COMMISSIONE EUROPEA
DIREZIONE GENERALE SALUTE E TUTELA DEI CONSUMATORI
Direzione B – Questioni relative ai consumatori
Attività comunitarie
a sostegno della politica dei consumatori
Decisione n. 20/2004/CE del Parlamento europeo e del Consiglio dell'8 dicembre 2003
INVITO A PRESENTARE PROPOSTE
PER PROGETTI SPECIFICI
VADEMECUM ESPLICATIVO
2004
Commissione europea, B-1049 Bruxelles - Belgio. Telefono: (32-2) 296 06 31
INDICE
1. INFORMAZIONI GENERALI
1.1 TESTI APPLICABILI
1.2. CONTRIBUTI FINANZIARI
1.3 PAESI INTERESSATI
2. PREPARAZIONE E PRESENTAZIONE DI UNA PROPOSTA
2.1. MODULO DELLA DOMANDA DI CONTRIBUTO FINANZIARIO
2.2. DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI A INTEGRAZIONE DEL MODULO
2.3. PRESENTAZIONE DEL PROGETTO
3. CRITERI DI EROGAZIONE DEI CONTRIBUTI FINANZIARI
3.1 CRITERI DI AMMISSIBILITA
3.2. CRITERI DI SELEZIONE
3.3. CRITERI DI ATTRIBUZIONE
4. INFORMAZIONI FINANZIARIE
4.1. PREVENTIVO
4.2. SPESE
4.3. ENTRATE
4.4. MODIFICA DEL PREVENTIVO
4.5. CALCOLO DELL'IMPORTO DEL CONTRIBUTO FINANZIARIO
5. PROCEDURA DI SELEZIONE
6. CONVENZIONE E PAGAMENTI
6.1. STIPULA DI UNA CONVENZIONE
6.2. PAGAMENTI E TRASMISSIONE DELLE RELAZIONI
7. CONTATTI
2
Il presente documento è inteso a fornire informazioni utili agli organismi richiedenti in
sede di compilazione della loro domanda di contributo finanziario.
I candidati sono invitati a leggere il presente vademecum con attenzione prima di
rispondere all'invito a presentare proposte.
1. INFORMAZIONI GENERALI
1.1. Testi applicabili
Diversi sono i testi che contemplano la possibilità di erogare contributi finanziari con
fondi comunitari per il finanziamento di progetti specifici e che fissano le norme che
disciplinano la gestione di tali contributi finanziari.
La decisione n. 20/2004/CE del Parlamento europeo e del Consiglio,
dell'8 dicembre 2003, è il testo che autorizza giuridicamente l'erogazione di contributi
finanziari per il finanziamento di progetti specifici nel quadro della politica dei
consumatori negli anni compresi tra il 2004 e il 2007.
Il programma di lavoro annuale "Politica dei consumatori", dal canto suo, stabilisce la
dotazione finanziaria assegnata ogni anno ai progetti specifici. A titolo del 2004
l'importo previsto è di 2.500.000 euro.
L’invito a presentare proposte precisa i settori che potranno beneficiare di contributi
finanziari e indica i diversi criteri di concessione. Dal momento della sua pubblicazione
gli organismi interessati possono presentare domanda per ottenere un contributo
finanziario.
Infine il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee
e le sue modalità di esecuzione precisano le norme applicabili a tutti i contributi
finanziari erogati utilizzando fondi comunitari.
È il complesso di questi testi che determina e giustifica l'insieme della procedura istituita
per l'erogazione di contributi finanziari per progetti specifici, procedura che è illustrata
nella presente guida.
1.2. Contributi finanziari
In linea di principio il contributo finanziario non può superare il 50% dell'importo delle
spese connesse alla realizzazione delle attività ammissibili.
L'articolo 6, paragrafo 5, della decisione n. 20/2004/CE autorizza tuttavia l'erogazione di
contributi comunitari che possono raggiungere il 75% del costo dell'azione per taluni
progetti la cui definizione spetta alla Commissione.
Per il periodo 2004-2007 la Commissione propone di dare la preferenza ai progetti cui
partecipano le organizzazioni dei consumatori dei nuovi Stati membri e più in
particolare:
3
ƒ I progetti proposti dalle organizzazioni dei consumatori finalizzati ad accelerare
l'applicazione concreta dell'acquis comunitario in materia di protezione dei consumatori
nei nuovi Stati membri.
A titolo del 2004 sono più in particolare interessati i progetti che contribuiscono
all'accelerazione della concreta applicazione della direttiva 2001/95/CE del Parlamento
europeo e del Consiglio, del 3 dicembre 2001, relativa alla sicurezza generale dei
prodotti.
I progetti proposti non implicano la creazione di un partenariato tra organizzazioni di
consumatori di paesi diversi in quanto l'applicazione della direttiva 2001/95/CE si
differenzia necessariamente da un paese all'altro. I progetti possono essere proposti da
una sola organizzazione, ma una cooperazione tra più organizzazioni dei consumatori di
uno stesso paese costituirà un vantaggio.
ƒ I progetti di collaborazione tra le organizzazioni dei consumatori operanti a livello
nazionale di almeno la metà di tutti gli Stati membri (13) e comprendenti almeno la metà
dei nuovi Stati membri (5). Si tratta di favorire progetti di grande portata, implicanti un
gran numero di associazioni.
Alle 18 organizzazioni dei consumatori che devono costituire il "gruppo" possono
aggiungersi altri organismi ammissibili.
1.3 Paesi interessati
Sono ammissibili i progetti in provenienza dai quindici Stati membri attuali dell'Unione
europea, dai dieci nuovi Stati membri, nonché dai paesi membri dell'EFTA/SEE,
conformemente alle condizioni fissate nell'accordo SEE (Islanda, Liechtenstein e
Norvegia).
Sono altresì ammissibili i progetti in provenienza da Bulgaria e Romania a condizione
che tutte le prescrizioni definite negli accordi bilaterali rispettivi siano soddisfatte al
momento della valutazione delle domande di contributo finanziario.
2. PREPARAZIONE E PRESENTAZIONE DI UNA PROPOSTA
La documentazione relativa alla domanda di contributo finanziario comprende:
ƒ il modulo della domanda di contributo finanziario a titolo di un progetto specifico
disponibile sul sito della Commissione:
http://europa.eu.int/comm/consumers/tenders/information/grants/application_en.htm ;
ƒ i documenti giustificativi richiesti nel modulo;
ƒ la presentazione del progetto proposto dall'organismo richiedente comprendente un
programma di lavoro.
Il modulo contiene un elenco dei documenti da includere nella documentazione relativa
alla domanda intitolato "Promemoria". Prima di trasmettere la loro domanda i candidati
sono invitati a controllare tale elenco, al fine di escludere eventuali omissioni.
4
I documenti richiesti sono oggetto di una doppia trasmissione.
ƒ Il modulo della domanda nonché la sintesi del progetto (cfr. allegato 1 del modulo)
devono essere trasmessi in formato Word, per via elettronica ([email protected]),
oppure su floppy-disk o su CD-Rom al seguente indirizzo:
Commissione europea
Direzione generale Salute e tutela dei consumatori
Direzione B – Questioni relative ai consumatori
Ufficio B232 06/79
Rue Belliard, 232
B-1049 BRUXELLES
ƒ L’intera documentazione (modulo, documenti giustificativi e presentazione del
progetto) deve altresì essere trasmessa in tre copie, su supporto cartaceo, all'indirizzo
sopra indicato.
Il modulo su carta deve essere dattiloscritto (i moduli compilati a mano non verranno
accettati), datato e firmato dal responsabile dell'organismo richiedente. Tutti gli altri
documenti contenuti nel dossier cartaceo devono essere anch'essi firmati dal responsabile
dell'organismo richiedente. La firma originale è richiesta soltanto su una delle tre
documentazioni su carta, le altre due possono essere costituite da copie.
La data limite per la trasmissione è precisata nell'invito a presentare proposte (fa fede la
data del timbro postale). Le domande trasmesse via corriere o depositate personalmente
all'indirizzo sopra indicato devono essere consegnate entro le ore 17.00. Le domande
pervenute in ritardo saranno respinte.
La versione su carta della documentazione fa fede sia ai fini del contenuto del dossier sia
ai fini della verifica del rispetto della data limite di trasmissione.
2.1. Modulo della domanda di contributo finanziario
Il modulo è suddiviso in 5 parti:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
informazioni generali sull'organismo richiedente;
capacità finanziaria e operativa dell'organismo richiedente;
qualità del progetto proposto;
preventivo dettagliato;
presentazione della domanda e firma.
L’organismo richiedente può compilare il modulo in una delle 20 lingue ufficiali
dell'Unione europea. Tale documento deve essere integralmente compilato, salvo
indicazione contraria specificata nel modulo stesso.
2.2. Documenti giustificativi a integrazione del modulo
Tali documenti costituiscono parte integrante della documentazione. Se non sono forniti
contemporaneamente al modulo, la domanda è automaticamente respinta. La
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Commissione potrà trovarsi nella condizione di chiedere informazioni aggiuntive nel
corso della valutazione, ma non solleciterà i documenti mancanti.
ƒ Alcuni dei documenti giustificativi sono da compilare e sono allegati al modulo della
domanda:
- sintesi del progetto: documento da redigere in inglese o in francese e da fornire sotto
forma di documento Word a sé stante;
- attestato di non esclusione;
- attestato "fondi propri";
- attestato di impegno finanziario del partner (un attestato per partner);
- eventuale scheda "seminario/conferenza".
ƒ Il modulo per le coordinate bancarie è disponibile sul sito Europa:
http://europa.eu.int/comm/consumers/tenders/information/grants/application_en.htm
ƒ
Gli altri documenti vanno forniti dall'organismo richiedente:
- copia dello statuto dell'organismo richiedente;
- copia del certificato di registrazione (esclusi gli organismi pubblici);
- relazione recente sull'attività dell'organismo richiedente;
- curriculum vitae del responsabile del progetto;
- bilancio annuo o conti annuali dell'anno precedente dell'organismo richiedente
(esclusi gli organismi pubblici).
Fatta eccezione per la sintesi, i documenti giustificativi possono essere trasmessi in una
delle 20 lingue ufficiali dell'Unione europea.
2.3. Presentazione del progetto
L’organismo richiedente presenta il suo progetto nella forma che preferisce (al massimo
5 pagine dattiloscritte). Va comunque sempre inserito un programma di lavoro. La
presentazione può essere redatta in una delle 20 lingue ufficiali dell'Unione europea.
3. CRITERI DI EROGAZIONE DEI CONTRIBUTI FINANZIARI
Con riguardo all'erogazione dei contributi finanziari il regolamento finanziario stabilisce
tre tipi di criteri:
ƒ criteri di ammissibilità,
ƒ criteri di selezione,
ƒ criteri di attribuzione.
Tali criteri sono specificati nell'invito a presentare proposte, dopo essere stati sottoposti
per parere al comitato consultivo degli Stati membri, come previsto dalla decisione
n. 20/2004/CE.
In sede di valutazione dei dossier relativi alle domande di contributi finanziari, i tre tipi
di criteri sono esaminati nel seguente ordine: ammissibilità, selezione, attribuzione.
Pertanto se i criteri di ammissibilità non sono soddisfatti, la domanda è definitivamente
accantonata senza procedere all'esame degli altri criteri. Risulta pertanto indispensabile
compilare integralmente il modulo e fornire tutti i documenti giustificativi richiesti.
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3.1. Criteri di ammissibilità
3.1.1. Persone ammissibili
L’articolo 114, paragrafo 1, del regolamento finanziario precisa che "sono ammissibili
le domande di sovvenzione, formulate per iscritto, presentate da persone giuridiche".
Poiché soltanto gli organismi che dispongono di personalità giuridica possono
beneficiare di un contributo finanziario, è indispensabile che sia comprovata la loro
registrazione.
L’articolo 7, paragrafo 4, della decisione n. 20/2004/CE precisa che nel settore della
politica dei consumatori i contributi finanziari in materia di progetti specifici (azione
18) " (…) possono essere assegnati a qualsiasi persona giuridica o associazione di
persone giuridiche, inclusi appropriati organismi pubblici indipendenti e
organizzazioni regionali dei consumatori, che agisce in modo indipendente dal settore
della produzione e del commercio e che è effettivamente responsabile per l'attuazione
dei progetti". Le persone fisiche sono pertanto assolutamente escluse dagli inviti a
presentare proposte in materia di politica dei consumatori. L'indipendenza
dell'organismo richiedente dal settore della produzione e del commercio è attestata
con una dichiarazione ai punti 1.12 e 1.13 del modulo.
L'invito a presentare proposte precisa, peraltro, per ogni settore la categoria di persone
giuridiche che risulta più particolarmente indicata.
DOCUMENTI CHE L'ORGANISMO RICHIEDENTE DEVE FORNIRE:
- Copia dello statuto;
- copia del certificato di registrazione (esclusi gli organismi pubblici).
3.1.2. Candidati esclusi
L’articolo 114, paragrafo 2, del regolamento finanziario stabilisce che "sono esclusi
dal beneficio di sovvenzioni i richiedenti che, al momento della procedura di
concessione di una sovvenzione, si trovino in una delle fattispecie di esclusione di cui
agli articoli 93 e 94. I richiedenti devono attestare che non si trovano in una delle
situazioni di cui all'articolo 93".
Sono pertanto esclusi i candidati:
ƒ i quali siano in stato di fallimento, liquidazione, amministrazione controllata,
concordato preventivo, cessazione d'attività o in ogni altra situazione analoga
risultante da una procedura della stessa natura prevista da leggi e regolamenti
nazionali, ovvero a carico dei quali sia in corso un procedimento di tal genere;
ƒ nei confronti dei quali sia stata pronunziata una condanna, con sentenza passata
in giudicato, per qualsiasi reato che incida sulla loro moralità professionale;
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ƒ che, in materia professionale, abbiano commesso un errore grave, accertato con
qualsiasi elemento documentabile dalle amministrazioni aggiudicatrici;
ƒ che non siano in regola con gli obblighi relativi al pagamento dei contributi
previdenziali e assistenziali o con gli obblighi relativi al pagamento d'imposte e tasse
secondo la legislazione del paese dove sono stabiliti, del paese dell'amministrazione
aggiudicatrice o del paese dove dev'essere eseguito l'appalto;
ƒ nei confronti dei quali sia stata emessa una sentenza passata in giudicato per
frode, corruzione, partecipazione ad un'organizzazione criminale o qualsiasi altra
attività illecita che leda gli interessi finanziari delle Comunità;
ƒ che, a seguito dell'aggiudicazione di un altro appalto o della concessione di una
sovvenzione finanziati dal bilancio comunitario, sono stati dichiarati gravemente
inadempienti nell'esecuzione, per inosservanza delle loro obbligazioni contrattuali.
Sono esclusi dall'attribuzione di un appalto i candidati o offerenti che, in occasione
della procedura di aggiudicazione dell'appalto in oggetto:
ƒ
si trovino in situazione di conflitto di interessi;
ƒ si siano resi colpevoli di false dichiarazioni nel fornire le informazioni richieste
dall'amministrazione aggiudicatrice ai fini della partecipazione all'appalto o che non
abbiano fornito tali informazioni.
In caso di false dichiarazioni possono essere inflitte sanzioni amministrative
(esclusione dagli appalti e dalle sovvenzioni) nonché sanzioni pecuniarie
(cfr. articolo 133 delle modalità di esecuzione del regolamento finanziario).
DOCUMENTO CHE L'ORGANISMO RICHIEDENTE DEVE COMPILARE:
- Attestato di non esclusione (allegato 2 del modulo)
3.2. Criteri di selezione
L’articolo 115 del regolamento finanziario stabilisce che "i criteri di selezione
permettono di valutare la capacità del richiedente di realizzare l'azione o il programma
di lavoro proposti".
I criteri di selezione permettono di valutare la capacità finanziaria e operativa
dell'organismo richiedente di eseguire l'azione proposta e di assicurarsi che il richiedente
disponga di fonti di finanziamento stabili e sufficienti per proseguire le attività nel corso
dell'esecuzione del progetto e per garantirne il cofinanziamento. Le disposizioni
prescritte dal regolamento finanziario rendono quasi impossibile la candidatura di un
organismo di recente costituzione o, ancor meno, in via di costituzione.
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3.2.1. Capacità operativa del richiedente
L’organismo richiedente deve fornire informazioni sulle sue qualifiche e sulle sue
esperienze professionali.
DOCUMENTI CHE L'ORGANISMO RICHIEDENTE DEVE FORNIRE:
- Recente relazione sulle attività;
- curriculum vitae del coordinatore del progetto e/o del responsabile del progetto;
- eventuali riferimenti in merito alla partecipazione ad azioni finanziate dalla
Commissione europea o alla sottoscrizione di convenzioni di sovvenzione o di contratti
con i servizi della Commissione o altri organismi internazionali e Stati membri nel corso
degli ultimi tre anni.
3.2.2. Capacità finanziaria del richiedente
Possono ottenere un contributo finanziario soltanto gli organismi che dispongono di
fonti di finanziamento stabili e sufficienti a garantire lo svolgimento della loro attività
durante il periodo di realizzazione dell'azione sovvenzionata. I progetti specifici sono
finanziati con fondi comunitari nella misura del 50% o del 75%: spetta pertanto
all'organismo richiedente fornire gli elementi che consentano alla Commissione di
accertare la disponibilità di un cofinanziamento per tutta la durata di realizzazione del
progetto.
La verifica della capacità finanziaria non riguarda gli organismi pubblici.
L’organismo richiedente deve innanzitutto fornire informazioni sulle proprie fonti
abituali di finanziamento. Per quanto riguarda più in particolare il progetto per il quale
chiede un contributo finanziario, deve dimostrare di disporre di fondi propri e di poter
contare su apporti finanziari da parte di eventuali partner o su altre fonti di
finanziamento.
Per le azioni il cui costo da finanziare è superiore a 300.000 euro per beneficiario (per
partner del progetto), alla domanda dovrà essere allegata una relazione di revisione
esterna redatta da un revisore dei conti riconosciuto.
La valutazione della capacità finanziaria si basa altresì sull'esame del preventivo
dettagliato del progetto. Questo aspetto è trattato nel capitolo 4 della presente guida.
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DOCUMENTI CHE L'ORGANISMO RICHIEDENTE DEVE PRESENTARE:
- Copia dei conti annuali dell'organismo richiedente per l'ultimo esercizio chiuso prima
dell'introduzione della domanda (esclusi gli organismi pubblici);
- eventualmente, relazione di un revisore dei conti esterno.
DOCUMENTI CHE L'ORGANISMO RICHIEDENTE DEVE COMPILARE:
- Attestato "fondi propri" (allegato 3 del modulo) (esclusi gli organismi pubblici);
- attestato d'impegno finanziario del partner (allegato 4 del modulo): da far compilare,
se del caso, a ciascun partner;
- modulo relativo alle coordinate bancarie (disponibile al seguente indirizzo:
http://europa.eu.int/comm/consumers/tenders/information/grants/application_en.htm )
3.3. Criteri di attribuzione
L’articolo 115 del regolamento finanziario precisa che "i criteri di attribuzione
previamente enunciati nell'invito a presentare proposte permettono di valutare la qualità
delle proposte presentate a fronte degli obiettivi e delle priorità fissati".
Ai fini della valutazione alla luce dei criteri di attribuzione occorre compilare la parte 3
del modulo e fornire, nella forma ritenuta più opportuna dall'organismo richiedente, una
descrizione dettagliata del progetto comprendente obbligatoriamente un programma di
lavoro.
Per il presente invito a presentare proposte i criteri di attribuzione sono di due ordini:
- criteri che permettono di valutare la qualità dell'azione proposta;
- criteri che consentono di valutare la qualità della domanda.
Per essere ammessi i progetti devono imperativamente soddisfare, da una parte, i due
criteri relativi alla qualità dell'azione e, dall'altra, ottenere un punteggio totale minimo
del 70% per quanto riguarda la valutazione della qualità della domanda.
3.3.1. Qualità dell'azione proposta
Oggetto di valutazione è in questo caso il valore del progetto. L'organismo richiedente
deve indicare nel modulo in quale misura il suo progetto soddisfa i due seguenti
criteri:
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3.3.1.1. Dimensione europea del progetto: in che modo il progetto contribuisce
alla politica europea dei consumatori quale è definita nella Strategia 20042006 e nella decisione n. 20/2004/CE?
Il progetto deve dimostrare una buona conoscenza delle sfide comunitarie.
L'organismo richiedente deve mettere in evidenza il legame tra il progetto
proposto e tali priorità. Deve specificare anche il contributo che il progetto può
dare al miglioramento dell'applicazione della politica europea dei consumatori.
3.3.1.2. Coerenza del progetto con altri programmi e iniziative comunitari
L’organismo richiedente deve verificare che il suo progetto non rientri in un
altro programma comunitario (salute, ambiente, ecc.).
3.3.2. Qualità della domanda: norme generali
Oggetto di valutazione è in questo caso la concezione del progetto. Sulla base della
descrizione dettagliata che ha fatto del progetto, l'organismo richiedente deve indicare
in che modo la proposta ottempera ai criteri sotto indicati. Ogni criterio deve essere
soddisfatto e occorre raggiungere un punteggio minimo di almeno la metà dei punti
indicati. In totale, perché sia ammesso a beneficiare del contributo finanziario, il
progetto deve ottenere un punteggio complessivo minimo del 70%.
3.3.2.1. Cooperazione efficace ed equilibrata tra i diversi partner per quanto
riguarda la programmazione delle attività, la loro realizzazione e la
partecipazione finanziaria (20%)
A prescindere dalle dimensioni di ciascuno dei partner è opportuno assicurarsi
della realtà del partenariato a tutti gli stadi del progetto e del grado di
implicazione di ciascun partner.
L’organismo richiedente spiegherà in particolare in quale modo le risorse
(personale, strutture, esperienza, ecc.) disponibili dei vari partner si integrano a
vicenda.
Va precisato che un partenariato è accettabile anche in assenza di partecipazioni
finanziarie di taluni partner, a condizione che la partecipazione alla
realizzazione del progetto sia effettiva da parte di tutti.
3.3.2.2. Favorire lo sviluppo di una cooperazione transnazionale duratura,
segnatamente attraverso lo scambio e lo sfruttamento comune delle esperienze
(10%)
La presentazione di un progetto specifico può costituire l'occasione per
approfondire una cooperazione transnazionale già esistente, ma anche per
avviare nuove collaborazioni, in particolare con le organizzazioni dei nuovi
Stati membri.
In questa sede è opportuno illustrare le possibilità di una continuazione a medio
o a lungo termine della cooperazione avviata in occasione del progetto.
L’indicazione degli strumenti e dei metodi utilizzati per lavorare insieme in
modo duraturo costituirà un vantaggio.
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3.3.2.3. Presentare un buon rapporto costo/efficacia: coerenza del preventivo e
dei mezzi impiegati (20%)
L'obiettivo è quello di valutare se i singoli costi, per voce di spesa, quali sono
indicati nel preventivo siano giustificati. Va altresì verificato che tutte le spese
elencate siano necessarie e abbiano un legame diretto con il progetto.
3.3.2.4. Definire un programma di lavoro chiaro e realistico (30%);
l’organizzazione dell'azione deve essere dettagliata, in particolare per quanto
riguarda i seguenti aspetti:
- chiarezza degli obiettivi del progetto, adeguatezza rispetto ai risultati previsti;
- calendario dell'azione;
- metodologia proposta.
Il programma di lavoro deve essere allegato alla documentazione acclusa alla
domanda di contributo finanziario (al massimo tre pagine dattiloscritte). Ciascun
richiedente può presentarlo nella forma che preferisce. Il programma di lavoro
rappresenta un elemento importante di una proposta e sarà oggetto di particolare
attenzione in sede di valutazione delle domande.
3.3.2.5. Prevedere la più ampia diffusione possibile dei risultati (10%): ogni
proposta deve contenere un programma di diffusione, indicarne la portata e
l'efficacia
L’organismo richiedente deve descrivere il processo concreto di diffusione
dell'azione. Deve indicare le modalità di valorizzazione del carattere
comunitario dell'azione condotta e precisare l'incidenza prevista a seconda dei
diversi destinatari (ad esempio, pubblico in generale, autorità pubbliche,
operatori specifici, ecc.).
3.3.2.6. Prevedere un metodo di valutazione che consenta di verificare il
conseguimento degli obiettivi inizialmente definiti (10%)
L’organismo richiedente deve specificare il modo in cui intende verificare il
conseguimento degli obiettivi del progetto. L’illustrazione di indicatori di
risultato costituirà un vantaggio.
3.3.3. Qualità della domanda: caso particolare
Per i progetti specifici proposti dalle organizzazioni dei consumatori dei nuovi Stati
membri e destinati a contribuire all'accelerazione dell'applicazione effettiva della
direttiva 2001/95/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 3 dicembre 2001,
relativa alla sicurezza generale dei prodotti nei nuovi Stati membri, alcuni dei criteri
di attribuzione precisati al punto 3.3.2 non sono presi in considerazione in quanto non
pertinenti.
Valgono unicamente i seguenti criteri, con una modifica delle percentuali attribuite a
ciascuno di essi:
- buon rapporto costo/efficacia (20%),
- programma di lavoro chiaro e realistico (50%),
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- ampia diffusione dei risultati (20%),
- esistenza di un metodo di valutazione (10%).
Il modulo della domanda è unico per tutti i progetti, pertanto gli organismi richiedenti
sono tenuti a compilare soltanto le rubriche pertinenti..
4. INFORMAZIONI FINANZIARIE
4.1. Preventivo
A ciascuna domanda di contributo finanziario deve essere allegato un preventivo che
evidenzi il complesso delle spese e delle entrate ritenute necessarie dall'organismo
richiedente per la realizzazione del suo progetto. A questo fine va compilata la parte 4
del modulo.
Il preventivo deve essere:
- sufficientemente dettagliato per consentire l'individuazione, la verifica e il controllo
delle spese proposte;
- in pareggio: il totale delle entrate deve essere uguale al totale delle uscite;
- espresso in valuta nazionale; ad ogni modo sarà convertito in euro al fine di calcolare
l'importo dell'eventuale contributo finanziario.
Il preventivo va espresso in valuta nazionale in quanto i documenti giustificativi che
verranno trasmessi al momento della presentazione della relazione finanziaria saranno
necessariamente in valuta nazionale. Per effetto di una possibile fluttuazione del tasso di
cambio, gli organismi richiedenti devono tener conto della possibilità di un'eventuale
differenza tra l'importo del contributo finanziario deciso e la somma effettivamente
versata.
4.2. Spese
La parte "spese" conterrà soltanto le spese ammissibili, ripartite per rubrica e per
importo. Tale parte del preventivo deve pertanto essere sufficientemente dettagliata da
permettere di distinguere tra spese ammissibili ed eventuali spese non ammissibili.
4.2.1. Spese ammissibili
Con riguardo ai contributi finanziari, si considerano come spese ammissibili ai fini di
un finanziamento comunitario le spese che soddisfano tutti i seguenti criteri:
- sono in relazione diretta con l'oggetto del progetto e sono indicate nel preventivo;
- sono necessarie ai fini della realizzazione del progetto;
- sono ragionevoli e giustificate e rispondono ai principi di sana gestione finanziaria e,
in particolare, di economicità, nonché in termini di rapporto costo/efficacia;
- sono generate nel corso della durata del progetto;
- sono effettivamente sostenute dall'organismo richiedente e dai suoi partner, sono
registrate nella sua (o nella loro) contabilità conformemente ai principi contabili
applicabili e sono oggetto delle dichiarazioni prescritte dalle normative fiscali e
sociali applicabili;
- sono individuabili e verificabili.
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Le procedure contabili e di audit interno dell'organismo richiedente devono consentire
di stabilire una relazione diretta tra le spese e le entrate dichiarate a titolo del progetto
e i corrispondenti bilanci e documenti giustificativi che verranno forniti con la
relazione finale.
Le date prese in considerazione ai fini dell'ammissibilità delle spese sono quelle che si
riferiscono alla loro generazione e non quelle relative alla redazione dei documenti
contabili.
4.2.1.1. Spese ammissibili dirette
Si tratta dell’insieme delle spese derivanti direttamente dal progetto e
indispensabili per la sua realizzazione.
Sono ammissibili le spese dirette di cui in appresso.
- Spese per il personale destinato ad attuare l'azione - Corrispondono alle
retribuzioni reali cui si sommano gli oneri sociali e gli altri costi compresi per
legge nella retribuzione, a condizione che non superino i tassi medi della politica
abituale dell'organismo richiedente in materia di retribuzioni.
Se il progetto prevede la partecipazione di funzionari nazionali, il costo di tale
contributo dovrà essere indicato separatamente. Il costo di tale contributo deve
figurare inoltre sia tra le spese sia tra le entrate, tranne nel caso in cui sia
effettivamente rimborsato all'amministrazione cui appartiene il funzionario che ha
partecipato al progetto (caso eccezionale).
Il modulo prevede due tabelle, una per il personale interno (dell'organismo
richiedente il contributo finanziario) e l'altra per il personale esterno (personale dei
partner). Nei due casi vanno forniti gli stessi elementi. In caso di ricorso a una
persona indipendente per prestare servizi a favore dell'organismo richiedente, sarà
opportuno fornire un preventivo e indicare il costo nella tabella relativa al
personale esterno.
Il costo salariale (retribuzione lorda e oneri sociali) deve essere espresso per mese e
per giorno. Il metodo di calcolo va allegato. Per convenzione, un mese conta 20
giorni di lavoro e un anno 220 giorni di lavoro. Se nel paese del richiedente il
calcolo è diverso, l'organismo richiedente è invitato a precisarlo.
Al momento della presentazione della relazione finanziaria alla conclusione del
progetto, vanno presentati i relativi documenti giustificativi (buste paga, ecc.).
- Spese di viaggio e di soggiorno del personale partecipante al progetto - Per
quanto riguarda più in particolare le spese di soggiorno è prevista per il futuro
l'introduzione di un importo forfettario giornaliero per paese. Al momento della
presentazione della relazione finanziaria non sarà pertanto più necessario fornire
documenti giustificativi (fatture di alberghi, ricevute di trasporti locali, conti di
ristoranti, ecc.). Per maggiori informazioni sulle spese di viaggio e di soggiorno si
rinvia alla scheda allegata alla presente guida.
- Costi di acquisto di apparecchiature (nuove o usate) – È necessario che le
apparecchiature in questione siano ammortizzate in conformità alle norme fiscali e
contabili applicabili all'organismo richiedente e generalmente previste per beni
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analoghi. La durata dell'ammortamento delle apparecchiature informatiche è di tre
anni, quella dei mobili e delle attrezzature per ufficio è di cinque anni. La
Commissione può prendere in considerazione soltanto la parte dell'ammortamento
del bene concernente il periodo di esecuzione del progetto (calcolo pro rata
temporis) in relazione con il suo tasso di impiego effettivo a titolo del progetto,
salvo che la natura e/o il contesto di utilizzo del bene giustifichino una diversa
valutazione da parte della Commissione. In campo informatico, l'acquisto di
software è rimborsato nella misura del 100%.
Nel caso delle apparecchiature usate è necessario allegare la fattura d'acquisto e il
piano di ammortamento. Nel caso di un acquisto da effettuare in futuro va allegato
un preventivo.
- Spese per materiali di consumo e correnti – Sono ammessi esclusivamente i
materiali individuabili e destinati al progetto. Le spese correnti (ad esempio, spese
di cancelleria) sono incluse nelle spese generali (cfr. punto 4.2.1.2.).
- Subappalto - Si tratta dei costi connessi alla stipulazione da parte dell'organismo
richiedente di altri contratti ai fini della realizzazione del progetto. Può essere
subappaltata soltanto l'esecuzione di una parte limitata del progetto. Il ricorso agli
appalti va comprovato, il che significa che per tale parte del bilancio non sono
ammessi importi forfettari (cfr. allegato 2 della presente guida).
- Spese in diretta relazione con le caratteristiche del progetto – Può trattarsi
della diffusione di informazioni (edizione di opuscoli, spot radiofonici, siti web,
ecc.), della realizzazione di audit, di lavori di traduzione, di riproduzione, ecc.,
comprese, eventualmente, spese per servizi finanziari (segnatamente il costo delle
garanzie finanziarie).
4.2.1.2. Spese indirette ammissibili: spese generali
Le spese indirette ammissibili del progetto sono quelle che non possono essere
individuate come spese specifiche del progetto direttamente connesse alla sua
realizzazione e suscettibili di un'imputazione diretta. Sono compresi gli affitti, le
spese di assicurazione, le spese di cancelleria, ecc.
D'ora in poi le spese generali sono rimborsate in maniera forfettaria fino a un
massimo del 7% del totale delle spese dirette ammissibili del progetto. Non sarà
richiesta pertanto la presentazione di documenti giustificativi in sede di
presentazione della relazione finanziaria finale.
Le spese indirette non sono ammissibili nel quadro di un contributo finanziario
per un progetto specifico erogato a un organismo richiedente che beneficia nel
corso del periodo considerato di una sovvenzione di funzionamento della
Commissione.
4.2.2. Spese non ammissibili
Sono considerati non ammissibili gli esborsi in relazione a:
- remunerazione del capitale;
- debiti e oneri del debito;
- accantonamenti per perdite o debiti futuri eventuali;
- interessi passivi;
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- crediti in sofferenza;
- perdite di cambio;
- IVA tranne nel caso in cui l'organismo richiedente comprovi di essere
nell'impossibilità di recuperarla;
- spese sontuose, smisurate o esagerate;
- spese dichiarate e rimborsate nell'ambito di un altro progetto o di un programma di
lavoro associato all'erogazione di un contributo finanziario comunitario;
- apporti in natura (ad esempio, lavoro non retribuito prestato volontariamente).
4.3. Entrate
Sul lato delle "entrate" del preventivo devono figurare:
- il contributo finanziario diretto dell'organismo richiedente (fondi propri): va
compilato l'attestato comprovante che l'organismo richiedente dispone di fondi propri
(cfr. allegato 3 del modulo);
- il contributo finanziario dei partner dell'organismo richiedente (se del caso): va
compilato un attestato per ciascun partner (cfr. allegato 4 del modulo);
- il costo del ricorso a funzionari nazionali, nel caso ci si avvalga del loro contributo;
- il contributo di altri eventuali finanziatori (produrre la relativa documentazione);
- gli introiti eventualmente generati dal progetto (ad esempio, i proventi della vendita
di pubblicazioni realizzate nel corso dell'esecuzione dell'azione, le quote di
partecipazione versate dai partecipanti a una conferenza, ecc.);
- il contributo finanziario chiesto alla Commissione.
4.4. Modifica del preventivo
Qualsiasi modifica delle clausole della convenzione, chiesta dal beneficiario del
contributo finanziario nel corso dell'esecuzione del progetto e implicante un
cambiamento dello scopo o della natura del progetto, deve essere sottoposta alla
Commissione per essere preventivamente approvata e costituire l'oggetto di una clausola
aggiuntiva.
Il beneficiario del contributo finanziario può tuttavia, in sede di esecuzione del progetto,
procedere a una modifica del preventivo tramite storni tra le voci delle spese ammissibili,
a condizione che tali modifiche non influiscano sulla realizzazione del progetto e che
l’importo stornato non sia superiore al 10% dell'importo di ciascuna voce delle spese
ammissibili previste interessata, nel rispetto dell'ammontare complessivo delle spese
ammissibili. Il beneficiario ne informa la Commissione per iscritto. In caso contrario, va
richiesto l'accordo preventivo dei servizi della Commissione e va redatta una clausola
aggiuntiva alla convenzione.
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4.5. Calcolo dell'importo del contributo finanziario
4.5.1. Sulla base del preventivo
L'importo massimo di ogni contributo finanziario è pari al totale delle spese
ammissibili effettive. Nell'ambito della decisione n. 20/2004/CE che stabilisce un
quadro generale per il finanziamento delle attività comunitarie a sostegno della
politica dei consumatori, il contributo finanziario è in linea di principio pari al 50%,
senza superare in nessun caso il 75% delle spese ammissibili relative all'esecuzione
del progetto.
L'importo effettivo è deciso dal comitato di valutazione appositamente costituito per
valutare tutte le proposte di progetti specifici pervenute a seguito della pubblicazione
dell'invito a presentare proposte, in funzione del giudizio dato al progetto,
segnatamente con riguardo al rapporto costo/efficacia. Se, ad esempio, il progetto
presentato è giudicato valido mentre i costi del personale o il totale delle spese
preventivate sono considerati troppo elevati in confronto a progetti simili, è possibile
che, anziché respingere la domanda, venga attribuito un contributo finanziario di
importo inferiore a quello richiesto e che sia richiesta la presentazione di un nuovo
preventivo più realistico.
L'importo del contributo finanziario è espresso in euro.
4.5.2. Sulla base del rendiconto finale
L'importo del contributo finanziario diventa definitivo soltanto dopo il completamento
del progetto e su presentazione del rendiconto finale.
Nel caso in cui le spese ammissibili effettive al termine dell'azione risultino di
importo inferiore al totale delle spese ammissibili stimate, la partecipazione della
Commissione sarà limitata all'importo risultante dall'applicazione della percentuale
del contributo finanziario comunitario stabilita nella convenzione alle spese
ammissibili effettive approvate dalla Commissione.
Se le spese risultano superiori a quelle del preventivo, l'importo globale del contributo
finanziario finale della Commissione non può in alcun caso essere superiore a quello
fissato nella convenzione.
5. ProcedurA DI SELEZIONE
Fin dall'avvio della procedura di valutazione delle domande di contributo finanziario,
gli organismi richiedenti che non abbiano fornito una documentazione completa o che
non soddisfino le condizioni di ammissibilità sono informati per iscritto che la loro
domanda è respinta.
Con riguardo alle domande accompagnate da una documentazione completa, entro tre
mesi dalla scadenza del termine stabilito per la loro trasmissione, la Commissione
adotta una decisione sull'attribuzione dei contributi finanziari. Essa informa per
iscritto gli organismi richiedenti in merito all'esito delle loro domande. In caso di
mancata concessione del contributo finanziario richiesto, la Commissione comunica i
motivi per cui la domanda è stata respinta tenuto conto dei criteri di selezione e di
attribuzione precedentemente comunicati.
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6. CONVENZIONE E PAGAMENTI
6.1. Stipula di una convenzione
Le sovvenzioni sono oggetto di una convenzione scritta (cfr. modello sul sito Europa) in
cui sono precisati gli obblighi del beneficiario del contributo finanziario.
Le convenzioni di sovvenzione non possono essere modificate se non mediante clausole
aggiuntive scritte, le quali non possono avere come oggetto o come effetto quello di
apportare alle convenzioni modifiche suscettibili di rimettere in causa la decisione di
attribuzione del contributo finanziario, né di contravvenire alla parità tra organismi
richiedenti.
6.2. Pagamenti e trasmissione delle relazioni
Nei 45 giorni successivi alla data della firma della convenzione da parte dell'ultima delle
due parti che la stipulano, un prefinanziamento (acconto) del 50% è versato direttamente
al beneficiario senza che questi ne debba fare domanda.
Nel corso dell'esecuzione dei progetti, vanno fornite alla Commissione, alle date
precisate nella convenzione, una o due relazioni interinali (il loro numero è stabilito nella
convenzione in funzione della durata del progetto e/o della sua complessità). Le relazioni
sono destinate a fare il punto sullo stato di avanzamento del progetto e sui risultati
ottenuti e rappresentano l'occasione per segnalare le eventuali difficoltà incontrate
nell'attuazione del progetto sotto l'aspetto sia tecnico sia finanziario.
La richiesta di pagamento del saldo deve essere accompagnata dalle relazioni finali di
esecuzione tecnica e finanziaria. Per la presentazione di tali relazioni è generalmente
stabilito un termine di tre mesi dopo la data del completamento del progetto.
Il pagamento del saldo è subordinato all'esame della relazione finanziaria e dei
documenti giustificativi (fatture e altri documenti). Le date di inizio e di fine dei progetti
determinano il periodo di ammissibilità di tali documenti.
Per i paesi non compresi nella zona euro, il pagamento finale viene effettuato utilizzando
il tasso di cambio del mese di pagamento. Per effetto delle variazioni del tasso, può
verificarsi una differenza tra l'importo del contributo finanziario indicato inizialmente e
l'importo definitivo.
7. CONTATTI
In occasione della pubblicazione dell'invito a presentare proposte 2004 viene messo a
disposizione degli organismi richiedenti un forum di discussione pubblico (sotto il
controllo di un moderatore). Il forum sarà inserito nel sito "CIRCA" della Commissione e
consentirà di facilitare i contatti tra gli organismi interessati, finalizzati sia allo scambio
di informazioni sia alla ricerca di eventuali partner.
Tale sito è accessibile via Internet e consentirà altresì agli organismi richiedenti di porre
domande alla Commissione riguardo a eventuali difficoltà incontrate in sede di
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compilazione della domanda di contributo finanziario cui il presente vademecum non
dovesse fornire risposta.
Si fa presente che tutte le informazioni relative all'invito a presentare proposte, le
domande e le risposte di utilità generale, le istruzioni complementari per gli organismi
richiedenti, ecc. saranno comunicate esclusivamente per il tramite di tale forum.
Per accedervi gli organismi interessati devono iscriversi al forum CIRCA denominato:
« Call for specific projects », accessibile al seguente indirizzo:
http://forum.europa.eu.int/Public/irc/sanco/Home/main
L’organismo interessato dovrà compilare un modulo di iscrizione. Successivamente il
suo identificativo utente e la sua parola chiave gli verranno comunicati per posta
elettronica. Ciò gli permetterà di avere accesso al forum dove troverà tutti i documenti
connessi all'invito a presentare proposte nonché istruzioni più dettagliate sulla struttura e
sulle modalità di utilizzo del forum di discussione stesso.
Il forum comprenderà in particolare:
- cinque conferenze tematiche corrispondenti ciascuna a un settore dell'invito a
presentare proposte;
- una conferenza "amministrativa" che consente le comunicazioni con la Commissione;
- un elenco di tutti i partecipanti al forum;
- un servizio di invio di posta elettronica agli altri partecipanti.
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Allegato 1
ISTRUZIONI IN MERITO ALL'AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE DI VIAGGIO
E DI SOGGIORNO
Le indennità di soggiorno forfettarie coprono tutte le spese di soggiorno sostenute
durante le missioni, incluse le spese per alberghi, ristoranti e trasporti locali (taxi e/o
trasporti pubblici). Si applicano per ciascun giorno di missione a una distanza minima di
100 km dalla normale sede di lavoro nell'ambito del progetto oggetto del presente
accordo. Le indennità di soggiorno variano in funzione del paese in cui si svolge la
missione. Viene fornito qui di seguito l'importo della diaria in euro.
Stati membri
Belgio
Danimarca
Germania
Grecia
Spagna
Francia
Irlanda
Italia
Lussemburgo
Paesi Bassi
Austria
Portogallo
Finlandia
Svezia
Regno Unito
149,63
179,28
127,10
113,19
141,30
130,29
165,20
129,82
143,48
147,69
121,81
142,98
155,60
156,54
199,21
Paesi candidati; paesi EFTA-SEE
Bulgaria
Cipro
Repubblica ceca
Estonia
Ungheria
Lettonia
Malta
Polonia
Romania
Repubblica slovacca
Slovenia
Turchia
Islanda
Liechtenstein
Norvegia
Lituania
Le spese per i viaggi effettuati nell'ambito del presente accordo sono ammissibili alle
seguenti condizioni:
- viaggio effettuato utilizzando la via più diretta e più economica;
- distanza di almeno 100 km tra il luogo della riunione e la normale sede di lavoro;
- viaggio in treno: prima classe;
- viaggio in aereo: classe economica, tranne nel caso in cui sia possibile acquistare un
biglietto meno costoso (ad esempio Apex); l'utilizzo di un mezzo aereo è consentito
soltanto per i viaggi di andata e ritorno superiori a 800 km;
- viaggio in auto: rimborsato sulla base dell'equivalente biglietto ferroviario di prima
classe.
20
275
160
230
190
215
250
175
270
230
175
170
220
245
175
220
250
Allegato 2
RICORSO AD APPALTI
Nel caso in cui il beneficiario del contributo finanziario debba far ricorso ad appalti per
la realizzazione del progetto e le spese relative a tali appalti rientrino in una voce delle
spese dirette ammissibili del preventivo, il beneficiario del contributo finanziario è tenuto
a indire una gara tra i potenziali candidati (fornitura di tre preventivi) e di aggiudicare
l'appalto all'offerta economicamente più vantaggiosa, ovvero a quella che presenta il
miglior rapporto tra qualità e prezzo, nel rispetto dei principi di trasparenza e di parità di
trattamento dei potenziali contraenti, dopo aver accertato l’assenza di conflitti d'interessi.
Il ricorso ad appalti è possibile soltanto nei seguenti casi:
a) può essere oggetto di appalto soltanto l'esecuzione di una parte limitata del progetto;
b) il ricorso ad appalti deve essere giustificato con riguardo alla natura del progetto e alle
necessità della sua applicazione; la gestione del progetto e la sua organizzazione non
sono subappaltabili in nessun caso;
c) i compiti in questione e i relativi costi stimati sono precisati nel preventivo;
d) l'eventuale ricorso alla procedura d'appalto durante la realizzazione del progetto,
quando non sia inizialmente previsto nella domanda di contributo finanziario, è
subordinato all'autorizzazione preventiva scritta della Commissione;
e) il beneficiario del contributo finanziario resta l'unico responsabile dell'esecuzione del
progetto e del rispetto delle disposizioni della convenzione; il beneficiario del contributo
finanziario si impegna a adottare le disposizioni necessarie affinché l'aggiudicatario
dell'appalto rinunci a far valere ogni diritto nei confronti della Commissione a titolo della
convenzione;
f) il beneficiario del contributo finanziario si impegna affinché siano applicabili anche
all'aggiudicatario dell'appalto le condizioni che gli sono applicabili in materia di
responsabilità, di conflitto d'interessi, di proprietà e di uso dei risultati, di riservatezza, di
pubblicità, di cessione di crediti, nonché di controlli e di audit (cfr. articoli II.1, II.2, II.3,
II.4, II.5, II.6, II.10 e II.19 della convenzione).
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