerciali
Prestiti INPDAP: criteri erogazione prestiti e sussidi
Prestiti agevolati da parte di finanziarie per i dipendenti ministeriali
Alloggi: Bando di concorso
Alloggi ASI
Permessi d’accesso al centro storico di Roma
Festa del Tricolore
Giornata delle F.A.
Festa della Repubblica
PERSONALE CIVILE
Carteggio nominativo
Fascicoli personali
Stato Giuridico (circolari-normative)
-Assenza dal servizio per motivi di salute
-Permessi e licenze per funzioni pubbliche
-Soppressione obbligo giuramento e promessa solenne di fedeltà allo Stato
77
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
B-03. 03.
B-03. 04.
B-03. 05.
B-03. 06.
B-03. 07.
B-03. 08.
B-03. 09.
B-03. 10.
B-03. 11.
B-03. 12.
B-03. 13.
B-03. 14.
B-03. 15.
B-03. 16.
Trattamento Economico
- Straordinario
- Indennità d’amministrazione
- Rivalutazione livelli reddito per corresponsione assegno per il nucleo familiare
- Equo indennizzo (procedure e modalità per la concessione del beneficio)
- F.U.A. (posizioni economiche super, organizzative e particolari )
- Missioni: (direttive, circolari)
-Fogli di viaggio
-Spese di viaggio
- Trattamento economico pensionistico (benefici pensionistici)
Organizzazioni Sindacali
- Disciplina dei distacchi
- Riunioni
- Congressi
- Sciopero
- Permessi sindacali
Consiglio d’amministrazione personale cancellerie e segreterie giudiziarie militari
Onorificenze OMRI
Festa degli anziani dell’amministrazione
Dotazioni Organiche
- Organici
- Livelli
- Mobilità
Situazione del personale civile (Segnalazioni)
Rilevazione dati per la disposizione del conto annuale
Buoni Pasto
Richieste di Personale civile:
Consiglio Magistratura Militare
Enti vari della Difesa
Protezione assicurativa al personale civile adibito a mansioni a rischio
Infortuni extra lavorativi
Ripetibilità da terzi di somme erogate a vuoto
(Risarcimento danno A.D. per mancata prestazione lavoro causata da terzi)
(eliminato)
Assistenza, integrazione sociale e diritti delle persone portatrici di handicap
Contingente personale destinatario dell’indennità giudiziaria nella difesa
Progetti di produttività
Fondo per la qualità delle prestazioni
Orario di lavoro (circolari direttive, segnalazioni)
Contrattazione del lavoro (circolari direttive, segnalazioni)
Procedure in tema di controversie di lavoro dei dipendenti pubblici
Codice di comportamento dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni
Corsi d’addestramento ed aggiornamento
Corsi concorsi (riqualificazione personale civile)
Attività addestrativa presso CIVILSCUOLADIFE – CASD – IASD
Attività didattica
Personale di sorveglianza nei concorsi
Eliminazione obbligo rapporti informativi per il personale civile ex direttivo.
Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro – Area dirigenza – Comparto Ministeri
Periodo di prova
Conferimento Incarichi Dirigenziali
Premio per la qualità della prestazione individuale
Permessi retribuiti per eventi luttuosi
78
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
B-03. 17.
B-03. 18.
B-04. 00.
B-04. 01.
B-04. 02.
B-04. 03.
B-04. 04.
B-04. 05.
B-04. 06.
B-04. 07.
B-04. 08.
B-04. 09.
B-04. 10.
B-04. 11.
B-04. 12.
B-04. 13.
B-04. 14.
B-04. 15.
B-05. 00.
B-05. 01.
B-05. 02
B-06. 00.
Trasferimento – mobilità (Direttive)
Reimpiego Personale Civile degli Enti in Ristrutturazione.
Cessazione dal servizio a domanda
PERSONALE MILITARE
Carteggio nominativo
fascicoli
Richieste di personale militare:
- CMM (Ufficiali-Sottufficiali-Carabinieri)
- Enti vari (nazionali ed internazionali)
- Supporto agli organi della giustizia militare
Addestramento- Impiego
Addestramento - Corsi vari
Efficienza operativa
Pianificazione impiego presso comandi Nato in Italia ed all’estero
Trattamento Economico-Pensionistico
Missioni (trattamento economico)
Straordinario
Trattamento pensionistico di fine rapporto
Rivalutazione dei livelli di reddito per la corresponsione assegno nucleo familiare
Trattamento economico stipendiale personale FF.AA.
Orario di Lavoro/Servizio
Normativa/Direttive
-orari e giorni d’accesso al Comando della Capitale
(eliminato)
Onorificenze (OMRI)
Medaglie
Dotazioni organiche Personale Militare
Specializzazioni e incarichi principali dei Sottufficiali dell’esercito
Rappresentanza Militare
CO.BA.R. – CO.I.R. – CO.CE.R
Licenze –Aspettative
Norme e Circolari
Disposizioni per il sostegno della maternità e paternità
Permessi per funzioni pubbliche
Situazione Personale Militare
Esercizio da parte del personale militare d’attività extraprofessionali retribuite
Uniforme (Cambio –Inverno/Estate)
Vestiario/Equipaggiamento
Cessione a pagamento e d’addebito degli oggetti di vestiario per i militari
Riordino del reclutamento, dello stato giuridico e dell’avanzamento degli ufficiali
Avanzamento al grado superiore
Documentazione caratteristica. istruzioni sulla documentazione caratteristica.
Dispensa dal servizio per inidoneità, insufficienza o scarso rendimento.
Interventi assistenziali a favore del personale militare
MILITARI DI LEVA
- Richieste sostituzione dei militari di leva
- Carteggio nominativo (Assunzione in servizio – Riposo Medico – Licenze)
- Addestramento/Corsi
- Aggregazione per la mensa
- Conduttori per esigenze del CMM
INFRASTRUTTURE ED IMPIANTI
79
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
B-06. 01.
B-06. 02.
B-06. 03.
B-07. 00.
B-07. 01.
B-07. 02.
B-07. 03.
B-07. 04
B-07. 05
B-07. 06
B-07. 07
B-07. 08.
B-07. 09.
Impianti (Riparazioni):
- Condizionamento
- Illuminazione
- Telefoni
- Citofono
- Allarme
- Antincendio - Sistema rilevamento fumi
- Elettricità
Infrastrutture
- Locali del CMM – acquisizioni locali
Palazzo Cesi
- Ufficio del consegnatario
- Raccolta rifiuti
- Organizzazione sicurezza – consegne del personale di guardia
- Controllo accessi e rilevamento presenze
- Servizio ristoro mediante distributori automatici
- Biblioteca di Palazzo Cesi
- Commissione per i locali di Palazzo Cesi
- Problematiche comuni per gli uffici
- Parcheggio interno
- Barriere architettoniche (eliminazione)
- Rilevazione delle sedi delle istituzioni pubbliche in Roma
- Ufficiale addetto alla sede di Palazzo Cesi
INFORMATICA
Piano ripartizione fondi – impiego fondi
- Richiesta finanziamento
Esigenze di servizio e potenziamento per il settore macchine d’ufficio
- Programmazione tecnica e amministrativa
Ammodernamento
- Programmazione tecnica amministrativa
- Linee guida per il monitoraggio sullo stato e sullo sviluppo dell’informatica
- Direttiva monitoraggio informatizzazione area tecnico amministrativa
Materiali di Consumo
- Materiale di consumo inchiostrato – Cartaceo – Accessorio – Magnetico
- Materiale Hardware
- Software Commerciale
Contratti
Fascicolo Ditte
Progetti – Seminari
Banche Dati:
- Camera – Senato – C.S.M.
- Annate di giurisprudenza su CD-ROM
- Internet
- DIFENET
- Indirizzi di posta elettronica – Sito Web
- Pubblicazione dei bandi e degli avvisi di gara tramite Internet
Informatizzazione Uffici Giudiziari Militari
- Consuntivo sullo stato d’automazione del sistema informatico
- Corso d’addestramento al personale sul programma d’informatica del CMM
Manutenzioni Correttive – Interventi Tecnici
- Manutenzione correttiva HW dei sistemi informatici
- Interventi da parte di UFAUTEL M.D.
- Ampliamento della LAN in Palazzo Cesi
80
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
B-08. 00.
B-08. 01.
B-08. 02
B-08. 03.
B-08. 04.
B-08. 05.
B-09. 00.
B-10. 00.
B-10. 01.
AMM. 1
AMM. 1- A 0
AMM. 1- A 1
AMM. 1- A 2
AMM. / 1 B
AMM 2
AMM 3
- Virus (protezione dagli attacchi)
LOGISTICA
Apparecchiature
- Audioregistratore – Videoregistratore
- Fotoriproduttore
- Fotocopiatrice (Riparazione - noleggio)
- Televisione
Automezzi – Trasporti
- Tabelle Organiche
- Servizi tecnici
- Parcheggi
- Linee di trasporto collettivo
- Autovetture per il Presidente e Vicepresidente del CMM
- Verbali violazione codici della strada da parte di autovetture militari CMM
Arredi
Materiali di pulizia
Economato
ANTINFORTUNISTICA
PROGRAMMAZIONE FINANZIARIA
Stato di previsione della spesa del Ministero della Difesa. Anno Finanziario
- Pubblicazioni
- Programmazione bilancio S.G.D. per l’anno finanziario
- Sistema unico di contabilità economico analitica per i centri di costo
- MISSIONI NAZIONALI – IMPIEGATI CIVILI
- Missioni Estero
- Spese del Consiglio
- Carteggio relativo all’indennità di seduta
- Indennità di seduta del Presidente del CMM
- TRATTAMENTO ECONOMICO
- Liquidazione indennità di seduta
- Indennità seduta Consiglieri Laici
- Liquidazione compensi spettanti ai membri del CMM
- Liquidazione indennità di seduta dei magistrati segretari dal 1989 al 1993
TRATTAMENTO ECONOMICO DEI COMPONENTI LAICI DEL CMM
- Indennità Consiglieri del CMM
- Competenze accessorie per i segretari del CMM
- Accreditamento competenze
- Liquidazione indennità
TRATTAMENTO ECONOMICO
- Fascicoli nominativo componenti togati.
- Fascicoli nominativo componenti non togati (1993 / 1997)
FONDI ASSEGNATI PER SPESE DI MISSIONE PER I MAGISTRATI
MILITARI IN SERVIZIO PRESSO gli enti della giustizia militare (escluso
CMM)
LOCALI ED INFRASTRUTTURE DEL CMM
- Arredi
- Planimetrie
LOCALI CMM
- Lavori ai locali del CMM
- Servizio telefonico
81
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
AMM 4
AMM 4 / II°
AMM 5
AMM 6
AMM 8
AMM 9
AMM 10
AMM 11
AMM 14
AMM 15
AMM 18
AMM 19
AMM 20
AMM 21
AMM 22
AMM 23
AMM 24
SERVIZIO PULIZIE NEI LOCALI DEL CMM
LOCALI ED INFRASTRUTTURE DEL CMM – INTERVENTI TECNICI E
RIPARAZIONI
- Citofono
- Antifurto
- Impianto antincendio
- Impianto registrazione
- Impianto condizionatore
- Impianto elettrico
- Telefoni civili
- Telefoni militari
- Telefax – Segreteria tel.
- Fotocopiatrice: Riparazioni - Sostituzioni
APPROVVIGIONAMENTO MATERIALE DI CONSUMO
- Richiesta timbri
- Spese di segreteria
- Indumenti di lavoro per il personale civile addetto ai servizi
PERSONALE CIVILE (CARTEGGIO)
Fascicoli nominativi
AUTOVETTURE PER IL CMM
- Tabelle Organiche
- Autovettura protetta per il Vicepresidente
- Autovetture per servizi tecnici
- Autovettura di rappresentanza
- Contravvenzioni
- Linee di trasporto collettivo dello S.M.E. e di S.G.D.
INDENNITÀ D’AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE CIVILE
- STRAORDINARIO PERSONALE MILITARE E CIVILE
- Assistenza fiscale
- Situazione personale militare e civile
- Rilevazione assenze per il conto annuale
CONTRATTO COLLETTIVO NAZIONALE LAVORO
TESSERE DI RICONOSCIMENTO
- Codice dei tesserini per l’accesso a Palazzo Esercito
- Stampati per tesserini di riconoscimento
TRATTAMENTO ECONOMICO MAGISTRATI MILITARI
MOVIMENTAZIONE (MASSERIZIE) NELL’AMBITO DELLO STESSO
COMUNE, PER IL RILASCIO – ASSUNZIONE ALLOGGIO DI SERVIZIO
BOLLETTE TELEFONICHE (FINO AL 1999)
- Telefonini di manovra
- Ufficio collegamento tra Ministero Difesa e CMM
- Esigenze organizzative della Giustizia militare
FABBISOGNO STAMPATI – VIDEOSCRITTORI
INFORMATIZZAZIONE DEGLI UFFICI GIUDIZIARI MILITARI
- Sito internet di COMMISERVIZI
- Intervento tecnico sul sistema documentale
- Progetto pilota
IMPIANTO D’ALLARME
TRATTAMENTO ECONOMICO DI MISSIONE PERSONALE MILITARE E
CIVILI
TRATTAMENTO ECONOMICO, PENSIONISTICO E ASSEGNI FAMILIARI
- Domicilio fiscale
82
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
AMM 25
AMM 26
AMM 27
AMM 28
AMM 29-A
AMM 29- B
AMM 30
AMM 31
AMM 32
AMM 34
AMM 35
AMM 36
AMM 37
AMM 38
AMM 39
AMM 39 / 1
AMM 39 / 2
SCIOPERI DEL PERSONALE
- Normativa
- Circolare per comunicazioni da effettuarsi in caso di sciopero
- Servizi pubblici essenziali (art. 3 e 4 del DPR n° 44/90)
- Scioperi indetti (AMM 25 / Bis)
COMUNICAZIONI DI SERVIZIO
- Ufficio informazione per il pubblico di Palazzo Esercito
- Orario di servizio
DOTAZIONI ORGANICHE DEL MINISTERO DIFESA
- Dotazioni organiche del personale della segreteria del CMM
- Ufficiali delle F.A. con funzione di cancelliere militare
- Ufficiali con funzioni di Giudice
- Ufficiali con funzione d’assistente giudiziario
STATO GIURIDICO PERSONALE CIVILE
- Contratto collettivo nazionale del lavoro (biennio economico)
- Stato giuridico personale militare
TABELLE ORGANICHE PERSONALE MILITARE E CIVILE
Richiesta di personale militare per il CMM
- Assegnazione di personale militare
- Carteggio nominativo del personale militare assegnato al CMM
- Pianificazione impiego ufficiali
- Programmazione corsi
- Uso dell’uniforme
PERSONALE MILITARE DI SUPPORTO AL CMM
- Orari di lavoro – di servizio
PERSONALE PER IL COMITATO PARI OPPORTUNITÀ
- Censimento della presenza femminile nelle posizioni decisionali
CONSEGNATARIO PALAZZO CESI
PERSONALE CIVILE DELLA DIFESA, ADIBITO ALLA GUIDA DI MEZZI
MILITARI.
- Copertura assicurativa
CONTROLLO ACCESSI E RILEVAMENTO PRESENZE
PALAZZO CESI
- Raccolta rifiuti
- Ripulitura scalone d’onore
- Recupero dei locali in uso alle associazioni
- Sicurezza Palazzo Cesi
- Tabelle segnaletiche
- Manutenzione parco giardino
- Targa esterna in marmo
- Sculture marmoree di Palazzo Cesi
- Cabina elettrica - Fornitura energia elettrica
- Biblioteca di Palazzo Cesi
- Parcheggio all’interno di Palazzo Cesi
- Sedi istituzionali pubbliche nel territorio del comune di Roma
ANAGRAFE DELLE PRESTAZIONI RESE DAL PERSONALE DELLE
AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE
FESTA DEGLI ANZIANI DELL’AMMINISTRAZIONE
MENSA OBBLIGATORIA DI SERVIZIO
TRATTAMENTO ECONOMICO DI MISSIONE E RIMBORSO SPESE DI
VIAGGIO DEI MAGISTRATI MILITARI E DEI COMPONENTI DEL CMM
COMPONENTI DEL CMM (MAG. MIL. E LAICI)
CORSI DI AGGIORNAMENTO ORGANIZZATI DAL C.S.M.
83
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
AMM 39 / 3
AMM 39 / 4
INCONTRI DI STUDIO ORGANIZZATI DAL CMM
VOTAZIONI PER RINNOVO DEL CMM
CONS.- 01.
ELEZIONI DEL CONSIGLIO DELLA MAGISTRATURA MILITARE:
- Verbali delle elezioni;
- Comunicazione dell’avvenuta elezione alle alte cariche dello stato;
- Nomina componenti laici del consiglio della magistratura militare
- Nomina vice presidente del CMM
(ELIMINATO)
(ELIMINATO)
DELEGHE
NOMINA MAGISTRATI DIRIGENTI LA SEGRETERIA DEL CMM
CONCORSO PER IL CONFERIMENTO DEGLI UFFICI DIRETTIVI
- Valutazione per la nomina a magistrato militare d’appello
CONVOCAZIONE COMITATO PRESIDENZA CMM
COMUNICAZIONI CON ORGANI DI AUTOGOVERNO
REGOLAMENTO INTERNO DEL CMM
- Modificazioni
CORPO DELLA GIUSTIZIA MILITARE
- Mobilitazione
ORGANIZZAZIONI SINDACALI
- Contrattazioni decentrate
- Formazione, addestramento ed aggiornamento del personale civile della Difesa
- Corsi – Concorsi
- Diritto d’affissione – Diritto d’informazione
- Piano nazionale produttività efficienza Difesa (Personale dirigente)
- Protocollo d’intesa ristrutturazione Difesa relativo a personale civile
- Seminari per funzionari
COMUNICAZIONI AL MINISTRO DELLA DIFESA, DELLE DELIBERE
DEL CMM
- Generiche – Estratti verbali Plenum
- Comunicazione delibere varie
- Rilegatura atti del CMM c/o lo stabilimento grafico militare di Gaeta
(ELIMINATO)
DIMISSIONI DEI CONSIGLIERI LAICI
- Fascicoli nominativi
RACCOLTA NORMATIVE – LEGGI – CIRCOLARI
- Modifica delle norme sul sistema elettorale e sul funzionamento del CMM
(ELIMINATO)
NOTIFICAZIONE ALLA P. A. IN PROCEDIMENTO PENALE
- Modalità - Normativa generale – Testo Unico
PUBBLICAZIONI DEL CONSIGLIO – NOTIZIARIO DEL CMM
ISTITUZIONE DEL CMM (ELENCO CONSIGLIERI)
(ELIMINATO)
ORGANIZZAZIONE GIUDIZIARIA MILITARE
RICHIESTA ESTERNA ATTI DEL CONSIGLIO – RILASCIO DI COPIE
ORGANIZZAZIONE FUNZIONAMENTO DEL CMM
- Problematiche della giustizia militare
REVISIONE CIRCOSCRIZIONI GIUDIZIARIE
COMMISSIONE D’INDAGINE SUI PROCEDIMENTI PER I CRIMINI DI
GUERRA
CONS.- 02
CONS.- 03
CONS.- 04
CONS.- 05
CONS.- 06
CONS.- 07
CONS.- 08.
CONS.- 09
CONS.- 10
CONS.- 11
CONS.- 12.
CONS.- 13.
CONS.- 14.
CONS.- 15
CONS.- 16.
CONS.- 17
CONS.- 18.
CONS.- 19.
CONS.- 20.
CONS.- 21.
CONS.- 22.
CONS.- 23.
CONS.- 24.
CONS.- 25
84
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
MAG.- 01.
MAG.- 02.
MAG.- 03.
MAG.- 04.
MAG.- 05.
MAG.- 06.
MAG.- 07.
MAG.- 08.
MAG.- 09.
MAG.- 10.
MAG.- 11.
MAG.- 12. A
MAG.- 12. B
MAG.- 12. / C
MAG.- 13.
MAG.- 14.
MAG.- 14. / B
MAG.- 15.
MAG 16
MAG 17
MAG 18
MAG 19
MAG 20
MAG 21
MAG 22
FASCICOLI NOMINATIVI DEI MAGISTRATI MILITARI
CONGEDO STRAORDINARIO - ASPETTATIVE
- Carteggio vario
- Fascicoli nominativi dei magistrati
(ELIMINATO)
(ELIMINATO)
DIRETTIVA PER L’AGGIORNAMENTO E LA CUSTODIA DEI FASCICOLI
PERSONALI DEI MAGISTRATI
(ELIMINATO)
CONFERIMENTO AI MAGISTRATI MILITARI ONORIFICENZA O.M.R.I.
TRATTAMENTO ECONOMICO
(Tabelle – Stipendio - Indennità)
(buoni pasto ai magistrati)
CONFERIMENTO INCARICHI D’INSEGNAMENTO C/O ACCADEMIE E
SCUOLE MILITARI
- Incarichi extragiudiziari (autorizzazioni)
AUTORIZZAZIONE A RISIEDERE FUORI DALLE SEDI DI SERVIZIO
CIRCOSCRIZIONI TRIBUNALI MILITARI
ATTIVITÀ DI FORMAZIONE E PERFEZIONAMENTO MAGISTRATI
MILITARI
- Corsi di preparazione per i difensori d’ufficio avanti il Tribunale e la Corte Militare d’Appello
- Giornate di studio – Incontri di studio – Convegni
- Incontro per l’aggiornamento su tematiche di attualità
CORSO PER UDITORI GIUDIZIARI MILITARI – PROVVEDIMENTI E
DETERMINAZIONI RELATIVE AI MAGISTRATI MILITARI IN SERVIZIO
CORSI DI LINGUA TEDESCA PER MAGISTRATI MILITARI
CODICE ETICO – DISCIPLINA DEI MAGISTRATI
FERIE GIUDIZIARIE – DETERMINAZIONE DEL PERIODO FERIALE
ASSOCIAZIONE NAZIONALE DEI MAGISTRATI MILITARI
- Scioperi
- Scioperi magistrati amministrativi
TABELLE ORGANICHE DEI MAGISTRATI MILITARI
- Ruolo anzianità magistrati
- Competenze territoriali degli uffici giudiziari
- Ricorsi di più magistrati sul ruolo
RETRODATAZIONE DI DECORRENZA DELLE QUALIFICHE DI
MAGISTRATI MILITARI
GIUDIZIO DI LEGITTIMITÀ COSTITUZIONALE
(ELIMINATO)
PRATICHE IN CORSO PER IL RILASCIO COPIE A NORMA
DELL’ARTICOLO 14 DEL REGOLAMENTO
- Modalità per rilascio copie degli atti del Consiglio
PORTO D’ARMI SENZA LICENZA AI MAGISTRATI MILITARI
Istituzione della tessera funzionale di riconoscimento per i magistrati militari
TRIBUNALI SPECIALI
- Richiesta di magistrato per il tribunale penale internazionale dell’Aja
- Nomina dei giudici per la ex Jugoslavia
- Magistrati militari per l’elaborazione dei regolamenti per lo statuto della Corte
penale internazionale
- Visita alla Camera militare della Corte suprema di Varsavia
- Giustizia militare negli Stati Uniti d’America ed in altre nazioni
APPLICAZIONI E SUPPLENZE
85
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
MAG 22 / A
MAG 22 / B
MAG 23
MAG 24
MAG 25
MAG 26
VAR 01.
VAR 02.
VAR 03.
VAR 04.
VAR 05.
VAR 06.
VAR 07.
VAR 08.
VAR 09.
VAR 10.
VAR 11.
VAR 11 - B
VAR 12.
VAR 13.
VAR 14.
CALENDARIO UDIENZE
ISTITUZIONE TABELLE INFRADISTRETTUALI
TRASFERIMENTI E TRAMUTAMENTI
- Assegnazioni di sedi
- Conferimento funzioni
- Circolare
QUESITO IN MATERIA DI SUPPLENZE
COSTITUZIONE DI UN GRUPPO DI LAVORO PER LA RIFORMA DEL
SISTEMA GIUDIZIARIO MILITARE
PUBBLICITÀ DELLA SITUAZIONE PATRIMONIALE DEI FUNZIONARI
PUBBLICI E DEI MAGISTRATI
PERMESSI DI CIRCOLAZIONE CENTRO STORICO
CERIMONIALE
- Comunicazioni Ministro Difesa
- Telegrammi di cortesia
- Telegrammi Vicepresidente del CMM
- Corrispondenza Presidente del CMM
- Pubbliche relazioni
- Materiale propagandistico: Agende/Calendari
INAUGURAZIONE ANNO GIUDIZIARIO MILITARE
- Festa della giustizia militare
- Corrispondenze delle associazioni per il personale giudiziario
- Associazione magistrati militari
- Associazione nazionale cancellieri Militari
CONSIGLIO D’AMMINISTRAZIONE PERSONALE CANCELLERIE E
SEGRETERIE GIUDIZIARIE MILITARI
- Missioni per le sedute dei componenti il consiglio di amministrazione
MODIFICA ORDINAMENTO GIUDIZIARIO MILITARE
- Funzioni provvisorie di G.I.P. e G.U.P.
- Pareri
- Riforma ordinamento giudiziario militare di pace e di guerra
CONCORSO PER UDITORI GIUDIZIARI MILITARI
- Commissione esaminatrice del concorso
RASSEGNA DELLA GIUSTIZIA MILITARE
- Nomina nuovi componenti della rassegna
(ELIMINATO)
STATISTICHE GIUDIZIARIE MILITARI
- Relazione morale forze armate
- Verbali verifica spese di giustizia e relazione al Parlamento dell’esercizio finanziario 1991 (Spese della giustizia militare)
PROGRAMMA STATISTICO NAZIONALE (RILEVAZIONE ISTAT)
- COMMISSIONE PER LA MODIFICA DELL’ARTICOLO 36 DELLO
SCHEMA DI LEGGE:
- Disposizione sul procedimento penale militare di pace
- Modifiche al nuovo codice penale militare di pace
- Esigenza di riforma della legislazione penale militare
- Commissione di studio per la riforma dell’ordinamento giudiziario militare
INDENNITÀ GIUDIZIARIA PER IL PERSONALE AMMINISTRATIVO
ISTANZE DI MOBILITÀ C/O ALTRE AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE
- Transito diretto nella magistratura militare a domanda
(ELIMINATO)
ELENCHI TELEFONICI DEGLI UFFICI GIUDIZIARI MILITARI
86
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 8: la classificazione
VAR 15.
VAR 16.
VAR 17.
VAR 18.
VAR 19.
VAR 20.
VAR 21.
VAR 22.
VAR 23.
VAR 24.
VAR 25.
VAR 26.
VAR 26 - A
VAR 26 - B
VAR 27.
VAR 28.
VAR 29.
VAR 30.
VAR 31.
VAR 32.
- Elenco indirizzi delle Direzioni Generali
- Indirizzi telegrafici militari
SITUAZIONE PERSONALE CIVILE ED EFFICIENZA DEGLI ORGANI
GIUDIZIARI MILITARI
DELEGHE RITIRO CORRISPONDENZA E SERVIZIO POSTA
COMUNICAZIONI E CERTIFICAZIONI RILASCIATE A RICHIEDENTI
ESTERNI
- Attività certificativi militare
DOTAZIONI ORGANICHE.- PROFILI PROFESSIONALI
- Attribuzioni di funzioni diverse dal profilo rivestito
GESTIONE IMMOBILI UFFICI GIUDIZIARI DI PALAZZO CESI
- Esigenze di locali per gli Uffici giudiziari militari di Palazzo Cesi
PARERI, QUESITI, RISPOSTE
INTERROGAZIONI ED INTERPELLANZE PARLAMENTARI
CORRISPONDENZA CON ALTRI UFFICI, ENTI: DISGUIDI POSTALI
UFFICI GIUDIZIARI.
- Fascicoli
ACQUISTO PUBBLICAZIONI:
- Atti parlamentari
- Guida Monaci
- De AgostIni
- Pagine Italia
- Pagine Utili – Pagine Utili Affari
COLLABORAZIONE INTERNAZIONALE UNGHERIA
- Missioni all’estero dei componenti del CMM
CORRISPONDENZA CARATTERE VARIO E RESIDUALE CON GLI UFFICI
GIUDIZIARI MILITARI
CARENZE ORGANICHE DI PERSONALE CIVILE, NEGLI UFFICI
GIUDIZIARI MILITARI
(adeguamento organico da 129 a 173 unità)
INDAGINE CONOSCITIVA SUL FUNZIONAMENTO DEGLI UFFICI
GIUDIZIARI MILITARI
ESPOSTI (FINO AL 1993)
DENUNCE (FINO AL 1993)
SEZIONE DI POLIZIA GIUDIZIARIA MILITARE
DENUNCE ED ESPOSTI (OLTRE IL 1993)
PUBBLICHE RELAZIONI (CORTE COSTITUZIONALE, CAMERA,
SENATO)
SERVIZIO MANOVALANZA (RICHIESTE)
Nota: il presente titolario è in fase di revisione. Il nuovo titolario costituirà il Titolario dei documenti dell’Unità SEGR dal 1° gennaio 2004.
87
Pagina non scritta
88
Paragrafo n. 9: l’accesso
9.1. A CCESSO
AI DOCUMENTI E TUTELA DEI DATI PERSONALI .
1. Il CMM è dotato di un sistema informatizzato predisposto per
l’interoperabilità.
2. L’attivazione dei modi d’interconnessione, che permetta l’accesso
ai sistemi di protocollo informatico delle aree organizzative omogenee esterne, è tuttavia rinviata all’avvenuta acquisizione d’impianti hardware e di
programmi software, con le specifiche tecniche di settore, in corso di approvvigionamento da parte dell’Amministrazione della Difesa, e alla relativa messa in uso, dopo un congruo periodo di collaudo.
3. In tal evenienza, sarà dato corso all’aggiornamento della presente
versione del manuale, con apposita variante.
4. Allo stato, la consultazione è limitata ai documenti cartacei.
5. L’accesso alle informazioni elettroniche della banca dati del sistema informativo CMM è riservato al solo personale del Consiglio medesimo
ed è attuato con procedure interne.
6. Per gli Uffici ed il personale della Giustizia militare, è prevista
l’attivazione di un accesso parziale alle informazioni elettroniche della banca dati del sistema informativo del CMM, da attuarsi mediante INTRANET e
sulla base d’autorizzazioni e procedure specifiche in corso di definizione.
7. L’accesso di terzi alle informazioni del Registro cartaceo del protocollo, al registro di protocollo d’emergenza e al registro di protocollo informatico è soggetto all’autorizzazione preventiva del Comitato di Presidenza,
a norma dell’art. 14 del regolamento interno del CMM.
9.2. A MBITO
DELL ’ ACCESSO E DELLA CONSULTAZIONE .
1. Il Consiglio, in armonia con la normativa vigente e con specifico riferimento all’art. 25 della Legge 7 agosto 1990 n. 241 e dell’art. 5 del DPR
27 giugno 1992 n. 352, assicura il principio della trasparenza dell'
azione
89
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 9: l’accesso
amministrativa, l’esercizio del diritto d’accesso ai documenti dell'
archivio
corrente e delle sezioni dell’Archivio storico.
2. La consultazione degli atti e dei documenti cartacei ed il rilascio di
copie dei verbali delle riunioni consiliari avviene nei locali del CMM messi
a disposizione e a norma dell’articolo 14 del Regolamento interno del Consiglio, qui di seguito riportato:
«1. Chiunque ha diritto di ottenere copia o visione dei verbali delle sedute
pubbliche del Consiglio e delle delibere consigliari assunte in seduta pubblica.
2. La visione o il rilascio di copia dei verbali delle commissioni nonché degli
atti e dei documenti formati o acquisiti nel corso dei procedimenti consigliari definiti in seduta pubblica sono autorizzati dal comitato di presidenza,
previo parere della commissione, a richiesta di chiunque vi abbia un giustificato motivo. Con provvedimento motivato, l'autorizzazione può essere negata, ovvero limitata alla sola visione, in relazione ad atti e documenti per i
quali sia prevalente l'esigenza di salvaguardare la sicurezza di beni o persone o la riservatezza della sfera privata dei magistrati interessati al procedimento o di terzi, salvo che gli atti o i documenti siano necessari al richiedente per far valere propri interessi giuridicamente rilevanti. In nessun caso
possono essere autorizzati, se non al magistrato interessato al procedimento,
la visione o il rilascio di copia di atti o documenti coperti dal segreto di indagine penale ovvero dei quali sia vietata la pubblicazione. Contro il diniego di autorizzazione è ammesso reclamo al Consiglio che provvede entro
trenta giorni.
3. Per i procedimenti definiti in seduta non pubblica, la visione o il rilascio
di copia dei verbali delle sedute del Consiglio o delle commissioni, nonché
degli atti e dei documenti formati o acquisiti nel corso del procedimento è
autorizzato dal comitato di presidenza, previo parere della commissione, esclusivamente nel caso in cui la conoscenza o la copia di tali atti siano necessarie al richiedente per fare valere propri interessi giuridicamente rilevanti. In tali casi, l'autorizzazione, se richiesta da soggetti diversi dal magistrato interessato al procedimento, è limitata alla sola visione ove sussistano
prevalenti esigenze di rispetto del segreto di indagine penale, di salvaguardia della riservatezza della sfera privata dei magistrati interessati al procedimento o di terzi, ovvero specifiche e gravi esigenze di efficacia dell'attività
consiliare. La visione o il rilascio di copia di delibere adottate in seduta segreta non sono consentiti nei casi in cui la segretazione sia disposta per esigenze di tutela della sicurezza di beni o di persone, salvo che la richiesta
provenga dal magistrato interessato al procedimento. Contro ogni diniego,
anche parziale, di autorizzazione è ammesso reclamo al Consiglio che provvede entro trenta giorni.
90
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 9: l’accesso
4. Anteriormente alla definizione del procedimento, la visione o il rilascio di
copia dei verbali delle commissioni nonché degli atti e dei documenti formati o acquisiti nel corso del procedimento stesso e per i quali la commissione
non abbia disposto la segretazione, sono autorizzati dal comitato di presidenza, previo parere della commissione, esclusivamente nel caso in cui la
conoscenza o la copia di tali atti siano necessarie al richiedente per far valere propri interessi giuridicamente rilevanti e sempre che non vi ostino prevalenti esigenze di rispetto del segreto di indagine penale, di tutela della sicurezza di beni o persone, di salvaguardia della riservatezza della sfera privata dei magistrati interessati al procedimento o di terzi, ovvero specifiche e
gravi esigenze di efficacia dell'attività consiliare. Al magistrato interessato
al procedimento può essere negata l'autorizzazione anche alla sola visione
degli atti, soltanto se le esigenze suddette rivestano caratteri di eccezionale
preminenza. Contro il diniego, anche parziale, di autorizzazione è ammesso
reclamo al Consiglio che provvede entro trenta giorni.
5. Il rilascio di copia avviene a spese del richiedente.».
3. La modificazione dell’articolo 14 del Regolamento interno del Consiglio, sopra riportato, attuata con le procedure del CMM, è pubblicata sul
presente manuale.
9.3. L IMITAZIONI
ALL ’ ACCESSO ( ESCLUSIONE PERMANENTE ).
L’accesso e la consultazione dei documenti del CMM sono soggetti ai
soli limiti previsti dalla normativa vigente e delle disposizioni qui di seguito
riportate.
9.3.1. Esclusioni per motivi d’ordine e sicurezza pubblica.
1. La corrispondenza e la documentazione del CMM riguardante la
sicurezza personale dei consiglieri, la sicurezza dei siti INTERNET o del sistema informativo sono escluse dalla consultazione e dall’accesso, ai sensi
dell’art. 21 del DPR 30 settembre 1963, n. 1409, recante norme relative
all’ordinamento degli archivi di stato.
2. La sottoposizione dei documenti a tale regime d’esclusione è indicata con la dicitura “ESCLUSO DALL’ACCESSO”, riportata sul documento medesimo.
91
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 9: l’accesso
9.3.2. Esclusioni per altri motivi di riservatezza.
Riguardo all’esigenza di salvaguardare la riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche, gruppi, e associazioni, sono escluse dall'
accesso le
seguenti categorie di documenti amministrativi:
a) i rapporti informativi, nella parte contenente notizie riservate relative ai
soggetti coinvolti nelle attività istituzionali del CMM e al personale dipendente dal Consiglio, oppure ivi comandato, distaccato e/o fuori ruolo;
b) la documentazione relativa ad accertamenti medici ed alla salute delle
persone;
c) la documentazione caratteristica e matricolare, se concernente situazioni
private del personale;
d) la documentazione relativa al trattamento economico individuale, limitatamente ai dati la cui conoscibilità possa portare alla rivelazione di
fatti personali che il dipendente può avere interesse a mantenere riservati;
e) i verbali delle riunioni del CMM, nel caso in cui riguardino l'
adozione
di atti sottratti all'
accesso.
2. L'
esclusione dall'
accesso non riguarda in ogni caso i documenti
amministrativi relativi alla persona del richiedente.
9.4. I L DIFFERIMENTO
DELL '
ACCESSO ( ESCLUSIONE TEMPORANEA ).
1. Il differimento dell'
accesso ai documenti amministrativi può essere
disposto, ai sensi dell'
art. 24, comma 6, della legge 7 agosto 1990, n. 241,
quando vi sia un'
oggettiva necessità di tutela delle esigenze di riservatezza
dell'
amministrazione, riguardo a documenti amministrativi la cui conoscenza possa impedire o gravemente ostacolare lo svolgimento dell'
azione amministrativa. L'
atto che dispone il differimento ne indica la durata.
2. Per la tutela delle esigenze di cui dell'
art. 24, comma 2, della legge
7 agosto 1990, n. 241, l'
accesso alle categorie di documenti amministrativi
di seguito indicati è differito fino al momento espressamente specificato per
ciascuna di esse:
a) la documentazione riguardante le prove di concorso o selettive per
l'
assunzione nella magistratura militare, fino alla conclusione del relativo
procedimento;
92
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 9: l’accesso
b) la documentazione riguardante le singole procedure per la progressione in carriera dei magistrati militari e degli uditori giudiziari militari, fino
alla conclusione del relativo procedimento;
c) la documentazione attinente a procedimenti disciplinari e per il trasferimento d’ufficio, nonché quella concernente l'
istruzione di ricorsi presentati
a loro riguardo, fino alla conclusione del relativo procedimento;
d) le segnalazioni, gli atti istruttori, gli esposti nonché ogni altro analogo
documento, limitatamente alle parti che contengano dati, informazioni e notizie su soggetti riconoscibili, fino al termine del procedimento cui hanno
dato origine;
e) la documentazione attinente ai provvedimenti di cessazione dal servizio, fino alla conclusione del relativo procedimento;
f) l'
elenco dei soggetti che hanno presentato offerte nel caso di procedure
contrattuali quali pubblici incanti, licitazioni private e appalti concorso, trattative private, esperite dall'
Amministrazione della Difesa a richiesta del
CMM per proprie esigenze, fino alla scadenza del termine per la presentazione delle medesime.
9.5. U LTERIORI
CASI DI DIFFERIMENTO DELL '
ACCESSO .
1. Particolari forme riservate d’accesso alle informazioni del protocollo unico del CMM possono essere previste per:
- documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari.
- documenti di competenza del Presidente, del Vicepresidente o dei
Presidenti delle Commissioni, oppure del Dirigente della Segreteria del
CMM, che, se resi di pubblico dominio, possano ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
- documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio
a terzi o al buon andamento dell'
attività amministrativa.
- Le tipologie di documenti individuati dall'
articolo 24 della legge 7
agosto 1990 n. 241 e dall'
articolo 8 del DPR 27 giugno 1992 n. 352.
2. L'
ufficio del Magistrato Segretario è il soggetto autorizzato, all'
interno del protocollo unico, all'
attivazione di procedure particolari di registrazione a protocollo con accesso riservato.
93
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 9: l’accesso
9.6. L A REGISTRAZIONE
CON RISERVA D ’ ACCESSO .
La registrazione a protocollo con accesso riservato alle relative informazioni è disciplinato nel manuale al paragrafo n. 4.7.
94
Paragrafo 10: la sicurezza
1. Procedure e strumenti per la protezione dei dati dei documenti informatici prodotti presso il CMM secondo i criteri di legge sono in corso di
definizione.
2. All’attivazione, esse formeranno oggetto di un piano della sicurezza, che sarà pubblicato nel presente manuale con specifica variante.
3. Il piano della sicurezza conterrà l’indicazione delle misure di protezione che devono essere realizzate e gestite con assoluta priorità sia per
l’applicazione degli adempimenti normativi di riferimento, che per tutelare i
dati da potenziali minacce.
4. Alle indicazioni di sicurezza proposte in questo documento deve
essere riconosciuto il carattere d’enucleazione d’esigenze di sicurezza minimale, rispetto a quelle che saranno inserite poi nel piano complessivo, da
definire, progettare e realizzare, nell’arco temporale orientativo di 12 mesi.
5. Allo stato, si avvertono le seguenti esigenze:
A. O RGANIZZAZIONE DELLA SICUREZZA:
1. piano di valutazione dei rischi per classificare e valorizzare i beni
da tutelare, per accertare il grado ottimale d'
esposizione al rischio, per definire un conseguente livello di protezione nel trattamento dei documenti e dei
dati personali;
2. conseguente riduzione del rischio accertato, nel breve e medio periodo, stando che non è coerente ipotizzare il lungo periodo in un settore
quale l’informatica, soggetta a radicali trasformazioni nell’arco di un biennio;
3. definizione di una rete di responsabilità specifiche sulla sicurezza;
4. integrazione della struttura organizzativa esistente con le esigenze
di prevenzione, protezione e contrasto per tal via definite;
5. separazione dei compiti nel personale, distinguendo tra competenze
per la tenuta del sistema informatico e quelle del monitoraggio e verifica del
suo funzionamento in ordine alle esigenze della sicurezza;
6. l’individuazione del responsabile per la tenuta del sistema informativo, vale a dire il referente istituito dal decreto legislativo 12 febbraio 1993
n. 39, cui compete la pianificazione degli interventi di automazione,
95
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 10: la sicurezza
l’adozione delle cautele e delle misure di sicurezza, la committenza delle attività da affidare all’esterno;
7. il ricorso ad un gestore esterno per le operazioni connesse alla sicurezza e per la fornitura dei relativi servizi, il quale operi sotto il controllo del
responsabile dei sistemi informativi.
8. l’individuazione del proprietario dei dati e delle applicazioni;
l’indirizzo è nel senso che tale figura debba essere individuata nel responsabile di ciascuna unità organizzativa omogenea, per la sfera di informazioni
di sua diretta competenza o per la responsabilità di trattamento;
9. l’individuazione del responsabile dell’archiviazione ottica dei documenti, di cui all’art. 8 della Deliberazione AIPA n. 24/1998, con
l’ulteriore incarico di provvedere al riversamento e conservazione del contenuto giornaliero del protocollo informatico.
10. sensibilizzazione di tutti gli operatori sul valore delle informazioni,
sul rischio al quale esse risultano esposte, sulle misure di sicurezza e
sull’importanza che siano progettate adeguatamente.
B. G ESTIONE DELLA SICUREZZA:
La garanzia della sicurezza deve essere ottenuta ricorrendo ad un sistema di gestione (management system) della sicurezza che preveda:
1. il Piano della Sicurezza, con la definizione degli obiettivi e delle finalità delle politiche di sicurezza, le strategie di sicurezza scelte dalla Amministrazione nonché il modello organizzativo ed i processi per attuarle;
2. le regole per la sicurezza, le quali indichino, coerentemente col
Piano della Sicurezza, le direttive da seguire per lo sviluppo, la gestione, il
controllo e la verifica delle misure di sicurezza da adottare e le norme comportamentali da parte del personale. Tali regole devono essere modificate al
verificarsi di cambiamenti di scenario e devono riguardare la gestione della
sicurezza del sistema, della rete interna, dei collegamenti esterni, il ciclo di
vita del software, la manutenzione operativa, l’emergenza per la gestione
degli incidenti, la sicurezza del Personale.
C. C ONTROLLO
DEGLI ACCESSI .
Ulteriori elementi per la sicurezza sono costituiti dall’elencazione dei
beni dell’organizzazione, dei processi e delle informazioni. Al riguardo, si
evidenziano le seguenti necessità, in vista del controllo da attuare:
96
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 10: la sicurezza
1. Controllo dal punto di vista fisico:
Valutazione delle minacce, associata alla lista dei beni da proteggere.
Pianificazione dei Controlli di Sicurezza.
Contromisure a garanzia che gli accessi avvengano esclusivamente secondo modalità prestabilite.
Controllo degli accessi fisici, con restrizione dei diritti d’accesso del
personale alle zone che ospitano gli impianti informatici e no (magazzini tecnici, aree di conservazione dei dati di riserva e/o impianti ad alto
rischio, uffici riservati, ecc.) e degli accessi fisici alle aree che supportano gli apparati di rete, le LAN, gli impianti elettrici, di condizionamento, di telefonia e delle linee dati, i supporti di backup, i documenti e
qualsiasi altro elemento richiesto per la gestione e manutenzione dei sistemi e non solo alla protezione dei locali contenenti sistemi hardware.
Accesso alle aree critiche, secondo diversi livelli ed esigenze di sicurezza, alle persone preventivamente autorizzate.
Informazione a ciascun dipendente delle restrizioni all’accesso alle aree
di competenza in termini d'
accesso fisico e d'
orario.
Informazione al personale esterno all’Ufficio (frequentatori, personale
delle varie imprese che accedano all’Ente, ecc.) delle restrizioni
all’accesso alle aree di competenza in termini d'
accesso fisico e d'
orario.
Accesso controllato agli impianti e locazioni sensibili, tramite l'
uso di
badge magnetici/smart card strettamente personali, rilasciati esclusivamente al personale autorizzato.
2. Controllo dal punto di vista logico:
I controlli dell’accesso dal punto di vista logico devono fornire un
modo tecnico per la verifica e l’autorizzazione all'
accesso di un utente alle
risorse di sistema ed alle informazioni, al fine di garantire il controllo:
- degli utenti appartenenti all’Ufficio, da abilitare all’accesso alle informazioni da utilizzare, ai programmi che possono eseguire e alle modifiche
che possono apportare, mediante strumenti per l’autenticazione invidiale
degli utenti e degli accessi loro consentiti;
- degli altri utenti, da abilitare all’accesso alle sole informazioni loro consentite e con rilevazione ed individuazione dei tentativi d’accesso da parte di
individui non autorizzati.
97
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 10: la sicurezza
Il servizio d’identificazione ed autenticazione deve essere eseguito
mediante tecniche basate su password e userid (identificativo utente).
D. P ROTEZIONE
ANTI VIRUS .
1. Deve essere garantita un’efficace protezione dalla minaccia molto
ricorrente e dannosa, costituita dai cosiddetti virus informatici):
- nelle operazioni dirette, come nel caso di trasferimento di file, di lettura di una e-mail o di un attachment, dell'
installazione di un’applicazione da
un supporto esterno (floppy, nastro, zip) o nei collegamenti attraverso
INTERNET;
- come effetto, nascosto e non individuabile, di una azione indiretta,
quale l'
apertura di un file in formato Word o Excel, contenente un macro virus, o la visualizzazione di una pagina WEB, contenente un applet o un
componente Active X.
2. Le misure di prevenzione, quali le applicazioni anti virus, devono
essere installate sui server e sui client, con frequenza d’analisi del sistema
quotidiana o residente in memoria.
3. I sistemi commerciali anti virus devono essere aggiornati con frequenza settimanale, o, in caso di apparizione di nuovi virus, tempestiva.
4. Le workstation che possiedono applicazioni anti virus devono controllare tutti i dati che vengono immessi sul sistema.
5. I programmi ricevuti non devono essere “aperti” senza essere prima
sottoposti ad un'
analisi. Tutti i files trasmessi attraverso la rete (comprese le
e-mail) devono essere analizzati al momento della ricezione. L'
analisi delle
informazioni in transito tra interno ed esterno deve avvenire al perimetro
della rete, effettuando l'
analisi attraverso i sistemi di accesso (firewall o
server posta).
6. Tale approccio deve permettere il controllo e la gestione dei sistemi
anti virus in modo centralizzato e il più efficiente possibile, in relazione alla
importanza dei dati da salvaguardare..
7. I programmi antivirus devono essere studiati ed adattati per le specifiche esigenze di difesa dell’Ente.
98
Manuale di gestione del CMM
Paragrafo 10: la sicurezza
E. L A GESTIONE
DEI SUPPORTI .
1. In fase d’analisi delle applicazioni, dovrà essere tenuto presente che
ragioni di sicurezza richiedono che, per il back up su supporto elettronico, le
applicazioni possano essere trasportabili in caso di disastro o facilmente ripristinabili in fase d'
emergenza.
2. Le copie dei programmi applicativi, i dati, la documentazione a
supporto ed il software di sistema operativo usato in produzione, oltre ad un
controllo di tipo logico, per quanto riguarda la sicurezza fisica devono essere depositate in un'
ubicazione separata, che agisca da Archivio di Sicurezza.
3. In tale archivio, gli atti e i documenti contenenti i dati personali devono essere conservati prevedendo un accesso selezionato, organizzato cioè
in maniera tale che le pratiche conservate siano suddivise per argomenti, tipologie e caratteristiche omogenee. Del pari, gli accessi dovranno perciò essere organizzati in maniera selettiva, con riferimento ai soli elementi necessari al tipo di consultazione e solo per il periodo necessario e sufficiente a
svolgere la consultazione necessaria.
G. L A GESTIONE
dere:
DEGLI INCIDENTI .
Ulteriore e fondamentale presidio di sicurezza è costituito dal preve-
- la predisposizione di una procedura per la gestione degli incidenti e
l’approntamento di uno specifico servizio d’assistenza, in caso d’eventi che
possano avere effetti negativi sulle operazioni del sistema, anche in termini
di frode, danno, abuso, compromissione dell'
informazione o perdita di beni;
- l’affidamento a un gestore esterno della gestione degli incidenti, in ragione della notevole complessità della professionalità richiesta allo scopo,
che deve assicurare il contenimento e la riparazione del danno derivante dagli incidenti, la prevenzione dei danni futuri, evitare danni diretti alle persone e i danni economici conseguenti;
- la creazione di una “S Q U A D R A D I P R O N T O I N TE R V E N T O ” per la gestione degli incidenti, in modo da poterli limitare e prevenire in maniera efficace ed economica.
99
Pagina non scritta
100
Paragrafo n. 11: disposizioni finali
11.1. P UBBLICAZIONE
ED EFFICACIA DEL MANUALE .
Il presente manuale è pubblicato alla data del 30 ottobre 2003 come
versione 1.0. e ha efficacia dal 1° gennaio 2004.
11.2. C OMUNICAZIONE
DEL MANUALE .
1. Il manuale è portato a specifica conoscenza del personale del CMM
e alle persone che richiedono l’accesso ai dati.
2. Il manuale è altresì comunicato al Ministero della Difesa, VI Re-
parto, 1° Ufficio Studi e Sistemi informatici ed al Referente unico per
l’Amministrazione Difesa per il Progetto Protocollo Informatico.
3. Il manuale è altresì destinato alla pubblicazione sul sito
istituzionale.
INTERNET
4. La richiesta di copia cartacea del manuale è soggetta alla autorizza-
zione a norma dell’art. 14 del regolamento interno del CMM e al pagamento
delle spese conseguenti.
11.3. A GGIORNAMENTO
DEL MANUALE .
1. Il manuale è aggiornato ogni due anni. L’aggiornamento comporta
il cambiamento della prima cifra del codice della versione.
2. L'
eventuale aggiornamento intermedio comporta il cambiamento
della seconda cifra del codice.
3. Ogni aggiornamento del manuale è pubblicato.
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Pagina non scritta
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Allegati
Allegato A. Manuale amministratore protocollo
A.1. Accesso all’inserimento, modifica ed annullamento dei
documenti.
1) Per consentire ad un utente l’accesso all’inserimento, alla modifica
ordinaria ed all’annullamento del protocollo, l’amministratore deve procedere alle seguenti operazioni:
Aprire la sessione di gestione del Controllo Accessi dell’applicazione FDM.
Selezionare il nominativo dell’utente cui si vuol consentire l’accesso alle funzionalità tipiche dell’Ufficio Protocollo.
Selezionare il ruolo “Protocollazione”.
Chiudere, salvando, la sessione di gestione del Controllo Accessi.
2) Per non consentire ad un utente l’accesso all’inserimento, alla modifica ordinaria ed all’annullamento del protocollo, l’amministratore deve
procedere alle seguenti operazioni:
Aprire la sessione di gestione del Controllo Accessi dell’applicazione FDM.
Selezionare il nominativo dell’utente cui si vuol consentire l’accesso alle funzionalità tipiche dell’Ufficio Protocollo.
Deselezionare il ruolo “Protocollazione”.
Chiudere, salvando, la sessione di gestione del Controllo Accessi.
A.2. Gestione dei progressivi dei protocolli
1) Per consentire una gestione differenziata della protocollazione dei
documenti in modo ordinario o straordinario (emergenza), è gestita una tabella di servizio.
2) Ogni anno viene inizializzato il progressivo del protocollo per la
registrazione ordinaria.
3) Quando avviene un arresto del sistema, la protocollazione viene effettuata su registro cartaceo.
4) Quando viene riavviato il sistema, si abbandona la protocollazione
su registro cartaceo, viene modificato il progressivo ordinario con il valore
103
Manuale di gestione CMM
Allegati
del primo utile per protocollare i documenti recapitati al Consiglio nel giorno di ripristino e non ancora protocollato su registro cartaceo e viene inizializzato il progressivo del protocollo per la registrazione di emergenza con il
primo valore utilizzato per la protocollazione cartacea nel periodo di blocco
del sistema.
A.3. Modifica del progressivo ordinario.
I dati da inserire o modificare sono i seguenti (l’ultimo non interessa il
Protocollo Informatico):
1) DOC (Protocollazione ordinaria di documenti in arrivo ed in partenza)
2) EME (Protocollazione d'
emergenza di documenti in arrivo ed in partenza)
3) DOS (Progressivo per la numerazione dei Dossier).
104
Manuale di gestione CMM
Allegati
Allegato B.
Manuale utente protocollo
B. 1. D OCUMENTI
IN ENTRATA .
B. 1.1.
Inserimento
# 1. I punti di accesso per la protocollatura informatica di un documento
in arrivo sono due: il link “Doc. in Arrivo” nella home page
dell’applicazione e l’operazione “Nuovo” presente nella viste di seguito elencate.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Documenti in arrivo
Da valutare / Segreteria
Segretario – Al seguito
Segretario – Al comitato
Segretario – In commissione
Comitato – Al seguito
Comitato – In commissione
Comitato – Delibera
Comitato – Presa d’atto
# 2. Quando l’utente utilizza uno degli accessi descritti per registrare il
profilo del documento ed acquisirlo otticamente, il sistema controlla la sua
identità e, nel caso non sia stato abilitato dall’amministratore del sistema,
non riesce ad entrare e gli viene presentato il seguente messaggio: “L’UTENTE
CORRENTE NON È ABILITATO ALL’INSERIMENTO DEL PROTOCOLLO!”.
# 3. All’apertura del modulo di protocollatura del documento in arrivo,
vengono valorizzati i seguenti campi: Numero protocollo, Data ed ora registrazione e Data arrivo (data odierna).
# 4. Per potere procedere all’inserimento delle informazioni valide per il
protocollo, l’utente utilizza l’operazione “Inserisci protocollo”, che apre un
secondo modulo dove è possibile digitare o selezionare le informazioni relative al protocollo. Tali informazioni sono: Protocollo mittente (obbligatorio), Mittente (obbligatorio), Data emissione (obbligatoria), Oggetto (obbligatorio), Tipo spedizione (Corriere, Fax, Posta assicurata, Posta elettronica,
Posta ordinaria, Posta prioritaria, Posta raccomandata), Numero raccoman-
105
Manuale di gestione CMM
Allegati
data / assicurata, Nominativo riguardato dal documento, Riferimento a protocollo di un documento in partenza del Consiglio, Seguito ad un protocollo
di un documento in arrivo dello stesso mittente, Persona del Consiglio cui il
documento è stato consegnato, Data archiviazione ed Ubicazione fisica.
# 5. Per potere procedere all’acquisizione ottica del documento in arrivo,
l’utente usa il pulsante “Acquisisci documento”, che, pilotando lo scanner,
consente l’acquisizione ottica del documento, la sua registrazione sul file
system del server e la registrazione nel modulo del profilo del documento
degli estremi per aprire da applicazione l’immagine successivamente.
# 6. Non è consentita la registrazione, se non sono valorizzare le informazioni obbligatorie (nel caso del Protocollo del mittente, occorre digitare
almeno "s.p.", che significa "senza protocollo").
# 7. Tutte le informazioni, unitamente al Nominativo dell’utente, alla Data ed ora di registrazione, sono inserite in un Log, consultabile solo dal Responsabile del protocollo.
# 8. Il sistema automaticamente provvede a segnalare a quale Dossier è
stato eventualmente assegnato il Documento cui si fa riferimento o seguito.
# 9. Inoltre il sistema segnala se non è presente nella rubrica dei mittenti
l’indirizzo di quello corrente.
B. 1.2.
Inserimento in emergenza
# 1. Il punto d’accesso per la protocollatura informatica in emergenza di
un documento in arrivo è il link “Doc. in Arrivo - Emergenza” nella home
page.
# 2. Quando l’utente utilizza tale accesso per registrare il profilo del documento ed acquisirlo otticamente, il sistema controlla la sua identità e, nel
caso non sia stato abilitato dall’amministratore del sistema, non riesce ad
entrare e gli viene presentato il seguente messaggio: “L’UTENTE CORRENTE
NON È ABILITATO ALL’INSERIMENTO DEL PROTOCOLLO!”.
# 3. All’apertura del modulo di protocollatura del documento in arrivo,
vengono valorizzati i seguenti campi: Numero protocollo e Data ed ora registrazione.
# 4. Per potere procedere all’inserimento delle informazioni valide per il
protocollo, l’utente utilizza l’operazione “Inserisci protocollo”, che apre un
secondo modulo dove è possibile digitare o selezionare le informazioni relative al protocollo. Tali informazioni sono: Data arrivo, Protocollo mittente
106
Manuale di gestione CMM
Allegati
(obbligatorio), Mittente (obbligatorio), Data emissione (obbligatoria), Oggetto (obbligatorio), Tipo spedizione (Corriere, Fax, Posta assicurata, Posta
elettronica, Posta ordinaria, Posta prioritaria, Posta raccomandata), Numero
raccomandata / assicurata, Nominativo riguardato dal documento, Riferimento a protocollo di un documento in partenza del Consiglio, Seguito ad
un protocollo di un documento in arrivo dello stesso mittente, Persona del
Consiglio cui il documento è stato consegnato, Data archiviazione ed Ubicazione fisica.
# 5. Per potere procedere all’acquisizione ottica del documento in arrivo,
l’utente usa il pulsante “Acquisisci documento”, che, pilotando lo scanner,
consente l’acquisizione ottica del documento, la sua registrazione sul file
system del server e la registrazione nel modulo del profilo del documento
degli estremi per aprire da applicazione l’immagine successivamente.
# 6. Non è consentita la registrazione, se non sono valorizzare le informazioni obbligatorie (nel caso del Protocollo del mittente, occorre digitare
almeno "s.p.", che significa "senza protocollo").
# 7. Tutte le informazioni, unitamente al Nominativo dell’utente, alla Data ed ora di registrazione, sono inserite in un Log, consultabile solo dal Responsabile del protocollo.
# 8. Il sistema automaticamente provvede a segnalare a quale Dossier è
stato eventualmente assegnato il Documento cui si fa riferimento o seguito.
# 9. Inoltre il sistema segnala se non è presente nella rubrica dei mittenti
l’indirizzo di quello corrente.
B. 1.3.
Modifica
# 1. Il punto d’accesso per la modifica del protocollo informatico di un
documento in arrivo è l’operazione “Modifica protocollo”, presente nel modulo del Profilo del documento in arrivo.
# 2. Quando l’utente utilizza l’operazione descritta per modificare il profilo del documento, il sistema controlla la sua identità e, nel caso non sia
stato abilitato dall’amministratore del sistema, non riesce ad entrare e gli
viene presentato il seguente messaggio: “L’UTENTE CORRENTE NON È ABILITATO
ALLA MODIFICA DEL PROTOCOLLO!”.
# 3. L’operazione “Correggi data” apre un secondo modulo dove è possibile modificare la Data d'
arrivo e valorizzare la Motivazione della modifica.
La modifica della data, unitamente al Nominativo dell’utente, alla Data di
modifica, sono inserite in un Log apposito, consultabile solo dal Responsa-
107
Manuale di gestione CMM
Allegati
bile del protocollo. Viene registrato un documento anche nel Log del protocollo.
# 4. L’operazione “Correggi protocollo” apre un secondo modulo dove è
possibile modificare le informazioni immodificabili del protocollo. Tali informazioni sono: Mittente ed Oggetto. Viene registrato un documento anche
nel Log del protocollo ed il documento modificato viene segnato.
# 5. L’operazione “Modifica protocollo” apre un secondo modulo dove è
possibile modificare le informazioni relative al protocollo. Tali informazioni
sono: Protocollo mittente (obbligatorio), Data emissione (obbligatoria), Tipo
spedizione (Corriere, Fax, Posta assicurata, Posta elettronica, Posta ordinaria, Posta prioritaria, Posta raccomandata), Numero raccomandata / assicurata, Nominativo riguardato dal documento, Riferimento a protocollo di un
documento in partenza del Consiglio, Seguito ad un protocollo di un documento in arrivo dello stesso mittente, Persona del Consiglio cui il documento è stato consegnato, Data archiviazione ed Ubicazione fisica.
# 6. Non è consentita la registrazione delle modifiche, se non sono valorizzare le informazioni obbligatorie (nel caso del Protocollo del mittente occorre digitare almeno "s.p.", che significa "senza protocollo").
# 7. Tutte le informazioni, unitamente al Nominativo dell’utente, alla Data ed ora di modifica, sono inserite in un Log, consultabile solo dal Responsabile del protocollo.
# 8. Il sistema automaticamente provvede a segnalare a quale Dossier è
stato eventualmente assegnato il Documento cui si fa riferimento o seguito.
# 9. Il sistema segnala se non è presente nella rubrica dei mittenti
l’indirizzo di quello corrente.
B. 1.4.
Annullamento
# 1. Il punto d’accesso per l’annullamento del protocollo informatico di
un documento in arrivo è l’operazione “Annullamento” presente nel modulo
del Profilo del documento in arrivo.
# 2. Quando l’utente utilizza l’operazione descritta per annullare il profilo del documento, il sistema controlla la sua identità e, nel caso non sia stato
abilitato dall’amministratore del sistema, non riesce ad entrare e gli viene
presentato il seguente messaggio: “L’UTENTE CORRENTE NON È ABILITATO
ALL’ANNULLAMENTO DEL PROTOCOLLO!”.
# 3. L’operazione “Annullamento” visualizza un piccola finestra, dove
obbligatoriamente bisogna digitare il motivo dell’operazione.
108
Manuale di gestione CMM
Allegati
# 4. Tutte le informazioni relative al profilo del documento, unitamente
al Nominativo dell’utente, alla Data ed ora di annullamento ed al motivo
dell’annullamento, sono inserite in un Log, consultabile solo dal Responsabile del protocollo.
B. 1.5.
Classificazione
# 1. Il punto d’accesso per la classificazione di un documento in arrivo è
la scheda “Titolario”, presente nel modulo del Profilo del documento in arrivo.
# 2. Nella scheda “Titolario” è possibile assegnare al documento Titolo,
Classificazione e Fascicolo,
B. 1.6.
Visualizzazione
# 1. Il punto d’accesso per la visualizzazione di un documento in arrivo e
l’operazione “Modifica” presente nelle viste di seguito elencate:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Documenti in arrivo
Da valutare / Segreteria
Segretario – Al seguito
Segretario – Al comitato
Segretario – In commissione
Comitato – Al seguito
Comitato – In commissione
Comitato – Delibera
Comitato – Presa d’atto
# 2. La modifica s’intende per tutte le informazioni sul flusso di lavoro
subito dal documento e non dei dati di protocollatura.
B. 2. D OCUMENTI
B. 2.1.
IN USCITA
Inserimento
# 1. I punti d’accesso per la protocollatura informatica di un documento
in arrivo sono due: il link “Doc. in Partenza” nella home page
dell’applicazione e l’operazione “Nuovo” presente nella vista Documenti in
partenza
109
Manuale di gestione CMM
Allegati
# 2. Quando l’utente utilizza uno degli accessi descritti per registrare il
profilo del documento ed acquisirlo otticamente, il sistema controlla la sua
identità e, nel caso non sia stato abilitato dall’amministratore del sistema,
non riesce ad entrare e gli viene presentato il seguente messaggio: “L’UTENTE
CORRENTE NON È ABILITATO ALL’INSERIMENTO DEL PROTOCOLLO!”.
# 3. All’apertura del modulo di protocollatura del documento in partenza,
vengono valorizzati i seguenti campi: Numero protocollo, Data ed ora registrazione e Data partenza (data odierna).
# 4. Per potere procedere all’inserimento delle informazioni valide per il
protocollo, l’utente utilizza l’operazione “Inserisci protocollo”, che apre un
secondo modulo dove è possibile digitare o selezionare le informazioni relative al protocollo. Tali informazioni sono: Destinatari (obbligatorio), Per
conoscenza, Oggetto (obbligatorio), Tipo spedizione (Corriere, Fax, Posta
assicurata, Posta elettronica, Posta ordinaria, Posta prioritaria, Posta raccomandata), Nominativo riguardato dal documento, Data archiviazione ed Ubicazione fisica.
# 5. Per potere procedere all’acquisizione ottica del documento in partenza, l’utente usa il pulsante “Acquisisci documento”, che, pilotando lo
scanner, consente l’acquisizione ottica del documento, la sua registrazione
sul file system del server e la registrazione nel modulo del profilo del documento degli estremi per aprire da applicazione l’immagine successivamente.
# 6. Non è consentita la registrazione, se non sono valorizzare le informazioni obbligatorie.
# 7. Tutte le informazioni, unitamente al Nominativo dell’utente, alla Data ed ora di registrazione, sono inserite in un Log, consultabile solo dal Responsabile del protocollo.
B. 2.2.
Inserimento in emergenza
# 1. Il punto d’accesso per la protocollatura informatica in emergenza di
un documento in arrivo è il link “Doc. in Partenza - Emergenza” nella home
page.
# 2. Quando l’utente utilizza uno degli accessi descritti per registrare il
profilo del documento ed acquisirlo otticamente, il sistema controlla la sua
identità e, nel caso non sia stato abilitato dall’amministratore del sistema,
non riesce ad entrare e gli viene presentato il seguente messaggio: “L’UTENTE
CORRENTE NON È ABILITATO ALL’INSERIMENTO DEL PROTOCOLLO!”.
110
Manuale di gestione CMM
Allegati
# 3. All’apertura del modulo di protocollatura del documento in partenza,
vengono valorizzati i seguenti campi: Numero protocollo e Data ed ora registrazione.
# 4. Per potere procedere all’inserimento delle informazioni valide per il
protocollo, l’utente utilizza l’operazione “Inserisci protocollo”, che apre un
secondo modulo dove è possibile digitare o selezionare le informazioni relative al protocollo. Tali informazioni sono: Data partenza, Destinatari (obbligatorio), Per conoscenza, Oggetto (obbligatorio), Tipo spedizione (Corriere,
Fax, Posta assicurata, Posta elettronica, Posta ordinaria, Posta prioritaria,
Posta raccomandata), Nominativo riguardato dal documento, Data archiviazione ed Ubicazione fisica.
# 5. Per potere procedere all’acquisizione ottica del documento in partenza, l’utente usa il pulsante “Acquisisci documento”, che, pilotando lo
scanner, consente l’acquisizione ottica del documento, la sua registrazione
sul file system del server e la registrazione nel modulo del profilo del documento degli estremi per aprire da applicazione l’immagine successivamente.
# 6. Non è consentita la registrazione, se non sono valorizzare le informazioni obbligatorie.
# 7. Tutte le informazioni, unitamente al Nominativo dell’utente, alla Data ed ora di registrazione, sono inserite in un Log, consultabile solo dal Responsabile del protocollo.
B. 2.3.
Modifica
# 1. Il punto d’accesso per la modifica del protocollo informatico di un
documento in partenza è l’operazione “Modifica protocollo” presente nel
modulo del Profilo del documento in partenza.
# 2. Quando l’utente utilizza l’operazione descritta per modificare il profilo del documento, il sistema controlla la sua identità e, nel caso non sia
stato abilitato dall’amministratore del sistema, non riesce ad entrare e gli
viene presentato il seguente messaggio: “L’UTENTE CORRENTE NON È ABILITATO
ALLA MODIFICA DEL PROTOCOLLO!”.
# 3. L’operazione “Correggi data” apre un secondo modulo dove è possibile modificare la Data di arrivo e valorizzare la Motivazione della modifica. La modifica della data, unitamente al Nominativo dell’utente, alla Data
di modifica, sono inserite in un Log apposito, consultabile solo dal Responsabile del protocollo. Viene registrato un documento anche nel Log del protocollo.
111
Manuale di gestione CMM
Allegati
# 4. L’operazione “Correggi protocollo” apre un secondo modulo dove è
possibile modificare le informazioni immodificabili del protocollo. Tali informazioni sono: Destinatario ed Oggetto. Viene registrato un documento
anche nel Log del protocollo ed il documento modificato viene segnato.
# 5. L’operazione “Modifica protocollo” apre un secondo modulo dove è
possibile modificare le informazioni relative al protocollo. Tali informazioni
sono: Per conoscenza, Tipo spedizione (Corriere, Fax, Posta assicurata, Posta elettronica, Posta ordinaria, Posta prioritaria, Posta raccomandata), Nominativo riguardato dal documento, Data archiviazione ed Ubicazione fisica.
# 6. Non è consentita la registrazione delle modifiche, se non sono valorizzare le informazioni obbligatorie.
# 7. Queste informazioni, unitamente al Nominativo dell’utente, alla Data ed ora di modifica, sono inserite in un Log, consultabile solo dal Responsabile del protocollo.
B. 2.4.
Annullamento
# 1. Il punto d’accesso per l’annullamento del protocollo informatico di
un documento in partenza è l’operazione “Annullamento” presente nel modulo del Profilo del documento in partenza.
# 2. Quando l’utente utilizza l’operazione descritta per annullare il profilo del documento, il sistema controlla la sua identità e, nel caso non sia stato
abilitato dall’amministratore del sistema, non riesce ad entrare e gli viene
presentato il seguente messaggio: “L’UTENTE CORRENTE NON È ABILITATO
ALL’ANNULLAMENTO DEL PROTOCOLLO!”.
# 3. L’operazione “Annullamento” visualizza un piccola finestra, dove
obbligatoriamente bisogna digitare il motivo dell’operazione.
# 4. Tutte le informazioni relative al profilo del documento, unitamente
al Nominativo dell’utente, alla Data ed ora d'
annullamento ed al motivo
dell’annullamento, sono inserite in un Log, consultabile solo dal Responsabile del protocollo.
B. 2.5.
Classificazione
# 1. Il punto d'
accesso per la classificazione di un documento in arrivo è
la scheda “Titolario” presente nel modulo del Profilo del documento in partenza.
112
Manuale di gestione CMM
Allegati
# 2. Nella scheda “Titolario” è possibile assegnare al documento Titolo,
Classificazione e Fascicolo.
B. 2.6.
Visualizzazione
# 1. Il punto di accesso per la visualizzazione di un documento in partenza e l’operazione “Modifica” presente nella vista Documenti in arrivo
# 2. La modifica si intende per tutte le informazioni sul flusso di lavoro
subito dal documento e non dei dati di protocollatura.
B. 2.7.
Registro protocollo giornaliero
# 1. Il registro di protocollo giornaliero riporta tutte le operazioni effettuare dal personale dell’Ufficio Protocollo. In dettaglio sono riportate le seguenti informazioni:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Operazione (Inserimento, Modifica, Annullamento, Inserimento in emergenza)
Numero protocollo Consiglio
Data registrazione
Mittente
Data emissione
Protocollo mittente
Oggetto
Data partenza
Destinatari
B. 3. L OG
DEL PROTOCOLLO
# 1. Il Log del protocollo riporta tutte le operazioni effettuare dal personale dell’Ufficio Protocollo.
# 2. Nella vista categorizzata per documenti sono riportate le seguenti informazioni:
•
•
•
•
•
Numero protocollo Consiglio
Data operazione
Operazione (Inserimento, Modifica, Annullamento, Inserimento in emergenza)
Utente
Tipo documento (Arrivo, Partenza)
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Manuale di gestione CMM
Allegati
# 3. Nella vista categorizzata per data operazione sono riportate le seguenti informazioni:
•
•
•
•
•
•
Data operazione
Ora operazione
Numero protocollo Consiglio
Operazione (Inserimento, Modifica, Annullamento)
Utente
Tipo documento (Arrivo, Partenza)
# 4. Il dettaglio del Log riporta invece le seguenti informazioni.
Per il documento in arrivo:
•
•
•
•
Data operazione
Operazione
Utente
Numero protocollo
• Data registrazione
• Ora registrazione
• Data arrivo
• Protocollo mittente
• Mittente
• Data emissione
• Oggetto
• Tipo spedizione
• Numero raccomandata o assicurata
• Nominativo riguardato dal documento
• Riferimento a protocollo di un documento in partenza del Consiglio
• Seguito ad un protocollo di un documento in arrivo di pari mittente
• Persona del Consiglio cui il documento è stato consegnato
• Data archiviazione
• Ubicazione fisica
Per il documento in partenza:
•
•
•
Data operazione
Operazione
Utente
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Manuale di gestione CMM
Allegati
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Numero protocollo
Data registrazione
ora registrazione
Destinatari
Per conoscenza
Oggetto
Tipo spedizione
Nominativo riguardato dal documento
Data archiviazione
Ubicazione fisica
B. 4. L OG
DELLA DATA
# 1. Il Log della data riporta tutte le modifiche di data d'
arrivo effettuate
dal personale dell’Ufficio Protocollo.
# 2. Nella vista categorizzata per Data modifica sono riportate le seguenti
informazioni:
•
•
•
•
Utente
Data protocollatura originaria
Data protocollatura finale
Motivazione
Nota: allo stato, il manuale utente è applicato alla sola Unità organizzativa CONS.
115
Pagina non scritta
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