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
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AGENDA
Giovedì 2 febbraio - Assolombarda
Venerdì 3 febbraio - ASMi
Interventi
Intro
1. Archivisti nelle imprese
2. Il contesto normativo
3. Il ciclo di vita del documento
4. Conoscere l'impresa
5. Documenti tradizionali
6. Nuove tipologie documentarie
7. Interventi archivistici
Interventi
1. Strumenti informatici
2. Valorizzare e comunicare
3. Panoramica
Giovedì 2 febbraio 2012 ASSOLOMBARDA - Venerdì 3 febbraio 2012 Archivio di Stato di Milano
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01
Archivisti
nelle imprese
di Francesca Pino
 
9.3-8.

c/ASSOLOMBARDA
Pntn,9-Mln
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01. Archivisti nelle imprese
LA PROFESSIONALITÀ DELL’ARCHIVISTA NELL’APPROCCIO ALL’IMPRESA:
COMPETENZE E SENSIBILITÀ
1
Che cosa fa l’archivista







Individua e tutela i documenti di interesse storico;
li valuta e li scarta;
inventaria i fondi e le serie archivistiche e li rende intellegibili e accessibili;
gestisce materialmente i depositi con un adeguato senso del rischio;
eroga i servizi di consultazione e di informazioni storiche a utenti esterni;
coopera alle ricerche legali e amministrative richieste dall’azienda;
valorizza e comunica anche al largo pubblico, ben oltre la cerchia degli studiosi
di professione, i contenuti più interessanti della documentazione.
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01. Archivisti nelle imprese
LA PROFESSIONALITÀ DELL’ARCHIVISTA NELL’APPROCCIO ALL’IMPRESA:
COMPETENZE E SENSIBILITÀ
2
L’archivista è colui che



Studia i principi e le pratiche archivistiche;
li combina con un aggiornamento storico e di contenuti specifici a seconda del
settore merceologico dell’azienda in cui si trova a lavorare;
concepisce il suo lavoro come parte di uno scenario più ampio (tutti gli archivi
d’impresa e in particolare tutti quelli del medesimo settore di appartenenza).
È responsabile del processo storico
= cioè di che cosa si conserva per la storia futura
Giovedì 2 febbraio 2012 ASSOLOMBARDA - Venerdì 3 febbraio 2012 Archivio di Stato di Milano
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01. Archivisti nelle imprese
LA PROFESSIONALITÀ DELL’ARCHIVISTA NELL’APPROCCIO ALL’IMPRESA:
COMPETENZE E SENSIBILITÀ
3
L’archivista è colui che


Eroga servizi complessi di fronte a richiedenti di alto livello.
Applica il codice deontologico della professione (non manipola né occulta le
fonti, non discrimina i richiedenti);
Rif. Bibliografico: Codice etico internazionale

Interagisce con gli altri archivisti nello scambio delle esperienze e nei compiti di
educazione permanente.
Giovedì 2 febbraio 2012 ASSOLOMBARDA - Venerdì 3 febbraio 2012 Archivio di Stato di Milano
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01. Archivisti nelle imprese
CARATTERI DISTINTIVI DEGLI ARCHIVISTI:
CHE COSA RENDE IL NOSTRO LAVORO INSOSTITUIBILE?
L’archivista è:

Garante dell’autenticità dell’archivio

Custode dell’ordinamento storico originario

Cinghia di trasmissione dei saperi

Professionista dell’informazione e della conoscenza
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01. Archivisti nelle imprese
PERCHÈ L’ARCHIVIO?:
VENDERE IL PROGRAMMA ARCHIVISTICO ALL’AZIENDA
evidenziare danni recenti causati
dall’assenza della
documentazione; caso della
Andersen Consulting; polizze
dell’olocausto ecc.
mostrare positive realizzazioni dei
competitors (altre aziende ben
conosciute);
MECCANISMI
VINCENTI
insistere sulla necessità di
difendere i propri diritti
(senza la documentazione scritta
chiunque può accusare l’impresa
di azioni scorrette del passato)
calcolare le economie sicure nei costi (soprattutto
della eliminazione di carta superflua), e i costi di
personale nelle ricerche infruttuose di documenti
da esibire in giudizio;
andare incontro a particolari
esigenze di quell’impresa: ES.
ricostruire senso di appartenenza e
corporate identity dopo una
fusione tra varie aziende; oppure
diffondere l’immagine di un
prodotto creativo con i suoi vari
corollari ecc.
costruire una positiva immagine reputazionale:
difesa della buona immagine presso la clientela,
attraverso l’anzianità di presenza sul mercato;
convincere il pubblico della propria ‘trasparenza’ e
della corporate social responsibility.
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01. Archivisti nelle imprese
PERCHÈ L’ARCHIVIO?:
VENDERE IL PROGRAMMA ARCHIVISTICO ALL’AZIENDA
MECCANISMI
VINCENTI
Proprio la percezione degli atteggiamenti dei
vostri manager vi aiuterà a modulare il piano.
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01. Archivisti nelle imprese
DICHIARAZIONE UNIVERSALE sugli archivi
Gli archivi conservano testimonianza delle decisioni adottate,
delle azioni svolte e delle memorie accumulate. Gli archivi
costituiscono un patrimonio unico e insostituibile, trasmesso di
generazione in generazione. I documenti archivistici sono gestiti
fin dalla loro creazione in modo da preservarne il valore e il
significato. Essi sono fonti affidabili di informazione per una
amministrazione responsabile e trasparente. Essi giocano un
ruolo essenziale nello sviluppo delle società, contribuendo alla
costituzione e alla salvaguardia della memoria individuale e
collettiva. L’accesso agli archivi arricchisce la nostra conoscenza
della società umana, promuove la democrazia, tutela i diritti dei
cittadini e migliora la qualità della vita. […]
Oslo – 17 settembre 2010
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02
Il contesto
normativo
di Maria Teresa Sillano
 
9.3-8.

c/ASSOLOMBARDA
Pntn,9-Mln

03
Il ciclo di vita
dei documenti
di Augusto Cherchi
 
9.3-8.

c/ASSOLOMBARDA
Pntn,9-Mln
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03. Il ciclo di vita dei documenti
ARCHIVIO: una definizione e una prassi
DEFINIZIONE
complesso di
documenti
prodotti o acquisiti
durante lo
svolgimento
delle attività
di un ente
REALTÀ
PRASSI
è sempre frutto del
lavoro di persone
deve soddisfare
esigenze pratiche
è il prodotto di
un percorso che
si snoda attraverso
►PRODUZIONE,
►USO,
►CONSERVAZIONE
Variabili diverse
possono
produrre
risultati
diversi
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03. Il ciclo di vita dei documenti
ARCHIVIO: una definizione e una prassi
L'ARCHIVIO
Complesso organico di documenti.
Un eccezionale patrimonio informativo che assolve a 3 obiettivi principali
Tutela giuridica
Efficienza amministrativa e operativa
Provare diritti
Conoscere situazioni e precedenti
Misuratore di efficienza
Verificare risultati
Fonte storica
Conservare
la memoria
► Va inteso perciò come un SERVIZIO che deve assicurare
l'ordinamento della documentazione prodotta e la reperibilità.
► La BUONA ORGANIZZAZIONE dell'archivio inizia nel momento
della produzione del documento e si basa su una condivisione
di criteri e di metodo.
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03. Il ciclo di vita dei documenti
IL VINCOLO ARCHIVISTICO
É il nesso che collega logicamente la documentazione prodotta dal soggetto produttore:
è ciò che distingue una semplice raccolta di carte da un archivio.
NECESSARIO
INVOLONTARIO
► domanda/risposta
► sequenza di attività concatenate
VINCOLO
ARCHIVISTICO
la collocazione del doc
è determinata dal flusso
Ogni documento ha significato in quanto parte di un contesto più ampio costituito da ciò che
precede e da ciò che segue.
Rompere il vincolo significa depauperare il potere informativo, giuridico e culturale
che il documento assume in relazione al contesto dell'affare cui si riferisce.
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03. Il ciclo di vita dei documenti
UNICITÀ DELL'ARCHIVIO
Fasi differenti di un ciclo di vita unitario, frutto della convivenza di differenti finalità:
► OPERATIVE
► GIURIDICHE
► STORICHE/CULTURALI
CARATTERISTICHE DEL DOCUMENTO
Caratteristiche, sempre presenti nel documento, si manifestano in misura diversa a secondo
delle sue diverse fasi di vita:
ATTIVA
SEMIATTIVA
INATTIVA
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03. Il ciclo di vita dei documenti
PRINCIPIO DI PROVENIENZA
L'ufficio produttore è responsabile della conservazione in tutte le fasi
di vita del documento.
All'ufficio produttore è affidata la custodia e l'integrità della documentazione.
Dopo il trasferimento in archivio di deposito, l'ufficio produttore mantiene la
responsabilità sulla conservazione delle distinte di versamento e la tracciabilità delle
operazioni di trasferimento dei materiali.
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03. Il ciclo di vita dei documenti
IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE
1
La gestione documentale è
lo strumento metodologico che
governa la pratica di chi crea o usa
documenti nel corso della sua
attività:
► analizza e definisce le modalità di
produzione, organizzazione,
conservazione e scarto della
documentazione;
► governa i flussi nelle varie fasi.
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03. Il ciclo di vita dei documenti
IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE
2
L'esistenza di un sistema di gestione
documentale comporta la
definizione di:
► entità coinvolte
► finalità del sistema
► regole di funzionamento
► compiti e responsabilità
► strumenti
(procedure, linee guida, standard, policy condivise)
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03. Il ciclo di vita dei documenti
IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE
3
Benefici della gestione documentale:
► condurre attività in modo ordinato ed
efficiente
► assicurare continuità ai flussi di
informazioni (anche in occasione di
riorganizzazioni, trasferimento e "disastri")
► coordinare norme e regolamenti
► fornire protezione e supporto durante le
cause, inclusa la gestione dei rischi fornendo
le prove dell'attività dell'organizzazione
► supportare e documentare le attività di
sviluppo e decisionali
► contribuire alla definizione di un'identità
dell'azienda
► mantenere la memoria
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03. Il ciclo di vita dei documenti
IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE
TUTTI COLORO CHE LAVORANO
ALL'INTERNO DELL'AZIENDA
SONO COINVOLTI
L'ARCHIVIO È DI TUTTI E SERVE A TUTTI
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03. Il ciclo di vita dei documenti
Persegue 2 FINALITÀ
 UTILIZZO della documentazione a fini operativi e amministrativi
 CONSERVAZIONE degli atti
In questa fase avviene la creazione e
registrazione del documento.
È il momento in cui il documento diviene parte
integrante dell'archivio.
Il DOCUMENTO è ogni rappresentazione,
comunque formata, del contenuto di atti
utilizzati ai fini dell'operatività dell'ufficio
produttore: qualunque contenuto prodotto in
forma cartacea o elettronica, banche dati,
immagini, filmati, disegni, registrazioni audio
ecc.
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03. Il ciclo di vita dei documenti
IL FASCICOLO
La fascicolazione è una forma di aggregazione organizzata di
documenti, nelle aziende private non sempre è codificata.
Il documento è inserito nel FASCICOLO, l'unità
archivistica indivisibile di base di un archivio.
Raccolta ordinata della documentazione che si
è prodotta durante la trattazione di un affare
contiene quindi: atti ricevuti, atti spediti, atti di
corredo.
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03. Il ciclo di vita dei documenti
IL FASCICOLO
La fascicolazione è una forma di aggregazione organizzata di
documenti, nelle aziende private non sempre è codificata.
I fascicoli possono essere formati in base:
 all'oggetto secondo il principio di pertinenza
 alla forma e provenienza in sequenza
cronologica
Possono basarsi sul principio di aggregazione per:
 affare
 persona
 attività: documenti prodotti nello svolgimento
di attività semplici, non discrezionali e ripetitive
(meri adempimenti o risposte obbligate)
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03. Il ciclo di vita dei documenti
IL FASCICOLO
La fascicolazione, nelle aziende private, più che una operazione
codificata, è una pratica in uso.
Nel dettaglio:
 il fascicolo è costituito dai documenti relativi
a una determinata pratica, collocati, all'interno
di un raccoglitore in ordine cronologico
 gli allegati devono rimanere uniti al documento
a cui si riferiscono
 sulla camicia del fascicolo devono essere riportati
gli estremi identificativi
Un insieme di fascicoli omogenei costituisce
una SERIE archivistica.
Per governare la sequenza dei fascicoli:
un REPERTORIO = elenco dei fascicoli via via formati.
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03. Il ciclo di vita dei documenti
Custodisce la documentazione che, pur avendo terminato
la sua fase attiva, è ancora utile dal punto di vista operativo
e non può ancora essere destinata a un uso prevalentemente culturale
In questa fase si avviano le azioni per il passaggio
nell'archivio storico e gli scarti, cioè la selezione e
eliminazione del materiale ritenuto superfluo a fini
legali e storici.
Lo SCARTO è un'operazione necessaria e
imprescindibile per poter conservare con la
necessaria attenzione i documenti
- essenziali per la tutela dei diritti
- utili per la comprensione "storica" dell'azienda.
Alla base dello scarto principi di
- economicità: distruggo per poter conservare;
- praticabilità: distruggo per poter consultare.
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04
Conoscere
res
d Frncesc Pno
 
9.3-8.

c/ASSOLOMBARDA
Pntn,9-Mln
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04. Conoscere res
Pubblica amministrazione
Impresa
Norme
Variabilità e complessità della struttura e
dei processi di governance
Procedimenti amministrativi
(alta formalizzazione - adempimenti)
Rottura della tradizione
Innovazione-nuovi poteri
(uomini sopravanzano la funzione)
Serie omogenee, decisioni lineari
Cambiamenti nelle Serie
Relativa facilità di valutazione e scarto
Difficoltà di identificazione e selezione
dei documenti rilevanti
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04. Conoscere res
Impresa

LIVELLO 1
SETTORE ECONOMICO

LIVELLO 2
SINGOLE IMPRESE

LIVELLO 3
SINGOLE DIVISIONI O FUNZIONI D’IMPRESA
Giovedì 2 febbraio 2012 ASSOLOMBARDA - Venerdì 3 febbraio 2012 Archivio di Stato di Milano
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04. Conoscere res
Impresa  livello 1
Settore economico come insieme di imprese e organizzazioni
Organi di regolazione e vigilanza (legislazione)
Organi di rappresentanza degli interessi
Funzionamento del mercato e della “filiera”
Dati statistici:
- quante imprese
- di quali dimensioni
- trend della quota di mercato (evoluzione storica)
- con quali tecnologie (processi e prodotti) path dependence
- produzione e commercio
Giovedì 2 febbraio 2012 ASSOLOMBARDA - Venerdì 3 febbraio 2012 Archivio di Stato di Milano
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04. Conoscere res
Impresa  livello 1 – allegato 1
Settore economico: Osmosi impresa- ambiente

CASO DEI DISTRETTI INDUSTRIALI
CASO DELLA GRANDE IMPRESA
«ECONOMIE ESTERNE»
- prodotti tipo
- contratti tipo
- manodopera intercambiabile
INFLUENZE
la politica economica relazioni industriali e sindacali la stampa la vita politica anche a livello locale ruolo di avamposto della diplomazia italiana all’estero
Giovedì 2 febbraio 2012 ASSOLOMBARDA - Venerdì 3 febbraio 2012 Archivio di Stato di Milano


04. Conoscere res
Impresa  livello 2
Singole imprese
I
DIMENSIONE GIURIDICA
II
DIMENSIONE ECONOMICA
III
DIMENSIONE SOCIOLOGICA
Giovedì 2 febbraio 2012 ASSOLOMBARDA - Venerdì 3 febbraio 2012 Archivio di Stato di Milano
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04. Conoscere res
Impresa  livello 2
I. Singole Imprese: Dimensione Giuridica

IMPRESA PUBBLICA
Ente di diritto pubblico
Spa a partecipazione statale
IMPRESA PRIVATA
Società di persone Ss, Snc, Sas
Società di capitali SpA, Srl, Saa, Scrl, Scri, Sma
Integrazione verticale
o catena di imprese:
Grandi Gruppi
finanziaria di famiglia –
conglomerate –
multinazionali –
Documenti: Atto costitutivo, Statuti, Regolamenti, informazioni sul capitale.
Giovedì 2 febbraio 2012 ASSOLOMBARDA - Venerdì 3 febbraio 2012 Archivio di Stato di Milano

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04. Conoscere res
Impresa  livello 2
II. Singole Imprese: Dimensione Economica
Serie storiche su attività e dimensione competitiva:






Dati quantitativi prezzi/produzione
Indici di redditività (ROE, ROS, ROI)
Indici di efficienza (fatt./dip., costo lav./dip., costo lav./fatt.)
Indici di struttura (patr. netto/immobilizz., pos. fin. netta/patr. netto)
Indici di rinnovamento (invest./immobilizz. tecn.)
Altri dati: numero dei dipendenti, dividendi,…
Documenti: Contabilità generale. Bilanci e relazioni di bilancio. Contabilità direzionale e
di controllo. Statistica interna
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04. Conoscere res
Impresa  livello 2
III. Singole Imprese: Dimensione Sociologica
 Governance. Dialettica proprietà/management.
 Strategia dei processi decisionali (equilibri)
Modelli di gestione
(autoritario-paternalistico-liberale)
 Funzioni di Direzione
Documenti: Atto costitutivo, regolamenti interni, libri soci, patti sindacato, verbali CdA,
Comitati esecutivi
Giovedì 2 febbraio 2012 ASSOLOMBARDA - Venerdì 3 febbraio 2012 Archivio di Stato di Milano
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04. Conoscere res
Impresa  livello 3
Singole Divisioni o Funzioni d’Impresa
 Specializzazione funzionale
 Modello divisionale
Divisioni:
-territoriali
-per prodotto/servizio (Corporate, Retail,…)
Funzioni:
Produzione, ufficio tecnico, studi, R&S, finanziaria, marketing
commerciale, contabilità, immobili, personale
Individuazione delle particolarità settoriali
archivi tecnici
Documenti: Organigrammi e ordini di servizio
Giovedì 2 febbraio 2012 ASSOLOMBARDA - Venerdì 3 febbraio 2012 Archivio di Stato di Milano
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04. Conoscere res
SERVIZIO INFORMAZIONI: documenti da reperire










Atto costitutivo
Statuti e regolamenti
Relazioni di bilancio
Organigrammi e ordini di servizio
Dati identificativi, mappa e cronologia (storie pubblicate)
Biografie
Legami con la politica e la stampa
Fatti ed eventi straordinari
Prodotti
Palazzi – Oggetti d’arte
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Altro…
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04. Conoscere res
OPERE DI REFERENCE

Dizionario Biografico degli Italiani

Annuari di settore

Who’s who

Annuario ISTAT


Biografie uomini chiave e pubblici
Manuali e articoli di storia
economica/finanziaria
e delle relazioni economiche internazionali


Annuari R&S e monografie Mediobanca

Taccuino dell’Azionista


Cronologie (Battilossi, De Agostini)
Notizie Statistiche (Credito Italiano, Assonime)
Pubblicazioni a cura
degli Uffici studi delle imprese
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04. Conoscere res
SCHEDA ISAAR
Standard internazionale per i record d'autorità
archivistici di enti, persone, famiglie
La scheda ISAAR sul sito ANAI:
http://media.regesta.com/dm_0/ANAI/anaiCMS//ANAI/00
0/0111/ANAI.000.0111.0001.pdf
Giovedì 2 febbraio 2012 ASSOLOMBARDA - Venerdì 3 febbraio 2012 Archivio di Stato di Milano

05
I documenti
tradizionali
di Francesca Pino
 
9.3-8.

c/ASSOLOMBARDA
Pntn,9-Mln

06
Nuove tipologie
documentarie
di Francesca Pino
 
9.3-8.

c/ASSOLOMBARDA
Pntn,9-Mln

06. Nuove tipologie documentarie
SEZIONI FOTOGRAFICHE D’ARCHIVIO:
Articolazione delle serie che compongono la sezione fotografica di un archivo storico
1
PERSONE
- individui
- gruppi
- viaggi
2
4
6
EDIFICI
- impianti
- sedi
3
EVENTI
- fiere
- convention
- eventi istituzionali
- sponsorizzazioni
GRAFICA E
PUBBLICITÀ
5
PRODOTTI
RESPONSABILITÀ
SOCIALE
- beneficienza
7
- Disegni tecnici
- foto dirette
- listini
- cataloghi
- campionari
- materiale pubblicitario
Altre linee di attività
Rif. Bibliografico:
Comunicare l’impresa: cultura e strategie dell’immagine
nell’industria italiana, 1945-1970
a cura di Giorgio Bigatti e Carlo Vinti,
Milano, Guerini e Associati, 2010
Giovedì 2 febbraio 2012 ASSOLOMBARDA - Venerdì 3 febbraio 2012 Archivio di Stato di Milano

06. Nuove tipologie documentarie
SEZIONI FOTOGRAFICHE D’ARCHIVIO:
Articolazione delle serie che compongono la sezione fotografica di un archivo storico
1
2
PERSONE
Sovrabbondanza di giacimenti
EDIFICI
 APPROCCIO TOP DOWN
 dai pezzi migliori all’intera
collezione.
3
EVENTI
4
GRAFICA E PUBBLICITÀ
5
PRODOTTI
6
RESPONSABILITÀ SOCIALE
7


Pianificare gli interventi in funzione delle
possibilità di riutilizzo.
Commissionare lavori a archivisti
specializzati sugli archivi fotografici
Altre linee di attività
Giovedì 2 febbraio 2012 ASSOLOMBARDA - Venerdì 3 febbraio 2012 Archivio di Stato di Milano
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06. Nuove tipologie documentarie
Prints & Photographs Online Catalog
della Library of Congress
– PRINTS and PHOTOGRAPHS :
http://www.loc.gov/pictures/
Grafica e fotografia spesso trattate insieme
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06. Nuove tipologie documentarie
SCHEDA F
Strutturazione dei dati delle schede di catalogo
«Beni artistici e storici»
Scheda F
Sul portale del Ministero per i Beni Culturali:
http://www.iccd.beniculturali.it/getFile.php?id=250
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
06. Nuove tipologie documentarie
La questione del copyright:

Concessione dei diritti di riproduzione

Foto semplice e foto d’autore

L’azienda ha la proprietà dei servizi che ha commissionato
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06. Nuove tipologie documentarie
AUDIOVISIVI E MULTIMEDIA
Premesse




Distinguere circostanze della formazione delle raccolte.
Costituiscono “archivio” se i pezzi sono stati creati nell’esercizio dell’attività
principale dell’ente.
Grande possibilità di fruizione e riuso (mostre storiche, per fare da cornice a
eventi, ecc.).
Dotarsi di un piano e di un budget (alti costi delle riproduzioni digitali e della
conservazione degli stock digitali, dei back up di sicurezza).
Possono servire anche per rilanciare l’interesse
dell’azienda verso l’Archivio storico.
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06. Nuove tipologie documentarie
AUDIOVISIVI E MULTIMEDIA
Come operare

Curare bene le nuove acquisizioni

Attribuire bene la paternità del creatore e la data e finalità di produzione;

(spesso bisogna andare a ritirare i materiali presso gli studi della comunicazione interna, che non cedono
volentieri questi materiali; oppure contattare possibili collezionisti, pensionati ecc.)
individuare registi o testimonial illustri; ricongiungere i documenti che attestano la committenza da parte
dell’impresa (difficile trovarli!)
Per affinità ricomporre le serie:
ad es. raccolta ordinata di
-
Rapporti coi media: passaggi TV
(TG, interviste all’imprenditore ecc.)
- spot pubblicitari
- video istituzionali
- educational.
Approccio TOP DOWN: dai pezzi migliori all’intera collezione.
Collegare i piani di lavoro al riutilizzo (come per le foto).
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06. Nuove tipologie documentarie
Archivio Nazionale del Cinema d’impresa
1. http://www.snc.it/context.jsp?ID_LINK=16&area
=6
2. http://www.cinemaimpresa.tv/webtv_channel_
ci.jsp?ID_LINK=27&area=5
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06. Nuove tipologie documentarie
TESTIMONIANZE ORALI
A
Raccolte ereditate di T.O. storiche

B
sono un prodotto ereditato a posteriori, da conservare in una serie a parte.
Nuovi programmi di raccolta di T.O.






Definire bene il programma, modalità e finalità
È una professione specifica
Legittimità delle testimonianze lasciate
volontariamente all’Archivio storico
Tenere l’istruttoria e la gestione generale
all’interno dell’Archivio storico / Museo
Non delegare in toto alle società di consulenza
Evitare la nostalgia pura, anche se ha successo!
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07
Gli interventi
archivistici
di Francesca Pino
 
9.3-8.

c/ASSOLOMBARDA
Pntn,9-Mln
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07. Gli interventi archivistici
I
VERIFICHE DEL PATRIMONIO ARCHIVISTICO
(presa in carico amministrativa, ricognizioni, politica delle acquisizioni)




indagine sulla storia e sulla struttura dell’ente
censimento della situazione archivistica di partenza
(presa in carico dei “sedimenti”)
ricognizione archivistica a ogni tipo di ufficio/deposito
(“records survey”)
politica delle acquisizioni
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07. Gli interventi archivistici
II
L’INVENTARIAZIONE
(dalle vecchie “rubriche” agli standard ISAD)

importanza degli strumenti di accesso già esistenti

migrazione da formati cartacei e elettronici (obsoleti)

scelta dei livelli di inventariazione (analitico o sommario)

principio di provenienza e/o indicizzazione dei contenuti?
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07. Gli interventi archivistici
III
I SERVIZI DI INFORMAZIONI STORICHE

bibliografia edita dall’ente e dai suoi uomini

bibliografia nata dalla consultazione delle fonti

stock di informazioni cartacee/elettroniche:

registrazione domande storiche:
- reti territoriali e partecipazioni
- biografie aziendali
- eventi rilevanti o eccezionali
- aneddoti, citazioni (“corporate culture”)
- ricorrenza quesiti
- statistica annuale
- apprendimento continuo
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07. Gli interventi archivistici
IV
IL SERVIZIO DI CONSULTAZIONE

norme per l’accesso

registrazioni e statistica ("users' studies")

la figura del "reference archivist":
confronto tra domande formulate e
bisogni effettivi degli utenti ("users’ wants" e "needs")
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08
Strumenti
informatici
di Francesca Pino
 
9.-.

AchvSttMl
vSt,-Ml
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08. Strumenti informatici
I SOFTWARE ARCHIVISTICI
ALCUNI ESEMPI
Una mappa dei software
ARCHIVI DEL '900 – www
GEA INTESA – www
REGESTA EXE – www
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08. Strumenti informatici
DIGITAL REPOSITORY
RISORSE PRODOTTE ALL’INTERNO / RISORSE PRODOTTE ALL’ESTERNO
La nostra responsabilità è insostituibile nel primo caso
Esempi di risorse






Campagne di digitalizzazione (copie di consultazione e di sicurezza)
Con pluralità di formati: TIFF, JPEG, PDF multipagina.
Alta risoluzione e formati a bassa occupazione di memoria.
Campagne di preservazione (es formati audiovisivi U-matic, VHS ecc.)
Migrazioni da microfilm (il concetto di “path dependance”)
Immagini e documenti creati per riproduzioni editoriali
Libri e opuscoli
Strumenti, slides, repertori esterni utili da consultare
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08. Strumenti informatici
DIGITAL REPOSITORY
Discriminanti essenziali


Documenti amministrativi dell’Archivio storico
(un mondo a parte)
Serbatoi di documenti e immagini sono posseduti
solo in copia digitale / se si conserva anche l’originale.
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08. Strumenti informatici
DIGITAL REPOSITORY
Consigli da seguire


Censire fin dall’inizio le risorse digitali
= determinarne ciclo di vita, classificazione, durata
Essere selettivi nel trattenere i materiali
di fonte esterna e precisi nel riuso
Giovedì 2 febbraio 2012 ASSOLOMBARDA - Venerdì 3 febbraio 2012 Archivio di Stato di Milano
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08. Strumenti informatici
DIGITAL REPOSITORY
Linee guida del processo
da avviare con partner IT specializzato





Consegna a un repository che standardizza i formati
e avvia le routines.
Marcatura del file digitale ‘originale’ o master copy.
Copie di consultazione prive di rischio, pdf con watermarks eventuali
Back up su almeno due server indipendenti
Refreshing periodico e migrazioni.
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09
Valorizzare
e comunicare
di Barbara Costa
 
9.-.

AchvSttMl
vSt,-Ml
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09. Valorizzare e comunicare
SAPER FARE E SAPER COMUNICARE:
una questione di sopravvivenza...

Siamo capaci di comunicare che cosa facciamo e cosa possiamo offrire?

A chi?

Con quali mezzi?
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09. Valorizzare e comunicare
COMUNICAZIONE INTERNA E SOSTENIBILITÀ
1
L’archivio come
parte della strategia aziendale per la definizione della corporate culture
2
L’archivio come
parte di un approccio sostenibile al business dell’azienda
3
L’archivio come
content provider
Giovedì 2 febbraio 2012 ASSOLOMBARDA - Venerdì 3 febbraio 2012 Archivio di Stato di Milano
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09. Valorizzare e comunicare
STRUMENTI DI COMUNICAZIONE/1
Realizzati dall’Archivio Storico nel 2011
1
Canali "tradizionali"





2
Quaderni fotografici
Canali online

Brochure istituzionali
Inventari a stampa
Guide storico-archivistiche
«Monografie»
Newsletter (versione stampabile)
Canali "innovativi"

3



4
Sito internet
Mappa storica
Banca dati inventari
Newsletter (versione on line)
Canali "sperimentali"

‘Progetto accoglienza’: locale
‘museale’ con postazione
multimediale
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09. Valorizzare e comunicare
STRUMENTI DI COMUNICAZIONE/2
Realizzati in collaborazione con altre strutture della Banca
1
Direzione relazioni esterne


2
Documentario storico «Una storia italiana»
Mappa storica: restyling per la mostra «Fare gli italiani» alle OGR di Torino
Beni archeologici e storico-artistici
Mostre di documenti e fotografie collegate all’iniziativa «Invito a palazzo»,
promossa dall’Associazione Bancaria Italiana
3
Formazione
Clip video «Valori e saperi»
4
Comunicazione interna
Articoli per l’house organ «Mosaico»
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09. Valorizzare e comunicare
SAPER FARE E SAPER COMUNICARE:
esempi di archivi inglesi
1
www.hsbc.com/1/2/about/history
2
www.rothschildarchive.org
3
www.lloydsbankinggroup.com
4
www.museumonthemound.com
5
www.guardian.co.uk/gnm-archive
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10
Una panoramica
sugli archivi
imprsa
 
9.-.

AchvSttMl
vSt,-Ml
i Francsca Pino

10 Una panoramica sugli archivi imprsa
Panoramica dei soggetti conservatori

Singola azienda

Fondazione legata al brand

Archivio di Gruppo
(continuità del brand, corporate memory)
Due articolazioni
1) mission culturale e sociale ampia
2) prevalenza del focus sulla heritage culturale
con nucleo centrale e varie forme satellitari

Archivio storico di concentrazione

Enti di conservazione pubblici
(raccoglie importanti archivi di aziende cessate, vi unisce i nuovi tipi di documenti:
audiovisivi, fotografie); varie forme giuridiche (anche Fondazioni)
(Archivi di Stato, biblioteche, centri interni alle università)
PORTALE ARCHIVI D’IMPRESA - WWW
Giovedì 2 febbraio 2012 ASSOLOMBARDA - Venerdì 3 febbraio 2012 Archivio di Stato di Milano
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10 Una panoramica sugli archivi imprsa
Il programma – 16 aprile

The Archives in the General Management Strategies
In the Heart of the Company - archives, identities and strategies

Mergers & Divestments
1
2
3
4

Multi-archives, multi-speed and multi-goals; team working
in a banking group archive
Documenting a closing company - The Odense Steel Shipyard 1918-2011
History Makes the Difference - Brand History within a Multi-Brand Global Player
Five become one – The development of Evonik Industries’ Corporate Archives
Organisation
1 Chasing Rainbows: archives in a global market
2 A new profession; the Memory Manager

Current Business – a practical case
The LEGO Idea House
Giovedì 2 febbraio 2012 ASSOLOMBARDA - Venerdì 3 febbraio 2012 Archivio di Stato di Milano

10 Una panoramica sugli archivi imprsa
Il programma – 17 aprile

Sustainability in the Archives
1
2
3

Sustainability in A.P. Moller - Maersk:
Building Tomorrow’s Economies, Today
Can we switch it off now? - BS5454:2012
Pastures new: Innovative passive archive design
Electronic Records Management
1
2
3
4
5
How to improve your business with better records step-by-step
The Digital Records Management Policy
Collection of digital archives from smaller donors
Records Managements standards in practice
Less IT – More Archiving!
With Constant Care... the Business Archivist in the 21st Century - WWW
Giovedì 2 febbraio 2012 ASSOLOMBARDA - Venerdì 3 febbraio 2012 Archivio di Stato di Milano