Università degli Studi di Trieste
Direzione Amministrativa
Relazione
sull’andamento
della gestione 2005
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
Premessa
pag. 2
1 - DIREZIONE AMMINISTRATIVA
pag. 4
2 - UFFICIO PER LA QUALITÀ E LA VALUTAZIONE
pag. 4
3 - STAFF DEL RETTORE PER LA COMUNICAZIONE
pag. 11
4 - CONTROLLO DI GESTIONE
pag. 14
5 - UFFICIO DI STAFF DEL DIRETTORE AMMINISTRATIVO
pag. 18
6 - DIVISIONE AFFARI ISTITUZIONALI
pag. 20
7 - SEZIONE DIDATTICA
pag. 20
8 - SEZIONE OOAA RICERCA FSE
pag. 25
9 - SEZIONE RELAZIONI ESTERNE E INTERNAZIONALI
pag. 29
10 - DIVISIONE AFFARI GENERALI E DEL PERSONALE
pag. 33
11 - SEZIONE PERSONALE DOCENTE
pag. 33
12 - SEZIONE PERSONALE TA
pag. 37
13 - SEZIONE AFFARI GENERALI DEL PERSONALE
pag. 43
14 - SEZIONE STIPENDI E FISCALITÀ
pag. 46
15 - SEZIONE AA.GG. E DOCUMENTALI
pag. 48
16 - DIVISIONE AFFARI ECONOMICI
pag. 53
17 - SEZIONE AFFARI PATRIMONIALI
pag. 54
18 - SEZIONE ECONOMATO
pag. 56
19 - SEZIONE SERVIZI GENERALI
pag. 59
20 - SEZIONE AFFARI FINANZIARI
pag. 61
21 - DIVISIONE AFFARI TECNICI ED EDILIZI
pag. 65
22 - SEZIONE TECNICA
pag. 67
23 - SERVIZIO DI PREVENZIONE E PROTEZIONE
pag. 71
24 - RIPARTIZIONE REALIZZAZIONI EDILIZIE
pag. 73
25 - CSPA
pag. 76
26 - SERVIZIO BIBLIOTECARIO DI ATENEO
pag. 79
27 - CSIA
pag. 81
1
PREMESSA
Nell’anno 2005 l’Università degli Studi di Trieste si è dotata dello strumento di programmazione per
obiettivi.
Nell’ultima parte del 2004 si è svolto il corso di Pianificazione e Programmazione Operativa con
l’intento di perfezionare nell’Ateneo la logica della gestione per obiettivi e di illustrare gli strumenti
teorici ed operativi della programmazione. In seguito i responsabili operativi apicali dell’Ateneo hanno
declinato gli obiettivi strategici espressi dal Rettore in “obiettivi operativi” per l’anno 2005 in base alle
direttive della dirigenza.
Le Divisioni, le Sezioni ed i CSA hanno pertanto formulato 119 obiettivi, su cui concentrare i propri
sforzi; alla verifica di giugno sono stati definitivamente individuati in 115 gli obiettivi perseguiti, in
seguito allo stralcio di 4 e alla successiva modificazione di ulteriori 4, evidenziandone la priorità di 76.
Tale piano degli obiettivi, unitamente alle schede di budget che propongono la programmazione di
spesa per l’esercizio 2005, costituiscono il Piano Esecutivo di Gestione per l’anno 2005.
Lo sforzo di programmazione compiuto dalle strutture si è spinto fino ad esplicitare per ciascun
obiettivo:
i risultati attesi,
i tempi di realizzazione previsti,
il programma necessario a conseguirli,
alcuni possibili indicatori per monitorarne il raggiungimento.
In corso d’anno è stata svolta una costante opera di monitoraggio del grado di realizzazione degli
obiettivi, allo scopo di supportare una gestione razionale delle attività.
Al termine del 2005 si è dato incarico ai Responsabili delle Strutture di redigere una relazione
sull’attività svolta nel corso 2005 riferendo in particolare su:
-
attività di gestione corrente;
-
attività di gestione per obiettivi: è stata riportata l’indicazione di massima del grado di
raggiungimento dei risultati attesi previsti (totale, parziale, stralciato), per ciascun obiettivo ed è
stato fornito un breve commento in particolare per i risultati che non sono stati totalmente
conseguiti.
Da tale sforzo metodologico deve scaturire la messa a punto di un processo che sta entrando
pienamente nei meccanismi operativi della gestione.
Il documento che segue raccoglie e sintetizza le relazioni sulla gestione nel 2005 richieste alle
strutture.
Gli obiettivi esaminati nell’ambito di questa relazione sono 125 (ai 115 già individuati se ne sono
aggiunti ulteriori 8 assegnati alla Sezione Comunicazione Istituzionale e 2 obiettivi prioritari sono stati
portati a 4 per meglio definirne la strategia) di cui 78 prioritari. Di tali obiettivi prioritari non è stato
possibile perseguirne 7 a causa del venir meno delle condizioni necessarie al loro raggiungimento e
tali obiettivi sono, in particolare:
Applicazione nuove normative d. 22/10/04 n. 270 “Modifiche al regolamento recante norme
concernenti l’autonomia didattica degli Atenei” (Sezione Didattica)
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Consuntivo 2005
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Relazione sull’andamento della gestione
Asilo nido aziendale (Sezione Personale TA e Sezione Tecnica)
Implementazione di una banca-dati contenente rif. giurisprudenziali nel settore gare/contratti
(Sezione AA Patrimoniali)
Definizione delle procedure, anche informatiche, per la gestione di tesoreria correlate all’uscita
da tesoreria unica (Sezione AA Finanziari)
Ottenimento CPI (Certificati di Prevenzione Incendi)
(Sezione Tecnica)
degli edifici universitari dai VV.F.
Sistema di sicurezza (d.lgs.n.626/94) (Sezione Tecnica)
Tale verifica di fine anno vuole essere uno strumento di rilevazione del grado di accuratezza ed
efficacia della programmazione fatta ad inizio anno, nonché degli obiettivi non conclusi e delle azioni
che richiedono compimento nel 2006. Naturalmente, in fase di valutazione dei risultati conseguiti, si
dovrà tener nella dovuta considerazione quali siano state le risorse umane disponibili.
Al fine di interpretare i risultati proposti è opportuno porre in evidenza come, nel corso del 2005,
l’Ateneo sia stato coinvolto in un processo di revisione degli organici che ha portato ad effettuare 39
nuove assunzioni di personale strutturato e 18 nuove Progressioni Economiche Verticali.
L’integrazione del personale neoassunto nelle strutture di destinazione è però avvenuto nell’ultima
parte del 2005.
Inoltre il 2005 ha visto le strutture dell’Ateneo interessate da un processo di riorganizzazione degli
uffici, tuttora in corso, che prevede la revisione di parte dell’organigramma dell’Amministrazione
Principale e la costituzione di nuove Unità Organizzative. Ne consegue che, nel corso del 2005, parte
delle risorse assegnate alle strutture sono state rivolte in maniera consistente all’attuazione di tale
processo organizzativo.
Occorre infine rilevare che le entrate disponibili nel 2005 sono state tali da non poter garantire il
finanziamento di alcuni obiettivi il cui conseguimento avrebbe richiesto la destinazione di risorse
specifiche.
3
DIREZIONE AMMINISTRATIVA
UFFICIO PER LA QUALITÀ E LA VALUTAZIONE
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
1) Attività di valutazione
Gestione della procedura Web denominata “Nuclei 2005” ai fini dell’invio delle informazioni al
MIUR (art.1, comma 2 - L.370/99)
L’Ufficio per la Qualità e la Valutazione ha curato, come ogni anno, il reperimento, l’organizzazione e
l’invio telematico (tramite la procedura elettronica Nuclei2005, http://nuclei.miur.it/) dei dati statistici
che il Comitato per la Valutazione del Sistema Universitario richiede annualmente ai Nuclei di
Valutazione, in base alla legge 370/99. Le informazioni raccolte hanno riguardato i seguenti aspetti:
popolazione studentesca,
dotazione di personale docente, tecnico-amministrativo, assegnisti, personale a tempo
determinato (per ciascuna struttura),
offerta formativa, organizzazione delle attività didattiche, stage e tirocini, valutazione della
didattica (per ogni facoltà),
dotazione di aule, laboratori e biblioteche (per ciascuna struttura),
entrate/uscite per ricerca (per ciascun dipartimento),
mobilità studentesca internazionale,
relazione del Nucleo di Valutazione sulle opinioni degli studenti frequentanti.
L’ Ufficio si è occupato della gestione complessiva della rilevazione curando l’individuazione della
tipologia di dati da inserire, richiedendo i dati alle strutture (uffici amministrazione principale e facoltà)
ed inserendo gli stessi nella procedura, dopo averne verificato la congruità.
Valutazione della didattica 2004/2005 e 2005/2006 (L.370/99)
L’Ufficio ha gestito tutte le fasi del processo di valutazione della didattica (approvvigionamento dei
materiali, invio delle risorse alle facoltà, addestramento degli studenti 150 ore, contatti con i Centri
Servizi, lettura ottica dei questionari, elaborazione dei risultati per l’a.a. 2004/2005).
Ha presentato al Senato Accademico i risultati della valutazione della didattica per l’a.a. 2004/2005
nella seduta del 23/09/2005, illustrando la metodologia di rilevazione e di elaborazione adottata.
Ha realizzato per tutti i portatori di interesse (Senato Accademico, Magnifico Rettore, Presidi, Docenti,
Studenti) una reportistica differenziata e ha inivato il CD contenente tutti i risultati di ciascuna Facoltà
ai Presidi nei primi giorni di settembre 2005 (con due mesi di anticipo rispetto allo scorso anno
accademico, in adempimento alla richiesta formulata dai Presidi).
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Consuntivo 2005
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Relazione sull’andamento della gestione
Per l’anno accademico 2005/2006 ha apportato alcune modifiche alla procedura di rilevazione,
semplificando il questionario.
Valutazione dei Servizi di Ateneo 2004/05
L’ Ufficio ha realizzato, in collaborazione con il Prorettore all’Area Studenti e Formazione e con lo
CSIA, un questionario elettronico per raccogliere le opinioni degli studenti frequentanti sui diversi
servizi offerti dall’Ateneo. In questo questionario sono stati inseriti gli item relativi alla valutazione delle
aule e dei laboratori, prima compresi nel questionario per la valutazione della didattica dei singoli corsi
di insegnamento.
Il questionario per la rilevazione della soddisfazione degli studenti per i servizi di Ateneo è stato
somministrato via web dal 26 ottobre 2005 al 16 dicembre 2005 a tutti gli studenti iscritti regolarmente
nell’anno accademico 2004/05.
I risultati saranno elaborati nel corso del 2006 2006 e saranno inseriti nella Relazione sulle opinioni
degli studenti frequentanti che l’Ufficio invierà al MIUR entro la scadenza del 30 aprile 2006 (art.1,
comma 2 - L.370/99).
Valutazione dei Dottorati di ricerca XXI ciclo (D.M. 224/99, artt. 2 e 3)
L'Ufficio per la Qualità e la Valutazione, in collaborazione con lo CSIA, ha realizzato una procedura
intranet per la rilevazione delle proposte di Istituzione/Rinnovo dei corsi dottorati per il XXI ciclo.
Si è occupato di supportare i coordinatori e i direttori di dipartimento nella compilazione delle proposte,
fornendo informazioni e chiarimenti sull’attività di valutazione e supporto nell’utilizzo della procedura
elettronica
E’ stata esaminata tutta la documentazione proveniente dai dipartimenti, predisponendo un database
Access con tutte le informazioni necessarie per la valutazione.
E’ stato predisposto un modello quantitativo per la valutazione delle proposte di corsi di dottorato di
ricerca presentati, individuando un set di indicatori per ciascuno dei requisiti di idoneità individuati dal
D.M. 224/99. Sulla base del modello è stato possibile realizzare una graduatoria delle proposte
presentate.
Ha curato la redazione della Relazione del Nucleo di Valutazione sulla valutazione del XXI ciclo. Il
documento, illustrativo della metodologia di valutazione e dei risultati ottenuti, è stato inviato a tutti i
Coordinatori e agli Organi Accademici.
Relazione sull’attività di valutazione dei dottorati di ricerca per l’anno 2004 (D.M.224/99, art.3)
E’ stata predisposta la Relazione annuale del Nucleo sull’attività di valutazione dei Dottorati di Ricerca
per l’anno 2004 inviandola al MIUR entro la scadenza del 14/04/05.
Tale relazione, la cui completezza è fattore determinante per l’erogazione di parte dei finanziamenti
relativi ai dottorati di ricerca, è stata classificata dal Ministero come “molto esauriente”.
Valutazione dei master 2005/2006 (D.P.R. 25/92, D.M. 509/99)
L’Ufficio ha supportato il Nucleo di Valutazione nella valutazione dei corsi di master da istituire per
l’anno accademico 2005/2006, analizzando la documentazione pervenuta e predisponendo una
5
tabella riassuntiva dei dati relativi alle diverse proposte di master e della valutazione
conseguentemente espressa dal Nucleo.
Valutazione dell’offerta formativa a.a. 2005/2006 (D.M. 270/2004, art.9, comma 2; D.M. n. 262
5/8/04, artt. 4-6)
L’Ufficio ha supportato il Nucleo di Valutazione nella verifica annuale del rispetto dei requisiti minimi
(personale e strutture) dell’offerta formativa 2005/06, curando la redazione della relazione
sull’adeguatezza delle strutture a disposizione dei corsi di laurea.
Requisiti minimi a.a. 2002/2003 e a.a. 2003/04 (Doc. CNVSU 3/04)
L’Ufficio, in qualità di referente della procedura MIUR per la verifica dei requisiti minimi 2002/03 e
2003/04, ha curato:
-
l’individuazione delle facoltà sotto i requisiti minimi qualitativi e quantitativi di docenza;
-
la comunicazione alle facoltà interessate della situazione di “Non Possesso dei Requisiti
minimi” per gli anni accademici interessati;
-
il supporto tecnico alla facoltà per individuare le opportune azioni finalizzate al rientro nei
requisiti minimi e per l’indicazione dei corsi di laurea da indicare al MIUR come “Privi dei
Requisiti minimi”.
Relazione del Nucleo di Valutazione al Conto Consuntivo 2004 inviata al MIUR
L’Ufficio ha curato la redazione della Relazione del Nucleo di Valutazione al Conto consuntivo 2004
che è stata inviata al MIUR in data 10/10/05.
Attività di Segreteria del Nucleo di Valutazione
L’Ufficio ha svolto attività di segreteria relativamente alle riunioni del Nucleo di Valutazione, gestendo
il calendario delle riunioni, l’invio delle convocazioni e dell’ordine del giorno, l’istruzione delle pratiche
e la verbalizzazione delle riunioni.
Infine l’Ufficio si è occupato della gestione dei contenuti delle pagine web dedicate al Nucleo di
Valutazione.
2) Studi ed analisi statistiche
Modello di distribuzione del Budget per la Didattica Sostitutiva
Il modello considera, ponderando in maniera adeguata, le variabili che condizionano la quantità e la
qualità del servizio didattico offerto a livello di ciascuna Facoltà
Gli indicatori presi in considerazione sono:
1.
6
Fabbisogno di docenza per soddisfare l’offerta formativa prevista
Consuntivo 2005
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Relazione sull’andamento della gestione
2.
Rapporto tra gli studenti iscritti sul costo ponderato “∆i” standard della docenza di ruolo;
3.
ruolo
Rapporto tra il numero di esami superati e costo ponderato “∆i” standard della docenza di
L’Ufficio Statistico di Ateneo è stato il punto di riferimento tecnico dell’Amministrazione per la preposta
Commissione, coordinata dal prorettore prof. Gerbino.
Applicazione dei criteri del modello di riparto FFO MIUR tra le Facoltà e Modello di Riequilibrio
delle risorse stipendiali tra le Facoltà
L’Ufficio è stato coinvolto nei lavori di “trasferimento” delle regole adottate del MIUR per la
distribuzione del FFO nel Sistema Universitario Italiano alle proprie Strutture.
In particolare l’Ufficio sta svolgendo una continua attività di consulenza nel merito agli Organi di
Ateneo, ed in particolare al Nucleo di Valutazione, e di modellizzazione delle proposte per la realtà
dell’Ateneo triestino.
Il nuovo modello per il finanziamento statale alle università
Il Comitato Nazionale per la Valutazione del Sistema Universitario, tenendo anche conto dei criteri
utilizzati nella maggior parte dei Paesi Stranieri, ha ritienuto che l’attribuzione del FFO debba essere
collegata, con le percentuali di seguito proposte, alla valutazione delle seguenti voci:
30% - domanda da soddisfare, misurabile in termini di studenti iscritti (considerando anche le loro
caratteristiche);
30% - risultati dei processi formativi, misurabili annualmente in termini di crediti (Cfu) acquisiti;
30% - risultati delle attività di ricerca scientifica;
10% - incentivi specifici.
L’Università degli Studi di Trieste non “reinveste” in toto le risorse stipendiali che si liberano per
cessazioni o trasferimenti dei propri docenti di ruolo, bensì solamente una parte di esse e più
precisamente il 35%, con la finalità di non superare la soglia del 90% dell’incidenza del costo del
personale di ruolo sul Fondo di Finanziamento Ordinario, limite fissato dalla legge per poter disporre
liberamente delle risorse.
Obiettivo strategico dell’Università degli Studi di Trieste è quello di garantire un livello di offerta
qualitativa di formazione accademica e di ricerca scientifica, rientrando al di sotto del vincolo di costo
del personale di ruolo fissato dal Ministero. Diventerà inoltre sempre più importante comprendere
immediatamente le priorità ministeriali future nell’indirizzare risorse finanziarie per dirigere le scelte
politiche interne in tale direzione per affrontarle come opportunità.
Obiettivo generale di tutte le Facoltà deve essere quello di portare l’Ateneo da questo stato
“controllato” a quello “sano” nel quale poter disporre nuovamente di tutte le risorse stipendiali che si
verranno a liberare. In tale ottica si è pensato di proporre una ripartizione delle risorse stipendiali con
quote variabili: si è pensato di utilizzare strategicamente quattro quote dirette a coprire esigenze
complementari: una quota garantita alla facoltà di provenienza delle risorse liberatesi; una quota di
Ateneo, per garantire la copertura degli aumenti stipendiali del personale e per rientrare al di sotto
della soglia di “attenzione” del MIUR; una quota di incentivazione, a disposizione del Senato
Accademico per interventi di carattere strategico ed infine una quota di ridistribuzione tra le facoltà.
7
Modello distribuzione FFO dipartimenti
L’Ufficio è stato coinvolto nei lavori di “trasferimento” delle regole adottate del MIUR per la
distribuzione del FFO nel Sistema Universitario Italiano alle proprie Strutture.
In particolare l’Ufficio sta svolgendo una continua attività di consulenza nel merito alla Commissione di
Ateneo per la costituzione del nuovo modello di distribuzione FFO dei Dipartimenti, coordinata dal
prof. Gennaro, e di modellizzazione delle proposte per la realtà dell’Ateneo triestino.
Indennità di carica per i Direttori di Dipartimento
L’Ufficio elabora annualmente ed indica alla Sezione Affari Finanziari, in coordinamento con la
Sezione Affari Generali, il modello di calcolo per le indennità dei Direttori di Dipartimento.
Criteri di fasciazione per la contribuzione studentesca
L’Ufficio è stato coinvolto nei lavori di proposizione del nuovo modello di fasciazione della
contribuzione studentesca, collaborando, assieme ad altre Strutture dell’Amministrazione con il
prorettore prof. Gerbino.
La seconda fase dell’attività, tutt’ora in corso, prevede l’analisi a consuntivo dell’entrata derivante dal
nuovo modello di fasciazione.
Indagine nazionale CRUI sullo stato dei sistemi informativi di Ateneo
L’Ufficio è referente per l’Università di Trieste per l’Indagine sullo stato dei sistemi informativi di
Ateneo promossa dalla CRUI.
Dopo la fase di rilevazione, seguirà una seconda attività che prevede l’analisi dei risultati ottenuti dalla
comparazione a livello nazionale.
8
Consuntivo 2005
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Relazione sull’andamento della gestione
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Miglioramento del sistema
di rilevazione delle
opinioni degli studenti.
Collaborazione alla
realizzazione di ClickVal
Implementazione
procedura Web per la
compilazione delle
Schede di attivazione
Dottorati anno 2005
Revisione dei modelli
statistici di supporto alle
decisioni
Definizione del sistema di
rilevazione e gestione dei
dati
* Realizzazione di un
questionario web per la
valutazione delle opinioni
degli studenti sui servizi
universitari
Risultati attesi
Grado di
raggiungimento
Riduzione dei tempi di elaborazione dei
risultati
Risposta da parte degli studenti
Razionalizzazione del processo di
valutazione delle proposte
Stralci
Obiettivo
sostituito *
TOTALE
Individuazione dei modelli statistici
TOTALE
Mappatura delle banche dati di Ateneo.
PARZIALE
1- Test utilizzo degli UserId di Ateneo da
parte degli studenti iscritti;
2- Test utilizzo procedura elettronica per le
rilevazioni di Customer Satisfaction in
Ateneo;
3- Raccolta dei dati per la valutazione dei
servizi di Ateneo.
TOTALE
Miglioramento del sistema di rilevazione delle opinioni degli studenti. Collaborazione alla
realizzazione di ClickVal:
l’obiettivo non è stato realizzato nei termini previsti (rilevazione delle opinioni degli studenti sui singoli
corsi di insegnamento) perché i tempi di caricamento dei piani di studio dell’anno accademico 2004/05
nella banca dati Esse3 non lo hanno consentito. L’obiettivo è stato riformulato ed è stata realizzata
una procedura elettronica per la rilevazione delle opinioni degli studenti per la valutazione dei servizi
universitari.
Il nuovo questionario è stato realizzato in collaborazione con il Prorettore all’area Studenti e
Formazione e lo CSIA. La rilevazione si è svolta nel periodo dal 26/10/05 al 16/12/05. I risultati sono in
corso di elaborazione e saranno inseriti nella Relazione sulle opinioni degli studenti frequentanti che
l’Ufficio invierà al MIUR entro la scadenza del 30 aprile 2006 (art.1, comma 2 - L.370/99)..
Definizione del sistema di rilevazione e gestione dei dati:
L’obiettivo “Definizione del sistema di rilevazione e gestione dei dati” si ritiene raggiunto al 50%. E’
stata infatti completata l’attività di mappatura delle banche dati di Ateneo e dei fabbisogni informativi
dell’Ateneo.
9
Le fasi relative alle interviste con i Capi Struttura e di predisposizione dei documenti di Progetto sono
slittate al 2006 (I semestre) per permettere l’allineamento ad altri Progetti di Ateneo (DB Privacy e
Funzionigramma) strettamente correlati all’obiettivo.
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Consuntivo 2005
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Relazione sull’andamento della gestione
STAFF DEL RETTORE PER LA COMUNICAZIONE
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
L’importanza rivestita dall’attività di comunicazione delle Pubbliche amministrazioni è stata evidenziata
in seguito ad una attenta valutazione dell’esistente in base a cui si è rivelato indispensabile:
-
superare la frammentazione e la disomogeneità con cui l’Ente si presenta all’esterno;
-
attivare iniziative di comunicazione interna che ottimizzino i flussi informativi tra le diverse
strutture dell’Università;
-
creare identità condivisa all’interno dell’Ateneo, identità che sia chiaramente riconoscibile
anche all’esterno;
-
tradurre gli obiettivi strategici dell’ateneo in obiettivi di comunicazione, di cui siano definiti gli
strumenti e le azioni;
-
riorganizzare le attività di comunicazione ed informazione dell’Ateneo alla luce della recente
normativa in materia di comunicazione pubblica e istituzionale.
Alla luce di tali considerazioni si è ritenuto procedere, nel corso del 2004, alla costituzione dello Staff
del Rettore per la Comunicazione.
Nel 2005 lo Staff è stato prevalentemente coinvolto nella gestione corrente delle attività di
comunicazione che si sono sviluppate in maniera crescente in corso d’anno. Tali attività di gestione
corrente della comunicazione risultano quindi “obiettivi assegnati aggiuntivi” rispetto a quelli originari,
e possono essere così raggruppati:
Organizzazione di eventi assegnati;
Comunicazione e realizzazione materiali di eventi;
Realizzazione di campagne pubblicitarie;
Realizzazione di depliant, opuscoli, guide, presentazioni Power Point;
Relazioni per Rettore e Prorettori;
Collaborazione alla riorganizzazione degli uffici amministrativi;
Realizzazione di siti web alternativi a quelli programmati.
A partire dal 9 novembre 2005, data di costituzione della Sezione Comunicazione istituzionale, lo Staff
ha cessato di esistere, e la Sezione ha iniziato ad occuparsi a pieno titolo della gestione corrente delle
attività di comunicazione.
L’attività dello Staff del Rettore prima e della neocostituita Sezione Comunicazione Istituzionale poi
ha avuto come obiettivo generale l’implementazione di un nuovo sistema comunicazione istituzionale
a supporto dell’attività del Rettore, del Collegio dei Prorettori e degli Organi di governo. L’attività è
stata prevalentemente indirizzata verso la comunicazione esterna (convegni, eventi, pubblicità,
depliant, ecc.) puntando meno verso l’attività di comunicazione interna e di definizione dei flussi di
lavoro della comunicazione.
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GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Risultati attesi
A. Coordinamento
comunicazione
Fasi realizzate/Fasi
Programmate
8/8
C. Piano di comunicazione
Redazione documento di
programmazione
Organizzazione di eventi
Comunicazione e realizzazione
materiali di eventi
Risultati attesi
realizzazione eventi, ampio
afflusso di partecipanti,
organizzazione efficiente
- comunicazione di base (sito
web, info alla stampa,
informazione interna
all’Ateneo, mailing list
istituzionali).
- realizzazione di inviti e
locandine in linea con
l’immagine coordinata di
Ateneo
PARZIALE
PARZIALE
Grado di
raggiungimento
TOTALE
TOTALE
Realizzazione di campagne
pubblicitarie
immatricolazione studenti
Informazione studenti
TOTALE
Realizzazione di depliant,
opuscoli, guide, presentazioni
Power Point
realizzazione strumenti di
comunicazione
TOTALE
Relazioni per Rettore e
Prorettori
raccolta ed elaborazione dati
TOTALE
coordinamento e uniformità
della comunicazione
TOTALE
miglioramento sito web
TOTALE
Collaborazione alla
riorganizzazione degli uffici
amministrativi
Revisione e implementazione
siti web alternativi rispetto a
quelli programmati
12
Stralci
TOTALE
B. Revisione, implementazione
pagine WEB
Obiettivi aggiuntivi
assegnati
Grado di
raggiungimento
Stralci
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Relazione sull’andamento della gestione
Piano di Comunicazione
L’obiettivo è in avanzata fase di realizzazione e sarà portato a termine nel corso del 2006 poiché
costituisce strumento indispensabile per l’attività della Sezione e dell’Ateneo stesso. Chiarire i modi, i
tempi, i flussi della comunicazione con uno strumento condiviso comporterà infatti certamente un
miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia dell’attività.
Le attività svolte nel corso del 2005 si possono riassumere come segue:
- definizione e applicazione delle linee guida della nuova identità visiva dell'Ateneo (ridefinizione del
marchio e del suo utilizzo, dei materiali a stampa per gli studenti, dell'offerta didattica e delle Facoltà,
dei materiali per convegni ed eventi istituzionali, per la presentazione di servizi, progetti e centri
interdipartimentali, per presentazioni istituzionali). Sono in corso di stampa il manuale di utilizzo del
marchio e il manuale di tutti gli strumenti di comunicazione a stampa,
- coordinamento delle attività di comunicazione esterna (convegni, mostre, eventi istituzionali, ufficio
stampa, fiere quali Porte Aperte e InnovAction),
- aggiornamento, miglioramento e realizzazione di nuove sezioni del sito web,
- supporto organizzativo e promozionale alle iniziative promosse dalle diverse unità organizzative di
Ateneo (Ripartizioni, Dipartimenti, Centri Servizi, Centri interpartimentali, ecc.),
- programmazione delle attività di comunicazione del 2006, con relativa definizione e gestione delle
risorse finanziarie.
Revisione, implementazione pagine WEB
Delle 8 azioni previste, 3 sono state portate a totale compimento:
-
rendere disponibili sul sito di ateneo le informazioni minime per studenti stranieri in inglese,
-
realizzazione sito Porte Aperte,
-
realizzazione sito Brevetti.
Per quanto riguarda le fasi concernenti:
- revisione dell’Area “Ateneo”
- revisione dell’Area “Eventi”
il loro raggiungimento è risultato parziale con la realizzazione di un prototipo che verrà reso operativo
entro il 1° semestre 2006.
Non è stato possibile procedere alla realizzazione delle fasi:
-
revisione del PhoneBook
-
collegamento PhoneBook - Esse3
a causa del subentrare delle richieste di altre realizzazioni web rilevanti per l'Ateneo (si possono
citare, ad esempio, quelle relative a CIRD, Start Cup, "Studenti cinesi", "Donne Politica e Istituzioni",
Questionario Servizi agli studenti).
Per quanto attiene l’ultima fase ossia la realizzazione dell’uniformità grafica degli Uffici
Amministrazione Principale, l'azione è stata realizzata nel 2005 per le aree "Gare", "Scuole di
specializzazione", "Corsi di Perfezionamento" e "Master". L'area "Normativa" è stata uniformata nei
primi mesi del 2006 ed entro il 1° semestre si realizzerà l'adeguamento dell'area "Borse di studio".
Complessivamente l’obiettivo si ritiene raggiunto al 60%
13
CONTROLLO DI GESTIONE
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
Sebbene il Controllo di gestione, da un punto di vista organizzativo, non nasca nel 2005, di fatto ormai
da diversi anni le sue attività erano ridotte al minimo, quando non assenti del tutto.
Nel corso del 2005 l’attività di controllo ha preso nuovo slancio attraverso uno specifico progetto,
approvato dal Consiglio di Amministrazione (in data 14.12.2004), che si proponeva di introdurre le
logiche del controllo su 3 diversi piani, pur se con obiettivi necessariamente limitati, in un’ottica di
implementazione progressiva del modello di controllo, peraltro in via di contestuale sviluppo.
È evidente che, in un contesto di questo tipo, parlare di “gestione corrente” è quantomeno improprio.
In effetti tutte le azioni che il Controllo di gestione ha realizzato durante il 2005 si configurano quali
componenti di progetti innovativi, destinati a porre le basi della futura gestione corrente.
Per fornire una soddisfacente descrizione dell’attività 2005 appare perciò opportuno procedere
secondo questo schema:
1. Nella prima sezione, relativa alla “gestione corrente”, si procederà ad una sintetica descrizione
del progetto di controllo, così come originariamente strutturato;
2. Nella seconda sezione, relativa alla “gestione per obiettivi”, si darà conto dei risultati, con
particolari enfasi su quelli falliti, evidenziando le cause del mancato raggiungimento e le linee
di azione future.
Il progetto di avvio del controllo di gestione è stato impostato su tre linee di attività che, pur
presentando elementi di contatto, possono essere utilmente gestite e monitorate in modo autonomo.
I Linea di Attività: MONITORAGGIO DELL’EFFICACIA AMMINISTRATIVA (Gestione del PEG)
Il controllo di gestione è stato coinvolto nella fase di definizione del PEG di Ateneo.
Attraverso questo strumento per la prima volta l’intera struttura amministrativa è stata chiamata a
formulare gli obiettivi annuali cui deve essere informata la gestione, sia attraverso la ricezione di
obiettivi definiti a livello politico o manageriale – adottando una logica top-down – sia, cercando un
maggior livello di coinvolgimento e motivazione del personale, a definire e proporre direttamente
obiettivi, mediante una logica bottom-up.
L’adozione del PEG è finalizzata a:
orientare l’azione amministrativa alla gestione per obiettivi
creare le premesse per lo sviluppo di un orientamento strategico
rendere maggiormente trasparenti e conoscibili i processi di lavoro in atto.
Il PEG, quindi, è soprattutto uno strumento organizzativo che alle funzioni di monitoraggio della
situazione gestionale associa la funzione di orientamento dei comportamenti individuali, coordinando
l’azione amministrativa verso il raggiungimento degli obiettivi posti.
La funzione motivazionale dello strumento può essere raggiunta solamente attraverso un forte
segnale di coinvolgimento della direzione, che deve supportare le unità organizzative coinvolte,
fornendo costantemente segnali di feed back.
14
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
Il controllo di gestione ha supportato questo processo, monitorando lo stato di realizzazione degli
obiettivi e producendo report periodici in cui si è dato conto dello stato di avanzamento degli obiettivi,
della velocità di spesa ed evidenziando - per eccezione - le criticità.
Alla fine del 2005 è iniziato un nuovo percorso di formazione, che ha coinvolto fra l’altro i Capi
Ripartizione dell’Ateneo, destinato ad incrementare la profondità del processo di controllo
amministrativo, coinvolgendo anche queste figure nel processo di PEG.
II Linea di Attività: MONITORAGGIO DELL’EFFICIENZA (Revisione delle strutturazione della
contabilità analitica e dei centri di costo)
Il controllo di gestione è tradizionalmente associato al controllo della spesa. Per raggiungere questa
finalità è necessario strutturare in modo idoneo contabilità e processi di rilevazione. Lo scopo cui si
vuole tendere è la valorizzazione degli oggetti per cui risultano rilevanti analisi di efficienza destinate a
supportare processi decisionali. L’ipotesi di lavoro iniziale è stata la valorizzazione autonoma dei corsi
di laurea, in cui di tutta rilevanza appaiono le esigenze di efficienza, lasciando ad una seconda fase
l’analisi economica delle attività di trasferimento tecnologico. Alla valorizzazione economica delle
attività di ricerca, e prima ancora alla stessa valutazione della sua utilità, è stato dato il livello di
priorità più basso, in quanto altri sembrano essere gli indicatori chiave di prestazione rilevanti in
questo particolare settore.
Rispetto questa linea di attività l’ufficio ha realizzato una prima analisi delle strutture esistenti, sia da
un punto di vista strettamente informatico che da un punto di vista organizzativo. L’ulteriore sviluppo
dell’attività, che doveva - nelle previsioni - portare alla compilazione di un documento finale non è
stata realizzata per il concorso di due fattori: da un lato la figura di riferimento dell’ufficio definita in
modo relativamente stabile solo nell’ottobre 2005 e, dall’altro, dall’evidenza - emersa nel corso dello
studio - di limiti nell’esistente sistema informatico-contabile, il cui aggiornamento e revisione è previsto
nel 2006.
Da notare che anche se la rappresentazione tabellare relativa al personale assegnato al CdG sembra
delineare un contesto organizzativo piuttosto stabile, così non è. Nel corso del 2005 l’ufficio ha subito,
infatti, due successivi avvicendamenti, entrambi non previsti.
III Linea di Attività: MONITORAGGIO DELLE PRESTAZIONI (Analisi extracontabile dell’utilizzo e
dell’allocazione delle risorse)
Accanto alle misure contabilmente legate all’utilizzo delle risorse e accanto agli indicatori utilizzati per
misurare il grado di raggiungimento degli obiettivi amministrativi, è apparso necessario raccogliere
l’insieme delle informazioni che descrivono, misurano e quindi rendono gestibili il complesso delle
prestazioni, a prescindere dalla loro connessione a espliciti obiettivi della gestione.
In altri termini l’obiettivo è, e rimane, arrivare a monitorare in modo sistematico e organico:
gli indicatori rilevanti o ai fini della rappresentazione della performance nel suo complesso;
gli indicatori legati alla determinazione della misura del finanziamento;
gli indicatori destinati a supportare i processi contabili di attribuzione della spesa (allocazione dei
costi indiretti).
Su questo fronte è elevata l’integrazione con altre strutture, segnatamente da quelle preposte alla
Statistica, alla Ricerca e alla Qualità e Valutazione (tutte interessate e coinvolte nella creazione di
strumenti informativi tesi al miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza, seppur con punti di vista ed
approcci differenti), che ci vede collaborare ad un progetto di gestione integrata dell’informazione.
15
Il progetto, coordinato dal dott. Zicari (afferente nel 2005 all’Ufficio per la Qualità e la Valutazione), è
stato avviato nel 2005 e si dispiega nel 2006.
16
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Introduzione del CdG
nell’Ateneo
Risultati attesi
Grado di
raggiungimento
Monitoraggio della spesa
TOTALE
Monitoraggio indicatori di raggiungimento
TOTALE
Correttezza dei dati forniti
TOTALE
Migliore programmazione della spesa
TOTALE
Elaborazione di un documento che riepiloghi le
esigenze conoscitive dell’Ateneo da soddisfare
attraverso la contabilità analitica e gli strumenti SAP
con cui farvi fronte
Stralci
PARZIALE
Gli obiettivi connessi alla realizzazione e gestione del PEG (cioè i primi quattro) sono stati
integralmente raggiunti, ottenendo il totale coinvolgimento della struttura amministrativa principale. La
qualità dell’impostazione ha portato a conferma, per il 2005/2006, di un nuovo corso di formazione sui
temi della programmazione e del controllo, sostanzialmente analogo a quello previsto nel 2004/2005
per i Capi Sezione (che a suo tempo ha portato alla prima stesura del PEG – Obiettivi).
In questa seconda edizione sono stati coinvolti, con modalità differenti, Capi Ripartizione e Segretari
di Dipartimento. Con particolare riguardo ai Capi Ripartizione l’intento esplicito è stato quello di
approfondire il livello del controllo nella gestione amministrativa, coinvolgendo attivamente anche
questi soggetti nel processo di PEG.
Il risultato connesso alla ristrutturazione del sistema contabile, invece, è stato solamente avviato. Il
livello di raggiungimento, indicativamente posto pari al 20%, indica in effetti che dei tre indicatori
previsti per il monitoraggio dell’obiettivo (Produzione del documento: fatto/non fatto, % esigenze
esaminate, % esigenze per cui si è identificata una soluzione), si può assumere un valore
parzialmente positivo per quello relativo alla percentuale di esigenze esaminate in quanto non si è
ritenuto di procedere alla stesura del documento riepilogativo delle esigenze conoscitive dell’Ateneo.
L’attività posta in essere è stata infatti quella di analisi, da un lato della strutturazione del modulo CO
di SAP e, dall’altro, della strutturazione della contabilità analitica.
Sono due i fattori che non hanno contribuito a realizzare pienamente l’obiettivo:
Il primo fattore è di tipo organizzativo a cui si è cercato di ovviare con la costituzione di una struttura
stabile, radicata, la Sezione Controllo di Gestione e Progetti Speciali di Formazione.
Il secondo fattore, invece, è di tipo sostanziale e legato agli esiti della prima attività di analisi,
ancorché sommaria, del sistema contabile e del programma informatico di gestione.
Si è evidenziata infatti la crucialità di una revisione complessiva delle modalità tecniche di tenuta della
contabilità e delle informazione a questa connesse, revisione che è apparso logico connettere alla
prossima adozione di una nuova release del sistema informatico di gestione contabile, fortemente
innovativa tecnicamente e, potenzialmente, organizzativamente. L’adozione della nuova release,
inizialmente prevista per il 2005 sarà realizzata nel 2006.
L’obiettivo, nel 2005, si ritiene raggiunto all’80%.
17
UFFICIO DI STAFF DEL DIRETTORE AMMINISTRATIVO
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
Nel corso del 2004 è stato costituito, con decreto num. 1102 dd. 30.06.2004, l’Ufficio di Staff del
Direttore Amministrativo con il compito di supporto all’attività dirigenziale nell’ambito della divisione
Affari Generali del Personale e che ha visto figure coinvolte, in quanto responsabili, il Capo Sezione
Personale Tecnico Amministrativo, il Capo Sezione Affari Generali del Personale, il Capo Sezione
Stipendi e Fiscalità)
Ai componenti dello staff sono stati assegnati specifici obiettivi.
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Applicazione nuovo
contratto personale T.-A
Rideterminazione degli
organici di ateneo,
revisione delle funzioni
Unificazione delle banche
dati del Personale e degli
Stipendi
Risultati attesi
predisposizione di un documento da produrre al
CDA, contenente un piano di lavoro relativo
all’applicazione del CCNL, nonché contenete le
novità, criticità e problematiche interpretative
poste dal nuovo CCNL
Documento riportante definizione sistematica
delle funzioni svolte nelle singole strutture in cui
è articolato l’Ateneo
Semplificazione, razionalizzazione e
unificazione delle procedure informatiche di
gestione dell’intera area del personale
dell’ateneo
Grado di
raggiungimento
Stralci
TOTALE
PARZIALE
PARZIALE
Applicazione nuovo contratto personale T.-A
Quanto al risultato intermedio, è stato consegnato alle OOSS il documento riportante l’indicazione
degli adempimenti richiesti dall’applicazione del CCNL, nonché dei relativi termini.
Per quanto attiene alla documentazione prodotta in Consiglio di amministrazione, si fa presente che
nel CdA dd. 29.3.2005 si è relazionato in merito al nuovo contratto e nella seduta dd. 29.6.2005 è
stata in particolare affrontata la problematica degli incrementi contrattuali sul fondo accessorio (poi
definita come da verbale del CdA 29.3.2006).
Si precisa inoltre che nell’ambito della riunione tenutasi a Napoli dd. 4.5.2005 del Comitato nazionale
per il personale del CODAU è stato prodotto (e illustrato all’uditorio) un documento relativo alle
problematiche più significative poste dal nuovo CCNL. A seguito di detta riunione sono stati costituiti,
sull’argomento, tre gruppi di lavoro. Questa Università è stata inserita nel gruppo di lavoro “revisione
classificazione e trattamento economico” ;in detto ambito è stato prodotto un documento di risposta a
quesiti sul nuovo CCNL.
18
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
Rideterminazione degli organici di Ateneo, revisione delle funzioni
Le attività riguardanti l’obiettivo di cui trattasi sono state svolte quasi interamente nel corso del primo
semestre 2005, in linea con gli step previsti. La fase riguardante l’elaborazione dei dati rilevati,
prevista al fine di pervenire alla stesura del documento riportante la definizione sistematica delle
funzioni svolte nelle singole strutture in cui è articolato l’Ateneo, si è rilevata essere quella di maggior
complessità come previsto già all’inizio del lavoro. In particolare, l’attività che si è dimostrata
particolarmente delicata è stata quella di omogeneizzazione dei dati raccolti in strutture di diverso tipo
(Facoltà, Dipartimenti, Sezioni, Centri servizi); essa ha comportato una serie di verifiche con i
responsabili di alcune strutture partecipanti al progetto e di incontri di lavoro con attori diversi dal
gruppo di lavoro iniziale (dirigenti) che hanno dilatato i tempi di definizione del risultato.
L’obiettivo si ritiene raggiunto al 60%.
Unificazione delle banche dati del Personale e degli Stipendi:
Sono stati compiuti tutti i passi necessari a completare l’implementazione dei dati relativi alle banche
dati del Personale e degli Stipendi nel sistema di test. Sono in corso le opportune verifiche e si prevede
di effettuare nel corso del 2006 la migrazione dei dati sul sistema di produzione e raggiungere quindi
l’operatività completa. successivamente si procederà all’integrazione di ulteriori specifiche banche dati
“secondarie” in precedenza non richieste (banche dati per elezioni e raccordo con web).
Essendo pervenuta in corso d’anno dall’INPDAP la “richiesta di fornitura dei dati inerenti alle posizioni
assicurative”, si è reso necessario l’ampliamento delle attività previste onde rendere agevole il
soddisfacimento di tali richieste con l’utilizzo della procedura CSA.
L’obiettivo si ritiene complessivamente raggiunto al 90%
19
DIVISIONE AFFARI ISTITUZIONALI
SEZIONE DIDATTICA
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
Nell’anno accademico 2004-2005 sono state attivate 54 lauree triennali (di cui 6 teledidattiche), più 14
ad esaurimento (di cui 3 teledidattiche), 65 lauree specialistiche più 3 ad esaurimento, 4 lauree
specialistiche a ciclo unico ed infine una laurea (Scienze della formazione primaria) del vecchio
ordinamento. Si è data applicazione alle nuove procedure previste dal Decreto ministeriale 27 gennaio
2005 per quanto attiene l’istituzione e la modifica agli ordinamenti didattici dei corsi di studio (RAD) con
nuove competenze per quanto attiene la verifica del possesso dei requisiti minimi, dando supporto ai
Centri servizi ed a numerosissimi docenti incaricati.
Per quanto attiene i corsi post lauream, sono 32 le Scuole di specializzazione attive di cui due
(mediche) di nuova attivazione. In particolare per quanto attiene le Scuole di specializzazione mediche
è stato razionalizzato il sistema delle verifiche delle frequenze ai fini del pagamento delle borse di
studio e si è potuto venire incontro alle esigenze avanzate dagli specializzandi passando, dal
pagamento bimestrale delle borse a quello mensile, è stato creato il nuovo sito internet per tutte le
Scuole. Sono stati istituiti 22 master dei quali ne sono stati attivati 14. Anche per quanto riguarda i
master sono state apportati miglioramenti funzionali quali l’adozione del Regolamento per l’istituzione e
l’attivazione degli stessi con l’adozione di un bando unico, è stato inoltre emanato il Regolamento per il
loro funzionamento. E’ stato creato un nuovo sito internet sia per i master che per i corsi di
perfezionamento. Sono 5 i corsi di perfezionamento attivati. Sono 11 gli esami di stato che hanno
avuto luogo presso la nostra sede, svoltisi in due sessioni, sia per il vecchio che nuovo ordinamento.
Altre due sessioni si sono svolte per l’esame di stato di medico chirurgo. Nell’ambito di tale esame
molte le criticità cui si è dovuto far fronte per garantire agli interessati lo svolgimento del tirocinio parte
integrante dell’esame stesso.
E’ proseguito l’impegno relativo alla gestione del Progetto Voucher finanziato dalla Regione sul Fondo
sociale europeo. Per quanto attiene i dottorati di ricerca è stata avviata la gestione delle ammissioni
con il nuovo sistema ESSE3, è stata attivata una nuova procedura per la gestione delle proposte di
istituzione di dottorato valutate dal Nucleo di valutazione.
Si è dato avvio allo studio relativo alle nuove procedure per l’attivazione delle Scuole di dottorato
previste dalla programmazione del sistema universitario 2004-2006.
Sono state riattivate le borse di studio per attività di ricerca post - dottorato previste dalla Legge
398/89.
Il numero complessivo degli studenti ha superato le 24.000 unità.
Nel corso dell’anno 2005 si sono concluse le attività per consentire agli studenti di poter scegliere
nell’anno accademico entrante la formula del part-time per favorire le immatricolazioni di studenti
lavoratori, offrendo loro la possibilità di completare regolarmente un corso di studi in un numero di anni
superiore alla durata normale. Nel contempo il nuovo regolamento diventa uno strumento utile alle
Facoltà per ridurre la proporzione di studenti in ritardo (fuori corso e ripetenti), proporzione che
nell’anno 2004-2005 per gli iscritti ai nuovi ordinamenti ha raggiunto il 18% del totale (2370 su 13372).
20
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
Si è proseguito nell’ottimizzazione del sistema informativo ESSE3, attività che durerà sicuramente per
tutto il 2006. Nell’ambito di questo obiettivo è stato sinora riscontrato un buon supporto per la
trasmissione dei dati richiesti dal MIUR sia per quanto attiene l’implementazione dell’Anagrafe
Nazionale degli studenti che di quella relativa all’offerta formativa ed a quella didattica dei Centri
servizi. Tali attività consentiranno di poter pubblicare in internet un’offerta formativa completa dando
avvio a nuovi servizi a favore degli studenti via web.
E’ continuata anche nel 2005 l’attività congiunta con l’Erdisu per la gestione dei servizi inerenti i
benefici sul diritto allo studio. In particolare per quanto attiene la fasciazione delle tasse, le domande
presentate nell’anno 2005 rispetto al 2004 sono incrementate di 2000 pari ad un aumento del 20%
rispetto all’anno precedente. Ciò dovrebbe portare ad una migliore distribuzione nell’ambito delle fasce.
Inoltre con la sessione di laurea autunnale è stata introdotta l’obbligatorietà della compilazione del
questionario AlmaLaurea per adeguarsi all’andamento della maggior parte degli Atenei aderenti al
Consorzio, cosa che ha determinato un inserimento di dati di gran lunga superiore agli anni precedenti.
Gli effetti si vedranno il prossimo anno.
Infine si è razionalizzato il Servizio del Numero Verde con la conclusione del rapporto con la
cooperativa studentesca che lo gestiva impiegando personale ad hoc per garantire un servizio di
qualità e continuativo. Questa razionalizzazione in via sperimentale dall’agosto 2005 consente un
notevole risparmio pari a circa 40.000euro l’anno.
Sono proseguite come gli anni precedenti le attività di orientamento comprese quelle previste dalla
Legge 196/97.
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Risultati attesi
Grado di
raggiungimento
Implementazione Sistema
Esse3
Completamento del funzionamento della
procedura
PARZIALE
ANAGRAFE NAZIONALE
STUDENTI
Valutazione dell’efficacia ed efficienza dei
processi formativi attraverso il monitoraggio
tempestivo delle carriere degli studenti
iscritti ai vari corsi di studio
Promozione della mobilità nazionale ed
internazionale degli studenti agevolando le
procedure connesse ai riconoscimenti di
crediti formativi acquisiti
Individuazione di idonei interventi di
incentivazione per sollecitare lo sviluppo di
servizi agli studenti con riferimento a
specifiche esigenze disciplinari e territoriali,
alle diverse tipologie di studenti in ragione
dell’impegno temporale negli studi
Supportare i processi di accreditamento
dell’offerta formativa del sistema nazionale
delle istituzioni universitarie
TOTALE
*Risultati attesi a regime
Per l’anno 2005 100% in
base agli obiettivi fissati
dal MIUR vedasi tabella
sottostante
Stralci
21
Sportello Unico
orientamento
entrata/uscita
RIORGANIZZAZIONE
SEGRETERIA POLO
TELEDIDATTICO
SEMPLIFICAZIONE E
RIDEFINIZIONE DELLE
PROCEDURE
AMMINISTRATIVE
RIORGANIZZAZIONE
SEGRETERIA POLO DI
GORIZIA
Accesso
di
studenti
prossimi
alla
conclusione di un ciclo di studi e possessori
di un titolo rilasciato dall’Università di
Trieste ai servizi di career counseling, job
placement ed alla formazione finalizzata
all’inserimento lavorativo
Ottimizzazione del coordinamento delle
iniziative
delle
strutture
impegnate
nell’orientamento in entrata ed uscita
compresa la gestione delle convenzioni
sugli stages
Migliore visibilità del servizio agli utenti
STRALCIATO
Ottimizzazione del servizio con un unico
centro amministrativo di responsabilità
TOTALE
Riorganizzazione ed ottimizzazione dei
servizi in relazione alle esigenze dell’utenza
Ottimizzazione e valorizzazione delle
competenze a disposizione
Migliore raccordo con le strutture che si
occupano di offerta formativa
Migliore coinvolgimento e sviluppo dello
spirito di squadra
Accesso diretto degli studenti ai servizi
PARZIALE
Tempestività nell’erogazione degli atti di
carriera
Coerenza con l’impianto voluto dalla riforma
PARZIALE
Riorganizzazione del servizio di inserimento e supporto ai disabili
(studenti e personale)
TOTALE
Rilevazione dei dati relativi all’offerta didattica
TOTALE
Verifica ed eventuale revisione del sistema di tassazione
TOTALE
Collaborazione al coordinamento delle iniziative rivolte agli studenti delle
scuole superiori
STRALCIATO
Applicazione nuove normative d. 22/10/04 n. 270 “Modifiche al
regolamento recante norme concernenti l’autonomia didattica degli
Atenei”
STRALCIATO
Implementazione Sistema Esse3
Il risultato è stato raggiunto al 70%, tenuto conto delle risorse disponibili
Nel corso del 2005, oltre all’ottimizzazione dei servizi alla carriera dello studente, si è proceduto alle
attività strettamente collegate ai servizi on-line per gli studenti e sull’offerta didattica al fine di
consentire la visibilità di Esse3 sulla home page del sito di Ateneo a partire dai primi mesi del 2006.
Sono stati implementati tutti i dati relativi all’offerta didattica grazie anche al grande impegno profuso,
a tal scopo, dai Centri Servizi.
Restano da completare, nel corso del 2006, le attività relative a:
22
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
- diploma supplement
- esami di ammissione on line
- immatricolazioni on-line
- attività collegate al post-lauream (dottorati, scuole di specializzazione…)
Anagrafe nazionale degli studenti
A tale obiettivo è stata data assoluta precedenza rispetto agli altri previsti per la Sezione Didattica. Ci
si è prefissati il raggiungimento degli obiettivi specifici fissati dal MIUR (Inserimento eventi di carriera
immatricolati "puri" 2004/2005, Inserimento anagrafica ed eventi di carriera iscritti al 1° anno
2004/2005, Inserimento anagrafica immatricolati e iscritti al 1° anno 2005/2006), presupposto
fondamentale per l’ottenimento dei benefici previsti. Le scadenze determinate dal MIUR in tal senso
sono state pienamente rispettate sia per quanto attiene le date di verifica che il termine ultimo di
inserimento dei dati. Il rispetto di tali termini dovrebbe consentire il finanziamento previsto dal MIUR
(pari a € 50.000 con l’aggiunta di ulteriori incentivi).
I risultati sono attesi a regime.
Sportello Unico orientamento entrata/uscita
Il progetto, presentato al Ministero ai fini del finanziamento, è stato riformulato in corso d'anno su
richiesta del Ministero stesso portando, alla fine del mesi di luglio, all'approvazione e all'ammissibilità
del cofinanziamento. A fine anno è stata avviata l'attività di raccolta dati in sinergia con la Sezione
Ricerca. L'obiettivo prosegue nel 2006.
Semplificazione e ridefinizione delle procedure amministrative
Per quanto riguarda le attività previste nel 2005 sono state completate le seguenti fasi:
-
predisposizione e presentazione del progetto al personale della Sezione,
-
determinazione delle linee generali,
-
pianificazione dell’attività di programmazione formativa.
Già nel 2005 è stata predisposta la determinazione dei gruppi di lavoro che sono stati definiti
compiutamente in seguito al corso “Semplificazione delle procedure della Sezione Didattica” svoltosi
nei primi mesi del 2006 che ha coinvolto tutto il personale della Sezione.
Sono previsti nel corso del 2006 lo svolgersi della fase di analisi dei processi e il progetto di
miglioramento organizzativo.
Non tutte le attività previste per il 2005 sono state portate a termine poiché si è scelto di dare la
massima priorità all’obiettivo “Anagrafe nazionale degli studenti” e all’implementazione delle banche
dati ministeriali relative all’offerta formativa e alla didattica. E’ stato possibile svolgere le attività
necessarie grazie alla chiusura degli sportelli delle segreterie nella giornata del mercoledì, cosa
avvenuta non prima del mese di maggio 2005.
Riorganizzazione segreteria polo di Gorizia (Decentramento delle Segreterie)
Tenuto conto delle risorse disponibili, nel 2005 sono state pianificate e svolte le seguenti attività
avviate in via sperimentale:
23
-
riunioni dei presidi di Facoltà i cui corsi hanno sede anche a Gorizia (Economia, Scienze
Politiche, Scienze della Formazione) per la condivisione delle iniziative,
-
individuazione delle risorse,
-
risoluzione delle problematiche logistiche e tecnologiche
-
creazione di uno staff di coordinamento centrale
-
formazione del personale
-
decentramento delle seguenti attività:
rilascio certificati,
esami di ammissione (per il c.d.l. in Scienze Internazionali e Diplomatiche),
immatricolazioni.
Rilevazione dei dati relativi all'offerta didattica:
L'obiettivo è stato raggiunto totalmente in base anche alle indicazioni MIUR e grazie all'apporto dello
CSIA e dei Centri Servizi di Facoltà che hanno garantito l'implementazione di tutti i dati relativi
all'offerta didattica. Il raggiungimento di tale obiettivo ha permesso la pubblicazione su web dell'offerta
didattica, attività compiuta nell'ambito del progetto "Implementazione Sistema Esse3".
Applicazione nuove normative d. 22/10/04 n. 270 “Modifiche al regolamento recante norme
concernenti l’autonomia didattica degli Atenei”
L'obiettivo è stato stralciato in quanto a tutt'oggi si resta in attesa dell'emanazione dei decreti attuativi
da parte del Ministero.
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Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
SEZIONE ORGANI ACCADEMICI, RICERCA,
FONDO SOCIALE EUROPEO
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
Ripartizione Organi Accademici
La Ripartizione Organi Accademici svolge le seguenti attività di gestione corrente:
attività di segreteria di:
Rettore
Direttore Amministrativo
Senato Accademico
Consiglio di Amministrazione
Consiglio delle Strutture Scientifiche
Consiglio degli Studenti Garante di Ateneo
Collegio dei Revisori dei conti
Comitato etico
Comitato per lo Sport Universitario
Organi collegiali (raccolta verbali e rilascio estratti)
attività culturali e sociali degli studenti (associazioni e gruppi)
Ripartizione Ricerca
Le attività di gestione corrente, non inserite negli obiettivi della Ripartizione Ricerca si possono
riassumere come segue:
progetti di ricerca e relativi finanziamenti da UE, MIUR, PRIN, CER, FIRB, Regione e/o altri
enti pubblici: reperimento e smistamento notizie, cura dei procedimenti relativi ai
finanziamenti con introito accentrato, consulenza agli interessati; rapporti con gli enti
finanziatori;
borse di ricerca: smistamento notizie;
regolamento comitato bioetica;
attività in conto terzi: consulenza agli interessati, e istruttoria tariffari;
convenzioni di ricerca di interesse generale: consulenza, istruttoria e diffusione contenuti;
attività di brevettazione: parte amministrativo-giuridica e coordinamento con le attività
connesse seguite dal progetto Sister, gestione Network valorizzazione ricerca universitaria;
25
raccolta dati statistici sulla ricerca in risposta a richieste di varia provenienza;
diffusione informazioni su normativa;
Ripartizione Fondo Sociale Europeo
Nel corso del 2005, la Ripartizione FSE è stata impegnata nello svolgimento delle seguenti attività.
Nei primi mesi dell’anno 2005, la Ripartizione FSE ha gestito la rendicontazione dei progetti IFTS e
l’emissione delle note spese dei progetti Post-laurea banditi dalla Regione F.V.G. nel novembre 2003.
Con scadenza 11.07.2005 la Regione F.V.G. ha emanato il nuovo bando per i progetti IFTS
2005/2006. La Ripartizione entro la suddetta scadenza ha raccolto tutto il materiale, contattando le
Presidenze di Facoltà, per l’adesione dell’Università degli Studi di Trieste a 11 progetti IFTS, proposti
da diversi Enti di Formazione.
In data 15.09.2005 la Regione F.V.G. ha approvato la graduatoria dei progetti IFTS, ammettendo a
finanziamento 6 progetti degli 11 presentati.
La Ripartizione FSE ha inoltre gestito sotto il profilo amministrativo e contabile il progetto “Donne,
Politica e Istituzioni”, sulla base della Convenzione di data 19.04.2005, stipulata con il Ministero per le
Pari Opportunità. Il progetto in questione, organizzato su iniziativa del Ministero e in collaborazione
della Scuola Superiore della Pubblica Amministrazione, è stato realizzato grazie a finanziamento
ministeriale. Le attività si sono concluse con la Tavola Rotonda di data 12.12.2005.
In data 15.10.2004 è stata stipulata la Convenzione tra la Direzione Centrale del Lavoro, Formazione,
Università e Ricerca e l’A.T.S. di cui l’Università degli Studi di Trieste è Ente capofila per la gestione
del Progetto Ricerca per lo Sviluppo successivamente denominato Progetto AlForm.
Il budget a disposizione del Progetto, a seguito della convenzione stipulata in data 18.11.05 che va a
sostituire quella precedente, è rilevante ed ammonta a € 1.900.000,00 suddiviso su due anni
accademici (2005/2006 e 2006/2007).
A fine anno 2004 sono stati effettuati i primi impegni di spesa, pari a € 33.000,00, per la copertura
della parte promozionale e pubblicitaria del Progetto.
Nell’anno 2005 sono state svolte le seguenti attività:
26
progettazione di dettaglio – a cura della DGR Consulting Srl
reperimento delle aule comprensive della relativa attrezzatura (videoproiettori)
iscrizione e selezione degli allievi;
raccolta documentazione e predisposizione pratiche per il pagamento delle borse di studio;
predisposizione della documentazione per gli incarichi di docenza e i relativi pagamenti;
raccolta e predisposizione della documentazione per il pagamento delle conferenze;
attribuzione di incarichi per la valutazione del progetto;
assistenza ai partners per la predisposizione dei singoli budgets e relativa rendicontazione
delle spese;
assistenza ai direttori dei cluster per la parte gestionale;
ogni altra attività necessaria al corretto svolgimento dell’attività didattica;
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Nuovo regolamento
conto terzi
Implementazione
anagrafe della ricerca e
catalogo competenze da
offrire alle imprese
Definizione e gestione
regolamento spin off
Progetti europei:
a) sviluppo di
competenze
b) monitoraggio
Brevetti
Regolamento brevetti
Informatizzazione flussi
di delibere di SA e CdA
Risultati attesi
Adozione nuovo regolamento conto terzi con
ampio consenso delle componenti dell’Ateneo
ed avvio relativa gestione
Disponibilità di dati completi sull’attività di
ricerca dell’ateneo e dei rapporti con le
imprese e gli enti esterni.
Istituzione liaison office (ufficio per il
trasferimento delle conoscenze Universitàaziende)
Promuovere la costituzione di progetti di spin
off
Organizzazione di convegni
Grado di
raggiungimento
Stralci
PARZIALE
PARZIALE
TOTALE
PARZIALE
Riattivazione procedure brevettali ora
sospese a causa della cessata convenzione
con l’Area di Ricerca
Adozione di linee guida
Messa a regime del sistema informativo
TOTALE
TOTALE
STRALCIATO
Nuovo regolamento conto terzi
È stato predisposto il testo del regolamento che ha subito molteplici modifiche nel corso dei vari
passaggi con gli organi collegiali e le trattative sindacali. L’iter approvativo è ancora in corso.
L’obiettivo si ritiene raggiunto al 90%.
Implementazione anagrafe ricerca
L’anagrafe è completa per quanto riguarda le pubblicazioni, ma deve essere ancora implementata con
le altre voci di ricerca (contratti, convenzioni, progetti ecc.). E’ stato stipulato l’accordo con gli altri
atenei per accedere al finanziamento MIUR per la costituzione del liaison office. E’ stata realizzata la
riorganizzazione degli uffici con l’istituzione della nuova Ripartizione “Rapporti con le imprese”.
Definizione e gestione regolamento spin off
E' stato emanato il testo del regolamento “Attuazione del D.lgs. 297/1999”, approvato con delibera del
CdA in data 29/06/2005. Tale emanazione ha permesso di sanare la situazione di progetti già costituiti
in assenza di regolamento e di dare base normativa all’avvio di ulteriori progetti.
27
Progetti europei
È stata resa fattiva la consulenza e la collaborazione con i Dipartimenti, fornendo loro nuovi strumenti
per la gestione dei progetti. Non è stato possibile organizzare convegni. La formazione del personale
va potenziata ai fini dello sviluppo delle competenze. Per poter disporre del monitoraggio dei progetti,
sono ancora da acquisire i relativi dati dai Dipartimenti.
Regolamento brevetti
In attesa del consolidamento della normativa generale a livello nazionale, è stato mantenuto il
coordinamento con gli altri atenei e si è ritenuto di dettare “linee guida” per i Dipartimenti in luogo di un
regolamento di cui è stata predisposta già una bozza.
Informatizzazione flussi di delibere
L’obiettivo è rinviato al 2006 per mancanza di risorse di personale informatico da dedicare all’obiettivo.
28
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
SEZIONE RELAZIONI ESTERNE E INTERNAZIONALI
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
Nel corso del 2005 la Sezione Relazioni Esterne e Internazionali ha mantenuto i propri standard
gestionali relativi alle attività tanto della parte Comunicazione (fino a novembre) quanto del settore
delle Relazioni internazionali e mobilità studenti, docenti e ricercatori.
Gli obiettivi individuati all’inizio del 2005 hanno impegnato significativamente la struttura e sono stati
conseguiti in modo esauriente anche se in taluni casi solo parzialmente.
Le attività di comunicazione istituzionale operate nel corso del 2005 hanno visto la consueta presenza
dell’ateneo sui principali mezzi di comunicazione. In particolare sulla stampa quotidiana e periodica,
sui mezzi radio e televisivi e su altri mezzi di diffusione di massa quali manifesti, depliantistica ed altro.
La Sezione ha collaborato nel corso del 2005 con lo Staff per la Comunicazione al fine di assicurare la
realizzazione degli obiettivi della governance in materia di comunicazione e di agevolare la
costituzione della nuova “Sezione comunicazione Istituzionale”
Nel settore delle Relazioni internazionali nel corso del 2005 sono stati approvati 6 nuovi accordi di
collaborazione e si è svolta una mobilità di personale docente e ricercatore pari a 30 scambi sia in
entrata che in uscita impegnando le risorse finanziarie consuetudinariamente assegnate alla Sezione
per gli accordi di collaborazione internazionale.
Sul fronte della mobilità Socrates gli agreements operativi sono stati 322 che hanno comportato una
mobilità in entrata di 254 studenti dall’estero e l’uscita verso atenei stranieri di 257 studenti del nostro
ateneo. L’importo Socrates complessivamente gestito è stato di 180.000 euro da parte dell’Università
e di 330.240 euro da parte dell’Agenzia Nazionale Socrates.
Inoltre sono state bandite a più tornate delle nuove borse di mobilità internazionale che hanno
riguardato un numero di 88 studenti in uscita a gravare sui fondi di cui all’art.1 del D.M. n.198 del
23.10.2003.
Significativa è stata anche l’attivita conseguente al “progetto Marco Polo” lanciato dalla Crui cui il
nostro Ateneo ha aderito e che ha visto molto impegnato l’ufficio per l’informazione e l’orientamento
agli studenti cinesi intenzionati ad iscriversi al nostro ateneo.
La Sezione ha pure seguito l’intero programma d’internazionalizzazione che ha visto approvati 6
progetti con università estere e cofinanziati dal MIUR per un importo complessivo di 281.330,00 euro.
L’ufficio ha inoltre implementato il nuovo accordo di mobilità studentesca ISEP con le università degli
Stati Uniti, che ha consentito un interscambio studentesco per e dal nostro ateneo con alcune
università americane.
Nell’ordinaria amministrazione sono rientrate le altre attività della Sezione quali in particolare la
gestione del Programma Leonardo da Vinci, il Programma Italia-Spagna, e gli altri Programmi specifici
29
con Francia, Germania, Inghilterra, nonché le forme di partecipazione agli organismi internazionali cui
l’Università d Trieste aderisce.
Nel corso del 2005 si è anche completato il trasferimento del settore Premi di Laurea e Premi di
Studio dalla Sezione Relazioni. Internazionali alla Sezione Affari Patrimoniali e alla Sezione
Comunicazione Istituzionale
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Implementazione
del Sistema
Museale di Ateneo
Anagrafe delle
Relazioni
Internazionali
Risultati attesi
Catalogazione di salvaguardia in tutte le strutture
Grado di
raggiungimento
PARZIALE
Catalogazione con scheda SIGEC delle collezioni del
Dipartimento di Fisica entro novembre 2005
Catalogazione con scheda SIGEC delle opere d’arte entro
dicembre 2005
Ricognizione dei beni
PARZIALE
Individuazione degli spazi
PARZIALE
Rilevazione e monitoraggio delle attività in essere
Attività di supporto e criteri per la stipula di nuove
convenzioni
Mobilità studenti: riorganizzazione dello sportello che
eroga il servizio
Stralci
STRALCIATO
STRALCIATO
TOTALE
TOTALE
PARZIALE
Sistema Museale di Ateneo
L’obiettivo si ritiene raggiunto, nel 2005, al 50%.
Nel corso del 2005 la Sezione Relazioni Esterne Internazionali ha avuto il compito di supportare
amministrativamente le attività del Sistema Museale di Ateneo costituito con delibera del Senato
Accademico di data 23.09.2005 e successiva delibera del Consiglio di Amministrazione tenutosi in
data 27.09.2005.
Sono molteplici gli obiettivi dell’implementazione del Sistema museale di ateneo che sono stati
raggiunti. Conseguentemente l’obiettivo nel 2005 è stato raggiunto al 50%
Sono state svolte le seguenti attività coordinate dalla prof.ssa Montagnari attraverso un gruppo di
lavoro:
30
-
designazione dei referenti per ciascuna delle strutture (dipartimenti e altro) afferenti al Sistema
Museale;
-
verifica della presenza e dello stato di conservazione del centinaio di opere d’arte provenienti
per lo più dall’Esposizione nazionale di pittura italiana contemporanea del 1953; avvio della
catalogazione di salvaguardia e dello studio della collezione;
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
-
presentazione ufficiale e acquisizione del SIGEC (Sistema Informativo Generale del Catalogo);
alla presentazione (14 gennaio) hanno partecipato i funzionari del MiBAC e dell’ENEA
direttamente coinvolti nella preparazione del programma di catalogazione;
-
organizzazione di visite guidate alla mostra sui graniti aperta il 14 gennaio presso il Museo di
Mineralogia e Petrografia del DST, in collaborazione anche con il Civico Museo di Storia ed
Arte di Trieste, che nelle prossime settimane presterà alcuni frammenti di sarcofagi egiziani in
granito;
-
organizzazione della Settimana della cultura scientifica e tecnologica (14-20 marzo), che
prevede l’apertura permanente delle strutture museali vere e proprie, con visite guidate e
conferenze preferibilmente dedicate ai temi fissati a livello nazionale – acqua, evoluzione e
fisica del ‘900;
-
completamento della preparazione di una prima versione del sito web del Sistema Museale,
presentato in occasione della Settimana della cultura scientifica e tecnologica; aggiornamenti
successivi e gestione del sito web nell’intero corso dell’anno (curato da S. Martellos,
dottorando di ricerca con P.L. Nimis);
-
pubblicazione di un volume sul Sentiero Naturalistico del Monte Valerio, preparazione e
inserimento in rete delle chiavi interattive relative allo stesso percorso;
-
organizzazione – in collaborazione con i Civici Musei Scientifici di Trieste – del XV convegno
dell’ANMS (Associazione Nazionale dei Musei Scientifici italiani), svoltosi a Trieste nei giorni
23-26 novembre, sul tema Museo oggi fra reale e virtuale; pubblicazione dei contributi negli
“Atti del Museo Civico di Storia Naturale di Trieste”, Supplemento al vol. 51-2004 (Trieste
2005);
-
attività di individuazione, catalogazione preliminare e studio finalizzate alla creazione di un
Museo delle scienze sanitarie; gestione dei rapporti con l’ Azienda ospedaliero-universitaria
"Ospedali riuniti di Trieste";
-
recupero di molti materiali originariamente facenti parte del Museo di merceologia, dismesso
negli anni 1950;
-
riunione generale dei responsabili delle strutture afferenti al Sistema Museale e dei referenti
designati (20 giugno)
Anagrafe delle Relazioni Internazionali:
È stata effettuato il monitoraggio delle attività in essere tramite l'analisi di 105 convenzioni, della loro
genesi e produttività. Inoltre si è fatta un'analisi sufficientemente approfondita delle attivtà
internazionale dei Dipartimenti. Tale monitoraggio ha riguardato i flussi di mobilità in entrata e in
uscita; loro periodicità; picchi di presenze; carichi di lavoro del personale della Sezione, ecc. Tale
attività ha costituito oggetto di una specifica relazione presentata ai delegati rettorali.
La Sezione si è inoltre dedicata all'attività di supporto e criteri per la stipula di nuove convenzioni. Tale
attività è in corso e determinerà la revisione degli standard e delle modalità di avvio di nuove
collaborazioni internazionali.
Il lavoro si concluderà in un'apposita Conferenza dei servizi, prevista per dicembre 2005 e slittata ad
aprile 2006, Conferenza nel corso della quale sarà presentata la documentazione conclusiva
riguardante anche la riorganizzazione del servizio che si occupa della Mobilità internazionale.
L’attività di erogazione del servizio relativo alla “Mobilità studenti” è stata svolta pur nelle more della
riorganizzazione prevista. Infatti per quanto concerne l’aspetto di realizzazione del riordino dei compiti
31
all’interno dell’ufficio, questa, alla luce delle risorse umane disponibili, non ha ancora potuto avere
compiutamente luogo.
L’obiettivo si ritiene complessivamente raggiunto nella misura del 75%.
32
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
DIVISIONE AFFARI GENERALI E DEL PERSONALE
SEZIONE PERSONALE DOCENTE
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
Ripartizione Docenti di Ruolo
La Ripartizione si è occupata dell’istruttoria ed emissione dei provvedimenti relativi a:
a) Nuove assunzioni: nomine di 3 professori di I fascia (straordinari), 11 professori di II fascia
( associati) e 6 ricercatori;
Nomine di personale già in servizio presso l’Ateneo (cambi di qualifica): 35 prof. di I fascia, 28 prof. di
II fascia, 1 ricercatore
Trasferimenti da altri Atenei: 1 professori ordinario e 3 professori associati confermati.
Mobilità interna: passaggi di Facoltà di 1 ricercatore ed 1 assistente di ruolo; passaggi di settore di
1 professore associato ed 1 ricercatore.
Trasferimenti ad altra sede: 1 professori ordinario, 4 professori associati confermati e 3 ricercatori
confermati;
Conferme in ruolo di 25 professori di I fascia, 57 prof. di II fascia e di n. 26 ricercatori;
Ricostruzioni di carriera per 78 professori di ruolo e 12 ricercatori- Attribuzione di scatti anticipati per
nascita dei figli a n. 5 docenti.
b) Incarichi esterni retribuiti di docenti a tempo pieno: sono state evase 303 richieste di
autorizzazione e sono stati eseguiti gli inserimenti e gli aggiornamenti nel programma di gestione dati
del Dipartimento della Funzione Pubblica relativi agli incarichi conferiti e autorizzati negli anni
precedenti.
c) accordi/convenzioni: istruzione e gestione di 18 accordi/convenzioni con enti esterni per il
finanziamento di posti di professori e ricercatori di ruolo.
d) bandi per valutazioni comparative a 7 posti di professore di ruolo di II fascia e 21 posti di
ricercatore universitario; approvati gli atti di 3 valutazioni comparative.
e) La Ripartizione Docenti di ruolo ha inoltre:
- collaborato, per i dati di competenza, alla gestione della procedura PROPER (Miur-Cineca) relativa
alla programmazione triennale del fabbisogno di personale;
- collaborato con il servizio contenzioso relativamente ai ricorsi del personale docente
- curato il costante monitoraggio per ciascuna Facoltà delle risorse stipendiali disponibili a seguito
delle cessazioni del personale docente e degli impegni assunti;
33
Ripartizione Docenti non di Ruolo
La Ripartizione ha solto attività con riferimento alle seguenti tematiche:
a) Professori a contratto: raccolta e verifica del materiale necessario alla stipula di 1140 contratti per
lo svolgimento di attività didattiche sostitutive, integrative e tecnico-pratiche, compreso il lavoro di
verifica e controllo del materiale relativo ai contratti stipulati, su delega del Rettore, dai Presidi della
Facoltà di Architettura, Scienze politiche e della Scuola Superiore di Lingue Moderne per Interpreti e
Traduttori;
b) Affidamenti/Supplenze: gestione di 782 affidamenti/supplenze, espletamento delle procedure per
ottenere e rilasciare i nulla-osta per didattica fuori sede, costante monitoraggio dei budgets a
disposizione delle Facoltà.
Di tutti i predetti contratti e supplenze è stato effettuato l’inserimento nelle procedure informatizzate
d’Ateneo, curandone quindi l’inoltro agli uffici finanziari e agli altri uffici interessati (Bilancio, FSE,
Servizio Prevenzione e Protezione, Questura, INAIL, Presidi ) per i successivi adempimenti di
competenza.
c) Assegni di ricerca: Stipulati 74 contratti per nuovi assegni di ricerca e per rinnovi contrattuali.
Supporto ai Dipartimenti interessati per la stipula delle convenzioni finalizzate all'attivazione di assegni
di ricerca finanziati da Enti esterni. Autorizzazioni allo svolgimento di attività didattica da parte degli
assegnisti di ricerca. Banditi (a cura del servizio valutazioni comparative) 68 concorsi per il
conferimento di assegni di ricerca.
d) Ricercatori a tempo determinato: indette 3 procedure di selezione. Stipulati 4 contratti con
ricercatori a tempo determinato. Inserimento dei dati nelle procedure informatizzate d'Ateneo; inoltro
degli atti agli altri uffici competenti (Bilancio, FSE, Dipartimenti) per i conseguenti adempimenti.
e) Contratti con i cd. cervelli: stipula di contratti con “studiosi per lo svolgimento di attività didattica e
di ricerca ”; inserimento dei dati nelle procedure informatizzate d'Ateneo; inoltro degli atti agli altri uffici
competenti (Bilancio, FSE, Dipartimenti) per i conseguenti adempimenti.
f) Adempimenti relativi all’anagrafe delle prestazioni - anche su supporto informatico ministeriale rispettando le scadenze annuali sia per quanto riguarda i professori a contratto dipendenti da Enti
pubblici che per tutte le supplenze conferite e autorizzate.
34
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Modificazione della
disciplina sugli
affidamenti/supplenze e
delle relative procedure
Modifiche e integrazioni
alla disciplina sugli
assegni di ricerca e
stesura del relativo
regolamento
Creazione di una banca
dati informatica sugli
incarichi didattici nelle
Scuole di specializzazione
Informatizzazione delle
procedure concorsuali e
comunicazione dati al
CINECA
Risultati attesi
1. predisposizione di una proposta di modifica dell’
attuale disciplina da sottoporre all’ approvazione
del SA e del CdA
2. emanazione di una circolare del Rettore diretta
ai Presidi delle Facoltà contenente la nuova
disciplina
1. Analisi delle modifiche e integrazioni da
apportare all’ attuale disciplina
2. predisposizione della proposta di modifiche ed
integrazioni e stesura del testo di Regolamento da
sottoporre all’ approvazione del SA e del CdA
3. emanazione con DR del regolamento sugli
assegni di ricerca e sua pubblicità presso i
Direttori dei Dipartimenti
1. Creazione di un data-base e suo utilizzo
Grado di
raggiungi
mento
TOTALE
TOTALE
STRALCIATO
2. Inserimento e aggiornamento dati a partire
dall’anno 2001-02
1. Studio di fattibilità
PARZIALE
Fasi successive subordinate all’ esito dello studio
di fattibilità:
2. Creazione di un data-base e inserimento dei
dati relativi alle procedure concorsuali
3. Elaborazione automatica dei documenti
STRALCIATO
STRALCIATO
STRALCIATO
4. Trattamento informatico dei dati
5. Trasmissione in forma elettronica dei dati
all’archivio CINECA
Smaltimento pratiche relative a:
professori incaricati
legge 336 singoli provvedimenti economici di particolare complessità
proposte di contratti per attività didattiche pervenute con
documentazione incompleta
richieste di informazioni su servizi pre-ruolo da parte di Enti esterni
Stralci
STRALCIATO
STRALCIATO
PARZIALE
Modificazione della disciplina sugli affidamenti/supplenze e delle relative procedure
L’obiettivo è stato interamente realizzato. Le modifiche introdotte consentono ora di gestire gli
affidamenti/supplenze provvedendo alle autorizzazioni al pagamento dei compensi ai docenti
interessati senza incorrere nei ritardi conseguenti ai vincoli posti dalla previgente disciplina.
35
Modifiche e integrazioni alla disciplina
regolamento
sugli assegni di ricerca e stesura del relativo
L’obiettivo è stato interamente realizzato. Si dispone ora di un regolamento organico della disciplina
degli assegni, che è agevolmente consultabile nel sito WEB dell’Ateneo da parte di tutti gli interessati.
Creazione di una banca dati informatica sugli incarichi didattici nelle
specializzazione
Scuole di
L’obiettivo è stato rinviato al 2006 in quanto ritenuto non prioritario alla luce della verifica del piano di
lavoro CSIA. La sua realizzazione consentirà la ricerca informatizzata e non più cartacea dei dati al
fine di evadere con tempestività le richieste di certificazione delle attività didattiche.
Informatizzazione delle procedure concorsuali e comunicazione dati al CINECA
La Sezione personale docente ha avviato lo studio di fattibilità analizzando, in particolare, la
procedura di informatizzazione dei concorsi adottata dall’ Università di Udine che è sembrata idonea
a soddisfare anche le esigenze del nostro Ateneo. Lo studio di fattibilità non è ancora concluso e va
ora completato con il CSIA tenendo conto delle esigenze di integrazione dei sistemi informativi
nell’ambito dell’ Ateneo.
Smaltimento pratiche
Con riferimento ai punti "professori incaricati" e "legge 336" si ritiene completata l'analisi dell'aspetto
teorico normativo. Sarà necessario procedere all'applicazione pratica ai casi rimasti sospesi.
Per quanto riguarda le proposte di contratti per attività didattiche pervenute con documentazione
incompleta, sono state risolte le problematiche relative all'aa 2005/2006; restano in sospeso quelle
relative agli anni precedenti.
E' stata completata l'attività relativa alle richieste di informazioni su servizi pre-ruolo da parte di enti
esterni.
36
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
SEZIONE PERSONALE TA
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
Si premette che sono attività correnti tutte quelle svolte dalla Sezione Personale tecnicoamministrativo, in relazione alle seguenti macrofunzioni, alla stessa assegnate:
- pianificazione, reclutamento, utilizzo delle risorse umane tecniche e amministrative;
- gestione del rapporto di lavoro e formazione;
- gestione del contenzioso del personale docente e tecnico-amministrativo.
Nel corso del 2005, per la concomitante emanazione di nuove disposizioni, nonché per l’impulso
impresso, l’attività della Sezione è stata di grande intensità. L’attività corrente, in realtà, si è
intersecata e sovrapposta con gli obiettivi fissati, in maniera difficilmente distinguibile, o ne ha
costituito uno sviluppo, per cui seguirà una relazione che tratterà unitariamente della gestione
corrente e della gestione per obiettivi.
Le nuove disposizioni a cui si è fatto cenno sono le seguenti:
Finanziaria 2005:
Ha previsto l’obbligo di programmazione e pianificazione triennale del fabbisogno di personale (a
tempo indeterminato e determinato): trattasi della complessa attività di ricognizione, costruzione baca
dati, analisi e valutazione, programmazione e stima, che ha portato (con delibera conclusiva del CdA
di maggio) alla pianificazione del fabbisogno del personale per il triennio 2005-2007.
Quanto all’anno 2005 e in riferimento alle n. 42 assunzioni e n. 18 avanzamenti per Progressione
Economica Verticale, previste dalla programmazione del fabbisogno per detto anno, si segnala che è
stato portato a compimento entro l’anno tutto quanto era stato previsto e programmato, ossia:
-
si è proceduto ad assumere n. 27 unità di personale per scorrimento di graduatorie vigenti e
mobilità compartimentale;
-
quanto al restante numero di assunzioni previste si precisa che, non essendovi graduatorie di
concorso vigenti, sono state epletate n. 14 procedure di reclutamento per concorso pubblico
per l’assunzione n. 14 unità.
Un’ulteriore unità, di cat. EP, è stata acquisita per trasferimento da altro Ente.
-
quanto ai 18 avanzamenti per Progressione Economica Verticale programmati, sono state
concluse tutte le procedure.
Si segnala infine che, a seguito della rimodulazione della programmazione 2005 suddetta, si è
proceduto, in aggiunta a quanto sopra evidenziato, all’assunzione di ulteriori n. 5 unità per scorrimento
di graduatoria nel dicembre 2005.
Si segnalano le seguenti ulteriori procedure concluse dalla Sezione:
37
Comandi: 1 EP in entrata
3 in uscita : 1 D c/o Regione FVG; 1 C c/o Ministero Economia e Finanze; 1C c/o OGS
Trasferimenti: 8 in uscita: 1D - ex comando; 5 C amm.vi - 1 da 1.1.06; 2 C bibl. - 1da 1.1.06
Nuovo CCNL del Comparto Università:
Nel mentre si svolgeva la notevole attività istruttoria che ha portato alla programmazione del
fabbisogno del personale sopra detta (di cui si rammenta che l’inserimento in Proper scadeva il 31
marzo 2005), il 27 gennaio 2005 è entrato in vigore il nuovo CCNL, comportando scadenze a breve da
rispettare, nonché dubbi interpretativi e problematiche da risolvere.
La Sezione ha provveduto nei termini prescritti ad applicare la nuova normativa contrattuale, avviando
altresì le trattative per quegli istituti che richiedono la partecipazione delle organizzazioni sindacali.
Quanto allo studio ed approfondimento delle problematiche, la Sezione ha partecipato ai lavori del
Comitato nazionale per il personale del CODAU, svoltisi per la soluzione di dette problematiche.
Nel contesto delle nuove disposizioni contrattuali, si ritiene particolarmente significativo lo studio che
la Sezione sta conducendo, assieme al Comitato guida allargato, circa la revisione delle regole di
conferimento degli incarichi agli EP nonché dei criteri per la determinazione delle indennità di
posizione e risultato da conferire ai medesimi.
In tema di contrattazione e in generale di relazioni sindacali, giova qui ricordare che si sono svolte ben
18 riunioni di negoziazione decentrata, con un notevole incremento rispetto agli anni passati.
In materia di contrattazione, si ritiene di particolare rilevanza l’attività svolta dalla Sezione in merito
alla definizione dei fondi per il salario accessorio nonché lo studio condotto sulla procedura ed i criteri
riguardanti la PEO ed il relativo documento in cui, evidenziate le criticità, vengono proposti dei
correttivi. Si ritiene inoltre di ricordare, sempre in materia di salario accessorio, l’approvazione del
Regolamento riguardante gli incentivi previsti dalla legge Merloni (predisposto dalla Sez. Tecnica), la
cui istruttoria si protraeva da anni.
Quanto alle ulteriori attività che hanno particolarmente impegnato la Sezione, si ricordano le seguenti:
Contenzioso dei collaboratori ed esperti linguistici:
Nell’ambito della gestione del contenzioso del personale docente e tecnico-amministrativo, l’attività di
maggior impegno è stata svolta in relazione al contenzioso dei CEL. Si ricorda che nel corso del 2005
si sono svolte le numerosi udienze testimoniali, che hanno visto sempre presenti, a fianco
dell’Avvocato dello Stato, personale della Sezione; le sentenze emesse, hanno poi richiesto, per la
loro esecuzione, una complessa attività di studio, interpretazione, conteggi, e reperimento delle
risorse, che è tuttora in corso.
La riorganizzazione degli Uffici amministrativi:
Si tratta dell’attività di supporto e collaborazione prestata al Direttore amministrativo nella
predisposizione delle linee di riorganizzazione degli uffici amministrativi, approvate dal CdA con
delibere dd. 27.7.2005 e 19.12.2005.
In conformità alle delibere adottate, la Sezione ha poi predisposto nel 2005 i provvedimenti di
costituzione delle seguenti strutture:
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Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
- Sez.Comunicazione istituzionale
- Sez. Organi accademici
- Sez. Ricerca e rapporti con le imprese
Per completezza si rammenta che nel febbraio 2006 è stata costituita la Sez. Controllo di gestione e
progetti speciali di formazione, che la Sez. Relazioni internazionali è in corso di costituzione e che
ulteriori proposte riorganizzative sono al vaglio degli organi istituzionali.
La costituzione del nuovo Comitato per le Pari Opportunità:
A tal proposito si ricorda che da anni il Comitato per le Pari Opportunità attendeva un rinnovo. Il
Comitato viene ricostituito con una diversa struttura, che vede presenti tutte le componenti
dell’Ateneo, e con un nuovo regolamento.
La formazione rivolta al personale:
Si riportano i seguenti dati:
Corsi attivati: 54
totale partecipanti: 1.144
totale ore formazione erogata: 847
Di particolare rilevanza:
- Seconda edizione corso Pianificazione e Programmazione operativa, rivolto a Capi Ripartizione,
Segretari dipartimento e responsabili di settore dello CSIA (nel 2004 era stato organizzato per
dirigenti, capi sezione e direttori CSPA e SBA)
- Giornata sulle Pari Opportunità (5 ottobre 2005), in vista delle elezioni del Comitato Pari
Opportunità, costituito in data 23/12/2005
- Formazione per i progetti di Ateneo:
"Ricognizione delle funzioni svolte dal personale tecnico-amministrativo dell'Università di Trieste"
che ha coinvolto Capi Sezione, Capi Ripartizione, Direttori e Segretari di Dipartimento, finalizzato
alla definizione di un organigramma d'Ateneo completo e alla determinazione del fabbisogno
quantitativo/qualitativo del personale;
"SID 3" (Sistema Informativo Documentale di Ateneo): il progetto concernente la gestione
elettronica del flussi documentali ha coinvolto tutti gli utenti SID (ade eccezione sezione Didattica e
Responsabili di struttura per i quali è prevista una sessione a breve): in totale 17 edizioni per 263
partecipanti;
Giornata di studio "La gestione del fabbisogno finanziario e il progetto SIOPE" (Sistema
Informativo delle Operazioni degli Enti Pubblici) 4 ottobre 2005; il progetto SIOPE è diretto
all'adozione di un omogeneo codice di classificazione delle entrate e delle spese di tutte le
pubbliche amministrazioni, attraverso la rilevazione telematica degli incassi e dei pagamenti
effettuati dai tesorieri, al fine di garantire la rispondenza dei conti pubblici alle condizioni previste
dalla legislazione comunitaria.
Reclutamento tutor ai sensi del DM 198/2003:
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In riferimento a detti tutor, si segnala che la Sezione ha studiato e predisposto la procedura e il
modello di bando; quanto al reclutamento dei tutor da assegnare all’Amministrazione, la Sezione ha,
quindi, proceduto direttamente, mentre per i tutor da assegnare alle Facoltà, la Sezione ha
predisposto e trasmesso il modello di bando, fungendo altresì da referente.
Avvio semplificazione controllo presenze/assenze:
La Sezione ha avviato il processo di detta semplificazione, con la visualizzazione a tutto il personale
delle timbrature.
Nuovo modello di gestione delle ore straordinarie:
A seguito di un’indagine conoscitiva e di approfondito studio, unitamente a due rappresentanti
sindacali, sono stati predisposti nuovi criteri ed un nuovo modello di assegnazione e gestione delle ore
straordinarie.
40
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Collaborazione alla
revisione dei criteri per
l’assegnazione del
personale dipartimenti e
centri servizi di Facoltà
Revisione del sistema
incentivante per il
personale tecnico
amministrativo
Asilo nido aziendale
Rideterminazione
dotazioni organiche
Riorganizzazione
parziale degli uffici
Risultati attesi
Predisposizione di un documento, da
produrre al Comitato guida, con nuovi criteri
per l’assegnazione del personale a
dipartimenti e centri servizi di Facoltà
1) predisposizione di un documento, da
produrre alle OOSS, con nuovi criteri per il
conseguimento della PEO
2) predisposizione di una proposta da
produrre alle OOSS, contenente le modifiche
ad alcuni istituti individuati
Predisposizione di un progetto da produrre
all’Ente regione per la domanda di
finanziamento
1) Predisposizione di un documento da
produrre al Ministero, contenente la
pianificazione del fabbisogno triennale del
personale TA, come da legge finanziaria
2005 e da istruzioni fornite dal ministero
stesso
2) predisposizione di un documento, da
produrre al CDA, di ridefinizione del
fabbisogno, in relazione ai risultati del
funzionigramma ed alla riorganizzazione
parziale degli uffici
Predisposizione di un documento riguardante
la rioganizzazione parziale degli uffici
Grado di
raggiungimento
Stralci
PARZIALE
TOTALE
PARZIALE
STRALCIATO
STRALCIATO
PARZIALE
TOTALE
Collaborazione alla revisione dei criteri per l’assegnazione del personale dipartimenti e centri
servizi di Facoltà
Nel corso dell’attività volta alla programmazione e pianificazione del personale è stata apportata
qualche modifica o aggiunta ai criteri in uso (con riguardo al sistema dell’arrotondamento e
l’individuazione delle priorità); si sta procedendo ora allo studio di una revisione dei criteri della
distribuzione del personale tra i centri servizi di facoltà.
Revisione del sistema incentivante per il personale tecnico amministrativo
L’obiettivo “revisione del sistema incentivante per il personale tecnico amministrativo” si protrae al
2006. Lo studio delle modifiche da apportare ad alcuni istituti individuati, già intrapreso nel 2005,
continua, con particolare riferimento alla categoria degli EP.
Si precisa in particolare che il primo risultato atteso è stato raggiunto: infatti nel corso del 2005 è stato
consegnato alle OO.SS, un documento nel quale vengono formulate ipotesi di modifica alla procedura
e ai criteri della PEO. Per completezza si precisa che detta procedura, relativa al 2005, è stata in
seguito avviata, con solo alcune delle modifiche proposte, come richiesto dalle OOSS.
41
Quanto al secondo risultato atteso, si precisa che il Comitato Guida Allargato ha già formulato una
prima bozza di modifica ai criteri di attribuzione degli incarichi di EP e determinazione dell’indennità di
posizione; vista la simulazione delle modifiche ipotizzate, si sta procedendo a una diversa
impostazione delle stesse.
L’obiettivo nel complesso si ritiene raggiunto, nel 2005, al 50%.
Asilo nido aziendale
L’obiettivo è stato stralciato, in considerazione del fatto che l’immobile individuato non è risultato
disponibile.
Rideterminazione dotazioni organiche
L’obiettivo “rideterminazione della dotazione organica”, avviato nel 2005, si protrae al 2006.
42
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
SEZIONE AFFARI GENERALI DEL PERSONALE
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
La normale attività della Sezione consiste, a grandi linee, nella cura di pratiche pensionistiche e di fine
servizio, riscatti e ricongiunzioni, gestione di congedi di vario tipo, tessere di riconoscimento,
assistenza sanitaria all’estero, sussidi, prestiti INPDAP e pratiche relative a varie esigenze del
personale docente e tecnico amministrativo.
Tutto il personale della sezione ha riscontrato un incremento del lavoro, causato da vari motivi:
interni all’ateneo, quali diverse assunzioni e cessazioni di personale a tempo determinato;
dovuti alla situazione economica globale, per le richieste di prestiti INPDAP e di sussidio;
inerenti alle problematiche sindacali e non ultimo la riforma pensionistica che entrerà in vigore
nel 2008 che ha comportato o l’anticipata rassegnazione delle dimissioni da parte del personale
e/o la richiesta di numerosi prospetti pensionistici e l’utilizzo del nuovo programma INPDAP.
A tale incremento di lavoro si è potuto far fronte nonostante il maggiore impegno derivante dalla
necessità di conseguire gli obiettivi assegnati.
43
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Risultati attesi
Pratiche pensionistiche
all’INPDAP tramite
modello PA04
Definizione nuove
procedure TFR
Trasferimento all’INPDAP dei dati richiesti ai
sensi L. 335/95 relativi a pratiche pensionistiche
Analisi e definizione di
nuovi criteri per il
Servizio Ispettivo
Rilevamento
presenze/assenze
Banca dati INPDAP
Creazione di un “flusso di lavoro” riguardante
l’inserimento, dei dati richiesti ai sensi circolare
INPDAP – art.2120 del CC e dal DPCM 20.12.99
e succ. modif.
Stesura di un documento in cui si definiscono i
nuovi criteri di indagine per il “Servizio Ispettivo”
considerando i criteri delineati dal Dipartimento
della Funzione Pubblica .
Stesura di un regolamento che, nell’osservanza
della normativa, semplifichi la procedura del
rilevamento delle presenze e delle assenze. .
Inserimento, dei dati richiesti dalla circolare 39,
nella procedura CINECA con trasporto dei dati
attualmente inseriti nella procedura “personale” –
parte informatica.
Raffronto dei dati inseriti con i dati richiesti dalla
circolare 39- raffronto tracciati – parte informatica
Identificazione di dati mancanti o non
correttamente “scritti” – parte informatica
Analisi delle strutture interessate all’inserimento
degli “eventi” utili ai fini della circolare 39
Formazione di un gruppo di lavoro misto
Inserimento dei dati mancanti nella procedura
CINECA
Trasferimento dei dati richiesti dalla circolare 39
all’INPDAP
Grado di
raggiungimento
Stralci
TOTALE
TOTALE
STRALCIATO
PARZIALE
TOTALE
TOTALE
TOTALE
TOTALE
TOTALE
PARZIALE
PARZIALE
Analisi e definizione di nuovi criteri per il Servizio Ispettivo
L’obiettivo è stato stralciato, tenuto conto delle risorse umane disponibili, per poter assicurare il
raggiungimento degli obiettivi ritenuti prioritari (pratiche pensionistiche, Definizione nuove procedure
TFR e Banca dati INPDAP).
Rilevamento presenze/assenze
Nell’ambito di questo obiettivo è stata realizzata la mappatura dei flussi, delle varie casistiche inerenti
tale problematica e delle carenze presenti nel sistema. Si è proceduto anche all’analisi del SW in uso
rilevandone i limiti operativi. Infine è stata effettuata una ampia ed approfondita ricognizione della
normativa (legge e regolamenti di Ateneo) in merito. Alla luce di ciò sono stati rilevati i miglioramenti
possibili. L’obiettivo continua ad essere perseguito nel 2006
44
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
Banca dati INPDAP circolare 39
L'obbiettivo si è rivelato in corso d'anno più corposo del previsto, poichè è emersa l’opportunità di
implementare la banca dati INPDAP anche con i dati provenienti dalla banca dati "Assenze" (infatti, tra
le richieste dell’INPDAP, rientrano non solamente i giorni di assenza ma anche le relative motivazioni
ed il trattamento economico).
Nel corso della ricognizione delle banche dati disponibili è emersa, in taluni casi, la carenza di
informazioni specifiche riguardanti i decreti di ricostruzione delle carriere del personale. A tal riguardo
si è pertanto dovuto provvedere all'inserimento manuale.
In corso d’anno sono pervenute da parte dell’INPDAP, e successivamente evase, richieste relative
alla fornitura di dati inerenti le posizioni assicurative dei dipendenti dell'Ateneo. E’ stata inoltre
assicurata all'INPDAP la disponibilità dell’Ateneo a sottoscrivere un protocollo d'intesa per la fornitura
dei dati richiesti.
Per poter assicurare la disponibilità presso l’INPDAP di tutti i dati necessari al momento del
pensionamento dei dipendenti, si è proceduto come segue:
-
nel 2005 sono stati inviati i dati relativi a tutte le persone che hanno richiesto il pensionamento
-
si ritiene che entro il 2006 venga portato a termine l’inserimento di tutti i dati relativi ai futuri
pensionamenti (iniziando dai dipendenti più anziani e quindi più prossimi alla fine della carriera
lavorativa), integrando manualmente laddove l'evidenza informatica non sia disponibile.
L’obiettivo si ritiene raggiunto nella percentuale dell’80%.
45
SEZIONE STIPENDI E FISCALITÀ
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
L’attività corrente per il 2005 ha visto impegnate le Ripartizioni operanti nella Sezione Stipendi e
Fiscalità nelle loro competenze ordinarie.
Ripartizione Stipendi
La Ripartizione Stipendi ha erogato mensilmente le competenze fisse ed accessorie al personale di
ruolo, non di ruolo, collaboratori ecc. operando in corso d’anno l’applicazione a favore del personale
tecnico amministrativo del CCNL 2002-2005 – I biennio, nonché corrispondendo al personale docente
l’incremento stipendiale annuo previsto per legge; sono stati predisposti, stampati ed inviati i CUD al
termine dell’attività relativa al conguaglio fiscale, ed è stata prestata l’assistenza fiscale ai dipendenti
che se ne sono avvalsi ai fini della dichiarazione dei redditi, sono stati applicati un consistente numero
di provvedimenti di ricostruzione di carriera del personale docente, altri riguardanti i passaggi
orizzontali (ampliamento graduatoria PEO 2003) e verticali (PEV 2005) del personale T.A.; sono state
gestite ex novo le posizioni economiche dei nuovi assunti, sia docenti che tecnici-amministrativi o
passaggi di ruolo e pratiche relative a trasferimenti e comandi; sono state implementate
periodicamente procedure gestite da altri Enti (INPDAP, INPS, INAIL, ONAOSI, INPGI, Agenzia
dell’Entrate ecc), si è provveduto a rendicontazioni di pagamenti operati su vari fondi specifici (master,
fondi FSE, per la Sezione Affari finanziari e/o Dipartimenti ecc); si sono forniti dati riguardanti varie
statistiche, quali ad esempio il Conto Previsionale e il Conto annuale, e alla Sezione Affari finanziari
quelli relativi alla previsione di cassa bimestrale; si è provveduto infine all’aggiornamento dell’anagrafe
degli incarichi per la parte di propria competenza. Usualmente si è effettuata l’attività di front-office
rivolta all’utenza (di particolare gravosità quella riguardante i collaboratori esterni) e di collaborazione
ed assistenza agli altri uffici dell’Ateneo.
Ripartizione Fiscalità
Anche la Ripartizione Fiscalità, per le sue competenze, ha svolto regolarmente le attività di front-office
e di collaborazione ed assistenza agli altri uffici dell’Ateneo, in particolare nei confronti dei Dipartimenti
per la parte fiscale e del personale in generale in riferimento all’ufficio missioni. La gestione corrente di
detta Ripartizione ha riguardato, peraltro, tutti gli adempimenti periodici (mensili, annui ecc) di tipo
fiscale, riguardanti versamenti di imposte e produzione di dichiarazioni fiscali (mod. 770 ecc.), che
quelli estemporaneamente richiesti da situazioni contingenti (ad esempio, ricorso avverso cartella di
pagamento riguardante versamenti di imposte pregresse, peraltro andato a buon fine); l’ufficio
missioni ha liquidato, quasi sempre nei tempi previsti, quanto di propria competenza, provvedendo
inoltre a collaborare alla semplificazione dell’iter per il pagamento di missioni ai commissari esterni.
Corre l’obbligo di segnalare che l’attività della Sezione Stipendi e fiscalità nel corso del 2005 è stata
notevolmente condizionata da cambiamenti interni riguardanti in particolare consistenza e tipologia di
personale operante e da innovazioni lavorative, legate a progetti d’Ateneo (unificazione banche dati
personale-stipendi – SIOPE – Altform - Progetto Dati). Resta da segnalare il rilevante coinvolgimento
del Capo Sezione e del Capo Ripartizione stipendi in alcuni importanti progetti d’Ateneo
46
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
definizione posizione
contributiva lettori ex
contenzioso
Miglioramento dei flussi
in entrata alla
Ripartizione Stipendi
Regolarizzazione
posizione contributiva
figurativa
Semplificazione flusso
riguardante missioni
routinarie di Facoltà
Semplificazione
procedure liquidazione
missioni dei commissari
di concorso
Risultati attesi
Grado di
raggiungimento
Compilazione supporto cartaceo attestante
contribuzione versata al’I.N.P.S.
Stralci
STRALCIATO
Emanazione circolare interna
STRALCIATO
Riduzione ritardi liquidazioni
Studio normativa relativa alla casistica
esistente presso l’Ateneo
TOTALE
Elaborazione di una proposta di nuova
modulistica e relativa procedura
Monitoraggio corretto utilizzo nuova
modulistica
Liquidazione missione immediata
Eliminazione liquidazioni negative
STRALCIATO
TOTALE
Definizione posizione contributiva lettori ex contenzioso
Nel corso del 2005 l’attività principale del Capo Ripartizione Stipendi, che detiene le competenze
necessarie a svolgere il lavoro relativo alla definizione della posizione contributiva di cui trattasi, si
sono rivolte principalmente, al secondo contenzioso relativo alla medesima categoria di personale. Al
completamento di tale obiettivo si procederà alla definizione completa della problematica (ripetuta
anche per il secondo contenzioso) relativa alla posizione contributiva lettori ex contenzioso (e quindi
nel 2006).
Miglioramento dei flussi in entrata alla Ripartizione Stipendi
L’obiettivo è stato rinviato tenuto conto delle risorse assegnate alla Sezione. Entro febbraio 2005 sono
state svolte le attività iniziali: è stata operata l’elaborazione preliminare di una proposta in merito al
nuovo flusso di informazioni. Si ritiene di poter raggiungere il complemento dell’attività nel corso del
2006 assegnando alta priorità all’obiettivo. La proposta va comunque rivista nel corso del 2006, in
quanto non più aggiornata in relazione alle modifiche susseguenti all’unificazione delle banche dati
stipendi/personale e all’introduzione di SIOPE.
Semplificazione flusso riguardante missioni routinarie di Facoltà
Nel corso del 2005 si è scelto di non dare priorità a tale obiettivo in seguito alle problematiche legate
all’organico della Ripartizione fiscalità – ufficio missioni. Non è stato pertanto possibile dare avvio
all’elaborazione della relativa procedura informatica e, successivamente, di prendere accordi con lo
CSIA in merito.
47
SEZIONE AA.GG. E DOCUMENTALI
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
Oltre alla gestione degli obiettivi di cui alle schede sottostanti, la Sezione AAGG e documentali ha
curato nel corso del 2005 le attività ordinarie (quote centri e consorzi, enti ed istituti vari, consulenze
tecniche ed amministrative, spese legali e notarili, convenzione Portogruaro, indennità di carica)
ricompresse nel budget 2005 assegnato alla Sezione.
Relativamente ai Regolamenti di competenza della Sezione Affari Generali e documentali si comunica
che sono stati emanati nel corso del 2005 i seguenti regolamenti:
- Emanazione Regolamento del centro interdipartimentale scienze computazionali (CISC) con D.R.
387/05 DD. 4.3.2005
- Emanazione nuovo Regolamento del Polo didattico e culturale dell'Università di Trieste a Pordenone
con D.R. 1795/05 dd. 24.10.2005
- Emanazione Regolamento Sistema museale di Ateneo (SMATS) con D.R. 1858/05 dd. 2.11.2005
- Emanazione Regolamento Edizioni Università di Trieste (EUT) con D.R. 2132/05 dd. 30.11.2005
- Emanazione Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari in attuazione del d. lgs.
196/2003 con D.R. 2306/05 DD. 23.12.2005
- Emanazione delle Direttive per la partecipazione e l'adesione a centri interuniversitari, consorzi e ad
altre strutture di ricerca con D.R. 2320/05 dd.27.12.2005
Inoltre, nel novembre e dicembre 2005 sono state approvate da parte degli Organi competenti (Senato
Accademico – sedute del 15.11 e 13.12.05 e Consiglio di Amministrazione – sedute del 30.11 e
19.12.05) le Direttive per la partecipazione e l'adesione a centri interuniversitari, consorzi e ad altre
strutture di ricerca.
Gli adempimenti relativi al TU sulla Privacy sono stati perseguiti tramite gli obiettivi “Anagrafe
elettronica trattamento dei dati personali” e “Pianificazione e gestione di un documento sulla sicurezza
informatica”.
48
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Risultati attesi
Supporto per la
costituzione del Centro
Studi sulla Società
dell’Anziano
Predisposizione studio di fattibilità
Attraverso contatti con tutti i soggetti
interessati alla costituzione del centro
individuare la veste giuridica ottimale
(fondazione onlus, fondazione per
partecipazione onlus, associazione onlus) e
costituire il centro.
Grado di
raggiungimento
Stralci
TOTALE
PARZIALE
1) Collocazione logistica URP
2) Direzione e personale URP
Costituzione URP
STRALCIATO
3) Servizi erogati dall’URP
4) Modalità di erogazione dei servizi
5) Mezzi a disposizione dell’URP
Predisposizione di un documento di proposta
per il DA entro giugno
1) Censimento procedimenti
Amministrazione centrale (2005)
Regolamento legge
241/90
Implementazione
protocollo informatico e
gestione elettronica
flussi documentali
PROGETTO SID 3 FASE 1
TOTALE
STRALCIATO
2) Individuazione UOR responsabili (2005)
STRALCIATO
3) Durata procedimenti (2005)
STRALCIATO
4) Redazione regolamento in applicaz. Legge
241/90 (2006)
5) Semplificazione procedimenti in funzione
della loro automazione (2006-2007)
1) Trasmissione telematica di documenti fra
tutte le AOO dell’Ateneo tramite funzione di
posta elettronica certificata (PEC) in
sostituzione dell’invio di documenti su
supporto cartaceo
2) Trasmissione di documenti per posta
elettronica, previa individuazione delle
tipologie, indirizzati a caselle di posta
elettronica istituzionale delle UOR in
sostituzione dell’invio di documenti su
supporto cartaceo (UOR dell’AOO Amm.ne
centrale)
3) Misure di sicurezza informatica in
corrispondenza realizzazione punti precedenti
1e2
4) Formazione del personale delle AOO in
corrispondenza realizzazione punti precedenti
1, 2 e 3
STRALCIATO
STRALCIATO
PARZIALE
PARZIALE
PARZIALE
TOTALE
49
Anagrafe elettronica
trattamento dei dati
personali
Predisposizione
Protocollo d’Intesa tra la
Regione Friuli-Venezia
Giulia e l’Università
Pianificazione e gestione
di un documento sulla
sicurezza informatica
Coordinamento del
gruppo di lavoro per la
revisione dello Statuto di
Ateneo
5) Firma elettronica qualificata avanzata a
titolo sperimentale per Rettore, Direttore
Amministrativo, Dirigenti
6) Adeguamenti normativi in corrispondenza
realizzazione punti precedenti 1, 2 e 3
7) Adeguamenti organizzativi in
corrispondenza realizzazione punti precedenti
1, 2 e 3
8) Adeguamenti tecnici in corrispondenza
realizzazione punti precedenti 1, 2 e 3
Strutturazione informazioni contenute
nell’Anagrafe elettronica
Realizzazione Anagrafe elettronica sotto il
profilo informatico e predisposizione accessi
selezionati da parte delle strutture
Immissione dei dati di partenza sulla base
degli elementi già in possesso
dell’Amministrazione in base a censimento
trattamento dati 2° semestre 2004
Attivazione accessi ad anagrafe a soggetti
abilitati strutture per aggiornamento dati in
base a istruzioni tecniche
Presentazione di una bozza del protocollo
d’intesa alla Regione e raggiungimento del
consenso di quest’ultima sui contenuti
dell’accordo stesso.
Presentazione di un piano per la sicurezza dei
dati che fotografando la situazione esistente
permetta la predisposizione di un piano di
adeguamento laddove si riscontri
inadempienze alle misure minime o la
necessita’ di mettere in atto misure ulteriori
idonee per la protezione dei dati
Elaborazione da parte del gruppo di lavoro del
nuovo Statuto di Ateneo
PARZIALE
PARZIALE
PARZIALE
PARZIALE
TOTALE
TOTALE
TOTALE
STRALCIATO
TOTALE
TOTALE
TOTALE
Fondazione “Centro Studi sulla Società degli Anziani”
La Ripartizione collaborando con i referenti degli enti interessati ha contribuito alla stesura di una
bozza di protocollo che è stata poi sottoposta all’approvazione degli organi accademici, che hanno
autorizzato l’adesione alla costituenda fondazione. L’avvenuta approvazione da parte degli organi
accademici è stata comunicata agli altri enti aderenti. La sottoscrizione formale dell’accordo è prevista
per il 2006.
L’obiettivo si ritiene raggiunto al 50%.
Costituzione URP
L’obiettivo è stato stralciato in quanto non ritenuto prioritario.
50
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
Regolamento legge 241/90
L’obiettivo è stato ritenuto non prioritario e, in ogni caso, risulta subordinato alla collegata definizione
del Funzionigramma.
Implementazione protocollo informatico
PROGETTO DI ATENEO SID 3 FASE 1
e gestione
elettronica
flussi
documentali
–
Perfettamente in linea con le previsioni la formazione del personale delle AOO e la predisposizione
degli adeguamenti normativi e organizzativi (bozza Manuale di gestione già redatta). Imminente
l’introduzione dell’impiego della firma digitale (in corso la stipula della convenzione con certificatore
accreditato) a partire dal Rettore.
Più complessa si è rivelata la messa a punto degli adeguamenti tecnici, non per fattori dipendenti
dall’Università di Trieste, ma a causa della messa a punto nel software Titulus versione 3 della
funzione di interoperabilità (invio e ricezione dei documenti elettronici fra le Aree Organizzative
Omogenee), considerata strategica nella gestione elettronica dei documenti nel nostro Ateneo, tutt’ora
oggetto di test e verifiche in vista della sperimentazione puntale da parte di tutte le AOO dell’Ateneo.
La fase 1 di SID 3 si integrerà pertanto nel 2006 con la realizzazione della fase 2.
L’obiettivo si ritiene raggiunto nella percentuale del 70%.
Anagrafe elettronica trattamento dei dati personali (adempimenti TU sulla privacy)
E’ stato effettuato il rilevamento di tutti i trattamenti di dati personali effettuati nelle strutture
dell’Ateneo (Divisioni, Sezioni, Facoltà, Centri Servizi, Dipartimenti), distinguendo, fra gli altri, la
tipologia di dati trattati, le persone incaricate, le banche dati utilizzate, nonché le misure di sicurezza in
essere.
Parallelamente, presso lo CSIA, è stata portata a termine la creazione dell’applicativo informatico nel
quale, nel corso dell’estate, sono confluiti i dati di cui sopra.
Il risultato così ottenuto presentava tuttavia ancora non poche criticità, in quanto i dati offerti dalle
strutture erano eccessivamente eterogenei e non consentivano l’estrazione di una reportistica
funzionale.
Si è proceduto quindi ad un consistente lavoro di razionalizzazione delle informazioni originarie
mediante la creazione di tre “modelli standard” di trattamenti/attività riferiti ai Dipartimenti, alle Facoltà
ed ai Centri servizi autonomi.
Tali modelli saranno sottoposti nei primi mesi 2006 alla conferma da parte delle strutture.
Non è stata raggiunta l’attivazione degli accessi all’anagrafe in maniera diffusa ma sono stati
predisposti degli accessi selezionati ad alcune strutture.
L’obiettivo si ritiene raggiunto nella percentuale del 80%.
Predisposizione Protocollo d’intesa tra l’Università degli Studi di Trieste e la Regione Friuli
Venezia Giulia
L’attività della Ripartizione è stata di supporto alla compenente universitaria della commissione
paritetica mista incaricata di elaborare la bozza di protocollo (reperimento normativa e
documentazione, analisi dell’articolato via via in itinere, partecipazione a riunioni della commissione
paritetica), coordinamento degli uffici dell’amministrazione coinvolti e interessati negli adempimenti
previsti per l’approvazione del protocollo, predisposizione e attuazione degli atti di approvazione del
51
protocollo da parte degli organi accademici comunicazione alla regione, che a sua volta ha approvato
definitivamente il protocollo con delibera di giunta del 29.12.2005.
La sottoscrizione formale dell’accordo tra il Rettore e il Presidente della Regione è prevista nel corso
del 2006.
Pianificazione e gestione di un documento sulla sicurezza informatica (adempimenti TU sulla
privacy)
Per la specificità e le caratteristiche dell’attività, nella stessa è stato impegnato soprattutto il CSIA,
trattandosi per lo più di analisi ed attività revisionale di carattere informatico.
La Sez. AAGG e documentali ha provveduto ad integrare il Documento di cui trattasi relativamente
alle parti di carattere organizzativo, mediante indicazione dell’analisi dei trattamenti dei dati personali
effettuata, delle nomine dei responsabili del trattamento dei dati personali nonché relativamente alle
ipotesi di messa in sicurezza degli archivi cartacei.
Il DPS è stato posto in visione al Consiglio di Amministrazione nella seduta del 19.12.2005 in
occasione della presa d’atto della relazione circa gli adempimenti conseguenti ed è stato adottato con
decreto pettorale.
Coordinamento del gruppo di lavoro per la revisione dello Statuto
Il gruppo di lavoro attraverso un’analisi dei singoli articoli ha provveduto alla revisione dello Statutodi
Ateneo, predisponendo una bozza del nuovo articolato. Nel 2006 seguirà da parte della Ripartizione la
cura dell’iter procedurale di approvazione delle modifiche statutarie.
52
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
DIVISIONE AFFARI ECONOMICI
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
Coincidono sostanzialmente con quelle delle Sezioni che la compongono. Di particolare significatività
nel corso del 2005 le vicende degli appalti dei servizi integrativi e del servizio cassa; la
sperimentazione dell’uscita dal sistema di tesoreria unica, con le implicazioni a livello di codifica
gestionale e revisione piano dei conti. Di peculiare criticità l’operatività della Rip.Inventari.
La Divisione ha risposto positivamente, con una efficienza alta (o medio-alta) nell’impiego delle
risorse; la inadeguatezza di alcuni risultati appare sostanzialmente riconducibile alla consistenza delle
risorse impiegate o a fattori di dispersione esogeni.
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Risultati attesi
Implementazione
Rispetto prescrizioni regolamentari;
dell’anagrafe del
disponibilità di informazioni analitiche su
patrimonio immobiliare
allocazione risorse infrastrutturali e correlate
Rilevazione utilizzo dei parcheggi, di pertinenza dell’Ateneo e non, da
parte dell’utenza dell’Ateneo (docenti, personale, studenti), con
riferimento a tutti i Poli dell’Ateneo
Grado di
raggiungimento
Stralci
PARZIALE
STRALCIATO
Implementazione dell’anagrafe del patrimonio immobiliare
Obiettivo raggiunto al 70%. Elemento critico pressoché esaustivo si è rilevata l’inadeguatezza delle
risorse impiegate.
Nell’ambito di tale obiettivo è stato definito un modello di analisi dell’allocazione delle risorse
infrastrutturali; tale modello ha costituito la base metodologica per le attività successive (anche per la
rilevazione riguardante gli spazi attribuiti ai Dipartimenti, attività prevista per il 2006). In seguito è
proseguita l’attività di analisi della disposizione degli spazi ad uso uffici mediante la raccolta delle
planimetrie degli ambienti utilizzati dall’Amministrazione Principale. Nel corso di tale attività è stata
rilevata la destinazione d’uso e il personale che usufruisce degli ambienti messi a disposizione ed è
stato predisposto un documento che raccoglie tutte le informazioni rilevate a supportare delle decisioni
degli Organi sull’allocazione degli spazi.
Rilevazione utilizzo dei parcheggi
L'obiettivo, classificato non prioritario , è stato stralciato per sopravvenuta, prolungata indisponibilità
(assenza) della risorsa su cui si era contato per la rilevazione dei dati.
53
SEZIONE AFFARI PATRIMONIALI
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
Nel corso del 2005 la Sezione si è occupata della gestione delle procedure di gara per l’appalto del
servizio cassa, dei servizi di biblioteca, e dei servizi integrativi, tuttora in corso. Ha provveduto alla
stipula dei contratti relativi al servizio energia, ai lavori di ristrutturazione dell’edificio di via Montfort ed
al rinnovo della convenzione per il CUS. Ha stipulato due contratti di donazione in favore dell’Ateneo
ed ha fornito il supporto alla redazione degli atti necessari alla realizzazione di sei progetti di
formazione, finanziati dalla Regione Friuli-Venezia Giulia. Ha provveduto al rinnovo di tutte le polizze
assicurative che coprono la responsabilità patrimoniale ed infortunistica dell’Ateneo, alla gestione dei
contratti di locazione in corso, oltre al rinnovo di due di essi. Sono state istruite sei pratiche di
contenzioso.
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Implementazione della
funzione di gestione
fondazioni di Ateneo
Adozione di schemi di
contratto-tipo per le
Strutture di Ateneo
Implementazione della
funzione di gestione dei
processi di gara per le
Strutture
Risultati attesi
1.Individuazione fondazioni esistenti a
gestione interna ed esterna all’Università
2. recupero gestione fondazioni attualmente
gestite all’esterno dell’Università
3. diffusione notizia (es. sito web) “servizio
fondazioni”
1.Individuazione schemi di contratto-tipo per
Amministrazione centrale
2.Individuazione schemi di contratto-tipo
prioritari per Amministrazione centrale
Redazione schemi di contatto-tipo prioritari
1.Acquisizione dati su tipologie principali
gare di interesse delle Strutture
2. Procedimentalizzazione funzione gestione
gare
3. Sperimentazione su C.S.A.
4.Diffusione implementazione nuova
funzione
Primo inserimento di riferimenti
giurisprudenziali nella banca dati
Implementazione di una
banca-dati contenente
rif. giurisprudenziali nel
settore gare/contratti
Contributo alla revisione dei regolamenti: Revisione regolamento
amm.vo contabile per la parte relativa ai contratti – gare
54
Grado di
raggiungimento
Stralci
TOTALE
TOTALE
STRALCIATO
STRALCIATO
STRALCIATO
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
Implementazione della funzione di gestione fondazioni di Ateneo
L’obiettivo è stato raggiunto nei 12 mesi anziché nei 24 mesi previsti, poiché l’evoluzione temporale di
recupero della gestione delle fondazioni è stata più veloce dei tempi stimati.
Adozione di schemi di contratto-tipo per le Strutture di Ateneo
L’obiettivo è stato raggiunto nei 12 mesi anziché nei 24 mesi previsti il numero ipotizzato di schemi
contrattuali di interesse per l’amministrazione universitaria (determinato in numero pari a 24) si è
rivelato superiore a quello realmente necessario (determinato in numero pari a 15). Gli schemi tipo
redatti si riferiscono principalmente all’affidamento di appalti di lavori, servizi e forniture, tanto a
seguito di gara pubblica quanto di trattativa privata, ed ai principali contratti aventi ad oggetto
prestazioni patrimoniali, quali contratti di locazione, assicurazione, donazione, comodato e noleggio.
Tali schemi sono a disposizione degli utenti su richiesta presso il nostro ufficio.
Implementazione della funzione di gestione dei processi di gara per le Strutture
Il raggiungimento di tale obiettivo non è stato possibile poiché la sezione si è impegnata nella
conclusione anticipata degli obiettivi “Implementazione della funzione di gestione fondazioni di
Ateneo” e “Adozione di schemi di contratto-tipo per le Strutture di Ateneo”.
Implementazione di una banca-dati contenente rif. giurisprudenziali nel settore gare/contratti
L’obiettivo non è stato ritenuto prioritario nell’ambito di numerosi obiettivi di collaborazione assegnati
allo CSIA.
55
SEZIONE ECONOMATO
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
Le attività ordinarie svolte dalle Ripartizioni e dalla Sezione sono le seguenti:
Ripartizione Inventari e Cassa:
- Deposito materiali preziosi provenienti da donazioni:
- Gestione patrimoniale dei beni rinvenuti o donati;
- Gestione di movimenti relativi a: cassa economale di € 25.822,84 iniziali per spese
urgenti, con relativa rendicontazione e rimborso; riscossione e versamento sul conto
corrente n° 82001 intestato all’Amministrazione centrale per assegni (s.b.f.), introiti
relativi al contributo per tessere parcheggi pagato direttamente alla ripartizione, introiti
relativi a fotocopie.
-
Gestione di biglietti autobus per esigenze di Ateneo;
- Gestione di tessere parcheggio interno;
- Predisposizione di Decreti per la dismissione o cessione di beni dell’Amministrazione;
- Inventariazione di beni acquistati, attinenti l’Amministrazione Centrale;
- Gestione degli oggetti di valore rinvenuti (individuazione del proprietario o consegna
alla casa comunale) ;
- Deposito tessere ministeriali.
Ripartizione Promozione:
-
Attività di consulenza organizzativa, di cerimoniale e coordinamento promotori
scientifici ed Enti Pubblici Locali;
-
Organizzazione di manifestazioni culturali e congressuali;
-
Organizzazione del conferimento di lauree “honoris causa”;
-
Organizzazione di 11 congressi di carattere internazionale.
La Ripartizione ha collaborato con lo Staff del Rettore per la Comunicazione sino alla
costituzione della Sezione Comunicazione Istituzionale.
Ripartizione Provveditorato:
- Acquisizione del materiale di consumo (cancelleria, modulistica, supporti informatici, carta uso
fotocopia, materiale igienico………..etc.) ad uso degli uffici Amministrativi con distribuzione dello
stesso presso il magazzino Provveditorato, che cura anche la gestione informatica del carico-scarico
merce ed il controllo e la gestione delle relative scorte. Acquisizione e distribuzione annuale del
vestiario di spettanza al personale tecnico ed ausiliario in base al regolamento attualmente vigente.
- Gestione amministrativo-contabile dei capitoli di bilancio di pertinenza della Ripartizione con
svolgimento di indagini di mercato, acquisizione di preventivi di spesa e con relativa emissione di
56
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
buoni d’ordine. Verifica e controllo della consegna delle merci ordinate e successiva predisposizione
della documentazione contabile (documenti di trasporto, fatture, copie buoni d’ordine) per la
liquidazione ed il pagamento dei fornitori.
- Gestione dei contratti relativi a fornitura di acqua, energia elettrica, gas e combustibile ad uso
riscaldamento con monitoraggio, in corso d’anno, delle eventuali variazioni da apportare alle relative
impegnative contrattuali, comprese le convenzionate CIFT, Osservatorio Astronomico e Fondazione
Callerio.
- Gestione dei contratti relativi all’erogazione del servizio di telefonia fissa e mobile delle strutture
universitarie. Liquidazione, a titolo di anticipazione, delle bollette telefoniche delle linee esterne non
collegate al centralino d’Ateneo (circa 200 linee) e successiva predisposizione degli atti finalizzata alla
richiesta dei relativi rimborsi alle strutture di pertinenza.
- Gestione del sistema documentazione addebiti degli apparecchi telefonici (circa 1900 linee su 70
centri di costo) collegati ai Centralini di Ateneo (inserimento dati, gestione centri di costo,
storicizzazione chiamate) con estrazione dei tabulati finalizzati alla successiva richiesta di rimborso
bimestrale.
- Raccolta dei dati per la pubblicazione annuale sulla guida telefonica Telecom.
- Contatti e rapporti con gli uffici del Comune di Trieste per la regolarizzazione di passi carrai,
pagamento delle tasse asporto rifiuti ed attribuzione numeri civici degli edifici universitari.
- Predisposizione degli atti finalizzati alla stipula di contratti di noleggio/leasing di materiale informatico
ed attrezzature d’ufficio per conto della Ripartizione Fondo Sociale Europeo con successiva
liquidazione delle relative fatture.
- Gestione del contratto per la stampa dei diplomi universitari (acquisto carta speciale, predisposizione
dei singoli fogli da inviare alla tipografia incaricata del servizio, consegna dei diplomi alla Sezione
Didattica, raccolta documentazione e liquidazione fatture).
57
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Gestione cespiti: messa
in produzione del
sistema
ACQUISTI ON-LINE
Risultati attesi
Grado di
raggiungimento
Stralci
STRALCIATO
Entrata a regime del sistema
TOTALE
Gestione cespiti: messa in produzione del sistema
L’obiettivo è stato stralciato per carenza di personale e anche perché non ritenuto prioritario alla luce
del piano di lavoro CSIA.
Si prevede di effettuare nel 2006 le seguenti attività:
-
acquisizione a sistema dei dati pregressi
-
attivazione scarichi inventariali
-
inserimento criteri di ammortamento.
ACQUISTI ON-LINE
La Sezione ha provveduto allo studio di fattibilità per ricorrere all'acquisizione di beni on line da parte
di un Ente Pubblico. Dopo aver risolto le problematiche riguardanti le procedure interne (autorizzazioni
all'emissione degli ordini, impegni ecc.), ha testato la fattibilità della procedura di acquisto presso
l'Ateneo di Udine, in occasione di una dimostrazione regionale da parte dei dirigenti della Consip
S.p.A. procedendo alla pratica di acquisto.
L'utilizzo di tale metodologia ha il duplice vantaggio di ottenere:
1) un risparmio sui prezzi delle merci
2) la costante consultazione ed equiparazione dei prezzi dei prodotti che devono essere forniti
all'Ateneo.
Il software adottato è attualmente pronto ad essere usato nel momento in cui si manifesti
concretamente la convenienza di procedere ad acquisti on-line.
58
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
SEZIONE SERVIZI GENERALI
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
Nel primo anno di nuovo corso gestionale impostato secondo un percorso indirizzato ad obiettivi
predeterminati, la Struttura è stata impegnata in uno sforzo finalizzato all’azione di cambiamento delle
consuetudini procedurali a fronte delle nuove esigenze dettate dalle suddette modifiche.
Accanto a ciò è stata particolarmente impegnativa la necessaria azione di contenimento delle spese
conseguente alla riduzione delle risorse assegnate in bilancio per il corretto dei servizi pertinenti alla
Sezione.
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Risultati attesi
Grado di
raggiungimento
Qualità delle aule: servizio
di manutenzione periodica
dei beni mobili
Ottenimento di una situazione reale dello stato di
manutenzione delle aule entro il 31.10.2005
(partenza nuovo anno accademico)
PARZIALE
Aumento della completezza dell’informazione
PARZIALE
Presentazione di una proposta per risolvere il
problema del sovraffollamento dei parcheggi
TOTALE
Revisione delle modalità di
utilizzo dei parcheggi e
dell’eventuale regolamento
Gestione centralizzata
delle aule: sviluppo di un
sistema
Razionalizzazione dell’uso degli spazi didattici
Dimensionamento delle risorse di spazi agli effettivi
numeri degli utenti
Stralci
PARZIALE
Qualità delle aule: servizio di manutenzione periodica dei beni mobili
Al raggiungimento completo dell’obiettivo manca l’operazione “sul campo” prevista a partire da metà
febbraio 2006 e la cui conclusione è prevedibile avvenga entro marzo. Il relativo ritardo è dovuto allo
scivolamento dei tempi di entrata in vigore del nuovo contratto per i servizi integrativi, strettamente
collegato a tale operazione conclusiva.
Revisione delle modalità di utilizzo dei parcheggi e dell’eventuale regolamento
Nell’ambito di tale obiettivo è stata formulata una proposta sulla disciplina dell’uso dei dei parcheggi di
Campo Marzio, presentata agli Organi di Ateneo con esito negativo.
Gestione centralizzata delle aule: sviluppo di un sistema
Sono state raggiunte significative parti delle azioni previste: aggiornamento censimento aule e
definizione degli incaricati presso i centri servizi. Successivamente lo strumento informatico
individuato si è rivelato inadatto per il previsto utilizzo in funzionalità multiutente, rendendo necessaria
59
una ulteriore fase di approfondimento per l’implementazione dello strumento stesso o l’adozione di
strumento alternativo.
Pertanto l’obiettivo si ritiene raggiunto nella misura del 50%.
L’obiettivo continuerà nel 2006.
60
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
SEZIONE AFFARI FINANZIARI
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
L’attività corrente della Sezione Affari Finanziari è costituita dalla gestione del bilancio di Ateneo che
attiene l’Amministrazione Principale, le Facoltà, le Sezioni ed i trasferimenti ai CSA.. E’ costituita
inoltre dalle registrazioni di entrata, registrazioni con interfacce, variazioni di bilancio, da registrazioni
contabili di accertamento/impegno e registrazione di fatture, dalla gestione di tesoreria, da
rendicontazioni dirette e supporto a quelle dei CSA, dalla gestione dell’archivio di Ateneo fornitori
/clienti, e da richieste di fondi a Enti.
Essa è caratterizzata da punte di attività coincidenti con la preparazione del bilancio di previsione e
del consuntivo e talvolta da altre evenienze che si sono sovrapposte.
Nel 2005 particolare attenzione è stata dedicata ad attività quali: “funzionigramma”, “corso controllo
gestione e peg”, progetto “Alform”, “progetto gestione integrata dell’informazione dell’Ateneo”,
predisposizione del “regolamento conto terzi”.
Inoltre sono state particolarmente curate le seguenti attività:
• Il coordinamento delle disattivazioni/accorpamenti di alcuni dipartimenti nonché la disattivazione
STEA ancora in corso.
• Il supporto assicurato alla Sezione Personale docente per l’impostazione di metodi di controllo a
lungo termine della disponibilità finanziaria delle assunzioni del personale docente (Piano triennale
assunzioni).
•
Il supporto assicurato all’attivazione del Master for the Balkans
• Il supporto assicurato per definire la destinazione e ripartizione delle attività finanziate da
pregresse assegnazioni MIUR per tutorato
•
Il supporto assicurato da Rip. Entrate alla gara per la scelta dell’Istituto cassiere
Il consistente lavoro di ricognizione contabile svolto sui dati delle assegnazioni per borse di dottorato
e assegni di ricerca che ha fruttato un ritorno all’avanzo di amministrazione di circa 900.000 euro.
61
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Messa a punto di un
sistema informatico e del
flusso per la docenza
sostitutiva
Messa a punto di un
sistema di controllo della
spesa per gli assegni di
ricerca
Definizione di modalità’
uniformi di rendicontazione
e di controllo delle spese
esposte in vari progetti
Risultati attesi
1. lettura informatizzata pagamenti CINECA
2. condivisione info su contratti programmati da
facoltà
3. possibilità di rilascio del visto regolarità contabile
attraverso sistema di info condivise
4. condivisione con Sez. Pers. Doc. e con Facoltà di
info su contratti stipulati
5. abbinamento importo contratti stipulati con
pagamenti CINECA
6. possibilità di immettere dati rendicontazione e di
visualizzare l’iter di informazioni completo
Documento descrittivo del flusso per l’attivazione di
un ciclo di assegni e relativa copertura finanziaria
Documento descrittivo del flusso per il pagamento
dell’assegno, fino alla rendicontazione al finanziatore
e relativo conguaglio
Predisposizione bozza per approvazione Organi e
divulgazione agli utenti
Adeguamento delle scritture contabili consolidate
(CSA e centro principale)
Redazione di un progetto in tre parti:
1 stralcio – documento di definizione delle regole
generali di rendicontazione, in collaborazione con lo
Staff dei segretari di Dipartimento
2 stralcio – documento descrittivo delle
caratteristiche del controllo centralizzato che si vuole
attuare
3 stralcio – documento descrittivo per procedura
informatica da richiedere a CSIA
Definizione delle procedure, 1. normativa di Ateneo in materia di gestione di
anche informatiche, per la
tesoreria
gestione di tesoreria
2. accordo di massima con istituto cassiere per la
correlate all’uscita da
gestione
tesoreria unica
3. documento per CSIA descrittivo delle funzionalità
Sostituito da Obiettivo
di SAP da attivare
S.I.OP.E
Revisione archivio SAP
Informazioni aggiornate nell’archivio
clienti e finanziatori
clienti/finanziatori e ottenimento del consenso al
trattamento dei dati – circa n. 5000 nominativi
presenti attualmente in archivio
Supporto a CSIA per
1. Documenti descrittivi delle scelte effettuate
obiettivi comuni
2. Verbali degli incontri (e-mail)
3. Collaudo delle procedure
62
Grado di
raggiungim
ento
Stralci
TOTALE
STRALCIATO
STRALCIATO
STRALCIATO
PARZIALE
STRALCIATO
TOTALE
TOTALE
TOTALE
STRALCIATO
STRALCIATO
STRALCIATO
PARZIALE
TOTALE
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
Semplificazione del
1. Documento descrittivo delle esigenze della
processo: flusso informativo Sezione AA.FF. da consegnare a CSIA con il fine di
borse di dottorato
ottenere dallo CSIA idonea procedura
2. In caso di intervento positivo CSIA: passaggio in
produzione
Obiettivo S.I.OP.E.
Revisione Piano dei conti
PARZIALE
STRALCIATO
Abbinamento codici SIOPE
Modifica interfaccia stipendi
TOTALE
Tracciato record per invio telematico
Revisione flussi
Smaltimento pratiche relatve a:
Archivio mandati 2001
Stampa giornali è ferma al 2001
Ricostruzione resti accantonati per le borse di dottorato e scuole
specializzazione
TOTALE
Messa a punto di un sistema informatico per la didattica sostitutiva
Sono stati redatti il Documento descrittivo del flusso per l’attivazione di un ciclo di assegni e relativa
copertura finanziaria e il Documento descrittivo del flusso per il pagamento dell’assegno. A tal
riguardo è stata redatta ed inviata una circolare informativa ai CSA. In funzione delle risorse umane
disponibili, si è reso necessario lo stralcio del punto "Adeguamento delle scritture contabili consolidate
(CSA e centro principale) il cui conseguimento è previsto per il 2006 (entro la scadenza del consuntivo
2005).Non è stato possibile procedere ulteriormente per gli impegni dello CSIA, che ha dovuto
impegnare le risorse per altri obiettivi. L’obiettivo è stato riproposto nel 2006 perché ritenuto strategico
per l’organizzazione del lavoro e la semplificazione del registrazione contabile.
Messa a punto di un sistema di controllo della spesa per gli assegni di ricerca
Il lavoro è condotto a termine con l’invio della circolare informativa ai CSA – le registrazioni contabili
devono risultare aggiornate prima della chiusura del consuntivo – al caso se ne ritarderà la
presentazione. Non è stato possibile l’aggiornamento in corso del 2005 a causa delle assenze per
maternità di cui ha sofferto la ripartizione entrate. Risulta stralciato il punto "Adeguamento delle
scritture contabili consolidate (CSA e centro principale) il cui conseguimento è previsto per il 2006.
L’obiettivo si ritiene raggiunto nella misura del 75%.
Definizione di modalita’ uniformi di rendicontazione e di controllo delle spese esposte in vari
progetti
Dopo un avvio di consultazioni con lo staff dei dipartimenti è stato deciso, data la vastità
dell’argomento di fissare l’attenzione sui finanziamenti INTERREG ed è stato contattato l’ufficio
regionale che se ne occupa con cui si è ancora in fase interlocutoria. Pertanto, alla luce del
prolungarsi dei contatti con gli enti coinvolti e avendo riscontrato diverse casistiche nei rapporti con gli
enti, l'obiettivo, ancorchè impostato, è stato fatto slittare al 2006 si è ritenuto di farlo slittare al 2006 in
modo da affrontare ciascuna tipologia con la debita attenzione. Sono comunque state definite parziali
innovazioni, ad esempio al riguardo della bollature sulle copie conformi rilasciate.
63
Definizione delle procedure, anche informatiche, per la gestione di tesoreria correlate all’uscita
da tesoreria unica
Il progetto è stato sostituito dal successivo “SIOPE” la cui attuazione è propedeutica all’uscita da
Tesoreria Unica. Dal momento che ora l’uscita dal predetto sistema si è concretizzata, è nuovamente
necessario definire nel 2006 la regolamentazione interna cui dovranno essere improntate le
operazioni finanziarie.
Revisione archivio SAP clienti e finanziatori
Sono state raggiunte le due prime fasi dell’obiettivo. Il progetto SIOPE ha richiesto riflessioni
maggiormente analitiche sull’utilizzo dei “gruppi clienti/fornitori” per identificare il versante con
l’analiticità richiesta da SIOPE e non contemplata dal nostro piano dei conti.
Supporto a CSIA per obiettivi comuni
Vista la numerosità di obiettivi che hanno richiesto il coinvolgimento dello CSIA, l’attività è stata
rilevante e conseguentemente l’obiettivo si ritiene raggiunto
Semplificazione del processo: flusso informativo borse di dottorato
L’obiettivo è stato parzialmente raggiunto. Si sono presi accordi con la Sezione Didattica per il
miglioramento della gestione delle informazioni comuni; rimane da formalizzare la richiesta della
procedura informatica che si vorrebbe ottenere previa istituzione di un’unica banca dati.
Obiettivo S.I.O.P.E.
E’ stato inserito nel corso del 2005. Investe anche CSIA e Stipendi, ma il nucleo di base è stato
mantenuto in seno alla Sez. AA.FF. Include: stesura piano dei conti nuovo – interfaccia stipendi –
abbinamenti codici SIOPE /conti bilancio vecchi – stesso abbinamento su pdc. nuovo –glossario modifica archivio fornitori/clienti – definizione abbinamenti con codici SIRG, pdc economico, voci di
costo – avvio procedura home banking (TLQ) di ciascun CSA – assistenza ai CSA per elaborazione
liste banca con codici SIOPE.
Le operazioni descritte sono state tutte eseguite e quindi l’obiettivo dell’anno 2005 può dirsi raggiunto.
E’ in atto il raffinamento delle procedure, la sperimentazione della fruibilità del nuovo piano dei conti e
la trasformazione dell’interfaccia stipendi. Altre interfacce ne saranno interessate e si provvederà di
conseguenza. Sono già definiti i “gruppi clienti/fornitori” da utilizzare in tutti i casi in cui il SIOPE
richiede informazioni collegate al tipo di fornitore combinato con una specifica voce di spesa: i clienti
già iscritti nell’archivio vanno collegati con tali “gruppi” a partire dal 2006.
Smaltimento pratiche arretrate
L'obiettivo è stato raggiunto totalmente, in quanto:
- la revisione degli accantonamenti per borse di dottorato è stata svolta prima della presentazione del
consuntivo 2004, evidenziando una disponibilità finalizzata a borse di dottorato di circa 900.000 euro
che sono state messe a disposizione per il 2005.
-la stampa giornali con correzione degli errori generati dal sistema SAP è stata completata.
-l'archivio 2001 che risentiva della rivoluzione gestionale SAP è stato revisionato.
64
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
DIVISIONE AFFARI TECNICI ED EDILIZI
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
Si premette che l’attività della Divisione per gli Affari Tecnici e Edilizi nel corso del 2005 è stata
caratterizzata, principalmente, dall’analisi delle problematiche riguardanti i seguenti principali aspetti:
impulso delle attività tecnico-amm.ve e gestionali nelle specifiche materie di competenza degli
uffici dipendenti (Sviluppo edilizio di ateneo, Manutenzioni edilizie e impiantistiche ordinarie e
straordinarie, Gestione impianti tecnologici, Gestione della sicurezza D.Lgs. 626/94 e s.m.i.)
attività di coordinamento fra i predetti uffici (Sez.Tecnica, Ripartizione Realizzazione Edilizie,
Servizio Prevenzione e Protezione);
gestione delle risorse finanziarie e conseguente incremento delle connesse attività di
progettazione, in coerenza con la tempistica assegnata dall’Ente finanziatore;
approntamento del Piano degli Investimenti afferenti la L.R. n.4/92, aggiornato in relazione alla
riassegnazione di contributi regionali;
aggiornamento del PROGRAMMA GENERALE DI SVILUPPO EDILIZIO DELL’UNIVERSITÀ-PGSEU;
redazione dei documenti di programmazione edilizia, triennale ed annuale
Nel seguito sarà invece riportata l’attività svolta dagli uffici dipendenti, così come illustrata dai rispettivi
capi struttura.
65
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Risultati attesi
Messa a regime del
sistema incentivante art.
11 L.R. 14/02 (ex art. 18 L.
109/94)
Approvazione regolamento di ripartizione del fondo
Individuazione risorse necessarie sui quadri
economici dei singoli progetti
Predisposizione del foglio di calcolo per la
determinazione dei singoli compensi
Calcolo compensi arretrati 1996 – 2004 per ciascun
interessato e successiva corresponsione
Recepire la l.r. 14/2002 nel
reg.
di
Ateneo
per
l’amministrazione,
la
finanza A005-REG e la
contabilità (modifiche ai
capi 8 e 9)
Adeguamento
del
“Reg.
di
Ateneo
per
l’Amministrazione, la Finanza e la Contabilità” per
armonizzarlo con la L.R. n. 14/2002 “legge quadro
regionale sui lavori pubblici” e relativo regolamento
di attuazione
Grado di
raggiungimento
Stralci
TOTALE
TOTALE
TOTALE
PARZIALE
PARZIALE
Messa a regime del sistema incentivante art. 11 L.R. 14/02 (ex art. 18 L. 109/94)
Approvato il Regolamento per la ripartizione del compenso fra le varie figure interessate, a vario titolo,
alla realizzazione degli interventi edilizi.
Individuate le risorse necessarie ed impostata, con foglio di calcolo, la ripartizione dei fondi
Il pagamento delle spettanze ai soggetti interessati con il varo della Legge Finanziaria 2006, è in corso di
definizione in quanto le sopravvenute disposizioni impediscono alle Amm.ni di farsi carico degli oneri
riflessi.
L’obiettivo è stato raggiunto al 80%.
Recepire la l.r. 14/2002 nel reg. di Ateneo per l’amministrazione, la finanza A005-REG e la
contabilità (modifiche ai capi 8 e 9)
L’analisi è in fase avanzata. E’ stato portato a termine un approfondito studio che individua l’impatto che la
nuova normativa regionale sui lavori pubblici (L.R. 14/2002 e s.m.i., D.P.R.G. 165/2003 e D.P.R.G.
166/2003) comporta su alcune parti del Regolamento Amm.vo Contabile di Ateneo.
E’ in corso di stesura il nuovo testo regolamentare.
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Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
SEZIONE TECNICA
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
Sono diversi i settori aventi maggiore evidenza in cui si esplicita l’attività della Sezione Tecnica
comportante impegno di spesa ed utilizzo del budget assegnato .
Lavori edilizi di maggiore rilevanza
Su fondi di pertinenza dei finanziamenti regionali, è stato portato ad una fase prossima all’ultimazione
(avvenuta il 09.02.2006) la ristrutturazione dell’edificio C6, su progetto, direzione lavori e
coordinamento della sicurezza a cura della Rip. Progettazione e Direzione Lavori.
Per quanto riguarda i lavori dell’Ospedale Militare, dopo il conseguimento del finanziamento
ministeriale dell’opera (in attesa di emanazione del decreto MIUR), si è portata a termine la
formazione ed approvazione del progetto esecutivo, che è stato sottoposto a validazione da parte di
un’Agenzia qualificata esterna e trasmesso entro i termini di legge al MIUR , a cura del R.U.P. interno
all’amministrazione.
Si sono prodotti i progetti definitivi di varie opere, quali le dotazioni accessorie ed arredi di Via Montfort
e dell’edificio C6, compreso l’espletamento delle pratiche per la conferma del finanziameto regionale
L.R. n. 4/92.
Per il restauro della copertura dell’edificio A di p.le Europa, è stato formato il progetto fino al definitivo,
già approvato dal CdA e munito di tutte le superiori approvazioni.
Per i lavori di conseguimento del CPI della sede di Via Valmaura 10 (ex IRFOP), è stato portato a
compimento il progetto preliminare, ed entro la fine dell’anno 2005 era in fase di avanzato
compimento la progettazione definitiva (che sarà approvato entro fine maggio 2006, NB).
Manutenzioni straordinarie e modifiche di spazi interni
Dove è stata più sensibile la sofferenza finanziaria in sede di Bilancio preventivo, non si sono potuti
finanziare gli interventi proposti e richiesti dalle strutture.
Manutenzioni edili:
Accanto alle normali, e numerosissime, manutenzioni ordinarie effettuate nei più vari settori, sono
state realizzate alcune manutenzioni più importanti, quali un ulteriore lotto di pavimentazione stradale
in varie parti del comprensorio. Tuttavia la carenza di finanziamenti ha costretto a rinviare alcune
manutenzioni importanti, quali restauri di facciate e serramenti esterni di vari edifici: A, C7, C8-9, D, F.
di p.le Europa
L’intervento più significativo è stato il restauro urgente di parte dell’edificio N – Castelletto – Dip. di
Biologia, ove un banale spandimento dell’impianto idrico ha messo in luce una situazione di
sofferenza statica di parte del solaio ligneo del 1° piano, che è stato tempestivamente rinforzato con
putrelle metalliche. I lavori necessari sono stati eseguiti in via di somma urgenza.
67
Fra gli interventi manutentivi complessi che hanno interessato più settori, rispetto agli anni precedenti,
per carenza di fondi non si è potuto supportare un programma di “logistica minore” (migliorie
ambientali a seguito di trasferimenti di strutture per un incremento della loro funzionalità). L’unico di un
certo significato è stato l’ampliamento della Sezione Affari del Personale T.A. (ufficio presenze –
assenza) nel nuovo locale al piano terreno dell’edificio A, ala sinistra.
Manutenzione e gestione degli impianti:
Per gli impianti elettrici, è continuato l’impegno nel settore delle manutenzioni di legge e tenuta a
norma di cabine e quadri elettrici, ed è stato effettuato un ulteriore lotto di un ampio programma di
rinnovo delle illuminazioni d’emergenza, anch’esso richiesto dalle normative vigenti.
Fra gli altri interventi importanti, l’ultimazione del programma di rinnovo dell’illuminazione degli atrii,
dei corridoi, aule e delle scale dell’edificio principale, soprattutto in funzione di maggior sicurezza degli
utenti; inoltre l’illuminazione esterna del nuovo edificio del Museo dell’Antartide e l’impianto
d’illuminazione del percorso pedonale che porta all’edificio della Fondazione Callerio – Via Fleming
22.
Nel settore degli impianti termici, l’impegno maggiore è consistito nella conduzione, assieme al
Gestore Elyo Italia, del Servizio Energia e fornitura di calore, con la necessità di affrontare e risolvere i
probleim di riscaldamento derivanti dall’incipiente obsolescenza degli impianti di taluni edifici specie i
più anziani del Comprensorio.
Fra i principali lavori di manutenzione straordinaria finanziati nel 2004, sono stati eseguiti con ottimi
risultati i lavori di estensione all’edificio RA della climatizzazione estiva, originariamente non
completata dal progetto di ristrutturazione, e gli interventi di rinnovo delle caldaie ad acqua calda della
Centrale Termica di p.le Europa, (le vecchie erano state colpite dalla corrosione, completati dalla
sostituzione dei canali da fumo (camini).
Nell’insieme, il risultato economico ha visto la piena e completa utilizzazione del budget della Sezione,
che si era dovuto implementare a settembre per 370.000 Euro per coprire parte delle urgenze sopra
elencate, e soprattutto per implementare la sicurezza dei laboratori. Alla fine, e tenuto conto dei
finanziamenti straordinari ottenuti per gli interventi di somma urgenza sopra citati, il budget era stato
portato dagli iniziali Euro 2.464.646.- a Euro 3.023.157-.
Questa situazione, che pur nelle ristrettezze non era critica, è stata penalizzata dal “decreto
Tagliaspese” ministeriale che ha colpito la Sezione Tecnica con una decurtazione complessiva del
budget di Euro 106.625.
Il consuntivo si chiude senza avanzi di gestione se si eccettuano due lavori minori di miglioria per Euro
22.000, non potutisi attuare in tempo per assumere l’impegno nell’es. fin. 2005, di cui è stata chiesta
la reiscrizione in avanzo finalizzato nel bilancio 2006.
68
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Reperibilità
Sistema di sicurezza
(d.lgs.n.626/94)
Asilo nido aziendale
Ottenimento CPI
(Certificati di
Prevenzione Incendi)
degli edifici universitari
dai VV.F.
Risultati attesi
Rendere possibile un intervento efficace in
tempo ridotto in caso di eventi fuori orario:
soddisfazione dell’utenza con azzeramento
dei reclami per “tardivo” intervento
Minimizzazione delle spese manutentive e di
restauro e ripristino dei beni (possibili
risparmi per c.a 20 o 30.000 Euro/anno da
minori manutenzioni occorrenti – la spesa
per minori danni ad attrezzature ed arredi
non è a priori quantificabile, poiché in
relazione al sito ove si verificano i guasti –
idem i vantaggi alle attività di ricerca)
(poi diviene routinario)
Sistema a regime. Approntati i documenti
relativi ai fabbisogni
(poi diviene routinario)
Miglioramento della salute e del benessere
degli utenti
Sicurezza degli operatori e minimizzazione
dei contenziosi
Per il 2005:
Espletamento delle fasi propedeutiche
all’ottenimento della disponibilità di un asilo
nido per tutti gli aventi diritto (categorie di
utenti Università ed event. esterni)
Regolarizzazione della posizione dell’Ateneo
Minimizzazione della responsabilità civile e
penale, delle corrispondenti sanzioni, ecc.,
specie in caso di evenienze negative
Grado di
raggiungimento
Stralci
PARZIALE
STRALCIATO
PARZIALE
STRALCIATO
PARZIALE
Reperibilità
È’ stata redatta una bozza di regolamento. Tale bozza dovrà essere riformulata in seguito a ulteriori
evidenze emerse. Nel corso del 2006 verrà predisposto il nuovo testo emendato, affinché il sistema
entri a regime al più presto.
Sistema di sicurezza (d.lgs.n.626/94)
Sono stati eseguiti i sopralluoghi e predisposti i documenti di ricognizione dei fabbisogni. E’ stato
definito l’aspetto organizzativo dell’attività. La fase operativa potrà aver luogo appena saranno
assegnate le risorse finanziarie necessarie da destinare ad incarico professionale esterno.
69
Asilo nido aziendale
Non è stato ancora possibile reperire una sede idonea, né le risorse necessarie.
Ottenimento CPI
Sono stati eseguiti i sopralluoghi e predisposti i documenti di ricognizione dei fabbisogni. E’ stato
definito l’aspetto organizzativo dell’attività. La fase operativa, tuttavia, non ha potuto aver luogo per
carenza di risorse finanziarie, da destinare ad incarico professionale esterno.
70
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
SERVIZIO DI PREVENZIONE E PROTEZIONE
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
L’attività corrente del Servizio di Prevenzione e Protezione si intreccia, in parte, con gli obbiettivi
proposti. Oltre alle valutazioni del rischio ed alla stesura dei documenti, il Sevizio vaglia, seguendole
nelle fasi successive, tutte le segnalazioni che pervengono in relazione alla sicurezza nei luoghi di
lavoro. E’ impegnato nel progetto di tutoraggio dei dipendenti disabili e nella stesura dei piani di
emergenza relativi. S’incontra con una certa regolarità con i Rappresentanti dei Lavoratori per la
Sicurezza sia per discutere e cercare soluzioni su diverse problematiche, sia per effettuare dei
sopralluoghi nelle strutture. Continua la formazione dei dipendenti e degli studenti delle Facoltà
scientifiche. E’ coinvolto nella disamina dei progetti di ristrutturazione degli edifici universitari e dei
progetti ex novo. Provvede alla segnaletica di emergenza per le aule e alla redazione ed affissione
delle planimetrie “voi siete qui”.
71
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Risultati attesi
informazione degli studenti
redazione opuscolo
somministrazione
questionario anamnestico
Sulla base dei dati raccolti il medico competente
valuterà l’opportunità di attivare una sorveglianza
sanitaria l’utilizzo del web, come veicolo dell’
informazione, restringerà i tempi della valutazione
nonché abbasserà notevolmente l’uso del materiale
cartaceo
Definizione del rischio chimico in moderato / non
moderato ai sensi del D. Lgs. 25/02 con sistema
computerizzato.
In futuro revisione della valutazione
completare la stesura dei documenti
Valutazione rischio
chimico
Valutazione dei rischi
Istruttoria per la modifica al
regolamento di Ateneo per
la sicurezza
Progetto di tutoraggio dei
dipendenti disabili in
situazioni di emergenza
Grado di
raggiungimento
Stralci
TOTALE
TOTALE
PARZIALE
PARZIALE
Presentazione del regolamento aggiornato
TOTALE
Identificazione delle persone con esigenze speciali
TOTALE
Scelta delle misure idonee da adottare
TOTALE
Valutazione del rischio chimico
L’attività è stata avviata ed è stato acquistato il software specifico per tale attività, su cui si è effettuata
la formazione. Sono stati individuati i laboratori tipo, per i quali è necessario approntare il documento
di valutazione del rischio chimico
Resta da svolgere l’acquisizione dei dati per ogni laboratorio e l’implementazione degli stessi nel
software.
Valutazione dei rischi:
E’ un progetto pluriennale il cui stato di avanzamento è funzione delle risorse umane disponibili.
Con riferimento alle 72 unità lavorative esistenti presso l’Università (dipartimenti, uffici
amministrazione, biblioteche, centri servizio ecc.) sono stati stilati, nel 2005, 10 documenti di
valutazione del rischio raggiungendo così un totale di 43 documenti compilati. L’obiettivo prosegue nel
2006.
Progetto di tutoraggio dei dipendenti disabili in situazioni di emergenza
Si tratta di un programma biennale che, a fine 2005, vede completate il 100% della scelta delle misure
idonee da adottare.
72
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
RIPARTIZIONE REALIZZAZIONI EDILIZIE
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
La Ripartizione Realizzazioni Edilizie, nel corso del 2005, è stata impegnata nella sua attività di
attuazione del programma edilizio universitario unitamente alle altre strutture dell’Ateneo, alla
concessionaria S.I.I.T. Sistemi integrati infrastrutture e trasporti, ex Provveditorato Regionale alle
Opere Pubbliche per il FVG, ed alla concessionaria Camera di Commercio Industria, Artigianato ed
Agricoltura di Gorizia.
In tale contesto, l’attività si è sostanziata nella predisposizione di tutti gli atti tecnico-amministrativi
necessari per la realizzazione delle opere programmate e nella liquidazione dei pagamenti sia alle
imprese esecutrici le opere di che trattasi che ai professionisti esterni, ai quali sono stati affidati i
compiti di progettista, direttore dei lavori, coordinatori della sicurezza e collaudatori. Allo stesso modo,
sempre nell’ambito della programmazione edilizia, la Ripartizione ha provveduto ad espletare tutte le
attività di supporto ai Responsabili unici del Procedimento ex legge regionale 14/2002, sia interni che
esterni alla Ripartizione stessa, per l’attuazione delle opere di edilizia universitaria.
73
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Risultati attesi
1) Impulso all'attuazione
del programma edilizio di
Ateneo (apertura nuovi
cantieri)
2) Razionalizzazione
dell'utilizzo dei
finanziamenti già in
essere o di immediato
conseguimento) per le
OO.PP.
Concluse le fasi della progettazione e
dell'affidamento dei lavori, si addiviene alla
firma del contratto con l'impresa esecutrice
ed all'inizio concreto dei lavori.
La razionalizzazione dell'utilizzo dei
finanziamenti, attraverso lo spostamento
dell'assegnazione dei contributi regionali per
l'Edilizia Universitaria, riferiti ad anni
precedenti, consente di procrastinare la
scadenza degli stessi evitando il rischio
concreto della loro perenzione.
Il continuo aggiornamento del sistema di
mappatura consente di mantenerne
l'efficienza e la sua implementazione con altri
data base consente di renderlo sempre più
efficacie e conforme alle aspettative
dell'utenza
3) Aggiornamento delle
attività di mappatura
Grado di
raggiungimento
Stralci
PARZIALE
TOTALE
STRALCIATO
Impulso all'attuazione del programma edilizio di Ateneo (apertura nuovi cantieri)
Le attività portate a termine sono le seguenti:
•
Approvazione del PGSEU (Programma Generale di Sviluppo Edilizio Universitario) di sviluppo
edilizio universitario
•
Approvazione del Piano degli investimenti
•
Approvazione del Programma Triennale e dell’Elenco Annuale
Acquisita l’approvazione dei predetti documenti programmatori, si è reso necessario mettere ordine ai
piani finanziari di investimento, al fine di garantire la copertura di spesa dei programmati interventi
edilizi.
L’attività progettuale ha, comunque, trovato impulso soltanto dopo la riassegnazione delle risorse
finanziarie (ex art.33 della L.R.4/92 - esercizi pregressi) da parte della Regione FVG, disposta con
Decreto Regionale n.1111 dd.16.05.05.
Sono stati così avviati otto procedimenti, la cui tempistica è stata adeguata alle scadenze indicate
dall’Ente finanziatore ai fini del rilascio dei decreti di concessione, attraverso la preventiva approvazione
dei progetti preliminari e/o definitivi da parte della competente Direzione Provinciale dei LL.PP.
Più in particolare:
- RISORSE ASSEGNATE, LA PRIMA VOLTA, SUI FONDI DELL’ESERCIZIO 2004.
N.3 interventi ammessi a finanziamento:
74
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
Rifacimento impermeabilizzazione dell’Edificio A;
Dotazioni di base, linea cablaggio dati e opere minori, per l’Edificio C6;
Dotazioni di base, linea cablaggio dati, per l’Edifico di Via Monfort;
- RISORSE PROVENIENTI DA ESERCIZI PREGRESSI, RIASSEGNATE SU FONDI ESERCIZIO 2004
N.5 interventi ammessi a finanziamento:
Ristrutturazione Edificio di Via Università 7;
Ristrutturazione Edificio di Via Lazzaretto V. 6-8, II° lotto;
Dotazioni di arredo Edificio Q;
Conseguimento CPI Edifici ex I.R.Fo.P. (Valmaura)
Messa a norma degli edifici C2 – C5/D via Fleming;
Va inoltre segnalato che, entro i termini previsti, è stato portato a termine e inoltrato al MIUR il
progetto esecutivo dell’intervento di Ristrutturazione dell’ex O.M. di Trieste.
Va rilevato che l’attività necessaria per poter appaltare si è rivelata più complessa di quanto previsto.
Razionalizzazione dell'utilizzo dei finanziamenti già in essere o di immediato conseguimento)
per le OO.PP.
L’obiettivo, è stato pienamente raggiunto nel mag.2005 con l’emanazione del decreto regionale di
riassegnazione di contributi regionali (L.R. 14/92 art.33) provenienti da esercizi finanziari e fino a quel
momento non ancora concessi. Si è provveduto, in tale contesto, alla ricognizione completa dei
finanziamenti operanti ed alla loro razionalizzazione e destinazione in coerenza sia al Piano Generale
delle Opere di Edilizia Universitaria, sia al Piano degli Investimenti, entrambi deliberati dagli Organi di
governo dell’Ateneo.
Aggiornamento delle attività di mappatura
Non è stata posta in essere alcun tipo di attività, sostanzialmente, per mancanza di risorse
economiche da destinare alle attività di aggiornamento del sistema, nonché alla sue manutenzione,
implementazione e tenuta in efficienza.
75
CSPA
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
Il compito istituzionale del CSPA consiste nel:
-
Assicurare la gestione e il supporto della ricerca nell'Ateneo consentendo la più razionale
utilizzazione di apparecchiature scientifiche e servizi tecnici di particolare complessità e
d'interesse comune da parte delle strutture e di singoli gruppi di docenti e ricercatori
dell'Università, fornendo la disponibilità di moderni strumenti e servizi per le loro attività di ricerca e
di didattica (Spettrometria di Massa, Microscopia Elettronica, Citofluorimetria, Stabulario e
Sperimentazione Animale, Laboratorio di Geomatica e Sistemi Informativi Territoriali – GEOLAB);
-
Svolgere attività di servizio gestionale a supporto della realizzazione di progetti di ricerca di
rilevante impegno finanziario finanziati da enti terzi, richiedenti l’apporto di competenze
professionali esistenti presso diverse strutture scientifiche dell’Ateneo, nonché l’utilizzazione di
apparecchiature scientifiche e di servizi tecnici non disponibili presso un'unica struttura scientifica
dell’Ateneo (Progetto SYRMEP, Centro di Eccellenza per la Ricerca in TeleGeomatica –
GEONETLAB, Centro di Eccellenza per la Ricerca in “Preparazione, sviluppo e caratterizzazione
di materiali e superfici nanostrutturate” – CENMAT).
-
Fatte salve le esigenze dell'utenza universitaria, il CSPA fornisce inoltre prestazioni in conto terzi.
Riassumendo, durante il 2005 il CSPA ha attuato:
1) il mantenimento dell'efficienza delle apparecchiature;
2) la formazione del personale tecnico;
3) la promozione verso l'esterno delle attività del CSPA, tramite una nuova presentazione della pagina
Web su Internet e attraverso l’aggiornamento di un breve opuscolo e la produzione di una brochure,
da realizzare a breve con la collaborazione della Sezione Comunicazione Istituzionale allo scopo di
incrementare eventuali contatti con Enti esterni all'Università. È allo studio anche il progetto di un
nuovo filmato del CSPA;
4) la prosecuzione degli accordi per consulenze e servizi con Enti Pubblici, Enti scientifici ed imprese
come la Sissa, le Università di Bari, di Bologna, di Fiume, di Napoli, di Novi Sad , di Padova, di Pisa,
di Salerno, di Salonicco, di Tirana, di Udine, di Verona e altre e il Sincrotrone di Trieste, la Regione
Friuli - Venezia Giulia, il Comune di Trieste, la Regione Veneto, la Provincia di Macerata, l’Acegas
Aps, l’Istituto Nazionale della Montagna, il Parco Naturale delle Prealpi Giulie nonché con Integra,
SE.TA., Azad, Remedia, solo per citare alcuni esempi. Si ricorda inoltre che, in relazione ai
finanziamenti concessi ai Progetti presentati dal Centro di Eccellenza per la Ricerca in
TeleGeomatica, sono in corso di esecuzione gli accordi con l’Istituto Commercio Estero MAP-CRUI
(Progetto Tris B Transport Road Information System for Balkans), la Regione Friuli Venezia Giulia
(Progetto SISA – Interreg III A Transfrontaliero Adriatico) e la CEI – Central European Iniziative
(Master Internazionale in Cartografia e Sistemi Informativi Geografici). In data 24.11.2005 è stato
stipulato l’accordo con Galileo Joint Undertaking per la realizzazione del Progetto Monitor.
E’ proseguita anche nel 2005 l’attività del “Progetto Crosada per le Scuole” grazie all’accordo stipulato
con il Comune di Trieste.
76
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
Si segnala inoltre che il CSPA ha supportato l’attività di stage di una laureanda della Facoltà di
Lettere- Corso di Laurea in Conservazione dei Beni Culturali che è stata ospitata e affiancata dal
Direttore e dalla dott.ssa Maria Pinzani del CSPA per le varie attività, che in particolare prevedevano
una ricerca in collaborazione con lo SMATS - Sistema Museale di Ateneo.
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Ricerca finanziamenti
esterni da parte dei
Settori scientifici
Risultati attesi
Grado di
raggiungimento
1) Acquisizione di nuova strumentazione,
ovvero sostituzione di quella obsoleta per i
laboratori dei Settori:
STRALCIATO
- Spettrometro di massa Micromass GC-T
STRALCIATO
- Microscopio elettronico a Scansione ESEM
Quanta 200 con microanalisi a raggi X
STRALCIATO
- Sistema per crio-ultramicrotomia LEICA FCS
- Completamento strumentazione scientifica
dei laboratori del Geolab
Promozione e pubblicità
del CSPA rivolta a
enti/imprese:
organizzazione iniziative
- Aggiornamento hardware e software delle
attrezzature del Servizio Televisivo
2) Risorse per spese personale tecnico
specialistico che coadiuva il personale
istituzionale del Settore (co. pro., assegni
ricerca, borse dottorato, ecc.)
1) Video attività
2) Opuscolo CSPA
STRALCIATO
PARZIALE
PARZIALE
TOTALE
PARZIALE
PARZIALE
3) CD sintesi poster settori
TOTALE
4) Poster cartaceo
TOTALE
5) Giornata di presentazione
Revisione tariffario
CSPA
Apertura dei laboratori
Aumento delle entrate del CSPA
1) Orientamento per gli studenti che si
iscriveranno all’Università
2) Visibilità alla città
Stralci
STRALCIATO
TOTALE
TOTALE
Ricerca finanziamenti esterni da parte dei Settori scientifici
77
Nel corso del 2005 non ci sono stati particolari finanziamenti per l’acquisto di grandi attrezzature. Le
voci quindi sono state stralciate oppure il raggiungimento dei risultati è stato parziale grazie al piano di
impiego di alcuni contratti o progetti che hanno permesso la copertura della spesa.
L’obiettivo si ritiene raggiunto al 50%.
Promozione e pubblicità del CSPA rivolta a enti/imprese: organizzazione iniziative/giornata di
presentazione del CSPA
Per quanto attiene la preparazione del “Video attività”, sono stati realizzati alcuni spezzoni. Tale
attività è stata successivamente trasmessa alla Sezione Comunicazione Istituzionale che, costituita il
9 novembre 2005, ha inglobato anche il Servizio Televisivo. Nel 2005 è stata inoltre predisposta la
bozza dell’Opuscolo CSPA la cui pubblicazione è avvenuta nel 2006.
La giornata di presentazione del CSPA non è stata organizzata ufficialmente ma è stata inserita
nell’ambito della presentazione delle attività del Centro di Eccellenza in TeleGeomatica tenutasi
presso il Polo Didattico e Culturale di Gorizia lo scorso ottobre.
Complessivamente l’obiettivo si ritiene raggiunto al 70%.
Apertura dei Laboratori
Tale attività ha consentito a due gruppi di studenti delle scuole medie superiori, per un totale di nove
persone, di effettuare nella scorsa primavera ed in autunno dei periodi di stage a rotazione nei
Laboratori del Centro.
78
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
SERVIZIO BIBLIOTECARIO DI ATENEO
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
L’attività di gestione corrente fondamentale del Servizio bibliotecario di Ateneo è la gestione delle 11
biblioteche, che hanno effettuato nel corso del 2005 oltre 98.000 prestiti, conservando il livello
raggiunto nell’anno precedente. Nel 2005 è anche aumentato il numero dei corsi di formazione rivolti
agli studenti per acquisire abilità di ricerca bibliografica avanzata.
Grazie all’importante sforzo finanziario sostenuto dall’Ateneo per garantire per il 2005 gli
abbonamenti ai periodici, a fine 2005 continuavano a essere accessibili a tutta l’utenza istituzionale
circa 8.000 periodici elettronici – tra cui i titoli Elsevier, Kluwer e Wiley - e 85 banche dati.
Nel complesso, nel 2005 la nostra Università si è arricchita di libri e periodici per un valore di
2.007.278,92 euro, con cui abbiamo comprato 21.794 volumi, portando il patrimonio bibliografico
complessivo dell’Ateneo a 1.165.408 volumi.
Nel 2005 si è concluso il progetto Un catalogo in comune, finanziato con 100.000,00 euro dalla
Regione Friuli-Venezia Giulia all’interno di Interreg IIIA, svolto in collaborazione con la Biblioteca
civica di Capodistria e con la Biblioteca nazionale slovena e degli studi di Trieste. Il risultato del
progetto è un metaopac disponibile in web, che amplia la conoscenza e l’utilizzo del notevole
patrimonio bibliografico posseduto.
Nel corso del 2005 altri due dipartimenti hanno trasferito il loro patrimonio bibliografico al Servizio
bibliotecario di Ateneo – il Dipartimento di scienze economiche e statistiche e il Dipartimento di storia
e storia dell’arte -, in questo modo il Servizio Bibliotecario di Ateneo si trova a gestire direttamente
oltre centomilas volumi in più rispetto allo scorso anno.
Anche l’attività del nostro Ateneo all’interno del polo locale del Servizio bibliotecario nazionale – SBN
– ha portato a un ampliamento del numero di enti partecipanti, con l’ingresso della Biblioteca del
Comune di Muggia e della Biblioteca della Provincia di Gorizia
79
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Risultati attesi
Nuovo regolamento
Sistema bibliotecario di
Ateneo
Predisposizione del nuovo regolamento
SAP in biblioteca
Impegni di spesa Sap fatti nelle biblioteche
Recupero del pregresso
Inventario beni
bibliografici in SAP
Stralci
TOTALE
Fatture inserite in SAP in biblioteca
Monitoraggio utilizzo
risorse elettroniche
Editoria elettronica /
open access
Grado di
raggiungimento
Statistiche di accesso mensili
A1 - Analisi della situazione delle pubblicazioni
esistenti presso i Dipartimenti
A2 - Valutazione sviluppo editoria elettronica /
open archivi
Opac comprendente tutto il patrimonio
bibliografico dell’Università
Eliminazione duplicazione di dati,
incrementando le relazioni tra data base
esistenti
Forte riduzione spese di manutenzione annua
( ora 10.000,00 euro, pagati a una ditta
esterna)
TOTALE
TOTALE
TOTALE
TOTALE
PARZIALE
STRALCIATO
Nuovo regolamento Sistema bibliotecario di Ateneo:
E’ stato predisposto il nuovo Regolamento il cui iter approvativo è tuttora in corso.
Inventario dei beni bibliografici in Sap
E’ a buon punto l’elaborazione del programma in collaborazione con CSIA, ma manca ancora la fase
finale di eliminazione della duplicazione dei dati fattura. Pertanto, per il 2006, è stato necessario
stipulare nuovamente il contratto di manutenzione annua con l’attuale fornitore del software per
l’inventario bibliografico.
80
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
CSIA
ATTIVITÀ DI GESTIONE CORRENTE
Lo CSIA collabora con tutte le componenti dell'Ateneo per ogni decisione che coinvolga l'Information
Technology.Le competenze dello CSIA vengono richieste per una buona parte dei progetti
dell'Ateneo, ma anche su ulteriori richieste esterne (es. di dati) non programmate e su eventuali
emergenze informatiche che non possano essere risolte localmente. Quindi, indipendentemente dalle
specializzazioni dei settori e dalla programmazione degli obiettivi, la presenza dello CSIA in Ateneo è
comunque pervasiva anche se la domanda di servizio è molto maggiore della possibilità di risposta
che può essere fornita.
Infine la quantità di problemi su cui lo CSIA è continuamente coinvolto (tipicamente con urgenza)
impatta sulla programmazione ritardandola.
Lo svolgimento dell’attività ordinaria costituisce il maggior impegno dello CSIA, in particolare per
quanto riguarda i seguenti ambiti:
1) Settore tecnologie di base
Area Rete e Sicurezza:
Gestione rete di Ateneo monitoraggio del traffico e della gestione di apparti di rete (switch e
router)
Gestione ed implementazione ulteriori misure di sicurezza Rete Ateneo
gestione dei servizi nati all’interno del progetto Nuova Rete Metropolitana (videoconferenza,
pratiche amministrative per realizzazione connessione collegamenti in ponte radio)
monitoraggio generazione statistiche di traffico (per utilizzi in campo amministrativo e di
Pubblica Sicurezza)
Progettazione e realizzazione degli interventi di potenziamento delle infrastrutture di rete
(cablaggi) – edif C6 ed altri interventi minori
Predisposizione richiesta cofinanziamento progetto estensione rete wireless (1 C@ppuccino
per 1 PC)
Attivita’ coordinamento tecnico SIRA e del Gruppo esperti del Nucleo Sicurezza Informatica
nonché applicazione pratica delle direttive impartite dal NSI
gestione servizi di rete multicast
Ristrutturazione e gestione servizio Domain Name System
Gestione autenticazione Cargo e Radius su AD in coordinamento con gruppo lavoro
Autentication Authorization Infrastructure del GARR
Area Gestione Sistemi
Gestione dei servizi (con i relativi server)
81
Posta elettronica di Ateneo, Amministrazione, Studenti
WEB e Notes
Esse3 (Gestione)
SAP
SID (attivita’ correnti)
File server Amministrazione, di Ateneo e studenti
proxy, dns, autenticazione, LDAP
Server home banking (TLQ)
Backup
Antivirus centralizzato
Server calcolo scientifico
Server CSA - Stipendi
implementazione del Datawarehouse Esse3
Area Amministrazione database
Gestione e sviluppo dei database di Ateneo (ESSE3, SAP, CSA)
Attivita’ di consolidamento dei database Esse3, CSA e Mappatura
Area Supporto Informatico alle Strutture
Supporto ai servizi di manutenzione ed aggiornamento client nonche’ helpdesk richiesti dall’
Amministrazione
Supporto ai servizi di manutenzione ed aggiornamento dei client nei laboratori e C.S. Facolta’
di Ingegneria, Sc. Politiche, SSLMIT, Lettere, Medicina nonche’ lab. interfacoltà H3
gestione e progettazione dei servizi infrastrutturali quali gestione e manutenzione architettura
Active Diretcory per i servizi di Autenticazione degli studenti e del personale, gestione dei
client in dominio, gestione del servizio di messaggistica degli studenti e del personale docente
e non-docente di alcune Facoltà
gestione e predisposizione dei PC per corsi di formazione c/o CSIA
Aggiornamento del parco elaboratori destinati ai lab.informatici interfacoltà con acquisizione
122 PC per lab. H3 e ridistribuzione dei PC esistenti nei lab di Facoltà, installazione e
configurazione
Area Gestione utenza
82
Supporto gestione utenze (attivazione e gestione codici)
Gestione Domain Name System e relativo database nodi di rete di ateneo
funzioni di "help-desk" in generale
gestione licenze software(contatti con ditte distributrici e utenti di contratti Campus quali
Microsoft, Sophos, Matlab)
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
2) Settore Processi Gestionali
Area Didattica Personale e Stipendi
Attività svolte nel 2005 in collaborazione con le Strutture:
- ESSE3
Collaborazione su statistiche ministeriali (ricerca e soluzione anomalie sui dati estratti nelle
diverse statistiche)
Collaborazione con didattica e Centri Servizi di Facoltà su Offerta Formativa (determinazione e
organizzazione del flusso delle informazioni , aggiornamento dati OFF.F)
Collaborazione nella ricerca della incongruenze tra Datawarehouse e Esse3
Ricerca e soluzione anomalie limitatamente ai dati ed esame dei criteri di estrazione
(operazioni che vengono svolte quasi con quotidianità).
Analisi graduatoria studenti part-time (applicazione locale sviluppata in ambiente OraclePowerBuilder che condivide dati con Esse3)
Analisi per file rimborsi trasmesso a SAP
Predisposizione e manutenzione viste su dati Esse3 per ERDISU ed assistenza utente Erdisu
- PERSONALE, STIPENDI, MAPPATURA SPAZI DI ATENEO
Manutenzione applicativi ambiente Oracle personale
Semplificazione procedura rilevazione presenze (in corso)
Migrazione applicativi ambiente Oracle dalla versione PowerBuilder 8 alla 10 (ancora
parzialmente in corso) e soluzione dei problemi che emergono in seguito alla migrazione di
versione.
Manutenzione (minima) dell’ambiente e dei dati relativi alla Mappatura di Ateneo
Manutenzione software interfaccie (stipendi, AD)
Elaborazione e trasmissione periodica dati gestiti con le interfaccie (SAP,AD).
Assistenza procedura esami di ammissione per corsi di studio ad accesso limitato (estate
2005)
Assistenza ed aggiornamento software diversi Ripartizione Pensioni
Assistenza continua utenti: di secondo livello a Sezione Didattica e di primo livello a Personale
e Stipendi
Collaborazione per il passaggio da Oracle 8 a 9
Area Amministrativa Contabile
83
Assistenza agli utenti degli Affari Finanziari (Amm. Centrale) dei Dipartimenti e dei Centri
Servizi autonomi e di Facoltà.
Ottimizzazione in termini di tempo di processo di alcune funzionalità per la emissione dei
documenti contabili.
Ottimizzazione della gestione del Budget per l’avvio alle strutture nel 2006. (Facilita l’avvio del
Bilancio di Previsione del 2007 nel 2006).
3) Settore Calcolo Intensivo
In linea con il regolamento CSIA tutti gli anni il settore produce entro il mese di Marzo una relazione
sulle attività svolte da allegare al bilancio consuntivo CSIA e di cui sinteticamente si anticipa:
Gestione della convenzione in outsourcing con il CINECA;
Supporto di consulenza ai gruppi di ricerca interessati;
Supporto alla costituzione e al funzionamento del CISC “Centro Interdipartimentale per le
Scienze Computazionali”;
Redazione della Relazione Scientifica annuale del settore Calcolo Intensivo
4) Settore Formazione
Oltre alle attività evidenziate nella relazione dei risultati degli obiettivi 2005 sostanzialmente si fa
riferimento alle ulteriori attività svolte dal Settore Formazione finalizzate a generare entrate
economiche:
Attività incluse nel piano di formazione in-house dell'Ateneo.
5) Settore WEB
84
Supporto alla costituzione della Sezione Comunicazione.
Assistenza e supporto agli utenti di Polaris sulle problematiche delle pubblicazioni di Ricerca.
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
GESTIONE PER OBIETTIVI
Obiettivi
Implementazione del
sistema Esse3: servizi
WEB facoltà
Risultati attesi
Redazione documento su flusso operativo
per la definizione dell’offerta didattica
Grado di
raggiungimento
Stralci
TOTALE
Predisposizione ai fini della pubblicazione
su web di:
-
Offerta didattica
-
Anagrafica studenti
-
Visualizzazione iscrizioni
TOTALE
-
Visualizzazione libretto
TOTALE
-
Visualizzazione pagamenti
TOTALE
-
Stampa certificati
TOTALE
-
Iscrizione agli esami
TOTALE
-
Pubblicazione informazioni su attività
didattica
-
Compilazione piani di studio
PARZIALE
-
Immatricolazioni
PARZIALE
-
Iscrizione test di ammissione
TOTALE
STRALCIATO
STRALCIATO
STRALCIATO
Possibilità di uniformare le informazioni di
facoltà
Integrazione Informatica
delle banche dati di
Ateneo
Allineamento delle
personalizzazioni UTS
alla nuova Release SAP
4.7
Indagine conoscitiva
orientata alla
sostituzione di Microsoft
Office con analoga suite
di prodotti Open Source
Supporto costituendo
Centro
Interdipartimentale di
Scienze Computazionali
Miglioramento operativo
nella raccolta ed elaborazione delle
informazioni.
Ottimizzazione delle funzionalità del sistema
SAP attraverso l’aggiornamento del SW
messo a disposizione dal fornitore
Riduzione dei costi delle licenze
(Eliminazione penali contrattuali per utilizzo
vecchia Release)
Rapporto sull’effettivo utilizzo di MS Office
nell’Ateneo
Supporto tecnico amministrativo e
organizzativo
STRALCIATO
PARZIALE
STRALCIATO
PARZIALE
TOTALE
85
Realizzazione sistema
per lo sviluppo di
software scientifico
Partecipazione alla
definizione del Progetto
Fibre Ottiche
Migrazione del fileserver Amministrazione
dall’ambiente Novell all’
ambiente basato su
Active Directory
Attuazione progetto
Unificazione della posta
elettronica
Pubblicazione istruzioni
utilizzo app. teledidattica
–videoconferenza
Corsi di informatica per
personale TA
Gestione Test Center
ECDL
Corsi di informatica
aperti al pubblico
offerta di un server locale di sviluppo sw
scientifico compatibile con gli ambienti di
supercalcolo CINECA
Presentazione di un progetto da sottoporre
all’approvazione del CdA
TOTALE
Razionalizzazione nell’impiego delle risorse
umane
Riduzione tempi di aggiornamento dei Client
Incremento della sicurezza dal punto di vista
dell’autenticazione
(propedeutico all’adozione della firma
digitale)
Riduzione dei costi di gestione –
razionalizzazione degli indirizzi –
incremento sicurezza ed affidabilita’
consentire ai docenti ed agli utilizzatori di
tale servizio di poter attivarlo in modo
autonomo data la mancanza di risorse
umane da dedicare
Superamento test ECDL
Espletamento test ECDL base
Espletamento test ECDL advan.
(non svolto per mancanza di richieste)
Customer satisfaction
Progetti condivisi con la la Sezione AA.GG. e Documentali:
Implementazione
1) Trasmissione telematica di documenti fra
protocollo informatico e
tutte le AOO dell’Ateneo tramite funzione di
gestione elettronica
posta elettronica certificata (PEC) in
flussi documentali
sostituzione dell’invio di documenti su
PROGETTO SID 3 supporto cartaceo
FASE 1
2) Trasmissione di documenti per posta
elettronica, previa individuazione delle
tipologie, indirizzati a caselle di posta
elettronica istituzionale delle UOR in
sostituzione dell’invio di documenti su
supporto cartaceo (UOR dell’AOO Amm.ne
centrale)
3) Misure di sicurezza informatica in
corrispondenza realizzazione punti
precedenti 1 e 2
4) Formazione del personale delle AOO in
corrispondenza realizzazione punti
precedenti 1, 2 e 3
5) Firma elettronica qualificata avanzata a
titolo sperimentale per Rettore, Direttore
Amministrativo, Dirigenti
6) Adeguamenti normativi in corrispondenza
realizzazione punti precedenti 1, 2 e 3
86
TOTALE
PARZIALE
PARZIALE
STRALCIATO
TOTALE
TOTALE
TOTALE
PARZIALE
PARZIALE
PARZIALE
TOTALE
PARZIALE
PARZIALE
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
Anagrafe elettronica
trattamento dei dati
personali
7) Adeguamenti organizzativi in
corrispondenza realizzazione punti
precedenti 1, 2 e 3
8) Adeguamenti tecnici in corrispondenza
realizzazione punti precedenti 1, 2 e 3
Strutturazione informazioni contenute
nell’Anagrafe elettronica
Realizzazione Anagrafe elettronica sotto il
profilo informatico e predisposizione accessi
selezionati da parte delle strutture
Immissione dei dati di partenza sulla base
degli elementi già in possesso
dell’Amministrazione in base a censimento
trattamento dati 2° semestre 2004
Attivazione accessi ad anagrafe a soggetti
abilitati strutture per aggiornamento dati in
base a istruzioni tecniche
PARZIALE
PARZIALE
TOTALE
TOTALE
TOTALE
STRALCIATO
Implementazione del sistema Esse3: servizi WEB facoltà
L’obiettivo, in cui è rilevante l’apporto della Sezione Didattica, ha portato nel corso del 2005 alla
predisposizione degli strumenti necessari per la pubblicazione sul sito d’Ateneo, delle seguenti
funzionalità:
-
offerta didattica: sono stati compiuti tutti i passi tecnici necessari a rendere visibili tutte le
informazioni inerenti,
-
visualizzazione libretto, visualizzazione pagamenti, stampa certificati, iscrizioni agli esami:
sono stati compiuti tutti i passi necessari a rendere disponibili tali funzionalità,
-
visualizzazione iscrizioni: sono stati compiuti tutti i passi necessari per rendere tecnicamente
possibile l'avvio di una sperimentazione estesa a tutto l'Ateneo.
Non sono state portate a termine le attività relative alla Compilazione via web dei piani di studio
(risultato raggiunto al 70%) né all’Immatricolazione via web con carta di credito (risultato raggiunto al
70%) per le quali è stata testata la funzionalità Esse3. A tal proposito non si è ancora raggiunto un
accordo con l’istituto Unicredito, necessario a collegare, a questo riguardo, l’Ateneo con il sistema
bancario.
Sono state stralciate le seguenti attività:
-
gestione dati anagrafici: infatti si è ritenuto più prudente partire con funzionalità in lettura sui
dati e non in scrittura,
-
informazioni sull’attività didattica: si è preferito che tali informazioni, chieste anche dal
ministero, vengano inserite dai centri servizi onde garantirne il più possibile l’ufficialità e
l’attendibilità.
Infine sono state rimandate al 2006:
-
iscrizione via web ai test di ammissione: infatti, tenuto conto delle risorse disponibili, sono stati
considerati non prioritari rispetto alle immatricolazioni con pagamento on-line;
-
uniformità delle facoltà: si tratta di una fase necessariamente successiva alla messa in rete di
esse3 (che non e' ancora avvenuta).
L’obiettivo si ritiene complessivamente raggiunto nella misura del 80%.
87
Integrazione Informatica delle banche dati di Ateneo
In corso d'anno su questo obiettivo si è inserito l'obiettivo "Definizione del sistema di rilevazione e
gestione dei dati" coordinato dall'Ufficio Statistico e dal gruppo di lavoro costituito all'uopo. Pertanto le
azioni pianificate si sono svolte come segue ad opera dell'Ufficio Statistico e del gruppo di lavoro da
esso coordinato:
- Censimento delle banche dati esistenti in Ateneo: completato
- Analisi delle principali banche dati informatiche: completato
- Approfondimento della natura delle informazioni presso i relativi referenti: l'attività è in corso d'opera
- Censimento delle macro esigenze delle strutture: tale attività, che consiste nella rilevazione dei
fabbisogni informativi, non è ancora stato completato in quanto non tutte le strutture interpellate hanno
potuto fornire le informazioni richieste
- Valutazione delle esigenze immediatamente realizzabili rispetto a quelle che necessitano
implementazioni di tipo gestionale: tale attività, che prevede il matching tra i fabbisogni informativi e i
dati disponibili presso le strutture, non è stata svolta
L'attività di Analisi della soluzione di DWH progettata da Cineca per CSA ha condotto ad adottare il
DW CSA per la parte riguardante i dati sul Personale; nel 2006 è prevista la migrazione dei dati dalla
Procedura Personale a CSA e nel 2007 l'avvio (concordato con il Personale) della nuova procedura.
Infine è prevista nel corso del 2006 la Presentazione di un documento che accanto ai risultati
raggiunti propone le successive azioni da intraprendere in quanto si sono acquisit itutti gli elementi
necessari per procedere all'analisi del propotipo che permetta l'integrazione dei dati forniti da CSA,
SAP ed ESSE3 nonchè di altre banche dati esistenti in Ateneo o che verranno create in futuro.
Seguirà, in collaborazione con l'Ufficio Statistico, la progettazione e la realizzazione del nuovo DW.
In linea con le attività svolte nell’ambito dell’obiettivo “Definizione del sistema di rilevazione e gestione
dei dati” (Ufficio Qualità a Valutazione), l’obiettivo si ritiene raggiunto nella percentuale del 50%.
Allineamento delle personalizzazioni UTS alla nuova Release SAP 4.7
Il tempo delle risorse di sviluppo disponibile è stato finalizzato a realizzare una serie di attività di
analisi dello stato dell’arte del nostro sistema e delle caratteristiche delle nostre esigenze per
determinare se:
-
A) Fare un cambio di release
-
B) Fare una migrazione dell’attuale sistema al nuovo.
La strada da seguire è la (B) che implica:
•
Installare il nuovo sistema SAP;
•
Avviare le funzionalità standard coprendo sia le esigenze attuali nonché i miglioramenti
funzionali ed informativi previsti (in parte) negli obiettivi dl 2006;
•
Formare gli utenti;
•
Migrare i dati dal sistema attuale al futuro per la partenza in effettivo.
Il passo successivo è passare alla implementazione di quanto sopra descritto dopo la presentazione
del progetto di Ateneo al CDA con il titolo: INNOVAZIONE DEL SISTEMA CONTABILE DI ATENEO.
88
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
Indagine conoscitiva orientata alla sostituzione di Microsoft Office con analoga suite di
prodotti
Lo studio è stato predisposto. Da esso si evince che non conviene adottare la soluzione Open Office
in alternativa a MS Office per le seguenti fondamentali motivazioni:
•
Il beneficio ottenuto nella riduzione dei costi non è significativo;
•
Sono stati individuati problemi funzionali di Open Office principalmente nello scambio di
documenti con altri prodotti;
•
L’impatto sugli utilizzatori di MS Office è significativo ed avrebbe una ricaduta negativa sulla
operatività degli uffici.
Nel corso del 2005 l’obiettivo è stato raggiunto nella misura dell’80%.
Supporto costituendo Centro Interdipartimentale di Scienze Computazionali
Il supporto è stato costituito ed è operativo.
Realizzazione sistema per lo sviluppo di software scientifico
L’obiettivo è stato portato a termine a Maggio 2005 e il sistema è operativo
Partecipazione alla definizione del Progetto Fibre Ottiche
L’attività è stata conclusa in linea alla pianificazione degli obiettivi Progetto presentato al CDA.
Eseguito quanto pianificato “Predisposizione e attivazione progetto”
(Attività svolta in collaborazione con il Prof. F. Liello).
La realizzazione della prima fase partirà nell’ambito degli obiettivi 2006 “Obiettivo pluriennale
Migrazione del file-server Amministrazione dall’ambiente Novell all’ambiente basato su Active
Directory
Tale obiettivo è in corso: non è stato concluso nel 2005 per dare priorità alle attività di assistenza alle
postazioni di lavoro dell’Amministrazione Principale e delle Facoltà.
Attuazione progetto Unificazione della posta elettronica
La prima fase, Unificazione server, è in corso; il lavoro si svolge nei ritagli di tempo.
La stessa risorsa segue la gestione sistemistica del Web ed ha realizzato lo sviluppo della gestione
della visualizzazione dei cartellini del personale.
Pubblicazione istruzioni utilizzo app. teledidattica –videoconferenza
L’obiettivo è stato sospeso per dare massima priorità al progetto delle fibre ottiche.
Corsi di informatica per personale TA
89
Nel corso del 2005 è stata completata la seconda tornata (6 moduli), ed è stato dato inizio alla terza (1
modulo), dei corsi+ test ECDL riservati al personale TA dell’Ateneo, con la partecipazione di circa 100
persone e lo svolgimento di 416 ore di lezione e circa 700 test. La percentuale di successo nei test è
stata mediamente superiore al 90%.
Gestione Test Center ECDL
Nel corso del 2005 il Test Center ECDL dell’Università di Trieste, pur essendo aperto al pubblico, ha
erogato esami per il 90% agli studenti triennalisti dell’Ateneo per il conseguimento dei CFU previsti
dalla normativa. Sono stati erogati 5.000 test a circa 1.000 studenti, con una percentuale di successo
media del 75%. Sono state programmate 6 sessioni di test ECDL advanced, che si sono svolte in
maniera ridotta poichè si sono iscritti in totale meno di 20 candidati.
Corsi di informatica aperti al pubblico
Nel corso del 2005 il settore ha organizzato 31 corsi di alfabetizzazione e specializzazione informatica
di cui 28 per la preparazione ai test ECDL aperti agli studenti e all’utenza esterna (6 di livello
advanced), 2 non ECDL aperti all’utenza esterna, 1 su commissione di un Ente. Il numero
complessivo di docenti coinvolti è stato di 6 persone interne, 2 esterne ed un tutor.
Implementazione protocollo informatico e gestione elettronica flussi documentali: PROGETTO
SID 3 - FASE 1 (obiettivo condiviso con la Sezione Affari Generali e Documentali)
Le attività informatiche sono state concluse in linea con la pianificazione.
Con rispetto alla Nota del 24/02/2005 Prot. N° 6124 CSIA ha fatto:
5.1 – (Trasmissione telematica dei documenti) Resa operativa non tramite PEC ma integrata con la
gestione della posta elettronica di Ateneo
“@units” per economizzare costi dell’alternativa PEC;
5.2 – (Trasmissione documenti) Fatto ed in corso test per avviamento in operativo;
5.3 – (Misure di sicurezza) Fatto e avviato;
5.4 – (Formazione del personale) Attività principalmente a carico del referente CSIA garantisce
il supporto di sua competenza;
5.5 – (Firma elettronica qualificata) Idem 5.4;
5.6 – (Adeguamenti normativi) Idem 5.4
L’obiettivo si ritiene complessivamente raggiunto nella misura del 80%.
Anagrafe elettronica trattamento dei dati personali1 (obiettivo condiviso con la Sezione Affari
Generali e Documentali)
L’obiettivo è stato eseguito nel rispetto dei requisiti di legge e delle scadenze e si ritiene
complessivamente raggiunto nella misura dell’80%.
90
Consuntivo 2005
Università degli Studi di Trieste
Relazione sull’andamento della gestione
Si riportano di seguito i risultati conseguiti per gli obiettivi di collaborazione dello CSIA.
OBIETTIVO
Controllo di gestione: revisione dei meccanismi di controllo
interno della spesa e definizione di un sistema di monitoraggio
Pianificazione e gestione di un documento sulla sicurezza
informatica
Unificazione delle banche dati del Personale e degli Stipendi - I
fase: studio di fattibilità
Piano di comunicazione di ateneo: c) Revisione,
implementazione pagine Web (con riferimento a quanto
contenuto nel progetto “Sito web di ateneo”
Miglioramento del sistema di rilevazione delle opinioni degli
studenti – collab. alla realizzazione di ClickVal
* Realizzazione di un questionario web per la valutazione delle
opinioni degli studenti sui servizi universitari
Implementazione della procedura web per la compilazione delle
Schede di attivazione Dottorati anno 2005
Sistema integrato dell’informazione di Ateneo: fase di analisi
Somministrazione questionario anamnestico: informatizzazione
del questionario anamnestico diretto agli studenti del I anno di
CdL scientifici
Avvio devoluzione pratiche pensionistiche all’INPDAP –
modello PA04
Realizzazione dell’anagrafe elettronica per il trattamento dei
dati personali
Messa a punto di un sistema informatico e del flusso per la
“docenza sostitutiva”
Definizione delle procedure, anche informatiche, per la gestione
di tesoreria correlate all’uscita da tesoreria unica
Gestione cespiti: messa in produzione dei miglioramenti del
sistema
Sperimentazione del sistema di e-procurement (acquisti on line)
Gestione centralizzata delle aule: sviluppo di un sistema
Implementazione del sistema Esse3: ottimizzazione della
carriera degli studenti
STRUTTURA RESP.
RISULTATO
RAGGIUNTO
Direzione Amministrativa
PARZIALE
Divisione Affari Generali
e del Personale - Sez.
Affari Generali e
Documentali
Staff del Personale
Staff per la
Comunicazione
TOTALE
PARZIALE
PARZIALE
Uff. Qualità e Valutazione
Obiettivo
sostituito
*
Uff. Qualità e Valutazione
TOTALE
Uff. Qualità e Valutazione
TOTALE
Uff. Qualità e
Valutazione
Divisione Affari Tecnici ed
Edilizi - Servizio
Prevenzione e Protezione
Divisione Affari Generali
e del Personale - Sez.
Affari Generali del
Personale
Divisione Affari Generali
e del Personale - Sez.
Affari Generali e
Documentali
Divisione Affari
Economici - Sez. Affari
Finanziari
Divisione Affari
Economici - Sez. Affari
Finanziari)
Divisione Affari
Economici - Sez.
Economato
Divisione Affari
Economici - Sez.
Economato
Divisione Affari
Economici - Sez. Servizi
Generali
Divisione Affari
Istituzionali - Sez.
PARZIALE
TOTALE
TOTALE
PARZIALE
PARZIALE
Sostituito da
obiettivo
SIOPE
STRALCIATO
TOTALE
PARZIALE
PARZIALE
91
Implementazione anagrafe della ricerca (anche dei progetti
europei)
Informatizzazione flussi di delibere S.A. – CdA
Inventario beni bibliografici in SAP - Unificazione dell’inventario
Sebina con l’inventario SAP
Creazione Banca Dati Inpdap - Applicazione circolare n.39
Inpdap
Revisione archivio SAP clienti/finanziatori
Applicazione nuove normative: attivazione S.I.O.P.E. (nuova
codifica spese per enti pubblici)
Implementazione di una banca dati contenente riferimenti
giurispudenziali nel settore gare e contratti, visibile/utilizzabile
da tutte le strutture del’ateneo
Anagrafe nazionale degli studenti
Didattica
Divisione Affari
Istituzionali - Sez. Organi
Accademici, Ricerca e
FSE
Divisione Affari
Istituzionali - Sez. Organi
Accademici, Ricerca e
FSE
Servizio Bibliotecario di
Ateneo
Divisione Affari Generali
e del Personale - Sez.
Affari Generali del
Personale
Divisione Affari
Economici - Sez. Affari
Finanziari
Divisione Affari
Economici - Sez. Affari
Finanziari
Divisione Affari
Economici - Sez. Affari
Patrimoniali
Divisione Affari
Istituzionali - Sez.
Didattica
PARZIALE
STRALCIATO
PARZIALE
PARZIALE
PARZIALE
TOTALE
STRALCIATO
TOTALE
Dei 23 obiettivi di collaborazione assegnati allo CSIA, di cui 18 prioritari, 8 sono stati conseguiti
totalmente, 12 parzialmente e 3 stralciati.
92